SECRETARÍA DE FINANZAS, INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN. · Manual de Procedimientos 2016 Secretaría...

SECRETARÍA DE FINANZAS, INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN.

DIRECCIÓN GENERAL FINANCIERA.

Manual De Procedimientos 2016.

Septiembre 2016

Manual de Procedimientos 2016 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General Financiera

ÍNDICE

Resumen Procesos ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

FLUJO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE EFECTIVO ----------------------------------------------------------------------------------- 8

DETERMINACIÓN DE LA DISPONIBILIDAD --------------------------------------------------------------------------------------------- 8

Determinación de disponibilidad diaria -------------------------------------------------------------------------------------------------- 8

Flujograma Determinación de la disponibilidad diaria --------------------------------------------------------------------------------- 11

Entero a municipios -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14

Flujograma Entero a municipios ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16

Reclasificación de recursos --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 17

Flujograma Reclasificación de recursos --------------------------------------------------------------------------------------------------- 18

DISPERSIÓN DE LA DISPONIBILIDAD ------------------------------------------------------------------------------------------------- 19

Distribución de recursos de las nuevas inversiones pactadas ---------------------------------------------------------------- 19

Flujograma Distribución de recursos de las nuevas inversiones pactadas ------------------------------------------------------- 20

CONCILIACIONES BANCARIAS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21

Conciliaciones bancarias ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21

Flujograma Conciliaciones Bancarias ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 23

INVERSIONES FINANCIERAS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24

INVERSIONES FINANCIERAS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24

Analizar información financiera económica ------------------------------------------------------------------------------------------ 24

Flujograma Analizar información financiera y económica. ---------------------------------------------------------------------------- 25

Estrategia de Inversión ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26

Flujograma Estrategia de Inversión --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 30

Reporte de Cartera de Inversiones de Organismos Descentralizados ------------------------------------------------------ 32

Reporte de cartera de inversiones de organismos descentralizados -------------------------------------------------------------- 33

Subasta de inversión ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 34

Flujograma Subasta de Inversión. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 36

CONCILIACIONES BANCARIAS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 38

Conciliaciones Bancarias de cuentas de inversión -------------------------------------------------------------------------------- 38

Flujograma Conciliaciones Bancarias de Cuentas de Inversión. -------------------------------------------------------------------- 40

REGISTRO ESTATAL DE DEUDA PÚBLICA ------------------------------------------------------------------------------------------ 42

DEUDA PÚBLICA ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 42

Determinación de indemnización por mora ------------------------------------------------------------------------------------------ 42

Flujograma Determinación de indemnización por mora. ------------------------------------------------------------------------------ 43 Oficio de Confirmación de Servicio --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 44

Cálculo de saldos vigentes e intereses devengados ------------------------------------------------------------------------------ 46

Flujograma Cálculo de saldos vigentes e intereses devengados ------------------------------------------------------------------- 47 Oficio de Respuesta de Cálculo de saldo vigente e intereses devengados ------------------------------------------------------ 48

Reporte mensual de la Situación de Deuda Pública ------------------------------------------------------------------------------- 50

Flujograma Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública ---------------------------------------------------------------- 52 Oficio de Envío de Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública ------------------------------------------------------- 53

Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago ------------------------------------------------------------------ 55

Flujograma Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago --------------------------------------------------------- 57 Oficio de Envío de documentación --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 58

Confirmación de pagos mensuales de la deuda directa ------------------------------------------------------------------------- 60

Flujograma Confirmación de Pagos Mensuales de la Deuda Directa ------------------------------------------------------------- 61



REGISTRO ESTATAL ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 62

Solicitud de inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública ---------------------------------------------------------------- 62

Flujograma Confirmación de Pagos Mensuales de la Deuda Directa ------------------------------------------------------------- 64 Oficio de Notificación --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 65 Oficio de solicitud de documentación pendiente ---------------------------------------------------------------------------------------- 67

Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública ---------------------------------------------------------------------------------- 69

Flujograma Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública ----------------------------------------------------------------------- 71 Oficio de Entrega -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 72 Oficio de Remisión ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 74 Hoja de Registro --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 76

EGRESOS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 78

PAGO DEL GASTO PÚBLICO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 78

Pagos a través de Banca Electrónica --------------------------------------------------------------------------------------------------- 78

Flujograma Pagos a través de Banca Electrónica -------------------------------------------------------------------------------------- 81

Pagos a través de cheque ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 84


Solicitud y Contabilización de Recursos Financieros ---------------------------------------------------------------------------- 88


Conciliaciones Bancarias ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 91

Flujograma Conciliaciones Bancarias ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 93

CONTROL Y SEGUIMIENTO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 94

CONTROL Y SEGUIMIENTO DE RECURSOS FEDERALES ---------------------------------------------------------------------- 94

Gestión de Proyecto de Formato Único ------------------------------------------------------------------------------------------------ 94

Flujograma Gestión de Proyecto de Formato Único ----------------------------------------------------------------------------------- 96

Gestión a Nivel Financiero de Formato Único --------------------------------------------------------------------------------------- 97

Flujograma Gestión de Nivel Financiero Formato Único ----------------------------------------------------------------------------- 99

SISTEMA DEL PORTAL APLICATIVO DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO -------------- 100

Alta, baja o desbloqueo de usuario ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 100

Flujograma Alta, baja o desbloqueo de usuario ---------------------------------------------------------------------------------------- 102

AUDITORÍAS ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 103

Atención a requerimiento de información y/o documentación derivado de auditorías ------------------------------- 103

Flujograma Alta, baja o desbloqueo de usuario ---------------------------------------------------------------------------------------- 105

ADMINISTRATIVO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 106

RECURSOS HUMANOS --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 106

Ingreso de personal (Plaza Operativa, Libre designación, Vigencia temporal, Nivel 12 en adelante) ----------- 106

Flujograma Ingreso de personal (Plaza Operativa, Libre designación, Vigencia temporal, Nivel 12 en adelante) ---- 108

Ingreso de personal (Nivel 5 a 11 Servicio Civil de Carrera) ------------------------------------------------------------------- 110

Flujograma Ingreso de personal (Nivel 5 a 11 de Servicio Civil de Carrera) ---------------------------------------------------- 112

Evaluación al Desempeño Nivel 1 a 14 ------------------------------------------------------------------------------------------------ 113

Flujograma Evaluación al Desempeño --------------------------------------------------------------------------------------------------- 115

AFECTACIÓN PRESUPUESTAL --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 116

Solicitud de recalendarización y anticipación de recursos -------------------------------------------------------------------- 116

Flujograma Solicitud de Recalendarización y Anticipación de Recursos -------------------------------------------------------- 118

Solicitud de Traspasos Presupuestales ---------------------------------------------------------------------------------------------- 119

Flujograma Solicitud de Traspasos Presupuestales ---------------------------------------------------------------------------------- 121



Elaboración de Pagos a terceros -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 122

Flujograma Elaboración de Pago a Terceros ------------------------------------------------------------------------------------------- 123

Elaboración de Gastos de Operación -------------------------------------------------------------------------------------------------- 124

Flujograma Elaboración de Gastos de Operación ------------------------------------------------------------------------------------- 126

SERVICIOS GENERALES ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 127

Solicitud de compras partidas liberadas --------------------------------------------------------------------------------------------- 127

Flujograma Solicitud de compras partidas liberadas ---------------------------------------------------------------------------------- 128

Solicitud de compras para captura en la Plataforma Estatal de Información (PEI) ------------------------------------ 129

Flujograma Solicitud de compras para captura en la PEI ---------------------------------------------------------------------------- 131

Solicitud de mantenimiento vehicular ------------------------------------------------------------------------------------------------- 132

Flujograma Solicitud de mantenimiento vehicular ------------------------------------------------------------------------------------- 134

Baja de bienes --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 135

Flujograma Baja de Bienes ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 136

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 137



Resumen Procesos

Datos Generales

Total Macroprocesos

6

Total Procesos

15

Total Procedimientos

35

Áreas: Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras Dirección de Egresos Dirección de Control y Seguimiento Coordinación de Deuda Pública Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

No. Macro proceso No. Procesos No. Procedimientos Clave

1

FLUJO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE EFECTIVO

.

1

DETERMINACIÓN DE LA

DISPONIBILIDAD

1

Determinación de disponibilidad diaria

MP-DGF-DIyOF-FEySE-DD 1.1

2 Entero a Municipios MP-DGF-DIyOF-FEySE-EM-

1.2

3 Reclasificación de recursos

MP-DGF-DIyOF-FEySE-REC- 1.3

2 DISPERSIÓN DE

LA DISPONIBLIDAD

4

Distribución de recursos de las nuevas inversiones pactadas

MP-DGF-DIyOF-FEySE- DISREC-2.1

3 CONCILIACIONES BANCARIAS

5 Conciliaciones Bancarias

MP-DGF-DIyOF-FEySE- CONC.BANC-3.1

2

INVERSIONES FINANCIERAS

4


6

Analizar información financiera y económica

MP-DGF-DIyOF-INV FIN- ANAL-1.1

7

Estrategia de Inversión

MP-DGF-DIyOF-INV FIN- ESTI-1.2

8

Reporte de cartera de inversiones de Organismos Descentralizados

MP-DGF-DIyOF-INV FIN- REP.ODES-1.1

9 Subasta de inversión MP-DGF-DIyOF-INV FIN-SUB

INV-1.4

5

CONCILIACIONES

BANCARIAS 10

Conciliaciones Bancarias de cuentas de inversión

MP-DGF-DIyOF-CONC BAN INV-2.1

3

REGISTRO ESTATAL DE

DEUDA PÚBLICA

6

DEUDA PÚBLICA

11

Determinación de indemnización por mora

MP-DGF-CDP-REDP-DP.IM- 1.1

12 Cálculo de saldo vigente e intereses devengados

MP-DGF-CDP-REDP- DP.CAL-1.2



13 Reporte Mensual de la Situación de Deuda Pública

MP-DGF-CDP-REDP- DP.REM-1.3

14

Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago.

MP-DGF-CDP-REDP-DP.CF- 1.4

15 Confirmación de pagos mensuales de la deuda directa

MP-DGF-CDP-REDP- DP.CONF PAG-1.5

7 REGISTRO ESTATAL

16

Solicitud de Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública

MP-DGF-CDP-RED- RE.SOL.INC 2.1

17

Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública

MP-DGF-CDP-RED-RE.INSC. 2.2

4 EGRESOS 8 PAGO DEL

GASTO PUBLICO

18 Pagos a través de Banca Electrónica

MP-DGF-DE- EGRESOS.PAG.BE- 1.1

19 Pagos a través de Cheque

MP-DGF-DE- EGRESOS.PAG.CH.-1.2

20

Solicitud y contabilización de Recursos Financieros

MP-DGF-DE- PAG.EGRESOS.SOLyCONT- 1.3

21

Conciliaciones Bancarias

MP-DGF-DE.- PAG.EGRESOS.CONC. BANC-1.4

5

CONTROL Y SEGUIMIENTO

9

CONTROL Y SEGUIMIENTO DE RECURSOS

FEDERALES

22

Gestión de Proyecto de Formato Único

MP-DGF-CYS-GESTFU-1.1

23 Gestión a Nivel Financiero de Formato Único

MP-DGF-CyS-GESTNIVF-1.2

10

SISTEMA DEL PORTAL

APLICATIVO DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA Y

CRÉDITO PÚBLICO

24

Alta, baja o desbloqueo de usuario

MP-DGF-CYS-ABU-2.1

11 AUDITORÍAS 25

Atención a requerimiento de información y/o documentación

derivado de auditorías

MP-DGF-CYS-REQ.AUDIT- 3.1

6

ADMINISTRATIVO

12 RECURSOS HUMANOS 26

Ingreso de personal: Plaza operativa, libre designación, Vigencia temporal, y niveles 12 en adelante

MP-DGF-UAPE- ADM.REC.HUM. ING. PERS. 1.1



27 Ingreso Niveles 5- 11 Servicio Civil de Carrera

MP-DGF-UAPE- ADM.REC.HUM.SERV. CIVIL.-1.2

28 Evaluación al Desempeño niveles 1-14

MP-DGF-UAPE- ADM.REC.HUM.EVAL.DESEM.- 1.3

13 AFECTACIÓN PRESUPUESTAL

29

Solicitud de recalendarización y

anticipación de recursos

MP-DGF-UAPE-ADM.APLIC. PRES.REC Y ANTIC. 2.1

30 Solicitud de traspasos presupuestales

MP-DGF-UAPE-ADM.APLIC. PRES.TRASP.REC. 2.2

31 Elaboración de pagos a terceros

MP-DGF-UAPE-ADM.APLIC. PRES.ELAB PT.2.3

32 Elaboración de

Gastos de Operación

MP-DGF-UAPE-ADM.APLIC. PRES.ELAB GO.2.4

14 SERVICIOS

GENERALES

33 Solicitud de compras partidas liberadas

MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.COM.LIB.3.1

34

Solicitud de compras para captura en la Plataforma Estatal de información PEI

MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.COM.PEI.3.2

35 Solicitud de mantenimiento vehicular

MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.MANT.VEH..3.3

36 Baja de bienes MP-DGF-UAPE-

ADM.INVENT.BAJA BIENES 4.2

Total Macro procesos 6

Total Procesos

14 Total Procedimientos

36



FLUJO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE EFECTIVO

DETERMINACIÓN DE LA DISPONIBILIDAD

Determinación de disponibilidad diaria

Área responsable: Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento:

Determinación de la disponibilidad diaria

Tipo de procedimiento

Sustantivo Soporte

Objetivo: Determinar la disponibilidad diaria en base a la recaudación, vencimientos de

inversión y a los requerimientos de gasto para optimizar el recurso determinado

Clave:

MP-DGF-DIyOF-FEySE-DD-

1.1

Clientes: Dirección de Egresos Dirección General Financiera

Proveedores: Banca Electrónica Instituciones Financieras Dirección General de Ingresos Dirección de Egresos

Alcance: Cubrir el gasto que la Dirección de Egresos solicita

para determinar el disponible a invertir.

Tiempo aproximado de ejecución:

2/3 horas por día

Indicadores:

Número de transferencias realizadas por nuevas inversiones

Puntos Críticos:

Posibles fallas en el sistema de Internet o Bancas Electrónicas.

Atribución de las Personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones Financieras.

Normatividad a la que está sujeto:

Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración artículo 39 Fracción II

No. Actividades Responsable Documentos

1 Consultar saldos de las cuentas recaudadoras por Institución Bancaria.

Jefe de Operaciones financieras

Comprobantes bancarios

2 Traspasar saldo a cuenta concentradora por Institución Bancaria, concentrando los recursos en una o más instituciones bancarias de acuerdo al criterio establecido



3 Capturar información por institución en el sistema de subasta de inversión en el módulo de disponibilidad


Reporte Ejecutivo de disponibilidad

4 Verificar qué vencimientos se tienen para el día de acuerdo al reporte.

Jefe de Operaciones Financieras

Copia de las confirmaciones

5 Capturar el importe de los intereses, de cada vencimiento en el sistema de subasta de inversión.


Reporte Ejecutivo de disponibilidad

6 Verificar en banca electrónica los montos abonados de los vencimientos a las cuentas y checarlos contra la información capturada.


Comprobante bancario

7 Verificar el monto disponible por institución en el sistema de subasta de inversión.


Recuadro de determinación de la disponibilidad por Institución



8 Cotejar que coincida el monto obtenido en disponibilidad por Institución con el saldo bancario

Directora de inversiones y operaciones financieras

Recuadro de determinación de la disponibilidad por institución

9 Recepción del oficio donde solicitan el monto de recursos para cubrir el gasto.


Oficio

10 Capturar en el sistema de subasta de inversión módulo de disponibilidad el monto del egreso a cubrir.


Reporte ejecutivo de disponibilidad

11 Transferir del capital vencido y/o de la recaudación en una sola emisión el requerimiento del egreso



12 Elaborar y entregar oficio informando a la Dirección de Egresos la manera en que se cubrió la solicitud.


Oficio

13 Imprimir un tanto del formato que se entrega a la Coordinación de inversiones


Reporte ejecutivo de la disponibilidad

14 Verificar saldo promedio y saldo final, los intereses del mes y los intereses acumulados determinados en el reporte ejecutivo de disponibilidad con el archivo de Excel Saldo (mes) (año)



15 Imprimir dos tantos, uno para la Dirección General Financiera y el otro para la coordinación de inversiones



16 Capturar los intereses de los vencimientos del día por fecha e institución financiera


Hoja de control en un archivo Excel, reporte de intereses

17 Capturar los intereses del día de manera global, los recursos radicados por la federación por diferentes conceptos, así como de la recaudación por institución, el egreso solicitado, obteniendo el monto final global en tesorería.


Hoja de control en un archivo en Excel Saldo (mes) (año)

18 Capturar en el archivo correspondiente las nuevas inversiones por institución, fecha de vencimiento, plazo, tasa, monto e intereses reflejando el monto en la tesorería que debe de coincidir con el archivo de saldo.

Jefe de operaciones financieras

Hoja de control en un archivo en Excel INV (MES)(AÑO)

19 Realizar reporte de recaudación para tener un control e identificación de los ingresos por cuenta tanto bancaria como contable


Hoja de control en un archivo en Excel donde se especifique el reporte de recaudación (año)

20 Se realizan los registros contables en la PEI de los movimientos financieros del día.


Póliza de diario

21 Revisar, validar y autorizar la captura y elaboración de las operaciones diarias realizadas para la determinación de la disponibilidad


Soporte documental y reportes correspondientes

22 Recepción de los documentos que se han generado durante el día.


Soporte documental



23 Elaborar Memorándum para entrega a la DGCG de los documentos contables con el soporte documental correspondiente a los movimientos financieros del día.


Memorándum

24 Revisar el contenido del memorándum Directora de inversiones y operaciones financieras

Memorándum

25 Recabar firma del Director General Directora de inversiones y operaciones financieras

Memorándum

26 Envío de memorándum a la Dirección de Contabilidad Gubernamental.


Memorándum

FIN

Fecha de elaboración Emisión: Aprueba: Valida:

30/09/2016 Cuarta Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Directora General Financiera



Flujograma Determinación de la disponibilidad diaria



Entero a municipios

Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS

Descripción de procedimiento


Entero a municipios


Sustantivo Soporte

Objetivo: Que los municipios reciban con oportunidad los recursos que les corresponden Clave:

MP-DGF-DIyOF-FEySE-EM- 1.2

Clientes:

Dirección de Egresos Dirección General Financiera

Proveedores:

Dirección General de Contabilidad Gubernamental Banca Electrónica

Alcance: Dispersar eficientemente a los municipios los recursos

que les asignaron

Tiempo aproximado de ejecución: 30 minutos

Indicadores:

Número de transferencias realizadas

Puntos Críticos:

Posibles fallas en el sistema de internet y de la Plataforma Estatal de Información (PEI)

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones financieras.


Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, artículo 39 Fracción VIII


1 Recepción de oficio generado por la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Oficio

2 Capturar el monto a pagar en el sistema de subasta de inversión en el rubro de egreso

Jefe de operaciones financieras

Reporte ejecutivo de disponibilidad

3 Cotejar que la información del oficio corresponda a la captura en la Plataforma EstataI de Información por la Dirección General de Contabilidad Gubernamental

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Jefe de Operaciones Financieras

4 Realizar la compensación en la Plataforma Estatal de información de los registros para pago a los municipios.


Pólizas compensadas

5 Generar un archivo plano e importar mediante interfase a la banca electrónica de la institución a través de la cual se va a realizar la dispersión.


Archivo plano

6 Realizar la dispersión de los pagos a municipios Directora de inversiones y operaciones financieras y Jefe de Operaciones Financieras


7 Imprimir los comprobantes individuales así como el reporte de pago concentrado.

Directora de Inversiones y Operaciones financieras y


Reporte de pago y comprobantes bancarios



8 Elaborar oficio reportando a la Dirección General de

Contabilidad Gubernamental y áreas involucradas los movimientos realizados anexando el reporte de pago y los comprobantes bancarios.


Oficio

9 Revisar contenido del oficio Directora de inversiones

y operaciones financieras

Oficio

10 Recabar firma del Director General Directora de inversiones y operaciones financieras

Oficio

11 Envió de oficio a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental


Oficio

Fin


30/09/2016 Cuarta Directora de la Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras




Flujograma Entero a municipios



Reclasificación de recursos

Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIÓNES Y OPERACIONES FINANCIERAS



Reclasificación de recursos

Tipo de procedimiento Sustantivo Soporte

Objetivo: Corregir abonos bancarios realizados a cuenta concentradoras Clave:

MP-DGF-DIyOF-FEySE- REC-1.3

Clientes: Dirección General de Contabilidad Gubernamental Quien solicite

Proveedores: Banca electrónica Plataforma Estatal de Información

Alcance: Realizar el movimiento bancario de acuerdo a la instrucción verificando los movimientos reportados.

Tiempo aproximado de ejecución: Variable dependiendo de movimientos a corregir

Indicadores:

Número de correcciones o reclasificaciones por concepto de corrección

Puntos Críticos:

Posibles fallas en el sistema de Internet o Bancas Electrónicas



Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, artículo 39 Fracción V


1 Recepción del oficio de la solicitud de reclasificación Directora de Inversiones

y Operaciones Financieras

oficio

2 Confirmar mediante la banca electrónica de la aplicación del recurso señalado en la cuenta indicada.


Reporte bancario

3 Determinar de qué cuenta concentradora se podrá realizar el movimiento solicitado.


4 Realizar el movimiento bancario mediante banca electrónica Jefe de Operaciones Financieras

Reporte bancario

5 Generar el comprobante Jefe de Operaciones Financieras

Reporte bancario

6 Realizar los registros contables en la Plataforma Estatal de Información


Pólizas Contables

7 Elaborar oficio de respuesta a quién solicito el movimiento, anexándole copia del comprobante e informar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de que la operación fue realizada y turnar copia a las diferentes áreas involucradas.


oficio

8 Revisar el contenido del Oficio Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Oficio

9 Recabar firma de Director General Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Oficio

10 Envió del oficio a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental

FIN DEL PROCEDIMIENTO


Oficio






Flujograma Reclasificación de recursos



DISPERSIÓN DE LA DISPONIBILIDAD


Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIÓNES Y OPERACIONES FINANCIERAS





Sustantivo Soporte

Objetivo: Dispersar los recursos disponibles para cubrir las operaciones de inversión

concertadas.

Clave:

MP-DGF-FEySE-DISREC- 2.1

Clientes: Instituciones Financieras

Proveedores: Banca electrónica

Alcance: Transferir eficientemente los recursos a las instituciones financieras

Tiempo aproximado de ejecución: 1 hora u 1:30 horas.

Indicadores:

Número de transferencias realizadas por nuevas inversiones

Puntos Críticos:

Posibles fallas en el sistema de Internet o Bancas Electrónicas.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Operaciones financieras. Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, artículo 39 Fracción I


1 Recepción de formato de la coordinación de Inversiones con los datos de las nuevas operaciones de inversión


Reporte de nuevas Inversiones

2 Determinación de los montos a transferir en base a la disponibilidad por institución y a las nuevas operaciones de inversión.


Determinación de la disponibilidad

3 Realizar transferencias vía banca electrónica. Directora de Inversiones y Operaciones Financieras


Comprobantes de banca electrónica

4 Generar el comprobante Jefe de Operaciones Financieras

Reporte bancario

Fin






Flujograma Distribución de recursos de las nuevas inversiones pactadas



CONCILIACIONES BANCARIAS

Conciliaciones bancarias






Sustantivo Soporte

Objetivo: Contar con la información financiera de las cuentas bancarias, para la toma de

decisiones

Clave:

MP-DGF-DIyOF-FEySE- CONC.BANC-3.1

Clientes:

Dirección General de Contabilidad Gubernamental

Proveedores:

Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones Instituciones Bancarias

Alcance: Tener los saldos contables conciliados mensualmente Tiempo aproximado de ejecución: Variable

Indicadores:

Número de cuentas bancarias/Número de conciliaciones bancarias

Puntos Críticos:

Tener fallas en la Plataforma Estatal de Información, así como en Internet o bancas de las Instituciones Bancarias.


Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración


1 Transferir saldo final del mes anterior conforme a la hoja de trabajo y la Plataforma Estatal de Información

Jefe de Operaciones Financieras Especialista de Operaciones

Hoja de trabajo y saldo de la PEI.

2 Revisar la información en la PEI consultando saldos, movimientos del día y registrar los datos en la hoja de trabajo.


Hoja de trabajo.

3 Ingresar al portal de cada uno de los bancos a través de Internet e imprimir los estados de cuenta del mes.


Especialista de Operaciones

Reporte bancario.

4 Adecuar los estados de cuenta en Excel, según requerimientos de la PEI.



Archivos de texto.

5 Generar archivo de texto del estado de cuenta. Jefe de Operaciones Financieras


Archivos de texto.

6 Importar archivo de texto a la PEI. Jefe de Operaciones Financieras


Archivos de texto.

7 Conciliar la información entre estado de cuenta y la PEI por medio de la transacción ZCON y ZCO1.




8 Exportar de la PEI el reporte de la información conciliada por medio de las transacciones ZCON y ZC01.


Archivo.

9 Analizar inconsistencias de reportes (cheques y transferencias en tránsito y estado de cuenta).



Estados de cuenta bancarios y reportes en archivos.

10 Realizar carátula y anexar hojas de trabajo y estados de cuenta bancarios.



Conciliación bancaria.

11 Firmar de quien elabora, revisa Jefe de Operaciones Financieras


Carátula de la conciliación bancaria.

12 Firmar de autorización Directora de Inversiones y Operaciones Financieras

Carátula de la conciliación bancaria

13 Entregar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, así como a la Dirección General de Coordinación y Seguimiento de la Inversión Pública, la carátula de las conciliaciones bancarias.


Especialista de Inversiones

Oficio.

14 Escanear el oficio de acuse de recibido por parte de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental y posteriormente, enviarlo vía (correo) electrónico a la Directora General.



Fin


30/09/2016 Segunda Directora de la Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras




Flujograma Conciliaciones Bancarias





Analizar información financiera económica

Área responsable: DIRECCION DE INVERSIÓN Y OPERACIONES FINANCIERAS



Analizar información financiera y económica


Sustantivo Soporte

Objetivo: Apoyar las decisiones de inversión Clave: MP-DGF-INV FIN-ANAL-1.1

Clientes:

Directora General Financiera Miembros del Comité de Inversiones de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración Coordinación de Deuda Pública Instituto de Salud Pública del Estado de Guanajuato (ISAPEG)

Secretario de Finanzas, Inversión y Administración ISSEG, ODE´S

Proveedores:

Instituciones Financieras INFOSEL Financiero INEGI

Banco de México Secretaría de Hacienda y Crédito Público Otros

Alcance: Conocer el desarrollo de los mercados financieros Tiempo aproximado de ejecución: Variable dependiendo del análisis a elaborar

Indicadores:

Informes y reportes financieros generados

Puntos Críticos:

Fallas en el sistema de información vía internet, INFOSEL

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Inversiones Financieras.


Reglamento de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, artículo 41 fracción III


1 Recopilar indicadores económicos y financieros nacionales e internacionales diariamente de boletines de instituciones financieras, páginas en internet especializadas, así como del sistema de información contratado vía internet INFOSEL.

Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Jefe de Estrategia de Inversión

2 Vaciar la información recopilada en cada uno de los archivos correspondientes.

Jefe de Estrategia de Inversión Especialista de Inversiones

Archivos electrónicos (Anexo 1)

3 Trabajar con la información histórica y actual a través de diferentes métodos y herramientas como son: de lectura, estadísticos, gráficos y econométricos.



Jefe de Estrategia de Inversión

Formatos libres: Reporte financiero y económico. Reporte financiero mensual Notas normativas Estrategia de Inversión Portafolio diario. Portafolio de Inversión.


30/09/2016 Cuarta Directora de la Dirección de Inversión y Operaciones Financieras




Flujograma Analizar información financiera y económica.




Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIÓN Y OPERACIONES FINANCIERAS Descripción de procedimiento




Sustantivo Soporte

Objetivo: Analizar la información financiera para apoyar las decisiones de inversión Clave:

MP-DGF-DIyOF-INV FIN- ESTI-1.2

Clientes:

Secretario de Finanzas, Inversión y Administración. Directora General Financiera Director de Inversión y Operaciones Financieras Director de Egresos Subsecretario de Finanzas e Inversión Dirección General de Ingresos Miembro del comité de Inversiones

Proveedores:

Bancos y Casas de bolsa INFOSEL Instituto Nacional de Estadística Geografía e Informática (INEGI) Banco de México

Secretaría de Hacienda y Crédito Público Analistas Independientes Dirección General de Ingresos

Alcance: Lograr un manejo eficiente y transparente de los recursos

Tiempo aproximado de ejecución: 4 horas y media aproximadamente

Indicadores:

Portafolio de Inversión al día Comité de Inversiones mensual

Puntos Críticos:

No se apruebe la estrategia de inversión. Cambios en las estimaciones hechas en el comité. Que las condiciones en el mercado sean desfavorables.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsabilidad de la Directora de Inversiones y Operaciones financieras en conjunto con el Jefe de Estrategia de Inversión.


Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, artículo 41


1 Trabajar con la información histórica y actual a través de diferentes métodos y herramientas, como son de lectura, estadísticas, gráficos y econométricos.


Jefe de Estrategia de inversión

Formatos libres: Análisis mensual de los flujos de entrada y salida. Análisis de portafolio mensual.

2 Tomando como base la información obtenida de la actividad anterior, se plantea la estrategia de inversión. Asimismo, se realiza una evaluación de la estrategia anterior y del portafolio que se mantuvo en el período.



Formato libre: Estrategia de Inversión Mensual.

3 Una vez concluido el documento de estrategia de inversión, se presenta ante el Comité de Inversiones para someterlo a su aprobación. Asimismo, se presenta un análisis económico, de flujos de entrada y salida, y del portafolio de inversión para su evaluación con respecto a la política de inversión establecida.





4 Este paso es de decisión:

Es aprobada

SI: Se continúa en el paso 5.

NO: Continúa en el paso 6.



5 Se somete a consenso la estrategia de inversión, y en caso de ser aprobada, se elabora el acta del Comité de Inversiones


6 En caso de no ser aceptada se modifican los puntos necesarios y se vuelve a someter a consenso.



Acta de comité de inversiones

7 Una vez aprobada la estrategia de inversión, es necesario que las operaciones que se realicen cumplan la estrategia aprobada y de la misma manera, que las condiciones previstas para dicha estrategia se estén dando.

Director General Financiera


8 Revisar diariamente los indicadores económicos y financieros, monitoreando la información específica del momento, lo que permite ir vigilando que las condiciones para llevar a cabo la Estrategia de inversión se estén observando.

Director de Inversión y Operaciones Financieras

Jefe de Estrategia de inversión


Formato libre: Resumen financiero y económico diario. Cotización Diaria.

9 Con base, en la actividad anterior, se lleva a cabo diariamente una reunión de estrategia en donde se plantean las condiciones actuales del mercado financiero, la disponibilidad monetaria y las necesidades de gasto para determinar si se mantiene la estrategia de inversión aprobada o si las condiciones afectan la continuidad de dicha estrategia.


Directora de Inversión y Operaciones Financieras

10 Este paso es de decisión:

SI: Continúa en el paso 11

NO: Continúa en el paso 12.




11 En caso de continuar con la estrategia aprobada por el comité, se procede al cierre de operaciones, buscando el mejor rendimiento posible entre los participantes, a los plazos y montos acordados. Mediante el registro de las posturas en el sistema electrónico de subastas la SFA.

Directora General Financieras y/o


12 En caso de no continuar con la estrategia aprobada por el Comité, se modifican los puntos necesarios para ser aprobada por los integrantes de la reunión diaria.

Dirección de Inversión y Operaciones Financieras


Especialista de inversiones

Formato libre: Portafolio de Inversión.

Hoja de Trabajo # 3 (cotización y cierre)

Fin






Flujograma Estrategia de Inversión



Reporte de Cartera de Inversiones de Organismos Descentralizados




Reporte de Cartera de Inversiones de Organismos Descentralizados


Sustantivo Soporte

Objetivo: Dar seguimiento a la cartera de inversiones de los Organismos

Descentralizados para tener un control

Clave:

MP-DGF-DIyOF-INV FIN- REP.ODES-1.1

Clientes:


Proveedores:

Organismos Descentralizados

Alcance: Tener conocimiento de cómo se integra la cartera de

inversiones de cada organismo descentralizado de manera mensual.


Variable

Indicadores:

Número de organismos que reportan información y análisis de cómo se integran, de manera individual y acumulada.

Puntos Críticos:

Que los Organismos Descentralizados no reporten la información.




1 Enviar un oficio a cada organismo descentralizado donde se solicita que remitan a la Dirección General Financiera, durante los siete primeros días hables del mes siguiente, la información relativa a las inversiones, desglosadas por monto e instrumento, que mantienen al día último de mes señalado.



Oficio.

2 Registrar en el archivo denominado “Recepción de oficio Entidades” la fecha de recepción del oficio de cada Organismo para tener el control de que organismos están cumpliendo con oportunidad con la entrega de la información.



Reporte Recepción de oficios.

3 Ingresar en el archivo de Reporte de ODES en el renglón correspondiente a cada organismo descentralizado las inversiones en las diferentes clasificaciones según el tipo de instrumento.



Reporte de ODES.

4 En el archivo de Reporte de ODES señalar con un asterisco en el nombre de la Dependencia, en los casos en que el organismo descentralizado haya reportado mediante oficio que no mantiene recursos en inversión.



Reporte de ODES.

5 Obtención del Reporte de ODES con la información desglosada por tipo de instrumento correspondiente a cada organismo descentralizado de manera individual, acumulada y gráfica.



Reporte de ODES

Fin






Reporte de cartera de inversiones de organismos descentralizados



Subasta de inversión

Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS Descripción de procedimiento


Subasta de inversión


Sustantivo Soporte

Objetivo: Invertir los recursos financieros para maximizar el rendimiento con total

transparencia

Clave:

MP-DGF-DIyOF-INV FIN- SUB INV-1.4

Clientes:

Instituciones Financieras / Dirección General Financiera

Proveedores:

Instituciones Financieras / Sistema de Inversiones


Alcance: Tener el comprobante emitido por la institución

financiera donde indique el monto, plazo y tasa de la inversión acordado

Tiempo aproximado de ejecución: 20 minutos

Indicadores:

Reporte de Subastas

Puntos Críticos:

No haya participación de las instituciones financieras. No tener la confirmación telefónica de las instituciones bancarias.




1 Acceder al sistema de control de Subastas de Inversión 1.0 mediante un usuario y contraseña.


Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0

2 Actualizar la información de los flujos de entrada y salida con los datos reales al día en el submenú Diversificación de Flujos en el menú Reportes.



3 Verificar en el submenú Cotizaciones del menú Reportes, las posturas informativas a los diferentes plazos de las diversas instituciones.




4 Agregar las subastas del día con los siguientes datos: concepto, tipo de plazo, instrumento de pago, tipo de liquidación, monto, plazo y tasa; todo esto del monto disponible a invertir.




5 Se determina el tiempo que durará la subasta y da inicio a la subasta de inversión oprimiendo correspondiente en el sistema de subastas. En el caso en que dos instituciones hayan ofertado la misma tasa, el sistema asigna la inversión a la institución que la haya ofertado primero. No se pueden verificar las tasas ofertadas hasta que haya finalizado la subasta.





6 Al finalizar la subasta en el submenú Resultados de la Subasta, en el menú Inversiones, se obtiene el reporte en el cual se muestran las instituciones bancarias que realizaron una propuesta y la tasa que ofertaron, y en color azul la institución ganadora de la inversión con la tasa ofertada. Esto para cada subasta realizada.



7 La institución financiera ganadora de la subasta tiene que cerrar en el sistema la operación confirmando cada uno de los datos pactados.

Instituciones Financieras Pantalla del Sistema de Control de Subastas de Inversión 1.0

8 Confirmar mediante una llamada telefónica de la institución financiera los datos pactados de la inversión como son importe, tasa asignada, plazo, fecha de término.




9 Recibir la carta de confirmación de la institución financiera con los datos de la inversión que tenga la fecha de inicio de la inversión.


Carta de confirmación.

Fin






Flujograma Subasta de Inversión.



CONCILIACIONES BANCARIAS

Conciliaciones Bancarias de cuentas de inversión

Área responsable: DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y OPERACIONES FINANCIERAS Descripción de procedimiento

Nombre de procedimiento: Conciliaciones Bancarias de cuentas de inversión


Sustantivo Soporte

Objetivo: Contrastar los movimientos registrados en la Plataforma Estatal de Información

con los estados de cuenta del sistema de control de subastas de inversión 1.0 para identificar diferencias

Clave:

MP-DGF-DIyOF-CONC BAN INV-2.1

Clientes:

Dirección General de Contabilidad Gubernamental

Proveedores:

Sistema de Inversiones Dirección General Financiera

Instituciones Financieras Alcance: Tener los saldos contables y bancarios conciliados mensualmente

Tiempo aproximado de ejecución: Variable

Indicadores: Número de cuentas bancarias/Número de conciliaciones bancarias/Reportes de las cuentas de la PEI

Puntos Críticos: No contar con los estados de cuenta de las instituciones financieras



Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración


1 Obtener el archivo del reporte de conciliaciones de cada una de las instituciones financieras del Sistema de Control de Subastas de inversión 1.0 del mes y descargarlo.



Caratulas de Conciliaciones

2 Recabar los estados de cuenta del mes de las Instituciones Financieras con las que se tiene un contrato de inversión.



Estado de cuenta

3 Ingresar a la PEI y mediante la transacción FBL3N obtener los movimientos del mes de las cuentas contables de inversión de cada Institución financiera.



Impresión de Consulta de movimientos del mes de la PEI de cada una de las cuentas contables

4 Ingresar a la PEI y obtener mediante la transacción FS10N el saldo acumulado a dicho mes de las cuentas contables de inversión de cada institución financiera.



Impresión de Consultas del saldo acumulado de la PEI de cada una de las cuentas contables

5 Contrastar las Caratulas de Conciliaciones, con la información de los estados de cuenta de cada una las instituciones financieras.


Especialista de

Inversiones

Caratulas conciliadas contra estados de cuenta

6 Contrastar las Caratulas de Conciliaciones, con los saldos de las cuentas de la PEI, tanto los movimientos del mes como los saldos acumulados.



Caratulas conciliadas contra información contable de la PEI



7 Realizar el llenado del resumen de las conciliaciones. Jefe de Estrategia de Inversión


Reporte Resumen de conciliaciones

8 Se firman cada una de las carátulas de conciliación por quien elabora y revisa



Carátula de la conciliación bancaria de cada una de las instituciones financieras debidamente firmada

9 Firma de autorización cada una de las carátulas de conciliación


Carátula de la conciliación bancaria de cada una de las instituciones financieras debidamente firmada

10 Entregar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, las copias de las carátulas de las conciliaciones bancarias, junto con el listado de las carátulas entregadas.



Oficio con anexo

11 Se archiva acuse del oficio de entrega a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.

Jefe de Estrategia de Inversión y Operaciones Financieras


Archivo

Fin


30/09/2016 Segunda Directora de la Dirección de Inversión y Operaciones Financieras




Flujograma Conciliaciones Bancarias de Cuentas de Inversión.



REGISTRO ESTATAL DE DEUDA PÚBLICA

DEUDA PÚBLICA


Área responsable: COORDINACIÓN DE DEUDA PÚBLICA





Sustantivo Soporte

Objetivo: Determinar la indemnización por mora solicitada por la Procuraduría Fiscal. Clave:

MP-DGF-CDP-REDP-DP.IM- 1.1

Clientes:

Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras Dirección de Egresos Dirección General Financiera

Proveedores:

Procuraduría Fiscal del Estado Banco de México

Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública

Tiempo aproximado de ejecución: 2 días hábiles

Indicadores: Tiempo de respuesta

Puntos Críticos: No contar con la información de UDI y CPP

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable de la Coordinación de Deuda Pública en conjunto con el Jefe de Deuda Indirecta y Contingente.



1 Se recibe el oficio de la solicitud de cálculo de fianza Coordinador de Deuda Pública


2 Analizar las condiciones de las fianzas mismas que están especificadas en la solicitud de cálculo.

Jefe de Deuda Indirecta y Contingente


3 Consultar bases de datos de Valor UDI Y CPP. Jefatura de Deuda Indirecta y Contingente

Formato de determinación de la disponibilidad

4 Realizar el cálculo en archivo electrónico. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Formato de determinación de la disponibilidad

5 Elaborar oficio de respuesta. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Copia de las confirmaciones

6 Suscribir el oficio de respuesta Directora General Financiera

Formato de

determinación de la disponibilidad

Fin


15/06/2017 Quinta Coordinador de Deuda Pública Directora General Financiera



Flujograma Determinación de indemnización por mora.



Oficio de Confirmación de Servicio

Guía de llenado de formatos

Nombre del Formato: Oficio de

Respuesta de Determinación de Indemnización por mora.


Determinación de Indemnización por mora.

Clave procedimiento:

MP-DGF-REDP-IM-1.1

Observaciones

No Concepto Descripción Comentarios

1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda.

2 Fecha Se anotará la fecha correspondiente

3 Nombre Se anotará el nombre de la persona a quien va dirigido el oficio.

4 Cargo Se anotará el cargo de la persona a quien vaya dirigido el oficio.

5 Número de oficio Se anotará el número de oficio con el cual se solicita la determinación de indemnización por mora.

6 Número de póliza Se anotará el número de la póliza de fianza de la cual se determina la indemnización por mora.

7 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección.



Cálculo de saldos vigentes e intereses devengados




Cálculo de saldos vigente e intereses devengados


Sustantivo Soporte

Objetivo: Establecer el procedimiento bajo el cual se realiza el proceso de cálculo del saldo

vigente e intereses devengados en adeudos vigentes a favor del Gobierno del Estado.

Clave:

MP-DGF-CDP-REDP- DP.CAL-1.2

Clientes: Dirección General de Contabilidad Gubernamental. Procuraduría Fiscal del Estado.

Proveedores: Procuraduría Fiscal del Estado

Dirección General de Contabilidad Gubernamental Banco de México

Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: 2 días hábiles

Indicadores:

Tiempo de respuesta

Puntos Críticos:

No contar con los valores de las tasas de referencia.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable de la Coordinación de Deuda Pública en conjunto con el Jefe de Deuda Indirecta y Contingente.


Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato


1 Recibir el oficio de solicitud de cálculo de un adeudo determinado

Coordinador de Deuda Pública

Oficio de solicitud de cálculo.

2 Conocer las condiciones bajo el cual se firmó el contrato de dicho adeudo.


Contrato del adeudo

3 Consultar base de datos de tasas de referencia Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

4 Elaborar tabla de amortización especificando el monto de los intereses y capital a pagar bajo las condiciones del adeudo en la cual se consideren los pagos efectuados y los adeudos vencidos


Impresión de tabla de amortización

5 Elaborar oficio de respuesta en el cual se anexa el cálculo del adeudo.


6 Firma del oficio de respuesta Directora General Financiera

Oficio de respuesta con cálculos solicitados.

Fin





Flujograma Cálculo de saldos vigentes e intereses devengados



Oficio de Respuesta de Cálculo de saldo vigente e intereses devengados



Respuesta de Cálculo de saldo vigente e intereses devengados (FO-CDP-ID-01)


Cálculo de saldo vigente e intereses devengados.


MP-DGF-REDP-CAL.-1.2

Observaciones






5 Número de oficio Se anotará el número de oficio con el cual se solicita

6 Fecha Se anotará la fecha de actualización.

7 Acreditado Se anotará el nombre del acreditado.

8 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General.



Reporte mensual de la Situación de Deuda Pública




Reporte mensual de la Situación de Deuda Pública.


Sustantivo Soporte

Objetivo: Elaborar el Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública en el Estado. Clave:

MP-DGF-CDP-REDP- DP.REM-1.3

Clientes:

Dirección General Financiera.

Dirección General de Contabilidad Gubernamental Asesor para Asuntos Municipales. Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Proveedores:

Bancos Acreedores

Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: 11 primeros días del

mes, dependiendo de si los bancos envían la información de los saldos de los municipios.

Indicadores:

Situación de la deuda pública dentro de los primeros 10 días del mes.

Puntos Críticos:

No contar con la información generada por los bancos acreedores.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Deuda Indirecta y Contingente.


Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato Ley General de Contabilidad Gubernamental Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato.


1 Concentrar la información enviada por los bancos acreedores referente a los saldos de los créditos vigentes del Estado, Municipios y organismos., al inicio de cada mes.


2 Realizar el llenado de información de cada uno de los créditos vigentes, en un archivo electrónico, denominado Situación de la Deuda por tipo, hoja de trabajo No.1


Saldos finales de la cartera proporcionada por los bancos acreedores.

3 Realizar el llenado de información de cada uno de los créditos vigentes, en archivo electrónico, denominado Situación de la Deuda, hoja de trabajo No.2


4 Conciliar ambos totales de los archivos como forma de revisión.




5 Elaborar oficio dirigido a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental y se anexa la Situación de la Deuda.


6 Elaborar oficio dirigido al Órgano Superior de Fiscalización y se anexa la Situación de la Deuda.


7 Elaborar oficio dirigido al Subdirector de Registro de Obligaciones y Empréstitos de la Dirección de Deuda Pública de la SHCP y se anexa la Situación de la Deuda.


8 Firma de oficios Directora General Financiera

Oficios de envío

Fin





Flujograma Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública



Oficio de Envío de Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública


Nombre del Formato: Oficio de envío de

Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública. (FO-CDP-SDP-O1)

Nombre de procedimiento: Reporte Mensual de la Situación de la Deuda Pública.

Clave procedimiento: MP-DGF-REDP-RM.-1.3

Observaciones:






5 Fecha Se anotará a que fecha se realiza el reporte de la Situación de Deuda Pública.

6 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección



Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago




Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago


Sustantivo Soporte

Objetivo: Establecer el procedimiento para la revisión, conciliación y seguimiento de la

operación del Fideicomiso de Administración y Medio de Pago.

Clave:

MP-DGF-CDP-REDP-DP- CF-1.4

Clientes:

Dirección General de Contabilidad Gubernamental. Órgano Superior de Fiscalización. Auditores Externos Secretaría de la Transparencia y rendición de cuenta.

Proveedores:

Secretaría de Hacienda y Crédito Público Fiduciario Bancos acreditantes

Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: 3 días hábiles

Indicadores: 1. Solicitudes de pago de acreedores. 2. Tablas de amortización.

3. Hoja resumen.

Puntos Críticos: Que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público no deposite al Fideicomiso el recurso en tiempo y forma. Que los pagos del Fideicomiso a los Acreedores no se realicen.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Deuda Directa


Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato Ley General de Contabilidad Gubernamental


1 Confirmar con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para conocer el monto que se depositó en la cuenta del Fideicomiso de Administración y Medio de Pago.

Jefe de Deuda Directa Correo electrónico

2 Corroborar telefónicamente y/o por correo electrónico el depósito con el Fiduciario


3 Coordinar a los acreedores para que envíen el monto de reserva al Fiduciario para el pago del servicio de la deuda correspondiente.


4 ¿Está completa?

Si: Continua en el paso 6

No: Continua en el paso 5.

Jefe de Deuda Directa

5 Si no está completa, se solicita nuevamente a los acreedores que envíen los montos de reserva.




6 Contactar al Fiduciario para comprobar el monto de reserva y el monto de la primera devolución.


7 Conciliar los pagos enviados por los Acreedores al Fiduciario con las Tablas de amortización y las bases de datos.


8 El Fiduciario informa el pago y el remanente enviado una vez que se realizaron los pagos correspondientes.


9 Los Acreedores envían los comprobantes del pago correspondiente, así como los Estados de las respectivas Cuentas.

Jefe de Deuda Directa Estados de Cuenta y Comprobantes

10 Enviar la documentación original cotejada con las tablas de amortización y las bases de datos a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.

Jefe de Deuda Directa Oficio de Envío de Documentación

Fin

Fecha de actualización:

Emisión: Aprueba: Valida:




Flujograma Control de Fideicomiso de Administración y Medio de Pago



Oficio de Envío de documentación


Nombre del Formato: Oficio de envío

de documentación. (FO-CDP-29)

Nombre de procedimiento: Control del Fideicomiso de Administración y Medio

Pago.

Clave procedimiento: MP-DGF-REDP-CF.-1.4

Observaciones


1 Número de oficio Se anotará el número de oficio que le corresponda


3 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección Gubernamental.

4 Mes Se anotará el mes al que corresponda el soporte documental que se envía.

5 Mes Se anotará el mes al que corresponda el soporte documental que se envía.

6 Número de Póliza Se enlistarán los números de pólizas de cada

una de las operaciones registradas en el Sistema Integral de Hacienda Pública.

7 Nombre Se anotará el concepto correspondiente a la

póliza del pago registrado en el Sistema Integral de Hacienda Pública.

8 Póliza Se anotará el soporte documental a la póliza del pago registrado en el Sistema Integral de Hacienda Pública.

9 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General Financiera.



Confirmación de pagos mensuales de la deuda directa

Área responsable: COORDINACIÓN DE DEUDA PUBLICA



Confirmación de pagos mensuales de la deuda directa.

Tipo de procedimiento:

Sustantivo Soporte

Objetivo: Establecer el procedimiento bajo el cual se realiza el proceso de cálculo de los

pagos mensuales de la deuda directa para confirmar las solicitudes realizadas por los acreedores de Gobierno del Estado

Clave: MP-DGF-CDP-REDP- DP.CONF PAG-1.3

Clientes:

Coordinación de Deuda Pública Dirección General Financiera

Proveedores: Bancos acreedores del GEG

Fideicomiso Irrevocable de Administración y Medio de Pago

Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: 1 día

Indicadores: Reporte mensual de cálculos conciliados

Puntos Críticos: No contar con los valores de las tasas de referencia.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Deuda Directa




1

Recepción vía correo electrónico de copia de los oficios de solicitud de pago solicitado por los bancos acreedores al Fideicomiso Irrevocable de Administración y Medio de Pago.


Copia de oficios

2 Conocer las condiciones bajo el cual se firmó el contrato de dicho adeudo.


Contrato del adeudo

3 Consultar base de datos de tasas de referencia. Jefe de Deuda Directa Base de datos

4

Elaborar los cálculos mensuales en las tablas de amortización de cada crédito vigentes, especificando el monto de los intereses y capital a pagar bajo las condiciones del adeudo.


Tabla de amortización

5 Elaborar archivo que concentra los pagos mensuales solicitados por los bancos y el cálculo realizado por el área.

Jefe de Deuda Directa Archivo de Movimientos Fideicomiso

6

Confirmar vía correo electrónico con el Fideicomiso Irrevocable de Administración y Medio de Pago que los montos solicitados por las instituciones financieras sean correctos.


Correo electrónico

Fin


15/06/2017 Segunda Coordinador de Deuda Pública Directora General Financiera



Flujograma Confirmación de Pagos Mensuales de la Deuda Directa



REGISTRO ESTATAL

Solicitud de inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública




Solicitud de Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública


Sustantivo Soporte

Objetivo: Establecer el procedimiento aplicable en la solicitud de inscripción al Registro

Estatal de Deuda Pública.

Clave:


Clientes:

Estado Municipios

Organismos Paraestatales Organismos Paramunicipales

Proveedores:

Estado Municipios

Organismos Paraestatales Organismos Paramunicipales

Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: Depende si la información es enviada completa.

Indicadores:

Solicitud inscrita en tiempo y forma

Puntos Críticos:

Que no se anexe la documentación requerida para la inscripción.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Deuda Indirecta y Contingente




1 Recibir el oficio de solicitud para la inscripción en el Registro de Inscripción Estatal a Deuda Pública


2 Asignar el número de folio a la solicitud para poder darle seguimiento.


Correo electrónico

3 Revisar la documentación anexa a la solicitud de inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública.


Correo electrónico

4 ¿Está completa?


No: Continua en el paso 5


5 Si no está completa, se solicita nuevamente a los acreedores que envíen los montos de reserva.


Correo electrónico

6 Analizar la fecha de suscripción del documento, que esté debidamente suscrito por los participantes y que cumpla con los requerimientos de ley.




7 ¿Procede?


No: Continua en el paso 8


8 Si no procede la solicitud se notifica al solicitante y se regresa la documentación, en este caso este paso da término al procedimiento


Oficio de solicitud de documentación pendiente FO-CDP-13

9 Se procede a la Inscripción en el Registro de Deuda Pública. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Fin






Flujograma Confirmación de Pagos Mensuales de la Deuda Directa



Oficio de Notificación



Notificación (FO-CDP-12)


Solicitud de Inscripción al Registro Estatal


MP-DGF-REDP-SOL-2.1

Observaciones




3 Nombre Se anotará el nombre de la persona a quien vaya dirigido el oficio.

4 Cargo Se anotará el cargo de la persona, (Presidente Municipal, Presidente o Director del Comité Municipal de Agua Potable, etc.)

5 Número Se anotará el número de oficio con el cual se solicitó la inscripción del crédito.

6 Acreditado Se anotará el nombre del Acreditado

7 Monto Se anotará el monto del crédito.

8 Destino Se anotará el destino del crédito.

9 Decisión Se informará el motivo por el cual no procede

y se relacionará la documentación que se anexa a esta notificación.

10 Titular Se anotará el nombre de la Titular de la Dirección General Financiera.



Oficio de solicitud de documentación pendiente


Nombre del Formato: Oficio de solicitud

de documentación pendiente (FO-CDP-13)


Solicitud de Inscripción al Registro Estatal



Observaciones





4 Cargo Se anotará el cargo de la persona,

(Presidente Municipal, Presidente o Director del Comité Municipal de Agua Potable, etc.)

5 Número Se anotará el número de oficio con el cual se solicitó la inscripción del crédito.

6 Acreditado Se anotará el nombre del Acreditado


8 Destino Se anotará el destino del crédito.

9 Documentación Se anotará la documentación solicitada

10 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección de General Financiera.









Sustantivo Soporte

Objetivo: Establecer el procedimiento para la inscripción al Registro Estatal de Deuda

Pública

Clave: MP-DGF-CDP-RED- RE.INSC. 2.2

Clientes:

Estado

Municipios Organismos Paraestatales Organismos Paramunicipales

Proveedores:

Estado

Municipios Organismos Paraestatales Organismos Paramunicipales

Alcance: Aplica a la Coordinación de Deuda Pública Tiempo aproximado de ejecución: 1 día

Indicadores:

Inscripción realizada en tiempo y forma

Puntos Críticos:

Que no se anexe la documentación requerida para la inscripción.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Deuda Indirecta y Contingente




1 Se recibe la solicitud de Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública revisada y validada.


Oficio de solicitud y documentación requerida

2 La inscripción en el Registro consiste en estampar el sello de inscripción en la última hoja de cada uno de los ejemplares del instrumento jurídico, y anotar en forma manual: el número progresivo de inscripción que corresponda, la fecha de inscripción y la firma del Director de Deuda Pública, en los lugares que para tal efecto tiene la estampa del sello.


3 Verificar que estén correctos los datos de inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública.


4 Son correctos los datos de inscripción.

SI: Continua en el paso 6

NO: Continua en el paso 5.


5 Procede conforme a lo establecido en el procedimiento y regresa al paso 2.


Oficio de solicitud de documentación pendiente FO-CDP-13



6 Revisar garantías. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

7 Este paso es de decisión. Si tiene garantía de participaciones continua en el paso 8, y si no tiene garantías continuas en el paso 9.


8 Se envía la solicitud a la Dirección de Deuda Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. (En este paso la Institución Bancaria o el acreditado, pueden realizar el trámite ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, antes de presentarla a la Coordinación de Deuda Pública). Se retorna a la Coordinación de Deuda Pública, de Guanajuato para el siguiente paso.


Registro ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

9 Distribuir ejemplares debidamente inscritos a: Registro Estatal, Acreditado, Acreditante, y aval en su caso


Oficio de Remisión FO CDP-27.

10 Elaborar hoja de registro. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

Hoja de Registro FO CDP-28.

11 Distribuir Hoja de Registro al Registro Estatal Acreditante, Acreditado, Congreso del Estado y al aval en su caso.


Oficio de Entrega FO- CDP-29.

12 Archivar los documentos que dan soporte al proceso. Jefe de Deuda Indirecta y Contingente

IT-CDP-09.

Fin





Flujograma Inscripción al Registro Estatal de Deuda Pública



Oficio de Entrega


Nombre del Formato: Oficio de Entrega

(FO-CDP-29)




MP-DGF-CDP-RED- RE.INSC. 2.2

Observaciones






5 Nombre Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General Financiera

6 Número Se especificará el número de Registro Estatal de Deuda Pública correspondiente.

7 Acreditado Se anotará el nombre del Acreditado.


9 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General Financiera.



Oficio de Remisión


Nombre del Formato: Oficio de remisión

(FO-CDP-27)





Observaciones






5 Nombre Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General Financiera

6 Número Número de ejemplares del instrumento jurídico.

7 Tipo Se anotará el tipo de instrumento jurídico que soporta la operación

8 Acreditado Se anotará el nombre del Acreditado.

9 Institución Acreditada Se anotará el nombre de la Institución Acreditante.


11 Opcional Incluir el siguiente párrafo. En caso de que se haya enviado al Registro Único de Obligaciones y Empréstitos.

12 Titular Se anotará el nombre del Titular de la Dirección General Financiera



Hoja de Registro


Nombre del Formato:

Hoja de Registro (FO-CDP-28)





Observaciones


1 Número de asignación Anotar el número asignado de inscripción en el Registro Estatal de Deuda Pública.

2 Fecha Anotar mes, día y año de elaboración

3 Número Número de solicitud de inscripción

4 Fecha de recepción Anotar la fecha de recepción en la Secretaría de Finanzas y Administración.

5 Clase Anotar la clase de título de la operación a registrar (contrato de apertura de crédito, convenio de reconocimiento de adeudo y reestructura, pagaré, etc.)

6 Fecha de suscripción Anotar la fecha de suscripción del instrumento jurídico a registrar.

7 Número de inscripción Anotar el número de inscripción en el Registro de Obligaciones y Empréstitos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

8 Fecha de inscripción Anotar la fecha de inscripción en el Registro

de Obligaciones y Empréstitos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

9 Deudor Directo Anotar el nombre del Deudor directo

10 Deudor Solidario Anotar el nombre del Deudor Solidario

11 Acreedor Anotar el nombre del Acreedor

12 Importe Anotar el importe de la operación en pesos.

13 Importe Anotar el importe de la operación en UDIS. En caso de que se requiera.

14 Crédito Describir el destino del crédito autorizado.

15 Sanciones Especificar las sanciones aplicables en caso de incumplimiento del pago de la obligación.

16 Tasa de interés Especificar la tasa de interés pactada en el instrumento jurídico aplicable.

17 Porcentaje Anotar el porcentaje correspondiente a la comisión por apertura del crédito.

En caso de que se requiera.

18 Porcentaje Anotar el porcentaje correspondiente a la comisión por disposición del crédito.


19 Porcentaje Anotar el porcentaje correspondiente a la comisión por prepago del crédito.


20 Plazo Especificar el plazo de la operación.

21 Forma de Pago Especificar la forma de Pago de amortizaciones

22 Pago Especificar la forma de pago de los intereses.

23 Pago Especificar la fuente de pago del crédito.

24 Garantía Anotar la garantía del crédito.



25 Número de decreto Anotar el número de decreto de autorización del H. Congreso del Estado.

En su caso de que se requiera.

26 Fecha Anotar la fecha de publicación del decreto de autorización del H. Congreso del Estado.


27 Número de acta Anotar el número de Acta de Ayuntamiento donde se autoriza el contrato del crédito.


28 Fecha Anotar la fecha de Acta de Ayuntamiento donde se autoriza el contrato del crédito.


29 Fundamento legal Anotar el fundamento legal de la Inscripción de la operación donde se autoriza la contratación del crédito.

30 Nombre y Firma Anotar el nombre y firma de la Directora General Financiera.

HOJA DE REGISTRO (FO-CDP-28)

SECRETARIA DE FINANZAS, INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN

REGISTRO ESTATAL DE DEUDA PÚBLICA

S O L I C I T U D DE R E G I S T R O

NO. REGISTRO ESTATAL 1 FECHA 2

NO. DE REFERENCIA 3

FECHA DE RECEPCION DE LA SFYA 4

DOCUMENTACION REGISTRADA

CLASE DE TÍTULO 5

FECHA DE SUSCRIPCION 6

NO. DE INSCRIPCIÓN S. H. C. P. 7 FECHA 8

DATOS DEL CRÉDITO

DEUDOR DIRECTO 9

DEUDOR SOLIDARIO 10

ACREEDOR 11

MONTO DEL CRÉDITO PESOS 12 U D I S 13

DESTINO 14

SANCIONES 15

CONDICIONES FINANCIERAS

TASA DE INTERES 16

COMISIÓN POR APERTURA 17

COMISIÓN POR DISPOSICION 18

COMISIÓN POR PREPAGO 19

PLAZO 20

AMORTIZACIONES DE CAPITAL

21

AMORTIZACIONES DE

INTERES

22

FUENTE DE PAGO 23

GARANTÍA 24



EGRESOS

PAGO DEL GASTO PÚBLICO

Pagos a través de Banca Electrónica

Área responsable: DIRECCIÓN DE EGRESOS



Pagos a través de Banca Electrónica


Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar los pagos a proveedores y Dependencias del Gobierno del Estado de

manera segura menor tiempo y costo

Clave:

MP-DGF-DE- EGRESOS.PAG.BE- 1.1

Clientes:

Áreas generadoras de pagos. Proveedores y Contratistas

Proveedores:

Áreas autorizadas para generar pagos. Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones. Instituciones Bancarias.

Alcance: Trasferir pagos a cuentas bancarias de proveedores y Dependencias.


Indicadores:

Número de solicitudes de pago recibidas

Puntos Críticos:

Que las cuentas bancarias estén incorrectas o a otro nombre. Que no haya Internet en el momento que se requieran las operaciones o depósitos. Que se rechace la operación por parte del banco, (archivo incorrecto, etc.)

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Coordinador de Banca electrónica, analista de operaciones, auxiliar administrativo y Jefe de Ventanilla




1 Recepción de documentos contables. Jefe de ventanilla Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.

2 Sellar, registrar y organizar los documentos contables y oficios por Dependencia.

Jefe de ventanilla Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.

3 Seleccionar los documentos contables en la PEI con la leyenda de documentación recibida. Por medio de la transacción FBL1N.

Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.

4 Verificar en la PEI que la dependencia haya seleccionado la cuenta bancaria, del documento contable para identificar la Institución Bancaria con la cual se pagará. Por medio de la transacción FBL1N ó FB03.




5 ¿El documento contable tiene seleccionada vía de pago y cuenta para depósito?

Si: Sigue el paso 6.

No: Se determina si se saca cheque o se regresa la Documentación a la Dependencia para su selección.


6 Entrega de documentación a la Coordinación de Banca Electrónica


7 Verificar que el número de póliza corresponda a la documentación del G.O. y P.T. así como nombre e importe.

Analista de Operaciones Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.

8 ¿La documentación cuenta con los requisitos?


No: Se regresa a la Dependencia, para su corrección, e inicia En el paso 1.

Analista de Operaciones Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.

9 Ordenar por Institución Bancaria. Analista de Operaciones Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios.

10 Capturar en la Plataforma Estatal de Información, los documentos contables. Por medio de la transacción F110.

Analista de Operaciones Documentos contables.

11 Compensar cuentas por pagar en la Plataforma Estatal de Información con la institución bancaria a tratar. Por medio de la transacción F110.

Analista de Operaciones Documentos contables.

12 Imprimir las propuestas de pago por Institución Bancaria. Con la transacción ZPAGOS.

Analista de Operaciones Reporte por banco.

13 Obtener de la PEI el importe total por Institución Bancaria para obtener el gasto a solicitar.

Analista de Operaciones Archivo.

14 Generar en la Plataforma Estatal de Información el archivo, capturando el ID de las propuestas de pago, el día de ejecución de pago, por Institución Bancaria.

Analista de Operaciones

15 Verificar que el archivo generado, este correcto, cotejando con las propuestas de pago.


16 Importar el archivo generado al portal de la Institución Bancaria.


17 Revisar archivos importados. Coordinador de Banca Electrónica



18 Autorización de archivos importados a través de las diferentes Instituciones Bancarias.

Coordinador de Banca Electrónica

19 Verificar la aplicación de las transferencias en el portal de las Instituciones Bancarias.


20 Impresión de comprobantes en el portal de las Instituciones Bancarias.

Analista de Operaciones Comprobante de depósito.

21 Imprimir, el reporte del libro de bancos con los movimientos del día en la PEI.

Analista de Operaciones Reporte de Libro de bancos.

22 Ordenar comprobantes bancarios conforme al libro de bancos.

Analista de Operaciones Comprobantes bancarios.

23 Entregar la documentación soporte y comprobantes bancarios al Departamento de Pagos.

Coordinador de Banca Electrónica

Pólizas contables Comprobante bancario. Libro de Bancos.

24 Anexar a las pólizas contables el comprobante bancario y organizar conforme al libro de bancos.

Analista de Operaciones Pólizas contables Comprobante bancario.

25 Entregar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, la documentación comprobatoria (corte diario).

Auxiliar Administrativo Memorándum.

Pólizas contables, libro de bancos y comprobante bancario.

FIN


30/09/2016 Quinta Directora de Egresos Directora General Financiera



Flujograma Pagos a través de Banca Electrónica



Pagos a través de cheque

Área responsable: DIRECCIÓN DE EGRESOS Descripción de procedimiento


Pagos a través de cheque


Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar pagos a proveedores y Dependencias del Gobierno del Estado a través de cheque

Clave: MP-DGF-EG-PAG.CH-1.2

Clientes:


Proveedores:

Áreas autorizadas para generar pagos.

Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones. Instituciones Bancarias.

Alcance: Realizar pagos a través de cheque, a proveedores y Dependencias de Gobierno.


Indicadores:

Número de pagos solicitados mediante cheque

Puntos Críticos:

Que el documento contable este mal registrado (Nombre erróneo, importe incorrecto, entre otros). Que el documento contable tenga otra fecha de pago.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Jefe de Departamento de Pagos, Auxiliar Administrativo, Analista de Operaciones y Jefe de Ventanilla.

Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.


1 Recepción de documentos contables. Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios

2 Sellar, registrar y organizar los documentos contables y oficios por Dependencia.

Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios

3 Seleccionar los documentos contables en la PEI con la leyenda de documentación recibida. Por medio de la transacción FBL1N.

Auxiliar administrativo Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios

4 Verificar el registro en la PEI que la dependencia haya seleccionado la vía de pago C. Por medio de la transacción FBL1N o FB03.

Jefe de Departamento de Pagos

Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios

5 Entrega de documentación a la Coordinación de Banca Electrónica

Jefe de Departamentos de Pagos

Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios



6 Verificar que el número de póliza corresponda a la documentación del G.O. y P.T. así como nombre e importe.

Analista de Operaciones Documentos contables, formatos de Gastos de Operación, Pagos a Terceros y Oficios

7 ¿La documentación cuenta con los requisitos?


No: Se regresa a la Dependencia, para su corrección, e inicia En el paso 1.


8 Capturar en la Plataforma Estatal de Información los documentos contables. Por medio de la transacción F110.

Analista de Operaciones Documentos contables

9 Cotejar en la Plataforma Estatal de Información físicamente la numeración de cheques que se imprimirán.

Analista de Operaciones Documentos contables Pólizas cheque

10 Compensar cuentas por pagar en la Plataforma Estatal de Información con la Institución Bancaria de acuerdo al calendario programado. (Impresión de cheque). Por medio de la transacción F110.


11 Obtener de la Plataforma Estatal de Información el importe total por Institución Bancaria para obtener el gasto a solicitar.


12 Entrega de cheques y soporte documental al Departamento de Pagos.

Analista de Operaciones Documentos contables. Pólizas cheque

13 Anexar documentos contables a la póliza cheque. Jefe de departamento de Pagos

Documentos contables. Pólizas cheque

14 Enviar las pólizas cheque para que sean firmadas, al personal facultado. Y entregar a área de ventanilla para su entrega.

Jefe de departamento de Pagos

Documentos contables. Pólizas cheque

15 Entrega de cheques a beneficiarios. Jefe de Ventanilla Pólizas cheque

16 Ordenar las pólizas cheque firmadas de recibido por el beneficiario, conforme al libro de bancos, por Institución Bancaria, con el soporte documental.


Documentos contables. Pólizas contables

17 Entregar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, la documentación comprobatoria (corte diario).


Memorándum. Copias de pólizas cheque y soporte documental. Libro de bancos.

Fin






Solicitud y Contabilización de Recursos Financieros




Solicitud y contabilización de recursos financieros


Sustantivo Soporte

Objetivo: Contar con disponibilidad financiera en las cuentas bancarias de gasto para

realizar el pago del gasto público.

Clave:

MP-DGF-DE- PAG.EGRESOS.SOLyCONT- 1.3

Clientes:


Proveedores:

Dirección de Inversión y Operaciones Financieras Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones. Instituciones Bancarias.

Alcance: Realizar pagos a través de transferencia electrónica

y cheque, a proveedores y Dependencias de Gobierno.


Indicadores: Solicitudes de recurso financiero e importe.

Puntos Críticos:

Tener fallas en el Sistema Integral de Hacienda Pública, así como en Internet o módem de las Instituciones Bancarias.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Directora de Egresos, Auxiliar Administrativo y Analista de Operaciones


Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas Inversión y Administración


1 Obtener el importe total del gasto compensado de la Plataforma Estatal de Información.

Analista de Operaciones Reporte del sistema.

2 Elaborar oficio de solicitud de recursos. Auxiliar Administrativo Oficio.

3 Firma del oficio de solicitud. Director de Egresos Oficio.

4 Entrega de oficio a la Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras.

Auxiliar Administrativo Oficio.

5 Verificar en la cuenta bancaria determinada el abono solicitado a la Dirección de Inversión y Operaciones Financieras.

Analista de Operaciones Impresión de comprobantes de abono.

6 Elaborar el archivo de traspasos de recursos a las diferentes Instituciones Bancarias.




7 Autorización y envío del archivo de traspasos bancarios. Coordinador de Banca Electrónica

8 Capturar los movimientos de traspasos entre cuentas de gasto corriente en la PEI, para su contabilización.

Analista de Operaciones Póliza contable.

9 Impresión de la póliza contable. Analista de operaciones Póliza contable.

10 Elaboración de oficio donde se informa de los registros contables realizados en la Plataforma Estatal de Información

Analista de operaciones Oficio.

11 Firma de oficio. Director de Egresos Oficio.

12 Envío de oficio a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.

Auxiliar Administrativo Pólizas contables, transferencias bancarias y formato del gasto.

Fin











Sustantivo Soporte

Objetivo: Contar con la información financiera de las cuentas bancarias, para la toma de

decisiones

Clave:

MP-DGF-DE.- PAG.EGRESOS.CONC. BANC-1.4

Clientes:

Dirección General de Contabilidad Gubernamental Dirección General de Coordinación y Seguimiento de la Inversión Pública.

Proveedores:

Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones Instituciones Bancarias

Alcance: Tener los saldos contables y bancarios conciliados mensualmente


Indicadores:

Número de cuentas bancarias/Número de conciliaciones bancarias

Puntos Críticos:

Tener fallas en la Plataforma Estatal de Información, así como en Internet o módem de las Instituciones Bancarias.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Auxiliar de Conciliaciones



1 Transferir saldo final del mes anterior conforme a la hoja de trabajo y la Plataforma Estatal de Información.

Auxiliar conciliaciones Hoja de trabajo y saldo de la PEI.

2 Revisar la información en la PEI consultando saldos, movimientos del día y registrar los datos en la hoja de trabajo.

Auxiliar conciliaciones Hoja de trabajo.

3 Ingresar al portal de cada uno de los bancos a través de Internet e imprimir los estados de cuenta del mes.

Auxiliar conciliaciones Reporte bancario.

4 Adecuar los estados de cuenta en Excel, según requerimientos de la Plataforma Estatal de Información.

Auxiliar conciliaciones Archivos de texto.

5 Generar archivo de texto del estado de cuenta. Auxiliar conciliaciones Archivos de texto.

6 Importar archivo de texto a la Plataforma Estatal de Información

Auxiliar conciliaciones Archivos de texto.

7 Conciliar la información entre estado de cuenta y la PEI por medio de la transacción ZCON y ZCO1.

Auxiliar conciliaciones

8 Exportar de la PEI el reporte de la información conciliada por medio de las transacciones ZCON y ZC01.

Auxiliar conciliaciones Archivo.

9 Analizar inconsistencias de reportes (cheques y transferencias en tránsito y estado de cuenta).

Auxiliar conciliaciones Estados de cuenta bancarios y reportes en archivos.



10 Realizar carátula y anexar hojas de trabajo y estados de cuenta bancarios.

Auxiliar conciliaciones Conciliación bancaria.

11 Recabar firmas de quien elabora, revisa y V°B°. Auxiliar conciliaciones Carátula de la conciliación bancaria.

12 Entregar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, así como a la Dirección General de Coordinación y Seguimiento de la Inversión Pública, la carátula de las conciliaciones bancarias.

Auxiliar conciliaciones Oficio.

Fin





Flujograma Conciliaciones Bancarias



CONTROL Y SEGUIMIENTO

CONTROL Y SEGUIMIENTO DE RECURSOS FEDERALES

Gestión de Proyecto de Formato Único

Área responsable: DIRECCIÓN DE CONTROL Y SEGUIMIENTO



Gestión de proyecto de formato único


Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar la gestión en el Sistema del Formato Único (SFU) dentro del Portal Aplicativo de

la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (PASH), de los proyectos registrados por los recursos federales transferidos a Municipios, Dependencias y Entidades Ejecutoras del Estado, aplicables, según sea el caso, a la Dirección General Financiera de los ejercicios fiscales respectivos (Vgr. FAFEF y FIES).

Clave: MP-DGF-CYS- GESTFU-1.1

Clientes:

Unidad de Evaluación del Desempeño (UED) de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público Tesorería de la Federación (TESOFE)

Cámara de Diputados de H. Congreso de la Unión Órganos Fiscalizadores Estatales y Federales

Proveedores:

Dirección General de Presupuesto (DGP) de la SFIA Dirección General de Coordinación y Seguimiento a la Inversión Pública (DGC y SIP) de la SFIA Ejecutores del gasto de las Dependencias, Entidades y Organismos Autónomos

Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución: 20 horas

Indicadores:

100% de los proyectos validados y/o en observaciones en tiempo y forma, aplicables a la Dirección General Financiera por los ejercicios fiscales respectivos

Puntos Críticos:

Que sean proporcionados con oportunidad el total de los folios registrados para su validación en tiempo y forma. Lentitud en el sistema para accesar al portal y validar la información Bloqueo ocasional del usuario

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Director de Control y seguimiento y Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorías


Ley de Coordinación Fiscal Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Ley General de Contabilidad Gubernamental Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal que corresponda

Lineamientos para informar sobre los recursos federales transferidos a las entidades federativas, municipios y demarcaciones territoriales del Distrito Federal y de operación de los recursos del Ramo General 33 del ejercicio fiscal que corresponda


1 Acceder al portal aplicativo de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público página de internet https://www.sistemas.hacienda.gob.mx/PASH/jsps/acceso.jsp

Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias

Pantalla

2 Seleccionar el ciclo presupuestario al que se desea ingresar, señalar usuario y password autorizado por la Dirección General Financiera para acceder al PASH.


Pantalla

http://www.sistemas.hacienda.gob.mx/PASH/jsps/acceso.jsp




3 Ingresar al rubro “ Formato Único” Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias

Pantalla

4 Seleccionar Gestión de Proyectos Avance Autorización Masiva En este paso en el bloque de parámetros de consulta, se señala la Entidad, se filtra por Ramo aplicable a la DGF “33.- Aportaciones Federales para Entidades Federativas y Municipios” y/o “Subsidios”; y Programa “I012.- FAFEF” y/o “ R134 Reasignaciones Presupuestarias Ajuste del Gasto Público Gasto de Inversión” - FIES.


Pantalla

5 DECISON. Validación de Folios; aprobación del proyecto solicitado.

Directora de Control y Seguimiento

Folios capturados en el sistema de formato único

5.1 Si se aprueba en el campo de Observaciones se deberá capturar el texto “Validado” y dar clic en la opción de “Guardar”.


Folios capturados en el sistema de formato único

5.2 En caso de rechazar la información, se deberán agregar las observaciones procedentes de cada uno de los folios de proyectos correspondientes y se regresa el procedimiento a la actividad 4 para que el ejecutor atienda las observaciones.


Pantalla

6 DECISION.

Validación por parte de la Unidad de Evaluación al Desempeño de la SHCP. SI. Se cierra proceso.

NO. Iniciar el procedimiento en la actividad 3.

Directora de Control y Seguimiento/


Reporte por Entidad Federativa para la Cámara de Diputados.

Fin

Fecha de elaboración:


30/09/2016 Quinta Directora de Control y Seguimiento Director General Financiero



Flujograma Gestión de Proyecto de Formato Único



Gestión a Nivel Financiero de Formato Único

Área responsable: DIRECCIÓN DE CONTROL Y SEGUIMIENTO Descripción de procedimiento


Gestión de Nivel Financiero de Formato Único


Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar la validación en el Sistema del Formato Único (SFU) dentro del Portal Aplicativo

de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (PASH), del total de los recursos federales transferidos a Municipios, Dependencias y Entidades Ejecutoras del Estado, aplicables a la Dirección General Financiera en los ejercicios fiscales respectivos (Vgr. FAFEF y FIES).

Clave:

MP-DGF-CyS- CySRF-5.2

Clientes:

Unidad de Evaluación del Desempeño (UED) de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) Tesorería de la Federación (TESOFE) Cámara de Diputados de H. Congreso de la Unión

Proveedores:

Dirección General de Presupuesto (DGP) de la SFIA Dirección General de Coordinación y Seguimiento a la Inversión Pública (DGC y SIP) de la SFIA Ejecutores del gasto Municipios, Dependencias, Entidades y Organismos Autónomos


Indicadores:

100% de los importes validados y/o en observaciones en tiempo y forma, aplicables a la Dirección General Financiera por los ejercicios fiscales respectivos.

Puntos Críticos:

Que sean registrados el total de los importes transferidos Lentitud en el sistema para poder accesar al portal y durante la validación Bloqueo ocasional del usuario

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Directora de Control y Seguimiento y Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorías.


Ley de Coordinación Fiscal Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Ley General de Contabilidad Gubernamental Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal que corresponda

Lineamientos para informar sobre los recursos federales transferidos a las entidades federativas, municipios y demarcaciones territoriales del Distrito Federal y de operación de los recursos del Ramo General 33 para el ejercicio fiscal que corresponda


1 Acceder al portal aplicativo de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público página de internet https://www.sistemas.hacienda.gob.mx/PASH/jsps/acceso.jsp


Pantalla

2 Seleccionar el ciclo presupuestario al que se desea ingresar, señalar usuario y password autorizado por la Dirección General Financieras para acceder al PASH.


Pantalla

3 Ingresar al rubro “ Formato Único” Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias

Pantalla





4 Seleccionar Nivel Financiero Autorización Masiva En este paso en el bloque de parámetros de consulta, se señala la Entidad, se filtra por Ramo aplicable a la DGF “ 33.- Aportaciones Federales para Entidades Federativas y Municipios” y/o “Subsidios”; y Programa “I012.- FAFEF” y/o “ R134 Reasignaciones Presupuestarias Ajuste del Gasto Público Gasto de Inversión”- FIES.


Pantalla

5 DECISION. Validación de importes, aprobación de los importes solicitados.


Folio capturado en el sistema de formato único a nivel financiero

5.1 Si se aprueba en el campo de Observaciones se deberá capturar el texto “Validado” y dar clic en la opción de “Guardar”.


Folio capturado en el sistema de formato único a nivel financiero

5.2 En caso de rechazar la información, se deberán agregar las observaciones procedentes y se regresa el procedimiento a la actividad 4 para que el ejecutor atienda las observaciones.


Pantalla

6 Validación por parte de la Unidad de Evaluación al Desempeño de la SHCP. SI. Se cierra el proceso

NO. Iniciar el procedimiento en la actividad 3.



Reporte por Entidad Federativa para la Cámara de Diputados.

Fin



30/09/2016 Segunda Directora de Control y Seguimiento Director General Financiero



Flujograma Gestión de Nivel Financiero Formato Único



SISTEMA DEL PORTAL APLICATIVO DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

Alta, baja o desbloqueo de usuario




Alta, Baja y Desbloqueo de usuarios en el Sistema del Formato Único (SFU)


Sustantivo Soporte

Objetivo: Habilitar a los usuarios ejecutores del gasto de recurso federales para que tengan

acceso al Sistema del Formato Único (SFU) dentro del Portal Aplicativo de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP)

Clave:

MP-DGF-CYS-ABU- 2.1

Clientes:

Municipios

Organismos Autónomos, Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal

Proveedores:

Unidad de Evaluación al Desempeño de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público


Indicadores:

100% de los usuarios atendidos

Puntos Críticos:

Fallas en el sistema Bloqueo continuo por parte de los usuarios

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Directora de Control y Seguimiento y Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorías.

Normatividad a la que está sujeto: Lineamientos para informar sobre los recursos federales transferidos a las entidades federativas, municipios y demarcaciones territoriales del Distrito Federal y de operación de los recursos del Ramo General 33. Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal que corresponda


1 Recepción de solicitud de alta, baja o desbloqueo de usuarios por parte de los municipios, entidades y dependencias de la Administración Pública Estatal, así como de organismos autónomos.


Correo electrónico y/o Oficio

2 Verificar que la solicitud cumpla con los datos requeridos (RFC con homoclave de persona moral y/o física, nombre, correo electrónico, entidad federativa, municipio y perfil).


3 DECISION: ¿Se aprueba la solicitud?


Oficio y/o correo electrónico

3.1 SI.

Solicitar alta, baja o desbloqueo mediante correo electrónico al funcionario autorizado para realizar el trámite de la Unidad de Evaluación al Desempeño de la SHCP


Correo electrónico

3.2 NO. Regresa a la actividad 2 y se notifica mediante oficio y/o correo electrónico la causa de rechazo a la solicitud





4 Respuesta de aceptación por correo electrónico de la Unidad de Evaluación al Desempeño (Dirección de apoyo técnico) notificando el password respectivo


Correo electrónico

5 Notificar al solicitante los datos de alta, baja, o desbloqueo, con el password respectivo, según sea el caso, manifestando que este dato numérico deberá ser modificado por una contraseña alfanumérica de ocho dígitos, fácil de recordar, la cual será responsabilidad del usuario su administración. Así mismo, informar que al momento de ingresar por primera vez al PASH deberá actualizar los datos requeridos en el sistema, y cambiar cada trimestre su contraseña.




Fin



30/09/2016 Quinta Directora de Control y Seguimiento Director General Financiera



Flujograma Alta, baja o desbloqueo de usuario



AUDITORÍAS

Atención a requerimiento de información y/o documentación derivado de auditorías




Atención a requerimiento de información y/o documentación derivado de auditorías.


Sustantivo Soporte

Objetivo: Atender solicitudes de información por parte de los diferentes entes fiscalizadores a

través de la Coordinación de Seguimiento a la Fiscalización de las Dependencias y Entidades que proporcionen solventar los requerimientos aplicables a la Dirección General Financiera

Clave:

MP-DGF-CYS- REQ.AUDIT-3.1

Clientes:

Órganos Fiscalizadores Estatales y Federales Coordinación de Seguimiento a la Fiscalización Dependencias y Entidades

Proveedores:

Dirección de Egresos

Dirección de Inversiones y Operaciones Financieras

Coordinación de Deuda Pública Dirección de Control y Seguimiento

Alcance: Administración Pública Estatal en lo aplicable a la Dirección

General Financiera


Depende del plazo establecido en el requerimiento

Indicadores:

100% de los requerimientos de auditoría atendidos.

Puntos Críticos:

Que el requerimiento este mal planteado, no se claro o carezca de datos necesarios para su atención.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Directora General Financieras, Directora de Control y Seguimiento y Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorías.


Ley de Coordinación Fiscal Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Ley General de Contabilidad Gubernamental Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal que corresponda Lineamientos para informar sobre los recursos federales transferidos a las entidades federativas, municipios y demarcaciones territoriales del Distrito Federal y de operación de los recursos del Ramo General 33 del ejercicio fiscal que corresponda Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración


1 Recepción del requerimiento de información y/o documentación Director General Financiero/Director de Control y Seguimiento/ Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias

Oficio o Correo electrónico

2 Se analiza si es competencia de la Dirección General Financiera la información y/o documentación requerida

Director de Control y Seguimiento/ Jefe de Departamento de Seguimiento de Auditorias

Oficio o Correo electrónico



3 Se solicita la información y/o documentación a las direcciones de Área de la Dirección General Financiera, señalando el plazo de vencimiento del requerimiento.


Correo electrónico

4 Se recibe la información y/o documentación en copia, original o digitalizada.


Información y/o documentación en copia u original

5 Se prepara la información a entregar ya sea original, copia simple, copia certificada o en medios electrónicos.


Original, copia, copia simple o medios electrónicos.

6 Se elabora oficio de respuesta remitiendo la información y/o documentación requerida.


Oficio

7 Revisa y Firma oficio Directora General Financiera

Oficio

8 Se entrega oficio al área solicitante. adjuntando la información y/o documentación requerida.


Acuse con sello y fecha de recibido, o fecha de envío del correo electrónico.

Fin

Fecha de

actualización:


30/09/2016 Segunda Directora de Control y Seguimiento Director General Financiera



Flujograma Alta, baja o desbloqueo de usuario



ADMINISTRATIVO

RECURSOS HUMANOS

Ingreso de personal (Plaza Operativa, Libre designación, Vigencia temporal, Nivel 12 en adelante)

Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS



Ingreso de personal:

1.- Plaza Operativa, 2.- Plaza de Libre designación, 3.- Plaza Vigencia Temporal y 5.- Plaza nivel 12 en adelante


Sustantivo Soporte

Objetivo: Contratar al personal idóneo con las habilidades y capacidades necesarias para

cubrir el puesto vacante.

Clave:

MP-DGF-UAPE- ADM.REC.HUM. ING. PERS. 1.1

Clientes:

Personal Interno de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración Personal externo que esté interesado

Proveedores:

Dirección de Recursos Humanos

Alcance: Personal interno de la Secretaría de Finanzas,

Inversión y Administración, así como personal externo que esté interesado.


15 días hábiles

Indicadores:

Reporte de resultados de validación de perfil Curriculum vitae

Puntos Críticos:

Que no existan candidatos con las habilidades y capacidades necesarias para cubrir la plaza vacante

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Directora General Financiera, Jefe de Acuerdos y Proyectos Estratégicos y Jefe de Servicios Administrativos


Lineamientos para la Administración de los Recursos Humanos adscritos a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal de 2016 Reglamento de Servicio Civil de Carrera del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato


1 Revisar la descripción de puestos, Curriculum vitae Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Descripción de puestos Revisar currículum

2 Integrar la solicitud de validación de perfil, anexando la documentación comprobatoria

Jefe de Servicios Administrativos

Currículum de la bolsa de trabajo de Gobierno del Estado, copia constancia de estudios

3 Enviar la solicitud de validación de perfil por firma electrónica Jefe de Servicios Administrativos

Carpeta Zip con el curriculum vitae, constancia de estudios

4 Recepción de aceptación y/o rechazo de la solicitud a través de firma electrónica

Directora General Financiera Jefe de Servicios Administrativos

Reporte de validación de perfil



5 Integrar solicitud de cobertura según el tipo de plaza Jefe de Servicios Administrativos

Ficha de autorización Reporte de validación de perfil Oficio de solicitud

6 Enviar solicitud de cobertura de plaza por firma electrónica Jefe de Servicios Administrativos

Carpeta ZIP (Formato de autorización para ocupación de plaza, Reporte de validación de perfil, oficio de solicitud de cobertura según el tipo de plaza.

7 Recepción de oficio de autorización de cobertura de plaza en drive


Oficio de autorización

8 Requisitar el formato de movimiento a la nómina para la contratación del personal según sea el caso.


Formato de movimiento a la nómina

9 Enviar solicitud de movimiento a la nómina por firma electrónica


Oficio de solicitud Formato de movimiento a la nómina Documentación original

10 Recepción, revisión y firma de oficio y formato de movimiento a la nómina.

Directora General Financiera.

Oficio Formato de nómina

11 Entrega de oficio y formato de movimiento a la nómina a la Dirección de Recursos Humanos


Oficio, formato de nómina

Fin



30/09/2016 Quinta Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos




Flujograma Ingreso de personal (Plaza Operativa, Libre designación, Vigencia temporal, Nivel 12 en adelante)



Ingreso de personal (Nivel 5 a 11 Servicio Civil de Carrera)




Ingreso Nivel 5-11 Servicio Civil de Carrera


Sustantivo Soporte

Objetivo: Contratar al personal idóneo con las habilidades y capacidades para cubrir el

puesto vacante

Clave:

MP-DGF-UAPE- ADM.REC.HUM.SERV. CIVIL.-1.2

Clientes:

Personal Interno de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración Personal externo que esté interesado

Proveedores:


Alcance: Personal interno de la Secretaría de Finanzas,

Inversión y Administración

Personal externo que esté interesado


15 días hábiles

Indicadores:

Solicitud de convocatoria a concursar por servicio civil de carrera Formato de Requisición de personal

Evaluación: técnica, psicométrica, entrevista de validación de perfil Entrevista de selección

Puntos Críticos:

En este caso cuando se realiza convocatoria, puede declararse desierta por no contar con el mínimo de candidatos y por consecuencia se vuelve a iniciar el proceso.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Directora General Financiera, Jefe de Acuerdos y Proyectos Estratégicos, Jefe de Servicios Administrativos


Lineamientos Generales para la Administración de los Recursos Humanos Adscritos a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal para el ejercicio fiscal 2016 Reglamento de Servicio Civil de Carrera del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato


1 Revisar descripción de puesto de la plaza vacante a cubrir Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Descripción de puesto

2 Solicitar el Vo.Bo. del Secretario para la contratación Directora General Financiera

Formato de autorización

3 Enviar la descripción de puesto a la Dirección de Recursos Humanos para su validación respectiva.

Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

4 Realizar la batería de conocimientos Directora General Financiera Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos Directores de área

Oficio de solicitud.

5 Elaborar oficio de solicitud , formato de requisición y carta de confidencialidad para su entrega al área de recursos humanos e iniciar el proceso de convocatoria


Formato de requisición, carta de confidencialidad y oficio



6 Firma de oficio de solicitud Directora General Financiera

7 Una vez que el área de Recursos Humanos lleva a cabo el proceso de convocatoria, notifican mediante oficio el nombre del ganador para cubrir la plaza


Oficio

8 Llenar el formato de movimiento de nómina. Jefe de Servicios Administrativos

Formato de nómina

9 Elaboración de oficio, donde se especifica el nombre de la persona a contratar, así como el envío de la documentación soporte.


Oficio

10 Revisión de Oficio Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

11 Recepción, revisión y firma de oficio y formato de movimiento a la nómina.


Oficio y formato de movimiento a la nómina

12 Entrega de oficio y formato de movimiento a la nómina a la Dirección de Recursos Humanos


Oficio y formato de movimiento a la nómina

Fin

Fecha de elaboración/actualización






Flujograma Ingreso de personal (Nivel 5 a 11 de Servicio Civil de Carrera)



Evaluación al Desempeño Nivel 1 a 14




Evaluación al Desempeño Nivel 1-14


Sustantivo Soporte

Objetivo: Evaluar a todo el personal adscrito a la Dirección General Financiera para

estimular al personal a mejorar en el desempeño de sus funciones y así también cumplir con las metas establecidas en el Programa Operativo Anual.

Clave: MP-DGF-UAPE- ADM.REC.HUM.EVAL.DESEM.- 1.3

Clientes: Dirección General

Dirección de Inversión y Operaciones Financieras Dirección de egresos Coordinación de Deuda Pública Dirección de Control y Seguimiento Coordinación de Pagos Coordinación de Banca Electrónica Departamento de Pagos Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Proveedores: Dirección de Recursos Humanos

Alcance: Personal adscrito a la Dirección General Financiera

Tiempo aproximado de ejecución: 15 días hábiles

Indicadores:

Acuerdos de actividades y metas

Puntos Críticos:

Posibles fallas en el portal de recursos humanos.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Directora General Financiera, Directores de área, Coordinadores y Jefes de Departamento.

Normatividad a la que está sujeto: Lineamientos Generales para la Administración de los Recursos Humanos Adscritos a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal para el ejercicio fiscal 2016 Reglamento de Servicio Civil de Carrera del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato


1 Recepción de oficio donde se da a conocer el periodo de acuerdos de actividades y metas


Oficio

2 Difundir la información del oficio a Directores, Coordinadores y/ Jefes de Departamentos


3 Llevar a cabo el acuerdo de actividades cotidianas y/o metas en el sistema de evaluación al desempeño.

Directora General Financiera Directores de área

Coordinadores

Jefes de Departamento

Portal recursos humanos

4 Recepción de oficio donde se da a conocer el periodo de evaluar a todo el personal adscrito a la Dirección General.


Oficio

5 Difundir la información del oficio a Directores, Coordinadores y/ Jefes de Departamentos

Jefatura de Servicios Administrativos



6 Evaluar al personal de la Dirección General semestralmente en el sistema de evaluación al desempeño.


Direcciones de área Coordinaciones

Jefaturas de Departamento

Portal recursos humanos

7 Imprimir constancias de evaluación semestral y recabar firmas.


Constancias

8 Integrar las constancias a carpeta de la Dirección General Financiera


Carpeta integrada

Fin

Fecha de elaboración/actualización


30/09/2016 Cuarta Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos




Flujograma Evaluación al Desempeño



AFECTACIÓN PRESUPUESTAL

Solicitud de recalendarización y anticipación de recursos




Solicitud de recalendarización y anticipación de recursos


Sustantivo Soporte

Objetivo: Analizar el presupuesto asignado a la Dirección General para cubrir las

necesidades que se requieren.

Clave:

MP-DGF-UAPE- ADM.APLIC. PRES.REC Y ANTIC. 2.1

Clientes:

Dirección General Administrativa Dirección de Aplicación Presupuestal

Proveedores:


Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución:

2 días hábiles

Indicadores:

Estado de Situación Presupuestal

Puntos Críticos:

Que no exista recurso en la partida para poder solventar los gastos a realizar.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables: Directora General Financiera, Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos, Jefe de Servicios Administrativos


Lineamientos de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal de 2016


1 Recepción por correo electrónico del Estado de Situación Presupuestal e interface del mes respectivo



2 Analizar detalladamente el presupuesto para posible modificación.


3 ¿Se requiere modificación al gasto?

SÍ: Sigue el paso 4

No: Se archiva el formato de interface


4 Llenado de los formatos y justificaciones correspondientes a la recalendarización y anticipo de recursos


Formatos de recalendarización y anticipación de recursos

5 Se elabora oficio de respuesta para su firma Jefe Servicios Administrativos



6 Revisión de formatos, justificaciones y oficio de respuesta Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Oficio de respuesta

7 Firma de oficio Directora General Financiera

8 Envío de oficio de respuesta Jefe de Servicios Administrativos

Fin







Flujograma Solicitud de Recalendarización y Anticipación de Recursos



Solicitud de Traspasos Presupuestales




Solicitud de Traspasos Presupuestales


Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar la modificación al gasto mediante traspasos presupuestales para cubrir

las necesidades imprevistas del área.

Clave: MP-DGF-UAPE- ADM.APLIC. PRES.TRASP.REC. 2.2

Clientes:


Proveedores:

Dirección General Administrativa Dirección de Aplicación presupuestal

Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución: 2 días hábiles

Indicadores:

Estado de Situación Presupuestal

Puntos Críticos:

Que no exista recurso en la partida que se requiera hacer alguna modificación presupuestal. Que se requiera un traspaso presupuestal fuera de las fechas establecidas

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsables Jefe de Acuerdos y Proyectos Estratégicos y Jefe de Servicios Administrativos.

Normatividad a la que está sujeto: Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal de 2016


1 Analizar cada una de las partidas que conforman el Estado de situación presupuestal asignado



2 ¿Se requiere traspaso presupuestal?

Si: Sigue el paso 4

No: termina el procedimiento



3 Llenado de los formatos y justificaciones correspondientes al traspaso presupuestal.


Formatos de traspaso

4 Se elabora oficio de respuesta para su firma Jefe de Servicios Administrativos

5 Revisión de formatos, justificaciones y oficio de respuesta Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Oficio de respuesta

6 Firma de oficio Directora General Financiera

Oficio de respuesta y anexos.



7 Envío de oficio de respuesta al área correspondiente Jefe de Servicios Administrativos

Oficio de respuesta y anexos.

Fin







Flujograma Solicitud de Traspasos Presupuestales



Elaboración de Pagos a terceros




Elaboración de pagos a terceros

Tipo de procedimiento Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar el trámite para pago a los proveedores por el servicio prestado a ésta

Dirección General.

Clave:

MP-DGF-UAPE- ADM.APLIC. PRES.ELAB PT.2.3

Clientes:


Proveedores:

Web Automotriz Ford

Servicio Caudillo Infoselective

Proveedor Integral de Precios Agencias Calificadoras Demologística

Alcance: Es aplicable a la Dirección General Financiera Tiempo aproximado de ejecución:

5 días hábiles

Indicadores: Solicitudes de servicios atendidas

Puntos Críticos: Que los datos de nombre, R.F.C, fecha o importe estén incorrectos

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Servicios Administrativos, Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos.


Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el ejercicio fiscal de 2016


1 Solicitar al proveedor la factura Jefe de Servicios Administrativos

Archivos electrónicos

2 Revisar que los datos como el nombre, R.F.C., fecha, importe, estén correctos


3 Pegar factura en una hoja, anotando la partida a afectar código programático y la justificación respectiva.


4 Llenado del formato de pagos a terceros Jefe de Servicios Administrativos

Formato Pago a Terceros

5 Recepción, revisión y recabar firma del formato de Pago a Terceros



6 Firma del Formato de Pago a Terceros Directora General Financiera


7 Entrega de formato a la DGA FIN DEL PROCEDIMIENTO









Flujograma Elaboración de Pago a Terceros



Elaboración de Gastos de Operación




Elaboración de Gastos de Operación


Sustantivo Soporte

Objetivo: Realizar la comprobación de los diversos gastos realizados por el personal

adscrito a la Dirección General Financiera, derivado del ejercicio de sus funciones

Clave:

MP-DGF-UAPE- ADM.APLIC. PRES.ELAB GO.2.4

Clientes:

Personal adscrito a la Dirección General Financiera

Proveedores:

Dirección General Financiera Dirección de Aplicación Presupuestal


Indicadores:

Comprobantes (facturas) pagadas

Puntos Críticos:

Que los datos de nombre, R.F.C, fecha o importe estén incorrectos Que la factura sea electrónica y que no llegue al sistema del PEI, por tener alguna inconsistencia.



Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el ejercicio fiscal de 2016


1 Recepción de los comprobantes de gastos correspondientes a viáticos, pasajes, gastos de oficina, alimentación de personas, entre otros


Tickets, comprobantes de: gastos de oficina, estacionamiento, casetas.

2 Revisar que los comprobantes impresos y comprobantes fiscales digitales cuenten con los datos correctos y los requisitos fiscales.


3 Cumplen:

Si: Comprobantes impresos se anexan al formato de GO Comprobantes de CFD, se verifica Id y archivo xml y se indexan

No: Se devuelven al Proveedor para su corrección


Comprobantes de gastos

4 Llenado del formato de Gastos de Operación Jefe de Servicios Administrativos

Formato de Gastos de Operación

5 Revisión del Llenado del formato con los datos respectivos. Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos




6 Envío del formato para su firma a la Directora General Financiera.



7 Recepción, revisión y firma del formato Directora General Financiera


Fin







Flujograma Elaboración de Gastos de Operación



SERVICIOS GENERALES

Solicitud de compras partidas liberadas




Solicitudes de compras partidas liberadas


Sustantivo Soporte

Objetivo: Adquirir los bienes que se requieren en la Dirección General Financiera para su

funcionamiento y Operatividad

Clave:

MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.COM.LIB.3.1

Clientes:

Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Dirección General Administrativa

Proveedores:

Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Dirección General Administrativa PC. Mac del bajío Demo logística Papelería Comput Arte


Indicadores: Solicitudes de compra requisitadas

Puntos Críticos: Que los artículos tengan un costo mayor al

presupuestado.


Normatividad a la que está sujeto: Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades 2016.


1 Realizar la requisición de material que se tiene que solicitar. Jefe de Servicios Administrativos

2 Informar al Jefe inmediato el material a adquirir Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Formato de solicitudes de compras

3 ¿Está de acuerdo?

Si: Se captura el material en el sistema SID

No: Se realiza nuevamente la requisición


Anexo 4 Formato de Investigación de mercado.

4 Se recibe correo electrónico en el cual se notifica la aceptación o rechazo de la solicitud de compra Aceptada: Esperar realizar dictamen técnico Rechazada: Verificar el motivo del rechazo


5 Realizar dictamen técnico Jefe de Servicios Administrativos

Dictamen técnico

6 Firma de dictamen técnico Directora General Financiera

Dictamen técnico

7 Entregar dictamen técnico a la Dirección General Administrativa


Dictamen técnico

Fin



30/09/2016 Quinta Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Directora General Financiera



Flujograma Solicitud de compras partidas liberadas



Solicitud de compras para captura en la Plataforma Estatal de Información (PEI)

Área responsable: UNIDAD DE ACUERDOS Y PROYECTOS ESTRATEGICOS Descripción de procedimiento


Solicitudes de compras para captura en la plataforma estatal de información PEI


Sustantivo Soporte

Objetivo: Adquirir los bienes que se requieren en la Dirección General Financiera para su

funcionamiento y operatividad

Clave:

MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.COM.PEI.3.2

Clientes:

Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Dirección General Administrativa

Proveedores:

Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Dirección General Administrativa PC. Mac del bajío Demologística Papelería Comput Arte


Indicadores:

Solicitudes capturadas en el sistema de la Plataforma Estatal de Información

Puntos Críticos:

Problemas en la Plataforma Estatal de Información al momento de capturar Que no sea liberada la solicitud de compra por parte del área de adquisiciones



Lineamientos para la Operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias y Entidades 2016. Lineamientos de Tecnologías de la información y Comunicaciones de la Administración Pública Estatal


1 Realizar la requisición de material que se tiene que solicitar correspondiente a consumibles, hojas membretadas, licencias de software entre otros


2 Informar al jefe inmediato el material a adquirir Jefe de Servicios Administrativos

3 ¿Está de acuerdo?

Si: sigue paso 4

No: Se realiza nuevamente la requisición


4 Verificar en el catálogo de materiales el código de identificación del material a solicitar.


5 Si se encuentra en el catálogo sigue el paso 6

No se encuentra en el catálogo: Llenar formato de solicitud de alta de material


6 Realizar la captura en el Sistema Integral de Hacienda Pública




7 Imprimir solicitudes de pedido Jefe de Servicios Administrativos

Solicitud de pedido, Anexo 4 Formato de Investigación de mercado.

8 Revisión y recabar firmas de las solicitudes Jefe Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Solicitud de pedido

9 Firma de solicitudes Directora General Financiera

10 Entrega de solicitudes al área respectiva Jefe de Servicios Administrativos

Fin







Flujograma Solicitud de compras para captura en la PEI



Solicitud de mantenimiento vehicular




Solicitud de mantenimiento vehicular mayor


Sustantivo Soporte

Objetivo: Mantener en óptimas condiciones los vehículos oficiales para su

funcionamiento

Clave:

MP-DGF-UAPE-ADM.SERV. GRALES.SOL.MANT.VEH..3.3

Clientes:

Usuarios de vehículos oficiales del personal de la Dirección General

Proveedores:

Usuarios de vehículos oficiales del personal de la Dirección General Dirección General Administrativa


Indicadores:

Solicitudes autorizadas

Puntos Críticos:

Que no sea autorizada la solicitud del servicio

Retraso de elaboración de contratos y por consecuencia no se realice el servicio que éste se requiere.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos y Auxiliar Administrativo



1 Llenado de solicitud de servicio por parte del usuario del vehículo

Directora General Financiera Directora de Egresos Directora de Control y Seguimiento Directora de Inversiones y Operaciones Financieras Director de Deuda Pública Coordinador de Pagos Auxiliar Administrativo

Solicitud sistema control interno

2 Registrar y liberar solicitud en el sistema PEI según sea el caso para su validación por parte del área de servicios básicos de la Dirección General Administrativa

Auxiliar Administrativo

3 Procede:

Si: continua con el paso 4

No: Validar precios de referencia


4 Imprimir solicitud autorizada Auxiliar Administrativo Solicitud

5 Recepción, revisión y recabar firma de solicitud. Jefe de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

Solicitud de mantenimiento y cotización



6 Recepción, revisión y firma de solicitud Directora General Financiera

Solicitud de mantenimiento y cotización

7 Entrega de la solicitud a la Dirección General Administrativa para la elaboración de contratos u oficio de respuesta según sea el caso


Contratos u oficio de liberación de recurso

8 Llevar vehículo a servicio con proveedor asignado Auxiliar Administrativo

9 Recibir vehículo y firmar formato de entrega de servicio a proveedor


Fin







Flujograma Solicitud de mantenimiento vehicular



Baja de bienes




Baja de bienes


Sustantivo Soporte

Objetivo: Entregar los bienes que ya no se utilizan a la Dirección de Control Patrimonial,

para mantener actualizado el inventario de la Dirección General Financiera

Clave:

MP-DGF-UAPE- ADM.INVENT.BAJA BIENES 4.2

Clientes:

Personal adscrito a la Dirección General Financiera

Proveedores:

Dirección General Administrativa Dirección de Control Patrimonial


Indicadores:

Formato de baja debidamente requisitado

Puntos Críticos:

Que los bienes a dar de baja que sean de capítulo 5000 no cuenten con el número de activo que le corresponde, por lo que es necesario realizar el trámite respectivo teniendo como consecuencia atraso en el proceso de baja.

Atribución de las personas involucradas en el procedimiento: Responsable Jefe de Informática y Jefe de Servicios

Normatividad a la que está sujeto: Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal de 2016


1 Verificar los bienes que por sus características ya no son útiles en la Dirección General Financiera

Jefe de Informática

2 Realizar dictamen técnico de los bienes informáticos Jefe de Informática

3 Dar de baja en el SID Jefe de Servicios Administrativos

Formato de baja

4 Completar la información de los bienes en el formato de baja en caso de que en el sistema no exista.


5 Elaboración de oficio para la entrega de los bienes Jefe de Servicios Administrativos

Oficio

6 Envío de oficio, formato y dictamen por firma electrónica Jefe de Servicios Administrativos

Formato, dictamen y oficio

7 Procede: Si continúa el paso 8 No: Verificar motivo de rechazo

8 Entregar los bienes de acuerdo a la fecha proporcionada por el área de Control Patrimonial de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales


Jefe de Informática Jefe de Servicios Administrativos

Formato y oficios







Flujograma Baja de Bienes



HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Documento que se actualiza: Solicitud de mantenimiento vehicular mayor

Código del documento que se actualiza: MP-DGF-UAPE-ADM.SERV.GRALES.SOL.MANT. VEH.3.3.

Fecha de actualización: Septiembre 2016.

No. de emisión: Quinta

Descripción del cambio: Actualización del procedimiento y flujograma por modificación del proceso por parte de la Dirección General Administrativa.



Nombre de los responsables Puesto Firma

C.P. Belén del Rocío Espinoza Aguirre


C.P. Jilda García Ríos

Directora de Egresos

LAP. Luis Daniel Flores Ibarra

Coordinador de Deuda Pública

C.P. Hortencia Ivett Castañeda Araujo


C.P. Sara Margarita Velázquez Morales


C.P. Mary Carmen Morin Ortiz

Unidad de Acuerdos y Proyectos Estratégicos

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