SECRETARIA EJECUTIVA DE LA INSTANCIA COORDINADORA DE LA...

GUATEMALA, MAYO DE 2017

SECRETARIA EJECUTIVA DE LA INSTANCIA COORDINADORA DE LAMODERNIZACION DE SECTOR JUSTICIA

AUDITORIA INTERNACUA No.: 65316

AUDITORIA FINANCIERAEvaluación de estados financieros correspondientes al

período 2016.DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

INDICE ANTECEDENTES 1

OBJETIVOS 3

GENERALES 3

ESPECIFICOS 3

ALCANCE 4

INFORMACION EXAMINADA 5

NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 10

COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOSY RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

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DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LAENTIDAD AUDITADA

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COMISION DE AUDITORIA 17

ANEXOS 18

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AUDITORIA FINANCIERA - CUA 65316 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

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ANTECEDENTES El Decreto 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica delPresupuesto según considerando, es la normativa que debe regular, entre otros,los procesos de formulación, ejecución y liquidación del Presupuesto General deIngresos y Egresos del Estado, así como lo relativo a la deuda pública, las formasde comprobar los gastos y de recaudación de los ingresos públicos. Esta regulación establece en el “ElARTICULO 48. El sistema de contabilidadsistema de contabilidad integrada gubernamental lo constituyen el conjunto deprincipios, órganos, normas y procedimientos que permitan el registro de loshechos que tienen efectos presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondosinherentes a las operaciones del Estado, con el objeto de satisfacer lasnecesidades de información destinadas a apoyar el proceso de toma dedecisiones de la administración y el ejercicio del control, así como informar aterceros y a la comunidad sobre la marcha de la gestión pública.” ARTÍCULO 50. Análisis financieros… “Las entidades descentralizadas yautónomas deberán presentar al Ministerio de Finanzas Públicas los estadosfinancieros anuales, dentro de los primeros dos (2) meses del siguiente ejerciciofiscal.” ARTICULO 53. Bis. Informes sobre la Utilización de Recursos Provenientesde la Cooperación Externa, Reembolsable y No Reembolsable.“Los titulares de las Entidades de la Administración Central, Descentralizadas,Autónomas y Empresas Públicas, encargadas de la ejecución de los programas oproyectos que se financian con recursos provenientes de convenios decooperación externa reembolsable y no reembolsable (préstamos y donaciones),en los cuales la República de Guatemala figura como deudora, garante obeneficiaria, deberán remitir informes sobre el avance de la ejecución física yfinanciera. Para préstamos en forma mensual, durante los primeros diez (10) díashábiles de cada mes a la Dirección de Crédito Público del Ministerio de FinanzasPúblicas y a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia. Paradonaciones en forma bimestral, durante los primeros diez (10) días hábiles pasadoel bimestre y también se enviará copia al Ministerio de Relaciones Exteriores…” El Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 Reglamento de la Ley Orgánica delPresupuesto, estipula en el artículo 46. LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA. “ Las entidades descentralizadas y autónomas… deberán presentar a la Direcciónde Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, la liquidación desus respectivos presupuestos y los estados financieros correspondientes…”

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“ARTÍCULO 50. LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO Y CIERRE CONTABLE. Laliquidación del Presupuesto General de Ingreso y Egresos del Estado y el CierreContable de cada ejercicio fiscal que… contendrá como mínimo:

a) Balance General del Estado;b) Estado de Resultados;c) Otros Estados Financieros que se consideren convenientes; y,d) Estados de ejecución presupuestaria.”

“ARTÍCULO 51. ESTADOS FINANCIEROS Y OTROS INFORMES. Deconformidad con el Artículo 50 de la Ley, para efectos de consolidación financieradel Sector Público de Guatemala, los Organismos del Estados, las entidadesdescentralizadas y autónomas, deben remitir a la Dirección de Contabilidad delEstado, la información siguiente:

a) Los Estados Financieros y demás cuadros anexos que se formulen con motivode cierre del ejercicio contable anterior; y

b) Otros informes y documentos que la Dirección de Contabilidad del Estado lesrequiera.” El Decreto Número 14-2015, Ley del Presupuesto General de Ingresos yEgresos del Estado para el ejercicio fiscal dos mil dieciséis, establece en el Artículo 11. Informe de ejecución presupuestaria al Congreso de la República

El informe analítico de la ejecución presupuestaria… seráde Guatemala. “remitido al Congreso de la República de Guatemala cada cuatro (4) meses, en unplazo que no exceda de veinte (20) días después de finalizado dicho período, porconducto del Ministerio de Finanzas Públicas. El último informe del ejercicio fiscal corresponderá a la liquidación del presupuestoanual, contemplada en el artículo 241 de la Constitución Política de la Repúblicade Guatemala. Los otros organismos del Estado, Entidades Descentralizadas y Autónomas,procederán de la misma manera. Copia de los informes mencionados, deberán sertrasladados a la Dirección de Contabilidad del Estado y a la Contraloría Generalde Cuentas.” Para el año 2016, a la Secretaría Ejecutiva de la Instancia Coordinadora de laModernización del Sector Justicia le fue asignado un presupuesto de Q35,373,205.00, los cuales fueron integrados con Ingresos Corrientes, fuente 11;Préstamos Externos, fuente 52; y Donaciones Externas, fuente 61, para cubrir losdesembolsos efectuados para funcionamiento de la Secretaría, Programa deApoyo a la Seguridad y a la Justicia, Coordinación de la Unidad Ejecutora BID y

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Fortalecimiento de los Mecanismos de Protección de las Mujeres Víctimas deViolencia, del cual se devengó Q. 24,318,147.19, equivalente al 68.75% delpresupuesto. De acuerdo con el Manual de Contabilidad Integrada Gubernamental, losestados financieros que incluye son el “Balance General” y el “Estado deResultados”, definidos en función de las necesidades de información, de quienestienen la responsabilidad de dirigir, o de aquellos que tienen por función el controly la evaluación de la gestión pública. Así como las Notas a los Estados financierosque revelan la situación financiera y patrimonial de ese mismo período. El Estado de Resultados, muestra como resultado una utilidad del ejercicio de Q 11,899,098.92, entre los ingresos corrientes (transferencias y donacionescorrientes recibidas) y los gastos corrientes (gastos de consumo e intereses,comisiones y otras rentas de la propiedad). El Balance General al 31 de diciembre de 2016, refleja sumas iguales en el activoy pasivo-patrimonio de Q 28,412,074.51, el cual lleva inmersa la utilidad delejercicio 2016. OBJETIVOS GENERALES Desarrollar la auditoría de conformidad con las Normas de Auditoría del SectorGubernamental, para expresar opinión sobre los Estados Financieros yPresupuestarios de la Secretaría Ejecutiva de la ICMSJ, financiados con recursosdel Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, a través de IngresosCorrientes, Préstamos Externos y Donaciones Externas. ESPECIFICOS Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales que regulan el procesofinanciero y presupuestario, utilizando el momento del devengado de lastransacciones como base contable. Identificar si la utilización de los recursos públicos en el cumplimiento de losprogramas y proyectos, se realizó bajo los principios de legalidad, economía,eficiencia, eficacia, calidad, transparencia, equidad y publicidad. Apoyar con la información de resultados a las autoridades superiores yresponsables del área auditada, proponiendo alternativas a la administración que

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coadyuven al fortalecimiento del control interno institucional. ALCANCE Se verificó el registro de las operaciones y el procesamiento de la información delas transacciones que se realizaron durante el proceso de ejecución financiera ypresupuestal en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-, para determinarel grado de eficacia y eficiencia en la ejecución durante el período del 1 de eneroal 31 de diciembre de 2016. Se solicitó a la Coordinación Financiera el apoyo con proporcionar los EstadosFinancieros: Estado de Resultados correspondiente al período del 1 de enero al 31de diciembre de 2016, Balance General al 31 de diciembre de 2016 y notas a losEstados Financieros, así como el Informe de Gestión y Rendición de Cuentas quecontiene los resultados económicos y financieros de la Secretaría Ejecutiva. Se generó del Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-, reportes del libromayor de los rubros, con la finalidad de verificar los movimientos de las cuentascuyos montos fueran elevados dentro de los Estados Financieros. Se requirió el Informe de inventarios a nivel institucional por Cuenta Corriente eInforme pormenorizado por cuenta contable del año 2016, así como el acumulado. Se efectuó verificación física por muestreo, de las compras de equipo realizadaspor la Secretaría Ejecutiva durante el ejercicio fiscal 2016. Se realizó el seguimiento de las recomendaciones del informe elaborado en el año2016. Lo anterior se realizó atendiendo a lo establecido en Normas de Auditoría delSector Gubernamental, aprobadas con el Acuerdo No. A-57-2006 de la ContraloríaGeneral de Cuentas, que en el numeral 3.10 establece: “…el proceso de Auditoríade conformidad con las presentes normas, no está orientado al descubrimiento deactos ilícitos e irregulares, excepto en los casos que la práctica de dichasauditorías corresponda a denuncias o investigación de dichos actos. El descubrimiento posterior de tales actos ocurridos durante el período que hayasido objeto de la auditoría, tampoco significará, necesariamente, que eldesempeño del auditor fue inadecuado, a condición de que la auditoría se hayaefectuado de acuerdo con las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental”.

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INFORMACION EXAMINADA ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA DEL ESTADO DE RESULTADOS El Estado de Resultados de la Secretaría Ejecutiva, refleja el movimiento de lascuentas transitorias de ingresos que suman Q 35,468,910.90 y egresos por Q23,569,812.08, que dan como resultado una ganancia en el ejercicio de Q11,899,098.82, como se presenta a continuación:

Cuadro 1ESTADO DE RESULTADOS

Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2016Cifras en Quetzales

CUENTA DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA SUBTOTAL TOTAL 5000 INGRESOS 35,468,910.90

5100 INGRESOS CORRIENTES 35,468,910.90

5170 TRANSFERENCIAS CORRIENTES RECIBIDAS 20,337,816.05

5172 Transferencias Corrientes del Sector Público 20,337,816.05

5180 DONACIONES CORRIENTES RECIBIDAS 15,131,094.85

5181 Donaciones Externas 6,946,081.70

5182 Donaciones en Especie 8,185,013.15

(-) 6000 GASTOS 23,569,812.08

6100 GASTOS CORRIENTES 23,569,812.08

6110 GASTOS DE CONSUMO 21,836,870.71

6111 Remuneraciones 11,956,524.73

6112 Bienes y Servicios 8,781,762.49

6113 Depreciación y Amortización 1,098,583.49

6120 INTERESES, COMISIONES Y OTRAS RENTAS DE LAPROPIEDAD

1,732,941.37

6123 Derechos sobre Bienes Intangibles 924,822.20

6124 Otros Alquileres 808,119.17

RESULTADO DEL EJERCICIO 11,899,098.82

A) Integración de los Ingresos Los Ingresos Corrientes de la Secretaría Ejecutiva de la ICMSJ y los Programas,están integrados por transferencias corrientes del Sector Público, de la formasiguiente: Secretaría Ejecutiva con fuente 11 Ingresos Corrientes, le fueronasignados por Aportes de la Administración Central un monto de Q 8,550,000.13 yen concepto de contrapartida nacional para el Programa Sejust Q 5,828,268.00,para un total de Q 14,378,268.13. En Fuente 52 Préstamos Externos, el rubro fue de Q 5,929,547.92, para elPréstamo BID-1905.

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Por Donaciones Externas, Fuente 61, se registró la donación de CooperaciónEspañola (AECID), por Q 3,957,253.58 y de Unión Europea, la aportación fue deQ. 2,988,828.12, que suman Q 6,946,081.70. Dentro del Estado de Resultados “Donaciones en Especie”, se refleja un monto deQ 8,185,013.15 y en el Balance General como “Construcciones en Proceso porDonaciones en Especie”, constituido por los siguientes desembolsos:

Pago de prefinanciación del 10% (Q 2,156,899.31) y 20% (Q 4,142,890.64)de desembolso para la construcción de 2 juzgados y 5 talleres en 4 centrosde detención juvenil de la Secretaría de Bienestar Social.

Así como un 10% (648,037.40) y 20% de prefinanciación (Q 1,237,185.80)de desembolso efectuado para la construcción de un módulo residencialpara albergar a madres con niños en el Centro de Orientación Femenino yconstrucción de espacios para defensores públicos en el Centro deDetención Preventiva de la zona 18, ambos de la Dirección General delSistema Penitenciario.

Los ingresos se describen en el siguiente cuadro:

Cuadro 2INGRESOS CORRIENTES


Cuenta Descripción SEICMSJ PROGRAMA

SEJUSTPRÉSTAMO

BIDAECID TOTAL

Proyecto ReducciónMuertes

Violentas deMujeres,Sololá II

Fortalecimiento

de losmecanismos deProtección delas Mujeres

5172 TransferenciasCorrientes delSector Público

8,550,000.13 5,828,268.00 5,959,547.92 20,337,816.05

5181 DonacionesExternas

2,988,828.12 3,198,541.58 758,712.00 6,946,081.70

5182 Donaciones enEspecie

8,185,013.15 8,185,013.15

TOTAL 8,550,000.13 17,002,109.27 5,959,547.92 3,198,541.58 758,712.00 35,468,910.90

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B) Integración de los Egresos Los gastos presentados en el Estado de Resultados, están conciliados con laejecución presupuestaria de los grupos: 0 Servicios Personales, 1 Servicios NoPersonales, 2 Materiales y Suministros y 4 Transferencias Corrientes.

Cuadro 3EGRESOS CORRIENTES


Cuenta Descripción SEICMSJ PRÉSTAMO BID PROGRAMA SEJUST

AECID TOTAL

6111 Remuneraciones 5,648,174.71 1,178,400.00 2,734,485.18 2,395,464.84 11,956,524.73

6112 Bienes y servicios 1,603,103.51 2,804,888.51

4,031,562.08

342,208.39

8,781,762.49

6113 Depreciación yAmortización

1,098,583.49 1,098,583.49

6123 Derechos sobreintangibles

6,902.70 917,919.50

924,822.20

6124 Otros alquileres 424,420.32 65,672.14 275,276.71 42,750.00 808,119.17

TOTAL 8,781,184.73 4,966,880.15 7,041,323.97 2,780,423.23 23,569,812.08

En cuanto a desembolsos de nóminas y pago de prestaciones, la SecretaríaEjecutiva representa el 47% del total erogado por el concepto de remuneraciones. Con respecto a bienes y servicios, el Programa Sejust ejecutó el 46% de los Q8,781,762.49 por este concepto. Atendiendo las recomendaciones de la Delegación de la Contraloría General deCuentas, para el ejercicio fiscal 2016, se efectuó el primer registro dedepreciaciones a los equipos registrados en el libro de inventarios al año 2015 ylas compras efectuadas por la Secretaría Ejecutiva durante el año auditado. Por concepto de alquileres, se incluye la renta de inmuebles para oficinas yparqueo, adicionalmente se efectuó renta de vehículos para cumplir con lasmovilizaciones programadas.

C) Conciliación del Estado de Resultados y la Ejecución Presupuestaria Los saldos de egresos reflejados en el Estado de Resultados están conciliados

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con la ejecución presupuestaria por grupos de gasto, como se muestra en elcuadro siguiente:

Cuadro 4EGRESOS CORRIENTES


Descripción Total

Estado de resultados cuenta contable 6000 23,569,812.08( - ) Gastos Contables sin afectación presupuestaria, Cuenta 6113 Depreciación y Amortización 1,098,583.49Sub-Total 22,471,228.59Renglones del 311 al 381, no proyecto 1,846,918.60

Total 24,318,147.19

Devengado 24,318,147.19Diferencia 0.00

ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA DEL BALANCE GENERAL El objetivo del Balance General es revelar con total certeza, la estructurapatrimonial de los agentes económicos de la actividad administrativa y financierade la Secretaría Ejecutiva, constituido por el activo, pasivo y el patrimonio neto. Al cierre fiscal del año 2016, este estado financiero reflejó la distribución siguiente:

Cuadro 5BALANCE GENERAL

Al 31 de diciembre de 2016Cifras en Quetzales

ACTIVO

CUENTA DESCRIPCIÓN PARCIAL SUBTOTAL TOTAL1000 ACTIVO 1100 ACTIVO CORRIENTE (CIRCULANTE) 1110 ACTIVO DISPONIBLE 1112 Bancos 2,836,050.13 Total Activo Disponible 2,836,050.13 Total Activo Corriente (Circulante) 2,836,050.13

1200 ACTIVO NO CORRIENTE (LARGO PLAZO) 1230 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO (NETO) 1232 Maquinaria y Equipo 17,649,433.28 1234 Construcciones en Proceso 8,185,013.15 1237 Otros Activos Fijos 747,383.88 2271 Depreciaciones Acumuladas - 1,098,583.49 Total Propiedad, Planta y Equipo (Neto) 25,483,246.82

1240 ACTIVO INTANGIBLE 1241 Activo Intangible Bruto 71,708.22 Total Activo Intangible 71,708.22

1250 ACTIVO DIFERIDO A LARGO PLAZO 1251 Activo Diferido a Largo Plazo 21,069.34 Total Activo Diferido a Largo Plazo 21,069.34 Total Activo No Corriente (Largo Plazo) 25,576,024.38

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SUMA ACTIVO 28,412,074.51PASIVO Y PATRIMONIO

2000 PASIVO 2100 PASIVO CORRIENTE 2110 CUENTAS A PAGAR A CORTO PLAZO 2113 Gastos del Personal a Pagar 104,756.07 2116 Otras Cuentas a Pagar a Corto Plazo 124.86 Total de Cuentas a Pagar a Corto Plazo 104,880.93 Total Pasivo Corriente 104,880.93 Total Pasivo 104,880.93

3000 PATRIMONIO 3100 PATRIMONIO NETO 3120 PATRIMONIO DE LA HACIENDA 3122 Acumulados de los Ejercicios Anteriores 16,408,094.76 3122 Resultado del Ejercicio 11,899,098.82 Total Patrimonio de la Hacienda 28,307,193.58 Total Patrimonio Neto 28,307,193.58 Total Patrimonio 28,307,193.58 SUMA PASIVO Y PATRIMONIO 28,412,074.51

En las cuentas de Activo, se revisó que el saldo de bancos al 31 de diciembre de2016 (Q 2,731,294.06) y que no correspondían a obligaciones pendientes de pago(Q 104,756.07), fueron reintegrados a Tesorería Nacional por medio de los Notasde Débito, cuyas copias fueron enviadas a Contabilidad del Estado, con oficios dereferencia SEICMSJ-UDAF-002 y 003-2017.

Además, se consideró relevante evaluar el rubro Activo No Corriente a LargoPlazo (Maquinaria y Equipo, Otros Activos Fijos y Activo Intangible Bruto), ya querepresentan el 65% del Activo en el Balance General, siendo importante cotejar losregistros del mayor, el libro de inventarios y el auxiliar de Inventarios del SICOIN. El libro de inventarios contiene históricamente registros desde el año 1999 hasta elaño 2016, con un saldo al 31 de diciembre de 2016 conciliado con el BalanceGeneral, sin embargo, se determinó diferencias significativas con el Auxiliar deInventarios del SICOIN, por Q 12,311,437.63, no registrados, los cuales fueroninformados a las unidades ejecutoras para efectuar los movimientos en el Sistema,si correspondieren, para desvanecer la diferencia. Se solicitó copia del Informe de inventarios a nivel institucional pormenorizado porcuenta contable del Activo Fijo, el cual se presentó con oficio de referenciaSEICMSJ/INV/07/2017/Ev, a la Dirección de Contabilidad del Estado, encumplimiento a la Circular 3-57 “Rendición de Inventarios Oficinas Públicas”, el 16de enero de 2017. En el Balance General se refleja un monto de Q 8,185,013.15 como“Construcciones en Proceso por Donaciones en Especie”, que corresponden a laprefinanciación de los contratos DCI-ALA/2014/347-641 y DCI-ALA/2014/347-642.

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En el Pasivo Corriente, quedó registrada la provisión para pagos de retencionesy/o deducciones pendientes de devengar en la cuenta de “Gastos del Personal aPagar”, por un total de Q 104,756.07 al cierre del ejercicio y los que fueronefectivos en enero de 2017 y en “Otras Cuentas a Pagar a Corto Plazo”, la nota decrédito de intereses percibidos de la cuenta bancaria del Banco de DesarrolloRural No. 344529754-1, a nombre de la Secretaría Ejecutiva de la ICMSJ por Q124.86. La integración se describe en el siguiente cuadro:

Cuadro 6INTEGRACIÓN DE GASTOS DE PERSONAL A PAGAR / PASIVO

Al 31 de diciembre de 2016Cifras en Quetzales

DESCRIPCIÓN SEICMSJ AECID BID TOTALIMPUESTO SOBRE LA RENTA -ISR-

Total ISR 20,417.32 46,649.91 67,067.23FIANZA

Total Fianza 3,068.02 3,068.02 CENTRO RECREATIVO

Total Centro Recreativo 8,341.12 8,341.12IMPUESTO AL VALOR AGREGADO -IVA-

Total IVA 12,914.12 8,715.58 4,650.00 26,279.70Total retenciones y/o deducciones 44,740.58 8,715.58 51,299.91 104,756.07

En el Patrimonio, se registró el “Resultado del Ejercicio” con el valor de Q11,899,098.82 y que constituye la diferencia entre los ingresos y egresos delejercicio fiscal 2016. Y la cuenta de “Resultado Acumulado de los Ejercicios Anteriores”, cuyo saldo al31 de diciembre de 2015 ascendía a Q 21,606,472.98, tuvo una disminución de Q5,198,378.22, por la devolución de saldos de recursos de Cooperación Externareembolsables y no reembolsables del ejercicio fiscal 2015, que fueron efectuadosel 14 de enero de 2016, de conformidad con el artículo 38 de la Ley Orgánica delPresupuesto y sus reformas, según oficios de referencia SEICMSJ-UDAF-004 y005-2016. NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA Como procedimientos de evaluación, Auditoría Interna efectuó la revisión de lascuentas de Mayor 1232 Maquinaria y Equipo; 1237 Otros Activos Fijos y 1241

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Activo Intangible Bruto, por considerar que dentro de este rubro están contenidaslas cuentas que representan dentro del Balance General el 65% de la suma delActivo. Es importante destacar que los Libros de Inventarios de la Secretaría Ejecutiva dela ICMSJ contiene históricamente registros desde el año 1999 hasta el año 2016,con un saldo al 31 de diciembre de 2016 conciliado con el Balance General. También los Programas que administran fondos de la Agencia Española para laCooperación Internacional y el Desarrollo –AECID-, Proyecto “Fortalecimiento alSector Justicia Penal” Préstamo 1905/OC-GU del Banco Interamericano deDesarrollo (BID) y Programa de Apoyo a la Seguridad y Justicia en Guatemala-SEJUST-, poseen sus libros en hojas movibles autorizadas por la ContraloríaGeneral de Cuentas, los que se listan a continuación:

Cuadro 7LISTADO DE LIBROS Y FOLIOS AUTORIZADOSPOR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

Uso de Inventarios

Unidad Ejecutora Número de

Libroautorizado

Foliosutilizados

Foliosanulados

Observaciones

Secretaría Ejecutiva de la ICMSJ 23051 2-50 51-2200 Registros del año 1999 al 200621279 2201-2700 Registros del año 2007 al 201121927 2701-3700 2976-2987 Registros del año 2011 al 201527456 3701-3726 Registros del año 2015 al 2016

Préstamo BID 24880 2-23 Registros del 12/12/2014 al31/12/2016

Proyecto "Reducción del Número deMuertes Violentas de Mujeres en 12municipios del Departamento de Sololá”

26724 2-47 Registros del 18/02/2015 al21/07/2015

Subvenciones AECID/SEICMSJ 30353 2-33 Registros del 02/11/2015 al29/12/2016

Programa de Apoyo a la Seguridad yJusticia en Guatemala SEJUST

26125 2-18 Registros del 17/09/2012 al31/12/2016

Los saldos globales finales de los libros comparados con el registro del Sistema deContabilidad Integrada –SICOIN-, se muestran a continuación:

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Cuadro 8

ACTIVO NO CORRIENTE (LARGO PLAZO)Comparación de saldos entre Balance General y Libro de Inventarios

Al 31 de diciembre de 2016Cifras en quetzales

CUENTA DEMAYOR

ESTADOS FINANCIEROS

UNIDAD EJECUTORA LIBRO DE INVENTARIOS DIFERENCIA

1232 17,649,433.28 SEICMSJ 12,752,393.69 AECID 2,592,126.22

1237 747,383.88 BID 2,197,340.29 SEJUST 926,665.18

1240 71,708.22 TOTAL 18,468,525.38 18,468,525.38 -

Cuadro 9

ACTIVO NO CORRIENTE (LARGO PLAZO)Integración de los movimientos del Inventario de Activos Fijos

Años 2012 - 2016Cifras en quetzales

SECRETARÍA EJECUTIVA DE LA ICMSJ

Descripción 2012 2013 2014 2015 2016Saldo año anterior 8,159,081.41 8,445,506.82 9,013,145.16 16,447,818.36 12,607,738.69

Compras 4,338,042.70 1,329,139.26 56,617.94 304,685.26 144,655.00

BID (traslado de bienes a laSEICMSJ)

643,688.14

Bienes que presentandocumentación deficiente por faltade elaboración de Actas (Reversiónde Alzas y Bajas)

-4,051,617.29 -761,500.92 7,421,670.91

Ajustes que corresponden a añosanteriores

29,864.65

Bienes dados de baja porResolución MFP

-73,480.30 -4,788,453.07

TOTAL 8,445,506.82 9,013,145.16 16,447,818.36 12,607,738.69 12,752,393.69AECID

Saldo año anterior - 1,528,492.06

Compras

Fase I, Sololá 1,284,949.91

Fase II, Sololá 243,542.15 1,063,634.16

TOTAL 1,528,492.06 2,592,126.22

BIDSaldo año anterior - 47,960.00 1,561,504.56

Compras 47,960.00 2,157,232.70 635,835.73

Traslado de bienes a SEICMSJ - 643,688.14

TOTAL 47,960.00 1,561,504.56 2,197,340.29

SEJUSTSaldo año anterior - 569,117.00 739,678.28 853,836.66 923,871.47

Compras 569,117.00 170,561.28 114,158.38 70,034.81 2,793.71

TOTAL 569,117.00 739,678.28 853,836.66 923,871.47 926,665.18

TOTAL INVENTARIO 18,468,525.38

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Sin embargo, estos saldos presentan diferencia de manera significativa con elAuxiliar de Inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-, de lasiguiente forma:

Cuadro 10ACTIVO NO CORRIENTE (LARGO PLAZO)

Comparación de saldos entre el Libro de inventarios y el Auxiliar deInventarios de SICOINCifras en quetzales

UNIDAD EJECUTORA LIBRO DE INVENTARIOS AUXILIAR DE INVENTARIOSSICOIN

DIFERENCIA

SEICMSJ 12,752,393.69 488,378.20 - 12,264,015.49 AECID 2,592,126.22 2,640,694.22 48,568.00

BID 2,197,340.29 2,841,028.43 643,688.14SEJUST 926,665.18 186,986.90 - 739,678.28 TOTAL 18,468,525.38 6,157,087.75 - 12,311,437.63

De acuerdo a la evaluación efectuada al cumplimiento de procedimientosestablecidos en la normativa legal y técnica, en la presente auditoría sedeterminaron situaciones que se hicieron necesarias informar a los responsables,con el fin de promover el mejoramiento continuo del ambiente y estructura decontrol interno institucional, observaciones que se presentan a continuación:

En el caso de los registros de la Secretaría Ejecutiva de la ICMSJ, suintegración incluye cifras de propiedad, planta y equipo, pendientes deoperación dentro del SICOIN, por la falta de depuración del libro físico deactivos fijos, del cual, el 62% representa operaciones de equipo que seregistró y físicamente ya no se encuentra bajo el resguardo de la SecretaríaEjecutiva de la ICMSJ, por falta de documentación que sirve para lalegalización de traslado de bienes muebles a las Instituciones beneficiariasdel Sector Justicia tales como Policía Nacional Civil, Instituto de la DefensaPública Penal, Instituto Nacional de Ciencias Forenses, Ministerio Público yOrganismo Judicial. Además, se identificó la falta de reintegros por pérdiday/o extravío por parte de los responsables a quienes se les asignó a travésde la tarjeta de responsabilidad, trámites de baja por desuso y/o deterioro delos equipos, todo esto debe quedar regularizado tanto en el libro como en losEstados Financieros de la Secretaría Ejecutiva de la Instancia Coordinadorade la Modernización del Sector Justicia.

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En los registros de las subvenciones fase I y II de Sololá, con fondos de laAgencia Española para la Cooperación Internacional y el Desarrollo–AECID-, se determinó una diferencia de Q 48,568.00, por datos ingresadosal sistema que no correspondían. Para el seguimiento se envió el oficio dereferencia SEICMSJ-UDAI-13-2017/hcr.

Se envió oficio No. SEICMSJ-UDAI-14-2017/hcr, a la Unidad Ejecutora delPréstamo 1905/OC-GU del BID, donde se informó que la diferencia laconstituyen bienes adquiridos con fondos del préstamo BID y trasladados ala Secretaría Ejecutiva, durante el año 2015, requiriendo la reasignación deunidad administrativa, con el objetivo de regularizar los saldos.

Con respecto a los bienes resguardados en el Programa de Apoyo a laSeguridad y Justicia en Guatemala SEJUST, se determinó una diferencia deQ 739,678.28, que corresponden a bienes adquiridos durante el períodofiscal 2012 y 2013 y que no fueron operados en el auxiliar de inventarios. Seinformó al programa a través del oficio SEICMSJ-UDAI-15-2017/hcr.

Se tuvo a la vista la Resolución Interna con número de referenciaSEICMSJ/UDAG/019/2016 de fecha 30 de diciembre de 2016, por medio de lacual se aprobó la Política para el registro del Inventario de la Propiedad, Planta yEquipo (Activos Fijos) y para Depreciaciones de la Secretaría Ejecutiva, la cualincluye en la literal a), la depuración del inventario físico y actualización de losregistros inherentes a los activos fijos de la Secretaría, con el objeto que la cifra delos estados financieros y los demás registros relacionados, se muestrenrazonables. Al cierre del período de 2016, se efectuó el Comprobante Único de Registro -CUR-Presupuestario No. 249, generado con base a la Resolución NúmeroDCE-10-2016 de la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio deFinanzas Públicas, en el que se aprueban los porcentajes de depreciación anualde los Activos Fijos que corresponden a la Secretaría Ejecutiva, con base a losmontos de bienes muebles integrados por la Encargada de Inventarios. No obstante, de realizar el proceso, se estableció la falta de amortización de losActivos Intangibles Brutos, cuyos registros se efectuaron en el año 2012,aplicando el renglón de gasto 381 Activos Intangibles, y que de acuerdo a la

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vigencia de las licencias o programas surge el riesgo de que los mismos ya nosean utilizados por la Secretaría Ejecutiva, los cuales quedan reflejados en elBalance General en la Cuenta de Mayor 1241 Activo Intangible Bruto, con unsaldo de Q 71,708.22. COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS YRECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES Como seguimiento de las diferencias detectadas en la comparación de saldosentre el libro de inventarios y el auxiliar de inventarios de SICOIN, se recibieron lossiguientes documentos:

La Coordinación del Préstamo BID 1905/OC-GU Programa de Apoyo alSector Justicia Penal, envió el 21 de abril de 2017, a esta Auditoría, copia deloficio SEICMSJ-BID-Of.123-2017, en el que solicitan a la Dirección deBienes del Estado, la reasignación de bienes de la Unidad 007 a lasunidades 001, 004, 008 y 016, respectivamente. Esta gestión se encuentraen proceso.

La Responsable Contable del Programa SEJUST, remitió oficio de referenciaSEJUST-269-2017-MVJM/smro, en la que informa que el seguimiento de ladiferencia en el registro auxiliar ya se superó en un 90%, efectuando losingresos al Módulo de inventarios, los cuales se encuentran pendientes deaprobación como consta en reporte R00808044 de fecha 24/04/2017. Sinembargo, aún hay procesos de bienes que se registraron en el libro que sonbienes fungibles, para lo cual se gestionará la baja, así como el traslado debienes donados a la Secretaría de Bienestar Social y bienes pendientes deingreso por solicitud de creación de bienes ante a la Dirección deContabilidad del Estado.

Con fecha 26 de abril de 2017, se recibió en esta Auditoría el oficio dereferencia SEICMSJ/AECID-CONTA OF076/2017 CASI/wcpc, del Proyectode Subvenciones AECID, en el que adjuntaron copia de las gestionesefectuadas ante la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio deFinanzas, en la que se efectuó el seguimiento de la diferencia en el auxiliarde inventarios y la cual fue superada en un 100%.

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DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LAENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al

1 HECTOR ANIBAL DE LEONPOLANCO

SECRETARIO EJECUTIVO DE LA ICMSJ 01/01/2016 31/12/2016

2 MANUEL RODOLFOGONZALEZ LIMA

COORDINADOR FINANCIERO SECRETARIAEJECUTIVA

08/03/2016 31/12/2016

3 OSCAR FERNANDOARGUETA MAYORGA

COORDINADOR TECNICO SUBVENCIONES AECID 01/01/2016 31/12/2016

4 CESAR AUGUSTO ISPACHESAC

COORDINADOR ADMINISTRATIVO FINANCIEROSUBVENCIONES AECID

01/01/2016 31/12/2016

5 JUAN CARLOS LINARESCRUZ

COORDINADOR DE LA UNIDAD EJECUTORA BID1905/OC-GU.

01/01/2016 31/12/2016

6 ROLANDO LOPEZ MORAN ADMINISTRADOR PROGRAMA SEJUST 01/01/2016 31/01/2016

7 MARIA VICTORIA JUAREZMORAN

RESPONSABLE CONTABLE PROGRAMA SEJUST 17/08/2016 31/12/2016

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COMISION DE AUDITORIA

HEIDI ANDREA CALMO RENDON

Auditor

HEIDI ANDREA CALMO RENDON

Director

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ANEXOS Estado de Resultados del 1 de enero al 31 de diciembre de 2016

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Balance General al 31 de diciembre de 2016

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Dictamen de Estados Financieros p1

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