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SECRETARÍA TÉCNICA DEL CONSEJO NACIONAL DE SEGURIDAD GUATEMALA C.A.

DIRECCIÓN FINANCIERA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Guatemala, Octubre de 2,012

ELABORADO APROBADO FECHA

Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad | 2

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN FINANCIERA -STCNS-

CONTENIDO

Página

PRESENTACIÓN 3 1. MISIÓN INSTITUCIONAL 4 2. VISIÓN INSTITUCIONAL 4 3. VALORES 4 4. ORGANIGRAMA FUNCIONAL 5

CAPITULO I GENERALIDADES

1. MISIÓN 6 2. OBJETIVOS 6 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN 7 4. FUNDAMENTO LEGAL 8 5. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA 9

CAPITULO II DIRECCIÓN FINANCIERA

1. DEFINICIÓN 10 2. FUNCIONES 10 3. RED DE PROCESOS 11

CAPITULO III DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1. JEFATURA DE PRESUPUESTO 12 2. JEFATURA DE CONTABILIDAD 21 3. JEFATURA DE TESORERÍA 30 4. JEFATURA DE INVENTARIOS 40

GLOSARIO DE TÉRMINOS 43 SIMBOLOGÍA 49




PRESENTACIÓN La Dirección Financiera de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad es

la responsable de dirigir, supervisar y registrar la ejecución financiera, de los recursos

asignados para su desarrollo integral. Con el fin de fortalecer, estandarizar y

documentar procedimientos operativos y financieros competentes para el uso de

herramientas que conlleven al cumplimiento de las funciones sustantivas, que por

mandato Legal tiene que desarrollar la Secretaría Técnica y las instituciones adscritas

al presupuesto, emite el presente Manual Financiero para conocimiento y cumplimiento

de las mismas.

El presente Manual de Procesos y Procedimientos Financieros, está diseñado para

permitir a cada funcionario, conocer y cumplir cada uno los procedimientos financieros,

a efecto de alcanzar su efectivo desarrollo y obtener los mejores resultados en los

términos requeridos, que satisfagan a cabalidad las necesidades ambientales de los

usuarios y/o grupos de interés.

Para su elaboración, se contó con la colaboración de los Jefe (a) (a) (a)s de

Departamentos y Unidades, así como del personal involucrado en el desarrollo de cada

una de las actividades, de tal manera que los procesos se presentan apegados

totalmente al quehacer de esta Dirección, garantizando la certeza y efectividad en el

desarrollo de los mismos.




MISIÓN INSTITUCIONAL

Consolidar los mecanismos de apoyo técnico y administrativo, dar seguimiento a la

Política, planes, directivas; mantener la comunicación con las instituciones del Sistema

y apoyar a la Comisión de Asesoramiento y Planificación para el funcionamiento del

Consejo Nacional de Seguridad.

VISIÓN INSTITUCIONAL

Coordinar e integrar los recursos y capacidades de las instituciones del Sistema

Nacional de Seguridad; para garantizar la vida, la libertad, la justicia, la seguridad, la

paz, el desarrollo integral de la persona, el Estado de Derecho, los Derechos Humanos

y la Seguridad Democrática.

VALORES

Profesionalismo

Confiabilidad

Compromiso

Eficiencia

Disponibilidad Permanente

Transparencia




OR

GA

NIG

RA

MA

FUN

CIO

NA

L




CAPITULO I

GENERALIDADES

MISIÓN

Administrar los recursos financieros de la Secretaría Técnica, en apoyo técnico y

administrativo para el funcionamiento del Consejo Nacional de Seguridad, de manera

eficaz, equitativa y transparente.

OBJETIVOS Que la Dirección Financiera de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de

Seguridad cuente con un Manual de Procesos y Procedimientos, como instrumento

técnico orientado a delimitar las funciones y responsabilidades de los funcionarios y

empleados involucrados en los procesos de operación, registro y aprobación de las

actividades que desarrollan para alcanzar los objetivos o actividades de cada

procedimiento.

Cumplir con las normativas vigentes de la Contraloría General de Cuentas, de contar

con manuales de procedimientos debidamente aprobados por las autoridades

superiores de la Institución.




ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LOS PROCESOS DE

LA DIRECCIÓN FINANCIERA

Las unidades y dependencias que intervienen de manera directa o indirecta en los

Procesos Financieros son las siguientes:

1. Dirección de Recursos Humanos 2. Dirección Administrativa

3. Dirección de Asuntos Jurídicos

4. Dirección de Política y Estrategia 5. Dirección de Monitoreo y Comunicación

6. Unidad de Auditoría Interna

7. Unidad de Información Pública

8. Comisión de Asesoramiento y Planificación

9. Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad

10. Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad




FUNDAMENTO LEGAL

La Dirección Financiera se rige por leyes que regulan las diversas operaciones que se

ejecutan en relación con administración de los recursos financieros, por lo que a

continuación se listan algunas de las más importantes, indispensables para su

cumplimiento y logro de una eficiente gestión.

Constitución Política de la República de Guatemala;

Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República; y su

Reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 18-98;

Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002 del

Congreso de la República , y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 318-

2003;

Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la República y

su Reglamento, Acuerdo Gubernativo 1056-92 de 22 diciembre de 1992;

Ley del Impuesto sobre la Renta, Decreto No. 26-92 y sus reformas; y, su

Reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 206-2004;

Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 101-97 del Congreso de la República y

sus reformas; y, su reglamento, Acuerdo Gubernativo número 240-98;

Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, y su reglamento, Acuerdo

Gubernativo número 166-2011 de fecha 30 de mayo de 2011; y,

Leyes, reglamentos y demás disposiciones aplicables a la administración pública.




ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA

FUENTE: DIRECCIÓN FINANCIERA ACUERDO GUBERNATIVO 174-2012.




CAPITULO II

DIRECCIÓN FINANCIERA

DEFINICIÓN:

La Dirección Financiera es la responsable del control, en materia financiera, de los

recursos asignados y la optimización de los mismos para el desarrollo integral de la

Secretaría Técnica y demás dependencias incorporadas al presupuesto, de

conformidad con la Ley. Le corresponden las siguientes funciones:

FUNCIONES:

a. Cumplir con las actividades de planificación, dirección, coordinación, supervisión,

y evaluación orientadas a la correcta administración de los recursos asignados a

la Secretaría Técnica en todo lo que implica la gestión integral de la inversión de

los recursos financieros y materiales.

b. Cumplir las políticas y normas dictadas para el efecto, por la Dirección Técnica

del Presupuesto, Contabilidad del Estado y la Tesorería Nacional, en cuanto a la

formulación, ejecución, registro y evaluación del presupuesto asignado a la

Secretaría Técnica, así mismo fungir como enlace entre la Secretaría Técnica y

estas dependencias.

c. Participar en la elaboración del anteproyecto del presupuesto anual de la

Secretaría Técnica, así como de las dependencias que por disposición de la Ley

resulten incorporadas al presupuesto del Consejo Nacional de Seguridad, a

efecto de que pueda realizar las gestiones pertinentes ante el Ministerio de

Finanzas Públicas para su aprobación.

d. Administrar los recursos, los sistemas instalados y la base de datos del Sistema

Integrado de Administración Financiera, así como los demás programas

informáticos establecidos para la administración de los sistemas presupuestarios,

de contabilidad integrada gubernamental y de tesorería y crédito público, en

cumplimiento con la Ley Orgánica del Presupuesto.

e. Coordinar, ejecutar y registrar todas las acciones que corresponden a los

procesos de formulación, programación, cumplimiento y liquidación de los

tiempos del presupuesto asignado a la Secretaría Técnica y las otras

dependencias del Consejo Nacional de Seguridad que establece la ley.




f. Generar informes financiero-contables al Coordinador, a la Auditoría interna -

UDAI-, a la Contraloría General de Cuentas y otras dependencias que lo soliciten

de conformidad con la ley.

g. Presentar su plan de trabajo y elaborar su memoria de labores, para su

integración en el plan de trabajo y memoria de labores de la Secretaría Técnica.

h. Las demás que le asigne el Secretario Técnico en materia de su especialidad.

RED DE PROCESOS:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MACRO PROCESOS CODIGO PROCESOS CÓDIGO

JEFATURA DE PRESUPUESTO 1.1 Elaboración de Anteproyecto de Presupuesto 1.1.1

Elaboración de CDP 1.1.2

Elaboración de CUR Compromiso 1.1.3

Elaboración de CUR Devengado 1.1.4

Programación de Cuota Financiera 1.1.5

Modificación Presupuestaria INTRA1 1.1.6

Modificación Presupuestaria INTRA2 1.1.7

JEFATURA DE CONTABILIDAD 1.2 Aprobación CDP 1.2.1

Aprobación CUR Compromiso 1.2.2

Aprobación CUR Devengado 1.2.3

Elaboración de la Caja Fiscal 1.2.4

Elaboración de Retenciones 1.2.5

Revisión de Liquidaciones de Caja chica 1.2.6

JEFATURA DE TESORERÍA 1.3 Vale de Caja Chica STCNS 1.3.1

Liquidación de Caja Chica STCNS 1.3.2

Liquidación de Caja Chica Unidades Compradoras 1.3.3

Registro de Reposición de Fondo Rotativo 1.3.4

Emisión de Cheque 1.3.5

Entrega de Formularios de Viáticos Anticipo y Exterior 1.3.6

Emisión de Cheque para Entrega de Anticipo de Viáticos 1.3.7

Emisión de Cheque para Entrega de Viáticos sin Anticipo 1.3.8

Liquidación de Viáticos 1.3.9

JEFATURA DE INVENTARIOS 1.4 Ingreso a Inventarios 1.4.1

Asignación de Bien a Empleados 1.4.2

Cierre de Inventario 1.4.3




CAPITULO III DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1.1 JEFATURA DE PRESUPUESTOS

Nombre del proceso:

ELABORACIÓN DE ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Código: 1.1

Código: 1.1.1

Trámite que origina el proceso:

Plan Operativo Anual (POA) y Techos

Presupuestarios.

No. de Actividades: 12

Paso Descripción de la fase o etapa

Responsable

1 Recibir los Techos Presupuestarios de la Dirección Técnica de Presupuesto. Coordinador(a)

2 Revisar Techos y priorizar líneas de acción. Coordinador(a)

3 Revisar y autorizar Plan Operativo Anual (POA). Coordinador(a)

4 Trasladar POA y Techos Presupuestarios a la Dirección Financiera.

Coordinador(a)

5 Recibir POA y Techos Presupuestarios y solicitar reunión para revisión de actividades del POA y asignación de montos presupuestarios.

Director(a) Financiero(a)

6 Realizar reunión, priorizar actividades y cuantificar montos a utilizar. Director(a) Financiero(a)

7

Realizar el planteamiento en Excel para aprobación. Jefe (a) de Presupuesto

8 Aprobar o rechazar el planteamiento. Coordinador(a)

9 Ingresar el presupuesto al Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN). Jefe (a) de Presupuesto

10 Imprimir presupuesto del SICOIN y trasladar para revisión y firma. Jefe (a) de Presupuesto

11 Firmar y sellar el Anteproyecto de Presupuesto. Coordinador(a)

12 Trasladar Anteproyecto de Presupuesto al Ministerio de Finanzas, Congreso de la República, Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia y Contraloría General de Cuentas.

Jefe (a) de Presupuesto




Nombre del proceso:

ELABORACIÓN DE CONSTANCIA DE

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA (CDP)

Código: 1.1

Código: 1.1.2


Solicitud de Compra. No. de Actividades: 6


Responsable

1 Recibir del Departamento de Compras la cabecera de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP), quienes deben adjuntar la solicitud de compra con sus firmas respectivas y la cotización. Si el monto es mayor a Q10,000.00 adjuntar NOG y los documentos de soporte del evento realizado, conforme a las modalidades de compra ya establecidas.


2 Revisar cabecera de CDP. Jefe (a) de Presupuesto

3 Asignar partida presupuestaria y crear la CDP en el Sistema de Gestión (SIGES), en etapa de registrado. Jefe (a) de Presupuesto

4 Revisar el CUR de precompromiso en etapa de registrado. Jefe (a) de Presupuesto

5 Solicitar CUR en el SIGES. Jefe (a) de Presupuesto

6 Trasladar a Contabilidad para aprobación de CDP. Jefe (a) de Presupuesto




Nombre del proceso:

ELABORACIÓN DE CUR DE COMPROMISO

Código: 1.1

Código: 1.1.3


Orden de compra. No. de Actividades: 7


Responsable

1 Recibir del Departamento de Compras la orden de compra (OC) en estado de autorizada, firmada y sellada por el Director Administrativo.


2 Revisar la orden de compra. Jefe (a) de Presupuesto

3 Generar el CUR de compromiso en el Sistema de Gestión (SIGES), en etapa de registrado. Jefe (a) de Presupuesto

4 Revisar el CUR en estado de registrado.



6 Imprimir CUR de compromiso. Jefe (a) de Presupuesto

7

Firmar y sellar CUR y trasladar a Contabilidad para su aprobación. Jefe (a) de Presupuesto




Nombre del proceso:

ELABORACIÓN DE CUR DE DEVENGADO

Código: 1.1

Código: 1.1.4


Liquidación Orden de compra. No. de Actividades: 7


Responsable

1 Recibir del Departamento de Compras la liquidación de la orden de compra (OC) en etapa de autorizada firmada y sellada por el Director Administrativo.


2 Revisar la liquidación de la orden de compra. Jefe (a) de Presupuesto

3 Generar el CUR de devengado en el Sistema de Gestión (SIGES), en etapa de registrado. Jefe (a) de Presupuesto

4 Revisar el CUR en estado de registrado.



6 Imprimir CUR de devengado. Jefe (a) de Presupuesto

7

Firmar y sellar CUR y trasladar a Contabilidad para su aprobación.





Nombre del proceso:

PROGRAMACIÓN DE CUOTA FINANCIERA Código: 1.1

Código: 1.1.5


Solicitud de modificación presupuestaria. No. de Actividades: 10


Responsable

1 Recibir las solicitudes de cuota financiera realizadas en el formato establecido. Jefe (a) de Presupuesto

2 Ingresar al SICOIN para elaborar el comprobante C03 y oficio de solicitud de aprobación de cuota.


3 Trasladar para revisión las solicitudes, el comprobante C03 y el oficio. Jefe (a) de Presupuesto

4 Recibir y revisar el comprobante, las solicitudes y el oficio.

Subdirector (a) Financiero

5 Consolidar y solicitar en el SICOIN el C03 correspondiente y lo imprime.


6 Trasladar el C03 para firma del Jefe (a) de Presupuesto. Subdirector (a) Financiero

7

Recibir y firmar el C03, traslada oficio y C03 para firma de la Dirección Financiera. Jefe (a) de Presupuesto

8

77

Recibir y firmar oficio y C03, lo traslada al Jefe (a) de Presupuesto.

Director (a) Financiero

9 Recibir los documentos firmados y los traslada a recepción para que los entreguen al Ministerio de Finanzas.


10 Recibir el oficio firmado de recibido y lo archiva.





Nombre del proceso:

MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA INTRA 1 Código: 1.1

Código: 1.1.6




Responsable

1 Identificar las necesidades de modificación presupuestaria de acuerdo al Plan de compras y programación anual de salarios.


2 Recibir las solicitudes de las modificaciones presupuestarias de las unidades compradoras de la STCNS.


3 Trasladar las solicitudes a la Dirección Financiera para su aprobación. Jefe (a) de Presupuesto

4 Recibir y aprobar que se realice la modificación presupuestaria y la trasladar al Jefe (a) de Presupuesto.


5 Recibir la solicitud autorizada, ingresar al SICOIN para elaborar el C02, realizar el dictamen financiero (cuando sea necesario) y la justificación.


6 Trasladar la solicitud, el C02 en estado de registrado, el dictamen financiero y justificación para revisión al Subdirector Financiero.


7

Recibir y revisar la solicitud, el C02 en estado de registrado, el dictamen financiero y justificación.


8 Solicitar y consolidar el C02 en el SICOIN, lo imprime. Subdirector (a) Financiero

9

77

Trasladar los documentos a la Dirección Financiera para firma y visto bueno de la autoridad superior.


10 Recibir, revisar y trasladar para visto bueno el comprobante y el oficio.


11 Recibir el comprobante C02, dictamen financiero, justificación y oficio de solicitud, y lo traslada a firma de visto bueno del Coordinador.

Asistente de Coordinación General

12 Recibir y firmar de visto bueno el comprobante C02 y el oficio. Coordinador General




13 Trasladar comprobante y oficio firmado. Coordinador General

14 Recibir y trasladar la documentación a Dirección Financiera.

Asistente de Coordinador General

15 Recibir y verificar firmas para envío a Ministerio de Finanzas Públicas. Jefe (a) de Presupuesto

16 Trasladar a recepción la documentación para ser entregada al Ministerio de Finanzas Públicas. Jefe (a) de Presupuesto

17 Recibir el oficio firmando de recibido por Ministerio de Finanzas, archiva los documentos. Jefe (a) de Presupuesto

18 Recibir la notificación de la aprobación por parte del Ministerio de Finanzas Públicas, opera la modificación en el control presupuestario.


19 Notificar a la Entidades y archiva los documentos. Jefe (a) de Presupuesto




Nombre del proceso:

MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA INTRA 2 Código: 1.1

Código: 1.1.7




Responsable

1 Identificar las necesidades de modificación presupuestaria de acuerdo al Plan de compras y programación anual de salarios.


2 Recibir de Unidades Compradoras la solicitud de la modificación presupuestaria. Jefe (a) de Presupuesto

3 Elaborar la solicitud de la modificación presupuestaria. Jefe (a) de Presupuesto

4 Trasladar la solicitud a la Dirección Financiera para su aprobación. Jefe (a) de Presupuesto

5 Revisar y aprobar la modificación presupuestaria y la traslada al Jefe (a) de Presupuesto.


6 Recibir la solicitud autorizada, ingresa al SICOIN, elabora el C02 y realiza el dictamen financiero (cuando sea necesario), la justificación y el proyecto de resolución.


7 Trasladar la solicitud, el C02 en estado de registrado, el dictamen financiero, y el proyecto de resolución para revisión al subdirector financiero.


8

Recibir y revisar la solicitud, el C02 y el dictamen financiero, y el proyecto de resolución.


9

77

Solicitar y consolidar el C02 en el SICOIN, imprimir y firmarlo.


10 Trasladar los documentos a la Dirección Financiera para firma de la autoridad superior.


11 Recibir, revisar y trasladar a firma el proyecto de resolución.





12

Recibir el proyecto de resolución con el dictamen financiero, C02 en estado de solicitado, justificación y solicitudes, y lo traslada a firma del Coordinador.


13 Recibir y firmar la resolución. Coordinador General

14 Trasladar resolución firmada. Coordinador General

15 Recibir y trasladar la resolución a la Dirección Financiera para su aprobación en el Sistema. Asistente de Coordinación

General

16 Recibir la resolución firmada, aprobar la modificación presupuestaria en el SICOIN, imprime el comprobante en estado de aprobado y lo firma.


17 Trasladar el comprobante para firma del Coordinador General.


18

896

Recibir el comprobante C02 en estado de aprobado y lo traslada a firma del Coordinador. Asistente de Coordinación

General

19 Recibir y firmar el comprobante C02.

Coordinador General

20 Trasladar el comprobante C02 firmado. Coordinador General

21 Recibir y trasladar el comprobante C02 firmado a la Dirección Financiera.


22 Recibir el comprobante firmando, operar la modificación en su control presupuestario y archiva los documentos. Saca copias y traslada a Recepción el documento para que sea notificado a Contraloría General de Cuentas, Dirección Técnica del Presupuesto y Congreso de la República.





1.2 JEFATURA DE CONTABILIDAD

Nombre del proceso:

APROBACIÓN DE CDP

Código: 1.2

Código: 1.2.1


Solicitud de aprobación de constancia por parte del

área de presupuesto


No Descripción de la fase o etapa Responsable

1 Verificar la descripción correcta de la constancia. Jefe (a) de Contabilidad

2 Verificar la aplicación correcta del Manual de Clasificaciones Presupuestarias.

Jefe (a) de Contabilidad

3

Verificar el cumplimiento del procedimiento legal del proceso de compra asignado.


4 Determinar la necesidad de existencia de un NOG asociado a la compra, y confirmar su validez en el sistema Guatecompras.


5 Revisar que la documentación adjunta a la solicitud de la constancia, llene los requisitos para ser soporte de la misma.


6

Verificar si existe suficiente saldo para la estructura presupuestaria asignada en el SICOIN-WEB.


7 Ingresar al modulo de “Constancia de Disponibilidad Presupuestaria” del Sistema de Gestión –SIGES-.


8 En el menú de constancias en proceso, seleccionar el número de constancia para aprobar.





9 Ingresar a la pestaña de programación y luego a la pestaña de aprobación de la estructura presupuestaria asignada al CDP.


10 Aprobar la constancia. Jefe (a) de Contabilidad

11 Firmar y sellar la constancia, notificar y entregar al solicitante.


12 Buscar en el SICOIN el CUR generado por la

aprobación del CDP y lo imprime.


13 Armar el expediente de pre-compromiso, colocando al frente el CUR de pre-compromiso, luego el CDP y adjunta la documentación de soporte del mismo.





Nombre del proceso:

APROBACIÓN DE CUR DE COMPROMISO

Código: 1.2

Código: 1.2.2


Solicitud de aprobación de CUR de compromiso por

parte del área de Presupuesto



1 Revisar los montos a comprometer y la disponibilidad de cuota. Jefe (a) de Contabilidad

2 Verificar que el monto a comprometer corresponda a la planificación mensual.


3 Revisar los datos generales de la adquisición, del

proveedor adjudicado, y los detalles de los bienes y/o

servicios. Jefe (a) de Contabilidad

4

Analizar que el proceso de compra y adjudicación haya cumplido con los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado.


5 Si la adquisición no requiere de CDP, verificar la aplicación correcta de renglones por objeto del gasto.


6 Revisar y analizar que la documentación adjunta sea suficiente soporte, según el bien o servicio a adquirir.


7 Ingresar al modulo del SICOIN, “Comprobante de ejecución de gastos” y buscar el numero de CUR sujeto a aprobación.


8

Leer detenidamente que los datos y descripción coincidan con la documentación.


9 Aprobar el CUR. Jefe (a) de Contabilidad

10 Imprimir el CUR, se firma, y luego se archiva

adecuadamente.





Nombre del proceso:

APROBACIÓN DE CUR DE DEVENGADO

Código: 1.2

Código: 1.2.3


Solicitud de aprobación de CUR de compromiso por

parte del área de Presupuesto



1 Revisar los montos a devengar y la disponibilidad de cuota. Jefe (a) de Contabilidad

2 Verificar que el monto a devengar corresponda a la planificación mensual.


3 Revisar los datos generales de la adquisición, del

proveedor adjudicado, y los detalles de los bienes y/o

servicios adquiridos. Jefe (a) de Contabilidad

4

Verificar que el proceso de compra haya cumplido con los requisitos y plazos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado.


5 Revisar que la documentación adjunta sea suficiente soporte, según el bien o servicio a adquirir.


6 Verificar que la factura se apegue a las normas legales y contables establecidas, y exigir el recibo de caja cuando sea necesario.


7 Revisar que se hayan aplicado las deducciones, de acuerdo a la normatividad legal vigente.


8 Revisar que el expediente contenga las formas 1-H, constancia de servicios, certificaciones de actas, contratos, resoluciones, acuerdos de aprobación, fianzas, y cualquier documentación necesaria de acuerdo al proceso de compra utilizado.


9 Ingresar al modulo del SICOIN, “Comprobante de ejecución de gastos” y buscar el numero de CUR sujeto a aprobación.


10

Leer detenidamente que los datos y descripción coincidan con la documentación.





11 Aprobar el CUR. Jefe (a) de Contabilidad

12 Trasladar a Tesorería para solicitar pago. Jefe (a) de Contabilidad

13 Imprimir el CUR, firmarlo, y luego se archiva adecuadamente.





Nombre del proceso:

ELABORACIÓN DE CAJA FISCAL

Forma 200-A-3

Código: 1.2

Código: 1.2.4


Reporte de movimiento mensual de Tesorería No. de Actividades: 12

No Descripción de la fase o etapa Cargo responsable

1 Recibir y analizar reporte de movimientos mensuales del mes anterior del área de Tesorería, el primer día hábil del mes.

Jefe de Contabilidad

2 Verificar que los formularios de ingresos varios 63-A2, reflejen los depósitos monetarios en la cuenta bancaria del fondo rotativo institucional, realizados por la Tesorería Nacional.


3 Validar los datos de los formularios 63-A2, reporte de acreditamientos generados por el SICOIN, números de CUR, y números de FR-03, que correspondan a la caja fiscal mensual.


4

Realizar la caja de ingresos, tomando un juego de formularios 200-A-3, sumando al saldo anterior, todos los depósitos monetarios del mes, haciendo referencia al número de CUR, número de entrada de FR-03, y el número de nota de crédito bancario para cada depósito.


5 Recibir del área de Tesorería, las rendiciones del fondo rotativo FR-03, que conformarán la caja de egresos del mes anterior, debiendo confirmar su conformación adecuada de acuerdo a leyes y reglamentos vigentes, así como de su integridad documental.


6 Tomar el siguiente juego de formularios 200-A-3, y realizar la caja de egresos, sumando los totales de las rendiciones del fondo rotativos FR-03, liquidados, aprobados y reintegrados durante el mes anterior, indicando el número de CUR para cada uno.





7

Realizar un resumen general de los movimientos del mes, en la parte inferior de la caja de egresos, empezando con el saldo anterior, ingresos del mes, egresos de mes, y la disponibilidad para el mes siguiente.


8 Llenar la información adicional requerida en el dorso de la caja de egresos, el cuadre del arqueo realizado; efectivo, documentos de abono, saldo en banco y la disponibilidad para el mes siguiente.


9 Llenar las casillas del reporte de formularios oficiales utilizados en la rendición al dorso de la caja de egresos, y los disponibles para el mes siguiente, formas 1-H, 200-A-3, 63-A2, viáticos, requisiciones y los que en el futuro se habiliten.


10 Llenar las casillas de datos institucionales, cuentadancia y fecha de elaboración de ambas cajas (de ingresos y egresos), firmarlas y trasladarlas a la Dirección Financiera para su Visto Bueno.


11 Adjuntar a la caja fiscal mensual (ingresos y egresos), el quintuplicado de las formas 1-H utilizadas en el mes (copia rosada), y un reporte del estado de cuenta bancario del fondo rotativo institucional.


12 Entregar la caja fiscal mensual, en la Sección de Cuenta Corriente de la Contraloría General de Cuentas, dentro de los primeros 5 días hábiles del mes.





Nombre del proceso:

ELABORACIÓN DE

RETENCIONES DE IMPUESTOS

Código: 1.2

Código: 1.2.5


Realizar las solicitudes de pago de los devengados

aprobados durante el mes



1 Generar un reporte en el SICOIN el primer día hábil del mes, de los CUR de gastos con retenciones realizadas. Jefe de Contabilidad

2 Buscar en la herramienta RetenIVA las retenciones correspondientes a IVA de pequeño contribuyente y las derivadas del Decreto 20-2006 y se imprimen.


3 Realizar las retenciones correspondientes al ISR, con la herramienta suministrada por la SAT denominada “Formulario SAT-1068” y se imprimen.


4

Elaborar un archivo electrónico, de las retenciones realizadas, asociando para cada retención, el numero de CUR, numero de orden de compra, razón social y NIT del contribuyente afecto, monto de la factura, numero de factura, fecha de la retención y monto base para la deducción.


5 Notificar a sus proveedores sobre las retenciones efectuadas en sus pagos.


6 Instruir a las unidades compradoras para que ellas mismas hagan su proceso de impresión y entrega de retenciones a sus proveedores.





Nombre del proceso:

REVISIÓN DE LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA

Código: 1.2

Código: 1.2.6


Realizar las solicitudes de pago de los devengados

aprobados durante el mes



1 Revisar y validar los datos en la rendición de caja chica. Jefe de Contabilidad

2 Revisar que las facturas cumplan con los requisitos legales y contables establecidos.


3 Verificar la aplicación correcta de los renglones

presupuestarios. Jefe de Contabilidad

4

Revisar que los datos en las solicitudes de compra sean correctos.


5 Verificar la documentación de soporte de cada factura. Jefe de Contabilidad

6 Revisar que las formas 1-H hayan sido utilizadas de forma correcta.


7 Verificar que todos los documentos que componen la

liquidación, contengan las firmas en los espacios que correspondan.


8 Verificar el registro correcto de cada factura en el FR-03, firmar y regresar a tesorería.





1.3 JEFATURA DE TESORERÍA

Nombre del proceso:

VALE DE CAJA CHICA

Código: 1.3

Código: 1.3.1


Solicitud de compra. No. de Actividades: 7

Paso Descripción de la fase o etapa Responsable

1 Recibir y revisar la solicitud de compra. Encargado de Caja Chica

2 Elaborar el vale para entregar el efectivo. Jefe de Tesorería

3 Trasladar vale para autorización de la Dirección Financiera.


4 Recibir vale, firma y lo traslada al Jefe de Tesorería. Director (a) Financiero

5 Recibir vale firmado, entrega el dinero al solicitante y copia del vale, el cual debe liquidar dentro de los cinco días hábiles posteriores.

Jefe de Tesorería

6

Recibir y revisar el documento que ampara el gasto, para la liquidación del vale.

Jefe de Tesorería

7

77

Liquidar el vale, registra el documento en el libro de la caja chica, sella la factura y archiva los documentos.

Jefe de Tesorería




Nombre del proceso:

LIQUIDACIÓN DE LA CAJA CHICA

Código: 1.3

Código: 1.3.2


Liquidación de la Caja Chica. No. de Actividades: 13


1 Revisar los documentos pendientes de liquidación, si el monto suma el 40% del total asignado de la caja chica, elaborar la liquidación en el formato establecido.

Encargado de Caja Chica

2 Trasladar la liquidación para firma de la Dirección Financiera.

Jefe (a) de Tesorería

3 Recibir y firmar la liquidación de caja chica. Director (a) Financiero

4 Trasladar la liquidación firmada al Jefe (a) de Tesorería para su ingreso al sistema SICOIN-WEB.


5 Recibir e ingresar al sistema SICOIN-WEB, crea el FR-03, donde ingresa los documentos que conforman la liquidación de la Caja Chica.


6

Ingresar las facturas al FR-03, y solicita el FR-03 en el sistema, imprime y firma.


7

77

Trasladar el FR-03 en estado de solicitado para revisión de la Subdirección Financiera


8 Recibir y revisar los datos ingresados al FR-03 contra los documentos físicos. Subdirector (a) Financiero

9 Trasladar a la Dirección Financiera el FR-03 para aprobación Subdirector (a) Financiero

10 Recibir y aprobar en el SICOIN-WEB el FR-03, imprime y firma.


11 Trasladar el FR-03 a la Subdirección Financiera para su consolidación el sistema.





12 Recibir y consolidar en el SICOIN-WEB, imprimir el FR-02 y el CUR, firma y traslada al Jefe (a) (a) (a) de Tesorería para solicitar la reposición del FR-02, en el sistema SICOIN-WEB


13 Recibir y solicitar reposición del FR-02, en el sistema SICOIN-WEB, archivar el expediente.





Nombre del proceso:

LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA DE UNIDADES

COMPRADORAS

Código: 1.3

Código: 1.3.3


Liquidación de la Caja Chica. No. de Actividades: 9


1 Recibir la liquidación de la caja chica y el FR-03 en estado de solicitado.


2 Trasladar para revisión la liquidación de la caja chica y el FR-03 en estado de solicitado.


3 Revisar la liquidación y el FR-03 contra los documentos físicos. Subdirector (a) Financiero

4 Trasladar a la Dirección Financiera el FR-03 para su aprobación. Subdirector (a) Financiero

5 Recibir y aprobar en el SICOIN-WEB el FR-03, imprime y lo firma.


6 Aprobar el FR-03, iniciar el proceso de elaboración de cheque para reintegrar la caja chica.


7 Trasladar el FR-03 a la Subdirección Financiera para consolidación el sistema.


8 Recibir y consolidar en el sistema SICOIN-WEB, imprime el FR-02 y el CUR lo firma y lo traslada al Jefe (a) de Tesorería para solicitar la reposición en el sistema SICOIN-WEB.


9 Recibir y solicitar reposición del FR-02, en el sistema SICOIN-WEB, archivar el expediente.





Nombre del proceso:

REGISTRO DE REPOSICIÓN DEL

FONDO ROTATIVO

Código: 1.3

Código: 1.3.4


Deposito en la cuenta del Fondo Rotativo No. de Actividades: 7


1 Verificar el estado de cuenta del banco, establece si hay deposito de la Tesorería Nacional en la cuenta del Fondo Rotativo.


2 Establecer el número de CUR y fondo que está reponiendo Tesorería Nacional y elaborar el 63-A


3 Trasladar el 63-A, para revisión. Jefe (a) de Tesorería

4 Revisar el 63-A y los traslada para firma del Jefe (a) de Tesorería. Subdirector (a) Financiero

5 Recibir y firmar el 63-A, archiva el original y traslada copia a contabilidad para la rendición de la Caja Fiscal.


6

Operar los registros en el libro de bancos. Jefe (a) de Tesorería

7

77

Archivar los documentos. Jefe (a) de Tesorería




Nombre del proceso:

EMISIÓN DE CHEQUE Código: 1.3

Código: 1.3.5


Solicitud de Cheque. No. de Actividades: 11


1 Recibir la solicitud de elaboración de cheque. Jefe de Tesorería

2 Revisar la documentación de soporte. Jefe de Tesorería

3 Verificar el saldo y emite cheque con su respectivo Boucher.

Jefe de Tesorería

4 Trasladar el cheque para firma de la Dirección Financiera.

Jefe de Tesorería

5 Recibir y firmar el cheque. Director (a) Financiero

6

Traslada para firma de la autoridad superior. Director (a) Financiero

7 Recibir y trasladar el cheque para firma del Coordinador de la STCNS

Asistente de Coordinación

General

8

77

Recibir y firmar el cheque, trasladar a la asistente. Coordinador General

9 Recibir cheque firmado, y trasladar a la Dirección Financiera.

Asistente de Coordinación

General

10 Recibir cheque firmado y llamar al proveedor para que venga a recoger el cheque.

Jefe de Tesorería

11 Entregar cheque al proveedor. Y archivar la documentación para su posterior liquidación.

Jefe de Tesorería




Nombre del proceso:

ENTREGA DE FORMULARIOS DE VIÁTICOS

ANTICIPO Y EXTERIOR

Código: 1.3

Código: 1.3.6


Nombramiento de viaje al interior o exterior No. de Actividades: 4


1 Recibir el nombramiento firmado por la máxima autoridad.


2 Revisar el nombramiento y anotar el número de los formularios en el libro de control.


3 Recibir los formularios y firma en el libro de recibido. Interesado

4 Archivar el libro. Jefe (a) de Tesorería




Nombre del proceso:

EMISIÓN DE CHEQUE PARA ENTREGA

DE ANTICIPO DE VIÁTICOS

Código: 1.3

Código: 1.3.7




1 Recibir el formulario de viatico anticipo, con los datos correspondientes.


2 Revisar el formulario viatico anticipo y verificar el monto.


3 Iniciar proceso de emisión de cheque Jefe (a) de Tesorería

4 Revisar cheque y entregar al interesado Jefe (a) de Tesorería

5 Archivar Boucher





Nombre del proceso:

EMISIÓN DE CHEQUE PARA ENTREGA

DE VIÁTICOS SIN ANTICIPO

Código: 1.3

Código: 1.3.8




1 Recibir el formulario de viatico constancia y viatico liquidación, con los datos correspondientes.


2 Revisar el formulario viatico constancia y el formulario viatico liquidación, verificar el monto.


3 Se inicia proceso de emisión de cheque Jefe (a) de Tesorería

4 Revisar cheque y entregar al interesado Jefe (a) de Tesorería

5 Archivar boucher Jefe (a) de Tesorería

6 Iniciar proceso de liquidación de viáticos Jefe (a) de Tesorería




Nombre del proceso:

LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Código: 1.3

Código: 1.3.9




1 Recibir el formulario de viatico constancia y viatico liquidación, con los datos correspondientes.


2 Verificar si los días de nombramiento coinciden con los días de la comisión de acuerdo a los sellos de los formularios.


3 Revisar el formulario viatico constancia y viatico liquidación, verificar el monto. Jefe (a) de Tesorería

4 Informar al solicitante si debe reintegrar algún monto o se le debe emitir un nuevo cheque por reintegro de gastos.


5 Depositar al banco el efectivo del reintegro cuando proceda en los 5 días hábiles siguientes a la liquidación. Jefe (a) de Tesorería

6 Adjuntar los formularios con los documentos de respaldo. Jefe (a) de Tesorería




1.4 JEFATURA DE INVENTARIOS

Nombre del proceso:

INGRESO A INVENTARIOS

Código: 1.4

Código: 1.4.1


Compra de propiedad, planta y equipo e intangibles No. de Actividades: 8


1 Recibir y revisar la documentación proveniente de

almacén.

Jefe (a) de Inventarios

2 Revisar que el Formulario 1-H “C” coincida con la factura pagada (fotocopia) y con las características técnicas y generales del bien adquirido, revisar la solicitud de compra.


3 Registrar en SICOIN el bien, con base a la factura del mismo.


4 Imprimir en el 1-H “C” el número de bien asignado en SICOIN y firmarlo.


5 Registrar en el libro de inventario el bien adquirido con base al 1-H “C” y la factura del bien.


6 Etiquetar adecuadamente los bienes antes que se efectúe la distribución del mismo.


7 Registrar en la tarjeta de responsabilidad a la persona designada, quien avalará la recepción del bien con su respectiva firma.


8 Devolución de documentación a almacén para continuar con el proceso respectivo.





Nombre del proceso:

ASIGNACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA,

EQUIPO E INTAGIBLES A EMPLEADOS

Código: 1.4

Código: 1.4.2


Solicitud de bien No. de Actividades: 5


1 Recibir solicitud de la Dirección Administrativa del bien que se encuentre en Bodega.


2 Procesar la solicitud e identificar la existencia del bien solicitado, se procede a realizar la anotación de alza correspondiente en la “Tarjeta de Responsabilidad” del usuario del bien (Forma TR-001-100 de la Contraloría General de Cuentas).


3 Entregar al empleado o funcionario el bien solicitado, quien deberá firmar de recibido detallando la cantidad, características y costo en libros.


4 Elaborar la tarjeta de responsabilidad con los datos del empleado o funcionario. Con las respectivas firmas.


5 Resguardar las tarjetas de responsabilidad. Jefe (a) de Inventarios




Nombre del proceso:

CIERRE DE INVENTARIOS Código: 1.4

Código: 1.4.3


Informe anual No. de Actividades: 6


1 Informar anualmente en detalle los bienes que están

bajo su administración a la Dirección de Contabilidad del

Estado y Dirección de Bienes del Estado del Ministerio

de Finanzas Públicas, en los formularios dispuestos para

el efecto.


2 Llenar los formularios FIN-01 y FIN-02. Para el informe a la Contraloría General de Cuentas y al Ministerio de Finanzas.


3 Imprimir los mismos y firmarlos, además de obtener las firmas del Director (a) Financiero (a) y del Secretario de la Institución.


4 Entregar por medio de oficio al Director (a) de la Dirección Financiera de la institución, los Formularios FIN-01 y FIN-02 impresos en papel. Dirección Financiera de la institución, los Formularios FIN-01 y FIN-02 impresos en papel.


5 Recibir, revisar y firmar los formularios, devolverlos al Jefe de Inventarios. Director (a) Financiero

6 Recibir los formularios sindicados anteriormente, los consolida y los envía a la Dirección de Contabilidad del Estado y Dirección de Bienes del Estado.





GLOSARIO DE TÉRMINOS

Actividad: Agrupación de tareas que hace parte de un proceso.

Administración Pública: El Estado y los demás entes públicos, a los cuales el

ordenamiento jurídico les reconoce personalidad jurídica y capacidad de derecho

público y privado, los cuales realizan actividad o función administrativa; por

consiguiente, emiten actos administrativos que constituyen la expresión del uso de las

potestades públicas que el ordenamiento jurídico les asigna para alcanzar los fines.

Ambiente: Entorno, contexto.

Caracterización de Macro Procesos: Documentos que tienen como finalidad describir

cada proceso, estableciendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable, normatividad

aplicable y los indicadores necesarios para garantizar su control.

Contexto: Ambiente o entorno. Circunstancias de las cuales depende el sentido y el

valor de una palabra, frase, o fragmento considerados.

Contexto Estratégico: Conjunto de circunstancias internas y externas que pueden

afectar a la entidad positiva o negativamente con relación al cumplimiento de sus

objetivos.

Control: Actividad de monitorear los resultados de una acción y tomar medidas para

hacer correcciones inmediatas y medidas preventivas para evitar eventos indeseables

en el futuro.

Directriz o lineamiento: Instrumento normativo por medio del cual se vincula a los

órganos destinatarios a cumplir con un fin, un medio o un objetivo determinado,

reconociéndoseles plena libertad en cuanto a la elección de las acciones necesarias

para procurar su adecuada aplicación.

Economía: Austeridad y mesura en los gastos e inversiones realizados para la

obtención de los insumos que requieren los procesos, para satisfacer las necesidades

de la comunidad. Se presenta en la adquisición de los insumos del proceso.

Eficacia: Cambio logrado como resultado del producto de un proceso, en relación con

las metas y los objetivos de la entidad. Relación entre el valor agregado de un producto

y su costo. Se presenta en el producto y su impacto, o sea, en la salida del proceso.




Eficiencia: Relación entre el costo de los recursos utilizados en un proceso y el valor

del producto obtenido. Se presenta dentro del proceso.

Elemento: Agrupación de factores que hace parte de un componente.

Entorno: Ambiente, contexto. Lo que rodea; territorio o conjunto de lugares que rodean

a otro.

Estrategia: Esquema específico de utilización de los recursos con miras a alcanzar

objetivos a largo plazo.

Efectividad: Se refiere a la calidad los beneficios producidos a la población usuaria.

Estructura Orgánica: Es el producto de un conjunto de relaciones ordenadas entre

diversos elementos, el que a su vez posee la característica de modificarse a medida en

que los elementos varían en el espacio y el tiempo. Es la estructura que se encuentra

avalada por la normativa, las autoridades de la institución y los funcionarios, es decir, se

fundamenta en las relaciones funcionales de autoridad y responsabilidad, y a las líneas

lógicas de comunicación y coordinación horizontal y vertical.

Funcionario: Servidor Público.

Fundamentos: Bases sobre las cuales descansa o se soporta el Sistema de Control

Interno.

Gestión Institucional: Es la acción que relaciona la planificación con la ejecución de

los procesos internos de cada órgano o ente, según se trate, mediante la asignación de

recursos financieros y humanos, para proveer bienes y servicios finales a los

ciudadanos. El objetivo de la gestión institucional es garantizar la obtención efectiva de

los resultados previstos en los instrumentos de planificación, asegurando la calidad de

los bienes y servicios.

Gestión Pública: Es el proceso que articula estratégicamente las acciones de una

entidad pública, a su misión y objetivos. Es una gerencia del conocimiento que requiere

un elevado desarrollo tanto de habilidades para anticiparse y diagnosticar problemas;

para encarar y resolver situaciones; como para vislumbrar un futuro posible y construir

rutas que permitan la cohesión de las sociedades. Insumos: Entradas del proceso,

necesarias para la elaboración de un producto.




Integridad: Cualidad de la persona que cumple con rectitud los deberes de su cargo o

posición.

Interacción: Acción que se ejerce recíprocamente entre dos o más grupos, personas u

otros agentes.

Institución: Comprende las entidades públicas o entes descentralizados, ministerios y

demás órganos.

Macro proceso: Agrupación de procesos de una organización.

Mecanismo: Manera de producirse una actividad, una función o un fenómeno.

Indicadores: Conjunto de instrumentos que permiten monitorear en forma continua, las

variables que son claves críticas para el logro de los objetivos de una entidad.

Metas: Resultado que se pretende alcanzar en un plazo determinado para avanzar

hacia el cumplimiento de un objetivo. Su medición debe hacerse en términos de tiempo,

cantidad y, si es posible, calidad.

Método: Modo estructurado y ordenado de obtener un resultado, descubrir la verdad y

sistematizar los conocimientos.

Metodología: Manera sistemática de hacer cierta cosa.

Ministro: Es el colaborador directo e inmediato del Presidente de la República en el

gobierno y la administración del Estado y, en tal calidad tienen la responsabilidad de la

conducción de sus respectivos ministerios, de conformidad con las políticas e

instrucciones que aquél imparta, quien puede nombrarlos y removerlos libremente, siendo

cargos de su exclusiva confianza. Sus funciones sustantivas, se definen en el Artículo 193

de la Constitución Política de la República de Guatemala.

Misión institucional: Declaración concisa sobre la razón de ser o el propósito último de la

institución (qué somos, qué hacemos y para quién).

Modernización del Estado: Presupone el asumir el problema de la adaptación del

aparato estatal a las nuevas realidades políticas, económicas y sociales que,

obviamente, puede ser contemplado desde variadas perspectivas y con diversos

objetos de análisis. Para algunas personas la expresión “Modernización del Estado “es

sinónimo de reforma del Estado, pero en realidad es un concepto menos amplio y tiene

como propósito la consolidación de la gobernabilidad democrática. La reforma implica




modernización de procesos que, a su vez, se revierten sobre el proceso de Reforma. La

modernización del Estado significa la adecuación de la estructura organizativa y de su

personal administrativo a las funciones que la cambiante historia le va demandando.

Normograma: es una herramienta que permite a las entidades públicas y privadas

delimitar las normas que regulan sus actuaciones en desarrollo con su objeto misional.

El Normograma contiene las normativa aplicable a cada proceso como leyes, decretos,

acuerdos, circulares, resoluciones que afectan la gestión de la entidad y las normas

internas como Acuerdos, Resoluciones, reglamentos, estatutos, manuales y, en

general, todos los actos administrativos de interés para la entidad que permiten

identificar las competencias, responsabilidades y funciones de las dependencias de la

organización.

Normas: Regla de obligado cumplimiento. Regla sobre la manera como se debe hacer

o está establecido que se haga cierta cosa.

Objetivo: Enunciado de un estado deseado hacia el cual está dirigido un proyecto,

programa o plan. Se debe formular en términos de mejora de la situación de una

población. El objetivo determina la orientación que se le debe dar a las tareas,

actividades y procesos para cumplir con los propósitos de la entidad y del Estado.

Plan: Proyecto, programa de las cosas que se van a hacer y de cómo hacerlas.

Políticas: Principios que sirven de guía y dirigen los esfuerzos de una organización

para alcanzar sus objetivos.

Principios: Normas o ideas fundamentales que rigen la conducta de los Servidores

Públicos.

Proceso: Conjunto de actividades que realiza una organización, mediante la

transformación de unos insumos, para crear, producir y entregar sus productos, de tal

manera que satisfagan las necesidades de sus clientes.

Producto: Resultado concreto que genera un proceso para alcanzar su objetivo más

inmediato. Puede ser un bien, un servicio, cambios en calidad, cambios de eficiencia,

etc.

Propósito: Objeto, mira, cosa que se pretende conseguir.




Procedimiento: Conjunto de tareas o actividades estructuradas que fijan el orden

cronológico y la forma específica de ejecutar un trabajo o desarrollar un proceso.

Consiste en un ciclo de operaciones que afectan generalmente a diversos empleados

que trabajan en sectores distintos, y que se establece para asegurar el tratamiento

uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un bien o servicio

determinado. Forma especificada para llevar a cabo o desarrollar una actividad o

proceso.

Racionalidad Administrativa: Es el óptimo aprovechamiento de los recursos

humanos, materiales y financieros de que disponen las dependencias y entidades del

Sector Público buscando incrementar la eficiencia en la prestación de los servicios

públicos, y de los niveles de producción de bienes y servicios.

Régimen de Servicio Civil: Es un sistema jurídico-administrativo, creado para atraer y

mantener en el servicio público al personal con mayores méritos. Está constituido por

un conjunto de instituciones, personas, normas y principios filosóficos, doctrinarios y

técnicos; establecidos en procura de garantizar la eficiencia de la Administración

Pública, proteger los derechos de sus servidores y conservar una relación ordenada y

equitativa en la administración del empleo público. El Régimen de Servicio Civil abarca

a los distintos ministerios del Organismo Ejecutivo y sus organismos adscritos. Están

excluidos del Régimen de Servicio Civil las instituciones del Sistema Bancario Nacional,

el Poder Judicial, el Tribunal Supremo Electoral, las Universidades, las Municipalidades;

y las instituciones autónomas o semiautónomas.

Reorganización Administrativa: modificación de unidades administrativas en cuanto a

su gestión, normativa, tecnología, infraestructura, recursos humanos y estructura.

Sector: Es una agrupación de entidades públicas centralizadas y descentralizadas con

propósitos afines, bajo la égida de un Ministro Rector, establecido con el fin de imprimir

un mayor grado de coordinación, de eficacia y de eficiencia en la Administración

Pública.

Sector Público: Es el integrado por el Estado, los órganos y entes de la Administración

Central y Descentralizada, los entes públicos no estatales y por las empresas públicas,

cualquiera que sea su forma jurídica e incluso si ésta se encuentra constituida como

una entidad jurídica privada, a través de las cuales la Administración Pública ejerza la

iniciativa económica, poseyendo la mayoría del capital social o una posición que le

otorgue, directa o indirectamente, el control de su gestión.




Servicio: Es una “unidad de valor agregado”, que pretende satisfacer las necesidades

colectivas o generales de la población o parte de ella, de acuerdo con políticas y

objetivos preestablecidos.

Servicios Públicos: Medio por el cual el Estado cumple los fines esenciales de servir a

la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los

principios, derechos y deberes constitucionales.

Servidores Públicos: Son los miembros de las corporaciones públicas, los empleados

y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por

servicios.

Sinergia: Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados cuyas siglas son

Sinergia, que busca orientar a la Administración pública hacia el alcance de resultados

efectivos.

Socializar: Compartir la información con todos los funcionarios del grupo al que pueda

interesar.

Subsistema: Agrupación de componentes que conforman un Sistema.

Tarea: Parte de una actividad.

Valor Agregado: Mejoras en las condiciones de la comunidad que resultan del

desarrollo de un proceso. Es equivalente a impacto.




SIMBOLOGÍA

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

INICIO O TÉRMINO: Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o

lugar, además se utiliza para indicar que una unidad recibe o proporciona

información.

ACTIVIDAD: Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.

DOCUMENTO: Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

DECISIÓN O ALTERNATIVA: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.

ARCHIVO: Indica que se guarde un documento en forma temporal o

permanente.

CONECTOR DE PÁGINA: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.

TRANSPORTACIÓN: Indica movimiento de personas, material o equipo.

CONECTOR DENTRO DE LA PÁGINA: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo.

LLAMADA A PROCEDIMIENTO: Se utiliza para enlazar un procedimiento con otro.

RETRASO: Representa la demora, retraso o tiempo de espera que debe cumplirse para que continúe la recuenta del procedimiento.

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