SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONESNo. RECOMENDACIÓN No. INFORME EXAMEN ESPECIAL Y FECHA RESPONSABLE S...

No. RECOMENDACIÓN No. INFORME EXAMEN ESPECIAL Y FECHA

RESPONSABLES

ESTADO OBSERVACIONES AUDITORÍA INTERNA ACCIONES TOMADAS

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Dispondrá a la Gerenta General y Asesor Jurídico,estudien la naturaleza y origen de cada bieninmueble en uso de EMASEO, y, en coordinacióndirecta con el Procurador Síndico del Municipio delDistrito Metropolitano de Quito - MDMQ se realicenlas gestiones pertinentes a efecto de obtener latitularización de los bienes inmuebles y se formalicela transferencia de dominio, según las resolucionesdel Concejo Metropolitano precedentes y en lasseñaladas en su Ordenanza de creación,estableciendo la valoración que corresponda através la Dirección Metropolitana de Avalúos yCatastros, cuyo resultado será incorporado en losregistros contables de la Empresa. En tratándose decomodatos, igualmente se protocolizará porescritura pública e igualmente se procederá alregistro contable respectivo en cuentas de orden.

EXAMEN ESPECIAL A LOS BIENES MUEBLES E

INMUEBLES DE EMASEO 2006-01-01 A 2007-12-31

Presidente del Directorio

PC

Una vez analizada la documentación de respaldo a las acciones tomadas por la Unidad dePatrocinio se observa que se ha realizado las gestiones pertinentes en vías de conseguir latitularización de los bienes inmuebles y que se formalice la transferencia de dominio de losbienes inmuebles: UNO: Inmueble ubicado en la Calle General Pedro Briceño, DOS: Inmuebleubicado en la Av. Mariscal Sucre (Av. Occidental), TRES: Inmueble ubicado en el camino aZámbiza, CUATRO: inmueble ubicado en la Av. Simón Bolívar (Av. Oriental) en el sector de laForestal.

Como se puede evidenciar en el oficio 016-AJ-2011 de 17 de junio de 2012 en el que laEMASEO EP remite al Abogado de la Procuraduría Metropolitana la solicitud de escrituras afavor de EMASEO EP en el siguiente texto "... solicito se sirvan oficiar las medidas necesarias afin de efectivizar y formalizar el traspaso en propiedad de los cuatro bienes inmuebles queestán siendo utilizados por la EMASEO EP", así como en el oficio 135-GG-2012 de fecha 11 de junio de 2012 la Gerencia General de la EMASEO EP remite al Administrador General delMunicipio DM la solicitud de que "se proceda al traspaso de estos bienes"

Se evidencia también que los inmuebles en comodato precario "no han sido transferidos alPatrimonio de la Empresa Municipal de Aseo, se están realizando los estudios" según informael Director Metropolitano de Gestión de Bienes Inmuebles del Municipio de Quito en oficio 2319-12-DMGBIM de fecha 10 de julio de 2012; dichos estudios se encuentran en ejecución a cargode la Dirección Metropolitana de Gestión de Bienes Inmuebles.

En estas circunstancias aún no se ha cumplido la recomendación dada por Auditoría Interna,encontrándose aún en estudio los bienes inmuebles que ocupa la EMASEO EP, sin embargode las gestiones realizadas por la Gerencia Jurídica se encuentra pendiente la transferencia dedominio de los cuatro bienes inmuebles a la EMASEO EP.

El 27 de septiembre de 1996 el Concejo del Distrito Metropolitano de Quito entrega en Comodato a laEmpresa Municipal de Aseo tres inmuebles ubicados en: Calle General Pedro Briceño, Av. MariscalAntonio José de Sucre sector Rumipamba y Camino a Zámbiza.En oficio 1147-11-UGPIM del 15 de abril de 2011 el Jefe de la Unidad de Gestión de la PropiedadInmueble Municipal informa la resolución del Concejo Metropolitano de Quito, relacionado a que "ensesión pública ordinaria del 31 de marzo de 2011... resolvió dejar sin efecto el comodato del inmueblede propiedad municipal, predio No. 048230, con clave catastral 10101-12-022, ubicado en las callesBriceño y Guayaquil".En oficio 016-AJ-2011 de 17 de junio de 2012 la EMASEO EP remite al Abogado de la ProcuraduríaMetropolitana la solicitud de escrituras a favor de EMASEO EP en el siguiente texto "... solicito sesirvan oficiar las medidas necesarias a fin de efectivizar y formalizar el traspaso en propiedad de loscuatro bienes inmuebles que están siendo utilizados por la EMASEO EP".Mediante Expediente 1936-2010 en comunicación de 19 de julio de 2011 la ProcuraduríaMetropolitana expone que "los inmuebles que estuvieron bajo custodia y administración de la EmpresaMunicipal de Aseo, forman parte de la Empresa Pública Metropolitana de Aseo bajo la mismamodalidad. En cuanto al inmueble de la calle Briceño el Concejo Metropolitano, resolvió dejar sinefecto el comodato en cuanto a este inmueble, por cuanto no se ha cumplido con el fin para el que fueotorgado, por tanto se revierte el mismo al inventario de activos de la propiedad inmueble municipal".En oficio 135-GG-2012 de fecha 11 de junio de 2012 la Gerencia General de la EMASEO EP remite alAdministrador General del Municipio DM la solicitud de que "se proceda al traspaso de estos bienes"los bienes mencionados son: UNO: Inmueble ubicado en la Calle General Pedro Briceño, DOS:Inmueble ubicado en la Av. Mariscal Sucre (Av. Occidental), TRES: Inmueble ubicado en el camino aZámbiza, CUATRO: inmueble ubicado en la Av. Simón Bolívar (Av. Oriental) en el sector de laForestal.En oficio 2319-12-DMGBIM de fecha 10 de julio de 2012 el Director Metropolitano de Gestión deBienes Inmuebles del Municipio de Quito requiere a la EMASEO EP de manera urgente "nos remitalos datos técnicos de las áreas totales que se hallan ocupadas por EMASEO EP" en relación alinmueble camino a Zámbiza y en cuanto a las escrituras para cada uno de los inmuebles en comodatoprecario que "no han sido transferidos al Patrimonio de la Empresa Municipal de Aseo se estánrealizando los estudios"En oficio 3222 del 24 de agosto de 2012 el Administrador General del MDMQ se ratifica en solicitar"los datos técnicos de las áreas totales que fueron ocupadas por EMASEO EP, para el proyecto deRelleno Sanitario de Zambiza".En oficio 199-GG-2012 de 4 de septiembre de 2012 la EMASEO EP remite al Administrador General

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE ASEO EMASEO EP

En oficio 199-GG-2012 de 4 de septiembre de 2012 la EMASEO EP remite al Administrador Generaldel MDMQ el informe del "área total que fue ocupada por la EMASEO, para el Proyecto del RellenoSanitario de Zámbiza", información que es remitida en cinco numerales y que además adjuntaOrtofoto aérea del sector e Informe Final del Proyecto, donde consta información técnica del inmueble.

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Dispondrá a la Gerencia General que lasResoluciones Administrativas que promulgue,tengan la consistencia necesaria, amparadas encriterios técnicos debidamente analizados por lasunidades operativas especializadas a fin deoptimizar el tiempo y recursos, que garanticen laoportunidad en la provisión de bienes.




C

Se evidencia que la Gerencia General emite la correspondiente resoluciónadministrativa para cada una de las adquisiciones de la empresa, todas lasresoluciones contienen considerandos apegados a la ley; y, son emitidasprevia recepción y revisión de los pliegos para subasta inversa electrónicaelaborados para el efecto, en los cuales se detalla las especificacionestécnicas.

La Gerencia General emite Resoluciones Administrativas para cada una de las adquisicionesde la EMASEO EP, como se puede observar en:- 081-EMASEO EP-2012 de 23 de marzo de 2012, para la "Contratación de la adquisición desuministros para equipos tecnológicos pertenecientes a la EMASEO EP", que contiene diezconsiderandos.- 110-EMASEO EP-2012 de 11 de mayo de 2012, para la "Adquisición de tres unidades dehidrolavado para la Empresa Pública Metropolitana de Aseo", que contiene nueveconsiderandos.- 172-EMASEO EP-2012 de 23 de agosto de 2012 para la "Adquisición de ciento cincuenta milunidades de fundas industriales biodegradables con el logo de la Empresa PúblicaMetropolitana de Aseo", que contiene ocho considerandos.- 182-EMASEO EP-2012 de 25 de septiembre de 2012 para la "Adquisición de equipos deprotección personal para el personal de contrato colectivo, contrato a plazo fijo y contratoeventual de la Empresa Pública Metropolitana de Aseo"


RESPONSABLES


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Fijará como política presupuestaria institucionalanual, un porcentaje de al menos el 10% de losingresos por tasas generales, destinados a lasustitución de los activos fijos de mayorrepresentación, como es el caso de la flotavehicular, de modo que los vehículos, una vezcumplida su vida útil, automáticamente seanreemplazados por unidades nuevas; o, en sudefecto, se constituya un fondo de capitalizacióndestinado al mismo fin, considerando la opción deincluir la alternativa de arrendamiento mercantil dela flota vehicular destinada a la recolección deresiduos sólidos. Dicha política será observadaanualmente al momento de la aprobación delPresupuesto de EMASEO.




PC

Se evidencia en el presupuesto aprobado para el año 2012 que lasproyecciones de: ingresos por Tasas y Contribuciones $27'335.000,00 y para Gastos de Capital por Maquinaria, Equipos y Vehículos $499.162,5, lo querepresenta el 1,82%.Se evidencia que la relación tasas y contribuciones versus gastos de capitalpor maquinaria y vehículos, se puede observar que los porcentajesdestinados para renovación de la maquinaria y vehículos son los siguientes:2008 el 4%, 2009 el 3%, el 2010 el 15%, el 2011 el 8% y el 2012 el 2%.Sin embargo que, se está presupuestando Gastos para Maquinaria yVehículos no se ha llegado aún al 10%.

Adicionalmente se observa que de las 121 unidades de que constan dentrode la flota vehicular, 58 unidades han sido adquiridas entre el 2008 y el 2012,y que 63 unidades han sido adquiridas entre 1991 al 2007. Al existir enEmaseo el nuevo programa de recolección de basura a través deContenerización que se lleva a cabo desde el 21 de enero de 2012 debetomarse en cuenta la adquisición y renovación de flota direccionada alcumplimiento de este programa.

El presupuesto aprobado para el año 2012 que las proyecciones de:ingresos por Tasas y Contribuciones $27'335.000,00 y para Gastos deCapital por Maquinaria, Equipos y Vehículos $499.162,5, lo que representael 1,82%.

La relación tasas y contribuciones versus gastos de capital por maquinaria yvehículos, se puede observar que los porcentajes destinados pararenovación de la maquinaria y vehículos son los siguientes: 2008 el 4%,2009 el 3%, el 2010 el 15%, el 2011 el 8% y el 2012 el 2%.

En Oficio 417-GG-2011 de fecha 22 de diciembre de 2012 la GerenciaGeneral de Emaseo envía a la Secretaría de Ambiente la Comunicación delNuevos Sistema de Recolección de Residuos Sólidos Domésticos.

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Una que vez que ha difundido las recomendacionesde los informes de auditoría interna y externa de losinformes señalados en el comentario que antecede,exigirá a los servidores, a quienes están lasrecomendaciones, el acatamiento total de lasacciones requeridas para fortalecer el control interno



Gerente General C

Se evidencia que la Gerencia General previa la recepción de los exámenesa la EMASEO EP realiza el requerimiento de "Implementación obligatoria deRecomendaciones del Informe"

En memorando circular 026-GG-2012 de 03 de mayo de 2012, la GerenciaGeneral envía al Gerente Administrativo Financiero, Gerenta de Gestión deTalento Humano, Gerente de Planificación e Innovación Tecnológica elrequerimiento de "Implementación obligatoria de Recomendaciones delInforme UAI-0004-2011, del Examen Especial a la Unidad de Adquisicionesde la EMASEO"

En memorando circular 028-GG-2012 de 04 de mayo de 2012 la GerenciaGeneral envía al Gerente Administrativo Financiero, Gerenta de Gestión deacciones requeridas para fortalecer el control interno

de las áreas a las cuales fueron dirigidas.2006-01-01 A 2007-12-31 General envía al Gerente Administrativo Financiero, Gerenta de Gestión de

Talento Humano, Gerente de Operaciones subrogante, Gerente dePlanificación e Innovación Tecnológica, Administrador Contrato 24-LOSNCP-AJ-2011 el requerimiento de "Implementación obligatoria deRecomendaciones del Informe de Evaluación del Sistema de control InternoUAI-0005-2011"

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Instruirá a la Gerenta de Recursos Humanos y a laCoordinadora Administrativa, con el fin de que en elformulario “Informe de Descargo de Personal” quese encuentra rediseñando la Institución, seincorpore un casillero en el que el responsable de laUnidad (o jefe inmediato superior) de la cual, elservidor que deja de prestar sus servicios a laEmpresa, informe si la documentación a su cargoha sido entregada al funcionario que le sustituye o aldelegado asignado, como requisito previo paraproceder al trámite de la acción de personal con laque se retira de sus funciones.



Gerente General C

Se evidencia la existencia del "INFORME DE DESCARGO PERSONALADMINISTRATIVO" de los ex servidores: Yela Núñez Geovanni Mauricio(Maquinaria y Equipo, servidor público 2) CC. 1712895935, SosaBetancourth Franklin Fernando (Seguridad Industrial, servidor público 5) yHernán Rodrigo Heredia Carrión (Planificación y Desarrollo Empresarial,servidor público 7), en las carpetas de personal constantes en el archivo dela GGTH.

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Instruirá a todos los autorizadores de gasto, queobtengan el certificado presupuestario, a través dela fijación de la partida presupuestaria afectada, y elcompromiso de disponibilidad de recursos en laGAF, a través de la Unidad de Presupuesto, previoa la iniciación de todo proceso de adquisición debienes, contratación de obras o contratación deservicios a fin de conocer si existe el cupopresupuestario respectivo, y de ser afirmativo,pueda cumplir con los plazos y pagoscomprometidos con los proveedores.



Gerente General C

Se evidencia en proceso de contratación P-11-EMASEOEP-2012 para laadquisición de repuestos para barredoras DULEVO, que existe lacorrespondiente Certificación de Disponibilidad Presupuestaria de fecha 1 demarzo de 2012 con código IDP#824.Se evidencia en el proceso de contratación de Elaboración de 12rodamientos de chasis para el cajón (por cada uno) para los roll off 43-04 yroll off 43-05, que existe el correspondiente compromiso de gasto con código# 2194.


RESPONSABLES


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Mantendrá con todas las dependencias de laEmpresa, reuniones de trabajo y coordinación delabores en las que se intercambie datos deinformación que las relaciones, en pro de conocerlas acciones y resoluciones que las vincule, y a suvez promoverá una política de comunicaciónpermanente entre las distintas unidades de laEntidad, para que a través de Comités, Consejos osimplemente entre Unidades, realicen reuniones detrabajo sobre temas comunes o particulares que seorienten al cumplimiento de los objetivosinstitucionales y a velar por los intereses comunesde la Empresa, lo que les permitirá una adecuadatoma de decisiones.



Gerente General C

Existen reuniones de staff convocadas por la Gerencia que lleva el registrola Gerencia de Planificación e Innovación Tecnológica. Como constan enconvocatorias del 23 de julio, 13 de agosto y 12 de septiembre de 2012.Adicionalmente existe el registro de las reuniones que se llevan a cabo en laGerencia Administrativa Financiera en el cual se registran los compromisosy acuerdos de la GAF.

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Dispondrá a la GAF adopte las medidas pertinentes,orientadas a acelerar el proceso de baja de bienesmuebles en desuso, a fin de generar la motivaciónque constará en la resolución que deba expedir laGerencia General sobre los bienes muebles quedejaron de ser útiles para EMASEO.



Gerente General C

El 7 de mayo de 2012 se emite la Resolución Administrativa 108-2012 en lacual resuelve: "Disponer el remate de los bienes muebles de propiedad de laEmpresa Pública Metropolitana de Aseo EMASEO EP, que se encuentreninservibles, obsoletos o se hubieren dejado de usar, según el detalle yvaloración contenidos en la pericia y en el informe de inspección previa a suenajenación. El remate de bienes dispuesto en el artículo 1 de estaresolución administrativa, se efectuará "al martillo"..."

Dispondrá a la Gerencia de Recursos Humanos,que en vista del cambio realizado en la estructuraorgánica de la Empresa, se revise y actualice elManual General de Puestos Institucional, cuyas

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Manual General de Puestos Institucional, cuyasespecificaciones de clase deberán incluir todos lospuestos asignados a las diversas dependencias dela Organización, tanto en los niveles profesionales,de especialistas y personal de apoyo quecorresponda, para el desempeño de las diversasfunciones que ejercerán los servidores; y, searbitren las medidas de regulación en los casos quese establezca incompatibilidad en el cumplimientode tales requisitos.



Gerente General PCLa Gerencia de Gestión Humana se encuentra en fase de desarrollo delManual de Clasificación de puestos a septiembre de 2011.

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En concordancia a la recomendación 22, dispondráa la GAF la inclusión en la Proforma Presupuestariade un porcentaje de los ingresos de al menos del10%, correspondientes a las tasas generales paradestinarlos a la adquisición de bienes mueblesinstitucionales, a fin de conservar un índicepatrimonial de activos fijos que esté representadopor bienes aptos para el cumplimiento de lasactividades de aseo, principal objetivo de laempresa.



Gerente General PC

Se evidencia en el presupuesto aprobado para el año 2012 que lasproyecciones de: ingresos por Tasas y Contribuciones $27'335.000,00 y para Gastos de Capital por Maquinaria, Equipos y Vehículos $499.162,5, lo querepresenta el 1,82%.Se evidencia que la relación tasas y contribuciones versus gastos de capitalpor maquinaria y vehículos, se puede observar que los porcentajesdestinados para renovación de la maquinaria y vehículos son los siguientes:2008 el 4%, 2009 el 3%, el 2010 el 15%, el 2011 el 8% y el 2012 el 2%.Sin embargo que, se está presupuestando Gastos para Maquinaria yVehículos no se ha llegado aún al 10%.


El presupuesto aprobado para el año 2012 que las proyecciones de:ingresos por Tasas y Contribuciones $27'335.000,00 y para Gastos deCapital por Maquinaria, Equipos y Vehículos $499.162,5, lo que representael 1,82%.




RESPONSABLES


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Debido a la promulgación de la Ley Orgánica delSistema de Contratación Pública, constante en elRegistro Oficial 395 de 4 de agosto de 2008, cuyoámbito de aplicación incluye a EMASEO, la entidaddeberá ajustarse a los lineamientos de dicha Ley ysu Reglamento (Decreto Ejecutivo 1248, publicadoen el R.O. 399 de 8 de agosto de 2008); por talcircunstancia y mientras dure el período detransición de dichas normas jurídicas, dispondrá a laAsesoría Jurídica la estructuración de una nuevanormativa interna acorde a los lineamientosjurídicos señalados y a la normatividad quepromulgue el Instituto Nacional de ComprasPúblicas, nuevo ente regulador en esta materia.



Gerente General C

Mediante resolución de directorio 22-DE-2010 de 25 de junio de 2010, seaprueba el reglamento de contrataciones de la EMASEO, en el cual seestablece la normativa interna acorde a los lineamientos jurídicos señaladosy a la normativa promulgada por el Instituto Nacional de Contratación PúblicaINCOP.

13En todas las adquisiciones realizadas, revisarán losarchivos con los expedientes que contengan ladocumentación relacionada y completa.



Asesor Jurídico C

En carpetas de archivo de tres procesos seleccionados 24-LOSNCP-AJ-2011, 20-LOSNCP-GJ-2012 y 38-LOSNCP-GJ-2012 se evidencia queexisten todos los documentos de soporte en forma cronológica y ordenadaen función de todas las fases del proceso de contratación, ha sido fácil suseguimiento y verificación.

Dispondrá a los responsables de las Unidades deContabilidad y Gestión de Bienes, la coordinación

La conciliación de registros de las Unidades de Contabilidad y Gestión deBienes aún no se ha realizado, sin embargo de que se han realizado lasacciones necesarias para realizar las tomas físicas de los bienes de laempresa, encontrándose en proceso.

Adicionalmente la siguiente constatación física está programada para el 28de septiembre de 2012.

En Memorando 06-IRRA-2012 del 27 de abril de 2012, que remite el Sr. IvánRodríguez Ayala de la Unidad de Contabilidad a Ing. Gabriel Garzón J.Gerente Financiero Administrativo Financiero con asunto "Toma FísicaActivos Fijos y Herramientas" en el que se establece novedades a la tomafísica y solicita suspender el proceso hasta que la UGB actualice lainformación en un plazo de menor a 5 días.

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Contabilidad y Gestión de Bienes, la coordinaciónde sus labores, en cuanto tiene relación a laconciliación de sus registros, de modo que severifiquen las variaciones ocurridas en el período,se analice la información de soporte y se ajusten losítems y valores que correspondan, debidamentesustentados en un programa informático de controlde bienes que sea integrado al sistema decontabilidad.



Gerente Administrativo

FinancieroPC

de septiembre de 2012.En Memorando 031-AI-2012 del 27 de abril de 2012, que remite la Ing.Myriam Tobar de la Unidad de Auditoría Interna al Dr. Iván BahamondeAuditor Interno, con asunto "Informe de constatación física de bienes delarga duración y herramientas" en los que se anota varias observaciones alproceso realizado.

En Memorando 113-GPIT-ITE-2012 del 28 de junio de 2012, que remite elSr. Segundo P. Calderón T. a Iván Rodríguez de la Unidad de Contabilidad ya Danilo Núñez de la Unidad de Bienes, con asunto "Información SistemaMAF", se establece que "la Unidad de Innovación Tecnológica realizó lasacciones necesarias a fin de implementar una interfaz que permita integrarlos sistemas CG-WEB y MAF" y que el trabajo fue ejecutado a partir del 21de Noviembre de 2011.


RESPONSABLES


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Instruirá al responsable de la Unidad de Gestión deBienes, realice comprobaciones periódicas de losbienes a cargo de cada una de las diferentesunidades de EMASEO, verificando que lainformación originada en su Unidad sea fidedigna ala que conserva cada custodio; de existirnovedades, establecerá las causas y de serprocedente ajustará sus registros, acción quecoordinará con la Unidad de Contabilidad para suregistro correspondiente. Norma de Control Interno250-08.




FinancieroNC

Se evidencia que la Gerencia Administrativa Financiera ha llevado a caboconstataciones físicas de los bienes de la EMSEO EP, llegando a establecerun inventario depurado de los bienes como consta en memorando 28-COM-HERRAMIENTAS-2012 de 04 de octubre de 2012. la Comisión informasobre la conciliación física y contable de los bienes y emite los listadoscorrespondientes, observándose que se eliminan tanto de los registroscontables como de la Unidad de Gestión de bienes ítems sin que seinvestigue a fondo las causas de la inexistencia de los bienes. Cabemencionar que existen errores de cálculos en el valor de adquisición de losbienes de control.

La Gerencia Administrativa Financiera organizó y ejecutó los siguientes eventos deconstatación física:a) Constatación física anual de los inventarios de bodegas de repuestos y accesorios ymateriales de construcción, emitiendo a través de memorando 1004-GAF-2011 de 16 dediciembre de 2011, las directrices y proceso a seguirse.b) Constatación física anual de bienes de larga duración, emitiendo a través de memorando411-GAF-2012 de 18 de abril de 2011, el correspondiente Plan de Constatación.Con memorando 06-IRRA-2012 de 27 de abril de 2012, el Coordinador informa las novedadesdel proceso de constatación, por lo que se conforma una comisión para ejecutar un PlanEmergente para la constatación de bienes de larga duración y herramientas quienes emiten suinforme de labores mediante memorando 21-IRRA-2012 de 24 de julio de 2012 estableciendonovedades en cuanto a "No justificación de bienes asignados". Con memorando 083-COM-ACTIVOS-2012 de 13 de julio de 2012 los miembros de laComisión Plan Emergente solicitan al Gerente Administrativo Financiero, en el texto, losiguiente “R adjunto el detalle de los bienes que no han sido encontrados y carecen deinformación del último custodio; por lo que, solicitamos que esos valores que constanregistrados sin representaciones de bienes sean dados de bajaR” y establece:Bienes de larga duración $ 78.182,34 Bienes de control $ 29.923,23 Total Valores Registrados $138.551,65 Es necesario hacer notar que existen errores de cálculo, los valores correctos son:Bienes de larga duración $ 78.182,34 Bienes de control $ 30.072,23 Total Valores Registrados $108.254,67

Finalmente la Comisión informa la conciliación de saldos con memorando 28-COM-HERRAMIENTAS-2012 de 04 de octubre de 2012.

Se evidencia que la Unidad de Gestión de Bienes tiene entre susatribuciones y responsabilidades, el mantener actualizado el inventario,emitir repostes de existencias y bienes, efectuar y supervisar constataciones

El Reglamento Orgánico Funcional de la EMASEO EP aprobado el 29 de agosto de 2012establece como atribuciones y responsabilidades de la Unidad de Gestión de Bienes "c)Mantener actualizado el inventario y emitir un reporte de existencias y bienes de larga duración

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Establecerá como política institucional, la ejecuciónde constataciones físicas anuales, actividad quedeberá desarrollarse bajo la responsabilidad de laCoordinadora Administrativa, cuidando de que enesa actividad participe personal ajeno al registro ycontrol de bienes.




FinancieroC

emitir repostes de existencias y bienes, efectuar y supervisar constatacionesfísicas periódicas.

En cuanto a las constataciones físicas anuales se observa que laCoordinación Administrativa ha organizado un evento anual así:- 17 y 18 de diciembre de 2011 a las bodegas de repuestos y materiales - 23 de abril de 2012 a los bienes de larga duración y herramientas.

Mantener actualizado el inventario y emitir un reporte de existencias y bienes de larga duraciónpor funcionario, en coordinación de la GGTH y laUnidad Financiera, d) Efectuar y supervisar las constataciones físicas periódicas de inventarioen coordinación con la Unidad Financiera".

La Gerencia Administrativa Financiera ha realizado constataciones físicas anuales así:- 17 y 18 de diciembre de 2011 a las bodegas de repuestos y materiales (Memorando 1003-GAF-2011 de 15 de diciembre de 2011 y 1004-GAF-2011 de 16 de diciembre de 2011) delcual se indican las novedades por parte de Auditoría Interna (Memorando 134-AI-2011 defecha 20 de diciembre de 2011)- 23 de abril de 2012 a los bienes de larga duración y herramientas (Memorando 411-GAF-2012 de 18 de abril de 2012 y 06-IRRA-2012 de 27 de abril de 2012) del cual se indican lasnovedades por parte de Auditoría Interna (Memorando 27-AI-2012 de fecha 27 de abril de2012)

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Dispondrá al responsable de la Unidad de Gestiónde Bienes, registre los bienes a nivel de cantidades,características, código, lugar de ubicación, custodio,fecha de ingreso, movimientos y novedades; enningún caso valorado, por cuanto estaresponsabilidad le compete únicamente a la Unidadde Contabilidad.




FinancieroNC

No se evidencia el cumplimiento de la recomendación de auditoría internapues existe la disposición del Líder de Gestión de Bienes en memorando252-GAF-UGB-2010 del 8 de noviembre de 2010 a los responsables de lasbodegas y registro en el título "Registro de Ingresos" numeral 5 que "Para elregistro en el sistema automatizado se verificará que el código establecidocorresponda efectivamente al bien que se va a ingresar en cuanto a grupode cuenta, ítem, presentación, etc., se ingresara previa verificación con lafactura las cantidades, valores, descuentos, proveedor".

No existe la disposición en cuanto a que el registro de valores seaúnicamente responsabilidad de la Unidad de Contabilidad.

En memorando 252-GAF-UGB-2010 del 8 de noviembre de 2010 el Líder deGestión de Bienes dispone a los responsables de las bodegas y registro conel título "Registro de Ingresos" numeral 5 que "Para el registro en el sistemaautomatizado se verificara que el código establecido correspondaefectivamente al bien que se va a ingresar en cuanto a grupo de cuenta,ítem, presentación, etc., se ingresara previa verificación con la factura lascantidades, valores, descuentos, proveedor"


RESPONSABLES


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Dispondrá a la Contadora General que proceda ajustificar el registro del terreno con los documentossustentatorios a fin de determinar la propiedad ylegalidad del bien registrado.




FinancieroNC

No se evidencia el cumplimiento de esta recomendación dado que la EMASEO EP no cuentacon estados financieros a diciembre de 2011, en los que se pueda verificar los saldoscontables de la cuenta de activos fijos, por tanto no se observa las notas explicativas a laestructura de los bienes inmuebles pertenecientes a EMASEO EP.

Se evidencia mediante memorando 211-CG-10 de 20 de octubre de 2010 que la Contadora encomunicación al Coordinador General informa que "R sobre la existencia de registroscontables en las cuentas de 141.03.02 Edificios, Locales Y residencia 204.575,23 USD.141.99.02 17.956,49 USD. Registros e información que datan desde años anteriores y que dela revisión efectuada en el anterior sistema informático se identificó que para inicio del año2003 se registran estos rubros como saldos iniciales. En los archivos anteriores no se hapodido obtener documento alguno que respalde los registros realizados por el funcionario deContabilidad que actuó en ese período" y que solicita "Con estos antecedentes, señorCoordinador, y en vista que no se ha obtenido información pertinente al registro citado, solicitoa usted su autorización para la baja de estos registros, salvo su mejor criterio"

Adicionalmente existe documentación de respaldo a las acciones tomadas por la Unidad dePatrocinio en la que se observa que se ha realizado las gestiones pertinentes en vías deconseguir la titularización de los bienes inmuebles y que se formalice la transferencia dedominio de los bienes inmuebles: UNO: Inmueble ubicado en la Calle General Pedro Briceño,DOS: Inmueble ubicado en la Av. Mariscal Sucre (Av. Occidental), TRES: Inmueble ubicado enel camino a Zámbiza, CUATRO: inmueble ubicado en la Av. Simón Bolívar (Av. Oriental) en elsector de la Forestal, dichos inmuebles se encuentran bajo la figura de comodato, sin embargono es posible evidenciarlos en los estados financieros.

En memorando 211-CG-10 de 20 de octubre de 2010 la Contadora encomunicación al Coordinador General informa que "R sobre la existencia deregistros contables en las cuentas de 141.03.02 Edificios, Locales Yresidencia 204.575,23 USD. 141.99.02 17.956,49 USD. Registros einformación que datan desde años anteriores y que de la revisión efectuadaen el anterior sistema informático se identificó que para inicio del año 2003se registran estos rubros como saldos iniciales. En los archivos anterioresno se ha podido obtener documento alguno que respalde los registrosrealizados por el funcionario de Contabilidad que actuó en ese período" ysolicita "Con estos antecedentes, señor Coordinador, y en vista que no se haobtenido información pertinente al registro citado, solicito a usted suautorización para la baja de estos registros, salvo su mejor criterio"

Dispondrá al responsable del Unidad de Informáticay Telecomunicaciones, realice una evaluaciónintegral del Programa de Control de Bienesadquirido por EMASEO; del Módulo de Activos Fijos

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que forma parte del sistema AS-400 proporcionadoa través del contrato de comodato suscrito con laEMAAP-Q; y, del Módulo de Activos Fijos delSistema CG-IFS, información técnica que servirá debase para implantar un sistema de control debienes, que guarde todas las característicasexigidas, en las disposiciones legales relacionadascon esta Área, que facilite los mecanismos deintegración de la información de bienes al sistemacontable, con sus respectivas seguridades yrestricciones, garantizando la fiabilidad de lainformación.




FinancieroC


RESPONSABLES


8

Con la finalidad de regularizar la identidad de losbienes, sus custodios, ubicación, validez de lasactas y cualquier otro elemento generado por elPrograma de Control de Bienes, a fin de generarlistados seguros de bienes, que formen parte delinventario institucional, dispondrá a la Contadora dela realización de un inventario integral de todos losbienes de la institución. Para el efecto se adoptarántodas las medidas de seguridad y la fijación depolíticas que aseguren la inclusión de todos losbienes de propiedad de EMASEO.




FinancieroPC

Los procesos, directrices y plan de constatación, incluyen objetivos, ámbito yalcance de su aplicación, metodología de trabajo, coordinadores de evento,equipos de trabajo y cronograma de ejecución. Después del proceso de constatación efectuado a los inventarios debodegas de repuestos y accesorios y materiales de construcción, no se llegóa elaborar y suscribir la correspondiente acta de constatación, debido a lasnovedades presentadas en cuanto a los saldos. Producto de la constatación física efectuada a los bienes de larga duración,se presentaron novedades en relación a inconsistencias en las actas, bienescon distinta ubicación, diferentes custodios para los bienes, actasincompletas, información desactualizada, entre otras; por lo que seconstituyó una Comisión para desarrollar un Plan Emergente y solventardichos novedades. Los Miembros de la Comisión de Plan Emergente para laconstatación de bienes de larga duración y herramientas, establecennovedades en cuanto a los bienes que no fueron justificados por losfuncionarios custodios, lográndose solventar y recuperar los bienes faltantes,por lo que en el mes de octubre de 2012, la Comisión informa sobre laconciliación física y contable de los bienes y emite los listadoscorrespondientes, observándose que se eliminan tanto de los registroscontables como de la Unidad de Gestión de bienes ítems sin que seinvestigue a fondo las causas de la inexistencia de los bienes. Cabemencionar que existen errores de cálculos en el valor de adquisición de losbienes de control.


La Comisión informa la conciliación de saldos con memorando 28-COM-HERRAMIENTAS-2012 de 04 de octubre de 2012.

13En todas las adquisiciones realizadas, revisarán losarchivos con los expedientes que contengan la


Gerente Administrativo C

Se evidencia que la Unidad de Contabilidad - Tesorería antes de realizar lospagos por adquisiciones cuenta con el documento Hoja de Control Previo en

En comprobante de pago TR-19730 de fecha 18 de abril de 2012, por elcontrato 22-LOSNCP-GJ-2012, se evidencia que el pago se realiza con la13 archivos con los expedientes que contengan la

documentación relacionada y completa.

BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE EMASEO 2006-01-01 A 2007-12-31

Administrativo Financiero

C pagos por adquisiciones cuenta con el documento Hoja de Control Previo enel cual se registra la documentación necesaria para dar el correspondientetrámite.

contrato 22-LOSNCP-GJ-2012, se evidencia que el pago se realiza con lapresentación de Hoja de Control Previo documento sin el cual no se puededar trámite.

15

Instruirá al responsable de la Unidad de Gestión deBienes de EMASEO, a fin de que en las Actas deEntrega-Recepción de bienes, los funcionariossalientes entreguen todos los bienes que seencuentren a su cargo, detallados en las Actas conlas que se les responsabilizó su custodia.




FinancieroC

En la Unidad de Gestión de Bienes se elaboran documentos denominadosActa de Descargo de Bienes en el cual se detalla los bienes que el personalsaliente entrega a la unidad como se evidencia en Actas 612 de fecha 09-08-2012, 645 de fecha 27-08-2012 y 664 de fecha 14-09-2014

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Siendo unidades dependientes de su ámbito,Contabilidad y UGB, dispondrá a los jefes de esasdependencias que observen el criterio declasificación de los bienes adquiridos por EMASEObajo los lineamientos establecidos en las normasprevistas en el sistema SAFI, que involucrafundamentalmente el costo de adquisición (USD100,00), a efectos de cumplir una correctaclasificación de los bienes y una apropiadaclasificación contable.




FinancieroN/A

El sistema SAFI no se encuentra en uso


RESPONSABLES


19

Con el objeto de que la información contable sea laguía en la que se sustenten los listados delinventario institucional, dispondrá a la ContadoraGeneral y al responsable de la UGB, realicen ladepuración de los saldos generados en susunidades, a fin de conciliar la información de susregistros. La Contadora General realizará losajustes respectivos que permitan finalmente contarcon un saldo real y confiable de Activos Fijos -Bienes Muebles e Inmuebles.




FinancieroPC

Si bien la Unidad de Contabilidad y Gestión de Bienes han establecidossaldos conciliados en cuanto a inventarios como se evidencia enmemorando 28-COM-HERRAMIENTAS-2012 de 04 de octubre de 2012,existen inconsistencias en los valores presentados para dar de baja a bienesque se detallan en 083-COM-ACTIVOS-2012 de 13 de julio de 2012,observándose que se eliminan tanto de los registros contables como de laUnidad de Gestión de bienes ítems sin que se investigue a fondo las causasde la inexistencia de los bienes.



Instruirá al responsable de la Unidad de Gestión deBienes asigne la custodia de los diferentes bienes

La Unidad de Gestión de Bienes realiza la entrega de los bienesinstitucionales necesarios para el cumplimiento de las actividades de los

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Bienes asigne la custodia de los diferentes bienesde EMASEO, bajo criterios de uso y ubicación paratodos los bienes de EMASEO de forma tal que sepropenda a evitar la concentración de custodia debienes en pocas personas.




FinancieroC

institucionales necesarios para el cumplimiento de las actividades de losservidores de la EMASEO EP a través del documento "Acta EntregaRecepción - Activos Fijos"

27

Dispondrá a la Contadora General, rehacer ladescomposición contable de la cuenta bienesmuebles e inmuebles, a fin de comprobar elmovimiento de ingresos y egresos de bienes, lossaldos y depreciaciones que correspondan a cadaperíodo y que permitan sustentar la adquisición deaquellos bienes muebles e inmuebles quecomprenden el asiento contable 293; luego de locual se efectuará una verificación física a fin deestablecer la existencia de los bienes, de no existirlos mismos, se presumirá el hurto o robo y seactuará conforme lo señalado en el artículo 86 delReglamento de Bienes “Denuncia” hasta el trámiteulterior fijado por los subsiguientes artículos queculminen en la procedencia de la baja (Art. 89),momento en el que se registrará contra la cuentacontable 611. (Patrimonio Público), para lo cual serequerirá de la aprobación de la máxima autoridadde EMASEO, conforme el Reglamento GeneralSustitutivo para el Manejo y Administración deBienes del Sector Público.




FinancieroN/A


RESPONSABLES


28

La Contadora General cuidará y velará por laintegridad de los archivos de la Unidad a su cargoque son el soporte fundamental, en los que sesustenta la propiedad de los bienes institucionales,para lo cual, en concordancia con las medidasinstitucionales que adopte la máxima autoridad,vigilará celosamente la adecuada estructuración detales archivos, los que se conservarán durante elperíodo previsto en la ley.




FinancieroC

Se puede observar en el documento "Base de Datos Archivo GeneralEMASEO EP" que existe los documentos de la Unidad de Contabilidad enlos archivos 1, 2, 3 y SG, documentos que datan desde el año 1990 al 2010.

A través de inspección de los archivos en la Unidad de Contabilidad seevidencia que cuentan con el archivo de la documentación a partir del año2010.

La Secretaría General mantiene en su "Base de Datos Archivo GeneralEMASEO EP" documentos de la Unidad de Contabilidad.

Existe el registro fotográfico del 10 de octubre de 2012 los archivos ubicadosen la Unidad de Contabilidad.

29

Actualizará el proceso a seguirse en la adquisiciónde bienes muebles, de modo que se cumpla contodas las fases del proceso establecido en elReglamento General sustitutivo y administración debienes; y, en las normas de contratación públicavigentes, así como en la configuración de losprocesos que se establezcan internamente en laEmpresa.




FinancieroC

En memorando 700-GAF-2011 LA Gerencia Administrativa Financiera remitea la Unidad de Auditoría Interna el nuevo proceso de adquisiciones diseñadopor esta unidad, directrices sobre las formalidades de adquisiciones y elinstructivo para el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de laEMASEO EP. Se adjunta el Acta tres de fecha 22 de julio de 2012 en el cualse establece el proceso de compras y se adjunta la Descripción del CG-WebFlujo Compras EMASEO de fecha 17 de junio de 2011.

30

Dispondrá a todos los funcionarios que guardanrelación con esa Gerencia la obligación legal desuministrar, a los auditores gubernamentales, lainformación y documentación relativa a lasoperaciones administrativas o financieras que seencuentren bajo su responsabilidad, puesto que talcondición de entrega de documentación no tiene elcarácter de facultativa.




FinancieroC

La Unidad de Auditoría Interna no ha tenido restricciones en acceso ainformación.

No se evidencia nivel de aplicación del sistema CGWeb en el cumplimiento El Reglamento Orgánico Funcional de EMASEO EP aprobado en sesión

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Dispondrá a todo el equipo vinculado al proceso deadquisición de bienes muebles revisar el procesoque actualmente cumplen, a fin de eliminar pasos -documentos y trámites que han generado excesivosperíodos de realización de los mismos, diseñandoun proceso más ágil. La elaboración del nuevoproceso estará a cargo de la Coordinación dePlanificación, bajo los parámetros rediseñados a finde que se destinen un menor número de díaslaborables para las adquisiciones de EMASEO.




FinancieroC

No se evidencia nivel de aplicación del sistema CGWeb en el cumplimientode disminución de días laborables para las adquisiciones de EMASEO EP.

El Reglamento Orgánico Funcional de EMASEO EP aprobado en sesiónordinaria del 20 de diciembre de 2011, mediante Resolución No. 053-DE-2011; establece en el capítulo V, Art. 26, literal b) que una de lasatribuciones y responsabilidades de la Gerencia de Planificación eInnovación Tecnológica es: "Establecer políticas institucionales para elseguimiento y control de la gestión organizacional y tecnológica"

La Unidad de Adquisiciones desarrolla sus actividades en función del Manual de Procesos elaborado por la Consultora Altgerant, vigente a partir del 13 dediciembre de 2010.

En relación a la recomendación 31 del examen especial a los bienesmuebles e inmuebles de EMASEO, la GAF informa mediante memorando607-GAF-2011 de 22 de julio de 2011 que: "Al igual que en larecomendación 29, se aplicará en el nuevo sistema CGWeb"; sobre elcumplimiento de la recomendación 29 indica "En el sistema CGWeb se hadiseñado el proceso de compra, incluyen el PAC y Presupuesto. A la fecha,se requiere la aprobación del Administrador del contrato para la entrega alConsultor".


RESPONSABLES


32

Con el objeto de fortalecer la gestión institucional,disminuir errores y evitar la existencia de personalindispensable, solicitará la GG la autorización y a laGRHH la aplicación de una política de rotación,evaluación e incentivos al personal bajo sudependencia, a fin de conseguir mayor eficiencia enlos procesos de adquisición, registro y control debienes de muebles.




FinancieroNC

No se puede evidenciar el cumplimiento de la recomendación puesto que laGerencia Administrativa Financiera establece que para llevar a cabo larotación de personal es necesario contar con el plan de descripción y perfilde puestos con los respectivos requerimientos de cada puesto y cargo, planque está a cargo de la Gerencia de Gestión de Talento Humano, como loexpresa en el memorando 733-GAF-2011 del 20 de septiembre de 2011.

Además la Unidad de Auditoría Interna establece que "La EMASEO EP, noha implementado una política de rotación de personal. En el 2011; el únicocaso de rotación trimestral, se registra con el personal de serviciosgenerales que cumple tareas de limpieza y aseo de instalaciones; sinembargo, en el 2012, ésta práctica ya no es común"

Mediante memorando 733-GAF-2011 del 20 de septiembre de 2011 la Gerencia AdministrativaFinanciera envía a la Unidad de Auditoría Interna, con el asunto seguimiento derecomendaciones, lo relacionado con la recomendación y establece que "Tanto la política derotación de personal cuanto la practica sana de la misma dentro de las GestionesAdministrativas y Financieras de mi Gerencia, se aplicará una vez que la Gerencia de GestiónHumana concluya el plan de descripción y perfil de puestos; y presenten los requerimientos decada puesto y cargo. Con esta base se estudiarán las posibles rotaciones de personal bajo ellineamiento del mismo perfil"

En memorando 082-AI-2012 del 22 de agosto de 2012 la Unidad de Auditoría Interna envía ala Gerencia de Gestión de Talento Humano, con el asunto "Resultados provisionales de laEvaluación Integral del Sistema de Control Interno en la Gerencia de Gestión de TalentoHumano - EMASEO EP" y en relación a la rotación de personal establece que "La EMASEOEP, no ha implementado una política de rotación de personal. En el 2011; el único caso derotación trimestral, se registra con el personal de servicios generales que cumple tareas delimpieza y aseo de instalaciones; sin embargo, en el 2012, ésta práctica ya no es común"

12

Para los estudios que respalden los procesos deadquisición, deberá prever todos los elementosvinculatorios a las requisiciones de los implementosa ser empleados en el área de su competencia, que


INMUEBLES DE EMASEO Gerente de

MantenimientoC

Las compras programadas para adquisición han sido establecidas en el PlanAnual de Contrataciones aprobado con Resolución Administrativa 009-EMASEO EP-2012 fue elaborado de acuerdo a las necesidades de cadauna de las Unidades de la EMASEO EP.En las compras para la bodega de repuestos y accesorios se realiza deacuerdo máximos y mínimos de inventario, esto debido a que la Unidad deMaquinaria y Equipo pudo realizar a inicios del año estudios de stock decada una de las marcas de vehículos que mantenemos en la flota vehicular,tomando en cuenta un análisis de los últimos 12 meses, además para tenercerteza de que los repuestos lleguen en el tiempo que se necesita seprocedió a codificar los mismos en base al catálogo de partes del fabricante;por tanto, las compras se realizan actualmente de acuerdo al consumo,

El Plan Anual de Contrataciones aprobado con Resolución Administrativa 009-EMASEO EP-2012 fue elaborado de acuerdo a las necesidades de cada una de las Unidades de laEMASEO EP.

En Resolución Administrativa 0101-A-EMASEO EP-2012 se resuelve: "... Modificar el Art. 1 dela Resolución Administrativa No. 009-EMASEO EP-2012 de 12 de enero de 2011, reformandoel Plan Anual de Contrataciones aprobado mediante dicha Resolución..."

En memorando 003-GME-PM-2012 de 20 de enero de 2012 el Líder de Maquinaria y Equipoenvía al Gerente de Maquinaria y Equipo el requerimiento de compra de repuestos paraContenerización e informa que "En este caso no se realizó un estudio previo de movimientosya que estos vehículos y contenedores son nuevos, esta compra de stock se la realiza en basea un sugerido del proveedor, el mismo aconseja mantener un stock mínimo para disponibilidadinmediata..."12 a ser empleados en el área de su competencia, que

minimicen los riesgos y eviten impactos en elmantenimiento y vida útil de los bienes.


MantenimientoC por tanto, las compras se realizan actualmente de acuerdo al consumo,

capacidad de almacenar, conveniencia financiera y tiempo para ejecutar eltrámite de contrataciones.Cabe mencionar que se adquieren repuestos y accesorios para la flotavehicular por temas emergentes y por procedimiento de ínfima cuantía.

En memorando 004-GME-PM-2012 de 20 de enero de 2012 el Líder de Maquinaria y Equipoenvía al Gerente de Maquinaria y Equipo el requerimiento de compra de repuestos varios einforma que "... me permito adjuntar para su verificación, aprobación y posterior gestión decompra sugerido de repuestos para la flota de vehículos, e n la misma consta la codificaciónde cada ítem basado en rotaciones. Cabe indicar que el estudio de stock, se lo realizótomando en cuenta un análisis de movimientos en los últimos 12 meses, esta compra se larealiza pensando en una provisión para seis, tiempo prudente para tener una base controladade movimientos, la misma que en el futuro nos permitirá realizar compras basadas en stocksmínimos".

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Implantará un sistema de archivo institucional y decada dependencia, debidamente organizado, quepermita la ubicación y control de la documentaciónde la Empresa, de modo que todas las unidadesadministrativas se responsabilicen por losdocumentos que reposen y se generen en susdependencias, a cuyo efecto estableceráreglamentariamente los requisitos básicos para laconservación y mantenimiento en cuanto a tiempo,responsabilidades, codificación, altas, bajas,referenciación con fichas de ingreso, actas deentrega-recepción de documentación, y máscaracterísticas que brinden la seguridad e integridadde los archivos activos y pasivos de la Institución.



Secretario General

PC

Del análisis de una muestra del archivo físico de la EMASEO EP, sedesprende que existe documentación que data del año 1989 y en el 22% delas cajas se presentan novedades como:

a) En el caso de la Unidad de Gestión de Bienes, no se ha realizado laentrega formal de la documentación a la Secretaría General, por lo que seobservan documentos como solicitudes de materiales a partir del año 2005,planos, libros, cuadernos, entre otros, desperdigados y desorganizados en elarchivo 1.

b) Existen inconsistencias entre el índice proporcionado por la SecretaríaGeneral y el archivo físico, principalmente en lo relacionado a la ubicación delas cajas en los lugares (1, 2, 3, 4 y 5) destinados para archivo, contenido delas cajas, identificación de las cajas y devolución de archivos prestados alas diversas Unidades.

c) Las puertas de acceso a los archivos mantienen seguridades (candados ychapas); sin embargo, se evidencia la existencia de hoyos en el techo quepodrían resultar en el deterioro de los archivos en época de lluvias y no secuenta con dispositivos de prevención y seguridad como: extintores,aspersores de agua, detectores de humo, entre otros.

En memorando 056-SG-2012 de 07 de septiembre de 2012 la SecretaríaGeneral informa que en el año 2009 se contrató a la empresa ManagementBusiness Support Manasup S.A., con el fin de ordenar, depurar, administrary custodiar los archivos físicos activos y pasivos de EMASEO que se hayangenerado antes del 1 de enero de 2008 y desde el 1 de enero de 2008 hastael 30 de junio de 2009, suscribiéndose varias actas de recepción de ladocumentación a conformidad. Así también, a partir de julio de 2009 laSecretaría General se encarga del manejo de la documentación y archivo dela misma.


RESPONSABLES


16

Intervendrá, como observador en la entregarecepción de documentos entre el personal salientey entrante, de lo cual se dejará constancia en unActa de Entrega – Recepción, que identifique con lamayor precisión posible, el detalle de losdocumentos pertenecientes al área de gestión delfuncionario saliente, y que se encontraron bajo sucustodia y responsabilidad. Cuando se trate de lasalida de un funcionario y este no tenga un sustitutoinmediato, se actuará sobre la base de un encargo aun servidor del área o al encargado designado porla Gerencia General.



Secretario General

C

Previo el pago de la liquidación correspondiente a los funcionarios salientes,la Gerencia de Gestión de Talento Humano, exige como requisito el actaentrega recepción de documentación, archivos físicos e información digital,documento en el cual se evidencia la participación de un funcionario de laUnidad de Secretaría General en calidad de delegado para esta diligencia.

Actas entrega recepción del archivo de Secretaría General.

1

Dispondrá a todas las unidades administrativas,operativas y técnicas de la empresa, elcumplimiento obligatorio e inmediato de lasrecomendaciones que le sean formuladas, en losinformes de auditoría o exámenes especiales,originados en la Contraloría General del Estado, asícomo en la Auditoría Interna de la Institución, debidoa la naturaleza vinculatoria de las mismas.

AUDITORIA DE GESTIÓN A LA GERENCIA DE

OPERACIONES DE EMASEO 2007-01-31 A

2008-08-31

Gerente General C



En memorando circular 028-GG-2012 de 04 de mayo de 2012 la GerenciaGeneral envía al Gerente Administrativo Financiero, Gerenta de Gestión deTalento Humano, Gerente de Operaciones subrogante, Gerente dePlanificación e Innovación Tecnológica, Administrador Contrato 24-LOSNCP-AJ-2011 el requerimiento de "Implementación obligatoria deRecomendaciones del Informe de Evaluación del Sistema de control InternoUAI-0005-2011"

Según Memorando 547-GO-2012 del 2 de agosto de 2012, la Gerencia de

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Solicitará a todas las unidades administrativas,operativas y técnicas, a las cuales se dirijan lasacciones correctivas, que una vez que sean de suconocimiento se establezca un cronograma con lasacciones de implementación de los correctivosformulados por los auditores, y presenten uninforme de los resultados, para la evaluaciónrespectiva, producto de lo cual la Gerencia Generalmantendrá en la Secretaría un expediente derespaldo, sobre el cumplimiento realizado.



2008-08-31

Gerente General C

Según Memorando 547-GO-2012 del 2 de agosto de 2012, la Gerencia deOperaciones, envía el seguimiento realizado a las recomendacionesformuladas por Auditoría Interna, con el respectivo justificativo.

3

Cuando se realice un cambio de competencias de laempresa hacia otros entes, organismos odependencias y existan recomendacionesvinculadas a estas, será conveniente, que al realizarel traspaso de las mismas, se de a conocer alnuevo ente responsable, las acciones correctivaspropuestas por los auditores, para garantizar elfortalecimiento de la actividad, función o labor queha sido observada por Auditoría.



2008-08-31

Gerente General N-A

Desde junio de 2010 la EMASEO EP es la instancia municipal encargada delbarrido y recolección de residuos sólidos domiciliarios e industriales nopeligrosos, barrido del espacio público, baldeo de plazas emblemáticas ytransporte de residuos del Norte, Centro, Sur, y Parroquias nodescentralizadas de Quito.


RESPONSABLES


4

Que luego de elaborar los Planes Estratégicos yOperativos Institucional, los difunda en mediosmagnéticos, digitales o publicaciones impresas, atodas las dependencias que conforman la estructuraorgánica, de modo que cada unidad administrativa,operativa o técnica, cuente con el instrumento deplanificación que guié las actividades programadasen cada ejercicio fiscal, documento que debe contarcon todos los elementos que configuren lasacciones ha seguir, los plazos, presupuestos,indicadores de gestión y unidades que participaránen el logro de las metas trazadas. Este plan deberáconstar en la página web institucional, y será unmedio de consulta pública, para el seguimiento delos entes de control competentes, así como suevaluación.



2008-08-31


FinancieroC

Se observa que existen los Planes Estratégicos y Operativos Institucionalesdifundidos a través de la página Web institucional.

Además se tiene el POA institucional aprobado mediante la correspondienteresolución que cuenta con 5 objetivos estratégicos y sus respectivosprogramas y proyectos para el cumplimiento del POA.

En la página Web de la EMASEO EP http:--www.emaseo.gob.ec, en lapestaña LA INSTITUCIÓN - PLAN ESTRATÉGICO DE LA EMASEO EP seencuentra el plan referido.

En sesión ordinaria del 20 de diciembre de 2011, mediante Resolución No.052-DE-2011 se aprueba el Plan de Negocios: POA, PresupuestoDistributivo de la EMASEO EP de enero a diciembre de 2012.

5

Realizará un análisis periódico (trimestral) de losplanes estratégicos y operativos, debidamenterespaldado y sustentado, de cuyo estudio elaboraráun informe de su cumplimiento y pondrá enconocimiento de las máximas autoridades para latoma de decisiones y correctivos, en caso de sernecesario.



2008-08-31

Gerente General C

El 29 de agosto de 2012 se en reunión de Directorio se aprueba elReglamento Orgánico Funcional de la EMASEO EP, en donde se establecela Gestión Organizacional por procesos evidenciada en la Cadena de Valor(Art. 10), Mapa de Procesos (Art. 11), Estructura Organizacional para la

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Elabore un Estatuto Orgánico de GestiónOrganizacional por Procesos para EMASEO, acorde a la estructura propuesta y aprobada por elDirectorio de la Empresa, que contemple la visión,misión, los objetivos generales y específicos, lacadena de valor, el mapa de procesos, la estructuraorgánica y la descripción de los procesosseñalando, las funciones y competencias de cadauna de las unidades que conforman la organización.



2008-08-31

Gerente General C

(Art. 10), Mapa de Procesos (Art. 11), Estructura Organizacional para laGestión de los Procesos de EMASEO EP (Art. 12). además en el capítulo IVDe la Estructura Orgánica para la Transición se observa la EstructuraOrgánica por Procesos (Art. 22).

Así mismo se ha establecido el Manual de Clasificación de Puestosdenominado "Descriptivo y perfil de Puestos - EMASEO EP", de fecha 11 demayo de 2012, en el cual se establecen las actividades del puesto, lasactividades esenciales del puesto, responsabilidades entre otras quedelinean las funciones y competencias de cada una de las unidades queconforman la organización, sin embargo este documento aún se encuentraen revisión de la Gerencia de Gestión de Talento Humano por lo que no secuenta con un documento oficial aprobado.

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En cada oportunidad que se realice variaciones enla estructura orgánica de la empresa, realizará losajustes correspondientes en el Estatuto Orgánico deGestión Organizacional por Procesos, mismo quedeberá ser aprobado por el Directorio de laEmpresa, en forma integral con el OrganigramaEstructural, a fin de mantener coherencia con lasvariaciones efectuadas.



2008-08-31

Gerente General C

El 29 de agosto de 2012 se en reunión de Directorio se aprueba elReglamento Orgánico Funcional de la EMASEO EP, en donde se establecela Gestión Organizacional por procesos evidenciada en la Cadena de Valor(Art. 10), Mapa de Procesos (Art. 11), Estructura Organizacional para laGestión de los Procesos de EMASEO EP (Art. 12). además en el capítulo IVDe la Estructura Orgánica para la Transición se observa la EstructuraOrgánica por Procesos (Art. 22).

Así mismo se ha establecido el Manual de Clasificación de Puestosdenominado "Descriptivo y perfil de Puestos - EMASEO EP", de fecha 11 demayo de 2012, en el cual se establecen las actividades del puesto, lasactividades esenciales del puesto, responsabilidades entre otras quedelinean las funciones y competencias de cada una de las unidades queconforman la organización, sin embargo este documento aún se encuentraen revisión de la Gerencia de Gestión de Talento Humano por lo que no secuenta con un documento oficial aprobado.


RESPONSABLES


8

Considerará en los Planes Estratégicos uOperativos del correspondiente ejercicio fiscal, loscambios organizacionales, que generenincrementos o supresiones de unidadesadministrativas u operativas para sustituirlas conotra dependencia que se responsabilice delcumplimiento de las actividades establecidas entales planes; o en caso de la creación de nuevasunidades, señalará los programas y metas que lecorresponderán cumplir dentro de la planificacióninstitucional.



2008-08-31

Gerente General C

El Resumen Ejecutivo 2011 - 2014 de enero de 2011 ha sido preparado porla Gerencia de Planificación y Desarrollo Empresarial en el cual seestablecen cinco objetivos estratégicos y nueve programas relacionados alcumplimiento de los objetivos estratégico.

El POA aprobado para el año 2012, de 31 de enero de 2012 establece loscinco objetivos estratégicos con sus respectivos programas y proyectos, asítambién establece costos para cada uno de ellos.

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Que la conformación de los equipos de trabajo de laorganización, se realice con personal técnico, querespalde debidamente las labores de cadaGerencia, en particular en el área de Operaciones,que constituye el eje que dinamiza las actividadesde la empresa, ya que cumple las actividadesprincipales, razón de ser de la misma.



2008-08-31

Gerente General C

Se evidencia que para la contratación de personal para laborar en laGerencia de Operaciones, la Gerencia de Operaciones realiza lasactividades de selección observando lo dispuesto en el Descriptivo y perfilde puestos de la EMASEO EP.

De una muestra tomada en la Unidad de Gestión de Talento Humano se observa el registro de la formación y experiencia del personal contratado en la Gerencia de Operaciones.

Se ha establecido el Manual de Clasificación de Puestos denominado "Descriptivo y perfil de Puestos - EMASEO EP", de fecha 11 de mayo de 2012, en el cual se establecen las actividades del puesto, las actividades esenciales del puesto, responsabilidades entre otras que delinean las funciones y competencias de cada una de las unidades que conforman la organización, sin embargo este documento aún se encuentra en revisión de la Gerencia de Gestión de Talento Humano por lo que no se cuenta con un documento oficial aprobado.

Se evidencia en el presupuesto aprobado para el año 2012 que lasproyecciones de: ingresos por Tasas y Contribuciones $27'335.000,00 y para Gastos de Capital por Maquinaria, Equipos y Vehículos $499.162,5, lo que

El presupuesto aprobado para el año 2012 que las proyecciones de:ingresos por Tasas y Contribuciones $27'335.000,00 y para Gastos deCapital por Maquinaria, Equipos y Vehículos $499.162,5, lo que representa

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Deberá contemplar en los planes operativos larenovación periódica de las unidades derecolección, a cuyo efecto anualmente deberá incluiren el presupuesto un porcentaje no menor al 10%.



2008-08-31

Gerente General PC

representa el 1,82%.Se evidencia que la relación tasas y contribuciones versus gastos de capitalpor maquinaria y vehículos, se puede observar que los porcentajesdestinados para renovación de la maquinaria y vehículos son los siguientes:2008 el 4%, 2009 el 3%, el 2010 el 15%, el 2011 el 8% y el 2012 el 2%. Sinembargo que, se está presupuestando Gastos para Maquinaria y Vehículosno se ha llegado aún al 10%.


el 1,82%.



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Dispondrá a la Gerente de Operaciones elaboré yponga en su conocimiento reportes trimestralessobre el estado de la flota de recolectores y equiposde aseo, con la finalidad de apreciar las condicionesde mantenimiento y los daños reparados, así comola recurrencia de los desperfectos de las unidades,con el objeto de precisar el reconocimiento de losconductores que mantengan en mejor condición lasunidades a ellos asignados, y también identificaraquellos conductores que causen daños pornegligencia u omisión y de esta manera adoptar loscorrectivos necesarios.



2008-08-31

Gerente General C

Se evidencia que la Gerencia de Maquinaria y Equipo mantiene el control yregistro del estado de la flota de recolectores y equipos de aseo, llegando aestablecer indicadores mensuales de operatividad de la flota. La Gerencia de Maquinaria y Equipo en sus indicadores de gestión al mes

de agosto presenta los indicadores: Operatividad mensual por tipo devehículo, Operatividad de la flota por mes.

La Unidad de Gestión Vehicular mantiene en sus registros el "InformeRevisión Técnica Vehicular Primer Semestre 2012", donde se establece losdefectos encontrado en las unidades que no aprobaron la revisión vehicular.


RESPONSABLES


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Solicitará a la Gerenta de Operaciones quedisponga al Coordinador de Talleres elaboré un PlanIntegral de Mantenimiento, el mismo que, incluyarevisiones periódicas de mantenimiento preventivo yestablezca un porcentaje del tiempo de sus laboresa realizar, trabajos correctivos en los automotores,de modo que con la renovación de la flotaautomotriz se conserve de mejor manera el estadofísico y mecánico de los automotores, evitando deesta manera provocar elevados gastosinnecesarios.



2008-08-31

Gerente General C

Se evidencia que la Gerencia de Maquinaria y Equipo mantiene uncronograma, de mantenimiento preventivo de la flota vehicular, de maneramensual. Además posterior a la revisión técnica vehicular del primersemestre en la Corpaire, estableció un cronograma de mantenimientocorrectivo.

La Gerencia de Maquinaria y Equipo realiza el mantenimiento preventivo de la flota de vehículos pesados mensualmente.

Mediante Informe Revisión Técnica Vehicular Primer Semestre 2012 se presenta el Cronograma de Presentación Revisión Técnica Vehicular CORPAIRE y el Reporte de Fallas en la Flota Vehicular Pesada.

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Coordinará con la Corporación Vida para Quito, a finde que la información referente a los reportesdiarios de recolección generada en dichaCorporación, sea remitida en tiempo real a laGerenta de Operaciones de EMASEO, a través dela web, con las respectivas seguridades de accesoexclusivo; información consolidada y detallada por la empresa operadora (Quito Limpio, Erbacolinor,EMASEO).



2008-08-31

Gerente General C

Desde junio de 2010 la EMASEO EP es la instancia municipal encargada delbarrido y recolección de residuos sólidos domiciliarios e industriales nopeligrosos, barrido del espacio público, baldeo de plazas emblemáticas ytransporte de residuos del Norte, Centro, Sur, y Parroquias nodescentralizadas de Quito; a partir de la fecha mencionada se dejó detrabajar con el consorcio Quito Limpio, por lo que la EMASEO Ep es laresponsable actual del registro y control de los reportes diarios y flotavehicular a través del sistema AVL.

La EMASEO EP trabaja con el sistema de Registro de Programación y Registro deRutas, el cual se encarga de almacenar la información de los procesos deprogramación, pre-operación y cierre de la ruta de los servicios de recolección deRSU, para mejorar su funcionalidad se contrató la implementación de un sistema deprogramación y registro de rutas e integración con otros sistemas de la EMASEO,esta actualización fue necesaria para obtener funcionalidades como: cierre de rutasdel servicio de recolección a pie de vereda, registro para mayores productores,

La EMASEO EP realizó el "Contrato para la Implementación de un Sistema de Programación yRegistro de Rutas e Integración con otros Sistemas de la Empresa Pública Metropolitana deAseo", Contrato 13-LOSNCP-AJ-2011, el 23 de febrero de 2011 cuyo objeto de contrato es "...la contratación del servicio de diseño, desarrollo e implementación de un Sistema deProgramación y Registro de Rutas e integración con otros sistemas..."

En memorando 223-GPDE-ITE-2011 de 11 de noviembre de 2011, la Unidad de Tecnología

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Dispondrá a la Gerenta de Operaciones y alpersonal de la Unidad de Informática yTelecomunicaciones de EMASEO, diseñen unprograma informático que organice, clasifique yprocese adecuadamente la información referente almanejo de RSU, incluyendo además la informaciónde la gestión de transferencia y disposición final quemaneja la Corporación Vida para Quito, a fin deconsolidar esa información y obtener datos quepermitan establecer los indicadores de gestiónpropios de esta actividad, de cuya evaluación sepodrán adoptar los correctivos necesarios.



2008-08-31

Gerente General C

del servicio de recolección a pie de vereda, registro para mayores productores,cierre de ruta productores, cierre de la ruta para industrias, integración con el AVL,control de horas adicionales, Visualización de estadísticas e información de laEmpresa.

La empresa utiliza los sistemas de control de la Operación a través de RadioComunicación Digital y Sistema de Localización Vehicular.

Para la elaboración de los índices de gestión la Gerencia de Operaciones indicaque "... estableció desde el mes de noviembre de 2011 hasta el mes de junio de2012 un reporte de productividad de los servicios de aseo que brinda... y en el mesde junio de 2012 se utilizó un reporteador informático, el cual toma la informaciónde la base de datos de productividad de los servicios de aseo...".

La Gerencia de Operaciones como Gestión de Servicios de Aseo emite índices degestión mensuales en relación a Servicio de Recolección, Servicio de RecolecciónContenerizado, Toneladas por vehículo por día (t - veh prog - día), Toneladas porviaje (t - viaje), Toneladas por ayudante de recolección (t - ayud - día), Rutasatendidas oportunamente, Servicio de atención a la comunidad.

En memorando 223-GPDE-ITE-2011 de 11 de noviembre de 2011, la Unidad de Tecnologíaremite al gerente de Planificación Corporativa en su recomendación "... recomienda salvomejor criterio de la Gerencia de Planificación Corporativa, se contrate la mejora del Sistema deHoja de Rutas tomando en consideración las especificaciones técnicas definidas..."

En memorando 517-GO-2012 de 20 de julio de 2012 el Gerente de Operaciones envía aAuditoría Interna documentación, referente en el punto 21 a, "Utilidad del software AVL"adjunta los documentos Sistemas Utilizados en el control de la Operación; Integración de laInformación de as Básculas, y en el punto 6 establece que "... estableció desde el mes denoviembre de 2011 hasta el mes de junio de 2012 un reporte de productividad de los serviciosde aseo que brinda... y en el mes de junio de 2012 se utilizó un reporteador informático, el cualtoma la información de la base de datos de productividad de los servicios de aseo..."

La Gerencia de Operaciones como Gestión de Servicios de Aseo emite índices de gestiónmensuales en relación a Servicio de Recolección, Servicio de Recolección Contenerizado,Toneladas por vehículo por día (t - veh prog - día), Toneladas por viaje (t - viaje), Toneladaspor ayudante de recolección (t - ayud - día), Rutas atendidas oportunamente, Servicio deatención a la comunidad.

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Dispondrá a las Gerentas de Operaciones yRecursos Humanos, coordinen mensualmentesobre el número de ayudantes de recolección ybarrido que realmente han prestado su servicio enestas actividades, a efectos de elaborar la nómina,misma que incidirá en el costo del servicio derecolección y barrido y por ende en los indicadorescorrespondientes.



2008-08-31

Gerente General C

Se evidencia que la Gerencia de Operaciones ha establecido cronogramaspara los servicios de aseo en la ciudad, siendo estos de lunes a sábado; y,no dejando de prestar el servicio los días domingos para mayoresproductores, industrias y mercados, domingo de tereques y eventosespeciales; cronogramas que cuenta con frecuencia, total de rutas, total deobreros necesarios para los servicios de aseo.

En memorando 517-GO-2012 de 20 de julio de 2012 el Gerente deOperaciones envía a Auditoría Interna documentación, referente en el punto1 a, "Planes Operativos de la Gerencia de Operaciones 2011 y 2012" en elcual en forma cronológica se establecen los servicios de aseo, estecronograma establece que los trabajos de recolección de RSU los díasdomingos se efectúan para mayores productores, industrias y mercados,domingo de tereques y eventos especiales.


RESPONSABLES


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Dispondrá a los Gerentes de Operaciones yAdministrativo Financiero, realizar un estudio quepermita determinar el costo real de cada toneladade residuos sólidos recolectada en los espectáculospúblicos, tasa que debe cubrir los costos de lasactividades de aseo y limpieza en los lugares dondese realizan los mencionados eventos.



2008-08-31

Gerente General PC

Se evidencia que la Gerencia de Operaciones ha desarrollado el "INFORME ADIRECTORIO DEL PROYECTO DE CONTENERIZACIÓN" en el cual en su anexo 8establece el costo por tonelada de recolección de RSU así:- Sin contenerización en $16,50- Con contenerización en $12,84Es necesario hacer notar que estos costos están compuestos únicamente porcostos operativos de mano de obra, combustibles y lubricantes, uniformes ymantenimiento de camión.

Si bien se ha establecido el costo por tonelada de recolección de RSU en lasmodalidades de sin y con contenerización, no existe un estudio de costos portonelada de RSU recolectada en espectáculos públicos para evaluar si la tasacobrada cubre los costos de actividades de aseo y limpieza en los lugares donde serealizan los mencionados eventos.

Se evidencia además que la Unidad de Tesorería mantiene una "Tabla para cálculopara el cobro de los servicios de recolección".

La Gerencia de Operaciones ha desarrollado el documento "INFORME ADIRECTORIO DEL PROYECTO DE CONTENERIZACIÓN" en cuyo anexo 8"Análisis DEBE Finanzas - Costos Rutas IAVON" contiene el costo portonelada sin y con contenerización.

La Unidad de Tesorería mantiene en sus archivos el registro "De las tarifaspor servicios de recolección prestados en el Distrito Metropolitano de Quito"mismo que contiene la "Tabla de cálculo para el cobro de los servicios derecolección"

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Coordinará con las dependencias municipalesrelacionadas con la aprobación y emisión depermisos para la realización de eventos públicos,para que estos se realicen una vez cumplidos todoslos requisitos, los mismos que incluyen el pagoprevio por parte del contribuyente, de la tasa derecolección de basura para espectáculos públicos.



2008-08-31

Gerente General C

Se evidencia que La Unidad de Tesorería previo a la realización de unevento público realiza del cobro de la correspondiente tasa por recolección.

La Unidad de Tesorería mantiene en sus archivos el documento "Detalle defacturas" en el que constan las facturas cobradas por concepto de "Tasa porrecolección de basura en espectáculos y concentraciones públicas".

En las facturas de EMASEO EP número 1188 de 23 de octubre de 2012 y1192 de 24 de o octubre de 2012, se realiza el cobro de la "Tasa porrecolección de basura en espectáculos y concentraciones públicas"

Dispondrá a la Gerenta de Operaciones la La Gerencia de Operaciones ha elaborado las rutas y micro rutas para La Gerencia de Operaciones cuenta con micro rutas para los servicios de

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Dispondrá a la Gerenta de Operaciones laelaboración de todos los planos de rutas y microrutas, debidamente re calibrados, basada encriterios técnicos e índices actualizados, que lepermitan su adecuada sectorización y diseño,considerando la zonificación, densidad poblacional,estructura del Indicador de Producción Per Cápita,equipo de recolección disponible, personal operativoen las labores de barrido y recolección, entre otros;con el objeto de mejorar la cobertura y calidad delservicio.



2008-08-31

Gerente General C

La Gerencia de Operaciones ha elaborado las rutas y micro rutas paraBarrido manual, Barrido mecánico, Recolección de Carga lateral,Recolección diferenciada, Recolección a pie de vereda de todas las zonasde Quito.

La calibración de micro rutas se las hace constantemente conforme vanapareciendo las necesidades de recolección.

La Gerencia de Operaciones cuenta con micro rutas para los servicios debarrido manual, barrido mecánico, recolección carga lateral, recoleccióndiferenciada, recolección a pie de vereda.

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Una vez que la administración se ha fijado comoobjetivo de su gestión, el rediseño y nuevaconstrucción de talleres para las áreas demecánica, lubricadora, vulcanizadora, bodegas,vestidores para el personal, oficinas y otras; deberáexigir que el proyecto contemple lasespecificaciones establecidas en las normasambientales, de modo que se cumpla con lascaracterísticas básicas de salubridad, saneamientoy protección de la salud de los trabajadores y elmedio ambiente.



2008-08-31

Gerente General PC

Se evidencia la gestión de la Gerencia de Maquinaria y Equipo (GME) parala elaboración del proyecto de remodelación de los talleres de la Occidental,sin embargo, como se observa en el memorando 609-GME-2012 de 17 demayo de 2012 la GME envía al Gerente General la solicitud de autorizaciónde la "reforma al POA 2012 con la finalidad de contar con los recursosnecesarios...", por lo que se observa que no se ha conseguido realizar laconsultoría de estudio de remodelación de los talleres Occidental por nocontar con los recursos necesarios para este fin.

En "Informe de Auditoría Ambiental al Cronograma del Plan de manejo Ambiental" de fecha 2de febrero de 2011, se evidencia, entre otras no conformidades, la No Conformidad No. 3 de18 que establece que "No se evidencia hasta el momento gestión para la adecuación de lostalleres que incluye la construcción de trampas de grasa en las áreas de mantenimiento ydespacho de combustibles" y la No Conformidad No. 4 de 18 que establece que "Se harealizado el Informe Técnico para Elaborar los estudios completos para la construcción de lanueva lavadora y planta de tratamiento. Pero no existe presupuesto para este año para realizarla construcción de las obras de infraestructura...".En memorando 235-GME-2012 de 14 de febrero de 2012 la Gerencia de Maquinaria y Equipoenvía a la Gerencia General la rectificación de los términos de referencia para la remodelaciónde talleres occidental.En memorando 320-GME-2012 de 5 de marzo de 2012 la Gerencia de Maquinaria y Equipoenvía a la Gerencia Jurídica la solicitud de que se inicie la reapertura del proceso de laConsultoría - estudio para elaboración de los términos de referencia para la remodelación delos talleres occidental.En memorando 419-GME-2012 el Gerente de Maquinaria y Equipo envía al Gerente General lasolicitud de actualización de la partida presupuestaria para la reapertura del proceso decontratación para elaboración de términos de referencia para la remodelación de talleresoccidental.En memorando 609-GME-2012 de 17 de mayo de 2012 el Gerente de Maquinaria y Equipoenvía al Gerente General la solicitud de autorización de la "reforma al POA 2012 con lafinalidad de contar con los recursos necesarios...".


RESPONSABLES


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Dispondrá a la Gerente de Operaciones decumplimiento de la normativa municipal para laobtención del Certificado Ambiental y de loscertificados mecánicos para la circulación de la flotavehicular de recolectores de basura y el resto devehículos.



2008-08-31

Gerente General PC

Se evidencia la obtención del Certificado Ambiental vigente desde el 28 deoctubre de 2012 al 28 de octubre de 2013, así como el Certificado de GestorAmbiental de Residuos de Gran Escala (Tecnificado) con vigencia del 23 demayo de 2012 al 28 de noviembre de 2013.

En cuanto a los certificados mecánicos para la circulación de la flotavehicular de recolectores de basura y el resto de vehículos, en laCORPAIRE, se observa En el documento Estado Actual de la FlotaVehicular se establece que la revisión vehicular se encuentra en un 19%aprobados, 12% condicional, 3% exonerados y el 66% no se hanpresentado. De igual forma en el documento Listado de Vehículos livianosde Emaseo se establece que la revisión vehicular se encuentra en un 58%aprobados, 16% condicional, 12% exonerados y el 14% no se hanpresentado.

En oficio 106-GG-2012 de 03 de mayo de 2012 la Gerencia General de laEMASEO EP solicita, a la Secretaría de Ambiente del DMQ, la "Renovacióndel Certificado de Gestor Tecnificado de Residuos", con la obtención delCertificado Ambiental vigente desde el 28 de octubre de 2011 al 28 deoctubre de 2013.

En oficio 6651 del 10 de septiembre de 2012, la Dirección Metropolitana deGestión de Calidad Ambiental emite el Certificado de Gestor Ambiental deResiduos de Gran Escala (Tecnificado) a la EMASEO EP con vigencia del23 de mayo de 2012 al 28 de noviembre de 2013.

En el documento Estado Actual de la Flota Vehicular se establece que larevisión vehicular se encuentra en un 19% aprobados, 12% condicional, 3%exonerados y el 66% no se han presentado. De igual forma en el documentoListado de Vehículos livianos de Emaseo se establece que la revisiónvehicular se encuentra en un 58% aprobados, 16% condicional, 12%exonerados y el 14% no se han presentado.

Dispondrá a la Gerenta de Operaciones, que alhaber transcurrido un decenio del último censoestadístico en materia de RSU, prepare las basespara contratar un nuevo censo de esa mismamateria, que determine los lineamientos básicos entorno a los cuales se puedan fijar los índices eindicadores de gestión de esta empresa,principalmente el PPC, lo cual constituiráinformación confiable, útil y adecuada para una

Se observa que la Gerencia de Maquinaria y Equipo mantiene el registromensual del índice de "Recolección per cápita (kg-hab-día)", del que al mesde septiembre se evidencia que el promedio es de 0,71 kilogramos al día porhabitante.

En cuanto a cobertura se observa en el indicador "Recolección mensual porAdministración Zonal (%)" que se cubre las administraciones zonales deCalderón, Eloy Alfaro, Eugenio Espejo, La Delicia, Los Chillos, ManuelaSáenz, Quitumbe y Tumbaco.

La EMASEO EP mantiene índices de Gestión de Servicios de Aseorelacionados con la Gerencia de Operaciones, dichos índices se presentanmensualmente y son de:- Servicios de Recolección: Recolección total por mes, recolección diaria pormes, recolección per cápita, recolección promedio por día de la semana,recolección mensual por Adm. Zonal, recolección mensual por vehículo,cobertura del servicio de recolección domiciliario, servicio de recolección deresiduos voluminosos.- Servicio de Recolección Contenerizado: Recolección por mes -

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información confiable, útil y adecuada para unacorrecta planificación y evaluación de los serviciosde barrido y recolección.

Dicho estudio-encuesta deberá establecer la realcondición de los indicadores de gestión, mismosque servirán para evaluar el cumplimiento de lasactividades de la empresa, cuyos índices permitiránconocer el grado de cobertura, calidad, cantidad,oportunidad del servicio y otros elementos quefueron objeto de los comentarios anteriores,vinculando el cumplimiento de las actividadesoperativas de esta empresa con adecuados nivelesde eficiencia, efectividad y economía.



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Gerente General C

Sáenz, Quitumbe y Tumbaco.

El índice "Recolección total por mes (t)" estable que en promedio mensualde enero a agosto de 2012 se han recolectado 47.058 toneladas y en"Recolección diaria por mes (t)" se han recolectado en promedio 1.609toneladas diarias.

En relación a oportunidad del servicio de recolección se establecen dosindicadores: "Porcentaje de rutas atendidas oportunamente (%)" que indicaque 94,4% de rutas han sido atendidas oportunamente de enero a agosto de2012 y "Porcentaje de rutas atendidas oportunamente por día (%)" queestablece que en el mes de agosto, en promedio, el 93,90% de las rutas hansido atendidas oportunamente.

- Servicio de Recolección Contenerizado: Recolección por mes -contenerización, toneladas por kilómetro - contenerización, toneladas porhora - contenerización.- Toneladas por vehículo por días: recolectores carga posterior, recolectorescarga frontal, otros vehículos de recolección.- Toneladas por viaje: recolectores carga posterior, recolectores cargafrontal, otros vehículos de recolección.- Toneladas por ayudante de recolección: recolectores carga posterior, otrosvehículos de recolección.- Rutas atendidas oportunamente: porcentaje de rutas atendidasoportunamente, porcentaje diario de rutas atendidas oportunamente.- Servicio de atención a la comunidad (línea 1-800-EMASEO): número dellamadas por parroquia, porcentaje de llamadas por Adm. Zonal y MayoresProductores, porcentaje de llamadas por tipo de requerimiento, porcentaje de llamadas por requerimiento específico.

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Dispondrá a la Gerenta de Operaciones que eltrabajo de recolección y barrido que EMASEOrealiza el día domingo se lo redistribuya entre losdías lunes a sábado, debido al bajo rendimiento yalto costo de operación registrado en ese día,excluyendo la atención a grandes productores,centros comerciales, espectáculos públicos ymercados, que son actividades regulares yplanificadas del día domingo, y excepcionalmentese brindará el servicio en sector, lugar ocircunstancias debidamente justificadas, previadisposición escrita.



2008-08-31

Gerente General C

Se evidencia que la Gerencia de Operaciones ha establecido cronogramaspara los servicios de aseo en la ciudad, siendo estos de lunes a sábado; y,no dejando de prestar el servicio los días domingos para mayoresproductores, industrias y mercados, domingo de tereques y eventosespeciales.

En memorando 517-GO-2012 de 20 de julio de 2012 el Gerente deOperaciones envía a Auditoría Interna documentación, referente en el punto1 a, "Planes Operativos de la Gerencia de Operaciones 2011 y 2012" en elcual en forma cronológica se establecen los servicios de aseo, estecronograma establece que los trabajos de recolección de RSU los díasdomingos se efectúan para mayores productores, industrias y mercados,domingo de tereques y eventos especiales.


RESPONSABLES


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Deberá implementar encuestas de percepciónciudadana, que son un instrumento importante demedición de la satisfacción poblacional respecto deun servicio público, estudios periódicos de estanaturaleza permitirán apreciar objetiva eindependientemente la opinión de los usuarios sobre un grupo de consultas vinculadas al desempeño,atención, cobertura, calidad y otros elementosorientadores de la gestión que cumple la empresa,para ratificarlos o ajustarlos.



2008-08-31

Gerente General C

Se evidencia que la EMASEO EP mantiene en sus registros a través de laGerencia de Planificación e Innovación Tecnológica el Resumen Ejecutivodel Análisis de la Información referente a "Identificación de las necesidadesde la ciudadanía del DMQ, segmentación estratégica y determinación delposicionamiento de la imagen corporativa de la Empresa PúblicaMetropolitana de Aseo" año 2012. De los cuales se observa en porcentajeslos índices de satisfacción de la ciudadanía relacionados con los servicios de limpieza como se puede observar en los numerales "2.2.12.1 Índices deSatisfacción por tipo de servicios" y En el punto "2.2.12.2 Índice desatisfacción por atributos"

La EMASEO EP contrató a la empresa CEDATOS - CENTRO DE ESTUDIOS Y DATOSInternacional para realizar la consultoría por lista corta para la realización de un análisis demercado orientado a la "Identificación de las necesidades de la ciudadanía del DMQ,segmentación estratégica y determinación del posicionamiento de la imagen corporativa de laEmpresa Pública Metropolitana de Aseo" para el año 2012.

En el punto "2.2.12.1 Índices de Satisfacción por tipo de servicios" establece que "En cuanto albarrido de espacios públicos alcanza un índice de satisfacción de 38 puntos; el 41% de losciudadanos en el DMQ se muestran Satisfechos o Muy Satisfechos.- En cuanto a Bateríassanitarias en eventos públicos alcanza un índice de satisfacción de 33 puntos; el 31% de losciudadanos en el DMQ se muestran Satisfechos o Muy Satisfechos con este servicio. Un 15%NO CONOCÍA de éste servicio... .- En cuanto al Lavado de plazas emblemáticas alcanza uníndice de satisfacción de 33 puntos; el 36% de los ciudadanos en el DMQ se muestranSatisfecho o Muy Satisfecho con éste servicio. Un 22% NO CONOCÍA de éste servicio porparte de EMASEO".

En el punto "2.2.12.2 Índice de satisfacción por atributos" establece que "En cuantoEFICIENCIA, el 46% de los ciudadanos en el DMQ se muestran Muy de acuerdo o Totalmentede acuerdo... En cuanto a ORGANIZACIÓN, el 43% de los ciudadanos en el DMQ se muestranMuy de acuerdo o Totalmente de acuerdo... En cuanto a si EMASEO es consideradaBUROCRATIZADA el 38% de los ciudadanos en el DMQ se muestran Muy de acuerdo oTotalmente de acuerdo... En cuanto a si EMASEO es considerada MODERNA, el 45% de losciudadanos en el DMQ se muestran Muy de acuerdo o Totalmente de acuerdo... En cuanto aBUENA IMAGEN, el 46% de los ciudadanos en el DMQ se muestran Muy de acuerdo oTotalmente de acuerdo... En cuanto a ser CONFIABLE Y PUNTUAL, el 38% de los ciudadanosen el DMQ se muestran Muy de acuerdo o Totalmente de acuerdo... En cuanto a tener BUENAATENCION, el 36% de los ciudadanos en el DMQ se muestran Muy de acuerdo o Totalmentede acuerdo... "

El Directorio de la EMASEO EP, aprobó el 25 de junio de 2010, la nueva El 29 de agosto de 2012 se en reunión de Directorio se aprueba el Reglamento Orgánico

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Recopilará toda la documentación relativa al manualde procesos de las actividades que realiza laGerencia de Operaciones, y los someterá a unestudio integral, con los coordinadores y líderes desus unidades operativas, a fin de evaluar cada unode los procesos, para realizar los ajustes necesariosy someterlos al conocimiento y aprobación de losniveles directivos correspondientes.



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Gerente de Operaciones

C

El Directorio de la EMASEO EP, aprobó el 25 de junio de 2010, la nuevaestructura de la empresa, incorporando la creación de nuevasdependencias.

La administración de la entidad, a fin de definir con claridad los procesos dela EMASEO, contrato los servicios de la Consultora Altgerant, la cualesquematizo los macro procesos y actividades de la empresa al 2011.

Funcional de la EMASEO EP, en el cual se establece el mapa de procesos (Art. 11) en dondese ubica la Gestión de Operación; así como, sus atribuciones y responsabilidades (Art. 26),entre las que se encuentran: a. Dirigir la prestación de servicios de aseo en forma directa, a través de terceros o en sociedadestratégica, en estricto apego a las normas legales pertinentes...b. Dimensionar la demanda de servicios en el DMQ, con respecto a las necesidades derecursos y suministros (maquinaria, equipos, tecnologías y personal) y comunicarlos a lasinstancias habilitantes de apoyo y asesoría de la empresa para que procedas a su atenciónpertinente, de acuerdo a los estudios de mercadeo dirigido por la Coordinación de Mercadeo yRelaciones Públicas.

Así mismo se ha establecido el Manual de Clasificación de Puestos denominado "Descriptivo yperfil de Puestos - EMASEO EP", de fecha 11 de mayo de 2012, en el cual se establecen lasactividades del puesto, las actividades esenciales del puesto, responsabilidades entre otras que delinean las funciones y competencias de cada una de las unidades que conforman laorganización, sin embargo este documento aún se encuentra en revisión de la Gerencia deGestión de Talento Humano por lo que no se cuenta con un documento oficial aprobado.


RESPONSABLES


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Realizará evaluaciones periódicas de lasactividades cumplidas y conformará una base dedatos sobre los índices alcanzados, a fin deestablecer el comportamiento de las actividades debarrido y recolección de RSU, que permitan orientardebidamente el mejor cumplimiento de losindicadores establecidos para la regiónlatinoamericana; sus informes serán puestos enconocimiento de la Gerencia General.



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C

Se evidencia que la EMASEO EP para los servicios de barrido y recolecciónde RSU ha establecido índices de los cuales se mantiene registromensualmente y son publicados en la página web de la empresa.

La EMASEO EP mantiene índices de Gestión de Servicios de Aseorelacionados con la Gerencia de Operaciones, dichos índices se presentanmensualmente y son de:- Servicios de Recolección: Recolección total por mes, recolección diaria pormes, recolección per cápita, recolección promedio por día de la semana,recolección mensual por Adm. Zonal, recolección mensual por vehículo,cobertura del servicio de recolección domiciliario, servicio de recolección deresiduos voluminosos.- Servicio de Recolección Contenerizado: Recolección por mes -contenerización, toneladas por kilómetro - contenerización, toneladas porhora - contenerización.- Toneladas por vehículo por días: recolectores carga posterior, recolectorescarga frontal, otros vehículos de recolección.- Toneladas por viaje: recolectores carga posterior, recolectores cargafrontal, otros vehículos de recolección.- Toneladas por ayudante de recolección: recolectores carga posterior, otrosvehículos de recolección.- Rutas atendidas oportunamente: porcentaje de rutas atendidasoportunamente, porcentaje diario de rutas atendidas oportunamente.- Servicio de atención a la comunidad (línea 1-800-EMASEO): número dellamadas por parroquia, porcentaje de llamadas por Adm. Zonal y MayoresProductores, porcentaje de llamadas por tipo de requerimiento, porcentaje de llamadas por requerimiento específico.

Se evidencia que la Gerencia de Operaciones a octubre de mantiene activoun contrato por el servicio de Call Center en la línea 1800EMASEO con elproveedor Smart Bussines, el cual recepta las denuncias de la ciudadanía através de esta línea y con esta información elabora los índices de gestión

En los indicadores de gestión al mes de agosto de 2012, la gerencia de Operaciones estableceíndices de:- Número de llamadas por parroquia- Porcentaje de llamadas por requerimiento- Porcentaje de llamadas por Adm. Zonal y Mayores Productores

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En coordinación con la unidad de informática yteleprocesos, efectuará la estructuración de unprograma informático que contemple la recepción de denuncias, clasificadas de acuerdo a la zona ynaturaleza del problema, de modo que se puedaacumular y conformar bases estadísticas, quepermitan su medición a través de indicadores degestión.



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FinancieroC

con la siguiente información al mes de agosto de 2012 :- Número de llamadas por parroquia: muestra el número de llamadasrecibidas a través desde cada parroquia y que se tiene un registro total de 76llamadas.- Porcentaje de llamadas por administración zonal y mayores productores, yse establece el número de llamadas y porcentaje para cada una de las 9administraciones zonales- Número de llamadas por requerimiento: se establecen tipos como queja,reclamo de ubicación, reclamo de higiene, denuncia, contenedorsobrecargado- Porcentaje de llamadas por requerimiento específico: se establecen tiposcomo servicio de recolección tiene varios días de retraso, servicio derecolección deficiente no recoge la basura, reclamo de la ubicación,irregularidad en la frecuencia, reclamo de higiene del contenedor, rebosado,irregularidad en horario, basura acumulada, limpieza ineficiente en espaciopúblico.

- Porcentaje de llamadas por Adm. Zonal y Mayores Productores- Porcentaje de llamadas por requerimiento específico

La EMASEO EP contrató a la empresa SMART BUSSINES para el servicio de Call Center el14 de septiembre de 2012, contrato No. 55-LOSNCP-GJ-2012, cuyo objeto de contrato es:"entregar un servicio de atención especializada de la línea 1800EMASEO, con la finalidad deimplementar una campaña constante de comunicación que permita asegurar la atención a laciudadanía en los aspectos relacionados a la prestación de servicios Municipales de Aseo"

La EMASEO EP contrató a la empresa TARGET GROUP SA. para el servicio de Call Center el02 de julio de 2010, contrato No. 21-LOSNCP-AJ-2010, cuyo objeto de contrato es: "...contratar los servicios especializados para realizar una campaña constante de comunicación stravés de llamadas telefónicas e implementar un Centro de Comunicación para la Gestión delos Servicios de Aseo de la ciudad de Quito, que permitan asegurar la atención a la ciudadaníaen los aspectos relacionados a la prestación de servicios municipales de aseo"

Se realizaron dos ademdums al contrato del año 2010 con números 37-A-LOSNCP-AJ-2011 y52 A-LOSNCP-AJ-2011


RESPONSABLES


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Dispondrá que todo funcionario que preste suservicio en la unidad del Call Center, se leproporcione un ejemplar del instructivo de operaciónde este servicio, a fin de que cuente con una guíaque le permita actuar en las distintas y másfrecuentes formas de reclamo que presenta laciudadanía. Este documento deberá actualizarseperiódicamente, en base a las experiencias,reclamos y soluciones brindadas.



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Se evidencia que la EMASEO mantiene el contrato de call center con laempresa SMART BUSSINESS y que se encuentra funcionando la línea deatención 1800-EMASEO, como se puede observar en los indicadora degestión del mes de agosto se mantiene el registro mensual de número dellamadas por parroquia, porcentaje de llamadas por Adm. Zonal y MayoresProductores, porcentaje de llamadas por tipo de requerimiento, porcentaje de llamadas por requerimiento específico.

Se encuentra en proceso de implantación del sistema a utilizarse para elregistro de llamadas.

La EMASEO EP contrató a la empresa SMART BUSSINES para el servicio de Call Center el14 de septiembre de 2012, contrato No. 55-LOSNCP-GJ-2012, cuyo objeto de contrato es:"entregar un servicio de atención especializada de la línea 1800EMASEO, con la finalidad deimplementar una campaña constante de comunicación que permita asegurar la atención a laciudadanía en los aspectos relacionados a la prestación de servicios Municipales de Aseo"

La EMASEO EP contrató a la empresa TARGET GROUP SA. para el servicio de Call Center el02 de julio de 2010, contrato No. 21-LOSNCP-AJ-2010, cuyo objeto de contrato es: "...contratar los servicios especializados para realizar una campaña constante de comunicación stravés de llamadas telefónicas e implementar un Centro de Comunicación para la Gestión delos Servicios de Aseo de la ciudad de Quito, que permitan asegurar la atención a la ciudadaníaen los aspectos relacionados a la prestación de servicios municipales de aseo"

Se realizaron dos ademdums al contrato del año 2010 con números 37-A-LOSNCP-AJ-2011 y52 A-LOSNCP-AJ-2011

La Gerencia de Operaciones emite mensualmente los siguientes indicadores de gestión enrelación al servicio de call center: Servicio de atención a la comunidad (línea 1-800-EMASEO):número de llamadas por parroquia, porcentaje de llamadas por Adm. Zonal y MayoresProductores, porcentaje de llamadas por tipo de requerimiento, porcentaje de llamadas porrequerimiento específico.

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Solicitará a la unidad de Comunicación Socialdifundir noticias transcendentes, relativas a lagestión de la empresa, a fin de que la ciudadaníaeste debidamente informada sobre cambios dehorario, suspensiones del servicio, teléfonos,




C

La EMASEO EP en su página web www.emaseo.gob.ec difunde los horariosy frecuencias de recolección.

La Unidad de Comunicación Social ha gestionado varios contratos dedifusión de actividades institucionales como consta en la base de datos decontratos de la Unidad de Contrataciones.

direcciones y página web de la empresa y demásinformación de importancia para el usuario.

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Sistematizará todos los procesos que se desarrollanen la gerencia a su cargo, por lo que cada unidadque la integra deberá cumplir las actividades yfunciones de su competencia, acorde con losprocesos señalados, sustentándolosdocumentadamente, y conservando archivos de sugestión, de modo que para la renovación de loscertificados que le corresponde obtener a laempresa, las Auditorias Ambientales puedanverificar el cumplimiento de los requisitos exigidosen la normatividad ambiental y no sean un obstáculopara obtener dichas certificaciones.



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C

Se evidencia que la EMASEO EP, mantiene actualizados los certificados deAmbiente (vigencia desde 28 de octubre de 2011 a 28 de octubre de 2013) yde Gestor Ambiental (vigencia desde 23 de mayo de 2012 a 28 denoviembre de 2013). Así también la empresa se encuentra en proceso decalificación ISO 14001:2004.

En oficio 106-GG-2012 de 03 de mayo de 2012 la Gerencia General de laEMASEO EP solicita, a la Secretaría de Ambiente del DMQ, la "Renovacióndel Certificado de Gestor Tecnificado de Residuos", con la obtención delCertificado Ambiental vigente desde el 28 de octubre de 2011 al 28 deoctubre de 2013.

En oficio 6651 del 10 de septiembre de 2012, la Dirección Metropolitana deGestión de Calidad Ambiental emite el Certificado de Gestor Ambiental deResiduos de Gran Escala (Tecnificado) a la EMASEO EP con vigencia del23 de mayo de 2012 al 28 de noviembre de 2013.

El 25, 26 y 27 de abril de 2012 se realizó a la EMASEO EP una Auditoría deGestión Ambiental por parte de Grupo Novatech con criterio de la NormaISO 14001:2004, en el informe de auditoría se establece que "EMASEO seencuentra en una fase avanzada de implantación del SGA el cual esadecuado a la organización, sin embargo es parcialmente conforme a laNorma Internacional ISO 14001:2004 de acuerdo a los hallazgos reportadosen este informe.- El SGA del a Organización demuestra ser parcialmenteeficaz pues no se encontraron análisis que permitan determinar si EMASEIha reducido la contaminación ambiental que genera, enfocada hacia lamejora de sus Impactos Ambientales significativos."


RESPONSABLES


32

Establecerá un adecuado sistema de control delpersonal de barrido, que permita conocer elrendimiento real del trabajador, sobre la base dedistancias a cubrir, zonas, recurso humano, materialde trabajo, pruebas periódicas de pesaje,asignación de equipo de recolección únicamentepara barrido, entre otros elementos, de modo que sepueda fijar el comportamiento del índice respectivo.



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C

Se evidencia que la EMASEO EP realiza el control del personal operativo através de supervisores, se tienen establecidas zonas que cubren losservicios de barrido y las personas que son necesarias para cubrir las zonas.

Del resultado del control del personal operativo se ha logrado obteneríndices que reflejan la capacidad de recolección por ayudante expresada entoneladas que a agosto el promedio del año 2012 es de 4,19 toneladas pordía en vehículos de carga posterior y 2,05 toneladas diarias en otrosvehículos por ayudante de recolección; y, por otra parte el nivel deausentismo del personal operativo que se tiene como promedio a 3,63%.

La EMASEO EP mantiene índices de Gestión de Servicios de Aseorelacionados con la Gerencia de Operaciones, dichos índices se presentanmensualmente las Toneladas por ayudante de recolección: recolectorescarga posterior, otros vehículos de recolección.

La Gerencia de Gestión Humana mantiene índices de gestión relacionados aausentismo.

33

Una vez que cuente la Gerencia de Operacionescon las rutas y micro rutas establecerá ladistribución de los vehículos recolectores deberáguardar consistencia con las áreas geográficas quele corresponde atender a fin de realizar un cabalajuste del índice “cantidad de vehículos requeridos”.



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C

Se evidencia que la Gerencia de Operaciones cuenta con micro rutas parprestar los servicios de aseo en las ocho zonas administrativas de Quito,delimitadas por geocercas y que los vehículos recolectores deben cumplir,estos son controlados a través del sistema AVL.

Además la Gerencia de Operaciones, en los indicadores estratégicos delmes de julio de 2012, establece que la utilización de la capacidad de la flotase encuentra en el 98%, sin embargo, por parte de la Gerencia deOperaciones, se hace notar que los vehículos recolectores permanecen enel área de talleres constantemente y en algunos casos por tiempoconsiderable, lo que en ocasiones provoca que la planificación derecolección se vea afectada pues debe reprogramarse las rutas de losrecolectores.

La reprogramación de las rutas (aumento de rutas por vehículos que seencuentran dañados y que no pueden cubrir X ruta) provoca el exceso de

La Gerencia de Operaciones mantiene la distribución de las ochoadministraciones zonales en las cuales realiza los servicios de recolecciónde RSU, distribuidos a través de geocercas y estableciendo las micro rutas aseguirse por parte del personal operativo.

En los indicadores estratégicos de julio de 2012 en el índice "Utilizacióncapacidad de la flota" se establece que para el año 2012 la utilización de lacapacidad de la flota es del 98%.

encuentran dañados y que no pueden cubrir X ruta) provoca el exceso decarga de RSU en los vehículos.

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Dispondrá a la unidad de Fiscalización de Emaseo,realice un seguimiento y estudio de los indicadoresy factores descritos en este informe, paracomprobar el comportamiento de los mismos, en laoperación que cumple el Consorcio Quito Limpio, afin de verificar que estos se encuentren dentro deparámetros razonables y contractuales.



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N-A

Desde junio de 2010 la EMASEO EP es la instancia municipal encargada delbarrido y recolección de residuos sólidos domiciliarios e industriales nopeligrosos, barrido del espacio público, baldeo de plazas emblemáticas ytransporte de residuos del Norte, Centro, Sur, y Parroquias nodescentralizadas de Quito; a partir de la fecha mencionada se dejó detrabajar con el consorcio Quito Limpio, por lo que la EMASEO Ep es laresponsable de elaborar índices de gestión de las operaciones que lo hacemensualmente a través de los indicadores de gestión de Gestión deServicios de Aseo.


RESPONSABLES


35

La Gerenta de Operaciones coordinará con el centro de control de GPS la obtención de toda lainformación que generen dichas herramientas, a finde conocer el tiempo efectivo de trabajo del equipode ayudantes de recolección, el volumen de RSUrecolectado, número de ingresos a las Estacionesde Transferencia, información básica paraestructurar los índices de eficiencia.



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C

La Gerencia de Operaciones en los indicadores mensuales de gestión almes de agosto presenta los siguientes datos:- Toneladas por ayudante de recolección (t-ayuda-día), que en promediocada ayudante de recolección carga 4,19 toneladas diarias en vehículos decarga posterior y 2,05 toneladas diarias en otros vehículos de recolección.- Recolección total por mes, existe un promedio de 49.080 toneladas de RSU y 1.609 toneladas re recolección por día.

La EMASEO EP mantiene índices de Gestión de Servicios de Aseorelacionados con la Gerencia de Operaciones, dichos índices se presentanmensualmente y son de:- Servicios de Recolección: Recolección total por mes, recolección diaria pormes, recolección per cápita, recolección promedio por día de la semana,recolección mensual por Adm. Zonal, recolección mensual por vehículo,cobertura del servicio de recolección domiciliario, servicio de recolección deresiduos voluminosos.- Servicio de Recolección Contenerizado: Recolección por mes -contenerización, toneladas por kilómetro - contenerización, toneladas porhora - contenerización.- Toneladas por vehículo por días: recolectores carga posterior, recolectorescarga frontal, otros vehículos de recolección.- Toneladas por viaje: recolectores carga posterior, recolectores cargafrontal, otros vehículos de recolección.- Toneladas por ayudante de recolección: recolectores carga posterior, otrosvehículos de recolección.- Rutas atendidas oportunamente: porcentaje de rutas atendidasoportunamente, porcentaje diario de rutas atendidas oportunamente.- Servicio de atención a la comunidad (línea 1-800-EMASEO): número dellamadas por parroquia, porcentaje de llamadas por Adm. Zonal y MayoresProductores, porcentaje de llamadas por tipo de requerimiento, porcentaje de llamadas por requerimiento específico.

Incluirá en el Plan Anual de CapacitaciónInstitucional actividades relativas a la difusión delmanual de procesos de la Gerencia deOperaciones, las que deberán considerar a todo elpersonal vinculado con las actividades operativas, AUDITORIA DE GESTIÓN A Gerente de

Una vez que ingresa el personal nuevo operativo se realiza una inducción,sin embargo se lo realiza con material elaborado por la Unidad deOperaciones mas no en base al Manual de procesos de la Gerencia deOperaciones, esto debido a que ese manual no se encontraba aprobado.

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personal vinculado con las actividades operativas,especialmente al personal de supervisión, barrido,ayudantes de recolección y choferes; servidorespúblicos que deben estar familiarizadosdebidamente con cada uno de los procesosestablecidos en el referido manual. Estasactividades deben mantener memorias de laasistencia, material difundido, instructores,calendario y horarios.



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Gerente de Recursos Humanos(Gestión Humana)

C

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Deberán establecer el impacto del costo querepresenta el índice “Toneladas recolectadas-horaspagadas al mes”, a fin de que este indicador seajuste al rendimiento TN y horas realmenteutilizadas.



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Gerente de Recursos Humanos(Gestión Humana)

NC

No se evidencia que la Gerencia de Operaciones mantenga en sus registrosun índice "Toneladas recolectadas-horas pagadas al mes".

La Gerencia de Operaciones realiza indicadores de gestión en relacionadosa Servicio de Recolección, Servicio de Recolección Contenerizado,Toneladas por vehículo por día, Toneladas por Viaje, Toneladas porayudante de recolección, Servicio de Atención a la Comunidad.


RESPONSABLES


19

Coordinará con el Municipio del DM de Quito, paraque dentro del nuevo sistema financiero CG querige para todas las instituciones de este gobiernoseccional, se incorpore un módulo destinado a laconformación de centros de costos, a fin deconformar una contabilidad de costos, que permitaidentificar con claridad los gastos por concepto debarrido, recolección, transporte y mantenimiento,cuyos resultados (reportes mensuales) sirvan a lasGerencias, para tomar medidas de acción orectificación, en forma oportuna.



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FinancieroPC

Se evidencia que se ha realizado las gestiones para obtener un módulo destinado a laconformación de centros de costos, a fin de conformar una contabilidad de costos, que permitaidentificar con claridad los gastos por concepto de barrido, recolección, transporte ymantenimiento, cuyos resultados (reportes mensuales) sirvan a las Gerencias, para tomarmedidas de acción o rectificación, en forma oportuna. Se puede observar que la EMASEO EPcontrató la "Consultoría para la Realización del Diseño de un Modelo de Costos basado enactividades, para apoyo de la Gestión Financiera de la Empresa..." según consta en contratoNo. 07-LOSNCP-GJ-2012 firmado el 20 de enero de 2012, cuyo objeto de contrato estableceen la cláusula 4.1. "El CONSULTOR, se obliga para con la CONTRATANTE a prestar losservicios de consultoría para la realización del diseño de un Modelo de Costos basado enActividades, que sustente la gestión estratégica de costos..." en un plazo de 60 días hábiles apartir de la fecha de suscripción del contrato, de este contrato existen 7 actas de entregarecepción parciales y el acta de entrega de recepción definitiva del contrato 07-LOSNCP-GJ-2012 de recepción a satisfacción.

Sin embargo se evidencia también que la funcionalidad del sub módulo de costos encontabilidad no ha sido aplicado pues en oficio 009-GPIT-ITE-2012 de 28 de agosto de 2012con el asunto "Entrega de Información, Validación Funcional Sistema CG-WEB" eladministrador del Contrato 24-LOSNCP-AJ-2011 informa a IT Información Tecnológica delEcuador S.A. que "De manera puntual se evidencian 2 sub-módulos completos que no seencuentran implementados: Cuentas por Cobrar (Módulo de Tesorería) y Costos (Módulo deContabilidad)". Se evidencia que ninguna de las 8 funcionalidades del sub-módulo deContabilidad se encuentra activo.

En memorando 733-GAF-2011 del 20 de septiembre de 2011 la Gerencia AdministrativaFinanciera envía a la Unidad de Auditoría Interna en relación a la recomendación lo siguiente"Con la empresa Consultora IT se ha avanzado en el diseño del módulo destinado a laconformación del Centro de Costos, estamos dentro del plazo previsto para suimplementación, para ese efecto, se ha presentado a los consultores informacióncorrespondiente a nómina, orgánico funcional y Activos Fijos. IT nos proporcionará unapropuesta de estructura del Centro de Costos y una estructura de Contabilidad de costos, lamisma que será revisada previa su implantación".

La EMASEO EP contrató la "Consultoría para la Realización del Diseño de un Modelo deCostos basado en actividades, para apoyo de la Gestión Financiera de la Empresa..." segúnconsta en contrato No. 07-LOSNCP-GJ-2012 firmado el 20 de enero de 2012, cuyo objeto decontrato establece en la cláusula 4.1. "El CONSULTOR, se obliga para con laCONTRATANTE a prestar los servicios de consultoría para la realización del diseño de unModelo de Costos basado en Actividades, que sustente la gestión estratégica de costos..." enun plazo de 60 días hábiles a partir de la fecha de suscripción del contrato.

Existen 7 actas de entrega recepción parciales y el acta de entrega de recepción definitiva delcontrato 07-LOSNCP-GJ-2012 recibidas a satisfacción.

En oficio 009-GPIT-ITE-2012 de 28 de agosto de 2012 con el asunto "Entrega de Información,Validación Funcional Sistema CG-WEB" el administrador del Contrato 24-LOSNCP-AJ-2011informa a IT Información Tecnológica del Ecuador S.A. que "De manera puntual se evidencian2 sub-módulos completos que no se encuentran implementados: Cuentas por Cobrar (Módulode Tesorería) y Costos (Módulo de Contabilidad)". Se evidencia que ninguna de las 8funcionalidades del sub-módulo de Contabilidad se encuentra activo.

36

Deberán establecer el impacto del costo querepresenta el índice “Toneladas recolectadas-horaspagadas al mes”, a fin de que este indicador se


OPERACIONES DE

Gerente Administrativo NC

No se evidencia que la Gerencia de Operaciones mantenga en sus registrosun índice "Toneladas recolectadas-horas pagadas al mes".

La Gerencia de Operaciones realiza indicadores de gestión en relacionadosa Servicio de Recolección, Servicio de Recolección Contenerizado,Toneladas por vehículo por día, Toneladas por Viaje, Toneladas por36 pagadas al mes”, a fin de que este indicador se

ajuste al rendimiento TN y horas realmenteutilizadas.


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Administrativo Financiero

NC Toneladas por vehículo por día, Toneladas por Viaje, Toneladas porayudante de recolección, Servicio de Atención a la Comunidad.

1

Dispondrá a los funcionarios de todas las unidadesadministrativas y técnicas la implementaciónobligatoria e inmediata de las recomendaciones quesean formuladas, en los informes de auditoría oexámenes especiales, emitidos por la ContraloríaGeneral del Estado y la Unidad de Auditoría Interna.

EXAMEN ESPECIAL A LAS CUENTAS DE

COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES, REPUESTOS Y

ACCESORIOS DE EMASEO

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Gerente General C




3

Dispondrá a la Coordinadora de Planificación laelaboración del Estatuto Orgánico de GestiónOrganizacional por Procesos para EMASEO deacuerdo con la estructura organizacional vigente,documento que será actualizado conjuntamente conlas variaciones que se realicen a la estructuraorgánica.




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Gerente General C

Se observa que EMASEO EP cuenta con la Estructura Orgánica porProcesos debidamente aprobada

Reglamento Orgánico Funcional de la EMASEO EP aprobado el 25 de juniode 2010

7

Debido a las necesidades operativas de laEmpresa, deberá implementar las variantesplanificadas para el espacio físico que ocupan lasbodegas de repuestos y lubricantes a fin de mejorarlas condiciones de seguridad e infraestructura física,observando todas las condiciones para la mejorconservación y manejo de los bienes.




2006-01-01 A 2008-12-31

Gerente General C

Se evidencia que las bodegas cuentan con un espacio físico einfraestructura adecuados, con condiciones de seguridad claramenteestablecidos como se puede observar en el registro fotográfico de lainspección realizada en octubre de 2012.

Cabe indicar que personal de la Gerencia de Maquinaria y Equipo tieneacceso a bodegas.

Se realizó una inspección a las bodegas registrada a través de fotografías enoctubre de 2012.

Existe el registro de personal administrativo con acceso a bodegas.


RESPONSABLES


15

Dispondrá a la Gerencia Administrativa Financieraque adopte las medidas pertinentes a fin deparametrizar el módulo de bodegas, para que laUnidad de Contabilidad pueda realizar el registrovalorado de los bienes de las bodegas, de maneraque esta dependencia tenga acceso a informaciónactualizada en unidades y valores, mientras que laUnidad de Gestión de Bienes será responsable delregistro de las transacciones de ingreso y egresode combustibles, lubricantes, repuestos yaccesorios, en unidades (cantidades); de estaforma se realizarán conciliaciones periódicas desaldos, determinando si existiere, las causas yfechas de las diferencias en más o menosestablecidas y los servidores que las originaron,procediendo a su registro conforme la normatividadlegal lo establece.




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Gerente General NC

No se evidencia el cumplimiento de la recomendación de auditoría internapues existe la disposición del Líder de Gestión de Bienes en memorando252-GAF-UGB-2010 del 8 de noviembre de 2010 a los responsables de lasbodegas y registro se realice el ingreso de los bienes previa verificación conla factura las cantidades, valores, descuentos, proveedor

No existe la disposición en cuanto a que el registro de valores seaúnicamente responsabilidad de la Unidad de Contabilidad.

En memorando 252-GAF-UGB-2010 del 8 de noviembre de 2010 el Líder deGestión de Bienes dispone a los responsables de las bodegas y registro conel título "Registro de Ingresos" numeral 5 que "Para el registro en el sistemaautomatizado se verificara que el código establecido correspondaefectivamente al bien que se va a ingresar en cuanto a grupo de cuenta,ítem, presentación, etc., se ingresara previa verificación con la factura lascantidades, valores, descuentos, proveedor"

2

Analizará la estructura organizacional vigente, conla finalidad de dividir el control y supervisión de losbienes de la institución en unidades diferentes; elcontrol de los combustibles, lubricantes, repuestos yaccesorios; así como los activos fijos y demásbodegas que posee la organización, asignando encada caso un servidor que se responsabilice de ungrupo de bodegas o bienes, de manera que sepueda ejercer una adecuada supervisión.



ACCESORIOS DE


FinancieroC

Se observa que no se han caucionado específicamente a cada servidor delárea de bodega, EMASEO EP posee una póliza de Fidelidad Pública con lacual ampara a todo el personal que labora en EMASEO EP.

Las bodegas permanecen bajo la responsabilidad de un solo servidor, elLíder de la Unidad de Gestión de Bienes bajo relación de dependenciadirecta de la Coordinación Administrativa. Dicha estructura no ha sidomodificada y no se evidencia el establecimiento de las funciones específicasdel personal de bodega pues en el Reglamento Orgánico Funcionalaprobado sólo se encuentran funciones a nivel de Coordinación

La GAF ha contratado como medida de precaución, con la AseguradoraHispana de Seguros, la Póliza 0003460 en el Ramo Fidelidad Pública convigencia desde el 18 de julio de 2012.

Reglamento Orgánico Funcional de la EMASEO EP aprobado el 20 dediciembre de 2011.

Esta nueva estructura será presentada a laCoordinación de Planificación y Control, para suevaluación y posteriormente a la Gerencia General y Directorio para su respectiva aprobación.

EMASEO2006-01-01 A 2008-12-31

aprobado sólo se encuentran funciones a nivel de CoordinaciónAdministrativa.

4

Anualmente deberá elaborar un plan deadquisiciones como instrumento de apoyo para laelaboración del presupuesto institucional,documento que debe ser ingresado en el portal decompras públicas, hasta el 15 de enero de cadaaño, a cuyo efecto se observará la normatividadprevista para esta materia.




2006-01-01 A 2008-12-31


FinancieroC

La EMASEO EP realiza las compras programadas para adquisición deconformidad con el Plan Anual de Contrataciones, mismo que fue aprobadocon Resolución Administrativa 009-EMASEO EP-2012 y elaborado deacuerdo a las necesidades de cada una de las Unidades de la EMASEOEP. La modificación al PAC se realizó mediante Resolución Administrativa0101-A-EMASEO EP-2012.

El Plan Anual de Contrataciones aprobado con Resolución Administrativa009-EMASEO EP-2012 fue elaborado de acuerdo a las necesidades decada una de las Unidades de la EMASEO EP.

En Resolución Administrativa 0101-A-EMASEO EP-2012 se resuelve: "...Modificar el Art. 1 de la Resolución Administrativa No. 009-EMASEO EP-2012 de 12 de enero de 2011, reformando el Plan Anual de Contratacionesaprobado mediante dicha Resolución..."


RESPONSABLES


5

Deberá disponer al personal encargado de adquirirlos bienes de la bodega de repuestos, que cumplansu labor en forma ágil y oportuna, para que laspiezas requeridas puedan ser utilizadas en losautomotores en reparación, y operen en el tiempomás corto posible, evitando de esta forma lacanivalización de otras unidades similares, que hasido práctica común.




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FinancieroNC

Se evidencia que la Gerencia Administrativa Financiera mediantememorando 607-GAF-2011 de 22 de julio de 2011 establece que no existenatrasos significativos, sin embargo en memorando 493-GAF-2012 de 16 demayo de 2012 en relación a índice de tiempos por compras establece que nose aplica puesto que "Con la finalidad de fijar tiempos razonables en elproceso de compra, se consultará a IT del Ecuador, si el sistema permiteparametrizar tiempos de ejecución a base de nuestras necesidades; paraeste efecto IT solicitará a la sede de la Empresa Consultora en España elpermiso correspondiente".

Se observa que la Gerencia Administrativa Financiera no estableceindicadores de tiempos por compra.

La GAF señala en el memorando 607-GAF-2011 de 22 de julio de 2011: "Elproceso de compra de repuestos y accesorios demora el tiempo querazonablemente se emplea en el proceso, no existen atrasos significativosque incidan en la paralización de la Flota Vehicular Pesada o canivalizaciónde este equipo.- Está diseñado el nuevo proceso de compras para seraplicado el nuevo sistema CGWeb".

En memorando 493-GAF-2012 de 16 de mayo de 2012 la GerenciaAdministrativa Financiera en relación índices de tiempos de compraestablece que no se aplica puesto que "Con la finalidad de fijar tiemposrazonables en el proceso de compra, se consultará a IT del Ecuador, si elsistema permite parametrizar tiempos de ejecución a base de nuestrasnecesidades; para este efecto IT solicitará a la sede de la EmpresaConsultora en España el permiso correspondiente".

Además se evidencia en los indicadores de gestión del mes de agosto de2012 que la Gerencia Administrativa Financiera establece índices en relación Ejecución Presupuestaria, adquisiciones y promedio diario de órdenes decompra.

6

Dispondrá a todo el personal que integra laGerencia Administrativa Financiera, el debidocuidado, protección y archivo de todos losdocumentos que respalden las operaciones que sehan cumplido en la empresa y que tengan relacióncon la actividad de dichas unidades.

A dicho efecto, se establecerá un ordenamiento





FinancieroC

Se puede observar en el documento "Base de Datos Archivo GeneralEMASEO EP" que existe los documentos de la Gerencia AdministrativaFinanciera en los archivos 1, 2, 3 y SG, documentos que datan desde el año1990 al 2010. Además, se evidencia que la EMASEO EP cuenta conpolíticas y procedimientos de control y organización e archivos, los mismosque son acatados por el personal para remitir la documentación al archivopasivo. De la inspección realizada al archivo pasivo por parte de AuditoriaInterna en el mes de septiembre se pudo observar que se encuentrandebidamente organizados e identificados lo que facilita la ubicación.

La Secretaría General mantiene en su "Base de Datos Archivo GeneralEMASEO EP" documentos de la Gerencia Administrativa Financiera.

La Secretaría General ha elaborado el documento "Políticas yProcedimientos de Control y Archivos".

En registro fotográfico del mes de septiembre de 2012, se observó laexistencia de archivos en cinco bodegas organizados e identificados.

A dicho efecto, se establecerá un ordenamientocronológico y secuencial, que brinde las facilidadesde ubicación con precisión.

EMASEO2006-01-01 A 2008-12-31

debidamente organizados e identificados lo que facilita la ubicación.

10

Dispondrá a la Contadora General, que seinvestiguen las diferencias establecidas en la tomafísica realizada por el segundo Consultor yregularizadas con los asientos de reclasificación, enlos rubros de combustibles y lubricantes, repuestosy accesorios, a fin de determinar las causas que lasgeneraron y los responsables, de acuerdo a lascifras establecidas en la constatación física delConsultor al 31 de diciembre de 2006.

De ser el caso, se establecerá una cuenta porcobrar a cargo del servidor que se hallaba encustodia de los bienes, tomando en consideraciónque no se puede compensar sobrantes y faltantes,pues los primeros se ingresan y los segundosdeben reponerse.




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FinancieroPC

No se ha evidenciado documentadamente un análisis sobre las diferenciasestablecidas en la toma física realizada por el segundo Consultor yregularizadas con los asientos de reclasificación, en los rubros decombustibles y lubricantes, repuestos y accesorios, a fin de determinar lascausas que las generaron y los responsables, de acuerdo a las cifrasestablecidas en la constatación física del Consultor al 31 de diciembre de2006.

Esta recomendación se encuentra evaluada en el Examen Especial a lasOperaciones Administrativas Financieras realizada por la ContraloríaGeneral del Estado a la Empresa Pública Metropolitana de Aseo.

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Dispondrá a la Contadora para que en forma similaral trabajo de revisión de las diferencias en más y enmenos del año 2006, en las Subcuentas deCombustibles y Lubricantes, Repuestos yAccesorios, se realice igual procedimiento con losresultados de la constatación física del 31-12-07, enel caso de las diferencias, se establezcan lascausas que las originaron y los responsables paraproceder a su regularización.




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FinancieroPC

No se ha evidenciado documentadamente un análisis sobre las diferenciasestablecidas en la toma física realizada por el segundo Consultor yregularizadas con los asientos de reclasificación, en los rubros decombustibles y lubricantes, repuestos y accesorios, a fin de determinar lascausas que las generaron y los responsables, de acuerdo a las cifrasestablecidas en la constatación física del Consultor al 31 de diciembre de2006.



RESPONSABLES


12

Dispondrá la realización de las constatacionesfísicas, a cuyo efecto la Contadora Generalelaborará un instructivo que contenga losprocedimientos a seguir, el equipo de funcionariosque actuará en cada área, el calendario deejecución de labores, etc.; la CoordinadoraAdministrativa supervisará las labores que seplanifiquen para tal efecto. Participaran losservidores de la Unidad de Gestión de Bienes,como apoyo del grupo de trabajo, para orientar laubicación e identificación de los bienes.




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FinancieroC

Las constataciones físicas han sido llevadas a cabo por parte de la GerenciaAdministrativa Financiera en el cual se han elaborado instructivos así:a) Para las bodegas de accesorios y materiales de construcción el 17 y 18de diciembre de 2011, se realizó la organización con el documento"Planificación para toma física de bodega de repuestos y accesorios,materiales de construcción del año 2011" en el cual se establecen objetivosgenerales y específicos; ámbito de aplicación; metodología de trabajo;equipos de trabajo con sus respectivas funciones; además, los grupos detrabajo. b) Para las bodegas de bienes de larga duración el 23 de abril 2012, serealizó la organización con el documento "Cronograma e instructivo paraefectuar constatación física de bienes de larga duración" en el cual seestablecen responsable del proceso; objetivo, procedimiento, instructivo paraconstatación individual, funcionarios responsables del proceso (grupos detrabajo).

La Gerencia Administrativa Financiera organizó y ejecutó los siguienteseventos de constatación física:a) Constatación física anual de los inventarios de bodegas de repuestos yaccesorios y materiales de construcción, emitiendo a través de memorando1004-GAF-2011 de 16 de diciembre de 2011, las directrices y proceso aseguirse.b) Constatación física anual de bienes de larga duración, emitiendo a travésde memorando 411-GAF-2012 de 18 de abril de 2012, el correspondientePlan de Constatación.

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Elaborará un instructivo de trabajo que se ajuste alos requerimientos actuales, para el funcionamientode las bodegas, de modo que incluyan lasactividades de ingreso de los bienes adquiridos,únicamente en cantidades, despacho en base a lasolicitud de materiales e inmediata emisión delcomprobante de egreso debidamente legalizado,obtención de reportes de existencias, etc., y engeneral todos los procedimientos que representenacciones de control de los bienes de custodia.




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FinancieroPC

Se evidencia que el sistema CG-Web posee la Definición del Flujo en elProceso de Compras-Bodegas Módulos Administrativos, en el cual seobserva que la unidad de gestión de bienes sigue registrando la factura almomento de la recepción de los bienes.

En el Acta Nro. 3 "Definición del Flujo en el Proceso de Compras-BodegasMódulos Administrativos" de reunión celebrada el 22 de julio de 2011, seestablece el proceso de flujo de compras de la EMASEO en el sistema CG-Web.

Se verificó que la Unidad de Gestión de Bienes no realiza constatacionesfísicas periódicas, excepto la bodega de suministros de aseo, oficina y

La Gerencia Administrativa Financiera ha realizado constataciones físicasanuales así:

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Dispondrá al Líder la Unidad de Gestión de Bienes,la elaboración de un cronograma para la realizaciónde verificaciones físicas, pruebas de existenciasque deberán cumplirse con regularidad, observandoel estado de conservación de los bienes, ubicacióny otras condiciones que obligan a su función. Alefecto realizará comparaciones con el listado debienes que arroje el sistema y en caso de establecer diferencias, inmediatamente precisará las causasque las originaron, revelando en su informe, a lasautoridades, las novedades que se presentaren.




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FinancieroPC

físicas periódicas, excepto la bodega de suministros de aseo, oficina ymaterial de impresión; y, vestuario; la cual, mantiene un inventarioactualizado.

anuales así:- 17 y 18 de diciembre de 2011 a las bodegas de repuestos y materiales.- 23 de abril de 2012 a los bienes de larga duración y herramientas.

En memorando 170-CG-12 de 13 de septiembre de 2012 con el asunto"Conciliación Bodegas" la Contadora General remite al Bodeguero una copiadel original del acta de conciliación de las cuentas de existencias a diciembrede 2011 (06 días del mes de septiembre de 2012) de las bodegas devestuario, lencería y prendas de protección; materiales de oficina;suministros de aseo; materiales de impresión; instrumental médico menor;medicinas y productos farmacéuticos; otros de uso y consumo.

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Implementará en forma prioritaria un programa decapacitación para todo el personal involucrado enlas actividades de bodega y contabilidad, para queen el menor tiempo posible puedan capacitarse enel adecuado manejo del programa Uniclass,especialmente dirigido a la obtención de reportes del sistema, a cuyo efecto contará con el apoyo delpersonal de la Unidad de Informática.




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Dispondrá a la Contadora General revise todo elinforme y los anexos del Consultor que dieronorigen al ingreso inicial del sistema CG AS-400,para verificar que la información allí contenida,incluya todos los bienes que conformaban elinventario del Consultor. De presentarse nuevoscambios en el sistema informático se elaborará uninstructivo, en el que pormenorizadamente sedetalle las líneas de acción de cada unidadadministrativa que participe en el proceso decambio a fin de que se pueda cumplir con la debidaseguridad y confiabilidad.




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RESPONSABLES


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Dispondrá al Líder de la Unidad de Gestión deBienes la elaboración de reportes mensuales delmovimiento de los inventarios, mismos que seránremitidos a la Unidad de Contabilidad, que encumplimiento de su responsabilidad y funciónrevisará y aprobará previa contabilización mensualdel consumo de combustibles y lubricantes,repuestos y accesorios, realizado en la empresa.




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No se evidencia que la Unidad de Gestión de Bienes envíe reportesmensuales del movimiento de los inventarios a la Unidad de Contabilidadpara la revisión y aprobación previa contabilización mensual del consumode combustibles y lubricantes, repuestos y accesorios, realizado en laempresa.

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Solicitará a la máxima autoridad, el incremento de almenos dos servidores en el Departamento deContabilidad, a fin de que estos funcionarios puedanaportar en las labores de registro y control enmateria de bienes y suministros de la Empresa,labor fundamental para obtener Estados Financierosconfiables y oportunos.




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Se evidencia que en la Unidad de Contabilidad se ha establecido funciones yresponsabilidades a los servidores que allí laboran, encontrándose que cincopersonas se encuentran realizando el control, registro y trámite en relación aadquisiciones; combustible flota pesada y liviana, revisión y depuraciónmensual de esta cuenta; Adquisiciones de existencias y activos; contrato debienes y servicios, control y revisión de consumos bodega de repuestos yaccesorios; control y revisión de consumos bodega de combustibles ylubricantes; control y revisión de consumos bodega de suministros.

Por lo que se observa que más de dos servidores que se encuentran en elDepartamento de Contabilidad están relacionados con el registro y control enmateria de bienes y suministros de la empresa.

La Contadora General en memorandos 022 A-CG-12 de 14 de febrero de2012 y 085-CG-12, la Contadora General establece "Funciones yResponsabilidades" al personal que labora en la Unidad de Contabilidad.

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En el reglamento interno para el uso de losvehículos, solicitará que se consideren aspectoscomo: mantenimiento, control, asignación de cuposde combustibles y determinación deresponsabilidades, etc.



ACCESORIOS DE


FinancieroNC

Se evidencia mediante e mail de 05 de octubre de 2012 que el Líder de laUnidad de Vehículos y Transporte envía a la Unidad de Auditoría Internainformación respectos a que "AdjuntoR el proyecto de reglamento que seelaboró y corrigió", en documento adjunto se encuentra el "R Reglamento deVehículos de la Empresa Pública Metropolitana de Aseo" constante en 19artículos; sin embargo, aún no se cuenta con el documento final aprobado y

El Líder de la Unidad de Vehículos y Transporte en e mail de 05 de octubrede 2012 enviado a la Unidad de Auditoría Interna informa "AdjuntoR elproyecto de reglamento que se elaboró y corrigió", en documento adjunto seencuentra el "R Reglamento de Vehículos de la Empresa PúblicaMetropolitana de Aseo" constante en 19 artículos.


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Financiero artículos; sin embargo, aún no se cuenta con el documento final aprobado yfirmado por las autoridades competentes.

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En coordinación con la Gerencia de Operaciones,dispondrá al Líder de Bienes, Jefe de ServiciosGenerales y Coordinador de Mantenimiento,realicen un estudio técnico en el que se determine elvolumen de combustible necesario para losrecolectores y más unidades que conforman elparque automotor de la empresa, a fin de que seasigne la cantidad de combustible suficiente para elcumplimiento de sus recorridos oficiales.




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FinancieroNC

No se videncia que exista un estudio técnico en el que se determine elvolumen de combustible necesario para los recolectores y más unidades que conforman el parque automotor de la empresa.

Únicamente se observa un control sobre el combustible utilizado por lasunidades de la flota liviana que carga combustible en dos gasolineras dePetroecuador.

La Unidad de gestión Vehicular mantiene el registro y control de losconsumos de la flota vehicular a través de la revisión de las facturas de pagoa las gasolineras proveedoras de combustibles a las unidades de la empresasiendo estas:- En memorando 665-GAF-UVT-2012 de 17 de julio de 2012, en solicitud depago a la Gasolinera Petroecuador por vehículos del Centro de Operacionesde la Occidental, esta envía un detalle de los vehículos que han cargadocombustible con disco, placa, fecha, hora, cantidad. Esta información escruzada con la información que es enviada por el Coordinador de Producciónde Servicios de cada uno de los vehículos de la empresa como se puedeobservar en memorando 162-GO-CPS-2012. - En memorando 972-GAF-UVT-2012 de 03 de octubre de 2012, en solicitudde pago a Petrocomercial - Iglesias Tapia por los vehículos de la Estación deTransferencia de la Forestal, la Unidad de Gestión vehicular elabora un"Detalle Consumos de Combustible Diesel" con los tickets que son enviadosdesde la estación de transferencia de la Forestal y esta información escruzada con la factura correspondiente.


RESPONSABLES


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Dispondrá al personal de bodega que el perchadode los repuestos se realice en base a la codificacióndel sistema actual (CG-AS 400) y en las estanteríasse identificará adecuadamente los bienes, lo quefacilitará su localización.




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Líder de la Unidad de Gestión de

BienesPC

Si bien la codificación de los repuestos ya no se realiza mediante laestablecida en el sistema CG-AS 400, el sistema utilizado en el 2012 es elCG-Web.

Los bienes se encuentran proceso de re codificación (proceso aún noterminado) con un código de barras asociado al código determinado en elsistema CG-Web, por lo que se observa que cada bien posee dos númerosde identificación.

Se ha asociado un número a través del código de barras a cada códigodeterminado en el sistema CG-Web, pues la utilización del código de barraspermite la lectura a través de handheld.

Además se puede observar que no se ha definido aún la estanterías paraubicación de los repuestos (se sigue moviendo de lugar los repuestos).

Se ha realizado una inspección a la bodega de repuestos, en el mes deseptiembre, con su respectivo registro fotográfico en el cual se observa quelos repuestos se encuentran en proceso de re codificación a través decódigo de barras asociado al número de bien determinado en el sistema CG-Web.

9

Fijará un procedimiento de acuerdo a losrequerimientos actuales para el asistente debodega, determinando la codificación apropiadacada tipo de artículo, de modo que los bienes deiguales características siempre se encuentrenregistrados bajo una misma denominación y código.Cuando ingrese un producto a la bodega, debeverificarse los códigos de los bienes existentes, a finde descartar la posibilidad de crear códigos demanera innecesaria.




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BienesPC

Se evidencia que se ha elaborado un nuevo proceso de adquisicionesdiseñado por la Gerencia Administrativa Financiera con directrices sobre lasformalidades de adquisiciones y el instructivo para el proceso deAdquisiciones, sin embargo no se hace referencia alguna al proceso decodificación de bienes.

En octubre de 2012 se realizó una inspección a la bodega de repuestos, consu respectivo registro fotográfico en el cual se observa que los repuestos seencuentran en proceso de re codificación (proceso aún no terminado) através de código de barras asociado al número de bien determinado en elsistema CG-Web, por lo que se observa que cada bien posee dos númerosde identificación.

En memorando 700-GAF-2011 LA Gerencia Administrativa Financiera remitea la Unidad de Auditoría Interna el nuevo proceso de adquisiciones diseñadopor esta unidad, directrices sobre las formalidades de adquisiciones y elinstructivo para el proceso de Adquisiciones.

Se ha realizado una inspección a la bodega de repuestos, en el mes deoctubre, con su respectivo registro fotográfico en el cual se observa que losrepuestos se encuentran en proceso de re codificación a través de código debarras asociado al número de bien determinado en el sistema CG-Web.

de identificación.

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Instruirá al servidor encargado del despacho delubricantes el reingreso inmediato del materialsobrante en casos de devolución, por parte delpersonal de talleres.




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BienesNC

Se evidencia que el Líder de Gestión de Bienes ha emitido disposiciones decontrol interno, en los cuales se delinean la forma de realizar actividadespropias de la bodega; sin embargo, no ha sido posible identificar alguna enrelación al reingreso inmediato del material sobrante de lubricantes en casosde devolución, por parte del personal de talleres.

El Líder de Gestión de Bienes ha emitidos disposiciones de control interno alos servidores que laboran en las bodegas en memorandos:- 252-GAF-UGB-2010 de 08 de noviembre de 2010- 072-GAF-UGB-2011 de 24 de marzo de 2011- 085-GAF-UGB-2011 de 04 de abril de 2011- 100-GAF-UGB-2011 de 05 de mayo de 2011

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Dispondrá al Asistente de Bodega, que luego de laentrega de combustible al camión cisterna de laempresa, para proveer a las unidades que operanen el Valle de los Chillos y escombreras, exija alconductor la justificación documentada delconsumo, información con la cual se realizará unaconciliación de saldos.




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BienesN/A

A octubre de 2012 la Emaseo EP no manejan unidades que operen en elValle de los Chillos.

Sin embargo, para el control de combustible la Unidad de Gestión de Bienesmantiene el control del registro de los Egresos de Bodega Combustible -Diesel, documentos que son numerados y su archivo se lo hace en formasecuencial y cronológica, este documento detalla la fecha, vehículo, placa,disco, cantidad y firma de responsabilidad de quien entrega y recibe.

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Revisará los pedidos de lubricante que solicitan losmecánicos de talleres para realizar el servicio demantenimiento de los automotores, observando quelas cantidades requeridas sean las suficientes y seajusten a las especificaciones técnicas, paraatender las necesidades de cada unidad automotriz,evitando de esta forma egresos excesivos delubricante.




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Coordinador de Mantenimiento

C


RESPONSABLES


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Una vez que se ha dotado de una flota automotriz(recolectores y camionetas) nuevas, se deberáaplicar el plan de mantenimiento elaborado en 2009,a fin de re potenciar las unidades antiguas que seencuentren en mejores condiciones y mantener deesta forma en buen estado el parque automotorinstitucional.

Las unidades que no justifiquen su reparación,debido al desgaste acelerado de sus partes ypiezas, deberá informar a la máxima autoridad parasacarlas de circulación y sustituirlas con unidadesnuevas.




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Coordinador de Mantenimiento

C

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Dispondrá a las unidades a su cargo, elcumplimiento obligatorio e inmediato de lasrecomendaciones que son formuladas en losinformes de auditoría o examen especial, realizadospor las unidades de control legalmente facultadaspara emitirlas.

EXAMEN ESPECIAL A LAS BÁSCULAS Y BALANZAS2009-06-30 A 2006-01-01


FinancieroC

Se evidencia la implementación en relación a la disposición de cumplimientode recomendaciones formuladas por la Unidad de Auditoría Interna como seevidencia en memorando circular 014-GG-2012 de 16 de marzo de 2012 quela Gerencia General envía a varios remitentes entre ellos al GerenteAdministrativo Financiero sobre "Implementación obligatoria deRecomendaciones...", al respecto, el Gerente Administrativo Financierodispone al Coordinador Financiero el control, registro, trámite, e informaciónde las recomendaciones que le corresponde.

En memorando Circular 014-GG-2012 de 16 de marzo de 2012 que laGerencia General envía a varios remitentes entre ellos al GerenteAdministrativo Financiero sobre "Implementación obligatoria deRecomendaciones...", al respecto, el Gerente Administrativo Financierodispone al Coordinador Financiero el control, registro, trámite, e informaciónde las recomendaciones que le corresponde.

La depuración de saldos de existencias (repuestos y accesorios), seencuentra en proceso. Así como el proceso de constatación física deactivos correspondiente al ejercicio fiscal 2011.

En Memorando 06-IRRA-2012 del 27 de abril de 2012, que remite el Sr. IvánRodríguez Ayala de la Unidad de Contabilidad a Ing. Gabriel Garzón J.Gerente Financiero Administrativo Financiero con asunto "Toma FísicaActivos Fijos y Herramientas" en el que se establece novedades a la tomafísica y solicita suspender el proceso hasta que la UGB actualice la

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Habiendo adquirido un programa informático queincluye toda la información referente al inventario debienes institucionales de la empresa, dispondrá alas Unidades de Informática, Gestión de Bienes yContabilidad agilitar todas las acciones paraconseguir en forma inmediata la depuración eintegración de un inventario real de todos losbienes.



FinancieroC

física y solicita suspender el proceso hasta que la UGB actualice lainformación en un plazo de menor a 5 días.

En Memorando 031-AI-2012 del 27 de abril de 2012, que remite la Ing.Myriam Tobar de la Unidad de Auditoría Interna al Dr. Iván BahamondeAuditor Interno, con asunto "Informe de constatación física de bienes delarga duración y herramientas" en los que se anota varias observaciones alproceso realizado.

En Memorando 113-GPIT-ITE-2012 del 28 de junio de 2012, que remite elSr. Segundo P. Calderón T. a Iván Rodríguez de la Unidad de Contabilidad ya Danilo Núñez de la Unidad de Bienes, con asunto "Información SistemaMAF", se establece que "la Unidad de Innovación Tecnológica realizó lasacciones necesarias a fin de implementar una interfaz que permita integrarlos sistemas CG-WEB y MAF" y que el trabajo fue ejecutado a partir del 21de Noviembre de 2011.

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Dispondrá al Líder de la Unidad de Informáticarealice un estudio y análisis exhaustivo del sistemaCG WEB ACTIVOS, adquirido por la empresa, parael registro, manejo y control de activos fijos, a fin depoder contar con una herramienta informática queafirme la emisión de un inventario seguro yconfiable.



FinancieroC


RESPONSABLES


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Delegará a los funcionarios de la GerenciaAdministrativa Financiera la planificación deconstataciones físicas integrales, que cuenten coninstructivos, formularios, cronogramas, actas einformes, que revelen los resultados de la actividadrealizada y permitan determinar los saldos y elestado real de los bienes.



FinancieroPC

Los procesos, directrices y plan de constatación, incluyen objetivos, ámbito y alcance de suaplicación, metodología de trabajo, coordinadores de evento, equipos de trabajo y cronogramade ejecución. Después del proceso de constatación efectuado a los inventarios de bodegas de repuestos yaccesorios y materiales de construcción, no se llegó a elaborar y suscribir la correspondienteacta de constatación, debido a las novedades presentadas en cuanto a los saldos. Producto de la constatación física efectuada a los bienes de larga duración, se presentaronnovedades en relación a inconsistencias en las actas, bienes con distinta ubicación, diferentescustodios para los bienes, actas incompletas, información desactualizada, entre otras; por loque se constituyó una Comisión para desarrollar un Plan Emergente y solventar dichosnovedades. Los Miembros de la Comisión de Plan Emergente para la constatación de bienesde larga duración y herramientas, establecen novedades en cuanto a los bienes que no fueronjustificados por los funcionarios custodios, lográndose solventar y recuperar los bienesfaltantes, por lo que en el mes de octubre de 2012, la Comisión informa sobre la conciliaciónfísica y contable de los bienes y emite los listados correspondientes, observándose que seeliminan tanto de los registros contables como de la Unidad de Gestión de bienes ítems sinque se investigue a fondo las causas de la inexistencia de los bienes. Cabe mencionar queexisten errores de cálculos en el valor de adquisición de los bienes de control.

En cuanto a la bodega Ropa de Trabajo; y, Suministros y Materiales se cuenta con saldosconciliados como se evidencia en memorando 170-GB-12 de 13 de septiembre de 2012.

La Gerencia Administrativa Financiera mantiene en sus registros; relacionado al bien, código,descripción, serie, modelo, marca, responsable, ubicación, valor de adquisición, fecha dedocumento y condición del activo.



En memorando 170-GB-12 de 13 de septiembre de 2012 que con el asunto "ConciliaciónBodegas" la Contadora General remite al Bodeguero una copia del original del acta deconciliación de las cuentas de existencias a diciembre de 2011 (06 días del mes de septiembre

Se evidencia que la Unidad de Gestión de Bienes mantiene el control del registro de bienes através del sistema "UAF-Uniclas - Módulo de Activos Fijos" y que este módulo no incluye una"hoja de vida útil" o historial de los bienes".

La Unidad de Gestión de Bienes mantiene el control del registro de bienes a través del sistema"UAF-Uniclas - Módulo de Activos Fijos".

En memorando 733-GAF-2011 de 20 de septiembre de 2012 la Gerencia Administrativa

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Dispondrá al Líder de la Unidad de Gestión deBienes, aperturar una hoja de vida útil o historial delos bienes, así como presentar en el último trimestrede cada año, el respectivo informe de la toma físicarealizada, a fin de precisar su ubicación, estado deconservación y cualquier afectación que sufran losbienes.



FinancieroPC

En cuanto a la tomá física anual se evidencia que los procesos, directrices y plan deconstatación, incluyen objetivos, ámbito y alcance de su aplicación, metodología de trabajo,coordinadores de evento, equipos de trabajo y cronograma de ejecución. Después del proceso de constatación efectuado a los inventarios de bodegas de repuestos yaccesorios y materiales de construcción, no se llegó a elaborar y suscribir la correspondienteacta de constatación, debido a las novedades presentadas en cuanto a los saldos. Producto de la constatación física efectuada a los bienes de larga duración, se presentaronnovedades en relación a inconsistencias en las actas, bienes con distinta ubicación, diferentescustodios para los bienes, actas incompletas, información desactualizada, entre otras; por loque se constituyó una Comisión para desarrollar un Plan Emergente y solventar dichosnovedades. Los Miembros de la Comisión de Plan Emergente para la constatación de bienesde larga duración y herramientas, establecen novedades en cuanto a los bienes que no fueronjustificados por los funcionarios custodios, lográndose solventar y recuperar los bienesfaltantes, por lo que en el mes de octubre de 2012, la Comisión informa sobre la conciliaciónfísica y contable de los bienes y emite los listados correspondientes, observándose que seeliminan tanto de los registros contables como de la Unidad de Gestión de bienes ítems sinque se investigue a fondo las causas de la inexistencia de los bienes. Cabe mencionar queexisten errores de cálculos en el valor de adquisición de los bienes de control.En el inventario de activos fijos y bienes de larga duración se establece, relacionado al bien,código, descripción, serie, modelo, marca, responsable, ubicación valor de adquisición, fechade documento y condición del activo.

En memorando 733-GAF-2011 de 20 de septiembre de 2012 la Gerencia AdministrativaFinanciera en cuanto a la recomendación establece que "R se recomendará a losprogramadores de IT Ecuador, para que se incluya en el nuevo diseño del módulo de Bienesuna "hoja de vida útil" o historial de los bienes".




RESPONSABLES


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Dispondrá al Líder de la Unidad de Gestión deBienes, que una vez que se estructure el inventariogeneral de los bienes institucionales, elaborará lasactas de entrega – recepción a los funcionarios,responsables directos del uso de estos bienes,documentos que se archivarán en forma cronológica y secuencial; además, dichos bienes contarán conla hoja de vida útil, datos que serán concordantescon la información que aparezca en las actas deentrega recepción y en el inventario general. Losarchivos de toda la información documental,relacionada con el manejo de bienes, se sujetarán aprocedimientos que aseguren su adecuadaconservación y custodia.



FinancieroC

La Unidad de Gestión de Bienes ha elaborado el documento "Acta EntregaRecepción" con el cual se realiza la diligencia de entrega - recepción generalde los bienes institucionales.

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Debido a las necesidades operativas de laEmpresa, deberá implementar las variantesplanificadas para el espacio físico que ocupan lasbodegas de repuestos y lubricantes a fin de mejorarlas condiciones de seguridad e infraestructura física,observando todas las condiciones para la mejorconservación y manejo de los bienes.



FinancieroC

Se evidencia que la bodega de repuestos y lubricantes cuenta con unespacio físico e infraestructura adecuados, con condiciones de seguridadclaramente establecidos como se puede observar en el registro fotográficode la inspección realizada en octubre de 2012.


La bodega de repuestos y lubricantes cuenta con un espacio físico einfraestructura adecuados, con condiciones de seguridad claramenteestablecidos como se puede observar en el registro fotográfico de lainspección realizada en octubre de 2012.


Si bien la codificación de los repuestos ya no se realiza mediante laestablecida en el sistema CG-AS 400, el sistema utilizado en el 2012 es elCG-Web.

Se ha realizado una inspección a la bodega de repuestos con su respectivoregistro fotográfico en el cual se conserva que los repuestos se encuentranen proceso de re codificación a través de código de barras asociado alnúmero de bien determinado en el sistema CG-Web.

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Dispondrá al personal de bodega que el perchadode los repuestos se realice en base a la codificacióndel sistema actual (CG-AS 400) y en las estanteríasse identificará adecuadamente los bienes, lo quefacilitará su localización.



FinancieroPC

Los bienes se encuentran proceso de re codificación (proceso aún noterminado) con un código de barras asociado al código determinado en elsistema CG-Web, por lo que se observa que cada bien posee dos númerosde identificación.

Se ha asociado un número a través del código de barras a cada códigodeterminado en el sistema CG-Web, pues la utilización del código de barraspermite la lectura a través de handheld.

Además se puede observar que no se ha definido aún la estanterías paraubicación de los repuestos (se sigue moviendo de lugar los repuestos).


RESPONSABLES


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Dispondrá al Líder de la Unidad de Bienes, quetodos los bienes de larga duración y aquellos bienesde control, se los ingrese en el inventarioinstitucional, realizando verificaciones periódicas eintegrales, respecto del estado en que seencuentran, su ubicación, funcionario responsable ymás datos que permitan realizar un seguimientopreciso, a fin de que el inventario y sus hojas devida, se conserven debidamente actualizados yregularizados, preservando el patrimonioinstitucional.



FinancieroPC

Se evidencia que los Miembros de la Comisión de Plan Emergente para laconstatación de bienes de larga duración y herramientas (23 de abril de2012) mediante Memorando 21-IRRA-2012 de 24 de julio de 2012 establecenovedades en cuanto a "No justificación de bienes asignados", para laconciliación de saldos se remite al memorando 126-CG-12 del 18 de julio de2012 en el cual se establece que "En lo que respecta a las bajas por robo,pérdidas que han sido repuestos por la aseguradora; y, por remates, aun nohan sido registrados por cuanto se espera realizarlos con el interfaz entre elmódulo de activos fijos y contabilidad, situación que se encuentra pendienteen razón que la Unidad de Tecnología aún no concluye con el proceso debaja de los registros generados por el MAF de los anteriores periodos...". Porlo que no ha sido posible por parte de Auditoría Interna verificar laconciliación de los saldos de los bienes de larga duración.

Se observa también que la Unidad de Gestión de Bienes mantiene el listadode los bienes de larga duración en los cuales constan el código, descripción,responsable, valor de adquisición, fecha de documento, estado yobservaciones del bien.


Los Miembros de la Comisión de Plan Emergente para la constatación debienes de larga duración y herramientas (23 de abril de 2012) medianteMemorando 21-IRRA-2012 de 24 de julio de 2012 establece novedades encuanto a "No justificación de bienes asignados", para la conciliación desaldos se remite al memorando 126-CG-12 del 18 de julio de 2012 en el cualse establece que "En lo que respecta a las bajas por robo, pérdidas que hansido repuestos por la aseguradora; y, por remates, aun no han sidoregistrados por cuanto se espera realizarlos con el interfaz entre el módulode activos fijos y contabilidad, situación que se encuentra pendiente en razón que la Unidad de Tecnología aún no concluye con el proceso de baja de losregistros generados por el MAF de los anteriores periodos...".

La Unidad de Gestión de Bienes mantiene el listado de los bienes de largaduración en los cuales constan el código, descripción, responsable, valor deadquisición, fecha de documento, estado y observaciones del bien.


El Examen especial a las básculas y balanzas de propiedad de EMASEOestablece en el numeral "7. Ubicación de básculas y balanzas propiedad deEMASEO" que "No se han ubicado dos básculas identificadas con loscódigos 1124 y 1184 R mismas que se encuentran registradas en la

El Examen especial a las básculas y balanzas de propiedad de EMASEOestablece en el numeral "7. Ubicación de básculas y balanzas propiedad deEMASEO" que "No se han ubicado dos básculas identificadas con loscódigos 1124 y 1184 R mismas que se encuentran registradas en la

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Dispondrá al Líder de la Unidad de ServiciosGenerales notifique a la Compañía Aseguradora,previo el cumplimiento de los requisitos legales,respecto a la pérdida de los bienes detallados en elpresente examen, a fin de obtener su restitución, yaque se ha comprobado que los mismos constabanen el inventario institucional, y no aparecen enningún sitio relacionado a las actividades de laempresa.



FinancieroPC

contabilidad de la empresa y en la Unidad de Gestión de Bienes, además nose constató el indicador de pesos ... de código 1349 ... ni la balanza paraadultos 1220...".

Se evidencia que la Unidad de Contabilidad en los Saldos y Movimientos deCuentas de Mayor de Maquinaria y Equipos a junio de 2012 mantieneRegistrado y Conciliado con Código de Bien 1124 la báscula marca Toledocon fecha de adquisición 10-10-1998 por el valor de $7000,00; con Códigode Bien 1349 el indicador eléctrico con fecha de adquisición 08-11-2001 porel valor de $483,84; con Código de Bien 1184 la báscula con fecha deadquisición 06-01-2004 por el valor de $22962,24; con Código de Bien 1220la balanza para adultos con fecha de adquisición 04-11-1997 por el valor de$115,69. Sin embargo se verifica que en la Base de Datos de la UGB aoctubre de 2012 no es posible ubicar los bienes de código 1124 y 1220.

contabilidad de la empresa y en la Unidad de Gestión de Bienes, además nose constató el indicador de pesos ... de código 1349 ... ni la balanza paraadultos 1220...".

La Unidad de Contabilidad en los Saldos y Movimientos de Cuentas deMayor de Maquinaria y Equipos a junio de 2012 mantiene Registrado yConciliado con Código de Bien 1124 la báscula marca Toledo con fecha deadquisición 10-10-1998 por el valor de $7000,00; con Código de Bien 1349 elindicador eléctrico con fecha de adquisición 08-11-2001 por el valor de$483,84; con Código de Bien 1184 la báscula con fecha de adquisición 06-01-2004 por el valor de $22962,24; con Código de Bien 1220 la balanza paraadultos con fecha de adquisición 04-11-1997 por el valor de $115,69.

En la Base de Datos de la UGB a octubre de 2012 no ha sido posible ubicarlos bienes de código 1124 y 1220.


RESPONSABLES


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Dispondrá a la Contadora y al Líder de la Unidad deGestión de Bienes procedan a regular sus registros,relativos a estas unidades de pesaje que han sidoomitidas.



FinancieroPC

La recomendación hace referencia al numeral 8. Básculas y balanzas nocontabilizadas (Examen Especial a las Básculas y Balanzas) en donde sedetermina que 6 bienes tienen novedad en cuanto a la ubicación y registroen la Unidad de Gestión de Bienes y Contabilidad, siendo las siguientes:1213 balanza, 1220 balanza para adultos, báscula marca Intercomp, básculaMetler Toledo, balanza mecánica marca Detecto, balanza mecánica Soyoda.Bienes de los cuales se ha registrado en contabilidad únicamente los bienes1213 y 1220 según se evidencia en los Saldos y Movimientos de Cuentas deMayor de Maquinaria y Equipos ha Registrado y Conciliado; así: con códigode bien 1213 la balanza con fecha de adquisición 13-01-1995 por el valor de$170,00 y con código de bien 1220 la balanza para adultos con fecha deadquisición 04-11-1997 por el valor de $115,69.

En cuanto a las dos básculas y dos balanzas mecánicas que el examendetermina que se encuentran "...no ingresadas en los registros de las UGB,ni en la contabilidad institucional..." no se ha evidenciado el registro yconciliación de las mismas.

La Unidad de Contabilidad en los Saldos y Movimientos de Cuentas deMayor de Maquinaria y Equipos a junio de 2012 ha Registrado y Conciliadocon Código de Bien 1213 la balanza con fecha de adquisición 13-01-1995por el valor de $170,00 y con Código de Bien 1220 la balanza para adultoscon fecha de adquisición 04-11-1997 por el valor de $115,69.

El Examen Especial a las Básculas y Balanzas periodo del 2009-06-30 y2006-01-01 establece en su numeral 8. Básculas y balanzas nocontabilizadas.

Dispondrá a las Gerencias Administrativa Financiera y de Operaciones, la readecuación prioritaria delárea de talleres a base de los estudios y planos quehayan sido elaborados por consultorías contratadaspor la empresa, y de ser necesario complementarlas

Examen especial sobre la pérdida de llantas y otros bienes de propiedad de la

Se evidencia que la EMASEO EP elaboró el Análisis e Riesgo del Sistemade Gestión en Seguridad - Plan de mejoramiento. La Unidad de ServiciosGenerales ha dado seguimiento al plan según se observa en 590-GAF-SSGG-2012 de 30 de julio de 2012. Además se videncia que en dichomemorando se establece el plan de mantenimiento preventivo y correctivo alos bienes de larga duración, el cual incluye mantenimiento al área detalleres.

La Gerencia de Maquinaria y Equipo ha desarrollado los términos de

En febrero de 2011 se elaboró el Análisis de Riesgo del Sistema de Gestiónen Seguridad - Plan de mejoramiento para la EMASEO EP con la ConsultoraEspaña-Ponce.

En memorando 590-GAF-SSGG-2012 de 30 de julio de 2012, la Unidad deServicios Generales informa a la Unidad de Auditoría Interna, en eldocumento adjunto Auditoría de Control en el punto 4 y 5 establece el plande mantenimiento preventivo y correctivo a los bienes de larga duración.

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por la empresa, y de ser necesario complementarlascon otras medidas de seguridad, como es el casodel sistema de monitoreo con alarmas, cámaras deseguridad, iluminación, cerramiento del área detalleres con paredes rígidas de mampostería, cierrede los distintos accesos, fijación de políticas deoperación y circulación vehicular y peatonal de esaárea, etc.

bienes de propiedad de la Empresa Metropolitana de Aseo - EMASEO, ocurridos

en los meses de agosto, septiembre y noviembre de

2009.2009-07-01 A 2009-09-30

Gerente General PC

La Gerencia de Maquinaria y Equipo ha desarrollado los términos dereferencia para contratar una consultoría para la remodelación de los talleresde la Occidental. Esta gerencia solicitó una reforma al POA 2012 para llevara cabo la consultoría según se observa en memorando 0609-GME-2012 del17 de mayo de 2012. Al momento no se evidencia que esta solicitud se hayaejecutado por lo que por falta de recursos económicos no se ha podidoejecutar la remodelación completa que estaba planificada para darcumplimiento del manual de prácticas ambientales previo a la certificaciónde la ISO 14001:2004.

En el punto 7 "Informe de ejecución de las actividades del Plan deMejoramiento para reducir el riesgo del sistema de gestión en seguridad" seestablece el informe referido.

En memorando 0235-GME-2012 de 14 de febrero de 2012 la Gerencia deMaquinaria y Equipo envía al Gerente General los "...términos de referenciapara la remodelación de los talleres occidental..."

En memorando 0609-GME-2012 de 17 de mayo de 2012 la Gerencia deMaquinaria y Equipo envía al Gerente de Planificación la solicitud de que"...autorice una reforma al POA 2012 con la finalidad de contar con losrecursos necesarios...".


RESPONSABLES


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Dispondrá al Asesor Jurídico, que dentro delprocedimiento de compras públicas, establezca enlas bases para la adquisición de llantas de losvehículos de la empresa, que los proveedoresmantengan la existencia de las unidadesadjudicadas, en sus locales que se ofrezca enservicio de cambio de llantas de acuerdo a lasordenes de trabajo emitidas por la coordinación detalleres de la empresa, procedimiento que debeconstar en el respectivo contrato. Únicamente semantendrá un stock mínimo de llantas, en lasbodegas de la institución, para situaciones deemergencia.

Examen especial sobre la pérdida de llantas y otros bienes de propiedad de la Empresa Metropolitana de Aseo - EMASEO, ocurridos


2009.2009-07-01 A 2009-09-30

Gerente General C

Una vez verificado el contenido del proyecto de contrato se evidencia que sehan establecido en las bases del concurso, para la adquisición de llantas delos vehículos de la empresa, el requerimiento de mantener en stock lasunidades adjudicadas en sus bodegas del proveedor.

Así también se establece que tanto la CONTRATANTE como laCONTRATISTA deberán mantener constancias escritas tanto de lassolicitudes de los bienes como de las entregas de las mismas, a fin de quepueda verificarse las fechas y cumplimiento de los requerimientosrespectivos.

Mediante pliegos de proceso de contratación No. SIE-EMASEO EP-14-2012 para la"Adquisición de llantas, instalación, alineación y balanceo; defensas y tubos para laflota vehicular de la Empresa Pública Metropolitana de Aseo" se evidencia que en laSECCION V - PROYECTO DE CONTRATO, cláusula octava.- PLAZO, se estableceque "8.01.- El plazo para la entrega de la totalidad de los bienes contratados, aentera satisfacción de la CONTRATANTE, es de 180 días contados a partir de lafecha de suscripción del contrato o hasta agotar stock de los neumáticosadquiridos. La empresa Pública Metropolitana de Aseo, solicitará al proveedoradjudicado, que mantenga en sus bodegas las llantas, defensas y tubos adquiridos,a fin de que la institución solicite entregas parciales, con recepción inmediata hastadentro de las 48 subsiguientes a la solicitud institucional, y en los talleres de laentidad, según sus necesidades de insumos", "8.02.- El CONTRATISTA secompromete a mantener en sus bodegas, las llantas, defensas y tubos, a fin de quela EMASEO EP pueda solicitar entregas inmediatas de éstos en los talleres de laentidad, según sus necesidades de insumos", "8.03.- El CONTRATISTA secompromete además a realizar, previa la instalación de los neumáticos el marcaje,las carcasas con la fecha de montaje y nombre de la institución, con una marcaduradera y visible", "8.04.- Se señala expresamente que tanto la CONTRATANTEcomo la CONTRATISTA deberán mantener constancias escritas tanto de lassolicitudes de los bienes como de las entregas de las mismas, a fin de que puedaverificarse las fechas y cumplimiento de los requerimientos respectivos"

Se evidencia que la EMASEO EP no cuenta con un procedimiento para laentrega recepción de bienes de parte de los proveedores; sin embargo, elLíder de gestión de Bienes ha emitido las disposiciones de control internoque contienen las relacionadas con la recepción de bienes de cada una delas bodegas. Además el sistema CGWeb que maneja actualmente la

En memorando 252-GAF-UGB-2010 de 08 de noviembre de 2010 el Líder deGestión de Bienes a los bodegueros de la empresa las "Disposiciones de controlInterno" que en relación a recepción de bienes dice "La recepción de bienes,suministros, materiales, etc., a las distintas bodegas, se lo efectuará con losoriginales de toda la documentación pertinente a cada adquisición, Solicitud de

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Dispondrá al Gerente Administrativo Financiero, queestablezca un procedimiento para la entregarecepción de bienes de parte de los proveedores departes, piezas, herramientas, repuestos y otrosbienes, en las bodegas de la institución, tomandolas debidas precauciones, a fin de que personasextrañas a la empresa, no accedan hasta lasbodegas o talleres. Igualmente esa medida debe seraplicada para todo servidor de la empresa que notenga funciones propias en esas unidadesoperativas, salvo el caso de directivos o personal delas áreas de control.



2009.2009-07-01 A 2009-09-30

Gerente General PC

las bodegas. Además el sistema CGWeb que maneja actualmente laempresa establece el flujo de compras.

En cuanto a las bodegas, cuentan con un espacio físico e infraestructuraadecuados, con condiciones de seguridad claramente establecidos como sepuede observar en el registro fotográfico de la inspección realizada enoctubre de 2012.


Compra, certificado de partida presupuestaria, proforma, cuadro de cotizaciones..","Verificará físicamente la existencia de cada bien, suministro, material, etc., y queeste responda a las características técnicas, de calidad y de cantidad que solicitó..","Se recibirá estos bienes por parte del proveedor con el documento respectivo...","Se procederá a legalizar estos documentos de recepción únicamente si se hanrecibido la totalidad de los bienes, suministros, materiales..."

En el Acta Nro. 3 "Definición del Flujo en el Proceso de Compras-Bodegas MódulosAdministrativos" de reunión celebrada el 22 de julio de 2011 celebrada entre lacontratista Información Tecnológica del Ecuador y EMASEO EP, se establece elproceso de flujo de compras de la empres en el sistema CG-Web, que el punto 15del "Proceso de Compras" establece: "Recepción de bienes, insumos y materiales:El proveedor adjudicado, se acercará a la Unidad de Adquisiciones, con la orden decompra, la factura correspondiente y entregará los materiales, insumos y repuestosa bodega, la que extraerá el proceso y realizará el ingreso de cantidades alsistema".

Se realizó una inspección a las bodegas registrada a través de fotografías enoctubre de 2012.



RESPONSABLES


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Dispondrá a la Asesoría Jurídica, analice el contratoque se mantiene con la compañía Proviseguridad, afin de que aplique alguna de las causales determinación, debido a los continuos siniestrosocurridos, que no garantizan la seguridad de losbienes e instalaciones de la Empresa, debiendoespecificar en futuras contrataciones, condicionesde exigencia y destreza en labores de guardianía yseguridad altamente efectivas, considerando alcosto como un factor importante, perocomplementario a la calidad y efectividad delservicio ofertado, ya que este servicio denota seriasfalencias en el control y vigilancia de lasinstalaciones de la empresa, producto de lo cual, sehan suscitado robos y pérdidas de bienes, lo quereflejan su falta de probidad.



2009.2009-07-01 A 2009-09-30

Gerente General C

Se evidencia mediante contratos No. 27-LOSNCP-AJ-2011 con vigencia entre el 23 de mayode 2011 y 23 de mayo de 2012, y, contrato No. 52-LOSNCP-GJ-2012 con vigencia entre el 31de agosto de 2012 y 31 de agosto de 2013, celebrados entre la EMASEO EP y la compañíaMOLOPISEG CIA LTDA para el servicio de seguridad y vigilancia privada, se establecencondiciones de exigencia y destreza en labores de guardianía y seguridad; de tal forma que seestablece en sus "Cláusula Cuarta.- OBJETO DE CONTRATO 4.01.- ... ALCANCE DE LOSSERVICIOS.- El servicio requerido deberá centrar su esfuerzo en el eficaz desempeño de lassiguientes funciones: a) Identificación y control de acceso de funcionarios, contribuyentes,visitantes, proveedores y contratistas. b) Vigilancia y control de accesos de vehículosautorizados. c) Vigilancia y control de ingreso y salida de bienes, debidamente autorizados. d)prevención, disuasión y reacción, en caso de incendios, accidentes, sabotajes, delincuenciacomún, delincuencia organizada, manifestaciones, paros, huelgas, terrorismo y-o cualquier tipode amenaza que atente contra la integridad de las personas, bienes, equipos y patrimonio de la EMASEO EP en forma general; en coordinación con el Administrador del Contrato y en funcióna los Planes de Emergencia establecidos. e) Auxilio o apoyo en cualquier tipo de siniestros y-oemergencia. f) Resguardo de funcionarios y seguridad de las personas que se encuentren alinterior del edificio. g) Vigilancia interna y externa de los pabellones que conforman lasdependencias de la Empresa Metropolitana de Aseo, Oficinas Administrativas, Talleres de laAvenida Occidental, Centro de Operaciones La Forestal, Cuartelillo Briceño y Cuartelillo deZámbiza. h) Suministro del servicio de investigación, a fin de establecer responsabilidades eneventos que hayan afectado al sistema de seguridad de las dependencias, o al presumirse laexistencia de una irregularidad que se estime debe ser investigada. i) Coordinación con elAdministrador del Contrato, de todas las actividades inherentes a las funciones de seguridad,levantamiento de consignas, atención a inquietudes y requerimientos"; así también seestablece en su cláusula quinta "5.1.2 Habilidades y competencias de los vigilantes: -Habilidades Intelectuales: El personal deberá tener criterio en la toma de decisiones, serconcentrado en su trabajo, con capacidad de trabajar en equipo y que cuente con sentidocomún. - Habilidades Personales: Se contará con u personal de carácter maduro, con un altosentido de responsabilidad, disciplinado, que sepa tratar al público y funcionarios de maneracortés y educada, y que maneje buenas relaciones interpersonales"; de igual forma seestablece habilidades intelectuales y personales para el personal de supervisión.

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Una vez abocado el conocimiento de un siniestro,se presente a la Fiscalía la denuncia respectiva,como en los casos descritos en este informe, enconcordancia con las normas del reglamentogeneral sustitutivo para el manejo de los bienes delsector público; debiendo mantenerse vigilantes delproceso, conjuntamente con el o los funcionarioscustodios o usuarios de los bienes, hasta obtener lasentencia respectiva.



2009.2009-07-01 A 2009-09-30

Asesor Jurídico C

Se evidencia que cuando se abocada conocimiento de un siniestro, sepresenta a la Fiscalía la denuncia respectiva, en concordancia con lasnormas del reglamento general sustitutivo para el manejo de los bienes delsector público; manteniéndose vigilantes del proceso, hasta obtener lasentencia respectiva. ASEGURADORA

Mediante denuncia 09-08-21026 de 21 de agosto de 2009 por robo de unallanta nueva armada y denuncia No. 170101812065327 del 29 de junio de2012 por robo de radio base Motorola.

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Dispondrá al Líder de la Unidad de Gestión deBienes que se registren en un kardex losneumáticos usados sobre la base de un efectivocontrol, documentos que se cotejarán con loscomprobantes de egresos de llantas nuevas; estasexistencias deben ser evacuadas a través deremates o ventas directas en forma periódica, sinque se deje acumular un excesivo número dellantas, ya que éstas igualmente se exponen al robo,como en los casos de las unidades nuevas



2009.2009-07-01 A 2009-09-30


FinancieroC

En la EMASEO EP, la administración de los bienes institucionales se basaen el "Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración debienes del sector público", emitido por la Contraloría General del Estado,mediante Acuerdo 25, publicado en R.O. 378 de 17 de octubre de 2012; sinembargo es necesario, el diseño y aprobación de la reglamentación internaque considere las particularidades de la Empresa en relación a laadministración y control de los bienes muebles, inmuebles y fungibles.

Se evidencia únicamente la elaboración de los siguientes procedimientos:para baja de bienes muebles (P-GAF-FN-02), para enajenación de bienesmuebles mediante remate (P-GAF-FN-03), para enajenación de bienesmuebles mediante la venta directa o transferencia gratuita (P-GAF-FN-04),procedimiento para realizar la destrucción de bienes muebles (P-GAF-FN-05).

En la EMASEO EP cuenta con los siguientes procedimientos:

- Procedimiento para baja de bienes muebles (P-GAF-FN-02).- Procedimiento para enajenación de bienes muebles mediante remate (P-GAF-FN-03)- Procedimiento para enajenación de bienes muebles mediante la ventadirecta o transferencia gratuita (P-GAF-FN-04)- Procedimiento para realizar la destrucción de bienes muebles (P-GAF-FN-05).


RESPONSABLES


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Dispondrá al Líder de la Unidad de Gestión deBienes, el registro inmediato en el módulo debodega y de activos fijos, los bienes sustraídos delas instalaciones de la empresa en el mes denoviembre de 2009, documentos que remitirá a laContadora General, para que cree la cuenta porcobrar respectiva a cargo del funcionario custodio ousuario de los bienes siniestrados, hasta que laautoridad judicial sentencie el caso.

Cuando exista restitución de los valores o bienespor parte de la Aseguradora, que sustituyanaquellos que fueron objeto de pérdida o robo, seránconsiderados en el saneamiento de la cuenta porcobrar.



2009.2009-07-01 A 2009-09-30


FinancieroPC

Se evidencia que se han realizado las acciones judiciales pertinentesencontrándose el trámite judicial en la Fiscalía General del Estado, ademásexiste la restitución de los bienes a le empresa; sin embargo, no seevidencia la a creación de la cuenta por cobrar respectiva a cargo delfuncionario custodio.

1

Dispondrá a los funcionarios de la Unidad deServicios Generales, administradores de la pólizasde seguro, que en coordinación con los funcionariosde la Unidad de Gestión de Bienes, depuren losanexos con la información que identifica a losbienes de la empresa que son asegurados, a fin deque todos éstos cuenten con las respectivascoberturas; a cuyo efecto, y por tratarse de bienesfísicos que tienen identidad individual, seráconveniente una verificación física de todas lascaracterísticas y particularidades, que permitan unaadecuada distinción del bien, para de esta maneraentregar a la aseguradora un listado completo y real.

EXAMEN ESPECIAL DE LOS SEGUROS

CONTRATADOS POR EMASEO

2006-01701 A 2009-06-30


FinancieroC

Se evidencia que para la contratación de póliza de seguro en los ramosvehículos; y, equipo y maquinaria se elaboran en base a un listado de bienesa asegurar que consta de características y particularidades del bien.

La EMASEO EP ha contratado las siguientes pólizas de seguro:

- Póliza 0079147, ramo vehículos, desde 04-07-2012 al 04-07-2012 con unaprima de $793.420,24- Póliza 0079147, ramo vehículos, desde 04-07-2012 al 04-07-2012 con unaprima de $8.417,52.- Póliza 0001186, ramo equipo y maquinaria, desde 04-07-2012 al 04-07-2012 con una prima de $24.049,87.- Póliza 0001186, ramo equipo y maquinaria, desde 04-07-2012 al 04-07-2012 con una prima de $1.255,92.

entregar a la aseguradora un listado completo y real.

2

Dispondrá al Líder de la Unidad de ServiciosGenerales, mantener actualizada la base desiniestros ocurridos en la empresa, que permitaefectuar estudios de su comportamiento, a fin deevitar la repetición de los hechos. Para el efecto seinvestigará las causas que lo generaron, laspersonas que intervinieron, las circunstancias en lasque acontecieron los hechos y cualquier otro datoque aporte información sobre los acontecimientos,información que debe difundirse al personal, comoun proceso de retroalimentación para generarmedidas preventivas.



2006-01701 A 2009-06-30


FinancieroC

Se evidencia que la Unidad de Gestión Vehicular mantiene actualizada labase de siniestros ocurridos en la empresa, como se puede observar en elinforme de siniestros presentado que presenta: número, fecha de siniestro yreporte, detalle del siniestro, afectado, funcionario, tipo de póliza, estado,daños materiales propios. daños materiales terceros, posibles causas,detalle de vehículo de Emaseo y fotografías.

En e mail de 02 de octubre de 2012 el Líder de la Unidad de Vehículos yTransporte envía a la Unidad de Auditoría Interna el "reporte de siniestrosseguros" con el adjunto del "Informe de siniestros reportados a la compañíaaseguradora durante el año 2012" tanto para la compañía Hispana deSeguros como para Seguros Colonial.


RESPONSABLES


3

Dispondrá al Líder de la Unidad de ServiciosGenerales, concluya los trámites de legalización dela flota vehicular, así como la actualización delproceso de matriculación de todos los vehículos dela Institución, a fin de que estos no presenteninconvenientes legales posteriores. Así también, ledispondrá cumplir rigurosamente con lasdisposiciones normativas para la adquisición delSOAT, evitando erogaciones innecesarias comomultas, intereses o infracciones de tránsito.



2006-01701 A 2009-06-30


FinancieroPC

Se evidencia que el Reglamento Orgánico Funcional aprobado en Directoriodel 29 de agosto de 2012 designa las responsabilidades y atribuciones de laUnidad de Gestión de Bienes en relación a la matriculación de la flotavehicular de EMASEO EP.

El estado de la flota vehicular es la siguiente:

REVISIÓN VEHICULAR: Flota liviana se encuentra el 60% aprobado, 14%condicional, 12% exonerado y 14% no se presenta. En la flota pesada enpromedio (I y II semestre) se encuentra: aprobado 23%, condicional 36%,exonerado 6% y 33% no se presenta.

SOAT: el 100% de la flota liviana y pesada se encuentra actualizado eldocumento.

MATRICULACIÓN: la flota liviana el 70% se encuentra matriculada, mientrasque en la flota pesada el 28% se encuentra matriculada.

El 29 de agosto de 2012 se en reunión de Directorio se aprueba elReglamento Orgánico Funcional de la EMASEO EP, en donde se crea laUnidad de Gestión Vehicular bajo la Coordinación Administrativa Financiera(Art. 41), donde se establece entre sus Atribuciones y Responsabilidades: a. Establecer y aplicar los procedimientos en función a los sistemas degestión organizacional (empresarial - información) que dirige la GPIT;- Administración de la flota liviana;- Administración de los de recursos de hidrocarburos (combustible ylubricantes) de la flota liviana;- Revisión y matriculación vehicular de la flota liviana y pesada encoordinación con la GME y GO,b. Controlar los procesos de revisión y matriculación vehicular de la flotaliviana y pesada, en coordinación con la GME y GO;c. Vigilar los procesos de movilización y mantenimiento del parque automotor de la institución, en coordinación con la GME;

En e mail de fecha 9 de octubre de 2012, el Líder de la Unidad de Vehículosy Transportes remite a la Unidad de Auditoría Interna: La Base de DatosVehículos con actualización a octubre de 2012, flota vehicular liviana ypesada.

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Dispondrá a la Gerencia de Recursos Humanoscontrole la asistencia de todo el personal de laorganización, para lo cual someterá a la aprobacióndel Directorio y del Ministerio de RelacionesLaborales el Reglamento Interno de la Institución,mismo que regulará las relaciones entre lostrabajadores y la Empresa, especificando la

EXAMEN ESPECIAL AL PAGO DE HORAS

NOCTURNAS, EXTRAORDINARIAS Y SUPLEMENTARIAS DE

EMASEO

Gerente General Ctrabajadores y la Empresa, especificando laobligatoriedad de registrar la asistencia por parte detodos los trabajadores a través de los mecanismoso sistemas que establezca la administración y lassanciones en el caso de omitirse esta disposición.

EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31

1

Deben conjuntamente dictar políticas definidas entorno al uso de horarios extraordinarios,suplementarios y nocturnos para el personaloperativo, que permita mantener un mejor controlrespecto de estas jornadas y su uso vaya enconcordancia con la producción de RSU, a fin deque exista un incremento justificado.



EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31

Gerente de Recursos Humanos

PC

Pese a la comunicación impartida, el reporte de horas extraordinarias delpersonal operativo supera los límites mensuales establecidos en la Ley.

Mediante Memorando 1302-GGH-2010 de 13 de diciembre de 2010, laGerencia de Gestión Humana comunicó a los Gerentes de Operaciones yMaquinaria y Equipo, que el pago de horas suplementarias no podránexceder de cuatro en un día, ni de doce a la semana.

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Dispondrá a los analistas encargados de conformarla nómina de remuneraciones del personal,observen las disposiciones legales que regulan lossalarios de los trabajadores, a fin de que los valoresliquidados por conceptos de horas nocturnas,extraordinarias y suplementarias se encuentrendebidamente calculados, sin afectar sus intereses.En caso de duda respecto de la aplicación dedeterminada norma jurídica, será convenienteconsultar la opinión legal del Asesor Jurídico, o deser necesario de la autoridad ministerial en materialaboral, a fin de evitar la generación de conflictos.



EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31


PC

Los valores liquidados por horas extraordinarias, suplementarias y nocturnasse calculan en base a reportes de las hojas de ruta, Sismac y relojbiométrico, sin embargo no existe información de respaldo acerca de lasactividades cumplidas

Los valores liquidados por horas extraordinarias, suplementarias y nocturnasse calculan en base a MEMORANDO 0625-GGTH-2012 del 24 de mayo de2012. reporta el sistema de hora de ruta y el reloj biométricoMemorando 0626-LA-GGTH-2012 del 24 de mayo de 2012 Información queha sido convalidada con el Sistema Sismac y los timbrados del Sistemabiométrico...

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La determinación del número de horasextraordinarias y suplementarias de trabajo, para elpersonal de recolección y barrido se realizará enbase al plan de trabajo elaborado por la GerenciaTécnica de Operaciones y el número efectivo dehoras laboradas se calculará a base a los reportesobtenidos del sistema de control de asistencia Lincey dentro de los parámetros que previamente fueronautorizados.



EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31


PC

Los cálculos de horas extraordinarias y suplementarias se calculan en basea los reportes de la Hoja de Ruta y reloj biométrico sin embargo no seencuentra adjunto ningún tipo de respaldo y no se puede certificar queestán se realicen en base al plan de trabajo de la Gerencia de Operaciones.

MEMORANDO 0625-GGTH-2012 del 24 de mayo de 2012. Adjunto alpresente memorándum sírvase encontrar el reporte de Horas extraordinariasy suplementarias del Personal de Recolección, Barrido Manual y Mecánico,información que ha sido convalidada con el sistema de Hoja de Ruta y lostimbrados del Sistema Biométrico....


RESPONSABLES


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Dispondrá a los analistas de Recursos Humanosrealicen la determinación de horas extraordinarias ysuplementarias en función del reporte del sistemade control de asistencia, revisando además toda ladocumentación que respalde los reportespresentados por los Supervisores de la GerenciaTécnica de Operaciones, principalmente losFormularios para la Autorización de horassuplementarias y extraordinarias, para evitar que sereconozcan pagos por trabajos que no esténautorizados.



EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31


C

Los analistas de Gestión Humana determinan las horas extraordinarias ysuplementarias en función del reloj biométrico y hojas de ruta que sonllenadas por los supervisores.

MEMORANDO 0625-GGTH-2012 del 24 de mayo de 2012. Adjunto alpresente memorándum sírvase encontrar el reporte de Horas extraordinariasy suplementarias del Personal de Recolección, Barrido Manual y Mecánico,información que ha sido convalidada con el sistema de Hoja de Ruta y lostimbrados del Sistema Biométrico....

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Dispondrá a los analistas de Recursos Humanosque re liquiden los valores presentados en loscuadros precedentes, recuperando los valorescancelados en exceso a los trabajadores.



EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31


NC

No se evidencia documentación respecto a los descuentos que se debíahaber realizado a los trabajadores por el pago en exceso de horas extras.

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Dispondrá al personal que elabora las nóminas deremuneraciones, que efectúen una verificaciónpermanente del cumplimiento de las normas delCódigo de Trabajo, que deben observarse por partede la Empresa en torno a los límites del número dehoras suplementarias, a fin de que éstas no seexcedan.

También deberá poner en conocimiento de laGerencia Técnica de Operaciones y la Coordinación



EMASEO


PC

Pese a la verificación entre el reloj biométrico y los partes diarios, los pagosde horas extras, superan los límites señalados en el Código de Trabajo (4horas suplementarias al día y máximo 12 en la semana)

A partir del mes de junio de 2010, la Gerencia de Gestión Humana hadesignado dos empleados del área, para que realicen la verificación y crucede información diaria a través de los partes diarios y del registro del relojbiométrico, a fin de que no se exceda el pago de horas extraordinarias ysuplementarias permitidas por la Ley.

Se ha estructurado y definido un procedimiento para el pago de horasextraordinarias y suplementarias.

Mediante Memorando 1302-GGH-2010 de 13 de diciembre de 2010, laGerencia Técnica de Operaciones y la Coordinaciónde Maquinaria y Equipo, el límite máximo de horassuplementarias que pueden ser reconocidassemanalmente (12 horas), para que la asignaciónde tareas -de ser necesario- se realice hasta elmáximo de horas suplementarias permitido por elCódigo de Trabajo.

2007-01-01 A 2009-12-31 Mediante Memorando 1302-GGH-2010 de 13 de diciembre de 2010, laGerencia de Gestión Humana comunicó a los Gerentes de Operaciones yMaquinaria y Equipo, que el pago de horas suplementarias no podránexceder de cuatro en un día, ni de doce a la semana.

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Dispondrá al personal a su cargo mantener unarchivo independiente respecto de las horassuplementarias y extraordinarias laboradas por elpersonal de la Empresa, adjuntando toda ladocumentación que respalde el pago realizado.



EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31


PC

Existen el archivo de horas suplementarias y extraordinarias, sin embargo algunas gerencias se limitan a enviar simplemente un memorando señalando los funcionarios y el número de horas extras que cumplieron, mas no se especifica en estos las actividades ejecutadas. Exceptuando la Gerencia de Desarrollo Empresarial que realiza un informe de actividades cumplidas, Gerencia de Maquinaria y Equipo que envía un reporte del sistema Sisma.

La Gerencia de Gestión Humana mantiene carpetas independientes de lashoras suplementarias y extraordinarias tanto del personal administrativocomo del personal de jornada.

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Será necesario que en los casos de entregarecepción de bienes y documentos que les han sidoencomendados a los servidores de la Institución,cuando sean relevados de sus labores, deberánoficializar dicha gestión, a través de un acta queformalice la entrega y recepción de bienes,documentos, archivos y todos los instrumentos detrabajo que brindan las facilidades para eldesempeño de funciones, documento que se exigiráa todo funcionario al término de su gestión.



EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31


C


RESPONSABLES


17

Para normar apropiadamente el reconocimiento delas jornadas nocturnas, suplementarias yextraordinarias de trabajo del personal de jornal yadministrativo, a cuyo efecto deberá preparar uninstructivo con los procedimientos a observar en elproceso de autorización, reportes, registros depermanencia, cálculo del tiempo laborado,obtención de partida y disponibilidad y pago,observando toda la normativa legal señalada en elpresente informe, instructivo que deberá someter ala aprobación de la Gerencia, para que se lo emitavía Resolución Administrativa.



EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31


NC

No existe un instructivo con los procedimientos en el proceso de autorización, reportes, registros de permanencia, cálculo de tiempo laborado, obtención de partida y disponibilidad y pago de las jornadas nocturnas, suplementarias y extraordinarias.

Mediante resolución 57-DE-2012 de 2 de marzo de 2012, el Directorio de laEMASEO EP, aprueba el Reglamento Interno de Administración del TalentoHumano, donde se establecen principios y lineamentos generales para lagestión de los subsistemas de: planificación, clasificación, selección,capacitación y evaluación del desempeño.

Para establecer lineamientos específicos, la Gerencia de Gestión de TalentoHumano emite procedimientos, en los que incluye: Objetivos, alcance,responsabilidad y autoridad, definiciones, descripción de actividades(principios y políticas), registros, referencias con otros documentos y controlde cambios. Se cuenta con procedimientos específicos para: a) Reclutamiento y selección de personal (procedimiento P-GGTH-DP-01).b) Inducción de personal (procedimiento P-GGTH-DP-02).c) Concienciación (procedimiento P-GGTH-DP-04).No se han diseñado ni aprobado los procedimientos para: Planificación depersonal, clasificación, capacitación, evaluación del desempeño y promocióny ascensos.

1

Deben conjuntamente dictar políticas definidas entorno al uso de horarios extraordinarios,suplementarios y nocturnos para el personaloperativo, que permita mantener un mejor controlrespecto de estas jornadas y su uso vaya enconcordancia con la producción de RSU, a fin deque exista un incremento justificado.



EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31

Gerente Técnico y de Operaciones

C

Se evidencia que existe el control de los horarios extraordinarios,suplementarios y nocturnos para el personal operativo pues se trabaja con lahojas de ruta, además el control sobre la operación a través del sistemaAVL. Se cruza esta información con el registro del reloj biométrico que tienecontrol la Gerencia de Gestión del Talento Humano.

Previo análisis de los reportes presentados por los Se evidencia que existe el control de los horarios extraordinarios,

6

Previo análisis de los reportes presentados por losSupervisores autorizará el plan de trabajo acumplirse con horarios extraordinarios ysuplementarios en los sitios y fechas, en que fueranecesario el desempeño de ese tipo de labores yremitirá de manera mensual y con la debidaoportunidad esa información a la Gerencia deRecursos Humanos.



EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31


C


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Dispondrá a la Coordinadora de Logística ySupervisores, cambiar el enfoque de sus laboresde supervisión, basándose en un análisis efectivode las hojas de ruta, producción, horario y otrosfactores, que influyen en la optimización del uso derecursos humanos, materiales y financieros, quepermitan reducir el tiempo tanto de ida como deretorno a la Estación de Transferencia, para ladescarga de los RSU.



EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31


C


3

Dispondrá al personal de la Unidad de Informática,para garantizar la operatividad de los dispositivosbiométricos dotarles de una fuente de energíaalterna, que entre en funcionamiento ante laausencia del fluido normal de electricidad, lo quepermitirá la continuidad en la recepción de losregistros de asistencia del personal.



EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31

Gerente de Planificación y

ControlPC

Una vez verificado el funcionamiento de los relojes biométricos (tresubicados en las instalaciones del Centro de Operaciones la Occidental) seconstata que solo uno funciona con la fuente de alimentación con batería(dotado como fuente de energía alterna), siendo este el dispositivobiométrico 1.

Una vez observado el cronograma para mantenimiento de lectoresbiométricos ubicados en las instalaciones del Centro de Operaciones de laOccidental para el 29-10-2012 al 07-11-2012, se tiene que estos deberíananticiparse puesto que a la fecha de verificación 28-08-2012 dos de los tresrelojes biométricos no funciona con la fuente de alimentación con batería(fuente de energía alterna).

A través de fotografías tomadas el 28-08-2012 se verifica que 1 de los 3dispositivos biométricos funciona al desconectarse de la red de energíaeléctrica pública a través de fuente de alimentación con batería (dispositivoNo. 1).

El Plan de Trabajo de la GPEIT establece el Cronograma el Proceso deMantenimiento de los Lectores Biométricos ubicados en las instalaciones delCentro de Operaciones de la Occidental el 29-10-2012 al 07-11-2012.


RESPONSABLES


4

Dispondrá al Líder de la Unidad de Informáticaactive la opción de generación automática decódigos en el GP, para que la asignación del códigode identificación del nuevo personal que ingrese a laInstitución se realice de manera automática, por elsistema.



EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31


ControlPC

Se observa que el código dado por Recursos Humanos a los trabajadores deEMASEO EP, para el registro de horas trabajadas y horas extras a través desistemas biométricos, es diferente al código dado por el Sistema CGWeb enel módulo Nómina.

Además el sistema CGWeb en el módulo Nómina estable un código únicoadicional al número de cédula de trabajador.

El contrato No. 24-LOSNCP-AJ-2011 firmado el 18 de abril de 2011establece en el módulo de la serie CG-Web- Administrativo - Nómina que elsistema "Controlará las horas trabajadas y horas extras, mediante laintegración con los sistemas biométricos de control de ingreso y salida depersonal" y que "El sistema manejará un código único de empleado, queserá el número de cédula, evitando ingresar personas duplicadas a lanómina".

El Sistema CG-Web muestra en el módulo Nómina un código secuencialúnico para cada trabajador, y adicional el número de cédula del servidor.

11

Deberá implementar medidas de control a fin deconocer inmediatamente de producidos los dañosen los recolectores, de modo que se puedaimplementar con la mayor destreza y agilidad lasreparaciones mecánicas y previsiones de cambiosde partes y piezas de mayor desgaste, paraconservar la flota apta para las operacionesregulares que le corresponde, siendo necesario unaplanificación adecuada de las labores demantenimiento.



EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31

Coordinador de Talleres de

MantenimientoC

c) Concienciación (procedimiento P-GGTH-DP-04).

12

Implementará el control por parte de un funcionario,al momento en el que los recolectores ingresen alos parqueaderos, mismo que conocerá lasnovedades de los automotores, a fin de queplanifique los trabajos de reparación de maneraorganizada y en el menor tiempo posible, para evitar



EMASEO


MantenimientoC

No se han diseñado ni aprobado los procedimientos para: Planificación depersonal, clasificación, capacitación, evaluación del desempeño y promocióny ascensos.

organizada y en el menor tiempo posible, para evitarla suspensión de las labores de recolección.

EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31

13

Procurará mantener una flota de reserva, que puedafacilitar a los grupos de trabajo de recolección, paraque operen con esas unidades mientras en el Tallerse realizan las reparaciones de los recolectores quehan sufrido averías o daños mecánicos.



EMASEO2007-01-01 A 2009-12-31


MantenimientoC

1

Una vez que puso en conocimiento de las distintasUnidades Administrativas y Operativas, respecto delas recomendaciones del último informe de auditoríaemitido por la Contraloría General del Estado,vigilará el cabal cumplimiento de éstas y dispondráa los funcionarios a quienes se les dirige lasacciones correctivas, informen a la GerenciaGeneral y a la Unidad de Auditoría Interna, sobre suacatamiento, indicando además los tiempos quedemandan, su integra implementación.

EXAMEN ESPECIAL A LA ADQUISICIÓN,

DISTRIBUCIÓN Y USO DE LA ROPA DE TRABAJO DE

EMASEO2008-12-31 A 2010-02-28

Gerente General C

2

Dispondrá al Gerente de Planificación y Desarrollo,el diseño y elaboración de un plan plurianual(estratégico), una vez que la autoridad competente(Concejo Metropolitano y Directorio de la Empresa),hayan definido las competencias que le correspondeasumir a la Empresa Pública Metropolitana de Aseo,de reciente creación. Adicionalmente, partiendo delmarco estratégico institucional, diseñará anualmente el plan operativo, apoyado en el plan decontrataciones y presupuesto, mismos quecontendrán todos los elementos interactuantes entresi.



EMASEO2008-12-31 A 2010-02-28

Gerente General C

Se observa que existen los Planes Estratégicos y Operativos Institucionalesdifundidos a través de la página Web institucional.

Además partiendo del marco estratégico se ha diseñado el POA en el cualse han establecido 5 objetivos estratégicos con sus respectivos programas yproyectos para su cumplimiento.

En la página Web de la EMASEO EP http:--www.emaseo.gob.ec, en lapestaña LA INSTITUCIÓN - PLAN ESTRATÉGICO DE LA EMASEO EP seencuentra el plan referido.

En sesión ordinaria del 20 de diciembre de 2011, mediante Resolución No.052-DE-2011 se aprueba el Plan de Negocios: POA, PresupuestoDistributivo de la EMASEO EP de enero a diciembre de 2012.


RESPONSABLES


3

Dispondrá a la Líder de Contrataciones, que en losexpedientes de contratación se mantengancompletos los documentos de soporte, en formacronológica y ordenada, en función de todas lasfases del proceso de contratación, de manera queéstos puedan ser ubicados con facilidad para suseguimiento y verificación.

Adicionalmente, los encargados de los procesos decontratación a través del Portal de ComprasPúblicas, revisarán continuamente sus etapas deejecución, verificando el real estado de losprocesos, a fin de mantener actualizada lainformación en dicho portal.



EMASEO2008-12-31 A 2010-02-28

Asesor Jurídico C

En carpetas de archivo de tres procesos seleccionados 24-LOSNCP-AJ-2011, 20-LOSNCP-GJ-2012 y 38-LOSNCP-GJ-2012 se evidencia queexisten todos los documentos de soporte en forma cronológica y ordenadaen función de todas las fases del proceso de contratación, ha sido fácil suseguimiento y verificación.

4

En las contrataciones de bienes, obras o servicios,solicitados por las diversas dependencias de laempresa, dispondrá a los integrantes de la Unidadde Contrataciones, observar que los pedidosrealizados, contengan las especificaciones técnicassuficientes, para dar inicio a los procesoscorrespondientes, de modo que tales pedidoscontengan estudios e investigación de mercadocumplida por las unidades solicitantes,fundamentándose en proformas, catálogos u otrosmedios, que señalen con mayor detalle, lasespecificaciones del objeto del contrato.



EMASEO2008-12-31 A 2010-02-28

Asesor Jurídico C

Se evidencia en las carpetas revisadas que la Unidad de Contrataciones hansolicitado previo a al inicio de procesos las correspondientesespecificaciones técnicas en cumplimiento de la recomendación de AuditoríaInterna.

Memorandos 51 GPDE - 2011 de 17 de febrero de 2011 que remite la GPITa la GG para aprobación de adquisición de software CG-Web en el cualconsta el perfil del proyecto.Memorando 0113-GME-2012 de 19 de enero de 2012 que remite la GME aGG para autorización de compra de llantas.Memorando 157-GO-2012 de 02 de marzo de 2012 que remite la GO a GGpara autorización de adquisición de cuatro cajas tipo roll-on roll-off.

En memorando 93-AJ-2011 de 14 de septiembre de 2012 que remite la AJ ala UAI en relación a cumplimiento de recomendaciones adjunta elmemorando 179-AJ-2012 de 19 de noviembre de 2012 en el cual la AJremite a las gerencias de EMASEO EP el requerimiento de que "se cumplapreviamente con toda la etapa preparatoria que comprende básicamente la

Al efecto, dará a conocer a todas las dependenciasde la institución este particular, señalando que esresponsabilidad de las mismas, cumplir la faseprevia de investigación y elaboración de estudiospreliminares a la contratación requerida.

previamente con toda la etapa preparatoria que comprende básicamente laelaboración de estudios con especificaciones técnicas suficientes quedescriban la investigación de mercados para los términos de referencia"


RESPONSABLES


5

Dispondrá al Coordinador Administrativo y al Líderde la Unidad de Gestión de Bienes supervisen lalabor del Bodeguero, responsable de la ropa detrabajo, a fin de que este último, mantengainformación actualizada y oportuna de su bodega.

Además, pondrán en conocimiento de todas lasunidades administrativas y operativas, y en generala todo el personal de la institución, respecto delproceso para la provisión de ropa de trabajo,estableciendo que los pedidos se realicen en losformularios respectivos con oportunidad y una vezque estos se encuentren autorizados, se proceda ala entrega y registro en las cuentas de la bodega.



EMASEO2008-12-31 A 2010-02-28


FinancieroC

Se evidencia que se ha establecido las funciones del bodeguero responsablede la ropa de trabajo y que este mantiene la información actualizada de labodega.

En memorando 049-UGB-2010 de 09 de marzo de 2010 el Líder de Gestión de Bienes remiteal Guardalmacén el detalle de sus funciones responsabilidades y la explicación de losprocesos y procedimientos relevantes a seguirse.

En memorando 252-GAF-UGB-2010 del 8 de noviembre de 2010 el Líder de Gestión deBienes dispone a los responsables de las bodegas y registro con el asunto "Disposiciones decontrol Interno" que "R solicito a ustedes observar y cumplir a cabalidad y en forma oportunacon las siguientes disposiciones internas: Ingreso a Bodegas... Registro de Ingresos... Registrode Egresos".

En memorando Circular 085-GAF-UGB-2011 de 04 de abril de 2012 que el Líder de Gestiónde Bienes remite a la Unidad de Gestión de Bienes con el asunto "Cumplimiento dedisposiciones internas" establece que "... cada semana OBLIGATORIAMENTE se registrará ytramitará todos los INGRESOS y EGRESOS que se generen en cada una de las bodegas quecompone el área de BIENES, por tanto solicito se tomen todas las acciones pertinentes paradar cumplimiento stricto a estas dos disposiciones a partir de hoy 04 de abril de 2011... cadaINGRESO y EGRESO tenga toda la documentación suficiente y pertinente para su registro ytrámite administrativo"

El 29 de agosto de 2012 se en reunión de Directorio se aprueba el Reglamento OrgánicoFuncional de la EMASEO EP, se establece para la Unidad de Gestión de Bienes, bajo laCoordinación Administrativa Financiera (Art. 41), sus Atribuciones y Responsabilidades: a. Establecer y aplicar los procedimientos en función a los sistemas de gestión organizacional(empresarial - información) que dirige la GPIT; Administración de los bienes institucionales dela EMASEO EP;b. Recibir y distribuir oportunamente los recursos (suministros y materiales) y bienes (mueblese inmuebles, equipos de oficina, entre otros) de acuerdo a los requerimientos efectuados yaprobados por los distintos procesos institucionales de la EMASEO EP;c. Mantener actualizado el inventario y emitir un reporte de existencias y bienes de largaduración por funcionario, en coordinación de la GGTH y la Unidad Financiera;d. Efectuar y supervisar las constataciones físicas periódicas de inventario en coordinación conla Unidad Financiera;e. Establecer e implementar un plan de mantenimiento de bienes (muebles e inmuebles,equipos de oficina).

6

Debido a que en la actualidad se concentra elregistro de las transacciones de todas las bodegas,en una sola funcionaria de la Unidad de Gestión deBienes, incidiendo en la oportunidad y precisión deestos registros, solicitará a la Gerencia de GestiónHumana, la incorporación de un servidor, para quecumpla las labores de registro de movimientos,ingresos y egresos, de acuerdo a las bodegasasignadas por cada uno de los custodiosresponsables.



EMASEO2008-12-31 A 2010-02-28


FinancieroNC

En el centro de operaciones ubicado en la Av. Occidental, la Unidad de Gestión de Bienescuenta con espacio físico adecuado y suficiente para las siguientes bodegas:a) Bodega para bienes pendientes de ingresob) Vestuario, lencería, y prendas de protección; Materiales de oficina; Suministros de aseo;Materiales de impresión; Instrumental médico menor; Medicinas y productos farmacéuticos; y,Otros de uso y consumo.c) Repuestos, accesorios y llantasd) Materiales de construcción, eléctrico y plomeríae) Combustibles y lubricantesf) Herramientasg) Bienes en desusoh) Bienes reparados y reparablesDichas bodegas son seguras pues cuentan con restricciones de acceso mediante lectores detarjetas de identificación y sistema de vigilancia con cámaras.En el Centro de Operaciones de La Forestal, se ha adecuado una bodega para repuestos,accesorios y herramientas, contando sus instalaciones con chapas de seguridad.Cada custodio de las bodegas mantiene como función el registro de movimientos, ingresos yegresos , sin embargo estos registros no se los realiza oportunamente como se puedeevidenciar en:Memorando 013-CG-2012 de 24 de enero de 2012 en el cual la Contadora General remite alCoordinador Financiero con el asunto "Egresos del 2010 entregados en enero de 2012" lasiguiente información "... el Líder de Gestión de Bienes... remite 334 egresos correspondientesal año 2010, por encontrarse rezagados en la Bodega de repuestos..."Memorando 048-CG-12 de 02 de abril de 2012 la Contadora General informa al CoordinadorFinanciero que "En la reunión de trabajo de Coordinadores y Líderes de la GerenciaAdministrativa Financiera mantenida el día viernes 30 de marzo de 2012, el Líder de Gestiónde Bienes manifiesta que existen egresos que datan del 2010 y 2011 que no han sidoregistrados oportunamente en el módulo de bodegas"Memorando 106-CG-12 de 04 de julio de 2012 en el que la Contadora General informa alCoordinador Financiero que "... sobre los registros de los movimientos que se encontrabanpendientes de los años 2010 y 2011..." detalla, entre otros que, "se adjuntan impresionessimples de los registros de egresos realizados careciendo de la documentación de respaldopara la elaboración de dichos egresos", "no se adjunta la documentación de respaldo para laelaboración de los reingresos elaborados", "no se remite los ingresos pendientes del 2011,correspondientes al contrato 45-LOSNCP-AJ-2011..." y establece que "... hemos cruzado elprimer semestre del año 2012 y aun no podemos contar con información de bodegas del año2011 para el cierre respectivo, así como para los análisis y determinación de saldos con losque las bodegas (Suministros y Materiales, Ropa de Trabajo, Repuestos y Accesorios,.

En cuanto a el registro de movimientos, ingresos y egresos en la Unidad deGestión de bienes la contadora general informa mediante memorandos que:Memorando 013-CG-2012 de 24 de enero de 2012 en el cual la ContadoraGeneral remite al Coordinador Financiero con el asunto "Egresos del 2010entregados en enero de 2012" la siguiente información "... el Líder deGestión de Bienes... remite 334 egresos correspondientes al año 2010, porencontrarse rezagados en la Bodega de repuestos..."Memorando 048-CG-12 de 02 de abril de 2012 la Contadora General informaal Coordinador Financiero que "En la reunión de trabajo de Coordinadores yLíderes de la Gerencia Administrativa Financiera mantenida el día viernes 30de marzo de 2012, el Líder de Gestión de Bienes manifiesta que existenegresos que datan del 2010 y 2011 que no han sido registradosoportunamente en el módulo de bodegas"Memorando 106-CG-12 de 04 de julio de 2012 en el que la ContadoraGeneral informa al Coordinador Financiero que "... sobre los registros de losmovimientos que se encontraban pendientes de los años 2010 y 2011..."detalla, entre otros que, "se adjuntan impresiones simples de los registros deegresos realizados careciendo de la documentación de respaldo para laelaboración de dichos egresos", "no se adjunta la documentación derespaldo para la elaboración de los reingresos elaborados", "no se remite losingresos pendientes del 2011, correspondientes al contrato 45-LOSNCP-AJ-2011..." y establece que "... hemos cruzado el primer semestre del año 2012y aun no podemos contar con información de bodegas del año 2011 para elcierre respectivo, así como para los análisis y determinación de saldos conlos que las bodegas (Suministros y Materiales, Ropa de Trabajo, Repuestosy Accesorios,. Combustibles y Lubricantes, Materiales de Construcción)cerrarían al año 2011...".


RESPONSABLES


7

Dispondrá al Líder de Gestión de Bienes enviar losreportes de consumo de cada una de las bodegas ala Unidad de Contabilidad de manera mensual, a finde efectuar la conciliación de saldos de maneraoportuna.



EMASEO2008-12-31 A 2010-02-28


FinancieroNC

No se evidencia que la Unidad de Gestión de Bienes envíe reportes deconsumo de cada una de las bodegas a la Unidad de Contabilidad demanera mensual.

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Dispondrá al Coordinador Administrativo y al Líderde Gestión Bienes, elaborar un informe respecto delos ítems de la bodega de ropa de trabajo, que seencuentren sin rotación, a fin de identificar elprocedimiento por el cual estos bienes serán dadosde baja, acogiéndose a las disposiciones legalesdictadas para el efecto.

Además requerirá de la Gerencia de GestiónHumana que para las nuevas adquisiciones, secuente con una adecuada base de datos, que lespermita planificar debidamente, estimando unnúmero de prendas en calidad de reserva, paracasos de nuevas incorporaciones de personal.



EMASEO2008-12-31 A 2010-02-28


FinancieroC

Se evidencia que previa a la contratación de ropa de trabajo se elaboran las característicastécnicas necesarias para la ropa de trabajo como se puede observar en Acta de Acuerdos del3 de febrero de 2012, en el cual se establece las características de los uniformes necesariospara el año 2012 y en los pliegos de subasta inversa electrónica SIE-EMASEO EP-18-2012para la "Adquisición de Uniformes para el Personal Administrativo de la Empresa PúblicaMetropolitana de Aseo" en los que se establece en el numeral "4.11.1 Especificacionestécnicas y de forma de las condiciones en que se debe contratar la adquisición de uniformes"que establecen las características técnicas solicitadas a los proveedores para la provisión deuniformes del personal administrativo.

En cuanto al personal operativo en memorando 1194-GGH-2011 de 20 de julio de 2011 laGerente de Gestión Humana solicita al Gerente General la "autorización para adquisición deropa de trabajo, equipos de protección personal, calzado casual y zapatos de seguridadindustrial" y en pliegos de subasta inversa electrónica SIE-EMASEO EP-38-2011 de"Adquisición de ropa de trabajo para el personal de planta amparados por el contrato colectivo,el personal de jornal de contrato a plazo fijo, servidores que realizan supervisión zonal y depatio de la Empresa Pública Metropolitana de Aseo" en el numeral "4.11.1. Especificacionestécnicas y de forma de las condiciones en que se debe contratar la adquisición de ROPA DETRABAJO" se establecen las respectivas cantidades y condiciones específicas necesarias parala adquisición.

En cuanto al manejo de la bodega de ropa de trabajo se observa en memorando 170-CG-12de 13 de septiembre de 2012 con el asunto "Conciliación Bodegas" la Contadora Generalremite al Bodeguero una copia del original del acta de conciliación de las cuentas deexistencias a diciembre de 2011 (06 días del mes de septiembre de 2012) de las bodegas devestuario, lencería y prendas de protección; materiales de oficina; suministros de aseo;materiales de impresión; instrumental médico menor; medicinas y productos farmacéuticos;otros de uso y consumo, de lo cual se puede observar que el mantenimiento del inventario de

La Comisión establecida para la entrega de términos de referencia para el inicio del proceso de subasta inversa electrónica para la adquisición de uniformes institucionales para el personaladministrativo masculino y femenino de la Empresa Pública Metropolitana de Aseo llevó a caboreuniones que quedan sentadas a través de Actas de Acuerdos como la del 3 de febrero de2012, en el cual se establece las características de los uniformes necesarios para el año 2012.

A través de los pliegos de subasta inversa electrónica SIE-EMASEO EP-18-2012 para la"Adquisición de Uniformes para el Personal Administrativo de la Empresa PúblicaMetropolitana de Aseo" se establece en el numeral "4.11.1 Especificaciones técnicas y deforma de las condiciones en que se debe contratar la adquisición de uniformes" se establecenlas características técnicas solicitadas a los proveedores para la provisión de uniformes delpersonal administrativo.

En memorando 1194-GGH-2011 de 20 de julio de 2011 la Gerente de Gestión Humana solicitaal Gerente General la autorización para adquisición de ropa de trabajo, equipos de protecciónpersonal, calzado casual y zapatos de seguridad industrial con las respectivas cantidades ycondiciones específicas necesarias para la adquisición.

En pliegos de subasta inversa electrónica SIE-EMASEO EP-38-2011 de "Adquisición de ropade trabajo para el personal de planta amparados por el contrato colectivo, el personal de jornalde contrato a plazo fijo, servidores que realizan supervisión zonal y de patio de la EmpresaPública Metropolitana de Aseo" en el numeral "4.11.1. Especificaciones técnicas y de forma delas condiciones en que se debe contratar la adquisición de ROPA DE TRABAJO".

En memorando 170-CG-12 de 13 de septiembre de 2012 con el asunto "ConciliaciónBodegas" la Contadora General remite al Bodeguero una copia del original del acta deconciliación de las cuentas de existencias a diciembre de 2011 (06 días del mes de septiembrede 2012) de las bodegas de vestuario, lencería y prendas de protección; materiales de oficina;otros de uso y consumo, de lo cual se puede observar que el mantenimiento del inventario de

ropa de trabajo se encuentra debidamente conciliado. de 2012) de las bodegas de vestuario, lencería y prendas de protección; materiales de oficina;suministros de aseo; materiales de impresión; instrumental médico menor; medicinas yproductos farmacéuticos; otros de uso y consumo.

9

Dispondrá al Coordinador Administrativo y al Líderde Gestión de Bienes, supervisen de maneracontinua y oportuna la bodega de ropa de trabajo,para lo cual efectuarán pruebas permanentes,conteos continuos y verificaciones de saldos, demanera que la información generada por estabodega sea confiable y real.



EMASEO2008-12-31 A 2010-02-28


FinancieroPC

Se evidencia mediante memorando 170-GB-12 de 13 de septiembre de 2012que con el asunto "Conciliación Bodegas" la Contadora General remite alBodeguero una copia del original del acta de conciliación de las cuentas deexistencias a diciembre de 2011 (06 días del mes de septiembre de 2012) delas bodegas de vestuario, lencería y prendas de protección; materiales deoficina; suministros de aseo; materiales de impresión; instrumental médicomenor; medicinas y productos farmacéuticos; otros de uso y consumo. En lamencionada acta se establecen dos conciliaciones de las cuales sedetermina que "Considerando las justificaciones antes descritas, respecto delos registros de ingresos y egresos efectuados posterior al conteo físico, sejustifican en su totalidad las diferencias presentadas en la conciliación inicial,en tal razón no existen diferencias en las Bodegas de Ropa de Trabajo y deSuministros y Materiales, por lo mismo, los saldos de existencias de esasbodegas es la siguiente..." y detalla los "Saldos Finales Conciliados de lasCuentas de Existencias Bodegas.." de la EMASEO EP.

Se puede evidenciar la gestión de la Coordinación Administrativa paraefectuar verificaciones de saldos, de tal manera, que la informacióngenerada por la bodega de Ropa de Trabajo y; Suministros y Materiales, esconfiable.

En memorando 170-CG-12 de 13 de septiembre de 2012 con el asunto"Conciliación Bodegas" la Contadora General remite al Bodeguero una copiadel original del acta de conciliación de las cuentas de existencias a diciembrede 2011 (06 días del mes de septiembre de 2012) de las bodegas devestuario, lencería y prendas de protección; materiales de oficina;suministros de aseo; materiales de impresión; instrumental médico menor;medicinas y productos farmacéuticos; otros de uso y consumo.


RESPONSABLES


10Dispondrá a la Contadora registrar en la contabilidad de la empresa, los saldos establecidos producto deltrabajo de conciliación.



EMASEO2008-12-31 A 2010-02-28


FinancieroPC


En cuanto a la bodega Ropa de Trabajo; y, Suministros y Materiales secuenta con saldos conciliados como se evidencia en memorando 170-GB-12de 13 de septiembre de 2012.



En memorando 170-GB-12 de 13 de septiembre de 2012 con el asunto "Conciliación Bodegas"la Contadora General remite al Bodeguero una copia del original del acta de conciliación de lascuentas de existencias a diciembre de 2011 (06 días del mes de septiembre de 2012) de lasbodegas de vestuario, lencería y prendas de protección; materiales de oficina; suministros deaseo; materiales de impresión; instrumental médico menor; medicinas y productosfarmacéuticos; otros de uso y consumo.

11

Dispondrá a los funcionarios de su Unidad, efectuarcontroles periódicos y sorpresivos respecto del usode la ropa de trabajo e implementos asignados porla empresa, a fin de que todos los trabajadoreshagan uso de los mismos, a cuyo efecto se realizarála coordinación necesaria con los supervisores derecolección y barrido, debiendo llevar un registro delos llamados de atención, a fin de imponer lassanciones reglamentarias que correspondan, en loscasos de reiteración de este tipo de faltas.



EMASEO2008-12-31 A 2010-02-28

Gerente de Gestión Humana

C

En el mes de febrero de 2011, se diseñaron los correspondientesprocedimientos, instructivos y formularios para las inspecciones de quipos yropa de trabajo de seguridad, mismos que son utilizados en inspeccionessorpresivas.

12

Dispondrá al personal de la Unidad de Seguridad ySalud Ocupacional, prepare charlas permanentesde orientación, respecto al uso adecuado de lasprendas de vestir y otros implementos de dotación,destinadas a cada trabajador, de acuerdo a la laborque desempeñe, a fin de instruirlos sobre lasmedidas de seguridad y protección que brindanéstas, tanto a su integridad física como a la salud delos mismos.



EMASEO2008-12-31 A 2010-02-28


C

Desde enero del 2011 se ha venido capacitando de manera permanente alpersonal en cuanto al uso correcto de los equipos de protección u ropa detrabajo, e impartió un programa de charlas de inducción permanente alpersonal que Ingreso a la EMASEO.


RESPONSABLES


1

Dispondrá y vigilará que los Gerentes,Coordinadores, Líderes y más funcionariosrelacionados con la implantación de lasrecomendaciones de los informes de auditoría,apliquen las acciones correctivas sugeridas,enfatizando en aquellas cuyo estado decumplimiento es parcial y pendientes por cumplir, através de la fijación de plazos en un cronograma.

EXAMEN ESPECIAL AL ÁREA DE

MANTENIMIENTO DE LA FLOTA DE VEHÍCULOS

LIVIANOS Y PESADOS DE EMASEO

2009-07-01 A 2010-09-30

Gerente General C

La Gerencia General previa la recepción de los exámenes a la EMASEO EPrealiza el requerimiento de "Implementación obligatoria de Recomendaciones del Informe"



2

Dispondrá a los Gerentes de Planificación yDesarrollo; Maquinaria y Equipo; y, AdministrativoFinanciero, estudien e informen la conveniencia dereafirmar o reformular la estructura orgánica yfuncional de la empresa, en lo relacionado con lasbodegas de Repuestos y Accesorios, Herramientas,Combustibles y Lubricantes, acorde a la aplicaciónde los principios de control interno de separación defunciones incompatibles e independencia.




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Gerente General C

Mediante Sesión de Directorio de la EMASEO EP , celebrada el 20 deDiciembre de 2011, se aprobó el Reglamento Orgánico Funcional de laEMASEO EP, donde se dispone como una responsabilidad el manejo de lasbodegas a la Unidad de Gestión de Bienes

3

De existir modificaciones, debidamente justificadaspara el cambio de estructura organizacional yfuncional, presentará el informe respectivo para la


MANTENIMIENTO DE LA FLOTA DE VEHÍCULOS Gerente General C

Las modificaciones realizadas a la estructura de la EMASEO EP, siempreson aprobadas en las Sesiones del Directorio.

funcional, presentará el informe respectivo para laaprobación al Directorio y posterior aplicación. LIVIANOS Y PESADOS DE

EMASEO2009-07-01 A 2010-09-30

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Dispondrá al Líder de Servicios Generales, laadquisición oportuna e ininterrumpida del SeguroObligatorio de Accidentes de Tránsito para todos losvehículos institucionales.




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FinancieroC

Se evidencia que la Unidad de Gestión Vehicular mantiene un control sobrelas fechas de vencimiento del SOAT tanto para la flota liviana como pesada,el pago se lo realiza usando el fondo asignado a la unidad de conformidadcomo se van renovando el seguro obligatorio de accidentes de tránsito.

En email de fecha 9 de octubre de 2012, el Líder de la Unidad de Vehículosy Transportes remite a la Unidad de Auditoría Interna:

- Base de Datos Vehículos con actualización a octubre de 2012, flotavehicular liviana y pesada.- Gastos de Junio. - Gastos de Septiembre.

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Dispondrá al Coordinador Administrativo que encoordinación con el Gerente de Maquinaria yEquipo, adopten las medidas correctivasrelacionadas con el mejoramiento de lainfraestructura física de los talleres, a través de laejecución de obras civiles que incluyan lasconstrucciones y reparaciones necesarias para laadecuada funcionalidad de los talleres de la Av.Occidental, a cuyo efecto será necesario formalizarun proyecto que contemple la aplicación de todaslas medidas y normas de seguridad con el cuidadodel medio ambiente.




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FinancieroPC

Se evidencia que la EMASEO EP elaboró el Análisis e Riesgo del Sistemade Gestión en Seguridad - Plan de mejoramiento. La Unidad de ServiciosGenerales ha dado seguimiento al plan según se observa en 590-GAF-SSGG-2012 de 30 de julio de 2012. Además se videncia que en dichomemorando se establece el plan de mantenimiento preventivo y correctivo alos bienes de larga duración, el cual incluye mantenimiento al área detalleres.

La Gerencia de Maquinaria y Equipo ha desarrollado los términos dereferencia para contratar una consultoría para la remodelación de los talleresde la Occidental. Esta gerencia solicitó una reforma al POA 2012 para llevara cabo la consultoría según se observa en memorando 0609-GME-2012 del17 de mayo de 2012. Al momento no se evidencia que esta solicitud se hayaejecutado por lo que por falta de recursos económicos no se ha podidoejecutar la remodelación completa que estaba planificada para darcumplimiento del manual de prácticas ambientales previo a la certificaciónde la ISO 14001:2004.

En febrero de 2011 se elaboró el Análisis de Riesgo del Sistema de Gestiónen Seguridad - Plan de mejoramiento para la EMASEO EP.

En memorando 590-GAF-SSGG-2012 de 30 de julio de 2012, la Unidad deServicios Generales informa a la Unidad de Auditoría Interna, en eldocumento adjunto Auditoría de Control en el punto 4 y 5 establece el plande mantenimiento preventivo y correctivo a los bienes de larga duración.

En el punto 7 "Informe de ejecución de las actividades del Plan deMejoramiento para reducir el riesgo del sistema de gestión en seguridad" seestablece el informe referido.

En memorando 0235-GME-2012 de 14 de febrero de 2012 la Gerencia deMaquinaria y Equipo envía al Gerente General los "...términos de referenciapara la remodelación de los talleres occidental..."

En memorando 0609-GME-2012 de 17 de mayo de 2012 la Gerencia deMaquinaria y Equipo envía al Gerente de Planificación la solicitud de que"...autorice una reforma al POA 2012 con la finalidad de contar con losrecursos necesarios...".


RESPONSABLES


7

Diseñará un instructivo para el proceso de baja,remate, chatarrización, venta directa o destrucciónde bienes institucionales acorde a lo previsto en lasnormas legales existentes, elemento que facilitará alos funcionarios el desarrollo de tales diligencias, demodo que periódicamente se pueda realizar unadepuración de llantas, repuestos y demásaccesorios e implementos usados, a fin de mejorarel ambiente de trabajo del personal que labora enlos Talleres institucionales.




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DesarrolloC

Se ha elaborado y aprobado el Procedimiento para baja de Bienes Mueblescódigo P-GAF-FN-02

Se ha elaborado y aprobado el Procedimiento para enajenación de BienesMuebles mediante remate código P-GAF-FN-03

Se ha elaborado y aprobado el Procedimiento para baja de Bienes Mueblesmediante la Venta Directa o Transferencia código P-GAF-FN-04

Se ha elaborado y aprobado el Procedimiento para Realizar la Destrucciónde Bienes Muebles código P-GAF-FN-05

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Dispondrá a los Supervisores de Patios y Talleresque las órdenes de trabajo emitidas a través delSISMAC, sean necesariamente secuenciales, cuyoarchivo tendrá las protecciones necesarias, paraque éste no se altere, a cuyo efecto se revisará elcontenido de las órdenes de trabajo, que guardenconsistencia con los trabajos cumplidos.




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Gerente de Maquinaria y

EquipoPC

Las órdenes de trabajo son necesariamente secuenciales en el SISMAC, sinembargo el archivo físico no se encuentra debidamente ordenado, ademáslas órdenes de trabajo no cuentan en muchos de los casos con un llenadoabsoluto de los campos.

El Gerente de Maquinaria y Equipo según Memorando 0495-GME-2012 del12 de abril del 2012 emite lo siguiente: "Dispongo que todas las órdenes detrabajo para la atención de la flota de vehículos de la empresa, deberán sersecuenciales, mantener en archivo en el sistema y un archivo físicoperfectamente registrado y conservado según la normativa para este efecto".

8

Destinará en el área de Talleres un espacioespecífico para la recolección de la chatarraproducto de los cambios de partes y piezas quefueron retiradas de los automotores reparados,



Gerente de Maquinaria y PC

De lo revisado existe un lugar destinado para acumular la chatarra productode los cambios de partes y piezas, sin embargo no es un lugar apto parahacerlo, cabe mencionar que el proceso de venta de chatarra todavía seencuentra pendiente.

El Gerente de Maquinaria y Equipo según Memorando 0498-GME-2012 del12 de abril de 2012 dispone a los Supervisores de Patios lo siguiente" Que apartir de la presente fecha toda la chatarra producto de la reparación ymantenimiento de la flota de vehículos de la empresa, deberá serrecolectada y acopiada únicamente en el sitio dispuesto para este efecto,según los instructivos elaborados, y publicados en las diferentes áreas de

8fueron retiradas de los automotores reparados,material que será eliminado según el procesodefinido por la administración para la baja, remate,chatarrización, venta directa o destrucción, segúnsea el caso.

FLOTA DE VEHÍCULOS LIVIANOS Y PESADOS DE

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Maquinaria y Equipo

PC trabajo, los cuales se adjuntan, a fin de que conforme a la ley estosdesechos sean dados de baja o destruidos y deberá mantenerse las áreasde taller libres de estos materiales y aseadas, a fin de garantizar unambiente de trabajo adecuado y seguro para las personas, según lo descritoen memorando 034-GME-PM-2012.

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Dispondrá a los Supervisores de Patios efectuar laentrega de piezas re potenciadas o remanufacturadas en la Bodega de Repuestos, parasu registro y control.




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EquipoC

El Gerente de Maquinaria y Equipo según Memorando 0496-GME-2012 de12 de abril de 2012 dispone a los Supervisores de Patios lo siguiente"dispongo que ustedes deberán garantizar que las partes re potenciadas oremano facturadas sean ingresadas obligatoriamente a la bodega para suregistro y control". De lo revisado en el área de bodegas de repuestos, sepudo observar que las partes re potenciadas o manufacturadas sonentregadas por los funcionarios de los talleres y que estas cuentan con unespacio determinado para ubicarlas.

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Coordinará con la Gerente de Gestión Humana lacapacitación integral de los funcionariosrelacionados con la operación del SISMAC, con lafinalidad de optimizar el uso de esta importanteherramienta informática y mejorar el control de lasoperaciones de mantenimiento de la flota vehicular yde los equipos; debiendo además evaluar lasnecesidades de los usuarios, a fin de considerar laadquisición de nuevas licencias de uso de estesistema, producto de lo cual se procesará lainformación, a fin de obtener indicadores de gestión.




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EquipoC

Según memorando 0595-GME-2012 con fecha del 03 de mayo de 2012enviado por el Gerente de Maquinaria y Equipo a la Gerente de Gestión delTalento Humano indica lo siguiente "me permito adjuntar los memorando052-GME-PM-2012 y 053-GME-2012, respecto a las capacitacionesbrindadas al personal de esta gerencia, así como al Ing. Javier Cevallos,sobre el manejo y aplicación del Sistema de Mantenimiento SISMAC"; cabemencionar que durante el año 2011 también se realizo las respectivascapacitaciones al personal de mecánica tanto de talleres de la Occidentalcomo de La Forestal, así como al personal encargado del despacho yregistro de combustibles.Al 15 de Junio de 2011 con contrato No. 35-LONSNCP-AJ-2011 seadquieren el derecho de uso de siete licencias de software para Gestión deMantenimiento "SISMAC" para la EMASEO EP.Del ingreso de información al SisMAC e la actualidad es posible obtenerindicadores de gestión.


RESPONSABLES


11

Coordinarán la autorización de horarios especialesde los servidores que realizan distintos trabajos enla Mecánica y Patios, para que éstos seanplanificados apropiadamente, dentro de losparámetros de tiempo contemplados en las normaslegales pertinentes, que será sometido alconocimiento y aprobación del Inspector delTrabajo.




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EquipoC

Mediante memorando 018-GME-PM-2011 del 13 de julio del 2011, el Líderde Maquinaria y Equipo reporta al Gerente de la misma Unidad, que se harealizado un interfaz entre el SisMAC y los datos del registro biométrico conel fin de controlar las horas suplementarias y extraordinarias del personal,estableciendo el siguiente horario: para los sábados únicamente seconsideran hasta 7 horas extras y para los domingos 5 horas, las personasque sobrepasen estos limites son detectadas en el calculo y se corrigenautomáticamente.Según Memorando 1111-GME-2011 del 10 de septiembre de 2011 el GMEcomunica que "para el pago de horas extras y suplementarias se generanautomáticamente en nuestro sistema de administración de la flota SISMAC,que esta enlazado al reloj biométrico, de tal forma que si estas horas noestán justificadas con ordenes de trabajo no podrán ser pagadas.

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Estructurará un plan de actividades demantenimiento correctivo de toda la flota devehículos de la Empresa, considerando entre otrosaspectos, los certificados de la CORPAIRE, a fin deestablecer un cronograma en el que se identifiquenlas fechas de intervención de cada automotor y deesta forma se coordinen las labores operativas derecolección, con otras unidades; mientras que laslabores de mantenimiento preventivo se cumpliránregularmente bajo una calendarización, ya sea portiempo o kilometraje cumplido




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EquipoPC

El cronograma establecido por las Unidades no se cumple de acuerdo a lasfechas especificadas, debido a que se esperaba la condonación de multasde la CORPAIRE

La GME ha establecido un cronograma de mantenimiento correctivo parala flota vehicular pesada, donde se establece los días que tomará enrepararse cada unidad y la el día a presentarse en la CORPAIRE.

De lo revisado el supervisor no realiza un seguimiento directo a lasreparaciones efectuadas al automotor.

El GME según memorando 0526-GME-2012 con fecha 14 de abril de 2012dispuso lo siguiente "dispongo a ustedes que deberán realizar un

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Dispondrá a los Supervisores de Patios y Talleresrealizar un seguimiento directo de las labores dereparación, a fin de asegurar el control de calidad enlos mantenimientos efectuados, actividad quedeberá reportar al cierre de la respectiva orden detrabajo.




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EquipoPC

seguimiento directo a las labores de reparación, a fin de garantizar la calidadde los mantenimientos realizados, y deberán ser las actividadesperfectamente reportadas y registradas al cierre de la orden de trabajo según los procedimientos establecidos a fin de que esta información pueda serfácilmente procesada para su análisis". Según memorando 088-GME-SP-2012 del17 de mayo de 2012,enviado porel Líder de Talleres al GME informa lo siguiente: De conformidad con losolicitado en memorando No. 0608-GME-2012 en lo que se refiere a laentrega de piezas, seguimiento de labores de reparación, informo a ustedque: si se está dando cumplimiento a las disposiciones dadas en losmemorando 0496-GME-2012 y 0526-GME-2012 por parte de los señoressupervisores de patios y talleres, personal de mecánica tanto de laOccidental y Forestal.


RESPONSABLES


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Realizarán acciones coordinadas para que larevisión técnica vehicular de toda la flota de laempresa, sea cumplida en los plazos previstos y seobtenga el certificado de aprobación, documentoindispensable para la matriculación de losvehículos.




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EquipoPC

A pesar de que existe coordinación entre las Unidades de Maquinaria yEquipo, Operaciones y GAF, para el envío de las unidades a la revisiónvehicular de CORPAIRE no se a podido conseguir el certificado deaprobación, esto debido a los múltiples daños que presentan losautomotores.

Según memorando 0463-GME-2012 del 03 de abril del 2012, el GME indicalos acuerdos a los que llegaron en la reunión realizada el 20 de marzodel2012, con la GAF y GO y son los siguientes: - Cronograma de envío de la maquinaria a revisión, último digito de la placadel vehículo.- La documentación necesaria para la presentación a la prueba va a serentregada directamente por Xavier Cevallos a Ricardo Rivera, quien a suvez coordinará con los supervisores de operaciones, para la presentación delas unidades.- José Luis Armijos entregará a Ricardo Rivera el registro de Pre revisiónrealizado en talleres, y ala respectiva orden de trabajo para el envío de lamaquinaria a la revisión según cronograma previsto.Los informes de resultados de la pruebas serán ingresados por XavierCevallos directamente en SISMAC; y enviará una vez por semana elrespectivo informe a las Gerencias: de Operaciones, AdministrativaFinanciera y de Maquinaria y Equipo para conocimiento y gestión sea que lamaquinaria resultara aprobada o en estado condicional.

Según memorando 081-GO-CPS-2012 de 13 de abril de 2012 elCoordinador de Producción de Servicios indica lo siguiente: "debo indicar aUsted que los acuerdos no se están cumpliendo puesto que ladocumentación ni los registros de la revisión realizado en los talleres, no mehan sido entregados y no se puede realizar ningún seguimiento delcronograma previsto.

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Analizará los certificados de revisión técnicavehicular emitidos por la CORPAIRE, a fin de incluirlos daños reportados en los planes demantenimiento preventivo y correctivo de los



Gerente de Maquinaria y PC

Los certificados de la Revisión Vehicular de la CORPAIRE son escaneadosy adjuntados a la ficha técnica del vehículo, sin embargo de los 103vehículos que se han presentado a la revisión vehicular en el primersemestre del año, solo han sido aprobados 31 automotores y 7217

vehículos, de manera que las reparaciones arealizar, permitan que estas unidades se encuentrenen buenas condiciones de operación y puedansuperar la revisión respectiva.


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Maquinaria y Equipo

PCpermanecen con calificación de condicional, lo que imposibilidad que serealice la matriculación respectiva.

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Dispondrá a los Supervisores de Patios y Talleresvigilar de manera permanente, que las instalacionesde los Talleres se encuentren aseadas y con unambiente adecuado para el desarrollo de susactividades.




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EquipoPC

A pesar de la disposición dada por el GME a los Supervisores de Patios yTalleres, acerca de mantener las instalaciones debidamente aseadas, estono se cumple en su totalidad según el Informe de Auditoria realizado endiciembre del 2011, el cual indica no conformidades en algunos temas.

El GME según memorando 0499-GME-2012 del 12 de abril de 2012, comunica alos Supervisores de patios Occidental y Forestal lo siguiente " En cumplimiento delo recomendado por la Contraloría General del Estado, y en el marco de laimplementación del sistema de Gestión Ambiental, como es de su conocimiento seencuentran aprobados los instructivos de Trabajo, por lo que me permitocomunicarles que antes de finalizar la jornada laboral, los responsables de cadagrupo deberán asignar al personal necesario para realizar la limpieza de talleres,que consiste en :- Limpiar fosos y áreas de trabajo.- colocar residuos en los recipientes establecidos y de acuerdo a los instructivos.- Barrer pisos.- Colocar la chatarra en el lugar de acopio establecido.

Según memorando 01-GPIT-SGA-2012 del 04 de enero de 2012 se adjunta elInforme de auditoria realizado a la Unidad de Maquinaria y Equipo el 20 dediciembre del 2011 en el cual se indican los puntos evaluados 4.4.6 - Requisitoafectado control Operacional- control de; 4.4.5 control de documentos ; 4.5.2.Evaluación del cumplimiento legal , todos estos presentan el tipo de noconformidad, los hallazgos encontrados en esta auditoría fueron evidencia debasura, botellas de platicos, pet filtros en el interior de recipiente dealmacenamiento de aceites usado, desechos sólidos, partes de vehículos, llantausadas localizados en la parte posterior de la bodega de aceites.


RESPONSABLES


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Coordinarán la autorización de horarios especialesde los servidores que realizan distintos trabajos enla Mecánica y Patios, para que éstos seanplanificados apropiadamente, dentro de losparámetros de tiempo contemplados en las normaslegales pertinentes, que será sometido alconocimiento y aprobación del Inspector delTrabajo.




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C

La Gerencia de Gestión Humana mediante memorando 1489-GGH-11 de16 de septiembre de 2011, informó a la Unidad de Auditoría Interna , sobre laimplementación de algunas acciones que miden con mayor precisión eltiempo utilizado en las reparaciones, el cual se realiza a través del sistemaautomatizado SISMAC, que relaciona las ordenes de trabajo laboradas conlas horas registradas en el reloj biométrico que controla ala asistencia delpersonal, mismo que ha sido parametrizado con los limites legales, de modoque no existan exceso y de ser necesario continúen las reparaciones en elsiguiente turno de trabajo.

12

Dispondrá al personal que elabora la nómina revisarde manera minuciosa los documentos en los que sereporta los horarios especiales de las distintasunidades operativas o administrativas, para quedichos reportes se mantengan dentro de los límiteslegales pertinentes




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PC

La Gerencia de Maquinaria y Equipo a través de reportes generados en elSismac envía a la Gerencia de Gestión Humana las horas laboradas por elpersonal a su cargo, sin embargo respecto a las demás gerencias solo selimitan a enviar el memorando con datos de los funcionarios y horaslaboradas, no existe sustento de las actividades realizadas.

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Requerirá a todos los conductores de los vehículosoficiales de la empresa, realizar las diligenciascorrespondientes, a fin de obtener la licenciaprofesional respectiva, de acuerdo al tipo devehículo que conduzcan; a cuyo efecto brindará lasfacilidades para su capacitación en un plazoperentorio.




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PC

Los conductores de la flota vehicular cuentan con la licencia respectiva parael tipo de vehículo que conducen, sin embargo gran parte de los conductoresde la flota liviana no posee la licencia necesaria para conducir un vehículodel sector publico tal cual lo establece el Acuerdo 007 de la ContraloríaGeneral del Estado.Actualmente el personal de la GGH se encuentra coordinando para que losconductores que no cuentan con licencia de tipo profesional, realicen uncurso en la Escuela San Francisco.

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Incluirá en el Manual de Clasificación de Puestos dela empresa, dentro de los requisitos para conductor


MANTENIMIENTO DE LA Gerente de PC

La EMASEO EP en junio de 2012, emitió el Manual de Clasificación dePuestos, cabe mencionar que este documento no se encuentra valorado nidebidamente aprobado por alas autoridades respectivas. sin embargo si se

22la empresa, dentro de los requisitos para conductorde vehículos livianos o pesados, poseer el título dechofer profesional en la categoría correspondiente.


EMASEO2009-07-01 A 2010-09-30


PC incluye en el documento el requisito de poseer el título de chofer profesionalen la categoría correspondiente al tipo de vehículo a el asignado.

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Realizarán acciones coordinadas para que larevisión técnica vehicular de toda la flota de laempresa, sea cumplida en los plazos previstos y seobtenga el certificado de aprobación, documentoindispensable para la matriculación de los vehículos




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Coordinador Administrativo

FinancieroPC

Se observa que la Unidad de Gestión Vehicular mantiene en el registro en laBase de Datos en cuanto a "Revisión vehicular" el estado, fecha límite, pagoy multas para flota liviana y pesada.

En cuanto a la revisión vehicular de flota pesada se emite el correspondienteinforme del primer semestre de 2012 y se establece que las unidades seencuentran: 72 condicional, 31 aprobado, 9 no presenta, 8 exonerado; por loque se elaboran cronogramas de reparaciones y de Presentación - RevisiónTécnicas Vehicular CORPAIRE hasta octubre 2012.

Para la flota pesada en el segundo semestre la Unidad de Gestión Vehicularha establecido un nuevo cronograma para a revisión vehicular hasta el mesde octubre de 2012, sin embargo se incumplen estas fechas depresentación.

En cuanto a la flota liviana en relación a la revisión vehicular el 60% seencuentra aprobado, 14% condicional y 12% exonerado.

La Flota pesada se mantiene en promedio 23% aprobado, 36% condicional,6% exonerado y 33% no se ha presentado a la revisión vehicular.

En e mail del 31 de julio de 2012 el líder de Gestión Vehicular envía a laUnidad de Auditoría Interna el "Informe Revisión Técnica Vehicular PrimerSemestre 2012", donde se establece que la flota pesada de Emaseo estácompuesta por 120 unidades, el estado de las mismas es: 72 condicional, 31aprobado, 9 no presenta, 8 exonerado; y, se establece cronogramas dereparaciones y de Presentación - Revisión Técnicas Vehicular CORPAIRE.La Unidad de Gestión vehicular ha proporcionado a la Unidad de AuditoríaInterna un nuevo cronograma para revisión vehicular de las unidadesfaltantes encontrándose 16 vehículos en la Estación de Transferencia de laForestal y 53 vehículos en el Centro de Operaciones de la Occidental.

En email de fecha 9 de octubre de 2012, el Líder de la Unidad de Vehículosy Transportes remite a la Unidad de Auditoría Interna:

- Base de Datos Vehículos con actualización a octubre de 2012, flotavehicular liviana y pesada.

En el segundo semestre la Unidad de Gestión Vehicular ha establecido unnuevo cronograma para a revisión vehicular hasta el mes de octubre de2012.


RESPONSABLES


18

Dispondrá al Líder de Servicios Generales, realizarlos trámites fijados por la autoridad nacional queregula el tránsito, transporte y seguridad vial en elpaís, relacionada con la matriculación de vehículosestatales sin documentos de origen, a fin de obtenerla autorización correspondiente, con la que selegalice la propiedad de los automotores de laempresa y pueda proseguir con los trámites paramatriculación.




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FinancieroPC

Se evidencia que la Unidad de Gestión vehicular mantiene el registro delestado de matriculación tanto para la flota liviana como pesada.

Se puede observar que en la flota liviana el 70% se encuentra matriculada,mientras que en la flota pesada el 28% se encuentra matriculada.

En e mail de fecha 9 de octubre de 2012, el Líder de la Unidad de Vehículosy Transportes remite a la Unidad de Auditoría Interna: La Base de DatosVehículos con actualización a octubre de 2012, flota vehicular liviana ypesada.

19

Dispondrá al Líder de Servicios Generales, efectuarla renovación de las matrículas, anualmente y en losplazos previstos por la autoridad de tránsito, previala obtención del SOAT y certificado de revisióntécnica vehicular de CORPAIRE.




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FinancieroPC

Se evidencia que el Reglamento Orgánico Funcional aprobado en Directoriodel 29 de agosto de 2012 designa las responsabilidades y atribuciones de laUnidad de Gestión de Bienes en relación a la matriculación de la flotavehicular de EMASEO EP.

El estado de la flota vehicular es la siguiente:

REVISIÓN VEHICULAR: Flota liviana se encuentra el 60% aprobado, 14%condicional, 12% exonerado y 14% no se presenta. En la flota pesada enpromedio (I y II semestre) se encuentra: aprobado 23%, condicional 36%,exonerado 6% y 33% no se presenta.

SOAT: el 100% de la flota liviana y pesada se encuentra actualizado eldocumento.

MATRICULACIÓN: la flota liviana el 70% se encuentra matriculada, mientrasque en la flota pesada el 28% se encuentra matriculada.

El 29 de agosto de 2012 se en reunión de Directorio se aprueba elReglamento Orgánico Funcional de la EMASEO EP, en donde se crea laUnidad de Gestión Vehicular bajo la Coordinación Administrativa Financiera(Art. 41), donde se establece entre sus Atribuciones y Responsabilidades: a. Establecer y aplicar los procedimientos en función a los sistemas degestión organizacional (empresarial - información) que dirige la GPIT;- Administración de la flota liviana;- Administración de los de recursos de hidrocarburos (combustible ylubricantes) de la flota liviana;- Revisión y matriculación vehicular de la flota liviana y pesada encoordinación con la GME y GO,b. Controlar los procesos de revisión y matriculación vehicular de la flotaliviana y pesada, en coordinación con la GME y GO;c. Vigilar los procesos de movilización y mantenimiento del parque automotor de la institución, en coordinación con la GME;

En e mail de fecha 9 de octubre de 2012, el Líder de la Unidad de Vehículosy Transportes remite a la Unidad de Auditoría Interna: La Base de Datosy Transportes remite a la Unidad de Auditoría Interna: La Base de DatosVehículos con actualización a octubre de 2012, flota vehicular liviana ypesada.

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Dispondrá al Líder de Servicios Generales,actualizar y colocar las identificaciones de todas lasunidades de propiedad de la empresa, tanto deplacas como de logotipos.




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FinancieroC

Se evidencia que Unidad de Servicios Generales mantiene en los vehículosde la empresa las identificaciones correspondientes:

- En cuanto a placas se está realizando la renovación de estas a toda la flotavehicular, de conformidad con las nueva presentación en placasestablecidas por la Agencia Nacional de Tránsito (placas blancas con filoamarillo).

- En cuanto a logotipos de los vehículos todos cuentan con estos, en el mesde febrero de 2012 se realizó la elaboración de impresión e instalación deadhesivos en camionetas pertenecientes a la EMASEO EP mediantecontrato 16-LOSNCP-GJ-2012.

Esto se verificó por la Unidad de Auditoría Interna en operativo de vehículosdel feriado del 10 de Agosto de 2012, en el cual se constató la existencia deplacas y logotipos en todos los vehículos de la empresa. En cuanto a flotapesada no hay novedades.

La Unidad de Gestión Vehicular mantiene un control sobre las placas instaladas encada uno de los vehículos de la EMASEO EP, al 24 de agosto de 2012 seencuentran ubicando las nuevas placas establecidas por Agencia Nacional deTránsito - ANT (placas de color blanco con filo amarillo) según se evidencia endocumento de recepción de placas emitidas por la ANT, a la fecha se han emitido53 placas.

En memorando 619-GAF-UVT-2012 de 09 de julio de 2012 la Unidad de Vehículosy Transporte envía a la Unidad de Auditoría Interna información en cuanto a que "...se adjuntó copia de contrato, suscrito entre la EMASEO EP y la Empresa SmartMarketing, así como el acta de entrega recepción de dicho contrato..."

El contrato 16-LOSNCP-GJ-2012 establece en su "cláusula cuarta.- OBJETO DELCONTRATO 4.01El contratista se obliga con la EMASEO EP, dentro del plazoestipulado en el presente contrato, a realizar los trabajos de IMPRESIÓN EINSTALACIÓN DE ADHESIVOS EN CAMIONETAS PERTENECIENTES A LAEMASEO EP, según las características técnicas constantes en la oferta...".

El Acta de Entrega Recepción Definitiva 005-CMRP-2012 de 26 de abril de 2012 enel numeral 3) Recepción de los bienes se establece que "Durante el proceso deinstalación de los adhesivos en las camionetas de la EMASEO, la administradoradel contrato verificó el cumplimiento de esa actividad en las 21 camionetas yrecibido entregado 9 adhesivos restantes para repuestos o para nuevascamionetas".

En memorando 080-AI-12 de 13 de agosto de 2012 la Unidad de Auditoría Internaemite el "Informe Operativo de Vehículos - Feriado 10 de Agosto" en el cual adjuntael Reporte de Constatación de Vehículos sin novedades en cuanto a logotipos yplacas.


RESPONSABLES


5

Informarán mensualmente a la Gerencia deMaquinaria y Equipo, para fines estadísticos y dehistorial de cada vehículo, sobre el tipo de trabajoscumplidos, el número de reparaciones atendidas yel número de días para mantenimiento empleado,costos y causas de las reparaciones en talleresexternos.




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Supervisores de Patios y Talleres

NC

Los supervisores de Patios y Talleres no informan de manera mensual al GME sobre los trabajos cumplidos, el número de reparaciones atendidas, el número de días empleados para mantenimiento, los costos y causas de reparaciones, esta información simplemente es generada por el Líder de Maquinaria y Equipo para enviar a la Unidad de Planificación.

6

Dispondrá al personal encargado del registro deinformación en el sistema de mantenimiento,ingresen toda la información contenida en loscampos del programa informático SISMAC, con elobjeto de facilitar a dicha Gerencia el seguimientode los trabajos que se realizan en los Talleres y quele permitan la elaboración de reportes e indicadoresde gestión que permita tomar acciones de maneraoportuna.




2009-07-01 A 2010-09-30

Supervisores de Patios y Talleres

PC

De lo analizado en las Ordenes de trabajo se pudo observar que:- Los campos como fallo, tipo de fallo, motivo de fallo, ejecución, retraso, parada en turno no son llenados.- No tiene firmas de respaldo- El archivo físico no se encuentra de manera secuencial

El Gerente de Maquinaria y Equipo según Memorando 0495-GME-2012 del12 de abril del 2012 emite lo siguiente: "Dispongo que todas las órdenes detrabajo para la atención de la flota de vehículos de la empresa, deberán sersecuenciales, mantener en archivo en el sistema y un archivo físicoperfectamente registrado y conservado según la normativa para este efecto".

7

Dispondrá a la Gerencia Administrativa Financiera ya la Gerencia de Gestión Humana, que encoordinación con la UBSSISO y Unidad de ServiciosGenerales; efectúen la inspección de cada una delas instalaciones y áreas de trabajo de la empresa, afin de establecer las condiciones en las que seencuentran y generar un programa de trabajo yatención a las mismas, de manera que cumpliendocon los procedimientos administrativos respectivos,se pueda lograr la mejora de sus característicasestructurales y arquitectónicas

EXAMEN ESPECIAL AL UNIDAD DE BIENESTAR

SOCIAL, SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD

OCUPACIONAL DE EMASEO

2009-07-01 A 2010-12-31

Gerente General C

Se evidencia que la EMASEO EP ha tenido mejoras en sus característicasestructurales y arquitectónicas y la Unidad de Servicios Generales mantieneun cronograma de mantenimiento preventivo y correctivo para el buenfuncionamiento de los mismos.

En memorando 590-GAF-SSGG-2012 de 30 de julio de 2012, la Unidad deServicios Generales informa a la Unidad de Auditoría Interna, en relación a la recomendación en el documento adjunto en el Punto 4 "Planes demantenimiento preventivo y correctivo 2011 y 2012, de los bienes de largaduración" y punto 5 "Cronograma inicial y ajustado, para la ejecución de losplanes de mantenimiento preventivo y correctivo 20112, de los bienes delarga duración". punto 6 "Informes del avance en la ejecución de los planesde mantenimiento preventivo y correctivo 2012".

Existe el registro fotográfico del antes y el después de las instalaciones de:Centro de Operaciones La Occidental, Centro de Operaciones la Forestal ycuartelillos.

estructurales y arquitectónicas

14

Como miembros del Comité Bipartito, generaráncambios al Reglamento Interno de Seguridad ySalud, que permitan aclarar y especificar loshorarios y lugares destinados para la alimentaciónde los trabajadores de recolección y barrido. Estossitios guardarán las condiciones de salud e higienenecesarias, de tal manera que los trabajadorespuedan preservar su salud y efectuar sus labores enel campo sin interrupciones adicionales a laspermitidas por la empresa.




2009-07-01 A 2010-12-31


FinancieroC

Se evidencia que la Gerencia de Operaciones ha tomado acciones para elmejoramiento del lugar asignado al comedor de la empresa guardandocondiciones de salud e higiene.

En memorando 547-GO-2012 de 2 de agosto de 2012 establece comoacciones tomadas "Mejoras continuas en el comedor como único lugardestinado para la alimentación del personal, tales como cambio de mesones,variaciones en los menús, colocación de una campana extractora de olores.Adicional se dispuso a una persona designada por Servicios Generalesrealizar la limpieza de los baños una hora en la mañana"

8

Dispondrá a los Supervisores de Recolección, queen los casos en que los recolectores mantengansobrantes de RSU en sus tolvas y esas unidadesmotorizadas sufran desperfectos que obliguen arepararse en los talleres de la empresa, dichosresiduos sean acumulados y recolectados en otraunidad en forma inmediata para su traslado a laestación de transferencia, de modo que nopermanezcan expuestos al aire libre con riesgo deafectar y causar daños a los servidores yempleados.




2009-07-01 A 2010-12-31


PC

Se evidencia la prohibición, por parte de la Gerencia de Operaciones a lossupervisores de operaciones y servicios, para la descarga del producto derecolección de los vehículos en los patios de la empresa; sin embargo, aúnse puede observar que se efectúan descargas de RSU en los patios de laEMASEO EP.

Mediante memorando 547-GO-2012 de 02 de agosto de 2012 la Gerencia deOperaciones remite a la Unidad de Auditoría Interna el memorando 297-GO-2011 e indica como acción tomada "Prohibición para la descarga deproducto en los patios de la EMASEO EP".

En memorando 297-GO-2011, de 02 de agosto de 2011, el Gerente deOperaciones dispone a los supervisores de operaciones "R estáterminantemente prohibido descargar el producto de recolección de losvehículos carga posterior, carga frontal y barredoras en los patios deEMASEO EP, debido a que este proceder contribuye con la contaminación yatenta contra la salud de los obreros y trabajadores de la Empresa."


RESPONSABLES


14





2009-07-01 A 2010-12-31


C

Se evidencia que la Gerencia de Operaciones ha tomado acciones para elmejoramiento del lugar asignado al comedor de la empresa guardandocondiciones de salud e higiene.


1Vigilará que las recomendaciones de los informesde auditoría, dirigidas a su personal se cumplan enforma íntegra, oportuna y obligatoria.




2009-07-01 A 2010-12-31


C

Con Memorando 745-GGTH-2012 del 19 de junio de 2012 la GGTH remite elCronograma de seguimiento de recomendaciones del Examen Especial a laUnidad de Bienestar Socia, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional deEMASEO EP.

2

Dispondrá al Líder de la Unidad de Bienestar Social,Seguridad Industrial y Salud Ocupacional realice demanera periódica y continua la difusión de lasnormas básicas de seguridad y salud ocupacional,su adiestramiento y control, a todo el personal de laempresa, relacionados con el uso de la ropa detrabajo e implementos de seguridad industrial, deacuerdo a la actividad que desempeña cadaservidor, de manera que se preserve su integridad yse forme en ellos un hábito que coadyuve a la




2009-07-01 A 2010-12-31


PC

No se adjunta cronograma de capacitación de uso de ropa de trabajo y existe un solo registro de asistencia.

Con Memorando 745-GGTH-2012 del 19 de junio de 2012 la GGTH remite elregistro de asistencia a Evento uso Correcto de ropa de trabajo y equipopersonal del 22 de marzo de 2012.

se forme en ellos un hábito que coadyuve a laformación de una cultura de salud y seguridadocupacional institucional.

2009-07-01 A 2010-12-31

3

Coordinarán el desarrollo de un programa decapacitación para todo el personal de la Unidad deBienestar Social, Seguridad Industrial y SaludOcupacional sobre las políticas y procedimientosestablecidos en la empresa, para el manejo, controly respaldo de la documentación, información yarchivos generados en esa unidad, a fin de que seorganice el archivo de manera cronológica ysecuencial.




2009-07-01 A 2010-12-31


C

Con Memorando 044-GGTH-DM-12 del 20 de marzo de 2012, se realiza lacapacitación Manejo, control y respaldo de la documentación y archivo, queconvoca el Líder de la UBSSISO, adjuntando registro de asistencia de23-03-2012 y 25-10-2011.

4

Dispondrá al Líder de Bienestar Social, SeguridadIndustrial y Salud Ocupacional, elabore un plananual de actividades debidamente estructurado,mismo que contendrá objetivos, políticas,programas, proyectos, actividades, metas,indicadores, presupuesto, responsables, etc.; demanera que se optimice al máximo la gestión deésta unidad, documento que deberá integrarse a laplanificación de la Gerencia de Gestión Humana yésta a su vez a la planificación estratégicainstitucional.




2009-07-01 A 2010-12-31


PC

Con Memorando 745-GGTH-2012 del 19 de junio de 2012 la GGTH remite elCronograma de Implementación del sistema de Gestión de Seguridad ySalud Ocupacional la EMASEO EP; sin embargo no se realiza undocumento del Plan anual de actividades como se generó en el año 2011.

5

Controlará, evaluará y efectuará el seguimientopermanente de la planificación de la Unidad deBienestar Social, Seguridad Industrial y SaludOcupacional, a fin de garantizar el logro de losobjetivos planeados.




2009-07-01 A 2010-12-31


C

Con memorando 108-GGTH-DM-12 de 07-junio-12 el Líder de la UBSSISOremite el informe de la Unidad correspondiente al mes de mayo 2012, en elcual se encuentra el cronograma de actividades, las actividades ejecutadase indicadores de gestión del mes señalado.


RESPONSABLES


6

Dispondrá al Líder de la UBSSISO que actualice lamatriz de riesgos de la EMASEO EP, cada vez quese modifique la estructura orgánica, de tal maneraque se adapte a la realidad y sirva de base para laelaboración y aprobación de un plan de mitigaciónde riesgos, que precautele la integridad del personaly de los bienes patrimoniales.




2009-07-01 A 2010-12-31


PC

En la matriz de riesgo no se encuentran Gerencias y Unidades ya aprobadas según nuevo reglamento orgánico funcional.

La matriz de riesgo de la empresa EMASEO EP, tuvo su ultima actualizaciónel 02 de junio del 2011 el cual se adjunta en el memorando 139-GGH-SS-2011 del 12 de septiembre de 2011 , sin embargo ya se encuentra aprobadoel Reglamento Orgánico Funcional de la EMASEO EP mediante Resolución053-DE-2011 el 20 de diciembre en el cual ya se establecen nuevasGerencias y Unidades.

10

Realizará una evaluación de las características dela dotación que se suministra a cada tipo deservidor y coordinará con la Gerencia deOperaciones, las especificaciones técnicas de laropa de trabajo y equipos de protección necesarios,para los diferentes sistemas de recolección de RSUque realiza la EMASEO EP. De ser necesariocontará con asesoría especializada, para establecerel uso de productos apropiados para las actividadesde recolección, barrido, conducción, mecánica yotros servicios.




2009-07-01 A 2010-12-31


C

Según contrato No,56-LOSNCP-AJ-2011 con fecha del 26 de octubre de2011 se realizó la adquisición de ropa de trabajo para el personal de plantaamparados por el contrato colectivo, el personal de jornal de contrato a plazofijo, servidores que realizan supervisión zonal y de patio de la EmpresaPública Metropolitana de Aseo. Según Memorando 936-GGGTH-2012 del20 de julio de 2012 emitido por la GGTH se adjunta el memorando 776-GGTH-2012 donde consta la autorización del GG para la adquisición de ropade trabajo correspondiente al año 2012. Con memorando 097-GGTH-SS-2012 del 20 de junio de 2012 el Líder de la UBSSISO envía el informe deinspección de EPP y ropa de trabajo realizado el 19 de junio de 2012.

11

Dispondrá al Líder de la UBSSISO, elaborar unestudio técnico integral de todos los factores quepueden generar riesgos a los trabajadores de laempresa, de modo que se cubran todos los casosde potencial efecto en su salud e integridad.Además dicho profesional, efectuará un monitoreo ymediciones periódicas de los niveles de exposicióna factores de riesgo físico, cuyos resultados





PC

La matriz de riesgo no se encuentra actualizada La matriz de riesgo de la empresa EMASEO EP, tuvo su ultima actualizaciónel 02 de junio del 2011 el cual se adjunta en el memorando 139-GGH-SS-2011 del 12 de septiembre de 2011 , sin embargo ya se encuentra aprobadoel Reglamento Orgánico Funcional de la EMASEO EP mediante Resolución053-DE-2011 el 20 de diciembre en el cual ya se establecen nuevasGerencias y Unidades.

a factores de riesgo físico, cuyos resultadospermitirán adoptar medidas de prevención paraevitar, reducir, compartir o aceptar los riesgos.

EMASEO2009-07-01 A 2010-12-31

12

Dispondrá al Líder de la UBSSISO, profundizar elanálisis integral del factor de riesgo químico e incluiren el Plan de Mitigación de Riesgos, las medidaspara contrarrestarlo, especialmente para lostrabajadores del servicio médico, talleres,recolección y barrido.




2009-07-01 A 2010-12-31


C

En el mes de julio de 2011 sometió a la aprobación de la Gerencia Generalun Procedimiento de manejo de Productos Químicos, aplicable al proceso decompra, transporte, recepción, descarga, identificación, almacenamiento,transporte interno, transvase, procesamiento o uso y disposición de residuosde todos los productos químicos y peligrosos que se utilizan en EMASEOEP; incluyendo además documentos como: instructivos para el etiquetado deproductos químicos, señalización de áreas, manual de inducción de manejode productos químicos a contratistas y caracterización de productosquímicos e instructivo en caso de derrames.

13

Dispondrá al Líder de la UBSISO, que someta elmanual de desechos del servicio médico a laaprobación de la Gerencia General, para quemediante resolución administrativa, este documentotenga el carácter de cumplimiento obligatorio.




2009-07-01 A 2010-12-31


PC

Mediante memorando 109-GGTH-DM-12 del 7 de junio de 2012, el Líder laUBSSISO envía a la GGTH el Manual para el manejo de residuos peligrososen el Dispensario Médico, para su revisión y aprobación.

14





2009-07-01 A 2010-12-31


C

Se evidencia que la Gerencia de Operaciones ha tomado acciones para el mejoramiento del lugar asignado al comedor de la empresa guardando condiciones de salud e higiene.



RESPONSABLES


15

Dispondrá al Líder de la UBSSISO que encoordinación con el personal de Administración yDesarrollo de Personal, planifique y ejecuteprogramas de inducción y adiestramientoperiódicos, de manera que el personal entrante,conozca los riesgos a los que se expone en eldesarrollo de sus funciones y las medidas paraprevenirlos; similar procedimiento efectuará para elcaso de adiestramiento al personal administrativo.




2009-07-01 A 2010-12-31


C

Cada que ingresa personal nuevo se ejecuta la inducción en la cual seexpone el desarrollo de funciones y medidas de prevenir riesgos.

16

Efectuará un análisis integral de los organismos deapoyo que restan conformar en la empresa, ya quetienen el propósito de atender las necesidades deseguridad y salud ocupacional, así como examinardiversas necesidades que competen a las parteslaboral y empresarial, de manera que toda laempresa se encuentre debidamente protegida; paralo cual efectuará las consultas necesarias, a losentes que ejercen la rectoría en esta materia, asaber el Ministerio de Relaciones Laborales y elInstituto Ecuatoriano de Seguridad Social.




2009-07-01 A 2010-12-31


PC

Según Oficio 016-GJ-2012 del 16 de mayo de 2012, se solicita el Registrodel comité y subcomité de Seguridad y Salud de EMASEO EP.

17

Dispondrá al Líder de la Unidad de Seguridad ySalud verifique que todos los accidentes suscitadosal personal de EMASEO, sean reportados aRiesgos del Trabajo del Instituto Ecuatoriano deSeguridad Social.





C

Seguridad Social. EMASEO2009-07-01 A 2010-12-31

9

Diseñará y ejecutará el programa de señalética,para cuartelillos, parqueaderos y áreas decirculación peatonal de los centros de operación dela EMASEO, de acuerdo a la normativa del InstitutoEcuatoriano de Normalización INEN




2009-07-01 A 2010-12-31

Líder de la Unidad de Bienestar

Social, Seguridad Industrial y Salud

Ocupacional

C

Se evidencia que la Unidad de Bienestar Social, Seguridad Industrial y SaludOcupacional de EMASEO ha elaborado un manual diseñado en julio de 2011y entregado a la Unidad de Servicios Generales, que incluye los distintostipos de señalización, que a octubre de 2012 se encuentra implementadocomo se puede observar en registro fotográfico.

En registro fotográfico de 12 de octubre de 2012 en las instalaciones delCentro de Operaciones de la Occidental.

En mayo de 2012 la empresa ANDIPA safety solutions presenta a laEMASEO EP el informe de actividades de señalización en la empresa; en elcual, se detalla el trabajo realizado.

3

Coordinarán el desarrollo de un programa decapacitación para todo el personal de la Unidad deBienestar Social, Seguridad Industrial y SaludOcupacional sobre las políticas y procedimientosestablecidos en la empresa, para el manejo, controly respaldo de la documentación, información yarchivos generados en esa unidad, a fin de que seorganice el archivo de manera cronológica ysecuencial.




2009-07-01 A 2010-12-31

Secretaria General

C

La Secretaría General coordinó con la Unidad de Bienestar Social,Seguridad Industrial y Salud Ocupacional (UBSSISO), el desarrollo deeventos de capacitación para el manejo, control y respaldo de ladocumentación y archivo, lo cual se evidencia en el Registro de Asistenciasuscrito por siete participantes con fecha 25 de octubre de 2011, asítambién, en el memorando 044-GGTH-DM-12 de 20 de marzo de 2012,através del cual se convoca al personal de la UBSSISO a otro evento similar.

1

Dispondrá a los Gerentes Administrativo Financieroy de Operaciones elaboren un estudio de laoperación que identifique los costos proyectadospara la implementación del nuevo modelo derecolección por contenerización, así como delmodelo de recolección a pie de vereda que permitanvisualizar y determinar los valores reales de cadauna de las actividades de recolección y barrido, demodo que dichas cifras permitan establecer elmonto necesario de recursos financieros paraelaborar el presupuesto institucional.

EXAMEN ESPECIAL A LA EVALUACIÓN DE

CONTROL INTERNO A LA NORMA 403-

ADMINISTRACION FINANCIERA TESORERIA

AL 2011-02-28

Gerente General PC

Se evidencia que existe el estudio "Modelo de Gestión para implementar elSistema de Recolección de Residuos Sólidos Urbanos en el DistritoMetropolitano de Quito, con Tecnologías Innovadoras de Contenerización",el cual en su capítulo 7 establece el "Estudio del análisis costo beneficio enrelación con el modelo actual o tradicional", sin embargo, se puede observaren el numeral 7.1. Metodología, párrafo segundo que "para realizar laevaluación de costos se considerará exclusivamente el componente decosto operativo que tiene los dos modelos... el nuevo modelo de gestión noimplica la reingeniería de otras áreas de apoyo como las correspondientes aFinanciero, Contabilidad, Recursos Humanos, etc."

En julio de 2011 se realizó el "Modelo de Gestión para implementar elSistema de Recolección de Residuos Sólidos Urbanos en el DistritoMetropolitano de Quito, con Tecnologías Innovadoras de Contenerización",el cual en su capítulo 7 establece el "Estudio del análisis costo beneficio enrelación con el modelo actual o tradicional"


RESPONSABLES


2

Dispondrá al Gerente Administrativo Financiero, queen base al estudio de costos de operaciónefectuado, presente un informe que será conocidopor el Directorio, relacionado con las variacionesque deba implementarse al cobro del servicio derecolección y barrido de la ciudad. Éste estudiopodrá considerar el establecimiento de un modelocon componentes fijos y variables, establecidos enla tasa, que no generen una distorsión en loscostos, ni impactos de consideración en lapoblación.




AL 2011-02-28

Gerente General PC

Se evidencia que la EMASEO EP a través de la Consultora RUSH S.A. haelaborado el "Desarrollo de un Modelo Matemático que optimice larecaudación de la Tasa por Recolección de Basura que abarque la GestiónIntegral de Residuos Sólidos, en Función de la Cobertura de Costos Fijos,Variables, y de Reposición que deben percibir la EMASEO EP y laEMPGIRS, en el mediano y Largo Plazo", en su capítulo "6.5 Fortalezas ydebilidades de cada sistema de cobro por recolección de basura" estableceque "En Ecuador la tarifa se haya fijado en función del consumo eléctrico..."y que "La tarifa pagada en el país permite además formar una tarifa enpartes, una variable y una parte fija variable, es decir, se paga por elconsumo eléctrico además por el nivel de consumo... la aplicación de esteesquema tarifario para el sector residencial es adecuado. Así se disminuyeel excedente del consumidor de altos estratos, frente al aumento desatisfacción de los bajos estratos económicos". en el capítulo "7 Con ModeloTarifario seleccionado en el Horizonte de Mediano y Largo Plazo" seestablece que "Debido a que la empresa pública toma una tasa de consumoeléctrico de la ciudadanía, es menester calcular la tasa que satisface eladecuado comportamiento de tesorería de cada una de las empresas...Dentro del ámbito regulatorio no podría fijarse una tarifa menor a la de loscostos totales de cada empresa al operar en conjunto. En otras palabrasdebe analizarse la operación conjunta de las dos empresas Emaseo EP yEMGIRS EP". En la quinta conclusión de el estudio se establece que "Elcálculo del incremento tarifario de la TRB y TRBa es en 67%".

Además se observa que en memorando 493-GAF-2012 de 16 de mayo de2012 la Gerencia Administrativa Financiera en relación a la recomendación

La EMASEO EP a través de la Consultora RUSH S.A. ha elaborado el"Desarrollo de un Modelo Matemático que optimice la recaudación de laTasa por Recolección de Basura que abarque la Gestión Integral deResiduos Sólidos, en Función de la Cobertura de Costos Fijos, Variables, yde Reposición que deben percibir la EMASEO EP y la EMPGIRS, en elmediano y Largo Plazo", en su capítulo "6.5 Fortalezas y debilidades de cadasistema de cobro por recolección de basura" establece que "En Ecuador latarifa se haya fijado en función del consumo eléctrico..." y que "La tarifapagada en el país permite además formar una tarifa en partes, una variable yuna parte fija variable, es decir, se paga por el consumo eléctrico ademáspor el nivel de consumo... la aplicación de este esquema tarifario para elsector residencial es adecuado. Así se disminuye el excedente delconsumidor de altos estratos, frente al aumento de satisfacción de los bajosestratos económicos". en el capítulo "7 Con Modelo Tarifario seleccionadoen el Horizonte de Mediano y Largo Plazo" se establece que "Debido a quela empresa pública toma una tasa de consumo eléctrico de la ciudadanía, esmenester calcular la tasa que satisface el adecuado comportamiento detesorería de cada una de las empresas... Dentro del ámbito regulatorio nopodría fijarse una tarifa menor a la de los costos totales de cada empresa aloperar en conjunto. En otras palabras debe analizarse la operación conjuntade las dos empresas Emaseo EP y EMGIRS EP". En la quinta conclusión deel estudio se establece que "El cálculo del incremento tarifario de la TRB yTRBa es en 67%".

En memorando 493-GAF-2012 de 16 de mayo de 2012 la GerenciaAdministrativa Financiera en relación a la recomendación establece que "Se Se evidencia mediante memorando 493-GAF-2012 de 16 de mayo de 2012

que la Gerencia Administrativa Financiera en relación a la recomendaciónestablece que no ha sido aplicada debido a que "Se gestionará ante la

En memorando 493-GAF-2012 de 16 de mayo de 2012 la GerenciaAdministrativa Financiera en relación a la recomendación establece que noha sido aplicada debido a que "Se gestionará ante la Empresa de Energía

3

Coordinará acciones con la Empresa PúblicaMetropolitana de Energía Eléctrica Quito,relacionadas con la revisión periódica del catastrode abonados que se acogen al descuento portercera edad, a fin de depurarlo y beneficiar eldescuento únicamente a los ciudadanos vivos quecumplan con los requisitos definidos en la normativavigente.




AL 2011-02-28

Gerente General NC

establece que no ha sido aplicada debido a que "Se gestionará ante laEmpresa de Energía para coordinar la revisión del catastro, durante el mesde junio de 2012". Sin embargo al momento no ha sido posible evidenciarque se hayan tomado acciones con la Empresa Pública Metropolitana deEnergía Eléctrica Quito, relacionadas con la revisión periódica del catastrode abonados que se acogen al descuento por tercera edad con el propósitode depurarlo y beneficiar el descuento únicamente a los ciudadanos vivosque cumplan con los requisitos definidos en la normativa vigente.

Por su parte la Gerencia Administrativa Financiera ha elaborado eldocumento denominado "Sustento Económico - Financiero para el Aumentode la TRB" en el cual se exponen 5 posibles fuentes de financiamiento de laEmaseo EP, y los efectos de no obtener un financiamiento a futuro que son4 proyectos que se quedarían sin financiamiento para llevar a cabo suejecución.

ha sido aplicada debido a que "Se gestionará ante la Empresa de Energíapara coordinar la revisión del catastro, durante el mes de junio de 2012".

Por su parte la Gerencia Administrativa Financiera ha elaborado eldocumento denominado "Sustento Económico - Financiero para el Aumentode la TRB" en el cual se exponen 5 posibles fuentes de financiamiento de laEmaseo EP, y los efectos de no obtener un financiamiento a futuro que son4 proyectos que se quedarían sin financiamiento para llevar a cabo suejecución.

4

Dispondrá al funcionario de la Unidad deContabilidad, encargado de las conciliacionesbancarias, realice esta prueba mensualmente, demodo que en los casos de débitos o créditos noresueltos, se pueda requerir oportunamente a laentidad bancaria los correctivos o ajustescorrespondientes y por ende la Contabilidad de laempresa refleje saldos razonables en sus EstadosFinancieros.




AL 2011-02-28

Coordinador Financiero

C

La Unidad de Contabilidad realiza mensualmente las conciliacionesbancarias según se evidencia los documentos conciliación bancaria BancoPichincha y Banco Central del Ecuador del mes de agosto de 2012.


RESPONSABLES


1

Dispondrán a los integrantes de sus unidades,coordinen el levantamiento del proceso deadquisiciones adaptándolo al nuevo software CG-WEB, a fin de depurar los pasos innecesarios,agilitar su gestión, permitir la integración de lainformación de todas las dependencias queparticipan en este tipo de procesos y establecertodas las seguridades, de modo que se puedamonitorear cada trámite desde su inicio hasta sufinalización.

EXAMEN ESPECIAL A LA UNIDAD DE

ADQUISICIONES DE EMASEO

2009-07-01 A 2011-05-31


FinancieroC

En Memorando 231-GPIT-2012 de fecha 28 de agosto de 2012 remitido porel Blgo. Guido Mosquera Martínez Gerente de Planificación e InnovaciónTecnológica al Dr. Iván Bahamonde Montenegro Auditor Interno en relacióna la recomendación establece que "se ha procedido a realizar unlevantamiento preliminar del procesos de compra con el apoyo de la GAF".

Se observa que existe el Acta No. 3 "Definición del Flujo en el Proceso deCompras-Bodegas Módulos Administrativos" donde se establece el Procesode Compras, no se cuenta con el procedimiento aprobado ni se evidencia laimplementación en el sistema CG-Web.

En el Acta No. 3 "Definición del Flujo en el Proceso de Compras-BodegasMódulos Administrativos" se establece el Proceso de Compras.

En memorando de fecha 11 de julio de 2012 la Gerencia de Planificación eInnovación Tecnológica remite el cronograma de aplicación de larecomendación y establece como fecha de implementación octubre de 2012.

3

En los casos de separación o rotación del personal,de cualquier dependencia de la empresa, exigiráprevio al registro de las acciones de personal, secumpla con la diligencia de entrega recepción dedocumentos, registros y archivos, proceso en el queparticipará personal de la Secretaría General. Elacta que se levante, constituirá un requisitoindispensable para la el finiquito de su relaciónlaboral.



2009-07-01 A 2011-05-31


PC

Previo el pago de la liquidación correspondiente a los funcionarios salientes,la Gerencia de Gestión de Talento Humano, exige como requisito el actaentrega recepción de documentación, archivos físicos e información digital,documento en el cual se evidencia la participación de un funcionario de laUnidad de Secretaría General en calidad de delegado para esta diligencia.

Sin embargo, este requisito no se exige para la emisión de la respectivaacción de personal en los casos de rotación o traslado de funcionarios.

Actas entrega recepción del archivo de Secretaría General.

La Unidad de Adquisiciones mantiene en sus registros el formulario "Solicitud deCompra" el cual posee un código identificador que se mantiene fijo a través delproceso de adquisición, documento que detalla el área que solicita, el Código yDescripción del productos - artículo seleccionado, unidad de medida y cantidadrequerida. Con estos datos se da inicio al proceso de adquisición. Ha sido posibleevidenciar solicitudes de compras: 56-UGB-MV-12 (materiales de aseo), 044-UGB-AF-12 (bienes), 1223-GB-BC-T (repuestos), 1155-GB-BC-T (materiales deconstrucción), 01008-GME-2012 (servicio de mantenimiento).

2

Dispondrá al Coordinador Administrativo, que enbase al proceso de adquisiciones, establezca unformulario para las requisiciones de bienes,repuestos, suministros y prestación de servicios,que incluya toda la información necesaria para sutrámite, y los archivos de la Unidad deAdquisiciones, se los conforme de acuerdo a lasnormas establecidas en la institución.



2009-07-01 A 2011-05-31


FinancieroC

construcción), 01008-GME-2012 (servicio de mantenimiento).

En memorando 060-SG-2011 de 26 de diciembre de 2012 se evidencia que con elasunto "Cumplimiento recomendaciones de Auditoría Interna a la Unidad deAdquisiciones" la Secretaría General informa al Coordinador AdministrativoFinanciero que "... el día 17 de octubre d e2011 se realizó la capacitación sobre eltema de archivo a la asistente de la U.A. ... en la que se trataron los siguientestemas: Fondo Documental, Archivo de Gestión, Foleo de la Documentación,Revisión de Formatos para archivo" y establece un procedimiento de archivosugerido para Expediente de Repuestos, Expediente de Mantenimiento, Expedientede Bienes, Expediente de Combustible, Expediente de Solicitud de Stock deBodega, Memorandos Recibidos, Memorandos enviados.

Se evidencia en la Base de Datos Archivo General EMASEO EP en la pestañaAdquisiciones que se han entregado documentos (memorandos enviados 2010) ala Secretaría General de conformidad con las normas establecidas para el archivo.


RESPONSABLES


4

Solicitará al Líder de la Unidad de Gestión deBienes efectuar periódicamente un estudiopormenorizado de la rotación del inventario debienes, determinando mínimos y máximos de stockde bodega, a fin de contar con un instrumento degestión confiable para la estructuración del PACinstitucional y la provisión oportuna de bienes,repuestos y suministros que cubran lasnecesidades internas.



2009-07-01 A 2011-05-31


FinancieroC

Las compras programadas para adquisición de materiales de oficina, aseo y deimpresión se realizan en base a un histórico de los consumos mensuales quereporta la bodega y de acuerdo a la planificación cuatrimestral que se realiza; sinembargo, en el examen especial efectuado a la Unidad de Adquisiciones por elperíodo comprendido entre el 01 de julio de 2009 y el 31 de Mayo de 2011, sedeterminó que la adquisición de repuestos no es realizada de acuerdo al consumoreal, pues no se establecen niveles máximos y mínimos de inventario, debiendorealizar recurrentes adquisiciones para completar el stock de bodega, debido a lainapropiada planificación de los abastecimientos.

El Plan Anual de Contrataciones aprobado con Resolución Administrativa 009-EMASEO EP-2012 fue elaborado de acuerdo a las necesidades de cada una delas Unidades de la EMASEO EP.Las compras programadas para adquisición de materiales de oficina, aseo y deimpresión se realizan en base a un histórico de los consumos mensuales quereporta la bodega y de acuerdo a la planificación cuatrimestral que se realiza. Enlas compras para la bodega de repuestos y accesorios se realiza de acuerdomáximos y mínimos de inventario, esto debido a que la Unidad de Maquinaria yEquipo pudo realizar a inicios del año estudios de stock de cada una de las marcasde vehículos que mantenemos en la flota vehicular, tomando en cuenta un análisisde los últimos 12 meses, además para tener certeza de que los repuestos lleguenen el tiempo que se necesita se procedió a codificar los mismos en base al catálogode partes del fabricante; por tanto, las compras se realizan actualmente de acuerdo al consumo, capacidad de almacenar, conveniencia financiera y tiempo paraejecutar el trámite de contrataciones.Cabe mencionar que se adquieren repuestos y accesorios para la flota vehicularpor temas emergentes y por procedimiento de ínfima cuantía.

El Plan Anual de Contrataciones aprobado con Resolución Administrativa 009-EMASEO EP-2012 fue elaborado de acuerdo a las necesidades de cada una delas Unidades de la EMASEO EP.

En Resolución Administrativa 0101-A-EMASEO EP-2012 se resuelve: "... Modificarel Art. 1 de la Resolución Administrativa No. 009-EMASEO EP-2012 de 12 deenero de 2011, reformando el Plan Anual de Contrataciones aprobado mediantedicha Resolución..."

En memorando 003-GME-PM-2012 de 20 de enero de 2012 el Líder de Maquinariay Equipo envía al Gerente de Maquinaria y Equipo el requerimiento de compra derepuestos para Contenerización e informa que "En este caso no se realizó unestudio previo de movimientos ya que estos vehículos y contenedores son nuevos,esta compra de stock se la realiza en base a un sugerido del proveedor, el mismoaconseja mantener un stock mínimo para disponibilidad inmediata..."

En memorando 004-GME-PM-2012 de 20 de enero de 2012 el Líder de Maquinariay Equipo envía al Gerente de Maquinaria y Equipo el requerimiento de compra derepuestos varios e informa que "... me permito adjuntar para su verificación,aprobación y posterior gestión de compra sugerido de repuestos para la flota devehículos, e n la misma consta la codificación de cada ítem basado en rotaciones.Cabe indicar que el estudio de stock, se lo realizó tomando en cuenta unanálisis de movimientos en los últimos 12 meses, esta compra se la realizapensando en una provisión para seis, tiempo prudente para tener una basecontrolada de movimientos, la misma que en el futuro nos permitirá realizarcompras basadas en stocks mínimos"

Las compras programadas para adquisición de materiales de oficina, aseo y de El Plan Anual de Contrataciones aprobado con Resolución Administrativa 009-

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Dispondrá al Líder de la Unidad de Gestión deBienes, coordinar con el Gerente de Maquinaria yEquipo, la estructuración de un plan deabastecimiento para stock de la bodega derepuestos y accesorios, en función de los planes demantenimiento preventivo y correctivo de la flotavehicular y de las existencias disponibles enbodega, procurando que la compra por unidades, através del procedimiento de ínfima cuantía, sea unmétodo que se utilice en casos de excepción.



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FinancieroC

Las compras programadas para adquisición de materiales de oficina, aseo y deimpresión se realizan en base a un histórico de los consumos mensuales quereporta la bodega y de acuerdo a la planificación cuatrimestral que se realiza; sinembargo, en el examen especial efectuado a la Unidad de Adquisiciones por elperíodo comprendido entre el 01 de julio de 2009 y el 31 de Mayo de 2011, sedeterminó que la adquisición de repuestos no es realizada de acuerdo al consumoreal, pues no se establecen niveles máximos y mínimos de inventario, debiendorealizar recurrentes adquisiciones para completar el stock de bodega, debido a lainapropiada planificación de los abastecimientos.

El Plan Anual de Contrataciones aprobado con Resolución Administrativa 009-EMASEO EP-2012 fue elaborado de acuerdo a las necesidades de cada una delas Unidades de la EMASEO EP.Las compras programadas para adquisición de materiales de oficina, aseo y deimpresión se realizan en base a un histórico de los consumos mensuales quereporta la bodega y de acuerdo a la planificación cuatrimestral que se realiza. Enlas compras para la bodega de repuestos y accesorios se realiza de acuerdomáximos y mínimos de inventario, esto debido a que la Unidad de Maquinaria yEquipo pudo realizar a inicios del año estudios de stock de cada una de las marcasde vehículos que mantenemos en la flota vehicular, tomando en cuenta un análisisde los últimos 12 meses, además para tener certeza de que los repuestos lleguenen el tiempo que se necesita se procedió a codificar los mismos en base al catálogode partes del fabricante; por tanto, las compras se realizan actualmente de acuerdo al consumo, capacidad de almacenar, conveniencia financiera y tiempo paraejecutar el trámite de contrataciones.Cabe mencionar que se adquieren repuestos y accesorios para la flota vehicularpor temas emergentes y por procedimiento de ínfima cuantía.

El Plan Anual de Contrataciones aprobado con Resolución Administrativa 009-EMASEO EP-2012 fue elaborado de acuerdo a las necesidades de cada una delas Unidades de la EMASEO EP.

En Resolución Administrativa 0101-A-EMASEO EP-2012 se resuelve: "... Modificarel Art. 1 de la Resolución Administrativa No. 009-EMASEO EP-2012 de 12 deenero de 2011, reformando el Plan Anual de Contrataciones aprobado mediantedicha Resolución..."

En memorando 003-GME-PM-2012 de 20 de enero de 2012 el Líder de Maquinariay Equipo envía al Gerente de Maquinaria y Equipo el requerimiento de compra derepuestos para Contenerización e informa que "En este caso no se realizó unestudio previo de movimientos ya que estos vehículos y contenedores son nuevos,esta compra de stock se la realiza en base a un sugerido del proveedor, el mismoaconseja mantener un stock mínimo para disponibilidad inmediata..."

En memorando 004-GME-PM-2012 de 20 de enero de 2012 el Líder de Maquinariay Equipo envía al Gerente de Maquinaria y Equipo el requerimiento de compra derepuestos varios e informa que "... me permito adjuntar para su verificación,aprobación y posterior gestión de compra sugerido de repuestos para la flota devehículos, e n la misma consta la codificación de cada ítem basado en rotaciones.Cabe indicar que el estudio de stock, se lo realizó tomando en cuenta unanálisis de movimientos en los últimos 12 meses, esta compra se la realizapensando en una provisión para seis, tiempo prudente para tener una basecontrolada de movimientos, la misma que en el futuro nos permitirá realizarcompras basadas en stocks mínimos"


RESPONSABLES


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Revisará la normativa vigente emitida por el INCOPen materia de compras públicas, para la adquisiciónde bienes y contratación de servicios bajo lamodalidad de ínfima cuantía, a fin de ajustar lanormativa interna de la empresa, a los preceptosestablecidos por dicho organismo de control.



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FinancieroC

En memorando 700-GAF-2011 LA Gerencia Administrativa Financiera remitea la Unidad de Auditoría Interna el nuevo proceso de adquisiciones diseñadopor esta unidad, directrices sobre las formalidades de adquisiciones y elinstructivo para el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de laEMASEO EP. Se adjunta el Acta tres de fecha 22 de julio de 2012 en el cualse establece el proceso de compras y se adjunta la Descripción del CG-WebFlujo Compras EMASEO de fecha 17 de junio de 2011.

En el instructivo para el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de laEMASEO EP se establece que "La Unidad de Adquisiciones una vez querecepte la documentación legalizada para la compra procederá conformeestablece la Resolución N° 048-2011 emitida por el INCOP, mediante la cualse expide la resolución sustitutiva de casuística de uso del procedimiento deínfima cuantía".

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Establecerá indicadores que permitan medir el usoadecuado de los recursos, fijando estándares detiempo razonables, para cada fase del proceso decompras de bienes y contratación de servicios bajola modalidad de ínfima cuantía, actividad que serásupervisada por el Coordinador de área en procurade observar la legalidad, cumplimiento de las



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Se evidencia en memorando 493-GAF-2012 de 16 de mayo de 2012 laGerencia Administrativa Financiera en relación a la recomendaciónestablece que no se aplicado puesto que "Con la finalidad de fijar tiemposrazonables en el proceso de compra, se consultará a IT del Ecuador, si elsistema permite parametrizar tiempos de ejecución a base de nuestrasnecesidades; para este efecto IT solicitará a la sede de la EmpresaConsultora en España el permiso correspondiente".

Sin embargo de que la Gerencia Administrativa Financiera establece índicesde gestión en relación a "Requerimientos recibidos y procesados para laadquisición de bienes y servicios" como se evidencia en los indicadores degestión del mes de julio de 2012, no se establecen indicadores que fijentiempos para cada fase del proceso de compra de bienes y servicio bajo la

En memorando 493-GAF-2012 de 16 de mayo de 2012 la GerenciaAdministrativa Financiera en relación a la recomendación establece que nose aplicado puesto que "Con la finalidad de fijar tiempos razonables en elproceso de compra, se consultará a IT del Ecuador, si el sistema permiteparametrizar tiempos de ejecución a base de nuestras necesidades; paraeste efecto IT solicitará a la sede de la Empresa Consultora en España elpermiso correspondiente".

Además se evidencia en los indicadores de gestión del mes de julio de 2012que la Gerencia Administrativa Financiera establece índices en relación a"Requerimientos recibidos y procesados para la adquisición de bienes yservicios"

normas en esta materia y la eficiencia con quecumplen su labor los servidores.

2009-07-01 A 2011-05-31 tiempos para cada fase del proceso de compra de bienes y servicio bajo lamodalidad de ínfima cuantía.

Cabe mencionar que el indicador de gestión a julio de 2012 derequerimientos recibidos y procesados para la adquisiciones de bienes yservicios establece que se ha procesado el 34% mientras que la metaestablecida es de procesar al menos 90% de requerimientos recibidos.

Se puede observar que la Unidad de Adquisiciones lleva un registro desolicitudes recibidas y procesadas para la flota vehicular, bienes y repuestospara cada mes, en los cuales se incluye el número de requerimientossolicitados, número de requerimientos atendidos, número de requerimientosanulados, número de requerimientos pendientes.

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Dispondrá al Líder de Adquisiciones, que en elproceso de compra de bienes o contratación deservicios, obligatoriamente realice la consulta delcatálogo electrónico, dejando constanciadocumental de tal procedimiento.



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C

Se evidencia en el proceso de compra 47-UGB-MV-12 se ha realizado laconsulta del catálogo electrónico del INCOP como consta en memorando1993-GAF-ADQ-2012 de 09 de mayo de 2012 en el que el líder deadquisiciones informa que "Una vez verificado en el Catálogo Electrónico delPortal de Compras Públicas se constató la no existencia de la categoríasolicitada, de acuerdo a copia de pantalla adjunta..."

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Dispondrá al Gerente de Planificación y DesarrolloEmpresarial ampliar el estudio de las fortalezas,oportunidades, debilidades y amenazas que incidenen la gestión de EMASEO EP, de manera queincluya información de cada una de lasdependencias institucionales, municipales ynacionales, para que en función de ellas, elaboreuna matriz de riesgos valorada y su respectivo plande mitigación, que incluya acciones de prevención,reducción o aceptación; así como acciones deseguimiento y monitoreo.

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO RELACIONADO CON LAS NORMAS 200-

AMBIENTE DE CONTROL; 300-EVALUACIÓN DEL

RIESGO; Y 406-ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA-ADMINISTRACIÓN DE

BIENES, Y DEMAS NORMAS

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Gerente General NC

Se evidencia mediante Memorando 212-GPIT-2012 de fecha 3 de agosto de2012 que no se ha cumplido la recomendación y que existen actividadespendientes por realizar para el cumplimiento de la misma, de tal manera queel análisis de los factores de riesgo así como su valoración y mitigación sehan programado para el mes de mayo de 2013, es decir, deberán transcurrir12 meses para que la recomendación de auditoría sea aplicada.

En Memorando 231-GPIT-2012 de fecha 28 de agosto de 2012 que remite elBiol. Guido Mosquera Gerente de Planificación e Innovación Tecnológica alDr. Iván Bahamonde Montenegro Auditor Interno con asunto "Estado deRecomendaciones" en cuanto a la recomendación referida dice que no hasido aplicada y anota como acciones pendientes "Realizar un análisis FODAque incluya actores internos y externos. Levantar términos de referenciapara realizar una Consultoría cuyo objetivo sea el contar con un Plan Integralde Mitigación de Riesgos".

En Memorando 212-GPIT-2012 de fecha 3 de agosto de 2012 el Biol. GuidoMosquera Martínez Gerente de Planificación e Innovación Tecnológicaremite al Dr. Hugo Borja Gerente Jurídico información sobre larecomendación referente a que existe un "Reglamento Orgánico Funcional(ROF) borrador" y que su revisión y aprobación será en el mes de mayo de2013.


RESPONSABLES


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Dispondrá al Gerente de Planificación y Desarrollocomplementar el Reglamento Orgánico Funcional,con la descripción de funciones para todas lasunidades de la organización, a fin de que el personaloperativo cuente con información claramentedefinida de las funciones y responsabilidades que lecorresponde cumplir.







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Gerente General C

Se observa que el Reglamento Orgánico Funcional de EMASEO EPestablece Atribuciones y Responsabilidades a Nivel de Gerencias yCoordinaciones.

No existe la descripción de funciones para todas las unidades de laorganización.

Mediante Sesión de Directorio de la EMASEO EP, celebrada el 20 deDiciembre de 2011, se aprobó el Reglamento Orgánico Funcional de laEMASEO EP, donde se establece Atribuciones y Responsabilidades a nivelde Gerencias y Coordinaciones.

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Obtendrá un estudio del impacto del incremento y-oreducción de los niveles de ingreso, producto de latasa de recolección de basura, a fin de fortalecer losingresos institucionales, el cual pondrá enconocimiento del Gerente General, para surespectiva resolución en reunión de Directorio







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FinancieroPC

Se evidencia que se ha tomado la acción correspondiente para elcumplimiento de la recomendación de tal forma que la GAF cuenta ya con elestudio "Desarrollo de un Modelo Matemático que Optimice la Recaudaciónde Basura que abarque la gestión Integral de Residuos Sólidos, en Funciónde la Cobertura de Costos Fijos, Variables y de Reposición que debenpercibir la EMASEO EP y la EMPGIRS, en el Mediano y Largo Plazo", cuyaimplementación será a partir del mes de junio de 2012

Mediante Memorando 493-GAF-2012 de fecha 16 de mayo de 2012 laGerencia Administrativa Financiera remite información sobre larecomendación referida e informa como acción tomada "Se contrató unaconsultora para que diseñe y elabore un "Modelo Matemático" que optimicela recaudación de la Tasa de recolección de la Basura" y que quedapendiente la implementación por parte del consultor desde el mes de juniode 2012.

Se evidencia que existe el estudio "Plan de Jubilación Voluntaria" quecontiene tres propuestas para el costo de indemnización por jubilación.

En Memorando 725-GGTH-2012 la Gerencia de Gestión de Talento Humano remiteen anexo 4 el estudio "Plan de Jubilación Voluntaria" relativo al cálculo y provisiónde fondos de jubilación del personal de EMASEO EP, estudio en el cual seestablece tres propuestas para el costo de indemnización por jubilación así:

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Gestionará los recursos necesarios, a fin de cubrirlos valores correspondientes al fondo de jubilaciónadeudado, de manera que se actualicen los pagospor este concepto al personal jubilado; así comoefectuará la provisión de recursos para el personalque a corto, mediano y largo plazo, se encuentre enetapa de jubilación







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FinancieroPC

Mientras que los fondos para las propuestas de jubilación voluntaria no sehacen aún efectivos, según se evidencia en Acta de Audiencia de MediaciónObligatoria del 8 de mayo de 2012 en el que se establece que "Las partesacuerdan que durante los próximos sesenta días conjuntamente realizaránlas gestiones correspondientes a fin de conseguir el financiamiento para lasmotivaciones por retiro voluntario...".

establece tres propuestas para el costo de indemnización por jubilación así:

1. Máximo de Indemnización USD 1.000 por cada año de servicio en un total de1'754.602,74.

2. Incentivo de USD 1.460 - año según AGM y Máximo Permitido por LOSEP(15*USD292 RMU actual) en un total de 2'098.159,89.

3. Suma de máximo de indemnización permitida por el Mandato 2 Art. 8 RetiroVoluntario (210*USD 292RMU Actual) en un total de 3'372.600,00.

En Memorando 725-GGTH-2012 de igual forma se adjunta el Acta de Audiencia deMediación Obligatoria celebrada el 8 de mayo de 2012 entre la Directora deMediación Laboral, La Directiva del Comité de Empresa "Febrero 18" de losTrabajadores de la Empresa Metropolitana de Aseo EMASEO EP y la Empleadorala Empresa Pública Metropolitana de Aseo EMASEO EP, acta en la cual en elPunto 15 se establece que "Las partes acuerdan que durante los próximos sesentadías conjuntamente realizarán las gestiones correspondientes a fin de conseguir elfinanciamiento para las motivaciones por retiro voluntario...".

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Dispondrá al personal a su cargo, verificar durantelas diferentes fases de actualización del CG-IFS alsistema CG-WEB, que todos los módulos cuentencon las funcionalidades requeridas, a fin deconservar un control interno razonable







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Se evidencia que las funcionalidades del Sistema CG-Web se encuentranactivas en un promedio del 62% mientras que el 48% aun no están enfuncionamiento, por lo que se observa que aun no se cumple con lainstalación al 100%

En oficio 009-GPIT-ITE-2012 de 28 de agosto de 2012, el Administrador delContrato 24-LOSNCP-AJ-2011 remite a IT Información Tecnológica delEcuador S.A. las actas de revisión funcional del Sistema CG-WEB en losmódulos: Tesorería, Presupuesto, Contabilidad, Bodegas, Compras, NóminaRecursos Humanos.

En las actas se observa que los porcentajes de cumplimiento de lasfuncionalidades en cada uno de los módulos son los siguientes: Tesorería44%, Presupuesto 67%, Contabilidad 89%, Bodega 66%, Compras 57% yNómina Recursos Humanos 42%.


RESPONSABLES


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Definirá indicadores de gestión para las actividadesadministrativas y financieras de la institución, quepermitan medir el logro de objetivos y utilización derecursos







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Si bien la GAF informa que se han elaborado los índices e indicadores degestión para las Unidades Financiera y Administrativa, y que se seránaprobadas por el Gerente General en junio de 2012, no se evidencia elcumplimiento de lo informado.

La Gerencia Administrativa Financiera en memorando 493-GAF-2012 de 16de mayo de 2012 informa que "Se dispuso a los líderes del área Financiera yAdministrativa el diseño de los índices e indicadores de gestión. Los mismosque serán discutidos el 17 de mayo de 2012" y que "El índice y suinterpretación, así como la aprobación por parte del Gerente General ase lorealizará durante el mes de junio de 2012".

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Dispondrá al Coordinador Administrativo, incluir ensu plan de actividades, la ejecución de tomas físicasperiódicas y constataciones físicas al menos unavez al año, tanto de bienes de larga duración comode existencias, a fin de verificar la integridad de losinventarios







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Se verificó que la Unidad de Gestión de Bienes no realiza constatacionesfísicas periódicas, excepto la bodega de suministros de aseo, oficina ymaterial de impresión; y, vestuario. En cuanto a las constataciones físicasanuales se observa que la Coordinación Administrativa ha organizado unevento anual así:- 17 y 18 de diciembre de 2011 a las bodegas de repuestos y materiales - 23 de abril de 2012 a los bienes de larga duración y herramientas.

La Gerencia Administrativa Financiera ha realizado constataciones físicasanuales así:- 17 y 18 de diciembre de 2011 a las bodegas de repuestos y materiales(Memorando 1003-GAF-2011 de 15 de diciembre de 2011 y 1004-GAF-2011de 16 de diciembre de 2011) del cual se indican las novedades por parte deAuditoría Interna (Memorando 134-AI-2011 de fecha 20 de diciembre de2011)- 23 de abril de 2012 a los bienes de larga duración y herramientas(Memorando 411-GAF-2012 de 18 de abril de 2012 y 06-IRRA-2012 de 27de abril de 2012) del cual se indican las novedades por parte de AuditoríaInterna (Memorando 27-AI-2012 de fecha 27 de abril de 2012)

Se evidencia que los procesos, directrices y plan de constatación, incluyenobjetivos, ámbito y alcance de su aplicación, metodología de trabajo,coordinadores de evento, equipos de trabajo y cronograma de ejecución.

La Unidad de Gestión de Bienes para las constataciones físicas anuales haelaborado el correspondiente instructivo como se puede observar en:- Toma física del 17 y 18 de diciembre de 2011 a las bodegas de repuestos y

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Dispondrá al Coordinador Administrativo, diseñar enforma clara y sencilla el instructivo y cronogramapara las tomas y constataciones físicas anuales; ydifundirlo oportunamente a los funcionariosinvolucrados de manera que se optimicen recursos







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Documentos diseñados en forma clara y sencilla para las tomas yconstataciones físicas anuales; además, se evidencia la difusión oportuna alos funcionarios involucrados.

materiales en Memorando 1004-GAF-2011 de 16 de diciembre de 2011 queadjunta el documento "Planificación para toma física de bodega de repuestosy accesorios, materiales de construcción del año 2011" en el cual seestablece objetivos generales y específicos; ámbito de aplicación, lametodología de trabajo, equipos de trabajo con sus respectivas funciones ylos delegados para la constatación física de inventario. - Toma física del 23 de abril de 2012 a los bienes de larga duración yherramientas en Memorando 411-GAF-2012 de 18 de abril de 2011 queadjunta el documento "Cronograma e Instructivo para efectuar constataciónFísica de bienes de larga duración" en el cual se establece responsable delproceso, objetivo, procedimiento, instructivo para constatación individual, asícomo los funcionarios responsables del proceso.


RESPONSABLES


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Dispondrá al Coordinador Administrativo, supervisarconstantemente las tomas y constataciones físicasefectuadas a los bienes de larga duración yexistencias, de manera que éstas concluyanapropiadamente y sus resultados se formalicen enactas, que permitan realizar conciliaciones, a fin deefectuar acciones correctivas oportunas y presentarsaldos actualizados y reales de inventarios







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La Gerencia Administrativa Financiera organizó y ejecutó los siguientes eventos deconstatación física:a) Constatación física anual de los inventarios de bodegas de repuestos yaccesorios y materiales de construcción, emitiendo a través de memorando 1004-GAF-2011 de 16 de diciembre de 2011, las directrices y proceso a seguirse.b) Constatación física anual de bienes de larga duración, emitiendo a través dememorando 411-GAF-2012 de 18 de abril de 2011, el correspondiente Plan deConstatación.Con memorando 06-IRRA-2012 de 27 de abril de 2012, el Coordinador informa lasnovedades del proceso de constatación, por lo que se conforma una comisión paraejecutar un Plan Emergente para la constatación de bienes de larga duración yherramientas quienes emiten su informe de labores mediante memorando 21-IRRA-2012 de 24 de julio de 2012 estableciendo novedades en cuanto a "No justificaciónde bienes asignados". Con memorando 083-COM-ACTIVOS-2012 de 13 de julio de 2012 los miembros dela Comisión Plan Emergente solicitan al Gerente Administrativo Financiero, en eltexto, lo siguiente “R adjunto el detalle de los bienes que no han sido encontradosy carecen de información del último custodio; por lo que, solicitamos que esosvalores que constan registrados sin representaciones de bienes sean dados debajaR” y establece:Bienes de larga duración $ 78.182,34 Bienes de control $ 29.923,23 Total Valores Registrados $138.551,65 Es necesario hacer notar que existen errores de cálculo, los valores correctos son:Bienes de larga duración $ 78.182,34 Bienes de control $ 30.072,23 Total Valores Registrados $108.254,67


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Elaborará políticas para la determinación anual deabastecimientos, que se relacionen con losconsumos reales; niveles máximos y mínimos deexistencias y con los proyectos y actividades pordependencias, del plan operativo anual; de maneraque se estructure el PAC en relación alpresupuesto, POA y planificación estratégicainstitucional







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Las compras programadas para adquisición de materiales de oficina, aseo y de impresión serealizan en base a un histórico de los consumos mensuales que reporta la bodega y deacuerdo a la planificación cuatrimestral que se realiza; sin embargo, en el examen especialefectuado a la Unidad de Adquisiciones por el período comprendido entre el 01 de julio de2009 y el 31 de Mayo de 2011, se determinó que la adquisición de repuestos no es realizadade acuerdo al consumo real, pues no se establecen niveles máximos y mínimos de inventario,debiendo realizar recurrentes adquisiciones para completar el stock de bodega, debido a lainapropiada planificación de los abastecimientos.

El Plan Anual de Contrataciones aprobado con Resolución Administrativa 009-EMASEO EP-2012 fue elaborado de acuerdo a las necesidades de cada una de las Unidades de laEMASEO EP.Las compras programadas para adquisición de materiales de oficina, aseo y de impresión serealizan en base a un histórico de los consumos mensuales que reporta la bodega y deacuerdo a la planificación cuatrimestral que se realiza. En las compras para la bodega derepuestos y accesorios se realiza de acuerdo máximos y mínimos de inventario, esto debido aque la Unidad de Maquinaria y Equipo pudo realizar a inicios del año estudios de stock de cadauna de las marcas de vehículos que mantenemos en la flota vehicular, tomando en cuenta unanálisis de los últimos 12 meses, además para tener certeza de que los repuestos lleguen enel tiempo que se necesita se procedió a codificar los mismos en base al catálogo de partes delfabricante; por tanto, las compras se realizan actualmente de acuerdo al consumo, capacidadde almacenar, conveniencia financiera y tiempo para ejecutar el trámite de contrataciones.Cabe mencionar que se adquieren repuestos y accesorios para la flota vehicular por temasemergentes y por procedimiento de ínfima cuantía.

El Plan Anual de Contrataciones aprobado con Resolución Administrativa 009-EMASEO EP-2012 fue elaborado de acuerdo a las necesidades de cada una de las Unidades de laEMASEO EP.

En Resolución Administrativa 0101-A-EMASEO EP-2012 se resuelve: "... Modificar el Art. 1 dela Resolución Administrativa No. 009-EMASEO EP-2012 de 12 de enero de 2011, reformandoel Plan Anual de Contrataciones aprobado mediante dicha Resolución..."

En memorando 003-GME-PM-2012 de 20 de enero de 2012 el Líder de Maquinaria y Equipoenvía al Gerente de Maquinaria y Equipo el requerimiento de compra de repuestos paraContenerización e informa que "En este caso no se realizó un estudio previo de movimientosya que estos vehículos y contenedores son nuevos, esta compra de stock se la realiza en basea un sugerido del proveedor, el mismo aconseja mantener un stock mínimo para disponibilidadinmediata..."

En memorando 004-GME-PM-2012 de 20 de enero de 2012 el Líder de Maquinaria y Equipoenvía al Gerente de Maquinaria y Equipo el requerimiento de compra de repuestos varios einforma que "... me permito adjuntar para su verificación, aprobación y posterior gestión decompra sugerido de repuestos para la flota de vehículos, e n la misma consta la codificaciónde cada ítem basado en rotaciones. Cabe indicar que el estudio de stock, se lo realizótomando en cuenta un análisis de movimientos en los últimos 12 meses, esta compra se larealiza pensando en una provisión para seis, tiempo prudente para tener una base controladade movimientos, la misma que en el futuro nos permitirá realizar compras basadas en stocksmínimos"


RESPONSABLES


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Dispondrá al Coordinador Administrativo revisar ysupervisar el proceso de adquisiciones a fin demejorar el flujo de información y determinarcontroles clave, que proporcionen efectividad yeficiencia en sus actividades







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Las compras efectuadas por la Unidad de Contrataciones, se procesan yejecutan en el tiempo requerido para cumplir con los pasos y requisitos delportal de compras públicas.

Las compras de ínfima cuantía que lleva a cabo la Unidad de Adquisiciones,requieren de tiempos excesivos, por ejemplo:- El proceso para la compra de bienes demora en promedio 44 díascalendario,- El proceso para la contratación de servicios tarda un período de 31 díascalendario.

En Memorando 086-GJ-2012 de fecha 24 de mayo de 2012, la GerenciaJurídica remite a la Unidad de Auditoría Interna con el asuntoImplementación de Recomendaciones en relación a la recomendación queno se ha cumplido debido a que "A partir de la implementación del sistemaCG-WEB, en el mes de julio del presente año, se mantendrá un control enlínea de la información correspondiente al proceso de compras".

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Dispondrá al Líder de Adquisiciones, observar lanormativa vigente en materia de contrataciónpública, a fin de evitar la asignación de compras enforma directa a los proveedores







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FinancieroC

En cumplimiento a la recomendación 21 del informe de Evaluación delSistema de Control Interno relacionado con las normas 200, 300 y 406, laGAF incluye en el trámite de adquisición de bienes y servicios de ínfimacuantía la impresión de pantalla resultante de la constatación de la existencia del bien o servicio en el portal; en caso de existir el bien, se adquiere a losproveedores inscritos en el sistema, caso contrario se cotiza con otrosproveedores. Por ejemplo: en memorando 2985-GAF-ADQ-2012 de 12 dejulio de 2012 el Líder de Adquisiciones envía a la Gerencia AdministrativaFinanciera la constatación de existencia de la categoría suministros de aseode solicitud de compra en el catálogo electrónico del portal de ComprasPúblicas y en memorando 3155-GAF-ADQ-2012 de 23 de julio de 2012 laUnidad de Adquisiciones envía a la Gerencia Administrativa Financiera laconstatación de no existencia de la categoría solicitada (Elaboración de 12rodamientos de chasis para el cajón) en el Catálogo Electrónico y solicita laautorización para proceder con la disponibilidad presupuestariacorrespondiente.correspondiente.

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Dispondrá al Líder de Adquisiciones, ingresarmensualmente todas las facturas resultantes de losprocesos de adquisición de ínfima cuantía en elportal de compras públicas del INCOP, a fin demantener actualizada dicha información







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FinancieroC

El Líder de Adquisiciones, ingresa mensualmente todas las facturasresultantes de los procesos de adquisición de ínfima cuantía en el portal decompras públicas del INCOP y mantiene actualizada dicha información,como se observa en la pantalla de Compras Públicas - Contrataciones deÍnfima Cuantía de la EMASEO EP.

1

Diseñará políticas de talento humano relacionadascon los procesos de planificación, clasificación,reclutamiento, selección, capacitación, evaluacióndel desempeño y promoción del personal, a fin degarantizar el desarrollo profesional y asegurar laeficacia y vocación de servicio







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PC

Mediante resolución 57-DE-2012 de 2 de marzo de 2012, el Directorio de laEMASEO EP, aprueba el Reglamento Interno de Administración del TalentoHumano, donde se establecen principios y lineamentos generales para lagestión de los subsistemas de: planificación, clasificación, selección,capacitación y evaluación del desempeño.


RESPONSABLES


3

Coordinará con la EMGIRS EP y la Secretaria deAmbiente del Municipio de Quito, planes de acciónfrente a riesgos relacionados con la transferencia ydisposición final de RSU y escombros, a fin de fijar ymantener sitios alternos emergentes para ladisposición final de los residuos sólidos urbanos







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NC

No se evidencia aún la aplicación de la recomendación. Se encuentra pendiente las reuniones con la EMGIRS, en el mes de noviembre de 2012 se llevarán a cabo las reuniones para cumplir con la recomendación.

Mediante Memorando 547-GO-2012 de 02 de agosto de 2012 el Gerente deOperaciones informa que dicha recomendación no ha sido cumplida dadoque "En los próximos noventa días se implementarán reuniones conEMGIRS EP, que tendrán lugar los días miércoles en cualquiera de lasempresas organizadoras" y establece como fecha de cumplimientonoviembre de 2012.

4

Establecerá estrategias que permitan optimizar eincrementar el nivel de cobertura del servicio debarrido, en el área de su competencia, para lo cualpodrá aprovechar al personal disponible comoresultado de la implementación del servicio derecolección bajo la modalidad de contenerización







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C

En el Nuevo Modelo de barrido manual y mecánico se establece que el barrido mecánico luego de la contenerización abordará 2.418 km, el barrido manual luego de la contenerización abarca 5.578 km, con un total de oferta de barrido de 7.996 km que cubre el 100% del barrido del Distrito Metropolitano.

Mediante Memorando 547-GO-2012 la Gerencia de Operaciones informacomo acción tomada que "Nuevo modelo de barrido manual y mecánicoamparado en las Ordenanzas Metropolitanas No. 213 y 332, las cualesincluyen los obreros disponibles producto de la implementación de las fasesde contenerización".

Se evidencia que en la EMASEO EP existe la Unidad de Gestión Vehicular,bajo la dirección de la Coordinación Administrativa, la cual entres susresponsabilidades se encuentran la administración de todo lo referente a la

El 29 de agosto de 2012 se en reunión de Directorio se aprueba el ReglamentoOrgánico Funcional de la EMASEO EP, en donde se crea la Unidad de GestiónVehicular bajo la Coordinación Administrativa Financiera (Art. 41), donde seestablece entre sus Atribuciones y Responsabilidades:

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Dispondrá al Líder de Servicios Generales, diseñary dar seguimiento a los formularios relacionados con el control y mantenimiento de la flota vehicular, a finde que éstos sean utilizados de manera eficiente







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C

flota vehicular de la empresa, la Unidad se encarga de la matriculación delos vehículos de la empresa. Además, la Gerencia de Maquinaria y Equipomantiene un cronograma de mantenimiento de la flota vehicular.

establece entre sus Atribuciones y Responsabilidades: a. Establecer y aplicar los procedimientos en función a los sistemas de gestiónorganizacional (empresarial - información) que dirige la GPIT;- Administración de la flota liviana;- Administración de los de recursos de hidrocarburos (combustible y lubricantes) dela flota liviana;- Revisión y matriculación vehicular de la flota liviana y pesada en coordinación conla GME y GO,b. Controlar los procesos de revisión y matriculación vehicular de la flota liviana ypesada, en coordinación con la GME y GO;c. Vigilar los procesos de movilización y mantenimiento del parque automotor de lainstitución, en coordinación con la GME;

Mediante memorando 0605-GME-2012 de 15 de mayo de 2012 la Gerencia deMaquinaria y Equipo envía a la Gerencia de Operaciones el "Cronograma deactividades de mantenimiento para la flota de vehículos de la empresa" hasta el 31de diciembre de 2012.

La Unidad de Gestión de Bienes mantiene el registro de Estado Actual de la FlotaVehicular en relación a matriculación encontrándose el 33% de la flota vehicularpesada matriculada. De igual forma se mantiene el registro de Estado de VehículosLivianos encontrándose el 70% matriculados.

La Unidad de Gestión Vehicular de igual forma controla a la flota pesada a travésde hojas de ruta y a los vehículos livianos con órdenes de movilización.

Existe además el control de la flota de vehículos livianos se hace a la entrada ysalida en las garitas norte y sur como se puede evidenciar en la hojas de Control deIngreso - Salida Flota Vehicular.


RESPONSABLES


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Supervisará permanentemente las actividades de laUnidad de Gestión de Bienes, relacionadas con elmovimiento y registro de existencias y bienes delarga duración, de manera que se pueda contar consaldos actualizados y confiables







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NC


La Gerencia Administrativa Financiera organizó y ejecutó los siguientes eventos deconstatación física:a) Constatación física anual de los inventarios de bodegas de repuestos yaccesorios y materiales de construcción, emitiendo a través de memorando 1004-GAF-2011 de 16 de diciembre de 2011, las directrices y proceso a seguirse.b) Constatación física anual de bienes de larga duración, emitiendo a través dememorando 411-GAF-2012 de 18 de abril de 2011, el correspondiente Plan deConstatación.Con memorando 06-IRRA-2012 de 27 de abril de 2012, el Coordinador informa lasnovedades del proceso de constatación, por lo que se conforma una comisión paraejecutar un Plan Emergente para la constatación de bienes de larga duración yherramientas quienes emiten su informe de labores mediante memorando 21-IRRA-2012 de 24 de julio de 2012 estableciendo novedades en cuanto a "No justificaciónde bienes asignados". Con memorando 083-COM-ACTIVOS-2012 de 13 de julio de 2012 los miembros dela Comisión Plan Emergente solicitan al Gerente Administrativo Financiero, en eltexto, lo siguiente “R adjunto el detalle de los bienes que no han sido encontradosy carecen de información del último custodio; por lo que, solicitamos que esosvalores que constan registrados sin representaciones de bienes sean dados debajaR” y establece:Bienes de larga duración $ 78.182,34 Bienes de control $ 29.923,23 Total Valores Registrados $138.551,65 Es necesario hacer notar que existen errores de cálculo, los valores correctos son:Bienes de larga duración $ 78.182,34 Bienes de control $ 30.072,23 Total Valores Registrados $108.254,67


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Fijará políticas sobre tiempos límite por actividades,para los funcionarios de la Unidad de Gestión deBienes, a fin de que el flujo de información seaapropiado y oportuno y garantice eficiencia en lagestión







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NC

Se evidencia que la Gerencia Administrativa Financiera remite a la Unidadde Auditoría Interna relacionado al seguimiento de la recomendación yestablece que la recomendación no ha sido aplicada.

Por lo que se observa que la Unidad de Gestión de Bienes no cuenta conindicadores de gestión que relacione los tiempos utilizados para larealización de cada una de las actividades necesarias para los funcionariosdentro de la Unidad.

La Gerencia Administrativa Financiera remite a la Unidad de AuditoríaInterna en memorando 493-GAF-2012, relacionado al seguimiento derecomendación 19 del "Informe de Evaluación del Sistema de Control Internorelacionado con las Normas 200 - Ambiente de Control; 300 - Evaluación deRiesgo; y, 406 - Administración Financiera - Administración de Bienes ydemás normas y disposiciones legales relacionadas en la Empresa PúblicaMetropolitana de Aseo" en el periodo comprendido entre el 1 de enero al 30de septiembre de 2011 y establece que la recomendación no ha sidoaplicada debido a que "Se ha establecido como paso previo un demostrativode ejecución de actividades medida en días laborables, previo alestablecimiento de políticas. Este documento se define hasta el mes de juliode 2012"

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Dispondrá al Líder de Servicios Generales elaborarun plan de mantenimiento preventivo y correctivo deinfraestructura física institucional, que contenga uncronograma de implementación con fechas deejecución, responsables, recursos e indicadorespara la medición de resultados, para lo cual utilizarácomo insumo el Plan de Mejoramiento propuesto enel Manual del Sistema de Gestión en Control ySeguridad







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C

Se evidencia que la Unidad de Servicios Generales ha establecido planes demantenimiento preventivo y correctivo para el año 2012, además de uncronograma de mantenimiento preventivo y correctivo para el año 2012 conlas correspondientes fechas de ejecución.

En memorando 590-GAF-SSGG-2012 de 30 de julio de 2012, la Unidad deServicios Generales informa a la Unidad de Auditoría Interna, en relación a la recomendación en el documento adjunto en el Punto 4, que en el año 2011"No se registraron planes de mantenimientos preventivos ... pero en base avisitas continuas se realizaron acciones correctivas en todas lasinstalaciones de la empresa..." y establece en el Punto 5 el cronogramainicial y ajustado, para la ejecución de los planes de mantenimientopreventivo y correctivo 2012, de los bienes de larga duración.

Además se ha establecido un cronograma de mantenimiento preventivo ycorrectivo para el año 2012 que contiene fechas de ejecución.


RESPONSABLES


16Vigilará y gestionará de manera permanente, paraque los documentos legales básicos de circulaciónde la flota vehicular, se encuentren actualizados







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Líder de Servicios Generales

C

El 29 de agosto de 2012 se en reunión de Directorio se aprueba el ReglamentoOrgánico Funcional de la EMASEO EP, en donde se crea la Unidad de GestiónVehicular bajo la Coordinación Administrativa Financiera (Art. 41), donde seestablece entre sus Atribuciones y Responsabilidades: a. Establecer y aplicar los procedimientos en función a los sistemas de gestiónorganizacional (empresarial - información) que dirige la GPIT;- Administración de la flota liviana;- Administración de los de recursos de hidrocarburos (combustible y lubricantes) dela flota liviana;- Revisión y matriculación vehicular de la flota liviana y pesada en coordinación conla GME y GO,b. Controlar los procesos de revisión y matriculación vehicular de la flota liviana ypesada, en coordinación con la GME y GO;c. Vigilar los procesos de movilización y mantenimiento del parque automotor de lainstitución, en coordinación con la GME;

Mediante memorando 0605-GME-2012 de 15 de mayo de 2012 la Gerencia deMaquinaria y Equipo envía a la Gerencia de Operaciones el "Cronograma deactividades de mantenimiento para la flota de vehículos de la empresa" hasta el 31de diciembre de 2012.

La Unidad de Gestión de Bienes mantiene el registro de Estado Actual de la FlotaVehicular en relación a matriculación encontrándose el 33% de la flota vehicularpesada matriculada. De igual forma se mantiene el registro de Estado de VehículosLivianos encontrándose el 70% matriculados.

La Unidad de Gestión Vehicular de igual forma controla a la flota pesada a travésde hojas de ruta y a los vehículos livianos con órdenes de movilización.

Existe además el control de la flota de vehículos livianos se hace a la entrada y Se evidencia que Unidad de Servicios Generales mantiene en los vehículos La Unidad de Gestión Vehicular mantiene un control sobre las placas instaladas en

17Verificará y gestionará periódicamente que toda laflota vehicular se encuentre debidamenteidentificada con placas y logotipos institucionales







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Líder de Servicios Generales

C

Se evidencia que Unidad de Servicios Generales mantiene en los vehículosde la empresa las identificaciones correspondientes:

- En cuanto a placas se está realizando la renovación de estas a toda la flotavehicular, de conformidad con las nueva presentación en placasestablecidas por la Agencia Nacional de Tránsito (placas blancas con filoamarillo).

- En cuanto a logotipos de los vehículos todos cuentan con estos, en el mesde febrero de 2012 se realizó la elaboración de impresión e instalación deadhesivos en camionetas pertenecientes a la EMASEO EP mediantecontrato 16-LOSNCP-GJ-2012.

Esto se verificó por la Unidad de Auditoría Interna en operativo de vehículosdel feriado del 10 de Agosto de 2012, en el cual se constató la existencia deplacas y logotipos en todos los vehículos de la empresa. En cuanto a flotapesada no hay novedades.

cada uno de los vehículos de la EMASEO EP, al 24 de agosto de 2012 seencuentran ubicando las nuevas placas establecidas por Agencia Nacional deTránsito - ANT (placas de color blanco con filo amarillo) según se evidencia endocumento de recepción de placas emitidas por la ANT, a la fecha se han emitido53 placas.

En memorando 619-GAF-UVT-2012 de 09 de julio de 2012 la Unidad de Vehículosy Transporte envía a la Unidad de Auditoría Interna información en cuanto a que "...se adjuntó copia de contrato, suscrito entre la EMASEO EPP y la Empresa SmartMarketing, así como el acta de entrega recepción de dicho contrato..."

El contrato 16-LOSNCP-GJ-2012 establece en su "cláusula cuarta.- OBJETO DELCONTRATO 4.01El contratista se obliga con la EMASEO EP, dentro del plazoestipulado en el presente contrato, a realizar los trabajos de IMPRESIÓN EINSTALACIÓN DE ADHESIVOS EN CAMIONETAS PERTENECIENTES A LAEMASEO EP, según las características técnicas constantes en la oferta...".

El Acta de Entrega Recepción Definitiva 005-CMRP-2012 de 26 de abril de 2012 enel numeral 3) Recepción de los bienes se establece que "Durante el proceso deinstalación de los adhesivos en las camionetas de la EMASEO, la administradoradel contrato verificó el cumplimiento de esa actividad en las 21 camionetas yrecibido entregado 9 adhesivos restantes para repuestos o para nuevascamionetas".

En memorando 080-AI-12 de 13 de agosto de 2012 la Unidad de Auditoría Internaemite el "Informe Operativo de Vehículos - Feriado 10 de Agosto" en el cual adjuntael Reporte de Constatación de Vehículos sin novedades en cuanto a logotipos yplacas.


RESPONSABLES


14

Estructurará un plan de actividades demantenimiento preventivo y correctivo para toda laflota de vehículos de la Empresa, a fin de establecerun cronograma en el que se identifiquen las fechasde intervención de cada automotor y de esta formase coordinen las labores operativas de recolección







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EquipoC

La Gerencia de Maquinaria y Equipo realiza el mantenimiento preventivo de la flota de vehículos pesados mensualmente.

Mediante Informe Revisión Técnica Vehicular Primer Semestre 2012 se presenta el Cronograma de Presentación Revisión Técnica Vehicular CORPAIRE y el Reporte de Fallas en la Flota Vehicular Pesada.

9

Vigilará el cumplimiento cabal de las clausulas delcontrato, de manera que la inversión efectuada porla institución no sea infructuosa y precautele laintegridad de la información administrativa yfinanciera





FINANCIERA-

Administrador del contrato 24-

LOSNCP-AJ-2011

NC

En memorando 227-GPIT-2012 de fecha 23 de agosto de 2012 remitido porel Bio. Guido Mosquera Martínez Gerente de Planificación e InnovaciónTecnológica al Dr. Iván Bahamonde Auditor Interno con asuntoCumplimiento de Recomendaciones establece que se han implementado ypuesto en producción los módulos: Financiero (sub módulos: Contabilidad,Tesorería y Presupuesto). Administrativo (sub módulos bodegas y compras).Personal (sub módulos Nómina y Recursos Humanos).

Sin embargo se evidencia que las funcionalidades del sistema CG-Web nose encuentran totalmente implementadas pues en promedio se tiene uncumplimiento del 62%.

El contrato No. 24-LOSNCP-AJ-2011 firmado el 18 de abril de 2011establece como objeto de contratación la entrega de las licenciascorporativas notariadas, así como la implementación y puesta en marcha delos aplicativos indicados según las características y especificacionestécnicas constantes en la oferta. Los módulos ofertados son: Módulo de laSerie Financiera con los sub módulos Contabilidad General Gubernamental,Manejo de Presupuesto Gubernamental, Manejo de Tesorería, Manejo deReportes e Informes Gerenciales; de la serie administrativa, de la seriepersonal con sus sub módulos correspondientes;Módulo de la Serie Administrativa con los sub módulos Manejo de Compras,Manejo de Bodegas, Reportes de Control;Módulo de la Serie de Personal con los sub módulos Nómina, RecursosHumanos

En oficio 009-GPIT-ITE-2012 de 28 de agosto de 2012, el Administrador delContrato 24-LOSNCP-AJ-2011 remite a IT Información Tecnológica delfinanciera FINANCIERA-

ADMINISTRACIÓN DE BIENES, Y DEMAS

NORMAS 2011-01-01 A 2011-09-30

Contrato 24-LOSNCP-AJ-2011 remite a IT Información Tecnológica delEcuador S.A. las actas de revisión funcional del Sistema CG-WEB en losmódulos: Tesorería, Presupuesto, Contabilidad, Bodegas, Compras, NóminaRecursos Humanos.

En las actas se observa que los porcentajes de cumplimiento de lasfuncionalidades en cada uno de los módulos son los siguientes: Tesorería44%, Presupuesto 67%, Contabilidad 89%, Bodega 66%, Compras 57% yNómina Recursos Humanos 42%.

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONESNo. RECOMENDACIÓN No. INFORME EXAMEN ESPECIAL Y FECHA RESPONSABLE S...

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