SEGUNDA CLASE DE ADMINISTRACIÓN

Prof. Ing. Jerry González Trejos

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ADMINISTRACIÓNJerry Glez

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Habilidades Administrativas y Jerarquía Organizacional

Habilidades Técnicas

Es la posesión de conocimientos y destrezas

en actividades que supone la aplicación de

métodos procesos y procedimientos


Habilidades Humanas

Es la capacidad para trabajar con individuos, esfuerzos cooperativos, trabajo en equipo, la creación de condiciones donde

las personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones.


Habilidad de Conceptualización Análisis del entorno

Es la capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos.


Habilidad para diseñar soluciones

Es la capacidad para resolver problemas en beneficio de la

empresa, los administradores

deben ser capaces de hacer mucho

más que advertir un problema.

N ive l op era tivoS u p ervisores

M an d os M ed ios

N ive l O p era tivoS u p ervisores

M an d os M ed ios

N ive l op era tivoS u p ervisores

M an d os M ed ios

A lta D irecc ió n

Habilidades

Técnicas

Habilidades H

umanas

Habilidad de concep-

tualización y diseño

Jerarquía Organizacional

Metas de todos los Administradores y Empresas

La finalidad de los administradores de toda organización comercial y/o de servicio deberá ser el de obtener SUPERAVIT.

Los administradores deben de establecer un entorno en el que los individuos puedan

cumplir metas grupales con la menor cantidad de tiempo, dinero, recursos

materiales, etc.


Para lograr el superávit deberá ser una empresa

productiva, esto implica eficacia y eficiencia.


Eficacia

Cumplimiento de los

objetivos

de acuerdo en un tiempo

determinado

Eficiencia

Es el logro de metas con la

menor

cantidad de recursos

La Administración es un proceso a través de el cual se logran

determinados objetivos previamente

establecidos, mediante la utilización racional de recursos

humanos, materiales, técnicos y financieros.

PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO

Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a

través de las cuales se efectúa la

administración

misma que se interrelacionan y

forman un proceso integral.

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeación

Organización

Dirección

Control

¿Cuáles son las metas de la organización a largo plazo?

PLANEACION

¿Qué estrategias son las mejores para lograr los objetivos establecidos?

¿Qué objetivos se deben de formular a corto plazo?

¿Quiénes deben de formular la planeación?

¿Qué nivel de centralización o descentralización debe adoptarse?

Organización

¿Cómo debe diseñarse las tareas y los puestos?

Organización

¿Qué métodos y procedimientos deben ser utilizados?

¿Cuál es el diseño del trabajo?

¿Cómo dirigir el talento de las personas?

Dirección

¿Qué estilo de conducción es el adecuado?

¿Qué nivel de autoridad o

responsabilidad asignar a

cada persona?

Dirección

¿Cómo orientar a las personas hacia el cambio?

¿Cómo solucionar los problemas y los conflictos ?

¿Qué actividades necesitan ser controladas?

Control - Evaluación

¿Qué criterios deben aplicarse para determinar los resultados?

¿Qué medios de control deben de utilizarse para controlar

Control - Evaluación

¿Qué herramientas o técnicas se pueden utilizar para ,medir el desempeño ?

¿Qué actividades relevantes

deben controlarse

?

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

PLANEACION

Es determinar los objetivos y elegir los cursos de acción para lograrlos, con base a la investigación y la elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

PLANEACION

FUNDAMENTOS DE LA IMPORTANCIA

1.- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de recursos.

2.- Reduce los niveles de incertidumbre que se puede presentar en el futuro, mas no lo elimina.

3.- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con mayor garantías de éxito.

PLANEACION


4.- Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.

5.- Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.

6.- La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos.

7.- Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa

PLANEACION


FUNCION DE LA PLANEACION

1.- El diseñar un entorno eficaz donde el individuo desempeñe su trabajo en grupo y todos conozcan los propósitos y objetivos del grupo, y los métodos para alcanzarlos.


2.- Para el logro de la eficiencia del grupo deberá de proporcionarse los aspectos que la administración espera de cada uno de ellos.

3.- La selección de los diferentes planes, acciones y controles para los mismos, ya que éstos son un método para cumplir los objetivos preseleccionados.


TIPO DE PLANES

Estratégicos

Son los planes que cubren a toda la organización, que establecen los objetivos generales de la organización y buscan colocar a la organización de acuerdo su visión.

TIPO DE PLANES

Operacionales

Su objetivo es apoyar a los planes estratégicos, ya que ayudan a su aplicación en el corto plazo, se refieren a actividades específicas asignando recursos y definiendo estándares de actuación.

A corto plazoSon aquellos que se deberán realizar en un plazo no mayor de un año.

A largo plazo

Son aquellos planes que se contemplan a un plazo mayor de un año y menor a cinco.

Inmediatos y Mediatos

Inmediatos se son los que se establecen hasta seis meses. Mediatos son aquellos que se proyectan a un periódos mayor de seis meses.

ETAPAS DE LA PLANEACION

Propósitos o

misi

ón

Objetivos o metas

Estrategias

Políticas Procedimientos

ReglasProgram

as

Presupuestos

Es determinar que se debe hacer para llegar el futuro que se concibe como posible o deseable. Es definir el rumbo y generar los compromisos necesarios para lograrlo.

Propósito o Misión

Es la expresión cualitativa de un fin o propósito a alcanzar dentro de una organización.

Es necesario fijarlo por escrito. Deben de difundirse y estar a la vista.

Deben ser estables.

Objetivos o Metas

Objetivos Generales.- Son aquellos objetivos que comprenden a toda la empresa y son establecidos por los miembros de mayor jerarquía de la organización.

Diferentes tipos de Objetivos

• Objetivos Departamentales. Estos objetivos se refieren a los objetivos de un departamento o sección de la empresa, pero deben estar elaborados de tal forma que sirvan para el logro de los objetivos de la empresa.

Objetivos Operacionales. Se encuentran establecidos en los últimos niveles de la empresa y deben subordinarse a los objetivos departamentales y por lo tanto a los objetivos generales.

• Objetivos a Corto y a largo plazo. Son aquellos objetivos que se establecen en función del tiempo necesario para llevarlos a cabo.

La palabra estrategia se refiere a la forma de dirigir las fuerzas militares para derrotar al enemigo o disminuir las consecuencias de una derrota.

Estrategias

• Las estrategias en la empresa nace como respuesta para afrontar los retos que implica la competencia y la vida de las empresa en si, podemos definirlas como :

Cursos de acción o alternativas que muestran la Dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones mas ventajosas.

Estrategias

POLITICAS

Son enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias . Las políticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas

Ejemplo de políticas

La contratación a nivel profesionalUn elevado estándar de ética empresarial

Fijación de precios competitivos

REGLAS

Es un mandato preciso que determina la disposición, actitud o comportamiento, que deberá de seguir o evitar en situaciones especificas el personal de la empresa.

EJEMPLO DE REGLAS

No se aceptan cheques personales

Al ingresar al área de producción es necesario el uso de casco protector

No fumar en el área de soldadura

Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa mas general.

Programa

• Un programa es un esquema en donde se establecen:

1. La secuencia de actividades especificas que habrá de realizarse para alcanzar los objetivos.

2.- El tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes.

Programa

3.- Todos aquellos eventos involucrados

en su consecuencia.

1. Identificar y determinar las actividades comprendidas.

La elaboración técnica de un Programa debe tener:

2.- Ordenar cronológicamente las realizaciones de las actividades3.- Interrelacionar las actividades. Cuales primero, las simultaneas, y las actividades posteriores.4.- Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración así como los recursos necesarios.

Planeación de un Programa de Fabricación de partes

Actividades Enero Febrero Marzo Abril

Emisión de partes

Requisición de Partes

Recepción de Partes

Los programas están estrechamente ligados con los presupuestos que son la expresión cuantitativa de los programas.

Presupuestos

• Los presupuestos permiten al ejecutivo ver claramente cuanto dinero será gastado, por quien, para que, y donde, que costos, ingresos unidades o productos que involucran los planes y programas.

Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especifico, que determina por anticipado, en termino cuantitativo (monetario y/o no monetario),el origen y la asignacion de recursos de la empresa, para un periodo especifico.

Presupuesto

Estratégico o Corporativo. Cuando se establecen en el mas alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización.

Clasificación de presupuestos.nivel jerárquico

Presupuestos Departamentales. Son aquellos que son formulados para cada una de las areas de actividad de la empresa. Presupuesto de ventas.

• Presupuestos Operativos. Se calculan por secciones de los departamentos. El presupuesto de mantenimiento.

Un procedimiento es la forma ordenada y cronológica en que se establecen una serie de tareas y actividades para ejecutar un trabajo que debe hacerse en forma repetitiva.

Procedimientos

Capacitación del personal en esa actividad.

Los procedimientos que sean accesibles y fácil de interpretar.

Que se representen gráficamente.Que se evite la automatización del personal.

Al implementarlos que se adecuan a situaciones reales y factibles.

Lineamientos para los Procedimientos

Que se revisen periódicamente.

Deben adecuarse a las necesidades y características de cada departamento y/o sección.

No debe ser demasiado rígido.Debe ser estable, los cambios confunden a los empleados.

La supervisión no debe ser muy rigurosa.

PASOS DE LA PLANEACION

Atención a las Oportunidades

ClientesNuestras fortalezasNuestras debilidades

MercadoCompetencia

Establecimientos de Objetivos

Para la empresa

Para los departamentos

Desarrollo de Premisaspara implementar

Pronósticos

Políticas Planes

Identificación de alternativas

Para el cumplimientos de los objetivos de la

organización

Evaluación de alternativas

Para cumplir metas al menor costo y con mayor utilidades.

Elección de una alternativa

Selección del curso de acción que se seguirá

Formulaciones de Planes de apoyo

Para compra de equipoCompra de materiales

Contratación y capacitación del personal

Elaboración de presupuestos

Inversiones en bienes de capital

Gastos de operaciones para los planes

Volumen y precios de venta

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