Seguridad & Salud COVID-19 Playbook - MVGM
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Seguridad & Salud COVID-19 Playbook April 2020
Transcript of Seguridad & Salud COVID-19 Playbook - MVGM
Seguridad & SaludCOVID-19 PlaybookApril 2020
Contenidos
1. Introducción
2. Objetivo
3. Alcance
4. Principales puntos y Guías Generales
• Stakeholders• Nuevos esquemas de operación• Seguridad y Salud• Entorno• Ahorros vs necesidades• Comunicaciones
5. Etapas y recomendaciones
• Pre-apertura• Reinicio seguro• Vuelta a la normalidad
6. Sostenibilidad
DESCARGO DE RESPONSABILIDAD - DECLARACIÓN LEGALTenga en cuenta que parte o toda la información contenida en este documento puede no ser aplicable aotras empresas o lugares de trabajo. Recomendamos encarecidamente que antes de implementarcualquiera de las ideas contenidas en este documento evalúe cuidadosamente y consulte con un asesorlegal externo, según corresponda, la legalidad, la aplicabilidad y la posible eficacia de esta información ensu lugar de negocios. Tenga en cuenta también que este es un documento "vivo" que MVGM puedeactualizar en cualquier momento dada la fluidez de esta situación.MVGM no se hace responsable de ninguna circunstancia que surja de o esté relacionada con la adopción,o la decisión de no adoptar, ninguna de las prácticas o procedimientos contenidos en el H&S COVID-19Playbook.
NOTA PARA LOS LECTORES
La información contenida en el documento Seguridad & Salud COVID-19 PLAYBOOK representa las prácticas actualesde MVGM con respecto a la operación recomendada de su negocio, donde y cuando lo permita la ley, durante estetiempo de la pandemia de COVID-19 sin precedentes. La salud y seguridad de nuestros empleados, inquilinos,clientes y proveedores de edificios es nuestra prioridad número uno, y nuestra esperanza al compartir estainformación es que pueda ser de ayuda para otros.
INTRODUCCIÓN
Estamos profundamente centrados en mantener seguros a nuestros empleados, inquilinos, clientes y proveedoresque trabajan los activos que gestionamosA medida que continuamos navegando en esta nueva realidad, necesitamos ser flexibles y adaptarnos rápidamente.No hay un enfoque único para todos, pero este documento incluye recomendaciones prácticas, basadas en laspautas recibidas de los equipos operativos y técnicos de MVGM, que presentan varios escenarios que podemosenfrentar. Se realizarán actualizaciones periódicas del presente documento basadas en información obtenida entiempo real.
El manual cubre una amplia gama de temas, que incluyen: • Planteamientos generales• Plan de acción por etapas• Especificación por tipo de activo• Centros de trabajo de MVGM
1. Introducción
Para obtener información más detallada, no dude en contactarnos. Estaremos encantados de ayudarlo a superar las dificultades que presenta esta situación y de acompañarlo en el camino de regreso a la normalidad.
2. Objetivo
Con este documento pretendemos compartir una Guía que lo ayudará a planificar las diferentes etapas en el momento de la reapertura de su edificio.
El objetivo principal de estas pautas es ayudar a los gerentes, propietarios e inquilinos a estar preparados para restaurar la operación de la manera más rápida y efectiva.
Esta guía se basa en 6 piedras angulares básicas:
1. Comunicación
2. Adaptación
3. Seguridad y Salud
4. Gestión frente a nuevos escenarios
5. Puesta en escena para enfrentar las nuevas etapas de gestión al final de esta crisis.
6. Planificación
3. Alcance
Tipo de activos Stakeholders Sistemas
Aspectos económicos
Timings
• Retail
• Oficinas
• Industrial
• Hoteles
• Residencial
• Property managers
• Propietarios
• Empresas de H&S y Facility Management (Security, cleaning, maintenance, DDD)
• Arrendatarios
• Entorno (edificios cerrados, comunidades enriesgo)
• Ayuntamientos y normativas
• Companías de seguros
• Etapas y pasos para volver a una situación “normal”
• Ahorros
• Posibles inversiones necesarias
• Acuerdos con proveedores (locales o nacionales)
• Contratos energéticos y ajustes (de acuerdo a los nuevos consumos)
• Bonos y reducciones de renta.
• Instalaciones de los edificio (por ejemplo Aire Acondicionado, Protección contra incendios, sistemas anti intrusión, BMS, etc.).
• Posibles inversiones (mejora del Sistema anti intrusión, controles de temperatura, control de aforo, equipos de comunicación, etc.).
4. Principales puntos y guías generales
Seguridad y Salud
• Es el punto principal en esta crisis. Deberá garantizar que el equipo de protección personal estédisponible para sus equipos, pero también, para las empresas y personas implicadas en elfuncionamiento diario del edificio.
• Lea atentamente todos los actos legales (ordenanzas, decretos, órdenes, prohibiciones y otros)emitidos por organismos gubernamentales autorizados para determinar los requisitos y suaplicación en las instalaciones públicas para mejorar la seguridad. En base a esto, se debenintroducir nuevos procedimientos y el uso de las medidas de seguridad indicadas (incluidas lasmedidas de protección personal) en el edificio.
• Será necesaria una comunicación clara y visible, con las recomendaciones de las autoridadessanitarias, vinculada a las restricciones en los procedimientos obligatorios de salud y seguridadintroducidos por las autoridades.
• Considere colocar máquinas expendedoras con máscaras y guantes de un solo uso y múltiplesusos y geles desinfectantes con alcohol (mínimo 60%) en los edificios.
• Considere los procedimientos para una comunicación segura alrededor de los proveedores ymensajeros en los edificios, las reglas de uso de los muelles de carga, reforzando elcumplimiento de la higiene laboral del personal y el control de acceso a los edificios.
• Considere pautas para la eliminación segura por parte de los inquilinos de máscaras y guantesde un solo uso en las áreas de arrendamiento y su disposición segura colocando contenedoresespecialmente dispuestos para ello.
• Verifique los sistemas de ventilación y los procedimientos de limpieza de acuerdo con el usodel edificio si es necesario, ordene la descontaminación e incremente la frecuencia diariarecomendada para la desinfección de superficies planas, dispositivo de contacto frecuente,botoneras de ascensores.
• Realice un encendido de los sistemas del edificio controlado, para evitar la generación de picosde tensión que puedan producir accidentes
• Considerar y discutir la forma de llevar a cabo simulacros de evacuación en edificioscomerciales
Stakeholders
• Mantener una comunicación permanentemente con propietarios, inquilinos,empresas de servicios, empleados, gerencia, departamentos centrales,clientes, medios, administradores de activos.
Nuevos esquemas operativos
• Se debe llevar a cabo una supervisión y control constantes sobre la aplicaciónde los nuevos procedimientos de seguridad adoptados en los edificios.
• Generar una sistematización de informes del equipo propio y de losproveedores de servicios y empresas que trabajan en el edificio.
• Desarrollar un protocolo de actuación en caso que se identifiquen personasinfectadas o sospechosas de estar infectadas por el COVID-19.
• Realice una revisión de las instalaciones más relevantes del edificio yestablezca un plan de trabajo trimestral para llevar un mejor control de lasempresas responsables de los servicios de mantenimiento, seguridad ylimpieza.
• Considerar las nuevas recomendaciones para las empresas de H&S• Establecer una planificación de implementación de nuevas rutinas, incluyendo
la forma de desescalada de las medidas adicionales adoptadas.• La implementación de estas Directrices traerá consigo un trabajo adaptado a
los detalles de cada Edificio.
4. Principales puntos y guías generales
Ahorro vs necesidades
Tengamos en cuenta que el primer objetivo es la seguridad y salud. Esto significa que algunasacciones podrían conllevar la necesidad de realizar inversiones o incluso generar mayor consumoenergético en los edificios. Será necesario conseguir un balance adecuado de estos dos factores:
• Invertir en los equipos de protección individual, para el personal que trabaja en el edificio.• Establecer trabajos adicionales de limpieza y desinfección en el edificio.• Comprar y repartir EPIs para usuarios y clientes en las entradas de los edificios.• Solicitar a los inquilinos que instalen desinfectantes a la entrada de sus zonas privativas y/o
tiendas.• Informar a los usuarios de los cambios referentes a los procedimientos de seguridad.• Instalar máquinas expendedoras de EPIs y desinfectante.• Evaluar los posibles ahorros que puedan surgir de cambios en los alcances de los servicios
provistos por los proveedores del edificio, siempre en acuerdo con los propietarios, teniendoen cuenta que será necesario volver rápidamente a la normalidad.
• Comunicar con una mayor frecuencia a los propietarios, los atrasos que tengan los inquilinos.• Verificar el presupuesto de CAPEX para reajustarlo en puntos que no estén relacionados con la
seguridad personal o técnica del edificio.
Comunicación
La comunicación es la clave para el éxito. Debemos asegurar el flujo de información através de canales confiables.• Comunicación, comunicación y comunicación.• Una vez que se conozca su fecha de reapertura, comuníquela a todos los
stakeholders en la secuencia de su calendario de cuenta regresiva. Dentro de lacomunicación continua con los inquilinos, también es muy importante verificar susplanes para volver a trabajar en el edificio.
• Ser transparente y honesto• Comunicar el estado actual, qué estamos haciendo y cuáles son nuestras
intenciones.• Revisar el plan de comunicación y preparar las posibles declaraciones ante los
diferentes escenarios, estando preparados para una crisis de gestión de lacomunicación.
• Asegurar que la comunicación es relevante y adecuada para cada stakeholder.• Asegurar que hay definidos unos responsables dentro del equipo propio,
especialmente en lo referente al contacto con los medios de comunicación.• Mantener diálogo continuo con los arrendatarios para detectar problemas y
soluciones tempranas.• Ser visible en su área de influencia• Estar preparado para comunicar a los clientes, tanto internos como del área de
influencia las nuevas normas y guías relacionadas al COVID-19.• Evitar las fake news.
Volver a la normalidad será un proceso largo.
Después de las etapas anteriores, será hora de sacar conclusiones y reorganizar las tareas. Tenga en cuenta lasrecomendaciones de las Autoridades y los cambios de restricciones. También debes estar preparado para aceptarnuevas reglas de convivencia.
Asegúrese de recibir comentarios de cada parte interesada. Una vez que haya más claridad en el horizonte, deberáproceder para adaptar el presupuesto y las rutinas de los principales proveedores.Como medida adicional, existe la posibilidad de obtener dos niveles de certificación de edificios.
5. Etapas & Recomendaciones
Asumimos que el negocio irá gradualmente a una nueva situación (social, económica, uso, relación). Teniendo esto en cuenta, consideramos 3 etapas:
Paso 1. Equipo propio y Responsables de empresas de servicios.Asegúrese de revisar los contratos actuales del proveedor y actualizarlos a la nuevasituación. Aconsejamos realizar una planificación detallada que incluya todas lasactividades. Establecer una reunión principal para coordinar los nuevos protocolos.Mantener contacto permanente con proveedores. Mejorar las condiciones delpersonal para que se sientan seguros. Preparar el plan de acción coordinado contodas las partes interesadas. Establecer nuevos protocolos para casos sospechosos opositivos de COVID 19. Crear un plan de comunicación y mantener informados atodos los interesados.
Paso 2. Coordinación con los servicios del edificio.Asegúrese de que la empresa de limpieza tenga todos los materiales para llevar acabo el refuerzo de los servicios. Establecer medidas extraordinarias para lareapertura. Programa de limpieza general completa y procedimiento de desinfecciónantes de abrir. Capacite al personal de seguridad para llevar a cabo nuevos controlesy cumplir nuevos procedimientos. Asegúrese con su compañía de mantenimiento deque todos los sistemas de construcción funcionan correctamente. Realice unarevisión completa de los equipos que se han cerrado / conservado durante el períodode bloqueo. Analice, con su asesor de H&S, la ubicación de la señalizacióninformativa en las áreas comunes más relevantes.
Paso 3. Usuarios del edificioMantenga una comunicación continua con los inquilinos, asegúrese de queverifiquen todos los sistemas privados e implementen los procedimientos adecuadosde los actos COVID-19. Asegúrese de informar a todos los visitantes sobre lasrecomendaciones sanitarias y las normas de construcción.
Paso 1. Equipo propio y Responsables de empresas de servicios.Haga un seguimiento, actualice y comparta la planificación con las partes interesadas. Recuerde hacer unseguimiento y mejorar los nuevos procedimientos. Mantener contacto permanente con proveedores. Mantener ygarantizar las condiciones H&S. Actualizar el plan de acción. Actualizar los protocolos sanitarios oficiales. Crear ymantener registro de comunicaciones.
Paso 2. Coordinación con los servicios del edificio.Asegúrese de que la empresa de limpieza tenga todo en su lugar para adaptar las nuevas rutinas de limpieza.Acompañe al personal de seguridad y asegúrese de que cumplan con las nuevas rutinas. Asegúrese de que laempresa de mantenimiento cumpla con las nuevas rutinas. Revise toda la cartelería de comunicación de H&S.
Paso 3. Usuarios del edificioAconseje a los inquilinos que reanuden la actividad de manera segura y asegúrese de que los visitantes tengan todala información sobre cómo deben comportarse dentro de las instalaciones.
1. PRE-APERTURA 2. REINICIO SEGURO
3. VUELTA A LA NORMALIDAD
6. Sostenibilidad
MVGM garantiza el ejercicio de su trabajo en la gestión de sus operaciones poniendo
el foco en la SEGURIDAD Y SALUD de las personas
En MVGM entendemos que la información y la formación son fundamentales en la protección de laspersonas y en este sentido damos respuesta inmediata a cada uno de nuestros stakeholders, en dondeademás de evaluar el riesgo, establecemos recomendaciones, a fin de minimizar los impactos que duranteel funcionamiento parcial y total de los edificios podemos advertir.
" MVGM lidera la lucha contra el COVID-19 para evitar impactos mayores sobre laspersonas y en el mercado “
En MVGM adoptamos las recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud elaborando conresponsabilidad informes y planes de continuidad siendo esta guía un reflejo de ello.
"En MVGM sabemos que salvaguardando la salud de la personas estamosgarantizando la sostenibilidad de los negocios “
Actuamos diseñando una estrategia empresarial que permita desenvolverse rápida y eficazmente parareducir los riesgos empresariales a largo plazo.
Nuestra máxima es garantizar los entornos de trabajo seguros, establecimiento medidas de protecciónpersonal (higiene) y medioambientales (limpieza de superficies, delimitación de aforos) principalmente.
MVGM incrementa el alcance de su contribución al Objetivo 3 “Salud y Bienestar” de la Agenda 2030poniendo en marcha esta guía así como sus Handbooks, herramienta que proporciona procedimientosespecíficos de seguridad e higiene adecuados a los servicios que prestamos para no comprometer la saludde los clientes.
Gracias
Stéphane [email protected] DirectorMVGM Luxemburg
Virginie de [email protected] DirectorMVGM Poland
Miguel [email protected] DirectorMVGM Portugal
Mariana [email protected] DirectorMVGM Romania
Filip [email protected] DirectorMVGM Slovakia
Elisa [email protected] DirectorMVGM Spain
Petra [email protected] DirectorMVGM Czech Republic
Menno van der [email protected] DirectorMVGM Germany
Helga [email protected] DirectorMVGM Belgium
Maarten [email protected] DirectorMVGM The Netherlands
Andreas [email protected] Germany
Thorsten [email protected] Germany
“Este documento es propiedad exclusiva de MVGM International B.V. y no debe ser copiado, reproducido o transmitido en ninguna forma, ni por medio alguno, en todo o en parte, sin el consentimiento previo y por escrito de MVGM International B.V. La información contenida en este documento ha sido obtenida de fuentes generalmente consideradas como fiables. No obstante lo anterior, la empresa no se hace responsable ni garantiza, en ningún caso, la veracidad de la información facilitada mediante el presente documento. Si detectara algún fallo o error en el presente documento, agradeceríamos que nos lo notificara a fin de poder proceder a la corrección del mismo. MVGM International B.V.. no será considerada responsable bajo ninguna circunstancia en relación a cualquier daño o pérdida que pudiera resultar de la utilización de la información aquí contenida.”
Estas recomendaciones han sido preparadas por MVGM el 24 de abril de 2020, siendo de carácter general, por lo que MVGM no se hace responsable del contenido que esté en contradicción con las nuevas informaciones o regulaciones que se hagan públicas posteriormente.
Esta guía ha sido elaborada por el equipo de Ingenieros y técnicos en instalaciones de MVGM, con el apoyo de las empresas subcontratas en los distintos servicios del porfolio que gestionamos y con las sugerencias y recomendaciones emitidas por los organismos nacionales e internacionales (OMS, ONU, Gobierno de España, , a fin de garantizar la salud y prevenir la propagación de COVID-19 (SARS-CoV-2) en los lugares de trabajo, de ocio y de encuentro.
