Seguridad de datos en ms excel

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA

DE CHIMBORAZO

MICROSOFT

EXCEL SEGURIDAD DE DATOS

MARISA YUPA

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO

I SEGURIDAD DE DATOS | Hewlett-Packard

Contenido SEGURIDAD DE DATOS .................................................................................................................. 1

1.1 Generalidades .................................................................................................................. 1

1.2 Seguridad mediante contraseña.................................................................................... 1

1.2.1 Abrir y ver el archivo ................................................................................................ 1

1.2.2 Modificar el archivo .................................................................................................. 1

1.3 NOTA ................................................................................................................................. 2

1.4 IMPORTANTE ................................................................................................................. 2

1.5 Tipos de cifrado ................................................................................................................ 2

1.6 Recomendación de sólo lectura .................................................................................... 2

1.6 IMPORTANTE .................................................................................................................. 3

1.7 Protección de elementos de la hoja de cálculo ........................................................... 3

1.8 Permiso para tener acceso a áreas específicas de una hoja de cálculo protegida

................................................................................................................................................... 5

1.9 Tenga en cuenta lo siguiente: ........................................................................................ 5

1.9.1 Protección mediante contraseña de elementos de hojas de cálculo y de

libros ..................................................................................................................................... 6

1.10 NOTA .............................................................................................................................. 6

1.11 IMPORTANTE ............................................................................................................... 6

1.12 Protección de la estructura y la ventana del libro ..................................................... 6

1.13 Protección de datos confidenciales ............................................................................ 8

1.14 Bibliografía ...................................................................................................................... 8

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1 SEGURIDAD DE DATOS | Hewlett-Packard

SEGURIDAD DE DATOS

1.1 Generalidades

Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección para

controlar quién puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos.

Para conseguir una seguridad óptima, debe proteger todo el archivo de libro

mediante una contraseña, lo cual permite que sólo los usuarios autorizados

puedan ver o modificar los datos.

Para lograr protección adicional de datos específicos, puede proteger ciertos

elementos de la hoja de cálculo o del libro, con o sin una contraseña. Use la

protección de elementos para evitar que alguien pueda modificar, mover o

eliminar datos importantes accidental o premeditadamente.

Proteger un archivo de libro

Puede ayudar a restringir quién puede abrir un archivo de libro y utilizar los

datos exigiendo una contraseña para ver el archivo y guardar los cambios que

se realicen.

1.2 Seguridad mediante contraseña

La seguridad mediante contraseña en el nivel del archivo de libro usa cifrado

avanzado (un método estándar para proteger el contenido de un archivo) para

proteger el libro frente a accesos no autorizados. Se puede establecer una

contraseña en la ficha Seguridad del cuadro de

diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones). Puede especificar

dos contraseñas independientes que deben escribir los usuarios para:

1.2.1 Abrir y ver el archivo Esta contraseña está cifrada para proteger los

datos frente a accesos no autorizados.

1.2.2 Modificar el archivo Esta contraseña no está cifrada y sólo está

destinada a conceder permiso a usuarios específicos para que editen los datos

del libro y guarden los cambios en el archivo.

Estas contraseñas se aplican a todo el archivo del libro. Para conseguir una

seguridad óptima, es mejor asignar siempre una contraseña para abrir y ver el

archivo, y especificar que los usuarios con permisos para modificar los datos

escriban ambas contraseña.

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1.3 NOTA La protección mediante contraseña de un archivo de libro es

diferente de la protección de la estructura y la ventana del libro que puede

establecer en el cuadro de diálogo Proteger libro (menúHerramientas,

submenú Protección, comando Proteger libro).

1.4 IMPORTANTE Use contraseñas seguras que combinan letras en

mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras

son aquellas que no mezclan dichos elementos. Un ejemplo de contraseña

segura sería Y6dh!et5, y de no segura, Casa27. Utilice una contraseña segura

que pueda recordar para no tener que anotarla en ningún sitio.

1.5 Tipos de cifrado

Para conseguir una protección mediante contraseña más segura del archivo de

libro y de sus propiedades, puede elegir entre varios tipos de cifrado que puede

usar con los archivos de libro de Excel. El cifrado hace el texto ilegible para

todos menos para los usuarios autorizados que dispongan de una clave pública

que coincida con el tipo de cifrado y que les permita descifrar el texto.

Para obtener acceso a las opciones de cifrado, haga clic en el

botón Avanzadas de la ficha Seguridad del cuadro de

diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones).

1.6 Recomendación de sólo lectura

Si no desea impedir que los usuarios abran un archivo de libro como

lectura/escritura, pero desea recordarles que los datos son importantes y no

deben cambiarse, puede hacer que Excel recomiende abrir el libro como sólo

lectura. Puede hacerlo sin solicitar una contraseña para abrir el archivo.

Si activa la casilla de verificación Recomendado sólo lectura de la

ficha Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas,

comando Opciones), los usuarios obtendrán una recomendación de sólo

lectura al abrir el archivo. Sin embargo, esto no impide que los usuarios abran

el archivo como lectura/escritura para poder cambiar el archivo y guardar sus

cambios.

Proteger elementos específicos de la hoja de cálculo o libro

Al compartir un archivo de Excel para que otros puedan colaborar en los datos,

puede evitar que los usuarios realicen cambios en elementos específicos del

libro o la hoja de cálculo protegiendo (o bloqueando) ciertas partes del archivo.

También puede especificar una contraseña para permitir que los usuarios

individuales modifiquen elementos específicos.



1.6 IMPORTANTE Los siguientes tipos de protección no deben confundirse

con la seguridad de los archivos; no están diseñados para hacer el libro más

seguro ni pueden protegerlo frente a usuarios malintencionados.

1.7 Protección de elementos de la hoja de cálculo

Al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean de forma

predeterminada, y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda

bloqueada. Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar

formato a los datos de una celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar

qué elementos pueden modificar los usuarios cuando proteja la hoja de cálculo.

Para proteger una hoja de cálculo, seleccione Protección en el

menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Proteger hoja. Puede

controlar el acceso a elementos individuales de la hoja de cálculo u hoja de

gráfico si activa o desactiva las siguientes casillas de verificación.

Opciones de hoja de cálculo

CASILLA DE

VERIFICACIÓN

SI ESTÁ DESACTIVADA, IMPIDE QUE LOS USUARIOS PUEDAN

Seleccionar celdas

bloqueadas

Mover el puntero a celdas que tienen activada la casilla de

verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de

diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios

pueden seleccionar celdas bloqueadas.

Seleccionar celdas

desbloqueadas

Mover el puntero a celdas que tienen desactivada la casilla de

verificación Bloqueadoen la ficha Protección del cuadro de

diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios

pueden seleccionar celdas desbloqueadas, y pueden presionar la

tecla TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una

hoja de cálculo protegida.

Formato de celdas Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de

diálogo Formato de celdas oFormato condicional. Si aplicó formatos

condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá

cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga una

condición diferente.

Formato de

columnas

Usar cualquiera de los comandos del submenú Columna del

menú Formato, incluido cambiar el ancho de columna u ocultar

columnas.



Formato de filas Usar cualquiera de los comandos del submenú Fila del

menú Formato, incluido cambiar el alto de fila u ocultar filas.

Insertar columnas Insertar columnas.

Insertar filas Insertar filas.

Insertar

hipervínculos

Insertar nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.

Eliminar columnas Eliminar columnas. Observe que si Eliminar columnas está protegida

e Insertar columnas no está también protegida, un usuario podría

insertar columnas que no puede eliminar.

Eliminar filas Eliminar filas. Observe que si Eliminar filas está protegida e Insertar

filas no está también protegida, un usuario podría insertar filas que no

puede eliminar.

Ordenar Usar cualquiera de los comandos Ordenar del menú Datos, o los

botones Ordenarde la barra de herramientas Estándar. Los usuarios

no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una hoja de

cálculo protegida, independientemente de esta configuración.

Usar Autofiltro Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro de un rango

autofiltrado. Los usuarios no pueden crear ni quitar rangos

autofiltrados en una hoja de cálculo protegida, independientemente de

esta configuración.

Usar informes de

tabla dinámica

Aplicar formato, cambiar el diseño, actualizar, o modificar de algún

otro modo informes de tabla dinámica, o crear nuevos informes.

Modificar objetos Efectuar cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos

incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no se

bloquearon antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una

hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer

clic en el botón para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el

botón.

Efectuar cambios, por ejemplo de formato, en un gráfico incrustado. El

gráfico sigue actualizándose cuando cambian sus datos de origen.

Agregar o editar comentarios.



Modificar

escenarios

Ver escenarios que ha ocultado, realizar cambios en escenarios

protegidos frente a modificaciones y eliminar dichos escenarios. Los

usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las

celdas no están protegidas y agregar nuevos escenarios.

NOTA Si ejecuta una macro que afecta a un elemento que está protegido en

la hoja de cálculo, aparece un mensaje y la macro deja de ejecutarse.

Opciones de hoja de gráfico

CASILLA DE

VERIFICACIÓN

SI ESTÁ ACTIVADA, IMPIDE QUE LOS USUARIOS PUEDAN

Contenido Efectuar cambios en elementos que forman parte del gráfico, por

ejemplo series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa

reflejando los cambios que se efectúan en sus datos de origen.

Objetos Efectuar cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de

texto y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de

proteger la hoja de gráfico.

1.8 Permiso para tener acceso a áreas específicas de una hoja de cálculo protegida

Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear los rangos en los

que desea que los usuarios puedan cambiar o introducir datos. Puede:

Desbloquear celdas para todos los usuarios en la ficha Protección del cuadro

de diálogo Formato de celdas (menú Formato, comando Celdas).

Desbloquear celdas para usuarios específicos en el cuadro de diálogo Permitir

que los usuarios modifiquen rangos (menú Herramientas, submenú Protección,

comando Permitir que los usuarios modifiquen rangos).

Los usuarios que especifique en el cuadro de diálogo Permisos para

rango (botón Permisos) pueden modificar el rango automáticamente sin escribir

la contraseña. A los demás usuarios se les pedirá la contraseña cuando

deseen modificar el rango.

1.9 Tenga en cuenta lo siguiente:

Si una celda pertenece a más de un rango, los usuarios que tengan

autorización para modificar cualquiera de los rangos podrán modificar la celda.



Si un usuario intenta modificar varias celdas y sólo tiene autorización para

modificar algunas de ellas, aparecerá un mensaje indicándole que debe

seleccionar y modificar las celdas una a una.

Si especifica rangos en el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios

modifiquen rangos sin asignar una contraseña, dichos rangos se

desbloquearán para todos los usuarios.

1.9.1 Protección mediante contraseña de elementos de hojas de cálculo y

de libros

Al proteger un libro u hoja de cálculo para bloquear sus elementos, agregar una

contraseña es opcional. En este contexto, la contraseña sólo sirve para permitir

el acceso a ciertos usuarios e impedir que realicen cambios otros. Este nivel de

protección mediante contraseña no asegura que todos los datos confidenciales

del libro estén protegidos. Para lograr una seguridad óptima, debería usar una

contraseña para proteger el propio archivo de libro frente a accesos no

autorizados.

1.10 NOTA

Es muy importante que recuerde la contraseña especificada. Sin la contraseña,

no hay forma de desproteger el libro o la hoja de cálculo.

1.11 IMPORTANTE

Use contraseñas seguras que combinan letras en mayúsculas y minúsculas,

números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no mezclan

dichos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5, y de no

segura, Casa27. Utilice una contraseña segura que pueda recordar para no

tener que anotarla en ningún sitio.

1.12 Protección de la estructura y la ventana del libro

Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios

agreguen o eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas.

También puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de

las ventanas que ha configurado para mostrar un libro. La protección de la

estructura y la ventana del libro se aplican a todo el libro.

Para proteger un libro, seleccione Protección en el menú Herramientas y, a

continuación, haga clic en Proteger libro.

Puede elegir qué elementos desea proteger (estructura, ventanas del libro, o

ambos) activando o desactivando las siguientes casillas de verificación.

Opciones de libro



CASILLA DE

VERIFICACIÓN

SI ESTÁ ACTIVADA, IMPIDE QUE LOS USUARIOS PUEDAN

Estructura Ver hojas de cálculo que haya ocultado.

Mover, eliminar, ocultar o cambiar los nombres de las hojas de

cálculo.

Insertar nuevas hojas de cálculo u hojas de gráfico. (Sin embargo,

los usuarios pueden agregar gráficos incrustados a las hojas de

cálculo existentes ejecutando el Asistente para gráficos).

Mover o copiar hojas de cálculo en otro libro.

En informes de tabla dinámica, mostrar los datos de origen de una

celda en el área de datos, o mostrar páginas Campo de página en

hojas de cálculo independientes.

Para escenarios, crear un informe de resumen de escenario.

En el complemento Herramientas para análisis, usar las

herramientas de análisis que colocan los resultados en una nueva

hoja de cálculo.

Grabar nuevas macros.

NOTA Si ejecuta una macro que incluye una operación que no se

puede realizar en un libro protegido, aparecerá un mensaje y la

macro dejará de ejecutarse.

Ventanas Cambiar el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando

éste se abre.

Mover, cambiar el tamaño o cerrar las ventanas. (Sin embargo, los

usuarios pueden ocultar o mostrar ventanas).


8 | Hewlett-Packard

NOTA En el Editor de Visual Basic, los programadores pueden proteger las

macros para que los usuarios no puedan verlas ni modificarlas. Los

programadores pueden proteger las macros mediante la ficha Protección del

cuadro de diálogo Propiedades del proyecto del Editor de Visual Basic (menú

Herramientas, comando Propiedades del proyecto). Para obtener más

información, vea la Ayuda de Visual Basic.

Para ocultar todo un libro de forma que los usuarios no puedan verlo pero sí

tener acceso a contenido como macros, utilice el comando Ocultar del

menú Ventana y, a continuación, guarde el libro oculto.

1.13 Protección de datos confidenciales

Las características de Excel relacionadas con las operaciones de ocultar datos

o bloquear datos mediante contraseñas no están diseñadas para proteger

datos o información confidencial en Excel. Estas características pretenden

simplemente esconder datos o fórmulas que podrían confundir a algunos

usuarios o impedir que se vean o modifiquen dichos datos.

Excel no cifra los datos que están ocultos o bloqueados en un libro. Para

impedir la modificación de datos confidenciales y ayudar a protegerlos para que

no se puedan ver, puede que desee limitar el acceso a cualquier archivo de

libro que contenga dicho tipo de información, almacenándolos en ubicaciones

que sólo sean accesibles para los usuarios autorizados.

1.14 Bibliografía

http://www.theiet.org/students/resources/technicalreport.cfm. 3.

Universidad de los Andes. [En línea] [Citado el: 28 de Abril de 2010.]

http:// www. uniandes.edu.co.

4. IEEE. Manual de estilo de documentos técnicos. [En línea] [Citado el:

28 de Abril de 2010.]

http://standards.ieee.org/guides/style/2009_Style_Manual.pdf

Seguridad de datos en ms excel

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