Selección e Implantación de un Sistema de Gestión Integrado

Manuel CabelloManuel CabelloDigital LearningDigital Learninghttp://digitallearning.eshttp://digitallearning.esMarzo 2007Marzo 2007

Selección e Implantación de un Sistema de Gestión

integrado para la Empresa

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Selección e implantación de un Sistema de Gestión

Vamos a analizar el proceso de selección e implantación de un Sistema de Gestión. Lo vamos a hacer desde el punto de vista más general, considerando los Sistemas de Gestión Integrados (ERP)

Este enfoque, permite analizar todos los elementos que deben considerarse para una correcta selección e implantación del sistema.

Para sistemas más 'simples', podemos tener esta metodología como referencia y aplicar los elementos convenientes según el alcance del sistema.

En la última parte de la presentación, a modo de ánexo, veremos con que opciones contamos para dotar a nuestra organización de un Sistema de Gestión Integrado y principales pros y contras de cada una de ellas


Costes


Elementos a tener en cuenta en la adquisición y explotación de un Sistema de Gestión (TCO:Total Cost Ownership)

SERVICIOS Implantación➢ Consultoría➢ Implementación

➢ Instalación➢ Configuración➢ Parametrización

➢ Personalización➢ Formación

PRODUCTO➢ Licencias

Infraestructura Tecnológica➢ Hardware➢ Software

➢ Sistema Operativo➢ Base de Datos➢ Comunicaciones /

interoperabilidad

SERVICIOS Post-instalación➢ Mantenimiento ➢ Actualizaciones➢ Soporte PERSONAL Interno

➢ Equipo Proyecto➢ Administradores Sistema➢ Soporte usuario➢ Formación técnicos➢ Personal indirecto

Otros➢ Gastos explotación➢ No disponibilidad 'Downtime'➢ Coste de cambio 'Lock-in'

TCO (Coste Total Propiedad)


Distribución de costes en la implantación de un ERP

Licencias (Software) 30,20%Consultoría 24,10%Hardware 17,80%Formación 13,50%Equipos de implantación 10,90%Otros 3,30%

Production and Inventory Management Journal, 2000Fuente: Mabert, Soni y Venkatraman

Distribución Costes típicos implantación de un ERP


Fuente: The Performance Advantage, APICS,1999

TCO de ERP en Millones$ Comparativa TCO de CRM alquiler vs propiedad

● Variaciones significativas entre los estudios● Coste solución ERP varía en función de módulos instalados, tipología empresa, consultores,...● Aparecen soluciones más enfocadas a Pyme de menor complejidad (alcance) y coste.

● Precios orientativos en soluciones sw privativo (2007):

- ERP 'básico-medio' licencias: entorno 1500 €/usuario consultores/implantación: entorno 6000 €

- alquiler/pago por uso CRM: 30-200 €/usuario-mes - licencias CRM 'básico-medio': 500–1500 €/usuario

Algunas cifras sobre TCO


Grado desarrollo

Complejidad

Perfil

TIC

Nuevo proyecto / Empresa en desarrollo / expansión / consolidación,...

Organización: tamaño, departamentos, centros de trabajo-sucursales...Clientes / Proveedores/ MercadosProductos /Servicios: tipologías,modelo de negocio/operaciones, ..

Recursos humanos / Sector / Cultura de la organización,...

Infraestructura, Sistemas implementadosAplicaciones, herramientas en uso

Selección de un Sistema de Gestión: Tipología de Empresa


Gran Empresa: > 50 M€ / > 250 empleados ERP-CRM-SCM

Mediana Empresa: 10–50 M € / 50-250 empleados

Pequeña Empresa: 2-10 M€ / 10–50 empleados

Microempresa: < 2 M€ / < 10 empleados Aplicaciones / Suites

ERP-CRM-SCM 'básicos'/ 'avanzados'

Suites / ERP-CRM 'básicos'

Soluciones por tipología de Empresa (tamaño)

Presentamos una distribución orientativa de tipos de soluciones según segmentos de empresa clasificadas por su tamaño. Según vimos, hay otros apartados que pueden ser tan o más significativos y solo el

conjunto nos indicará que tipo de solución es la más indicada


Funcionalidades

Adaptación a los procesos de la empresa

Adecuación al sector

Evaluación técnica

¿Cubren nuestras necesidades actuales? ¿y las posibles necesidades futuras?

¿podemos seguir operando cómo lo estamos haciendo? Si son necesarios cambios ¿son realmente mejoras en nuestros procesos actuales?

¿tienen soluciones especializadas en nuestro sector? ¿a qué nivel?

Arquitectura, escalabilidad, estándares, infraestructura necesaria, plataformas disponibles, herramientas de administración, herramientas de personalización, integración con otros sistemas/herramientas (*)

Criterios de selección de un Sistema de Gestión



(*) Integración con sistemas o herramientas existentes:

Este es un aspecto muy importante a considerar. Hay Organizaciones que cuentan con aplicativos que gestionan información o transacciones que son necesarias para determinadas áreas/operaciones de la empresa que no pueden ser reemplazadas con el nuevo Sistema de Gestión que se va a implementar (o el esfuerzo para que así fuera lo hacen desaconsejable).

Puede ser habitual que estos aplicativos e incluso las plataformas sobre las que corren, sean ya tecnólogicamente anticuadas/obsoletas. Se suele denominar con el término sitemas 'legacy' (sistemas heredados)

Es fundamental chequear que el nuevo Sistema de Gestión permitirá una solución viable que pueda integrar lo más automatizadamente posible, el flujo de procesos e información que gestionan estos aplicativos.


Facilidad de uso

Fabricante

Implementadores

Evaluación económica

Rápidez de implementación, facilidad configuración, de uso, ayuda online, documentación

Referencias. Soporte al producto/versión. Visión / planes. ¿Continuidad en el mercado?

¿quién implementa la solución? Know how. Metodología. Recursos. Localización. Referencias. Soporte postventa

TCO: Coste total de propiedad Facilidades/Gestión financiación/ayudas



Un inadecuado planteamiento previo no solo afecta al proyecto de implantación en sí, sino también a la posterior explotación del propio sistema ERP

empresas españolas que consideran que explotan el potencial de su ERP instalado (*)....................................

empresas españolas que consideran poco o nada explotado su ERP (*)...........................................................

empresas norteamericanas que consideran que la implantación de su ERP es insatisfactoria (**).....................

idem que están muy satisfechas con su ERP(***)...............

46 %

54 %

51 %

41 %

Fuentes: (*) Estudio Grupo Penteo, 2002 (**) Robins-Gioia survey, 2002 (***) Aikan survey, 2002

Resultados de diversas encuestas sobre la explotación de un ERP

Implantación de un Sistema de Gestión


La implantación de un ERP es un proyecto complejo que ha de gestionarse adecuadamente para minimizar las desviaciones de las previsiones y expectativas establecidas.

Exito: implantación de todas las funcionalidades, realizada en tiempo y costes previstos................................

Promedio de costes incurridos sobre lo presupuestado......

Promedio de tiempo empleado sobre lo planificado............

Grado de implementación de funcionalidades respecto a las que se deseaban inicialmente......................

10 %

178 %

230 %

41 %

Fuente: P.Aiken ERP considerations, 2002

Resultado encuesta empresas Norteamericanas que habían implantado un ERP



Proyectos CRM a nivel internacional que no logran sus objetivos (*).......

Empresas españolas satisfechas con su inversión en CRM (**) ..............

65 %

90 %

Fuentes: (*) Estudios de Gartner Group y Meta Group, 2004 (**) Estudio Grupo Penteo, 2002

Resultados de diversas encuestas sobre la explotación de un CRM

Estas diferencias de percepción, aparte de por las particularidades/ enfoques de los estudios realizados, pueden tener su origen en que el parque de instalaciones CRM en España, tiene un elevado porcentajeen desarrollos propios de las empresas, lo que puede afectar a la percepción subjetiva de los encuestados


Respecto a las implantaciones de CRM, los datos de las estudios son dispares. A nivel global, los analistas presentan unos resultados similares a los obtenidos en ERP. En cambio, en España, el estudio realizado por Penteo muestra mucho mejores datos que los obtenidos en ERP.


Análisis de requerimientos

Objetivos claros

Compromiso Dirección

Equipo de Proyecto

Planificación

¿Qué vamos a hacer? ¿cuáles son las especificaciones?

¿Qué queremos conseguir? ¿Cuáles son los parametros que vamos a medir?

Apoyo y seguimiento del proyecto

¿quienes van a hacerlo? ¿quién dirige, coordina y controla todo la implementación?

¿como lo vamos a hacer? ¿en cuánto tiempo?: Fases,recursos, responsables, 'milestones',...

Implantación: aspectos claves


Participación del personal

Formación

Puesta en marcha

Comunicación

¿hemos considerado el tiempo y recursos que deben contribuir al proyecto? ¿pueden compatibilizarlo con sus tareas habituales?

¿cómo funciona? ¿saben los usuarios trabajar con el nuevo sistema? ¿qué cambios o nuevas posibilidades tienen?

¿cuándo empieza a funcionar? ¿se desconectan los anteriores sistemas? ¿cómo y cuando migramos los datos entre ambos

¿como lo vamos a hacer? ¿en cuánto tiempo y con quiénes?: Fases, responsables,recursos, 'milestones', ..

Implantación: aspectos claves


Director de Proyecto: 'prestigio' interno, conocimiento de la Compañía y sus procesos, respaldo de la alta dirección

Consultores externos: Acordar/fijar perfiles, nivel de experiencia, integración con el equipo de proyecto. Preservar know-how de la implementación

Integrantes del equipo de proyecto: equipo multifuncional. Conocimiento/ representación de todas las áreas afectadas

Involucración de todos los niveles: no solo usuarios o solo directivos. Distintos niveles de visión e interlocución

Implantación: Equipo de Proyecto

elaborado por Digital Learning 19Fuente: IBdos

Proyecto de implantación ERP


Fuente: ERP Survey 2003Revista Computer@Produktion

Tiempos medios de implantación


Fuente: SAP

Plan de Formación y Soporte


Prepárame (Prepare Me)

• Prepárame para los cambios • Comunicación corporativa

Díme (Tell Me)

• Díme lo que tengo que hacer • Díme lo que se espera que se haga

Muéstrame (Show Me)

• Enseñame cómo trabaja• Enseñame cómo lo haría un experto

Déjame (Let Me)

• Déjame practicar• Déjame aprender de mis errores

Ayúdame (Help Me)

• Dame ayuda en línea y/o tutoriales• Dame soporte

Fuente: SAP

Plan de Formación y Soporte


A modo de ánexo, Vamos a revisar tres modelos a los que podemos optar para dotar a nuestra Organización de un Sistema de Gestión (Integrado).

Adquisición e implementación de una solución 'estándar' en nuestros equipos

Pago por uso (alquiler)

Desarrollo a medida

Anexo: opciones disponibles para un Sistemas de Gestión


Beneficios frente a un desarrollo a medida propio:

Garantía de funcionamiento de los proveedores líderes (soluciones ya probadas)Acceso a un know-how de procesos de negocioAsesoramiento y servicioIntegraciónBeneficiarse del I+D del fabricanteOpciones/módulos disponibles ante posible ampliación de nuestro modelo/procesos de negocio

Desventajas:

Cambios a veces perjudiciales en nuestros procesos de negocioExcesiva estándarización (poca diferenciación con la competencia)Puede que la solución no encaje con particularidades de nuestro sector/microsectorDependencia en cambios de versiones o migración a otras tecnologías: productos descontinuados/pérdida de soporteDependencia en cambios en el fabricante: adquisiciones, fusiones (en software propietario) o abandono del proyecto (en software libre)

Sistemas de Gestión: adquisición solución estándar


Implementación de una solución estándar 'in-house':

Software propietarioPago de licencias (por equipos, por usuarios concurrentes...) y de los servicios que se contraten (análisis previo, instalación, soporte, personalización)Gratuito (usualmente aplicaciones de bajo nivel o versiones 'entry-level'). Pago por acceso a versiones más avanzada o por servicios (actualizaciones, soporte,...)

Software código abierto (software libre)Usualmente licencias gratuitas (no siempre. libre ≠ gratuito)Acceso al código fuente para estudiarlo y/o modificarloContratación voluntaria de servicios: soporte, actualizaciones,...

Sistemas de Gestión: adquisición solución estándar


Beneficios soluciones sw libre:Usualmente no hay coste de licencias o con precio muy asequible:

Menor lock-in (inversión inicial menor)No incremento de coste por número de instalaciones o usuarios

Las derivadas de ser código abierto: transparencia/seguridad, posibilidad de adaptación, correción de bugs, soporte de la comunidad... (know-how)Menos sujeto a cambios en políticas comerciales de empresas

En cuanto a desventajas, deberíamos hablar más de elementos a analizar/tener en cuenta, ya que algunos productos desarrollados con esta filosofía están teniendo un gran avance que los empiezan a equiparar a las mejores soluciones del sw privativo

Comprobar desarollo/'madurez' del proyecto (referencias y parque instalado)Comprobar red de servicio y soporte (no solo basado en la comunidad)

Continuidad: es ambivalente. Al no haber garantías contractuales del 'fabricante', el proyecto puede detenerse o bifurcarse. Por otro lado, no está sujeto a problemas típicos del sw privativo: descontinuación de producto por adquisición/fusión de empresas, el código puede seguir siendo mantenido/desarrollado por otras personas que lo estudien....

Sistemas de Gestión Integrados: software libre/código abierto


Fórmula 'pago por uso': la aplicación se considera un servicio que se utiliza. Se paga una cuota mensual en función de usuarios y funcionalidades que contratemos.El SI (HW y SW) reside en las instalaciones del proveedor que es responsable del mantenimiento y servicio (SLA) del sistemaSe accede a través de Internet y la interacción con la aplicación se realiza con el navegadorMediante un sistema de claves, podemos tener distintos perfiles de usuarios y niveles de acceso al igual que en una solución 'in-house'No hay un proceso de instalación, aunque sí cierta parametrización en la puesta en marcha y posible carga de datos.Bajo esta modalidad se engloban diversas concepciones y denominaciones

ASP: Application Service ProviderSaaS (Software as a Service) 'bajo demanda' (on demand)

Sistemas de Gestión Integrados: pago por uso


Beneficios:

No es necesaria una infraestructura compleja de hardware y software, por lo que minimizamos la inversión inicial en equipos y sistemas (en teoría menor lock-in)Rapidez de puesta en marchaNo es necesario personal técnico dedicado (backup's, migraciones,..)Mayor flexibilidad ante nuestras necesidades.

Desventajas:

Déficit en personalizaciónDéficit en especialización en el sectorNecesaria una excelente conectividad Internet (velocidad, disponibilidad..)Internet no siempre es controlable por nosotros'Dependencia' de una compañía externa (SLA)Suceptibilidad por la seguridad de la información (fuera de nuestras instalaciones)Posible lock-in por la escasa o nula interoperabilidad entre distintos servicios lo que nos obliga a trabajar con un solo proveedor

Sistemas de Gestión Integrados: pago por uso


Beneficios:

Ajuste a nuestra necesidades:

Funcionalidad que se necesita: no adquirir opciones que no utilizamos. Mejor adecuación para los casos no cubiertos para nuestro sector/microsectorSin cambio en los procesos (salvo 'voluntarios'). Más facilidad en la Gestión del cambio. Preservar nuestra forma de hacer las cosas que sean una ventaja competitiva en el mercado.

Know-how más fácil de preservar en la compañíaMarcamos el ritmo de implantaciónMenor dependencia de factores externos: cambios en el fabricante o en las versiones del producto adquirido (nueva tecnología, cambio de propietarios,..)Mayor agilidad de respuesta ante cambios o modificaciones urgentes

Sistemas de Gestión Integrados: desarrollo a medida


Desarrollar la aplicación a partir de unas especificaciones definidas por la propia empresaEn cuanto a recursos, puede abordarse con:

Recursos internos: exige 'know-how' técnico y de gestión de proyectos Recursos externos: contratación de una compañía especialista en este tipo de desarrollos. Exige la supervisión por parte de un recurso cualificado interno, para que se cumplan adecuadamente las especificaciones y los tiemposMixto: la empresa realiza el diseño y subcontrata partes del desarrollo para evitar el aumento de recursos técnicos.

Existen numerosas opciones en cuanto a tecnología a utilizar (entorno y lenguaje de programación, plataformas,...) y metodología de desarrollo, saliéndose del alcance de este curso.No tiene sentido en funcionalidades estándar (p.ej.:un programa de contabilidad). 'No inventar la rueda'



Beneficios:

Ajuste a nuestra necesidades:

Funcionalidad que se necesita: no adquirir opciones que no utilizamos. Mejor adecuación para los casos no cubiertos para nuestro sector/microsectorSin cambio en los procesos (salvo 'voluntarios'). Más facilidad en la Gestión del cambio. Preservar nuestra forma de hacer las cosas que sean una ventaja competitiva en el mercado.

Know-how más fácil de preservar en la compañíaMarcamos el ritmo de implantaciónMenor dependencia de factores externos: cambios en el fabricante o en las versiones del producto adquirido (nueva tecnología, cambio de propietarios,..)Mayor agilidad de respuesta ante cambios o modificaciones urgentes



Desventajas:

Esfuerzo en recursos internos: dedicaciónKnow-how técnico necesario: gestión de proyectos de desarrollo de sofware, tecnología de diseño y programación,...Podemos desconocer 'best-practices' que nos podrían beneficiarSi no se realiza una adecuada revisión de los procesos podemos estar automatizando cosas ineficientes o erróneas Necesario un fuerte perfil de negocio y conocimiento de la empresa de los analistas: experiencia en extraer/'exprimir' las especificaciones de los usuariosDesarrollo nuevo: fallos de diseño ó de funcionamiento que se descubren una vez implantado el sistemaExige gran disciplina para no desviar recursos del proyecto a otras tareas urgentes.La familiaridad con el equipo de proyecto puede ser perjudicial: menor atención/dedicación que a un consultor externo



Tipología de Solución Posibles Características

propiedad / pago por uso

Suite de gestión

Aplicaciones básicas gestión código propietario / abierto

sectoriales / generalistas

Combinación de varios tipos de soluciones personalizadas / estándar

Sistema integrado: ERP, CRM, SCM

in-house / online

Desarrollos a medida

Resumen alternativas que nos ofrece el mercado en sistemas de gestión:

Sistemas de Gestión Integrados: alternativas/selección

Selección e Implantación de un Sistema de Gestión Integrado

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