sellos

PROCEDIMIENTO USO Y CONTROL DE SELLOS DE SEGURIDAD

CODIGO GR-SG-PR-15 VERSION: 2

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1 OBJETIVO

Establecer la metodología para el uso y control de sellos de seguridad, con el fin de verificar que sean correctamente aplicados y evitar situaciones de riesgo para la compañía, incluido la perdida de los mismos.

2 ALCANCE

Este procedimiento se debe aplicar, siempre que en un despacho, se vayan a utilizar sellos de seguridad de Blue Cargo Group

3 RESPONSABLE

BLUE CARGO: Jefe de Seguridad.

EXXE: Custodia principal Director Nacional de Tráfico. Custodia regional Gerente o Director Regional. Colocación del precinto Despachador, Embarcador

ALDITEC: Personal de Seguridad asignado

4 DEFINICIONES

Aleatorio: Sin ningún orden numérico, cuyo resultado no es previsible

Precinto: Dispositivo físico numerado que se coloca sobre mecanismos de cierre para asegurar que éstos no se abran sin autorización. Una vez colocado, el sello no puede eliminarse sin provocar su destrucción.

Sello de seguridad: Elemento fabricado con materiales especiales, y son diseñados para proteger mercancías, dejando evidencia en caso de que haya existido intento de manipulación no autorizada. Ejemplos de sellos de seguridad son precintos, barras, pasadores.

5 PROCEDIMIENTO

5.1 Control de sellos de seguridad: Precintos

No. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO GUIA

– REGISTRO

1.

Para los precintos, ingresar la REQUISICIÓN DE COMPRAS en la BLUENET cuando el stock llegue al 30% del último pedido, según el procedimiento “Compras”.

Nota 1: El proveedor debe tener certificado ISO/PAS.

Nota 2: Periódicamente debe cambiar las características de los precintos (tipo, color, formato de numeración, etc.)

Nota 3: Está prohibido comprar precintos fuera del procedimiento

RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DEL

INVENTARIO PRINCIPAL

BLUE NET

SOLICITUD COMPRA



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– REGISTRO

2.

Recibe los sellos de seguridad, y los almacena en un lugar seguro bajo llave, deja registro del ingreso en CONTROL Y DISTRIBUCION DE PRECINTOS.



CONTROL Y DISTRIBUCION DE PRECINTOS

3.

Una vez que el stock llegue al 30% de la ultima reposición, envía el formato CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE PRECINTOS al RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DEL INVENTARIO PRINCIPAL

Si es la primera vez que va a asignar a la regional, recibe la solicitud de sellos de seguridad de las regionales.

Registra en el formato CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE PRECINTOS, tanto las entradas como las salidas, de sellos de seguridad.


INVENTARIO REGIONAL



CORREO ELECTRÓNICO

CONTROL Y DISTRIBUCION DE PRECINTOS

4.

Confirma el recibo de los sellos de seguridad y los guarda bajo llave. Ingresa el inventario recibido al formato CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE PRECINTOS.


INVENTARIO REGIONAL

CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE PRECINTOS

5.

Registra la salida en CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE PRECINTOS.

Nota1: La asignación de los precintos debe ser aleatoria y de acuerdo al tipo de vehículo según anexos.

Nota2: En vehículos carpados puede asignar numeración consecutiva de precintos, pero la ubicación debe quedar en ángulos opuestos.

Solicita que el número del sello de seguridad sea diligenciado en los documentos del despacho.


INVENTARIO REGIONAL


6.

Después del cargue coloca los precintos según el tipo de Vehículo

Verifica que haya quedado cerrado correctamente, ejerciendo presión de apertura.

Registra en la remesa la numeración y clase de precintos asignados.

RESPONSABLE DE COLOCACIÓN DEL

PRECINTO

REMESA O MANIFIESTO

7.

En caso de que durante el tránsito el precinto asignado sea abierto por autoridad competente, este debe ser remplazado por otro asignado por la autoridad y dejar registro de la apertura del precinto en alguno de los documentos del transporte indicando: hora, fecha, lugar, motivo, autoridad y funcionario que realiza la inspección.

El escolta y/o conductor debe notificar en tiempo real el evento, es necesario identificar si se trata de una operación bajo régimen aduanero “DTA y CV” a fin de

CONDUCTOR

REMESA O MANIFIESTO SEGUIMIENTO

EN TRÁNSITO

COLOCACIÓN DE SELLOS DE

SEGURIDAD EN LA UNIDAD DE

TRANSPORTE

ASIGNACIÓN DE SELLOS DE

SEGURIDAD AL DESPACHO

RECIBO REGIONAL DE

SELLOS DE SEGURIDAD

ASIGNACIÓN A REGIONALES

DE SELLOS DE SEGURIDAD

RECIBO DE SELLOS DE SEGURIDAD



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– REGISTRO

garantizar que la autoridad que pretende abrir la unidad tiene la plena autoridad para abrir el sello.

En caso que la autoridad no tenga el sello correspondiente es necesario dar la instrucción al conductor para que coloque un candado y así darle algún grado de seguridad al cargamento.

El Auxiliar de Monitoreo debe monitorear frecuentemente el vehículo, en caso de no tener escolta o acompañante vehicular y notifica al cliente. La oficina más cercana de la compañía debe coordinar el envío de un nuevo sello de seguridad.

Cuando el vehículo llega al destino, se requiere hacer pesar el vehículo antes de la entrega y debe haber un funcionario de la compañía presenciando el descargue.

Nota 1: Se debe responsabilizar al escolta sobre la seguridad del contenedor.

Nota 2: Se debe llevar registro de todas las actividades con el fin de dejar registro de la trazabilidad.

ACOMPAÑANTE VEHICULAR

AUXILIAR DE MONITOREO

8.

Antes de descargar la mercancía, se verifica que el precinto a retirar corresponda al registrado en los documentos de entrega.

Si el precinto esta alterado, abierto o no se encuentra en el momento de la entrega, inicia con el procedimiento “Reporte de actividades sub-estándar”.

CLIENTE

DESTINATARIO

TRANSPORTADOR

9.

Se instaura la denuncia sobre la perdida, se informa por escrito a sociedades portuarias y policía antinarcóticos. Se informa a involucrados en el proceso y se anula el consecutivo en el formato CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE PRECINTOS

RESPONSABLE DE SEGURIDAD

CORREO ELECTRÓNICO


10.

La regional correspondiente reporta el daño del precinto al responsable de la Custodia del Inventario Principal y realiza la devolución a la principal.

El responsable del Inventario Principal diligencia el ACTA DE DESTRUCCIÓN DE SELLOS DE SEGURIDAD relacionando números y características y posterior realiza la destrucción.

RESPONSABLE DEL INVENTARIO

REGIONAL

RESPONSABLE DEL INVENTARIO

PRINCIPAL

CORREO ELECTRÓNICO

ACTA DESTRUCCIÓN DE

SELLOS DE SEGURIDAD

FIN

DAÑO

PERDIDA O HURTO

DESCARGUE



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5.2 Control de sellos de seguridad: Barras de seguridad


– REGISTRO

1

Recibe los sellos de seguridad y los almacena en un lugar seguro bajo llave, deja registro del ingreso en CONTROL DE BARRAS/GPS DE SEGURIDAD.

Cada vez que envía Barras de seguridad a las regionales, diligencia el cuadro CONTROL DE BARRAS/GPS DE SEGURIDAD, indicando el lugar donde se encuentra la barra.



CONTROL DE BARRAS/GPS DE SEGURIDAD

2

Antes de descargar la mercancía, se debe verificar la barra de seguridad, y tener la llave para abrir su seguro (cuando aplique).

Recupera la barra e informa al RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DEL INVENTARIO PRINCIPAL para que alimente su control.


INVENTARIO REGIONAL

FIN

6 ANEXOS

6.1 TIPOS DE SELLOS DE SEGURIDAD A COLOCAR SEGÚN UNIDAD DE TRANSPORTE

6.2 INSTRUCCIONES PARA INSTALACIÓN ADECUADA DE SELLOS DE SEGURIDAD

7 FORMATOS RELACIONADOS

CÓDIGO TITULO

GR-SG-FO-21 CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE PRECINTOS

GR-SG-FO-23 CONTROL Y DISTRIBUCION DE PRECINTOS

EX-SG-FO-25 CONTROL DE BARRAS/GPS DE SEGURIDAD

8 CONTROL DE CAMBIOS

VERSION ITEM DESCRIPCION FECHA

2

10. DAÑO Se incluye el manejo de precintos en caso de daño 1/ENE/12

1. SOLICITUD COMPRA Se agrego nota donde se indica que está prohibido comprar

precintos fuera del procedimiento

9 FLUJO DE APROBACIÓN

ELABORO:

Director Sistemas Integrados de Gestión y CR

REVISO:

Director Nacional Operaciones

Director Nacional de Tráfico

Supervisor Seguridad

APROBO:

Jefe de Seguridad

Gerente de Carga Expresa

DESCARGUE

CONTROL DE SELLOS DE SEGURIDAD



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6 ANEXOS

6.1 TIPOS DE SELLOS DE SEGURIDAD A COLOCAR SEGÚN UNIDAD DE TRANSPORTE:

• Contenedor:

o Precinto de botella en la grapa izquierda de la puerta derecha y barra de seguridad.

o Precinto de plástico para contenedores vacíos.

• Furgón:

o Precinto de botella, guaya o plástico, en los respectivos cierres de las puertas del furgón.

• Carpa:

o Precinto de plástico o guaya mínimo en cada esquina.

6.2 INSTRUCCIONES PARA INSTALACIÓN ADECUADA DE SELLOS DE SEGURIDAD:

PRECINTO FOTO IMAGEN INSTRUCCIONES

PR

EC

INT

OS

TIP

O G

UA

YA

o Ubique el precinto entre dos argollas de la carpa, o las grapas del contenedor, de tal manera que la

guaya pase por el medio de las argollas de la carpa / grapa del contenedor.

o Introduzca la guaya por entre el seguro, y ejerza presión.

o Ejerza presión sobre la guaya, de tal manera que la misma quede tensionada, y que no de espacio para

abrir la carpa / puerta del contenedor

o Ejerza presión en sentido contrario en la que aseguró la guaya para verificar que el precinto haya

sellado correctamente.

o Guarde el sobrante de la guaya por entre la carpa, o enróllelo en las argollas de la carpa o grapa del

contenedor.

PR

EC

INT

OS

TIP

O

BO

TE

LL

A

o Sitúese sobre la barra de cierre numero tres cuéntelas de izquierda a derecha.

o Coloque el precinto en la ménsula de la barra de cierre numero tres.

o La tapa del precinto debe estar siempre arriba.

Preferiblemente en la uña de la barra de cierre numero tres



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PRECINTO FOTO IMAGEN INSTRUCCIONES

o Ejerza presión sobre la tapa del precinto, hasta escuchar click

o Ejerza presión hacia abajo, para verificar que el precinto haya sellado correctamente.

PR

EC

INT

OS

TIP

O P

LA

ST

ICO

o Ubique el precinto entre dos argollas de la carpa / grapas de la puerta del furgón / grapa del contenedor, de tal manera que el pasador de plástico pase por el medio de las argollas de la carpa / grapas de la puerta del furgón o

contenedor.

o Introduzca el pasador plástico por entre el seguro, y ejerza presión.

o Ejerza presión hacia el sentido contrario en la que aseguró el precinto para verificar que haya sellado

correctamente.

o Corte la lengüeta sobrante a raz del sello.

PR

EC

INT

OS

TIP

O B

AR

RA

DE

SE

GU

RID

AD

o Una vez cerrado el contenedor ubique el precinto entre las barras de cierre exteriores de las puertas del contenedor, de tal manera que el número del

precinto quede visible.

o Instale el elemento de cierre del precinto y asegúrelo con un precinto de botella o candados si

es el caso.

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