Seminario '¿Distinguirte o ser uno más?' por Pablo Nalda
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¿Qué es la gestión de proyectos? La importancia de una buen comunicación y la gestión de riesgos
Manuel Soláns, PMP
24 de Marzo de 2015
Manuel Soláns2
Contenido
¿Qué es la dirección de proyectos?
Conceptos y principios
Claves de éxito de un proyecto: La comunicación
¿Cómo identificar y gestionar los riesgos de un proyecto?
El papel del director/a de proyectos
Manuel Soláns3
Manuel Soláns, PMP
> 20 años de experiencia en el sector TIC
> 15 años de experiencia dirigiendo proyectos internacionales
Manuel Soláns4
¿Qué es la gestión de proyectos?
¿Qué es un proyecto?
Temporal
Crea algo único
Producto: construir una casa
Servicio: crear un proceso para una actividad
Mejora: Un proyecto Six Sigma para mejorar un proceso
Resultado: Generar un documento
Manuel Soláns5
¿Qué NO es gestión de proyectos?
Saber manejar herramienta de planificación (e.g. MS Project)
Algo aplicable sólo a grandes proyectos
Ser ingeniero/a ≠ director/a de proyectos
Hacer seguimiento de un calendario
Simplemente crear un plan de proyecto
Manuel Soláns6
Errores habituales dirigiendo proyectos
Asumir que las personas se comunican entre ellos
No seguir el plan de comunicación del proyecto
No ser capaz de motivar a tu equipo y que se sienta identificado con el proyecto
No tener el apoyo de los directivos
Poner en marcha varios proyectos a la vez
No delimitar desde el principio el alcance del proyecto
Ser inflexible
Manuel Soláns7
Errores habituales dirigiendo proyectos
Ser demasiado agresivo y optimista (habitualmente con el tiempo)
Subestimar la gestión de cambios
Pretender controlar todo lo que ocurre en el proyecto
Confiar en que un software te arregle todos los problemas de tu proyecto
No utilizar métricas en el proyecto
No encontrar el momento de trabajar lecciones aprendidas
Manuel Soláns8
Beneficios de la dirección de proyectos
Completar más trabajo en menos tiempo
Los beneficios (€) aumentanrán
Mejor control de gestión de cambios
Una organización más efectiva y eficiente
Relación más cercana con el cliente
Aporta medios para solucionar problemas
Mejora de calidad
Mejorar nuestro negocio y competitividad
Manuel Soláns10
Portfolio, Programa, Proyecto
Proyecto
Programa
Portfolio SAP
Integración
Marca A Marca B
Post-Venta
Garantías
Manuel Soláns11
Dirección de proyectos “Es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo” (Fuente PMBOK 5ª edición)
5 grupos de procesos:
Inicio
Planificación
Ejecución
Monitorización y Control
Cierre
Manuel Soláns12
Dirección de proyectos
¿Cuándo un proyecto ha sido exitoso?
Se finaliza de acuerdo con la fecha acordada
Se finaliza de acuerdo al coste previsto
El resultado es el esperado
Utilización efectiva de recursos
El cliente acepta el proyecto a la entrega
El cliente habla de nuestro trabajo
No se causan problemas en el negocio
Hay una conducta ética del equipo del proyecto
Manuel Soláns13
Partes interesadas y afectadas (Stakeholders)
ProjectManager
Otros equipos
Sponsor
Equipo proyecto
Dept. Legal
ProgramManager
OPS
Usuarios
ClientePMO
….....
Manuel Soláns15
Procesos en la dirección de proyectos
Inicio
Planificación
Ejecución
Monitorización y Control
Cierre
Manuel Soláns16
Inicio
Proceso en el que se define un nuevo proyecto
Verificar que tenemos recursos
Identificar a los agentes internos y externos, y entender su implicación y objetivos
Seleccionar al director/a del proyecto y que sea aceptado por los agentes principales
Dividimos un problema complejo en pequeños pasos
Crear el acta de constitución del proyecto
Manuel Soláns18
Planificación
Desarrollar el ámbito del proyecto así como los objetivos a conseguir
Identificar las acciones necesaria a realizar
Escribir el plan de proyecto: ámbito, tiempo, coste, calidad, comunicaciones, RRHH, riesgos, compras, etc.
Acordar y documentar cómo se gestionarán los cambios al proyecto
Establecer las líneas base
Manuel Soláns19
Ejecución
Procesos a ejecutar necesarios para completar el trabajo definido en el plan del proyecto.
Mucho trabajo de coordinación y comunicación
Es cuando más cambios se producen y más cambios sufre la línea base
La mayor parte del presupuesto se emplea durante esta fase
Manuel Soláns20
Monitorización y Control
Gestionar y controlar los cambios que se producen en el proyecto
Monitorizar cómo se está ejecutando en comparación con lo que habíamos planificado
Recoger, documentar e informar de las métricas del proyecto.
Manuel Soláns21
Cierre del proyecto
Completar el proyecto y finalizar el contrato.
Actividades fundamentales:
Obtener la aceptación por parte del cliente
Hacer una revisión del proyecto una vez finalizado
Documentar lecciones aprendidas
Guardar los documentos relevantes
Liberar a los recursos del proyecto
Cerrar los acuerdos con proveedores
Manuel Soláns22
Cierre de proyecto
Las lecciones aprendidas
4 preguntas fundamentales
¿Qué hemos hecho bien?
¿Qué hemos hecho mal?
¿Qué recomendaciones hacemos para futuros proyectos?
¿Cómo informamos de los resultados?
Áreas de Conocimiento
• Gestión del ámbito del proyecto
• Gestión del tiempo
• Gestión de los costes
• Gestión de la calidad
• Gestión de Recursos Humanos
• Gestión de la comunicación
• Gestión de Riesgos
• Gestión de Compras
Manuel Soláns24
Manuel Soláns25
Gestión de ámbito del proyecto
Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario para su ejecución satisfactoria.
Incluye:
Documentar y describir el ámbito del proyecto
Identificar y documentar los requerimientos
Crear lista de tareas (WBS)
Controlar el ámbito del proyecto
Manuel Soláns26
Gestión del tiempo
Acciones necesarias para gestionar la duración adecuada de un proyecto.
¿Qué se debe tener en cuenta?
Definir la secuencia de las tareas
Estimar cada una de las tareas (tiempo y recursos)
Planificar las tareas (Gantt)
Controlar la planificación
Manuel Soláns27
Gestión del tiempo
Métodos de Planificación
Herramientas de Planificación
Información del proyecto
(e.g.WBS)
Modelos de Planificación
Calendario de proyecto (Gantt)
Manuel Soláns28
Gestión de costes
Procesos utilizados para planificar, estimar, presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costes del proyecto.
Durante la ejecución del proyecto no se trata simplemente de monitorizar los costes, ha que analizarlos, identificar varianzas, tendencias y tomar acciones correctivas antes de que se produzcan sorpresas.
Manuel Soláns29
Gestión de costes
Tiene un papel fundamental a la hora de gestionar los cambios del proyecto
Una de las técnicas más potentes es el “Análisis del Valor Ganado”
Manuel Soláns31
Gestión de RRHH
Acciones para gestionar, formar y liderar a un equipo.
En función del tipo de organización de la empresa el/la directora/a de proyecto tendrá más o menos control sobre el equipo.
El equipo puede ser virtual o multi-cultural
¿Cómo gestionar un equipo?
Observar y conversar
Evaluar el desempeño de los miembros de tu equipo
Gestionar conflictos
Habilidades inter-personales
Manuel Soláns33
La comunicación en un proyecto
Desde un punto de vista formal
Procesos necesarios para asegurar que la información de un proyecto es recogida, gestionada y distribuida de una manera eficiente y eficaz a todas las partes interesadas
Un/a director/a de proyectos dedicará gran parte de su tiempo a comunicar: Internamente, Exteriormente, de forma oral, escrita, etc.
Manuel Soláns34
La comunicación en un proyecto Para crear un plan de comunicación es necesario entender los
requerimientos de los agentes internos y externos.
Componentes de un plan de comunicación:
Qué vamos a comunicar (formato, idioma, contenido, etc.)
Con qué frecuencia vamos a comunicar
Quién es la persona responsable de cada comunicación
Qué persona o grupo de personas recibirá la comunicación
Glosario de términos
Diagramas de flujo de la comunicación
Restricciones a aplicar en las comunicaciones
Manuel Soláns35
La comunicación en un proyecto Informe de progreso: estado del proyecto, previsiones, análisis del
trabajo hecho versus el trabajo planificado, etc.
Información habitual en un informe de progreso de un proyecto:
Análisis del trabajo hecho hasta la fecha
Análisis del trabajo que nos queda por hacer
Situación actual de los riesgos y problemas
Resumen de los cambios aprobados
Otros datos relevantes
Manuel Soláns36
La comunicación en un proyecto La utilización de semáforos en el informe de estado
Da un información visual clara y precisa
Ayudar a enfocar la atención a las partes del proyecto que necesitan atención
ROJO Identifica la parte del proyecto que tiene problemas: retrasos, riesgos, sobrecostes, etc. Requieren acciones de mejora y toda la atención del director/a dell proyecto
AMARILLO Identifica la parte del proyecto que puede dar lugar a algún problema. Son componentes del proyecto que están bajo algún tipo de supervisión.
VERDE Identifica las partes del proyecto que se encuentran en el estado acorde a la planificación hecha.
La comunicación en un proyecto
PROGRAMA Global Riesgo Tiempo Coste RRHH Ingresos
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
Proyecto 5
Proyecto 6
Insert Date Presentation Title Goes Here
Project Status Summary Sample 1
Green Yellow RedOn track; will complete as planned Planned delivery at risk Will miss planned deliveryOriginally planned or completed activityKey Milestone Legend:
1. Kickoff Project
2. Project Phase - TBD
3. Project Phase - TBD
Recent Accomplishments
TBD
TBD
TBD
Upcoming Key Activities
TBD
TBD
Scope: TBD
TBD
TBD
Summary
Project Description: TBD
Actual/Estimated
Key Milestones
3
Nov
29
Planned
2
Oct
20
Sept
25
Sept
25
1
1
Sep 2011 Oct 2011 Nov 2011 Dec 2011 Jan 2012 Feb 2012 Mar 2012 Apr 2012
4. Project Phase - TBD
5. Project Phase - TBD
6. Deployment Date - TBD
Aug 2011
6
Mar
30
4 5
Jan
29
Mar
15
6
May
1
3
Dec
16
2
Nov
1
4 5
Mar
30
Apr
15
Key Risks and Issues
TBD
TBD
Required Decisions & Guidance
TBD
TBD
Gray 38
Manuel Soláns39
La comunicación en un proyecto
Comunicación
Es un las claves fundamentales para el éxito de un proyecto
Comunicarte abiertamente con tu equipo te asegurará un alto rendimiento de tu equipo
Para comunicar bien ten en cuenta:
Diversidad cultural
Personalidades
Relaciones y jerarquías
Etc.
Manuel Soláns41
La comunicación en el proyecto
Comunicamos a través de múltiples canales
Cuando hables y escuches a la gente ten en cuenta que:
7% se comunica a través de la voz
38% se comunica a través de la calidad de la voz: entonación, volumen, etc.
55% es lenguaje corporal: respiración, movimientos (manos, ojos, cabeza), etc.
Manuel Soláns42
La comunicación en el proyecto
Escuchar activamente, es el otro factor clave en la comunicación con tu equipo, cliente, etc
‘Tener Coraje es levantarse y hablar; Coraje es también sentarse y escuchar’ (Carl Hemann Voss)
Manuel Soláns44
Gestión de Riesgos
Procesos utilizados para identificar, planificar respuestas y controlar los riesgos de un proyecto.
Un Riesgo es incertidumbre. Es un evento que si ocurre tendrá un impacto positivo o negativo en el proyecto.
Habitualmente los riesgos surgen de la interacción entre lo que debe suceder (objetivo) y lo que puede ser que ocurra (incertidumbre)
Manuel Soláns45
Gestión de Riesgos
Todo riesgo tiene dos dimensiones
Incertidumbre; valoramos la probabilidad
Impacto: Positivo o Negativo
Manuel Soláns46
Gestión de Riesgos
¿Por qué tenemos que gestionar los riesgos?
Para entender el potencial del riesgo y sus efectos
Para estar alerta cuando un riesgo es inminente
Para dar instrucciones claras y precisas sobre como tener el riesgo bajo control
Para volver a la normalidad una vez que el riesgo ha ocurrido
Manuel Soláns47
Gestión de Riesgos
P1: ¿Qué es lo que queremos conseguir?
Paso 1: Determinar objetivos
P2: ¿Hay algo que pueda afectar?
Paso 2: Identificar Riesgos
P3: ¿Cuál de los riesgos puede tener mayor impacto?
Paso 3: Evaluación de Riesgos
Manuel Soláns48
Gestión de Riesgos
P4: ¿Qué se puede hacer?
Paso 4: Definir respuestas al riesgo
P5: ¿Funcionó?
Paso 5: Evaluar y verificar la respuesta el riesgo
P6: ¿Ha cambiado algo?
Manuel Soláns49
Gestión de Riesgos
Identificación: Determinar que riesgos pueden afectar a un proyecto e identificar sus características
¿Quién identifica los riesgos?: todas las personas involucradas con el proyecto
Es un proceso continuo a lo largo de la vida del proyecto
Manuel Soláns50
Gestión de Riesgos
Identificación – Herramientas habituales
Tormenta de ideas
Grupos Delphi: a través de cuestionarios y checklistevaluados por expertos en riesgos
Entrevistando a los participantes del proyecto
Análisis Causa-Efecto
Diagramas de flujo
Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades)
Manuel Soláns51
Gestión de Riesgos
Análisis Cualitativo: Proceso para priorizar riesgos considerando su probabilidad e impacto.
Permite reducir incertidumbre del riesgo y centrarse en los de mayor prioridad.
Es muy recomendable usar una Matriz de Análisis de Riesgos.
Manuel Soláns52
Gestión de Riesgos
PROBABILIDAD
E R1 R9 R11 R4 R2
D
C
B
A
1 2 3 4 5
IMPACTO
1 = Mínimo o sin impacto
2 = Bajo
3 = Medio
4 = Alto
5 = No aceptable
A = Remota
B = Baja
C = Probable
D = Alta
E = Casi Seguro
Manuel Soláns53
Gestión de Riesgos
Análisis Cuantitativo: Proceso para analizar el impacto numérico del riesgo.
Métodos habituales:
Análisis de Sensibilidad
Árboles de decisión
Simulaciones (e.g. Montecarlo)
Valoración experta
Manuel Soláns54
Gestión de Riesgos
Plan de respuesta: Proceso para definir acciones que reduzcan el impacto o potencien la probabilidad del riesgo,
Basado en:
Tipo del riesgo
Manejabilidad
Severidad del impacto
Disponibilidad de recursos
Eficiencia de costes
Manuel Soláns55
Gestión de Riesgos
4 estrategias básicas
Eliminarlo: Acciones para eliminar el riesgo
Transferir el riesgo: e.g. Contratar un seguro
Mitigar: acción para reducir la probabilidad
Aceptar: No tomar acciones
Manuel Soláns56
Gestión de Riesgos
Monitorizar y controlar los riesgos
Monitorizar cambios en la probabilidad e impacto
Revisiones periódicas
Valorar la efectividad de las respuestas
Evaluar la efectividad del plan de riesgos
Manuel Soláns58
El/La directora/a de proyectos
Responsable de coordinar e integrar actividades a lo largo de las diferentes áreas de conocimiento
Habituarse a tener bastante responsabilidad pero poca autoridad.
Gestionar:
Relaciones humanas en el proyecto
Mantener un equilibrio entre área técnica y área gerencial
Los riesgos asociados con el proyecto
Las políticas e idiosincrasias de la organización
Manuel Soláns59
Habilidades directivas clave (soft skills)
El/La directora/a de proyectos
Liderazgo
Construir equipo
Motivar
Comunicar
Influenciar
Coaching
Solucionar problemas
Negociar
Construir relaciones de confianza
Gestión de conflictos
Manuel Soláns61
El papel del director/a de proyecto
Liderazgo
Dirige los esfuerzos de un grupo de personas hacia un objetivo común y los motiva para trabajar como un equipo.
Respeto y confianza vs Temor y sumisión
Inspira y comparte visión
Buen comunicador
Integro
Entusiasta
Empático
Competente
Delega tareas
Trabaja bajo presión
Equipo
Resolución de problemas
Manuel Soláns62
El papel del director/a de proyecto
Hacer equipo
Es conseguir que un grupo de personas trabajen juntas buscando un objetivo común
Crear un buen ambiente para el equipo implica gestionar, hablar y solucionar los problemas entre todos sin culpar a miembros concretos del equipo.
Es un actividad esencial para crear el equipo del proyecto y durante la vida del proyecto.
Manuel Soláns63
El papel del director/a de proyecto
Motivación
En tu equipo tendrás personas con diferentes perfiles, expectativas y objetivos individuales.
Existen motivaciones intrínsecas y extrínsecas.
A través de la motivación conseguimos que el equipo mantenga su orientación hacia el objetivo del proyecto.
El éxito del proyecto depende, entre otras cosas, del nivel de motivación del equipo.
Manuel Soláns64
El papel del director/a de proyecto
Maneras efectivas de motivar a tu equipo (http://www.huffingtonpost.com/anush-kostanyan/15-effective-ways-to-
moti_b_5854242.html) Comparte la visión de la
empresa con el equipo
Comunica con tu equipo
Haz que la gente se sienta aceptada
Apoya nuevas ideas
Propón desafíos
Celebra cada éxito
Mantén un buen entorno de trabajo
Crea y mantén el espíritu de equipo
Motiva individualmente
Manuel Soláns65
El papel del director/a de proyecto Influenciar
Coercitivo y recompensas
Castigo y recompensas
Requiere una supervisión muy cercana
Legítimo
Viene del nombramiento del/a director de proyecto
Confiar únicamente en este poder es arriesgado
Experto y Referente
Experto basado en tus experiencias anteriores
Referente basado en cómo te ven los demás (carisma)
El papel del director/a de proyecto
• Solucionar Problemas
• El objetivo es identifcar y solucionar problemas antes del que impacten en el proyecto
• Hay 5 pasos para solucionar problemas
1. Definir el problema
2. Determinar las causas
3. Generar Ideas
4. Seleccionar la mejor opción
5. Tomar acción
El papel del director/a de proyecto
• Negociación
• No se trata solo de negociar con proveedores, se negocia continuamente: con el cliente, con el equipo, etc.
• Etapas del proceso de negociación:
1. Preparación
2. Discusión/Conversación
3. Clarificar objetivos
4. Negociar buscando Ganar-Ganar
5. Acuerdo
6. Implantar
El papel del director/a de proyecto
• Negociación
• 3 elementos importantes en cualquier negociación
1. Actitud
2. Conocimiento
3. Habilidades interpersonales
• Asertividad
• Comunicación verbal efectiva
• Escuchar activamente
• Construir una fuerte relación personal
• Etc.
GRACIAS!!
Manuel Soláns, PMP
es.linkedin.com/in/manuelsolans/
@ManuelSolans