SEMINARIO NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO (NTCI)
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CRISTIANA, SOCIALISTA, SOLIDARIA MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO PROYECTO DE MODERNIZACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA (PMSAF) SEMINARIO NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO (NTCI) Sesión No. 10
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CRISTIANA, SOCIALISTA, SOLIDARIA
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
PROYECTO DE MODERNIZACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA (PMSAF)
SEMINARIO
NORMAS TECNICAS DE CONTROL
INTERNO (NTCI)
Sesión No. 10
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1. Preliminar de las NTCI
2. Marco Legal de las NTCI
3. COSO 2013, Generalidades
4. Justificación del Cambio de las NTCI5. Aspectos Técnicos
a. Entorno de Control
b. Evaluación de Riesgos
c. Actividades de Control
d. Información y Comunicación
e. Supervisión – Monitoreo
6. Apéndice I – Glosario
7. Apéndice II- Actividades de Control
8. Apéndice III -Cuestionarios de Evaluación CI
CONTENIDO
1. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Se refiere a los criterios técnicos ymetodológicos aplicables a cualquierEntidad, para que los Sistemas deAdministración definan laOrganización Administrativa y laajusten en función de los objetivosinstitucionales, de tal manera, que seevite la duplicidad de funciones yatribuciones, mediante la adecuacióny fusión o supresión de unidadesadministrativas, a fin de alcanzareficiencia, efectividad y economía enlas operaciones.
Se fundamentan en los conceptos deCentralizacion Normativa yDescentralizacion Operativa para locual la definición de políticas,normas y procedimientos, secentralizará en la Máxima Autoridadde cada Entidad Pública, mientrasque la toma de decisiones de lagestión se ejecutan lo más cercaposible de donde se realizan losprocesos operativos
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1. Organizaciòn Administrativa
1.1 Maxima Autoridad y Comite
de Auditoria y Finanzas
1.2 Estructura Organizacional
1.3 Delegacion de Autoridad y
Unidad de Mando
1.4 Canales de Comunicacion
1.5 Gerencia por Excepcion
1.6Gerencia por Resultados
1.7 Separacion de Funciones
Incompatibles1.8 Supervision
1.9 Procedimientos
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1. Organizaciòn Administrativa
1.10 Documentacion de Respaldo
1.11 Control y Usode FormulariosNumerados o
Prenumerados
1.12 Archivo de Documentacion
1.13 Control Automatizado deInformacion
1.14 Unidad de Sistemas de Informacion
1.15 Custodia de los Recursos y
Registros
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1.1.1 Maxima Autoridad
Las funciones de la Maxima Autoridad estanincluidas en el documento de constitucion de las Entidades.
El diseño y funcionamiento del Control Interno constituyen deberes de la Maxima Autoridad o el Titular de cada Entidad.
Estos deben cumplir y hacer cumplir loprevisto en las Normas Tecnicas de ControlInterno.
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1.1.2 Comite de Auditoria y Finanzas
DEPENDENCIA
INTEGRACION
FUNCIONES
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1.3 Estructura Organizacional
Debe estarsubordinada a laPlaneacionEstrategica de laEntidad.
Formalizarse enun Manual deOrganizacion yFunciones, segunnaturaleza deactividades yoperaciones de laEntidad.
La MaximaAutoridad esresponsable deimplantar ymanteractualizada unaadecuadaorganizacionadministrativacompatible con sumision yobjetivos, queresponda al PlanEstrategicoInstitucional.
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1.3 Estructura Organizacional
• Organigramaautorizado por laMàximaAutoridad.
• Las Funcionesgenerales ypuestos de trabajoque conformancada unidadorganizativa de laEntidad.
El manual deOrganizacion yFuncionesdebe incluir
como mìnimo:
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1.3 Delegación de Autoridad
y de Mando
Cada Servidor Publico debe ser:
Unidad de Mando
Responsable de sus actuaciones y funciones, las cuales reportara ante la Autoridad inmediata
superior.
Responsable ante su jefe inmediato
superior.
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1.3 Delegaciòn de Autoridad y
Unidad de Mando
Delegaciòn de Autoridad:
La Maxima Autoridad fijara la Autoridad enlos distintos niveles de mando, garantizandoque cada Ejecutivo asuma la responsabilidaddel area de su competencia
Los ejecutivos de los niveles superioresdeberan delegar la Autoridad necesaria a losniveles inferiores, para la toma de decisionesen los procesos de operacion y cumplirfunciones o responsabilidades asignadas
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1.4 Canales de Comunicación
La Entidad debera establecer ymantener lineas definidas yreciprocas de comunicacionentre los diferentes niveles yunidades administrativas,evitando la concentracion enuna persona o unidadadministrativa, permitiendo laadopcion de decisionesgerenciales oportunas.
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1.5 Gerencia por Excepciòn
Cada nivel ejecutivo deberadecidir sobre asuntos noresueltos en los nivelesinferiores.
Los distintos niveles operativossolamente deberan decidirsobre asuntos no resueltos porla Maxima Autoridadcorrespondiente, orientandosu atencion al analisis yformulacion de programas yproyectos, a la evaluacionpermanente de la gestion deindicadores y otrosinstrumentos.
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1.6 Gerencia por Resultados
Significa establecer objetivos ymetas, actividades-tareas y laasignacion de responsables, asicomo las fechas concretas deentrega de resultados.
Se debera dirigir y motivar alpersonal para ejecutar laprogramacion de operaciones ycontrolar las actividades deacuerdo a lo planificado.
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1.7 Separar funciones incompatibles
Autorizacion Ejecucion
Registro Custodia
Control de operaciones
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1.8 Supervision
El nivel y alcance de lasupervision esta definidopor : Complejidad deoperaciones, nivel deriesgo, tecnologia, nivel deautonomia, competencia yhabilidad y experiencia delServidor Publico querealizara la supervision. Para identificar Riesgos
y tomar decisionespara administrar yaumentar la eficienciay calidad de losprocesos.
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1.9 Procedimientos
La estructuraorganizacionalfuncionaramediante Manualesde Procedimientosque regulen laejecución de lasoperaciones. Debende ser :
Fáciles decomprensión.
Ampliamentedifundidos por elServidor Publico.
La máximaautoridad de laentidad debeapoyar y promoverla elaboración deManuales deProcedimientospara cada UnidadAdministrativa,como así seandivulgados alpersonal de laorganización parasu debidaimplementación yaplicación.
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1.10 Documentos de Respaldo
Toda operación deberá de contar con ladocumentación suficiente y apropiada ya seaen medios físicos o magnéticos (LeyEspecifica No. 729 Ley de Firma Electrónica).
La documentación de respaldo promueve latransparencia y mostrar requisitos legales,administrativos, de registro y control de laEntidad.
Dicha documentación deberá de contener lainformación adecuada, para identificar lanaturaleza, finalidad y resultados de cadaoperación, así como su análisis.
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1.11 Control de Formularios Numerados o pre numerados
Se de aplicar procedimientosinternos y regulados para elcontrol y uso de los formulariosnumerados, sea por imprenta omedios electrónicos (LeyEspecifica No. 279 Ley de FirmaElectrónica).
El sistema de formularios preveráel numero de copias, el destino decada una y las firmas físicas oelectrónicas de autorización parasustentar todo operaciónfinanciera y administrativa.
Los formularios pendiente de uso,deberán ser controlados,asignando responsabilidad decustodia y control de entrega yrecibo a un Servidor Publico.
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1.12 Archivo de Documentación
La máxima autoridad es laresponsable de emitir laspolíticas administrativaspara todos los niveles dela organización, esto paraque creen y mantenganarchivos ordenados deforma lógica, de maneraque se localicé lainformación.
La documentación de lasoperaciones de laEntidad, deberá serarchivada de formalógica, numerada, defácil acceso y utilizaciónpreservándola decualquier contingenciaque señalen lasdisposiciones legales dela materia.
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1.13 Control de Sistemas Automatizadosde Información
Se deberá contar con unsistema de información,que permita obtener,registrar, computar,compilar, controlar ycomunicar información deforma concreta, oportuna yrelativa a la Entidad.
Las entidades tienen quegarantizar los mecanismos deautorización y prueba de lossistemas, la documentación delos programas y aplicaciones, lavalidación de la información queingresa y egresa del sistema, larestricción del acceso al centrode computo, protección física delequipo y programas y seguridadde archivo.
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1.14 Unidad de Sistemas de Información
Magnitud
Complejidad
Deberá existir una Unidad deApoyo a la máxima autoridadencargada del diseño eimplementación de laestructura organizacional yde los reglamentosespecíficos para elfuncionamiento de losSistemas deº Administración,Información y ControlInterno.
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1.15 Custodia de Recursos y Registros
Acceso a losrecursos yregistros debelimitarse a losServidoresPúblicos.
Para cumplir dicharesponsabilidad,se realizarancomparaciones delos recursos conlos registroscontables.
Si existierandiferencias entrela verificaciónfísica y losregistros, sedeberá investigare identificar alresponsabledeterminandoaccionesconducentes a lacorrección de lasdiferencias orestitución de losfaltantes.
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2. Administracion de los RRHH
2.1 Unidad de Administraciónde los Recursos Humanos
2.2 Competencia Profesional
2.3 Clasificación de Puestos,Niveles Remunerativos yRequerimientos de Personal.
2.4 Selección de Personal
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2. Administracion de los RRHH
2.5 Registros y Expedientes
2.6 Inducción de Personal deNuevo Ingreso y Promocionado
2.7 Capacitación de losRecursos Humanos.
2.8 Remuneraciones
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2. Administracion de los RRHH
2.9 Prohibicion de recibirbeneficios diferentes a lospactadados con la Entidad.
2.10 Prohibición de DobleRemuneración
2.11 Actuación de losServidores Públicos.
2.12 Control de Asistencia yPuntualidad.
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2. Administracion de los RRHH
2.13 Vacaciones.
2.14 Rotación de Personal.
2.15Caución
2.16Seguridad Social eIndustrial
2.17 Evaluación de losRecursos Humanos
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2.1 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN
DE RECURSOS HUMANOS
Toda Entidad deberácontar, cuando seanecesario, con unaUnidad Especializada enRecursos Humanos, quecumpla las funcionestécnicas relativas a laAdministración yDesarrollo de Personal.
Los Servidores Públicosencargados de estaUnidad Administrativadeben poseerconocimientos sobre lasmaterias laborales,técnicas para reclutar,evaluar y promover eldesarrollo del personal,así como para ejecutarlas políticas de laEntidad respectiva
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2.2 COMPETENCIA PROFESIONAL
La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar un desempeño ordenado, ético, eficaz y eficiente, así
como la comprensión de las responsabilidades individuales relacionadas con el Control Interno
La Máxima Autoridad y la Administración de la Entidad Pública reconocerán como elemento
esencial, las competencias profesionales de los Servidores Públicos.
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2.3 CLASIFICACIÓN DE PUESTOS,
REMUNERACION Y
REQUERIMIENTOS DE PERSONAL
Las Entidades establecerán, de acuerdocon las normas legales, una clasificaciónde puestos con los respectivosrequisitos mínimos para su desempeñoy los correspondientes niveles deremuneración. En la programación deoperaciones se determinarán losrequerimientos de personal paraejecutar dichas operaciones, lo cualdeterminará el monto del rubro deservicios personales de su proyecto depresupuesto
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2.4 SELECCIÓN DE PERSONAL
Las Entidades seleccionarán supersonal teniendo en cuenta losrequisitos exigidos en laClasificación de Puestos yconsiderando los impedimentoslegales y éticos para eldesempeño de los mismos, a suvez se considerarán lasdisposiciones contenidas en laLey de la materia.
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2.5 REGISTROS Y EXPEDIENTES
Se deberá implantar y manteneractualizado un legajo o expediente paracada uno de los Servidores Públicos, sinexcepción alguna, la que deberá estardebidamente numerada, y que contengalos antecedentes e información necesariapara una adecuada Administración de losRecursos Humanos.
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2.6 INDUCCIÓN DE PERSONAL DE NUEVO
INGRESO Y PROMOCIONADO
La Máxima Autoridad de cada Entidad Pública,debe dictar las políticas que provean la adecuadainducción al personal de nuevo ingreso, así comoal que ha sido promocionado
La Entidad deberá diseñar un Programa deInducción para el personal anteriormentemencionado con el propósito de brindarconocimientos de la Entidad o UnidadAdministrativa donde laborarán, de lasatribuciones, derechos y obligaciones que debecumplir como Servidor Público conforme a lalegislación aplicable
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2.6 INDUCCIÓN DE PERSONAL DE NUEVO
INGRESO Y PROMOCIONADO
Se deberá dejar evidencia por cadaServidor Público, el conocimiento ycomprensión de sus funciones yresponsabilidades, lo que tiene queconstar en su expediente.
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2.7 CAPACITAR LOS RECURSOS
HUMANOS
Cada servidor Público será responsable de laactualización continua de los conocimientos en elárea laboral de desempeño. Sin embargo, deberánexistir programas concretos de entrenamiento ycapacitación, de acuerdo a las necesidades de laEntidad. La implementación de estos programastiene por objetivo inmediato el incremento en laproductividad de los recursos humanos, y comofinalidad mediata, preparar al personal paraocupar en el futuro puestos de mayor jerarquía,posibilitando la generación interna de ServidoresPúblicos de alto nivel.
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2.7 CAPACITACIÓN DE LOS
RECURSOS HUMANOS
La Máxima Autoridad deberá promover lacapacitación, entrenamiento y desarrolloprofesional de los Servidores Públicos en todos losniveles, de manera constante y progresiva, enfunción de las áreas especializadas y del puesto detrabajo que ocupan.
La Entidad dispondrá de una normativa quecontenga todos los aspectos inherentes a lacapacitación, entrenamiento y desarrolloprofesional, así como las obligaciones asociadas aestos procesos, mismos que asumirán losServidores Públicos capacitados
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2.8 REMUNERACIONES
Se retribuirá a los ServidoresPúblicos con un adecuado sueldo,de tal forma que sea una justacompensación a su esfuerzo enlas funciones realizadas y deacuerdo con la responsabilidadde cada cargo y su nivel decomplejidad, debiendo garantizarigual remuneración en idénticascondiciones.
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2.9 PROHIBICIÓN DE RECIBIR
BENEFICIOS DIFERENTES
A LOS PACTADOS CON LA ENTIDAD
Sobre la base del sueldo osalario o cualquier otra formade retribución acordada con laEntidad, el Servidor Públicodeberá estar obligado a cumplirsus funciones con oportunidad,honradez y rectitud, sin buscar orecibir otros beneficiospersonales vinculados con eldesempeño de sus funciones.
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2.10 PROHIBICIÓN DE DOBLE
REMUNERACIÓN
Ningún Servidor Público podrá tener más de un empleoremunerado, con excepción de los casos previstos en laLey No. 438, “Ley de Probidad de los ServidoresPúblicos”. Esta prohibición incluye a los particularesque son nombrados exclusivamente para asistir areuniones de Juntas Directivas, Consejos, Comisiones uOtros Órganos de la Administración Pública.
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2.11 ACTUACIÓN DE LOS
SERVIDORES PÚBLICOS
Todo Servidor Público está obligado acumplir sus deberes conresponsabilidad, diligencia, honestidad,rectitud y ética, de tal manera que sudesempeño mantenga o mejore elprestigio de la Entidad para la cualpresta su servicio.
La actuación deberá estar apegada a lasdisposiciones legales establecidas y a loscódigos de éticas, normas y demásdisposiciones que su profesión oespecialidad demanden.
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2.12 CONTROL DE ASISTENCIA Y
PUNTUALIDAD
Se establecerán procedimientospara el control de asistencia,que aseguren la puntualidad ypermanencia en los sitios detrabajo de los ServidoresPúblicos. El control se ejercerápor el Jefe Inmediato Superior ypor la Unidad de Personal.
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2.13 VACACIONES
Los Jefes de las Unidades Administrativas de cada Entidad, encoordinación con el área encargada de personal, debenelaborar cada año un rol de vacaciones para los ServidoresPúblicos y, una vez aprobado, difundirlo y exigir sucumplimiento. El derecho a las vacaciones no admitecompensación monetaria, excepto cuando el ServidorPúblico se retire definitivamente de la Entidad.
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2.14 ROTACIÓN DE PERSONAL
La Entidad establecerá, en formasistemática, la rotación de losServidores Públicos vinculados con lasáreas de administración, registro ycustodia de bienes y recursos, y en lasáreas de producción cuando se trate deempresas industriales. Dicha rotacióndeberá contar con la inducción ycapacitación necesaria de losServidores Públicos rotados para quepuedan desempeñarse con eficiencia yeficacia en los nuevos cargos.
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2.15 CAUCIÓN
La Máxima Autoridad definirá, deconformidad con el análisis deriesgos, disposiciones legalesvigentes y reglamentos internos decada sector, las actividades querequieran ser garantizadas con unacaución para la protección de losrecursos bajo la responsabilidad delos Servidores Públicos.
Para el efecto, en cada caso, fijará elmonto adecuado a efecto decontratar a una Compañía de Segurosy asignará los recursos necesariospara su ejecución.
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2.16 SEGURIDAD SOCIAL E
INDUSTRIAL
• La Entidad está obligada a cumplirlas disposiciones legales vigentesen materia de Seguridad Social,considerando que se puedenpresentar riesgos a corto y largoplazo, y cumplir con las Normas deHigiene y Seguridad Ocupacional. .
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2.17 EVALUACIÓN DE LOS
RECURSOS HUMANOS
La evaluación del recursohumano debe ser unproceso y no un eventoparticular en el tiempo.
El trabajo de los ServidoresPúblicos deberá evaluarse almenos dos veces al año, y exigirque su rendimiento sea igual omayor a los niveles de eficienciapreviamente establecidos paracada función, tarea o actividad.
Cada Jefe de Unidad esresponsable de la evaluacióndel rendimiento del personala su cargo.
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2.17 EVALUACIÓN DE LOS
RECURSOS HUMANOS
Los métodos de evaluación de desempeño del personal deben estarpredefinidos, comunicados y establecida la periodicidad de suaplicación. Al utilizar estos métodos deberán establecerse los nivelesjerárquicos evaluadores y a cargo de qué Servidores Públicos quedaráel proceso de discusión previa y evaluación final.
Para el proceso de evaluación deberán usarse técnicas y metodologíasadecuadas, en concordancia con la instancia rectora responsable.
La Máxima Autoridad, deberáestablecer políticas para incentivar alos Servidores Públicos, con ellomotivar y reforzar el desempeño de suconducta, cumplimiento de objetivosy metas establecidas .
Este tipo de evaluaciones servirá paralas promociones, traslados,capacitaciones y remociones.
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2.17 Evaluacion de los
Recursos Humanos
Para un correcto proceso de evaluación, deberá tenerse en cuenta alinicio de toda gestión:
Enterar a las personas de sus funciones, objetivos ymetas para su desempeño.
Explicar y cuando aplique, entregar las herramientasque el superior jerárquico le aporta al Servidor Públicopara un cabal desempeño de sus funciones, incluido elentrenamiento y la capacitación si son necesarios.
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2.17 Evaluacion de los
Recursos Humanos
.Definición de fechas en las cuales serevisará el avance del cumplimientode objetivos y metas, para tomarcorrectivos conjuntos y mejorar laprobabilidad de buen desempeño.Durante la gestión, cumplir con loscronogramas para evaluar eldesempeño, teniendo cuidado deescuchar al Servidor Público, yconsiderar sus puntos de vista para elmejoramiento de su desempeño.
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3. Planeacion y Programacion
3.1 Requerimiento
General
3.2 Marco Normativo
3.3 Programacion
Integral
3.4 Programacion de Inversiones
3.5 DefinicionConcreta de los
Resultados
3.6 Medios de Verificacion de los Resultados
3.7 Condicionantes
3.8 Medios y Recursos a
Utilizar
3.9 Responsables de los Resultados
de las OperacionesProgramadas
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3.1 Planeacion y Programacion
Constituye la basepara llevar a cabo lasaccionesadministrativas yfinancieras y debe ser:
Oportuna
Flexible
Sujeta a Evaluación Periódica
Permanente
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3.1 Planeacion y Programacion
Las entidades deberán preparar susPlanes Estratégicos para sudesarrollo Institucional,los cualesconsideren períodos entre 3 y 5años.
Lo anterior sin perjuicio de lasmetodologías de planeación yprogramación que utilice laEntidad durante el período deajuste a las NTCI.
Basados en unaMetodología de PlaneaciónEstratégica enfocada en laGestión por Resultados y enel análisis de Riesgo para elcumplimiento de susobjetivos.
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3.1 Planeacion y Programacion
La Planeación Estratégica yla Programación deOperaciones debe ser elresultado del trabajoconjunto de los Ejecutivos ysus Colaboradores en lasdistintas UnidadesOrganizacionales.
Basados en la PlaneaciónEstratégica, deberán Programarsus Operaciones Anuales, a mástardar en el mes de agosto decada año y como base para laformulación del proyecto depresupuesto anual.
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3.2 Marco Normativo
La PlaneacionEstrategica y laProgramacion de
Operaciones debenser concordantescon:
Las Normas Basicas y elmarco de mediano y largoplazo, para formular losProgramas de Operacion yPresupuestos de la Entidad,que establezca el OrganismoRector correspondiente.
Otras NormassobrePlaneacion yProgramacion..
Las Estrategias yPoliticasNacionales dePlanificacion eInversion Publica.
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3.3 Programacion Integral
La Programacion deOperaciones de cadaEntidad sera integral eincluira por lo tanto, lasoperaciones defuncionamiento depreinversion de inversionPublica.
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3.4 Programacion de Inversiones
Debe corresponder alos objetivos de cadaEntidad con Proyectoscompatibilizados conlas Polìticas Sectorialesy Regionales, deacuerdo con las Normasdel Sistema Nacional deInversion Pùblica.
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3.5 Definición Concreta de los
Resultados
Los resultados que se deseenalcanzar en un perìodo dadopor las operaciones que seprogramen en funcion de losobjetivos de la Entidad, seconcretaran en metascuantitativas y/o cualitativas,segùn corresponda.
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3.6 Medios de Verificación
de los Resultados.
•En la Programaciòn de Operacionespara una vigencia determinada, sedeberan indicar con claridad losmedios de verificaciòn de losresultados que se desean alcanzar.
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3.7 Condicionantes
Las Condicionantes Externaso Internas que la Entidadestime que puedan afectar ellogro de los resultados que sedesean alcanzar, deberanindicarse con claridad en laMatriz de Riesgo de laEntidad, asi como enlasActividades de Control.
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3.8 Medios y Recursos a
Utilizar
La Programaciòn deOperaciones contemplaràlos requerimientos derecursos humanos ymateriales necesariospara alcanzar las metas.
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3.9 Responsables de Resultados de
Operaciones-Programadas
Se indicara en laProgramacion deOperaciones losresponsables por cadameta o resultados aalcanzar
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3.10 –Determinación de Políticas
Internas para la Ejecución
Deberán establecerse las políticas a aplicarse enla ejecución de las operaciones programadas,mediante documento escrito o bien por medoselectrónicos a efecto de permitir el desarrollo deprocedimientos a emplear, y para la evaluacióninterna de las mismas, incluyendo los estándaresplaneados de desempeño o eficiencia.
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