MANUAL DE POSTULACIÓN EMPRESAS

PROGRAMA APRENDICES 2014

Manual postulación empresas al Programa Aprendices

La empresa deberá ingresar a la dirección WEB publicada en www.sence.cl, al ingresar al sitio se

muestran 3 opciones en menú:

Crear cuenta: corresponde a crear cuenta en el sistema para poder participar del

programa.

Acceder al sitio: módulo para poder acceder al sistema a partir de la cuenta creada.

Documentación: Corresponde a la documentación válida para el programa Aprendices

2014.

Crear cuenta Al acceder a crear cuenta el sistema nos pide ingresar el RUT de la persona que ingresará al

sistema, dado que las cuentas son personales en representación de una empresa.

Al ingresar el RUT correspondiente y apretar el botón “ACEPTAR”, el sistema se conectará con

Registro Civil de forma inmediata para traer los datos correspondientes a Nombres, Apellido

Paterno, Apellido Materno, sexo, fecha de nacimiento y fecha de defunción.

Con los datos correspondientes se solicita el número de serie del carnet, correspondiente al

código que aparece en el reverso de carnet correspondiente

Posteriormente se solicita el ingreso del RUT de la empresa que se representará, además del

correo electrónico y contraseña de la cuenta

Con la información ingresada se apreta “CREAR CUENTA” y el sistema enviará el mensaje de

cuenta correctamente creada

Acceder al sitio

Ahora, con la cuenta creada la empresa podrá acceder al sitio, introduciendo el rut de la persona

encargada y la contraseña.

Al acceder al sitio, se desplegará el menú que se le presenta a la empresa

Ingresar Postulación: Corresponde al módulo para ingresar los contratos por los que la

empresa va a participar en el programa

Documentación: Corresponde a la documentación que rige el programa en ejecución

Identificación Capacitación: Corresponde al módulo que puede ingresar el Plan Formativo

correspondiente

Asignar Trabajador Capacitación: Corresponde al módulo donde al Plan Formativo se le

asignan los trabajadores que lo llevarán a cabo.

Listado de Planes Formativos: Módulo de consulta de los planes formativos ingresados

por la empresa.

Ingresar Postulación

Se despliega pantalla con el RUT de la empresa que el usuario tiene asignado. En este paso, el

usuario debe seleccionar el programa en el que participa.

Al ingresar, el sistema se conecta con el Servicios de Impuestos Internos (SII) y la Dirección del

Trabajo (DT) para traer la información de la empresa y para ver si la empresa posee o no multas

previsionales. En caso de que posea multas el sistema avisará y permitirá que el usuario adjunte

documento correspondiente a la regularización de la situación de la empresa.

Al apretar botón “ACEPTAR” se pasa al detalle de la información de la empresa

1. Información de la empresa

La pantalla muestra la información traída desde SII correspondiente a:

Razón Social

Representante Legal

Actividad Económica: Empresa debe seleccionar la actividad económica correspondiente a

la postulación. Sistema le muestra solo las actividades económicas registradas por la

empresa en SII

Rubro: Se llena automáticamente a partir de la selección de la actividad económica

Tamaño empresa según el SII

N° de trabajadores: Corresponde a la cantidad de trabajadores que la empresa ha

declarado a SII. Si este campo viene vacío desde SII, el usuario debe ingresar el número

correspondiente y adjuntar la planilla de pago de las cotizaciones, documento que

muestra en la carilla la cantidad de trabajadores

Fecha postulación: precarga con la fecha actual del ingreso al módulo correspondiente.

La Empresa debe ingresar los siguientes campos:

Fecha certificado de vigencia: Empresa debe ingresar fecha desde que es válido el

certificado de vigencia

Adjuntar certificado de vigencia: Empresa debe adjuntar en el sistema el certificado de

vigencia que será validado por Sence

Documento Pago Deuda: Empresa debe adjuntar documento emitido por la DT que

certifica la regularización de la empresa con respecto a su multa previsional. En caso que

la empresa no posea multas, este campo no se le mostrará

Sucursal: colocar nombre de la sucursal de la empresa, puesto que puede participar en

varias localidades

Región: Selecciona de lista precargada con la región donde se encuentra a empresa

Comuna: Selecciona de lista precargada la comuna donde se encuentra la empresa

Dirección: dirección de la empresa

Teléfono: teléfono de la empresa

Correo electrónico: correo electrónico de la empresa

Modo de pago: Si la empresa es persona natural le permitirá seleccionar Cuenta RUT. El

usuario puede elegir también entre Vale Vista del Banco Estado o depósito a la cuenta

corriente. En el caso de cuenta RUT solicitará el número de cuenta, mientras que en el

caso de cuenta corriente se solicita el ingreso del banco y la cuenta correspondiente.

Una vez que la empresa ingrese esta información, esta se almacenará y vendrá cargada en una

posterior postulación. Cuando la empresa termine de llenar los campos, debe hacer click en

“CONTINUAR”.

2. Ingreso de contratos

Empresa selecciona opción carga uno a uno

La Empresa tendrá la pantalla donde debe ingresar la información del trabajador y su

correspondiente contrato

Se debe ingresar los siguientes datos del contrato:

Región: Selecciona región donde se realizará el trabajo

Comuna: Selecciona comuna donde se realizará el trabajo

Dirección: dirección donde se realizará el trabajo

Cargo: Cargo que posee el trabajador dentro de la empresa

Salario: Debe ingresar monto de salario bruto mensual que percibe el trabajo

Fecha inicio contrato Sistema validará que se encuentre dentro del plazo correspondiente.

Fecha término contrato.

Posteriormente debe ingresar datos del trabajador. Para esto tiene los siguientes campos:

RUT: Empresa debe ingresar RUT de trabajador y apretar el botón “CONSULTAR”. Con

esto, se realiza una consulta a Registro Civil para ver que la persona cumpla con

condiciones de edad y que no se encuentre fallecida. Esta consulta suele demorar algunos

segundos.

Nombres: Se cargan a partir de información de Registro Civil

Apellido Paterno: Se cargan a partir de información de Registro Civil

Apellido Materno. Se cargan a partir de información de Registro Civil

Región Particular: Región del trabajador

Comuna Particular: Comuna del trabajador

Dirección Particular

Teléfono

Correo electrónico

Pais Nacionalidad: En caso que sea extranjero deberá seleccionar de lista desplegable

Línea trabajador se carga automáticamente.

Adjunta contrato: Empresa debe adjuntar el contrato laboral para la revisión de Sence

Cuando se tiene el contrato listo, se debe apretar botón “AGREGAR TRABAJADOR” y la empresa

puede terminar la postulación o ingresar otros trabajadores

Para mandar contratos a validación de Sence, se debe apretar botón “ACREDITAR”. Se recomienda

pulsar este botón una vez que se hayan subido todos los contratos.

Posteriormente la empresa recibirá, en el correo que tiene registrado, un mail confirmando el

envío de sus contratos en el marco del programa. Se detallarán todos los contratos subidos por la

empresa.

Con esta información subida al sistema, la Dirección Regional de Sence revisará los contratos de

los aprendices, el certificado de vigencia y el certificado de cotizaciones para determinar si la

empresa y los aprendices pueden ser parte del programa.

Identificación de la capacitación

En este módulo la empresa podrá ingresar el plan formativo para que este sea evaluado por el

Departamento de Compras de Sence. Al ingresar al módulo aparece el RUT asociado a la cuenta y

se debe apretar botón “SIGUIENTE”.

La Empresa deberá ingresar el código sence del curso de capacitación que compone el Plan

Formativo y apretar el botón “AGREGAR CURSO”.

Al ingresar al plan formativo deberá ingresar los datos correspondientes a la ejecución de la

capacitación identificada en el paso anterior

En el componente restante del plan formativo la empresa deberá ingresar los siguientes campos1:

Código del Plan Formativo: El código del plan formativo se habilita siempre que el usuario

selecciones que el plan formativo si está relacionado a un plan formativo del catálogo

1 Para un correcto llenado de estos campos, es necesario que la empresa estudie el documento: “Plan de

Formación para Aprendices”, el cual se encuentra en la Documentación del Sistema de Postulación.

Sence. Rut Maestro Guía: Al ingresar el Rut del Maestro Guía, se realizará una consulta al

Registro Civil, para recuperar el nombre.

Correo Maestro Guía: Acá la empresa debe indicar cuál es el correo electrónico del

Maestro Guía.

Curriculum vitae y Certificado de Antigüedad: Acá deben adjuntar los documentos

correspondientes.

Nombre del plan formativo: Ver documento “Plan de Formación para Aprendices”.

Perfiles Chilevalora Asociados: Ver documento “Plan de Formación para Aprendices”.

Licencia Habilitante: Ver documento “Plan de Formación para Aprendices”.

Requisitos de ingreso al Plan: Ver documento “Plan de Formación para Aprendices”.

Posteriormente al ingreso de esta información la empresa debe ingresar los módulos que

componen el plan formativo apretando el botón “AGREGAR MÓDULO” (Ver documento “Plan de

Formación para Aprendices”) bajo el cuadro con la información del plan formativo. Con esto se

despliega ventana del módulo

Luego de ingresar el nombre del módulo, el usuario debe hacer click en “GUARDAR”. Después de

guardar, aparecerá la siguiente pantalla:

En esta pantalla, el usuario debe hacer click en “Agregar Aprendizaje” (Ver documento “Plan de

Formación para Aprendices”) a la derecha de la pantalla. Acá ingresará los aprendizajes esperados

y los criterios de evaluación (Ver documento “Plan de Formación para Aprendices”). Después de

ingresarlos, debe hacer click en guardar.

El usuario podrá ingresar tantos módulos como aprendizajes esperados y criterios de evaluación,

contenga el plan formativo que el aprendiz desarrollará al interior de la empresa.

Luego de hacer los ingresos necesarios el usuario debe guardar el plan formativo. Este botón

permite que la empresa guarde la información y pueda continuar en otro momento.

Al guardar el plan formativo, este quedará con un estado de NO ENVIADO. Para que el plan

formativo sea enviado, la empresa debe ingresar nuevamente al plan, haciendo click en el lápiz a

la izquierda de la pantalla.

Acá podrá modificar los contenidos si es que la empresa desea, así como también enviar el plan de

formación para evaluación de Sence. Esto último se realiza pulsando el botón “ENVIAR” al final de

la pantalla. El Departamento de Compras de Sence realizará una evaluación al plan de formación, y

con la nota de empleabilidad asociada a la empresa, se determinará si el plan formativo es o no

aprobado. El período de tiempo que posee Sence para evaluar es de 3 días desde el envío del plan.

La siguiente pantalla muestra los estados en los cuales puede estar el plan formativo de la

empresa. Es necesario ver la columna “Estado Plan Formativo” y su significado en la leyenda:

Para todo el llenado de los módulos, aprendizajes esperados y criterios de evaluación, es necesario

que la empresa estudie el documento “Plan de Formación para Aprendices”.

Asignar Trabajador Capacitación

En esta sección, la empresa podrá asociar a todos los aprendices aprobados por la dirección

regional, con los planes formativos aprobados por el Departamento de Compras de Sence.

En esta sección, el Rut de la empresa se registra automáticamente, y solo aparecerán las regiones

para las cuales existen aprendices validados por la Dirección Regional de Sence

Al apretar “ACEPTAR”, se desplegará la siguiente ventana:

En esta pantalla se muestra los aprendices validados por la Dirección Regional. La empresa debe

asignar a cada aprendiz un plan formativo aprobado por el Departamento de Compras. Para esto,

la empresa debe hacer click en “ASIGNAR CURSO”.

Se desplegarán todos los planes formativos que posee la empresa validados por el Departamento

de Compras. La empresa debe seleccionar el plan formativo que recibirá el o los aprendices.

Habiendo seleccionado el plan de formación, se abrirá la siguiente ventana:

En esta pantalla, se abre la opción para seleccionar a los aprendices que recibirán el plan

formativo justo a la izquierda del rut del aprendiz. Habiendo seleccionado a los aprendices, se

pulsa “GUARDAR” y aparecerá un mensaje de que el o los aprendices fueron asignados a la

capacitación correctamente.

Después, el usuario puede pulsar “VOLVER” y se desplegará la siguiente pantalla:

En esta pantalla, y cuando todo aprendiz esté asociado a un plan formativo, la empresa debe

pulsar “FINALIZAR” y aparecerá el siguiente mensaje:

Con esto, se termina el proceso y la Dirección Regional enviará una carta a la empresa la cual

menciona el financiamiento que recibirá la empresa por concepto de formación de los aprendices.