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Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004

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Servicio de Biblioteca UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE CARTAGENA

GESTIÓN DE ADQUSICIONES EN LA UNIVERSIDAD

POLITÉCNICA DE CARTAGENA

Mª Dolores Munuera NietoMaría Espinosa Ruipérez

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Introducción

• Estructura del Servicio de Biblioteca:– Modelo semicentralizado y coordinado– Servicios Centrales – Salas de Campus:

• Una sala en cada campus.– Alfonso XIII– Muralla del Mar

• Una de ellas alberga los Servicios Centrales.

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Servicios centrales: Adquisiciones

• Centraliza todo el material documental adquirido en la Universidad con independencia de de los conceptos presupuestarios con cargo a los cuales hayan sido adquiridos.

• Se excluyen las publicaciones periódicas y bases de datos.

• Dispone de presupuesto propio y específico.

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Planificación

• Evaluación inicial y estudio de las necesidades:– Gestionar todos los procesos involucrados en la adquisición

de recursos desde la solicitud de los usuarios, envío de pedidos a los diferentes proveedores, recepción de materiales, comunicación a los usuarios y control presupuestario.

• Configuración del módulo de adquisiciones y WebCat.• Desarrollo. • Mantenimiento y evaluación.

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Parametrización (I)• Versión 99 deUnicorn• Configuración general:

– Sistema multibiblioteca:• Sala 1: Alfonso XIII• Sala 2: Muralla del Mar• Biblioteca Digital

– Fijar la biblioteca dónde se van a centralizar las adquisiciones.

– Crear la localización para los registros de adquisiciones

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Parametrización (III)

• Configuración de WebCat.– Establecer los tipos de

solicitudes que los distintos grupos de usuarios de la biblioteca pueden enviar a la sección de adquisiciones.

– Sólo las solicitudes de adquisiciones de PDI y alumnos se gestionan a través del módulo de solicitudes de unicorn.

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Parametrización (III)• Configuración del módulo de adquisiciones:

– Establecer los niveles para las agrupaciones de fondos.– Determinar los grupos de proveedores.

– Establecer la moneda local y las equivalencias con el resto de monedas que vamos a utilizar.

– Determinar las razones de reclamación

– Determinar las repuestas de reclamación

– Establecer tipo de pedido: firme

– Establecer los código de existencias.

– Establecer los campos de información adicional tanto en el pedido como en la línea de pedido.

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Gestión de fondos (I)

• Creación– Crear los fondos de acuerdo al

reparto presupuestario.– Id de fondo conciso y

utilizado en el ámbito universitario.

– Nombre expresivo respecto al contenido del fondo pero no muy largo. En información adicional se utilizará el campo de nota para poner el nombre completo del fondo.

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Gestión de fondos (II)

• Agrupaciones por niveles.– De lo específico a lo

general.• Centros

• Departamentos

• Áreas

• Programas de doctorado

• Master...

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Gestión de fondos (III)

– Establecer el presupuesto de cada fondo y los bloqueos en aquellos campos que nos interesen.

• Mantenimiento– Revisión y ajuste del

reparto presupuestario

– Refinanciación

– Eliminación de fondos que no se utilizarán en un nuevo ciclo.

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Gestión de fondos (IV)

• Información del estado de fondo mediante los informes generados por Unicorn– Estado presupuestario

– Estado de pedidos

– Mensual

– A Directores y Auxiliares administrativos de Centros, Departamentos , Institutos de investigación, Masters y Servicios universitarios.

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Gestión de proveedores• Crear los ficheros base de proveedores:

– Id corto y representativo.– Grupos. – Información sobre reclamaciones, cancelaciones y descuentos.

• Mantenimiento permanente de los datos del proveedor. Muy importante E-mail actualizado.

• Comunicación con los proveedores:– Pedidos.– Reclamaciones.

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Gestión de solicitudes• Visualización diaria de las solicitudes

enviadas por el WebCat.– Solicitud de PDI– Solicitud de Alumnos

• Edición de la solicitud:– Cambio de estado: nueva-contestada– Fecha de visualización y respuesta– Texto de respuesta al usuario.

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Gestión de pedidos (I)• Crear pedidos

– Asignación manual del Id de pedido.– Utilización del campo “NOTA”de información adicional.– Segmentos

• Obras en varios volúmenes• Varios peticionarios

– De la misma o distinta sala– Con el mismo o distinto fondo– Distinto fondo y distinta sala

• Varios ejemplares– Para distintos usuarios– Para distintos fondos– Para distintas salas (códigos de existencias)

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Gestión de pedidos (II)

• Enviar los pedidos a los proveedores.• Notificar al usuario que su solicitud de compra ha

sido procesada.• Repuesta del proveedor a la notificación de

pedido.• Respuesta del proveedor sobre el estado del

pedido: agotado, fuera de imprenta...• Recepción de los documentos del pedido y de la

factura.

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Edición de pedido para las notas de agotados, no publicados, etc.

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Facturación (I)

• Crear factura:– Especial atención en:

• Fecha de facturación

• Campo comentario y nota de información adicional.

– Enlazar las líneas de factura a la línea de pedido correspondiente.

– Enlazar cada factura con el fondo correspondiente.

• Pagar factura.

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Facturación (II). Factura con distintos fondos

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Informes (I)

• DIARIOS– Notificación de compra a las librerías

– Notificación de compra al usuario

– Notificación del estado del pedido:

• AGOTADO– AGPI

– AGFO

• NOT YET PUB

• ANULADO

– Reclamaciones a las librerías

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Informes (II)

• MENSUALES – Información del estado económico de un fondo

– Información de los ejemplares adquiridos con cargo a un fondo

– Control de facturación

• ANUALES– Refinanciación de fondos y proveedores

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Notificación de compra a las librerías y a los peticionarios

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Notificación del estado del pedido: Agotados

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Notificación del estado del pedido: Anulado, NYP

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Reclamaciones a las librerías

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Información sobre el estado económico de un fondo.

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Información de los ejemplares adquiridos con cargo a un fondo.

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Control de facturación:Unicorn-Sorolla

• Problemas– En Unicorn facturamos todo, en

Sorolla sólo facturamos lo que se compra con cargo al presupuesto de la biblioteca.

– En Unicorn hay varios fondos en Sorolla sólo existe un fondo

• Soluciones– Utilizar la fecha de “facturado el”

para diferenciar las facturas que se pagan en Unicorn y Sorolla de las que sólo se pagan en Unicorn.

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Control de facturación:Unicorn-Sorolla

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Refinanciación de fondos y proveedores

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Borrar las líneas de pedido que contengan: AGOTADO, NYP, ANULADO

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