Servicio de control de contratistas: controlar EGMASA. · 2010. 8. 11. · control de contratistas...
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“SERVICIO DE CONTROL DE CONTRATISTAS: CONTROLAR EGMASA” Nuevas fórmulas de gestión en P.R.L. Categoría: Autor Principal Nombre: Beatriz Apellidos: Idáñez Antúnez Organización: Achilles South Europe, S.L.U. Departamento: Comercial Dirección de Contacto: General Ramírez de Madrid Nº: 8-10 Edif.: Bloque: Escalera: Planta: 1ª Puerta: Código Postal: 28020 Localidad: Madrid Provincia: Madrid País: España Teléfonos: 91 426 49 35 Fax: 91 426 49 11 E-mail: [email protected]
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“SERVICIO DE CONTROL DE CONTRATISTAS: CONTROLAR EGMASA”
Nuevas fórmulas de gestión en P.R.L.
Categoría: Autor Principal Nombre: Beatriz Apellidos: Idáñez Antúnez Organización: Achilles South Europe, S.L.U. Departamento: Comercial Dirección de Contacto: General Ramírez de Madrid Nº: 8-10 Edif.: Bloque: Escalera: Planta: 1ª Puerta: Código Postal: 28020 Localidad: Madrid Provincia: Madrid País: España Teléfonos: 91 426 49 35 Fax: 91 426 49 11 E-mail: [email protected]
Servicio de control de contratistas: Controlar EGMASA
PREVEXPO 2010 - X CONGRESO ANDALUZ DE SEGURIDAD Y SALUD LABORAL
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1. ABSTRACT
Egmasa, la empresa de gestión medioambiental de la Junta de Andalucía, identificó la
necesidad de externalizar los servicios de coordinación de actividades empresariales
(CAE), debido a la importancia de la gestión, necesitaba la automatización y
seguimiento exhaustivo del proceso.
Achilles South Europe, la empresa gestora del servicio, propuso una solución para el
control de contratistas y el cumplimiento de la actividad de coordinación empresarial.
Una vez diseñado y parametrizado el sistema acorde a las necesidades de egmasa, se
implantó satisfactoriamente el pasado enero de 2009, con unos resultados acordes a las
expectativas planteadas.
Palabras Clave: Control de contratistas, controlar, Coordinación de actividades
empresariales, Prevención de Riesgos Laborales, Externalización.
2. INTRODUCCIÓN
Como toda gran organización que, además, dispone de muchos centros de trabajo
propios donde proveedores y contratistas desempeñan su actividad, egmasa necesitaba
organizar y poner orden en todos aquellos procesos relacionados con la gestión de
información y documentación de aquéllos.
El servicio de registro y clasificación tendrá como función la recopilación, validación,
actualización y puesta a disposición de EGMASA, de la información y documentación
solicitada a sus proveedores a efectos de cumplir con el procedimiento interno de
control de contratistas que exista o se defina al efecto.
El proceso de control de contratistas está sujeto a un marco legal del que se derivan
responsabilidades subsidiarias para la empresa contratante en caso de incumplimiento,
por parte del contratista o prestatario de servicios contratado, en materia de Hacienda,
Seguridad Social, Prevención de Riesgos Laborales u otras áreas.
Por todo ello el control de contratistas, más allá de que esté sujeto a una normativa
interna que persiga “buenas prácticas”, debe ser adecuadamente abordado por las
empresas al objeto de no incurrir en responsabilidades legales.
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El objetivo era por tanto, el diseño y creación de los sistemas de información y
documentación necesarios para la externalización del servicio y poder dar soporte al
Control de Contratistas dentro de egmasa, fundamentándose en los siguientes puntos.
1. Cobertura a las necesidades de gestión tanto para el proceso de registro y
clasificación de proveedores, como para el de control de contratistas.
2. Diferenciación clara entre las necesidades de gestión asociada a cada uno de los
procesos anteriores, en términos de información y documentación solicitada a los
proveedores y frecuencia de actualización de la misma.
3. Incorporación a una base de datos en Internet, accesible exclusivamente para los
usuarios autorizados de EGMASA, que servirá de vehículo a través del cual
trasladar la información y documentación de los proveedores gestionados.
4. Utilización de un cuestionario en Internet, accesible exclusivamente para los
proveedores de ProSP, que servirá de vehículo a través del cual el proveedor
trasladará la información solicitada por las empresas participantes dentro de su
proceso de registro y clasificación.
5. Adaptación y posterior utilización del sistema interno de gestión de proveedores de
ACHILLES, para el seguimiento de la información y documentación a solicitar en
ambos procesos.
3. DESARROLLO EXPERIMENTAL
Para cubrir la necesidad de controlar la documentación de Prevención de Riesgos
Laborales que tienen que entregar las diferentes empresas, EGMASA, solicitó a
ACHILLES la externalización del la gestión de coordinación de actividades
empresariales. Ésta se lleva a cabo mediante la realización de las siguientes actividades:
1. Interlocución con el contratista de EGMASA para la obtención de determinada
documentación exigible en materia de Prevención de riesgos laborales, de acuerdo a
la normativa interna de la organización.
2. Los contratistas que EGMASA estime que han de estar sujetos al sistema de control
de contratistas, remitirán a ACHILLES la documentación correspondiente.
3. Una vez recibida la documentación, el personal de operación de ACHILLES tratará
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de verificar la autenticidad de la misma, verificará que se corresponde,
efectivamente, con la requerida por EGMASA, procederá a la digitalización de los
documentos que correspondan y, por último, a su archivo y custodia.
4. En el caso de contratistas que se demoren en el aporte de la documentación,
ACHILLES aplicará la política de recordatorios del servicio que será definida con
EGMASA durante la fase de análisis del mismo. Para la ejecución del proceso de
validación ACHILLES se apoyará en su sistema de gestión interna.
5. Cuando el proceso de validación concluye, la documentación del contratista,
debidamente digitalizada, será puesta a disposición de los usuarios de EGMASA a
través de una base de datos en Internet, de acceso exclusivo para los usuarios
autorizados, que dispondrán de una clave de acceso personalizada.
6. Eventualmente, se podrán desarrollar procesos de integración, o enlaces
automáticos, para que la documentación de los contratistas pueda ser integrada en
los sistemas internos de EGMASA.
5. RESULTADOS
Concluidas y puestas en explotación las aplicaciones informáticas soporte del servicio,
comienza la etapa de operación continuada del mismo, en la cual se llevarán a cabo las
siguientes tareas por parte del personal de ACHILLES dedicado al proyecto:
1. Recepción y tratamiento de las comunicaciones de nuevos contratos sujetos a la
Coordinación de actividades empresariales por parte de EGMASA.
2. Recepción y tratamiento del resto de comunicaciones desde EGMASA (fin de
contratos, etc).
3. Solicitud a los contratistas afectados por Coordinación de actividades empresariales
de la documentación requerida.
4. Recepción y análisis de la documentación remitida por contratistas.
5. Tratamiento y escaneado de la documentación.
6. Elaboración y remisión mensual del Informe de Situación Coordinación de
actividades empresariales.
7. Interlocución con EGMASA para resolución de dudas e incidencias y recogida de
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posibles mejoras al servicio.
8. Interlocución con los contratistas para resolución de dudas e incidencias.
6. CONCLUSIONES
Podemos concluir que el presente servicio de control de contratistas tiene ventajas tanto
para egmasa como para los contratistas gestionados mediante este sistema.
A) PARA EGMASA
Mayor control de Contratistas en diferentes proyectos, en múltiples ubicaciones pero
centralizado en una sola herramienta.
Permite la supervisión permanente del cumplimiento de los Contratistas en sus
obligaciones previsionales, impositivas u otras.
Limita el riesgo de responsabilidad subsidiaria sobre personal o equipos de
contratistas.
Concentración de la información. Facilita el flujo de información entre las distintas
partes.
Permite el acceso permanente a la información a todos los usuarios internos.
Sistema totalmente parametrizable a las necesidades del usuario y de sus proyectos.
Proporciona información actualizada en tiempo real.
B) PARA CONTRATISTAS
Información del Proveedor siempre disponible, en cualquier momento y en los
canales apropiados.
Un interlocutor único, ahorrando tiempo y recursos, centralizando el proceso de
aporte de documentación.
Máxima confidencialidad. Solamente las empresas usuarias del servicio pueden
acceder a los datos.
Nota: Sustituya en cada apartado las instrucciones que se le proporcionan por su
propio texto.
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Categoría: Autor Principal Nombre: Beatriz Apellidos: Idañez Antunez
Organización: Achilles South Europe, S.L.U. Departamento: Comercial
Dirección de Contacto: General Ramírez de Madrid Nº: 8-10 Edif.: Bloque: Escalera: Planta: 1ª Puerta:
Código Postal: 28020 Localidad: Madrid Provincia: Madrid País: España
Teléfonos: 91 426 49 35 Fax: 91 426 49 11 E-mail: [email protected]
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1. ABSTRACT
Egmasa, la empresa de gestión medioambiental de la Junta de Andalucía, identificó la
necesidad de externalizar los servicios de coordinación de actividades empresariales
(CAE), debido a la importancia de la gestión que esta actividad requiere, necesitaba la
automatización y seguimiento exhaustivo de todo el procesos, desde la contratación,
seguimiento del contrato, hasta el fin de los trabajos.
Achilles South Europe, la empresa gestora del servicio, diseñó una solución para el
control de contratistas y el cumplimiento de la coordinación de actividades
empresariales. Una vez definido y parametrizado el sistema acorde a las necesidades de
egmasa, se implantó satisfactoriamente el pasado enero de 2009, con unos resultados
acordes a las expectativas planteadas.
Palabras Clave: Control de contratistas, controlar, Coordinación de actividades
empresariales, Prevención de Riesgos Laborales, Externalización.
2. INTRODUCCIÓN
Como toda gran organización que, dispone de muchos centros de trabajo propios donde
proveedores y contratistas desempeñan su actividad, egmasa necesitaba un sistema que
gestionara de forma eficaz y eficiente toda la información y documentación generada de
las actividades de control y seguimiento de la coordinación de actividades
empresariales.
El servicio de control de contratistas, controlar tiene como función la recopilación,
validación, actualización y puesta a disposición de EGMASA, de la información y
documentación solicitada a sus proveedores a efectos de cumplir con el procedimiento
interno de control de contratistas existente.
El proceso de control de contratistas está sujeto a un marco legal del que se derivan
responsabilidades subsidiarias para la empresa contratante en caso de incumplimiento,
por parte del contratista o prestatario de servicios contratado, en materia de Hacienda,
Seguridad Social, Prevención de Riesgos Laborales u otras áreas.
Por todo ello el control de contratistas, más allá de que esté sujeto a una normativa
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interna que persiga “buenas prácticas”, debe ser adecuadamente abordado por las
empresas al objeto de no incurrir en responsabilidades legales.
El sistema controlar, para el control de contratistas, se ha implantado con el objetivo
del diseño y creación de los sistemas de información y documentación necesarios para
la externalización del servicio y poder dar soporte al Control de Contratistas
dentro de egmasa, basándose en los siguientes puntos descritos a continuación:
1. Cobertura a las necesidades de gestión tanto para el proceso de registro y
clasificación de proveedores, como para el de control de contratistas.
2. Adaptación a las necesidades de gestión asociada a cada uno de los procesos
anteriores, en términos de información y documentación solicitada a los proveedores
y frecuencia de actualización de la misma.
3. Incorporación a una base de datos en Internet, accesible exclusivamente para los
usuarios autorizados, que servirá de vehículo a través del cual trasladar la
información y documentación de los proveedores gestionados.
4. Utilización de un cuestionario en Internet, accesible exclusivamente para los
proveedores autorizados, que servirá de instrumento a través del cual el proveedor
trasladará la información y documentación solicitada dentro de su proceso de
registro y clasificación y coordinación de actividades empresariales.
5. Achilles realiza una validación técnica de toda la información y documentación
aportada por el contratista, así como un seguimiento del cumplimiento y vigencia de
los documentos.
6. Adaptación y posterior utilización de los sistemas internos de gestión de
proveedores de ACHILLES, para el seguimiento de la información y
documentación a solicitar en ambos procesos así como el seguimiento y
procedimientos necesarios para la gestión de la documentación permanentemente
actualizada.
3. DESARROLLO EXPERIMENTAL
Para cubrir la necesidad de controlar la documentación de Prevención de Riesgos
Laborales que tienen que entregar las diferentes empresas, EGMASA, solicitó a
ACHILLES la externalización del la gestión de coordinación de actividades
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empresariales. Ésta se lleva a cabo mediante el sistema de control de contratistas,
controlar, con la realización de las siguientes actividades:
1. Interlocución con el contratista de EGMASA para la obtención de determinada
documentación exigible en materia de Prevención de riesgos laborales, de acuerdo a
la normativa interna de la organización
2. Los contratistas que EGMASA estime que han de estar sujetos al sistema de control
de contratistas, remitirán a ACHILLES la documentación correspondiente.
3. Una vez recibida la documentación, el personal de operación de ACHILLES tratará
de verificar la autenticidad de la misma, validará que se corresponde, efectivamente,
con la requerida por EGMASA, procederá a validación técnica y a la digitalización
de los documentos que correspondan y, por último, a su archivo y custodia.
4. En el caso de contratistas que se demoren en el aporte de la documentación,
ACHILLES aplicará la política de recordatorios del servicio que será definida con
EGMASA durante la fase de análisis del mismo. Para la ejecución del proceso de
validación ACHILLES se apoyará en sus sistemas informáticos internos.
5. Cuando el proceso de validación concluye, la documentación del contratista,
debidamente digitalizada, será puesta a disposición de los usuarios de EGMASA a
través de una base de datos en Internet, de acceso exclusivo para los usuarios
autorizados, que dispondrán de una clave de acceso personalizada.
6. Eventualmente, se podrán desarrollar procesos de integración, o enlaces
automáticos, para que la documentación de los contratistas pueda ser integrada en
los sistemas internos de EGMASA.
Controlar permite gestionar la información y documentación solicitada a los
contratistas durante el desarrollo y la vigencia de la actividad y los contratos,
procediendo a la recopilación y validación sistemática de la documentación, mediante
una metodología de trabajo que incluye un seguimiento exhaustivo de los contratistas.
Controlar tiene como objetivo dar apoyo en la gestión de información y
documentación generada en la coordinación de actividades empresariales y para el
cumplimiento de las distintas exigencias legales vigentes.
Controlar agrega distintos ámbitos de gestión que abarca el control de las distintas
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necesidades para el cumplimiento de la legislación vigente (véase Cuadro 1):
Información del contratista y del contrato
Prevención: Detalle de la información y documentación que garantiza el
cumplimiento de las obligaciones en prevención de riesgos laborales, tanto a nivel
contrato como a nivel trabajadores, especificando las formaciones necesarias de los
mismos en términos de Prevención de riesgos laborales y de formaciones
específicas.
Control del listado de maquinaria y vehículos: información detallada de los
principales datos, matrícula, seguro, Ficha técnica, etc.
Gestión medioambiental y control de residuos
Adicionalmente, se realizan auditorías de prevención, inspecciones en obra e
integraciones con los sistemas internos para realizar el control interno de personal
externo
Cuadro 1
5. RESULTADOS
Concluidas y puestas en explotación las aplicaciones informáticas soporte del servicio,
así como la definición en detalle del nivel de servicio, comienza la etapa de operación
continuada del mismo, en la cual se llevarán a cabo las tareas necesarias, por parte del
personal de ACHILLES dedicado al proyecto, para el cumplimiento de los objetivos
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definidos.
Podemos resumir el funcionamiento del sistema, en el siguiente gráfico.
3. Solicitud a los contratistas afectados por Coordinación de actividades empresariales,
de la documentación requerida.
4. Recepción y análisis de la documentación remitida por contratistas
5. Tratamiento y escaneado de la documentación
6. Elaboración y remisión mensual del Informe de Situación Coordinación de
actividades empresariales.
7. Interlocución con EGMASA para resolución de dudas e incidencias y recogida de
posibles mejoras al servicio
8. Interlocución con los contratistas para resolución de dudas e incidencias.
Podemos resumir las principales características de controlar como
Herramienta que descarga a las empresas del trabajo administrativo en su relación
con sus contratistas
Colabora en la existencia de un soporte confiable ante situaciones de
responsabilidad no deseadas
1. Recepción y tratamiento de las
comunicaciones de nuevos
contratos sujetos a la
Coordinación de actividades
empresariales por parte de
EGMASA
2. Recepción y tratamiento del
resto de comunicaciones desde
EGMASA (fin de contratos, etc)
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6. CONCLUSIONES
Podemos concluir que el presente servicio de control de contratistas tiene ventajas tanto
para egmasa como para los contratistas gestionados mediante este sistema.
A) PARA EGMASA
Mayor control de Contratistas en diferentes proyectos, en múltiples ubicaciones pero
centralizado en una sola herramienta
Permite la supervisión permanente del cumplimiento de los Contratistas en sus
obligaciones previsionales, impositivas u otras
Limita el riesgo de responsabilidad subsidiaria sobre personal o equipos de
contratistas.
Concentración de la información. Facilita el flujo de información entre las distintas
partes
Permite el acceso permanente a la información a todos los usuarios internos
Sistema totalmente parametrizable a las necesidades del usuario y de sus proyectos
Proporciona información actualizada en tiempo real
B) PARA CONTRATISTAS
Información del Proveedor siempre disponible, en cualquier momento y en los
canales apropiados
Un interlocutor único, ahorrando tiempo y recursos, centralizando el proceso de
aporte de documentación
Máxima confidencialidad. Solamente las empresas usuarias del servicio pueden
acceder a los datos.
