Jornada internacionalización CVE: Certificación destinada a la internacionalización empresarial
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Servicio Español para la Internacionalización de la Educación UNIDAD DE EDUCACIÓN ESCOLAR Y DE PERSONAS ADULTAS Jornadas de seguimiento a proyectos de KA2 (2014) Madrid, 4 de febrero de 2016 Erasmus+: Jornadas de seguimiento para proyectos de KA2 (2014) Preguntas planteadas durante las jornadas para asociaciones estratégicas de educación escolar y de personas adultas Unidad de Educación Escolar y de Personas Adultas Servicio Español para la Internacionalización de la Educación, SEPIE
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Jornadas de seguimiento a proyectos de KA2 (2014)Madrid, 4 de febrero de 2016
Erasmus+: Jornadas de seguimiento para proyectos de KA2 (2014)
Preguntas planteadas durante las jornadas para asociaciones estratégicas de educación escolar y de personas adultas
Unidad de Educación Escolar y de Personas AdultasServicio Español para la Internacionalización de la Educación, SEPIE
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Evaluación final del proyecto ¿Hay que aportar datos cualitativos? Estadísticas listas.
Es necesario facilitar todos los datos en base a los indicadores cualitativosy cuantitativos que se habían previsto en el formulario de solicitud. Siademás se facilitan datos cualitativos adicionales se ayudará a mejorar lacalidad del informe final y de la evaluación de vuestro proyecto.
¿Cómo hacer/describir la evaluación cualitativa? Se debe realizar utilizando los indicadores apropiados y destacando los
datos que se consideren más relevantes para la evaluación del proyecto.
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En un proyecto KA2, si el socio no cumple… ¿las obligaciones son delcoordinador? Quien firma el acuerdo de subvención es el coordinador, por lo que es el
responsable último de la realización y la calidad del proyecto. Para tratar deevitar, en la medida de lo posible, incumplimientos por parte de los sociosse recomienda dejar constancia por escrito (a través de un acuerdo) de lasresponsabilidades de cada uno y las consecuencias en caso deincumplimiento.
¿Cómo asumir la responsabilidad de coordinador si el producto entregadopor los socios no es de calidad? Para tratar de evitar, en la medida de lo posible, incumplimientos por parte
de los socios se recomienda dejar constancia por escrito (a través de unacuerdo) de las responsabilidades de cada uno y las consecuencias encaso de incumplimiento.
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¿Cómo se evalúa el impacto de las redes sociales? Entre las formas más comunes de medir el impacto en las redes sociales
se encuentran: número de visitas, número de veces que se comparten lasnoticias, retweets… Sin embargo, son los socios quienes deben decidir enbase a qué medios y cuál es la mejor forma de medir y reflejar el impactocausado en las redes sociales.
¿Cómo se mide la descarga de una app? Normalmente las plataformas de descarga de aplicaciones tienen un
contador de descargas. Para cualquier duda a este respecto se deberíacontactar con el administrador de la plataforma desde donde se pone adisposición la aplicación.
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¿Cómo se mide el impacto “intangible”? ¿Cómo lo justificas? El impacto intangible se ha de reflejar en el informe final explicando cuál ha
sido y en base a qué se considera que es un impacto intangible derivado dela realización del proyecto.
Informe intermedio: ¿hay que anexionar los documentos (actas, registros,etc.) o solamente explicarlo? En la página web del SEPIE se puede encontrar la relación de la
documentación que se ha de presentar junto al informe intermediohttp://www.sepie.es/aplicaciones-web/index.html (IMPORTANTE: seencuentra en el apartado de “Informes intermedios KA2 2014” en el queimplica solicitud de segundo pago)
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¿El modelo de timesheet es obligatorio? Sería de ayuda mástools/herramientas para medir el impacto. El modelo de “timesheet” facilitado por la Agencia Nacional no es
obligatorio, se puede utilizar otro siempre y cuando cumpla con losrequisitos establecidos en el convenio de subvención para la justificaciónde la participación horaria en la elaboración de los resultados intelectuales.
¿Qué se entiende por actores de evaluación? ¿socios? ¿Evaluadoresexternos? ¿otros? ¿Cuál es la necesidad de implicar a un evaluadorexterno al consorcio? Los actores de evaluación son todos los que intervienen en el proceso de
evaluación (quién lidera, quién la realiza, quién colabora…). La necesidadde implicar a un evaluador externo queda a criterio de los socios.
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¿Qué necesidad de narrar la vida del proyecto aún siendo los resultadospositivos? Por una parte hay una necesidad contractual, ya que en el convenio de
subvención se establece la obligatoriedad de realizar los distintos informes(de progreso, intermedio o final). Por otra parte, el narrar la vida delproyecto nos puede ayudar a reflexionar sobre las cosas que se han hechobien, las cosas que son mejorables y las cosas que se han hecho mal, decara a la realización de futuros proyectos.
¿Medidas a tomar cuándo se envíen encuestas de actividad interna o decalidad a los socios y no respondan? Para tratar de evitar, en la medida de lo posible, incumplimientos por parte
de los socios se recomienda dejar constancia por escrito (a través de unacuerdo) de las responsabilidades de cada uno y las consecuencias encaso de incumplimiento.
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Posibilidad de dar continuidad al proyecto actual a través de una nuevaconvocatoria. ¿Qué prioridades? ¿Qué criterios? En 2016 la guía del programa define las asociaciones estratégicas de
apoyo a la innovación como: “Se trata de proyectos de los que se espera eldesarrollo de productos innovadores, y/o que impliquen la difusión yexplotación intensiva de productos nuevos o existentes o de ideasinnovadoras. Los solicitantes tienen la posibilidad de solicitar unpresupuesto destinado productos intelectuales y eventos multiplicadorespara responder de forma directa al compromiso con la innovación requeridopor la acción. Estos tipos de proyectos están abiertos a todos los sectoresde la educación, formación y juventud.”
¿Cómo obligar al socio que no envía la documentación necesaria para lajustificación financiera? Para tratar de evitar, en la medida de lo posible, incumplimientos por parte
de los socios se recomienda dejar constancia por escrito (a través de unacuerdo) de las responsabilidades de cada uno y las consecuencias encaso de incumplimiento.
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¿Cómo se puede certificar la vinculación con la entidad? Depende del tipo de relación que se tenga, pero siempre tiene que tener un
soporte documental. Por ejemplo: En caso de una relación laboral: contrato de trabajo. En caso de voluntariado: firma de un convenio de voluntariado.
¿Un centro que no gaste todo el dinero que se le ha enviado, debedevolverlo al centro coordinador al final del proyecto? Se deberán devolver todos los costes unitarios o gastos reales (costes
excepcionales y necesidades especiales) que no hayan sido correctamentejustificados. Si un coste unitario ha sido justificado pero el centro no se loha gastado en su totalidad no lo tiene que devolver.
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¿Podría el SEPIE formar a responsables en cada comunidad sobreProgramas Europeos? El SEPIE colabora activamente con las comunidades autónomas y
periódicamente realiza formaciones dirigidas exclusivamente a ellas (sin irmás lejos el 25-26 de enero de 2016).
Para justificar asistencia a reuniones transnacionales tenemos tarjetas deembarque, certificados de asistencia pero no tenemos firmada larecepción de las certificaciones ¿tenemos que hacer un listado otra vez ymandarlo a la firma de todos los asistentes? La documentación que hay que presentar para la justificación de las
reuniones transnacionales es: Certificados de asistencia. Listados de firmas de las reuniones que incluyan fecha y orden del día Actas de reuniones Documentación que pruebe la vinculación del participante a la
institución Justificantes de viajes.
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Actividades Por causas médicas, un socio no ha podido ir finalmente en la actividad
de aprendizaje. ¿Qué se hace con el gasto previo hecho de billete deavión/tren? ¿Qué se hace con los 500 euros de manutención concedidapor los 5 días de duración del evento? La no asistencia a una reunión o actividad de aprendizaje se podría
considerar como causa de fuerza mayor si se cumplen los siguientesrequisitos: Se demuestra la imposibilidad de acudir a la actividad otra persona de
la organización. Se aporta el correspondiente certificado médico. Se comunica inmediatamente a la AN.
En estos casos el coste no recuperable del billete de avión sería elegible.En el caso de la cantidad concedida por manutención dependería de si sehan realizado pagos no recuperables o no.
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Cuando se mezcla una actividad de aprendizaje y una reunióntransnacional en la misma semana, ¿cómo se gestiona para que se veabien que son dos actividades independientes? Se puede hacer de varias maneras. Por ejemplo:
Asistencia de dos personas distintas (una para la reunión transnacionaly otra para la actividad de aprendizaje).
Realizar una programación que deje claro que las actividades sonindependientes (programándolas consecutivamente por ejemplo,primero una y después la otra sin que haya un solapamiento).
¿Qué hacer con los socios que no asisten a alguna ReuniónTransnacional? Para tratar de evitar, en la medida de lo posible, incumplimientos por parte
de los socios se recomienda dejar constancia por escrito (a través de unacuerdo) de las responsabilidades de cada uno y las consecuencias encaso de incumplimiento.
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¿Qué nivel de exigencia en la evaluación de la actividad? El nivel de exigencia en la evaluación de la actividad queda a criterio de los
socios en función de lo que se haya dicho en el formulario de solicitud, losdatos que se necesiten para el proyecto, hasta dónde se quiera llegar…
¿Los voluntarios e instituciones vinculadas pueden viajar y cobrar? Los participantes en las distintas actividades tienen que formar parte de las
organizaciones y poder demostrarse documentalmente (a través de unconvenio de voluntariado por ejemplo).
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Ejemplos de productos. ¿Es lo mismo un resultado? Los productos intelectuales son resultados tangibles definidos e incluidos
en el plan de trabajo, materiales elaborados en el marco de un proyecto decooperación y que requieren un ACABADO PROFESIONAL. Deben tenerentidad suficiente en calidad y/o cantidad para ser tenidos en cuenta comocostes elegibles.
El resto de elementos obtenidos en el marco del proyecto tendríanconsideración de resultados, ya sean tangibles o intangibles.
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¿Se puede solicitar prórroga de ejecución? ¿Ampliar el plazo deejecución? Según la guía del programa: “En casos excepcionales, la duración de una
Asociación estratégica se puede ampliar, a petición del beneficiario y con elconsentimiento de la Agencia Nacional, hasta 6 meses, siempre y cuandola duración total no supere los 3 años. En tal caso, la subvención total no semodificará”
El producto final: existe una partida destinada a ello (coste unitario). Lapregunta es: ¿cómo justifico yo ese dinero en la contabilidad (no delSEPIE) sino la de la comunidad? ¿cómo lo pago? La manera en la que se reflejan los gastos en la contabilidad es una cosa
interna de las organizaciones, que tienen que ajustarse a la legislacióncontable vigente que les afecte. La consulta se tiene que hacer aldepartamento de contabilidad correspondiente.
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Personas contratadas: ¿cómo demostrar la vinculación de un miembro dela Junta directiva honorífico con la entidad? ¿y la de los voluntarios?¿Qué documento demuestra su vinculación? ¿Y la de los socioscolaboradores?
En el caso de miembros honoríficos, con el acta correspondiente o con lamención en los estatutos de la entidad. Los voluntarios y su relacióncontractual está regulada por la Ley del Voluntariado. Los socioscolaboradores, si forman parte de un proyecto entre regiones, son los quefiguran en el formulario. Socios colaboradores de otro tipo no puedenacceder a la subvención. ME PARECE QUE ES REDUNDANTE CONINFORMACIONES ANTERIORES.
¿Se pueden pasar “working days” de un output a otro? En principio no hay ningún inconveniente en pasar días de trabajo de un
resultado intelectual a otro siempre y cuando la calidad del resultado al quese le detraen días no se vea afectada y que los días reflejados en las“timesheets” no excedan al total de días concedidos.
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¿Si se rechaza el producto por no cumplir estándar de calidad, cuál es ladeadline para modificarlo? ¿Hay penalizaciones? Si el producto intelectual es evaluado negativamente por no cumplir con los
requisitos mínimos de calidad se podrían considerar como no elegibles losdías de trabajo dedicados a ese resultado. No se concede un periodo parala rectificación, la única opción que habría es presentar alegaciones a laliquidación provisional del proyecto.
Si un producto no está acabado pero imputamos días, ¿tenemos queenviar los borradores de lo que hemos hecho hasta el momento? Si en un informe intermedio vinculado a pago se imputan días de trabajo en
un resultado intelectual hay que demostrar el trabajo que se ha realizadohasta el momento.
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¿En la partida de viajes tenía previstas tres movilidades/país y de uno delos países sólo vinieron dos personas. ¿Se puede pasar esa movilidad ootra partida como, por ejemplo, reuniones transnacionales? Si no se han hecho una o varias movilidades dentro de las actividades de
aprendizaje, enseñanza y formación éstas no se pueden aprovechar paralas reuniones transnacionales.
En una reunión transnacional, no han venido dos de los socios. ¿se puedecompensar en otra reunión transnacional? Siempre y cuando tenga sentido que a la siguiente reunión transnacional
acudan más representantes de los socios que no han asistido a lasanteriores no hay ningún problema.
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¿Qué hay que hacer para aumentar el número de productos intelectualesy/o eventos multiplicadores? Se pueden consignar en la MT+ tanto el número de productos intelectuales
como los eventos multiplicadores adicionales que se hagan, pero en ningúncaso son considerados elegibles para su financiación.
¿Qué decisión tomar cuando se va a realizar una movilidad internacional apaíses en conflicto (Turquía) sin estudiantes? ¿anularla o cambiar defecha, por otro país, etc.? Es una decisión que tienen que tomar las organizaciones implicadas, y se
recomienda que sea tomada por consenso entre todos los socios, tratandoque la decisión repercuta lo menos posible en la implicación en el proyectodel socio turco. La decisión que se tome ha de ser comunicada a laAgencia Nacional para dar su aprobación si procede.
Se recomienda igualmente que se sigan las indicaciones facilitadas por elMinisterio de Asuntos Exterioreshttp://www.exteriores.gob.es/Portal/es/ServiciosAlCiudadano/SiViajasAlExtranjero/Paginas/RecomendacionesDeViaje.aspx
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Al redactar el proyecto pusimos la participación de 18 participantesextranjeros en el evento multiplicador pero no sabíamos que dentro deesta partida no se financian los viajes. ¿podemos pedir una modificación yno traer participantes extranjeras? Se puede realizar el evento multiplicador sin la presencia de participantes
extranjeros, pero se deberá reintegrar el importe concedido por suparticipación. También habrá que justificarlo en el informe final.
Las traducciones de los productos intelectuales se incluyen engestión….? Sí, la traducción de los productos intelectuales se puede incluir dentro de la
partida de gastos de gestión e implementación.
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Los gastos de la reunión inicial “workshop” se van a imputar atransnational meeting.
NO ENTIENDO ESTA PREGUNTA :O yo la borraría porque esabsurda. La reunión inicial es el primer transnacional meeting.
¿Qué documentación tenemos que tener de los socios para elfuturo? Toda la documentación relacionado con el proyecto y que sea susceptible
de que se os pida en alguno de los informes que se tengan que presentar oen alguno de los controles que se puedan realizar (tal y como vienerecogido en el convenio de subvención).
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¿Cómo se contempla la difusión del proyecto en función del contexto enque se desarrolle? (ciudad pequeña, medios de comunicación…) La difusión del proyecto se tiene que medir en función de los indicadores
que se recogen en el proyecto aprobado y a través de los mediosadicionales que se considere oportuno realizar e incluir en el informe final.La evaluación de la difusión se hace en base a los datos aportados en elinforme final.
¿Cómo conseguir superar la poca implicación de/los responsable/s de lainstitución? Es una labor de los participantes del proyecto hacer ver a los responsables
de la institución los beneficios que reporta la participación del centro eneste tipo de proyecto (mejora de competencias profesionales, creación denuevas oportunidades para el profesorado y el alumnado, desarrollo denuevas metodologías…).
Visibilidad del impacto en la organización y el entorno
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Unir actividad formativa con reunión transnacional no previstainicialmente. Se podría realizar siempre y cuando se las actividades de los dos
actividades queden claramente diferencias (vayan dos personas distintas,una para cada actividad, no se solapen entre ellas). También hay que teneren cuenta que no se recibirá financiación adicional.
Si a lo largo de la vida del proyecto, se estima la pertinencia de modificarlos indicadores de evaluación previstos inicialmente, ¿es posible? ¿hayque modificarlo?
Se han cambiado los indicadores, ajustados a la realidad económica delproyecto. ¿No habrá problemas en la evaluación del proyecto? Siempre y cuando se reflejen y justifiquen estos cambios en los indicadores
en el informe final no habría mayor problema.
Visibilidad del impacto en la organización y el entorno
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¿El impacto puede ser local y nacional, intereuropeo? ¿Las institucionespúblicas si lo difunden qué consecuencias tiene sobre el proyecto? Tal y como se ha tenido que recoger en los formularios de solicitud se tiene
que medir el impacto diferenciado entre si este es local, nacional oeuropeo. Si las instituciones públicas difunden el proyecto es un valorañadido, ya que ayudará a tener un impacto mayor en el ámbito deactuación de esa institución.
Para aumentar la visibilidad del proyecto nos gustaría llevar a un periodista al evento multiplicador que sabemos que después va a hacer un buen reportaje del evento. Pero el evento es en otra ciudad, ¿podemos pagarle el viaje para que haga el reportaje? Idem para hacer su vídeo. No habría problema, se podría financiar a cargo tanto de la partida de
eventos multiplicadores (siempre y cuando no sea un representante de las organizaciones implicadas en el evento) como la de gestión e implementación del proyecto.
Visibilidad del impacto en la organización y el entorno
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Logos oficiales uso del logo, SEPIE y Erasmus +. Se pueden encontrar tanto los logos como las normas de utilización en la
página web del SEPIE: http://sepie.es/comunicacion/imagen.html
¿Una entrevista en TV es un resultado o un producto? ¿Hay que subirlo avalor? Una entrevista en la televisión es un elemento de difusión del proyecto no
es un resultado intelectual o un producto del proyecto.
¿Cuándo tendremos acceso a la plataforma de difusión? En principio todos los proyectos aprobados en 2014 deberían tener acceso
a la Plataforma de Resultados de Proyectos Erasmus+. Se han detectadoalgunos proyectos que no aparecen en la plataforma y se han hecho lasconsultas pertinentes a la Comisión Europea para corregirlo.
Difusión
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¿En qué idioma hay que cumplimentar la Plataforma de resultados? Tanto la interfaz de la Plataforma de Resultados de Proyectos Erasmus+
como la descripción de los proyectos que se pide a los beneficiarios estánen inglés, aunque los beneficiarios tienen libertar para subir los archivos delos resultados de sus proyectos en otras lenguas oficiales de la UniónEuropea en las que dichos resultados o documentos hayan sidoproducidos.
¿Qué conceptos de gasto se incluyen en los eventosmultiplicadores? Según la guía del programa, los gastos de los eventos multiplicadores son:
“Contribución a los costes derivados de la organización de conferencias,seminarios o actos nacionales y transnacionales dirigidos a poner encomún y difundir los resultados intelectuales conseguidos por el proyecto.Los actos multiplicadores que tienen lugar en un país asociado no puedenoptar a financiación.”
Difusión
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¿Qué evidencias se pueden recoger como ejemplos de difusión que, a veces, se nos escapan? Por ejemplo, entrega de flyers en una reunión de profesores, de empresarios, etc.
El número de ejemplares editados y repartidos.
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Aparte de las encuestas, ¿qué otro tipo de evidencias para medir y evaluarlos resultados del proyecto? En el informe final es necesario incluir todos los elementos de medición y
evaluación de los resultados que se incluyeron en el proyecto aprobado. Sidurante el transcurso del proyecto se consiguen otro tipo de evidenciastambién es recomendable incluirlas en el informe final.
¿Cómo aumentar la visibilidad de los productos/resultados del proyectosin gastos (Google…)? En la actualidad hay multitud de programas y aplicaciones gratuitas en
todos los ámbitos. Los socios del proyecto podrían dedicar una parte detiempo a tratar de encontrar este tipo de programas/aplicaciones que mejorse adapten al proyecto.
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¿Qué ocurre si se deja de pagar el servidor, si la URL es de pago? Uno de los apartados de la solicitud está dedicado a la sostenibilidad del
proyecto (es, además, parte importante de la evaluación del proyecto), porlo que se supone que todos los proyectos aprobados tendrán vida más alláde su finalización.
¿Podemos subcontratar a alguien (p.e. informático) con la partida degestión e implementación? En la partida de gestión e implementación se pueden imputar todos los
costes elegibles del proyecto que no se puedan financiar a cargo del restode partidas.
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La encuesta es anónima. Sólo si la persona lo desea puede dar suconsentimiento para la cesión. ¿qué sucede si unos dan elconsentimiento y otros no? La realización de la encuesta es una decisión personal, no se obliga a
nadie. Siempre y cuando se haga de manera anónima se pueden utilizarlos datos obtenidos en las encuestas. De todas formas, y para mayorseguridad, se puede incluir una cláusula de protección de datos dentro dela propia encuesta indicando que se utilizarán los datos obtenidos.
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¿Excel? Adjuntos cuántos y dónde. En la Mobility Tool + (MT+) no habrá necesidad de incluir un documento
Excel que recoja el presupuesto. El cálculo de presupuesto para el informefinal se hará directamente a través de los datos introducidos bajo losdistintos epígrafes presupuestarios. La capacidad destinada a archivosadjuntos es de 10MB.
¿Número de caracteres para la MT+? El número máximo de caracteres es de 5,000.
¿Idioma disponible de la herramienta? La herramienta está actualmente disponible en inglés. Se está trabajando
en su traducción y se espera que esté lista para el mes de marzo.
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¿Lengua del informe final: español, inglés? Según el convenio de subvención para proyectos de 2014 el idioma en el
que se tienen que cumplimentar los informes finales es el español.
¿Cuántas personas de la organización coordinadora pueden introducirdatos en la MT+? Por defecto únicamente el coordinador de la actividad tiene privilegios de
edición del proyecto. Sin embargo, puede añadir personas de contacto dela organización coordinadora y otorgarles privilegios de visionado o edicióndel proyecto.
Espacio de subida de Archivos en informe intermedio. La capacidad de la aplicación de informes intermedios es de 1MB.
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Informe en inglés (intermedio) preguntado previamente En principio, y según el convenio de subvención de 2014, el informe
intermedio (y todos ellos) han de presentarse en español. Únicamente encasos excepcionales, y con autorización previa de la Agencia Nacional, sepodría presentar algún informe en inglés.
¿Se va a facilitar algún manual con la descripción de los campos? Estamos a la espera de la documentación que facilite la Comisión Europea.
A partir de ahí valoraremos si es suficiente esa información o sielaboraremos documentación adicional.
Idioma de introducción Para proyectos de 2014 el idioma debería ser el mismo que el de los
informes, el español.
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Proceso de introducción y edición de datos en la MT+ hasta que se cierrancomo definitivos La entidad coordinadora del proyecto puede introducir y modificar datos en
la MT+ hasta el momento en el que envía el informe final (a partir de ahí sebloquea y sólo se pueden ver, no editar, los datos).
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Servicio Español para la Internacionalizaciónde la Educación (SEPIE)
www.sepie.es / [email protected]
[email protected]@sepie.es
@sepiegob
Gracias por su atención
ErasmusPlusSEPIE
