SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - Función … · Durante estas etapas se fueron desarrollando los...

SERVICIONACIONALDE

APRENDIZAJE

ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

1


2

Contenido

1 Alcance del proyecto .............................................................................................................................. 4

1.1 Antecedentes .................................................................................................................................. 4

1.2 Objetivos ......................................................................................................................................... 5

1.3 Metodología .................................................................................................................................... 6

2 Metodología empleada en el estudio de trámites y/o servicios .............................................................. 7

2.1 Estado actual .................................................................................................................................. 8

2.2 Estado propuesto .......................................................................................................................... 15

2.3 Plan de acción .............................................................................................................................. 22

3 Estudio de trámites y/o servicios .......................................................................................................... 25

3.1 E22-1 - Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital ........................... 26

3.2 E22-2 - Inscripción de aspirantes a programas de formación profesional .................................... 40

3.3 E22-3 - Solicitud de paz y salvo de aportes parafiscales ............................................................. 55

3.4 E22-4 - Contratación virtual de aprendices Sena ......................................................................... 66

3.5 E22-8 - Certificación de competencias laborales .......................................................................... 80

3.6 E22-9 - Asesoría para la creación de empresa ............................................................................ 93

3.7 E22-10 - Asesoría para el crecimiento y escalabilidad empresarial ........................................... 107

3.8 E22-11 - Normas de competencias laborales ............................................................................. 121

3.9 E22-12 - Programas de Formación Continua Especializada ...................................................... 134

4 Plan de acción .................................................................................................................................... 149

5 Conclusiones ...................................................................................................................................... 168

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Índice de tablas

Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados ............................................................................ 25Tabla 2. Listado de Planes de acción ....................................................................................................... 149

Índice de ilustraciones

Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados .............................................................................. 6Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto .............................................................................. 6

Ilustración 3. Ejemplo formato de información general ................................................................................. 8

Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general .............................................................. 9

Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos ................................................................................................... 10

Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso ...................................................... 11

Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso ........................................ 14

Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora ................................................................................ 16Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora .......................................................................... 17

Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado .................................................................................................... 18

Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle ......................................................................................... 18

Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso ........................................................................................... 19

Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas ................................................................... 20

Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa ............................................................................. 21

Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad ...................................................... 22

Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción .......................................................................................... 24Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados ................................................. 168

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1 ALCANCE DEL PROYECTO

El presente proyecto, “Optimización de trámites y/o servicios al ciudadano priorizados de la

Administración Pública”, tiene como fin último proponer un plan de acción a las entidades participantes

que les permita implementar oportunidades de mejora en los trámites y/o servicios seleccionados por las

entidades, los cuales se han identificado a partir del trabajo conjunto con las entidades, analizando la

situación actual, desarrollando propuestas de mejora y proponiendo planes de acción orienten a la

entidad en la implementación de las propuestas.

Esta sección presenta los antecedentes del proyecto, los objetivos del mismo y la metodología empleada

para su elaboración.

1.1 Antecedentes El Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018 “Todos Por un Nuevo País” considera el Buen Gobierno

como una estrategia transversal para impulsar el desarrollo nacional.

En este sentido, el Gobierno Nacional se comprometió en fortalecer la formulación de políticas en todos

los frentes de la Administración Pública, en los ámbitos internacional, nacional y territorial a partir de una

cultura de servicio al ciudadano.

En este contexto, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) aplicó una metodología de priorización

basada en 6 criterios no excluyentes sobre el universo de trámites y/o servicios registrados en el Sistema

Único de Información de Trámites (SUIT), la información sobre la oferta institucional territorial publicada

en las páginas web de las entidades territoriales y los trámites y/o servicios propuestos por los equipos

de gobierno de San Andrés y Chaparral, municipios en donde se implementarán los primeros Centros

Integrados de Servicio al Ciudadano CIS – SI con el fin de identificar aquellos trámites y/o servicios

considerados de alto impacto.

Adicionalmente, el DNP planteó una metodología en cuatro fases para analizar los trámites, dirigida a

focalizar esfuerzos que permitan aumentar el nivel de satisfacción del ciudadano a partir de identificar

oportunidades de mejora a través de interacciones y/o trámites ajustados a las necesidades, expectativas

y realidades del solicitante.

El paso a seguir es aplicar el proceso de racionalización definido en la metodología sobre el universo de

trámites y/o servicios resultantes de la priorización realizada. Complementado con las mejores prácticas y

casos de éxito a nivel internacional y que se traduzca en planes de acción concretos que pueda realizar

cada entidad.


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1.2 Objetivos El presente proyecto tiene como principal objetivo identificar y formular las alternativas de optimización de

trámites y/o servicios al ciudadano priorizados en entidades de la Administración Pública, definidas por el

Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, a partir de la implementación de la metodología aportada

por el DNP y por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).

Para ello, se han definido los siguientes objetivos específicos:

- Complementar la metodología de racionalización propuesta, aportando un mayor nivel de detalle

con base en otras experiencias y casos de éxito.

- Revisar información sobre objeto misional, funciones legales, estructura organizacional, y

trámites y/o servicios disponibles para la ciudadanía de las entidades responsables de los

trámites y/o servicios a optimizar.

- Revisar y analizar el marco normativo (actos administrativos, resoluciones, circulares, decretos y

leyes) que reglamenten o regulen los trámites y/o servicios objeto de la optimización e identificar

los ajustes a la normatividad que los regula cuando haya lugar.

- Documentar los procesos o procedimientos internos que soportan la entrega de los trámites y/o

servicios objeto de optimización identificando para cada uno: (i) el alcance del proceso (inicio y

fin), (ii) áreas y cargos responsables al interior de la entidad, (iii) secuencia de actividades, (iv)

descripción de cada actividad, (v) requisitos de entrada, (vi) salidas y registros generados en

cada actividad, (vii) entidades con las que se interactúa para la gestión del trámite y/o servicio y

(viii) sistemas de información que se utilizan o consultan en el desarrollo de cada actividad.

- Recolectar y analizar la situación actual en el que se presta el trámite y/o servicio relacionados

con la caracterización los trámites y los servicios al ciudadano priorizados a través de la

identificación en campo.

- Construir una propuesta para racionalizar cada trámite y/o servicio que contemple los elementos

identificados en la metodología propuesta.

- Validar la propuesta de optimización con diferentes instancias de la entidad y realizar los ajustes

pertinentes sobre la propuesta.

- Orientar la formulación de un plan de trabajo con cada entidad para la implementación de la

propuesta, identificando acciones de corto, mediano y largo plazo.


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1.3 Metodología El proyecto se ha estructurado en cuatro etapas secuenciales desarrolladas con los objetivos

contemplados en la ilustración a continuación.

Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados

Durante estas etapas se fueron desarrollando los productos especificados en la ilustración a

continuación.

Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto

De este modo, en el presente documento corresponde al consolidado del resultado de todo este proceso.


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2 METODOLOGÍA EMPLEADA EN EL ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS

En este apartado se presenta una descripción del contenido del documento y de la metodología

empleada en el estudio de trámites y/o servicios con el objetivo de facilitar la comprensión del documento

al lector. De este modo, incluye una descripción de lo que se va a encontrar en el capítulo Estudio de

trámites y/o servicios y que contiene el Estado actual y el Estado propuesto para cada uno de los trámites

y/o servicios estudiados en la entidad. Así como el Plan de acción propuesto para que la entidad pueda

llevar sus trámites y/o servicios del Estado actual al Estado propuesto.

El levantamiento de procesos del Estado actual (diagnóstico) se realizó durante los meses de febrero y

marzo de 2016; las propuestas de mejora Estado propuesto durante el mes de abril; y la formulación de

los Planes de acción durante el mes de mayo; con base en la metodología adoptada por el DAFP,

complementada, ajustada y armonizada por parte del equipo Consultor para su fortalecimiento y

actualización, a partir de prácticas y estándares internacionales utilizados con éxito en el desarrollo de

iniciativas o proyectos.


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2.1 Estado actual La información encontrada en esta sección está organizada en cinco secciones:

A. Información general y características distintivas

B. Identificación normativa general

C. Mapa del proceso

D. Identificación normativa del proceso

E. Análisis cuantitativo

A continuación se detalla el contenido para cada una de estas secciones.

A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS

En esta sección se presenta una ficha de trabajo que contiene el levantamiento de información realizado,

el análisis normativo, un diagnóstico del estado de virtualización y complejidad del trámite y/o servicio,

entre otros. Esta corresponde a la información levantada del SUIT y de las observaciones que los

funcionarios que realizan el trámite y/o servicio hicieron sobre cada uno de los campos. Adicionalmente

se incluyen otros datos informativos complementarios como el silencio administrativo, la periodicidad y la

obligatoriedad que tiene este de cara al ciudadano.

Ilustración 3. Ejemplo formato de información general


9

B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL

En la segunda sección de la ficha de trabajo se presenta una tabla que compila de manera organizada y

ejecutiva la normatividad recogida del SUIT, de las reuniones de trabajo y de otras fuentes de información

complementarias, que reglamentan cada trámite y/o servicio:

• Origen • Competencia • Condiciones • Requisitos documentales • Costo • Plazo de respuesta • Procedimiento

Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general


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C. MAPA DEL PROCESO

Acá se presentan las actividades que se han de desarrollar desde que el usuario da inicio al trámite y/o

servicios pasando por las actividades que se ejecutan al interior de la entidad hasta que se le da una

respuesta al usuario. Adicionalmente, se detallan las áreas de la entidad que están encargadas de

realizar las actividades, los documentos que se generan a lo largo del proceso, y los elementos más

relevantes.

Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos


11

D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO

En esta sección del documento se relaciona para las actividades del proceso relacionadas con la

normatividad: la entidad (área o dependencia), la modalidad (electrónicamente, escrita, back office, etc.),

los requisitos o formalidades, y el sustento normativo.

Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso


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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO

Finalmente, en esta sección se presenta un resumen ejecutivo de la situación actual que presenta el

trámite y/o servicio de cara a darle una buena atención al ciudadano.

En primer lugar, se presenta las cifras relevantes de aspectos como:

• Números de registros en el 2015: Impacto del trámite y/o servicio

• Número de requisitos que se piden al ciudadano: Nivel de dificultad para iniciar el

trámite y/o servicio

• Número de pasos en el proceso: Nivel de dificultad para dar respuesta al usuario

Posteriormente se presenta la evolución cualitativa de la facilidad para interactuar con la entidad, el nivel

de virtualidad de este, el nivel de complejidad para dar respuesta, y la coherencia normativa. De manera

detallada, los aspectos sobre los cuales se evalúa cualitativamente el trámite y/o servicio son:

• Nivel de interacción: Evalúa la disponibilidad de los canales a través de los cuales el

usuario puede realizar consultas, preguntas, elevar dudas a la entidad sobre el estado de

desarrollo del trámite y/o servicio o sobre condiciones y requerimientos del mismo. La

evaluación cualitativa se basa en los siguientes criterios.

❶ Básico La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad

❷ Regular La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia

❸ Avanzado La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación

• Nivel de virtualización: Mide el nivel de interacción que puede tener el ciudadano con la

entidad utilizando tecnologías de la información. La escala de medición del nivel de

virtualidad sigue los parámetros que se presentan a continuación.

⓿ Nada

❶ Presencia La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios web, sin embargo, no posibilita la interacción

❷ Interacción Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros

❸ Transacción Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite y/o servicio en línea por medio de pagos en línea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.

• Complejidad del proceso: Evalúa el proceso que se surte de manera interna para

ejecutar el trámite y/o servicio. Los parámetros para evaluar la complejidad del proceso

son los siguientes.

❶ Complejo El proceso implica muchos pasos e involucra a varios actores, por lo cual es complejo para su seguimiento y es costoso para la entidad

❷ Regular El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores

❸ Sencillo El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso


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• Coherencia normativa del origen: Evalúa que el origen del trámite y/o servicio este

soportado por normas nacionales o reglamentarias y su integración en el SUIT se ajusta

al ordenamiento jurídico. La evaluación cualitativa de este aspecto se rige por los

siguientes criterios.

❶ Inadecuada

No está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no es ajustada al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo

❷ Insuficiente

No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustado al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo

❸ Adecuada

Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite y/o servicio sino también la gestión administrativa del mismo

• Coherencia normativa de los requisitos: Evalúa el nivel de soporte normativo que

tienen los requisitos que se le piden al usuario para realizar el trámite y/o servicio, de

acuerdo a los siguientes criterios de evaluación.

❶ Inadecuada

Ninguna de las exigencias documentales encuentra soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

❷ Insuficiente

No todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y no se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

❸ Adecuada

Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

• Coherencia normativa de los costes: Determina el nivel de coherencia normativa y

sustento legal del método de cálculo de la fijación de tarifas, de acuerdo a los siguientes

parámetros.

❶ Inadecuada

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra ningún sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

❷ Insuficiente

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra sustento parcial en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

❸ Adecuada

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo


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El compendio de estos criterios se puede observarse en la siguiente Ilustración:

Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso


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2.2 Estado propuesto En esta sección se parte de las características de un Trámite tipo, es decir i) aquel que representa un

proceso que implica la mayor eficiencia posible para la entidad y por ende para el ciudadano, ii) que

busca además que el ciudadano realice el trámite sin necesidad de acercarse físicamente a la entidad; y

iii) que permite a las entidades colaborar entre sí para compartir la información disponible.

A su vez, como consecuencia del volumen de trámites trabajados, se desarrolló un catálogo de mejoras

las cuales se agruparon, de acuerdo a su naturaleza, en cuatro categorías principales:

• Información: En esta categoría se agruparon todas aquellas mejoras que apuntan a ampliar,

mejorar, y actualizar la información del trámite y/o servicio que se le presenta al ciudadano

(tiempos de respuesta, costos, requisitos, formatos, medios, etc.).

• Administración: Corresponde a todas aquellas mejoras que apuntan a simplificar los procesos

internos, implementación de formatos, y herramientas de trabajo (no tecnológicas); para dar una

respuesta más ágil y rápida al ciudadano.

• Tecnología: Agrupa todas las propuestas de mejora enfocadas a la implementación, ampliación

y mejora de los sistemas utilizados a lo largo de la ejecución del trámite. Desde herramientas que

facilitan el contacto con el usuario, hasta aquellas que facilitan la conectividad al interior de la

entidad y la gestión del trámite y/o servicio.

• Interoperabilidad: Corresponde a las propuestas que están enfocadas a disminuir los requisitos

que se le piden al usuario, porque pueden ser obtenidos por la entidad a través de la

implementación de convenios de cooperación con otras entidades.

Así, para atender de manera estructurada las propuestas de mejora en los trámites y/o servicios, se hace

un análisis de qué le falta al trámite y/o servicio en la actualidad a comparación de trámite tipo, teniendo

en cuenta que es un modelo estándar al cual todos los trámites y/o servicio deben alcanzar -según el

ejemplo que se presenta a continuación-.


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Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora

Como se ve en la ilustración, esto aplica para todas las categorías definidas a excepción de las mejoras

ADMINISTRATIVAS, ya que estas dependen de las particularidades de cada trámite y/o servicio,

mientras que las mejoras en los otros cuatro ejes buscan la ESTANDARIZACIÓN apuntando a las

características del TRÁMITE TIPO.

Por último, se presenta de manera esquemática el contenido de las fichas de mejoras planteadas para

cada uno de los trámites. Las fichas se han estructurado para presentar los siguientes contenidos:

A. Propuestas de mejora

B. Planteamiento del mapa de procesos

C. Cuantificación del impacto de las mejoras del proceso

D. Recomendaciones normativas

E. Cuantificación de las mejoras normativas.

A continuación se presenta de manera detallada cada uno de los componentes.


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A. PROPUESTAS DE MEJORA

Para cada uno de los trámites y/o servicios se presenta en una tabla la descripción de cómo se desarrolla

la actividad o el trámite y/o servicio en general en la actualidad (situación que es susceptible de ser

cambiada), así como la respectiva propuesta de mejora. Identificando para cada una de éstas el

horizonte de implementación, teniendo en consideración el nivel de desarrollo del back office, los

recursos de trabajo disponibles (sistemas), y la complejidad de la propuesta.

Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora


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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS

En esta sección se presenta el mapa de procesos en el largo plazo, una vez se hayan implementado

todas las propuestas de mejora. El mapa detalla todas las actividades y las áreas encargadas, y

diferencia las actividades actuales, de las modificadas (color morado) y agregadas (color verde).

Entendiendo que las actividades modificadas son aquellas que ya existen en la actualidad pero que se ha

modificadas o ampliadas; y como actividades agregadas, aquellas que son completamente nuevas. Para

el caso de la numeración es importante tener en cuenta que no se visualizarán las actividades

eliminadas, pero se mantendrá la numeración inicial y para las actividades agregadas, se dará continuidad a la numeración inicial.

Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado

Finalmente, al final del mapa se detallan las actividades que se han eliminado con sus respectivas

explicaciones, las actividades que se han modificado con el detalle de la modificación planteada, y las

actividades que se han agregado con la explicación de la mejora planteada.

Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle


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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO

En esta sección se presenta la valoración del trámite y/o servicio en los aspectos relacionados con el

proceso, evaluando a lo largo del horizonte temporal de implementación de las mejoras, el nivel de

interacción (canales), el nivel de virtualización, y la complejidad del proceso. Comenzando por la

valoración de cada uno de estos ítems en la actualidad (A) (valoración realizada y presentada en la

caracterización de los procesos), pasando por el corto (C) y mediano plazo (M), y finalizando con la

evaluación a largo plazo (L). Así, la evaluación de cada uno de los ítems a lo largo del horizonte temporal

se realiza utilizando una escala de medición que va desde el 1 hasta el 3; siendo 1 el nivel más bajo

(básico) y 3 es nivel más alto (avanzado).

Adicionalmente, para cada trámite y/o servicio se presenta una valoración del número de requisitos y del

número de pasos en la actualidad y en el largo plazo, una vez se haya implementado todas las mejoras

propuestas. Lo anterior se complementa con una medición de la variación de los requisitos y de los pasos

del escenario propuestos con respecto a la situación actual. En este punto, es necesario precisar que en

algunos trámites y/o servicios se encuentra que el escenario propuesto (como el del ejemplo, Ilustración

12) tiene un número mayor de pasos que en la actualidad sin que esto influya en el tiempo del trámite y/o

servicio, sino por el contrario, corresponden a pasos adicionales que traen eficiencia al mismo.

Teniendo en consideración los parámetros de valoración anteriormente descritos, para cada uno de los

trámites y/o servicios se presentará la valoración cualitativa del proceso así:

Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso

A C M L

❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❷ ❷ Regular

6 5 -17%7 15 114%

VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO


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D. RECOMENDACIONES NORMATIVA

Esta sección recoge los hallazgos obtenidos a partir del mapeo normativo y el levantamiento del proceso

en aspectos como:

• Evolución de la información

• Prácticas de control

• Acreditaciones documentales extralegales

• Exigencias documentales redundantes

• Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la ley

Para cada uno de estos aspectos se realiza un análisis jurídico y normativo del cumplimiento de leyes y

decretos de ley que repercuten en los aspectos anteriormente mencionados. Planteando las

recomendaciones para que presente primero el hallazgo, y posteriormente la mejora con su respectiva

sustentación.

Para complementar el análisis, la última fila del cuadro presenta un diagnóstico del control regulatorio

general del trámite y/o servicio, en el cual se resume el ajuste regulatorio de todos los aspectos

analizados, señalando cuales leyes y decretos leyes están siendo vulnerados en cada uno de los casos;

y por lo tanto, qué medidas debe tomar la entidad para dar cumplimiento a la ley.

Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas

Finalmente, es importante señalar que los hallazgos y recomendaciones normativas deben ser

interpretados de manera independiente a las recomendaciones de mejoras al proceso, debido a que se

entiende que la entidad puede ir mejorando su gestión del proceso aun cuando posee un bajo control

regulatorio del trámite y/o servicio.

HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO

Prácticas de control

ex ante que no

generan valor

agregado

Acreditaciones

documentales

extralegales

Exigencias

documentales

redundantes

Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en la

ley

Bajo control

regulatorio


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E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS

En esta sección se presenta la cuantificación de las mejoras normativas, siguiendo los mismos criterios

utilizados en la caracterización. Presentando la valoración del estado actual y su evolución en el largo

plazo, una vez se hayan implementado todas las mejoras identificadas. Por ejemplo, véase la ilustración

a continuación.

Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa

A C M L❷ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

VALORACIÓN CUALITATIVA NORMATIVA


22

2.3 Plan de acción A diferencia de las secciones metodológicas anteriores realizadas por trámite y/o servicio, el Plan de

acción es integral para toda la entidad. Esto en razón a que las acciones apuntan a mejorar todos los

trámites y/o servicios de la entidad. De este modo, al principio de esta sección se presentan los planes de

acción para aquellas propuestas de mejora que implican un cierto nivel de complejidad. Cada plan de

acción tiene una identificación (ID) y corresponde a una de las categorías anteriormente definidas. A

continuación se muestra un ejemplo:

Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad

Esta tabla es seguida por una ficha para cada Plan de acción en la que se detallan los siguientes

elementos:

• El nombre e identificación (ID)

• Categoría a la que pertenece

• Descripción

• La información sobre quién será el líder de plan de acción

• Duración

• Justificación

• Cronograma que especifica las tareas a realizar, en qué momento y su responsable

• Características cualitativas del plan de acción que servirán para determinar la priorización

de implementación de estos planes:

- Riesgo: Un plan de acción trae riesgo cuando en su implementación se afecta la

atención al ciudadano

Bajo Cuando la implementación no afecta en nada en la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano

Medio Se evidencia la posibilidad de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada

Alto Existe un riesgo real de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada


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- Esfuerzo: Hace referencia a la dificultad de las tareas que componen el plan de

acción, entre más complejas aumenta el nivel de esfuerzo y la dedicación del

personal para su implementación

Bajo Ocupa menos del 30% del tiempo del personal implicado

Medio Ocupa entre el 30% y 70% del tiempo del personal implicado

Alto Ocupa más del 70% del tiempo del personal implicado

- Inversión: Da cuenta de los recursos monetarios que requiere la entidad para

llevar a cabo el plan de acción

Bajo La inversión es despreciable

Medio Cuando no afecta el presupuesto normal de la entidad

Alto Cuando se requiere la aprobación de un presupuesto especial

- Tiempo: Aquel requerido para implementar el plan de acción.

Bajo La duración de la implementación del plan de acción se mide en semanas (hasta 12 semanas)

Medio La duración de la implementación del plan de acción se mide en meses (a partir de tres mes y hasta un año)

Alto La duración de la implementación del plan de acción se mide en años

Nota: El tiempo estimado para las implementaciones de tecnología que impliquen

el rediseño de procesos está estimado para el análisis de diez trámites.

• Indicadores: unidades de medición que se tiene que ir viendo para dar cuenta de la

evolución en el tiempo (seguimiento) y medir la efectividad de la implementación del plan

de acción

• Los trámites y/o servicios a los que aplica el plan de acción

• Descripción de las tareas enunciadas anteriormente

A continuación un ejemplo de un Plan de acción perteneciente a la categoría Normativo. Esta misma

ficha es empleada por todas las categorías.


24

Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción

Adicionalmente, se recomienda a la entidad que al realizar las implementaciones de los planes de acción

se realicen las mediciones sobre cada uno de los trámites y/o servicios, con referencia a lo propuesto en

la sección E. Análisis cuantitativo y cualitativo del Estado propuesto) con el fin de cuantificar la mejora

sobre los mismos.

ID

2

ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 x

2 x x x x

1

2

NOR-3Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

Descripción de tareas

No. de convenios suscritos para intercambio de

información y eliminación de

Tarea

Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los asjutes.

Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, y ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad.

Indicador 1No. de programas o

servicios que no tipif ican como trámite y que cuentan

Indicador 3Indicador 2

TiempoALTO

Riesgo

MesesNORMATIVO

Trámites que aplica

BAJOEsfuerzo

ALTOInversión

BAJO

Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico.

Acción

R evis iónyac tualizac ióndeldiagnó s tico regulato rio

D is eño delarefo rmao intervenc iónregulato ria

Responsable

A bogado deapoyo aláreares pons abledeltrámite

J efedeÁ reares pons abledelT rámite

Descripción

Líder Categoría Duración total

E8-1 Certif icado Catastral NacionalE8-2 Certif icado Plano PredialE8-4 Cambio de propietario o poseedor de un inmueble

Cronograma (Meses)

Director Área Responsable del Trámite

Justificación

El plan de acción se justif ica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas.


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3 ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS

En este capítulo se presenta para cada Trámite ó Servicio caracterizado junto con la entidad el Estado

actual y el Estado propuesto según lo estipulado en la sección de Metodología. Un listado estos trámites

se presenta en la tabla a continuación:

ID Nombre del Trámite E22-1 Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital

E22-2 Inscripción de aspirantes a programas de formación profesional E22-3 Solicitud de paz y salvo de aportes parafiscales E22-4 Contratación virtual de aprendices Sena E22-8 Certificación de competencias laborales E22-9 Asesoría para la creación de empresa E22-10 Asesoría para el crecimiento y escalabilidad empresarial E22-11 Guía para la normalización de competencias laborales E22-12 Programas de Formación Continua Especializada

Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados

Adicionalmente, para los trámites analizados se identificaron los siguientes sistemas:

• SERVIPAGOS, sistema para pagos en línea

• Sofia Plus, portal de oferta educativa


26

3.1 E22-1 - Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital

3.1.1 Situación Actual


Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=1033 Fecha de actualización: 11/23/2013

Información descriptiva

NOMBRE

Dato SUIT1

Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital

Obs. «DESCRIPCION_SUIT_OBSERVACION»

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Obtener la certificación o título del programa de formación aprobado por el aprendiz en los centros de formación del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Obs. ---

RESULTADO

Dato SUIT

Certificación o constancia académica o duplicado del título

Obs. ---

Información de interacción con el ciudadano

COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 15 días hábiles

Obs. --- ---

CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN

Dato2 1.Web

2.Presencial

Interacción

Obs3. --- ---

ATENCIÓN

Dato 1. Web

2. Presencial

Obs. Del 2010 a la fecha sólo es digital. Antes debe ser presencial

1 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 2 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 3 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.


27

Información normativa

REQUISITOS

Dato SUIT

Ciudadano y extranjeros

1. Haber o estar cursando programa de formación con el Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA

Obs. «REQUISITOS_SUIT_OBSERVACION»

NORMATIVA

Dato SUIT

1. Ley 119 de 1994, (Artículo 4, numeral 10 )

2. Resolución 2432 de 2010, (Todos)

3. Resolución 3139 de 2009, (Todos)

4. Resolución 2243 de 2004, (Artículo 3 - 6)

5. Decreto 249 de 2004, (Artículo 27 numeral 16)

6. Resolución 344 de 2005, (Artículo 14 - 16)

Obs. ---

SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD

Dato No identificado Potestativo

Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato No identificado

Obs. ---


28


CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN

ORIGEN

Artículo 23 de la Constitución Política

Constitucional

Todas las personas tienen el derecho fundamental de hacer peticiones respetuosas a las autoridades, en interés general o particular y a obtener una respuesta satisfactoria.

Numeral 10 del artículo 4 de la Ley 119 de 1994.

Legal Ordinaria

Es función del SENA expedir títulos y certificados de los programas y cursos que imparta o valide, dentro de los campos propios de la formación profesional integral, en los niveles que las disposiciones legales le autoricen.

COMPETENCIA Numeral 16 del artículo 27 del Decreto 249 de 2004.

Reglamentaria Corresponde a las Subdirecciones de los Centros de Formación Profesional Integral, administrar los procesos de ingreso, registro académico y certificación de los alumnos del Centro y servicios a egresados.

Artículo 14 de la Resolución 344 de 2005

Reglamentaria El responsable de la certificación académica en cada Centro de Formación Profesional Integral imprimirá en forma automática del aplicativo del Sistema para la Gestión Académica de Centros, los certificados en el formato correspondiente al tipo de formación ejecutada, para ser entregados a los alumnos que han culminado satisfactoriamente el proceso de formación, en un lapso máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la culminación.

CONDICIONES Artículo 1 de la Resolución 117 de 2013.

Reglamentaria Determina los tipos de programas de formación en conformidad con los descriptores de competencias, requisitos de ingreso y duración del proceso formativo determinado en el diseño del programa, conducen a certificación y a constancias, así:

Los programas de la formación que conducen a certificación son los de formación complementaria y eventos de divulgación tecnológica que ofrece la Institución y que conducen a certificación de aprobación o constancia de asistencia (Señala taxativamente los programas)

Define la constancia de participación como el documento en el que constata que una persona participó en un evento de divulgación tecnológica, el cual tiene carácter informativo y propende por poner al alcance del medio productivo, de los egresados, las comunidades y del público en general, tecnologías e información técnica de actualidad.

En el caso de aprendices que culminan satisfactoriamente el proceso de formación profesional, para obtener la certificación y/o constancia deben estar dentro de los supuestos del artículo 1º de la Resolución, es decir haber cursado un programa que da lugar a certificación o a constancia.

En los demás casos, sólo es necesario cursar o haber cursado cualquier programa de formación con el SENA.

REQUISITOS DOCUMENTALES

Ninguno


29


COSTO

Artículo 5 de la resolución 2243 de 2004 expedida por el SENA.

Reglamentaria

La expedición de certificados y de constancias académicas, no tendrán costo alguno a cargo del alumno.

Artículo 6 y Parágrafo de la Resolución 2243 de 2004 expedida por el SENA.

Reglamentaria

La expedición de duplicados correspondientes a certificados de: Estructuras Curriculares, Salidas Plenas, Salidas Parciales, Módulos de Formación, Cursos Especiales de Aprobación, Actas de Grado y carné de identificación institucional del alumno, son objeto de cobro por parte del Sena y anualmente se incrementará el costo en un valor equivalente al 10% del salario mínimo legal vigente diario SMLDV

PLAZO DE RESPUESTA

Artículo 14 de la Resolución 344 de 2005 de la Dirección General del SENA.

Reglamentaria

(*)

En el caso de a los alumnos que han culminado satisfactoriamente el proceso de formación, en un lapso máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la culminación.

Párrafo primero del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015.

Legal Estatutaria

Las peticiones de documentos y de información deben resolverse dentro de los 15 días siguientes a su recepción. Salvo que se trate de peticiones de documentos o información, caso en el cual la entidad tiene un término de 10 días para resolverlas, o tratándose de consultas sobre asuntos de su competencia, tendré un término de 30 días para su contestación. En todo caso podrá prorrogarse el plazo inicial de manera justificada e informada al peticionario, sin que exceda del doble del término inicial.

PROCEDIMIENTO Ninguna con carácter especial

(*) Aplicación de las normas generales señaladas para el trámite de los derechos de petición, en especial el artículo 15. 16 y 17 de la Ley 1755 de 2015, relacionadas con la presentación de la solicitud.

Artículo 3 de la Resolución 3139 de 2010

Reglamentaria Todos los diplomas y certificados deben ser firmados digitalmente por el Subdirector de Centro, conforme a la Ley 527 de 1999. Los documentos que se firman digitalmente son: títulos, certificados, constancias y actas de grado.


30

C. MAPA DEL PROCESO

Elementos relevantes


31


PASO

CANAL

PRESENCIAL

ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O

FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Solicitar trámite en ventanilla

SENA-Centro de Formación

Presencial Ventanilla Front Office

Formulario de solicitud

Autorización si el trámite se adelanta mediante tercero

Legal: Literal c y f del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012

Reglamentario: Ninguna

Verificar cumplimiento de condiciones en el sistema



Ninguno Legal: Ninguna

Reglamentaria: Ninguna

Emitir orden de pago SENA-Centro de Formación



Reglamentario: Artículo 6 de la Resolución 2243 de 2004.

Cancelar la orden de pago

ENTIDAD BANCARIA

Ventanilla Front Office

Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Entregar recibo de consignación




Verificación de informaciones en sistema o en físico, según año posterior o anterior a 2000


Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Emitir duplicado impreso



Firmar documento impreso, solo para casos anteriores a 2010


Back Office Comprobante de pago Legal: Ninguna

Reglamentario: Artículo 3 de la Resolución 3139 de 2010.

Entregar documento al usuario



Entrega personal exclusivamente al solicitante o Autorización de entrega cuando se actúa mediante tercero

Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, es la salida final del trámite.


32

E. ANÁLISIS CUANTITATIVO

0 11

❸ Avanzado

❸ Transacción

❸ Sencillo

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada

ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad

Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo

La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

ND

CIFRAS RELEVANTES


Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite en línea por medio de pagos en linea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.

La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación

El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso

Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo


33

3.1.2 Situación Propuesta


Información

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO

E22-1-1 La información publicada en el SUIT está desactualizada

"Debido a que la ley determina que un trámite o requisito debe estar publicado en el SUIT para que sea oponible y exigible al particular, proponemos actualizar los siguientes campos de este trámite: -Descripción: Debe decir "Obtener la certificación o título del programa de formación cursado y aprobado por el aprendiz en los centros de formación del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA y las constancias académicas respectivas nota: expedición de duplicados" -Atención: Agregar "Del 2010 en adelante sólo es digital" -Requisitos: 1. Agregar "Haber cursado y aprobado programa de formación con el Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA" 2. Agregar los requisitos para cada una de las 3 modalidades para obtener el certificado así como los pasos que debe realizar el solicitante para su obtención (dependiendo de la fecha en que se expidió el certificado) Lo anterior, con el objetivo de comunicar claramente al ciudadano y prestar un servicio acorde con lo que se le ha informado"

Largo

Administración


E22-1-10 Para documentos académicos anteriores a la vigencia 2010, el solicitante debe acudir a pagar al banco y posteriormente entregar la factura o comprobante de pago en la ventanilla del SENA para que el procedimiento pueda continuar

-Habilitarle la opción al ciudadano de que pueda generar la orden de consignación vía web con el concepto de pago correspondiente para poder pagar el trámite. -Habilitar la opción de que la orden de consignación sea marcada con un código de barras para que el banco informe a la entidad cuando se haya realizado el pago del trámite -Generar convenio con banco para que éste informe a la entidad cuando se realicen pagos relacionados con éste trámite

Largo

Tecnología


34

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E22-1-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando

la ventanilla del SENA para diligenciar el formulario, entregar requisitos y solicitar la orden de consignación

- Implementar la opción que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda diligenciar a través de la página web de la entidad. Para esto se debería llevar a cabo una compilación de todos los certificados que hayan sido expedidos antes del año 2010, con el fin de poderlos suministrar en caso de ser solicitados

Largo

E22-1-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la

ventanilla de SENA para poder iniciar con el procedimiento

- Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.

Largo

E22-1-11 -El solicitante debe realizar el pago de manera

presencial en la entidad bancaria correspondiente y entregar el comprobante de pago al momento de entregar los requisitos.

-Habilitar la opción al ciudadano de pagar el trámite en línea mediante el uso de una tarjeta de crédito y que éste pago sea reportado por una entidad bancaria hacia la entidad de manera inmediata.

Largo

E22-1-14 Cuando el certificado solicitado corresponde a

un periodo anterior al 2010, se solicita la firma del subdirector del centro

-Implementar un sistema de firmado digital de los certificados para evitar que sea un trabajo físico y manual. Con esto se agiliza la emisión del certificado al ciudadano

Corto

Interoperabilidad

No hay cambios en este aspecto

Melisa Murcia Pabon� 17/6/16 11:20 A.M.Eliminado: llenar

Melisa Murcia Pabon� 17/6/16 11:20 A.M.Eliminado: llena

Melisa Murcia Pabon� 17/6/16 11:13 A.M.Eliminado: Gobernación de San Andrés


35



36

Elementos eliminados

No hay elementos eliminados

Elementos agregados

17. Llenar formulario en línea: El ingreso del formulario se puede realizar a través del portal web de la

entidad con el fin de que el solicitante no tenga que desplazarse hasta la ventanilla para realizar el trámite

presencialmente.

19. Descargar orden de consignación: El solicitante tiene la opción de descargar su orden de

consignación para poder pagar el trámite en una entidad bancaria. Como la mayoría de los procesos en

el SENA no tienen costo, se puede implementar un catálogo que indique cuales sí deben pagar y cuáles

no.

20. Pagar en línea con tarjeta de crédito: El solicitante tiene la opción de pagar a través del portal

web de la entidad usando una tarjeta de crédito

21. Enviar certificado por email al solicitante: El SENA envía el certificado solicitado incluso si éste es

anterior al 2010. Esto según la definición técnica, jurídica, administrativa y de formación de

Administración Educativa.

Elementos modificados

1. Llenar formulario: el formulario es ingresado al sistema por un funcionario

3. Pagar en banco y entrega de respaldo en centro de formación: Ya no es necesario que el

solicitante entregue el respaldo del pago al SENA debido a que el banco reportará al SENA que el trámite

ha sido pagado.

6. Firma del subdirector del centro: La firma del subdirector es digital, por lo que no es necesario

manejar archivos físicos. Esto permite un flujo más rápido del proceso.


37


A C M L




0 0 ---11 4 -64%



38

D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS


Prácticas de control ex ante que no

generan valor agregado

Ninguna

El trámite se ajusta a la regulación.

Acreditaciones

documentales extralegales

Ninguna


Exigencias documentales

redundantes

Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.

Exigencias de condiciones o

requisitos no contempladas en la

ley

Ninguna


Bajo control

regulatorio

El Manual de la entidad refiere que

el término para la entrega de los

documentos, cuando se realice el

trámite de manera presencial,

puede exceder de 10 días.

Los plazos establecidos podrían ir en contra de la ley, en caso de

que tarden más de 10 días. Esto por cuanto se establece en el

numeral 1 del artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, tal como fue

modificada por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015 que las

peticiones de documentos y de información deberán resolverse

dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. En caso de

tener inconvenientes (como por ejemplo para los archivos de casos

anteriores al año 2000) la entidad debería informar al interesado

los motivos de la demora y el plazo en el que razonablemente

espera cumplir, que no podrá en todo caso ser mayor que el doble

del inicial. En este sentido, se considera que la información del

SUIT, relacionada con el plazo de 15 días para dar respuesta al

trámite, debería ser ajustada respecto a los trámites que resultan

inmediatos (certificaciones de cursos posteriores al 2010),

certificaciones de cursos que pueden tardar 0 días (cursados entre

el 2000 y el 2010) y los que pueden tardar hasta 15 días (cursados

antes del 2010).


39


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL


40

3.2 E22-2 - Inscripción de aspirantes a programas de formación profesional





NOMBRE

Dato SUIT4

Inscripción de aspirantes a programas de formación profesional

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Inscribirse en los programas de formación profesional ofertados por el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Obs. ---

RESULTADO

Dato SUIT

Inscripción en los programas de formación profesional

Obs. Agregar aviso de confirmación. Acceso a curso


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito Inmediato

Obs. --- ---


Dato5 Presencial Presencia

Obs6. --- ---

ATENCIÓN

Dato 1. Presencial

Obs. ---


REQUISITOS



41

Dato SUIT

1. Fotocopia de la cédula

2. Fotocopia libreta militar

3. Fotocopia diploma bachiller

4. Documento convalidación (Extranjero)

5. Beneficiario de convenio interinstitucional (Extranjero)

6. Carta de patrocinio (ciudadano presentado por empresa o organización)

Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT

Resolución 2432 de 2010, (Todos)

Obs. ---


Dato No identificado Potestativo

Obs. --- ---

PERIODICIDAD


Obs. ---


42



ORIGEN

Artículo54delaConstituciónPolítica

Constitucional

Es obligación del Estado y de los empleadores ofrecer formación y habilitación profesional y técnica a quienes lo requieran.

Artículos2y3delaLey119de1994.

LegalOrdinaria

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, está encargado de cumplir la función que corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos; ofreciendo y ejecutando la formación profesional integral, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país.

Dentrodesusobjetivosseencuentraeldedarformaciónprofesionalintegralalostrabajadoresdetodaslasactividadeseconómicas,yaquienessinserlorequierandichaformación,paraaumentarporesemediolaproductividadnacionalypromoverlaexpansiónyeldesarrolloeconómicoysocialarmónicodelpaís,bajoelconceptodeequidadsocialredistributiva.

COMPETENCIA Artículo4delaLey119de1994.

LegalOrdinaria

EsfuncióndelSENAorganizar, desarrollar, administrar y ejecutar programas de formación profesional integral, en coordinación y en función de las necesidades sociales y del sector productivo.

Numeral16delartículo27delDecreto249de2004.

Reglamentaria CorrespondealasSubdireccionesdelosCentrosdeFormaciónProfesionalIntegral,administrarlosprocesosdeingreso,registroacadémicoycertificacióndelosalumnosdelCentroyserviciosaegresados.

CONDICIONES Artículo1y2delaResolución2130de2013delSENA

Reglamentaria Establecequeelaccesoalosprogramasesparatodocolombianoquecumplaconlosrequisitosdeingresoyseleccióndefinidosenlaofertaespecíficadecadaprograma.

Debepresentarseyaprobarsepruebadeingreso.

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ningunoestablecidoennormasdecarácterlegaloreglamentario

COSTO

Artículo49delaLey119de1994

LegalOrdinaria

LaformaciónprofesionalenelSENAserágratuitaentodassusmodalidades.Paralarealizacióndeaccionesdeformaciónprofesionalespecializadasolicitadasporpersonasjurídicas,elConsejoDirectivoNacionalpodrádeterminarsurealizacióngratuita,omedianteconveniosdecooperación,oestableciendouncostoporlosserviciosprestados.

PLAZODE

RESPUESTA

Ningunaconcarácterespecial

(*) Deacuerdoalcronogramaestablecidoparacadaprograma.

Párrafoprimerodelartículo14delaLey1755de201.

LegalEstatutaria

Laspeticionesdedocumentosydeinformacióndebenresolversedentrodelos15díassiguientesasurecepción.Dentrodeesteplazoeltiempoderespuestaparalaexpedicióndelcertificadoesinmediato.

PROCEDIMIENTO Ningunadecarácterespecial

Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición,enespecialelartículo15delaLey1755de2015.


43


(*) Deacuerdoconelcronogramaparacadaprograma.


44

C. MAPA DEL PROCESO



45


PASO

CANAL VIRTUAL

ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Iniciar sesión en el aplicativo web SOFÍA PLUS del SENA

USUARIO Ventanilla Front Office Virtual

Estar previamente registrado (tener usuario y contraseña) en el aplicativo web SOFÍA PLUS del SENA

Legal: Artículos 35 y 53 de la Ley 1437 de 2011 e inciso quinto y Parágrafo 2 de la Ley 962 de 2005

Reglamentario: Ninguno

Consultar y seleccionar la oferta educativa de interés del usuario



Inscribirse en el programa de interés, si está disponible. De lo contrario esperar hasta que lo esté.


Es posible que ciertas ofertas académicas exijan estudios previos, tales como haber cursado Bachillerato, Básica Primaria, Educación Media, etc.

Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Verificar que la inscripción sea exitosa


Ninguno


Presentar pruebas de selección Fase I, si el curso lo exige. Si no las exige ya se encuentra completamente inscrito y ha terminado el trámite.

USUARIO Ventanilla Front Office Virtual/Presencial (*)


Verificar si los resultados obtenidos en las pruebas de selección I lo habilitan para continuar con la inscripción. Si no lo habilitaron, no es posible la inscripción y se ha terminado el trámite.



Presentar pruebas de selección Fase II.

USUARIO Ventanilla Front Office Virtual/Presencial (*)


Verificar si los resultados obtenidos en las pruebas de selección fase II lo habilitan para continuar con la inscripción. Si no lo habilitaron, no es posible la inscripción y se ha terminado el trámite.



Reunir documentos y cumplir condiciones necesarias/exigidas para la matricula.


Entre los documentos y/o condiciones exigidas pueden estar: fotocopia de la cédula, fotocopia libreta militar, fotocopia diploma bachiller, documento convalidación (Extranjero), beneficiario de convenio interinstitucional (Extranjero), carta de patrocinio (ciudadano presentado por empresa u



46

PASO

CANAL VIRTUAL


SUSTENTO NORMATIVO

organización).


47


6 4

❸ Avanzado

❸ Transacción

❸ Sencillo

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada


Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo


ND

CIFRAS RELEVANTES







48



Información


E22-2-1 La información del SUIT no está actualizada Debido a que la ley determina que un trámite o requisito debe estar publicado en el SUIT para que sea oponible y exigible al particular, proponemos actualizar los siguientes campos de este trámite: 1.Requisitos: Eliminar* "-Documento convalidación (Extranjero) - Beneficiario de convenio interinstitucional (Extranjero)” Y especificar los documentos que no son obligatorios sino adicionales a la solicitud y que brindan al solicitante prioridad en el proceso, tales como: “- Carta de patrocinio (ciudadano presentado por empresa u organización)" Lo anterior, con el objetivo de comunicar claramente al ciudadano y prestar un servicio acorde con lo que se le ha informado *Las propuestas aquí plasmadas deben ir acompañado de las medidas institucionales respectivas. En este caso particular, la eliminación de estos requisitos implica la decisión por parte de la Dirección de Formación y la modificación de resoluciones vigentes.

Corto

Administración

Tecnología

Interoperabilidad


E22-2-9 El solicitante debe -radicar copia de su cédula de ciudadanía como requisito para poder dar inicio al trámite -Radicar fotocopia de libreta militar

Eliminar el requisito Copia de cédula de ciudadanía y Libreta militar ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Registraduría nacional y ejército. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes) *Las propuestas aquí plasmadas deben ir acompañado de las medidas institucionales respectivas. En este caso particular, Depende del procedimiento que tenga definida el área funcional (Admon. Educativa). Además

Corto


49

deben tratar el manejo de documento de menores de edad y si es posible su validación técnica con webservice.


50



51



Elementos agregados

No hay elementos agregados


No hay elementos modificados


52


A C M L




6 5 -17%4 3 -25%



53



Prácticas de control

ex ante que no generan valor

agregado

Exigencia de fotocopias de

documentos de identidad.

La exigencia puede ser observada como una práctica de control

documental ex ante que no genera valor agregado en tanto la

verificación de identidad debe realizarse directamente en Ventanilla del

Front Office contra exhibición del documento de identidad y las

fotocopias exigidas son archivadas sin despliegue de procesos

posteriores de control y verificación oficiosos. Esto va en contra del

numeral 3 del artículo 9 de la Ley 1437 de 2011 que prohíbe la exigencia

de documentos no previstos por las normas aplicables a la materia.

Asimismo, contraría lo dispuesto por el artículo 13 del Decreto Ley 2150

de 1995.

Acreditaciones documentales

extralegales

Ninguno de los documento

tiene consagración o

autorización legal para su

creación y exigencia.

Las exigencias vulneran el principio de Reserva Legal Consagrado en el

Artículo 84 de la Constitución Nacional. También se contraría el artículo

13 inciso 2 de la Ley 418 de 1997, modificado por la ley 1738 de 2014,

que sostiene que ninguna institución de educación superior puede exigir

la libreta militar como requisito para obtener el título de pregrado. De

igual manera, los numerales 3 y 5 del artículo 9 de la Ley 1437 de 2011

que prohíben solicitar documentos no previstos por las normas legales

aplicables a la materia y crear requisitos adicionales.


redundantes



requisitos no contempladas en la

ley

Ninguna


Bajo control

regulatorio

El SUIT integra el trámite

bajo exigencias extralegales

Las exigencias vulneran el principio de Reserva Legal Consagrado en el

Artículo 84 de la Constitución Nacional. También se contraría el artículo

13 inciso 2 de la Ley 418 de 1997, modificado por la ley 1738 de 2014,

que sostiene que ninguna institución de educación superior puede exigir

la libreta militar como requisito para obtener el título de pregrado. De

igual manera, los numerales 3 y 5 del artículo 9 de la Ley 1437 de 2011

que prohíben solicitar documentos no previstos por las normas legales

aplicables a la materia y crear requisitos adicionales.


54


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



55

3.3 E22-3 - Solicitud de paz y salvo de aportes parafiscales





NOMBRE

Dato SUIT7

Solicitud de paz y salvo de aportes parafiscales

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Obtener el documento que se expide a los empleadores que hayan cumplido con su obligación de efectuar oportunamente los aportes parafiscales con destino al Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA.

Obs. ---

RESULTADO

Dato SUIT

Certificación de paz y salvo de aportes parafiscales

Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito Inmediato

Obs. --- ---


Dato8 1. Web

2. Presencial

Interacción

Obs9. --- ---

ATENCIÓN

Dato 1. Web

2. Presencial

Obs. No se puede hacer en línea porque el servicio está deshabilitado



56


REQUISITOS

Dato SUIT

1. Debe contener la información básica del empresario (nombre o razón social, NIT, domicilio y firma)

Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT

1. Ley 1607 de 2002, (Artículo 25)

2. Ley 21 de 1982, (Artículos 7-15)

3. Ley 119 de 1994, (Artículo 34)

4. Ley 789 de 2002, (Artículos 13, 14, 49 y 50 )

Obs. ---


Dato No aplica Potestativo

Obs. --- ---

PERIODICIDAD


Obs. ---


57



ORIGEN

Artículo7delaLey32de1982.

LegalOrdinaria

EstánobligadoapagarelsubsidiofamiliaryaefectuaraportesparaelServicioNacionaldeAprendizajeSena(SENA):

1.LaNación,porintermediodelosMinisterios,DepartamentosAdministrativosySuperintendencias.

2.LosDepartamentos,Intendencias,Comisarías,elDistritoEspecialdeBogotáylosMunicipios.

3.Losestablecimientospúblicos,lasempresasindustrialesycomercialesylasempresasdeeconomíamixtadelosórdenesnacional,departamental,intendencial,distritalymunicipal.

4.Losempleadoresqueocupenunoomástrabajadorespermanentes.

Artículo34delaLey119de1994.

LegalOrdinaria

CondestinoalaDireccióndeImpuestosyAduanasNacionalesyparalaaceptacióndeladeducciónporconceptodesalarios,elSENAexpediráunpazysalvoalosempleadoresquealafechadelmismoyentodaslasvigencias,hubierencumplidocabalmenteconlaobligacióndelafechadelmismoyentodaslasvigencias,hubierencumplidocabalmenteconlaobligacióndeefectuarsusaportesalaentidad,especificandoelmontodelassumaspagadas.

Igualmente,expedirácertificacionesparaefectodelasexoneracionesdeimpuestosdequetratalaLey6a.de1992.

COMPETENCIA Numeral15delartículo15delDecreto249de2004.

Reglamentaria CorrespondealaDirecciónAdministrativayFinanciera,controlaryevaluarlosprocesosderecaudodeaportesparafiscalesymanteneractualizadoelsistemadeinformacióndeaportantesdelSENA.

CONDICIONES Artículo34delaLey119de1994.

LegalOrdinaria

Tenerlacondicióndeempleadoresquealafechadelasolicituddelcertificadoyentodaslasvigencias,hubierencumplidocabalmenteconlaobligacióndeefectuarsusaportesalaentidad.

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguno

COSTO Ningunaenparticular

PLAZODE

RESPUESTA

Ningunaconcarácterespecial.

Párrafoprimerodelartículo14delaLey1755de2015.

LegalEstatutaria Laspeticionesdedocumentosydeinformacióndebenresolversedentrodelos15díassiguientesasurecepción.Dentrodeesteplazoeltiempoderespuestaparalaexpedicióndelcertificadoesinmediato.

PROCEDIMIENTO Ningunaconcarácterespecial

(*)

Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición,enespecialelartículo15delaLey1755de2015.


58

C. MAPA DEL PROCESO



59


PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Radicar la solicitud SENA-Centro de Formación


Formulario de solicitud. Esta debe contener la información básica de quien solicita el documento (nombre o razón social, NIT, domicilio y firma)

Legal: Ninguna


Entrega y verificación de documentos aportados



Guarda de documentos aportados en gestión documental, si estos no fueron solicitados.



Revisión del status del solicitante ante el pago de parafiscales (en BBD CERTIPAGOS)



Expedición certificado de paz y salvo (BBD CERTIPAGOS), si el status está en orden



Envío certificado de paz y salvo por correo electrónico al solicitante


Back Office Virtual Ninguno Legal: Artículos 50, 51, 52, 54 y 55 de la Ley 1437 de 2011


Descargar el archivo que contiene el certificado de paz y salvo


Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, es la salida final del trámite.


60


1 10

❸ Avanzado

❸ Transacción

❸ Sencillo

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







61



Información


Administración


Tecnología


E22-3-5 El solicitante debe iniciar el procedimiento visitando la ventanilla de la entidad

"Se ha identificado que la entidad no posee un nivel medio de virtualización para este trámite que le permita al usuario radicar su solicitud de manera remota. Se propone la implementar una ventanilla virtual en la página de la entidad para la radicación de solicitudes de trámite con el objetivo de ahorrarle tiempo y dinero al usuario."

Largo

E22-3-7 Los requisitos solicitados deben ser entregados por el solicitante en la ventanilla de la entidad.

Implementar una ventanilla virtual en la página de la entidad para que el usuario tenga la posibilidad de enviar sus documentos electrónicamente, evitando tener que invertir tiempo y dinero

Largo

Interoperabilidad


E22-3-9 Se debe presentar certificado de cámara de comercio como requisito para iniciar el procedimiento

Eliminar el requisito Certificado de cámara de comercio ya que este se puede obtener por medio de la búsqueda de la información requerida en la BBDD de la entidad Confecámaras. Esta acción permite al ciudadano prescindir de un documento a entregar (y los costes correspondientes)

Largo


62



63


A C M L




1 1 0%10 6 -40%



64


HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y

NORMATIVO

Prácticas de control ex ante que no generan valor agregado Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.

Acreditaciones documentales extralegales Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.

Exigencias documentales redundantes Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.

Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en

la ley

Ninguna


Bajo control regulatorio Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.


65


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



66

3.4 E22-4 - Contratación virtual de aprendices Sena



Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=1035 Fecha de actualización: No está disponible


NOMBRE

Dato SUIT10

Contratación virtual de aprendices Sena

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Realizar la solicitud a través del Sistema de Información de Gestión Virtual de Aprendices, de la regulación de la cuota de aprendizaje, requerimiento de aprendiz o suscripción del contrato de aprendizaje

Obs. ---

RESULTADO

Dato SUIT

Contratación virtual de aprendices

Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 2 días hábiles

Obs. --- ---


Dato11 1. Web Interacción

Obs12. --- ---

ATENCIÓN

Dato 1. Web

Obs. ---




67

REQUISITOS

Dato SUIT

No es necesario presentar soporte

Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT

1. Acuerdo 11 de 2008, (Todos)

2. Ley 789 de 2002, (Artículo 30)

3. Decreto 933 de 2003, (Todos)



Obs. ---


Dato No identificado Obligatorio

Obs. --- ---

PERIODICIDAD


Obs. ---


68



ORIGEN

Artículo 32 de la

Ley 789 de

2002.

Legal Ordinaria

Las empresas privadas, desarrolladas por personas

naturales o jurídicas, que realicen cualquier tipo de actividad

económica diferente de la construcción, que ocupen un

número de trabajadores no inferior a quince (15), se

encuentran obligadas a vincular aprendices para los oficios

u ocupaciones que requieran formación académica o

profesional metódica y completa en la actividad económica

que desempeñan.

Las empresas industriales y comerciales del Estado y las de

Economía mixta del orden Nacional, departamental, distrital

y municipal, estarán obligadas a la vinculación de

aprendices en los términos de esta ley. Las demás

entidades públicas no estarán sometidas a la cuota de

aprendizaje, salvo en los casos que determine el Gobierno

Nacional.

Artículo 11 del

Decreto 933 de

2003.

Reglamentaria La cuota mínima de aprendices en los términos de la Ley

será determinada por la Regional del Servicio Nacional de

Aprendizaje, Sena, del domicilio principal de la empresa.

COMPETENCIA Artículo 20 y 21

del Decreto 933

de 2003.

Reglamentaria El Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA estará obligado

a mantener actualizado el registro de aprendices, de las

empresas patrocinadoras obligadas a establecer la relación

de aprendizaje y el control al cumplimiento de la cuota de

aprendizaje determinada a las mismas, en cualquiera de sus

modalidades.

El Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, determinará los

procedimientos y diseñará la metodología e instrumentos

para la operativización de lo dispuesto en el presente

decreto.

Numeral 15 del

artículo 14 del

Decreto 249 de

2004.

Reglamentaria Corresponde a la Dirección de Empleo y Trabajo del SENA

llevar a cabo el Registro de Aprendices y cuotas de

aprendizaje a través del Servicio Público de Empleo, para

facilitar la intermediación de las cuotas de aprendizaje.


69


Numeral 26 del artículo 27 del Decreto 249 de 2004.

Reglamentaria Corresponde a las Subdirecciones de los Centros de Formación Profesional Integral, orientar a los aprendices para gestionar ante los empresarios el contrato de aprendizaje.

CONDICIONES

Artículo 32 de la Ley 789 de 2002.

Legal Ordinaria

Tener la condición de empresa obligada a tener aprendices: Dentro de ellas se tiene a las empresas privadas con más de 15 empleados de planta, Empresas Industriales y Comerciales del Estado y sociedades de economía mixta del orden Nacional, departamental, distrital y municipal. Se excluye a las empresas dedicadas a la construcción.

De igual manera se abre la posibilidad de tener aprendices de manera voluntaria, con lo que cualquier empresa podría optar por el trámite.

Artículo 1 del Acuerdo 11 de 2008 expedido por el SENA

Reglamentaria

Contar con regulación de cuota de aprendices a contratar de manera obligatoria, acto administrativo expedido por el SENA.

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguno No hay documentos exigidos expresamente para la contratación virtual de aprendices, sin embargo al tratarse de un procedimiento que se surte de manera virtual y electrónica, al tenor de las normas que rigen el Gobierno en Línea, el trámite supone un registro en el SGVA que permite identificar al contratante y validar la autenticidad del proceso de contratación.

COSTO Ninguno

PLAZO DE

RESPUESTA

Literal d) del artículo 3 del Acuerdo 11 de 2008 expedido por el SENA.

Reglamentaria La contratación a través del SGVA es de carácter inmediato en tanto implica para el solicitante, en una primera fase, la ejecución de un proceso virtual de registro, selección de aprendices, obtener sus datos de contacto. Salvo que el empleador solicite aprendices con perfil específico, en cuyo caso debe dirigir una solicitud escrita a la Regional del Sena respectiva, que deberá ser respondida dentro del término máximo de quince (15) días hábiles siguientes a su presentación.

Luego de cumplida la primera fase, en la segunda el solicitante despliega el proceso de contratación que no puede superar 20 días hábiles contados desde la ejecutoria del acto administrativo que regula su cuota de aprendices, debiendo finalizar la correspondiente contratación virtual mediante el registro de los contratos en el SGVA.

De lo anterior se concluye que el término general del trámite en su totalidad no puede superar 20 días hábiles, término que corre a cargo del solicitante y no de la entidad.

PROCEDIMIENTO Artículos 1 y 3 del Acuerdo 11 de 2008 expedido por el

Reglamentaria Consagra el procedimiento unificado que deben surtir los empleadores obligados a contratar aprendices para seleccionarlos y contratarlos dentro del plazo de 20 días hábiles señalados anteriormente y contados a partir de la fecha de ejecutoria del acto administrativo que regula la


70


SENA. cuota de aprendices a contratar, así:

1. Ingreso y registro en el portal al SGVA

2. Revisión de perfiles de aprendices

3. Preselección de perfiles

4. Obtener datos de perfiles seleccionados

5. Registro de contratos suscritos con los aprendices


71

C. MAPA DEL PROCESO



72


PASO

CANAL VIRTUAL


SUSTENTO NORMATIVO

Ingresar a la página de la entidad e iniciar sesión.


Diligenciar datos de identificación (Previo registro)

Legal: Artículos 35 y 53 de la Ley 1437 de 2011 e inciso quinto y Parágrafo 2 de la Ley 962 de 2005


Revisar lista de potenciales aprendices disponibles.


Ninguno Legal: Artículos 35 y 53 de la Ley 1437 de 2011 e inciso quinto y Parágrafo 2 de la Ley 962 de 2005


Preseleccionar futuros aprendices


Ninguno Legal: Artículos 35 y 53 de la Ley 1437 de 2011 e inciso quinto y Parágrafo 2 de la Ley 962 de 2005


Obtener los datos de los futuros aprendices

SENA Back Office Virtual Ninguno Legal: Artículos 35 y 53 de la Ley 1437 de 2011 e inciso quinto y Parágrafo 2 de la Ley 962 de 2005


Suscripción de los contratos de aprendizaje.

USUARIO Presencial El contrato debe constar por escrito.

Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, es la salida final del trámite.


73


0 4

❸ Avanzado

❸ Transacción

❸ Sencillo

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







74



No se presentan mejoras en este trámite ya que es simple y está en línea

Información


Administración


Tecnología


Interoperabilidad



75



76



Elementos agregados





77


A C M L




0 0 ---4 4 0%



78


HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y

NORMATIVO

Prácticas de control ex ante que no generan valor agregado


Acreditaciones documentales extralegales Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.

Exigencias documentales redundantes Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.

Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas

en la ley


Bajo control regulatorio Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.


79


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



80

3.5 E22-8 - Certificación de competencias laborales



Link SUIT: No hay información Fecha de actualización: No está en el SUIT


NOMBRE

Dato SUIT13

Certificación de competencias laborales

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

---

Obs. «DESCRIPCION_SUIT_OBSERVACION»

RESULTADO

Dato SUIT

---

Obs. Certificación de competencias laborales


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

--- ---

Obs. Gratuito ---


Dato14 --- ---

Obs15. Presencial ---

ATENCIÓN

Dato ---

Obs. Presencial


REQUISITOS

Dato ---



81 SUIT Obs. «REQUISITOS_SUIT_OBSERVACION»

NORMATIVA

Dato SUIT

---

Obs. Normatividad está en gestión y certificación de competencias laborales (solicitar)


Dato --- ---

Obs. No aplica Potestativo

PERIODICIDAD

Dato ---

Obs. No aplica


82



ORIGEN


LegalOrdinaria

Los servicios de gestión y colocación de empleo serán prestados por la Agencia Pública de Empleo a cargo del SENA, las agencias públicas y privadas de gestión y colocación de empleo y las bolsas de empleo, que cumplan los requisitos de operación y desempeño que defina el Ministerio del Trabajo para su autorización.

Artículo3delDecreto2520de2013.Modificatoriodelartículo14delDecreto249de2004.

Reglamentaria LaDireccióndeEmpleoyTrabajodelaAgenciatieneentreotraslasfuncionesdePrestarelserviciodegestióndecolocacióndeempleoenlacondicióndeAgenciaPúblicadeEmpleo,parafacilitarelcruceentrelaofertaylademandadelmercadolaboralcolombianoyorientarlasaccionesdeformacióndelSENA.

COMPETENCIA

Artículo 32 del Decreto 2852 de 2013.

Reglamentaria Paraelcumplimientodelafuncióndegestiónycolocacióndeempleo,elServicioNacionaldeAprendizaje-SENA,prestalosserviciosdegestiónycolocacióndeempleoyrealizaráentreotras,laactividadcomplementariadeCertificaciónporcompetenciasalosdesempleadosquelorequieran.

Artículo70delDecreto2852de2013.

Reglamentaria TodoslosoferentesinscritosenelSistemadeInformacióndelServicioPúblicodeEmpleoaccederánencondicionesdeigualdadalasactividadescomplementariasquedesarrolleelServicioNacionaldeAprendizaje,concargoasusrecursospresupuestales.ElMinisteriodelTrabajoestableceráeltrámiteparaelaccesoadichosserviciosatravésdelosprestadoresdelaReddelServicioPúblicodeEmpleo.

ElSistemaInformáticoparalaprestacióndelosserviciosdegestiónycolocacióndeberáregistrarlasactividadescomplementariasydemásactuacionesdelaAgenciaPúblicadeEmpleoacargodelSENA.

ConelobjetodefacilitarlainserciónyreinserciónlaboraldelapoblacióncesanteinscritaenelServicioPúblicodeEmpleo,elMinisteriodeTrabajodiseñaráunesquemaoperativoparticulardentrodelEsquemaNacionaldeCertificacióndeCompetencias.

CONDICIONES Ninguna

REQUISITOSDOCUMENTALES

Ninguno

COSTO Ninguno

PLAZODERESPUESTA

Ninguno Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición,enespecialelnumeral2yelparágrafodelartículo14delaLey1755de2015.

PROCEDIMIENTO Ningunanormadecarácterespecial

(*)

Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición,enespeciallosartículos15,16y17delaLey1755de2015,relativosalapresentacióndelasolicitud,completituddelainformacióny/odocumentossuministradosydesistimientotácito.


83

C. MAPA DEL PROCESO


84


24. Documentos solicitados

1.- Solicitud

2. Certificaciones de experiencia sí las tiene (e: carta recomendación)


85


PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Solicitar trámite en ventanilla (Por demanda social o por solicitud de empresa)



Carta con datos básicos por correo para solicitar constancia

Legal: Ninguna


Respuesta vía email y citación


Back Office Se requiere que se acumulen al menos 20 solicitudes en el grupo para enviar la citación.

Legal: Ninguna


Presentarse a la cita SENA-Centro de Formación




Se lleva a cabo la sensibilización del proceso



Se solicita copia de cédula y certificación laboral


Recolección y envío de documentos

USUARIO Presencial Ventanilla Front Office o virtual vía email

Documentos anexos Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Verificación de documentos y aprobación de la inscripción si aplica.



Inscripción en Agencia Pública de Empleo



Inducción y posterior recolección de evidencias de conocimiento, desempeño y producto



Si resulta competente el ciudadano, se realiza auditoría del proceso.



Si no hay inconformidades en la auditoría, emitir certificado en sistema de certificación de evaluación de competencias.


Back Office Firma digital del Subdirector del centro

Legal: Ninguna


Publicación del certificado en Web


Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, es la salida final del trámite.


86


2 19

❷ Regular

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES


La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción

La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia

El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores



87



Información

ID MEJORA

PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO

E22-8-1 El trámite no está publicado en el SUIT

Publicar en el SUIT toda la información correspondiente a los siguientes campos: 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal

Corto 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal 11. Otras particularidades a lugar teniendo en cuenta que las ofertas son distintas y están especializada por centro.

Administración


Tecnología

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E22-8-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando

la ventanilla del SENA para llenar el formulario, entregar requisitos y solicitar la orden de consignación

- Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web de la entidad

Medio

E22-8-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la

ventanilla de SENA para poder iniciar con el procedimiento

- Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar. Esta propuesta puede ir acompañada por cambios en servidores y otras consideraciones de modo que no se sature el sistema.

Largo

Interoperabilidad



88



89


3. Presentar carta con datos básicos por correo para solicitar la constancia: Se repite con la actividad

2 (Entregar solicitud a SENA para comenzar el trámite)

Elementos agregados

26. Hacer solicitud en línea: El solicitante puede realizar la solicitud del trámite a través del portal web

de la entidad.


2. Llenar solicitud: el funcionario llena la solicitud directamente en el sistema

10. Remite por email o físico: El solicitante tiene la opción de enviar los documentos solicitados a

través del portal web de la entidad. Esto puede ir acompañado de sugerencias adicionales como crear un

correo electrónico especial para redireccionar y atender todas las solicitudes que se generen en línea.


90


A C M L

❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❶ ❸ Avanzado

❷ ❷ ❷ ❷ Regular

2 2 0%19 14 -26%



91



Prácticas de control ex ante que no generan

valor agregado

Ninguna

El trámite carece de regulación especial.

Acreditaciones


Ninguna

El trámite carece de regulación especial.

Exigencias

documentales redundantes

Ninguna El trámite carece de regulación especial

Exigencias de condiciones o requisitos

no contempladas en la ley

Ninguna

El trámite carece de regulación especial

Bajo control regulatorio El trámite no se

encuentra reportado en

el SUIT

De acuerdo con la información disponible el trámite carece de regulación

específica. De otro lado, no está reportado en el SUIT. Esto va en

contravía de lo dispuesto por el artículo 53 de la Ley 1437 de 2011 que

indica que los trámites y procedimientos podrán realizarse a través de

medios electrónicos.


92


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



93

3.6 E22-9 - Asesoría para la creación de empresa



Link SUIT: No está en el SUIT Fecha de actualización: No disponible


NOMBRE

Dato SUIT16

Asesoría para la creación de empresa

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

---

Obs. Prestar asesoría en la identificación de ideas de negocios, formalización de empresas y acompañamiento en la puesta en marcha de las mismas, con el fin de contribuir a la creación de empresas y unidades productivas

RESULTADO

Dato SUIT

---

Obs. Puesta en marcha de empresas o unidades productivas y evaluación de la satisfacción del cliente


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

--- ---

Obs. Gratuito No tiene tiempo comprometido. 4 meses en promedio


Dato17 --- ---

Obs18. Presencial Presencia

ATENCIÓN

Dato ---

Obs. ---




94

REQUISITOS

Dato SUIT

---

Obs. No hay requisitos

NORMATIVA

Dato SUIT

---

Obs. 1.Ley 1014 de 2C06 (reglamentada parcialmente por el Decreto 1192 de 2209). Fomento a la cultura del emprendimiento

2.Ley 789 de 2C02 (Artículo 40, creación Fondo Emprender)

3.Ley 1429 de 2010. Ley de Formalización y Generación de Empleo

4.Resolución 494 de 2011. Mediante la cual se adscribe el Grupo de Trabajo de Emprendimiento, Empresarismo y Fondo Emprender, a la Dirección de Empleo y Trabajo del SENA


Dato --- ---


PERIODICIDAD

Dato ---

Obs. No aplica


95



ORIGEN


Constitucional

Consagra como uno de los fines del Estado promover la prosperidad general.


LegalOrdinaria

Consagra como objetivos desarrollar la cultura del emprendimiento y la creación de empresas. Y establece que el Ministerio de Educación Nacional en coordinación con el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, Icfes, el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, el Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología, Colciencias, y el sector productivo, establecerá en un plazo máximo de (1) un año, un Sistema de Información y Orientación Profesional, Ocupacional e investigativa, que contribuya a la racionalización en la formación del recurso humano, según los requerimientos del desarrollo nacional y regional.


LegalOrdinaria

EsfuncióndelSENAdarcapacitaciónenaspectossocioempresarialesalosproductoresycomunidadesdelsectorinformalurbanoyrural.

Numerales11y12delartículo11delDecreto249de2004.

Reglamentaria CorrespondealaDireccióndeFormaciónProfesional,dirigir,coordinar,controlaryevaluarlaejecucióndeprogramasdeformaciónyasesoríaparaelemprendimientoyelempresarismo,conénfasisenlosdirigidosalosaprendicesdelSENAeimpulsarlaconformaciónyfortalecimientodeincubadorasdeempresasenelpaísylagestiónempresarial.AdemáscoordinarconlasDireccionesRegionales,laDireccióndelDistritoCapitalylasDireccionesdelosCentrosdeFormación,lacapacitaciónyasesoríaparaeldesarrolloempresarialarealizarsedesdelosCentrosdeFormación,deacuerdoconloslineamientosdelGobiernoNacionalylaspolíticasinstitucionalessobrelamateria.

Artículos5y6delaLey1014de2006

LegalOrdinaria

CrealasredesnacionalesyregionalesdeemprendimientoyconsagraalSENAcomounodesusintegrantes.


LegalOrdinaria

LeencomiendaentreotrosalSENAelestablecimientodeunSistemadeInformaciónyOrientaciónProfesional,Ocupacionaleinvestigativa,quecontribuyaalaracionalizaciónenlaformacióndelrecursohumano,segúnlosrequerimientosdeldesarrollonacionalyregional;deigualmaneracoordinarplanesyprogramasparalaformacióndeformadoresorientadosaldesarrollodelaculturaparaelemprendimientodeacuerdoconlosprincipiosestablecidosdelaley.

CONDICIONES Ninguna

Reglamentaria Cualquierpersonapuedesolicitarlaasesoríasiseconsideraemprendedor.

REQUISITOS

DOCUMENTALES


COSTO


LegalOrdinaria

LaformaciónprofesionalenelSENAserágratuitaentodassusmodalidades.

Sibiennosetratadeformaciónprofesional,porlanaturalezadeltrámiteylosobjetivosquepersigue,debesergratuito.

PLAZODE


Deacuerdoalcronogramaqueseestablezcaparalasasesorías.

Laentidadreportaqueenpromedioeltrámitetieneunaduraciónde4meses.


96


RESPUESTA Ley1755de2015. LegalEstatutaria

Enlopertinentesedebenaplicarlasdisposicionesqueregulanelderechodepetición.Noobstante,porlanaturalezadeltrámiteyporteneruncarácterdeacompañamiento,nopuedeestarsujetoaplazosperentorios.


Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición.DeacuerdoconlodispuestoporelSENAparalasasesorías.


97

C. MAPA DEL PROCESO


98


4. ¿Solicitante decide continuar con el servicio?

El ciudadano decide si quiere continuar con el proceso


99


PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Solicitar la asesoría USUARIO Ventanilla Front Office

Ninguno Legal: Ninguno


Inscribir al usuario en el servicio de asesoría

SENA – Gestor de emprendimiento



Se emite concepto del potencial del emprendedor.

SENA Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Se le consulta al usuario si desea continuar con el servicio. En caso negativo se termina el proceso.

USUARIO Ventanilla Front Office

Ninguno


Si decide continuar, se programa el desarrollo de la asesoría.




Asesoría para el modelaje del negocio.




Asesoría para la formulación del plan de negocio.




Hacer seguimiento a la ejecución de la asesoría.




El emprendedor debe decidir si crea Unidad Productiva o empresa. En caso negativo finaliza el proceso.



En caso positivo se le brinda asesoría para la formalización de la empresa.



Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es el fin del trámite.


100


0 8

❷ Regular

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







101



Información


Administración


Tecnología


Interoperabilidad



102



103



Elementos agregados





104


A C M L

❷ ❸ ❸ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❶ ❶ Básico


0 0 ---8 8 0%



105




valor agregado

Ninguna El servicio se ajusta a la regulación.


extralegales



redundantes


Exigencias de

condiciones o requisitos no contempladas en la

ley

Ninguna

El servicio se ajusta a la regulación.

Bajo control regulatorio No se contempla el uso de

medios electrónicos para la

prestación del servicio.

El procedimiento no está integrado en el SUIT, cuestión que se

explica en que su naturaleza se ajusta a la de un servicio y no a la

de un trámite.

El trámite encuentra un sustento normativo muy bajo, principalmente

las normas que de manera general contemplan las funciones del

SENA, por lo que el servicio se sujeta a la Ley estatutaria que regula

el derecho de petición.

De acuerdo con lo dispuesto por los artículos 53 y 54 de la Ley 1437

de 2011, se debe facilitar el acceso a los trámites y servicios por

medios electrónicos, en cuanto esto sea compatible con su

naturaleza, por lo que resulta relevante analizar esta posibilidad de

ampliación de canales.


106


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



107

3.7 E22-10 - Asesoría para el crecimiento y escalabilidad empresarial





NOMBRE

Dato SUIT19

Asesoría para el crecimiento y escalabilidad empresarial

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

---

Obs. Prestar asesoría para el fortalecimiento a las micro y pequeñas empresas, mediante la aplicación de un diagnóstico empresarial, la formulación de un plan de acción de fortalecimiento y su implementación, con el fin de contribuir con el crecimiento y escalabilidad de estas empresas

RESULTADO

Dato SUIT

---

Obs. Medición y análisis de la escalabilidad de las empresas asesoradas


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

--- ---

Obs. Gratuito No tiene tiempo comprometido. 1 año en promedio


Dato20 --- ---


ATENCIÓN

Dato ---

Obs. Presencial




108

REQUISITOS

Dato SUIT

---

Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT

---

Obs. 1. Ley 590 de 2000

2. Ley 1429 de 2010

3. Resolución 494 de 2011


Dato --- ---


PERIODICIDAD

Dato ---

Obs. No aplica


109



ORIGEN


Constitucional

Consagra como uno de los fines del Estado promover la prosperidad general.


LegalOrdinaria

Consagra como objetivos desarrollar la cultura del emprendimiento y la creación de empresas. Y establece que el Ministerio de Educación Nacional en coordinación con el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, Icfes, el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, el Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología, Colciencias, y el sector productivo, establecerá en un plazo máximo de (1) un año, un Sistema de Información y Orientación Profesional, Ocupacional e investigativa, que contribuya a la racionalización en la formación del recurso humano, según los requerimientos del desarrollo nacional y regional.


LegalOrdinaria

EsfuncióndelSENAdarcapacitaciónenaspectossocioempresarialesalosproductoresycomunidadesdelsectorinformalurbanoyrural.

Numerales11y12delartículo11delDecreto249de2004.

Reglamentaria CorrespondealaDireccióndeFormaciónProfesional,dirigir,coordinar,controlaryevaluarlaejecucióndeprogramasdeformaciónyasesoríaparaelemprendimientoyelempresarismo,conénfasisenlosdirigidosalosaprendicesdelSENAeimpulsarlaconformaciónyfortalecimientodeincubadorasdeempresasenelpaísylagestiónempresarial.AdemáscoordinarconlasDireccionesRegionales,laDireccióndelDistritoCapitalylasDireccionesdelosCentrosdeFormación,lacapacitaciónyasesoríaparaeldesarrolloempresarialarealizarsedesdelosCentrosdeFormación,deacuerdoconloslineamientosdelGobiernoNacionalylaspolíticasinstitucionalessobrelamateria.

Artículo4delaResolución494de2011delSENA

Reglamentaria ConsagracomofuncionesdelGrupoInternodeTrabajoPermanentedenominadoGrupoIntegradodeEmprendimiento,EmpresarismoyFondoEmprender,entreotras:

1.AsistiralaDireccióndeEmpleoyTrabajoeneldiseñodeplanesyprogramasdeemprendimientoyempresarismo,yorientarsuaplicaciónalosCentrosdeFormaciónProfesional.

2.CoordinarconlaDireccióndePlaneaciónyDireccionamientoCorporativo,laobtenciónyanálisisdeinformaciónrelacionadaconladinámicasectorialparalaasesoríaempresarial.

3.Apoyaralsectorempresarialeneldesarrollodeconocimiento,tecnología,capacidaddeinnovaciónyexportaciónparaelmejoramientodelacompetitividad,elsostenimientoyelempleodelpaís,encoordinaciónconlasDireccionesRegionales,laDireccióndelDistritoCapitalylasSubdireccionesdelosCentrosdeFormación.


LegalOrdinaria

CrealasredesnacionalesyregionalesdeemprendimientoyconsagraalSENAcomounodesusintegrantes.


LegalOrdinaria

LeencomiendaentreotrosalSENAelestablecimientodeunSistemadeInformaciónyOrientaciónProfesional,Ocupacionaleinvestigativa,quecontribuyaalaracionalizaciónenlaformacióndelrecursohumano,segúnlosrequerimientosdeldesarrollonacionalyregional;deigualmaneracoordinarplanesyprogramasparalaformacióndeformadoresorientados


110


aldesarrollodelaculturaparaelemprendimientodeacuerdoconlosprincipiosestablecidosdelaley.

CONDICIONES Ninguna

Reglamentaria Serempresario.

REQUISITOS

DOCUMENTALES


COSTO


LegalOrdinaria

LaformaciónprofesionalenelSENAserágratuitaentodassusmodalidades.

Sibiennosetratadeformaciónprofesional,porlanaturalezadeltrámiteylosobjetivosquepersigue,debesergratuito.

PLAZODE

RESPUESTA


Deacuerdoalcronogramaqueseestablezcaparalasasesorías.

Laentidadreportaqueenpromedioeltrámitetieneunaduraciónde1año.

Ley1755de2015. LegalEstatutaria

Enlopertinentesedebenaplicarlasdisposicionesqueregulanelderechodepetición.Noobstante,porlanaturalezadeltrámiteyporteneruncarácterdeasesoría,nopuedeestarsujetoaplazosperentorios.


Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición.DeacuerdoconlodispuestoporelSENAparalasasesorías.


111

C. MAPA DEL PROCESO


112


3. ¿El empresario acepta?

¿Empresario decide continuar con el proceso de asesoría?


113


PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Seleccionar empresas objeto de fortalecimiento empresarial

SENA – Líder regional de emprendimiento/Gestor de fortalecimiento empresarial




Presentar oferta a los empresarios seleccionados

SENA – Gestor de fortalecimiento empresarial



Se le consulta al empresario si acepta el acompañamiento.


Ninguno


Si acepta, se realiza la inscripción y se programa el servicio de asesorías. En caso contrario, se selecciona otra empresa.




Se realiza diagnóstico de la empresa.




Se presenta el informe del diagnóstico al empresario.




Se genera plan de acción de fortalecimiento.




Acompañamiento para la implementación del plan.





114


0 7

❷ Regular

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







115



Información


Administración


Tecnología


Interoperabilidad



116



117



Elementos agregados





118


A C M L




0 0 ---7 7 0%



119




valor agregado

Ninguno El servicio se ajusta a la regulación.

Acreditaciones



Exigencias



Exigencias de condiciones o requisitos

no contempladas en la ley


Bajo control regulatorio Ninguno

El procedimiento se comporta como un servicio ofrecido por el Estado, donde

no opera sobre el mismo un mecanismo de acceso por demanda ciudadana o

de grupos interesados. Como consecuencia de ello resulta adecuado que no se

encuentre integrado en el SUIT, en tanto este sistema por disposición legal

debe contemplar los trámites.

De acuerdo con lo dispuesto por los artículos 53 y 54 de la Ley 1437 de 2011,

se debe facilitar el acceso a los trámites y servicios por medios electrónicos, en

cuanto esto sea compatible con su naturaleza, por lo que resulta relevante

analizar esta posibilidad de ampliación de canales.


120


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



121

3.8 E22-11 - Normas de competencias laborales





NOMBRE

Dato SUIT22

Normas de competencias laborales

Obs. Deberá llamarse Consulta de normas de competencia laboral

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

---

Obs. Suministrar información sobre las normas de competencia laboral como insumo al ciudadano para acceder a la evaluación y certificación de competencias laborales; a las entidades de formación para el trabajo para el diseño de programas de formación; y al sector productivo para la elaboración de manuales de funciones por competencias

RESULTADO

Dato SUIT

---

Obs. Información del contenido de las normas de competencia laboral vigentes


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

--- ---

Obs. Gratuito Inmediato


Dato23 --- ---

Obs24. En línea y presencial Total

ATENCIÓN

Dato ---

Obs. En línea y presencial




122

REQUISITOS

Dato SUIT

---

Obs. Ninguno

NORMATIVA

Dato SUIT

---

Obs. 1.ACUERDO DE LA RONDA URUGUAY. Código de Buenas Prácticas para la elaboración de

Normas Técnicas de la Organización Mundial del Comercio OMC. 1994

CO S 2 945 de 1997. Conformar un Sistema Nacional de Formación para el Trabajo,

que permita articular la oferta educativa pública y

privada, técnica, tecnológ.ca y

profesional

2. C 0 de 2003.

3. Artículo 19 El Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA regulará disenará, normalizará y certificará las competencias laborales.

4. RECOMENDACIÓN 195 de 2004 de la Organización Internacional del Trabajo sobre el

"Desarrollo de los recursos humanos: educación formación y aprendizaje permanente".

Desarrollo de un Marco Nacional de Cualificaciones.

5. DECRETO 249 de 2004. Mediante el cual se reestructura el SENA (Artículos 3 y 12). 1 de 2004.

6. Trabajo (SNFT) y funciones de los diferentes actores dentro del SNFT

7. CO S 3527 DE 2008. Política Nacional de Competitividad y Productividad. Plan de acción Educación y Competencias Laborales.

8. SOLUCIÓN 0228 DE 2009.


Dato --- ---


PERIODICIDAD

Dato ---

Obs. No aplica


123



ORIGEN


LegalOrdinaria

Los servicios de gestión y colocación de empleo serán prestados por la Agencia Pública de Empleo a cargo del SENA, las agencias públicas y privadas de gestión y colocación de empleo y las bolsas de empleo, que cumplan los requisitos de operación y desempeño que defina el Ministerio del Trabajo para su autorización.

COMPETENCIA


Reglamentaria Paraelcumplimientodelafuncióndegestiónycolocacióndeempleo,elServicioNacionaldeAprendizaje-SENA,realizatodasaquellasactividadesquecontribuyanamejorarlascondicionesdeempleabilidaddelosoferentesyquepermitansuinserciónenelmercadodetrabajo.

Artículo3delDecreto2520de2013.Modificatoriodelartículo14delDecreto249de2004.

Reglamentaria LaDireccióndeEmpleoyTrabajodelaAgenciatieneentreotraslasfuncionesdepromovereintegrarredesdesistemasdeinformaciónyserviciosdeempleo.

CONDICIONES Ninguna

REQUISITOSDOCUMENTALES

Ninguna

COSTO Artículo 5 del Decreto 2852 de 2013.

Reglamentaria Lasactividadesbásicasdegestiónycolocaciónreferidasenelartículo18delpresentedecreto,seránprestadassiempredeformagratuitaparaeltrabajador.


Reglamentaria Lasactividadesbásicasdegestiónycolocaciónconsistenentreotrasenlaorientaciónocupacionalaoferentesydemandantes.

PLAZODERESPUESTA

Ninguna Laconsultaserealizadeformainstantánea.

PROCEDIMIENTO Ningunanormadecarácterespecial

(*)

Aplicacióndelasnormasgeneralesseñaladasparaeltrámitedelosderechosdepetición.


124

C. MAPA DEL PROCESO



125


PASO

CANAL VIRTUAL Y PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Ingresar a http://certificados.sena.edu.co/claborales

USUARIO Front Office Virtual Ninguno Legal: Ninguna


Seleccionar tipo de Consulta USUARIO Front Office Virtual Ninguno Legal: Ninguna


Seleccionar y descargar norma deseada.

USUARIO Front Office Virtual Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, es la salida final del trámite.


126


0 3

❸ Avanzado

❸ Transacción

❷ Regular

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







127



Información

ID MEJORA



Publicar en el SUIT toda la información correspondiente a los siguientes campos: 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT. Se propone. Consulta de normas de competencia laboral 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal

Corto 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal

Administración


Tecnología


Interoperabilidad



128



129



Elementos agregados





130


A C M L


❸ ❶ ❶ ❶ Básico


0 0 ---3 3 0%



131



Prácticas de control ex ante que no

generan valor agregado

Ninguno

El procedimiento se ajusta más a un servicio del Estado en

cumplimiento de normas de carácter legal que obligan a

mantener publicadas las informaciones relativas a normas y

regulaciones, así:

Artículo 8 numerales 3, 5 y 6 de la Ley 1437 de 2011:

- Las entidades deben mantener a disposición de toda persona

información completa y actualizada, en el sitio de atención y en

la página electrónica, y suministrarla a través de los medios

impresos y electrónicos de que disponga, y por medio telefónico

o por correo, sobre las regulaciones, procedimientos, trámites y

términos a que están sujetas las actuaciones de los particulares

frente al respectivo organismo o entidad.





o por correo, sobre los documentos que deben ser suministrados

por las personas según la actuación de que se trate.





o por correo, sobre las dependencias responsables según la

actuación, su localización, los horarios de trabajo y demás

indicaciones que sean necesarias para que toda persona pueda

cumplir sus obligaciones o ejercer sus derechos.


extralegales

Ninguno



redundantes

Ninguno


Exigencias de

condiciones o requisitos no

contempladas en la ley

Ninguno


Bajo control regulatorio

El trámite no se encuentra en el SUIT. El servicio debe estar integrado en el SUIT en cumplimiento del

artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012. Debe acogerse un


132


No se garantiza el acceso a quienes

no tengan acceso a Internet. (Del

levantamiento del trámite podría

inferirse que de manera presencial

puede llevarse a cabo, pero no hay

forma de saberlo)

nombre descriptivo del servicio hacia el ciudadano, tal como

Consulta de normas sobre competencias laborales.

De acuerdo con el artículo 53 de la Ley 1437 de 2011 para

garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad

deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de

acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso

alternativo de otros procedimientos. La entidad debe garantizar

el acceso a la información a las personas que no tengan acceso

a Internet y así lo requieran.


133


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



134

3.9 E22-12 - Programas de Formación Continua Especializada



Link SUIT: No está en el SUIT Fecha de actualización: 12:00:00 AM


NOMBRE

Dato SUIT25

Programas de formación continua especializada

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

---

Obs. Establecer actividades que permitan impulsar y orientar las políticas de innovación, desarrollo tecnológico y competitividad, con el fin de contribuir a la productividad y competitividad de las empresas a través de la cofinanciación y ejecución de programas y proyectos

RESULTADO

Dato SUIT

---

Obs. Solicitud de de liquidación de los convenios suscritos en el marco de los programas de investigación, desarrollo tecnológico e innovación y al programa de Formación continua especializada de la dirección general.


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

--- ---

Obs. Gratuito ---


Dato26 --- ---


ATENCIÓN

Dato ---

Obs. ---

Información normativa 25 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 26 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 27 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.


135

REQUISITOS

Dato SUIT

---

Obs. 1. Condición: ser aportante parafiscales y estar al día

2. Solo se puede acceder por convocatoria

NORMATIVA

Dato SUIT

---

Obs. 1.Ley 344 de 1996

2. Decreto 585 de 1991

3. Acuerdo 008 de 2005






Dato --- ---


PERIODICIDAD

Dato ---

Obs. No aplica


136



ORIGEN

Numeral3delartículo28delDecreto585de1991

Reglamentario

Al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, corresponde:

a) Adelantar actividades de formación profesional de conformidad con las normas vigentes, dirigida a transferir tecnología de utilización inmediata en el sector productivo; realizar programas y proyectos de investigación aplicada y desarrollo tecnológico, y orientar la creatividad de los trabajadores colombianos.

Artículo16delaLey344de1996,modificadoporelartículo32delaLey1607de2012

LegalOrdinaria

Establece que de los recursos totales correspondientes a los aportes de nómina de que trata el artículo 30 de la Ley 119 de 1994, el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) destinará un 20% de dichos ingresos para el desarrollo de programas de competitividad y desarrollo tecnológico productivo. El SENA ejecutará directamente estos programas a través de sus centros de formación profesional o podrá realizar convenios en aquellos casos en que se requiera la participación de otras entidades o centros de desarrollo tecnológico.

Artículo3delAcuerdo005de2014delSENA

Reglamentario El Programa de Formación Continua Especializada contribuye al desarrollo productivo y competitivo del país, a través del mejoramiento y cualificación de competencias de los trabajadores vinculados a las empresas. Por lo tanto, el Programa es una oferta del SENA para que las empresas presenten proyectos de formación diseñados a la medida de sus necesidades, logrando que los trabajadores en todos los niveles jerárquicos de la empresa mejoren y amplíen capacidades, habilidades y conocimientos específicos necesarios para aumentar el rendimiento productivo para el beneficio estratégico de las empresas.

El Programa es un instrumento del SENA para apoyar al sector productivo del país, permitiendo enfrentar sus necesidades de formación específica y especializada ante las exigencias del mercado nacional e internacional, atendiendo así los retos continuos que demandan una mayor productividad y competitividad. En este sentido, la Formación Continua Especializada debe ser útil y práctica (aplicable en el desempeño laboral).

En consecuencia, los proyectos que se desarrollen a través del Programa, deben estar dirigidos al mejoramiento de conocimiento y capacidades de personas, quienes emprenderán acciones para un mayor rendimiento de tareas y mejor desempeño de funciones; por lo tanto hay un aumento en las competencias laborales producto de la formación.

COMPETENCIA Artículo28delDecreto585de1991,artículo16delaLey344de1996modificadoporelartículo32delaLey1607de2012

LegalOrdinaria

EstablecenencabezadelSENAbrindarformacióncontinuadaquecontribuyanaldesarrolloproductivo.

CONDICIONES Artículo17delAcuerdo005de2014delSENA

Reglamentaria Seránbeneficiariosdelprograma:

Empresas,gremios,federacionesgremialesoasociacionesrepresentativasdeempresasocentralesobrerasodetrabajadoreslegalmenteconstituidas(os),aportantesalSENA,medianteelpersonalvinculadodetodoslosnivelesocupacionalesopertenecientealacadenaproductiva,querequieranactualizaciónyformaciónespecializada,queredundeenelevarsucualificaciónyel


137


incrementodelacompetitividaddelaempresa.

PersonalvinculadoalSENAoquelaEntidaddesigne.

REQUISITOS

DOCUMENTALES


COSTO

Artículo19delAcuerdo005de2014delSENA

LegalOrdinaria

Eltrámiteensínotienecosto.Noobstante,eldesarrollodelosproyectosdeformacióncontinuaimplicauncostoqueescofinanciadoporelSENAdeacuerdoalanaturalezadecadauno.

PLAZODE

RESPUESTA


Deacuerdoalcronogramaqueseestablezcaconlosdistintosintervinientesenlaformulacióndelosproyectos.

Ley1755de2015. LegalEstatutaria

Enlopertinentesedebenaplicarlasdisposicionesqueregulanelderechodepetición.Noobstante,porlanaturalezadeltrámite,losplazosdependerándecadacasoenparticular.

PROCEDIMIENTO Acuerdo005de2014delSENA

Nohayunanormaquereguleespecíficamentelosproyectos.NoobstanteelAcuerdo005de2014consagraciertoselementosatenerencuenta.ElprocedimientodependedecadacasoydecadaconvocatoriaqueserealiceporpartedelSENA.


138

C. MAPA DEL PROCESO


139


9. Realizar evaluación técnica y verificación económica

1. Condición: ser aportante parafiscales y estar al día

2. Solo se puede acceder por convocatoria


140


PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Ejecutar la convocatoria

SENA – Coordinador de grupo de gestión estratégica de la investigación, desarrollo tecnológico e innovación/Coordinador del grupo formación continua especializada.




Enviar proyectos para verificación jurídica



Consolidar proyectos concepto de verificación



Se verifica que los documentos cumplan los requisitos jurídicos. En caso negativo se termina el trámite.


Back Office Ninguno


En caso positivo se analiza si los proyectos son de formación continua.


Back Office Ninguno Legal: Ninguno

Reglamentario: Artículo8delAcuerdo005de2014delSENA

Se envía y se revisa en los proyectos las acciones de formación que oferta el SENA

SENA – Dirección regional y coordinador de grupos


Se analiza si los centros de formación del SENA pueden realizar la formación para el caso del proyecto. En caso tal se adelanta la gestión de formación integral y se inicia un trámite diferente.

SENA – Dirección regional y coordinador de grupos


En caso contrario se realiza la evaluación técnica y verificación económica.

SENA – Coordinador de grupo de gestión estratégica de la investigación, desarrollo tecnológico e

Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el


141

PASO

CANAL PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

innovación/Coordinador del grupo formación continua especializada.

detalle del procedimiento.

Se hacen las observaciones del caso y una vez resueltas se procede a presentar proyectos de las convocatorias y propuestas de alianzas interinstitucionales ante la CNP


Presencial Front Office


Se presenta el proyecto ante el CDN




Se inicia el proceso contractual



Ninguno Deben observarse las normas de contratación que rigen a la entidad.

Se realiza seguimiento a la ejecución del convenio.

SENA – Subdirector de centro o su delegado/Coordinador de grupo de gestión estratégica de la investigación, desarrollo tecnológico e innovación/Coordinador del grupo formación continua especializada.



Se concierta, aprueba y ejecuta el plan de transferencias.




Se solicita la liquidación de convenios.





142


2 11

❷ Regular

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







143



Información

ID MEJORA



Publicar en el SUIT toda la información correspondiente a los siguientes campos: 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal

Corto 1. Dependencia 2. Nombre de trámite SUIT 3. ¿Cuándo se puede realizar? 4. ¿A dónde ir? 5. Costo 6. Resultado 7. Descripción 8. Requisitos 9. ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? 10. Soporte legal

Administración


Tecnología


Interoperabilidad



144



145



Elementos agregados





146


A C M L




2 0 -100%11 5 -55%



147




valor agregado


Acreditaciones



Exigencias




requisitos no contempladas en la ley

Ninguna


Bajo control

regulatorio

El trámite no se encuentra en el

SUIT.

El trámite específico no contempla

una regulación propia. Sin embargo

hay leyes y decretos que sustentan

los programas de Innovación y

Competitividad, así como acuerdos

expedidos por el Consejo Directivo

Nacional del SENA

No se contempla el uso de medios

electrónicos el trámite. En cuanto a

las convocatorias, estas se registran

en el Sistema Integral de Gestión de

Proyectos – SIGP

El trámite debe integrase al SUIT, tal como lo ordena el artículo

40 del Decreto Ley 019 de 2012.

La entidad reporta que se debe estar al día en el pago de

Parafiscales para poder acceder a la convocatoria, lo cual debe

informarse en el SUIT, para que sea oponible.

El trámite encuentra un sustento normativo muy bajo. No

obstante, se trata de lineamientos generales que se concretan

en cada proyecto, por lo que no sería posible su

reglamentación específica vía norma legal o reglamentaria de

carácter nacional. La entidad debe velar porque dentro de cada

convocatoria se dé cumplimiento a las normas transversales de

optimización de trámites y en especial lo que tiene que ver con

las acreditaciones documentales, interoperabilidad con las

bases de datos para efectos de la identificación de las partes y

el uso de medios electrónicos en lo que resulte compatible.

Dentro del levantamiento del trámite no se encuentra que el

trámite pueda adelantarse de manera virtual. De acuerdo con lo

dispuesto por los artículos 53 y 54 de la Ley 1437 de 2011, se

debe facilitar el acceso a los trámites mediante medios

electrónicos, en cuanto esto sea compatible con la naturaleza

del trámite.


Melisa Murcia Pabon� 17/6/16 12:43 P.M.Eliminado:


148

A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



149

4 PLAN DE ACCIÓN

En esta sección se presenta una propuesta sobre las acciones que la entidad deberá realizar para poder

efectuar las mejoras propuestas en el capítulo anterior.

Los planes de acción identificados para la entidad son los siguientes:

ID Plan de Acción Categoría Nombre Plan de Acción

INF-1 INFORMACION Actualizar datos en SUIT INF-2 INFORMACION Cargar toda la información en SUIT ADM-4 ADMINISTRATIVO Mecanismo de firma digital TEC-1 TECNOLOGIA Implementación de sistema para diligenciar la información básica TEC-3 TECNOLOGIA Implementación de sistema para adjuntar documentación vía web TEC-5 TECNOLOGIA Sistema para la gestión del pago Bancario TEC-6 TECNOLOGIA Sistema para la gestión del pago en línea INT-1 INTEROPERABILIDAD Diseño de interoperabilidad entre entidades

NOR-3 NORMATIVO Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

Tabla 2. Listado de Planes de acción


150

INFORMACION

Acción Actualizar datos en SUIT

ID INF-1

Descripción

Realizar un análisis de las características o elementos esenciales que componen un trámite y actualizar estas en el portal SUIT por medio de los procedimientos establecidos por el DAFP.

Líder

Categoría

Duración total Enlace de la entidad con

el DAFP

INFORMACION

2 Semanas

Justificación

Los deberes y obligaciones contenidos en el Artículo 1 numeral 3 de la Ley 962 de 2005 y en el Artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012, suponen garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información por parte de la entidades, a partir de proveer al ciudadano información confiable y actualizada acerca de los trámites. Para ello, el legislador ha instituido varios mecanismos entre los cuales se encuentra el SUIT, instrumento al cual se le han asignado efectos de carácter jurídico en tanto solamente resultan exigibles al ciudadano aquellos trámites y requisitos que han sido incorporados al sistema. No obstante, en la práctica persisten brechas entre la información contenida en el SUIT y las exigencias de la entidad para adelantar el trámite, lo que genera al ciudadano la necesidad de superar barreras prácticas y cumplir cargas no informadas con sus correspondientes efectos, según el caso, en cuanto a reprocesos, mayores costos, mayor tiempo invertido, y en general, respecto a la seguridad jurídica que brindan las entidades de frente al cumplimiento del ordenamiento, a la legalidad del trámite y sus exigencias, y a la garantía plena de los derechos ciudadanos.

Cronograma (Semanas) ID Tarea

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Revisar las características de los

trámites x Planificación

2 Realizar proceso de actualización con el

DAFP x Enlace con DAFP

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO BAJO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de quejas o reclamos relacionados con la información del

trámite


151


E22-1 Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital E22-2 Inscripción de aspirantes a programas de formación profesional


1 El proceso de actualización de la información publicada debe ser el resultado de un análisis conjunto en sesiones de trabajo que involucre a persona de las áreas de sistemas, planificación, atención al ciudadano y legal. Durante estas mesas de trabajo se deben analizar todos los campos publicados en el SUIT y se debe llegar a un conceso general considerando que esta es la información que el ciudadano leerá y usará como base para el inicio del trámite. Los campos que se deben debatir y consensuar son: • Nombre de trámite SUIT • ¿Cuándo se puede realizar? • ¿A dónde ir? • Costo • Resultado • Descripción • Requisitos • ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? • Soporte legal

2 El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP cuenta con procedimientos establecidos para la actualización de la información de los trámites inscritos en el SUIT. Esta fase consiste en el contacto con el DAFP y realizar los procedimientos establecidos.


152

INFORMACION

Acción Cargar toda la información en SUIT

ID INF-2

Descripción

Realizar un análisis de las características que componen un trámite y publicar estas en el portal SUIT por medio de los procedimientos establecidos por el DAFP.

Líder

Categoría

Duración total Enlace de la entidad con

el DAFP

INFORMACION

4 Semanas

Justificación

El derecho de los ciudadanos a informarse implica que la información brindada cuente con atributos que garanticen la eliminación de barreras para acceder a los trámites y servicios que brinda el Estado, por lo que tal información debe responder a los principios de integridad y completitud, bajo los cuales el ciudadano puede obtener la claridad necesaria y suficiente para entender adecuadamente la manera en que debe dar cumplimiento a sus obligaciones o solicitar un pronunciamiento determinado, así como para tener certeza respecto al procedimiento, los tiempos de respuesta, los costos, las posibles interacciones y lo que recibirá como salida final de su solicitud. En esta medida, la ausencia de información en el SUIT o la presencia injustificada de campos en blanco o campos no diligenciados adecuada y coherentemente, supone la necesidad de acoger acciones, medios e instrumento que permitan controlar tanto al Departamento Administrativo de la Función Pública como a la propia entidad, la calidad de la información que se carga en el sistema, evitando que el ciudadano se enfrente a barreras por ausencia total o parcial de información.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Revisar las características de los

trámites x Planificación

2 Realizar proceso de actualización con el

DAFP x x x Enlace con DAFP

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO BAJO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Encuestas a ciudadanos sobre

cómo se informó de los requisitos y pasos para realzar el trámite


153


E22-8 Certificación de competencias laborales E22-9 Asesoría para la creación de empresa E22-10 Asesoría para el crecimiento y escalabilidad empresarial E22-11 Guía para la normalización de competencias laborales E22-12 Programas de formación continua especializada y desarrollo tecnológico


1 El proceso de inscripción de un trámite en el SUIT debe comenzar con el análisis de la información que caracteriza al trámite. Este análisis debe ser el resultado de un análisis conjunto en sesiones de trabajo que involucre a persona de las áreas de sistemas, planificación, atención al ciudadano y legal. Durante estas mesas de trabajo se deben analizar todos los campos a publicarse en el SUIT y se debe llegar a un conceso general considerando que esta es la información que el ciudadano leerá y usará como base para el inicio del trámite. Los campos que se deben debatir y consensuar son: • Nombre de trámite SUIT • ¿Cuándo se puede realizar? • ¿A dónde ir? • Costo • Resultado • Descripción • Requisitos • ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? • Soporte legal

2 El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP cuenta con procedimiento establecido para la inscripción del trámite en el SUIT. Esta fase consiste en el contacto con el DAFP y realizar los procedimientos establecidos.


154

ADMINISTRATIVO

Acción Mecanismo de firma digital

ID ADM-4

Descripción

Implementar dentro la operativa de firmas de las resoluciones de la entidad la "Firma Digital", la cual es equivalente a la firma manuscrita que garantiza la identidad y responsabilidad del autor de la firma. Esta firma cuenta con el mismo valor probatorio y fuerza obligatoria de una firma manuscrita, aportando un atributo de seguridad jurídica adicional, como lo es la integridad de la información.

Líder

Categoría

Duración total Responsable de proyecto de implantación. Área de

planificación o mejora continua

ADMINISTRATIVO

8 Meses

Justificación

La introducción al ordenamiento jurídico colombiano de las tecnologías de la información y las comunicaciones en pro de la eficiencia y calidad administrativas, supone la incorporación de instrumentos que permitan agilizar y dar celeridad a aquellas actividades que requieren para su validez jurídica, la firma del funcionario competente para resolver el trámite o la expedición de la documentación avalada con la misma, y que en mayor o menor proporción, según la entidad y el tipo del trámite, constituyen cuellos de botella del trámite en tanto resultan masivas o de alta demanda o de alto impacto en el curso de las actividades normales de servicio al ciudadano. El legislador ha incorporado disposiciones mediante las cuales autoriza a las entidades en algunos casos, y en otros las obliga, a adoptar mecanismos de firma digital y de firmas mecánicas en sustitución de la firma autógrafa de documentos. Acoger estos mecanismos permite a la entidad ajustarse al cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 6 de la Ley 962 de 2005 en cuanto al uso de medios tecnológicos, facilita la implementación de los medios electrónicos para la tramitación integral de solicitudes y expedientes electrónicos ordenados en la Ley 1437 de 2011, y permite aprovechar lo dispuesto en el Artículo 12 del decreto 2150 de 1995, disposición que data de veinte años atrás, relativa a la potestad de acoger firmas mecánicas para trámites masivos.

Cronograma (Meses) ID Tarea

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Analizar procesos actuales susceptibles de emplear la firma digital

x Responsable del proyecto

2 Diseñar nuevos procesos x x Responsable del proyecto

3 Adecuar normativas en la entidad

x x Director legal y de sistemas de

la entidad

4 Realizar proceso de

adquisición con Certicámara

x Compras

5 Implementar piloto y desplegar al resto de

procesos x x x x Responsable del proyecto

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO MEDIO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tiempo y costo administrativo total por

trámite


155


E22-1 Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital


1 Realizar un análisis de los trámites que gestiona la entidad e identificar aquellos susceptibles de incluir la firma digital. Estos procesos son los que implican la firma manuscrita en los actos administrativos. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia y coste del trámite. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades donde se involucra la firma manuscrita en el trámite.

2 Se debe comprender perfectamente el funcionamiento de la firma digital, para esto existe bastante información disponible, sin embargo se sugiere realizar los contactos con empresas certificadoras como Certicámara para comprender los requisitos, la operativa y los beneficios de esta tecnología. Sobre los procesos de los trámites priorizados y levantados se deberá realizar un rediseño de estos implementando las funciones y pasos correspondientes a la firma digital. El rediseño de estos procesos debe ser realizado en sesiones de trabajo conjunta con los dueños de los trámites y por el personal involucrado.

3 Con el resultado de los nuevos procesos se debe analizar desde un punto de vista normativo que los trámites con firma digital estén adecuadamente cubiertos bajo la normativa vigente en la entidad. En caso contrario se deberán realizar las acciones necesarias para este fin. Desde el punto de vista tecnológico y conociendo los requisitos necesarios para implementar esta tecnología, se debe valorar los recursos existentes y analizar si se deben realizar inversiones para cubrir estos requerimientos.

4 Comenzar el proceso con empresas certificadoras como Certicámara según las instrucciones de solicitud del servicio y con el asesoramiento correspondiente.

5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


156

TECNOLOGIA

Acción Implementación de sistema para diligenciar la información básica

ID TEC-1

Descripción

Implementar flujos de trabajo para la gestión electrónica del trámite, definir tipos de accesos de usuario al sistema y capturar mediante formularios web la información del usuario necesaria para diligenciar el trámite.

Líder

Categoría

Duración total Director Área Responsable

del Trámite

TECNOLOGIA

12 Semanas

Justificación

El análisis integral y armonizado de las disposiciones contenidas en Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, evidencia la institucionalización de la tecnología como medio adecuado, pertinente y necesario para asegurar el cumplimiento de las obligaciones y principios que sustentan el ejercicio de la Función Pública Administrativa, por lo que el plan propuesto tiene justificación en la necesidad de lograr el total ajuste regulatorio por parte de las entidades al cumplimiento de las disposiciones legales que obligan a adoptar, en forma permanente, mecanismos de interacción electrónica con la ciudadanía y de gestión integral de actuaciones administrativas a través de medios electrónicos, lo que sustenta como primer paso a seguir, la adopción de formularios web que permitan, aunque sea de manera parcial, capturar los datos básicos para la radicación de la solicitud, la activación de los procedimientos internos y el envío de las comunicaciones de confirmación de recibo e inicio del trámite o de las necesidades de complementación de la solicitud para que la actuación continúe.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar procesos actuales

x x Planeación

2

Establecer los datos requeridos y diseñar

formularios de radicación virtual además de procesos futuros

x x x Planeación

3 Gestionar los servicios de desarrollo

x x Sistemas

4 Implementar los desarrollos

x x x Sistemas

5 Realizar prueba piloto e implementar

x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO ALTO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de usuarios que acceden

mensualmente al sistema

Número de trámites iniciados

Tiempo y costo administrativo mensual de

cada trámite


157


E22-1 Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital E22-3 Solicitud de paz y salvo de aportes parafiscales E22-8 Certificación de competencias laborales


1 Realizar un análisis de los trámites que lleva a cabo la entidad e identificar a aquellos que implican el inicio del trámite por medio de una solicitud escrita presencial y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para el inicio del trámite de manera virtual. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades del inicio de la solicitud del trámite y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.

2 Por medio de mesas de trabajo se deberá realizar el ejercicio de diseño de formularios para iniciar el trámite. En este ejercicio se deben definir los campos (datos) de identificación del ciudadano y los datos propios del trámite que se pueden incluir en el formulario. En este punto se puede hacer una reflexión sobre los datos solicitados actualmente de manera física e identificar otros campos que faciliten el desarrollo del trámite. También se debe tomar en cuenta que un formulario web debe ser conciso y amigable para el usuario. Además de diseñar los campos, se debe diseñar la interface y sobre todo analizar como este proceso de radicación virtual se vinculará con el sistema de gestión actual. Esto con la idea de definir los requisitos y el alcance a cumplir para la implementación de los desarrollos necesarios en el sistema.

3 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación de los formularios web (incluyendo la adquisición del servicio web) y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.

4 4.1 Implementar el módulo de flujo de trabajo de cada trámite. En esta fase se implementará el flujo de trabajo de cada uno de los trámites. Se implementará cada una de las fases por las que el trámite debe pasar hasta su resolución, los datos a introducir necesarios, las tareas de cada fase y los responsables de la tramitación del expediente por cada fase 4.2 Implementación del módulo de acceso del usuario al sistema. Este módulo será el encargado de permitir al usuario acceder al sistema identificándolo de una manera única. Los modos de acceso pueden ser diversos, desde el uso del certificado electrónico del usuario o bien registrándose en el sistema mediante usuario y contraseña que serán habilitadas previa verificación de la documentación aportada o bien mediante clave proporcionada por la entidad una vez que el usuario ha ido presencialmente a la entidad y ha sido correctamente identificado. 4.3 Implementación módulo de registro de datos y formulario. El sistema debe registrar información concebida en el diseño de campos y el formulario. 4.4 Implementación módulo de registro de datos y formulario Este módulo presentará al usuario que ha accedido correctamente al sistema, la relación de todos los trámites que el usuario ha creado con la entidad así como el estado o fase en el que se encuentra cada uno de esos trámites (en tramitación, en espera de documentación, verificando datos, etc.). Este módulo dará prioridad a la visualización de trámites aun abiertos, aunque incluirá filtros para que el usuario pueda consultar cualquier expediente creado.

5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas identificadas en los puntos anteriores y de operativa por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y bajo la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto se debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


158

TECNOLOGIA

Acción Implementación de sistema para adjuntar documentación vía web

ID TEC-3

Descripción

Implementación de sistema para la captura de la documentación requerida al ciudadano para el inicio del trámite así como su almacenamiento en el sistema de la entidad.

Líder

Categoría

Duración total

Responsable de sistemas

TECNOLOGIA

12 Semanas

Justificación

La introducción del fortalecimiento tecnológico y del gobierno electrónico como principios rectores en el ejercicio de la función pública administrativa, contenidos en los cuerpos normativos del Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, requieren para su cumplimiento, el desarrollo y adopción de instrumentos que permitan garantizar el acceso a los trámites y servicios del Estado bajo la premisa de acoger modelos de servicio que garanticen canales electrónicos para la interacción Ciudadanía-Estado, desprendiéndose de ello el imperativo de acoger tecnologías que aseguren la integralidad del servicio, de manera que no solamente el ciudadano pueda informarse sino también pueda formular la solicitud y aportar la documentación requerida para el trámite, mediante sistemas, funcionalidades o aplicaciones que permitan al ciudadano iniciar la actuación sin necesidad de hacer presencia en una sede física de la entidad y le garanticen la posibilidad de adjuntar en forma controlada la documentación requerida, asegurando no solo la interacción sino también la calidad de la misma en términos de exactitud y certeza de la documentación exigida y aportada para la resolución del trámite, con sus consecuentes mejoras en cuanto a eliminación o diminución de reprocesos.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar procesos actuales x x Planeación

2

Definir documentación necesaria por trámite y tipo

de información (imagen, texto, checklist, etc.)

x x x Planeación

3 Estrategias de almacenamiento

x Sistemas

4 Estrategia de interacción con el sistema de gestión

x x Sistemas

5 Gestionar los servicios de desarrollo

x x x Sistemas

6 Realizar prueba piloto e implementar

x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo ALTO MEDIO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tamaño en MB de los documentos totales

almacenados

Tamaño en MB de los documentos almacenados por

cada trámite

Tamaño en MB de los documentos almacenados por

cada usuario


159


E22-1 Solicitud de certificados y constancias académicas –certificado digital E22-3 Solicitud de paz y salvo de aportes parafiscales E22-8 Certificación de competencias laborales


1 Realizar un análisis de los trámites que realiza la entidad e identificar aquellos que implican la radicación de documentación física y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para realizar la radicación vía web desde la plataforma del trámite de la entidad. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades de radicación física y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.

2 Por cada trámite definir la información requerida para la correcta gestión del trámite, tanto aquella que sea solicitada al usuario mediante la introducción de formularios como aquellos anexos necesarios. Se debe analizar el formato de los archivos a adjuntarse (word, excel, PDF, GIF, TXT, DWG). Se clasificará la información de acuerdo a sus tipos de datos para un posterior almacenamiento en el sistema.

3 Para aquella información que ocupe un volumen inferior a 10 MB, crear mecanismo para el almacenado en la base de datos del sistema. Para aquella información o documentos cuyo volumen supere los 10MB, crear los mecanismos para almacenar la información en el sistema físico (no directamente en la base de datos), pero en la base de datos se guardará referencia acerca de la ubicación física así como otros metadatos importantes como el nombre del fichero, extensión, tipo, tamaño, etc.).

4 4.1 Analizar el sistema actual de gestión documental de la entidad. Estudiar la arquitectura del sistema, la tecnología sobre la cual está implementada con el fin de establecer el mejor modelo de integración con el sistema web. 4.2 Conectores de integración del sistema web con backend de gestión documental. Desarrollar los conectores necesarios para permitir la integración entre el sistema web de captura y visualización de los datos de tramitación con el sistema backend existente en la entidad. 4.3 Implementación de sistema backend de Entrada y Salida de trámites. Implementar un sistema backend de entrada y salida para poder visualizar los trámites existentes independientemente de si se han creado de forma interna o a través del formulario web. Este sistema de entrada/salida también permitirá al operador crear y dar de alta nuevos procesos de expedientes sobre un trámite existente. 4.4 Implementación de módulo de consulta de información documental de cada trámite. Implementar un módulo que permitirá la visualización y consulta de la información asociada a cada trámite, tanto de la información almacenada en la base de datos como de la información almacenada en ficheros físicos. Se permitirá también una búsqueda de la documentación.

5 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación del servicio web y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.

6 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas identificadas en los puntos anteriores por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


160

TECNOLOGIA

Acción Sistema para la gestión del pago Bancario

ID TEC-5

Descripción

Implementar la creación de órdenes de pagos para el ciudadano y difusión de éstas a través de distintos canales e integración de la pasarela de comunicación bancaria del pago efectuado para su consulta y verificación en el sistema documental de la entidad.

Líder

Categoría

Duración total


TECNOLOGIA

9 Semanas

Justificación

Con la expedición de los Artículo 6, 7 y 8 del Decreto Ley 2150 de 1995, complementados posteriormente por disposiciones de la Ley 962 de 2005, la Ley 1437 de 2011 y el Decreto Ley 019 de 2012, relativas a la prohibición de exigir información, documentos, constancias o cualquier otro documento que ya repose en la entidad y a la implementación del Gobierno Electrónico y el Gobierno en Línea, resulta obligatorio para las entidades no sólo disponer de mecanismos que habiliten el pago bancario sino también, contar con un sistema de gestión del mismo, que permita eliminar la exigencia documental de acreditación del pago como carga exigida al ciudadano, en tanto ésta información ya reposa en la entidad por ser precisamente la receptora del pago, para sustituirla a partir del uso de tecnologías, por una verificación oficiosa del mismo al momento de la radicación del trámite, asegurando con ello un estricto ajuste al cumplimiento del principio constitucional de reserva legal de los trámites y requisitos, la eliminación de barreras de acceso respecto a las acreditaciones documentales y de paso, facilitar el control detallado de los recursos recibidos y su origen, así como el aprovechamiento de esta información para otros fines que requiera la entidad, tales como informes estadísticos, rendición de cuentas, entre otros.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar trámites con pago asociado

x Planeación

2 Acuerdos con entidades bancarias

x x Contrataciones

3 Implementar canales de comunicación y pasarela

de notificación x x Sistemas

4 Crear pasarela para la

notificación bancaria de pago efectuado

x x x Sistemas

5 Integrar pago bancario con flujo del trámite

x x Sistemas

6

Implementar sistema backend de consulta y verificación de pagos bancarios realizados

x x Sistemas

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO MEDIO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de órdenes de pago generadas

Número de pagos realizados en banco

Porcentaje de órdenes de pago generadas por pago

realizado


161




1 Realizar un análisis de los trámites que gestiona la entidad e identificar aquellos que incluyen los pagos de los usuarios en entidades bancarias y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para poder emitir directamente el pago desde la web del trámite. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales.

2 Establecer un acuerdo de relación con la entidad bancaria para el desarrollo de los canales de comunicación y las pasarelas de confirmación. Las entidades con esta tecnología tienen establecidas las tareas a realizarse por ambas partes. Las más relevantes se resumen en los siguientes pasos:

3 Para cada trámite que necesite una liquidación, se generará una orden de pago única para el ciudadano con un identificador único que será la clave para el pago bancario y el posterior reconocimiento en el sistema. La orden de pago creada se podrá enviar al ciudadano a través de distintos canales de comunicación dependiendo de la elección del ciudadano, estos canales pueden ser: descarga directa de PDF de orden de pago, envío al correo electrónico de PDF de orden de pago, envío de SMS con instrucciones de pago, generación de código QR con orden de pago, etc.

4 Crear una pasarela segura para proporcionar al banco de tal forma que cuando en sus oficinas se realice la liquidación de la orden de pago, el banco lo comunique al sistema de la entidad de una forma segura. Se implementarán mecanismos de redundancia, integridad y robustez para asegurar que el pago efectivamente se ha efectuado.

5 Crear conectores seguros con el sistema de gestión de expediente de tal forma que una vez realizado el pago se pueda continuar con la tramitación del expediente.

6 Implementar un sistema backend en la entidad de tal forma que se puedan realizar consultar acerca de los pagos bancarios que se han efectuado para tener un control y realizar verificaciones sobre los pagos.


162

TECNOLOGIA

Acción Sistema para la gestión del pago en línea

ID TEC-6

Descripción

Creación de protocolos y acuerdos con entidades bancarias con servicios de pago online e implementación de módulos, conectores y formularios web para permitir al ciudadano el pago online del trámite.

Líder

Categoría

Duración total


TECNOLOGIA

8 Semanas

Justificación

Con la expedición de los Artículo 6, 7 y 8 del Decreto Ley 2150 de 1995, complementados posteriormente por disposiciones de la Ley 962 de 2005, la Ley 1437 de 2011 y el Decreto Ley 019 de 2012, relativas al cumplimiento del principio de fortalecimiento tecnológico, y la implementación del Gobierno Electrónico y el Gobierno en Línea, resulta obligatorio para las entidades no sólo disponer de mecanismos que habiliten el pago bancario en sedes presenciales sino también, contar con sistemas de pago electrónico y en línea que permitan al ciudadano, de acuerdo al canal mediante el cual se accede al trámite, efectuar el pago sin necesidad de contactos o desplazamientos adicionales, disminuyéndose el tiempo y recursos invertidos por el ciudadano para iniciar el trámite, así como a la generación de procesos más cohesionados, ágiles y de más fácil control por parte de la entidad.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar pasarelas de pago bancario online disponibles

x Planeación

2 Firmar protocolo con entidad bancaria

x x Sistemas

3 Crear un formulario de pago on-line

x Planeación

4 Crear de conectores con la

pasarela de la entidad bancaria

x x Sistemas

5

Crear conector transaccional de pago online efectuado con el sistema de gestión de la

entidad

x x Sistemas

6

Implementar sistema backend de consulta y verificación de pagos bancarios realizados

x x Sistemas

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO MEDIO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de pagos online realizados

Porcentaje de pagos online comparado con pago físico


163




1 Realizar un análisis de las pasarelas de pago online de los bancos colombianos disponibles estudiando que servicios e interfaces ofrecen, facilidad de integración y los costos de usar sus servicios de pago online.

2 Seleccionar una de las plataformas y firmar un acuerdo de protocolo de colaboración entre la entidad y el banco para el uso de los servicios de pago online.

3 La entidad debe crear un formulario de pago online que recoja los principales datos de la orden de pago, así como permitir al ciudadano introducir su medio de pago (tarjeta de débito o crédito).

4 Crear conectores entre el formulario web y la pasarela de pago bancaria de tal forma que se pueda realizar el pago a través del formulario.

5 Crear conectores transaccionales de tal forma que la pasarela bancaria notifique que el pago se ha realizado correctamente y que no ha habido ningún problema, de otro modo se debe poder realizar un rollback completo, si no se ha completado la transacción de forma correcta.

6 Implementar un sistema backend en la entidad de tal forma que se puedan realizar consultas acerca de los pagos bancarios que se han efectuado para tener un control y realizar verificaciones sobre los pagos.


164

INTEROPERABILIDAD

Acción Diseño de interoperabilidad entre entidades

ID INT-1

Descripción

Desarrollar mecanismos de operación tecnológica y/o ajustar los existentes en la entidad, con el fin de institucionalizar y generalizar la consulta e intercambio de información interinstitucional como herramienta básica, indispensable y obligatoria para la prestación de los servicios y trámites a cargo de la entidad, sustituyendo su exigibilidad como carga a cumplir por el ciudadano por esquemas de interoperabilidad que permitan la verificación oficiosa del requisito.

Líder

Categoría

Duración total Jefe Área Responsable de

Sistemas y Tecnología

INTEROPERABILIDAD

18 Meses

Justificación

Este plan está justificado para aquellos trámites y servicios que requieren para su iniciación, trámite o resolución, la verificación o la consulta de información, hechos, circunstancias o documentos que reposan en otra entidad, por lo que es obligación de la entidad dar cumplimiento a la prohibición de su exigibilidad conforme a los dispuesto en los Artículos 9 del Decreto Ley 019 de 2012, 14 de la Ley 962 de 2005 y 8 de la Ley 1437 de 2011, así como establecer los instrumentos que resulten necesarios para asegurar que la interoperabilidad se realiza con ajuste al marco legal y a los principios de colaboración, eficiencia, economía y celeridad.


1 2-8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Responsable

1 Revisar y actualizar el estudio diagnóstico

x Jefe Oficina Planeación de la

entidad

2 Diseñar el mecanismo de interoperabilidad

x x x x x x x x

Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de Área

Técnica responsable del trámite y Oficina de Planeación de la

entidad

3

Elaborar el plan de acción específico para cada

modelo de interoperabilidad que se acoja

Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de Área

Técnica responsable del trámite y Oficina de Planeación de la

entidad

4 Elaborar y suscribir convenios

Abogado designado por Jefe de Área responsable del Trámite

con apoyo de la Secretaría General de la entidad y Oficina

Jurídica

5 Implementar el esquema o modelo de interoperabilidad

Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de: Área

Técnica responsable del trámite, Oficina de Planeación de la

entidad y Oficina de Servicio al Ciudadano

6 Comunicar y lanzar el servicio bajo el nuevo

modelo

Jefe Oficina de Comunicaciones de la entidad con apoyo de

Oficina de Servicio al Ciudadano

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO ALTO

MEDIO

ALTO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3 No. de requisitos

documentales exigidos antes de la intervención

vs. No. de requisitos documentales

sustituidos por medios de intercambio de

información

No. de convenios o acuerdos suscritos que se

encuentran operados por la entidad para el intercambio de información antes de la

intervención vs. No. de convenios o acuerdos

suscritos para el intercambio de información que se encuentran operados

después de la intervención

No. de entidades con las que se interopera antes de la intervención vs. No. de

entidades con las que se interopera después de la

intervención


165


E22-3 Solicitud de paz y salvo de aportes parafiscales E22-9 Asesoría para la creación de empresa


1 Establecer cambios operativos, técnicos, regulatorios o tecnológicos adoptados con posterioridad al cierre del estudio diagnóstico que impacten el diseño integral del mecanismo de interoperabilidad; en función de ello integrarlos al estudio y dimensionar los efectos de éstos en el comportamiento del trámite o servicio a nivel intrainstitucional, interinstitucional y de cara al ciudadano.

2 Desplegar actividades tendientes a reconocer el mapa de interoperabilidad y realizar mesas técnicas con las áreas involucradas de la entidad y las contrapartes correspondientes de cada entidad con la que se interoperará, con el fin de fijar conjuntamente los lineamientos que integralmente debe reunir el modelo tecnológico de interoperabilidad. A partir de ello, reconocer las alternativas posibles para lograr la interoperabilidad plena y la eliminación de exigencias documentales al ciudadano con cada entidad, seleccionar interinstitucionalmente aquella que brinde las mejores condiciones en términos de eficiencia, calidad, seguridad y diseñar conjuntamente con la entidad que interoperará, el modelo específico correspondiente; posteriormente, someterlo a validación y retroalimentación de las áreas técnicas involucradas de las entidades.

3 Elaborar en conjunto con las áreas intrainstitucionales y las de cada entidad contraparte, el plan de acción que en específico se requiere para implementar el modelo de interoperabilidad acogido, con señalamiento de necesidades técnicas, tecnológicas y jurídicas; actividades, tiempos, responsables: recursos a invertir y productos; y someterlo a la validación, retroalimentación y aprobación de las áreas involucradas y de los responsables de la toma de decisión al interior de la entidad.

4 Con el fin de garantizar la implementación del modelo de interoperabilidad, su funcionalidad y sostenibilidad, acoger modelos de convenios que integren las obligaciones, responsabilidades, inversiones, recursos, control, mecanismos de seguimiento y monitoreo de la implementación y en general, las condiciones que cumplirán las entidades en el marco del proceso para asegurar la implementación y la funcionalidad adecuada y permanente del mecanismo. Estos convenios pueden obedecer a un prototipo y/o integrar particularidades propias que surjan del modelo de interoperabilidad particular con una o varias entidades, pero en todo caso, se sugiere que de ellos haga parte integral el plan de acción específico diseñado, validado y aprobado por las entidades involucradas en la interoperabilidad.

5 Ejecutar el plan de acción específico bajo la previsión de garantizar la adecuada documentación del mismo; el desarrollo de los casos de uso que sustenten la interoperabilidad, el diseño y suscripción de los acuerdos de niveles de servicio interinstitucionales; el control y monitoreo conjunto por parte de los líderes del proyecto al interior de cada entidad. De manera que con todos ellos, se asegure el pilotaje y prueba de las soluciones de interoperabilidad antes de lanzar los servicios al aire y se eliminen riesgos que afecten la prestación adecuada del servicio de cara al ciudadano. Esta fase incluye la obligación de ajustar y actualizar en forma previa el SUIT, así como haber desarrollado los instrumentos jurídicos y los ajustes regulatorios, administrativos y técnicos requeridos para la funcionalidad del esquema o modelo de interoperabilidad, y desplegado las capacitaciones internas y externas para asegurar el adecuado entendimiento y apropiación de los objetivos pretendidos con la intervención, y con ello garantizar plenamente la accesibilidad y legalidad del trámite en los distintos canales dispuestos por la entidad para su prestación.

6 Diseñar y acoger el plan o estrategia interinstitucional que se desplegará para asegurar al ciudadano el conocimiento de los cambios que en materia de servicio reporta la implementación de la interoperabilidad, de forma tal que éste, como agente externo, una vez se lance el nuevo modelo ajustado, pueda hacer exigible la plena operación del mismo y conozca de antemano aquellos requisitos que, por virtud de ello ya no debe acreditar documentalmente, y cuáles de ellos mantienen esta condición por encontrarse exclusivamente en su resorte y no reposar en ninguna entidad de la Administración Pública.


166

NORMATIVO

Acción Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

ID NOR-3

Descripción

Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico y/o incurre en prohibiciones constitucionales o legales, que impiden por una u otra vía, exigir requisitos y/o acreditaciones documentales como carga probatoria en cabeza del ciudadano y/o cobrar tarifas por el trámite, procedimientos, servicio o programa.

Líder

Categoría

Duración total Director Área Responsable

del Trámite

NORMATIVO

6 Meses

Justificación

El plan de acción se justifica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos, fotocopias, certificaciones o constancias para comprobar hechos, circunstancias o informaciones que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas, así como la exigencia de pago de tarifa sin adecuado sustento normativo.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Revisar y actualizar el

diagnóstico regulatorio x

Abogado de apoyo al área responsable del

trámite

2 Diseñar de la reforma o intervención regulatoria

x x x x Jefe de Área

responsable del Trámite

3 Validar la reforma o intervención regulatoria

x x

Jefe Oficina de Planeación de la entidad

o su delegado para el asunto

4 Socializar interna y/o

externa de la reforma o intervención

x x

Jefe de Servicio al Ciudadano de la entidad

o su delegado para el asunto

5 Expedir la reforma regulatoria

x Director Área

responsable del trámite

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO ALTO

BAJO

ALTO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

No. de acreditaciones documentales exigidas actualmente por trámite

vs. No. de acreditaciones eliminadas y/o sustituidas por

mecanismos de intercambio de

información intra o interinstitucional

No. de programas o servicios que no tipifican como trámite y que cuentan

con cobro vs. No. de trámites intervenidos con eliminación del

cobro

No. de convenios suscritos para intercambio de información y eliminación de acreditaciones

documentales en los trámites vs. número

de convenios en operación de los

suscritos


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E22-2 Inscripción de aspirantes a programas de formación profesional


1 Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los ajustes.

2 Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstitucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad, iii) realización de mesas técnicas interinstitucionales para establecer condiciones técnicas y jurídicas para alcanzar niveles de servicio óptimos y esperados con la reforma o la intervención, y iv) diseño de los instrumentos jurídicos (convenios y/o acuerdos de nivel de servicio) a suscribir para foralizar y asegurar la interoperabilidad o el intercambio de información.

3 Asegurar plena coherencia de los textos regulatorios con los procesos y procedimientos acogidos para el despliegue de la actuación y la eliminación de las acreditaciones documentales al ciudadano y con los textos diseñados para los instrumentos que formalicen el intercambio o interoperabilidad de la información intra e interinstitucionalmente. Comprende validación y ajuste del texto normativo versus proceso y procedimiento acogido para el trámite, servicio, programa o procedimiento versus contenidos de los instrumentos a suscribir, como convenios y acuerdos de nivel de servicio que darán plena funcionalidad y operatividad al modelo y a la eliminación de los requisitos documentales.

4 Garantizar el conocimiento intrainstitucional e interinstitucional del alcance, objeto y efectos pretendidos con la intervención regulatoria al interior de todas las áreas de las entidades involucradas, o ante actores externos de ser el caso; establecer acciones específicas para la apropiación adecuada en la interpretación y ejecución práctica de los textos normativos, los contenidos de los convenios y/o acuerdos de niveles de servicio acogidos, apuntando a la eliminación de cualquier interpretación que distorsione su aplicación por parte de los distintos operadores al interior de la entidad.

5 Someter a la aprobación definitiva de las áreas directivas de la entidad el(los) texto(s) regulatorio(s) y el(los) convenio(s) o acuerdo(s) de nivel(es) de servicio(s), señalar momento cero para la iniciación de su aplicación en estricta coordinación con la iniciación de los procesos y procedimientos modificados de ser este el caso y con la suscripción y formalización de los acuerdos y convenios. A partir de ello desplegar procedimientos internos de numeración, adopción y publicación. Esta fase implica efectuar los ajustes correspondientes para la actualización del trámite en el SUIT y en los canales y medios informativos de la entidad.


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5 CONCLUSIONES

A partir de la valoración cualitativa y cuantitativa presentada para cada Trámite, se elaboró una

valoración promedio para el conjunto de los Trámites y Servicios caracterizados de la entidad que puede

usarse como referencia. Sin embargo, vale la pena recalcar que esta valoración no refleja las

características de la entidad como un todo ya que solo representan los promedios valorados de algunos

procesos de la misma.

Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados

En cuanto a la parte normativa, se analizaron para esta entidad dos tipos de trámites, los primeros

relacionados con funciones de prestación de servicios educativos, cuyo ajuste regulatorio resulta

adecuado en función de los elementos esenciales que caracterizan un trámite, la reglamentación

existente es coherente y se encuentra armonizada a las disposiciones legales que orientan la

racionalización de trámites de la acorde a las normas que regulan los procedimientos administrativos y la

simplificación de trámites.

El segundo tipo de trámites originados a partir del ejercicio de funciones como Agencia Pública de

Empleo, aunque también responden adecuadamente a los elementos regulatorios de caracterización de

los trámites, presentan las siguientes observaciones en aspectos asociados al cumplimiento de

disposiciones que propenden por el control regulatorio de los trámites:

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❷ Regular

❷ Interacción

❷ Regular

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada




La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondecia

Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros

El proceso no excesivamente complejo e involucra a pocos actores


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(i) No se integran en el SUIT, lo que entraña un desconocimiento del artículo 40 del Decreto Ley 19 de

2012 y del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, es especial los numerales 3 y 5.

(ii) El sustento normativo es bajo, desarrollado principalmente mediante normatividad interna, por lo que

en tales aspectos no regulados aplican las normas que rigen el derecho fundamental de petición

consagradas en la Ley Estatutaria 1755 de 2015.

(iii) Los trámites no cuentan con canales virtuales, lo que connota un bajo nivel de cumplimiento a las

disposiciones señaladas en los artículos 53 y 54 de la Ley 1437 de 2011.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - Función … · Durante estas etapas se fueron desarrollando los...

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