INFORME DE GESTION 2014

Dirección de Servicios Administrativos

ADOLFO LEON VILLA MARTINEZ

GESTION DE BIENES

ACCCIONES 2014 % DE AVANCE

Actualización de inventarios de los bienes muebles 30%

Realización de contratos de mantenimiento (vehículos, equipos de cómputo,

e infraestructura física). 90%

Consolidación de la información de los locales comerciales a nombre del

municipio y revisión de estado del bien. 100%

Actualización de los bienes en el sistema CISA 10%

Revisión y actualización de los comodatos 30%

Adecuación de espacios físicos y compra de equipos de oficina y de

cómputo. Adecuación de oficinas. 60%

Contratación del auxiliar de bienes

100%

LINEA ESTRATEGICA 5: INSTITUCIONALIDAD Y BUEN GOBIERNO

LINEA ESTRATEGICA 5: INSTITUCIONALIDAD Y BUEN GOBIERNO

GESTION DE BIENES

ACCCIONES 2014

% DE

AVANCE

Contratación equipos de seguridad y monitoreo 100%

Montaje del plan de compras 2013 100%

Montaje del plan de compras 2014 100%

Realizar los procesos de contratación de estos bienes y servicios 100%

Ampliación de la cobertura de los seguros hasta el 20 de febrero, gestión de

reclamaciones de hurtos y daños de bienes. 60%

Recoger, inventariar y revisar estado de los todos los equipos de cómputo

obsoletos para dar de baja. 90%

LINEA ESTRATEGICA 5: INSTITUCIONALIDAD Y BUEN GOBIERNO

GESTION DOCUMENTAL

ACCCIONES 2014

% DE

AVANCE

Actualización de tablas de retención 100%

Realizar de nuevo el inventario documental y las tablas de valoración

documental de acuerdo a la normatividad. Se presentó proyecto al ministerio

de cultura para obtener recursos económicos. 20%

Diseño e implementación del manual de gestión documental 70%

Compra de deshumidificadores, medidores de temperatura, detectores de

humo, mantenimiento (humedades) 100%

Acompañamiento y capacitaciones y asesoría en el proceso de

transferencias, y ordenar la información de años anteriores que no se les hizo

transferencias. 70%

PROYECTOS 2014: LINEA ESTRATEGICA 5: INSTITUCIONALIDAD Y BUEN

GOBIERNO

+ ACTIVIADES REALIZADAS % DE AVANCE

Capacitación del personal de la

administración municipal

(Convenio UCO) Capacitaciones 100%

Creación y sistematización del

archivo municipal

Actualización de las tablas

de retención documental 90%

Actualización, depuración y

sistematización de los bienes

muebles e inmuebles del

Municipio de Guarne

Actualización y depuración

de los locales comerciales

del centro integrado de

transporte. 45%

Modernizar y actualizar los

diferentes sistemas de

información (software - Hardware)

Compra de equipos,

mantenimiento, antivirus,

correo 100%

Fortalecimiento Modernización y

desarrollo de la Administración

Pública

Compra de dotación de

oficinas 70%

PLAN DE BIENESTAR LABORAL

DEPORTE

56 Funcionarios

CULTURA

15 Funcionarios

SALUD

130 Funcionarios

DIAS ESPECIALES

350 Funcionarios

INCENTIVOS 30 Funcionarios

PLAN DE CAPACITACIONES

•Reinducción. (67)

•Contratación Estatal. (56)

•Norma NSR-10 Ley 400/94. (36)

•Comparendos Ambientales (59)

•Servicio al Cliente. (60)

•Formulación Proyectos. (11)

•Tablas retención Documental. (40)

• Interventorías. (94)

•Bonos Pensionales . (4)

•Alphasing. (19)

HACER

• Gerencia de Sí Mismo . (50)

• Practicas de Buen Gobierno. (24)

• Servicio al cliente. (10)

• Semana de la Salud. (17)

• Finanzas Personales. (10)

SER

INFORME DE GESTION BIENES Y ALMACEN

PROYECTOS Y PROGRAMAS DEL PLAN DE GOBIERNO

Línea 5: Institucionalidad y Buen Gobierno

Dentro del programa Administración Eficiente, tenemos el proyecto de

identificación, depuración y sistematización de los bienes muebles e inmuebles del

Municipio, donde enmarcamos las siguientes actividades realizadas durante el año

2014:

Se realizaron los avalúos de los bienes inmuebles que el Municipio de Guarne, pretende enajenar a través del martillo, de acuerdo al acuerdo municipal 007 de Octubre de 2013, donde se otorgó al Alcalde Municipal facultades protempore para realizar contratos de enajenación y compraventa de bienes. Para dicho contrato se presupuestó un valor de $12.538.339 y el

valor final del contrato fue de $7.736.040, se realizaron 66 avalúos de diferentes bienes inmuebles que son propiedad del Municipio, en su gran mayoría locales del Centro Integrado de Comercialización y Transporte.

Se realizó la contratación de apoyo jurídico para que brinde la asesoría legal y el apoyo en la legalización de los bienes inmuebles que se han venido detectando con irregularidades en su tradición. Y que impiden por parte de la entidad realizar inversiones y actos de disposición y que a su vez genera incertidumbre en la identificación de los recursos físicos. Para dicha contratación se presupuestaron $8.500.000, se realizó adición por $4.250.000. A la fecha se han establecido el estado de los bienes del Centro Integrado de Comercialización y transporte, los cuales se han definido en dos grupos: Bienes que están siendo utilizados por dependencias de la Administración Municipal y Bienes que están en cabeza de particulares mediante contrato de compraventa y que dichos particulares han incumplido, se liquidaron los créditos de cada uno de los promitentes compradores, se realizaron reuniones con los promitentes compradores y se está adelantando la legalización de 8 Instituciones Educativas Rurales, que no tienen escrituras por parte del Municipio..

Se realizó el proceso de selección para la contratación de un Intermediario que tramite, gestione y lidere la venta a través del Mecanismo de Subasta

Pública los bienes inmuebles y los bienes muebles obsoletos, inservibles y/o servibles de propiedad del Municipio de Guarne. Este contrato fue adjudicado al Banco Popular S.A. se tendrán las siguientes comisiones por venta: Para Bienes Inmuebles 2.5% + IVA 16% para un total de 2.9% y Para Bienes Muebles de 5% + IVA 16% para un total de 5.8%. Actualmente este contrato se encuentra en ejecución y se adelanta la consecución de documentos necesarios para la subasta de bienes inmuebles y para la subasta de bienes muebles de adelanta la organización de todo el material tecnológico que se ha recogido de las diferentes entidades e instituciones educativas del Municipio. Se proyecta para el mes de diciembre realizar la primera subasta de Bienes muebles que consistirá en un lote de equipos de cómputo y oficina que se encuentran en mal estado y en obsolescencia.

Para el año 2014, se adelanta la actualización del inventario bienes inmuebles, se tienen identificados y sistematizados el 95% de los bienes

Inmuebles, estamos recolectando la papelería que certifica la titularidad de los bienes, la cual va en un 40%.

Durante el año 2014, se realizaron los inventarios de bienes muebles de todas las dependencias de la Administración Municipal, dicha actividad se cumplió en un 100%, Actualmente se adelanta la realización de los inventarios de las Instituciones Educativas, actividad que se encuentra en un avance del 16%, se proyecta tener el 100% de los inventarios de las Instituciones Educativas para la primera semana de Diciembre.

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO AÑO 2014

Durante el año 2014, se suscribió el contrato de combustible por un valor de $40.000.000 fueron apropiados para los vehículos adscritos a la Administración Municipal y que a la fecha solo se han ejecutado $12.951.324, lo cual equivale a un 32% del total del valor inicial. Para esta vigencia se implementaron unos chips que permiten controlar el tipo de combustible, el consumo por vehículo y el horario de despacho por parte de la estación de servicio.

Se revisaron los planes de telefonía e Internet con la empresa prestadora del servicio, se realizaron los respectivos ajustes en estos planes para buscar ahorros.

Se realizaron estudios de costos de impresiones para cada una de las impresoras con las que cuenta la Administración Municipal, con el fin de estandarizar equipos por dependencias para disminuir costos y cantidades de referencias de tóner.

Se implementaron las hojas de vida de los vehículos comprados por la Administración Municipal para llevar un adecuado control de los gastos por vehículo, en reparación y en combustibles durante el año en curso.

INFORME DE GESTIÓN OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL AÑO 2014

OBJETIVO(S):

1. Aprobación de las Tablas de Retención Documental.

2. Conformación del Archivo Histórico Institucional.

3. Programa de Gestión Documental

4. Asesoría otras entidades

TEMAS DESARROLLADOS.

1. Tablas de Retención Documental:

Se realizó actualización de las Tablas de Retención Documental, aprobadas

por el Consejo Departamental de Archivos por medio del Acuerdo N° 01 de

2014; su aplicación se basa en la organización de los archivos y las

transferencias de estos por parte de las oficinas hacia el archivo central.

Las oficinas que a la fecha han dado cumplimiento con esta función son:

Nº ORDEN

SECCIÓN Nº

ORDEN

SUBSECCIÓN Nº

ORDEN

UNIDAD ADMINISTR

ATIVA

1 DESPACHO DEL ALCALDE

2 OFICINA DE CONTROL INTERNO

3 OFICINA ASESORA JURÍDICA

4 OFICINA ASESORA COMUNICACIONES

5 SECRETARIA DE GOBIERNO

6 COMISARIA DE FAMILIA

7 INSPECCION DE POLICIA

Nº ORDEN

SECCIÓN Nº

ORDEN

SUBSECCIÓN Nº

ORDEN

UNIDAD ADMINISTR

ATIVA

8 CUERPO DE BOMBEROS

9 SECRETARIA DE HACIENDA

10 JURISDICCIÓN COACTIVO

11 CONTABILIDAD

12 TESORERIA Y PRESUPUESTO

13 IMPUESTOS

14 SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA

15 BIBLIOTECA

16 CULTURA

17 SECRETARIA DE PLANEACIÓN

18

URBANÍSTICA

PROSPECTIVA 20

BANCO DE PROYECTOS

19 21 SISBEN

22 CATASTRO

23 SECRETARIA DE OBRAS PÚBLICAS

24

SECRETARIA DE DESARROLLO ECONÓMICO SOSTENIBLE

25 PECUARIO

26 AGRÍCOLA

27 MEDIO AMBIENTE

28 SECRETARIA DE PROTECCIÓN SOCIAL

29 PROGRAMAS SOCIALES

30 SALUD PÚBLICA

31 DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

32 GESTIÓN HUMANA

33 SISTEMAS

34 GESTIÓN DOCUMENTAL

Oficinas que faltan porque aún no ha llegado la fecha de entrega:

Nº

ORDEN SECCIÓN

1 DIRECCIÓN DE DESARROLLO

COMUNITARIO

2 INSPECCIÓN DE TRÁNSITO Y

TRANSPORTE

Mediante la Organización de los documentos y las transferencias de estos

documentos por las oficinas al archivo central, el Municipio de Guarne cumple con:

La normatividad que establece el manejo adecuado de los archivos; Ley

594 de 2000.

Archivos organizados, en donde la información pueda ser consultada

con mayor agilidad, los ciudadanos puedan acceder a ella para sus

diferentes trámites.

El archivo central del Municipio, garantiza la adecuada custodia en el

tiempo que establece la ley para los documentos, evitando

eliminaciones de lo que no se puede ó conservando lo que no posee

valor administrativo ni histórico.

Preservar la memoria histórica del Municipio, cumpliendo con la

conservación total de aquellos documentos que poseen este valor. Entre

muchas otras.

2. Conformación del Archivo Histórico Institucional.

Actualmente se viene trabajando en este proyecto, el cual debe surtir varias

etapas:

Identificación de la documentación (Inventario).

Elaboración de las Tablas de Valoración Documental, que permitan

registrar y clasificar los documentos, además de su disposición final,

bien sea eliminación o conservación total de acuerdo a sus valores y la

normatividad que los rige.

Aprobación de las Tablas de valoración documental.

Aplicación de las tablas de Valoración Documental; donde se procede a

eliminar lo que ya ha cumplido su tiempo de retención, y conservar lo

que posee valor histórico.

Actualmente se viene trabajando en la primera etapa, de identificación de la

documentación que posee el Municipio, teniendo documentos que datan

desde el año de 1846, este proyecto actualmente cuenta con presupuesto

de la Administración Municipal y además por iniciativa propia de la Oficina

de gestión Documental, la cual presentó proyecto al Ministerio de Cultura

para

este tema y fuimos beneficiados por un valor de $ 14.500.000 invertidos en

contratación de personal idóneo para esta labor.

Para septiembre del año 2014, nos postulamos de nuevo a dos

convocatorias: al Ministerio de Cultura y al Programa ADAI (Apoyo al

Desarrollo de Archivos Iberoamericanos) para solicitar recursos para el año

2015 y continuar con las etapas de este proyecto.

3. Programa de Gestión Documental.

Manual que estipula las actividades que deben realizarse desde que se

produce o recibe el documento hasta que se le da su disposición final,

aprobado por medio de Resolución Municipal N° 299 de 2013, dando

cumplimiento con esto se puede decir que a la fecha para el año 2014, la

Oficina de Archivo y Correspondencia ha recibido, radicado y distribuido un

total de 21.048 Comunicaciones, esto representa el servicios que se le

presta a la comunidad.

Otro de los servicios prestados por el archivo es la expedición de los

certificados solicitados por los ex -funcionarios con el fin de acreditar

requisitos legales para la reclamación de pensión vitalicia ante los

fondos de o pensión o pensión sustitutiva ante la entidad.

4. Dotación

Dotación de algunos equipos para los depósitos de archivo:

- 2 Deshumidificadores: Controlan la humedad

- 2 Termo-hidrómetros: Medición de temperatura y humedad

- Escaleras para acceder a los documentos más altos.

Asesoría a otras Entidades:

Capacitación en temas de archivos para algunos entes

Descentralizados: Personería, Concejo, Inder, COREDI.

CONCLUSIONES

En el tema de Gestión Documental el Municipio de Guarne ha

realizado un gran avance, evaluada por la Procuraduría en el informe

de índice de Gobierno abierto con un cumplimiento de 80% de la

norma, ocupando de esta manera el puesto 14 a nivel

Departamental.

INFORME DE GESTION – DIRECCION SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

AREA DE SISTEMAS

Línea Estratégica 5: Institucionalidad y Buen Gobierno

Actividad Modernización y actualización de los sistemas de información.

Renovación de equipos, durante este año se han adquirido varios computadores, impresoras, escáner y otros periféricos con las cuales seguimos con el proceso de renovación de esta herramienta de trabajo, es de resaltar que en el momento la Administración Municipal cuenta en su mayoría con equipos de buenas características y actualizado y legalizado su software. Adquisición por subasta inversa de equipos tecnológicos, valor presupuestado ($78.102.270), valor contrato ($60.280.000). Es así como durante este año se han adquirido alrededor de 17

computadores con sus respectivas licencias, 4 impresoras

departamentales, 2 escáner y otros periféricos como cámaras fotográficas,

grabadoras periodísticas, televisores, video proyectores, teléfonos, discos

duros, etc. con los que se asignaron a todas las secretarias y direcciones

de la Administración Municipal.

Impresoras departamentales con impresión a doble cara y cumpliendo con

la política de Uso Eficiente del Papel

Cambio completo del software Financiero se realizó la adquisición, instalación e implementación de un nuevo software financiero y financiero integrado y en línea, que incluye los módulos de: Catastro, clientes, contabilidad, fiscal, impuesto predial, impuesto de industria y comercio, taquilla, nomina, presupuesto, tesorería, almacén, alumbrado, recaudo bancario. El nuevo software adquirido trabaja en un motor de bases de datos Oracle, mucho más potente y robusto; ya que el anterior ya presentaba problemas porque se trabajaba con visual FoxPro y ya las bases de datos son muy grandes para este motor. Adecuación de botón de pagos PSE en línea con el módulo de ingresos.

Adquisición de correos personalizados de Google Apps. Implementación de la herramienta de google apps, con la que se pretende asignar un correo institucional a cada funcionario, implementar un sistema de chat interno,

google drive y la posibilidad del montaje de una intranet, con los que se pretende ser más eficientes en la prestación de servicios a la comunidad. En el momento se cuenta con la autorización de Gobierno en línea y el

Ministerio de las Tics, para enlazarnos al dominio de @guarne-

antioquia.gov.co.

Adquisición del software Autocad (licencias y suscripción), para la

Secretaria de Planeación, Obras Publicas y Catastro, el cual es de gran

utilidad para el manejo de la cartografía municipal y planos entregados por

los usuarios, los cuales sirven para la toma de decisiones en la planeación

municipal y de seguimiento al PBOT.

El Municipio de Guarne es uno de los pocos entes a nivel territorial donde la

mayoría de sus funcionarios son Ciudadanos Digitales; fueron alrededor de

65 funcionarios que realizamos la capacitación virtual y presentamos el

examen ante Vive Digital para poder obtener el carnet que nos acredita

como Ciudadanos Digitales

Gobierno en Línea, el Municipio de Guarne ha continuado con la

implementación de la estrategia en su página web, de acuerdo a lo

establecido en el Decreto 2693 de diciembre de 2012 y el Manual 3.1 para

su implementación. Se actualizo Comité de Gobierno en Línea y Anti

trámites y se asignaron tareas a los miembros del Comité. En coordinación

con la oficina de comunicaciones se está actualizando constantemente la

página web en lo relativo a noticias, eventos, encuestas, videos

institucionales y otros. También hay que resaltar la implementación del

botón de pagos (PSE) donde los contribuyentes del impuesto predial y el

impuesto de industria y comercio pueden realizar los pagos de las facturas

a través del portal web del Municipio.

Así como la publicación a través del Secop de los procesos licitatorios y de

mínima cuantía los cuales se realizan en la página

www.contratos.gov.co.También con el apoyo de personal de la DAFP, ya se

encuentran en el portal de gobierno en línea varios trámites que fueron

subidos al Suit y ya están aprobados, esto en coordinación con el Líder de

trámites.

Implementación de cinco zonas Wifi en el Municipio, en convenio con Cable Plus. (Proyecto en curso).

Instalación de un sistema interno de publicidad y comunicación a la comunidad, adecuación de televisores donde se difunde información de las actividades y proyectos que desarrolla la Administración, los cuales son administrables y programados por la red.

Cámaras y alarmas de seguridad, se instalaron cámaras de seguridad y alarmas en las oficinas del tránsito, agricultura, comisaria de familia, personería, bomberos y biblioteca. En estos sitios se cuentan con sensores de movimientos, botón de pánico, detector de humo, sirenas, etc. Y se realiza monitoreo de las cámaras de seguridad de las oficinas a través de internet.

Se continuó con la Cobertura de Banda Ancha y red de datos, en el momento todas las dependencias del Municipio, tanto en el edificio central, como en los otros edificios cuenta con el servicio de Banda Ancha insumo muy útil para el acceso a Internet y la prestación de un mejor servicio a la comunidad. Para realizar todo esto se instalaron nuevos puntos de red de datos y tomas de energía y adecuación en el rack de un pato panel y un concentrador.

Mantenimiento preventivo, se realiza el mantenimiento preventivo a todos los equipos de cómputo e impresoras del municipio con el fin de mejorar esta herramienta de trabajo y darle más vida útil a estos equipos y a la par se renovó y actualizo la licencia del antivirus corporativo, la cual es demasiado

útil por el incremento constante de virus y con el fin de prevenir la perdida de la información. Adicionalmente la adquisición de un software de backup automático (Acronix).También se está concientizando a los usuarios de cómputo de realizar constantemente copias de seguridad de su información y de un adecuado manejo de su equipo. Contratación del mantenimiento de fotocopiadora, repuestos,

actualizaciones.

Apoyo a programas tecnológicos, el Municipio cuenta con tres proyectos tecnológicos del nivel central y departamental, como son Antioquia Virtual, Compartel y Computadores para Educar, el profesional en sistemas presta

su apoyo y asesoría en estos proyectos y es el vínculo directo con cada uno de estos, lo cual nos ha dado como resultado que en su mayoría todas las entidades educativas urbanas como rurales, cuenten con una pequeña sala de cómputo y acceso a Internet para su enseñanza.

Servir de apoyo técnico en la Alcaldía para la correcta implementación del proyecto departamental Catastro Virtual OVC, con el cual se han realizado enlaces y en la oficina de catastro municipal se implementó una pequeña red para el trabajo de los funcionarios en el módulo.

Coordinación y parametrización de varios aplicativos web que se utilizan en la Administración Municipal, entre los que se destacan el Chip, Gestión Transparente (coa), contratos, Siroco (car), Sima, Simita, Sise, Sise, Sisen, QX Transito, enlace operativo entre otros.

Soporte técnico, se presta el servicio técnico y asesoría, ante las posibles fallas de hardware y software que se presentan y se trata de dar solución a cada una de ellas, este soporte técnico a la Administración Municipal y a otras dependencias relacionadas con el Municipio como son la Policía, los Juzgados, las entidades educativas, las Juntas de Acción Comunal, Inder, Hospital, Registraduría, Sena, Sijin, Juzgados etc.

Implementación de la nueva versión para el proceso de Calidad Gestión

Sistemas de Información y recibir la auditoria del Icontec, donde se revisó el

proceso y se pudo obtener la recertificación.

Acompañamiento y asesoría para la adquisición del Software de Gestión

Documental

Adecuación en conjunto con la Secretaria de Educación de la sala de cómputo de la biblioteca (15 portátiles) y sala de capacitación en la casa de la cultura (20 portátiles).

Cordialmente,

ADOLFO LEON VILLA MARTINEZ Director Servicios Administrativos

Transcriptor: Mabel Gaviria Álzate Revisor: Adolfo León Villa Martínez

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