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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 0
SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDEL DEPARTAMENTO DE CONSERVACION
Y MANTENIMIENTO
Unidad AdministrativaResponsable de su Elaboración
Fecha de Elaboración
DEPARTAMENTO DECONSERVACION YMANTENIMIENTO
26 NOVIEMBRE 2012
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1
CONTENIDO
I. INTRODUCCIÓN .................................................................................. 2
II. OBJETIVO DEL MANUAL...................................................................... 3
III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS .................................. 4
1. Servicios de Mantenimiento y Conservación a Hospitales…........ … 5
a) Objetivo del Procedimiento………………………..6
b) Normas del Procedimiento………………………...7
c) Descripción del Procedimiento…………………….8
d) Diagrama de Flujo…………………………..……....10
2. Reparación de Mobiliario, Equipo Médico y Oficina...........................13
a) Objetivo del Procedimiento………………………..14
b) Normas del Procedimiento………………………...15
c) Descripción del Procedimiento…………………....16
d) Diagrama de Flujo…………………………………..17
IV. ANEXOS..................................................................... ….. ………… .19
V. GLOSARIO DE TERMINOS ...........................................................….. 23
FIRMAS DE APROBACIÓN……………………………………………………24
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2
I. INTRODUCCIÓN
El presente manual proporcionará al personal del Departamento de Conservación yMantenimiento, información clara y sencilla, de los procedimientos a desarrollar paracumplir de manera eficaz con las funciones encomendadas a cada una de las áreasque integran la estructura orgánica.
El documento consta de: Identificación, Contenido, Introducción, Objetivo delManual, Presentación de los Procedimientos, Desarrollo de los Procedimientos,Nombre y Objetivo del Procedimiento, Normas de Operación, Descripción delProcedimiento, Diagrama de flujo del Procedimiento, Formas y Otros documentos,Glosario de términos y la Autorización.
En su desarrollo, cada procedimiento, contempla su objetivo específico, las normasde operación, la descripción secuencial de las actividades por cada una de las áreasresponsables, y el diagrama de flujo que muestra la imagen de la ruta a seguir.
La elaboración e integración del presente manual se logró con la participacióndirecta de cada una de las áreas, al desarrollar sus propios procedimientos,observando la metodología y lineamientos emitidos por la Contraloría General deGobierno. Su observancia estricta será a partir de la fecha de autorización por laJunta de Gobierno, y su actualización será responsabilidad del área donde sedesarrolle el procedimiento con la validación de la Dirección de Planeación.
Con el propósito de contar con una Administración dinámica y activa para darrespuesta inmediata a las necesidades actuales de la infraestructura física en Salud,de Servicios de Salud de Nayarit; se ha dado a la tarea de desarrollarpermanentemente Programas de Modernización y Simplificación Administrativa, quepermitan eficientar las operaciones del Departamento de Conservación yMantenimiento.
Por esta razón, se elaboran, integran y se difunden los Manuales de Procedimientos,Instrumentos Técnicos Administrativos, que facilitan el cumplimiento de lasfunciones, la desconcentración de Actividades y el logro eficiente de los ObjetivosInstitucionales. El presente Manual de Procedimientos fue elaborado por elDepartamento de Conservación y Mantenimiento, en el cual se describen losObjetivos, Políticas y Actividades de cada uno de los procedimientos que se llevan acabo en este Departamento.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3
II OBJETIVO DEL MANUAL
Disponer de un instrumento administrativo, que muestre las rutas de actividadespropias de cada una de las áreas, que forman la estructura orgánica delDepartamento de Conservación y Mantenimiento, a fin de cumplir de la mejormanera con las responsabilidades asignadas al personal, y a su vez optimizar losrecursos disponibles.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4
III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5
Nombre del Procedimiento:“Servicios de Mantenimiento programados a Hospitales”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 6
UNIDAD RESPONSABLE: AdministraciónDEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento.PROCEDIMIENTO: Servicios de Mantenimiento programados a Hospitales
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Dar a conocer a los Directores, Administradores y personal Operativo de losHospitales, mediante un fluxograma, el funcionamiento a los equiposelectromecánicos, rayos x, imagenología, médico, inmuebles e instalaciones, paraotorgar una mejor atención a la población abierta en materia de salud pública.
Equipos Electromecánicos Digitales
Equipos de Rayos X (Imagenología)
Equipo Médico
Inmuebles
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 7
UNIDAD RESPONSABLE: AdministraciónDEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento.
PROCEDIMIENTO: Servicios de Mantenimiento programados a Hospitales, EquipoElectromecánico, Rayos X, Médico e Inmuebles.
NORMAS DE OPERACIÓN
Para resolver los problemas de Mantenimiento Preventivo, Correctivo y CorrectivoMayor, el jefe del Departamento de Conservación y Mantenimiento, CoordinadorAdministrativo y personal de apoyo de esta área realizarán los levantamientosnecesarios de manera conjunta con los Directores y/o Jefes de Mantenimiento delos Hospitales., para elaborar un catálogo de conceptos de acuerdo a lasnecesidades propias del edificio, instalaciones y equipamiento e iniciar lapresupuestación de los servicios requeridos, con proveedores de los serviciosrequeridos, con proveedores locales y fuera de esta.
Una vez concluidos los trabajos de presupuestación, se inicia con la fase deintegración del expediente Técnico-Económico, en el cual deberá ser terminadoen un periodo no mayor de 21 a 30 días hábiles ò dependiendo el presupuestoautorizado para cada hospital.
Una vez concluidos los expedientes se envían a la Secretaría dePlaneación, Secretaría de Obras Públicas y/o Departamento de RecursosMateriales y Servicios Generales de los Servicios de Salud de Nayarit.
El personal de la Secretaría de Obras Públicas, así como el de RecursosMateriales y/o Servicios Generales, llevarán a cabo los procedimientos delicitación, hasta la adjudicación del Contrato correspondiente.
Personal técnico del Departamento de Conservación y Mantenimientorealizarán la supervisión y control de los trabajos a ejecutar.
Todas las acciones de Mantenimiento y Conservación estarán apegadasde acuerdo a la normatividad vigente en la materia (Seguro Popular, RamoXXIII) De acuerdo al programa de Inversión a ejecutarse.
El personal del Departamento de Conservación y Mantenimiento deberáestar en constante capacitación para eficientar la calidad del Servicio.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8
FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 26 11 2012 1 2
ÁREA: AdministraciónDEPARTAMENTO: Conservación yMantenimiento.
PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESFORMA O
DOCUMENTO
NUM
Jefe delDepartamento deConservación yMantenimiento
1 Recibe de la Subdirector de Recursos Humanos,Conservación y Mantenimiento la programaciónde inversión Federal y/o Estatal para el inicio dela integración de los expedientes técnicos paraconservación y mantenimiento de lainfraestructura física en salud.
Expediente
CoordinadorAdministrativo yÁrea de Apoyo
2 Analiza de manera conjunta el programa y seinicia con los levantamientos de las necesidadesdel inmueble, así como de sus instalaciones pararesolver los problemas con recursos de esteprograma.
Expediente
Área de Apoyo3 Integra los Expedientes Técnicos-Económicos,
(Generación de volúmenes de ObraElectromecánica y/o Civil, Catalogo deConceptos, Presupuesto Base, para realizar laObra y/o Servicio).
Nota:Ing. Civil, Arquitecto e Ing. Eléctrico.
Expediente
Jefe delDepartamento deConservación yMantenimiento
4 Recibe el Expediente Técnico y se validanfirmando: Subdirector de Recursos HumanosConservación y Mantenimiento, Director deAdministración y Director General.
Expediente
Director General 5 Firma y valida expediente completo. Expediente
Jefe delDepartamento deConservación yMantenimiento
6 Envía expediente a otras Secretarías para que sepublique la convocatoria correspondiente e iniciarcon el procedimiento administrativo hasta laadjudicación del contrato.
Expediente
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 9
FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 26 11 2012 2 2
ÁREA: AdministraciónDEPARTAMENTO: Conservación yMantenimiento.
PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESFORMA O
DOCUMENTO
NUM
Contratistas 7 Inicia las Obras y/o Servicios. Expediente
Área deSupervisión
8 Supervisa las Obras ò Servicios por parte de estaSecretaría (Departamento de Conservación yMantenimiento) ò por la Secretaría de ObrasPúblicas y se autorizan las estimaciones que segeneren para la liberación de su pago.
Expediente
9 Elabora el finiquito y se Firman las actas deEntrega-Recepción de los trabajos ejecutados:
ContratistaDirector del Hospital o mediante la intervencióndel Jefe del Departamento de Conservación yMantenimiento.
Expediente
Jefe delDepartamento deConservación yMantenimiento
10 Recibe el inmueble, así como sus instalaciones,equipamiento y sustitución de los mismos.
Termina el Procedimiento.
Expediente
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 10
JEFE DEL DEPARTAMENTO DECONSERVACIÓN YMANTENIMIENTO
COORDINADORADMINISTRATIVO Y ÁREA DE
APOYOÁREA DE APOYO DIRECTOR GENERAL CONTRATISTA AREA DE
SUPERVISIÓN
SUPERVISIÓN
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE
AUTORIZACIÓNHOJA DE
26 11 2012 1 3
PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles
ÁREA: Administración DEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento.
INICIO
Recibe de la Subdirectorde Recursos Humanos,Conservación y Mante-nimiento la programaciónde inversión Federal y/oEstatal para el inicio de laintegración de losexpedientes técnicos paraconservación ymantenimiento de lainfraestructura física ensalud.
1Analiza de maneraconjunta el programa y seinicia con loslevantamientos de lasnecesidades del inmueble,así como de susinstalaciones para resolverlos problemas conrecursos de este programa
2
Expedientetécnico
Expedientetécnico
Integra los Expe-dientes Técnicos-Económicos, (Ge-neración devolúmenes de ObraElectromecánica y/oCivil, Catalogo deConceptos,Presupuesto Base,para realizar la Obray/o Servicio).
Nota:Ing. Civil, Arquitecto eIng. Eléctrico.
3
Expediente
Recibe el ExpedienteTécnico y se validanfirmando: Subdirectorde Recursos HumanosConservación yMantenimiento,Director deAdministración yDirector General.
4
Expediente
Firma y validaexpedientecompleto.
5
Expediente
A
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 11
JEFE DEL DEPARTAMENTO DECONSERVACIÓN YMANTENIMIENTO
COORDINADORADMINISTRATIVO Y ÁREA DE
APOYOÁREA DE APOYO DIRECTOR GENERAL CONTRATISTA AREA DE
SUPERVISIÓN
SUPERVISIÓN
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE
AUTORIZACIÓNHOJA DE
26 11 2012 3 3
PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles
ÁREA: Administración DEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento.
Envía expediente aotras Secretarías paraque se publique laconvocatoria co-rrespondiente e iniciarcon el procedimientoadministrativo hasta laadjudicación delcontrato.
6
Expediente
A
Inicia las Obrasy/o Servicios.
7
Expediente
Supervisa lasObras ò Ser-vicios por partede esta Se-cretaría (De-partamento deConservación yMantenimiento) òpor la Secretaríade Obras Pú-blicas y seautorizan lasestimaciones quese generen parala liberación desu pago.
8
B
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 12
JEFE DEL DEPARTAMENTO DECONSERVACIÓN YMANTENIMIENTO
COORDINADORADMINISTRATIVO Y ÁREA DE
APOYOÁREA DE APOYO DIRECTOR GENERAL CONTRATISTA AREA DE
SUPERVISIÓN
SUPERVISIÓN
DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE
AUTORIZACIÓNHOJA DE
26 11 2012 2 3
PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles
ÁREA: Administración DEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento.
Elabora el fi-niquito y seFirman las actasde Entrega-Re-cepción de lostrabajos ejecuta-dos:
ContratistaDirector del
Hospital omediante laintervención delJefe delDepartamento deConservación yMantenimiento.
9
B
Expediente
Recibe el inmueble, asícomo sus instalaciones,equipamiento y sus-titución de los mismos.
10
Expediente
TERMINA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 13
Desarrollo del Procedimiento:Reparación de Mobiliario, Equipo Médico y Oficina
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 14
UNIDAD RESPONSABLE: AdministraciónDEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento.PROCEDIMIENTO: Reparación de Mobiliario, Equipo Médico y Equipo de Oficina Mediante Servicio Externo
OBJETIVO
Dar a conocer al personal encargado los pasos a seguir mediante fluxogramapara la Reparación de Mobiliario, Equipo Médico y de Oficina Mediante ServicioExterno.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 15
UNIDAD RESPONSABLE: AdministraciónDEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento.PROCEDIMIENTO: Reparación de Mobiliario, Equipo Médico y de Oficina Mediante Servicio Externo
NORMAS DE OPERACIÓN
Todos los requerimientos de mantenimiento preventivo o correctivo medianteservicio externo atendidos por el Departamento de Conservación y Mantenimientoserán registrados debidamente en el formato “Solicitud de Reparación deMobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo”
Los Responsables de las Diversas Áreas, reportarán e informarán alDepartamento de Conservación y Mantenimiento, los desperfectos, fallas, daños odeterioros detectados en el mobiliario, maquinaria o equipo de oficina; así comode las instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, gas, telefonía y plomería;solicitando de forma verbal, telefónica o escrita para su mantenimiento preventivoo correctivo.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 16
FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 26 11 2012 1 1
ÁREA:Administración
DEPARTAMENTO: Conservación yMantenimiento
PROCEDIMIENTO: Reparación de mobiliario, equipo médico y de oficina mediante servicio externo.
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESFORMA O
DOCUMENTO
NUM
Mantenimiento 1 Atienden de forma oportuna la solicitudde servicio de reparación omantenimiento del equipo o inmueble deforma verbal, escrita o telefónica.
Solicitud
2 Los requerimientos de mantenimientopreventivo y correctivo mediante elservicio externo, serán registradosdebidamente en el formato “solicitud dereparación de mobiliario y equipo médicoy de oficina mediante servicio externo”en original y una copia.
Solicitud formato
3 Entregará la copia a la administración parasu trámite y la original se archiva paracontrol.
Dirección deAdministración
4 Realiza el trámite correspondiente para laautorización del servicio correctivo.
Mantenimiento5 Entrega el mobiliario o equipo al servicio
externo para su mantenimiento o reparación.Orden
ServicioExterno
6 Procede a realizar el mantenimiento oreparación del mobiliario, equipo y/oinmueble.
Orden7 Entrega al área solicitante el mobiliario,
equipo y/o inmueble ya reparado.
Mantenimiento8 Procede a tramitar la factura para su
pago correspondiente a dicho servicio ala Dirección de Administración.
Termina Procedimiento.
Relación deFacturas
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 17
FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 26 11 2012 2 2
PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles.
ÁREA: AdministraciónDEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento
MANTENIMIENTO ADMINISTRACIÓN SERVICIO EXTERNO
Atienden de formaoportuna la solicitud deservicio de reparación omantenimiento del equipoo inmueble de formaverbal, escrita o telefónica.
1
INICIA
Solicitud
Los requerimientos demantenimiento preventivoy/o correctivo mediante elservicio externo, seránregistrados debidamenteen el formato “solicitud dereparación de mobiliario yequipo médico y de oficinamediante servicio externo”en original y una copia.
2
“solicitudreparación servicio
externo”0
“solicitud deservicio externo”
1
Entregará la copia a laadministración para sutrámite y la original searchiva para control.
3
A
“solicitud servicioexterno”
0
“solicitud servicioexterno”
1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 18
FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 26 11 2012 2 2
PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles.
ÁREA: AdministraciónDEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento
MANTENIMIENTO ADMINISTRACIÓN SERVICIO EXTERNO
Realiza el trámitecorrespondiente para laautorización del servicio.
4
Solicitud
A
Entrega el mobiliario oequipo al servicio externopara su mantenimiento oreparación.
5
Solicitud
Procede a realizar elmantenimiento o repara-ción del mobiliario, equipoy/o inmueble.
6
Solicitud
Entrega a la adminis-tración el mobiliario,equipo y/o inmueble yareparado.
7
Solicitud
Procede a realizar el pagocorrespondiente a dichoservicio.
8
Al área correspondiente.
9
TERMINA
Solicitud
“solicitudservicioexterno”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 19
IV. ANEXOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 20
SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT
DR. GUSTAVO BAZ No. 33 FRACC. FRAY JUNIPERO SERRA, TEPIC, NAYARIT.
R.F.C. SSN-960901-HJ7
DEPARTAMENTO DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO
FOLIO:
ORDEN DE SERVICIO EXTERNO
FECHA
PRESTADOR DE SERVICIO:ATENCION
DOMICILIO:
TELEFONO
SERVICIO SOLICITADODESCRIPCION DEL EQUIPO HOSPITAL
OBSERVACIONES
PROGRAMA ORDENO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 21
SELLO DE RECEPCION DELDOCUMENTO
NO. DE FOLIO HOJA 1 DE 1
FECHA DE ELABORACION
DIA MES AÑO
AREASOLICITANTE
DEPTO. CONSERVACION Y MANTENIMIENTO PARTIDA
Renglón CLAVE DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD SOLICITADA OBSERVACIONES
SOLICITO VoBo VALIDO AUTORIZORESPONSABLE DE LA
ADQUISICION Y ENTREGA DEINSUMOS
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROLPRESUPUESTAL
DIRECTOR DEADMINISTRACION
JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOSMATERIALES
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 22
SERVICIOS DE SALUD DE NAYARITDEPARTAMENTO DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO
SOLICITUD DE SERVICIO
INTERNO EXTERNODATOS DEL SOLICITANTE
NOMBRE COMPLETO AREA DEPARTAMENTODIRECCIONA LA QUE
PERTENECEFECHA DE RECEPCION
SELLO DERECEPCION
DE LASOLICITUD
FECHA DEELABORACION
TEL.EXT.E-MAIL UBICACIÓN DEL SERVICIOHOJAS
ANEXASFOLIO No.
No. DESCRIPCION DEL SERVICIO SOLICITADOPARA USO EXCLUSIVO DEL DEPTO. DE CONSERV. Y MANTENIMIENTO
(MATERIALES UTILIZADOS DURANTE EL SERVICIO)
REALIZOTRABAJO(NOMBRE,FIRMA YFECHA)
SUPERVISO (NOMBRE Y FIRMA)
OBSERVACIONES
FIRMA DECONFORMIDAD
DE LOSTRABAJOS
EJECUTADOS
Vo. Bo. JEFE INMEDIATOVALIDO DEPTO.
CONSERV. YMANTENIMIENTO
RESPONSABLE JEFE DEL DEPTO. DE CONSERV. YMANTENIMIENTO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 23
V. GLOSARIO DE TERMINOS
ADMINISTRACION.- Es un conjunto sistemático de reglas para lograr la máximaeficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social.
BIENES INMUEBLES.- El que no puede ser traslado de un lugar a otro., dícesecomo el edificio y sus complementos.
BIENES MUEBLES.- El que por sí propio o mediante una fuerza externa esmovible o transportable de un lado a otro., como mobiliario y equipo de oficina ymedico.
CALIDAD.- Una serie de cuestionamiento hacia una mejora continúa.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO.- Trabajos que se realizan para prevenir eldetrimento de la contracción de un bien mueble e inmueble.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO.- Trabajos que se realizan corregir el estadofísico de un bien mueble e inmueble.
ORDEN DE SERVICIO.- Formato
SOLICITUD DE ADQUISICIONES.- Formato
SOLICITUD DE SERVICIO.- Formato
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