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PLIEGO DE CONDICIONES DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 003 DE 2016- TRANSPORTES.

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SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A

REPÚBLICA DE COLOMBIA

CONVOCATORIA PÚBLICA No. 003 DE 2016

OBJETO:

Suministro de transporte multimodal para la recolección y entrega de envíos postales y carga en ciudades sede regional, centros operativos, municipios (urbano y rural) que conforman la regional norte para la red de Servicios Postales Nacionales S.A., garantizando la adecuada prestación del servicio en el territorio nacional en condiciones de cobertura, accesibilidad, calidad y precio. Así mismo los servicios adicionales que se requieran a nivel nacional.

Bogotá D.C, Mayo de 2016


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INTRODUCCIÓN.

Servicios Postales Nacionales S.A. Es una sociedad pública, vinculada al Ministerio de las tecnologías información y comunicaciones, creada como Sociedad Anónima, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, que ejerce sus actividades dentro del ámbito del derecho privado como empresarial mercantil. Su organización, funcionamiento y en general el régimen jurídico de sus actos, contratos, servidores y las relaciones con terceros se sujetarán a las disposiciones establecidas en la Ley 489 de 1998, las normas de derecho privado, en especial las propias de las sociedades previstas en el Código de Comercio y su legislación complementaria. Para efectos legales el régimen aplicable es el de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado. Servicios Postales Nacionales S.A. es el operador postal oficial prestador de servicios de Correo, Giros Postales Nacionales e Internacionales de Colombia. Es la empresa a la cual le ha sido asignada la responsabilidad de garantizar un servicio postal universal de calidad, competitivo y de alcance universal. Ofrece un amplio portafolio de productos y servicios de correo y mensajería expresa mediante la red de mayor cobertura a nivel nacional. Teniendo en cuenta lo anterior y la dinámica del negocio de una empresa como Servicios Postales Nacionales S.A y que es necesario contar con una Red Unificada de Transporte de Servicios Postales Nacionales S.A. que integre a todos los municipios del país, garantizando la prestación de los servicios para la recolección y entrega de envíos postales y carga en el territorio nacional en condiciones de cobertura, accesibilidad, calidad y precio. De igual manera, permite ser más competitivos a través de la prestación de un servicio más seguro, más rápido, y de mayor valor agregado para el cliente. Para lograrlo, se ha dividido geográficamente el territorio nacional en ocho grandes regionales: Norte, Noroccidente, Oriente, Eje Cafetero, Occidente, Sur, Centro A y Centro B y se han definido las rutas en cada una de ellas. Así mismo, se establecieron 35 Centros Operativos para asegurar el adecuado control y ejecución del proceso de la gestión de la operación en las regionales, es decir, la admisión, la clasificación, el despacho, el transporte primario, transporte secundario, la liquidación y la digitalización de los envíos y pruebas de entrega.

Regional Centro Operativo

CENTRO A BOGOTÁ

CENTRO B BOGOTÁ LETICIA MITÚ PUERTO CARREÑO PUERTO INIRIDA SAN ANDRÉS TUNJA YOPAL


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VILLAVICENCIO

EJE CAFETERO ARMENIA MANIZALES PEREIRA

NOROCCIDENTE APARTADÓ MEDELLÍN QUIBDÓ

NORTE BARRANQUILLA CARTAGENA MAGANGUÉ MONTERÍA RIOACHA SANTA MARTA SINCELEJO

OCCIDENTE CALI TULÚA PASTO POPAYÁN PUERTO ASÍS

ORIENTE ARAUCA(CIUDAD CAPITAL) BUCARAMANGA SAN GIL CÚCUTA VALLEDUPAR

SUR FLORENCIA IBAGUÉ NEIVA

Estos Centros Operativos tienen un área de influencia que es cubierta diariamente por vehículos que circulan por las diferentes rutas y trayectos definidos, recolectando y entregando envíos postales en puntos de venta, expendios o directamente al cliente, y a los que se les hace seguimiento a través de sistema satelital. Con el fin de determinar el modelo de transportes, se establecieron los aspectos relevantes que soportan el beneficio de entregar a un tercero especializado el desarrollo de esta actividad. El modelo de transporte conlleva a varios aspectos relevantes que impactan directamente el servicio y por ende el producto, las cuales son:

1. Flexibilidad estratégica: las compañías de transporte deben ser capaces de proveer un servicio

adaptado al cliente, es decir, un servicio personalizado adecuado a su nivel y características de servicio.

2. Variabilizar los costos: los servicios de transporte dependen en gran medida de ciertos factores para

lograr competitividad en costo y precio. Por lo tanto, las compañías que prestan el servicio de transporte

deben prestar una mayor atención para que no se afecten las estructuras de costo y flete, entre los


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factores que se analizan están el grado de competencia intermodal, la estacionalidad de los productos y

si hay o no un estándar de manejo del producto y los sectores del mercado.

3. Economías de escala derivada de la especialización: debido al conocimiento adquirido y al

mejoramiento continuo al realizar el servicio de transporte, el mercado logra desarrollar economías de

escala que permiten optimizar los recursos y de esta forma lograr que las flotas sean más eficientes y

efectivas incrementando los ingresos y administrando los costos directos.

4. Libera recursos financieros inmovilizados: al tercerizar los recursos que se tenían destinados a los

gastos de transporte como mantenimiento, recurso humano y gastos operativos, se pueden destinar al

Core business del negocio.

5. Mejora nivel de servicios: al ser una flota especializada en el servicio de transporte, las pérdidas y

daños del producto se reducen considerablemente, conllevando directamente a una mejora de servicio

frente al cliente y a su vez, la manipulación eficiente del producto hace que la operación sea más ágil y

dinámica. Por otro lado, el contacto directo del transportista con el cliente va a ser especializado y facilita

la operación.

Una vez definida por la Entidad que la opción más favorable para la realización de la actividad de transporte multimodal de envíos entre centros operativos, se determina las siguientes etapas necesarias para su desarrollo y contratación.

1. Etapa de Planeación: Inicialmente se acuerda la necesidad de establecer una metodología técnica que permita establecer de acuerdo a unos criterios específicos los vehículos requeridos y la capacidad de los mismos, teniendo en cuenta el manejo estadístico de transporte, volumen de envíos movilizados, entregados y recolectados, número de clientes, definición de las vías y rutas nacionales y urbanas, clasificación de las rutas y su complejidad, categorización por distancia y tiempo recorrido, así como otras variables cuantitativas y cualitativas; con el fin de fijar el tipo de vehiculó, capacidad requerida, número de vehículos y frecuencia.

2. Etapa de socialización: Con el fin de dar a conocer la metodología elaborada para la determinación de capacidad requerida para el cubrimiento de las necesidades del servicio de transporte multimodal, se realizó una reunión con los profesionales de Transporte Regional y las Jefaturas de Transporte y Distribución donde se explicó la metodología a los asistentes, se les informo el cómo realizar el levantamiento de información estadística para la aplicación, donde se solicitó actualización y levantamiento de rutas, tipos de vehículos y capacidades por vehículo requeridas de acuerdo a los criterios allí señalados.

3. Etapa de Levantamiento de Rutas, vehículos y capacidades: se realizaron equipos de trabajo a nivel

regional, donde de acuerdo a los criterios establecidos en la metodología, se construyó el anexo técnico para el presente proceso de contratación.


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4. Etapa de análisis, evaluación y aprobación de los anexos técnicos del modelo de transporte: Se realizó la contratación del proveedor ALMAVIVA ZONA FRANCA S.A.S. empresa que se ha desempeñado bajo sus criterio de eficiencia, calidad, experiencia idoneidad y amplio cumplimiento en los parámetros técnicos que se requerían para realizar el análisis, evaluación y validación de los anexos técnicos del modelo de transporte que actualmente dispone la operación, logrando así que se diera por una empresa con la debida idoneidad y capacidad un concepto integral de la necesidad que requiere la entidad y que se plasmaran en el presente estudio base de los pliegos de condiciones del proceso de contratación, es así y siguiendo estos parámetro como se definió las rutas y requerimientos de flotas que maximizan su utilización y determinan las características de la operación.

5. Etapa de estudios de mercado: Aplicada la metodología y una vez validado y aprobado los anexos

técnicos por parte de ALMAVIVA, se cuenta con la información de necesidades (anexos técnicos) por Regional, para la determinación de los costos se realizó una remisión de los puntos a tener en cuenta a mínimo 3 proveedores de acuerdo al manual de contratación de la Entidad y la Resolución 060 de 2012, para la realización de la cotización para conocer el valor estimado del mercado del objeto a contratar;

Por su parte, el crecimiento que está experimentando la Compañía y las proyecciones establecidas en el Plan Estratégico 2014-2018, revelan la necesidad de tener transporte exclusivo para atender la creciente demanda, por lo que se hace necesario contar con aliados estratégicos que provean el suministro de transporte de manera efectiva, teniendo en cuenta que la Entidad no cuenta con flota de vehículos propios. En conclusión, la consolidación de esta gran red depende, en buena medida, de la excelencia en el servicio de transporte. Para continuar la estabilidad operativa, técnica y administrativa de las Regionales Norte, Oriente, Eje Cafetero, Occidente, Noroccidente, Sur, Centro A y Centro B , se requiere realizar convocatoria pública de contratación garantizando los principios de imparcialidad, transparencia, selección objetiva e idoneidad con criterios de calidad y eficiencia, situación por la cual, se rige por la materialización de la función administrativa, la gestión fiscal y los principios constitucionales y legales propios de la contratación estatal. De igual forma se hace la salvedad que el presente proceso de contratación se adjudicará de forma parcial discriminado por las regionales anteriormentemente mencionadas (Regionales Norte, Oriente, Eje Cafetero, Occidente, Noroccidente, Sur, Centro A y Centro B), teniendo en cuenta las condiciones geográficas, las capacidades técnicas, operativas, administrativas, económicas, financieras y jurídicas que implica una idónea y correcta ejecución que satisfaga las necesidades del presente proceso, reflejando de esta manera mayor control, seguimiento y amenorizando los posibles riesgos de la contratación, al contar con una pluralidad de proveedores que garantiza una mejor imagen comercial de la empresa y un buen manejo en el core de negocio de la compañía que nos permita tener un cumplimiento optimo con el servicio ante los clientes. De igual forma se hace la salvedad que la necesidad de este proceso estaba contemplada en la convocatoria pública N. 002 de 2016, sin embargo de acuerdo al acta de adjudicación del proceso con fecha 06 de Mayo de 2016, esta Regional se declaró desierta.


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1. INFORMACIÓN GENERAL.

1.1 INVITACIÓN LAS VEEDURÍAS CIUDADANAS En cumplimiento de lo dispuesto en el inciso 3 del artículo 66 de la Ley 80 de 1993, LA ENTIDAD invita a todas las personas y organizaciones interesadas en hacer control social al presente Proceso de Contratación, en cualquiera de sus fases o etapas, a que presenten las recomendaciones que consideren convenientes, intervengan en las audiencias y a que consulten los Documentos del Proceso en el SECOP I. 1.2 ANEXO DECLARACIÓN ORIGEN DE FONDOS EN LA CONTRATACIÓN - COMPROMISO

ANTICORRUPCIÓN.

Los Proponentes deben suscribir la Declaración de Origen de Fondos contenido en el ANEXO 14 con el propósito de que pueda dar cumplimiento a lo señalado al respecto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993), la Circular Externa No. 007 de 1996, expedida por la Superintendencia Financiera y demás normas legales para el control de las actividades de lavado de activos vigentes en Colombia; en particular para cumplir con lo establecido en el artículo 27 de la ley 1121 de 2006 y la Ley 1778 de 2016 “Por la cual se dictan normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción transnacional y se dichas otras disposiciones en materia de lucha contra la corrupción”.

1.3 COSTOS DERIVADOS DE LA PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN. Los costos y gastos en que los interesados incurran con ocasión del estudio de los Documentos del Proceso, la presentación de observaciones, la preparación y presentación de las Ofertas, la presentación de observaciones a las mismas, la asistencia a audiencias públicas y cualquier otro costo o gasto relacionado con la participación en el Proceso de Contratación estará a cargo exclusivo de los interesados y Proponentes.

1.4 COMUNICACIONES. Desde la fecha de apertura de la invitación y hasta la fecha señalada en el cronograma, el interesado podrá presentar observaciones o solicitar aclaraciones a los Pliegos de Condiciones, las cuales serán absueltas de acuerdo con lo establecido en este numeral. Servicios Postales Nacionales S.A., responderá las observaciones y solicitudes de aclaración que reúnan los siguientes requisitos: 1. Haberse enviado a la dirección de correo electrónico [email protected] o mediante documento impreso radicado en la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A. Para cualquiera de estos eventos, será responsabilidad de su remitente, el confirmar su efectivo recibo;


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2. Identificar el proceso de Convocatoria Pública al que se refiere y describir el nombre de la persona que las envía, su dirección física, teléfono, correo electrónico; y 3. Presentarlas hasta el día señalado en el cronograma, fuera de este plazo, se considerarán extemporáneas.

La respuesta a las observaciones y solicitudes de aclaración enviadas por los interesados que cumplan con los requisitos antes señalados, serán publicadas en la página Web de LA ENTIDAD bajo el título “Escrito de Preguntas y Respuestas”. Toda solicitud de aclaración y complementación, así como cualquier recomendación y/o adenda a los Pliegos de Condiciones, se publicará para conocimiento de los interesados en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A., y se entenderán parte integral de aquellos. La consulta y/o su respuesta no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de propuestas. Las aclaraciones dadas por LA ENTIDAD a las preguntas y respuestas son de carácter meramente ilustrativo e informativo. Las solicitudes de aclaración SOLO se podrán realizar desde el momento en que se publican los Pliegos de Condiciones en la página web hasta el día señalado en el cronograma. En caso de no hacerlo, se entenderá que no existen dudas y que por lo tanto acepta totalmente los requisitos y condiciones expresados en este documento.

1.5 IDIOMA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR. La Propuesta, todos los documentos que la integren y la totalidad de la correspondencia remitida dentro del presente Convocatoria Pública, deberán estar redactados en idioma castellano. Los documentos en idioma extranjero deberán venir acompañados de traducción simple al castellano, salvo en los casos en que la ley exija traducción oficial o que se prevea así en el presente Pliego de Condiciones. Todos los documentos públicos otorgados en países no miembros del Convenio de La Haya de 1961 y los privados otorgados en cualquier país extranjero, tendientes a acreditar cualquiera de los requisitos exigidos en el presente Pliego de Condiciones, deberán presentarse consularizados y legalizados en la forma prevista en el Artículo 251 del Código General del Proceso y el Artículo 480 del Código de Comercio. En el evento de documentos públicos, expedidos por autoridades de países miembros del Convenio de La Haya de 1961, se requerirá únicamente la Apostilla. En todo caso, deberá atenderse igualmente el contenido de la Resolución 4300 del 24 de Julio de 2012 del Ministerio de Relaciones Exteriores. Si la apostilla está dada en idioma distinto al castellano, deberá presentarse acompañada de una traducción oficial a dicho idioma y la firma del traductor legalizada de conformidad con las normas vigentes. En consecuencia, el Proponente deberá presentar todos los documentos dándole cumplimiento a las condiciones anteriormente expuestas.


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1.6 INTERPRETACIÓN DEL PLIEGO. El presente Pliego de Condiciones debe ser interpretado en su conjunto, de manera que sus disposiciones no sean entendidas en forma aislada ni contrariando su sentido general, por lo tanto, se entienden integrados a él los Anexos que lo acompañan así como las Adendas que se expidan durante la presente Convocatoria Pública para su correcta interpretación. 1.7 ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES.

La presentación de la propuesta, comporta para cada uno de los oferentes la aceptación de las condiciones y requisitos consignados en los Pliegos de Condiciones, en las adendas que se profieran, de la información contenida en los escritos que se surtan entre LA ENTIDAD y los oferentes partícipes en desarrollo del presente proceso de selección, y de los términos y condiciones que se estipulen en el contrato que llegare a suscribirse, en caso de adjudicación. Así mismo, implica para el proponente el conocimiento de la Legislación Colombiana, el régimen jurídico aplicable a las actividades y servicios objeto del presente proceso de selección; por lo tanto, la decisión de presentar o no propuesta, es exclusiva de los interesados, derivada de su propio análisis, investigación, examen e inspección correspondiente. En consecuencia, el proponente será responsable de los datos, informes, documentos y resultados que se suministren durante el proceso de selección así como de aquellos entregados durante la ejecución del contrato, que llegare a suscribirse. El sólo hecho de la presentación de la propuesta, no obliga en forma alguna a Servicios Postales Nacionales S.A., a aceptarla, ni confiere ningún derecho para celebrar contrato con quienes efectivamente las presenten. 1.8 EXCLUSIÓN DE RESPONSABILIDADES POR LA INFORMACIÓN. Los proponentes serán responsables por el manejo de la información que reciban de la Entidad Contratante y deberán respetar, con arreglo a la Constitución Política de Colombia y a la ley, los derechos de autor. El incumplimiento de lo anterior acarreará las sanciones contempladas en la ley. Así mismo, los proponentes serán responsables por la información que suministren a la entidad durante cualquier etapa del proceso. El Comité de Contratación se reserva el derecho de verificar la información presentada por los Proponentes, así como de analizar la documentación que en cada caso se presente como sustento de las Propuestas. 1.9 INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Si en los documentos presentados, se incorpora información confidencial o privada de acuerdo con la ley colombiana, se indicará claramente tal circunstancia en la Carta de Presentación de la Propuesta (Anexo No.13) y en el documento considerado confidencial. En caso de calificar una información como confidencial, el proponente señalará cuál es la norma legal que soporta tal calificación.


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LA ENTIDAD se reserva el derecho a revelar dicha información a sus funcionarios y asesores, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en los Pliegos de Condiciones y ante solicitud de autoridad competente. No obstante la Entidad, sus funcionarios y asesores están obligados a mantener la confidencialidad de dicha información. 1.10 CUMPLIMIENTO DEL RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES El oferente no podrá estar incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad constitucional o legal para contratar, de conformidad con lo contemplado en la Constitución Política, en la Ley, Decretos reglamentarios y las demás normas complementarias y concordantes. Con la entrega de la propuesta y la suscripción de la carta de presentación de la misma, se entiende que el proponente manifiesta bajo la gravedad del juramento, que no se encuentra incurso dentro de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Ley.

1.11. DEFINICIONES 1. Acto de Apertura: Es el acto administrativo mediante el cual se inicia la convocatoria pública para la

adjudicación del Contrato.

2. Adenda: Son los documentos que pueden expedirse con posterioridad a la publicación del Pliego de Condiciones y que tienen por finalidad modificar, aclarar o precisar los términos del mismo.

3. Adjudicación: Es la decisión final de LA ENTIDAD, expedida por medio de un acto administrativo, que determina el adjudicatario del presente Proceso de Contratación.

4. Adjudicatario o Contratista: El Proponente que resulte favorecido con la adjudicación de la presente Convocatoria Pública, quien se hará titular del derecho y de la obligación de suscribir el respectivo contrato.

5. Anexo: Es el documento que hace parte integral del presente Pliego de Condiciones y que contiene información relevante y necesaria para la presentación de la Propuesta y/o la suscripción del Contrato.

6. La Entidad: Se entiende dentro del presente proceso de contratación por ENTIDAD a Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72.

7. Requisitos Técnicos Habilitante: Corresponde a los requisitos habilitantes exigidos en materia Técnico para que el Proponente se considere hábil.

8. Requisitos Financieros Habilitante: Corresponde a los requisitos habilitantes exigidos en materia financiera para que el Proponente se considere hábil.

9. Requisitos Jurídicos Habilitante: Corresponde a los requisitos habilitantes exigidos en materia jurídica para que el Proponente se considere hábil.

10. Carta de Presentación de la Propuesta: Es el modelo de comunicación que figura como Anexo 1 del Pliego de Condiciones y que cada Oferente deberá diligenciar e incluir en la Oferta. La Carta de Presentación de la Oferta deberá ir suscrita por el representante legal de cada uno de los miembros del Oferente y por el representante único del Oferente tratándose de Estructuras Plurales.


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11. Centro Operacional: Ag a las unidades de procesamiento, almacenamiento de paquetería internacional, admisión corporativa, centro operativo de exportación, unidades de recibo, despacho y de rezagos, recibe los envíos de los puntos de venta y crédito, para su respectivo procesamiento, encaminamiento y despacho.

12. Expendios: Contratista, persona natural o jurídica que cuenta con una infraestructura operativa que le permite prestar de manera independiente, con libertad y autonomía, el servicio público de correo, basado en un contrato de prestación de servicios mediante el cual se garantiza la admisión y clasificación del correo prioritario y no prioritario, certificado y encomienda a cualquier lugar del territorio nacional, e internacional, atendiendo las especificaciones estipuladas por la normatividad vigente, desarrollando además una gestión de comercialización de la venta de los servicios postales del SPU.

13. Aliados Comerciales: Persona Jurídica y/o Natural que a nombre de Servicios Postales Nacionales S.A comercializa los servicios ofrecidos al público.

14. Suministro de Transporte Primario o Fijo: Es el transporte con frecuencia estipulado para atender la recolección y entrega de envíos postales, desde y hasta los municipios con cubrimiento hasta 8 KM a la redonda, centros operacionales, expendios, aliados comerciales y ciudad sede regional.

15. Suministro de transporte secundario o variable: corresponde a la entrega a destinatario final de los envíos postales en los municipios asociados a la regional.

16. Suministro de transporte adicional: Es el transporte adicional que sea requerido en fechas especiales por razones de oferta y demanda de LA ENTIDAD.

17. Transporte Aforado: Entendiéndose como la consolidación de carga en vehículos terrestres, acuáticos o aéreos con un tercero, bien sea por difícil acceso o por costos

18. Servicios Adicionales Ofrecidos por el Proponente: Entendiéndose como los servicios adicionales de rutas, vehículos y capacidad ofrecido por el proponente que no generará costos adicionales a LA ENTIDAD.

19. Puntos de Acopio: Entendiéndose este como el lugar destinado para realizar operaciones de liquidación y digitalización.

20. Operación de Liquidación: Entiéndase como la actividad de dejar trazabilidad del resultado de la gestión en el sistema que tiene para tal fin la entidad.

21. Operación de Digitalización: Entiéndase como la actividad de escanear las pruebas de entrega y validar el registro de la misma en el sistema postal

22. Plan Estratégico De Seguridad Vial: Es el documento que contiene las labores, dispositivos, preparación y acciones en la cual estén encomendadas a alcanzar la seguridad vial como algo necesario del ser humano, y así disminuir los accidentes de tránsito.

23. Licencia de Carga: Autorización de la autoridad competente que faculte la movilización de cosas de un lugar a otro.

24. Consorcios y Uniones Temporales: Tendrán el significado dado en el artículo 7 de la ley 80 de 1993.

25. Día o Día Calendario: Es cualquier día de la semana de lunes a domingo ambos inclusive.

26. Día Hábil: Es cualquier día de la semana de lunes a viernes sin incluir los días festivos en la

República de Colombia.

27. Experiencia Habilitante: Es el requisito habilitante que deberán acreditar los Proponentes para que su propuesta pueda ser evaluada o calificada en relación con la Experiencia descrita en el presente Pliego de Condiciones.


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28. Fecha de Cierre o Cierre: Es la fecha y hora señaladas en el cronograma del presente proceso, que será la fecha máxima y límite perentorio para la presentación de las Ofertas. Vencida la hora y día señalados LA ENTIDAD no recibirá Ofertas.

29. Garantía de Seriedad de la Oferta: Es la garantía que deberá tomar el Oferente a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A que tiene como finalidad garantizar la seriedad de la Oferta presentada.

30. Pliego de Condiciones o Pliego: Es el documento que reúne el conjunto de normas que rigen el presente proceso, en los que se señalan las condiciones objetivas, plazos y procedimientos dentro de los cuales los Proponentes deben formular su Oferta para participar.

31. Proponente u Oferente: Es la persona natural o jurídica o el grupo de personas jurídicas y/o naturales, nacionales o extranjeras, asociadas entre sí mediante las figuras de consorcio o unión temporal que presenta una Oferta para participar en el Concurso de Méritos.

32. Propuesta u oferta: Se entiende por tal, la oferta de negocio jurídico, técnico y económica presentada por un Proponente en marco del proceso de conformidad con los términos y condiciones señalados en los pliegos de condiciones.

1.12 JURÍDICO LEGAL Además de las reglas previstas en los presentes Pliegos de Condiciones, el Proceso de Convocatoria Pública y el contrato que surja con ocasión del mismo, se regirán por la Constitución Política, la Resolución 060 del 14 de diciembre de 2012 “Por la cual se reglamentan los procesos de Selección y Contratación de Servicios Postales Nacionales S.A.” y al Acuerdo 003 del 26 de enero del 2012 “Por el cual se adopta el Manual de Contratación de Servicios Postales Nacionales S.A.”, así como por las demás disposiciones civiles y comerciales que regulen la materia o resulten pertinentes y aplicables de acuerdo con las leyes colombianas. 1.13 INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS PROPONENTES Los proponentes deberán examinar cuidadosamente la presente invitación, con el fin que su propuesta se ajuste en su totalidad a la misma, se debe tener en cuenta que las reglas contenidas en ella son de obligatorio cumplimiento y forman parte del respectivo contrato en el caso de su adjudicación. Los presentes Pliegos de Condiciones, estarán a disposición de los interesados en participar en éste proceso a partir del día señalado en el cronograma, en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A. www.4-72.com.co. En el presente proceso podrán participar personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras individualmente, en consorcio, en unión temporal, que hayan adquirido y retirado la presente convocatoria pública las cuales deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones para participar: 1. Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben allegar

con las propuestas, y verificar que contengan la información completa para acreditar el cumplimiento de los requisitos exigidos en la Ley y en los presentes Pliegos de Condiciones.


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2. Examinar que las fechas de expedición de los documentos se encuentren dentro de los plazos exigidos en los Pliegos de Condiciones.

3. Suministrar toda la información requerida en los Pliegos de Condiciones. 4. Diligenciar totalmente los anexos y formatos contenidos en este documento. 5. NO FORMULAR ningún tipo de consulta en forma personal y evitar el contacto con los funcionarios o

asesores externos de LA ENTIDAD que participen en el trámite, en aras de garantizar la transparencia del proceso y preservar la igualdad y calidad de la información que todos deben obtener en forma simultánea. Con este propósito se solicita a todos los interesados abstenerse de formular consultas telefónicas o personales.

6. El oferente deberá certificar que oferta de manera integral todos y cada uno de los requisitos exigidos por el comité técnico, económico y jurídico.

7. Mantener vigentes las pólizas que amparen el cumplimiento y calidad del objeto del contrato. 8. Suministrar costo de la propuesta en pesos colombianos. 9. Firmar acuerdo de confidencialidad que la entidad le suministrará. 10. Presentar la propuesta debidamente suscrita por el proponente: Persona Natural, el representante legal

(Persona Jurídica), persona designada para representarlo (Consorcio o Unión Temporal) o apoderado, según el caso, en el sitio y dentro del plazo fijado.

11. En el evento de participación conjunta, el consorcio o la unión temporal debe estar constituido de acuerdo con lo establecido en el Artículo 7° de la Ley 80 de 1993.

12. Si la propuesta es presentada a través de Consorcio o Unión Temporal: Los consorciados o unidos temporalmente deberán indicar si su participación es a título de consorcio o unión temporal y en éste último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de Servicios Postales Nacionales S.A. Dentro del documento de conformación del consorcio o la unión temporal deberá ser manifestado por los integrantes, su intención de ofertar y contratar dentro de la presente Convocatoria. Los consorciados o unidos temporalmente deberán designar a uno de ellos dentro del documento de su constitución para que represente el consorcio o unión temporal ante Servicios Postales Nacionales S.A para todos los efectos contractuales y anexarlos a sus propuestas. En todo caso se deberán cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993. Igualmente se aclara a las uniones temporales que para manifestar su autorización para ofertar o contratar deben presentar los siguientes documentos según el caso: Si la unión temporal es solo para ofertar en la presente Convocatoria, el solo documento de

constitución se acepta. Si el documento de constitución no dice nada al respecto, se debe adjuntar documento adicional en

la que los representantes legales de los unidos temporalmente o consorciados hagan la manifestación de querer ofertar en la presente Convocatoria.


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Es necesario que se adjunte fotocopia legible del NIT de cada uno de los consorciados unidos temporalmente, así como los certificados de existencia y representación de cada uno de los partícipes.

En el caso de Uniones Temporales y/o Consorcios deberán registrarse ante la DIAN en el caso de ser adjudicado. 13. La información suministrada aquí, no eximirá al contratista de la responsabilidad de verificar mediante

investigaciones independientes, aquellas condiciones susceptibles de afectar el costo y la realización de la misma.

1.14 CRONOGRAMA DEL PROCESO.

CRONOGRAMA CONVOCATORIA PÙBLICA No. 003 DE 2016 TRANSPORTES

LUGAR DE LA ACTIVIDAD

ACTIVIDAD FECHA

AVISO DE PRENSA Y PAGINA WEB 25 de Mayo 2016 Diario de amplia circulación

PUBLICACION DE PLIEGOS DE CONDICIONES Y ANEXOS

25 de Mayo 2016 www.4-72.com.co

APERTURA DE LA CONVOCATORIA 03 de Junio de 2016 www.4-72.com.co

FECHA LÍMITE PARA PRESENTAR OBSERVACIONES

Hasta las 10.00 am del día 08 de Junio de 2016

AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE

PLIEGOS

08 de Junio de 2016 a las 10:30

a.m..

Diagonal 25G No.95 A – 55 -Sala Correo de Indias

PUBLICACIÓN DEL ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS

13 de Junio de 2016

www.4-72.com.co

CIERRE DE LA CONVOCATORIA (PLAZO PARA PRESENTAR

PROPUESTAS)

Hasta las 10:00 a.m del día 17 de Junio de 2016

Diagonal 25G No.95 A – 55-Despachos secretaría general

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS Del 20 al 22 de Junio de 2016 Diagonal 25G No.95 A – 55.

PLAZO PARA SUBSANAR Hasta las 03:00 p.m del 23 de Junio

2016.

Diagonal 25G No.95 A – 55. Oficina de correspondencia y/o

email [email protected]

PUBLICACION Y TRASLADO EVALUACIÓN PROPUESTAS

Del 24 al 28 de Junio de 2016

www.4-72.com.co

AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN 01 de Julio de 2016 a las 10:00 a.m Diagonal 25G No.95 A – 55 -

Sala Correo de Indias


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1.15 LUGAR Y FECHA DE APERTURA DEL PROCESO.

La Convocatoria Pública se declarará abierta a partir del día señalado en el cronograma, en la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., ubicada Diagonal 25 G No. 95 A – 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C.

1.16 CONSULTA Y ADQUISICIÓN DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES.

Los Pliegos de Condiciones, sus anexos, posibles adendas, documentos aclaratorios y demás actuaciones relacionadas con el trámite de la presente Convocatoria Pública, estarán publicados para su consulta en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A., en la dirección de red de Internet: www.4-72.com.co, a partir del día señalado en el cronograma. Quien aspire a participar en la presente Convocatoria Pública, podrá retirar los Pliegos de Condiciones en forma física (impresa) o descargarlos de la página Web, desde la fecha de apertura y hasta el cierre del presente proceso, en la Secretaría General de la Entidad, ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A – 55, Piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C. Cuando se presenten consorcios o Uniones Temporales, los Pliegos de Condiciones podrán ser retirados por cualquiera de sus integrantes.

1.17 AUDIENCIA DE ACLARACIONES. LA ENTIDAD, con el fin de precisar el contenido, alcance de los Pliegos de Condiciones y para conocimiento de las observaciones a los mismos por parte de los interesados, llevará a cabo una audiencia de aclaración el día señalado en el cronograma, la cual se llevará a cabo en las instalaciones de LA ENTIDAD ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A – 55 de la ciudad de Bogotá D.C. La asistencia a ésta audiencia no será obligatoria, pero se presumirá conocido y aceptado lo que allí se discuta. A esta audiencia podrá asistir cualquier interesado. 1.19 CIERRE DEL PROCESO DE CONVOCATORIA PÚBLICA. La presente Convocatoria Pública se cerrará en la fecha y hora prevista en el cronograma, en las instalaciones de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ubicadas en la Diagonal 25 G No. 95 A 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C. La propuesta se deberá radicar en la oficina de correspondencia de LA ENTIDAD hasta la hora prevista en el presente numeral. La hora válida será en todo caso la que indique el reloj de la máquina radicadora. Cumplida la fecha y hora de cierre, se dará apertura a los sobres originales de las propuestas que formal y oportunamente hayan sido presentadas, y se levantará el acta de cierre consignando la relación sucinta de las mismas (número de propuestas, nombre o razón social de los proponentes, número de folios, y de copias,


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valor de la propuesta y garantía de seriedad de la oferta), que será suscrita por los asistentes al proceso de cierre y se publicará en la página Web de la Entidad. Se recomienda a los oferentes llegar con la debida antelación para radicar su propuesta en LA ENTIDAD. Las propuestas presentadas después de la fecha y hora estipuladas, o en lugar diferente al señalado se considerarán extemporáneas, no se aceptarán y se rechazarán dejando constancia del hecho en el acta. Servicios Postales Nacionales S.A., no asumirá ninguna responsabilidad, respecto a cualquier propuesta que haya sido incorrectamente entregada. 1.20 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES. La verificación y evaluación preliminar de las propuestas formalmente presentadas, se efectuará dentro del plazo estipulado en el cronograma, de conformidad con los criterios y factores contemplados en los Pliegos de Condiciones. Dentro de este término, Servicios Postales Nacionales S.A., podrá solicitar aclaraciones sobre algunos puntos de las propuestas, sin que por ello el proponente pueda adicionar, mejorar o modificar su oferta. En tal evento, LA ENTIDAD podrá prorrogar el plazo de evaluación con el fin de garantizar la selección objetiva y el cumplimiento de los principios generales de transparencia y buena fe contractual. En todo caso, la ausencia de requisitos o la falta de documentos de la propuesta o del proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados en cualquier momento, hasta la adjudicación, a menos que en la Ley o en los presentes Pliegos de Condiciones se mencione expresamente que su no presentación no tiene el carácter de SUBSANABLE y generará el rechazo de la propuesta. 1.21 PUBLICACIÓN DE LOS INFORMES DE EVALUACIÓN Y RECIBO DE OBSERVACIONES. En el plazo señalado en el cronograma, se pondrán a disposición de los proponentes los informes preliminares de evaluación de las mismas los cuales serán publicados en la página Web de LA ENTIDAD, y permanecerán a disposición de los interesados en la Secretaría General durante tres (3) días hábiles, con el fin de que los proponentes que lo estimen pertinente y dentro del mencionado plazo, formulen sus observaciones. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Las observaciones formuladas por los proponentes a los informes preliminares de evaluación, y recibidas oportunamente, serán resueltas en el acta de adjudicación.


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1.22 RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES. Servicios Postales Nacionales S.A., dará respuesta a las observaciones formuladas por los proponentes a los informes de evaluación en el acto de adjudicación o por las vías que se solicitó la misma en los días anteriores a la adjudicación. 1.23 TERMINACIÓN DEL PROCESO. En caso que no se presenten ofertas o que ninguna de las ofertas cumpla con los requisitos establecidos en los presentes Pliegos de Condiciones, se declarará desierto el proceso expresando las razones que condujeron a esta decisión. 1.24 CAUSALES DE RECHAZO.

1. Cuando LA ENTIDAD compruebe falta de veracidad en la documentación presentada o en la información entregada en los anexos técnicos para esta convocatoria.

2. Cuando el proponente ya sea único o como miembro de unión temporal tenga suscrito contratos vigente de la misma naturaleza con LA ENTIDAD.

3. Cuando el proponente presente más de una propuesta para este mismo proceso, como representante de persona jurídica o como persona natural o integrante de consorcio o unión temporal o presente propuestas alternativas o parciales.

4. Cuando no se presente la Propuesta Económica, o la misma no se ajuste a lo establecido en el presente Pliego de Condiciones.

5. El proponente deberá aportar el Registro Único de Proponentes RUP, vigente y en firme al cierre del presente proceso, la información financiera registrada no podrá ser inferior a diciembre 31 de 2015.

6. Cuando no allegue la información solicitada por la entidad, con el fin de aclarar su propuesta en el tiempo que se fije para ello, o hacerlo en forma incompleta o extemporánea, sobre documentos objeto de evaluación y calificación o que sean requisito de participación o verificación por parte de la entidad.

7. Cuando le sobrevengan al oferente o uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal, circunstancias que impidan legalmente adjudicarle el contrato.

8. Cuando en los procesos de selección, el proponente incluya dentro de su oferta o propuesta, varios valores o precios dentro de la misma propuesta, u omita la presentación o distinción del valor de la propuesta ofrecida; tornando la misma ambigua.

9. Cuando la propuesta sea evaluada con NO CUMPLE en el factor jurídico, financiero, económico o de requisitos técnicos mínimos.

10. Cuando no se suscriba la carta de Presentación de la propuesta por el representante legal del proponente o el apoderado, la no presentación de la misma y cuando aquel no se encuentre debidamente autorizado por los Estatutos Sociales o el documento de constitución de consorcio o unión temporal para presentar la propuesta.

11. Cuando no se presente el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, o la omisión de las firmas de los Representantes Legales de cada uno de sus miembros.


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12. Cuando el objeto social del proponente o la actividad mercantil del comerciante no tenga relación directa con el objeto de la presente Convocatoria Pública.

13. Cuando el proponente haya entregado extemporáneamente la propuesta o en un lugar diferente al indicado en los presentes Pliegos de Condiciones.

14. Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan con todas las calidades y condiciones de participación indicadas en estos Pliegos de Condiciones.

15. Que el proponente, sea persona natural o jurídica, o alguno de los miembros del consorcio o unión temporal, se encuentre incurso en alguna inhabilidad o incompatibilidad fijada por la Constitución y la Ley.

16. Cuando el oferente no subsane correctamente dentro del plazo establecido por la Entidad. 17. Cuando la autoridad competente según su jurisdicción y naturaleza compruebe confabulación entre

los proponentes que altere el principio de selección objetiva. 18. Las demás contempladas en la Constitución Política, en las Leyes y en los presentes Pliegos de

condiciones.

1.25 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Las propuestas serán entregadas en original y DOS (2) copias, adicionalmente una copia en medio magnético (Formato Excel), elaboradas en computador, en idioma español y su contenido debidamente foliado en orden consecutivo ascendente, sin incluir hojas en blanco, con índice punto por punto de acuerdo al orden establecido en los Pliegos de Condiciones, anexando en cada ejemplar todos los documentos y requisitos exigidos, en sobres cerrados, sellados y rotulados de la siguiente forma: Cada propuesta deberá llevar un índice de su contenido donde relacione en forma clara los documentos de la misma, debidamente organizado. Si se advirtiere diferencia entre el original de una propuesta y sus copias, prevalecerá la información consignada en el original. De igual manera, se exige total concordancia entre la propuesta presentada y sus anexos. Toda tachadura o enmendadura, deberá estar aclarada o convalidada con la firma al pie de la misma, de quien suscribe la carta de presentación de la propuesta.

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. – CONVOCATORIA PÚBLICA No. 003 DE 2016

OBJETO DEL PROCESO DE CONTRATACÍON. Nombre o Razón Social del proponente: Indicar en cada sobre si contiene ORIGINAL _______ CD_______ PRIMERA COPIA ______ SEGUNDA COPIA ______ Dirección: Teléfono – Fax: Correo electrónico:


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En todo caso LA ENTIDAD podrá verificar la respectiva verificación aritmética de los valores presentados en la Propuesta Económica. 1.26 OBJETO. Suministro de transporte multimodal para la recolección y entrega de envíos postales y carga en ciudades sede regional, centros operativos, municipios (urbano y rural) que conforman la regional norte para la red de Servicios Postales Nacionales S.A., garantizando la adecuada prestación del servicio en el territorio nacional en condiciones de cobertura, accesibilidad, calidad y precio. Así mismo los servicios adicionales que se requieran a nivel nacional. 1.27 PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto oficial aprobado para este proceso es de Diez Mil Novecientos Sesenta y Dos Millones Setecientos Sesenta Mil Doscientos Ochenta y Nueve Pesos Mcte. ($10.962.760.289), amparado con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal N. 2188 de Mayo de 2016 y Certificado de Vigencias futuras expedido por el Jefe Nacional de Presupuesto de LA ENTIDAD.

REGIONAL TRANSPORTE

PRIMARIO

TRANSPORTE SECUNDARIO

(BOLSA)

TRANSPORTE ADICIONAL

(BOLSA)

PRESUPUESTO OFICIAL

REGIONAL

NORTE $ 7.414.200.000 $ 1.390.500.000 $ 2.158.060.289 $ 10.962.760.289

1.28 VALOR DEL CONTRATO El valor del contrato a suscribir está compuesto por una suma fija y otra variable:

a) El valor fijo, corresponde al valor establecido por la línea de conducción.

b) El valor variable estará sujeto al efectivo suministro del transporte secundario y adicional. 1.29 PLAZO. El plazo de ejecución del contrato será de DIECIOCHO (18) MESES, y/o agotamiento de los recursos, lo que primero ocurra, contados a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución, previa expedición y aprobación de la póliza respectiva y acta de inicio correspondiente.


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1.30 FORMA DE PAGO. Servicios Postales Nacionales S.A. pagará al contratista el valor total del contrato, en mensualidades vencidas, según los suministros y servicios prestados dentro del mes inmediatamente anterior, previa entrega de los siguientes documentos:

1. La factura 2. informe de ejecución 3. Cumplidos de órdenes de servicio firmados por el funcionario de la entidad que recibió el servicio o

coordinador 4. Certificación de prestación del servicio a satisfacción expedida por el supervisor del Contrato 5. Comprobante o constancia de transferencia bancaria en donde conste los pagos de salarios

realizados a la cuenta de nómina de cada uno de los trabajadores y certificación del pago al Sistema Integral de Seguridad Social y Parafiscales expedida por el representante legal y contador público (de quien se deberá anexar copia de la cédula de ciudadanía y tarjeta profesional) o revisor fiscal (según sea el caso).

Sin perjuicio de lo anterior, el supervisor podrá: 1. Verificar que hayan sido cancelados oportunamente los salarios correspondientes para el periodo facturado, recargos por trabajo suplementario de acuerdo a las planillas de turnos y prestaciones sociales en los meses que corresponda a todas y cada una de las personas con que tenga vínculo laboral, en cumplimiento del objeto contractual. Esta verificación se realizará con base en la certificación expedida por revisor fiscal o contador público (de quien se deberá anexar copia de la cédula de ciudadanía y tarjeta profesional) y el representante legal de la entidad contratista que figure en el certificado de cámara y Comercio. 2. Verificar que hayan sido cumplidas oportunamente las obligaciones que por ministerio de la ley, corresponden al empleador como aportes de naturaleza parafiscal y prestacional con destino al Sistema General de Seguridad Social de todas y cada una de las personas con que tenga vínculo laboral. Esta verificación se realizará con base en la certificación expedida por revisor fiscal o contador público (de quien se deberá anexar copia de la cédula de ciudadanía y tarjeta profesional) y el representante legal de la entidad contratista que figure en el certificado de cámara y Comercio. El contratista deberá anexar con la factura, el certificado de pago de aportes al sistema de seguridades sociales y parafiscales, de lo contrario no se tramitará la respectiva factura. El contratista deberá acreditar previo a cada pago, que respecto de sus obligaciones en materia laboral frente al personal utilizado para la ejecución del contrato, se encuentra al día a la fecha de presentación de la factura. El contratista estará en la obligación de entregar al interventor o supervisor del contrato, el original y una copia de las facturas correspondientes a los productos y servicios prestados; junto con el paz y salvo de aportes a la seguridad social y parafiscales. Los pagos por parte de Servicios Postales Nacionales S.A. al contratista se harán mediante transferencia bancaría, realizando consignaciones en las cuentas que posea el contratista en una entidad financiera, de


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acuerdo a la información suministrada por el mismo, en el momento de la suscripción del contrato y estarán sujetos a los recursos disponibles en Tesorería. LA ENTIDAD cancelará al CONTRATISTA el valor del presente contrato por el suministro de transporte efectivamente prestado en mensualidades vencidas, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la correcta presentación de la factura y/o documento equivalente adjuntando los siguientes documentos: a) constancia suscrita por el supervisor del contrato, en la que se señale que EL CONTRATISTA cumplió a satisfacción con las obligaciones pactadas. b) Certificación de pago de las contribuciones al sistema integral de seguridad social por parte de EL CONTRATISTA y los aportes parafiscales a que haya lugar de los empleados a su cargo, de acuerdo con lo señalado en la ley 789 de 2002. Si la factura y/o documento equivalente no han sido correctamente elaboradas, el término para el pago solo empezara a contarse desde la fecha en que se presente en debida forma. Las demoras que se presenten por estos conceptos, serán responsabilidad de EL CONTRATISTA, y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. c) LA ENTIDAD pagará por prueba de entrega debidamente liquidada y digitalizada que deberá ser acreditada por EL CONTRATISTA. Si la factura y/o documento equivalente no ha sido correctamente elaborada, el término para el pago solo empezará a contarse desde la fecha en que se presente en debida forma. Las demoras que se generen por estos conceptos, serán responsabilidad de EL CONTRATISTA, y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. d) EL CONTRATISTA deberá entregar cada mes las planillas de pago a la seguridad social (EPS, ARP, Pensiones), a que corresponda.

2. REQUISITOS HABILITANTES

FACTOR DE SELECCIÓN EVALUACIÓN

Factor Jurídico Habilitante

Factor Financiero Habilitante

Factor Técnico Habilitante

El proponente deberá cumplir con la totalidad de especificaciones técnicas que se detallan a continuación en cada uno de los numerales del presente capítulo: 2.1 CONDICIONES TÉCNICAS

A continuación se relacionan los centros operativos en los cuales se desarrolla la operación de la Regional Norte:

Regional Centro Operativo

NORTE

BARRANQUILLA

CARTAGENA

MAGANGUÉ

MONTERÍA

RIOACHA

SANTA MARTA

SINCELEJO


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2.2 FORMATO DE RUTAS FIJAS.

En el formato Anexo técnico N. 1 – Formato rutas fijas se hará la descripción específica de cada ruta, trayecto, municipios, tipo de transporte, capacidad, frecuencia y cantidad. El contratista hará entrega al destinario final del envío postal, posterior al mismo liquidará Servicios Postales Nacionales S.A. requiere el suministro de transporte fijo, transporte variable y transporte adicional.

2.3 SUMINISTRO DE TRANSPORTE FIJO.

Es el transporte primario con frecuencia estipulada para atender la recolección y entrega de envíos postales, desde y hasta los municipios con cubrimiento hasta 8 KM a la redonda, centros operacionales, expendios, aliados comerciales y ciudad sede regional según el Anexo Técnico N. 1 – Formato rutas fijas. Las recolecciones y entregas se harán directamente a los clientes, puntos de venta, ciudad sede regional, expendios, aliados comerciales, centros operativos según estipulación de la entidad por medios de sus colaboradores las cuales pueden ser programadas por el entidad o a petición de la misma. Los vehículos deben ser modelo 2013 en adelante, de servicio público (placas blancas), tipo furgón, de uso EXCLUSIVO para el servicio de 4-72 y, con excepción de las motocicletas, propios, arrendados o por medio de leasing requeridos de la regional a la cual se presente, para la cual deberá allegar junto con su propuesta copia de la tarjeta de propiedad del vehículo y motocicleta relacionado y de ser arrendamiento o leasing copia del contrato por medio del cual se dispone de los mismos suscrito con el propietario y el oferente. Los vehículos utilizados en el transporte urbano y aeropuerto deberán contar con un conductor y auxiliar. Para el transporte regional sólo se requerirá conductor. En ningún caso puede llevar personal ajeno a la operación. Las motocicletas deberán contar con un conductor, quien en ningún caso deberá llevar acompañante. Cuando sea necesario utilizar transporte aforado, de acuerdo al Anexo técnico N. 1 – Formato rutas fijas, es decir que el proveedor pueda consolidar carga en vehículos terrestres, acuáticos o aéreos con un tercero, bien sea por difícil acceso o por costos, este será permitido siempre y cuando esté aprobado por escrito por el Supervisor del contrato y/o Jefe Nacional de Transporte y Movilización. Para estos casos no se requiere de imagen corporativa. Los vehículos empleados para la ejecución del contrato y descritos en el Anexo técnico N. 1 – Formato rutas fijas exceptuando motocicletas y aforados deberán llevar la imagen corporativa de Servicios Postales Nacionales S.A., en todo caso la imagen corporativa deberá ser colocada en la totalidad de los vehículos fijos a cargo del contratista sin que ello implique costo adicional para Servicios Postales Nacionales S.A. En el caso que LA ENTIDAD por razones de implementar nuevos negocios comerciales, tales como pagos contra entrega se informara al proveedor las condiciones técnicas, financieras y jurídicas que permitan


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garantizar la correcta ejecución. Es de aclarar que para este evento, LA ENTIDAD establecerá el procedimiento para satisfacer finalidad. Todos los vehículos deben estar en perfectas condiciones mecánicas y eléctricas y de aseo, tanto en su parte interior como exterior, para garantizar que el servicio no se interrumpa y que exista seguridad. El Contratista deberá presentar dentro de los treinta días siguientes al inicio de la ejecución un cronograma de mantenimiento preventivo por cada uno de los vehículos que se requieren de acuerdo a la regional a la cual se presenta el proponente. Todos los vehículos deberán contar con pito de reversa y kit de derrames. El contratista será responsable de instruir trimestralmente a los conductores y auxiliares sobre aspectos normativos y demás que el contrato exija. Así mismo, se les debe instruir sobre el cuidado que debe tener en las vías, para evitar accidentes, es decir cumpliendo con lo señalado por las normas de tránsito. De igual forma temas específicos de buenas prácticas de manipulación, cambio de custodia, cargue y descargue, seguridad de los envíos, prevención y consumos de sustancia psicoactivas entre otros. Se debe presentar plan de capacitación de Seguridad Vial y soportes respectivos dentro de los treinta días siguientes al inicio de la ejecución. El contratista deberá contar con presupuesto disponible para suplir las capacitaciones solicitadas por Servicios Postales Nacionales S.A. Los supervisores de los contratos verificaran que las capacitaciones se hayan desarrollado, para lo cual el contratista una vez dictada las mismas deberá allegar los respectivos soportes con planillas de asistencias. EL proponente deberá diligenciar en su totalidad el Anexo Técnico N. 1 – Formato rutas fijas. El proponente deberá allegar una carta de compromiso firmada por el conductor de cada una de las rutas fijas, cuando las rutas sean urbanas deberá anexarse la carta de compromiso de los auxiliares. Dichas cartas de compromiso deberán indicar el nombre, número de cedula y datos de contacto.

2.4 MODIFICACION DE RUTAS FIJAS.

El Anexo Técnico N. 1 – Formato rutas fijas es planificado por cada una de las Regionales (Gerente y Profesional de Transporte) y a nivel central por la Jefatura Nacional de Transporte a través de una metodología establecida basada en variables cualitativas y cuantitativas, posteriormente es avalado por la Dirección Nacional de Gestión Logística, Vicepresidencia de Operaciones y Consultoría Externa experta en Logística contratada para tal fin. Es de aclarar que aunque se tuvieron en cuenta dichas variables la operación es dinámica dado por la demanda y la oferta del mercado la cual es irregular y depende de negocio ordinarios presentes en el portafolio de servicios y negocios que la Entidad comercializa, por tal motivo cualquier condición que hacen parte del Anexo Técnico N. 1 – Formato rutas fijas es susceptible de modificarse, cambiar, adicionarse o eliminarse en cualquier momento de la ejecución del contrato, lo cual se realizara de mutuo acuerdo entre las partes mediante acta suscrita por el supervisor y el Vicepresidente de Operaciones y por el Representante Legal del Proveedor. Si la entidad requiere cubrir la necesidad de cambiar y adicionarse rutas fijas que no están relacionada en el anexo técnico, se realizara un estudio de mercado con mínimo tres proveedores que cuyo objeto social tenga relación con el objeto del presente contrato, del estudio realizado el contratista facturara el menor precio. NOTA: EL contenido de la modificación del presente numeral cobija los aspectos de capacidad, frecuencia, modo de transporte y tipo de transporte.**


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NOTA: El proponente deberá allegar una Carta de Aceptación firmada por el Representante Legal en la cual se comprometa aceptar dicha condición.

2.5 INSTALACIÓN DE IMAGEN CORPORATIVA DE LA ENTIDAD

Todos los vehículos empleados para la ejecución del contrato y descritos en el Anexo técnico N. 1 – Formato rutas fijas exceptuando motocicletas y aforados deberán llevar la imagen corporativa de Servicios Postales Nacionales S.A. de acuerdo al Anexo Técnico No. 5 – Imagen Corporativa, en todo caso la imagen corporativa deberá ser colocada en la totalidad de los vehículos a cargo del contratista sin que ello implique costo adicional para Servicios Postales Nacionales S.A., en un plazo máximo de treinta (30) días hábiles contados a partir de la entrega del arte por parte de LA ENTIDAD, de no cumplirse con esta fecha en la totalidad de los vehículos se descontara el 1% sobre el valor de la factura mensual de transporte primario hasta que cumpla con este requisito. Durante la Ejecución del Contrato los Supervisores mensualmente realizarán inspección visual de la Imagen Corporativa colocada en la totalidad de los vehículos a cargo del contratista. En el caso de presentarse deterioro y/o mal estado de la Imagen Corporativa, el Contratista deberá realizar dicho cambio dentro los tres (03) días siguientes a la solicitud del supervisor, así mismo se debe garantizar su permanencia durante la ejecución del contrato. Una vez liquidado el contrato, el contratista deberá hacer la disposición final de los logos acorde a las normas ambientales vigentes y como constancia dejará la respectiva acta de destrucción, acompañada por fotos o videos de este proceso, sin costo alguno para Servicios Postales Nacionales S.A. NOTA: El proponente deberá allegar una carta de compromiso firmada por el Representante Legal en la cual se comprometa a colocar la imagen corporativa de la totalidad de los vehículos a cargo.

2.6 PLAN ESTRATEGICO DE SEGURIDAD VIAL

El proponente deberá contar con el Plan Estratégico de Seguridad Vial, el cual deberá enviarlo de manera física al supervisor del contrato a más tardar treinta (30) días posteriores a la firma del acta de inicio del contrato, el plan en mención deberá estar acorde a lo estipulado en la Ley 1503 del 2011, Decreto 2851 del 2013 y demás normar concordantes. De no cumplirse con esta fecha se descontara el 1% sobre el valor de la factura mensual de transporte primario hasta que cumpla con este requisito. NOTA: El proponente deberá allegar una Carta de Compromiso firmada por el Representante Legal en la cual se comprometa a entregar el Plan Estratégico de Seguridad Vial.

2.7 COMUNICACIONES

Los vehículos deberán disponer de un equipo de comunicación (celular) que permita tener las manos libres para conducir, el cual debe tener disponible en todo momento el conductor, para su comunicación oportuna, para cumplir con este requisito el proponente contara con treinta (30) días posteriores a la firma del acta de


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inicio del contrato, de no cumplirse con esta fecha se descontara el 1% sobre el valor de la factura mensual de transporte primario hasta que cumpla con este requisito. NOTA: El proponente deberá allegar una Carta de Compromiso firmada por el Representante Legal en la cual se comprometa que todos los vehículos deberán disponer de un equipo de comunicación (celular).

2.8 SEGURO OBLIGATORIO DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO.

Teniendo en cuenta que el Artículo 42 de la ley 769 de 2002 estableció como imperativo que para poder transitar en el territorio nacional, todos los vehículos deben estar amparados por el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, SOAT vigente, el proponente junto con su propuesta deberá allegar copia del mismo, y la misma podrá ser revisada durante la ejecución del contrato.

2.9 REVISIÓN TÉCNICO MECÁNICA Y DE GASES.

La revisión técnico mecánica y de gases es un procedimiento de control legal, establecido mediante la Ley 769 de 2002, reglamentado por la Resolución 3500 de 2005 y modificada por el Decreto ley 019 de 2012 y demás normas concordantes con la materia, en cuanto al plazo para que se deban someter los vehículos a la primera revisión, siendo el caso de los de servicio público dos (2) años después de la matrícula, en el caso que sea superior a dos (2) años el proponente junto con su propuesta deberá allegar copia del mismo, y esta podrá ser revisada durante la ejecución del contrato, la cual puede haber sido expedida por un CDA localizado en cualquier municipio del país, en razón a lo señalado por el Parágrafo transitorio 2º del artículo primero de la Resolución 5975 del 2006 que modificó el artículo 8° de la resolución 3500 de 2005 y demás normatividad vigente.

2.10 SEGUIMIENTO SATELITAL.

La totalidad de vehículos (carros y motocicletas) de rutas fijas deberán contar con el sistema de GPS, costo que deberá ser asumido por el proponente. Dentro de los treinta (30) días siguientes a la firma del acta de inicio del contrato deberá entregar a Servicios Postales Nacionales S.A. la clave de acceso de su proveedor de rastreo satelital para que se realice el seguimiento y control respectivo a los vehículos, de no cumplirse con esta fecha se descontara el 1% sobre el valor de la factura mensual de transporte primario hasta que cumpla con este requisito. El proponente a través de su proveedor de rastreo satelital entregará a Servicios Postales Nacionales puntos de acceso a la información de seguimiento de los vehículos que operan bajo el contrato por medio de componentes de integración de sistemas como lo es web services (SOAP / REST), archivos planos con separador de campo (CSV/TXT), acceso a las bases de datos operativas mediante accesos (SQL/OLEDB/ODBC) con usuarios de consulta. Los componentes de integración y la aplicación de rastreo y control deben estar operativos y en línea en un 99% las 24 horas los 7 días de la semana. Estos deberán contar con la capacidad de realizar la extracción/descarga de la información de la operación tanto individual y masiva bajo los filtros o parametrizaciones que requiera Servicios Postales Nacionales S.A.


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Toda la información recolectada por los aplicativos de rastreo y control (bases de datos) producto de la operación de Servicios Postales Nacionales S.A. deberá permanecer disponible en el sistema por lo menos tres (3) meses. Cuando Servicios Postales Nacionales S.A. lo requiera, el sistema de rastreo satelital se adaptará a las exigencias técnicas que en su momento se definan, costo que será asumido por el contratista. NOTA: El proponente deberá allegar una Carta de Compromiso firmada por el Representante Legal en la cual se comprometa disponer de un programa de Seguimiento Satelital.

2.11 SUMINISTRO DE TRANSPORTE SECUNDARIO O VARIABLE.

El suministro de transporte variable o transporte secundario corresponde a la entrega a destinatario final de los envíos postales en los municipios asociados a la regional de acuerdo al Anexo Técnico N. 1 – Formato Municipios. Nota 1: En caso de tener negociaciones con clientes propios de Servicios Postales Nacionales S.A. con mayores tiempos de entrega del portafolio, se tendrá en cuenta para el proceso de liquidación y digitalización. El proponente deberá presentar debidamente diligenciado el Anexo Técnico N. 1 – Formato MUNICIPIOS. Cada municipio de la regional deberá contar con una persona responsable por lo cual el proponente diligenciará el anterior anexo enunciado. Nota 2: El proponente deberá allegar las cartas de compromiso del responsable relacionado en el Anexo

Técnico N. 1 – Formato MUNICIPIOS.

2.12 PROCEDIMIENTO TRANSPORTE VARIABLE SECUNDARIO.

El proveedor recibirá cargues diarios de envíos por parte del personal de los centros operativos para ser entregados al destinatario final en las ciudades y municipios hasta 8 KM a la redonda adscritos a cada uno de ellos. Todas las pruebas de entrega y devoluciones deberán ser liquidadas y digitalizadas en el sistema postal de acuerdo al procedimiento establecido para tal fin el contratista liquidará (entiéndase como la actividad de dejar trazabilidad del resultado de la gestión en el sistema que tiene para tal fin la entidad) y digitalizará (entiéndase como la actividad de escanear las pruebas de entrega y validar el registro de la misma en el sistema postal) de conformidad al Anexo Técnico N. 3 - Procedimiento de liquidación y digitalización vigente. En el caso que LA ENTIDAD por razones de implementar nuevos negocios comerciales, tales como pagos contra entrega se informara al proveedor las condiciones técnicas, financieras y jurídicas que permitan garantizar la correcta ejecución. Es de aclarar que para este evento, LA ENTIDAD establecerá el procedimiento para satisfacer la finalidad. El contratista deberá contar con el hardware compatible con el sistema operativo postal, para realizar la labor de liquidación y digitalización (computador, lector de código de barras, scanner, o cualquier otro elemento que se requiera), Servicios Postales Nacionales S.A. facilitará el software para esta labor. Así mismo la Entidad podrá entregar hardware y software para el control de gestión de entregas en tiempo real, el cual deberá ser utilizado únicamente y exclusivamente para fines operativos de la entidad, de igual forma el


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contratista será responsable por la custodia y buen manejo de los mismos. NOTA: El proponente deberá allegar una Carta de Compromiso firmada por el Representante Legal en la cual se comprometa a cumplir que se adecuara a la compatibilidad del Hardware.

2.13 REQUERIMIENTOS MINIMOS DEL HARDWARE NECESARIO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA POSTAL.

Conexión a Internet mínimo 1000 Kbps (1 Mb). Si el cliente tiene en su infraestructura de red proxy y/o firewall que restringe la navegación de los equipos debe habilitarnos los siguientes permisos de red: Habilitar las siguientes direcciones IP y sus respectivos dominios:


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2.14 SUMINISTRO DE TRANSPORTE ADICIONAL.

Si Servicios Postales Nacionales S.A, conforme a sus necesidades, solicita un servicio adicional a lo contemplado en Anexo Técnico N. 1 – Formato Rutas Fijas, es decir rutas adicionales, incrementos de capacidad o vehículos adicionales Regionales para cumplir con la operación normal, El CONTRATISTA deberá estar en condiciones de prestarlo de manera inmediata una vez solicitado por el Profesional de Transportes de acuerdo a lo contemplado en el Anexo Técnico No 1- Formatos R Nacionales y Adicionales Regionales. Si la entidad requiere cubrir la necesidad de algún servicio adicional que no esté relacionado en el Anexo en mención, se realizara un estudio de mercado con mínimo tres proveedores que cuyo objeto social tenga relación con el objeto del presente contrato, del estudio realizado el contratista factura el menor precio.

2.15 PUNTOS DE ACOPIO.

Entendiéndose este como el lugar destinado para realizar operaciones de liquidación y digitalización. El proponente deberá estar en capacidad de ubicar puntos de acopio en los municipios que considere pertinentes Servicios Postales Nacionales S.A. para garantizar la interconexión de las rutas de transporte y garantizar la liquidación y digitalización de las pruebas de entrega en la respectiva regional, sin costo adicional para Servicios Postales Nacionales S.A.


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Condiciones mínimas de centro de acopio

El contratista debe contar en los centros de acopio con las siguientes condiciones mínimas:

El proponente deberá garantizar condiciones mínimas de seguridad y de acceso para la ubicación, no se

podrá ubicar puntos de acopios en lugares considerados por la autoridad competente con alteración del

orden público.

Condiciones Tecnológicas de los puntos de acopios

Internet.

Computador conforme a las condiciones que sea solicitada por LA ENTIDAD.

Correo electrónico.

Scanner.

Lector de código de barras.

NOTA: El proponente deberá allegar una Carta de Compromiso firmada por el Representante Legal en la cual se comprometa a cumplir la instalación de los puntos de acopio y condiciones de funcionamiento.

2.16 PERSONAL

Personal Requerido para la ejecución del contrato

Para garantizar la ejecución del contrato, el contratista deberá contar con el personal requerido de acuerdo a la necesidad operativa de la regional con los cargos que a continuación se relacionan: -Director de proyecto (1 por cada regional) -Coordinador de proyecto (1 por cada centro operativo) -Auxiliares administrativos (Mínimo 2 por cada centro operativo) -Conductores. De acuerdo al formato Anexo Técnico N. 1 – Formato Rutas Fijas -Auxiliares logísticos. De acuerdo al formato Anexo Técnico N. 1 – Formato Rutas Fijas -Distribuidores Todo el personal requerido para satisfacer la necesidad del contrato (Director de Proyecto, Coordinador del proyecto, Auxiliares administrativos, Conductores, Auxiliares logísticos y Distribuidores solamente en los centros operativos) deberá ser contratado directamente por el proveedor adjudicatario de la regional respectiva y deberá contar con afiliación por parte del proveedor adjudicatario de la regional respectiva al sistema de seguridad social. En el evento en que el personal ofertado busque ser remplazado el contratista le informara al supervisor del contrato, con el objetivo de que este lo apruebe. Para el caso de los Directores, Coordinadores y Conductores en caso de reemplazo se deberá allegar las hojas de vida con los respectivos soportes laborales y de estudio requeridos, para evaluación y aprobación


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respectiva. Armónicamente con la misión y políticas de Servicios Postales Nacionales S.A. y procurando la generación de empleo formal, con garantías y derechos como herramienta eficaz para luchar contra la pobreza y para garantizar la calidad y disponibilidad en la prestación del servicio, es necesario que el personal asignado a la ejecución del contrato esté vinculado laboralmente mediante contrato de trabajo con la empresa contratista o con una de ellas en casos de consorcio o unión temporal, de conformidad con la legislación laboral, pensional, seguridad social y salud ocupacional vigente en Colombia, lo cual contribuirá a que se genere sentido de pertenencia a la empresa, forjando su compromiso con los buenos modales, decoro y respeto hacia los usuarios, usuarias y personal Servicios Postales Nacionales S.A.. Así mismo, debe tenerse en cuenta que la escogencia del personal es responsabilidad del contratista, el cual debe ser idóneo, con espíritu de servicio, tolerancia y calidad humana, para atender los servicios y comprender la MISION Y VISION DE Servicios Postales Nacionales S.A. y comprometerse con la misma. Para la correcta prestación del suministro, el proponente deberá garantizar el recurso humano con el perfil requerido y deberá presentar en la propuesta, el listado con los nombres e identificación. Para el caso de director, coordinador y auxiliares administrativos: el proponente deberá anexar las hojas de vida del personal, los siguientes documentos y los demás anexos que le permitan acreditar la experiencia exigida: 1. Copia del diploma de grado de bachiller o de la profesión correspondiente 2. Certificados laborales que permitan acreditar la experiencia requerida Para el caso de conductores y auxiliares logísticos el oferente deberá adjuntar a la oferta certificado escrito por medio del cual de fe del cumplimiento de los perfiles los cuales podrán ser verificados en cualquier momento de la ejecución del contrato.

Formación Académica Experiencia

Director del proyecto

Uno (1)

Título universitario en administración de empresas,

administración pública, economía, ingeniería industrial, contaduría,

administración financiera, finanzas, negocios internacionales o carreras

afines.

Experiencia específica: Dos (2) años de experiencia en transporte y logística en el sector privado o público.

Coordinador Regional

Uno (1) por centro operativo de

acuerdo a número de centros

Título universitario en administración de empresas,

administración pública, economía, ingeniería industrial, contaduría,

Experiencia: Dos (2) años en el ejercicio de la profesión.


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operativos de la regional.

administración financiera, finanzas, negocios internacionales o carreras

afines.

Auxiliar Administrativo

Mínimo dos (2) por centro

operativo de acuerdo al número de

centros operativos de la regional.

Bachiller

Experiencia: Seis (6) meses como auxiliar administrativo

con conocimientos en sistemas.

Conductor De acuerdo al

anexo técnico No. 1

Básica primaria Cinco años de experiencia en

conducción

Auxiliares logísticos

De acuerdo al anexo técnico No.

1 Bachiller

Experiencia: Seis (6) meses como auxiliar logístico.

2.17 DOTACIÓN REQUERIDA.

El personal operativo vinculado por el contratista para la ejecución del contrato, de acuerdo a la normatividad legal vigente, deberá contar en su totalidad con la dotación mínima definida por Servicios Postales Nacionales S.A de acuerdo al Anexo Técnico N. 6 – Dotaciones, en un plazo máximo de treinta (30) días contados a partir de la firma del acta de inicio del contrato, de no cumplirse con esta fecha se descontará el 1% sobre el valor de la factura mensual de transporte primario hasta que cumpla con este requisito.

2.18 CARNETIZACIÓN DEL PERSONAL.

El proveedor deberá enviar relación del personal con los datos generales de los empleados que desarrollaran la labor contratada, como son lo siguiente: nombres, números de cédula, fotografías a la Dirección de Seguridad, en un plazo máximo de treinta (30) días contados a partir de la firma del acta de inicio del contrato, posteriormente se debe actualizar la base de datos cada tres (3) meses, durante la ejecución del contrato.

2.19 INDEMNIZACIONES POR PÉRDIDA O EXPOLIACIÓN

En Caso de presentarse una pérdida o expoliación no debidamente justificada, el proponente deberá ajustarse al Anexo N. 4 Procedimiento. Tramite solicitudes de indemnizaciones envíos nacionales e internacionales, caso duplicata y clientes corporativos.


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La operación por intermedio de control de calidad reportara al área de indemnizaciones de forma mensual las pérdidas y expoliaciones que se presenten durante el periodo para efectos de surtir el debido proceso que constituya el descuento por dicha pérdida o expoliación. Si durante la ejecución del contrato se presentan pérdidas o expoliaciones y estos objetos se encuentran en custodia del contratista, la Entidad procederá a realizar el respectivo descuento conforme a la siguiente tabla:

NUMERO DE PERDIDAS Y EXPOLIACIONES NO JUSTIFICADAS

% DE DESCUENTO

1 A 50 Envíos Mensuales 1% De la Facturación Diaria variable según corresponda


101 en Adelante 6% De la Facturación Diaria * a partir de la sumatoria de múltiplos de 50, se sumara por cada una de ellas el 1% del descuento de la facturación variable según corresponda

Nota: Para efectos del cálculo del descuento que procede, se tomara el valor total de la facturación variable del mes en el cual fueron reportados las perdidas y se dividirá en treinta (30) para conocer el valor diario de la facturación, será este valor diario la base para aplicar el porcentaje de descuento estipulado en la tabla anterior. El descuento se efectuara en la facturación del mes siguiente de reportarse el siniestro por parte del supervisor del contrato. Nota 1: Si hay reincidencia continua durante tres (3) meses en el incumplimiento de este numeral el porcentaje de descuento se duplicara en los porcentajes relacionados en la tabla anterior (Ejemplo: Si se reincide en el primer porcentaje que es del 1%, a partir del tercer mes empezara a descontarse el 2 %). * Ejemplo: En caso de reportar perdida de 151 a 200 se aplicara 7% de descuento, de 201 a 250 se aplicara 8% de descuento y así sucesivamente. Nota 2: EL valor que será como objeto de descuento es excluyente a la Responsabilidad por el envío transportado, por lo cual el contratista surtirá el debido proceso para asumir por la pérdida del mismo.

2.20 ESPECIFICACIONES AMBIENTALES

El contratista dentro de la ejecución del contrato deberá dar efectivo cumplimiento a las siguientes acciones ambientales:

Utilizar de manera racional el agua y la energía, así como manejar adecuadamente los materiales, residuos sólidos y desechos que se manipulen en ejercicio de las actividades derivadas de la ejecución del contrato.

Dar cumplimiento a las acciones y lineamientos establecidos para la implementación de la Gestión Ambiental en la ejecución del contrato, sin costo adicional para Servicios Postales Nacionales S.A.

Los vehículos suministrados deberán someterse a la primera revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes de conformidad con la reglamentación legal vigente.

No se permite ningún tipo de cornetas, claxon o pitos que no cumpla la reglamentación legal vigente. Los vehículos no deben ser sometidos a revisiones técnico mecánicas o mantenimientos preventivos en las instalaciones Servicios Postales Nacionales S.A.


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El contratista deberá presentar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos según lo establecido por el fabricante, de igual manera deberá presentar un plan de contingencia ambiental en caso de derrames de aceites, lubricantes y combustibles. Esta documentación se deberá hacer llegar máximo a los treinta (30) días siguientes a la firma del contrato, posteriormente se verificará de forma trimestral durante la ejecución del contrato. El oferente deberá garantizar que durante las actividades de movilización y parqueo dentro de las instalaciones y zonas aledañas, no se afectarán los individuos arbóreos y zonas verdes; en caso de evidenciarse afectación el oferente estará obligado a compensar de 1 a 10 cada especie afectada. De estar inventariada esta especie por la autoridad ambiental competente será responsabilidad del oferente asumir las sanciones que este emita por dicho evento. De igual manera, el proponente debe certificar por escrito el cumplimiento de las normas ambientales que rigen para el suministro de transporte, tales como: Todo lo estipulado en el Código Nacional de Tránsito. Resolución No.005 de 1996 del Ministerio del Medio Ambiente, Por la cual se reglamentan los niveles permisibles de emisión de contaminantes producidos por fuentes móviles terrestres a gasolina y diesel y se definen los equipos y procedimientos de medición y demás normatividad vigente en la materia. Resolución 556 del 7 de abril de 2003, por el cual se expiden normas para el control de las emisiones en fuentes móviles y demás normatividad vigente en la materia. Decreto 948 de 1995 expedido por el Ministerio del Medio Ambiente, por el cual se reglamenta el control de la calidad del aire y demás normatividad vigente en la materia. Así mismo, debe tener disponible los certificados, facturas o constancias de la disposición de residuos peligros generados en la operación (aceites usados, llantas, baterías, etc). Está totalmente prohibido el lavado de vehículos dentro y en los alrededores de la entidad con el fin de cumplir con la normatividad vigente.

2.21 NIVELES DE SERVICIO

A continuación se relacionan cada uno de los niveles de servicio (ANS) que se deben cumplir a lo largo de la ejecución del presente contrato: El contratista se obliga a cumplir con los tiempos de entrega requeridos por la entidad, alineados con los tiempos ofrecidos por el portafolio de servicios de la entidad. Así mismo, deberá presentarse como mínimo diez (10) minutos antes de la hora señalada de inicio de cada ruta y/o trayecto. LA ENTIDAD procederá a efectuar los descuentos de cada ruta y/o trayecto en la facturación, conforme a los niveles de servicio definidos. Nota: Previamente al proceso de descuento al proveedor podrá presentar descargos al supervisor del contrato


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quien a su vez informara al Ordenador del Gasto quien evaluará la pertinencia de estos descuentos, a saber: • Presentarse hasta una hora después de la señalada para cada ruta o trayecto, se hará un descuento en su factura del cinco por ciento (5%) sobre el valor mensual de la ruta o trayecto afectado. • Presentarse entre una y tres horas después de la hora señalada para cada ruta o trayecto, se hará un descuento en su factura del: diez por ciento (10%) sobre el valor mensual de la ruta o trayecto afectado. • Presentarse tres o más horas después de la hora señalada para cada ruta o trayecto, se hará un descuento en su factura del veinte por ciento (20%) sobre el valor mensual de la ruta o trayecto afectado. •No liquidar y digitalizar (incluye envíos en proceso) las pruebas de entrega dentro de los tiempos estipulados por el Anexo Técnico N. 3 - Procedimiento de liquidación y digitalización vigente en la entidad, se hará un descuento en su factura de transporte variable urbano y/o SPU hasta del diez (10)% sobre el valor mensual de este concepto. El descuento se efectuará y aplicará por el incumplimiento de pruebas de entrega de acuerdo a la siguiente tabla, y verificado conforme al reporte emitido y certificado por el Centro de Control Operativo:

Numero de Envíos pendientes por liquidar y digitalizar (incluye envíos en

proceso) con corte mensual

% Descuento

1 a 100 5

101 a 200 8

201 en adelante 10

Nota: Si hay reincidencia continua durante tres (3) meses en el incumplimiento de este literal el porcentaje de descuento será del 20% sobre el valor mensual de este concepto sin importar el número de envíos pendientes de liquidar o digitalizar.

No realizar la recolección a los clientes corporativos, expendios y aliados comerciales de acuerdo a la frecuencia acordada con Servicios Postales Nacionales S.A., se hará un descuento en su factura del: diez por ciento (10%) sobre el valor mensual de la ruta o trayecto afectado.

No cumplir con la entrega de la totalidad de dotación de los empleados en el tiempo estipulado para tal fin, se hará un descuento en su factura del uno por ciento (1%) sobre el valor mensual de la factura de transporte primario o fijo.

No cumplir con la instalación del sistema GPS en la totalidad de vehículos, haber entregado las claves de acceso al sistema satelital y confirmar la visualización de la totalidad de las rutas en el Centro de Control Operativo de Servicios Postales Nacionales S.A., en el tiempo estipulado para tal fin, se hará un descuento en su factura del: uno por ciento (1%) sobre el valor mensual de la factura de transporte primario o fijo.


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No realizar la instalación de la imagen corporativa en la totalidad de vehículos, en el tiempo estipulado para tal fin, se hará un descuento en su factura del: uno por ciento (1%) sobre el valor mensual de la factura de transporte primario o fijo.

Si se comprueba a través del debido proceso que alguno de los trabajadores del contratistas falsifico las firmas de la prueba de entrega o algún otro documento que tenga que ver con la operación de Servicios Postales Nacionales S.A., se hará un descuento en su factura de transporte variable urbano y/o SPU hasta del cinco (5) % sobre el valor mensual de este concepto.

No enviar el Plan Estratégico de Seguridad Vial dentro del plazo establecido, se hará un descuento en su factura del: uno por ciento (1%) sobre el valor mensual de la factura de transporte primario o fijo.

En el caso que el proponente para el periodo de 31 de Diciembre de 2016 y hasta la fecha final del término de ejecución del contrato no acredite el porcentaje de efectividad de entrega del 95 % se realizará descuento del (1%) sobre el valor total mensual de la factura del transporte variable.

No asignar equipos de comunicación a la totalidad de conductores de vehículos en el plazo establecido, se hará un descuento en su factura del: uno por ciento (1%) sobre el valor mensual de la factura de transporte primario o fijo.

En Caso de presentarse una pérdida o expoliación no debidamente justificada, el proponente deberá ajustarse al Anexo N. 4 Procedimiento. Tramite solicitudes de indemnizaciones envíos nacionales e internacionales, caso duplicata y clientes corporativos. La operación por intermedio de control de calidad reportara al área de indemnizaciones de forma mensual las pérdidas y expoliaciones que se presenten durante el periodo para efectos de surtir el debido proceso que constituya el descuento por dicha pérdida o expoliación. Si durante la ejecución del contrato se presentan pérdidas o expoliaciones y estos objetos se encuentran en custodia del contratista, la Entidad procederá a realizar el respectivo descuento conforme a la siguiente tabla:

NUMERO DE PERDIDAS Y EXPOLIACIONES NO JUSTIFICADAS

% DE DESCUENTO



101 en Adelante 6% De la Facturación Diaria * a partir de la sumatoria de múltiplos de 50, se sumara por cada una de ellas el 1% del descuento de la facturación variable según corresponda

Nota 1: Si hay reincidencia continua durante tres (3) meses en el incumplimiento de este numeral el


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porcentaje de descuento se duplicara en los porcentajes relacionados en la tabla anterior (Ejemplo: Si se reincide en el primer porcentaje que es del 1%, a partir del tercer mes empezara a descontarse el 2 %). * Ejemplo: En caso de reportar perdida de 151 a 200 se aplicara 7% de descuento, de 201 a 250 se aplicara 8% de descuento y así sucesivamente. Nota2: PROCEDIMIENTO PARA DESCONTAR POR NIVELES DE SERVICIO.- El procedimiento para la aplicación de los descuentos en la presente, será el siguiente: Los funcionarios que efectúen el control sobre la ejecución del contrato darán aviso a la Secretaría General de LA ENTIDAD dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al incumplimiento por parte de EL CONTRATISTA con el objeto de requerir su cumplimiento, so pena de que le sea impuesta el descuento a que haya lugar.

2.22 SOFTWARE DE ADMINISTRACION, PLANIFICACION DE CAPACIDADES Y RUTEO.

EL contratista estará en la obligación de adecuarse a las condiciones técnicas de una Herramienta que permita la planificación, optimización de rutas y las capacidades de los vehículos generando una máxima calidad y eficiencia en el proceso de distribución, transporte y recolección el cual podrá ser adquirida por LA ENTIDAD. NOTA: EL contratista mediante carta de compromiso se obligara a cumplir el presente numeral conforme a la exigencia que sea requerida.

2.23 CRITERIOS TECNICOS Y CALIDAD DEL SERVICIO POSTAL UNIVERSAL

Con motivo del proceso que se está adelantando para la convocatoria pública de contratación del suministro de transporte multimodal, resulta pertinente mencionar que con motivo de la entrada en vigencia del Decreto 1078 del 26 de Mayo de 2015 y las Resoluciones 1552 y 3844 de 2014 del Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones-TIC, es necesario que al momento de la adjudicación se deberá dar cumplimiento explícito a los indicadores técnicos y de calidad establecidos para la prestación del Servicio Postal Universal y por ende del servicio público de correo.

a. Tipo de Municipios:


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b. Se debe mencionar de manera explícita que las frecuencias de transportes, de acuerdo a la tipología

del municipio, deben garantizar la recolección y entrega en todos los puntos de atención al cliente, de los puntos actuales y los que pueda abrir en el futuro Servicios Postales Nacionales S.A., garantizando de ésta manera lo establecido en el literal B. del artículo 2 de la Resolución 1552 de 2014.

c. Se debe contratar una frecuencia, no inferior, a la establecida en el literal D., del artículo 2 de la Resolución 1552 de 2014, y debe quedar establecido contractualmente el cumplimiento al siguiente cuadro:

d. De igual manera debe quedar establecido contractualmente que los tiempos de entrega a domicilio

de objetos postales Prioritarios y No prioritarios (Correo Normal SPU), deben ser los siguientes; de acuerdo al literal E. del artículo 1 de la Resolución Min TIC 3844 de 2014:

PRIORITARIO

NO PRIORITARIO (No Prioritario SPU)

Origen

Municipio Tipo 1

Municipio Tipo 2

Municipio Tipo 3

Municipio Tipo 4

Origen

Municipio Tipo 1

Municipio Tipo 2

Municipio Tipo 3

Municipio Tipo 4

Municipio Tipo 1

3 días 4 días 4 días 10 días

Municipio Tipo 1

4 días 5 días 5 12 días

Municipio Tipo 2


Municipio Tipo 2

6 días 6 7 12 días

Municipio Tipo 3 5 días 7 días 7 días 10 días

Municipio Tipo 3

6 días 8 8 12 días

Municipio Tipo 4 10 días 10 días 10 días 10 días

Municipio Tipo 4



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e. Compromiso por parte de los contratistas de transportes de contribuir con el cumplimiento de entrega de los objetos postales en buen estado, es decir, debe existir una cláusula que obligue a los contratistas a entregar los objetos postales en las mimas condiciones en la que les son entregados, con el objetivo de dar cumplimiento con el porcentaje de entregas en buen estado, indicador que tiene una meta establecida por el Ministerio TIC del 98% para el año 2016.

NOTA: EL contratista mediante carta de compromiso se obligara a cumplir el presente numeral conforme a la exigencia que sea requerida. 2.24 LICENCIA DE CARGA. El proponente deberá contar con licencia de carga vigente, la cual será acreditada con la fotocopia de la habilitación expedida por el Ministerio de Transporte. En caso de consorcios o uniones temporales, todos los integrantes deberán contar con licencia de carga vigente, expedida por el Ministerio de Transporte. 2.25 EXPERIENCIA HABILITANTE La inscripción, renovación, actualización o modificación en el registro único de proponentes deberá estar vigente al momento de la presentación de la oferta, es decir, que se encuentre en firme (el documento indica que se encuentra en firme treinta (30) días hábiles después de la fecha de publicación en la Cámara de Comercio). Si el interesado no solicita la renovación del registro único de proponentes dentro del término establecido, cesarán sus efectos hasta tanto vuelva a inscribirse (Artículo 8, Decreto 1510 de 2013).

NOTA: La evaluación así como sus porcentajes y valores designados serán tomados de acuerdo al presupuesto oficial. El proponente, persona natural o jurídica, y todos y cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal deberán estar inscrito, clasificados y calificados en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio de su domicilio, de acuerdo con el clasificador de bienes, obras y servicios de Naciones Unidas hasta el tercer nivel (clase) y que guarden las clasificaciones relación directa con el objeto a contratar.

De igual forma las certificaciones solicitadas como componente de experiencia general deberán estar inscritas y calificadas en el RUP por la Cámara de Comercio para que las mismas sean habilitadas y tenidas en cuenta como componente evaluativo dentro de la presente convocatoria pública, de no presentarse esta inscripción de las certificaciones dentro del respectivo RUP del o los participantes en el caso de Uniones temporales o consorcio, las mismas no serán tenidas en cuenta al momento de la calificación al proponente.

En el presente proceso podrán participar las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras que se encuentren inscritas y clasificadas en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio, y que cumplan con la experiencia correspondiente

La experiencia requerida será aquella que se encuentre determinada en la Clasificación de Bienes y servicios en el tercer nivel y su valor expresado en SMMLV, evaluación que se realizará mediante el Registro Único de


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Proponentes RUP y que cumplan con el cien por ciento (100%) de los códigos correspondientes al objeto a contratar y que el mismo corresponda al valor del presupuesto oficial de la Regional Norte El presente proceso está codificado en el Clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC como se indica en la Tabla y dando cumplimiento al Decreto 1510 de 2013.

Grupo Segmento Familia Clase

Servicios 78 – Servicios de transporte, almacenaje y correo

10 – Transporte de correo y carga

18 – Transporte de carga por carretera

En caso de propuestas presentadas en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de sus integrantes deberá anexar dicho certificado; y acreditar en el mismo cada uno de sus integrantes por lo menos el 50%, o de acuerdo a su participación, o por la sumatoria de los participantes en el consorcio o Unión temporal las calificaciones y clasificaciones en los segmentos, familias y clases exigidas en la experiencia, certificando entre sus integrantes el total solicitado.

Se podrá acreditar la experiencia requerida cuando el proponente haya desarrollado de manera directa las actividades que constituyen tal experiencia para el presente proceso.

También podrá acreditarse la experiencia cuando las actividades correspondientes hayan sido ejecutadas por el proponente o por uno de sus miembros bajo la modalidad de consorcio o unión temporal en el porcentaje dentro del mismo.

No podrá acumularse a la vez, la experiencia de los socios y la de la persona jurídica cuando éstos se asocien entre sí para presentar propuesta bajo alguna de las modalidades previstas en el Artículo 7 de la Ley 80 de 1993. Se solicita a los participantes que la experiencia del Registro Único De Proponentes (RUP), por medio de la cual se dará validez a lo aquí solicitado si es posible subrayada o resaltada en las copias allegadas del Registro Único De Proponentes (RUP) con la experiencia solicitada y cumplir los siguientes parámetros:

a) Experiencia General:

El proponente deberá adjuntar mínimo uno (1) máximo seis (6), certificaciones y/o contratos ejecutados en Colombia y/o respectivas actas de liquidación y/o recibido a satisfacción de los mismos. Dichos contratos deberán estar inscritos en el RUP, los cuales deben haber sido ejecutados y/o liquidados dentro de los últimos cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre de la presente convocatoria pública, cuyo objeto guarde relación directa con el objeto a contratar y cuyo valor mínimo sea del 100% del presupuesto asignado corresponda al valor del presupuesto oficial de la Regional Norte. Las certificaciones y/o documentación del contrato anexado deberán contener como mínimo la siguiente información:


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Nombre del contratista: Debe indicarse claramente el nombre así como la información básica de la persona natural o jurídica que desarrollo o ejecuto el contrato.

Nombre de la entidad contratante: Debe indicarse claramente el nombre de la entidad contratante. De igual forma la documentación allegada debe venir suscrita por el quien tenga la facultad para la misma.

Objeto: debe cumplir las características mencionadas anteriormente.

Lugar o lugares de ejecución

Valor del Contrato: Se debe especificar el valor del contrato, incluido IVA y demás impuestos y costos a que haya lugar.

Término de duración del contrato: debe quedar clara la fecha de inicio y terminación y ejecución del contrato ejecutado. No se aceptan contratos en ejecución.

Recibo a satisfacción, certificación de desempeño y/o satisfacción, liquidación y/o paz y salvo: en la certificación y/o contrato ejecutado la entidad contratante debe dejar claro que el contrato terminado y/o liquidado fue recibido a satisfacción en su totalidad y que la ejecución se ejecutó de manera satisfactoria.

2.26 ACREDITACIÓN DOMICILIO PRINCIPAL, AGENCIA O SUCURSAL EN LAS CIUDADES DEFINIDAS COMO CENTRO OPERATIVO DE LA REGIONAL. El proponente deberá acreditar domicilio principal, sucursal o agencia en la ciudad definida como centro operativo de la Regional Norte. De igual forma deberá acreditar que cuenta igualmente con sucursal o agencia en otra de las ciudades, definidas como centro operativo de la Regional Norte, la cual se acreditara mediante Registro Mercantil.

REGIONAL CENTRO OPERATIVO SUCURSAL O AGENCIA EN OTRA DE LAS

CIUDADES

NORTE BARRANQUILLA BARRANQUILLA, CARTAGENA, MAGANGUÉ, MONTERÍA RIOACHA

SANTA MARTA SINCELEJO

Nota 1: LA ENTIDAD tendrá la facultad de verificar físicamente los domicilios que están registrados en la cámara de comercio y demás documentos que hagan parte integral de la propuesta. Nota2: El OFERENTE en el caso que sea Propietario o Arrendatario deberá allegar respectivamente el Certificado de Tradición y Libertad o el Contrato de Arrendamiento del Establecimiento según el caso.


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2.27 CONDICIONES JURÍDICAS Los interesados en participar en el presente proceso deberán cumplir con los siguientes requisitos habilitantes:

a) Carta de presentación de la propuesta firmada por el representante legal (Anexo No.13).

La carta de presentación debe ser firmada por el representante legal de la persona jurídica, o por el representante del Consorcio o Unión Temporal conformado o por poder debidamente conferido para tal efecto con el lleno de los requisitos de Ley, según sea el caso, de los presentes estudio de conveniencia y oportunidad, el cual deberá ser diligenciado de manera obligatoria, pues de no hacerlo se rechazará la propuesta. En la carta de presentación, el oferente deberá indicar cuál información de la suministrada en su propuesta es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter. En el mismo documento, el oferente manifestará la validez de la propuesta, de conformidad con lo establecido en el presente capítulo.

b) Certificado de Existencia y Representación Legal del Proponente.

Las personas jurídicas nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia, que presenten propuesta para participar en el presente proceso de selección, deberán acreditar su existencia, capacidad y representación legal mediante el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de la ciudad donde se encuentre su domicilio o sucursal, que deberá haber sido expedido con una fecha no superior a treinta (30) días calendario a la fecha del cierre del presente proceso. En dicho documento deberá constar quién ejerce la representación legal y las facultades del mismo, se deberá acreditar que el objeto social o actividad de la persona jurídica esté relacionado con el transporte de carga y que su duración no es inferior al término del plazo del contrato y un (1) año más. Si el representante legal o apoderado no tiene facultades amplias y suficientes para presentar la propuesta, suscribir y ejecutar el futuro contrato, deberá adjuntar copia del acta, o extracto de la misma (o documento soporte) donde se le otorguen tales atribuciones. En el caso de Proponentes Plurales, el representante legal de cada una de las personas jurídicas que lo conformen, deberá contar con la autorización por el valor total de la Propuesta, teniendo en cuenta que la responsabilidad de todos sus integrantes es solidaria por el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la Propuesta y del Contrato de Consultoría, de acuerdo con lo dispuesto en los numerales 1º y 2º y el Parágrafo 3º del artículo 7° de la Ley 80 de 1993 y en los artículos 1.568, 1.569 y 1.571 del Código Civil.

c) Fotocopia de cédula del representante legal.


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d) Declaración de Origen de Fondos.(Ver Anexo No 14)

e) Certificado de Antecedentes Judiciales, Fiscales y Disciplinarios del Representante Legal y de

la Persona Jurídica.

f) Copia del Registro Único Tributario RUT.

Las personas jurídicas proponentes o miembros de un consorcio o unión temporal, deberán

adjuntar a su propuesta fotocopia del Registro Único Tributario, de conformidad con lo señalado

en el Decreto 788 de 2002.

g) Certificación de Parafiscales.

De conformidad con lo estipulado por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 de 2003, el proponente deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo en el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones y ARP-, así como de los Aportes Parafiscales –SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar-, y Subsidio Familiar a que haya lugar, de sus empleados a la fecha de cierre y en los 6 meses anteriores a la misma. La certificación deberá ser suscrita por el Revisor Fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el representante legal, y en este deberá constar que se encuentra al día en dichos pagos en los seis (6) meses anteriores en un término de expedición no superior a treinta días de la fecha de presentación de la propuesta. Cada una de las personas jurídicas, miembros de un Consorcio o Unión Temporal en forma independiente, deberán anexar esta certificación. Igualmente la anexará al momento de suscribir el contrato y en forma mensual hasta su liquidación.

h) GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: El ofertante debe constituir garantía de seriedad

de la propuesta a favor del SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., NIT. 900.062.917-9

Equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial, con una vigencia desde el día

de presentación de la propuesta y hasta por cuatro (4) meses más, debe estar referida al proceso

respectivo de Selección y encontrarse firmada por el tomador. Cuando la propuesta se presente en

Consorcio o Unión Temporal, la póliza deberá tomarse a nombre del consorcio o de la unión

temporal según el caso, con la indicación de cada uno de sus integrantes (no a nombre de sus

representantes legales), y deberá expresar claramente que será exigible por su valor total ante el

incumplimiento en que incurran cualquiera de los integrantes del grupo proponente, en todo o en

parte.

- El proponente acepta que SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., le solicite ampliar el término

de vigencia de la garantía de seriedad de la oferta, en el evento de que la adjudicación se prorrogue

a la fecha establecida en el pliego de condiciones.


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- En caso de presentarse garantía bancaria, esta deberá indicar: “La presente garantía será pagada

por el garante dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha del acto administrativo que declare

el incumplimiento del oferente”.

- En cualquier caso, la garantía debe ser firmada por el representante legal del proponente.

- Al PROPONENTE se le hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta en el evento en que:

- Solicite el retiro de su propuesta después del cierre de este proceso, salvo en el caso de inhabilidad

o incompatibilidad sobrevinientes.

- No suscriba el contrato adjudicado dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones.

- El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas.

I) Constitución de consorcio unión temporal.

En el evento de participación conjunta, el Consorcio o Unión Temporal debe conformarse de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993, lo cual acreditarán con el documento de constitución que contendrá como mínimo:

Expresar si la participación es a título de Consorcio o Unión Temporal.

La identificación clara y detallada de cada uno de sus integrantes o miembros.

La designación de la persona que para todos los efectos legales tendrá la representación legal del Consorcio o la Unión Temporal, quien será el único canal de comunicación con LA ENTIDAD. Cualquier modificación en este sentido, deberá ser notificada por escrito a LA ENTIDAD

Señalará las reglas básicas que regulen las relaciones de sus integrantes y su responsabilidad.

Indicará la duración del Consorcio o de la Unión Temporal, que deberá ser como mínimo por el lapso comprendido entre el cierre de la Licitación y la liquidación del contrato, y un año más.

En el evento de conformarse Unión Temporal, además deberá indicar, los términos y extensión de la participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y escrito de LA ENTIDAD.

J). Certificación de Composición de Socios o Accionistas. El proponente deberá allegar un certificado suscrito por el representante legal en el que se relacione los socios y o accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente el 5% o más del capital social, aporte o participación, cuando esta información no conste en el certificado de existencia o representación expedido por la Cámara de Comercio. La certificación debe tener corte de la información en un término no superior a treinta días de la fecha de presentación de la propuesta. De cada accionista se debe incluir: Nombre o razón social, identificación y porcentaje de participación, siempre y cuando esta sea igual o superior al 5%. Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada.


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2.28 CONDICIONES FINANCIERAS. Los interesados en participar en el presente proceso deberán cumplir con los siguientes requisitos habilitantes: El proponente deberá aportar el Registro Único de Proponentes RUP, vigente y en firme al cierre del presente proceso, con información financiera al último ejercicio aprobado por el máximo órgano de la compañía, la información registrada no podrá ser inferior a diciembre 31 de 2015. Se verificara con base en la información solicitada, presentada por el interesado, verificando que el interesado CUMPLA con los siguientes requisitos mínimos: Índice de Liquidez: El interesado debe contar con un índice de liquidez igual o superior a 1.50 El indicador índice de liquidez se determina de acuerdo a la siguiente formula: Índice de liquidez = Activo corriente / Pasivo corriente Patrimonio: El interesado debe contar con un patrimonio mayor o igual al 20% del presupuesto oficial. El Patrimonio se determina de acuerdo a la siguiente formula: Patrimonio = Activo total - Pasivo Total Nivel de Endeudamiento: El interesado debe tener un nivel de endeudamiento igual o menor a 65% El indicador nivel de endeudamiento se determina de acuerdo a la siguiente formula: Nivel de endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total Capital de Trabajo: El interesado debe tener un capital de trabajo mayor o igual al 15% del presupuesto oficial. El indicador capital de trabajo se determina de acuerdo a la siguiente formula: Capital de trabajo = Activo corriente – Pasivo corriente Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada. En caso de consorcio o unión temporal, para el cálculo de los indicadores, se sumara aritméticamente, cada uno de los componentes de la fórmula para cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal y del resultado se calculara el indicador respectivo.


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3 REQUISITOS PUNTUABLES

FACTOR DE SELECCIÓN EVALUACIÓN

Factor Económico Transporte Primario 50 Puntos

Factor Económico Transporte Secundario 10 Puntos

Factor Económico Transporte Adicional 10 Puntos

Servicios Adicionales Ofrecidos por el Proponente

10 Puntos

Control Centralizado De Seguimiento A La Operación De Vehículos

SEGUIMIENTO A LA OPERACIÓN DE VEHÍCULOS SEGUIMIENTO A LA OPERACIÓN

DE VEHÍCULOS

10 Puntos

Apoyo Industria Nacional 10 Puntos TOTAL 100 Puntos

3.1 TRANSPORTE PRIMARIO (MÁXIMO 50 PUNTOS)

Los valores de este tipo de transporte deben relacionarse para cada una de las rutas en el Anexo Técnico N. 12 – Formato Oferta Económica TP e incluyen todos los costos asociados (vehículos, insumos, mantenimientos, personal, dotación, Gps, imagen corporativa, hardware, impuestos, imprevistos, AIU, y/u otros) para que el objeto del presente contrato se cumpla de forma óptima. Estos valores serán los que se facturaran y no podrán ser modificados durante la ejecución del contrato. Nota: Para efectos de calificación para este ítem, se asignará un máximo de cincuenta (50) puntos a la oferta presentada con menor valor total incluido IVA, demás impuestos y costos a que haya lugar. Puntaje = MVP*50/VPE Dónde: MVP = Menor valor presentado VPE = Valor de la propuesta evaluada NOTA: SE HACE LA SALVEDAD QUE LA ENTIDAD DETERMINO A TRAVÉS DE ESTUDIO DE MERCADO PRECIOS DE REFERENCIA MÁXIMOS POR RUTA, PARA TAL EFECTO NINGÚN PROPONENTE PODRÁ SOBREPASAR ESTOS PRECIOS DE REFERENCIA POR RUTA. EN CASO QUE EL PROPONENTE SOBREPASE EL LÍMITE PERMITIDO SU PROPUESTA SERÁ RECHAZADA. (VER ANEXO TECNICO No 11 – PRECIOS DE REFERENCIA MAXIMO O TECHO).

3.2 TRANSPORTE SECUNDARIO O VARIABLE (MÁXIMO 10 PUNTOS)

En desarrollo de la evaluación, se tomará en cuenta el valor de los precios techo determinados por la Entidad de acuerdo a estadísticos de envíos entregados de masivos, documentos y/o paquetería de Enero a Diciembre de 2015. La oferta económica para el presente numeral, no deberá superar el valor de ninguno de los siguientes ítems, so pena de rechazo:


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Valor Unitario Masivo en Centro Operativo

Valor Unitario Masivo en Municipio

Valor Unitario Documento en Centro Operativo

Valor Unitario Documento en Municipio

Valor Unitario Paquetería en Municipio(mayor a 2 kl)

Valor Unitario Devoluciones por envío con motivación justificada.

$230 $230 $360 $450 $900 $90

Para efectos de Evaluación, se determinará el porcentaje de participación de cada ítem con respecto al valor total de la sumatoria de precios unitarios techo determinado y este resultado será multiplicado por el porcentaje de prelación determinado previamente por la entidad, el cual corresponde a lo siguiente:

ITEM % PARTICIPACIÓN

MASIVO EN CENTRO OPERATIVO 12%

MASIVO EN OTROS MUNICIPIOS 12%

DOCUMENTO EN CENTRO OPERATIVO 28%

DOCUMENTO EN OTROS MUNICIPIOS 28%

PAQUETERÍA 9%

DEVOLUCIONES JUSTIFICADAS 11%

TOTALES 100%

SE DEBE DILIGENCIAR ANEXO TÉCNICO NO. 12- PROPUESTA ECONÓMICA- FORMATO OFERTA SECUNDARIA TS El resultado de la suma total de la operación antes descrita, se tomará como factor de evaluación y parámetro de asignación de puntaje, otorgando un máximo de diez (10) puntos, a la oferta que más se acerca a cero (0), para las demás ofertas, se asignará el puntaje proporcional de la siguiente forma: Puntaje = PC0*10/RPE Dónde: PC0 = Porcentaje más cercano a cero (0) RPE = Resultado de Porcentaje a evaluar

Nota: En atención a la evaluación, se indica que la asignación de puntaje para este ítem, contemplará hasta (5) decimales como resultado final de la calificación. 3.3 ENTREGA EFECTIVA: LA ENTIDAD en su gestión operativa implementara aumento en el pago del variable (Transporte Secundario) al contratista que alcance mayor porcentaje de efectividad de entrega conforme al siguiente rango:


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PORCENTAJE DE EFECTIVIDAD DE ENTREGA AUMENTO PORCENTUAL EN DOCUMENTOS Y PAQUETERIA SOBRE LA TARIFA OFERTADA

POR EL PROPONENTE

Mayor a 85% 5%

Mayor a 90% 7.5%

Mayor a 95% 10%

El reconocimiento del aumento de porcentual estará condicionado al procedimiento de digitalización y liquidación. El procedimiento de convalidación y verificación del aumento del porcentaje de efectividad estará determinado por lo reflejado en el Sistema de Información de Postal (SIPOST) el cual se medirá de forma mensual, lo anterior será corroborado y autorizado por el Supervisor del Contrato. NOTA: Durante la Ejecución del Contrato de forma mensual el contratista estará en la obligación de realizar entrega de un plan de mejoramiento que pretenda la disminución de las devoluciones, la presentación de la misma se realizara de mes a mes conforme a los indicadores de la Vicepresidencia de operaciones.

3.4 SUMINISTRO TRANSPORTE ADICIONAL (MÁXIMO 10 PUNTOS).

Para efectos de calificación para este ítem, se asignará un máximo de diez (10) puntos a la oferta presentada con menor valor total resultante de la sumatoria de los precios por las rutas adicionales de acuerdo al anexo técnico incluidos todos los impuestos y costos directos e indirectos a que haya lugar. Para las demás ofertas, se les asignará la puntuación de manera proporcional, así: Puntaje = MVP*10/VPE Dónde: MVP = Menor valor presentado VPE = Valor de la propuesta evaluada SE DEBE DILIGENCIAR ANEXO TÉCNICO NO. 12- PROPUESTA ECONÓMICA- FORMATO TAN Y ADICIONAL REGIONAL TAR NOTA: SE HACE LA SALVEDAD QUE LA ENTIDAD DETERMINO A TRAVÉS DE ESTUDIO DE MERCADO PRECIOS DE REFERENCIA MÁXIMOS POR TRANSPORTE ADICIONAL, PARA TAL EFECTO NINGÚN PROPONENTE PODRÁ SOBREPASAR ESTOS PRECIOS DE REFERENCIA POR TRANSPORTE ADICIONAL. EN CASO QUE EL PROPONENTE SOBREPASE EL LÍMITE PERMITIDO SU PROPUESTA SERÁ RECHAZADA.(VER ANEXO TECNICO No 11 – PRECIOS DE REFERENCIA POR REGIONAL)


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3.5 SERVICIO ADICIONALES OFRECIDOS POR EL PROPONENTE (MÁXIMO 10 PUNTOS) Entendiéndose como los servicios adicionales de rutas, vehículos y capacidad ofrecido por el proponente que no generará costos adicional a LA ENTIDAD. Para efectos de evaluación, se multiplicará cada una de las cantidades ofrecidas por el porcentaje de ponderación establecido por la Entidad (Ver tabla Cuadro de Ponderación) y se efectuará la suma de los mismos, este resultado será el factor de evaluación y asignación de puntaje. Tabla Cuadro de Ponderación

% DE PONDERACION TIPOLOGIA

CANTIDADES OFRECIDAS POR EL

PROPONENTE(MINIMO VEHICULO VAN)

10% URBANO

30% REGIONAL

60% NACIONAL

Urbano: Comprende que dicho servicio se desarrollara dentro de los centro operativos de la regional que se presente. Regional: Comprende aquel servicio destinado al cubrimiento territorial de la respectiva regional que se presente. Nacional: Comprende aquel servicio destinado al cubrimiento territorial de una regional a otra. Se asignará un máximo de diez (10) puntos a la oferta que más se aleje de cero (0) positivamente, a las demás ofertas, se les asignará puntaje proporcionalmente, de acuerdo a lo siguiente: Puntaje = NTP*10/MNT Dónde: NTP = Número de trayectos de la propuesta a evaluar MNT = Mayor número de trayectos ofrecidos.

Nota: En atención a la evaluación, se indica que la asignación de puntaje para este ítem, contemplará hasta (5) decimales como resultado final de la calificación.

3.6 CONTROL CENTRALIZADO DE SEGUIMIENTO A LA OPERACIÓN DE VEHÍCULOS. (MÁXIMO 10 PUNTOS).

El oferente deberá certificar por escrito junto con su oferta que dentro de los treinta días siguientes al acta de inicio se comprometa a instalar sistemas de control sistematizados en los vehículos de rutas urbanas y


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nacionales (pastillas de apertura de puertas automáticamente y cámaras en vehículos), sin costo adicional para la entidad, obtendrá una calificación de 10 puntos. Nota: El proponente que no se comprometa obtendrá 0 puntos. 3.7 INDUSTRIA NACIONAL (MÁXIMO 10 PUNTOS)

La evaluación del cumplimiento de la Ley 816 de 2003 “Protección a la industria Nacional” deberá acreditarse a través del formulario, que se evaluará de la siguiente manera:

PUNTAJE CONDICIÓN

10 PUNTOS Se le otorgará 10 PUNTOS al oferente de servicios de origen que ofrezca que el personal a contratar y adquirir material sea del 61% al 100% Colombiano para la ejecución del objeto del presente contrato.



El oferente seleccionado deberá expresar por escrito el porcentaje de producto nacional que ofrece de conforme al (Anexo 15).

4 FACTORES DE DESEMPATE En caso de presentarse empate SERVICIOS POSTALES NACIONALES utilizará las siguientes reglas de forma sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente favorecido:

1. El que tenga el mayor puntaje técnico 2. El que tenga mayor puntaje económico 3. La oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros. 4. Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional. 5. Preferir la oferta presentada por un consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura siempre

que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura


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6. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

7. Utilizar un método aleatorio para seleccionar el oferente por medio de sorteo con balota.

5 ADJUDICACIÓN.

5.1 DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO. Servicios Postales Nacionales S.A. declarará desierto el presente proceso de selección al vencimiento del plazo previsto para adjudicar, cuando entre las propuestas presentadas no se logre adjudicar a ninguna el contrato ofrecido, ya sea porque las propuestas no cumplan con las condiciones para ser adjudicatarias, porque no se presenten ofertas, o por cualquier otra causa que impida la selección objetiva. La declaratoria desierta del proceso se hará mediante acto motivado, el cual se notificará a los proponentes en la audiencia de adjudicación. 5.2 FIRMA Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO. EL (los) proponente (s) favorecido (s) con la adjudicación del contrato debe suscribir el contrato, legalizarlo y publicarlo dentro del plazo estipulado por SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. Cuando el adjudicatario no cumpla con lo anterior o no allegue los documentos mencionados en el siguiente numeral para la celebración del contrato, SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., procederá a hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, sin perjuicio de las acciones judiciales conducentes a resarcir los perjuicios que haya sufrido y no estén cubiertos por dicha garantía y procederá a adjudicar el contrato a los proponentes que sigan en orden de elegibilidad. 5.3 DOCUMENTOS DEL CONTRATO.

Forman parte del contrato los siguientes documentos, entendiéndose que todos son complementarios, y que cualquier estipulación que aparezca en uno de ellos regirá para todos: • Pliegos de la Convocatoria, sus adendas y anexos. • La Propuesta y sus aclaraciones. • Minuta del Contrato y sus anexos. • Comunicación de adjudicación de la oferta. • Las modificaciones que sean acordadas entre SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., y el

Contratista en desarrollo del contrato.


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En caso de discrepancia entre los diferentes documentos, se atenderá lo dispuesto en ellos en el siguiente orden: El contrato y sus modificaciones, la comunicación de aceptación de la propuesta, los Pliegos de Condiciones, sus adendas, la propuesta y sus aclaraciones y los demás documentos mencionados. 5.4 CESIÓN DEL CONTRATO El Contratista no podrá ceder, total o parcialmente el presente contrato, sin autorización previa, expresa y escrita de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 5.5 OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA Sin prejuicio de las demás obligaciones que se emanan de la ley y del contrato que se va a celebrar, el contratista está especialmente obligado a: 1. EL CONTRATISTA reconoce que el contenido de su oferta económica contempla los riesgos propios de su actividad empresarial de Transporte primario y secundario de paquetería, situación por la cual EL CONTRATISTA se obliga por su propia cuenta y riesgo a adoptar las medidas necesarias y procedimientos requeridos para cumplir con las obligaciones a su cargo, garantizando el cumplimiento de las rutas asignadas en los tiempos acordados previamente con la Entidad implementando sistemas multimodales de transporte (Aéreo, Fluvial, Terrestre entre otros). 2. Constituir de manera oportuna las garantías exigidas en el presente contrato. 3. Cumplir el contrato teniendo en cuenta lo señalado en el estudio de conveniencia y oportunidad, la propuesta y el mismo. 4. EL CONTRATISTA ejecutará por su propia cuenta, bajo su total responsabilidad jurídica y empresarial el suministro objeto del contrato, en consecuencia, EL CONTRATISTA tendrá autonomía técnica, administrativa y financiera. 5. Allegar dentro de los cinco (5) días siguientes a la firma del acta de inicio, el reglamento interno de trabajo vigente. 6. Garantizar que Servicios Postales Nacionales S.A. pueda utilizar la totalidad de la capacidad de transporte de los vehículos, para transportar las piezas postales de Servicios Postales Nacionales S.A. 7. Realizar los reemplazos y cambios de personal, cuando éstos sean requeridos por el supervisor del contrato. En todo caso, las personas propuestas para los reemplazos deberán cumplir las exigencias contenidas en la solicitud de propuesta formal, en un plazo no superior a cinco (5) días. 8. El contratista deberá contar como mínimo con un punto operativo en la ciudad de la regional que garantice el cumplimiento del objeto del contrato, el cual deberá ajustarse a las condiciones que para tal efecto defina Servicios Postales Nacionales. 9. EL CONTRATISTA se obliga a garantizar la exclusividad en la prestación del suministro de transporte primario y secundario de piezas postales que cursa por SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. en las ciudades principales e intermedias. En los demás municipios, EL CONTRATISTA podrá subcontratar el suministro de transporte secundario o variable hasta en un primer nivel. 10. EL CONTRATISTA se obliga a asistir a las capacitaciones que sean programadas por LA ENTIDAD y cumplir con los procedimientos y protocolos propios del sistema de gestión de calidad de Servicios Postales Nacionales S.A., de igual forma EL CONTRATISTA deberá presentar un plan de capacitación de buenas prácticas de manipulación, cambio de custodia, cargue y descargue, seguridad de los envíos, temas propios de 4-72 a conductores, auxiliares y distribuidores que sea aplicado durante la ejecución del contrato, no obstante la primera capacitación debe realizarse previamente a la firma del acta de inicio. 11. El contratista deberá verificar que el personal vinculado para la ejecución del presente contrato no reporte antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales. 12. Estampar la imagen corporativa de la compañía en las dimensiones autorizadas, acorde con las especificaciones que exija el supervisor del contrato, con excepción de zona roja. 13. EL CONTRATISTA se obliga a disponer láminas movibles con la imagen corporativa de la compañía que


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serán ubicado en los vehículos destinados para el suministro de transporte primario de carácter adicional. 14. Desarrollar el objeto contractual con conductor y auxiliar logístico para los carros considerados como urbanos. 15. Desarrollar el objeto contractual con conductor para los carros considerados como nacionales y en caso de necesitar ayudante, el Supervisor de Contrato lo pedirá y estará el contratista en la obligación de proveerlo. 16. Tener una persona contratada por el contratista que hará las veces de coordinador regional ejerciendo control y reportes diarios. 17. El contratista deberá suministrar a cada vehículo un teléfono celular que estará disponible las veinticuatro (24) horas del día. 18. Contar con equipos de comunicación (radioteléfono o celular), los cuales deben estar disponibles en todo momento para la operación. 19. Cumplir con todas las disposiciones que estén en vigencia o que en adelante se dicten sobre el servicio de correos, contrabando postal y cambio de itinerarios. 20. Ejecutar las labores propias del contrato, guardando las condiciones normales de presentación personal, lo cual contribuyen a reflejar una buena imagen de la Empresa. PARÁGRAFO PRIMERO. LA ENTIDAD podrá adelantar estudios de seguridad como prueba de polígrafo, integridad (veritas), confiabilidad y alcoholemia entre otras que estén conforme a la normatividad que la reglamente, para el personal del CONTRATISTA destinado a la ejecución del presente contrato en cada una de las regionales, los cuales deberán ser suministrados por LA ENTIDAD. PARÁGRAFO SEGUNDO- EL CONTRATISTA estará en la obligación de realizar programas de prevención y control del personal vinculado a la ejecución del presente contrato. 21. Cumplir con el suministro de transporte primario cuyas especificaciones técnicas correspondan a las ofertadas en la propuesta. 22. De conformidad a la necesidad presentada por la ENTIDAD, EL CONTRATISTA estará en la obligación de disponer y prestar cualquier tipo de Suministro de transporte primario adicional. 23. En caso que LA ENTIDAD requiera un suministro de transporte primario adicional no especificado previamente dentro del contrato, EL CONTRATISTA lo suministrará previa verificación por parte del Supervisor del contrato y que EL CONTRATISTA presenta la mejor oferta económica mediante un sondeo de mercado realizado con dos (2) proveedores o más, de manera que se verifique que EL CONTRATISTA se ajusta a la oferta más económica. 24. EL CONTRATISTA se obliga aceptar las condiciones de vigilancia, control e inspección implementadas por el supervisor. 25. Cumplir con la totalidad de los requerimientos que estén relacionado con la ejecución del objeto del contrato que sean asignados por el Supervisor del Contrato. 26. Prestar el suministro de transporte secundario o variable utilizando para el desplazamiento sus propios medios. 27. Dar cumplimiento a las acciones establecidas en el numeral “Especificaciones Ambientales” de los anexos técnicos y lineamientos ambientales determinados por Servicios Postales Nacionales S.A. En la ejecución del contrato, sin costo adicional para la entidad. 28. EL CONTRATISTA autoriza deducir directamente de su facturación generada las sumas que por la imposición de sanciones pecuniarias, descuentos, multas entre otras deba asumir La Entidad, y que le sean impuestas por una autoridad administrativa, judicial o un particular. 29. Cumplir con los requisitos normativos establecidos por las autoridades de tránsito y transporte. 30. Asumir bajo su propia responsabilidad, el pago de las infracciones de tránsito en las cuales incurran sus conductores. Servicios Postales Nacionales S.A. no responderá, en ningún caso, por las infracciones que les sean impuestas a los conductores del Contratista. 31. Asumir bajo su propia responsabilidad, los daños que sufran los vehículos en la totalidad de las zonas en las cuales deba prestarse el suministro, incluyendo áreas catalogadas como zonas de alto riesgo. 32. Cumplir con las especificaciones del DECRETO 348 DE 2015, expedido por el Ministerio de Transporte y las disposiciones que sobre la materia emita la entidad. 33. Asumir el costo de los peajes y el pago de las tarifas de los parqueaderos en caso de requerirse. 34. La Entidad se reserva la facultad de manera unilateral de eliminar cualquier ruta y/o trayecto contemplados en el anexo técnico con el fin de garantizar la ejecución del objeto contractual. 35. Entre el Supervisor del contrato y el contratista se podrán modificar o crear de mutuo acuerdo rutas y trayectos con el fin de garantizar la ejecución del objeto contractual. 36. En caso que EL CONTRATISTA


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presente afectación de los precios que sea imputables a factores externos, LA ENTIDAD mediante un sondeo de mercado realizado con dos (2) o más proveedores podrá negociar las tarifas inicialmente acordadas, de manera que se verifique que EL CONTRATISTA se ajusta al precio real del mercado. 37. EL CONTRATISTA responderá Civil y Penalmente por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, así como por las acciones, hechos y omisiones que le fueran imputables y que causen daños y perjuicios a LA ENTIDAD, derivados de la celebración, ejecución y liquidación del mismo en los términos de la ley. Igualmente responderá por cualquier utilización de la información suministrada, diferente de la acordada para la ejecución del contrato, ya sea para su beneficio personal o de terceros de manera total o parcial, la cual queda estrictamente prohibida. 38. Presentar de manera completa los documentos exigidos para el cobro de las mensualidades vencidas dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, se deben presentar dos (2) facturas al mes, una por el costo de la líneas de conducción (transporte terrestre) es decir transporte fijo de conformidad a la propuesta presentada y una segunda factura discriminando a). El valor y cantidades por entrega de envíos menores a 2 kg., es decir transporte secundario o variable c). El valor y cantidades por entrega de envíos mayores a 2 kg, es decir transporte secundario o variable d). Las devoluciones justificadas. 39. Garantizar que exista un contrato escrito con cada uno de los propietarios de los vehículos que prestarán el servicio y un contrato laboral con cada uno de las personas contratadas para cumplir el objeto del contrato. 40. Garantizar que el personal contratado para el desarrollo de este contrato se encuentre afiliado al sistema de seguridad social (salud, pensión y ARL) y no presente mora en sus cotizaciones. 41. Certificar mensualmente los pagos de salarios realizados a la cuenta de nómina de cada uno de sus trabajadores. 42. Hacer únicamente los descuentos contemplados en la legislación laboral como obligatorios; en caso de realizar descuentos diferentes a los establecidos, anexar la autorización del trabajador para los mismos, garantizando siempre el respeto por la parte inembargable del salario. 43. Garantizar que el comportamiento del personal contratado se ajuste a los buenos modales, el decoro y respeto debido a los usuarios, clientes y personal de Servicios Postales Nacionales S.A. Por lo tanto, todo el personal designado para la prestación del servicio debe disponer de excelentes relaciones humanas, que faciliten el desarrollo de la estrategia transversal de afecto, buen trato, comunicación y tolerancia. 44. El personal del contratista vinculado para la ejecución del contrato debe contar con la dotación, elementos de seguridad, carnet y uniforme de acuerdo con la imagen institucional autorizada los cuales deberán ser suministrados por el contratista con las especificaciones que indique el supervisor del contrato, los cuales deberán portar completos durante toda la ejecución del contrato. (Camisa, Pantalón, botas, chaqueta, cachucha, cinturón), acorde con el clima de cada una de las regionales. 45. Los auxiliares deberán tener, excelente presentación personal, y experiencia comprobada en trabajos similares. 46. Mantener los documentos actualizados y vigentes de los vehículos durante la ejecución del contrato, conforme a las normas legales vigentes. 47. Presentar al supervisor del contrato designado por Servicios Postales Nacionales S.A. la relación de los conductores que manejarán los vehículos asignados, a través de correo electrónico y/o medio magnético, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del contrato. 48. Cumplir con las rutas y trayectos en los horarios estipulados. 49. El contratista se obliga a cumplir con los tiempos de entrega requeridos por la entidad, alineados con los tiempos ofrecidos por el portafolio de servicios de la entidad. Así mismo, deberá presentarse como mínimo diez (10) minutos antes de la hora señalada de inicio de cada ruta y/o trayecto. LA ENTIDAD procederá a efectuar los descuentos de cada ruta y/o trayecto en la facturación, conforme a los niveles de servicio definidos. Nota: Previamente al proceso de descuento al proveedor podrá presentar descargos al supervisor del contrato quien evaluará la pertinencia de estos descuentos, a saber: • Presentarse hasta una hora después de la señalada para cada ruta o trayecto, se hará un descuento en su factura del: cinco por ciento (5%) sobre el valor mensual de la ruta o trayecto afectado. • Presentarse entre una y tres horas después de la hora señalada para cada ruta o trayecto, se hará un


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descuento en su factura del: diez por ciento (10%) sobre el valor mensual de la ruta o trayecto afectado. • Presentarse tres o más horas después de la hora señalada para cada ruta o trayecto, se hará un descuento en su factura del: veinte por ciento (20%) sobre el valor mensual de la ruta o trayecto afectado. •No liquidar y digitalizar (esto incluye envíos en proceso) las pruebas de entrega dentro de los tiempos estipulados por el procedimiento de liquidación y digitalización vigente en la entidad, se hará un descuento en su factura de transporte variable urbano y/o SPU hasta del diez (10)% sobre el valor mensual de este concepto. El descuento se efectuara y aplicara por el incumplimiento de pruebas de entrega de acuerdo a la siguiente tabla:

Numero de Envíos pendientes

por liquidar y digitalizar

(incluye envíos en proceso)

con corte mensual

%

Descuento

1 a 100 5

101 a 200 8

201 en adelante 10 Nota: Si hay reincidencia continua durante tres (3) meses en el incumplimiento de este literal el porcentaje de descuento será del 20% sobre el valor mensual de este concepto sin importar el número de envíos pendientes de liquidar o digitalizar.

No realizar la recolección a los clientes corporativos, expendios y aliados comerciales de acuerdo a la frecuencia acordada con Servicios Postales Nacionales S.A., se hará un descuento en su factura del diez por ciento (10%) sobre el valor mensual de la ruta o trayecto afectado.

No cumplir con la entrega de la dotación a la totalidad de empleados, se hará un descuento en su factura del uno por ciento (1%) sobre el valor mensual de la factura de transporte primario o fijo.

No cumplir con la instalación del sistema GPS en la totalidad de vehículos y motocicletas, y haber entregado las claves de acceso al sistema satelital, se hará un descuento en su factura del diez por ciento (10%) sobre el valor mensual de la ruta o trayecto afectado.

No realizar la instalación de la imagen corporativa en la totalidad de vehículos, se hará un descuento en su factura del uno por ciento (1%) sobre el valor mensual de la factura de transporte primario o fijo.

Si se comprueba a través del debido proceso que alguno de los trabajadores del proponente falsifico las firmas de la prueba de entrega o algún otro documento que tenga que ver con la operación de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., se hará un descuento en su factura de transporte variable urbano y/o SPU hasta del diez (10) % sobre el valor mensual de este concepto.

No enviar el Plan Estratégico de Seguridad Vial dentro del plazo establecido, se hará un descuento


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en su factura del uno por ciento (1%) sobre el valor mensual de la factura de transporte primario o fijo.

No asignar equipos de comunicación a la totalidad de conductores de vehículos en el plazo establecido, se hará un descuento en su factura del: uno por ciento (1%) sobre el valor mensual de la factura de transporte primario o fijo.

50. Recibir y entregar los despachos de correo, piezas postales en general, sacas que contienen el correo y demás piezas postales directamente en las oficinas de LA ENTIDAD, dentro del horario señalado, tomando las firmas requeridas de quien entrega y recibe dejando constancia del cambio de custodia y las observaciones a que haya lugar. 51. Realizar la entrega al centro operativo el mismo día de la recepción de los envíos, circuitos de recolección establecidos por LA ENTIDAD, mediante cambio de custodia debidamente diligenciado.52. Garantizar la seguridad y buen trato de los envíos que se encuentren bajo su custodia evitando incurrir en expoliaciones, averías y pérdidas de los mismos. 53. El CONTRATISTA no podrá enviar a lista de correo aquellas piezas postales sin el previo consentimiento del profesional de distribución, una vez realizada la verificación del mismo. 54. Devolver a LA ENTIDAD las piezas postales en las mismas condiciones en que los recibió, cuando por circunstancias ajenas sea imposible su entrega. 55. Informar acerca de cualquier anomalía que se presente en la operación, tales como: • No cumplimiento de la frecuencia de transporte. • faltantes o sobrante de envíos. • Muestras de expoliación o avería. • Todas las demás novedades que atenten con las condiciones del envío. 56. Responder a LA ENTIDAD previa investigación, por los envíos que sufran algún tipo de avería, pérdida o expoliación, siempre y cuando se presenten al momento de estar bajo custodia del contratista. 57. En caso de pérdida, expoliación, incumplimiento de tiempos de entrega o avería de un envío bajo la responsabilidad del CONTRATISTA, éste autoriza deducir de los pagos realizados por LA ENTIDAD. Este descuento se realizará directamente de la facturación generada por EL CONTRATISTA por novedades después de haberse recibido queja por parte del remitente en cumplimiento del debido proceso a que haya lugar de acuerdo con la normatividad vigente. LA ENTIDAD queda autorizada para deducir de los pagos que deba efectuar al CONTRATISTA las sumas que haya debido pagar a clientes por causa de indemnizaciones o demandas presentadas por incumplimiento de las obligaciones contractuales de parte del CONTRATISTA Sean transferidos. 58. Atender o reportar a LA ENTIDAD cualquier reclamo realizado por los clientes en un plazo máximo de tres (3) días. 59. Efectuar devolución de planillas de entrega a domicilio, acuses de recibo, facturas y guías cumplidas debidamente diligenciadas, sin tachones ni enmendaduras, según la frecuencia pactada directamente al punto operativo asignado. 60. Efectuar devolución de los envíos con su respectivo adhesivo de devolución debidamente diligenciado y con las observaciones a que haya lugar. 61. Para los casos en donde el destinatario del envío no pueda ser contactado o el domicilio se encuentre cerrado, EL CONTRATISTA deberá efectuar un segundo Intento de entrega de acuerdo a lo establecido por LA ENTIDAD dentro de sus protocolos de distribución. 62. El contratista, para el cambio de vehículos, deberá presentar la solicitud por escrito al supervisor del contrato, teniendo en cuenta que las especificaciones del nuevo vehículo automotor deben ser iguales o mejores a las establecidas en el Estudio Previo, el Anexo Técnico, la solicitud de propuesta formal y la Propuesta Comercial. 63. En caso que alguno de los vehículos contratados no pueda prestar el servicio por situaciones de fuerza mayor y/o caso fortuito, el contratista debe poner a disposición de


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la entidad otro vehículo de iguales o mejores características e informar el hecho al coordinador del centro operativo, profesional de transporte y/o supervisor del contrato. 64. Adelantar el debido diligenciamiento de los formatos y documentos establecidos por LA ENTIDAD, para efectos de garantizar el correcto cambio de custodia de los envíos entre cada uno de los subprocesos que intervienen en la operación. 65. El contratista deberá prestar sin interrupciones el suministro de transporte y deberá suplir de forma inmediata cualquier inconveniente causado por falla mecánica de cualquiera de los carros pedidos por lo cual deberá tener carros de reserva, con iguales o superiores características, para solucionar en un tiempo no mayor a una hora cualquier inconveniente que se presente en cualquiera de las rutas. 66. Los carros deberán estar disponibles durante toda la operación, los días sábados y domingos, LA ENTIDAD podrá solicitar los vehículos que se necesiten para la operación, los cuales podrán ser utilizados, por día, medio día o por horas. 67. Mantener los vehículos en perfectas condiciones, tanto en su parte interior como exterior, así como en su estado mecánico y eléctrico, para garantizar que el servicio no se interrumpa durante el plazo de ejecución del contrato. En el evento que el supervisor del contrato así lo requiera, deberá realizar el reemplazo de los vehículos de manera inmediata con el fin de que el servicio no sea interrumpido. 68. Conducir piezas postales, sin limitaciones de peso ni volúmenes globales y con sujeción a los itinerarios y frecuencias definidos por LA ENTIDAD, los cuales cumplirá sin restricción alguna. En caso de que por cualquier circunstancia se interrumpa el tránsito en rutas y/o trayectos que se contraten, EL CONTRATISTA se obliga a transportar el correo por los medios más rápidos posibles para que no se perjudique el servicio, sin que LA ENTIDAD, deba pagar el valor adicional por este concepto. 69. Atender en forma inmediata los requerimientos que LA ENTIDAD solicite por intermedio del supervisor del contrato en relación con el cumplimiento del mismo. 70. En la fecha de terminación del contrato, el contratista deberá entregar a Servicios Postales Nacionales S.A. el acta de destrucción de la totalidad de los logotipos de la imagen corporativa. 71. Restituir a LA ENTIDAD, los elementos entregados para el desarrollo del contrato una vez culminado la ejecución del mismo. 72. Devolver al término del contrato el material, la correspondencia y los demás documentos que estuvieren en su poder por causa de la prestación del suministro. 73. El CONTRATISTA deberá permitir y colaborar con la práctica de las visitas del supervisor del contrato y de cualquier revisión que hiciere LA ENTIDAD a través de los funcionarios delegados para tales efectos, sin que ello afecte o modifique la autonomía técnica y directiva del CONTRATISTA en la ejecución del suministro materia del presente contrato. 74. Abstenerse de vender, enajenar o reutilizar las especies postales, sea cual fuere la razón para ello.75. Entregar los objetos postales en las mimas condiciones en la que les son entregados, con el objetivo de dar cumplimiento con el porcentaje de entregas en buen estado, indicador que tiene una meta establecida por el Ministerio TIC del 98% para el año 2016. 76. Las demás que se desprendan durante la ejecución del presente contrato. 76. En los casos que el contratista haga uso de los espacio locativo de 4.72 para la ejecución del contrato, este deberá de común acuerdo pactar el canon de arrendamiento a que haya lugar.

a. GARANTÍAS De conformidad con la Resolución 060 del 12 de diciembre de 2012 – por la cual se reglamentan los procesos de Selección y Contratación de Servicios Postales Nacionales S.A, artículo séptimo (7) que señala Análisis de los riesgos y Garantías que los ampara y de conformidad al literal anterior se pudo concluir que una vez determinados los riegos estos deben ser cubiertos con las siguientes garantías así: Esta garantía deberá constituirse dentro del plazo que le estipule Servicio Postales Nacionales S.A y requiere de su aprobación para poder ejecutar el contrato. En todo caso, en los eventos de suspensión o prórroga del contrato, el contratista se obliga ampliar las garantías correspondientes.


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El contratista seleccionado, deberá constituir una póliza a favor de Entidades Estatales, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato, a favor de Servicio Postales Nacionales S.A, en la cual consten los siguientes amparos: 1. Cumplimiento, en cuantía equivalente al veinte (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la

de este y seis (6) meses más, contados a partir de la expedición de la misma.

2. Calidad del servicio, en cuantía equivalente al veinte (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la de este y seis (6) meses más, contados a partir de la expedición de la misma.

3. Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones Laborales: en cuantía equivalente al cinco (5%) del valor del contrato con una vigencia igual a la de este y tres (3) años más, contados a partir de la expedición de la misma

4. Responsabilidad Civil Extracontractual, en cuantía equivalente al veinte (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la de este y seis (6) meses más, contados a partir de la expedición de la misma.

5. Póliza General de Transportes, Debe amparar los riesgos de pérdida o de daño a los bienes bajo el

desarrollo del objeto del contrato, el valor asegurado será por DOSCIENTOS MILLONES DE PESOS ($200.000.000) con una vigencia de un año contados a partir de la expedición de la misma, será obligación del contratista prorrogar su término hasta finalizar la ejecución del contrato, cuyo tomador será el contratista, y el asegurado y beneficiario Servicios Postales Nacionales S.A.

PARÁGRAFO: En el caso que por parte de la entidad se presenten nuevos negocios que constituyan un favorecimiento comercial y empresarial, el oferente deberá estar sujeto los parámetros exigidos por LA ENTIDAD, entre estos la expedición de nuevos seguros o la ampliación de los valores, términos y condiciones de los amparos actualmente solicitados.

Estas garantías deberán constituirse dentro del plazo que le estipule Servicio Postales Nacionales S.A y requiere de su aprobación para poder ejecutar el contrato. En todo caso, en los eventos de suspensión o prórroga del contrato, el contratista se obliga ampliar las garantías correspondientes.

5.6 OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE 1. Pagar al CONTRATISTA el valor del contrato dentro del término y condiciones pactadas, previa certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del mismo. 2. Supervisar que el CONTRATISTA cumpla con el objeto y obligaciones del contrato dentro del término de ejecución. 3. Suministrar de manera oportuna al CONTRATISTA la información requerida para el adecuado cumplimiento de sus obligaciones.


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4. Convocar a las reuniones a que haya lugar para el desarrollo de las actividades inherentes al objeto del contrato. 5. Expedir las certificaciones a que haya lugar. 6. Liquidar el contrato en el término establecido en el contrato y en la ley. 7. Las demás que se desprendan en desarrollo del contrato. 5.7 CLÁUSULA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

En caso de que EL CONTRATISTA tenga la condición de encargado del tratamiento, de conformidad con el artículo 3 literal d) de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, , en adelante LEPD, en la medida que el objeto del contrato pueda implicar el tratamiento de datos personales a cargo de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. por parte de El CONTRATISTA, éste último se obliga y compromete, con base al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, a una serie de aspectos identificados a continuación:

1. EL CONTRATISTA se compromete y obliga a guardar secreto de todos los datos personales que conozca y a los que tenga acceso en virtud del presente contrato.

2. Custodiará e impedirá el acceso a los datos personales a cualquier usuario no autorizado o persona ajena a su organización. Las anteriores obligaciones se extienden en cualquier fase del tratamiento que de esos datos pudiera realizarse y subsistirán aún después de terminados los mismos.

EL CONTRATISTA únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones que reciba expresamente de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., y no los destinará, aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en el presente contrato. Así mismo, se compromete a no revelar, transferir, ceder o de otra forma comunicar los bases de datos o datos contenidos en ellos, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a otras personas; salvo que previa indicación expresa de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., comunique los datos a un Tercero designado por aquél, al que hubiera encomendado la prestación de un servicio. EL CONTRATISTA manifiesta conocer las obligaciones derivadas la ley de protección de datos personales. Así mismo, garantiza el mantenimiento de las medidas de Seguridad; así como cualesquiera otras que le fueren impuestas por parte de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., de índole técnica y organizativa, necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal. SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., previa solicitud, podrá facilitar un extracto de las medidas de seguridad que el contratista debe acatar en cumplimiento de las obligaciones descritas en esta cláusula. Finalizada la prestación del servicio contratado, los datos personales serán destruidos o devueltos a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. No procederá la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que exija su conservación, en cuyo caso deberá procederse a la devolución de los mismos garantizando a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. dicha conservación. El contratista podrá conservar, debidamente bloqueados, los datos en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. En cualquier caso, el contratista comunicará a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. cualquier incidencia que se produzca en ejecución del presente contrato, que pueda afectar la confidencialidad,


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integridad y disponibilidad de los datos personales, dentro del plazo de dos (2) días hábiles contados a partir desde la fecha en que se hubiese producido la incidencia o hubiese tenido conocimiento de la misma, para que se adopten las medidas correctivas de forma oportuna. Del mismo modo, el contratista pondrá en conocimiento del personal a su servicio las obligaciones indicadas en la presente cláusula, cerciorándose, mediante la adopción de las medidas.

ORIGINAL DEBIDAMENTE FIRMADO


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6 ANEXOS

RELACIÓN ANEXOS TÉCNICOS

1. TÉCNICO 2016

2. PROCEDIMIENTO SERVICIO ESPECIAL DE TRANSPORTE

3. PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE PRUEBAS DE ENTREGA

4. PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE SOLICITUDES DE INDEMNIZACIONES ENVÍOS NACIONALES E

INTERNACIONALES

5. MANUAL DE BRANDEO DE IMAGEN CORPORATIVA

6. DOTACIONES

7. PROCEDIMIENTO CONTROL DE CALIDAD

8. PROCEDIMIENTO TRANSPORTE PRIMARIO DISTRIBUCIÓN

9. PROCEDIMIENTO TRANSPORTE PRIMARIO RECOLECCIÓN

10. PROCEDIMIENTO TRANSPORTE SECUNDARIO TERRESTRE

11. PRECIOS DE REFERENCIA MÁXIMOS O TOPES.

12. PROPUESTA ECONÓMICA

13. CARTA DE PRESENTACIÓN PROPUESTA.(ANEXO 13)

14. DECLARACIÓN DE ORIGEN DE FONDOS. (ANEXO 14)

15. APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (ANEXO 15).

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