Sesion 01 PMBOK

7/23/2019 Sesion 01 PMBOK

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SESION 01

¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,servicio, o resultado único.

¿Qué es un Proyecto de TI?

Un proyecto de TI es aquel esfuerzo temporal realizado para resolver las necesidades de tecnologías de información y comunicación de las organizaciones; obteniendo para ello un determinado producto, servicio o resultado único.

Ambiente externo en los proyectos TI.Nueva Tecnología.Proveedores No Experimentados.Falta de metodología.Falta de infraestructura de Desarrollo y certificación.Usuarios sin experiencia en TI.Negocios Cambiantes.Variedades Tecnológicas.

¿Qué es la gerencia de proyectos?

Consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades y herramientas, además de técnicas, a las actividades del proyecto a fin de alcanzar o exceder las necesidades del mismo.

¿Qué es la gerencia de proyectos de TI?La Gerencia de Proyectos de TI es "la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto de TI para satisfacer sus requerimientos".

Un Listado de ellos:Gestión de la Integración.Gestión del Alcance.

Gestión del Tiempo.Gestión del Costo.Gestión de la Calidad.Gestión de los Recursos Humanos.Gestión de la Comunicación.Gestión del Riesgo.Gestión de las Adquisiciones.Gestión de los interesados.

engloba.Inicialización, Planificación, Ejecución, Control, Cierre.

Restricciones de los Proyectos.

Calidad, Alcance, Presupuesto, Cronograma, Recursos, Riesgos.

La problemática en la gestión de proyectos.25% de los proyectos se cancelan.Las compañías entregan productos a sus clientes con un 15% de errores no eliminados.Muchas organizaciones dedican entre el 30 y 40% de su tiempo y dinero a corregir el producto desarrollado.En los proyectos se cumplen los plazos en un 50% de las ocasiones.



¿Qué es la Dirección de Proyectos?

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.tener en cuenta lo siguiente.Identificar Requisitos.Abordar necesidades, inquietudes, y expectativas de los Interesados.Equilibrar alcance, cronograma, costo, calidad, recursos, y riesgos.

¿Qué es la Dirección de Programas?Consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a un programa para satisfacer los requisitos del mismo.

¿Qué es la Dirección de Portafolios?Consiste en la gestión centralizada de uno o más portafolios con objeto de alcanzar los objetivos estratégicos.

El Director del Proyecto.Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto o en competencia. (Triple Restriccion: Alcance, Tiempo y Costo).Rol del Director del Proyecto.Conocimiento.Qué es lo que sabe sobre la gestión de proyectos.

mas.

Desempeño.Es capaz de hacer o lograr cuando aplica sus conocimientos sobre la dirección de proyectos.

mas.

Actitud.Comportamiento del director del proyecto cuando ejecuta el proyecto o actividades relacionadas con el mismo.

Da como Resultado: Lograr los objetivos del proyecto.

Relación entre el Plan Estratégico y los Proyectos.Para el plan estrategico se necesita:Visión, Misión, Objetivos, Estrategias.y en portafolios de proyectos estan:Selección y Priorización (Que Proyectos es primero).se organiza en: Programa 1, Programa 2, Programa 3, y en cada uno esta un Proyecto A, Proyecto B, Proyecto C, Proyecto etc...en Estrategia se genera la selecion y priorizacion.

Estructura de la Organización.Factor ambiental de la empresa que puede afectar a la disponibilidad de recursos

e influir en el modo de dirigir los proyectos.

Organización funcional.Agrupados por especialidades, tales como: producción, ventas, ingeniería y contabilidad.Se realiza el trabajo del proyecto de forma independiente de los demás departamentos.

Organización Matricial Débil.El rol del director del proyecto es más bien el de un coordinador o facilitador.



Organización Matricial Equilibrada.Reconoce la necesidad de contar con un director del proyecto, no le confiere autoridad plena sobre el proyecto ni sobre su financiamiento.

Organización Matricial Fuerte.Características de la organización orientada a proyectos: tienen directores de proyecto con dedicación plena y con una autoridad considerable, así como personal administrativo dedicado a tiempo completo.

Organización Orientada a Proyectos.La mayor parte de los recursos de la organización están involucrados en el trabajo de los proyectos y los directores de proyecto tienen bastante independencia y autoridad.

Autoridad del Proyecto: en funcional, Poca o ninguna; en Matricial Debil, baja;en matricial equilibrada, Baja a moderada; en matricial Fuerte: Moderada a Alta; en Orientada a Proyectos, Alta a casi total.dISPONIBILIDAD DE recursos: en funcional, Poca o ninguna; en Matricial Debil, baja; en matricial equilibrada, Baja a moderada; en matricial Fuerte: Moderada a Alta; en Orientada a Proyectos, Alta a casi total.Quien gestiona el presupuesto del Proyecto: en funcional, Gerente Funcional; enMatricial Debil, gerente funcional; en matricial equilibrada, ambos o mixto; en

matricial Fuerte: Director de proyecto; en Orientada a Proyectos, director de proyectos.rol de director de proyecto: en funcional, tiempo parcial ; en Matricial Debil, tiempo parcial; en matricial equilibrada, tiempo completo; en matricial Fuerte: tiempo completo; en Orientada a Proyectos, tiempo completo.Presonal administrativo de la direccion de Proyectos: en funcional, tiempo parcial ; en Matricial Debil, tiempo parcial; en matricial equilibrada, tiempo completo; en matricial Fuerte: tiempo completo; en Orientada a Proyectos, tiempo completo.

Stakeholders o Interesados.Individuo, grupo u organización cuyos intereses pueden afectar positiva o negativamente la ejecución o la terminación del proyecto.

Cliente (quien usará el producto).Gerente de Proyecto (quien lo dirige).Sponsor (patrocinador) Quien proporciona los recursos (dinero).Equipo (quienes ejecutan las actividades).Organización ejecutante (donde se realiza el proyecto).Organizaciones externas (Gobierno, reguladores).Sociedad, Ciudadanos.Influyentes internos/externos.

Equipo del Proyecto.El equipo del proyecto incluye al director del proyecto y al grupo de individuos que actúan juntos en la realización de los trabajos del proyecto para alcanzar susobjetivos.

Personal de dirección de proyecto.Personal del proyecto.Expertos de Apoyo.Representantes del Usuario o del Cliente.VendedoresMiembros de Empresas Socio.Socios de Negocios.

Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos.Proceso de Inicio, Procesos de Planificacion, Procesos de eJECUCION, pROCESOS DE



cIERRE.LOS CUATRO PROCESOS ESTAN EN CONSTANTE SEGUIMIENTO DEl PROCESO monitoreo y control.

Cada proceso del PMBOK tiene la siguiente estructura. Entradas, luego Herramientas, y despues Salidas.Cada grupo de procesos hay:en inicio son 2, en planificacion son 24, en ejecucion son 8, en seguimiento y control son 11, y en cierre son 2.cada area de conocimiento hay:Integracion: 6; Alcance 6; tiempo 7; costos 4; calidad 3; recursos humanos 4; comunicaciones 3; Riesgos 6; Adquisiciones 4; Interesados 4

los procesos son:En grupo de procesos de INICIO:4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto.13.1 Identificar a los interesados.

En Grupo de Procesos de Planificacion:4.2 Desarrollar el plan para la dirección del proyecto.5.1 Planificar la gestión del alcance.5.2 Recopilar requisitos.5.3 Definir el alcance.5.4 Crear la EDT.

6.1 Planificar la gestión del cronograma.6.2 Definir las actividades.6.3 Secuenciar las actividades.6.4 Estimar los recursos de las actividades.6.5 Estimar la duraciones de las actividades.6.6 Desarrollar el cronograma.7.1 Planificar la gestión de costos.7.2 Estimar los costos.7.3 Determinar el presupuesto.8.1 Planificar la gestión de la calidad.9.1 Planificar la gestión de Recursos Humanos.10.1 Planificar la gestión de las comunicaciones.

11.1 Planificar la gestión de riesgos.11.2 Identificar los riesgos.11.3 Realizar el análisis cualitativo de riesgos.11.4 Realizar el análisis cuantitativo de riesgos.11.5 Planificar la respuesta a los riesgos.12.1 Planificar la gestión de adquisiciones del proyecto.13.2 Planificar la gestión de los interesados.

Grupos de Proceso de Ejecucion:4.3 Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto.8.2 Realizar el aseguramiento de calidad.9.2 Adquirir el equipo del proyecto.9.3 Desarrollar el equipo del proyecto.

9.4 Dirigir el equipo del proyecto.10.2 Gestionar las comunicaciones.12.2 Efectuar las adquisiciones.13.3 Gestionar la participación de los interesados. Grupo de Procesos de Monitoreo y Control.4.4 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto.4.5 Realizar el control integrado de cambios.5.5 Validar el alcance.5.6 Controlar el alcance.



6.7 Controlar el cronograma.7.4 Controlar los costos.8.3 Controlar la calidad.10.3 Controlar las comunicaciones.11.6 Controlar los riesgos.12.3 Controlar las adquisiciones.13.4 Controlar la participación de los interesados.

Grupo de Procesos de Cierre.4.6 Cerrar el proyecto o fase.12.4 Cerrar las adquisiciones.

grupo de procesos de INICIO.4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto.Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la existenciade un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.El beneficio clave de este proceso son los límites del proyecto bien definidos (inicio y fin), y que la dirección general se comprometa con el proyecto.

Entradas.Enunciado del trabajo del proyecto, Descripción narrativa de los productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto.Caso de negocio, Proporciona la información necesaria para determinar si el proyec

to es viable o no en términos de la inversión requerida.Acuerdos, Se establecen para definir las intenciones iniciales de un proyecto, (Contratos, memorandos de entendimiento, acuerdos verbales, correos electrónicos, etc).Factores ambientales de la empresa, Estándares gubernamentales, estándares de la industria o reglamentos (p.ej., códigos de conducta, estándares de calidad o estándares de protección del trabajador); Cultura y estructura de la organización, y Condiciones del mercado.Activos de los procesos de la organización, Procesos estándar de la organización, polítcas y definiciones de procesos; Plantillas (p.ej., plantilla del acta de constitución del proyecto). Información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas.

Herramientas y técnicas.Juicio de expertos, Experiencia que puede ser proporcionada por cualquier grupoo individuo con conocimientos o formación especializados: Consultores, Interesados, incluidos clientes y patrocinadores, Asociaciones profesionales y técnicas, Grupos industriales, etc.Técnicas de facilitación, Tormentas de ideas.

Salidas.Acta de constitución del proyecto, Contiene: El propósito o la justificación, Los objetivos, Los requisitos, Los supuestos y las restricciones, La descripción del proyecto y sus límites, Los riesgos, El resumen del cronograma de hitos y del presupuesto, La lista de interesados, etc.

13.1 Identificar a los interesados.El proceso de identificar las personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado del proyecto, influenciay posible impacto en el éxito del proyecto.

Entradas.Acta de constitución del proyecto, Suministra información sobre patrocinadores, clientes, miembros del equipo, grupos y departamentos que participan en el proyecto.Documentos de las adquisiciones, Las partes interesadas en una actividad de adquisición o en un contrato. Proveedores.



Factores ambientales de la empresa, Cultura organizacional, regulaciones, estándares de productos, tendencias globales, regionales o locales y las prácticas o hábitos.Activos de los procesos de la organización, Las plantillas del registro de interesados, lecciones aprendidas y los registros de interesados de proyectos anteriores.

Herramientas y técnicas.Análisis de Interesados, Permite identificar los intereses, las expectativas y la influencia de los interesados y relacionarlos con el propósito del proyecto.Para el análisis de los interesados podemos utilizar lo siguiente: Matriz de poder/interés; Matriz de poder/influencia; Matriz de influencia/impacto; Modelo deprominencia.Gente con mucho interés y poder: estas son las personas con las que debe comprometerse y hacer los mayores esfuerzos para satisfacerlas.Gente con mucho poder, pero menos interés: en este caso es necesario hacer el trabajo suficiente para mantenerlos satisfechos, pero no tanto como para aburrirlos con la información.Gente con poco poder y mucho interés: a estas personas es necesario mantenerlas adecuadamente informadas, y hablar con ellas para asegurarse de que no surjan problemas importantes.Gente con poco poder y poco interés: de nuevo, monitorear a esta gente, pero no aburrirla con comunicación excesiva.

Juicio de Expertos, Se debería procurar el juicio y la experiencia de grupos o personas con capacitación especializada o pericia en la materia, por ejemplo: La altadirección, Asociaciones profesionales y técnicas, ONGs, etc.Reuniones, Son reuniones sobre los principales interesados del proyecto y se pueden utilizar para intercambiar y analizar información acerca de roles, conocimientos y la postura general de cada interesado.Registro de Interesados, Contiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados: Nombre, puesto en la empresa, ubicación, expectativas, influencia potencial, interno o externo, etc.

Grupo de procesos de Planificación.4.2 Desarrollar el plan para la dirección del proyecto.

Proceso de definir, preparar y coordinar todos los planes secundarios e incorporarlos en un plan integral para la dirección del proyecto.ENTRADA: aCta de constitucion del proyecto; salidad de otros procesos, FactoresAmbientales de la empresa, aCtivos de los procesos de la organizacion.hERRAMIENTAS Y TECNICAS: Juicios de expertos, tecnicas de facilicitacion.Salidas: Plan de Direccion de Proyectos.El beneficio clave de este proceso es un documento central que define la base para todo el trabajo del proyecto.El plan se actualiza y revisa a través del proceso Control Integrado de Cambios. El plan para la dirección del proyecto define cómo se ejecuta, se supervisa y controla, y se cierra el proyecto.

5.1 Planificar la gestión del alcance.

Documenta cómo el alcance del proyecto será definido, validado y controlado. El beneficio principal de este proceso es que provee de guía y dirección de cómo el alcance será gestionado a través del proyecto.¿Cuál es el aporte de gestionar el alcance?¿Cómo determinar qué trabajo se tiene que hacer en mi proyecto?¿Cómo asegurarme que se haga todo el trabajo previsto en mi proyecto?¿Cómo asegurarme que no se haga trabajo no previsto en mi proyecto?¿Cómo asegurarme de obtener la aceptación del trabajo realizado en mi proyecto?

Entradas:



Plan para la dirección del proyecto, Acta de constitución del proyecto, Factores ambientales de la empresa, Activos de los procesos de la organización.Herramientas y técnicas:Juicio de Expertos, Reuniones.Salidas.Plan de gestión del alcance (incluye), El proceso para elaborar un enunciado detallado del alcance del proyecto; la creación de la EDT/WBS; establece cómo se mantendrá y aprobará la EDT/WBS; especifica cómo se obtendrá la aceptación formal de los entreles del proyecto; y cómo se procesarán las solicitudes de cambio.Plan de gestión de los requisitos. Describe cómo se analizarán, documentarán y gestiona los requisitos. El proceso para priorizar los requisitos; Las métricas del producto que se utilizarán y el fundamento de su uso.

5.2 Recopilar requisitos.Determina, documenta y gestiona las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.Entradas:Plan de gestión del alcance.Plan de gestión de los requisitos. Plan de gestión de los interesados.Acta de constitución del proyecto.Registro de interesados.

Herramientas y técnicas:

Entrevistas, Estudios comparativos, Grupos focales, Análisis de documentos, Diagrama de contexto, Prototipos, Cuestionarios, encuestas, Técnicas grupales de toma de decisiones.

Salidas:Documentación de requisitos. Requisitos funcionales, Requisitos no funcionales, Requisitos de Calidad.Matriz de trazabilidad de requisitos.

5.3 Definir el Alcance.Desarrolla una descripción detallada del proyecto y del producto.entradas:Plan de gestión del alcance. Acta de constitución del proyecto. Documentación de req

isitos. Activos de los procesos de la organización.Herramientas y técnicas:Generación de alternativas. Juicio de expertos. Análisis de producto. Talleres facilitados.Salidas:Enunciado del alcance del proyecto: Descripción del alcance del producto, Criterios de aceptación, Entregable, Exclusiones del proyecto, Restricciones, Supuestos.Actualizaciones a los documentos del proyecto: El registro de interesados, La documentación de requisitos, La matriz de trazabilidad de requisitos.¿Qué es una restricción?Son factores que limitan las opciones del equipo de proyecto en términos de recursos, presupuesto, cronograma, y alcance.¿Qué es un supuesto?

Son factores que para propósitos de planeamiento se consideran verdaderos, reales,o ciertos.

5.4 Crear la EDT.Subdivide los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más iles de manejar.Entradas:Plan de gestión del alcance del proyecto.Enunciado del alcance del proyecto.Documentación de requisitos.



Factores ambientales de la empresa.Activos de los procesos de la organización.

Herramientas y técnicas:Descomposición: Técnica utilizada para dividir y subdividir el alcance del proyectoy los entregables del proyecto en partes más pequeñas y manejables, El paquete de trabajo es el trabajo definido en el nivel más bajo de la EDT/WBS (costo / duración). Juicio de Expertos: Para analizar la información necesaria para descomponer los entregables del proyecto en componentes más pequeños a fin de crear una EDT/WBS eficaz, Se aplican a los detalles técnicos del alcance del proyecto.

Salidas:Línea Base del Alcance: Es la versión aprobada de: Enunciado del alcance del proyecto, EDT/WBS, Diccionario de la EDT/WBS. Sólo se puede modificar a través de procedimientos formales de control de cambios y que se utiliza como base de comparación.Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros, la documentación de los requisitos,que puede requerir actualización para incluir los cambios aprobados.

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