Sesión 6

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Augusto JAVES SANCHEZ Lic. Administración Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones Doctorado en Administración PROJECT MANAGEMENT Semana: 6 09 de abril de 2013

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Page 1: Sesión 6

Augusto JAVES SANCHEZ Lic. Administración

Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones

Doctorado en Administración

PROJECT MANAGEMENT

Semana: 6

09 de abril de 2013

Page 2: Sesión 6
Page 3: Sesión 6

Gestión de Costos

Describe los procesos necesarios para asegurar y terminar el

proyecto en el tiempo definido

Page 4: Sesión 6

¿Qué respuestas me da la Gestión de Costos?

La gestión de costos del proyecto trata

principalmente sobre los costo de los recursos

necesarios para completar las actividades del

proyecto.

La planificación de la gestión del costo se realiza

en las etapas iniciales de la planificación del

proyecto y establece el marco de referencia para

cada uno de los procesos de gestión de los

costos, de modo que el desempeño de los

procesos sea eficiente y coordinado.

1. Estimar los Costos

2.Determinar el Presupuesto

3. Controlar los Costos

Page 5: Sesión 6

¿Nosotros controlamos

los costos?...

… ¿O los costos nos

controlan a nosotros?

Page 6: Sesión 6

Gestión de los Costos

Plan de Gestión de Costos puede establecer:

Nivel de precisión, tipos de estimación y redondeos.

Unidades de medida, mediciones y recursos.

Enlaces con procedimientos de la organización, CAP’s y cuentas contables.

Umbrales de control, variaciones permitidas.

Reglas de valor ganado, fórmulas, criterios, CAP’s.

Formatos de informe.

Descripciones de procesos.

Page 7: Sesión 6

Definiciones

Costo: Cantidad que se da o se paga por algo

Precio: Valor pecuniario en que se estima algo

Presupuesto: Cómputo anticipado del coste de una obra o

de los gastos y rentas de una corporación

Valor: Grado de utilidad o aptitud de las cosas, para

satisfacer las necesidades o proporcionar bienestar o

deleite

Calidad: Propiedad o conjunto de propiedades inherentes a

algo, que permiten juzgar su valor

Page 8: Sesión 6

Factores que afectan el costo

Tecnología

Oferta y demanda

Calendario

Estacionalidad

Riesgo

Calidad

Proveedores

Otros

Page 9: Sesión 6

Procesos de la Gestión de Costos

1. Estimar los Costos

2.Determinar el

Presupuesto

3. Controlar los Costos

Page 10: Sesión 6

Estimación de los Costos

Es el proceso que consiste en desarrollar

una estimación de todos los costos

requeridos para completar las actividades

del proyecto.

Por lo general, la estimación de costos se

expresa en unidades monetarias (soles,

dólar, etc.), aunque en otros casos

pueden emplearse otras unidades de

medida, como las horas o los días de

trabajo del personal.

Page 11: Sesión 6

La exactitud de la estimación del costo de

un proyecto aumenta conforme el

proyecto avanza a lo largo de su ciclo de

vida.

Por ejemplo:

Estimación de Orden de Magnitud -25% a +75%

Fase de Inicio

Estimación Presupuestal -10% a +25%

Fase Planeamiento Inicial

Estimación Definitiva -5% a +10%

Fase Planeamiento Final

Estimación de los Costos

Page 12: Sesión 6

¿Cómo hacerlo Estimación de Costos?

Estimación Análoga (arriba hacia abajo)

Elaborado con juicio experto e información histórica

De proyecto reales y similares (de hecho y no de apariencia)

Menos costosa

Menos tiempo

Menos exacta

Cuando utilizar ? cuando existe una cantidad limitada de

información detallada sobre el proyecto

Estimación Paramétrica

Utiliza una relación estadística entre los datos

históricos y otras variables (ej., pies cuadrados en

la construcción). Ej:

$ / m2 de construcción, $ / # item

Es más exacta

Page 13: Sesión 6

Para este tipo de estimación se

requiere información detallada de

cada uno de los paquetes de trabajo

o actividades del proyecto.

WBS, planes, cotizaciones, precios

unitarios, etc.

Estimación Ascendente (abajo hacia

arriba) Estimación por Tres Valores

Se utiliza cuando hay un alto

grado de incertidumbre y riesgo

acerca de la estimación del costo

de una actividad

Las estimaciones de costos pueden incluir reservas de contingencias

para tener en cuenta la incertidumbre del costo.

Análisis de Reserva

Puede ser un porcentaje del costo estimado, una cantidad fija, o puede

calcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos.

A medida que se dispone de mayor información, la reserva de

contingencias puede utilizarse, reducirse o eliminarse.

¿Cómo hacerlo Estimación de Costos?

Page 14: Sesión 6

Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste

en sumar los costos estimados de las actividades

individuales o paquetes de trabajo para establecer una

línea base de costo.

Determinar el Presupuesto

Esta línea base incluye todos los presupuestos

autorizados, pero excluye las reservas de gestión.

Page 15: Sesión 6

Análisis de Reserva

• Las reservas de contingencias cubre el costo potencial

del impacto de los riesgos identificados en el proyecto.

• Las reservas de gestión son presupuestos reservados

para cambios no planificados al alcance y al costo del

proyecto

• Las reservas no forman parte de la línea base de costo,

pero pueden incluirse en el presupuesto total del

proyecto.

¿Cómo elaborar el Presupuesto?

Juicio de Expertos

Relaciones Históricas

Desarrolla modelos matemáticos que permiten predecir los

costos totales del proyecto

Page 16: Sesión 6

Ejemplo

Sabemos que en ciertas épocas del año por ejemplo: semana santa,

fiestas patrias, navidad, año nuevo, etc., el costo de los pasajes al

interior del país se incrementa significativamente, hasta 100% de su

tarifa normal.

En éstos periodos de tiempo no sólo aumentan los pasajes sino

también la comida en los restaurantes, el alojamiento, los regalos,

entre otros.

¿Por qué?

Page 17: Sesión 6

Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige como Project Manager, le informó que tuvo un incremento en sus costos presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del equipo de proyecto que está a cargo de usted. ¿Qué debería hacer usted como PMP® es este caso?

A. Emitir una solicitud de cambio.

B. Reunirse con la Gerencia.

C. Solicitar al subcontratista la documentación de soporte.

D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo.

1. Pregunta para discusión grupal

Page 18: Sesión 6

Proceso 7.1:

Estimación de Costos

Page 19: Sesión 6

Estimación de los Costos

Desarrollo de una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma.

Page 20: Sesión 6

Factores Ambientales de la

Empresa

Condiciones del mercado:

productos, servicios, y

resultados disponibles

Bases de datos comerciales

ESTIMACIÓN DE COSTOS

Estimación de los Costos

Page 21: Sesión 6

Activos de los Procesos de la

Organización

Políticas de estimación de

costos

Plantillas de estimación de

Costos

Información histórica

Archivos del proyecto

Conocimiento del equipo

Lecciones aprendidas

ESTIMACIÓN DE COSTOS

Estimación de los Costos

Page 22: Sesión 6

Enunciado del Alcance del Proyecto.

Necesidad del negocio.

Justificación.

Requisitos.

Límites.

Restricciones.

Asunciones.

Lista de entregables.

Criterios de aceptación.

ESTIMACIÓN DE COSTOS

Estimación de los Costos

Page 23: Sesión 6

CASA DE CAMPO

1. Estudios 2. Diseños 3. Construcción 4. Acabados 5. Gestión

3.1.

Afirmado

3.2.

Ed. Áreas de

descanso

3.3.

Ed. Áreas de

recreación

3.4.

Habilitación de

otras áreas

2.1.

Maquetas

2.2.

Planos

5.1.

Planeamiento

5.2.

Control

Dorm.

Padres

Dorm.

Hijos

Dorm.

Hijas

Cancha

Frontón

Cancha

Tenis

Piscina

EDT

Suministra relación

entre todos los

componentes del

proyecto y los

entregables

ESTIMACIÓN DE COSTOS

Estimación de los Costos

Page 24: Sesión 6

Diccionario de la EDT

Identificación de productos

entregables

Descripción del trabajo en cada

componente de la EDT ESTIMACIÓN DE COSTOS

Estimación de los Costos

Plan de Gestión del Proyecto

Plan de gestión del cronograma.

Plan de gestión de personal.

Registro de riesgos.

Page 25: Sesión 6

Estimación por analogía

Implica usar el coste real de proyectos anteriores similares, como

base para estimar el coste del proyecto actual.

Se utiliza cuando la cantidad de información detallada es limitada.

Utiliza el juicio de expertos.

Es menos costosa que otras técnicas pero también menos exacta.

Es fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y

no de apariencia, y cuando las personas que preparan las

estimaciones tienen la experiencia necesaria.

ESTIMACIÓN DE Costos

Estimación de los Costos

Page 26: Sesión 6

Estimación por Analogía

CASA DE CAMPO

1. Estudios 2. Diseños 3. Construcción 4. Acabados 5. Gestión

3.1.

Afirmado

3.2.

Ed. Áreas de

descanso

3.3.

Ed. Áreas de

recreación

3.4.

Habilitación de

otras áreas

2.1.

Maquetas

2.2.

Planos

5.1.

Planeamiento

5.2.

Control

Dorm.

Padres

Dorm.

Hijos

Dorm.

Hijas

Cancha

Frontón

Cancha

Tenis

Piscina

Es una estimación de arriba a abajo

Page 27: Sesión 6

Determinación de Tarifas de Costos de Recursos

Se deben conocer las tarifas de Costos unitarios de cada

recurso

Se usan cotizaciones, tarifas estándar con factores de

escalamiento, bases de datos comerciales, y listas de precios

de los vendedores.

ESTIMACIÓN DE Costos

Estimación de los Costos

Page 28: Sesión 6

Estimación ascendente

Estimación del costo de actividades individuales o paquetes

de trabajo y su acumulación para obtener el costo total del

proyecto.

El costo y precisión depende del tamaño y complejidad de la

actividad individual o paquete de trabajo: serán mayores en

la medida que estas actividades o paquetes sean más

pequeños. Debe balancearse precisión adicional con costo

adicional.

ESTIMACIÓN DE Costos

Estimación de los Costos

Page 29: Sesión 6

Estimación Ascendente

CASA DE CAMPO

1. Estudios 2. Diseños 3. Construcción 4. Acabados 5. Gestión

3.1.

Afirmado

3.2.

Ed. Áreas de

descanso

3.3.

Ed. Áreas de

recreación

3.4.

Habilitación de

otras áreas

2.1.

Maquetas

2.2.

Planos

5.1.

Planeamiento

5.2.

Control

Dorm.

Padres

Dorm.

Hijos

Dorm.

Hijas

Cancha

Frontón

Cancha

Tenis

Piscina

Es una estimación de abajo a arriba

Page 30: Sesión 6

Estimación Paramétrica

Técnica que utiliza relación estadística entre datos históricos y

otras variables, para calcular una estimación de Costos.

Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la

complejidad y la información de Costos y recursos.

ESTIMACIÓN DE Costos

Estimación de los Costos

Page 31: Sesión 6

Software de Gestión de Proyectos

Software de estimación de Costos.

Hojas de cálculo.

Herramientas de simulación y estadística.

ESTIMACIÓN DE Costos

Estimación de los Costos

Page 32: Sesión 6

Análisis de propuestas para licitaciones

Análisis de ofertas de proveedores.

Análisis de lo que debería costar el proyecto.

ESTIMACIÓN DE Costos

Estimación de los Costos

Page 33: Sesión 6

Análisis de Reserva

Reservas o asignaciones para contingencias son Costos

estimados que utilizará el PM para gestionar eventos

previstos, pero no ciertos.

Problema de posible exageración de estimación de

Costos.

Reservas no forman parte de la línea base de costos.

ESTIMACIÓN DE Costos

Estimación de los Costos

Page 34: Sesión 6

Coste de la Calidad

Pueden utilizarse para preparar estimación de Costos .

ESTIMACIÓN DE Costos

Estimación de los Costos

Page 35: Sesión 6

Estimaciones de Costos

Evaluaciones cuantitativas de

Costos probables de los recursos.

Presentación resumen o detallada.

Se estiman Costos para todos los

recursos, y categorías especiales

como asignación por inflación o

reserva de contingencia.

ESTIMACIÓN DE Costos

Estimación de los Costos

Page 36: Sesión 6

Volquete de 10 TN 1 $100/día

Capataz 1 $ 20/día

Obreros (cuadrilla) 3 $ 5/día

Mameluco 3 $ 10/día

Par de botas 3 $ 15

Par de guantes 3 $ 10

Rastrillo 2 $ 15

Escoba 2 $ 5

Carretilla 1 $ 25

Desinfectante 10 glns $ 15

PROYECTO CASA DE CAMPO

3.1.3.

Limpiar

Terreno

Costos

estimados

Estimación de los Costos Ejemplo

Page 37: Sesión 6

Volquete de 10 TN 1 $100/día

Costo servicio 1 $100/día

Costo contratación 1 $100

Costo supervisión 1 $ 25/día

PROYECTO CASA DE CAMPO

Alternativa: contratación de compañía de limpieza

3.1.3.

Limpiar

Terreno

Costos

Estimados

alternativos

Estimación de los Costos Ejemplo

Page 38: Sesión 6

Información de Respaldo.

Cantidad y tipo depende del área

de aplicación.

Debe proporcionar imagen clara,

profesional, y completa de cómo se

obtuvo la estimación.

Debe incluir:

Descripción de alcance de

trabajo.

Fundamentos de la estimación.

Asunciones y restricciones.

Rango de estimaciones.

ESTIMACIÓN DE Costos

Estimación de los Costos

Page 39: Sesión 6

Cambios Solicitados.

Se pueden generar cambios que

afecten al plan de Gestión de Costos

o Requisitos de Recursos u otros

componentes del Plan de Gestión

del Proyecto.

Se procesan a través del Control

Integrado de Cambios.

ESTIMACIÓN DE Costos

Estimación de los Costos

Page 40: Sesión 6

Plan de Gestión de Costos

(Actualizaciones)

Si las solicitudes de cambio

son aprobadas se actualiza el

Plan de Gestión de Costos en

caso de ser necesario.

ESTIMACIÓN DE Costos

Estimación de los Costos

Page 41: Sesión 6

Cuando recién se está conceptualizando el proyecto, usted tiene un

intercambio de opiniones con el sponsor acerca de qué técnica de

estimación se debería utilizar. Usted desea aplicar algún tipo de

juicio de expertos, pero el sponsor prefiere una estimación análoga.

Lo mejor sería:

A. Aceptar la estimación análoga pues es una forma de juicio

experto.

B. Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio entre

ambas posiciones.

C. Determinar por qué el sponsor desea una estimación tan exacta.

D. Tratar de convencer al sponsor de utilizar el juicio experto pues

usualmente es más exacto.

2. Pregunta para discusión grupal

Page 42: Sesión 6

Proceso 7.2:

Preparación del Presupuesto de Costos

Page 43: Sesión 6

Suma Costos estimados de las actividades o paquetes de trabajo para establecer una línea base de coste total, a fin de medir el rendimiento del proyecto.

Preparación del Presupuesto

Page 44: Sesión 6

PREPARACION DEL

PRESUPUESTO DE Costos

Enunciado del Alcance del

Proyecto

Limitaciones periódicas

formales de gastos de

fondos del proyecto.

Preparación del Presupuesto

Page 45: Sesión 6

EDT.

Diccionario de la EDT.

Estimaciones de Costos.

Información de Respaldo de la

Estimación de Costos.

Cronograma del Proyecto.

Calendarios de Recursos (De

procesos anteriores).

PREPARACION DEL

PRESUPUESTO DE COSTOS

Preparación del Presupuesto

Page 46: Sesión 6

Contrato

Información relacionada sobre

los productos o servicios

contratados se utilizan para

desarrollar el presupuesto.

Preparación del Presupuesto

Plan de Gestión de Costos

Componente del Plan de

Gestión del Proyecto.

PREPARACION DEL

PRESUPUESTO DE COSTOS

Page 47: Sesión 6

Suma de Costos

Las estimaciones de Costos de actividades se suman hasta el

nivel paquete de trabajo.

Las estimaciones de paquetes de trabajo se suman hasta el

nivel Cuenta de Control (CAP).

Las estimaciones de CAP’s se suman hasta el proyecto.

Preparación del Presupuesto

PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE

COSTOS

Page 48: Sesión 6

Análisis de Reserva

Reservas para contingencias de gestión son presupuestos

reservados para cambios no planificados o incógnitas

desconocidas.

El Gerente de Proyecto debe obtener aprobación antes de

comprometer o gastar esta reserva.

No forman parte de la línea base del coste pero están incluídas

en el presupuesto del proyecto.

Preparación del Presupuesto

PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE

COSTOS

Page 49: Sesión 6

Estimación Paramétrica

Usa características (parámetros) del proyecto dentro de un

modelo matemático para predecir los Costos totales

Son mas fiables cuando:

La información histórica de base, es exacta.

Los parámetros son fácilmente cuantificables.

El modelo es escalable.

Preparación del Presupuesto

PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE

COSTOS

Page 50: Sesión 6

Conciliación del Límite de la Financiación

Grandes variaciones en los desembolsos de fondos no son

deseables, por eso éstos se concilian con los límites de

financiación establecidos por el cliente o la organización.

La conciliación requerirá el ajuste del cronograma, lo cual se hará

aplicando restricciones de fecha impuesta para paquetes de

trabajo, hitos, o componentes de la EDT.

Preparación del Presupuesto

PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE

COSTOS

Page 51: Sesión 6

Línea Base de Coste

Presupuesto distribuido en el

tiempo que sirve como base para

medir, supervisar y controlar el

rendimiento.

Se desarrolla sumando los Costos

por período y se representa por

una curva S.

Proyectos de gran magnitud

suelen tener múltiples líneas

base de coste.

Preparación del Presupuesto

PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE

COSTOS

Page 52: Sesión 6

Línea Base de Costos - Presupuesto por elemento EDT

CASA DE CAMPO

1. Estudios 2. Diseños 3. Construcción 4. Acabados 5. Gestión

3.1.

Afirmado

3.2.

Ed. Áreas de

descanso

3.3.

Ed. Áreas de

recreación

3.4.

Habilitación de

otras áreas

2.1.

Maquetas

2.2.

Planos

5.1.

Planeamiento

5.2.

Control

Dorm.

Padres

Dorm.

Hijos

Dorm.

Hijas

Cancha

Frontón

Cancha

Tenis

Piscina

$100 $100 $150

$200

$5200

$850

$50

$200

Page 53: Sesión 6

FECHA VALORES ($) ACUMULADOS ($)

02-Ene 850 850

03-Ene 100 950

04-Ene 100 1,050

05-Ene 1,050

06-Ene 1,050

07-Ene 150 1,200

08-Ene 50 1,250

PROYECTO CASA DE CAMPO

Línea Base de Costos – Acumulado en el Tiempo

Page 54: Sesión 6

Línea Base de Costos – Curva S

Valores

acumulados

Tiempo

Page 55: Sesión 6

Requisitos para la Financiación del

Proyecto

Los requisitos de financiación se

derivan de la línea base de costos y

pueden establecerse para excederlos

con el fin de responder al avance

temprano o los sobrecostos.

En general la financiación no es

continua y aparece como una función

escalonada.

Los fondos totales necesarios son la

línea base más las reservas de gestión.

Preparación del Presupuesto

PREPARACION DEL PRESUPUESTO DE

COSTOS

Page 56: Sesión 6

Plan de Gestión de Costos

(Actualizaciones)

Si las solicitudes de cambio son

aprobadas se actualiza el Plan de

Gestión de Costos en caso de ser

necesario.

Preparación del Presupuesto

PREPARACION DEL

PRESUPUESTO DE COSTOS

Cambios Solicitados

Se pueden generar cambios que

afecten al plan de Gestión de

Costos u otros componentes del

Plan de Gestión del Proyecto.

Se procesan a través del Control

Integrado de Cambios.

Page 57: Sesión 6

EDT

Lista de Actividades Estándar

RECURSOS Estándar Costos Estándares

ESTRUCTURA SÓLIDA DE INTEGRACIÓN

ENTREGABLE-ACTIVIDAD-RECURSO/COSTO

Líneas Base del Proyecto

Page 58: Sesión 6

EDT

Lista de Actividades Estándar

RECURSOS Estándar Costos Estándares

EL EDT ES LA LÍNEA BASE DEL ALCANCE

ALCANCE LÍNEA BASE

Líneas Base del Proyecto

Page 59: Sesión 6

EDT

Lista de Actividades Estándar

RECURSOS Estándar Costos Estándares

EL CRONOGRAMA ES LA LÍNEA BASE DEL TIEMPO, Y HA SIDO CONSTRUIDO EN BASE AL EDT Y LOS

RECURSOS ASIGNADOS

ALCANCE LÍNEA BASE

CRONOGRAMA LÍNEA BASE

Líneas Base del Proyecto

Page 60: Sesión 6

EDT

Lista de Actividades Estándar

RECURSOS Estándar Costos Estándares

EL PRESUPUESTO ES LA LÍNEA BASE DEL COSTO, Y HA SIDO CONSTRUIDO SOBRE EL EDT Y EL CRONOGRAMA

ALCANCE LÍNEA BASE

CRONOGRAMA LÍNEA BASE

PRESUPUESTO LÍNEA BASE

Líneas Base del Proyecto

Page 61: Sesión 6

EDT

Lista de Actividades Estándar

RECURSOS Estándar Costos Estándares

LAS TRES LÍNEAS BASES ESTÁN INTEGRADAS SOLIDAMENTE

ALCANCE LÍNEA BASE

CRONOGRAMA LÍNEA BASE

PRESUPUESTO LÍNEA BASE

Líneas Base del Proyecto

Page 62: Sesión 6

Recién ha completado la fase de iniciación de un pequeño proyecto y está próximo a iniciar la fase de planeamiento cuando un stakeholder le solicita el presupuesto del proyecto y la línea base del costo. ¿Qué le debería responder? A. El presupuesto se puede encontrar en el Project Charter, el cual

ya está disponible. B. El presupuesto y la línea base no estarán terminados y

aceptados hasta que termine la fase de planeamiento. C. El plan de proyecto no contendrá el presupuesto y la línea base

pues éste es un proyecto pequeño. D. Es imposible completar un estimado antes de que se cree y

termine un plan de proyecto.

3. Pregunta para discusión grupal

Page 63: Sesión 6

Proceso 7.3:

Control de Costos

Page 64: Sesión 6

CONTROL DE COSTOS

Línea Base de Coste

Requisitos para la

Financiación del Proyecto

Control de Costos

Page 65: Sesión 6

Informes de Rendimiento

Información sobre rendimiento del

coste y recursos.

Información sobre el Rendimiento del

Trabajo

Entregables completados.

Costos autorizados e incurridos.

Estimaciones al término.

Porcentajes físicamente completados.

CONTROL DE COSTOS

Control de Costos

Page 66: Sesión 6

Solicitudes de Cambio Aprobadas.

Pueden incluir cambios en :

Términos de coste del contrato.

Alcance del Proyecto.

Línea Base de Coste.

Plan de Gestión de Costos.

CONTROL DE COSTOS

Control de Costos

Page 67: Sesión 6

Plan de Gestión del Proyecto

Plan de gestión de Costos. Otros planes subsidiarios.

CONTROL DE COSTOS

Control de Costos

Page 68: Sesión 6

Sistema de Control de Cambios del Coste.

Define los procedimientos por medio de los cuales será

modificada la línea base de coste.

Incluye formularios, documentación, sistemas de

seguimiento, y niveles de aprobación.

Integrado con el proceso de Control Integrado de Cambios.

CONTROL DE COSTOS

Control de Costos

Page 69: Sesión 6

Análisis de Medición del Rendimiento

Técnica del valor ganado (EVT) es útil para control de

Costos, gestión de recursos, y producción.

Se basa en PV, EV, y AC.

Calcula variaciones : CV=EV-AC y SV=EV-PV.

Calcula índices : CPI=EV/AC y SPI=EV/PV.

CONTROL DE COSTOS

Control de Costos

Page 70: Sesión 6

Valores acumulados [$]

Tiempo [Período]

Costo Real

Presupuesto

Trabajo realizado a

costo presupuestado

PV

AC

EV

Variación

Programa

Variación

de Costos

Page 71: Sesión 6

Elemento

WBS

Presu-

puesto

(1)

Trabajo

Real a

Costo

Presup.

(2)

Trabajo

Real a

Costo

Real

(3)

Variación

[ $ ] (4)= (2)-(3)

de Costos

[ % ]

(5)=

(4)*100/

(2)

Variación

[ $ ] (6)=

(2)-(1)

Programa

[ % ] (7)= (6)*100/ (1)

1.-Plan Piloto 63000 58000 62500 -4500 -7.8 -5000 -7.9

2.-Check list 64000 48000 46800 1200 2.5 -16000 -25.0

3.-Contenido 23000 20000 23500 -3500 -17.5 -3000 -13.0

4.-Evaluación 68000 68000 72500 -4500 -6.6 0 0.0

5.-Soporte 12000 10000 10000 0 0.0 -2000 -16.7

6.-Manual 7000 6200 6000 200 3.2 -800 -11.4

7.-Plan

actualizado

20000 13500 18100 -4600 -34.1 -6500 -32.5

TOTAL 257000 223700 239400 -15700 -7.0 -33300 -13.0

Porción del costo estimado

aprobado asignado a una

actividad

Costo directo e indirecto

incurrido en el

el trabajo realizado

Porción del presupuesto

equivalente al Trabajo

realizado Earned Value

PV EV AC

Page 72: Sesión 6

• Índice de costos

Trabajo real a costo presupuestado (EV)

=

Trabajo real a costo real (AC)

se usa para proyectar el costo “para completar el proyecto”

• Índice de programación

Trabajo real a costo presupuestado (EV)

=

Trabajo programado a costo (PV)

presupuestado

se usa para proyectar la fecha de finalización del proyecto

Page 73: Sesión 6

Proyecciones

ETC o estimación para concluir trabajo restante

Basada en una nueva estimación: ETC=nueva estimac.

Basada en variaciones atípicas: ETC=BAC-EV.

Basada en variaciones típicas: ETC=(BAC-EV)/CPI.

CONTROL DE COSTOS

Control de Costos

Page 74: Sesión 6

EAC con nueva estimación :

EAC = AC + ETC

Costo Real a la fecha más un

nuevo estimado para el

trabajo restante. Este enfoque

se usa cuando el rendimiento

pasado muestra que las

supuestos originales estuvieron

errados o ya no son válidos.

Budget =100

EAC = 30 + 90 = 120

AC 30

ETC 90

EAC = Estimate at Completion

AC = Actual Cost

ETC = Estimate to Completion

hoy

Page 75: Sesión 6

EAC usando el presupuesto restante:

EAC = AC + (BAC – EV)

Costo Real a la fecha más el

presupuesto restante. Este

enfoque se usa cuando las

variaciones reales son atípicas

y no se espera que vuelvan a

ocurrir en el futuro. 100

EAC = 65 + (100-60) = 105

AC 65

BAC - EV 100 - 60

EAC = Estimate at Completion

AC = Actual Cost

BAC = Budget at Completion

EV = Earned Value

hoy

Page 76: Sesión 6

EAC usando el presupuesto restante afectado por el CPI:

EAC= AC + (BAC – EV) /CPI

Costo Real a la fecha más el

presupuesto restante

modificado por un factor.

Este enfoque se usa cuando

las variaciones reales son

típicas y se espera que

vuelvan a ocurrir en el futuro.

100

EAC = 65 + (100-60)/(60/65) = 108.33

AC 65

(BAC–EV)/CPI (100 – 60)/(60/65)

EAC = Estimate at Complet.

AC = Actual Cost

BAC = Budget at Completion

EV = Earned Value

CPI = Cost Performance Index

= EV/AC

hoy

Page 77: Sesión 6

Revisiones del Rendimiento del Proyecto

Comparan:

Rendimiento a lo largo del tiempo.

Actividades/paquetes por encima/debajo del presupuesto.

Hitos alcanzados o vencidos.

Se combinan con:

Análisis de variación.

Análisis de tendencias.

Técnica del valor ganado.

CONTROL DE COSTOS

Control de Costos

Page 78: Sesión 6

Software de Gestión de

Proyectos

Se usan para supervisar

PV frente a AC o para

predecir efectos de los

cambios o variaciones.

CONTROL DE COSTOS

Control de Costos

Gestión de Variación

Plan de gestión de

coste describe como

gestionar las

variaciones.

Page 79: Sesión 6

Estimaciones de Costos

(Actualizaciones)

Son modificaciones a la

información de costos

usada para gestionar el

proyecto.

Debe notificarse a los

stakeholders apropiados.

Puede o no implicar

ajustes a otros aspectos

del plan del proyecto.

CONTROL DE COSTOS

Control de Costos

Page 80: Sesión 6

Línea Base de Coste (Actualizaciones)

Cambios a línea base de coste.

En general solo responden a cambios

aprobados de alcance.

En algunos casos las variaciones

pueden ser tan grandes que se

necesita revisar totalmente la línea

base.

CONTROL DE COSTOS

Control de Costos

Mediciones del Rendimiento

Los valores de CV, SV, CPI, SPI

se calculan y documentan para

los componentes de la EDT.

Page 81: Sesión 6

CONTROL DE COSTOS

Control de Costos

Conclusión proyectada

Se documenta un valor de EAC y

ETC, calculado o proporcionado

por la organización ejecutante.

Se comunica a los interesados.

Cambios Solicitados

Se pueden generar cambios que

afecten algún aspecto del

proyecto o del presupuesto en

particular.

Se procesan a través del Control

Integrado de Cambios.

Page 82: Sesión 6

Acciones correctivas

Todo aquello que se hace para alinear el rendimiento

futuro esperado con el plan de gestión del proyecto.

CONTROL DE COSTOS

Control de Costos

Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones)

Lecciones aprendidas:

Causas raíz.

Razonamiento subyacente a la acción.

Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones)

Estimaciones.

Línea base de coste.

Plan de gestión de Costos.

Documentos del presupuesto.

Page 83: Sesión 6

El project manager está asignando estimados de costos a las actividades individuales o a los paquetes de trabajo para establecer una línea base de medición de la performance del proyecto. ¿Qué proceso es éste? A. Gestión de los costos. B. Estimación de costos. C. Presupuesto de costos. D. Control de costos.

4. Pregunta para discusión grupal