Sesión 8. distribucion del espacio fisico

SESIÓN 08. DISTRIBUCIÓN DEL

ESPACIO FÍSICO

SESIÓN 8: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOCONCEPTO

¿QUÉ ES?Se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y a los clientes.

OBJETIVOS:• Incrementar la eficiencia y eficacia en la forma de trabajo de una organización• Ayudar a crear condiciones laborales que permitan al personal de una organización realizar su trabajo

en un ambiente favorable. • Contribuir a la que la gestión de una organización sea más competitiva.

SESIÓN 8: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICO

ASPECTOS ORGANIZACIONALESConjunto de criterios para alinear las estrategias con la estructura organizacional, la cultura y el liderazgo como base del funcionamiento de la organización.

Estrategia: La distribución del espacio contribuye a que el esfuerzo competitivo y enfoque de negocio de la organización produzcan resultados con un desempeño superior al estándar de su industria.

Para que la implementación de las estrategias fortalezca la correcta disposición del espacio en las unidades de una organización es necesario tomar en cuenta los elementos siguientes:

Ser acordes con la misión y objetivos trazados. Utilizar la cadena de mando (mandos superiores, mandos medios y nivel operativo) para fluir en la

estructura orgánica. Establecer una clara relación estrategia/desempeño


ASPECTOS ORGANIZACIONALES

Estructura: En función de la estructura de la organización, la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores:

Las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. Los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos. Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización. Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOASPECTOS ORGANIZACIONALES

Cultura Organizacional: La distribución del espacio debe fomentar el respeto a las creencias, actitudes, valores, hábitos, costumbres, supuestos y formas de hacer las cosas de los integrantes de la organización.

Se debe considerar:

Fortalecer los valores medulares para la formación de una cultura fuerte. Lograr un mayor compromiso del personal con la organización para que el desempeño sea más

consistente. Promover una sana interrelación entre una cultura de alto contexto (comunicación para el

mejoramiento de las relaciones personales) y cultura de bajo contexto (comunicación para intercambiar hechos e información).

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOASPECTOS ORGANIZACIONALES

Liderazgo: El ejercicio del liderazgo está estrechamente relacionado con la distribución del espacio.

Las instalaciones son un medio que incide de manera determinante en el comportamiento del líder y de sus subordinados, particularmente en el grado de formalidad o informalidad en que se manifiesta.


RESPONSABILIDAD DE SU EJECUCIÓN

La disposición eficaz de las instalaciones y el aprovechamiento racional de una organización puede efectuarse a través de:

Unidades de mejoramiento administrativo Áreas de apoyo responsables de la función de mantenimiento Equipos de trabajo integrados para ese propósito Consultores externos


CRITERIOS PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICO EN EL ÁREA DE TRABAJO

Funcionalidad: Que las cosas queden en donde se pueda trabajar efectivamente.

Económico: Ahorro en distancias recorridas y utilización plena del espacio.

Flujo: Permitir que los procesos se den continuamente y sin tropiezos

Comodidad: Crear espacios suficientes para el bienestar de los trabajadores y el traslado de los materiales.


GUÍAS FUNDAMENTALES

Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con divisiones interiores o sin ellas, con buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio.


GUÍAS FUNDAMENTALES

Evitar superficies donde trabaje un número excesivo de personas, pues ello se traduce en fuerte desorden, ruido, distracción que atentan contra el bienestar y la eficiencia.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOGUÍAS FUNDAMENTALESCuando se necesite aislar a algunos puestos, sin renunciar por ello a las ventajas que

derivan de un local común, suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables (módulos), que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOGUÍAS FUNDAMENTALESEl trabajo tiene que fluir siempre hacia adelante, formando en lo posible una línea

recta, es recomendable evitar los cruces y movimientos innecesarios de papeles. Las unidades que tengan funciones similares y relacionadas entre sí deben colocarse

próximas o adyacentes.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOGUÍAS FUNDAMENTALESLos escritorios deben tener un estilo uniforme y de dimensiones acordes con las

necesidades del trabajo. Esta disposición da flexibilidad a los cambios, mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOGUÍAS FUNDAMENTALESLas unidades centrales de servicio como archivos, pool secretarial y fotocopiado,

entre otras, deben ubicarse cerca de las unidades que requieran sus servicios.

Las unidades que tengan contacto con los clientes deben ubicarse cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepción.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOGUÍAS FUNDAMENTALESLa colocación del escritorio con o sin máquina de escribir o calculadora, así como la

silla o sillón para un puesto de trabajo debe hacerse tomando en cuenta el movimiento de la persona, aún si esta permanece de pie.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOGUÍAS FUNDAMENTALES

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOESPECIFICACIONES POR TIPO DE ÁREA Despacho privado: Las oficinas deben contar con algunos despachos aislados, por

razones de nivel jerárquico, trabajo confidencial, necesidad de concentración o todo ello simultáneamente.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOESPECIFICACIONES POR TIPO DE ÁREA

Despacho privado: Deben tener:

Estar protegidos de distracciones visuales. Tener privacidad para sostener conversaciones

confidenciales personales o por teléfono. Deben tener mobiliario que ofrezca una imagen

seria e institucional. Tener una atmósfera tranquila, propia para el

estudio y la concentración que ameritan ciertos tipos de trabajo.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOÁREAS DE ACCESO Y TRANSITO

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOAmbiente Físico

La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales, así como la ubicación de servicios al personal y al público, no deben hacer caso omiso de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable.

La productividad se reduce debido a: una iluminación incorrecta, coloración inapropiada, ruidos excesivos, temperatura inadecuada, etc.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOAmbiente Físico - ILUMINACIÓN

Es erróneo pensar que los problemas de iluminación se resuelven simplemente suministrando mayor luminosidad, pues su exceso puede resultar perjudicial como su insuficiencia.

• Se aconseja sistemas de luz indirecta para lograr iluminación difusa, aunque es mas costosa.

• No se aconseja la instalación de tubos fluorescentes al descubierto, sino que deben estar protegidos con pantallas de acrílico.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOAmbiente Físico – COLOR DE LAS ÁREAS

Son ampliamente conocidos los efectos psicológicos que produce el color, por lo que es necesario hacer algunas recomendaciones:

• No debe emplearse el color blanco en superficies o muros que reciban la luz solar directa; por el contrario, es conveniente emplearlo en techos para obtener una iluminación difusa.

• Los tonos que tienden al violeta o gris intenso se consideran deprimentes – No son recomendables.

• Los tonos que tienden al rojo intenso producen irritabilidad.

• Los colores que tienden al verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes, recomendados para oficinas en lugares calientes.

• Los colores que tienden al ocre claro, crema y beige producen sensación de calor, se recomiendan en locales donde predomina el clima frío.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOAmbiente Físico – INSONORIZACIÓN Aparte de los efectos que se derivan de la permanencia continua en un local ruidoso,

se ha demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control de esta factor.

• Un local destinado a actividades administrativas se considera ruidoso cuando se alcanzan intensidades del orden de 55-58 decibeles (unidad que corresponde a la mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano).

• Entre las medidas que evitan la propagación del ruido: instalación de vibradores en los teléfonos en lugar de timbres de llamada, rodamientos silenciosos, topes de amortiguación en archivadores, etc.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOPLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 1. Diagnóstico de la situación actual: Permite conocer las necesidades de espacio y

la distribución que se requiere para el desarrollo del trabajo y derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.

• Análisis de la organización: Se utilizan instrumentos como: Organigramas, cuadros de distribución del trabajo, árboles de decisión.

• Revisión de procedimientos: El arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un análisis de flujo correspondiente a la realización de funciones.

• Distribución actual del espacio: El estudio de la distribución debe delimitar las áreas de conflicto, lo que permite suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias, los muebles y el equipo utilizado.

• Lista del mobiliario y equipo: Identificar mediante una lista cantidad, clase, modelo y equipo ubicado en el área que se estudia.

• Plantilla de personal: Se debe identificar número de empleados por sexo, unidad específica, número de puestos; dado que sobre ello se determina una proyección de casilleros, sanitarios, comedor, etc.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOPLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 2. Previsión de necesidades futuras: Constituye la segunda etapa en la elaboración

del plan de distribución del espacio.

ASPECTOS A CUBRIR• Organización: Proyectar en lo posible para determinar si la organización considera los siguientes cambios:

(Ampliar o reducir la estructura orgánica, desconcentrar funciones o unidades, incluir nuevas funciones, modificar las cargas de trabajo, etc)

• Procedimientos: Es indispensable considerar qué planes y propósitos repercutirán en los sistemas de trabajo, dado que cambiarán el flujo de las operaciones. Entre los mecanismos están: diagramas de flujo, diagramas de distribución de espacio, etc.

• Mobiliario: Se debe considerar las necesidades del nuevo mobiliario y equipo; así como tipo de divisiones.• Personal: Se debe prever los cambios en el número de personal, en muchos casos en un área para cierta cantidad

de empleados resulta insuficiente.• Estimación de superficie requerida: Se obtiene al multiplicar el número de puestos de un mismo nivel por la

cantidad de espacio que se les destina.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOPLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 2. Previsión de necesidades futuras: Constituye la segunda etapa en la elaboración

del plan de distribución del espacio.

ASPECTOS A CUBRIR• Inventario del personal actual y

necesidades de espacio:

La asignación de espacios debe efectuarse en función de:

Tipo de escritorio y equipo auxiliar Descripción de cada artículo del

mobiliario y equipo, aparte del incluido por cada individuo.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOPLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

ASPECTOS A CUBRIR

• Inventario del personal actual y necesidades de espacio:

Descripción de cada artículo del mobiliario y equipo, aparte del incluido por cada individuo.


ASPECTOS A CUBRIR


Requerimientos departamentales para servicios especiales, tales como almacén, salón de conferencias, etc.


ASPECTOS A CUBRIR


Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual, y categorías; superficie neta requerida para despachos individuales según categorías, superficie neta requerida para despachos colectivos, superficie para equipo especial y servicio.

SESIÓN 7: DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICOPLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 3. Plan Básico: Comprende los siguientes aspectos:

• Ubicación de unidades: Debe tomarse en cuenta lo siguiente:

El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales. Requerimiento de un tipo específico de espacio por tipo de unidad. Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión.


3. Plan Básico: Comprende los siguientes aspectos:

• Asignación de personal y equipo por unidad: Una vez que cada unidad tiene un espacio particular, debe planearse el arreglo de escritorios, mobiliario y equipo para cada persona y área de la organización, con el propósito de:

Facilitar el trabajo Respetar su flujo Integrar una oficina funcional y atractiva

Para finalizar:

Caso práctico


Sesión 8. distribucion del espacio fisico

Business

Transcript of Sesión 8. distribucion del espacio fisico