Sesión 8Gestión de las Adquisiciones

Peter M. Yamakawa T.Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMPpyamakawa@esan.edu.pe

Fundamentos de la Gerencia de Proyectos

Agenda

• Caso: Timberjack Parts: Packaged Software Selection project

• Plan

• Administración

• Cierre

• Tipos de contrato

Timberjack Parts: Packaged Software Selection project

Gestión de adquisiciones del proyecto

• Incluye los procesos de compra o adquisiciones de los productos, servicios o resultados que son necesarios para obtener fuera del equipo del proyecto.

• La organización puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto.

Gestión de adquisiciones del proyecto

Planificar las adquisiciones

• Es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores.

• Este proceso determina el precio a obtener apoyo externo, y qué adquirir, de qué manera, en qué cantidad y cuándo hacerlo.

Planificar las adquisiciones

1. Línea base del alcance2. Documentación de

requisitos3. Acuerdos para trabajar

en equipo4. Registro de riesgos5. Acuerdos contractuales

relacionados con los riesgos

6. Requisitos de recursos de la actividad

7. Cronograma del proyecto

8. Estimaciones de costos de las actividades

9. Línea base del desempeño de costos

10. Factores ambientales de la empresa

11. Activos de los procesos de la organización

Entradas

1. Análisis de hacer o comprar

2. Juicio de expertos3. Tipos de contrato

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Plan de gestión de las adquisiciones

2. Enunciado del trabajo relativo a la adquisición

3. Decisiones de hacer o comprar

4. Documentos de la adquisición

5. Criterios de selección de proveedores

6. Solicitudes de cambio

Planeamiento de adquisición

• Involucra identificar los productos o servicios fuera de la organización que pueden satisfacer las necesidades del proyecto

• Incluye decidir:– Si debo adquirir

– Cómo adquirir

– Qué adquirir

– Cuánto adquirir

– Cuándo adquirir

Efectuar las adquisiciones

• Es el proceso que consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. Durante el proceso, el equipo recibe ofertas y propuestas, y aplicará criterios de selección definidos previamente a fin de seleccionar uno o más vendedores que estén calificados para efectuar el trabajo y que sean aceptables.

Efectuar las adquisiciones

1. Plan para la dirección del proyecto

2. Documentos de la adquisición

3. Criterios de selección de proveedores

4. Lista de vendedores calificados

5. Propuesta de los vendedores

6. Documentos del proyecto

7. Decisiones de hacer o comprar

8. Acuerdos para trabajar en equipo

9. Activos de los procesos de la organización

Entradas

1. Conferencias de oferentes

2. Técnicas de evaluación de propuestas

3. Estimaciones independientes

4. Juicio de expertos5. Publicidad6. Búsqueda en

internet7. Negociación de

adquisiciones

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Vendedores seleccionados

2. Adjudicación del contrato de adquisidores

3. Calendario de recursos

4. Solicitudes de cambio

5. Actualizaciones al plan para la dirección de proyectos

6. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Administrar las adquisiciones

• Es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones según sea necesario.

Administrar las adquisiciones

1. Documentos de la adquisición

2. Plan para la dirección del proyecto

3. Contrato4. Informes de

desempeño5. Solicitudes de

cambio aprobadas

6. Información sobre el desempeño del trabajo

Entradas

1. Sistemas de control de cambios del contrato

2. Revisiones del desempeño de las adquisiciones

3. Inspecciones y auditorías

4. Informes de desempeño

5. Sistemas de pago6. Administración de

reclamaciones7. Sistemas de

gestión de registros

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Documentación de la adquisición

2. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

3. Solicitudes de cambio

4. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

Cerrar las adquisiciones

• Es el proceso de finalizar cada adquisición para el proyecto. Brinda apoyo al proceso, ya que se verifica que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables.

Cerrar las adquisiciones

1. Plan para la dirección del proyecto

2. Documentación de la adquisición

Entradas

1. Auditorías de la adquisición

2. Acuerdos negociados

3. Sistema de gestión de registros

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Adquisiciones cerradas

2. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Tipos de Contratos

Contrato Riesgo del comprador

Riesgo del vendedor

Descripción Ejemplo

Ordenes de compra (PO)

Neutral Neutral Un acuerdo unilateral, precio definido

Monitores de computadoras por $140

Precio fijo (FP) Mínimo Alto Común, después de un documento detallado del Trabajo

Comprar una implementación de una red por $3000

Precio fijo + incentivo (FPIF)

Mínimo Alto Como el anterior pero con un incentivo

Una construcción de un carretera por $4000000. Por cada semana que termine antes el vendedor, este recibe $65000

Precio fijo+ajuste precio económico

(FPEPA)

Mínimo Alto Como el anterior, pero con ajuste económico por los cambios de cada año

Una construcción de un carretera por $4000000. Al comienzo de cada año ajuste del monto por los efectos económicos

Contrato Riesgo del comprador

Riesgo del vendedor

Descripción Ejemplo

Tiempo y materiales

(T y M)

Mínimo Mínimo Pequeñas iniciativas, inicio del proyecto

Un baño adicional a $50 por hora y costo de materiales

Analista por $30/h

Costo + Tarifa fija

(CPFF)

Medio Mínimo Usado cuando el comprador sabe lo que se necesita pero no conoce los detalles

Un comprador contrata una empresa para producir un video pero no está seguro de los detalles. Acuerda en pagar al proveedor los costos + 37000

Costo + Incentivo fijo

(CPIF)

Medio Mínimo Como el anterior, pero permite al comprador motivar al vendedor

El comprador paga los costos por un incentivo de 5000 por cada semana que se termine antes

Costo + % de costos

(CPPC)

Alto Mínimo A mayores costos, mayores pagos. No es el más conveniente

El comprador paga los costos + un 17% de los costos

Statement of work (SOW)

• Es una descripción del trabajo requerido para la adquisición

• Muchos contratos, acuerdos, incluye SOWs

• Un buen SOWs dá a los postores un mejor entendimiento de las expectativas de los compradores

Un ejemplo del SOW

• Alcance del trabajo: Describe el trabajo a ser hecho en detalle. Especifica los requerimientos

• Lugar del trabajo: Donde se realiza el trabajo

• Periodo del trabajo: Cuando empieza y termina

• Tiempo de los entregables: Describir en detalle cuando se va a entregar

• Estándares: Especificar los relevantes para realizar el trabajo

• Criterio de aceptación: Describe como se considera cuando el trabajo es aceptable

• Requerimientos especiales: Especificar algún requerimiento adicional

RFP

1. Propósito2. Background3. Básicos requerimientos4. Infraestructura de TI5. Descripción del proceso de RFP6. SoW7. Apéndices:

1. Características del actual sistema2. Requerimientos del sistema3. Volumen de la data4. Muestra del contrato

Ejemplo de evaluación de las propuestas

Procesos de Adquisiciones

• Planeamiento de adquirir: determina qué y cuando adquirir

• Planeamiento de solicitar: documentación de los requerimientos del producto e identificando las posibles fuentes

• Solicitar: obtener ofertas, propuestas, recomendaciones• Selección de la fuente: Seleccionar entre sus

potenciales vendedores• Administración del contrato: administrar la relación

con el vendedor• Cerrar el contrato: Definir y completar el contrato