sesion 9 inventario fisico [Modo de compatibilidad] · en dos métodos.-Toma de inventarios...

Sesion

Inventario

Sesion 9

Inventario fisico

Qué es el inventario físicoQué es el inventario físicoPartiendo del hecho quecompañía esta conformadoalmacenados debe reconocersealmacenados debe reconocersecontrolarlos por tal razón esteverificar que estén acordesteóricos. De hecho losfiscales así lo exigen.

Dada su importancia sedesarrollar metodologías para

Qué es el inventario físicoQué es el inventario físicoel inventario físico de una

conformado por todos los sku allíreconocerse la necesidad dereconocerse la necesidad de

este debe ser contado paraacordes con los registros

sistemas de auditoria y

se ha estimado necesariopara su control.

Cómo controlarloCómo controlarlo

La base de control se puede simplificar en dos métodos.en dos métodos.

- Toma de inventarios periódicos involucrando todo el inventario.

- Toma de inventarios cíclicos involucrando una parte de los sku.

Esta ultima modalidad permite incluso eliminar el inventario anual.

Cómo controlarloCómo controlarlo

La base de control se puede simplificar

Toma de inventarios periódicos involucrando todo el inventario.

Toma de inventarios cíclicos involucrando una parte de los sku.

Esta ultima modalidad permite incluso eliminar el inventario anual.

Exactitud de inventarioExactitud de inventarioExactitud de inventario

Una correspondencia entrenuestros computadores y el inventarionuestros computadores y el inventario

realidad

Que las actividades que hancolocadas en stock tengancon la realidad.

Que ninguna actividad que sede ser reflejada en el archivo

Exactitud de inventarioExactitud de inventarioinventario significa:

los archivos actuales eninventario físico existente en lainventario físico existente en la

realidad.

han sido grabadas y que seantengan una real correspondencia

se haga en el stock físico dejearchivo teórico.

El valor de la exactitud de inventario


La Importancia de reflejar la exactitud del inventa rio se identifica en las siguientes razones

Por la cuantificación del valor de la exactitud o alternativamente por el costo de la inexactitud, esto se escogerá dependiendo del objetivo que nos fijemos.

Por identificación de cuando la inexactitud esta teniendo un gran efecto positivo o negativo, allí veremos donde concentrar nuestra atención.

El valor de la exactitud le dirá a usted que tan importante es obtener la data correcta , y como justificar el mantener costosos controles para garantizarla.



La Importancia de reflejar la exactitud del inventa rio se identifica en las siguientes razones

Por la cuantificación del valor de la exactitud o alternativamente por el costo de la inexactitud, esto se escogerá dependiendo del objetivo

Por identificación de cuando la inexactitud esta teniendo un gran efecto positivo o negativo, allí veremos donde concentrar nuestra atención.

El valor de la exactitud le dirá a usted que tan importante es obtener la data correcta , y como justificar el mantener costosos controles para



1. Evitar la inexactitudconsecuencia las paradasincumplimientos ante elincumplimientos ante el

2. La eliminación de esasusamos para proteger materialdesconfiamos que seafines distintos.

3. El control financierotengamos sorpresas debidopueden introducir utilidades



inexactitud que trae comoparadas de producción y los

el cliente .el cliente .

esas áreas de cuarentena quematerial reservado el cualtomado por alguien para

el cual exige que nodebido a variaciones que

utilidades o perdidas ficticias.

Definiendo exactitud de inventarios


Variación porcentual por piezas

Es tambien conocido como la variación absoluta del inventario físico contado comparado con el teórico sumado por grupos de inventario que se cuentan enb semejantes unidades.

Por ejemplo si la pieza a tiene una variación de la existencia de cada sku debió ser 100 unidades.

Quiere decir que el indice de variación es 7/200 x 100 lo que implica una variación del 3.5% es decir una exactitud de 96,5%.



Variación porcentual por piezas

Es tambien conocido como la variación absoluta del inventario físico contado comparado con el teórico sumado por grupos de inventario que se cuentan enb semejantes unidades.

Por ejemplo si la pieza a tiene una variación de -2 y la b tiene +5 la existencia de cada sku debió ser 100 unidades.

Quiere decir que el indice de variación es 7/200 x 100 lo que implica una variación del 3.5% es decir una exactitud de



Porcentaje de variaciónPorcentaje de variaciónlas piezas

El porcentaje de variaciónpiezas es definido de igualpero con la diferenciatoman en moneda



variación financiera devariación financiera de

variación financiera de lasigual forma que el anterior

diferencia de que los valores se



Buen conteo , mal conteoMuy usado en las gerenciasMuy usado en las gerenciassimplemente es calificar comoconteo que se hace y coincideconteo el que no lo hace.

Esto implica lo siguiente sique 5 conteos no coincidenexactitud es de 95 %

A lo largo del tema este método



Buen conteo , mal conteogerencias de logísticasgerencias de logísticascomo buen conteo aquel

coincide con el teórico y mal

en 100 conteos encuentrocoinciden con el teórico entonces la

método será el estándar.

Estableciendo objetivos de exactitud


El método de conteo y valoraciónanteriormente (mal conteo buenefectivo para lograr el establecer metasefectivo para lograr el establecer metas

Algunos expertos dicen que debede 95% de exactitud otros opinanembargo mas adelante se daránrecomendados por APICS.

Tomando en cuenta que la exactitudalrededor de una media es necesariopor variables para poder tomar acciónlos limites de control y así averiguar



valoración de exactitud que se describióbuen conteo) es apropiado y muy

metas .metas .

objetivarse como mínimo un nivelque un 97 % es buen objetivo, sin

darán algunos parámetros diferentes

exactitud no es constante sino que varianecesario mantener gráficos de control

acción al observar saltos fuera deaveriguar las causas asignables.

ToleranciasToleranciasPerfecto es Dios, porestablecer toleranciasinexactitudes.

Existen dos tipos la porcentual

-Podemos definir la porcentualencontramos una diferencia deque esto es un buen conteo.

- La absoluta se refiere a conseguirvariación al contar 1000 y estoconteo.

ToleranciasToleranciaspor ello es viable el

tolerancias para las

porcentual y la absoluta

porcentual por ejemplo si al contarde 1% y por sistema definimos

conseguir por ejemplo 2 piezas deesto lo consideramos un buen

Cómo comenzar el procesoCómo comenzar el proceso

Se debe efectuar una auditoriaconteo inicial y que luegodebe arrojar por grupos dedebe arrojar por grupos deítems en existencia, sus cantidades,conteos buenos y la cantidad

Es necesario hacer tantasposible antes de comenzar

Cómo comenzar el procesoCómo comenzar el proceso

auditoria la cual consiste en unluego se repite esta auditoria

de productos los totales dede productos los totales decantidades, la cantidad de

cantidad de conteos malos.

tantas correcciones como seacomenzar el proceso.

Preparación del ambiente físico para mejorar la exactitud


AccesoAccesoLos almacenes son sitios proclivesactos vandálicos, el supervisorinventarios debe asegurarsecumplir controles de registrorestringir el accesos al almacén

Fuertes controles son necesariosmejor tener una visiónarriesgarse a una perdida



AccesoAccesoproclives al desorden o a los

supervisor encargado de losasegurarse de establecer y hacer

registro de la data y además dealmacén.

necesarios en este sentido, esvisión policial del asunto que

perdida de inventarios.



Localizaciones random

Si se adopta un sistema de localización variable,Si se adopta un sistema de localización variable,asociada a cada sku tanto como la cantidad

La ventaja inmensa de un sistema de localizaciónexpedientes comunes es que las localizacionesvaciándose continuamente.

Cuando lo hacen así , la localización essegún lo dictado por las normas de putaway

Cuando una localización llega a estar vacía,cero lo cual la hace proclive al control,alimentar esta información para que se verifique



variable, o al azar, la localización que estavariable, o al azar, la localización que estacantidad.

localización al azar desde punto de vista de loslocalizaciones en el almacén o el almacén están

es obligada a ser llenada por otro productoputaway.

vacía, se convierte en una localización stocklos almacenistas deben permanentemente

verifique la exactitud.



Controles de medición y pesajeEs necesario contar con basculas de precisión para Es necesario contar con basculas de precisión para los pesajes de los inventarios, estandarización de empaques y en el caso de empresas que manejen gases y fluidos, contaremos con contadores de flujo de alta calidad y precisión



Controles de medición y pesajeEs necesario contar con basculas de precisión para Es necesario contar con basculas de precisión para los pesajes de los inventarios, estandarización de empaques y en el caso de empresas que manejen gases y fluidos, contaremos con contadores de flujo



Sistemas on line de controlEs preferible implementar sistemas tales como radio frecuencia, control por vos scanners de precisión así como en caso de no tenerlos sistemas que garanticen un proceso inmediato de la data.

De un ingreso preciso de la información va a depender que el inventario se mantenga preciso.



Sistemas on line de controlEs preferible implementar sistemas tales como radio frecuencia, control por vos scanners de precisión así como en caso de no tenerlos sistemas que garanticen un proceso inmediato de la

De un ingreso preciso de la información va a depender que el inventario se mantenga preciso.



Ambiente físico

- El almacén debe ser un modelo de orden se debe cuidar

- Housekeeping- Identificación- Iluminación- No congestionamiento- Cero desorden



El almacén debe ser un modelo de

El sistema de grabación de stockEl sistema de grabación de stockComo ya se dijo el sistema de grabación de stock debe ser un sistema en línea confiable auditable y de fácil recuperación.

Las transacciones típicas son:Las transacciones típicas son:

Categoría 1(Movimientos originados dentro del almacén)

Envíos de material desde almacén a cliente o a fabrica.Retornar materiales a suplidores.Conteos cíclicos.Cambios de almacenes.Cambios de localización.Salidas para muestras.Movilización de scrap.Movilización de materiales de lento movimiento.Recodificación.Ajustes al inventario según razón.

El sistema de grabación de stockEl sistema de grabación de stockComo ya se dijo el sistema de grabación de stock debe ser un sistema en línea confiable auditable y

Las transacciones típicas son:Las transacciones típicas son:

Categoría 2(Movimientos originados fuera del almacén)

Compras de los clientes.Ingresos de mercancía proveniente de proveedor.Cargos por baches de producción.Ajustes a recepción de suplidores.Ordenes de ajuste al stock.Movimiento ínter compañía.Perdidas.Inventarios ajustados por finanzas.

Envíos de material desde almacén a cliente o a fabrica.

El sistema de grabación de stockEl sistema de grabación de stockCondiciones para procesos de datos

- Definir los procesos.- Definir los procesos.- Estandarizar el lenguaje de los procesos.- Validar la data.

- Secuencia.- Codificación.- Doble chequeo de cantidad.- Cortes de numeración.

El sistema de grabación de stockEl sistema de grabación de stockCondiciones para procesos de datos

Estandarizar el lenguaje de los procesos.

Doble chequeo de cantidad.

Qué es un conteo cíclicoQué es un conteo cíclico

Definición:“Un método para revisar

reconciliar errores con ununa vez al año.”una vez al año.”

Una intervención dinámicadeterminar la exactitud endel inventario.

Qué es un conteo cíclicoQué es un conteo cíclico

revisar exactitud del inventario yun programa cíclico más que

dinámica del inventario que permiteen tiempo real de los artículos

VentajasVentajas- Expedientes de inventarioLos errores y sus causasrápidamente y las medidasrápidamente y las medidaspuestas en ejecución.

- Adiós inventario anual

- Tiene en cuentanegocio y de la producción

VentajasVentajasinventario exactos.

causas pueden ser identificadosmedidas correctivas pueden sermedidas correctivas pueden ser

anual .

la continuidad delproducción .

¡No olvide el ciclo!Encuentre el

error

Mejora

continua

Investigue el error

¡No olvide el ciclo!

Elimine la causa del error

Mejora

continua

Identifique la causa del error

Preparando el conteo cíclico Preparando el conteo cíclico - Preparar a los contadores.

- Inmovilizar la mercancía.

- Emitir el corte de transacciones.

- Seleccionar el método.

- Contar.

- Verificar.

- Ajustar.

Preparando el conteo cíclico Preparando el conteo cíclico Preparar a los contadores.

Inmovilizar la mercancía.

Emitir el corte de transacciones.

Seleccionar el método.

Métodos Métodos Método

geográfico o de bloques

Método del ranking

Métodos Métodos

Conteo de una muestra

aleatoria

Cycle Count Cause ReportDate ___________________

By: ____________________

Reporte de causasReporte de causas

Date

No of items

counted

Number w ith

varianceOutside

Tolerence

% w ith signficant

error Location3-Mar 120 20 10 8.33%4-Mar 110 12 6 5.45%5-Mar 115 30 4 3.48%6-Mar 125 21 12 9.60%7-Mar 120 15 6 5.00%

Totals 590 98 38% 17% 6%

Reporte de causasReporte de causas

LocationMissing

docsScale eroor Lagtime

Wrong identity Other

2 1 3 1 2 11 2 1 2

1 2 12 1 8 11 2 1 1 16 7 12 5 6 2

16% 18% 32% 13% 16% 5%

Decidiendo que debo contar Decidiendo que debo contar • Según análisis ABC.

• Conteo de cierta localizaciones.

• Conteo de ítems con inventario negativo.• Conteo de ítems con inventario negativo.

• Cuando se coloque una orden.

• Cuando se reciba una orden.

• Problemas del día.

• Grupo control.

Decidiendo que debo contar Decidiendo que debo contar

Conteo de cierta localizaciones.

Conteo de ítems con inventario negativo.Conteo de ítems con inventario negativo.

Cuando se coloque una orden.

Decidiendo cuan frecuente contar Decidiendo cuan frecuente contar • ABC.

• Después de un numero especifico de transacciones.

• Cuando sea posible.

• Cuando sea ordenado por auditoria.

• Cuando el registro muestra un cero o baja balance disponible (fácil verificar).

• Cuando el registro muestra un balance positivo pero un backorder fue detectado (indicando una diferencia.).

• Después de algún nivel de actividad especifico.

Decidiendo cuan frecuente contar Decidiendo cuan frecuente contar

Después de un numero especifico de

Cuando el registro muestra un cero o baja

Cuando el registro muestra un balance positivo pero un backorder fue detectado

Método geográfico o de bloquesMétodo geográfico o de bloques

Identificado por espacio fisico.Por pasillo, ubicacion, piso, nivel

Permite descubrir variaciones o perdidas e items perdidos.

Se recomienda conteos 4 veces al año por ubicación.

Método geográfico o de bloques 1Método geográfico o de bloques 1

Identificado por espacio fisico.

Permite descubrir variaciones o

Se recomienda conteos 4 veces al

Método geográfico o de bloquesMétodo geográfico o de bloquesCalcular el numero de Ítems (sku)

Ejemplo:10,000 ítems en inventario / 250 (# de días operativos anuales) = 40

conteos40 conteos x 4 veces por año = 160 productos contados cada día

Método geográfico o de bloques 2Método geográfico o de bloques 2

Calcular el numero de Ítems (sku)

10,000 ítems en inventario / 250 (# de días operativos anuales) = 40

40 conteos x 4 veces por año = 160 productos contados cada día

Método del rankingMétodo del ranking

También conocidoCounting Conteo cíclico

Cuenta los ítemsCuenta los ítemsmovilizados mayormentecaros o menos movilizados

Se basa en la ley de Pareto80/20

Método del ranking 1Método del ranking 1

como, ABC Cyclecíclico ABC.

mas caros o masmas caros o masmayormente sobre los menos

movilizados .

Pareto


Ranking para los Items

“A” Rank Items (top 80%)“B” Rank Items (next 15%)“C” Rank Items (next 4%)“D” Rank Items (last 1%)


Ranking para los Items

“A” Rank Items (top 80%)“B” Rank Items (next 15%)“C” Rank Items (next 4%)“D” Rank Items (last 1%)

Método del rankingMétodo del rankingPrograma de conteo recomendado

Numero de conteo segun clase

“A” Rank Items 4 – 6 por año“B” Rank Items 3 por año“C” Rank Items 2 por año“D” Rank Items 1 por año


Programa de conteo recomendadoNumero de conteo segun clase

6 por año“B” Rank Items 3 por año“C” Rank Items 2 por año“D” Rank Items 1 por año

Jan. “A” Items

Ejemplo de un programa


Feb. “B” Items

Mar. “A” Items

Apr. “C” Items

May “A” Items

June “B” Items

July “A” Items

Ejemplo de un programa


Aug. “C” Items

Sep. “A” Items

Oct. “D” Items

Nov. “B” Items

Dec. “A” Items

Método del rankingMétodo del rankingCalculo del tamaño de conteo

- 10,000 Ítems Total2,000 “A” Ítems x 6 = 12,000 conteos2,000 “A” Ítems x 6 = 12,000 conteos3,000 “B” Ítems x 3 = 9,000 conteos4,000 “C” Ítems x 2 = 8,000 conteos1,000 “D” Ítems x 1 = 1,000 conteos

- 30,000 conteos / 250 días= 120.

- 120 Ítems contados por día.


Calculo del tamaño de conteo

2,000 “A” Ítems x 6 = 12,000 conteos2,000 “A” Ítems x 6 = 12,000 conteos3,000 “B” Ítems x 3 = 9,000 conteos4,000 “C” Ítems x 2 = 8,000 conteos1,000 “D” Ítems x 1 = 1,000 conteos

30,000 conteos / 250 días= 120.

120 Ítems contados por día.

Conteo de una muestra aleatoria Conteo de una muestra aleatoria

Técnica estadísticaMuestreo sobre una población constanteMuestreo sobre una población en declive

No se recomienda si la exactitud del inventario es pobre

Solamente es un indicio de las expectativas

Conteo de una muestra aleatoria Conteo de una muestra aleatoria

Técnica estadísticaMuestreo sobre una población constanteMuestreo sobre una población en declive

No se recomienda si la exactitud del inventario es pobre

Solamente es un indicio de las

Cómo cuento Cómo cuento Podemos contar verificando el stock esto es con un listado de lo que hay en la ubicación simplemente verificam os que allí este, esto puede ocasionar problemas pues much as veces el ojo no quiere ver la realidad.

Otra forma es ir a ciegas y contar lo que allí esta revisando a posteriori si coincide con lo que debería estar e s un poco mas lento como método pero mas seguro.

Cómo cuento Cómo cuento Podemos contar verificando el stock esto es con un listado de lo que hay en la ubicación simplemente verificam os que allí este, esto puede ocasionar problemas pues much as veces el ojo no quiere ver la realidad.

Otra forma es ir a ciegas y contar lo que allí esta revisando a posteriori si coincide con lo que debería estar e s un poco mas lento como método pero mas seguro.

Inventarios físicos generales

Inventarios físicos generales generales generales

Inventarios físicos generales

Inventarios físicos generales generales generales

ElEl objetivoobjetivo fundamentalfundamental dede losloslala cantidadcantidad dede mercaderíamercadería existenteexistente

Toma de inventarios físicos Toma de inventarios físicos

diferenciasdiferencias dede stockstock yy actualizaractualizardede lala sucursalsucursal.. DeDe estaesta formaformafuncionamientofuncionamiento deldel establecimientoestablecimientotipotipo dede anomalíaanomalía aa tiempotiempo..

inventariosinventarios físicosfísicos eses informarinformarexistenteexistente enen elel local,local, detectardetectar laslas


actualizaractualizar lala informacióninformación enen elel sistemasistemaformaforma sese controlacontrola elel correctocorrecto

establecimientoestablecimiento yy sese detectadetecta cualquiercualquier

AA lala horahora dede realizarrealizar unun inventario,inventario,loslos costoscostos usandousando loslos recursosrecursos


muchasmuchas laslas empresasempresas queque decidendecidenempleadosempleados.. SinSin embargo,embargo, luegoluegotomantoman concienciaconciencia deldel desperdiciodesperdicioestoesto implicaimplica yy lala pocapoca confiabilidadconfiabilidadobtenidosobtenidos..

inventario,inventario, yy concon lala ideaidea dede minimizarminimizarrecursosrecursos humanoshumanos disponibles,disponibles, sonson


decidendeciden delegardelegar estaesta tareatarea aa sussusluegoluego dede extensasextensas horashoras dede trabajotrabajo

desperdiciodesperdicio dede tiempotiempo yy recursosrecursos quequeconfiabilidadconfiabilidad dede loslos resultadosresultados

LaLa planificaciónplanificación eses unun aspectoaspectotomatoma dede inventariosinventarios físicos,físicos, siendosiendo


tomatoma dede inventariosinventarios físicos,físicos, siendosiendoafectarafectar laslas ventasventas nini inmovilizarinmovilizarqueque elel personalpersonal organizaorganiza cadacadaanticipaciónanticipación yy aa medidamedida dede laslascadacada empresaempresa..

aspectoaspecto fundamentalfundamental deldel procesoproceso dedesiendosiendo indispensableindispensable parapara nono


siendosiendo indispensableindispensable parapara nonoinmovilizarinmovilizar sussus depósitosdepósitos.. EsEs porpor elloello

cadacada unouno dede sussus pasospasos conconlaslas necesidadesnecesidades puntualespuntuales dede

HabiendoHabiendo determinadodeterminado elel volumenvolumeny,y, porpor ende,ende, lala cantidadcantidad dede auditoresauditores


y,y, porpor ende,ende, lala cantidadcantidad dede auditoresauditoresequipoequipo dede trabajotrabajo calificadocalificado paraparalala coordinacióncoordinación dede unun profesionalprofesional

volumenvolumen dede unidadesunidades aa inventariarinventariarauditoresauditores necesarios,necesarios, sese asignaasigna unun


auditoresauditores necesarios,necesarios, sese asignaasigna ununparapara desarrollardesarrollar dichadicha tareatarea bajobajo

profesionalprofesional altamentealtamente experimentadoexperimentado..

PrevioPrevio aa lala tomatoma deldel inventarioinventario sese realizarealizaluegoluego sese lele entregaentrega aa loslos encargadosencargadosdetallandodetallando lala formaforma dede ordenorden yy agrupamientoagrupamientolocallocal yy depósitodepósito parapara poderpoder tomartomar


locallocal yy depósitodepósito parapara poderpoder tomartomaracordadosacordados..

Finalmente,Finalmente, sese realizarealiza unun InventarioInventarioresponsablesresponsables dede stockstock enen cadacadaestablecenestablecen inventariosinventarios dede controlcontroltrimestralestrimestrales..

realizarealiza unun controlcontrol dede codificacióncodificación yyencargadosencargados unauna circularcircular explicativaexplicativaagrupamientoagrupamiento dede lala mercaderíamercadería enen elel

tomartomar elel inventarioinventario enen loslos tiempostiempos


tomartomar elel inventarioinventario enen loslos tiempostiempos

InventarioInventario InicialInicial estableciendoestableciendosucursalsucursal.. AA partirpartir deldel mismomismo sese

controlcontrol mensuales,mensuales, bimestrales,bimestrales, oo

LosLos inventariosinventarios sese realizanrealizan porporporpor muestreo,muestreo, yy sonson tomadostomadospermitenpermiten ingresaringresar informacióninformación


permitenpermiten ingresaringresar informacióninformaciónlecturalectura dede códigoscódigos dede barrasbarras.. LaLapermanentementepermanentemente aall sistemasistemainventarios,inventarios, permitiéndonospermitiéndonos obtenerobteneryy rapidezrapidez ..

porpor sectores,sectores, enen formaforma totaltotal ootomadostomados concon colectorescolectores dede datosdatos queque

informacióninformación manualmentemanualmente oo mediantemediante lala


informacióninformación manualmentemanualmente oo mediantemediante lalaLaLa informacióninformación eses transmitidatransmitida

sistemasistema computarizadocomputarizado dede tomatoma dedeobtenerobtener unun 100100%% dede seguridadseguridad

Los Informes generados por

sistema son los siguientes:


• Reporte de Inventario.

• Reporte Comparativo de Stock con Diferencias Valorizadas a Precio de Venta y/o costo.

• Listado de Ajuste de Stock.

• Índices.

• Detalle de stock por ubicación.

• Detalle de stock por producto.

Los Informes generados por un buen sistema serán


Reporte Comparativo de Stock con Diferencias Valorizadas a Precio de Venta y/o

¿Conclusión?¿Conclusión?¿¿Conclusión?¿¿Conclusión?¿Conclusión? ?¿Conclusión? ?¿Conclusión? ?¿Conclusión? ?

sesion 9 inventario fisico [Modo de compatibilidad] · en dos métodos.-Toma de inventarios...

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