Libro de Inventarios y Balances. Libro de Caja, Registros Auxiliares. Legislacin.

SESION IXINTRODUCCION A LA CONTABILIDADII DERECHOLibro de Inventarios y Balances. Libro de Caja, Registros Auxiliares. Legislacin.1Marco Legal GeneralCdigo de Comercio (ao 1,902).Ley N 24680 y el DS N 019-89-EF: Ley del Sistema Nacional de Contabilidad.D. Ley. N 26002: Ley del Notariado.Ley 26887: Ley General de Sociedades.Resoluciones del Consejo Normativo de Contabilidad.Resoluciones de CONASEV, SBS, etc.Ley N 28951: Ley de actualizacin de la Ley N 13253 de profesionalizacin del CPC y creacin de los Colegios de CP.2Marco Legal: Cdigo Tributario Art. 87 num.4: llevar los libros de acuerdo a lo establecido en las normas pertinentes. Art. 87 num.7: conservar los libros y registros, llevados en sistema manual, mecanizado o electrnico, mientras el tributo no est prescrito y comunicar a la AT (15 das) su prdida, o destruccin por siniestro, asaltos y otros.Art. 62 num. 16: La SUNAT mediante RS establecer el procedimiento de autorizacin y sealar los requisitos, formas, condiciones y dems aspectos en que debern ser llevados, as como los plazos mximos para su registro.Art. 175 num. 5: constituye infraccin el llevar libros y registros con atraso.3Marco Legal: Impuesto a la Renta Art. 21 inc. j) y art. 22 Inc. f) de la Ley y el art. 35 Inc. h) de su Reglamento: facultan a la SUNAT a establecer los requisitos, caractersticas, contenido, forma y condiciones en que deber ser llevados el Libro de Retenciones incisos e) y f) del Art. 34 LlR, el Registro de Activos Fijos, el Registro de Costos, el Registro de Inventario Permanente en Unid. Fsicas y el Registro de Inventario Permanente Valorizado.4Marco Legal: IGVArt. 10 num. 1 del Reglamento: faculta a la SUNAT a travs de una RS, a establecer otros requisitos del Registro de Consignaciones, Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras, cuya inobservancia no acarrear la prdida del crdito fiscal.5Segn SUNATLos libros y registros debern:Contar con datos de cabecera: Denominacin, periodo RUC y apellidos y nombres o razn social.Contener el registro de sus operaciones: en orden cronolgico, correlativo, de manera legible, sin espacios ni lneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni seales de haber sido alteradas. Totalizando sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del perodo o ejercicio gravable, segn corresponda: VAN y VIENEN.De no realizarse operaciones en un determinado perodo o ejercicio gravable: SIN OPERACIONES.6Los libros y registros debern:Ser llevados en moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el CT.Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificacin o rectificacin que correspondan.Contener folios originales, no admitindose la adhesin de hojas o folios, salvo disposicin legal en contrario. Tratndose del Libro de Inventarios y Balances, deber ser firmado al cierre de cada perodo o ejercicio gravable, por el deudor tributario o su representante legal, as como por el CPC o el CM responsables de su elaboracin.7PERDIDA O DESTRUCCION DE LIBROSSe deber:Comunicar tales hechos a la SUNAT dentro del plazo de quince (15) das hbiles.La comunicacin deber contener el detalle de los libros o registros, el perodo tributario y/o ejercicio al que corresponden stos, la fecha en que fueron legalizados, el nmero de legalizacin, adems de los apellidos y nombres del notario que efectu la legalizacin o el nmero del Juzgado en que se realiz la misma.Se deber adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada. 8Plazo para rehacer:Los deudores tributarios tendrn un plazo de sesenta (60) das calendarios para rehacer los libros y registros.Si el deudor tributario requiere un plazo mayor para rehacer los libros y registros, la SUNAT otorgar la prrroga correspondiente, previa evaluacin.El deudor tributario deber contar con la documentacin sustentatoria que acredite los hechos que originaron la prdida o destruccin.Los plazos se computarn a partir del da siguiente de ocurridos los hechos. 9LEGISLACIONUna forma de clasificar los libros contables desde una perspectiva tcnica es dividirlos en dos grupos: Principales y Auxiliares. Los primeros cumplen bsicamente una funcin de centralizar la informacin en el proceso contable; mientras que los segundos son utilizados para registrar las transacciones..10Libro de Inventarios y BalancesCLASIFICACIN DE LOS LIBROS CONTABLES Los libros contables se clasifican segn dos aspectos o criterios bsicos: tcnico y legal. 1. CRITERIO TCNICO Principales: inventarios y balances, diario, caja mayor. Auxiliares: caja chica, clientes, bancos, proveedores, almacn, cuentas corrientes, planillas de sueldos y jornales, letra por cobrar, etc.

112. CRITERIO LEGAL Obligatorios: inventarios y balances, diario, caja mayor, actas, registro de ventas, registro de compras, planillas de sueldos y jornales. Voluntarios: caja chica, bancos, clientes, proveedores, cuentas corrientes, almacn, letras por cobrar, etc.

12Libro de inventarios y balances

Definicin Segn el autor Rivero nos define al libro de inventarios y balances como el el estado que muestra la situacin financiera en conjunto tomando el importe y naturaleza de los elementos patrimoniales (activos, pasivo y patrimonio neto). Demstenes (2003) nos dice es un libro obligatorio y principal, de foliacin simple, en el que se registran todas los inventarios y balances que efecta el comerciante mientras dure su empresa . Ante esta definiciones, se puede decir que el libro de inventarios y balances, es un libro obligatorio, de foliacin simple, en cual se van a registrar todos lo activos, pasivos y el patrimonio que posea la empresa.

13Qu es un inventario? Segn Demstenes (2002) lo define como una relacin detallada de los bienes o recursos (activo) y las deudas (pasivo) que tiene la empresa.En conclusin, el inventario nos va a demostrar los bienes y deudas que posee la empresa. En el Libro de Inventarios y Balances es importante dejar constancia del inventario inicial y el inventario final.

14Que es un balance? Con referencia al autor Rojas, indica que el balance es un estado financiero que presenta en forma breve y precisa los bienes, obligaciones y el capital de una empresa en un momento dado.

15Este libro se divide en 2 partes: El Balance de Comprobacin y de Saldos y el Balance General.Balance de Comprobacin y de Saldos: Los datos de ste se obtienen de las cuentas del Libro Mayor, o sea, es un resumen de todas las cuentas que tuvieron movimiento dentro del ejercicio. Este libro tiene un rayado de 4 columnas, denominados Dbitos, Crditos, Saldo Deudor y Saldo Acreedor.

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17Segn el Cdigo de ComercioArtculo 37.- Contenido del libro de inventarios y balancesEl libro de inventarios y balances, empezar por el inventario que deber formar el comerciante al tiempo de dar principio a sus operaciones, y contendr:

1) La relacin exacta del dinero, valores, crditos, efectos al cobro, bienes muebles e inmuebles, mercaderas y efectos de todas clases, apreciados en su valor real y que constituyan su activo.

2) La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen su pasivo.

3) Fijar en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que ser el capital con que principia sus operaciones.

El comerciante formar adems anualmente y extender en el mismo libro, el balance general de sus negocios, con los pormenores expresados en este artculo, y de acuerdo con los asientos del diario, sin reserva ni omisin alguna, bajo su firma y responsabilidad

18Balance General

19LIBRO CAJADe acuerdo a la normatividad el Libro Caja es Obligatorio y Principal de foliacin doble en el que se registraran o anotaran los ingresosy los gastos especficamente que de determinen en efectivo.La importancia de utilizar este libro radica en que en cualquier momento se puede conocer la situacin del movimiento de dinero en efectivo de la empresa o negocio.

20Libro CajaFINES:-Registrar las operaciones de compra-venta estrictamente al contadoPago de gastos al contado-Las operaciones mixtas : Contado-crdito se anotaran a la vez en el libro diario y caja en forma simultanea; lo que quiere decir es que la parte que corresponde al contado en el Libro Caja y la parte que es al crdito se provisiona en el Libro Diario.

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Reglas practicas que se deben tener en cuenta en la confeccin del Libro caja en el procedimiento de registro manual1.Toda operacin al contado se registra en el Libro Caja, correspondiendo al Libro Diario las operaciones al crdito. 2.En toda operacin que se tenga que registrar en el Libro Caja se debe preguntar si el "dinero" ingresa o sale. 3.Si el "dinero" ingresa, se debe registrar en el DEBE del Libro caja, el nombre de la cuenta (con su respectivo cdigo) que ha dado origen al ingreso de dinero. 4.Si el "dinero" sale, se debe registrar en el HABER del Libro Caja, el cdigo y nombre de la cuenta que ha dado origen a la salida de dinero.

226.Toda cuenta de clase 6 (GASTOS) siempre se registra en el HABER del Libro Caja.7.Toda cuenta de clase 7 (INGRESOS) siempre se registra en el DEBE del Libro Caja9.El Libro Caja JAMAS tendr saldo acreedor porque el Libro Caja representa a la 101 caja, o sea el dinero en efectivo que tiene la empresa y nunca puede salir ms dinero del que tenemos.

23TIPOS DE LIBRO CAJA:

A) CAJA ITALIANA.- En nuestro pas es el que mayormente se utiliza por su flexibilidad y versatilidad en el manejo; este libro es de filiacin doble que se divide en dos partes esenciales: DEBE y HABER; la apertura del libro Caja se determina reflejando los saldos iniciales de Dinero en Efectivo y el de Cuentas Corrientes que estn expresados en la cuenta principal 10 Caja y Bancos, esta cuenta de apertura se efectuara en el lado Debe del libro.

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25Libro Caja Italiana

26Caja tabular o americana

Es otra forma de llevar el libro caja que controla el movimiento de dinero tanto en los INGRESOS como en los EGRESOS. Tiene un rayado especial se distingue de la Italiana de la cantidad de columnas, se considera una columna para cada cuenta contable, tanto en el debe como en el haber, es decir tienen tantas columnas como cuentas en el debe y el haber segn requiere las operaciones del perodo o movimiento de la operacin.Tiene las siguientes caractersticas:1.Columna para registrar la fecha de la operacin, tanto en el Debe (entradas) como el Haber (salidas).2.Columna para detalle o concepto, donde se explica el motivo que origina el ingreso o egreso del efectivo de caja.3.Columna para los totales, tanto para el Debe como para el Haber.4.Columnas para las cuentas tanto del Debe como del Haber, los cuales se van aperturando de acuerdo a las operaciones que se realicen

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28Registros AuxiliaresSon Registros Auxiliares: Libros de Caja Chica, Clientes, Bancos, Proveedores, Almacn, Cuentas Corrientes, Planillas de sueldos y jornales, Letra por cobrar, Retenciones, etc. Artculo 34.- Libros facultativos (Cdigo de Comercio)Podrn llevar adems los libros que estimen convenientes, segn el sistema de contabilidad que adopten.

Estos libros se podrn legalizar los que consideren oportunos

29Libro Auxiliar Caja ChicaEn el libro de Caja Chica o Fondos Fijos se registran todas las salidas de dinero en efectivo para gastos pequeos o menudos hasta por un monto mximo asignado por la mxima autoridad de la empresa.Tiene el mismo formato de un Libro Caja y en l se registran:Fondo inicialDetalles de gastos Reposicin del fondo

30Cuadre de Caja

EfectivoS/. 100.00

ReembolsoS/. 1,100.00

Total doc.+ dinero 1,200.00Fondo Caja Chica 1,200.00(Faltante)/sobrante0.00

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LLEVADO DEL LIBRO BANCOS

Las operaciones de los clientes de la empresa con entidad bancarias no se registran al ritmo que lo hacen estas ltimas; en otras ocasiones se suele incurrir en errores u omisiones y; con alguna frecuencia, el banco efecta transacciones que slo dar a conocer a la empresa con posterioridad mediante la remisin de una Nota de Cargo o Nota de Abono o simplemente debitando o acreditando el estadode cuenta corriente de la empresa. Estos problemas y muchos que se presentan en la prctica diaria, pueden superarse fcilmente si se lleva un libro auxiliar denominado LIBRO BANCOS por cada una de las cuentas corrientes que tenga la empresa.

32Libro Auxiliar BancosEn los libros de bancos se registran todas las operaciones que se realizan en cada una de sus cuentas.Se debe abrir un libro bancos por cada cuenta que posea la empresa ya sea cuenta de ahorros, cuenta corriente o cuenta por depsito a plazo fijo.Si es una cuenta corriente en el lado del Debe se registran los depsitos en la cuenta y en el lado del Haber los cheques girados contra la cuenta corriente y gastos que generen la cuenta.Si es una cuenta de ahorros en el lado del debe se registran los depsitos realizados y los intereses ganados y en el lado del haber los retiros, cargos por gastos de la cuenta, etc.33RAYADO DEL LIBRO BANCOS.-El libro bancos, al no ser un libro oficial, adopta el rayado que considere cada empresa, de acuerdo con sus necesidades de informacin.El rayado ms simple se presenta como un cuadro dividido en cuatro columnas, en las que se anota en forma continua:a)La fecha,b)El concepto de la operacin bancaria (depsito, retiro, nota de cargo, nota de abono, saldo inicial, saldo final, etc)c)Las cantidades que aumentan o disminuyen la cuenta corriente (DEBE HABER) yd)El saldo respectivo (DEUDOR- ACREEDOR).

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35Conciliacin BancariaEs la comparacin entre el saldo del Libro Bancos y el saldo o extracto que enva el Banco.Si existe una diferencia se realiza al final del libro un registro denominado Conciliacin Bancaria en donde se anota el detalle de las diferencias.Es un procedimiento mediante el cual se verifica el movimiento de las operaciones efectuadas con la institucin bancaria, permitiendo comprobar la exactitud de nuestro saldo y el obtenido por el bancoExisten dos procedimientos para llevar a cabo una conciliacin bancaria.El procedimiento "A", consiste en tomar como punto de partida el saldo que acusa el Extracto bancario para confirmarlo o hacerlo llegar al obtenido en el Auxiliar de bancos de la empresa; procedimiento que se sintetiza as:A

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