SGC-DA-CDR Controles Para Documentos y Registros_V1
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Documento de ayuda para el control de documentos en los sistemas de gestión de calidad ISO
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SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
Cdigo SGC-DA-CDR
Fecha 16/03/2015
Versin 1
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DOCUMENTO NO CONTROLADO CUANDO ES IMPRESO. VERIFICAR SU ESTADO DE VIGENCIA
Controles definidos para documentos y registros:
Requisito Criterio Medio de verificacin adicional
De los documentos
a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de
su emisin.
Todos los documentos deben ser
sometidos al Gerente para su
aprobacin.
Lista Maestra de Documentos (LMD);
Registro de Modificacin de
Documentos (SGC-FOR-RMD).
b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario
y aprobarlos nuevamente.
Por poltica, todos los documentos del
SGC se revisan en el perodo
comprendido entre enero y marzo, para
incorporar las modificaciones que
fuesen necesarias para operar en las
faenas donde la organizacin desarrolla
sus servicios. De esta manera se
evidencia un control permanente de los
documentos del SGC.
Control de versin en cada
documento.
c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la
versin vigente de los
documentos.
Los cambios en los documentos y en las
versiones se registran apropiadamente.
Registro de Modificacin de
Documentos (SGC-FOR-RMD); Control
de versin en cada documento.
d) Asegurarse de que las versiones
pertinentes de los documentos
aplicables se encuentran
disponibles en los puntos de uso.
Por principio de la Gerencia, todos los
documentos del SGC, con excepcin de
los registros, son de acceso total y
abierto para lectura.
Se considera dejar solo una copia
electrnica de los documentos en las
versiones anteriores para efectos de
anlisis y trazabilidad. Dicha copia ser
resguardada por la Representante de la
Gerencia.
Copia impresa, ubicada en la Gerencia,
en carpeta denominada Sistema de Gestin de Calidad.
e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles
y fcilmente identificables.
Dado que los documentos se manejan
en formato electrnico, en la revisin
anual, se revisa si sta es compatible
con los softwares empleados, dejando
siempre almacenada una copia en la
versin actualizada.
Nombre de cada archivo electrnico y
versin aplicable del software usado.
f) Asegurarse de que los documentos de origen externo,
que se determina que son
necesarios para la planificacin y
la operacin del SGC, se
identifican y que se controla su
distribucin.
Los documentos de origen externo son
identificados por la gerencia o por su
Representante quien los registra en el
Listado Maestro de Documentos (LMD),
almacenando una copia, idealmente en
formato electrnico pdf.
Listado Maestro de Documentos
(LMD).
g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y
aplicarles una identificacin
adecuada en el caso de que se
mantengan por cualquier razn.
Se encuentra estrictamente prohibido
sacar copias electrnicas de los
documentos, quien requiera revisar un
documento puede consultarlo al
Representante de la Gerencia, o revisar
Copia impresa, ubicada en la oficina
del Coordinador, en carpeta
denominada Sistema de Gestin de Calidad.
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SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
Cdigo SGC-DA-CDR
Fecha 16/03/2015
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DOCUMENTO NO CONTROLADO CUANDO ES IMPRESO. VERIFICAR SU ESTADO DE VIGENCIA
una copia en papel impresa para el
efecto.
h) Modificaciones.
Cualquier persona puede solicitar una
modificacin a un documento, en la
medida que sea requerido para mejorar
el SGC o el servicio prestado.
Formulario SGC-FOR-EMD Eliminacin
y Modificacin de Documentos.
i) Accesibilidad.
Cualquier miembro de la organizacin
puede solicitar acceso a la
documentacin del SGC cuando lo
estime pertinente. Solo se restringe el
acceso a los archivos, los cuales son
limitados al equipo administrativo o de
gerencia.
Copia impresa, ubicada en la oficina
de la Gerente, en carpeta denominada
Sistema de Gestin de Calidad.
De los registros
1. Identificacin.
Todo registro se identifica
apropiadamente a travs de su
formulario y de otros elementos tales
como el ao de emisin, y el nmero del
evento. Por ejemplo SGC-ACAP-2015AI-
1, Accin correctiva / preventiva n 1 de
la auditora interna 2015
Archivo electrnico con los registros
de cada ao (2014, 2015, etc.).
2. Almacenamiento.
Los registros del SGC se almacenan en
formato electrnico, los registros
operacionales se almacenan en registro
fsico (papel) cuando as sea requerido
(por ejemplo, listas de verificacin).
Oficina de Gerencia en carpeta fsica,
carpeta electrnica
3. Proteccin.
Por disposicin interna, solo el personal
administrativo y de la Gerencia tiene
acceso a los registros del SGC direccin.
Cuando sea considerado pertinente, el
Director podr autorizar verbalmente
que otras personas tengan acceso
temporal a los registros (por ejemplo,
personal de la organizacin, auditores o
inspectores externos), entendindose
aplicable los requisitos de
confidencialidad pertinentes.
No requiere.
4. Recuperacin.
Todos los archivos deben ser
rpidamente recuperables por: a) tema;
b) orden cronolgico; c) rea.
Sistema de archivo de registros.
5. Retencin.
Los registros del SGC se retienen por un
perodo no inferior a tres (3) aos, ni
superior a 5 (vida til prevista de los
mviles), salvo en casos justificados por
Carpeta de registros
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DOCUMENTO NO CONTROLADO CUANDO ES IMPRESO. VERIFICAR SU ESTADO DE VIGENCIA
razones contables, financieras u otras
pertinentes.
6. Disposicin de los registros.
Al trmino de su vida til, se realiza la
eliminacin de los registros del SGC
mediante su destruccin fsica o su
eliminacin electrnica.
No requiere.
7. Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables
y recuperables.
Queda estrictamente prohibido alterar,
modificar o realizar cualquier accin
que atente contra la legibilidad o la
identificacin de los registros. Todos los
registros deben ser fcilmente
recuperables por personal de la
direccin.
No requiere.
8. Clasificacin de los documentos
Los documentos se clasifican en:
a) Manual de calidad; b) Procedimientos (grficos) SGC-PG-
XX y SGC-PO-XX para distinguir
entre los procedimientos de gestin
y operacionales;
c) Documentos de apoyo SGC-DA-XX; d) Formularios SGC-FOR-XX; e) Documentos externos,
No requiere
Control de registros:
Identificacin del
Registro
Versin Almacenamiento Proteccin Recuperacin Retencin Disposicin
SGC-FOR-ARG Acta de
Revisin por la Gerencia 1 Electrnico Clave escrita Por fecha 3 aos
Carpeta
histrica
SGC-FOR-IAI Informe de
Auditora Interna 1 Electrnico Clave escrita Por fecha 3 aos
Carpeta
histrica
SGC-FOR-LMD Lista
Maestra de Documentos 1 Electrnico Clave escrita Por fecha Indefinida
Carpeta
histrica
SGC-FOR-OC Objetivos
de Calidad 1 Electrnico Clave escrita Por fecha 3 aos
Carpeta
histrica
SGC-FOR-PAI Plan de
Auditoria Interna 1 Electrnico Clave escrita Por fecha 3 aos
Carpeta
histrica
SGC-FOR-EPR
Evaluacin de
proveedores recurrentes
1 Electrnico Clave escrita Por fecha 3 aos Carpeta
histrica
SGC-FOR-PSC Planilla
de Seguimiento y
Control
1 Electrnico Clave escrita Por fecha 3 aos Carpeta
histrica
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DOCUMENTO NO CONTROLADO CUANDO ES IMPRESO. VERIFICAR SU ESTADO DE VIGENCIA
SGC-PAD Planilla de
Anlisis de Datos 1 Electrnico Clave escrita Por fecha 3 aos
Carpeta
histrica
SGC-DA-FIP Ficha de
inscripcin de
participantes
1 Electrnico Clave escrita Por fecha 3 aos Carpeta
histrica
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