SGC PR 06 Control de Documentos
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1. OBJETIVO : Desarrollar e Implementar el procedimiento para el control de documentos requeridos por el sistema de Gestión de calidad de la Universidad de Nariño, con el fin de que la información y las evidencias estén disponibles en todo momento. 2. ALCANCE : Este procedimiento comprende desde la necesidad de creación del documento para evidenciar el desarrollo de los procesos, procedimientos y actividades del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad de Nariño, hasta su elaboración o recibo, implementación, distribución y conservación para asegurar su permanencia y control, sirviendo de apoyo en la toma de decisiones. 3. RESPONSABLE : Asistente Técnico de Archivo y Correspondencia, Responsable por la Dirección del SGIC, Equipo de Calidad y Líderes de Proceso. 4.a PROVEEDOR 4.b INSUMOS Dependencias. Control, Modificación y Eliminación de documentos. Procesos. Líderes de Proceso. Necesidad de documentar y evidenciar los procesos y procedimientos del SGC. 5.a RESULTADOS 5.b QUIEN RECIBE EL RESULTADO Documento elaborado, controlado y disponible. Comunidad Universitaria Comunidad en General 6. REQUISITOS LEGALES: -Acuerdos del Archivo General de la Nación: 07 de 1994, 060 de 2001, 042 de 2002; -Ley 594 de 2000 -NTC GP 1000 : 2009 - Numeral 4.2.3 Control de documentos -MECI 1000 : 2005 -NTC ISO 17025 -NTC ISO 9001: 2008 - Numeral 4.2.3 Control de documentos 7. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN UTILIZAR: -Guía para la Elaboración de Documentos del SIGC - SGC-GU-01 -Instructivo de Codificación del SIGC - SGC-IN-01 8. REGISTROS QUE SE DEBEN GENERAR: -Listado Maestro de Documentos Internos - SGC-FR-17. -Listado Maestro de Documentos Externos SGC-FR-18 -Control de Entrega de Documentos - SGC-FR-35 -Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos - SGC-FR-20 -Formato Control de Cambios - SGC-FR-19 9.a. NOMBRE DEL INDICADOR 9.b. FÓRMULA 9.c. FRECUENCIA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Còdigo : SGC-PR-06 Versión: 6 Página : 1 de 4 Vigente a partir de: 2011-09-13
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Procedimiento
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1. OBJETIVO : Desarrollar e Implementar el procedimiento para el control de documentos requeridos por el sistemade Gestin de calidad de la Universidad de Nario, con el fin de que la informacin y las evidencias estn disponiblesen todo momento.
2. ALCANCE : Este procedimiento comprende desde la necesidad de creacin del documento para evidenciar eldesarrollo de los procesos, procedimientos y actividades del Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad deNario, hasta su elaboracin o recibo, implementacin, distribucin y conservacin para asegurar su permanencia ycontrol, sirviendo de apoyo en la toma de decisiones.
3. RESPONSABLE : Asistente Tcnico de Archivo y Correspondencia, Responsable por la Direccin del SGIC, Equipode Calidad y Lderes de Proceso.
4.a PROVEEDOR 4.b INSUMOS
Dependencias. Control, Modificacin y Eliminacin de documentos.Procesos.
Lderes de Proceso. Necesidad de documentar y evidenciar los procesos yprocedimientos del SGC.
5.a RESULTADOS 5.b QUIEN RECIBE EL RESULTADODocumento elaborado, controlado y disponible. Comunidad Universitaria
Comunidad en General
6. REQUISITOS LEGALES:-Acuerdos del Archivo General de la Nacin: 07 de 1994, 060 de 2001, 042 de 2002;-Ley 594 de 2000-NTC GP 1000 : 2009 - Numeral 4.2.3 Control de documentos-MECI 1000 : 2005-NTC ISO 17025-NTC ISO 9001: 2008 - Numeral 4.2.3 Control de documentos
7. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN UTILIZAR:-Gua para la Elaboracin de Documentos del SIGC - SGC-GU-01-Instructivo de Codificacin del SIGC - SGC-IN-01
8. REGISTROS QUE SE DEBEN GENERAR:-Listado Maestro de Documentos Internos - SGC-FR-17.-Listado Maestro de Documentos Externos SGC-FR-18-Control de Entrega de Documentos - SGC-FR-35-Solicitud de creacin, modificacin o eliminacin de documentos - SGC-FR-20-Formato Control de Cambios - SGC-FR-19
9.a. NOMBRE DEL INDICADOR 9.b. FRMULA 9.c. FRECUENCIA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo : SGC-PR-06
Versin: 6
Pgina : 1 de 4
Vigente a partir de:2011-09-13
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INICIO
Solicitar la creacin,Modificacin eliminacin del
DocumentoLder delProceso
Se solicita va correo electrnico al Asesor de Calidad,mediante el Formato de Solicitud de Creacin, Modificacin oEliminacin de Documentos, Cdigo SGC-FR-20, adjuntandoborrador digital del documento.
Revisar eldocumento
Se revisa el Formato de solicitud de Creacin,Modificacin o Eliminacin, y la adecuacin deldocumento en cuanto a forma, gramtica, ortografa,pertinencia y cumplimiento de los requisitos de la Guapara Elaboracin y Control de Documentos del SIGC.
La solicitudcumple con los
requisitos?
Asesor deCalidad
No
Se marca en el SGC-FR-20, la casilla correspondientea No aceptado, con las observaciones del caso, y selo enva a la Dependencia interesada.
Devolver elDocumento
Asesorde
CalidadSi
Es Modificacin?Registrar Cambio
Si Se registra el cambio en el documento modificado, elFormato Control de Cambios SGC-FR-19, y el ListadoMaestro de Documentos Internos SGC-FR-17.
Es Eliminacin oAnulacin?
No
Recoger CopiasControladas y
origiinalesSi
No
La dependenciarequiere el
documento paraconsulta?
Sellar elDocumento
ObsoletoS
No
Almacenar eldocumento
Eliminar eldocumento
Diligenciando el Formatode Acta de Eliminacin deDocumentos SGC-FR-38
ArchivoCentral
ServidorResponsable
y ArchivoCentral
Se diligencia el ListadoMaestro deDocumentos InternosSGC-FR-17,considerando loestablecido en elInstructivo deCodificacin y la Guade Elaboracin yControl de Documentos
ServidorResponsable
Fin3
El documentoes Interno?
Si
Diligenciar ListadoMaestro de
Documentos ExternosNoAlmacenar elDocumento
HacerSeguimiento
Revisar los DocumentosExternos y actualizar elListado Maestro mnimocada seis meses
Lder delProceso
ServidorResponsable
ServidorResponsable
Corregir eldocumento
devueltoLder delProceso
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo : SGC-PR-06
Versin: 6
Pgina : 2 de 4
Vigente a partir de:2011-09-13
ServidorResponsable
P H V-A
P
V
A A
H
H
H
Incluir en elListado Maestrode Documentos
H
HA
FIN
Identificar lanecesidad de crear,modificar o eliminar
un documento
ServidorResponsable
P
Asesorde
Calidad
Asesorde
Calidad
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo : SGC-PR-06
Versin: 6
Pgina : 3 de 4
Vigente a partir de:2011-09-13
Almacenar eldocumento
De acuerdo a la informacin suministradaen el Listado Maestro de Documentos, enel Archivo de Gestin correspondiente.
RealizarSeguimiento y
Control
FIN
Es necesariosacar copias del
documento?
Sellar con CopiaControlada.Si
No
Distribuir Copiasdel Documento
Asesor deCalidad Servidor
Responsable
Las copias del documento selladose entregan diligenciando elFormato Control de Entrega deDocumentos SGC-FR-35
Lder delProceso, Equipo
de Calidad yArchivo Central
Se realiza un seguimiento al cumplimiento de los datos registradosen el Listado Maestro de Documentos, Registros y DocumentosExternos. Y se revisar los documentos como mnimo cada seismeses, preferiblemente en los meses de marzo y septiembre.
Reportar Cambiosen Documentos y
consolidarListados Maestros
Asesor deCalidad/Asesor
Gestin deCalidad
Los primeros 5 das de cada trimestre (marzo, junio, septiembre ydiciembre), los Asesores del Equipo de Calidad reportan loscambios realizados en los documentos del SIGC y los ListadosMaestros Actualizados al Asesor del Proceso de Gestin deCalidad, para consolidar los Listados Maestros de DocumentosInternos, Externos y de Registros consolidados de la Universidad.
ServidorResponsable
H H
H
V
A
-
2
VERSION No.
1
2010-05-11
2008-10-01
Ajustes al Procedimiento, cambio de actividades, modificacin de alcancedel Procedimiento. Cambio de Proceso, de Gestin de Informacin yTecnologa a Gestin de Calidad. Cambio de Cdigo.
Creacin del Documento.
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACION DESCRIPCION DEL CAMBIO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo : SGC-PR-06
Versin: 6
Pgina : 3 de 4
Vigente a partir de:2011-09-13
ELABORADO POR APROBADO PORREVISADO POR
Asesor de Calidad Responsable de la DireccinCARGO
Frank Fajardo Romo Vctor PantojaNOMBRE
Original firmado Original firmadoOriginal firmadoFIRMA2011-09-13 2011-09-132011-09-13FECHA
3 2010-09-27Ajustes al Procedimiento, se agrega una actividad y se modifica losresponsables de las actividades de acuerdo a la Gua para la Elaboracinde Documentos del SIGC. Adicin NTC ISO 17025
4 2010-11-11 Adicin NTC ISO 9001: 20085 2011-02-11 Revisin de responsables, formatos, periodicidad de revisin y PHVA6 2011-09-13 Adicin de Condiciones Generales
Para el adecuado desarrollo de este procedimiento es pertinente tener en cuenta las instrucciones contenidas en la Guapara la Elaboracin y Control de Documentos y Registros del SIGC, SGC-GU-01.
Los nicos medios validos para la actualizacin de la documentacin son la pgina Web de la Universidad o en su defectocorreos enviados por el Lder o el Asesor de cada Proceso.
CONDICIONES GENERALES
