Sgcit-gen-pg-014 Orden y Limpieza Filosofia 5s

7/25/2019 Sgcit-gen-pg-014 Orden y Limpieza Filosofia 5s

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pia NoCo

ntroladaCDIGO N TITULO

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

SGCITGENPG014 ORDEN Y LIMPIEZA

PROCEDIMIENTO DE GESTIN

CENTRO DE INFORMACIN TCNICA (CIT)

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ORDEN Y LIMPIEZA OCT.153

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ndice1 OBJETIVO 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2 ALCANCE 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3 REFERENCIAS 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4 DEFINICIONES 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5 ROLES Y RESPONSABILIDADES 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.1 Generalidades 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.2 Procedimiento de Orden y Limpieza 3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7 ANEXOS 6. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


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1 OBJETIVOEstablecer los lineamientos a seguir para gestionar correctamente lo relacionadocon el orden y limpieza del Centro de Informacin Tcnica (CIT), que permitanmejorar las condiciones de trabajo y fomentar la creacin de hbitos que asegurenun ambiente agradable. Adems, garantizar la seguridad y salud de los

trabajadores y trabajadoras, la proteccin y conservacin del ambiente de trabajoe integridad de las instalaciones.

2 ALCANCEEste documento aplica a todos las instalaciones, reas, puestos y equipos detrabajo, que conforman el Centro de Informacin Tcnica (CIT) de PDVSA Intevep.

3 REFERENCIASN/A.

4 DEFINICIONESN/A.

5 ROLES Y RESPONSABILIDADESEl Gerente del Centro de Informacin Tcnica (CIT) tiene la responsabilidad develar por el uso adecuado y efectivo de este procedimiento, as como delcumplimiento cabal de las normas relacionadas, para asegurar la eficacia del


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Por lo que para garantizar el orden y limpieza del CIT, se toma como referencia lametodologa de las 5S que es una filosofa de trabajo japonesa, denominada asporque cada una de las fases de la metodologa, corresponden a cinco palabras

japonesas que indican los pasos a seguir para gestionar el orden y limpieza de unaorganizacin:

Seiri: clasificacin. Separar y eliminar lo innecesario Seiton: ordenar. Ubicar lo necesario Seiso: limpieza. Eliminar suciedad Seiketsu: estandarizar actividades de orden y limpieza Shitsuke: disciplina. Implementacin del estndar definido y acciones para

seguir mejorandoLos objetivos que persigue esta metodologa son:

Eliminar lo que sea intil del espacio de trabajo. Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz. Mejorar el nivel de limpieza de los lugares. Prevenir la aparicin de la suciedad y el desorden. Fomentar los esfuerzos en este sentido.

6.2 Procedimiento de Orden y Limpieza6.2.1 Clasificar

Consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y


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a. Organizar y almacenar los objetos por orden de utilizacin: Anualmente (reas de Archivo). Mensualmente (Archivos o estanteras en la oficina). Semanalmente (Estanteras en la oficina) Diariamente (Escritorio)

b. Identificar las reas comunes y de trabajo mediante smbolos, carteles deidentificacin o sealizaciones.

c. Evitar el exceso de adornos o motivos personales en el puesto de trabajo.

d. En el caso de manejar documentos en archivo, se deben identificar y almacenarpor orden alfabtico o fecha. En el caso de los archivos como proceso, debencumplirse los procedimientos establecidos para tal fin.

e. Identificar los archivos de acuerdo al contenido en su interior.

f. Evitar objetos que obstruyan los pasillos o estorben las reas de trabajo.

g. En el caso de manejo y almacenamiento de cajas se deben apilar en forma tal, deevitar que las cajas pesadas daen las livianas o ms frgiles. De igual forma sedebe evitar colocar material pesado a una altura superior de 1,50 m.

h. Establecer un rea especfica (cartelera) para difundir informacin peridica y deinters general.

i. Al finalizar la jornada laboral se debe ordenar todo lo utilizado durante el da, detal forma de dejar despejados los puestos de trabajo y las reas comunes,comprobando el buen estado de los equipos, mobiliarios e instalaciones y notificarcualquier anomala al responsable inmediato o procediendo a su subsanacin si


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c. Limpiar y almacenar en su lugar, todos aquellos artculos que no pertenecen alpuesto de trabajo.

d. Revisar los escritorios y eliminar todos aquellos papeles y materiales que no seutilizan. Si se decide reutilizar hojas, destinar un solo lugar comn para sudisposicin.

e. Eliminar los afiches o carteles que poseen informacin obsoleta o que nocorresponda al lugar de trabajo y tambin aquellos en mal estado o que nocontribuyen al orden y limpieza del puesto de trabajo.

f. En caso de requerir un mantenimiento o reparacin en el rea de trabajo, se deberealizar una solicitud a la gerencia respectiva, a travs de la secretaria del CIT.

g. Velar porque se elimine constantemente los residuos de polvo tanto de la superficie

como interno del mobiliario.6.2.4 Evaluacin de Orden y Limpieza

La Matriz de Evaluacin de Orden y Limpieza esta subdivida por reas de trabajo.Cada Lder de Proceso ser el responsable del rea bajo su supervisin, por tanto,se le reflejar en su evaluacin (ver Tabla 1).

La matriz de evaluacin tambin se utilizar como herramienta para la realizacin

de la inspeccin gerencial realizada por el personal del CIT como parte delcumplimiento del Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo y de laimplementacin del SIRPDVSA.


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TABLA 1. REAS A SUPERVISAR POR PROCESO O GERENCIA

Proceso o Gerencia rea a supervisarEDT 1. Oficinas

1. Oficinas3. Sala de Normas4. reas de consulta de usuarios

7. Estantera abierta8. Recepcin9. Anexo de la Coleccin Principal1.Oficinas5. Archivo1.Oficinas4. reas de consulta de usuarios5. Archivos

8. Recepcin1.Oficinas4. reas de consulta de usuarios5. Archivos6. Sala de reunin8. Recepcin11. rea de Bveda1.Oficinas

10. Sala de documentos en proceso

2. reas comunes

erenc a 6. Salas de reuninGTI 1 Oficinas


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ANEXO A

MATRIZ DE EVALUACIN ORDEN Y LIMPIEZArea: Responsable: Proceso: Si Parcialmente No No Aplica RecomendacionesRealizada por: Firma Fecha:1.Oficinas1.1 Los escritorios estn limpios y ordenados?1.2 Las paredes y persianas estn limpias y en buen estado?1.3 Est limpio y ordenado el siguiente mobiliario:

1.3.a Telefoneras1.3.b Archivos1.3.c Bibliotecas

1.4 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones y limpio?1.5 La informacin a difundir est debidamente publicada encarteleras?1.6 Los suelos estn limpios, secos, sin desperdicios ni materialinnecesario?1.7 Estn ordenados los equipos, cableado y material de la oficina?

2. reas comunes (impresin, caf, fotocopiado y pasillos)2.1 Estn libres de papeles, desperdicios y material innecesario?2.2 Est limpia el rea?2.3 Los suelos estn limpios, secos, sin desperdicios ni materialinnecesario?

2.4 Las vas de circulacin de personas estn libres de obstculos?

3. Sala de Normas3.1 Est limpia el rea?3.2 El rea est ordenada?3.3 Los suelos estn limpios, secos y sin desperdicios?3.4 Se encuentran objetos, mobiliario o algn material obstruyendoel paso?3.5 Los documentos estn colocados de manera ordenada?3.6 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones y limpio?

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ANEXO A: MATRIZ DE EVALUACIN ORDEN Y LIMPIEZA (CONT.)rea: Responsable: Proceso: Si Parcialmente No No Aplica RecomendacionesRealizada por: Firma Fecha:4. reas de Consulta de Usuarios4.1 Estn limpias las mesas, sillas, cubculos y computadoras?4.2 Estn las mesas y cubculos despejados de materialbibliogrfico, papeles u otros objetos que no estn siendo utilizados?4.3 Los suelos estn limpios, secos, sin desperdicios ni materialinnecesario?4.4 Las vas de circulacin de personas estn libres de obstculos?4.5 Estn ordenados los equipos y el cableado del rea?

5. Archivos5.1 Los archivos mviles estn identificados?5.2 Se encuentran objetos, mobiliario o algn material obstruyendoel paso?5.3 El material bibliogrfico, documental o cartogrfico est colocadode manera ordenada?5.4 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones y limpio?5.5 Estn limpias las estanteras o archivos mviles?5.6 Los suelos estn limpios, secos, sin desperdicios ni materialinnecesario?

5.7 Las vas de circulacin de personas estn libres de obstculos?

6. Salas de Reunin6.1 Est limpio y ordenado el mobiliario de la sala (mesas y sillas)?6.2 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones y limpio?6.3 Est libre de papeles, desperdicios, material o mobiliarioinnecesario?6.4 Estn ordenados los equipos, cableado y material de la sala?6.5 Los suelos estn limpios, secos, sin desperdicios ni materialinnecesario?


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ANEXO A: MATRIZ DE EVALUACIN ORDEN Y LIMPIEZA (CONT.)rea: Responsable: Proceso: Si Parcialmente No No Aplica RecomendacionesRealizada por: Firma Fecha:7. Estantera Abierta (Coleccin Principal y Referencia)7.1 Est limpia la estantera o archivos mviles?7.2 Se encuentran objetos, mobiliario o algn material obstruyendoel paso?7.3 El material bibliogrfico est colocado de manera ordenada?7.4 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones y limpio?7.5 Los suelos estn limpios, secos, sin desperdicios ni material

innecesario?7.6 Las vas de circulacin de personas estn libres de obstculos?

8. Recepcin8.1 Est limpia la recepcin tanto en su superficie como en suinterior?8.2 Est ordenada la recepcin tanto en su superficie como en suinterior?8.3 Est el rea despejada de material bibliogrfico, documental opapeles?8.4 Est ordenada la zona de preclasificacin de la recepcin?8.5 Los suelos estn limpios, secos, sin desperdicios ni material

innecesario?8.6 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones y limpio?

9. Anexo de la Coleccin Principal9.1 Est limpia el rea?9.2 El rea est ordenada?9.3 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones y limpio?9.4 Se encuentran objetos, mobiliario o algn material obstruyendoel paso?9.5 El material bibliogrfico est colocado de manera ordenada?9.6 Los suelos estn limpios, secos y sin desperdicios?


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ANEXO A: MATRIZ DE EVALUACIN ORDEN Y LIMPIEZA (CONT.)rea: Responsable: Proceso: Si Parcialmente No No Aplica RecomendacionesRealizada por: Firma Fecha:10. Sala de Documentos en Proceso

10.1 Est limpia el rea?

10.2 El rea est ordenada?10.3 El material est colocado de manera ordenada?

10.4 Los suelos estn limpios, secos y sin desperdicios?

10.5 Se encuentran objetos, mobiliario o algn materialobstruyendo el paso?10.6 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones ylimpio?10.7 El material a procesar se encuentra identificado?

11. rea de Bveda11.1 Est limpia el rea?

11.2 El rea est ordenada?

11.3 Los suelos estn limpios, secos y sin desperdicios?

11.4 Se encuentran objetos, mobiliario o algn materialobstruyendo el paso?

11.5 Los documentos estn colocados de manera ordenada?11.6 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones ylimpio?

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