SHPE-UPRM 2012-2013 Asamblea Informativa

Estructura Organizacional

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President

Vice President of External Affairs

Corporate Manager

Community Outreach

Coordinator

SHPE Jr. Program Manager

Pre-College Activities

Coordinator

Finance Manager

Vice President of Internal Affairs

Leadership Activities Coordinator

Professional Activities

Coordinator

Academic Activities Coordinator

Chapter Development

Activities Coordinator

Vice President of Operations

Marketing Manager

Digital Media Manager

Membership Manager

Recruiting Director

Support Team Manager

President’s Assistant Human Capital Manager

Big Brother Program Coordinator

Requisito y Disponibilidad !   Todo candidato necesita tener un promedio

general mínimo de 2.75. Tendrá que presentar evidencia de transcripción de créditos con el promedio hasta diciembre 2011

!   Asistir a la Asamblea Informativa y Nominaciones !   Los candidatos deben tener disponible el año

académico completo, por ende no debe tener compromisos tales como; pero no limitados a: internado, Coop, intercambio, graduación, o probatoria. Además, tiene que ser un estudiante regular o parcial de la Universidad de Puerto Rico, Mayagüez 3

Responsabilidades Generales !   Ofrecer apoyo a sus compañeros y sus actividades !   Desarrollar los CFF’s (Continuous Feedback Forms)

de cualquier actividad o proyecto que organice !   Preparar un informe de tres páginas de cada

actividad o proyecto que organice, el informe debe incluir CFF’s, estadísticas de evaluación, y ‘personal feedback’

!   Asistir a sus respectivas reuniones

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Vice%President%of%External%Affairs%

Corporate%Manager%

SHPE%Junior%Program%Manager%

Finance Manager

Community%Outreach%

Coordinator%

Pre@College%AcAviAes%

Coordinator%

5

External Affairs Branch

Requisitos: Corporate Manager !   Haber estado en un puesto oficial en SHPE-UPRM y

haber cumplido con su término !   Pasar un examen oral y de comprensión en inglés

dirigido por el Departamento de Inglés del RUM justo después del proceso de nominaciones y antes de la asamblea de votaciones

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Corporate Manager !   Desarrollar junto al VP de Asuntos Externos y Presidente todas las

propuestas de la organización !   Establecer relaciones de auspicio con distintas compañías !   Ayudar a desarrollar campañas de mercadeo para los diferentes

eventos de las compañías en la universidad !   Organizar cualquier evento (infosessions) que un auspiciador desee

en la universidad !   Realizar un reporte mensual a las compañías sobre lo que ocurrió en

SHPE-UPRM ese mes !   Estará a cargo de toda comunicación con las compañías, copiando a

su vicepresidente y presidente, y será la única persona autorizada a contestar cualquier tipo de comunicación

!   Conseguir recursos de compañías, que implique algún tipo de relación con SHPE-UPRM, para las actividades según sea necesario

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SHPE Junior Program Manager !   Coordinar el funcionamiento de nuestros capítulos existentes

de SHPE Junior !   Evaluar la creación de nuevos capítulos de SHPE Jr. afiliados a

nuestro capítulo !   Coordinar actividades en conjunto con todos los capítulos de

SHPE Jr. (Vida Universitaria, Resume, SHPE 101) !   Evaluar el progreso de los capítulos de SHPE Jr. mediante un

informe semestral !   Realizar una actividad por semestre para los capítulos de

SHPE Junior !   Organizar una reunión bimensual con cada uno de los

consejeros y directiva de los capítulos 8

Community Outreach Coordinator !   Organizar nuevas actividades de ayuda a la comunidad

en general e identificar áreas que se desean impactar !   Involucrarse con una causa ya establecida a nivel

nacional !   Involucrar a la membresía en actividades que

promuevan su desarrollo de responsabilidad social !   Trabajar junto a otras organizaciones para desarrollar

actividades de gran impacto a la comunidad

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Pre-College Activities Coordinator !   Desarrollar y crear propuestas para al menos 4

actividades enfocadas en estudiantes de K-12 !   Redactar los informes necesarios requeridos por SHPE

National !   Deben realizar al menos 4 actividades durantes el año,

variando los diferentes programas que ofrece National: Noche de Ciencias, ACE, Core Programs, etc.

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Finance Manager !   Requisito: haber formado parte del Support Team o directiva

de SHPE-UPRM !   Presentar un reporte mensual con el cuadre de las dos

cuentas del capítulo (Colegio y BPPR) !   Verificar los presupuestos de las actividades y trabajar con los

coordinadores para reestructurarlos cuando sea necesario; los cuales serán revisados y aprobados por la Rama Presidencial

!   Cobrar las deudas internas (directiva, organizaciones, etc.) !   Autorizar las compras de materiales para el capítulo !   Mantener inventario (cantidad y condición) del equipo y

recursos !   Responsabilizarse por el préstamo de equipo del capítulo

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!   Requisito: haber estado en un puesto oficial en SHPE-UPRM y haber cumplido completamente con su término

!   Representar a SHPE en los eventos fuera de la universidad !   Representar junto al Presidente a SHPE-UPRM en el

consejo Sub-Regional, Regional y Nacional !   Supervisar el desempeño y ofrecer apoyo a los miembros

de su rama !   Asegurarse que todas las responsabilidades de su rama se

cumplan !   Coordinar la participación en las conferencias nacionales,

regionales y sub-regionales

Vice President of External Affairs

Vice%President%of%Internal%Affairs%

Professional%AcAviAes%

Coordinator%

Leadership%AcAviAes%

Coordinator%

Academic%AcAviAes%

Coordinator%

Chapter%Development%AcAviAes%

Coordinator%

Internal Affairs Branch

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Professional Activities Coordinator !   Identificar áreas de oportunidad de nuestra membresía

utilizando estadísticas pasadas !   Realizar 6 actividades al año para desarrollar, fomentar y

fortalecer las aptitudes profesionales de la membresía

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Leadership Activities Coordinator !   Identificar áreas de oportunidad de nuestra membresía

utilizando estadísticas pasadas !   Realizar 6 actividades al año para desarrollar, fomentar y

fortalecer las destrezas de liderazgo de la membresía

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Academic Activities Coordinator !   Identificar áreas de oportunidad de nuestra membresía

utilizando estadísticas pasadas !   Desarrollar 3 actividades para mejorar el rendimiento

académico de la membresía y fomentar una gama de oportunidades académicas

!   Desarrollar 3 actividades para fomentar y fortalecer las destrezas técnicas de la membresía

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Chapter Development Activities Coordinator

!   Identificar áreas de oportunidad de nuestra membresía utilizando estadísticas pasadas

!   Desarrollar 6 actividades para fomentar la confraternización y crear lazos entre los miembros de la organización

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Vice President of Internal Affairs !   Requisito: haber estado en un puesto oficial en SHPE-

UPRM y haber cumplido completamente con su término !   Representar a SHPE en todos las actividades para la

membresía !   Organizar las asambleas capitulares !   Supervisar el desempeño y ofrecer apoyo a los miembros

de la rama !   Asegurarse que todas las responsabilidades de su rama

se cumplan

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Vice%President%of%OperaAons%

MarkeAng%Manager%

Support%Team%Manager%

Digital%Media%Manager%

RecruiAng%Director%

Membership%Manager%

Operations Branch

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Marketing Manager !   Desarrollar junto a los coordinadores de actividades la

promoción (posters, flyers, emails) de cada actividad del capítulo

!   Preparar una estrategia de mercadeo para cada actividad del capítulo

!   Desarrollar junto al Recruting Director un plan de “live marketing” para las actividades del mes

!   Preparar un plan de mercadeo general para SHPE-UPRM en la universidad

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Recruiting Director !   Desarrollar un plan de reclutamiento para cumplir la

meta de membresías del capítulo !   Organizar un evento semestral de reclutamiento a gran

escala !   Crear eventos recurrentes durante todo el año !   Trabajar junto al Big Brother Program Coordinator para

reclutar estudiantes de nuevo ingreso durante el periodo de orientación y primeras semanas de clases

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Membership Manager !   Subir las membresías a OneSHPE y cualquier otra base

de datos !   Desarrollar y analizar las estadísticas de la membresía !   Evaluar el resultado de pasadas actividades mediante

las hojas de evaluación !   Recolectar los resumés de la membresía !   Coordinar la revisión de resumés

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Support Team Manager !   Reclutar, adiestrar y retener al Support Team de SHPE-

UPRM !   Trabajar junto a los coordinadores para identificar las

necesidades de capital humano para las actividades !   Contactar a los miembros y describir las tareas que van a

estar ejecutando !   Mantener informado continuamente al equipo de trabajo !   Tener accesible la información actualizada del equipo de

trabajo !   Ayudar a identificar las aptitudes de los miembros del

equipo de trabajo y fomentar su desarrollo 23

Digital Media Manager !   Actualizar continuamente la página web y las redes

sociales de SHPE-UPRM !   Documentar las actividades mediante la recopilación y

publicación de fotos !   Coordinar junto al Corporate Manager el desarrollo de

una base de datos accesible para nuestros auspiciadores que incluya nuestras propuestas corporativas y descripciones de las actividades

!   Trabajar con el Membership Manager para crear una base de datos de los resumés de la membresía

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Vice President of Operations !   Requisito: haber estado en un puesto oficial en SHPE-

UPRM y haber cumplido completamente con su término !   Representar a SHPE ante todas las autoridades

universitarias !   Realizar cualquier compra de SHPE-UPRM junto al

Presidente y Finance Manager !   Desarrollar un plan estratégico para mejorar las

relaciones de SHPE-UPRM con la universidad !   Supervisar el desempeño y ofrecer apoyo a los miembros

de la rama !   Asegurarse que todas las responsabilidades de su rama

se cumplan 25

Presidential Branch

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President%

President’s%Assistant%

Big%Brother%Program%

Coordinator%

Human%Capital%Manager%

Requisitos: Human Capital Manager !   El candidato tiene que haber estado dos años dentro de

SHPE-UPRM, de los cuales al menos un año tiene que haber sido dentro de la directiva. Es decir, tiene que haber estado un año como directiva y uno como Support Team o dos años como directiva.

!   La persona será electa por la directiva saliente y la entrante en el evento de transición (luego de la Asamblea de Votaciones).

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Human Capital Manager !   Organizar una actividad de desarrollo de liderazgo, una

de trabajo en equipo, una actividad reconocimiento y un evento social en el primer semestre para la directiva

!   Desarrollar al menos 2 actividades en el segundo semestre de acuerdo a las necesidades de la directiva

!   Servir como mediador de conflictos entre los miembros de la directiva

!   Brindar las herramientas necesarias para que los oficiales de la directiva alcancen sus metas

!   Identificar áreas de oportunidad en la directiva !   Ayudar al Presidente con el evento de transición

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President’s Assistant !   Puesto de confianza seleccionado por el Presidente !   Tomar minutas de las reuniones presidenciales y de

directiva !   Brindar apoyo al Presidente en todas sus tareas

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Requisitos: President !   El candidato debe tener al menos un año de experiencia

como oficial de la directiva SHPE-UPRM !   Tiene que estar al menos cursando el segundo año

académico, por lo tanto, debe estar en su tercer año académico mientras ejerza como presidente

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President !   Representar al capítulo en todo momento !   Dirigir las reuniones de directiva y asambleas !   Identificar áreas de oportunidad de la organización !   Desarrollar estrategias para mejorar la organización !   Trabajar con cada miembro de la directiva para establecer

sus metas !   Trabajar junto a otras organizaciones para desarrollar

actividades de impacto tanto para la comunidad universitaria como para la comunidad en general

!   Escoger un President’s Assistant

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Información Contacto

Josué E. Juan Martínez Presidente 2011-2012

(787) 367-4280 josue.juan@upr.edu

Nota: Para poder ser considerado un candidato es requisito asistir a la Asamblea Informativa y Nominaciones.

Día: Martes, 24 de abril Hora: 10:30AM-12:30PM Lugar: Q-251

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