Sistemas y Tecnologías de la Información:Planificación InformáticaCarlos González Lavado

Universidad de Aconcagua

Planificación Informática

Planificación Informática

La Estrategia de Información se basa en dos principios: La Información es un recurso de la empresa.

Las Ventajas Competitivas pueden aumentar y mejorar con el aprovechamiento de este recurso.

Para ayudar a la gestión del uso de la Información debemos definir un “Plan Estratégico de Información (P.E.I.)”. Un Plan Estratégico de Información ayuda a la gestión del uso de la Información y a Planificar la implementación de los sistemas informáticos que resuelvan las necesidades de Información de la empresa y su empleo, como cualquier otro recurso, para lograr los objetivos corporativos.

Planificación Informática

En un proyecto de Planificación de la Estrategia de Información se refleja una visión de alto nivel de los requerimientos de Información de una organización o de una unidad de negocio y se prepara un Plan para satisfacerlas.

Las tareas de planificación han de ajustarse a las características particulares de la empresa o unidad en estudio, con especial sensibilidad en aquellos aspectos que pertenecen a su cultura organizativa.

La realización de un Plan de la Estrategia de Información para asegurar su aceptación e implementación debe, por una parte, ajustarse a las expectativas de la dirección y a la realidad de la organización, y por la otra, definirá la infraestructura para el desarrollo del sistema con rigor e independencia.

ALINEACION DEL PLAN DE NEGOCIOS Y SI

ALINEACION DEL PLAN DE NEGOCIOS Y SI

Arquitectura de la Estrategia de Información.

Su objetivo principal es definir la estructura en la que se basará el desarrollo futuro y consiste en identificar los componentes básicos siguientes:

Arquitectura de la Estrategia de Información.

Arquitectura de Información: define las actividades realizadas por la entidad y la información necesaria para desarrollarlas.

Arquitectura de Sistemas: describe la previsión de sistemas y datos necesarios para soportar la Arquitectura de Información. Proporciona una primera aproximación de las aplicaciones y sistemas informáticos que se precisan en la entidad.

Arquitectura Técnica: describe el entorno de hardware y software necesarios para soportar la Arquitectura de Sistemas.

Gráficamente

Gráficamente

Estas tres arquitecturas forman un esquema a partir del cual la empresa puede construir un sistema de información con visión de largo plazo. Es el diseño de la estructura de información hacia la que la empresa debe dirigirse para el óptimo aprovechamiento de sus recursos de información y de sus objetivos estratégicos generales.

Objetivos del P.E.I.

En el sentido más general, se deben destacar dos principios propios de la planificación de sistemas de información

Consideraciones del P.E.I.

Se debe evitar los planes y desarrollos aislados, ya que derivan en:

Rápidos incrementos de costos e inversiones sobre sistemas, que normalmente no cubrirán totalmente las necesidades de la empresa.

Redundancia de datos y procesos.

Inconsistencias e incompatibilidades de la información y de sistemas.

Falta de estandarización en interfaces.

Consideraciones del P.E.I.

Para no caer en estos errores, y lograr el máximo de ventaja de las tecnologías de información, se recurre a la planificación de sistemas a largo plazo que contemple lo más ampliamente posible a toda la organización, incluyendo las distintas unidades de negocio o entidades de la corporación, independientemente de su ubicación geográfica, actividad o rango de autonomía en sus propias operaciones.

Consideraciones del P.E.I.

Excepciones a esta regla se hace cuando se trata de grandes empresas, que tienen filiales en distintos países y continentes.

Este es un proceso de definición que debe empezar en el más alto nivel de la organización y terminar en los puntos de la estructura organizativa cuyas actividades son simples dentro del proceso productivo en que se realizan.

Beneficios de la P.E.I.

Establecer una relación de las oportunidades de los sistemas de información y las nuevas tecnologías.

Ventajas competitivas que pueden derivarse.

Coordinación de la estrategia corporativa con las tendencias de las nuevas tecnologías en los próximos años.

Evaluación de la contribución de los sistemas de información a los objetivos corporativos y de unidades de negocios y en los F.C. de E.

Medios en que los sistemas de información pueden contribuir al control de la implementación de la estrategia.

Aprovechamiento de las inversiones en sistemas de información.

Beneficios de la P.E.I.

En consecuencia la informática deja de ser un puro centro de costos, para convertirse en motor de la actividad de la empresa y generador de riqueza.

Tareas para la elaboración del P.E.I.

Preparar (tareas preparatorias)

Definición del ámbito del proyecto.

Determinar el equipo humano.

Descripción de objetivos y Plan del Proyecto.

Tareas para la elaboración del P.E.I.

Desarrollo del Proyecto de Planificación

Determinar la Arquitectura de Información.

Definir la situación actual

Establecer la Arquitectura de Sistemas en la Empresa.

Establecer la Arquitectura Técnica

Redactar el documento y presentar los resultados del Plan.

Tareas para la elaboración del P.E.I.

Delimitado por:

Unidades Organizativas

Tecnologías de la Información

Plazo

Descripción de los objetivos y de los resultados del estudio

Unidades Organizativas

Consiste en determinar que partes de la empresa van a ser consideradas durante el proceso de planificación, cuando no sea posible tomar a toda la organización.

Se trata de evitar duplicidad de tareas y posibles contradicciones.

Hacer el proyecto más manejable, permitiendo alcanzar mayor detalle en las especificaciones.

Tecnología de la información

La idea es no colocar límites en los aspectos tecnológicos, pero se deben definir para obtener resultados en el corto plazo, en tecnologías tales como:

Sistema de gestión en tiempo real.

Automatización de oficinas (ofimática).

Soporte a la toma de decisiones.

Intercambio electrónico de datos

Tablero de mando.

Etc.

Plazos

Es el parámetro que permitirá definir el grado de detalle del proyecto.

Este plazo debe ser razonable. Si el plazo es muy corto, las conclusiones serán superficiales.

Por el contrario, si el plazo es muy largo, sus resultados no serán relevantes.

La experiencia generalizada indica entre cuatro y seis meses.

Determinar el equipo humano

El número de integrantes y tamaño de los equipos estará en directa relación al tamaño de la empresa, pudiendo ser:

Comité de Sistemas de Información: Órgano de máxima responsabilidad y debe estar constituido por el Administrador General y todos los responsables de las áreas funcionales o Unidades de Negocio y el Jefe de Informática.

Funciones: Establece el compromiso de la entidad con la ejecución del trabajo.

Supervisa el desarrollo del proyecto de planificación.

Establece prioridades

Asigna recursos

Aprueba el Plan

Determinar el equipo humano

Equipo de Trabajo: Realiza el trabajo operativo, dirigido por un Jefe de Proyecto nombrado por el responsable de la función informática.

Debe estar constituido por especialistas y usuarios relacionados con la planificación. Además sus conocimientos y experiencias deben estar orientados a la aplicación y estado de la tecnología informática de la entidad y su sector.

Determinar el equipo humano

Comité Técnico: Integrado por consultores internos o externos.

Realizan el seguimiento del proyecto y supervisan su desarrollo, aportando sugerencias.

Dirimen controversias entre usuarios y equipo de trabajo.

Determinar el equipo humano

Los consultores externos: Normalmente detectan oportunidades de las nuevas tecnologías de información, que no ven las personas internas.

También pueden ver los problemas con más claridad que las personas internas.

Tienen mucha experiencia que puede ser aprovechada.

Descripción de objetivos y Plan de Trabajo

Descripción del proyecto, motivo, objetivos y metodología. Unidades organizativas que serán estudiadas.

Relación de tecnologías que se tendrán en cuenta. Cronograma y Plan de Trabajo.

Recursos humanos y materiales que serán empleados.

Relación de los productos que se presentarán al término del trabajo: Relación de documentos e informes que serán obtenidos, sus respectivos rangos temporales de validez.

Este documento será aprobado por el C. de S.I.

Determinar la arquitectura de Información

Crear matriz relación de objetivos y problemas / Conjuntos de Información.

Extraer de la anterior la matriz objetivos y problemas / Necesidades de Información.

Análisis de los Factores Críticos de Éxito

Obtener relación Conjuntos de Información / Factores Críticos de Éxito.

Obtener relación Proceso T. de D. / F. C. E.

Determinar la arquitetura de Información

Análisis del Impacto de la Tecnología

Elaborar relación de tecnologías, posibles cambios y tendencias.

Elaborar matriz de relación de oportunidades por funciones de la empresa / Tecnologías y tendencias.

Determinar las necesidades inmediatas.

Determinar la arquitetura de Información

Elaborar el Estudio de Sistemas de Información Estratégicos Contrastar con el Plan Estratégico Corporativo

Análisis de relación de las alternativas estratégicas y las tecnologías actuales y las tendencias.

Relacionar las tecnologías con las oportunidades para conseguir los objetivos estratégicos.

Presentar y contrastar con la Alta Dirección.

Determinar necesidades de acción inmediata.

Elaboración del Documento Final

Establecer prioridades de desarrollo por áreas funcionales o líneas de negocios.

Presentación del Documento de la Arquitectura de Información.

Determinar la arquitetura de Información

Elaborar el Estudio de Sistemas de Información Estratégicos Contrastar con el Plan Estratégico Corporativo

Análisis de relación de las alternativas estratégicas y las tecnologías actuales y las tendencias.

Relacionar las tecnologías con las oportunidades para conseguir los objetivos estratégicos.

Presentar y contrastar con la Alta Dirección.

Determinar necesidades de acción inmediata.

Elaboración del Documento Final

Establecer prioridades de desarrollo por áreas funcionales o líneas de negocios.

Presentación del Documento de la Arquitectura de Información.