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SIAFOCSIAFOC.

Guía del proveedor de formación para el manejo de la aplicación

(Esta guía está dirigida a los proveedores de formación continuada de carácter privado, o público cuya financiación no dependa de la Consejería de Sanidad y Consumo).

Dirección General de Planificación, Ordenación Sanitaria y Farmacéutica e

Investigación.

Sistema de AcreditaciSistema de Acreditacióón de la Formacin de la Formacióón Continuadan Continuada

Versión – 01 noviembre - 2008

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Esta Guía describe el sistema empleado por los proveedores de formación para realizar la solicitud de acreditación de una actividad de formación continuada.

La solicitud de acreditación se realiza en dos fases consecutivas:

1º Solicitud de acreditación on-line a través de esta aplicación.

2º Presentación en Registro Oficial del resguardo de solicitud, que se puede imprimir tras enviar la solicitud de acreditación desde esta aplicación.

Se plantea en esta guía el procedimiento para realizar, de una forma controlada, el proceso operativo de acreditación de una acción formativa. El proceso se inicia con la cumplimentación on-line del formulario de solicitud, y finaliza con la resolución de la Comisión de Formación Continuada sobre la actividad que se ha enviado a acreditar.

A continuación se describen las características básicas de esta aplicación, con el objeto de facilitar al usuario el proceso de solicitud on-line de acreditación.

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El acceso a la aplicación “SIAFOCSIAFOC” (Sistema de Información de Acreditación de Formación Continuada Sanitaria), para la gestión de las actividades de formación continuada, se realiza desde un enlace en la página institucional Murciasalud.La primera pantalla muestra la presentación de la aplicación y la entrada a la misma después de la identificación del usuario y contraseña. En caso de no haberse dado previamente de alta hay posibilidad de hacerlo con un enlace directo “si es usted nuevo solicitante y no esta registrado, inscríbase aquí”. La palabra “aquí” genera un hipervínculo al cuestionario de inscripción y registro

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En la parte inferior de la página hay diferentes iconos de enlace a una serie de documentos de ayuda para el manejo de la aplicación :

Guía del proveedor para el manejo de la aplicaciónGuía de la entidad pública con control de gasto para el manejo de la aplicación Guía del evaluador para el manejo de la aplicación

Y además otro enlace con lo que sería el Sistema de

Gestión de la Calidad , donde se mostrará el mapa de procesos y los diferentes procedimientos, registros y

otros documentos del sistema

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El “formulario de alta” que se desprende del hipervínculo de “aquí” desde la primera pantalla, incluye distintos datos de filiación e identificación de la institución. En el caso de la variable “clasifique su institución” la aplicación muestra un “desplegable” para facilitar las contestaciones, como es el caso de con las siguientes opciones :Sociedad científica Colegio Profesional, Asociación / ONG, Empresa de Formación y / o Servicios, Empresa Farmaceútica, y Sindicato , Otra denominación.

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Además de los datos propios de filiación del centro y el contacto con el mismo, en una segunda parte aparecen los datos personales del responsable de formación.En este apartado hay una ventana en la que se puede leer la política de privacidad y la información relativa a la gestión de datos de carácter personal que se cumplimentan. El responsable de formación del centro tendrá que leer, y en su caso aceptar la política de privacidad propuesta, como requisito para poder enviar los datos de registro del centro. En caso de no cumplimentar este punto, la aplicación no permite enviar el cuestionario y seguir con el proceso de registro de centro y responsable de formación.

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El responsable de formación recibirá un correo electrónico, que se genera de forma automática por SIAFOC, en el que indica el nombre de usuario (que será el DNI del responsable de formación ) y una contraseña. Con esta información ya se puede acceder de nuevo a la página de “inicio” y entrar en la aplicación.

En un primer paso la aplicación refiere las siguientes posibilidades en su menú:Actividades solicitadasDatos del CentroSolicitar AcreditaciónSoporte Técnico

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La pantalla que aparece por defecto es la que corresponde a las “actividades solicitadas”, apareciendo un - - Listado de Solicitudes - - y un menú con tres opciones con el fin de poder filtrar el listado a través de tres parámetros :

-- Por años-- Por estado de las acciones formativas solicitadas-- Por un buscador que selecciona alguna palabra clave del titulo de la actividad o por su código.

El apartado de “año”, permite seleccionar los cursos que se han realizado en el intervalo de un año determinado.

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El apartado de “estado de la actividad” permite filtrar las actividades en función de la parte del proceso de acreditación en el que estén, ( borradores, pendientes, en proceso , evaluadas, acreditadas, incompletas, no acreditables , fuera de plazo y no acreditadas), en la opción “TODAS” no se aplica ningún filtro.

En el siguiente diagrama de flujo se especifica el “estado de la actividad”, que corresponde a cada una de las partes del proceso de acreditación de la actividad de formación continuada.

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INICIO: La Entidad Proveedora envía lasolicitud de acreditación

Comprobación de los requisitos de admisióna trámite de la solicitud por parte

de la Secretaría Técnica

Admisión a trámite de la solicitud por parte de la Secretaría Técnica

La Secretaría Técnica envía la actividad a los evaluadores

Todos los evaluadores terminan de valorar la acción formativa y envía a Secretaría

Técnica sus evaluaciones.

FIN: La Comisión de Formación Continuada de las Profesiones Sanitarias de la Región de Murcia emite resolución

sobre la acción formativa que se ha enviado a acreditar.

¿correcto?

si

no

ACTIVIDADES EN ESTADO PENDIENTES

ACTIVIDADES EN ESTADO EN PROCESO

ACTIVIDADES EN ESTADO EVALUADAS

ACTIVIDADES EN ESTADO ACREDITADAS Y

NO ACREDITADAS

ACTIVIDADES EN ESTADO INCOMPLETAS, NO ACREDITABLES,

FUERA DE PLAZO

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Pendientes- En Proceso y Evaluada: son tres estados consecutivos, que permiten al proveedor seguir el proceso de acreditación de la actividad que ha enviado. En el anterior esquema se especifica a que parte del proceso corresponde cada estado.

Acreditadas-No Acreditadas: A partir de la resolución favorable o no, de la Comisión de Formación Continuada de las Profesiones Sanitarias de la Región de Murcia, las acciones pueden resultar acreditadas o no. Cuando se emite resolución (que se enviará por correo postal al responsable de formación de la entidad proveedora), la aplicación clasifica automáticamente la actividad como Acreditada o No Acreditada.

ESTADOS DE LAS ACCIONES FORMATIVAS

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ESTADOS DE LAS ACCIONES FORMATIVAS

Incompletas - No acreditables - Fuera de Plazo: Tras enviar para acreditar una actividad, si la Secretaría Técnica considera que el formulario de solicitud es incompleto, o si la presentación en el registro está fuera de plazo, entonces la aplicación clasificará la acción formativa como Incompleta o Fuera de Plazo respectivamente.En el caso de las actividades en estado Incompletas, la entidad proveedora tendrá la posibilidad de subsanar el expediente, a partir de las sugerencias de mejora que haga la Secretaría Técnica.En el caso de que la actividad, por su contenido, no se adecue a los criterios establecidos por la Comisión de Formación Continuada de las Profesiones Sanitarias, relativos a actividades acreditables, entonces la actividad se clasificará como No Acreditable.

Borradores: en este estado se guardan los formularios incompletos. Con la opción “guardar como borrador”, existe la posibilidad de guardar formularios incompletos, y de abrirlos de nuevo y modificarlos hasta que estemos seguros de que están listos para su acreditación.

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El listado de actividades se presenta con los diferentes apartados de “Código”“Fecha”“Descripción”“Estado”

….. y un apartado de “Opciones” con diferentes iconos que refieren a las diferentes acciones que se pueden hacer en cada estado.

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OPCIONES:

- Añadir ediciones: Lo utilizamos si queremos realizar más de una edición de una misma acción formativa.

- Acceso a documentos y anexos: Enlaza la aplicación con la solicitud de acreditación de la acción formativa que se ha de presentar en registro.

- Eliminar: Con esta opción podemos eliminar las acciones formativas que hay en el estado borrador.

- Modificar: En el estado borrador podemos guardar los formularios de solicitud incompletos. A través de esta opción accedemos al formulario con la posibilidad de modificarlo hasta que este listo para enviar a acreditar.

- Ver datos: Esta es una opción de consulta que nos remite al formulario de solicitud de la acción formativa de la que se ha solicitado acreditación

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OPCIÓN AÑADIR EDICIONES

Cuando queremos repetir una actividad formativa que hemos enviado a acreditar, podemos utilizar la opción Añadir Ediciones. A través de ella accederemos al formulario de la primera actividad que se envió para acreditar. En este formulario sólo podemos modificar la fecha en la que se va a realizar la actividad, el lugar de celebración y las fechas del calendario-programa. Sólo se pueden modificar estos campos porque entendemos que las ediciones de una acción formativa, tienen el mismo contenido, y sólo varían en la fecha de realización o lugar. Si el contenido es diferente, no estaríamos hablando de una edición, sino de una actividad diferente.

La opción de añadir ediciones, sólo es válida durante un año, es decir, sólo podemos repetir ediciones de una actividad durante el año que sigue a la acreditación de la primera edición que se envía. Si en años posteriores queremos repetir una misma acción formativa, no utilizaremos la opción “Añadir Ediciones”, sino la de “Rescatar ediciones de años anteriores”, esta opción se explica más adelante.

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OPCIÓN DOCUMENTOS Y ANEXOS

Este símbolo genera un enlace a la “solicitud de acreditación”

Aparece entoncesuna instancia que se puede imprimir y que se ha de presentar en registro. El accesoa esta instancia sepuede hacer a través de esta vía, o a travésde la pantalla emergenteque surge al enviar la actividad a acreditar.

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Volvamos a la pantalla principal, en el icono “Datos del Centro”,

A través de este icono podemos acceder a una pantalla “personalizada” para ese centro en concreto, en la que aparecen los datos registrados del mismo y los del responsable de formación.

Estas dos partes están diferenciadas permitiendo que se pueda subsanar algún error en los mismos y dejando que se modifiquen los datos si así se considera respecto a los registrados.

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Dentro de la pantalla, en el apartado modificar se pueden hacer correcciones sobre los datos del centro registrados.

En la opción “ver solicitantes del centro” podemos acceder a los profesionales que han realizado solicitudes de acreditación de acciones de formación

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En la segunda parte “Datos Personales del Responsable”, el interesado puede modificar los datos que estime oportunos, entre ellos tiene la posibilidad de cambiar el Password o Contraseña, por otra que le sea fácil recordar.

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En la pantalla principal, en el icono “Solicitar Acreditación”, accedemos al formulario que hay que cumplimentar para enviar las actividades a acreditar.

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En la primera parte del formulario de solicitud, aparece la información del centro que ya se había cumplimentado en el apartado “Datos del centro”.

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El formulario de solicitud de acreditación ha de ser cumplimentado en su totalidad para poder enviar a acreditar la acción formativa.

En el apartado Actividad, nos encontramos en primer lugar con la opción “Edición de años anteriores”, que nos permite rescatar formularios de actividades ya acreditadas, por si queremos volverlas a enviar para acreditar. Cuando rescatamos una actividad formativa acreditada en años anteriores aparecerá el formulario que se envío para acreditar, sobre este formulario podemos realizar las modificaciones que creamos oportunas, y después enviarlo a acreditar.

A continuación se cumplimenta el “Nombre - Título de la actividad”, el “Responsable de la Actividad” y el “Puesto de Trabajo del Responsable”

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En los dos siguientes bloques de variable incluidas en el cuestionario de solicitud hay que cumplimentar los datos de la “Persona de contacto” y el “Lugar de celebración de la actividad”.

La siguiente variable del cuestionario ya se centra en la propia actividad de formación y se refiere a la “Clasificación de la acción formativa” que se contesta mediante un “desplegable” que presenta diferentes opciones.

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Siguiendo con la “Clasificación de la acción formativa” a través de un desplegable elegimos el “Tipo de Actividad” (Curso , Seminario , Taller o similares). Posteriormente cumplimentaremos el “Número de participantes” y el “Método empleado para el control de la asistencia”

El siguiente apartado de la logística de la actividad de formación, es la fecha de inicio y final de la misma. Para ello se dispone de un calendario que facilita la inclusión de estos datos. recordándose al solicitante “que la fecha del registro debe ser dos meses anterior a la de comienzo de la actividad”. La aplicación no permite elegir fechas anteriores a dos meses vista.

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El siguiente punto de los datos de la actividad de formación se refiere a los “Profesionales a los que se dirige” , pudiendo marcarse los distintos tipos de profesionales desplegando cada una de las clasificaciones y subclasificaciones de las mismas

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El siguiente bloque es el relativo a las características de la actividad. Se divide en 5 apartados: Objetivos, Organización y Logística, Metodología, Pertinencia de los Objetivos y Evaluación. Éstas son las cinco variables que tendrán en cuenta los evaluadores para adjudicar créditos a la actividad.

Respecto a las características de la actividad, uno de los puntos mas importantes para el proceso de acreditación es el apartado de OBJETIVOS, recogiendo el cuestionario un campo abierto para el “Objetivo general” y otro para los “Objetivos Específicos” y teniendo en cuenta, como se especifica en la ayuda planteada como nota al cuestionario, que “Los objetivos de formación han de explicar lo que se pretende conseguir con la actividad: Por un lado, el objetivo global("Objetivo general de la actividad"), y por otra los objetivos concretos que se pretenden conseguir en el proceso de aprendizaje de los participantes("Objetivos específicos de la actividad") .

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El siguiente apartado de ORGANIZACIÓN Y LOGÍSTICA tiene dos áreas de información

- “Calendario y Programa”- “Cuadro de Profesorado”

En cada una de las áreas tenemos la opción de “Agregar fecha” y “Agregar docente” respectivamente, que nos permiten visualizar las preguntas correspondientes a cada uno de estos apartados.

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En el apartado de “Calendario y Programa” tenemos que detallar el contenido de la actividad que se propone. Para ello cumplimentaremos la “Fecha” (en la que aparece un calendario para facilitar la tarea), el “Horario” (en el que se muestra un ejemplo) , el “Contenido” (en el que especificaremos el nombre del tema que se impartirá en esa fecha y en ese horario), y el “Profesorado” que va a impartir ese tema. Al final volvemos a tener la opción de “Agregar fecha” para ir completando en su totalidad el Calendario Programa de la actividad. Tras cumplimentar el calendario programa, hay que detallar el “Total Horas de Teoría” , “Total Horas de Práctica” y “Total Horas” (teóricas mas prácticas, que ha de coincidir con el total de horas que aparecen en el Calendario-Programa).

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En el apartado “Cuadro de Profesorado” se despliega a partir de la opción “Agregar docente” , un cuestionario para cada uno de los profesores participantes que incluye el “Nombre y apellidos” , “Titulación/es” , “Centro de Trabajo y Cargo” y “Especialización”

Con esta información se va conformando una tabla o “Cuadro de Profesorado” donde el icono de la hoja refleja los datos del cuestionario de cada uno de los casos y permite hacer modificaciones, y la “X” permite eliminar a los docentes.

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Los siguientes bloques de variables del cuestionario son “campos abiertos” para los datos del “Coordinador/es” de la actividad de formación , los “Colaboradores” , los “Criterios para la selección de los alumnos” , el “Tipo de inscripción” y el “Material docente” por un lado.

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Las siguientes variables del cuestionario hacen referencia al bloque de PERTINENCIA DE LA ACTIVIDAD y se refieren a la “Descripción de necesidades” , “Detección de necesidades” y “Pertinencia de la actividad en determinados colectivos” anotándose en lo marcado en “amarillo” una serie de “ayudas” y comentarios sobre cada uno de estos puntos

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Los siguientes campos del cuestionario hacen referencia a la METODOLOGÍA DOCENTE y a la EVALUACIÓN que se cumplimentarán en “campos abiertos “, donde se reflejan unas ayudas con comentarios que facilitan su elaboración.

Como requisito indispensable para que la acción formativa sea acreditada, es necesario adjuntar el modelo de evaluación de la acción formativa que se propone. Para poder realizarlo, a partir del icono “examinar”, podremos buscar y adjuntar el archivo que tiene el documento que refleja la evaluación.

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El último apartado del cuestionario hace referencia a una serie de puntos sobre la Financiación , dejando al final un campo abierto para “Información adicional”.La solicitud de acreditación que se ha estado cumplimentando puede “guardarse como borrador” para finalizarla en otro momento, o bien podemos optar por la opción “enviar para acreditar” cuando se entendamos que se ha concluido y puede remitirse a la Secretaria Técnica para iniciar el proceso de acreditación.

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Al enviar la actividad a acreditar, si hemos desbloqueado las pantallas emergentes en el navegador, aparecerá la siguiente pantalla:

En esta pantalla emergente se recuerda a la entidad proveedora que tiene que presentar en registro, con dos meses de antelación al inicio de la acción formativa, la solicitud de acreditación firmada por el responsable de formación continuada de la entidad proveedora. La primera vez que se solicite la acreditación, es necesario además, presentar en registro la siguiente documentación:

•Fotocopia del CIF de la entidad proveedora.•Fotocopia de la escritura de constitución de la entidad•Fotocopia de los estatutos•Fotocopia del documento oficial que acredite su inscripción en el registro correspondiente.

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Por último, en la pantalla principal, en el icono “Soporte Técnico”, se pueden hacer consultas relativas al manejo de la aplicación.