SICTAP(Sistema de Inventario, Control y Transferencias del Archivo del Poder Judicial del

Estado de Hidalgo).

El Archivo General del Poder Judicial esel organismo que se encarga de laadministración y conservación de ladocumentación administrativa, asícomo de difundir el acervo histórico.

Tipos de Archivos:•Archivo de trámite, Unidadresponsable de la administración dedocumentos de uso cotidiano ynecesario para el ejercicio de lasatribuciones de una UnidadAdministrativa.

I. Antecedentes

•Archivo de concentración, Unidad responsable de la administración dedocumentos cuya consulta es esporádica y que permanece en el archivogeneral hasta su destino final.

•Archivo histórico, Unidad responsable de organizar, conservar,administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.

Archivo del Poder Judicial

•Conservar, clasificar y custodiar losdocumentos impresos, gráficos yaudiovisuales que genere laInstitución, para ponerlos adisposición en el momento que serequieran.

•Propiciar la automatización ymodernización de los procesos paraofrecer un mejor servicio y difusióndel acervo.•Fomentar una nueva culturaarchivística, buscando hacer máseficiente la administracióndocumental.

•Coordinar acciones con lasdependencias gubernamentalespara la adopción de criterios enmateria archivística.•Fomentar la investigación ydivulgación del acervo histórico,mediante la difusión y celebraciónde convenios institucionales.•Promover mecanismos decolaboración entre las dependenciasde la institución para la adopción decriterios organizacionaleshomogéneos de la documentación.

I. Antecedentes

Funciones generales del Archivo del Poder Judicial

Véase Estructura orgánica en los anexos.

I. Antecedentes

Proceso general de Transferencia al Archivo de Concentración

Cuando un órgano Jurisdiccional desea enviar los expedientes que hanconcluido su ciclo procesal al Archivo de concentración elaboraban la lista de losdocumentos a enviar, capturaban diversos datos en formatos en Microsoft Excel,donde algunas ocasiones existían errores de captura.

Una vez elaborada la lista se enviaba al archivo para su revisión y aceptación siesta fuese correcta.

I. Antecedentes

Problemática

La carencia de una fuente deinformación automatizada propiciabaque el archivo invirtiera tiempo yesfuerzo de sus funcionarios informaciónactualizada del acervo documental conel que contaba. Lo anterior, propiciabauna intensa búsqueda de losexpedientes solicitados solo paracorroborar su existencia en el archivo.

Adicionalmente debido al procesomanual por el cual se realizaban lastransferencias, se invertían de 2 a 3 díaspara la recepción de los documentos atransferir y en los juzgados invertían elmismo número de días para elaborar lalista de los documentos que enviarían alarchivo.

I. Antecedentes

Objetivos

Disminuir el tiempo promedio en el que se efectúan las transferencias deexpedientes desde los diferentes órganos jurisdiccionales al archivo deconcentración.

Objetivos específicos

-- Automatizar las transferencias al Archivo de Concentración.

-- Crear un Módulo para la automatización de la solicitud y emisión de

préstamos de expedientes

- Dotar al Archivo de un instrumento básico para el inventario de los

documentos en su haber.

Objetivo general

2. Impacto

El Sistema de Inventario, Control y Transferencias al Archivodel Poder Judicial es derivado del Programa deSistematización de Procesos, incluido en el programa para elFortalecimiento Institucional del Poder judicial del Estado deHidalgo, con lo cual se da continuidad a las acciones poraplicar las tecnologías de la información a los procesosjurisdiccionales y administrativos, con la finalidad deeficientar los servicios a los justiciables.

Este Sistema surge de la necesidad de contar con unaherramienta que permitiera controlar y desarrollar conoportunidad las actividades que dicho órgano desarrolla. Loanterior, con la finalidad de atender adecuadamente y conprontitud las solicitudes de los órganos jurisdiccionales peroprincipalmente de los Justiciables.

El aplicativo es operado actualmente en el distrito judicial dePachuca y Tulancingo por alrededor de 230 usuarios delorden civil y familiar.

La prospectiva para este año es la integración de losjuzgados foráneos, así como de materia penal.

Para la mejora del proceso deactividades de los Juzgados queconocen de la materia familiar y delConsejo de familia, la dePlaneación, Creación y Adscripciónde Nuevos Órganos del Consejo dela Judicatura, instruyó laconformación de un equipo detrabajo multidisciplinario integradopor servidores públicos de laCoordinación de Planeación yProgramas, el Archivo del PoderJudicial, la Visitaduría Judicial y laDirección de Modernización ySistemas. El resultado de estostrabajos es el SICTAP.

En el diseño de esta herramientaparticiparon los funcionarios delArchivo del Poder Judicialaportando los elementos yrequerimientos funcionalesnecesarios para el diseño delaplicativo. Por su parte, laVisitaduría Civil y Familiar aportólos elementos necesarios para lacapacitación e integraciónoperacional de los funcionarios delos órganos jurisdiccionales delorden familiar.

La Dirección de Modernización ySistemas integró los elementoshumano – tecnológicos y decapacitación necesarios para eldiseño, desarrollo eimplementación de dichoaplicativo. Por último, laCoordinación de Planeación yProgramas se encargó delmonitoreo del desarrollo de lasactividades en tiempo y forma,vigilando en todo momento elcumplimiento de las actividades ymetas del programa de trabajo.

2. Impacto

Mejora del Proceso

Juzgados

Archivo del

Poder Judicial

Envía y solicita expedientes.

Envía los expedientes solicitados.

2. Impacto

Beneficios

El Archivo del Poder Judicial cuentacon un instrumento que le permitehacer más eficiente el proceso detransferencias desde los distintosórganos jurisdiccionales al archivode concentración.

Permite a los funcionarios judicialesreducir la inversión de esfuerzo ytiempo en la elaboración de las listasde transferencia.

Se elimina en un 100% el uso de papelempleado en la impresión de acusesde transferencia haciendo uso de unafactura digital.

3. Clientes

Beneficios al Justiciable

Se elimina la dualidad de la ubicaciónde los expedientes entre los órganosjurisdiccionales y el Archivo del PoderJudicial, por lo que ahora eljusticiable podrá conocer con totalprecisión el órgano jurisdiccionaldonde se encuentran losdocumentos.

Pueden conocer la ubicación delexpediente y su disponibilidad dentrodel Archivo de concentración.

Serán atendidos con mayor prontitudal desear consultar un expediente enel Archivo del Poder Judicial.

Podrán realizar búsquedas con ellibro índice electrónico del archivo.

Los justiciables pueden conocer laubicación de sus expedientes desdelos kioscos de información en lassedes judiciales o a través de internetdesde el portal de Acceso Electrónicoa los Servicios de Justicia.

3. Clientes

Datos estadísticos

Cobertura: Distrito Judicial de Pachuca de Soto y Tulancingo.

Fecha de Implementación: 12 de Febrero de 2010.

Expedientes transferidos vía electrónica:9,160

Expedientes capturados en el Archivo: 22560

Número total de expedientes que Obran en el Sistema: 31,720

Reducción de tiempo y esfuerzos para larecepción de transferencias. Dicho procesoanteriormente se realizaba hasta en 12 horaspara un total de 500 expedientes promedio,con el uso del sistema se realiza en tan solo 4horas.

Se elimino la impresión de listas detransferencia por lo que el uso del papel pordicho concepto se redujo al 100%. (Uso de lafactura digital)

4. Impacto en los Empleados

Involucramiento del personal

Para el desarrollo de este aplicativo fuefundamental la participación de todos ycada uno de los funcionarios del Archivodel Poder Judicial, así como de losjuzgados usuarios del SIJEH, ya que ellosaportaron los elementos necesarios parael diseño del aplicativo que se apega alproceso de transferencia y préstamos deexpedientes. Así mismo, el equipo dedesarrollo de sistemas se dio a la tareadel diseño y desarrollo de dichoaplicativo plasmando en un sistemainformático las necesidades yrequerimientos de los usuarios, así comotambién a las actividades decapacitación y soporte en sitio.

La Visitaduría Judicial se encargó dediseñar y verter las necesidades de losórganos jurisdiccionales.

4. Impacto en los Empleados

Beneficios al personal

Reducción de tiempo y esfuerzospara la recepción de transferencias.Dicho proceso anteriormente serealizaba hasta en 12 horas para untotal de 700 expedientes promedio,con el uso del sistema se realiza entan solo 4 horas.Recibir transferenciaselectrónicamente a través del SIJEH,lo que ha permitido el no acumularcajas de papel con listas detransferencia.Eliminar la doble captura y recepciónde datos de los expedientes deforma manual, ya que los datosgenerales de los expedientes seobtienen directamente del sistema.Basar su operación en una fuentede información automatizada para elservicio de los justiciables, así comode los propios funcionarios,permitiéndoles agilizar y eficientar laatención hacia los usuarios.Poseen un conjunto de consultaselectrónicas que le permite brindarinformación al público en cuanto a laubicación de los expedientes que seencuentran en el archivo deconcentración o prestados.

-Contar con una herramienta sistemáticapara el control del préstamo de losexpedientes a los diferentes órganosjurisdiccionales ya sea por vale o por oficio.Para tales fines, el formato se encuentra adisposición de los usuarios a través delSIJEH y en la WEB del Poder Judicial.

5. Mejora del Proceso

Proceso antes de la implementación

5. Mejora del Proceso

Proceso después de la implementación

5. Mejora del Proceso

Alimentación del SICTAP electrónicamente

Archivo Judicial

Transferencias

Comisario

Oficialía

de Partes

ActuarioSecretario

de

Acuerdos

Secretario

de Juez

Consejo de la Judicatura

Visitaduría Civil y Familiar Secretaría

General Presidencia

Juez

Consultas en Línea

Internet e Intranet

Río de Datos

Seguimiento y Evaluación

El sistema es alimentado en el desarrollo de la

actividad cotidiana de los órganos

jurisdiccionales.

Consejo

de Familia