7.3 Determinar el Presupuesto

Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo de cara a establecer una lnea base de costos autorizada. El beneficio clave de este proceso es que determina la lnea base de costos con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeo del proyecto.

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DEL PROCESO

La lnea base de costos es la versin aprobada del presupuesto del proyecto desde la perspectiva de sus diferentes fases, pero no incluye las reservas de gestin.

7.3.1 Determinar el Presupuesto: Entradas

7.3.1.1 Plan de Gestin de los Costos

El plan para la gestin de los costos describe la manera en que se gestionarny controlarn los costos del proyecto.7.3.1.2 Lnea Base del Alcance

Enunciado del alcance del proyecto. Las limitaciones formales por perodo relativas a los gastos de fondos del proyecto pueden ser exigidas por la organizacin, por contrato o por otras entidades como las agencias gubernamentales. Estas restricciones de financiamiento se reflejan en el enunciado del alcance del proyecto.

Estructura de desglose del trabajo. La EDT/WBS del proyecto establece las relaciones entre todos los entregables del proyecto y sus diversos componentes.

Diccionario de la EDT/WBS. El diccionario de la EDT/WBS y los enunciadosdetallados del trabajo del proyecto relacionados identifican los entregables y proporcionan una descripcin del trabajo a realizar para generar los entregables para cada uno de los componentes de la EDT/WBS.

7.3.1.3 Estimacin de Costos de las Actividades

Las estimaciones del costo de cada actividad dentro de un paquete de trabajo se suman para obtener una estimacin de costos de cada uno de los paquetes de trabajo.

7.3.1.4 Base de las Estimaciones

El detalle que sustenta las estimaciones de costos contenido en la base de las estimaciones debera especificar los supuestos bsicos adoptados relacionados con la inclusin o exclusin de los costos indirectos y otros costos del presupuesto del proyecto.

7.3.1.5 Cronograma del Proyecto

Incluye las fechas planificadas de inicio y finalizacin de las actividades del proyecto, los hitos, los paquetes de trabajo y las cuentas de control. Esta informacin puede utilizarse para sumar los costos correspondientes a los perodos del calendario en los cuales se ha planificado incurrir en dichos costos.

7.3.1.6 Calendarios de Recursos

Proporcionan informacin sobre qu recursos se asignan al proyecto y en qu momento se asignan. Esta informacin se puede utilizar para indicar el costo de los recursos durante el proyecto

.7.3.1.7 Registro de Riesgos

Se realiza para tener en cuenta los costos correspondientes a las respuestas frente a riesgos.

7.3.1.8 Acuerdos

La informacin aplicable relativa al contrato y los costos asociados a los productos, servicios o resultados que han sido o sern adquiridos, se incluyen durante la elaboracin del presupuesto.

7.3.1.9 Activos de los Procesos de la Organizacin

Determinar el Presupuesto incluyen, entre otros:

Las polticas, procedimientos y guas existentes, tanto formales como informales, relacionadas con la elaboracin de presupuestos de costos. Las herramientas para la elaboracin de presupuestos de costos. Los mtodos para la preparacin de informes.

7.3.2 Determinar el Presupuesto: Herramientas y Tcnicas

7.3.2.1 Agregacin de Costos

Las estimaciones de costos se suman por paquetes de trabajo, de acuerdo con la EDT/WBS. Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo se agregan posteriormente para los niveles superiores de componentes de la EDT/WBS (tales como las cuentas de control) y finalmente para todo el proyecto.

7.3. 2.2 Anlisis de Reservas

Puede establecer tanto las reservas para contingencias como las reservas de gestin del proyecto.

7.3.2.3 Juicio de Expertos

El juicio de expertos, en trminos de la experiencia en un rea de aplicacin, rea de Conocimiento, disciplina, industria o proyecto similar, es de gran ayuda en la determinacin del presupuesto. Dicha experiencia la puede proporcionar cualquier grupo o persona con educacin, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitacin especializados. El juicio de expertos puede provenir de diversas fuentes, entre otras:

Otras unidades dentro de la organizacin ejecutora, Consultores, Interesados, incluidos clientes, Asociaciones profesionales y tcnicas, y Grupos de la industria.

7.3.2.4 Relaciones Histricas

Cualquier relacin histrica que d como resultado estimaciones paramtricas o anlogas implica el uso de caractersticas (parmetros) del proyecto para desarrollar modelos matemticos que permitan predecir los costos totales del proyecto. Estos modelos pueden ser sencillos o complejos

Es ms probable que estos modelos sean fiables cuando: La informacin histrica utilizada para desarrollar el modelo es exacta, Los parmetros utilizados en el modelo son fcilmente cuantificables, y Los modelos son escalables, de modo que funcionan tanto para un proyecto grande como para uno pequeo, as como para las fases de un proyecto.

7.3.2.5 Conciliacin del Lmite de Financiamiento

El gasto de fondos debe conciliarse con los lmites de financiamiento comprometidos en relacin con la financiacin del proyecto. Una variacin entre los lmites de financiamiento y los gastos planificados requerir en algunos casos volver a programar el trabajo para equilibrar dicha tasa de gastos. Esto se consigue mediante la aplicacin de restricciones de fechas impuestas para el trabajo incluido en el cronograma del proyecto.

7.3.3 Determinar el Presupuesto: Salidas

7.3.3.1 Lnea Base de Costos

La lnea base de costos es la versin aprobada del presupuesto por fases del proyecto, excluida cualquier reserva de gestin, que slo se puede cambiar a travs de procedimientos formales de control de cambios, y se utiliza como base de comparacin con los resultados reales. Se desarrolla como la suma de los presupuestos aprobados para las diferentes actividades del cronograma.

Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo, junto con cualquier reserva para contingencias de los mismos, se agregan en cuentas de control. La suma de las cuentas de control proporciona la lnea base de costos. Dado que las estimaciones de costos que dan lugar a la lnea base de costos estn directamente ligados a las actividades del cronograma, esto permite disponer de una visin por fases de la lnea base de costos, que se representa tpicamente como una curva en S, tal y como ilustra la Grfico 7-9.Se suman reservas de gestin a la lnea base de costos para obtener el presupuesto del proyecto.

7.3.3.2 Requisitos de Financiamiento del Proyecto

Los requisitos de financiamiento totales y peridicos (p.ej., trimestrales, anuales) se derivan de la lnea base de costos. La lnea base de costos incluir los gastos proyectados ms las deudas anticipadas. A menudo, el financiamiento tiene lugar en cantidades incrementales que no son continuas y que pueden no estar distribuidas de manera homognea, por lo que se representan como peldaos, como ilustra la Grfico 7-9. Los fondos totales necesarios son aquellos incluidos en la lnea base de costos ms las reservas de gestin, en caso de existir. Los requisitos de financiamiento pueden incluir la fuente o fuentes de dicha financiamiento.

7.3.3.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros: El registro de riesgos, La estimacin de costos de las actividades, y El cronograma del proyecto.