Singularidades de la aplicación del PMBOK en el … · • Determina la longitud del proyecto...
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Singularidades de la aplicación del PMBOK en el Sector Público
Finalidad: Discutir aspectos conceptuales e instrumentales
derivados de experiencias al aplicar el PMBOK en ámbito de gobierno
Agenda
• PMBOK: Áreas de Conocimiento – Consideraciones iniciales respecto del contexto de gobierno
• Grupos de Proceso; la “no linearidad” de los proyectos
• Particularidades en el contexto de gobierno de la Integración, Alcance, Tiempo, Costos, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos y Adquisiciones (en la Gestión de Proyectos)
• Conclusiones
Doctor Roberto Uzal 2
Áreas de conocimiento del PMBOK
Integración
Costo
Comunicaciones
Alcance
Calidad
Riesgo
Tiempo
Recursos Humanos
Adquisiciones
3Doctor Roberto Uzal
Un Proyecto como Grupo de Procesos
Doctor Roberto Uzal 4
IniciaciónPlaneamiento
Control Ejecución
Cierre
Un Proyecto como Grupo de Procesos
Doctor Roberto Uzal 5
Integración del proyecto(ejemplo de integración referido al planeamiento)
Enunciadodel Alcance
Evaluación deStakeholders
Plan deTiempo
(Programación)
Plan de Costo
(Presupuesto)
RiesgoCuantitativo
Plan de Adquisiciones
Plan de Calidad
RiesgoCualitativo
Plan de Administración
del AlcanceWBS
Plan del Proyecto
Plan de Comunica-
ciones
InicioCarta
Constitutivadel Proyecto
Análisisdel Riesgo
7Doctor Roberto Uzal
¿Qué, para qué, quién, para quién, cuándo, CUANTO, dónde, cómo, por qué?
¿Qué ganan cada una de las personas afectadas / beneficiadas
por el proyecto? Rotación de stakeholders / sponsors
Los cambios de alcance, en proyectos prolongados, constituyen la norma. Sin embargo , dichos cambios son más difíciles de gestionar que
en el ámbito de la iniciativa privada
El contrato inicial debe posibilitar la gestión de cambios de alcance mediante adendas al
contrato original. Presupuestariamente el ente de gobierno debe prever las contingencias
derivadas de cambios de alcance,
Además de ser útil para definir el alcance, constituye la base para elaborar el cronograma, para presupuestas en proyecto y para planear la
gestión de los riesgo s del proyecto-
No reinventar la rueda constituye un Factor Crítico de Éxito de cualquier proyecto. El Líder de Proyecto debe ser un excelente comprador. En el
contexto de gobierno prever licitaciones, etc.
El en “viaje de ida” se privilegia FORMULACION, en el “viaje de vuelta” se privilegia VIABILIDAD
http://en.wikipedia.org/wiki/USS_Nautilus_(SSN-571)
Alcance del Proyecto
Integración
Costo
Comunicaciones
Alcance
Calidad
Riesgo
Tiempo
Recursos Humanos
Adquisiciones
8Doctor Roberto Uzal
Alcance del Proyecto(apreciación preliminar para interactuar con los stakeholders)
El Proyecto
Sub Proyecto A Sub Proyecto B Sub Proyecto m
Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4 Tarea 5 Tarea n-1 Tarea n
Paquete de Trabajo I
(entregable)
Paquete de Trabajo II
(entregable)
Paquete de Trabajo III
(entregable)
Paquete de Trabajo IV
(entregable)
Paquete de Trabajo V
(entregable)
Paquete de Trabajo VI
(entregable)
Paquete de Trabajo VII(entregable)
Paquete de Trabajo VIII(entregable)
Paquete de Trabajo IX
(entregable)
Paquete de Trabajo X
(entregable)
Tarea 3.1 Tarea 3.2 Tarea 4.1 Tarea 4.2 Tarea 5.1 Tarea 5.2
9Doctor Roberto Uzal
Alcance del Proyecto(consideraciones acerca del entorno de gobierno)
Doctor Roberto Uzal 10
Alcance del Proyecto(estimaciones programáticas y presupuestarias preliminares)
Subproyecto A
Tarea 1Tarea 2
Subproyecto B
Tarea 3Tarea 4Tarea 5
Subproyecto m
Tarea n-1Tarea n
$ 30.000 $ 35.000 $ 40.000 $ 70.000 $ 80.000 $ 90.000 $ 65.000 $ 40.000 $ 30.000
11Doctor Roberto Uzal
Alcance del Proyecto(estimaciones programáticas y presupuestarias preliminares)
$ 30.000 $ 35.000 $ 40.000 $ 70.000 $ 80.000 $ 90.000 $ 65.000 $ 40.000 $ 30.000
$ 30.000 $ 65.000 $ 105.000 $ 175.000 $ 255.000 $ 345.000 $ 410.000 $ 450.000 $ 480.000
12Doctor Roberto Uzal
Alcance del Proyecto(estimaciones programáticas y presupuestarias preliminares)
Subproyecto A
Tarea 1Tarea 2
Subproyecto B
Tarea 3Tarea 4Tarea 5
Subproyecto m
Tarea n-1Tarea n
$ 30.000 $ 35.000 $ 40.000 $ 70.000 $ 80.000 $ 90.000 $ 65.000 $ 40.000 $ 30.000
13Doctor Roberto Uzal
CPTPC
osto
Acu
mul
ado
Tiempo
$
Alcance del Proyecto(la Línea de Base preliminar)
14Doctor Roberto Uzal
CPTP
CPTR
CRTR
Variación de Programa (expresada en dinero)
Variación de CostosC
OST
OS
AC
UM
ULA
DO
S
Fecha del Control
Tiempo
$
Alcance del Proyecto(Análisis preliminar de riesgos)
15Doctor Roberto Uzal
Alcance del Proyecto(ejemplo de Control de cambios en el Alcance)
Inicio
Solicitud de Cambio:•Cliente•Gerente de Proyecto•Ingeniería•Proveedor•Contratista•Comunidad
Aprobación
Análisis de la Solicitud•Impacto en Costo•Impacto en Tiempo•Impacto en Calidad•Impacto en Otras Áreas
Ejecución delos Trabajos
Infomacióna otras Áreas
Replantear
Actualización Bitácora de Cambios Autorizados
Sí
Actualización Líneas Base
No
Fin
Sí
16Doctor Roberto Uzal
Formalizando el Alcance
Identificar Establecer cuál es el proyecto y cuáles son los impactos relevantes
Inversiones
Costos
Beneficios
Medir
Valorar
Ordenar
Comparar
Optimizar
Definir magnitud y signo de los impactos, en una unidad de medida
Asignar a los impactos un valor en unidades monetarias
Establecer el orden temporal en el cual ocurrirán los impactos
Determinar si los beneficios superan o no a costos e inversiones
Determinar si pueden mejorarse los beneficios netos del proyecto
17Doctor Roberto Uzal
Administración del Tiempo
Integración
Costo
Comunicaciones
Alcance
Calidad
Riesgo
Tiempo
Recursos Humanos
Adquisiciones
18Doctor Roberto Uzal
19
Actividad Descripción PredecesorDuración(semanas)
A Cimientos, paredes - 4
B Plomería, electricidad A 2
C Techos A 3
D Pintura exterior A 1
E Pintura interior B, C 5
Administración del Tiempo
Doctor Roberto Uzal
20
Gráfos Gantt
A
B
C
D
E4 7 120 1 2 3 5 6 8 9 10 11
Doctor Roberto Uzal
21
Grafos PERT / CPM
Inicio A
B
C
D
E Fin
Doctor Roberto Uzal
22
Ruta Crítica
• La Ruta Crítica es la ruta más larga a través de la red
• Determina la longitud del proyecto• Toda red tiene al menos una ruta crítica• Es posible que haya proyectos con más de una
ruta crítica
Doctor Roberto Uzal
23
Rutas posibles
• Este proyecto tiene tres rutas posibles:– Inicio – A – B – E – Fin– Inicio – A – C – E – Fin– Inicio – A – D – Fin
• ¿Cuál es la duración de cada una?
Doctor Roberto Uzal
24
¿Cómo encontrar la Ruta Crítica?
• Es necesario agregar a la red los tiempos de cada actividad
• Los tiempos se agregarán en cada nodo• Las flechas sólo representan la secuencia de las
actividades
Doctor Roberto Uzal
25
Detectando la Ruta Crítica
• Para cada actividad se calcularán 4 tiempos• Se denotarán:
ES EF
LS LF
Doctor Roberto Uzal
26
Detectando la Ruta Crítica
• Tiempo de inicio temprano: Es el tiempo más temprano posible para iniciar una actividad– ES = EF más alto de la (s) actividad (es) anterior (es)
Doctor Roberto Uzal
27
Detectando la Ruta Crítica
• Tiempo de terminación temprano: Es el tiempo de inicio temprano más el tiempo para completar la actividad– EF = ES de la actividad más duración de la actividad– El ES y el EF se calculan recorriendo la red de
izquierda a derecha
Doctor Roberto Uzal
28
Detectando la Ruta Crítica
Inicio A
B
C
D
E Fin
0 4
2
3
1
5 0
0 0 0 4
0+4=
4 6
4 7
4 5
7 12 12 12
Doctor Roberto Uzal
29
Detectando la Ruta Crítica
• Tiempo de terminación más lejana: Es el tiempo más tardío en que se puede completar la actividad sin afectar la duración total del proyecto– LF = LS más bajo de la (s) actividad (es) próxima (s)
Doctor Roberto Uzal
30
Detectando la Ruta Crítica
• Tiempo de inicio más lejano: Es el tiempo de terminación más lejano de la actividad anterior menos la duración de la actividad– LS = LF de la actividad – duración de la actividad– Para calcular LF y LS la red se recorre de derecha a
izquierda
Doctor Roberto Uzal
31
Detectando la Ruta Crítica
Inicio A
B
C
D
E Fin
0 4
2
3
1
5 0
0 0 0 4
4 6
4 7
4 5
7 12 12 12
1212
12
127
11
75
74
4000
Doctor Roberto Uzal
32
Detectando la Ruta Crítica
• Después de calculados los cuatro tiempos de cada actividad, se calculan las holguras
• La holgura es el tiempo que se puede atrasar una actividad sin afectar la duración total del proyecto
• H = LF – EF
Doctor Roberto Uzal
33
Detectando la Ruta Crítica
Inicio A
B
C
D
E Fin
0 4
2
3
1
5 0
0 0 0 4
4 6
4 7
4 5
7 12 12 12
1212
12
127
11
75
74
4000 H=0
H=0
H=7
H=0
H=1
H=0H=0
Doctor Roberto Uzal
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Detectando la Ruta Crítica
• La ruta crítica es la que tiene todas sus actividades tienen holgura igual a cero
• Generalmente se marca en la red la ruta crítica
• En este caso es la ruta:– Inicio – A – C – E – Fin
Doctor Roberto Uzal
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Detectando la Ruta Crítica
Inicio A
B
C
D
E Fin
0 4
2
3
1
5 0
0 0 0 4
4 6
4 7
4 5
7 12 12 12
1212
12
127
11
75
74
4000 H=0
H=0
H=7
H=0
H=1
H=0H=0
Doctor Roberto Uzal
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Incertidumbre: Introducción
• El tiempo optimista (a) es el más corto en el cual puede llevarse a cabo la actividad si todo resulta excepcionalmente bien
• El tiempo más probable (m) es el tiempo que probablemente se requerirá para realizar la actividad
• El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado más largo que se requerirá para la realización de la tarea
Doctor Roberto Uzal
37
¿Por qué una distribución Beta?
• En las técnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se considera como una variable aleatoria derivada de una distribución de probabildad beta
a m b
media
Doctor Roberto Uzal
38
Cálculos
• Es posible estimar con precisión a, m, y b.
• Se considera que las magnitudes definen un rango de tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes estarán a cargo de las actividades
• Se supone que la desviación estándar es igual a un sexto de la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son remotas
Doctor Roberto Uzal
39
Cálculos• La media se calcula ponderando
• La varianza para cada actividad
64 bmate
���
)6
(2
2 ab���
Doctor Roberto Uzal
40
Cálculos
• Tiempo esperado de terminación de todo el proyecto– Te=Σ tiempos en la ruta crítica
• Varianza en la ruta
• Probabilidad de terminación en una fecha determinada
Σ(Varianzas en la ruta crítica)
� 2
TeTz �� Tabla distribución
Normal
Doctor Roberto Uzal
Costos del Proyecto
Integración
Costo
Comunicaciones
Alcance
Calidad
Riesgo
Tiempo
Recursos Humanos
Adquisiciones
41Doctor Roberto Uzal
Costos de un proyecto
Doctor Roberto Uzal 42
Alcance(WBS)
Línea Base del Proyecto
Tiempo
$,HH, %
Tiempo(Red -Cronograma)
Costo(Estimado -Presupuesto)
$1
$1.1 $1.2
$1.1.1 $1.1.2 $1.1.3 $1.1.3 $1.1.3
+
+
=
Egresos e Ingresos del Proyecto
43Doctor Roberto Uzal
44
Control de Costos y de Tiempos• Las curvas S, permiten la visualización de los
apartamientos de los tiempos (programa) y de los costos (presupuesto)
– Apartamientos de los tiempos: Compara el trabajo programado terminado con el real, es decir, toma el trabajo terminado y evalúa en donde debía haber terminado frente al momento en que realmente terminó. Se representa en unidades monetarias.
– Apartamientos de los costos: Compara la variación que hay con respecto a los presupuestos realizados pero no establece comparación alguna entre el trabajo realizado y el programado.
Doctor Roberto Uzal
45
• Las variantes de “Curvas S” que se utilizan son:– Costos Presupuestados del Trabajo Programado –
CPTP: Costo presupuestado que tiene las actividades programadas en determinado periodo de tiempo.
– Costo Presupuestado de Trabajo Realizado – CPTR: Coste que tenía presupuestado un trabajo que ha sido realizado, cuanto debería haber costado el trabajo realizado según los planes.
– Costo Real de Trabajo Realizado – CRTR: Importe monetario que se ha erogado realmente para terminar el trabajo en un periodo dado.
Control de Costos y de Tiempos
Doctor Roberto Uzal
46
CPTP
Cos
to A
cum
ulad
o
Tiempo
Curva S correspondiente al Presupuesto (Línea de Base del Proyecto):
$
Control de Costos y de Tiempos
Doctor Roberto Uzal
47
• Variación del costo: CPTR – CRTR, se compara lo que debería haber costado el trabajo realizado contra el progreso real, para establecer como ha sido el uso de recursos respecto al plan inicial.
• Variación del programa: CPTR – CPTP, se compara el costo presupuestal del trabajo realizado con lo que en total se debería haber gastado y así determinar si el proyecto va de acuerdo a lo planeado.
Control de Costos y de Tiempos
Doctor Roberto Uzal
48
CPTP
CPTR
CRTR
Variación de Programa (expresada en dinero)
Variación de Costos
CO
STO
S A
CU
MU
LAD
OS
Fecha del Control
Tiempo
$
Control de Costos y de Tiempos
Doctor Roberto Uzal
49
CPTP
CRTR
CPTR
CO
STO
S A
CU
MU
LAD
OS
TiempoFecha del Control
CASO 1: El programa está adelantado pero hay mayor costo:
$
Control de Costos y de Tiempos
Doctor Roberto Uzal
50
CPTP
CPTR
CRTR
CO
STO
S A
CU
MU
LAD
OS
TiempoFecha en la que se realiza en Control
CASO 2: Se cumple presupuesto, pero hay retraso en actividades
$
Control de Costos y de Tiempos
Doctor Roberto Uzal
51
CPTP
CRTR
CPTR
CO
STO
S A
CU
MU
LAD
OS
TiempoFecha en la que se Controla
CASO 3: Adelantado en la programación y menores costos
$
Control de Costos y de Tiempos
Doctor Roberto Uzal
52
CPTP
CPTR
CRTRC
OST
OS
AC
UM
ULA
DO
S
TiempoFecha en la que se controla
CASO 4: Retraso en lo programado y mayores costos
$
Control de Costos y de Tiempos
Doctor Roberto Uzal
Control de Costos y Tiempos
Doctor Roberto Uzal 53
Calidad
Doctor Roberto Uzal 54
Integración
Costo
Comunicaciones
Alcance
Calidad
Riesgo
Tiempo
Recursos Humanos
Adquisiciones
Calidad del Proyecto
Doctor Roberto Uzal 55
Rango aceptable
Variable con distribución
normal
t
PLAN(Planear)
DO(Hacer)
ACT(Ajustar)
CHECK(Verificar) Mejora
Continua
Calidad de un Proyecto
Doctor Roberto Uzal 56
FASE IFACTIBILIDADÓ CONCEPTO
FASE IIPLANEACIÓN
Y DISEÑO
FASE IIIEJECUCIÓN /
CONSTRUCCIÓN
FASE IVPRUEBAS
Y ARRANQUE
100%,$, HH
Por
cent
aje
de A
vanc
e
Capacidad de influenciaen los resultados
Línea Base(Baseline)
Recursos Humanos
Doctor Roberto Uzal 57
Integración
Costo
Comunicaciones
Alcance
Calidad
Riesgo
Tiempo
Recursos Humanos
Adquisiciones
Recursos Humanos de un Proyecto
Doctor Roberto Uzal 58
Comunicaciones en un Proyecto
Doctor Roberto Uzal 59
Integración
Costo
Comunicaciones
Alcance
Calidad
Riesgo
Tiempo
Recursos Humanos
Adquisiciones
Comunicaciones de un Proyecto(internas del equipo y con el entorno)
Cierre Administrativo
Información de
Resultados
Distribución de la
Información
Planeamientode las
Comunicaciones
Gestiónde
Comunicaciones
•Determinación de la información y comunicaciones de quienes tienen intereses en el proyecto: destinatarios, plazos y medios
•Lograr la disponibilidad de lainformación en tiempo
•Obtener y diseminar la informaciónde resultados; estado
progresoestimaciones
•Obtener, generar y diseminar informaciónrelativa a fases formales del Proyectoo su culminación
Riesgos de un Proyecto
Doctor Roberto Uzal 61
Integración
Costo
Comunicaciones
Alcance
Calidad
Riesgo
Tiempo
Recursos Humanos
Adquisiciones
Riesgos de un Proyecto
Doctor Roberto Uzal 62
• Revisar los elementos de la WBS
• Evaluar los paquetes de trabajo para identificar riesgos
• Identificar los riesgos reales y potenciales (cualicuantitativamente)
Proyecto
Fase II Fase IIIFase I Fase IV
Revisar:
•Tecnología•Materiales•Mano de obra•Calidad•Seguridad•Equipo•Etc.
Riesgos de un Proyecto
Doctor Roberto Uzal 63
0.55
0.46 0.52 0.58
0.37 0.44 0.51 0.58
0.28 0.36 0.44 0.52
0.19 0.28 0.37 0.46 0.55
0.82 0.84 0.86 0.88
0.73 0.76 0.79 0.82 0.85 0.88
0.64 0.68 0.72 0.76 0.80 0.84 0.88
0.60 0.65 0.70 0.75 0.80 0.85
0.64 0.70 0.76 0.82 0.88
0.65 0.72 0.79 0.86
0.60 0.68 0.76 0.84
0.64 0.73 0.82
1.00 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00
0.91 0.92 0.93 0.94 0.95 0.96 0.97 0.98 0.99 1.00
0.90 0.92 0.94 0.96 0.98 1.00
0.91 0.94 0.97 1.00
0.92 0.96 1.00
0.90 0.95 1.00
0.94 1.00
0.93 1.00
0.92 1.00
0.91 1.00
1.00.90.80.7
0.60.50.40.30.20.1
0 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 0.7 0.8 0.9 1.0(P)
PROBABILIDAD
I M P A C T O (I)
Severidad del Riesgo= Probabilidad + Impacto - (Probabilidad x Impacto)
Riesgos de un Proyecto(Principios de Ecuador)
• Al aplicar los Principios del Ecuador a un proyecto individual, el punto de partida para un banco es evaluar el nivel de riesgo ambiental y social existente en el proyecto y asignarle una categoría de "A", "B" o "C" (alto, medio o bajo riesgo ambiental o social), en forma similar al proceso de evaluación realizado actualmente por la CFI.– Los proyectos "Categoría A" son aquellos que implican uno de los cuatro puntos a
seguir:- impactos significativos sobre la población (por ejemplo, contacto con pueblos indígenas, reasentamiento involuntario, desplazamiento de actividad económica o pérdida de medios de subsistencia sin consulta o compensación),- pérdida o degradación significativa de hábitat naturales (una zona de tierra o agua u otro ecosistema que, con anterioridad al proyecto, no habría sido materialmente modificada por la actividad humana),- impactos adversos sobre sitios de patrimonio cultural, o- impactos sustanciales diversos (cuando varios impactos significativos concomitantes justifican el tratamiento de “A").
Doctor Roberto Uzal 64
Riesgos de un Proyecto(Principios de Ecuador)
– Los proyectos de "Categoría B" incluirán actividades en hábitat naturales en donde el impacto del proyecto se circunscriba al lugar, pueda ser mitigado y no precipite los problemas asociados con la "Categoría A". Por lo general, los proyectos dentro de áreas industrializadas caen en la "Categoría B".
– Los proyectos de "Categoría C" serán en general transacciones financieras como el aseguramiento de préstamos de proyectos. Las refinanciaciones de proyectos existentes que no requieran expansión o construcción, o de proyectos de construcción muy limitada, son los más plausibles para esta categoría.
Doctor Roberto Uzal 65
Adquisiciones de un Proyecto
Doctor Roberto Uzal 66
Integración
Costo
Comunicaciones
Alcance
Calidad
Riesgo
Tiempo
Recursos Humanos
Adquisiciones
Adquisiciones de un Proyecto
Planeamiento Requerimientos
Requerimientos
Selección Fuentes
Administraciónde Contratos
Cierre deContratos
Etapas
Planeamiento•Determinación de necesidades y plazos parasu disponibilidad
•Documentación de necesidades de productosy servicios e identificación de posibles fuentesde abastecimiento
•Obtención de cotizaciones, propuestas uofertas
•Elección de los responsables de la provisiónde productos y servicios
•Gestión de la relación con proveedores
•Cierre formal de las etapas del contrato
Conclusiones
Doctor Roberto Uzal 68