SIPLA EXCLUSIVO

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Manual de Procedimientos (SIPLA). Manual de Procedimientos (SIPLA). MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS Y CONTROLES INTERNOS PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ NIT. 17.058.169-8 2007 0

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Manual de Procedimientos (SIPLA).Manual de Procedimientos (SIPLA).

MANUAL

DE

PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS

Y

CONTROLES INTERNOS

PARA

LA PREVENCIÓN

DEL

LAVADO DE ACTIVOS

LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ

NIT. 17.058.169-8

2007

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 9

CONSIDERACIONES GENERALES 10

1. CRITERIOS APLICABLES A LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS. 12

1.1. ALCANCE Y EFECTOS DEL LAVADO DE ACTIVOS EN EL SECTOR DE LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ.......................................................................................................................................12

1.2. OBLIGACIÓN DE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS................................12

1.3. OBJETIVO DEL LAVADO DE ACTIVOS..............................................................................................12

1.5. DEFINICIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS.............................................................................................12

1.6. NOMBRES CON LOS QUE SE CONOCE EL LAVADO DE ACTIVOS...............................................13

1.7. EFECTOS DEL LAVADO DE ACTIVOS................................................................................................13

1.9. ACTIVOS QUE SE PUEDEN LAVAR.....................................................................................................13

1.10. LAVADO DE ACTIVOS EN EL CÓDIGO PENAL COLOMBIANO..................................................13

1.11. VERBOS RECTORES QUE ESTRUCTURAN EL LAVADO DE ACTIVOS......................................14

1.12. CONDUCTAS O DELITOS FUENTES QUE LO ESTRUCTURAN.....................................................14

1.13. ELEMENTOS ESENCIALES..................................................................................................................14

1.14. ETAPAS DEL LAVADO DE ACTIVOS................................................................................................15

1.14.1. OBTENCIÓN O RECOLECCIÓN...............................................................15

1.14.2. COLOCACIÓN O CIRCULACIÓN ..........................................................15

1.14.3. TRANSFORMACION O DIVERSIFICACIÓN: .......................................15

1.14.4. INTEGRACIÓN O INVERSIÓN..................................................................16

1.15. MECANISMOS O INSTRUMENTOS, UTILIZADOS PARA EL LAVADO DE ACTIVOS....................................................................................................16

1. 15. 1 TÉCNICAS DE LAVADO DE ACTIVOS.................................................16

2. SISTEMA PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS 21

2.1 POLÍTICA EN MATERIA DE PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS......................................21

2..2 ÓRGANOS DE CONTROL RESPONSABLES DE PREVENIR Y DETECTAR EL LAVADO DE ACTIVOS EN EL INTERIOR DE LA ENTIDAD Y REGLAS APLICABLES AL CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS.................................21

2.2.1. DEFINICIÓN DE ÓRGANOS DE CONTROL.....................................................................................21

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2.2.1.2 ÓRGANOS DE CONTROL RESPONSABLES...................................................................................21

2.2.1..3 RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA Y DEMAS ORGANOS DE NIVEL ADMINISTRATIVO...............................................................................................................................21

2.3. EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO. REGLAS APLICABLES..............................................................22

2.3.1..OBLIGACIÓN DE DESIGNAR Y POSESIONAR A UN EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO...........................................................................................22

2.3.1.2 CONCEPTO....................................................................................................22

2.3.1.3 FUNCIONES...................................................................................................22

2.4.GERENCIA..................................................................................................................................................23

2.4.1 FUNCIONES............................................................................................................................................23

2.5 AUDITORIA DE CONTROL INTERNO..................................................................................................24

2.6 LOS EMPLEADOS Y SUS FUNCIONES PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS. .24

3. MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE CONTROL DEL MANUAL. ....26

3.1 EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE COMO MECANISMO DE CONTROL......................................26

3.1.1 CONCEPTO DE CLIENTE......................................................................................................................27

3.1.2 PROPÓSITOS DEL MECANISMO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE........................................28

3.1.3 PARÁMETROS MÍNIMOS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE..28

3.1.5 REQUISITOS EN MATERIA DE DOCUMENTACIÓN ANEXA AL PROCESO DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES......................................................................................................29

3.1.6 DOCUMENTO QUE DEBE ANEXARSE CON EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN.............................................30

3.1.6.1 PERSONAS NATURALES............................................................................30

3.1.6.2 PERSONAS JURÍDICAS...............................................................................30

3.1.7 PERSONAS QUE A PESAR DE SU IDENTIFICCIÓN NO SE PUEDE LLEVAR A CABO CON ELLA NINGUNA OPERACIÓN............................................................................................................31

3.1.7.1 LAS INCLUIDAS EN LAS LISTAS CLINTON Y OFAC.........................31

3.1.7.2 PERSONAS QUE POR INFORMACIÓN DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN, HECHOS NOTORIOS, COMENTARIOS DE TERCEROS O DE EMPLEADOS.................................................................31

3.2 PROCEDIMIENTOS DE IDENTIFICACIÓN CLIENTES OCASIONALES O USUARIOS..................32

3.2.1. CONCEPTO DE CLIENTE OCASIONAL O USUARIO..........................32

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3.2. 2. DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIÓN VALIDOS QUE DEBEN PRESENTAR LOS USUARIOS O BENEFICIARIOS................................................................................................................................33

3.2.3. USUARIO PERSONA NATURAL RESIDENTE EN COLOMBIA..........33

3.2.3.1 ANTIGUA CEDULA DE CIUDADANIA 33

3.2.3.1 NUEVA CEDULA DE CIUDADANIA 34

3.2.4 USUARIO PERSONA NATURAL EXTRANJERA NO RESIDENTE EN COLOMBIA (TURISTA) ...............................................................................35

3.2.5 IDENTIFICACIÓN CON CONTRASEÑAS................................................36

3.2.6 NUMERO UNICO DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL (NUIP)...............36

3.2.7 IDENTIFICACION DEL PERSONAL DIPLOMATICO.............................37

3.2.8 MENORES DE EDAD......................................................................................36

3.3 MONITOREO DE MOVIMIENTOS DE USUARIOS...............................................................................36

3.3.1. PREVENCIÓN DEL LAVADO RESPECTO DE MOVIMIENTOS DE USUARIOS..........................36

3.3.2 EMPLEADO RESPONSABLE Y ESTRUCTURA DE APOYO:................37

3.3,3 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y VERIFICACIÓN.....................................................................37

3.3.4 PROCEDIMIENTOS DE OBSERVACIÓN, VIGILANCIA Y EVALUACIÓN DURANTE LA RELACIÓN COMERCIAL.....................................................................................................................37

3.3.4.1 POLÍTICA DE REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN, SEGUIMIENTO, Y ARCHIVO DE LOS DATOS DEL CLIENTE Y/O USUARIO...................37

3.3.5 BENEFICIOS Y VENTAJAS DE LA APLICACIÓN DE LA POLÍTICA “CONOZCA SU CLIENTE” E IDENTIFIQUE AL USUARIO............................................................................................................38

.3.4 CONOCIMIENTO Y SEGMENTACIÓN DEL MERCADO COMO MECANISMO DE CONTROL.. .38

3.4.1 CONOCIMIENTO DEL MERCADO......................................................................................................38

3.4.2 SEGMENTACIÓN DEL MERCADO......................................................................................................39

3.4.3 SERVICIOS OFRECIDOS POR LUIS EDUARDO VIDES.........................39

4. PROCEDIMIENTOS, CONTROLES ESPECÍFICOS Y PRÁCTICOS PARA CLIENTES DE LOS DIVERSOS SEGMENTOS DEL MERCADO. 41

4.1 CLIENTE DEL SEGMENTO EMPRESARIAL.........................................................................................41

4.1.1 CONCEPTO.......................................................................................................41

4.1.2 CUANDO CON EL SE PUEDE OPERAR.....................................................41

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4.1.3 SERVICIOS QUE SE LE OFRECEN............................................................41

4.1.5 CUANTÍAS........................................................................................................41

4.1.6 FORMA DE PAGO..........................................................................................42

4.2 CLIENTE DEL SEGMENTO INTERMEDIARIOS DEL MERCADO CAMBIARIO.............................42

4.2.1 CONCEPTO.......................................................................................................42

4.2.2 CUANDO CON EL SE PUEDE OPERAR......................................................42

4.2.3 SERVICIOS QUE LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ LE OFRECE.......42

4.2.4 CUANTÍA...........................................................................................................42

4.3 CLIENTE DEL SEGMENTO PROFESIONAL DEL CAMBIO................................................................43

.4.3.1 CONCEPTO......................................................................................................43

4.3.2 CUANDO CON EL SE PUEDE OPERAR......................................................43

4.3.4 SERVICIOS QUE LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ LE OFRECE........43

4.3.5 CUANTÍA..........................................................................................................43

4.3.5 FORMA DE PAGO..........................................................................................43

4.4 USUARIO DEL SEGMENTO PERSONAS RESIDENTES O NO EN COLOMBIA..............................44

4.4.1 CONCEPTO.......................................................................................................44

4.4.2. DEFINICION DE PERSONAS RESIDENTES. 44

4.4.3 DEFINICION DE PERSONAS NO RESIDENTES EN COLOMBIA 44

4.4.4 DEFINICION DE PERSONAS NO RESIDENTES TURISTAS. 44

4.4.5 CUANDO CON EL SE PUEDE OPERAR......................................................44

4.4.6 SERVICIOS QUE LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ LE OFRECE........44

4.4.7 CUANTÍA COMPRA DE DIVISAS................................................................45

4.4.7 FORMA DE PAGO...........................................................................................45

5 OTROS MECANISMOS DE CONTROL. 46

5.1. DETECCIÓN DE OPERACIONES INUSUALES ...................................................................................46

5.5.1.1. CONCEPTO DE OPERACIÓN INUSUAL.........................................................................................46

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5.1.1.1. CONDICIONES MÍNIMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA DETECCIÓN DE OPERACIONES INUSUALES...............................................................................................................46

5.2 DETERMINACIÓN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS....................................................................46

5.2.1 CONCEPTO.............................................................................................................................................46

5.2.2. CONDICIONES MÍNIMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA DETERMINACIÓN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS..........................................................................................................47

6. INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL 48

6.1 SEÑALES DE ALERTA.............................................................................................................................48

6.1.1 CONCEPTO..............................................................................................................................................48

6.1.2 SEÑALES DE ALERTA PARA LA DETECCIÓN DE LAS OPERACIONES INUSUALES..............48

7. DESARROLLO TECNOLÓGICO COMO INSTRUMENTO DE CONTROL DE LAS OPERACIONES 51

7.1 INFRAESTRUCTURA TÉCNICA O NIVEL DE SISTEMATIZACIÓN................................................51

7.1.2 CONSOLIDACION DE OPERACIONES POR CLIENTE..........................52

7.1.3 LISTADOS DE RESTRICCIONES:..............................................................52

7.2 BLINDAJES.................................................................................................................................................52

7.3 CANALES DE COMUNICACIÓN.............................................................................................................52

8.DOCUMENTOS DE CONTROL DE OPERACIONES QUE DEBEN DILIGENCIARSE EN LAS DIVERSAS OPERACIONES CAMBIARIAS Y QUE SIRVEN COMO MECANISMOS DE CONTROL: 54

8.1 REGISTRO INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO......................................................54

8.1.1 TRANSACCIÓN INDIVIDUAL:.....................................................................54

8.1.2 .FORMULARIO DE REGISTRO INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO.................................................................................................54

8.1.2.1 CLIENTES EXENTOS DE REGISTRO INDIVIDUAL POR OPERACIONES CAMBIARIAS EN EFECTIVO.......................................54

8.1.2.2 PROPÓSITOS DE ESTE CONTROL.........................................................55

8.2 DECLARACIÓN DE CAMBIO:.................................................................................................................55

8.2.1 DEFINICIÓN.....................................................................................................55

8.2.2 QUIENES Y EN QUE MOMENTO ESTÁN OBLIGADOS A DILIGENCIAR EL FORMULARIO DE DECLARACIÓN DE CAMBIO.55

8.2.3 MANDATO A LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ.......................................55

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8.2.4 PRESUNCIÓN DE REPRESENTANTE, O APODERADO........................55

8.2.6 REQUISITOS DE LA DECLARACIÓN DE CAMBIO................................55

8.2.7 CUANDO SE ENTIENDE DEFINITIVA.......................................................56

8.2 .8 CORRECCIÓN DE LA DECLARACIÓN DE CAMBIO............................56

8.2.9 ACLARACIÓN DE LA DECLARACIÓN DE CAMBIO.............................56

8.2.10 DATOS QUE NO PUEDEN SER OBJETO DE ACLARACIÓN:.............56

8..2.11 QUE SE ENTIENDE POR CONCEPTO.....................................................56

8..2.12 RESPONSABILIDAD DE LOS DECLARANTES.....................................56

8.3 LA FACTURA DE VENTA........................................................................................................................56

9. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL. 58

9.1 DE LA OBLIGACIÓN DEL EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO DE COORDINAR LA CAPACITACIÓN TENDIENTE A LA PREVENCIÓN CONTRA EL LAVADO DE ACTIVOS......58

10.REGLAS SOBRE LOS REPORTES DERIVADOS DE LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS 59

10.1 REPORTES INTERNOS..........................................................................................................................59

10.1.2 REPORTE INTERNO SOBRE TRANSACCIONES INUSUALES...........59

10.1.3 REPORTE INTERNO SOBRE OPERACIONES SOSPECHOSAS..........59

10.2 REPORTES EXTERNOS – UIAF-...........................................................................................................59

10.2.1 REPORTE EXTERNO DE OPERACIONES SOSPECHOSAS- ROS......59

10.2.2 DESCRIPCION EN EL REPORTE DE LA OPERACIÓN SOSPECHOSA 60

10.2.3 A LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN....................................61

11. LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO (UIAF). 62

11.1 OBJETIVOS DE LA UIAF..............................................................................62

11.2 MEDIOS QUE UTILIZA LA UIAF PARA OBTENER SUS OBJETIVOS62

12. REGLAS SOBRE LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. 63

12. 1 CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES A UNA OPERACIÓN SOSPECHOSA........................................................................................................................................63

12. COLABORACIÓN CON LAS AUTORIDADES Y DE MANEJO ACCESO Y CONSULTA A LA INFORMACIÓN PRODUCIDA – 64

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1.2.1 MANEJO ACCESO Y CONSULTA A LA INFORMACIÓN PRODUCIDA........................................65

12.2 LUIS EDUARDO VIDES Y EL PRINCIPIO DE “ PUERTO SEGURO” CON SU CLIENTE Y TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN PERSONAL A OTROS INTERMEDIARIOS CAMBIARIOS Y A TERCEROS......................................................................................................65

13. MARCO NORMATIVO. 66

13.1 REGIMEN COLOMBIANO......................................................................................................................66

13.2 CONVENIOS INTERNACIONALES SOBRE LAVADO DE ACTIVOS..............................................66

13.2.1 ANTECEDENTES..................................................................................................................................66

13.2.2 CONVENIOS INTERNACIONALES MAS IMPORTANTES SOBRE EL LAVADO DE ACTIVOS.67

13.2.3 CONVENCIÓN DE VIENA O CONVENIO DE LAS NACIONES UNIDAS CONTRA EL TRÁFICO ILÍCITO DE ESTUPEFACIENTES Y SUSTANCIAS SICOTRÓPICAS....................................................................67

13.2.4 DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS DE BASILEA DE 1988......................67

13.2.5 COMISIÓN DE LA COMUNIDAD EUROPEA.........................................68

13.2.6 GRUPO DE TRABAJO DE ACCIÓN FINANCIERA – G 7......................68

13.2.7 OEA / CICAD..................................................................................................69

13.2.8 ACUERDO DE SAN ANTONIO....................................................................69

13.3 OTROS ACUERDOS INTERNACIONALES PARA CONTROLAR EL LAVADO DE ACTIVOS....69

13.3.1 DECLARACIÓN DE SAN SALVADOR......................................................70

13.3.2 DECLARACIÓN DE PANAMÁ...................................................................70

13.3.3 CONVENCIÓN INTERAMERICANA CONTRA EL TERRORISMO. .70

13.3.3.1 DELITOS QUÉ COBIJA LA CONVENCIÓN.........................................71

13.4 FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.........................................................71

13.5 LEY USA PATRIOT.................................................................................................................................71

14. - RESPONSABILIDAD Y SANCIONES. 72

14.2.1 ADMINISTRATIVAS.....................................................................................72

14.2.2 CAMBIARIAS................................................................................................72

14.2.2. EN LAS NORMAS PENALES.............................................................................................................72

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14.2.2. 1. ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN ( LEY 190/95).................................72

14.2.2. 2. LEY 793 DE 2002.- 27 DIC. EXTINCIÓN DEL DOMINIO..................73

14.2.2. 3. LEY 365 DE 1997:.......................................................................................73

14.2.2. 4. LEY 383 DE 1997:.......................................................................................73

14.2.2. 5. LEY 526 DE 1999........................................................................................73

14.2.2. 6. LEY 795 DE 2000........................................................................................73

14.2.2. 7 LEY 599 DE 2000: CÓDIGO PENAL.......................................................74

9. PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS CONTENIDAS EN EL MANUAL. 76

INTRODUCCIÓN

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LUIS EDUARDO VIDES, en cumplimiento de lo dispuesto en la Circular Externa No.170 de 2002 de la DIAN relacionada con las reglas relativas a la prevención del lavado de activos aprueba: EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS SOBRE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS1. Que

junto con EL CÓDIGO DE CONDUCTA2, constituyen un todo y contribuyen a construir EL SISTEMA INTEGRAL SOBRE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS. (SIPLA).

Este manual, por lo anterior, cuenta con la “validez y el respaldo institucional de LUIS EDUARDO VIDES” al encajar el presente “Programa Escrito ” dentro de unas “Políticas” que crean una “estructura interna”, diseñada dentro de un “Marco Legal Interno y Externo ” que establece procedimientos, define funciones y responsabilidades de los distintos niveles de prevención y señala normas de conducta para ellos.

1 Numerales 4 a 7 Circular Externa No.170 de 2002 de la DIAN.

2 Numera 8 Circular Externa No.170 de 2002 de la DIAN

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CONSIDERACIONES GENERALES

Los procedimientos fijados en este Manual están soportados por unos “Mecanismos e Instrumentos de Control” que crean un sistema de componentes esenciales y controles específicos, idóneos y eficientes.

Dentro de los componentes esenciales, tenemos en primera instancia, el “Conocimiento del Cliente y/o Usuario” , el tener un eficaz conocimiento del cliente y/o usuario, garantiza que no se realicen operaciones cambiarias con individuos o entidades cuya identidad no se pueda confirmar o no se pueda confiar.

En segunda instancia el “Conocimiento del Mercado y su respectiva Segmentación” con procedimientos específicos para que se autorice y efectúen las operaciones cambiarias.

Es decir que se valoran las características del cliente y/o usuario y las operaciones cambiarias que realiza, disponiendo de procedimientos que garantizan que, una vez detectada una operación o actividad dudosa, se efectúa la comunicación con el Empleado de Cumplimiento o sea la persona que cumple y hace cumplir con la normatividad interna y externa para la prevención del lavado de activos.

En este Manual para llevar a cabo las diversas operaciones cambiarias se establecen “los documentos que como mecanismos de control deben diligenciarse obligatoriamente”.

Para que los mecanismos e instrumentos de control adoptados por Luís Eduardo Vides operen de manera efectiva y se les de una adecuada aplicación, el se soporta en instrumentos de prevención y control, tales como señales de alerta para la detección de operaciones cambiarias inusuales y sospechosas.

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Este Manual fija los procedimientos para la Determinación de las Operaciones Sospechosas, así como su “Reporte a las autoridades competentes”.

Igualmente, para el rubro “Reportes Obligatorios Internos y Externos”, se implementan los procedimientos para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas por la legislación y los organismos reguladores sobre el registro de determinadas operaciones cambiarias, reportes obligatorios y sistemáticos a las autoridades periódicamente.

Así mismo cuenta con normas y procedimientos que establecen la comunicación de las operaciones cambiarias anormales a sus órganos internos de prevención, para que estos de conformidad con la legislación, realicen las comprobaciones necesarias y los oportunos informes o reportes de operaciones cambiarias sospechosas a las autoridades.

Para el control de las operaciones sospechosas cuenta con una “Estructura Tecnológica”, la cual garantiza además políticas coordinadas de control y canales de comunicación.

Este Manual establece con claridad los “Órganos de Control” con sus debidas competencias y funciones, responsables de prevenir y detectar el lavado de activos en el interior de la entidad.

La Organización del Sistema genera controles sistemáticos y permanentes, que potencian la concepción de la prevención, por lo cual la “Auditoria Interna” que además del órgano respectivo la ejercen todos los “Órganos de Control”, porque todos hacen parte integrante del sistema.

Como los directivos y empleados deben vigilar las operaciones cambiarias sospechosas e informarlas inmediatamente a los “Órganos Internos de Control”, esto se logra mediante otro instrumento esencial para el adecuado funcionamiento del Manual como es el de la implantación y permanente ejecución de programas de “Capacitación del personal” de todos los niveles

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jerárquicos de la organización acerca del marco regulatorio vigente y de los mecanismos de control y prevención del lavado adoptados.

En este Manual, aplicando el principio de colaboración con las autoridades –y el que toda la información recibida y enviada por LUIS EDUARDO VIDES. Es absolutamente confidencial y reservada, con excepción de la que entrega en cumplimento del deber de información y colaboración con las autoridades competentes, fija normas y procedimientos para el manejo, acceso y consulta a la información producida y controlar el contenido de ella.

El último componente esencial esta dado por la CONSERVACIÓN o el “archivo de la documentación” con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, LUIS EDUARDO VIDES conserva los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control del lavado por el término cinco (5 años).

La documentación es archivada en tal forma que facilita su localización y se garantiza su confidencialidad, en cada área o nivel, con responsabilidad de procedimientos y/o controles.

Dentro de una vocación de continuidad, compromiso y responsabilidad sobre la prevención y el control del lavado de activos en nuestra Institución, el presente Manual además de su obligatoriedad, se erige en un instrumento que requiere ser leído y pensado como texto de consulta permanente por parte de todos los empleados, los cuales han recibido y seguirán recibiendo CAPACITACIÓN, como marco de referencia de la política de cumplimiento de las normas para la Prevención del Lavado de Activos de LUIS EDUARDO VIDES

Es importante anotar y resaltar que este Manual forma parte del contrato de trabajo con los empleados de LUIS EDUARDO VIDES y su trasgresión se considera justa causa para dar por terminado dicho contrato.

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1. CRITERIOS APLICABLES A LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS.

1.1. ALCANCE Y EFECTOS DEL LAVADO DE ACTIVOS EN EL SECTOR DE LUIS EDUARDO VIDES

Para los efectos del Manual, LUIS EDUARDO VIDES tiene en cuenta y a el se vincula el riesgo legal y reputacional a que se expone, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, al ser utilizada entre otros para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a los mismos.

1.2. OBLIGACIÓN DE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS

LUIS EDUARDO VIDES ha estado, está y estará en la obligación de prevenir y controlar el lavado de activos en todas sus operaciones cambiarias, para el efecto ha establecido, establece y seguirá estableciendo un conjunto de procedimientos como mecanismos de control, de políticas y normas internas adoptados y aprobados por la Gerencia.

LUIS EDUARDO VIDES es conciente de cumplir con la obligación de prevenir y controlar el lavado en todas sus operaciones cambiarias. Dicha obligación se aplica no solo al si no a todos los órganos sociales sean de representación, administración, vigilancia y control, y a todos los funcionarios o empleados cualesquiera sea su nivel jerárquico.

1.3. OBJETIVO DEL LAVADO DE ACTIVOS

Es mover el dinero sucio de la economía ilegal e ingresarlo a la economía legal por el sistema financiero y comercial, de manera que sea imposible rastrearlo al ponerlo fuera del alcance de los controles de la ley.

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1.5. DEFINICIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS.3

“El Lavado de Dinero es un conjunto de operaciones cambiarias tendientes a ocultar o disfrazar el origen ilícito de unos bienes o recursos mal habidos. 4

1.6. NOMBRES CON LOS QUE SE CONOCE EL LAVADO DE ACTIVOS.

El lavado de activos se conoce también como reciclaje de dinero sucio, blanqueo de capitales ilícitos, legitimación de activos, ocultamiento de bienes provenientes de actividades ilegales o dineros calientes.

1.7. EFECTOS DEL LAVADO DE ACTIVOS

Evita la detección de las actividades criminales.

Provee nuevos recursos a las actividades delictivas

Corrompe al ser humano

1.9. ACTIVOS QUE SE PUEDEN LAVAR

Se puede lavar cualquier tipo de activos, bienes muebles e inmuebles, dinero, etc. de origen ilícito, es decir, aquellos que provienen de cualquiera de los delitos consagrados como tales en las normas penales.

1.10. LAVADO DE ACTIVOS EN EL CÓDIGO PENAL COLOMBIANO

Artículo 323, Ley 599 de 2000, adicionado <art.8/747 de 2002. Dispuso

“LAVADO DE ACTIVOS. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administren bienes que tengan su

3 LAVADO DE ACTIVOS. “UNA ACTIVIDAD MULTIFACÉTICA”, Superintendencia Bancaria de Colombia, Santa fe de Bogotá D C, agosto de 1998, pag, 17 a 28.

4 Red contra Delitos Financieros – Fincen- Departamento del Tesoro de los Estados Unidos.

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origen mediato inmediato en actividades de extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, delitos contra el sistema financiero, la administración pública, o vinculados con el producto de los delitos objeto de u concierto para delinquir, relacionadas con el tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, o les dé a los bienes, o realice cualquier otro origen, ubicación, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes, o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de seis (6) a quince (15) años y multa de quinientos (500) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes..”

“La misma pena se aplicará cuando las conductas descritas en el inciso anterior se realicen sobre bienes cuya extinción de dominio haya sido declarada.

El lavado de activos será punible aun cuando las actividades de que provinieron los bienes, o los actos penados en los apartados anteriores, se hubiesen realizado, total o parcialmente, en el extranjero.

Las penas privativas de la libertad previstas en el presente artículo se aumentarán de una tercera parte a la mitad cuando para la realización de las conductas se efectuaren operaciones de cambio o de Comercio Exterior o se introdujeren mercancías al territorio Nacional.

El aumento de pena previsto en el inciso anterior, también se aplicará cuando se introdujeren mercancías de contrabando al territorio nacional”.

1.10.1 SUJETO ACTIVO

Al igual que en el artículo 247A, del Código Penal Derogado, la

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conducta en estudio puede ser desarrollada por cualquier persona, esto es, que no se requiere de cualidad o calidad especial para ser responsable de la misma, es decir se trata de un tipo penal de sujeto activo indeterminado. Así mismo, el comportamiento puede ser ejecutado por una sola persona, indicándose entonces que es un tipo penal monosubjetivo.

1.10.2 SUJETO PASIVO

El sujeto pasivo de esta conducta es el Estado, toda vez que es este el titular del bien Jurídico Orden Económico Social, el cual se pretende proteger o tutelar con las normas ubicadas en el título X del Código Penal, como en el Lavado de Activos. Así mismo es el Estado al que le corresponde garantizar ese orden económico social, entendido como intervención del Estado en la economía, por expreso mandato de los artículos 333 y 334 de la Constitución Política Colombiana.

1.11. VERBOS RECTORES QUE ESTRUCTURAN EL LAVADO DE ACTIVOS

Las conductas delictivas se expresan por medio de verbos en la definición de los tipos penales; en el caso colombiano la conducta punible en el delito de lavado de activos se da por:

Adquirir, Resguardar, Invertir, Transportar, Transformar, Custodiar, Administrar, Legalizar, Ocultar, y Encubrir.

El tipo penal contempla, a través de los verbos que conjuga, una pluralidad de conductas que persiguen un mismo fin: dar apariencia de legalidad a unos bienes provenientes de actividades ilícitas.

1.12. CONDUCTAS O DELITOS FUENTES QUE LO ESTRUCTURAN.

El Lavado de Activos se estructura mediante las siguientes conductas:

Extorsión, Enriquecimiento Ilícito, Secuestro Extorsivo, Rebelión, Tráfico de Armas, Delitos contra el Sistema Financiero, Delitos contra la

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Administración Pública, Delitos vinculados con el producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir, relacionados con el tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, el Delito de Contrabando.

1.13. ELEMENTOS ESENCIALES.

Debe tenerse conocimiento evidente que el dinero sucio es un ingrediente esencial del lavado de dinero; de hecho, es legalmente imposible lavar dinero que es producto de un negocio legítimo.

“La ceguera premeditada”, es otro elemento esencial que hace relación al conocimiento. Es decir que una persona, a sabiendas, rechaza la verdad y actúa con “conocimiento de una alta probabilidad del hecho en cuestión”.

“La ceguera premeditada”, equivale al “DOLO” en el Derecho Penal o sea el conocimiento del hecho acompañado por la voluntad de realizarlo.

En resumen, es violación de la ley de lavado de activos, participar en una operación cambiaria que tenga que ver con dinero sucio, siempre que el participante sepa que el dinero es sucio, o premeditadamente se haga el ciego respecto a la fuente ilícita del dinero.

Los “Dineros Sucios” aunque se consignen y salgan para efectuar operaciones cambiarias en el mercado lícito, compra de obras de arte, vehículos de lujo, insumos, inmuebles, etc., es decir, aunque tomen apariencia de legalidad siguen siendo sucios.

1.14. ETAPAS DEL LAVADO DE ACTIVOS.

Dada su naturaleza, el lavado de activos no se agota de manera instantánea en un solo acto, operación u omisión, sino que requiere para su perfeccionamiento de una serie de actividades conexas y complementarias, cada una de las cuales involucra la interacción de una institución cambiaria, las cuales se pueden enmarcar dentro de etapas muy bien definidas.

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Se ha identificado claramente como integrantes del proceso de lavado o legitimación de capitales ilícitos, las siguientes cuatro etapas

1.14.1. OBTENCIÓN O RECOLECCIÓN.

Es la primera etapa del lavado de activos. Está determinada por la recepción o recolección del dinero producto de la actividad delictiva. Esta etapa se inicia en el momento en que el o los delincuentes obtienen el dinero y va hasta el momento en que el mismo autor, individuos recolectores y organizaciones criminales, efectúan operaciones para el proceso de lavado.

1.14.2. COLOCACIÓN O CIRCULACIÓN

Conversión de esos billetes en otros de mayor valor, se suelen introducir a través de negocios que manejen mucho dinero en efectivo en la economía nacional o internacional (restaurantes, almacenes de cadena, hoteles, Casinos, etc.) que sirven de fachada y en la inmensa mayoría de los casos, a través del sistema financiero realizando inversiones con el efectivo obtenido ilícitamente.

1.14.3. TRANSFORMACION O DIVERSIFICACIÓN:

Dirigida a “OCULTAR EL RASTRO”, a través de la cual se separan las ganancias ilícitas de sus fuentes, mediante la creación de capas complejas de transacciones cambiarias diseñadas para obstaculizar el rastro en la auditoria, enmascarar el origen de tales fondos, y proveer su anonimidad a sus dueños.

En ella, se realizan múltiples operaciones cambiarias de naturaleza lícita, en las cuales intervienen distintas personas con el fin de impedir que el dinero obtenido y colocado sea fácilmente rastreable, evitando así que se conozca el origen de dichos recursos.

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1.14.4. INTEGRACIÓN O INVERSIÓN

Volver a colocar a las ganancias en la economía en una forma tal que parezcan ser el resultado de una actividad legítima.

En esta etapa se fusionan los activos de procedencia ilegal con los de origen lícito, mediante la inversión o adquisición de bienes muebles e inmuebles generalmente suntuosos, en particular vehículos, aeronaves, semovientes, establecimientos de comercio y obras de arte, entre otras.

No obstante lo anterior, un porcentaje considerable de los ingresos obtenidos por la organización criminal en desarrollo de sus actividades se reinvierte para continuar desarrollando sus actividades ilegales.

1.15. MECANISMOS O INSTRUMENTOS, UTILIZADOS PARA EL LAVADO DE ACTIVOS.

Por "mecanismo o instrumento" debe entenderse como el tipo de entidad comercial o las personas naturales o jurídicas que facilitan el proceso de Lavado de dinero y que por intermedio de diversos sectores, a través de diversas técnicas.

1. 15. 1 TÉCNICAS DE LAVADO DE ACTIVOS

Por técnicas de lavado de activos debe entenderse las formas utilizadas para lavar activos las cuales dan origen a las a diferentes tipologías de lavado de activos...

Principalmente se utilizan dentro del sistema financiero y se puede diferenciar entre aquellas que emplean el sistema bancario tradicional y el sistema financiero no bancario.

Entre las técnicas utilizadas para nuestro sector de Profesionales del Cambio de divisas en efectivo y cheques viajero destacamos por su importancia de la obra la Tipologías de lavado de activos y financiación del terrorismo UIAF, julio 2004, páginas 9 y 10, las siguientes:

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Nombre Sector Fuente Descripción

Exportaciones Ficticias de servicios. Pág. 10

UIAF

Simulación de la exportación de servicios por la dificultad de su cuantificación, para justificar el reintegro de divisas que una vez convertidas en moneda local son distribuidas en un gran número de personas naturales.

Exportaciones ficticias de bienes. Pág. 13

Financiero, valores y aduanero UIAF

Utilización de la actividad de exportación ficticia o irregular de bienes para justificar el reintegro de divisas que, una vez convertidas en moneda local, son distribuidas en un gran número de personas naturales.

Inversión extranjera ficticia en una “empresa local. Pág. 16 Financiero y

AduaneroUIAF

Simulación del ingreso de divisas para inversión Extranjera ficticia que una vez convertidas en moneda local, son distribuidas en un gran número de personal naturales

Sustitución de deuda externa contraída por un cliente de una “empresa local” utilizando dinero ilícito. Pág. 18

Financiero, Valores y Aduanero

UIAF

Compra con recursos ilícitos de la deuda en el exterior contraída por un cliente de un exportador local, para justificar el ingreso de divisas que una vez convertidas en moneda local son distribuidas en un gran número de personal natural.

Arbitraje cambiario internacional mediante el

Transporte y utilización de divisas ilícitas para aprovechar el

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transporte de dinero ilícito. Pág. 21

Financiero, Valores y Aduanero UIAF

diferencial cambiario y disponer de los recursos en moneda local.

Transferencias fraccionadas de dinero ilícito a través de giros internacionales. Pág. 25

Financiero, Valores y Aduanero UIAF Utilización de personas para el

cobro de giros fraccionados desde el exterior.

“Peso Broker” (Black Market Peso Exchange). Pág. 28

Financiero, Valores y Aduanero UIAF

Utilización de un intermediario informal para evitar las transacciones entre dos personas que se encuentran ubicadas en dos países diferentes.

Utilización de empresas legalmente establecidas para apoyar las actividades de organizaciones narco terroristas. Pág. 30

Financiero

Utilización, con o sin el libre consentimiento, de empresas o negocios legalmente establecidos para el apoyo logístico y manejo de recursos de Organizaciones Narco Terroristas en una zona de su influencia.

Utilización de fondos ilícitos para disminuir endeudamiento o capitalizar empresas legítimas. Pág. 33

Financiero y Valores

GAFI y UIAF

Utilización de recursos de procedencia ilícita para “adquirir” el derecho de reclamación de todo tipo de ingresos ocasionales o premios tales como herencias, indemnizaciones de seguros extranjeros, concursos, rifas, loterías, apuestas y juegos de azar.

Utilización de recursos de procedencia ilícita para “adquirir”

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Compra de premios por parte de organizaciones delictivas. Pág. 36

Financiero, salud y Valores

el derecho de reclamación de todo tipo de ingresos ocasionales o premios tales como herencias, indemnizaciones de seguros extranjeros, concursos. Rifas, loterías y juegos de azar.

Declaración de un premio ficticio obtenido en el exterior, para el ingreso a un país local de dinero ilícito. Pág. 39

Financiero, Salud y Valores

Utilización de personas que simulan la obtención de premios en concursos o eventos en el exterior, para justificar el ingreso de divisas y/o bienes de procedencia ilícita.

Lavado de activos en operaciones notariales. Pág. 41

Utilización de recursos de procedencia ilícita para realizar transacciones que requieren de un trámite o registro mercantil.

A lo anterior podemos agregar o complementar que:

1. 15.1.1. ESTRUCTURACIÓN, ATOMIZACIÓN O PITUFEO: Tal como se indicó en el acápite relativo a los Antecedentes del Lavado de Activos, es una técnica usada regularmente y en general en la segunda etapa del proceso de Lavado, que aunque dispendiosa porque involucra a muchas personas, permite a los "lavadores" crear toda una trama de transacciones que por ser de poca cuantía, no genera sospechas y dificulta su seguimiento.

EL "PITUFEO" consiste en distribuir o dividir grandes cantidades de dinero en un sin número de pequeñas cuantías, inferiores a una cifra preestablecida por los organismos de control (generalmente US $10.000 o su equivalente en la moneda local) y realizar transacciones en múltiples cuentas bancarias a nombre de otros tantos titulares, ya sea por el autor del delito o por terceros. Las cuentas son abiertas por terceros a los que se les paga una suma por

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hacerlo pero que no tienen ningún control sobre ellas, o por los mismos delincuentes con nombres e identidades falsas."

1. 15.1.2. COMERCIANTES DE DIVISAS NO LEGALIZADOS. En Colombia se ha observado un incremento tanto en el número como en el volumen de recursos transados en divisas por personas no inscritas formalmente en el mercado. Esto lleva a presumir que hay un incremento en el lavado de dinero a través de este mecanismo, posiblemente por no existir una regulación precisa para estos. Los lavadores los encuentran atractivos para cometer el delito porque son negocios que manejan principalmente dinero en efectivo, pueden cambiar el dinero ilícito a diferente tipo de moneda, y finalmente efectúan numerosas operaciones con terceros, confundiendo el dinero ilícito con aquel que proviene de la industria del turismo, manteniendo el anonimato de los primeros.

1. 15.1.3. CONTRABANDO DE DINERO EN EFECTIVO: Consiste en el transporte físico de gruesas suma de dinero fuera del país donde se ha cometido el ilícito. Algunas veces se esconde dentro del transporte de mercancía. Esta técnica es en general exitosa y lleva a que parte de estos recursos regresen al país de origen por otros medios como transferencias electrónicas o compra de insumos para el procesamiento de droga, o con la compra de bienes y servicios que luego serán introducidos legal o ilegalmente en otros países. Al uso continuado de esta técnica puede deberse al éxito de la lucha contra el lavado de activos porque es donde las autoridades han centrado mayores controles.

1. 15.1.4. MIXTA: Es una técnica que combina el uso de recursos legales con los ilícitos a través de empresas fachada o legalmente constituidas. Los dos tipos de recursos aparecen entonces como activos legalmente constituidos y manejados a través del sistema financiero como operaciones lícitas. Esta técnica es común dentro de los carteles de la droga.

1. 15.1.5. PARAÍSOS FISCALES: Este método consiste en extraer ocultamente el dinero del país de origen, para consignarlo en cuentas del sector financiero de países declarados como paraísos fiscales por la Organización para el Desarrollo Económico Europeo – OCDE o por el gobierno colombiano debido a su escasa vigilancia y la ausencia de colaboración en el intercambio de

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información fiscal y tributaria.

1. 15.1.6. SUBFACTURACIÓN Y SOBREFACTURACIÓN: Este método consiste en la presentación de facturas y documentos de seguros y fletes con valores sub. O sobrevaluados por la mercancía objeto de una importación o exportación, con el fin de justificar operaciones y movimientos de efectivo y divisas que realmente no se han hecho o no se harán.

1. 15.1.7 CONTRABANDO: Es razonable pensar que una parte de los ingresos generados en las actividades ilícitas se canaliza a través del mercado paralelo o negro. En varias oportunidades parte de tales ingresos se dedican a la compra de bienes que ingresan en forma de contrabando a un país. Existen diversas formas de ingresar ilegalmente mercancías a un país, dentro de las cuales se destacan:

1. 15.1.8. CONTRABANDO ABIERTO: Consiste en introducir bienes a un país sin pasar por ningún control aduanero.

1. 15.1.9. CONTRABANDO TÉCNICO: El bien importado se logra clasificar como un bien alternativo, o introducirlo al país con pesos, medidas y especificaciones diferentes a las reales para pagar impuestos y tasas arancelarias más bajas.

1. 15.1.10. NEGOCIOS CON ALTA LIQUIDEZ: Las organizaciones criminales utilizan empresas que les faciliten lavar sus recursos. Estas son utilizadas en una o varias de las etapas de lavado. Los negocios ideales son los que desarrollan actividades de comercio mayoristas y los minoristas de alta liquidez. Centran su atención en aquellos que venden productos y prestan servicios manejando diariamente considerables sumas de efectivo por cuanto sus transacciones son muy convenientes para justificar movimiento de efectivo llegando a ser utilizados como empresas de fachada. Por lo general, son aquellas que realizan negocios legales pero a las que se les puede inyectar o mezclar recursos ilegales. Se destacan dentro de este tipo de actividades, la construcción, las compañías de importaciones y exportaciones, los teatros, agencias de viajes, bares y restaurantes, las estaciones de servicio, los supermercados, las joyerías, los casinos, venta de lotes en otros países o casinos donde por ejemplo, se mueve

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gran cantidad de dinero en efectivo y puede ser lavado fácilmente a través de cuentas personales abiertas con un mínimo y sin identificación o en las mesas de apuestas, donde no existen cuentas para los ganadores; además, una persona puede cambiar un cheque por efectivo sin tener que jugar, o comprar las fichas de juego y luego convertirlas nuevamente a dinero. Los casinos parecen tener un gran atractivo para los lavadores de dinero ya que también ofrecen servicios similares a los bancos como tarjetas de crédito, cambio de moneda y transmisión de fondos.

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2. SISTEMA PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS

2.1 POLÍTICA EN MATERIA DE PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS.

Para la adecuada prevención y control del lavado de activos como deber que es de LUIS EDUARDO VIDES ha adoptado, adopta y seguirá adoptando metodologías y procedimientos propios y necesarios para el cumplimiento de lo dispuesto en los artículos de la Circular Externa Nro.170 DIAN, dentro de un Sistema que es Integral en la Prevención del Lavado de Activos (SIPLA), mediante mecanismos e instrumentos diseñados para cumplir adecuadamente las normas sobre prevención del riesgo de lavado de activos cuyas características mínimas se describen a lo largo del presente Manual .

2. ÓRGANOS DE CONTROL RESPONSABLES DE PREVENIR Y DETECTAR EL LAVADO DE ACTIVOS EN EL INTERIOR DE LA ENTIDAD Y REGLAS APLICABLES AL CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS.

Mediante los órganos y procedimientos de control interno LUIS EDUARDO VIDES garantiza una alta calidad y el buen funcionamiento de los mecanismos e instrumentos propios de la prevención y control del lavado.

2.2.1. DEFINICIÓN DE ÓRGANOS DE CONTROL

Son las distintas personas o agrupaciones de personas que son responsables de la implementación de éste Manual y que tienen a su cargo la verificación, control y el deber de vigilancia del cumplimiento de las normas

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internas y externas impuestas para proporcionar la seguridad razonable y para prevenir e impedir el lavado de activos.

2.2.1.2 ÓRGANOS DE CONTROL RESPONSABLES

Los siguientes son los órganos responsables de la vinculación, verificación, vigilancia y control: Gerente, El Empleado de Cumplimiento.

2.2.1.3 RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA Y DEMÁS ÓRGANOS DEL NIVEL ADMINISTRATIVO

A continuación, se establecen las funciones y responsabilidades que tienen cada uno de los anteriores órganos de LUIS EDUARDO VIDES dentro del proceso de prevención y control del lavado de activos.

2.3. EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO. REGLAS APLICABLES

2.3.1. OBLIGACIÓN DE DESIGNAR Y POSESIONAR A UN EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO

LUIS EDUARDO VIDES en cumplimiento de las estipulaciones normativas de la Circular Externa DIAN No. 0130 de 6 de agosto de 2002 y la resolución 0170 de Octubre de 2002, tiene la obligación, de designar un EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO y de proporcionarle una adecuada estructura administrativa de apoyo.

2.3.1.2 CONCEPTO

El EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO: Es un funcionario de LUIS EDUARDO VIDES, designado por Cambio SAETA de una manera especialmente diligente, con capacidad decisoria, verifica la eficacia de los mecanismos de control diseñados para evitar el ingreso de dinero proveniente de actividades delictivas, detecta y determina entre las operaciones cambiarias inusuales las que deban estimarse como sospechosas y las reporta internamente al Gerente, y dispone su reporte a las autoridades competentes.

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LUIS EDUARDO VIDES debe informar dentro de los quince (15) días siguientes a su designación, a la Subdirección de Fiscalización Aduanera y a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF), el nombre, número de cédula de ciudadanía del funcionario designado como Empleado de Cumplimiento y de su suplente si lo hubiere, anexándose copia del contrato. Esta información debe actualizarse tan pronto como se produzca alguna novedad al respecto.

El Empleado de Cumplimiento cuenta y contará con el más alto grado de autonomía para el adecuado desarrollo de las funciones asignadas, y gozará del apoyo logístico, técnico y humano requerido.

Para lo cual está apoyado y seguirá siendo apoyado por todo el equipo de trabajo, humano y técnico, que le permite cubrir las diferentes áreas de gestión y cuenta con el efectivo apoyo de las directivas de la entidad.

2.3.1.3 FUNCIONES

Se someten a estudio del EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO aquellas operaciones cambiarias cuya cuantía y características, no guarden relación económica, o aquellas que por su número, cantidades transadas o por sus características particulares se salen de la normalidad es decir son inusuales, y entre ellas las que sean calificadas como sospechosas.5

El Empleado de cumplimiento tendrá como mínimo las siguientes funciones:

1. Verificar el oportuno y estricto cumplimiento de las normas legales establecidas para la prevención de actividades delictivas en la operación cambiaria;

2. Implementar los procedimientos generales y específicos que considere adecuados para hacer más efectiva esta labor;

5 Véase Titulo Tercero

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3. Controlar y verificar periódicamente la ejecución de las medidas adoptadas en este campo, así como la información suministrada por los clientes activos de la sociedad;

4. Realizar los estudios necesarios para determinar si una operación inusual en la operación cambiaria, reviste el carácter de sospechosa;

5. Informar a las directivas de la empresa acerca de las posibles fallas u omisiones en los controles para la prevención de actividades delictivas, que comprometan la responsabilidad de los empleados y de la empresa;

6. Presentar al Representante Legal, o a quien haga sus veces, un informe mensual detallado acerca del cumplimiento de las labores a su cargo.

7. Diseñar, programar y coordinar los planes de capacitación sobre el tema, necesarios para que los diferentes empleados de la institución estén debidamente informados y actualizados; y

8. Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o administrativa en materia de prevención y control de actividades delictivas.

9. Informar a la UIAF sobre las operaciones sospechosas.

Finalmente, la Subdirección de Fiscalización Aduanera y Subdirección de Control Cambiario de la DIAN son las unidades encargadas de velar por el cumplimiento de la Circular 0170 de 2002. Estas designan un funcionario que coordinará el seguimiento respectivo con la persona designada como Empleado de Cumplimiento.

2.4. GERENCIA.

2.4.1. FUNCIONES

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La Gerencia como máximo órgano de representación en relación con las políticas, procedimientos y controles internos establecidos en este MANUAL tiene las siguientes funciones

a) Vigilar que se cumplan las política, procedimientos y controles internos de la entidad en materia de prevención del lavado de activos fijadas por el comité de cumplimiento.

b) Cumplir con las instrucciones impartidas por el Empleado de Cumplimiento en relación con el desarrollo de la política, procedimientos y controles internos de la entidad para la prevención del lavado de activos.

c) Apoyar la estructura de mecanismos e instrumentos que compongan el MANUAL de la entidad.

d) Apoyar con un equipo de trabajo humano y técnico dirigido a que a este le permita cubrir las diferentes áreas de gestión al Empleado de Cumplimiento.

e) Apoyar las decisiones del Empleado de Cumplimiento.

f) Verificar el avance en el cumplimiento y los resultados obtenidos como consecuencia de las órdenes impartidas con el fin de mejorar la efectividad del MANUAL.

2.5 AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

La Auditoria Interna pertenece al nivel gerencial o alta dirección dentro de la estructura Organizacional de LUIS EDUARDO VIDES y funge como una instancia asesora que depende jerárquica y funcionalmente del representante legal.

El Control Interno de LUIS EDUARDO VIDES tiene como misión contribuir en el logro de las metas y objetivos, buscando el acatamiento y cumplimiento de las políticas y estrategias trazadas para el desarrollo de los mecanismos que buscan el control de la Prevención del Lavado de Activos

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La auditoria interna en sus desplazamientos habituales de control, debe verificar aleatoriamente:

a) Que los formularios de transacciones en Efectivo y las Declaraciones de Cambios estén intercaladas en orden cronológico por orden consecutivo y archivadas con las seguridades del caso y se efectúan los registros al sistema correctamente y si se han detectado operaciones cambiarias sospechosas estas han sido comunicadas oportunamente.

b) Que los documentos originales que soportan el reporte de una operación inusual, estén bajo custodia y responsabilidad del Empleado de Cumplimiento.

Los resultados de su gestión deben ser informados por escrito inmediatamente al Empleado de Cumplimiento, quien se encargará de evaluarlos y efectuar el seguimiento respectivo con el fin de procurar la adopción de los correctivos a que haya lugar.

2.6 LOS EMPLEADOS Y SUS FUNCIONES PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS

  COMO LA RESPONSABILIDAD ES DE TODOS LOS EMPLEADOS .

Cada funcionario recibe una copia por escrito de este MANUAL y firma una declaración donde consta que los ha recibido, leído, que los entiende y se atendrá a los mismos.

Todos los empleados de LUIS EDUARDO VIDES están obligados a seguir estrictamente las instrucciones y los procedimientos aplicables al control de lavado de activos contenidos en el presente MANUAL y el conocimiento del mismo hará parte de la inducción del personal que ingrese a laborar a la Compañía

Por ello, los empleados de LUIS EDUARDO VIDES, están obligados a cumplir con las leyes de la nación, normas y reglamentaciones de la Junta

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Directiva del Banco de La República y de la Superintendencia Bancaria, y las políticas fijadas LUIS EDUARDO VIDES.

Los empleados de LUIS EDUARDO VIDES están obligados a cumplir con todos los pasos para lograr la correcta y adecuada identificación del cliente o usuario, permitiendo que la base de datos se mantenga actualizada permanentemente para usarla con el fin de prevenir y detectar operaciones de lavado de activos.

Los empleados de LUIS EDUARDO VIDES deben conocer e identificar los datos personales y las operaciones comerciales en las que se involucran corrientemente y que son relevantes en relación con la actividad económica que reporta un cliente o usuario, así como de la coherencia y magnitud de las transacciones que desarrollan.

Los empleados de LUIS EDUARDO VIDES se abstendrán de realizar operaciones con aquellas personas que despierten dudas razonables con respecto a la transparencia de las actividades que desempeñan.

Los empleados LUIS EDUARDO VIDES deben darse cuenta que una operación es parte de transacciones múltiples, o que la están realizando para un tercero que pretende ocultarse; ejemplo: personas humildes vendiendo una buena suma de divisas, personas que reciben o venden pequeñas sumas y de pronto hay un cambio súbito en sus operaciones vendiendo o recibiendo mayores cantidades.

Los empleados de LUIS EDUARDO VIDES deben estar atentos a detectar comportamientos dudosos o inusuales, que conduzcan a sospechar que a través de sus operaciones pretendan utilizar nuestra organización como intermediaria para la administración y manejo de recursos y bienes provenientes de actividades ilícitas, o para dar apariencia de legalidad al producto de las mismas

Los empleados de LUIS EDUARDO VIDES en el desarrollo de sus funciones, si al revisar la documentación del día detectan operaciones que de alguna manera den lugar a la presunción de actividades ilícitas, debe informar de

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tal hecho a su jefe inmediato quién la comunicara al Empleado de Cumplimiento.

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3. MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE CONTROL DEL MANUAL.

El presente Manual se encuentra diseñado de conformidad con los dispuesto por el numeral 5. de la Cir. Ext. 0170/2002 DIAN y por ello LUIS EDUARDO VIDES pone en práctica a través de un Manual de Procedimientos los siguientes mecanismos e instrumentos de control:

Y es así como el presente manual de procedimiento que asigna responsabilidades y métodos para llevar a cabo la operaciones cambiarias a los Profesionales de Divisas autorizadas que, además de actualizarse permanentemente de acuerdo con las necesidades de la empresa, de las entidades de control y vigilancia y los cambios normativos, atienda todos los lineamientos mencionados en la Circular Externa citada los cuales son:

1. Canales de coordinación interna adecuados para atender con agilidad los requerimientos de la autoridad o dar trámite oportuno a los reportes de operaciones sospechosas;

2. Controles para lograr el cumplimiento de las normas contenidas en el manual;

3. Instancias de consulta y reporte para los empleados de la empresa en relación con sus actividades preventivas del lavado de activos;

4. Uso de herramientas tecnológicas acordes con la naturaleza y tamaño de la empresa;

5. Programas de capacitación interna;

6. Funciones y categoría del empleado de cumplimiento.

7. Responsabilidades en la detección y reporte interno de operaciones inusuales y sospechosas;

8. Sanciones y correctivos por el incumplimiento de los

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procedimientos;

9. Conservación de registros y documentos.

3.1 EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE COMO MECANISMO DE CONTROL.

En los estrictos procedimientos de CONOCER BIEN AL CLIENTE con quién realiza sus actividades cambiarias, constituye una herramienta importante y efectiva para impedir que LUIS EDUARDO VIDES caiga desprevenidamente en el Lavado de Activos.

El conocimiento del cliente, que a la sociedad le imponen las normas legales para fines de la prevención del Lavado de Activos, obliga a LUIS EDUARDO VIDES a estar en capacidad de conocer la identidad, actividad y origen de los fondos que son objeto de su manejo, registro histórico y estadístico de las transacciones con cada uno de ellos, para evitar que, por omisión o comisión, sus servicios sean utilizados para encubrir la naturaleza, fuente, control o propiedad de fondos que provienen de actividades ilícitas y tener conocimiento de sus actividades económicas en aras de establecer la coherencia entre éstas y las operaciones que realizan.

LUIS EDUARDO VIDES, ha adoptado y fijado unos procedimientos para un minucioso conocimiento del cliente en relación con, identificación, registro, monitoreo, vigilancia, evaluación y actualización de datos y para vigilar en forma corriente las operaciones cambiarias que con él fueron efectuadas y por ello fija y tiene en cuenta:

Concepto de cliente.

Procedimientos de identificación.

Procedimiento de registro.

Procedimientos de observación, vigilancia y evaluación.

Procedimiento de monitoreo de movimientos de usuario

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LUIS EDUARDO VIDES con dichos procedimientos pone en práctica el principio de la “DILIGENCIA DEBIDA” que le ha aumentado la probabilidad de cumplir con las leyes y reglamentaciones establecidas y le ha disminuido y le disminuirá la probabilidad de que la institución sea víctima del lavado de activos, asimismo con ellas protege el buen nombre sin interferir en sus buenas relaciones con los clientes o usuarios

Una parte integral y efectiva de la política de conocer el cliente es la de aportar, revisar, actualizar, observar, vigilar y evaluar de forma periódica y permanente los datos y documentos de todas las transacciones cambiarias aportados por el cliente, con el fin de que le sirva a LUIS EDUARDO VIDES para realizar los controles establecidos para prevenir y detectar operaciones inusuales o sospechosas que sirvan de soporte probatorio a las autoridades para sus investigaciones con tal fin.

Para ello tiene incluido dentro del sistema una lista de operaciones inusuales y sospechosas. Además de observar todo aumento significativo en las operaciones de cada cliente.

3.1.1 CONCEPTO DE CLIENTE.

La Circular Ext.0170/2002 DIAN en el numeral 5,2 se deduce el tipo y el concepto de los diversos clientes y es así como: Los Profesionales del Cambio tienen básicamente dos tipos de clientes, los frecuentes o habituales y los ocasionales.

CLIENTE FRECUENTE: Es aquella persona natural o jurídica, con las que LUIS EDUARDO VIDES, establece y mantiene una relación habitual para la prestación de un servicio de carácter cambiario que sume mas de 4.000 US en un mes.

Por ello es necesario indagar acerca de datos personales, comerciales y financieros relevantes que permitan establecer quién es, qué hace y a qué se dedica en realidad. Todos esos datos deben verificarse, estar documentados y actualizarse permanentemente.

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3.1.2 PROPÓSITOS DEL MECANISMO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.

LUIS EDUARDO VIDES con el mecanismo de conocimiento del cliente ha buscado, busca y buscará los siguientes propósitos:

Que el cliente le suministre información en un formato específicamente destinado para este fin, formulario de identificación de clientes que le permita comparar las características de sus operaciones cambiarias con las de su actividad económica.

En el sistema se monitorea continuamente las operaciones cambiarias de los clientes.

Contar con elementos de juicio y soportes documentales que han permitido, permiten y permitirán analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar la existencia de operaciones cambiarias sospechosas”.

3.1.3 PARÁMETROS MÍNIMOS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

Los procedimientos establecidos por LUIS EDUARDO VIDES, para el conocimiento del cliente comienza desde el momento en que una persona solicita efectuar o comprar divisas en efectivo o cheques viajeros con LUIS EDUARDO VIDES, para el efecto la empresa le solicita la información del formulario de identificación de clientes, el cual ha tomado en cuenta las condiciones mínimas establecidas por el Num.5.2 de la Cir. Ext.0170/2002, así:

Los funcionarios competentes de LUIS EDUARDO VIDES, deben verificar y asegurarse de que la persona solicitante aporte los datos solicitados en el formulario de identificación de clientes de cómo son:

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3.1.4. LUIS EDUARDO VIDES de conformidad con el numeral 5.2 de la Circular Ext. 00170/2002. Para el conocimiento del cliente debe obtener como mínimo la siguiente información:

Descripción PN PJ

Nombres y apellidos completos o razón social

X X

Número de identificación: Cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, cédula de extranjería, carne diplomático, pasaporte o NIT

X X

Nombres y apellidos completos del representante y número de identificación

X

Dirección y teléfono del representante

X

Lugar y fecha de nacimiento X

Dirección y teléfono residencia X

Ocupación, oficio o profesión X

Descripción actividad económica principal:

X X

Declaración voluntaria de origen de X X

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los recursos

Firma y huella del solicitante X X

Los datos se mantendrán completos, precisos y al día.

Igualmente el Empleado de Cumplimiento debe realizar las diligencias necesarias para confirmar y actualizar los datos suministrados en el formulario de identificación de clientes y que por su naturaleza puedan variar

La información que no sea actualizada o una vez suministrada no pueda confirmarse, constituye una señal de alerta para LUIS EDUARDO VIDES.

Se exime del conocimiento del cliente, y de la aplicación integral del Manual con personas naturales o jurídicas que se encuentran sometidas a algún tipo de vigilancia estatal y que por virtud de dicha vigilancia deben contar con un Manual u otro sistema similar de prevención del lavado de activos.

Cuando algún servicio se constituya por intermedio de apoderado, debe exigirse además la acreditación del poder por escrito debidamente firmado y autenticado con reconocimiento de firma, huella y contenido,

3.1.5 REQUISITOS EN MATERIA DE DOCUMENTACIÓN ANEXA AL PROCESO DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES.

El proceso de identificación de clientes supone no sólo el diligenciamiento de un formulario de identificación sino que incluye también la recolección de información documental que le permita a la entidad corroborar la veracidad de la información contenida en el mismo y contar con información adicional sobre las características de un potencial cliente.

Para ello LUIS EDUARDO VIDES, como mas adelante se detalla y en función del tipo de servicio que ofrece, establece qué tipo de documentación exige como anexo al formulario de identificación de cada cliente, considerando para ello aspectos tales como el nivel de exposición del servicio al riesgo de

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lavado, el nicho de mercado de la entidad o el tipo y características del cliente de que se trate.

LUIS EDUARDO VIDES dentro del Manual ha establecido las políticas y criterios así como el funcionario que tiene la facultad y autorización, que no es otro que el Empleado de Cumplimiento, que permitan determinar los casos en los cuales, considera adecuado exigir documentación distinta a la señalada en el presente anexo o eximir a un cliente del suministro de cierta información documental,

A continuación señala los documentos que se consideran adecuados para ayudar al proceso de conocimiento del cliente al momento de su identificación.

UNIRSE POR LA NECESIDAD ASÍ LO REQUIERA CON EL EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO PARA QUE LES INFORME SOBRE 3.1.6 DOCUMENTO QUE DEBE ANEXARSE CON EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN.

3.1.6.1 PERSONAS NATURALES

Como mínimo se consideran adecuados los siguientes documentos anexos respecto de personas naturales:

Fotocopia o escaneo del documento de identificación (cédula de ciudadanía, carné diplomático, pasaporte o cédula de extranjería)

3.1.6.2 PERSONAS JURÍDICAS

Como mínimo se consideran adecuados los siguientes documentos anexos respecto de personas jurídicas:

Original del certificado de existencia y representación legal con vigencia

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no superior a tres meses, expedido por la Cámara de Comercio.

RUT de la persona jurídica

Fotocopia del documento de identificación del Representante Legal

Para la identificación de los Intermediarios cambiarios es suficiente el hecho notorio de que se encuentra vigilada por la Superintendencia respectiva.

3.1.7 PERSONAS QUE A PESAR DE SU IDENTIFICCIÓN NO SE PUEDE LLEVAR A CABO CON ELLA NINGUNA OPERACIÓN.

3.1.7.1 LAS INCLUIDAS EN LAS LISTAS CLINTON Y OFAC6

No se podrá tener relaciones comerciales o negocios con una persona incluida en las Listas CLINTON. Y OFAC.

Es imprescindible consultar estas listas antes de vincular a las personas naturales o jurídicas que solicitan los servicios de LUIS EDUARDO VIDES, con el fin de confirmar que se trata de la misma persona.

El incumplimiento de estas normas sobre Lavado de Activos, conlleva consecuencias desastrosas, en perjuicio no sólo de la empresa sino también del funcionario que ha omitido cumplir con sus deberes y obligaciones. Las normas penales castigan con mayor severidad a quienes tienen la obligación de evitar que la empresa sea utilizada en actividades delictivas.

En el evento de existir elementos de juicio razonables que permitan cuestionar la idoneidad o calidades de un cliente, se anularán de manera inmediata las actuaciones adelantadas en su favor, y se cancelará la vinculación

6. OFAC. lista terroristas especialmente identificados laborada por la Oficina Central de Activos Extranjeros del

Departamento del Tesoro de los EE UU.

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como cliente, sin perjuicio de las obligaciones relacionadas con los demás mecanismos de control previstos en el presente Manual.

Es claro que este análisis debe formar parte integral del proceso de vinculación e iniciación de una relación comercial, el cual deberá revisarse en forma permanente a fin de tener depurada la base de clientes.

3.1.7.2 PERSONAS QUE POR INFORMACIÓN DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN, HECHOS NOTORIOS, COMENTARIOS DE TERCEROS O DE EMPLEADOS.

Cuando se conozcan noticias por los medios de comunicación o existan hechos notorios, o se conozcan comentarios de terceros o de empleados, referentes que alguna persona de las que solicitan vinculación, presuntamente efectúa actividades ilícitas, se le niega su vinculación.

Si dicha información versa sobre un cliente deberá procederse a su desvinculación y realizar un estricto análisis de las operaciones cambiarias llevadas a cabo por dicho cliente y de todas maneras se informará al Empleado de Cumplimiento para lo de su cargo.

En este punto es necesario distinguir:

Si el cliente que se menciona en medios de comunicación, en los comentarios de terceros o de empleados, ha realizado operaciones cambiarias con LUIS EDUARDO VIDES, por este solo hecho se convierten en sospechosas y tendrán que ser reportadas por el Empleado de cumplimiento.

Si la persona que se menciona en los medios de comunicación, en los comentarios de terceros o de empleados, ejecuta hechos notorios de posible operaciones cambiarias de Lavado de dinero, no ha realizado operaciones cambiarias con LUIS EDUARDO VIDES debe introducirse en la base de datos, y si pretendiere efectuar alguna operación, se informara al Empleado de Cumplimiento para que produzca el reporte correspondiente.

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Como regla general LUIS EDUARDO VIDES negará y se abstendrá de realizar operaciones de cambio con aquellas personas sobre las que recaigan motivos ciertos con respecto a la transparencia y claridad en las actividades a que se dedican y con aquellos cuyo volumen y movimiento de fondos no guarden relación con operaciones de cambio, actos civiles o mercantiles lícitos, es decir que realicen operaciones cambiarias inusuales que puedan calificarse de sospechosas. Porque no puede aceptarse, bajo ninguna circunstancia, la realización de negocios, operaciones cambiarias o relaciones comerciales con personas vinculadas con actividades ilícitas o que presuntamente lo sean.

3.2 PROCEDIMIENTOS DE IDENTIFICACIÓN CLIENTES OCASIONALES O USUARIOS

3.2.1. CONCEPTO DE CLIENTE OCASIONAL O USUARIO

Son usuarios aquellas personas naturales o jurídicas que sin ser clientes realizan con LUIS EDUARDO VIDES como máximo una o dos operaciones de cambio durante un mes es decir que ocasionalmente les presta un servicio o que requieren los servicios muy esporádicamente.

En la base de datos como mínimo debe permanecer:

1. Nombres y apellidos o razón social del cliente;

2. Número del documento de identificación o NIT;

3. Domicilio o residencia;

4. Actividad económica;

Cuando se trate de sociedades,

Nombres, apellidos e identificación de los socios y representantes legales;

Capital social registrado.

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Una adecuada identificación para que LUIS EDUARDO VIDES efectúe operaciones cambiarias con estos permite a la Institución evitar y establecer una relación comercial con personas indeseadas y la posibilidad de que las autoridades puedan adelantar investigaciones sobre la base de un registro de identidades, documentos y transacciones.

LUIS EDUARDO VIDES conoce y tiene que conocer la identidad de la persona que pretenda ser su usuario y que como tal le solicita la realización de cualquiera de sus servicios.

La identificación siempre tiene que ser verificada para evitar que se realicen operaciones cambiarias para beneficiarios ficticios.

3.2. 2. DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIÓN VALIDOS QUE DEBEN PRESENTAR LOS USUARIOS O BENEFICIARIOS.

3.2.3. USUARIO PERSONA NATURAL RESIDENTE EN COLOMBIA

El empleado antes de efectuar cualquier operación con una persona natural residente en Colombia, o no, debe proceder a obtener de él su identificación, como mayor de edad, y como nacional o extranjero, su calidad de Residente y la huella digital.

Si se es mayor y colombiano, la identificación tiene que hacerse con la cédula de ciudadanía y si es extranjero con la cédula de extranjería, y en ambos casos debe obtenerse la huella digital.

Si la cédula de ciudadanía se encuentra en trámite de expedición o de cambio, puede hacerlo con el original del duplicado de expedición de cédula o con la contraseña de la cédula, para el cual se aceptará con la fecha de vencimiento que allí aparece, y cuando no aparezca fecha de vencimiento, se aceptarán 6 meses de su expedición.

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El empleado de LUIS EDUARDO VIDES debe tener en cuenta siempre que la falsificación de una cédula de ciudadanía es trabajo fotográfico simple o burdo fotomontaje. Un poco de atención le debe ayudar, por ejemplo para las cédulas viejas:

3.2. 3.1 ANTIGUA CÉDULA DE CIUDADANÍA:

1. Los apellidos siempre van con letra mayúscula y los nombres con minúscula con sus iniciales en mayúscula (nunca abreviados) y los apellidos en mayúscula.

2. La huella digital no se pega al retrato, se estampa rodada en forma nítida, tomada hasta la segunda falange y no puede estar cortada por la foto y por lo tanto sus rebordes no son pulidos.

3. El escudo de la república de Colombia es de Color verde oliva, legible en su contexto y elementos que lo integran, nunca se superpone al retrato.

4. La firma del Registrador Municipal que corre a través de la cédula, junto al retrato, se escribe siempre de arriba hacia abajo, nunca al contrario.

5. El retrato no va superpuesto sobre la cédula, sino fotocopiado a ella, esta impreso en el papel (la fotografía es totalmente plana, no presenta bordes o protuberancias) con el ciudadano de frente y los hombros hacia arriba.

6. Si la fecha de expedición de la cédula es de fecha anterior, el retrato no puede tener hoy un aire moceril.

7. Se puede advertir si el deterioro de la cédula es por el uso o por un raspado artificial.

8. La diferencia de años entre la fecha de expedición de la cédula y la fecha de nacimiento del ciudadano debe ser entre 18 y 21 años (correspondiendo con la edad de la fotografía). Una simple resta que se

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haga de la fecha de nacimiento a la fecha de expedición, nos dice que el resultado numérico (de menos de 18, por ejemplo), no puede ser, porque nadie se cédula antes de los 18 años.

9. La cédula está impresa en papel fotográfico (foto reducción).

10.Firma del ciudadano y del registrador nacional.

3.2. 3.1 NUEVA CÉDULA DE CIUDADANÍA:

Esta cédula comenzó a circular desde el año 1994.

FRENTE O ANVERSO:

1. Orlas en los cuatro bordes.

2. Ondulaciones en el fondo.

3. Fotografía impresa del ciudadano sobre ovalo.

4. Micro textos de seguridad.

5. Firma del ciudadano.

6. Nombres y apellidos en mayúscula.

7. Número de cédula.

8. Escudo de la república de Colombia.

9. Holograma de seguridad.

REVERSO:

1. Huella dactilar del índice derecho clara y nítida.

2. Fecha y lugar de nacimiento.

3. Estatura, grupo sanguíneo y sexo.

4. Fecha y lugar de expedición.

5. Escudo de la Registraduría Nacional, color irisado.

6. Macro textos de seguridad.

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7. Código de barras.

8. Numeración de seguridad para chequeo interno.

9. Firma del registrador.

10. Orlas en los cuatro bordes.

CÉDULA FORMATO 2000

FRENTE O ANVERSO:

1. Fondo de seguridad con tramas de líneas finas en colores suaves.

2. Escudo de la república de Colombia reacciona a simple vista y a la luz ultravioleta.

3. La línea para la firma es un micro texto.

4. La foto es a color.

REVERSO:

1. Código de barras bidimensional.

2. Escudo de la registraduría en tercera dimensión.

3. Huella digital nítida.

4. Fecha de nacimiento y expedición.

5. Firma del registrador nacional digitalizada.

En ningún caso se efectuaran operaciones cambiarias con documentos no válidos, deteriorados, vencidos o burda y presuntamente falsificados

Cuando suceda uno o varios de los anteriores hechos inmediatamente se pondrá por escrito en conocimiento del Empleado de Cumplimiento.

La toma de huella dactilar es la del índice derecho; a falta de éste la del índice izquierdo, si faltan ambos se toma la impresión de los pulgares en el mismo orden.

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3.2.4 USUARIO PERSONA NATURAL EXTRANJERA NO RESIDENTE EN COLOMBIA (TURISTA).

Para la identificación de las personas naturales extranjera no residente en Colombia es suficiente la exhibición de los documentos de identidad reconocidos por normas internas o internacionales, la huella dactilar y la manifestación escrita sobre la preexistencia u origen del dinero, por ejemplo el pasaporte, con fecha de entrada al país con no más de seis (6) meses..

Una vez el pasaporte en poder del funcionario de LUIS EDUARDO VIDES este procederá a verificar los siguientes datos:

a) Que corresponda verdaderamente a la persona que lo exhibe y no muestre señales de adulteración y se encuentre completo.

b) Observar la fecha de vencimiento.

c) Mirar la fecha de ingreso al país la cual no puede superar los seis (6) meses, en forma continua o discontinua en el país.

d) Verificar que la firma de la orden de compra corresponda con la del pasaporte

Posteriormente debe proceder a fotocopiar datos personales y sello de inmigración del pasaporte.

Cuando una operación de cambio se pretenda hacer con pasaporte de terceras personas, o esté vencido, o incompleto, o adulterado etc., la operación sé considerará inusual y sospechosa y se informará inmediatamente al Empleado de Cumplimiento. En ningún caso se efectuarán operaciones cambiarias con estos documentos.

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3.2.5 IDENTIFICACIÓN CON CONTRASEÑAS

Con base a las instrucciones impartidas por la Registraduría Nacional de Estado Civil, en concepto emitido en escrito de fecha 19 de marzo de 2003, las CONTRASEÑAS firmadas por los Registradores Especiales o Auxiliares tienen plena validez para realizar trámites Bancarios, entré las cuales se encuentran las operaciones cambiarias con las Casas de Cambio, Notariales, Entidades Gubernamentales sin consideración a la fecha de caducidad.

3.2.6 NUMERO UNICO DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL (NUIP)

Como quiera que la Registraduría Nacional del Estado Civil esta implementando el sistema de número único de identificación personal (NUIP), algunas cédulas y contraseñas de cédulas expedidas por primera vez tanto masculinas como femeninas constan de 10 dígitos.

Lo anterior es para que se tenga en consideración al momento de que éstas puedan ser exhibidas para efectuar cualquier operación cambiaria con LUIS EDUARDO VIDES.

3.2.7||. IDENTIFICACIÓN DEL PERSONAL DIPLOMÁTICO.

De acuerdo con la Convención de Viena de Relaciones Diplomáticas y Consulares de 1971 y la Registraduría Nacional del Estado Civil; el Carné Diplomático se acepta como documento de identidad de los funcionarios diplomáticos.

3.2.8 MENORES DE EDAD

LUIS EDUARDO VIDES tiene como política no efectuar operaciones cambiarias con menores de edad.

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3.3 MONITOREO DE MOVIMIENTOS DE USUARIOS.

3.3.1. PREVENCIÓN DEL LAVADO RESPECTO DE MOVIMIENTOS DE USUARIOS.

LUIS EDUARDO VIDES siempre ha realizado, realiza y seguirá realizando un seguimiento y monitoreo general de las operaciones cambiarias que realizan sus usuarios.

La simple identificación del usuario no basta para cubrir todas las fuentes posibles de operaciones cambiarias que puedan estar vinculadas con el lavado de activos, razón por la cual es necesario que LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ por medio de su Empleado de Cumplimiento realice muestreos a la base de datos y identifique las características de los movimientos que efectúan los distintos usuarios a través de sus agencias de modo que, por medio de señales de alerta, se puedan eventualmente identificar operaciones cambiarias inusuales.

3.3.2 EMPLEADO RESPONSABLE Y ESTRUCTURA DE APOYO:

Del proceso de plena identificación del usuario y/o son responsables todos los empleados en especial los que directamente realizan con él una operación cambiaria y tienen acceso a la tecnología con que cuenta LUIS EDUARDO VIDES tale como cajeros y/ taquilleros.

3.33 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y VERIFICACIÓN

Como todas las operaciones cambiarias de LUIS EDUARDO VIDES, son nominativas, ya que no permite operaciones cambiarias anónimas o al portador, ni bajo nombres ficticios o inexactos, registra en el sistema, la identidad, representación, capacidad legal, ocupación de las personas, sean habituales, clientes, u ocasionales usuarios, a través de documentos de identificación antes señalados..Así como todas las operaciones cambiarias efectuadas con sus clientes, o usuarios, registrados en el sistema y verifica en el

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certificado de la Cámara de Comercio el objeto social, Nit, domicilio, y facultades de los representantes legales

Por ello, para cada cliente y/o usuario existe y debe existir, además del registro de sus datos personales etc., un registro de todas las operaciones cambiarias efectuadas, incluyendo sus características principales, de tal manera que se pueden establecer estadísticas y promedios que permiten fijar los parámetros para detectar las operaciones cambiarias inusuales y sospechosas.

3.3.4 PROCEDIMIENTOS DE OBSERVACIÓN, VIGILANCIA Y EVALUACIÓN DURANTE LA RELACIÓN COMERCIAL.

3.3.4.1 POLÍTICA DE REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN, SEGUIMIENTO, Y ARCHIVO DE LOS DATOS DEL CLIENTE Y/O USUARIO.

Una parte integral y efectiva de la política de conocer el cliente e identificar al usuario es la de revisar, actualizar, observar, vigilar y evaluar de forma periódica y permanente los datos y documentos de todas las transacciones cambiarias aportados por el cliente y/o usuario, con el fin de que le sirva a LUIS EDUARDO VIDES. Para realizar los controles establecidos para prevenir y detectar operaciones cambiarias sospechosas y que sirvan de soporte probatorio a las autoridades para sus investigaciones con tal fin.

Este deber de vigilancia, que se extiende a todos los empleados de la entidad, se dirige especialmente al conocimiento adecuado del cliente e identificación del usuario, a la magnitud y a las características básicas de las operaciones cambiarias que se realizan ordinariamente.

Sin embargo, es importante anotar que, debido al enorme número de operaciones cambiarias que se procesan día a día el Empleado de Cumplimiento físicamente no pueden observar cada transacción en particular. LUIS EDUARDO VIDES, por lo tanto evalúa al azar el riesgo inherente con un servicio específico, una zona geográfica especifica y con un tipo de transacción específica.

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El conocimiento del cliente y/o usuario, en la nueva dimensión que le exige la sociedad y le imponen las normas legales para fines de la prevención del Lavado de Activos, significa que en todo momento LUIS EDUARDO VIDES. Debe estar en capacidad de conocer la identidad, actividad y origen de los fondos que son objeto de su manejo, para evitar que, por omisión o comisión, sus servicios sean utilizados para encubrir la naturaleza, fuente, control o propiedad de fondos que provienen de actividades ilícitas.

3.3.5 BENEFICIOS Y VENTAJAS DE LA APLICACIÓN DE LA POLÍTICA “CONOZCA SU CLIENTE” E IDENTIFIQUE AL USUARIO.

Con la aplicación de las normas de conocimiento del cliente e identifique al usuario, conjuntamente con otras medidas de prevención establecidas en este Manual, LUIS EDUARDO VIDES se beneficia al advertir en forma precisa procedimientos susceptibles de ser usadas en la Legitimación de Capitales Ilícitos, como son:

Renuencia a cumplir con los requisitos de dar información o llenar registros.

Información insuficiente o sospechosa.

Operaciones cambiarias con características marcadamente poco usuales.

Cambios en los patrones al realizar algunas transacciones.

Además LUIS EDUARDO VIDES con dichas políticas de conocimiento del Cliente e identifique al usuario se beneficia y obtiene ventajas porque le permite:

Advertir a tiempo actividades inusuales o sospechosas de Lavado de Activos.

Minimizar el riesgo de ser utilizada para actividades ilegales.

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Promover el cumplimiento de las normas legales.

Proteger la reputación y Buena Imagen de LUIS EDUARDO VIDES y

Reducir el riesgo de que sus servicios sean usados para legitimar fondos, producto de actividades ilícitas.

.3.4 CONOCIMIENTO Y SEGMENTACIÓN DEL MERCADO COMO MECANISMO DE CONTROL.

Este Capítulo se desarrolla con base en lo dispuesto el numeral 5.3 de la Cir. Ext.0179/2002 DIAN.

3.4.1 CONOCIMIENTO DEL MERCADO.

El conocimiento del mercado consiste en que LUIS EDUARDO VIDES busca conocer a quiénes les pueden interesar los servicios en compra o venta de divisas en efectivo y cheques viajero que ofrece, del MERCADO LIBRE7 y hacia ellos enfoca su labor de mercadeo. Ello le ha permitido, le permite y le permitirá comparar las operaciones cambiarias realizadas por los clientes/ usuarios con perfiles cambiarios similares o determinados con el fin de poder compararlos con las operaciones que, atendiendo el tipo de servicios que ofrece, permita establecer su normalidad o posible anormalidad, o calificación de sospechosa.

3.4.2 SEGMENTACIÓN DEL MERCADO

Para LUIS EDUARDO VIDES, segmento es el rango de mercado dentro el cual se vincula, inscribe y se registra cada cliente/ usuario de acuerdo con la naturaleza, características, volumen o frecuencia de sus operaciones cambiarias, nivel de riesgo, clase de servicio, origen o destino de las operaciones cambiarias, o cualquier otro criterio similar, conforme las políticas comerciales de clasificación adoptadas por la entidad.

7 MERCADO LIBRE: Mercado libre de divisas, es la tenencia, posesión y negociación de divisas que no deban ser negociadas por medio del mercado cambiario. Res.08/2000 JDBR. Art.7.

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Y que la segmentación tiene como propósito determinar las características usuales de las operaciones cambiarias que se desarrollan dentro del mismo y compararlas con las transacciones que realicen los correspondientes clientes/ usuarios a efectos de detectar las operaciones cambiarias inusuales que éstos realicen.

Y ha tenido y tiene como fin lograr un adecuado control de las operaciones cambiarias que realiza, LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ en este Manual adopta parámetros de segmentación, por niveles de riesgo, por clase de servicio que le permite identificar las operaciones cambiarias inusuales.

Los parámetros de segmentación, estarán dirigidos a evitar actividades ilícitas del lavado de activos en transacciones con divisas, mediante la agrupación de nuestros clientes por características similares, de tal manera que se estandaricen comportamientos similares al interior de cada grupo y se establezcan los controles necesarios sobre las desviaciones de dichos comportamientos que serían las que identifiquen operaciones inusuales o sospechosas.

Los parámetros de segmentación, por tanto se refieren a los servicios objeto social de LUIS EDUARDO VIDES, propios de las actividades del mercado cambiario y libre a los cuales LUIS EDUARDO VIDES esta autorizada por la Resolución 08/2000 JDBR, las instrucciones impartidas por la DIAN, como entidad de vigilancia y por las de este Manual.

3.4.3 SERVICIOS OFRECIDOS POR LUIS EDUARDO VIDES:8

a) Compra y venta de divisas en efectivo que correspondan a operaciones cambiarias del mercado libre.

b) Compra y venta cheques viajeros.

LUIS EDUARDO VIDES a los servicios a ella autorizados los ofrece a los siguientes segmentos del mercado:

8 Resolución No.8 del 2000 JDBR art.59, numeral 2.

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Segmento Empresarial

Segmento Intermediarios Cambiarios.

Segmento Profesionales del Cambio

Segmento Personas Naturales Residente y no Residentes (Turistas).

Lo que es claro para LUIS EDUARDO VIDES, es que los segmentos establecidos, tienen comportamientos definidos frente a las actividades que se realizan, siempre dentro del compromiso legal de evitar cualquier tipo de actividad ilícita.

Con tal segmentación pensamos se cumple claramente los objetivos de LUIS EDUARDO VIDES para identificar las operaciones cambiarias inusuales y sospechosas.

La política de "CONOCER BIEN A LOS CLIENTES" y el mercado donde desarrollan sus actividades, constituye una herramienta importante y efectiva para impedir que como Profesional del Cambio caiga desprevenidamente y sea utilizado para el Lavado de Activos.

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4. PROCEDIMIENTOS, CONTROLES ESPECÍFICOS Y PRÁCTICOS PARA CLIENTES DE LOS DIVERSOS

SEGMENTOS DEL MERCADO.

4.1 CLIENTE DEL SEGMENTO EMPRESARIAL

4.1.1 CONCEPTO

Cliente de LUIS EDUARDO VIDES del Segmento Empresarial es el comerciante que ejerce actividades económicas de operaciones de cambio a ella autorizadas para los diversos mercados Cambiario y/o Libre.

4.1.2 CUANDO CON EL SE PUEDE OPERAR

Se puede operar con él una vez diligenciado “Formato de identificación” con sus anexos respectivos previo concepto del Empleado de Cumplimiento y la Gerencia

La información puede ser aportada por quién pretende ser cliente del sector “a través de Mensajes de Datos. O sea “la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax”.9; (Véase identificación cliente Web.)

4.1.3 SERVICIOS QUE SE LE OFRECEN

Al cliente del segmento Empresarial LUIS EDUARDO VIDES le ofrece servicios de:

a) Compra y venta de divisas que correspondan a operaciones cambiarias del Mercado Cambiario.

b) Compra y venta de cheques viajeros.

9 Véase Art.2o, Ley 527/1999

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4.1.5 CUANTÍAS

Para el sector empresarial el único límite, en relación con las cuantías en las operaciones cambiarias, consiste en la capacidad económica que para una transacción posea LUIS EDUARDO VIDES a los de este sector empresarial les compra divisas en efectivo de acuerdo con su solvencia económica y siempre y cuando demuestren el origen de las mismas.

Aunque la persona jurídica o su representante hayan efectuado en LUIS EDUARDO VIDES otras operaciones cambiarias con anterioridad, el empleado competente cada vez que dicha persona efectúe una nueva transacción de divisas tiene que proceder a ingresar al sistema todos los datos, esto es para verificar la veracidad o actualizar direcciones, número de teléfono y última ocupación reportada.

4.1.6 FORMA DE PAGO.

La forma de pago para este sector es la siguiente:

De US 1 Hasta US 2.999 en efectivo o con cheque sin cruce o para cobrar por ventanilla.

De US 3.000 en adelante o su equivalente en otras monedas con cheque cruzado a nombre del Beneficiario de las divisas, con sello restrictivo, con cláusula que restrinja su libre negociabilidad y “para abono en cuenta”

Los topes de que trata el numeral 2º nunca se podrán levantar el sello restrictivo, por ser de origen legal es de obligatorio cumplimiento, y solo la ley lo puede modificar.

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4.2 CLIENTE DEL SEGMENTO INTERMEDIARIOS DEL MERCADO CAMBIARIO

4.2.1 CONCEPTO

Es cliente del segmento intermediarios del mercado cambiario cualquiera de las instituciones señaladas por el artículo 58 de la Resolución 8/2000 JDBR y se encuentra vigilada por la Superintendencia respectiva.

4.2.2 CUANDO CON EL SE PUEDE OPERAR

El simple hecho notorio de que se encuentra vigilada por la Superintendencia Bancaria o de Valores para ejercer las operaciones de cambio autorizados a los intermediarios cambiarios es suficiente para su vinculación, por lo cual se encuentran eximido del diligenciamiento e del formulario Vinculación Clientes y de la entrevista previa.

LUIS EDUARDO VIDES aplicando sus objetivos fundamentales, principales y específicos, presume que todos los Intermediarios Cambiarios que actúan en el mercado cambiario y a los que se refiere el Art. 58 de la Resolución 8/2000 JDBR, poseen sus manuales sobre lavado de activos y que las entidades de control y vigilancia competentes cumplen con sus funciones y ejercen efectivamente sobre ellas los controles respectivos

4.2.3 SERVICIOS QUE LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ LE OFRECE

Al cliente del segmento Intermediarios del Mercado Cambiario se le ofrecen servicios de compra y venta de divisas en efectivo y cheques viajero.

4.2.4 CUANTÍA

El único límite, en relación con la cuantía en las operaciones cambiarias en dólares, consiste en la capacidad económica que para una transacción posee la compañía.

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4.3 CLIENTE DEL SEGMENTO PROFESIONAL DEL CAMBIO10.

.4.3.1 CONCEPTO

Es Cliente de LUIS EDUARDO VIDES del Segmento Profesionales del Cambio las personas naturales o jurídicas autorizadas por la DIAN para efectuar operaciones de cambio con residentes en el país para la compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero:

4.3.2 CUANDO CON EL SE PUEDE OPERAR

El simple hecho notorio de que se encuentra autorizado y vigilado por la DIAN para ejercer las operaciones de cambio autorizados a los Profesionales de Cambio es suficiente para operar con ellos, por lo cual se encuentran eximido del diligenciamiento del Formulario de Identificación.

LUIS EDUARDO VIDES aplicando sus objetivos fundamentales, principales y específicos, presume que todos los Profesionales del Cambio que actúan en el mercado libre y a los que se refiere el Art. 75 de la Resolución 8/2000 JDBR, poseen sus manuales sobre lavado de activos y que las entidad de control y vigilancia competente cumple con sus funciones y ejercen efectivamente sobre ellas los controles respectivos

4.3.4 SERVICIOS QUE LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ LE OFRECE

Al cliente del segmento Profesionales del Cambio se le ofrecen servicios de:

Compra y venta de divisas en efectivo o y cheques de viajero que correspondan a operaciones cambiarias que no deban canalizase a través del mercado Cambiario

10 Art.75 Res.8/2000 JDBR.

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4.3.5 CUANTÍA

La cuantía a negociar para la compra es fijada por la Gerencia, soportada en el análisis y conclusiones del Empleado de Cumplimiento de conformidad con la capacidad económica que posea el Profesional del Cambio.

4.3.5 FORMA DE PAGO

Hasta US 2.999.oo en efectivo o con cheque cruzado o para cambio en el Banco por ventanilla.

De US 3.000 en adelante cheque girado a nombre del beneficiario de las divisas con cláusula que restrinja su libre negociabilidad y “para abono en cuenta”.

SIN EXCEPCION: EN EL CASO DE QUE TRATA EL NUMERAL SEGUNDO (2) POR SER ORDENADO POR LA LEY POR NINGÚN MOTIVO PODRÁ ORDENARSE EL LEVANTAMIENTO DEL SELLO RESTRICTIVO .

4.4 USUARIO DEL SEGMENTO PERSONAS RESIDENTES O NO EN COLOMBIA.

4.4.1 CONCEPTO

Son usuarios de este segmento las personas residentes, las no residentes en Colombia y los turistas.

4.4.2 DEFINICIÓN DE PERSONAS RESIDENTES..1111

a) Todas las personas naturales, nacionales o extranjeras, que habitan en el país.

b) Personas jurídicas domiciliadas en Colombia.

11 1735/93, Art. 2. A)1735/93, Art. 2. A)

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4.4.3 DEFINICIÓN PERSONAS NO RESIDENTES EN COLOMBIA.1212

a) Todas las Personas naturales, nacionales o extranjeras, que no habitan dentro del territorio nacional. Y

b) Personas jurídicas NO domiciliadas dentro del territorio nacional.

4.4.4 DEFINICIÓN PERSONAS NO RESIDENTES -TURISTAS.1313

Personas naturales, extranjeras, cuya permanencia en el territorio nacional no exceda de seis meses continuos o discontinuos en un período de 12 meses.

4.4.5 CUANDO CON EL SE PUEDE OPERAR

Este segmento requiere que diligencie el Formato de Identificación, es suficiente la exhibición de los documentos de identidad reconocidos por normas internas o internacionales, la huella dactilar y la manifestación escrita sobre la preexistencia u origen del dinero.

4.4.6 SERVICIOS QUE LUIS EDUARDO VIDES LE OFRECE.

a) Compra y venta de divisas en efectivo

b) Cheques de viajero

12 1735/93, Art. 2. A)1735/93, Art. 2. A)

13 D. 1735/93, Art.2. D. 1735/93, Art.2. B)B)

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4.4.7 CUANTÍA COMPRA DE DIVISAS.

a) LUIS EDUARDO VIDES. a los Residentes en el país les compra divisas en efectivo por Regla General hasta un máximo de US 4.000, a menos que el vendedor de las divisas esté en capacidad de demostrar que dichas divisas fueron adquiridas a otro residente en Colombia, o a un intermediario del mercado cambiario, o otra forma legitima de adquirir los fondos, en tal caso los soportes deben anexarse a la Declaración de Cambio.

b) LUIS EDUARDO VIDES, a las personas no residentes les comprará divisas en efectivo por hasta US 2.999.oo

c) Solo compra cheques de viajeros a turistas y colombianos Residentes en el Exterior

Si el cliente presenta el cheque viajero firmado en las dos (2) partes o con firmas diferentes o firma diferente a la primera firma, queda prohibido efectuar la compra. Este hecho debe ponerse en conocimiento del Empleado de Cumplimiento como operación inusual.

Aunque la persona haya efectuado en LUIS EDUARDO VIDES, otras operaciones cambiarias con anterioridad, el cajero cada vez que dicha persona efectúe una nueva transacción de divisas tiene que proceder a ingresar al sistema todos los datos, esto es para verificar la veracidad o actualizar direcciones, número de teléfono y última ocupación reportada.

4.4.7 FORMA DE PAGO.

De US $ 1 Hasta US 2.999 en efectivo o con cheque sin cruce o para cobrar por ventanilla.

De US 3.000 en adelante o su equivalente en otras monedas con cheque cruzado a nombre del Beneficiario de las divisas, con

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sello restrictivo, con cláusula que restrinja su libre negociabilidad y “para abono en cuenta”

El tope de que trata el numeral 2º nunca se podrá levantar el sello restrictivo, por que por ser de origen legal es de obligatorio cumplimiento, y solo la ley lo puede modificar.

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5 OTROS MECANISMOS DE CONTROL.

Para que los mecanismos adoptados por LUIS EDUARDO VIDES operen de manera efectiva, el Manual se soporta en instrumentos de prevención y control, tales como los que a continuación se señalan:

5.1. DETECCIÓN DE OPERACIONES INUSUALES.

5.5.1.1. CONCEPTO DE OPERACIÓN INUSUAL

Se considera una operación inusual aquella que rompe con los patrones que la entidad ha establecido de la actividad normal y cotidiana de sus clientes o usuarios, ya sea por que no corresponde con su actividad económica o por el monto de las operaciones cambiarias; esto teniendo en consideración el segmento del mercado a que corresponda, y las características de la operación.

5.1.1.1. CONDICIONES MÍNIMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA DETECCIÓN DE OPERACIONES INUSUALES

LUIS EDUARDO VIDES desarrolla a lo largo de esté MANUAL, mediante señales de alerta los parámetros y procedimientos que le permiten a todos y cada uno de sus funcionarios competentes con un cuidadoso estudio y análisis de las operaciones cambiarias realizadas por sus clientes /usuarios determinar si una operación es inusual.

Para determinar las operaciones cambiarias inusuales LUIS EDUARDO VIDES consolida dentro de cada mes calendario, todas las operaciones cambiarias de un mismo cliente y/o usuario.

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5.2 DETERMINACIÓN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS.

5.2.1 CONCEPTO

Se entiende por Operación Sospechosa aquella que por su número, cantidad, frecuencia o características pueda conducir razonablemente a concluir que se está ocultando , encubriendo, asegurando, custodiando, invirtiendo, adquiriendo, transformando o transportando cualquier tipo de bienes y servicios provenientes de actividades delictivas, o cuando se está dando apariencia de legalidad a las operaciones o fondos vinculados con las mismas. (Numeral 4.2. Circ 0170/2002).

Las operaciones sospechosas se identifican porque no guardan relación con el giro ordinario del negocio del cliente ; vale decir cuando por su número , cantidades transadas o características particulares , exceden los parámetros de normalidad establecidos para el segmento de mercado, o sobre las que existen serias dudas o indicios en cuanto a la naturaleza de las mercancías o su procedencia, igualmente por su origen , destino o que por su ubicación razonablemente conduzca a prever que pueden estar vinculados con actividades ilícitas.

De otra manera son operaciones cambiarias inusuales reiteradas o no, que no coinciden con las características básicas de las operaciones cambiarias que desarrolla comúnmente un cliente.

5.2.2. CONDICIONES MÍNIMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA DETERMINACIÓN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS

Este Manual le permite a LUIS EDUARDO VIDES mediante señales de alerta efectuar una evaluación y análisis eficaz de las operaciones cambiarias inusuales de sus clientes o usuarios de modo tal que puede establecer si la operación cambiaria es sospechosa y tomar las decisiones que de acuerdo con sus propias políticas son aplicables a fin de mantener controlado el lavado al que ha sido expuesta.

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El objetivo de este análisis es el de detectar en las operaciones cambiarias en primer lugar la determinación del rango que identifique una transacción como sospechosa. Es decir, en un periodo determinado (semana, mes o año) se observan aquellas transacciones que por su cuantía puedan calificarse como inusuales, para analizar si con el conocimiento que tenemos del cliente o usuario que la realizó, determinar que su actividad económica y sus recursos no justifican dicha operación y que ella es sospechosa porque puede estar ligada a alguna actividad delictiva y de esta manera poder tomar decisiones sobre la manera como se debe proceder en cada caso.

En segundo lugar, la cantidad de divisas que un mismo cliente acumule en sus operaciones cambiarias con la empresa, por periodos mensuales. Con base en este criterio se determina el comportamiento de los promedios mensuales en el período de un año por cada cliente, promedios que se compararan con los de aquellos clientes de similar condición.

Además, es importante que los Profesionales del Cambio cuenten con la herramienta del sistema de información que permita obtener las estadísticas de las operaciones realizadas tanto de compra como de venta, acumuladas por actividad económica y otros parámetros de los clientes, que le facilitan el estudio del comportamiento del mercado clasificado por variables de acuerdo con la necesidad del análisis.

Lo importante en todo caso es que la operación sospechosa sea oportuna e inmediatamente reportada a la U.I.A.F en el formato Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS).

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6. INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL

6.1 SEÑALES DE ALERTA

6.1.1 CONCEPTO

Se entiende por señales de alerta cualquier tipo de información, conducta o actividad que debe llamar la atención, pues puede ser un indicio que permite detectar la realización de una operación inusual o sospechosa de estar vinculadas a operaciones de lavado de activos. . (Numeral 4.2. Circ 0170/2002).

LUIS EDUARDO VIDES presta especial atención a todas las transacciones efectuadas o no, complejas, insólitas, significativas y a todas los patrones de transacciones no habituales y a las transacciones no significativas pero periódicas, que no tienen fundamento económico o legal evidente.

6.1.2 SEÑALES DE ALERTA PARA LA DETECCIÓN DE LAS OPERACIONES INUSUALES.

Para la detección de las operaciones cambiarias inusuales el siguiente es un listado de señales de alerta predefinido, el cual se inscribe dentro de los diversos segmentos del mercado y que corresponde a las características de las transacciones a través de LUIS EDUARDO VIDES .

1. El fraccionamiento de las operaciones de cambio por parte de un mismo cliente, para no superar el tope de Diez mil dólares (US10.000) establecido por la Circular DCIN 83 y la Resolución No. 3 de Junio de 2002 expedidas por el Banco de la República pretendiendo evitar que la transacción se reporte a la UIAF.

2. Las operaciones cambiarias realizadas por diferentes personas que respondan a los mismos apellidos, o que por los datos suministrados se

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pueda determinar un vínculo de consanguinidad o de afinidad, si se deduce que estas operaciones se efectúan en beneficio de una misma persona y su cuantía excede los rangos ya mencionados.

3. Las operaciones cambiarias de clientes frecuentes que se realicen por encima de los promedios mensuales que estos acostumbran. Tratándose de personas naturales, las operaciones que superen de manera significativa a las de los clasificados en los mismos rangos y que también sean clientes.

4. La detección de billetes falsos, en moneda nacional o en divisas a cualquier tipo de cliente.

5. La presentación en forma inusual o sospechosa de los fajos o billetes (divisas) que permitan suponer que han sido empacados y transportados de manera ilegal, bien sea por su presentación, olor, manchas, etc.

6. Los cambios sustanciales, repentinos e injustificados en aspectos tales como:

a. Datos suministrados por el cliente que son insuficientes, falsos, sospechosos o sustancialmente diferentes a los aportados en una operación anterior.

b. La actitud del cliente que se muestra renuente a seguir adelante con una transacción, una vez se le requiera la identificación y la presentación de la Declaración de Cambio o cuando se le informa que se presentará un reporte de operaciones en efectivo.

7. Transacciones numerosas, de manera que cada operación no es importante pero el total es significativo.

8. Clientes o usuarios que buscan cambiar grandes cantidades de billetes pequeños por billetes grandes o que frecuentemente cambian grandes

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cantidades de dinero en efectivo por divisas sin una aparente razón que lo justifique por el tipo y el volumen de negocio.

9. La información que facilita es falsa, inconsistente o sospechosa por su naturaleza.

10.Cliente que intenta una operación por una cantidad superior a sus aparentes medios, que no tiene un propósito obvio, o donde la fuente o naturaleza de los fondos que se van a solicitar es sospechosa.

11.Cliente que busca poder realizar una compra de divisas usando grandes cantidades de efectivo o con cheques que se cargan en una cuenta diferente de la de él.

12.Cuando existan indicios o certeza de que un cliente no actúa por cuenta propia intentando ocultar la identidad del cliente real.

13.Cuando un cliente pretende fraccionar, por motivos no claramente explícitos, una operación en varias.

14.Operaciones cambiarias en efectivo que resultan desproporcionadas respecto al supuesto comprador o vendedor y sus circunstancias personales y económicas no son conocidas.

15.Carecer de las solemnidades que ordena la ley para realizar sus actividades como comerciantes, establecimientos de comercio o empresas, que ordena la ley.

16.Personas, que carezcan de seriedad, honorabilidad y transparencia en el mercado, y que gocen de mal nombre, especialmente en operaciones cambiarias de comercio exterior.

17.Si un cliente sin razón que la justifique permanentemente cambia sus datos verbigracia dirección, teléfono, ocupación, etc.

18.Solicitar que se le exonere del diligenciamiento de los documentos que para la empresa es obligatorio diligenciar.

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19.Turistas que cambian más de por varias operaciones más de 10.000 dólares.

20.Oferta de venta por menores de edad.

21.Clientes o usuarios que se encuentren relacionados en la Lista OFAC o CLINTON.

Es decir que constituye señal de alerta todo aquello que se salga de los parámetros establecidos por LUIS EDUARDO VIDES, y/o cualquier otro elemento de juicio razonable que observe cualquier funcionario.

El personal que atiende directamente al público, es el primer contacto con los clientes ocasionales, por lo cual es muy importante la aplicación de los mecanismos y estrategias para detectar las operaciones inusuales, las sospechosas y todas aquellas señales de alerta contra el lavado de activos.

No todas las operaciones cambiarias que se asemejan a una señal de alerta son necesariamente inusuales o sospechosas, tal es el caso de aquellas operaciones cambiarias excepcionales en el giro de los negocios del cliente pero que tienen una explicación conocida por la entidad por ejemplo: Que el cliente obtuvo un seguro, se gano una lotería etc.

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7. DESARROLLO TECNOLÓGICO COMO INSTRUMENTO DE CONTROL DE LAS OPERACIONES

Como instrumento vital para el desarrollo de los mecanismos de prevención de lavado de activos LUIS EDUARDO VIDES cuenta con las herramientas tecnológicas adecuadas, para poder realizar todos los controles y procedimientos de verificación de operaciones cambiarias de clientes y usuarios, además de permitirle realizar segmentación de mercados y toda una serie de pruebas técnicas para verificar la operación.

LUIS EDUARDO VIDES en aras de protegerse adecuadamente para evitar ser utilizada como vehículo facilitador en procesos de Lavado de Activos, ha diseñado una plataforma tecnológica que le permite controlar las operaciones cambiarias inherentes a su objeto social.

7.1 INFRAESTRUCTURA TÉCNICA O NIVEL DE SISTEMATIZACIÓN.

La sociedad cuenta con los equipos, programas, servicios de sistematización e infraestructura de computación, informática y comunicaciones debidamente instalados y que garantizan la actualización tecnológica requerida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para la presentación y transmisión electrónica a esa Entidad de la información de las operaciones de compra y venta de divisas en efectivo o de cheques de viajero que celebra, tal y como lo ordena la Resolución 01283 de 18 Feb 2005, e igualmente le permite a la sociedad reportar y transmitir adecuada y oportunamente la información vía módem a la UIAF. (Art.2 Lit. j).

Igualmente las aplicaciones contables y de registros de ingresos y salidas de divisas de sociedad, están constituidas por programas o Bases de Datos de fácil consulta y manejo.

La información correspondiente a las transacciones u operaciones

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efectuadas por los clientes u y/o usuarios, se registran con sus nombres y apellidos, número de identificación (cédula de ciudadanía, de extranjería o Nit), nacionalidad, cuantía y valor acumulado, entre otros datos, para permitir en un momento determinado los análisis histórico, estadístico y económico de las transacciones.

Esta información se convierte automáticamente, sin manipulación de los datos en un archivo de las características determinadas por la UIAF para efecto del reporte vía Módem, Internet o disquete a las autoridades respectivas.

LUIS EDUARDO VIDES con los eficientes equipos de sistemas de información y de comunicaciones que cuenta, hace posible llevar un estricto control de todas las operaciones cambiarias efectuadas por la empresa y que le facilita la detección de presuntas operaciones cambiarias inusuales

LUIS EDUARDO VIDES lleva un archivo histórico sistematizado de clientes o usuarios, que le permitirá el cubrimiento de las operaciones cambiarias realizadas en sus oficinas y consolidar la información relacionada con operaciones cambiarias efectuadas por un mismo cliente.

Es así como una vez realizado el procesamiento electrónico de datos en forma periódica, el sistema posee programas para informes electrónicos a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) y está facultado para generar diferentes informes ya sea en pantalla o en impresión y es así como consolida todas las operaciones cambiarias de un mismo cliente o usuario en cualquier momento de la operación.

7.1.2 CONSOLIDACION DE OPERACIONES POR CLIENTE

Para efectos del control de las operaciones y de la segmentación referida, la empresa consolida la información de las operaciones de cada cliente y/o usuario teniendo en cuenta:

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a. Que la cantidad de divisas transadas es la sumatoria, por separado de las compras y de las ventas de todas las operaciones de un mismo cliente y/o usuario en un mismo periodo (mensual o anual).

b. Que los informes pueden cubrir periodos mensuales, bimensuales, trimestrales, semestrales y/o anuales y estos son calendarios.

c. Que las operaciones Débito y Crédito no deben sumarse entre sí.

d. Que las transacciones hechas por terceros en favor de un cliente deben sumarse a este último y no al tercero.

7.1.3 LISTADOS DE RESTRICCIONES:

LUIS EDUARDO VIDES en su gestión por garantizar a los clientes y/o usuarios, a las autoridades del Estado y a la administración misma de la empresa un alto grado de seguridad acerca de la procedencia y destino de las divisas que negocia, invirtió en la adquisición de un software que le permita identificar, a través de la captura del número de identificación y/o del nombre del beneficiario de la operación o del cliente declarante, si quien pretende hacer transacciones se encuentra reportado por la conocida “lista Clinton” o “listado O.F.A.C.” que hace referencia a aquellas personas naturales y/o jurídicas que tienen requerimientos de las autoridades de los Estados Unidos de América, con lo cual se advierte en el momento de la operación este hecho, quedando totalmente prohibido a todos los empleados y directivos de la empresa, llegar a hacer algún tipo de transacción con quien figure en dicha lista.

7.2 BLINDAJES

La compañía cuenta con esclusas y vidrios blindados, lo cual no permite que ningún funcionario tenga contacto físico o muy amigable con ningún los usuarios los cuales no les esta permitido el ingreso a las áreas interiores de la

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empresa. Únicamente tratan telefónicamente con los clientes o usuarios el personal autorizado.

7.3 CANALES DE COMUNICACIÓN

Dentro de las herramientas de tecnología con las que LUIS EDUARDO VIDES cuenta, sobresalen una serie de consultas que se pueden visualizar a través de sus terminales de computador lo cual facilita el seguimiento en tiempo real de las operaciones cambiarias de sus clientes o usuarios, en cualquier momento de la operación cambiaria.

Se pueden realizar consultas por computador de las listas especiales, en las que se encuentran las personas bloqueadas para realizar negocios con LUIS EDUARDO VIDES donde también aparece la denominada Lista CLINTON y OFAC, como herramienta para detectar quienes no deben mantener relación con LUIS EDUARDO VIDES A estas terminales tienen acceso el Gerente Principal, Empleado de Cumplimiento, auditores, y cajeros.

Es importante resaltar que cada vez que se ejecuta una operación, la base de datos chequea el nombre del usuario contra las mencionadas listas, de encontrarse el nombre de la persona en la lista.

Listado de Control de Operaciones Múltiples en efectivo, permite establecer las transacciones en efectivo, que se realizan con un determinado cliente.

Listado de operaciones cambiarias acumuladas a determinada fecha: permite obtener la información acerca del movimiento de las operaciones cambiarias efectuadas por un cliente, con el fin de verificar si las operaciones cambiarias que los clientes o usuarios efectúan, guardan proporción con la actividad económica que desarrollan, etc.

En tales circunstancias, la labor de control ejecutada por todas las áreas, y las de seguimiento, análisis y evaluación que realizan las áreas de control, permiten detectar oportunamente el incumplimiento y las desviaciones con

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respecto a lo esperado, lográndose, mediante su importante intervención, prevenir y hacer correctivos, para prevenir y evitar el lavado de activos.

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8. DOCUMENTOS DE CONTROL DE OPERACIONES QUE DEBEN DILIGENCIARSE EN LAS DIVERSAS

OPERACIONES CAMBIARIAS Y QUE SIRVEN COMO MECANISMOS DE CONTROL:

8.1 REGISTRO INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO.

8.1.1 TRANSACCIÓN INDIVIDUAL:

Es aquella realizada por un cliente o usuario en nombre propio o en beneficio de una tercera persona natural o jurídica (residente/ o no residente).

8.1.2 .FORMULARIO DE REGISTRO INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO.

Como instrumento adicional LUIS EDUARDO VIDES deja constancia, en formularios especialmente diseñados para el efecto, de la información relativa a transacciones en efectivo por valor superior a 2.000 US o su equivalente en otras monedas, de acuerdo con la tasa de cambio vigente en el momento en que se realice la transacción.

Este documento que obligatoriamente tiene que exigir que diligencie y firme el cliente y/o usuario en original y copia es procesado por el sistema informático de la empresa.

Dicho formulario debe diligenciarse en forma precisa y completa en el día que se realiza la operación y se conserva durante el término de 5 años a partir de la fecha de la misma, en vista que es un medio de prueba.

Este documento como mínimo información contiene el nombre completo y documento de identidad de quien efectúa el pago, en adición si es persona jurídica, razón social y NIT, cuantía y moneda en la que efectúa el pago, si es en efectivo o título valor. En este último caso, se anotará en observaciones el

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número del cheque, número de cuenta y entidad financiera contra la cual se gira. Este documento no exime del cumplimiento de las normas fiscales en lo relativo a la Factura de Venta y demás exigencias tributar

8.1.2.1 CLIENTES EXENTOS DE REGISTRO INDIVIDUAL POR OPERACIONES CAMBIARIAS EN EFECTIVO.

Por política de LUIS EDUARDO VIDES , no ha tenido ni tiene ni tendrá personas, clientes o usuarios, exonerados o excluidas del diligenciamiento del formulario individual .

Se tendrá como sospechosa y así debe ser reportada a la UIAF cualquier solicitud hecha por cliente/ usuario de que se le beneficie con esta exención.

8.1.2.2 PROPÓSITOS DE ESTE CONTROL

Los anteriores controles relativos a las transacciones en efectivo le permite a LUIS EDUARDO VIDES a detectar operaciones cambiarias inusuales.

8.2 DECLARACIÓN DE CAMBIO:14

La declaración de cambio es un documento que obligatoriamente para todas las operaciones de cambio que celebre LUIS EDUARDO VIDES. Se tiene que exigir su diligenciamiento por parte del cliente y/o usuario.

8.2.1 DEFINICIÓN

Declaración de cambio es el formulario en donde consta la información sobre el monto recibido o pagado, la fecha, el valor, identidad del declarante, y, el concepto, características y demás condiciones de una operación cambiaria.

14 ”Res.8/2000.art. 1, JDBR.

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8.2.2 QUIENES Y EN QUE MOMENTO ESTÁN OBLIGADOS A DILIGENCIAR EL FORMULARIO DE DECLARACIÓN DE CAMBIO.

Los residentes en el país y los residentes en el exterior que efectúen en Colombia una operación de cambio, a través de los intermediarios cambiarios como lo es LUIS EDUARDO VIDES.- deberán presentar y suscribir personalmente, o por medio de su representante, apoderado general o mandatario especial, en original y copia, debidamente numerada en forma consecutiva, sin tachaduras y/o enmiendas, sin datos falsos, equivocados, incompletos o desfigurados, una DECLARACIÓN DE CAMBIO.

El diligenciamiento de la Declaración de Cambio debe hacerse, en el mismo momento en que se la operación cambiaria, Este documento en original y copia es procesado por el sistema informático de LUIS EDUARDO VIDES.

8.2.3 MANDATO A LUIS EDUARDO VIDES GOMEZ

Los residentes podrán otorgar mandato a LUIS EDUARDO VIDES para la presentación de las declaraciones de cambio respectivas.

8.2.4 PRESUNCIÓN DE REPRESENTANTE, O APODERADO.

El que la suscribe se presume que es el titular de la operación.

8.2.6 REQUISITOS DE LA DECLARACIÓN DE CAMBIO

Requisitos se encuentran en los formularios para las diferentes operaciones cambiarias, con su número de identificación, en original y copia debidamente numerada, con copia para el declarante con constancia de recibo, sin tachaduras y/o enmiendas, en donde consta la información sobre el monto, características y demás condiciones de la operación.

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8.2.7 CUANDO SE ENTIENDE DEFINITIVA.

La declaración de cambio se entiende definitiva si transcurrido quince días hábiles siguientes a la fecha de su presentación no se corrigió.

8.2 .8 CORRECCIÓN DE LA DECLARACIÓN DE CAMBIO.

Dentro de los quince días hábiles siguientes a la fecha de su presentación ante la misma entidad en la cual se presentó la declaración de cambio inicial, la declaración de cambio puede ser objeto de corrección o de la inclusión de datos adicionales.

8.2.9 ACLARACIÓN DE LA DECLARACIÓN DE CAMBIO.

Solo para fines estadísticos en cualquier tiempo ante el mismo intermediario con el cual se realizó la transacción el Banco de la República puede autorizar aclaraciones en la declaración de cambio, incluido el cambio de formulario.

8.2.10 DATOS QUE NO PUEDEN SER OBJETO DE ACLARACIÓN:

La fecha, el valor, identidad del declarante, y, el concepto, o sea cambio de formulario.

8.2.11 QUE SE ENTIENDE POR CONCEPTO.

Entiéndase por "concepto" cada una de las operaciones cambiarias para las cuales existen formularios de declaración de cambio.

8.2.12 RESPONSABILIDAD DE LOS DECLARANTES

La veracidad de la información consignada en las declaraciones de cambio es responsabilidad de las personas que la presenta.

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LUIS EDUARDO VIDES verifica la identidad de la persona y que la cantidad de las divisas que se declaran corresponden a las que se adquieren o venden o entregan por su conducto. Igualmente, vela por que las declaraciones de cambio han sido diligenciadas sin enmendaduras y que contiene la información exigida por las autoridades. Cuando haya lugar a ello, deberán exigir los documentos que señala el régimen cambiario.

8.3 LA FACTURA DE VENTA

LUIS EDUARDO VIDES para todas las operaciones cambiarias de venta de divisas tiene que expedir y entregar el original de la Factura de Venta, la cual debe contener todos los requisitos exigidos por el Estatuto Tributario.

Y para la compra de divisas a los Profesionales del Cambio y demás intermediarios cambiarios exigirá la respectiva factura de venta.

Finalmente, por disposición del numeral 1.3 de la circular externa DCIN 83 del Banco de la República, deberán rechazarse todas las declaraciones de cambio que presenten tachones y enmendaduras. Igualmente, las facturas de venta, los recibos de compra y demás documentos que sirven de soporte para la contabilidad deben producirse de manera tal que no conlleven a equívocos o interpretaciones erróneas.

Tanto los directivos como los empleados deben tener conciencia de que los documentos son la historia y la imagen de la empresa. Nadie trabaja para sí. Todo documento es la evidencia de una transacción, una gestión e incluso una decisión. Por esto, quien lo produce debe dejar el reflejo de su labor para que otras personas, instancias o entidades los conozcan, los valoren y tengan en los documentos la huella de las labores desarrolladas.

Los documentos deben tener como principales características: Claridad, Veracidad, Oportunidad y Conservación

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Los anteriores documentos sirven para seguir el rastro a todas las transacciones, por ello como rastros documentales, por ninguna razón se pueden omitir.

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9. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL.

9.1 DE LA OBLIGACIÓN DEL EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO DE COORDINAR LA CAPACITACIÓN TENDIENTE A LA PREVENCIÓN CONTRA EL LAVADO DE ACTIVOS.

Otro instrumento esencial para el adecuado funcionamiento del MANUAL es la implantación y permanente ejecución de programas de capacitación y entrenamiento del personal de la entidad acerca del marco regulatorio vigente y de los mecanismos de control y prevención del lavado adoptados.

LUIS EDUARDO VIDES capacita y entrena a sus empleados en los procesos de inducción y anualmente en programas de actualización a través de programas orientados a la prevención y control del lavado respecto de las operaciones cambiarias específicas de cada área.

La capacitación se efectúa sobre todos los aspectos que puedan propiciar operaciones cambiarias ilícitas y sobre los procedimientos que se deben adoptar cuando se estime que una transacción es inusual o sospechosa.

La instrucción consiste principalmente en conferencias del Empleado de Cumplimiento, los directivos, y asesores de la compañía, sondeos al azar, exámenes y mediante la consulta del Manual su consulta.

La capacitación se efectúa sobre todos los aspectos que puedan evitar operaciones cambiarias ilícitas y sobre los procedimientos que se deben adoptar cuando se estime que una transacción es inusual o sospechosa.

También se podrá optar por enviar a los funcionarios o empleados a seminarios de actualización, cursos, conferencias o charlas que en materia de lavado de activos o de los temas propios de los cargos de cada uno dicten

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empresas reconocidas, funcionarios de las entidades que ejercen inspección, vigilancia y control o que por ser de interés así lo considere la administración.

La asistencia a los programas de capacitación es de carácter obligatorio y constituye falta disciplinaria el no asistir o no lograr aprobar las evaluaciones de los mismos.

Como cada funcionario recibe entre sus implementos de trabajo el presente Manual y se compromete a consultarlo permanente y a mantenerlo en buen estado.

 

10.REGLAS SOBRE LOS REPORTES DERIVADOS DE LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS

LOS REPORTES O RASTROS DOCUMENTALES, son instrumentos decisivos para la vigilancia, control e investigación de un presunto Lavado de Activos.

Este Manual de LUIS EDUARDO VIDES prevé un sistema adecuado de reportes tanto internos como externos, que garantizan el funcionamiento de sus propios procedimientos internos de control de riesgos, así como el cumplimiento de los deberes legales que tiene la sociedad de colaborar con las autoridades a cargo de la lucha contra el delito de lavado de activos.

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Para seguir los rastros a posibles operaciones cambiarias ilícitas LUIS EDUARDO VIDES. A través de del Empleado de cumplimiento esta obligada a elaborar los siguientes tipos de informes o reportes:

10.1 REPORTES INTERNOS

10.1.2 REPORTE INTERNO SOBRE TRANSACCIONES INUSUALES.

El funcionario de LUIS EDUARDO VIDES que participe en el proceso de operaciones cambiarias con clientes y usuarios y responsable del análisis de operaciones inusuales, esta en la obligación de reportar por escrito al Empleado de Cumplimiento, en el mismo día que se efectuó la operación, la relación de aquellas operaciones cambiarias que se detecten como inusuales, a fin de que el Empleado de Cumplimiento pueda evaluar el adecuado funcionamiento del Manual y determinar si la operación es sospechosa. Un buen reporte debe indicar las razones que determinan la operación como inusual.

10.1.3 REPORTE INTERNO SOBRE OPERACIONES SOSPECHOSAS

El funcionario de LUIS EDUARDO VIDES, que participe en el proceso de operaciones cambiarias con clientes y usuarios y responsable del análisis de operaciones inusuales dentro de los parámetros señalados en este Manual califica una operación de sospechosa esta en la obligación de reportarla al Empleado de Cumplimiento inmediatamente, telefónicamente y posteriormente por escrito, a fin de que el Empleado de Cumplimiento pueda evaluar el adecuado funcionamiento del MANUAL y determinar si la operación es sospechosa y por ende ser reportada a la U.I.A.F. Un buen reporte debe indicar las razones que determinan la operación como sospechosa.

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10.2 REPORTES EXTERNOS – UIAF-.

10.2.1 REPORTE EXTERNO DE OPERACIONES SOSPECHOSAS- ROS

Una vez que el Empleado de Cumplimiento y su equipo de apoyo, previo Análisis de la Razón habilidad, y calificada su importancia y urgencia, explicando la metodología empleada para su detección e ilustrándolo con los soportes con los que cuenta LUIS EDUARDO VIDES y sometido al Gerente determinan que una operación es sospechosa, el Empleado de Cumplimiento debe proceder a REPORTAR inmediatamente a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF), en los términos que ella disponga, cualquier operación en efectivo, en pesos o divisas, superior a diez mil dólares de los Estados Unidos de América. (US$ 10.000). Como lo ordenan Resolución 008 de 2000 la Circular DCIN 83 de 2003, la resolución 003 de 2002, todas normas del Banco de la República, la Circular Externa DIAN No. 0130 de 6 de agosto de 2002, utilizando el anexo ordenado por el Numeral 10,2, de la Cir. Ext. Nro.170/2002.

La Unidad de Información y Análisis Financiero del Ministerio de Hacienda (UIAF) determinó que este reporte, en medio magnético se haga mediante un archivo plano cuyo formato se encuentra descrito en un manual que ellos facilitan. No deben anexarse al reporte escritos o documentos.

Igualmente, por mandato de la norma, se prohíbe expresamente a todos los empleados y directivos de la empresa, que se informe sobre las alertas u operaciones sospechosas a los clientes que han sido reportados a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

10.2.2 DESCRIPCIÓN EN EL REPORTE DE LA OPERACIÓN SOSPECHOSA.

La descripción de la operación sospechosa constituye un aspecto de vital importancia en el diligenciamiento del reporte, ya que incide directamente en la forma como se entiendan los hechos asociados a dicha operación. Por esta razón, se recomienda que cualquier funcionario de LUIS EDUARDO VIDES, que

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diligencie un formato de operación sospechosa siga los siguientes lineamientos que le permitirán a LUIS EDUARDO VIDES, realizar una adecuada descripción de los hechos, para así contribuir al buen desarrollo de análisis posteriores de la operación sospechosa.

1. Realizar una descripción de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando (donde aplique) la forma en que se relacionan personas, transacciones y demás agentes de la operación sospechosa.

2. Tener en cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronológico de los eventos, si esto ayuda al entendimiento de los mismos.

3. Mencionar las características de la operación por las cuales se considera como sospechosa.

4. Mencionar cualquier irregularidad que se haya detectado con las personas o transacciones implicadas en la operación sospechosa.

5. Si la persona que ejecuta la operación o que participa en alguna de sus etapas, recibió alguna declaración, explicación, justificación u otro, que los implicados hayan dado y que se relacionen con la operación sospechosa, mencionarla e indicar la forma en que se hizo (escrita o verbalmente)

6. Mencionar si la operación sospechosa se relaciona con algún reporte realizado anteriormente o con otras operaciones cambiarias.

7. No omitir ningún dato conocido de la operación y mencione cualquier hecho adicional que pueda contribuir al análisis de la misma.

Para efectos del ROS, no se requiere que LUIS EDUARDO VIDES tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, así como tampoco debe

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identificar el tipo penal o que los recursos que maneja provienen de esas actividades. Sólo se requiere que la entidad considere que la operación es sospechosa.

Bajo el entendido de que el ROS no constituye denuncia penal, el mismo no debe ser firmado por funcionario alguno de la entidad Y NO GENERA RESPONSABILIDAD para LUIS EDUARDO VIDES ni para sus directivos y empleados.

Es importante resaltar la confidencialidad del reporte de las operaciones sospechosas ( ROS). La U.I.A.F, al momento de entregar los resultados de las investigaciones realizadas con base en los reportes remitidos por las entidades obligas a reportar, a la justicia, nunca entrega el ROS a ésta. Es decir que el reporte no hace parte del expediente judicial y mucho menos de la investigación. Lo anterior por razones de seguridad para la entidad y las personas reportantes.

Con la presentación de estos reportes LUIS EDUARDO VIDES ayuda y facilita a las autoridades en la ejecución de la ley en su lucha contra el lavado de activos.

10.2.3 A LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN

El Reporte de Operación Sospechosa no exime del deber de denunciar, si a ello hubiere lugar, consagrado en el artículo 67 del Código de Procedimiento Penal, el cual establece que "Toda persona debe denunciar a la autoridad las conductas punibles de cuya comisión tenga conocimiento y que deban investigarse de oficio."

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11. LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO (UIAF).

La Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).Es una Unidad Administrativa Especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, creada por la LEY 526 DE 1999, que tiene como finalidad DETECTAR PRÁCTICAS ASOCIADAS CON EL LAVADO DE ACTIVOS.

11.1 OBJETIVOS DE LA UIAF.

Entre sus objetivos se encuentran:

(a) La Detección

(b) La Prevención

(c) En general la lucha contra el lavado de activos en todas las actividades económicas.

11.2 MEDIOS QUE UTILIZA LA UIAF PARA OBTENER SUS OBJETIVOS

Los medios que utiliza la UIAF para alcanzar sus objetivos son los de:

(a) Centralizar

(b) Sistematizar y

(c) Analizar

Toda la información que conoce, porque están obligadas a suministrarla, de las entidades públicas o privadas y personas naturales en lo Financiero, Tributarias, Aduanero y demás información que pueda resultar vinculada con operaciones cambiarias de lavado de activos.

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Para ello hace el seguimiento de capitales en el extranjero en coordinación con las entidades de similar naturaleza en otros Estados.

Cuando la información resulta vinculada con operaciones cambiarias de lavado de activos se encuentra obligada a comunicarla a la Fiscalía General de la Nación.

.La UIAF para el efecto celebra convenios de cooperación con Entidades de similar naturaleza de otros Estados, y con instituciones nacionales públicas o privadas.

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12. REGLAS SOBRE la CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.

LUIS EDUARDO VIDES, con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, conserva, mantiene y actualiza durante la vigencia de las relaciones comerciales y por lo cinco (5) años, a partir de la finalización de las operaciones cambiarias, los registros de la información y documentación en archivos de fácil acceso y disponibilidad los cuales permiten la reconstrucción de las operaciones cambiarias.

12. 1 CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES A UNA OPERACIÓN SOSPECHOSA.

Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, LUIS EDUARDO VIDES los conserva y debe disponer la conservación centralizada, secuencial y cronológica de tales documentos con las debidas seguridades, junto con el respectivo reporte a la UIAF, con el propósito de hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las autoridades cuando estas los soliciten.

Todos los documentos soportes de las operaciones cambiarias estarán siempre a disposición de la las autoridades competentes como son: La UIAF, la DIAN y la Fiscalía General de la Nación.

Todos los documentos soportes relacionados con los reportes de operaciones cambiarias sospechosas, serán de archivo especial a cargo del Empleado de cumplimiento o en quién este delegue.

Con respecto a la conservación de los documentos, la circular externa DCIN 83 dispone que se deban conservar las declaraciones de cambio por el término estipulado en el artículo 3 de la Resolución 008 de 2000 del Banco de la República. Esta a su vez contempla que dicho término es el mismo de la

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prescripción sancionatoria que es de cinco (5) años. Estas deben estar siempre a disposición de las autoridades competentes y se conservarán de acuerdo con las normas que rigen la guarda y conservación de documentos.

El Estatuto Tributario en su artículo 632 dispone que la conservación de los documentos, para efectos impositivos deben conservarse por cinco (5) años contados a partir del 1 de enero del año siguiente a su expedición, informes y pruebas que deberán ponerse a disposición de la DIAN cuando esta así lo requiera.

La empresa atenderá con la rapidez que las circunstancias aconsejen o que las autoridades le ordenen, la información que estas requieran y pondrán a su disposición tanto los archivos de documentos como los magnéticos para coadyuvar a las investigaciones propias o de terceros.

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12. COLABORACIÓN CON LAS AUTORIDADES Y DE MANEJO ACCESO Y CONSULTA A LA INFORMACIÓN

PRODUCIDA –

Toda la información recibida y enviada por LUIS EDUARDO VIDES a las autoridades competentes es absolutamente confidencial y reservada, con excepción de la que entrega en cumplimento del deber de información y colaboración con las autoridades competentes.

Esta información por la protección del principio “Puerto Seguro” que consagra que las instituciones y sus empleados cuando informan, comunican o reportan a las autoridades competentes son inmunes de cualquier responsabilidad civil o penal por revelar cualquier posible violación de la ley sobre lavado de activos.

LUIS EDUARDO VIDES, consciente de su papel preponderante en la lucha contra el lavado de activos, y teniendo en cuenta el principio “Puerto Seguro” ha declarado su apoyo y su colaboración incondicional a las autoridades, con el fin de contribuir al buen funcionamiento de la administración de justicia.

Esta colaboración se traduce en la ejecución de las siguientes conductas:

a) ATENDIENDO A LOS REQUERIMIENTOS. Los empleados deben prestar su eficaz colaboración suministrando la información que sea requerida por la autoridad competente, dentro de las formalidades exigidas por la ley.

b) NO OPONIENDO RESERVA ALGUNA . LUIS EDUARDO VIDES no puede oponer reserva alguna a los requerimientos de información debidamente formulados (por escrito para fines probatorios dentro de un proceso en concreto) por la autoridad competente.

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c) Son competentes para requerir información: la UIAF, las autoridades judiciales (jueces, fiscales), la DIAN, sólo con fines probatorios dentro de procesos adelantados ante sus despachos en lo que corresponde a sus funciones.

d) REPORTANDO. Un funcionario que tenga conocimiento de hechos que permitan sospechar que el dinero depositado deriva de actividades ilícitas o que las operaciones cambiarias efectuadas tiene la misma finalidad criminal, deberá informarlos dentro de los canales institucionales.

e) CONSERVANDO LOS DOCUMENTOS POR EL TÉRMINO LEGAL. Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración las autoridades, las entidades deben conservar los documentos relativos a la prevención de lavado de activos por un período no menor de diez (10) años.

f) RESERVA SOBRE LOS CLIENTES O USUARIOS REPORTADOS. No se puede comunicar a los clientes o usuarios afectados o a terceros que se ha trasmitido información a las autoridades como responsables de la realización de operaciones cambiarias sospechosas o que están realizándose investigaciones sobre el lavado de activos.

Nuestro propósito debe ser siempre impedir que LUIS EDUARDO VIDES sea utilizado para ocultar y manejar dineros provenientes de actividades ilícitas.

La información obtenida en desarrollo de los mecanismos de control establecidos sobre los clientes o usuarios, los accionistas, los empleados, y los proyectos de servicios y la información interna es un activo invaluable.

La protección de estas informaciones es una de las más importantes obligaciones, siendo ella confidencial y reservada, con excepción a la información solicitada por los organismos competentes del Estado

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1.2.1 MANEJO ACCESO Y CONSULTA A LA INFORMACIÓN PRODUCIDA

12.2 LUIS EDUARDO VIDES Y EL PRINCIPIO DE “PUERTO SEGURO” CON SU CLIENTE Y TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN PERSONAL A OTROS INTERMEDIARIOS CAMBIARIOS Y A TERCEROS

Por no existir “Puerto Seguro “ ya que no existe en Colombia la libre circulación de datos, el cliente o usuario tiene derechos en relación con el procesamiento de sus datos privados y personales a la privacidad y a la “Protección de los Datos”, los cuales solo podrán transferirse con su consentimiento escrito.

LUIS EDUARDO VIDES, dentro de la “Esfera de Seguridad” en la Información a ella aportada” dando cumplimiento a una estricta normas constitucionales y legales15 y a un sistema de “autorregulación”, la empresa no revela ni entrega ninguna información de un cliente o usuario a los demás, intermediarios cambiarios, Profesionales del Cambio y a terceros.

15 Art.15 CP

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13. MARCO NORMATIVO.

13.1 REGIMEN COLOMBIANO

1. Ley 526 de 1999 mediante la cual se crea la Unidad de Información y Análisis Financiero.

2. Ley 599 de 2000, mediante la cual se adopta el Código Penal

3. Ley 190 de 1995, mediante la cual adopta el Estatuto Anticorrupción; y Decreto 1497 de 2002 mediante la cual se reglamenta la Ley 526 de 1999

4. Resolución 008 de 2000 la Junta Directiva del Banco de la República.Resolución Externa 8/2000 ,Art.75 Y 76 JDBR, modificado por el numeral 2 artículo 1° de la Resolución Externa número 6 de 2004 JDBR,

5. Decreto 65 de 2005 DIAN

6. Resolución 00396 de 2005 DIAN”.

7. Resolución 01283 de 18 Feb 2005

8. Resolución 5610 de julio de 2005.

13.2 CONVENIOS INTERNACIONALES SOBRE LAVADO DE ACTIVOS

13.2.1 ANTECEDENTES

Frente a los estragos sociales, éticos y económicos que produce el lavado de dinero sobre la humanidad, en especial por el auge de la inmoralidad, la corrupción y el cambio de los principios y valores en las nuevas generaciones,

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los gobiernos y otras organizaciones han asumido una lucha frontal no sólo contra ese delito sino contra aquellos que generan ingresos a los delincuentes.

Se afirma que en Colombia, tal vez la primer norma sobre este tema la constituye la ley del sector Bancario de 1970, a partir de la cual se empezó a exigir que se informara sobre transacciones en efectivo que sobrepasan los 10.000 dólares, y las que cruzaran las fronteras con más de 5.000 dólares. Resulta conveniente mencionar que las primeras leyes en torno al lavado de activos fueron concebidas en los Estados Unidos de Norteamérica. El Presidente Ronald Reagan en el otoño de 1986 firmó la conocida “ley para el control de Lavado de dinero (MCLA)”, con la que se intensifica la persecución a este tipo de delincuencia. Según un concepto de esta disposición, puede deducirse que el dinero sucio nunca pierde su mancha, nunca queda limpio.

13.2.2 CONVENIOS INTERNACIONALES MÁS IMPORTANTES SOBRE EL LAVADO DE ACTIVOS.

13.2.3 CONVENCIÓN DE VIENA O CONVENIO DE LAS NACIONES UNIDAS CONTRA EL TRÁFICO ILÍCITO DE ESTUPEFACIENTES Y SUSTANCIAS SICOTRÓPICAS

Suscrita el 20 de diciembre de 1988, la cual reconoce que los vínculos existentes entre el tráfico ilícito y otras actividades delictivas organizadas y relacionadas con él, socavan las economías lícitas amenazando la estabilidad, la seguridad y la soberanía de los estados.

Destaca la importancia de robustecer e intensificar medios jurídicos eficaces de cooperación internacional en asuntos penales para suprimir las actividades delictivas de tráfico ilícito.

La Convención entró en vigencia en Colombia a partir de la expedición de la Ley 67 del 23 de agosto de 1993. Y concretó su compromiso de tipificarlo

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en su normatividad interna con la expedición del Estatuto Anticorrupción (Ley 190 de 1995), y el actual Código Penal.

13.2.4 DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS DE BASILEA DE 1988

El 12 de diciembre de 1988 el "Comité para la Reglamentación Bancaria y las Prácticas de Vigilancia de Basilea", emitió una declaración de principios cuyo fin es impedir que los bancos y otras instituciones, sean utilizados para transferir o depositar fondos de procedencia ilícita. La determinación de una intervención a nivel internacional nace en la creciente dimensión asumida por el fenómeno del crimen organizado, en particular al tráfico de estupefacientes.

Las recomendaciones contenidas en dicha declaración han sido adoptadas por instituciones financieras de todo el mundo.

La Comisión encontró que la confianza pública en las instituciones financieras se puede socavar mediante la asociación de éstas con elementos criminales.

Las Entidades del sector, no deben permanecer indiferentes respecto al uso de sus servicios por los delincuentes. Dado lo anterior, debe:

Adelantar esfuerzos para establecer la verdadera identidad de los clientes.

Cooperar plenamente con las Autoridades hasta donde les sea permitido, sin violar la confidencialidad del cliente.

Establecer medios eficaces para comprobar el cumplimiento general de los principios declarados.

Capacitar su personal con regularidad respecto a los procedimientos institucionales para facilitar el reconocimiento y denuncia del Lavado de Dinero.

Rechazar transacciones que se puedan considerar sospechosas.

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13.2.5 COMISIÓN DE LA COMUNIDAD EUROPEA

Con base en los Principios de la Comisión de Basilea, la Comunidad Europea emitió un documento reafirmando la lucha contra el Lavado de Dinero, por cuanto se considera que tal actitud coloca en peligro la firmeza y la estabilidad del Sistema Financiero, razón por la cual los países miembros de la Comunidad no pueden ser independientes a dicha práctica ilícita.

Por tal motivo retomaron los principados postulados de la Comisión de Basilea, insistiendo en la necesidad de adoptar las medidas indispensables para identificar a la clientela, el rechazo de operaciones que se consideren sospechosas, la denuncia a las Autoridades competentes y la implementación de controles internos junto con la capacitación del personal, a fin de prevenir el Lavado de capitales ilícitos.

13.2.6 GRUPO DE TRABAJO DE ACCIÓN FINANCIERA – G 7

Los siete países más industrializados (USA, Japón, Alemania, Canadá, Francia, Reino Unido e Italia), efectuaron en julio de 1989 una reunión tendiente a unificar criterios en torno al problema del Lavado de Dinero provenientes del narcotráfico, llegando a las siguientes conclusiones, las cuales se identifican con los postulados de la Comisión de Basilea:

Incentivar a las Instituciones Financieras para que identifiquen a la clientela adecuadamente.

Recomendar que las jurisdicciones penalicen el Lavado.

Sugerir que incorporen la pena de confiscación de bienes.

Orientar para que adopten procedimientos para el reporte de actividades sospechosas.

Implementar dentro de sus procesos preventivos contra el Lavado, controles internos adecuados, capacitación y auditorias independientes.

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Adelantar las gestiones pertinentes para el intercambio de información a nivel internacional.

Mantener documentación soporte de las transacciones.

13.2.7 OEA / CICAD

La Comisión Interamericana contra el abuso de drogas ( CICAD), elaboró una serie de recomendaciones (40) encaminadas a desarrollar una ley modelo que combata el Lavado de Dinero proveniente del narcotráfico, adoptadas por la Organización de los Estados Americanos, lo cual denota la incorporación de América Latina en la lucha contra dicho flagelo, no sólo en relación con los productores y traficantes , sino con las personas que se prestan para legalizar los dineros provenientes de la mencionada práctica.

Las recomendaciones formuladas por la CICAD en 1992, se sintetizan así:

Penalización del Lavado de Dinero.

Confiscación de los bienes provenientes del tráfico de narcóticos y delitos conexos.

Moralización de las instituciones financieras

Identificación plena de los clientes

Levantamiento de la reserva bancaria

Reportar operaciones sospechosas

Responsabilizar a las instituciones y a sus empleados por la no información oportuna de las prácticas sospechosas.

Establecer procedimientos orientados a garantizar la moralidad de los empleados.

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13.2.8 ACUERDO DE SAN ANTONIO

En febrero de 1992, los gobiernos de Estados Unidos y de Colombia, suscribieron un acuerdo de cooperación mutua para "Combatir, prevenir y controlar el lavado de dinero provenientes de actividades ilícitas". Entre las obligaciones asumidas, debe destacarse el establecimiento de registros de las transacciones en efectivo a través del sistema financiero.

13.3 OTROS ACUERDOS INTERNACIONALES PARA CONTROLAR EL LAVADO DE ACTIVOS

En los Estados Unidos se adoptó la ley conocida como de ANNUNZIO-WYLIE, el 28 de octubre de 1992, en la cual se endurecen las sanciones contra los bancos comprometidos en el Lavado de Activos. Las instituciones financieras domésticas pueden llegar a perder su acta constitutiva y su seguro sobre los depósitos y cerrarse las oficinas de bancos extranjeros.

Allí se establece también el criterio de la CEGUERA VOLUNTARIA, según la cual "El elemento de conocimiento puede establecerse al demostrar que el acusado sabía que el dinero era sucio, aunque el acusado no tuviese conocimiento del delito preciso".

Asimismo, se crea la figura de "Confiscación de Bienes Sustitutos", esto es, cualquiera del delincuente, aún aquellos no relacionados con el punible investigado.

Se destaca también, el Acuerdo para combatir el Lavado de Dinero suscrito entre los Estados Unidos y Venezuela, cuya vigencia inició el 1° de enero de 1991, por el cual estos países se comprometen a intercambiar información bancaria con el fin de erradicar el Lavado de Activos procedente del narcotráfico.

El 31 de marzo de 1996, los representantes de 34 países miembros de la Organización de las Naciones Unidas, reunidos en Venezuela, respaldaron la propuesta del presidente de ese país, Rafael Caldera, de constituir un frente

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americano para combatir la corrupción. Así, 21 de los países allí presentes, entre ellos Colombia, suscribieron la Convención Interamericana contra la Corrupción.

13.3.1 DECLARACIÓN DE SAN SALVADOR.

De conformidad con la Declaración de San Salvador, el terrorismo constituye una amenaza a la seguridad y la estabilidad de los Estados y el desarrollo de los pueblos y que los nexos, que con frecuencia existen, entre el terrorismo y el tráfico ilícito de drogas, el lavado de activos, el tráfico ilícito de armas y otras formas de crimen organizado transnacional agravan esta amenaza y son utilizados por los grupos terroristas para financiar y apoyar sus actividades, por lo que las medidas de prevención y represión deben ser fortalecidas.

13.3.2 DECLARACIÓN DE PANAMÁ

La Declaración de Panamá, emitida en cuidad de Panamá el 11 de febrero de 2003, condenó el terrorismo y sus diferentes formas para financiarlo.

El Grupo de Acción Financiera Internacional GAFI, SE PRONUCIÓ contra los actos ocurridos el en los Estados Unidos y se ha unido a la lucha internacional contra la financiación del terrorismo emitiendo las 8 Recomendaciones Especiales sobre Terrorismo que complementan las iniciales 40 Recomendaciones

13.3.3 CONVENCIÓN INTERAMERICANA CONTRA EL TERRORISMO

La Convención Interamericana contra el Terrorismo es el documento suscrito por 30 de los 34 países que forman parte de la Organización de Estados Americanos (OEA), a través del cual los Estados Parte se comprometen a adoptar medidas internas para prevenir, sancionar y eliminar el terrorismo. Su redacción fue encargada al Consejo Permanente de la OEA como medida preventiva después de los atentados del 11 de septiembre de 2001 ocurridos en Washington y Pensilvana. El texto fue aprobado por la Asamblea General de la OEA en junio de 2002, durante su encuentro de Barbados.

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13.3.3.1 DELITOS QUÉ COBIJA LA CONVENCIÓN

La Convención entiende por delitos los atentados terroristas cometidos con bombas, la financiación de actividades terroristas, el apoderamiento ilícito de aeronaves, los actos ilícitos contra la seguridad de la aviación civil, la toma de rehenes y los actos de violencia en aeropuertos internacionales y naves marítimas, entre otros.

13.4 FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

Según la Convención, los Estados deben tomar acciones para prevenir, combatir y erradicar la financiación del terrorismo, a través de la supervisión y el seguimiento a los bancos y entidades financieras que puedan ser susceptibles de ser utilizadas para financiar actividades terroristas.

Así mismo los gobiernos deben vigilar los movimientos fronterizos de dinero en efectivo y estrechar los lazos de cooperación e intercambio de información sobre el lavado de activos.

13.5 LEY USA PATRIOT

Esta ley surge como una herramienta para combatir de manera transnacional los delitos de terrorismo, lavado de activos y corrupción, dándole poderes al secretario del tesoro de los EE.UU. para fijar normas y políticas tendientes a exigir al sistema financiero las medidas de control de operaciones y sujetos con los que se tengan transacciones. Estos son algunos apartes de la norma:

Artículo 301. Título abreviado. Podrá hacerse referencia a este título como la "Ley de 2001 para la Supresión Internacional del Lavado de Dinero y de la Financiación de Actividades Terroristas".

Artículo 302. Hallazgos y propósito.

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14. - RESPONSABILIDAD Y SANCIONES.

La sociedad, sus ejecutivos y empleados en la violación del presente Manual, pueden contravenir normas administrativas de carácter cambiario y posiblemente de normas penales se le pueden imponer

14.2.1 ADMINISTRATIVAS

Las personas responsables de infracciones a este Manual, serán sancionadas de acuerdo con las previsiones contenidas en la Ley, en concordancia con el Contrato de Trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo y las demás disposiciones aplicables.

La violación a sabiendas del presente Código de acuerdo con el Reglamento Interno de Trabajo, Art. 58, autoriza a la empresa a que las considere como faltas graves y a dar por terminado con justa causa el contrato de trabajo.

Se presume el concepto a “SABIENDAS “en las siguientes conductas.

Aceptar transacciones, cundo es obligatorio, sin el diligenciamiento de os documentos que obligatoriamente la empresa debe diligenciar.

Aceptar el fraccionamiento de operaciones con el fin de evitar el control establecido por los entes de inspección, vigilancia y control del Estado.

Desatender requerimientos de las autoridades competentes encargadas de la investigación y calificación de las conductas criminales y en particular de la UIAF Y la FISCALIA.

Establecer relación de negocios con un cliente sin haber efectuado su correcta y completa identificación, omitiendo por lo tanto las instrucciones y procedimientos internos emitidos por LUIS EDUARDO VIDES .para tal propósito.

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14.2.2 CAMBIARIAS.

Las establecidas en el Estatuto Cambiario y que las fija el Decreto 1092/96 y las impone la División de Control Cambiario de la DIAN de conformidad con el Decreto procedimental 1746/91. Y como Regla General giran entre el treinta por ciento (30 %) al doscientos (200 %) por ciento del monto de la infracción administrativa cambiaria.

14.2.2. EN LAS NORMAS PENALES

Se puede incurrir, entre otras, en las siguientes violaciones:

14.2.2. 1. ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN (LEY 190/95)

Por medio de esta norma el Legislador colombiano elevó a la categoría de delito el Lavado de Activos, a través del tipo penal así denominado

De igual manera, es importante destacar los siguientes aspectos de la citada Ley, los cuales se encuentran consagrados en el Título III:

Extiende el control previsto por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero para las Entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, a todas aquellas sometidas a inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Valores.

Enfatiza el carácter reservado de la información que se suministra a las Autoridades y prevé severas sanciones de tipo administrativo, sin perjuicio de la sanción penal que por tal conducta pudiere corresponder, a aquel funcionario que viole la confidencialidad de tal información.

14.2.2. 2. LEY 793 DE 2002.- 27 DIC. EXTINCIÓN DEL DOMINIO

."Por la cual se deroga la Ley 333 de 1996 y se establecen las reglas que gobiernan la extinción de dominio".

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La extinción de dominio consiste en la pérdida de este derecho a favor del Estado, sin contraprestación ni compensación de naturaleza alguna para su titular.

Se declara por sentencia judicial y recae sobre los bienes provenientes, directa o indirectamente, de actividades ilícitas.

Como el delito no genera derecho, la extinción del dominio se declarará cualquiera que sea la época de la adquisición o destinación ilícita de los bienes.

14.2.2. 3. LEY 365 DE 1997:

Por la cual se establecen normas tendientes a combatir la delincuencia organizada y se dictan otras disposiciones.

14.2.2. 4. LEY 383 DE 1997:

Por la cual se expiden normas tendientes a fortalecer la lucha contra la evasión y el contrabando, y se dictan otras disposiciones.

14.2.2. 5. LEY 526 DE 1999.

Por medio de la cual se crea la Unidad de Información y Análisis Financiero.

14.2.2. 6. LEY 795 DE 2000.

Por la cual se ajustan algunas normas del estatuto orgánico del sistema financiero y se dictan otras disposiciones.

14.2.2. 7 LEY 599 DE 2000: CÓDIGO PENAL

Artículo 323, Ley 599 de 2000 dispuso:

“LAVADO DE ACTIVOS. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administren bienes que tengan su origen mediato inmediato en actividades de extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, delitos contra el sistema financiero, la

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administración pública, o vinculados con el producto de los delitos objeto de u concierto para delinquir, relacionadas con el tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, o les dé a los bienes, o realice cualquier otro origen, ubicación, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes, o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de seis (6) a quince (15) años y multa de quinientos (500) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes..”

Artículo 325: OMISIÓN DE CONTROL. El empleado o director de una institución financiera o de cooperativas que ejerzan actividades de ahorro y crédito que, con el fin de ocultar o encubrir el origen ilícito del dinero, omita el cumplimiento d0e alguno o todos los mecanismos de control establecidos por el ordenamiento jurídico para las transacciones en efectivo incurrirá, por esa sola conducta en prisión de dos (2) a seis (6) años y multa de cien (100) a diez mil (10.000) salarios mínimos legales mensuales.

LA CONDICIÓN DE EMPLEADO CAMBIARIO ES UN AGRAVANTE PARA LA SANCIÓN PENAL

14.2.2. 7.1 TERRORISMO:

Colombia tipifico como delito en el Art.140 del Código Penal los Actos de Terrorismo. En el Art. 343. El Terrorismo, y en el Art. 345 la administración de recursos relacionados con actividades terroristas para aumentar sus las finanzas.

LUIS EDUARDO VIDES EN RELACIÓN CON EL LAVADO DE ACTIVOS SIEMPRE SERÁ UN TERCERO DE BUENA FE.

A LUIS EDUARDO VIDES nunca se le podrá imputar que actúo “a sabiendas”, ni se le podrá racional y legalmente imputar ningún tipo de participación, colusión o implicación con respecto al delito de Lavado de Activos.

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Manual de Procedimientos (SIPLA).Manual de Procedimientos (SIPLA).

Porque LUIS EDUARDO VIDES aunque tiene conocimiento teórico de tal delito, no consentirá voluntariamente una conducta final dirigida a cometerlo. Por el contrario hará todo lo razonable para impedir el ingreso de dineros sucios.

Finalmente este Manual de conformidad con lo ordenado por LA Cir. Ext.0179/2002 fue aprobado por LUIS EDUARDO VIDES

El Manual de procedimientos ha sido actualizado y será actualizado de acuerdo con las necesidades de

LUIS EDUARDO VIDES y las novedades normativas, y distribuirse en todas las dependencias de la Empresa, dejando evidencia escrita de su recepción y lectura por todos sus funcionarios o empleados.

Cualquier modificación a los mecanismos adoptados debe ser informada a la DIAN dentro del mes siguiente.

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Manual de Procedimientos (SIPLA).Manual de Procedimientos (SIPLA).

9. PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS CONTENIDAS EN EL MANUAL.

El Gerente en conexión con Auditoria Interna serán los órganos de la empresa encargados para controlar por parte de los demás órganos y el Empleado de Cumplimiento, el cumplimiento de las normas contenidas en este Manual.

Para el efecto podrán:

Inspeccionar e indagar a todos los funcionarios en relación con el cumplimiento de las obligaciones que este Manual le impone en especial al Empleado de Cumplimiento.

Reunirse por lo menos una vez al mes con el Empleado de Cumplimiento para que les informe sobre el cumplimiento de los procedimientos del Manual.

El Gerente en conexión con Auditoria Interna serán los órganos de la empresa encargados para controlar por parte de los demás órganos y el Empleado de Cumplimiento, el cumplimiento de las normas contenidas en este Manual.

Para el efecto podrán:

Inspeccionar e indagar a todos los funcionarios en relación con el cumplimiento de las obligaciones que este Manual le impone en especial al Empleado de Cumplimiento.

Re el cumplimiento de este MANUAL, se fijen las responsabilidades y se apliquen las sanciones a que haya lugar.

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