Sistema Administrativo de ReunionesManual del usuario

Lic. Msc. Santiago Méndez

Consultor en Informática

Cel: 55030051

mendez.santiago@gmail.com

Octubre 2018

Contenido Introducción................................................................................................................................................ 1

Ingreso al sistema y opciones de menú “Sistema” ...................................................................................... 3

Inicio ....................................................................................................................................................... 3

Ingreso a Sistema .................................................................................................................................... 3

Cambio de Contraseña ............................................................................................................................ 4

Ayuda ...................................................................................................................................................... 4

Salir ......................................................................................................................................................... 4

Administración de Minutas ......................................................................................................................... 5

Administración de Contactos .................................................................................................................. 5

Nombres de Reunión .............................................................................................................................. 7

Ingreso de una nueva Minuta ................................................................................................................. 9

Búsqueda de Minutas ........................................................................................................................... 13

Seguimiento de Minutas y Acuerdos ........................................................................................................ 14

Seguimiento de Minutas y Mis Minutas ................................................................................................ 14

Mis acuerdos pendientes ...................................................................................................................... 16

Reportes ................................................................................................................................................... 18

Reporte de minutas y acuerdos ............................................................................................................ 18

Reporte de asistencia por participante ................................................................................................. 19

Reporte de asistencia por minuta ......................................................................................................... 19

Reporte de asistencia por tipo de reunión ............................................................................................ 20

Reporte de minutas por elaborador ..................................................................................................... 21

Reporte de minutas por moderador ..................................................................................................... 22

Administración de Usuarios ...................................................................................................................... 23

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Introducción

El presente manual de usuario es la guía y referencia para el uso del sistema web “Administrativo de Reuniones”.

El sistema Administrativo de Reuniones permite tener un control de las reuniones y sus detalles tales como: agenda de la reunión, participantes, síntesis de temas y acuerdos realizados.

Características generales del sistema:

• Permite guardar archivos digitales relacionados a la reunión, por ejemplo: archivos en formato PDF, Excel, Word, entre otros.

• Permite generar la impresión de la minuta con todos sus detalles. • Permite enviar a los participantes por correo electrónico la minuta de la reunión. • Permite registrar los avances y cumplimientos de los acuerdos de cada reunión. • Permite buscar minutas de reuniones con diversas opciones. • Permite generar reportes de minutas. • Permite administrar datos de contactos. • Permite administrar datos de usuarios.

Las personas podrán interactuar con el sistema a través de un usuario y contraseña otorgada por el administrador.

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Ingreso al sistema y opciones de menú “Sistema” Para ingresar al sistema debe usar un navegador de internet, se presentará la página con los

menús e iconos de las opciones principales del sistema.

Inicio La opción Sistema/Inicio, lo llevará a la página principal del sistema que se muestra en la imagen de arriba.

Ingreso a Sistema Para ingresar con su usuario y contraseña, en el encabezado de la página se muestra el menú con la opción Sistema/Ingresar.

En las casillas de usuario y contraseña debe ingresar sus datos. Si el usuario o contraseña son incorrectos el sistema mostrará un aviso y permitirá que se pueda ingresar de nuevo los datos.

Al ingresar el sistema, se mostrará de nuevo la página con las opciones disponibles.

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Cambio de Contraseña Opción Sistema/Cambio de Contraseña

Esta opción permite al usuario cambiar su contraseña de usuario.

Para modificar su contraseña debe especificar su contraseña actual y la nueva.

Ayuda Esta opción permitirá ver el manual de usuario de la aplicación en formato PDF.

Salir

Para salir del sistema, debe cerrar su sesión de trabajo, esto evitará que otra persona sin autorización pueda realizar actividades en su nombre.

Para ello debe usar la opción Sistema/Salir.

Presione el botón “Cerrar sesión de usuario” para confirmar el cierre de sesión.

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Administración de Minutas Para ingresar nuevas minutas en el sistema, es necesario especificar información que debe existir previamente en el mismo. Entre esta información se encuentra: Contactos, Nombres de Reunión y Moderadores.

Administración de Contactos Esta página permite administrar la lista de contactos del sistema. Los contactos son utilizados para agregar participantes en las minutas de reuniones y usuarios del sistema.

Para ingresar a esta página, puede usar la opción Contactos del menú Administración de Minutas.

Se muestra un cuadro con varias columnas y líneas de datos que permiten el ingreso de información de personas e información de contacto.

En la parte superior del cuadro de datos se muestran cinco iconos que permite interactuar con los datos, así como la columna Acciones que también muestra los botones de interacción para cada línea de datos.

Interacción Acción

Permite agregar una nueva línea

, , doble-clic Permite iniciar la edición de datos en la línea actual.

, , Del (tecla) Elimina la línea de datos actual.

, Enter Cuando está activa la edición, permite guardar los cambios.

, Esc Cuando está activa la edición, permite cancelar la edición de datos.

Clic Para seleccionar una línea basta con hacer clic con el mouse sobre la misma.

^ orden ascendente ˅ orden descendente

Este símbolo junto al nombre de una columna, indica que los datos están ordenados por esa columna en forma ascendente o descendente. Para ordenar o invertir el orden los datos, basta con hacer clic sobre el nombre de la columna.

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Interacción Acción

Al hacer clic sobre el icono de filtro, permite filtrar los datos de la columna seleccionada por medio de una ventana de selección de datos similar a la disponible en Microsoft Excel. Esta opción también permite ordenar los datos de la columna en forma ascendente o descendente. El sistema permite el filtrado usando varias columnas a la vez.

Descripción de campos:

▪ Nombre y Apellido: Permite ingresar el nombre completo del contacto. ▪ Cargo: Permite ingresar el texto del Cargo del contacto. ▪ Institución: Permite ingresar el texto de la institución a la que pertenece el contacto. ▪ Correo: Permite especificar el correo electrónico del contacto. ▪ Teléfono: Permite ingresar el número de teléfono del contacto. ▪ Ext: Permite ingresar la extensión del número de teléfono del contacto. ▪ Celular: Permite ingresar el número de celular del contacto. ▪ *Colaborador INGUAT: Permite especificar si el contacto pertenece al INGUAT.

* Sólo los contactos marcados como colaboradores del INGUAT pueden ser usados para crearles un usuario en el sistema. Sólo los contactos que cuentan con un usuario en el sistema pueden ser moderadores en las minutas de reuniones.

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Nombres de Reunión Esta página permite administrar los nombres de reunión que serán usados para clasificar las minutas de reuniones.

Para ingresar a esta página, puede usar la opción Nombres de Reunión del menú Administración de

Minutas.

Se muestra un cuadro con varias columnas y líneas que permiten el ingreso de información de nombres de información.

Los nombres de reunión además de ser utilizados para clasificar las reuniones también se utilizan para numerar las minutas según el nombre de reunión en que se clasifiquen. En la ventana se puede visualizar el año y el último correlativo usado en una minuta.

El sistema se encarga de administrar este correlativo por año, por lo tanto, no puede ser modificado.

En la parte superior del cuadro de datos se muestran cinco iconos que permite interactuar con los datos, así como la columna Acciones que también muestra los botones de interacción para cada línea de datos.

Interacción Acción

Permite agregar una nueva línea

, , doble-clic Permite iniciar la edición de datos en la línea actual.

, , Del (tecla) Elimina la línea de datos actual.

, Enter Cuando está activa la edición, permite guardar los cambios.

, Esc Cuando está activa la edición, permite cancelar la edición de datos.

Clic Para seleccionar una línea basta con hacer clic con el mouse sobre la misma.

^ orden ascendente ˅ orden descendente

Este símbolo junto al nombre de una columna, indica que los datos están ordenados por esa columna en forma ascendente o descendente. Para ordenar o invertir el orden los datos, basta con hacer clic sobre el nombre de la columna.

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Al hacer clic sobre el icono de filtro, permite filtrar los datos de la columna seleccionada por medio de una ventana de selección de datos similar a la disponible en Microsoft Excel. Esta opción también permite ordenar los datos de la columna en forma ascendente o descendente. El sistema permite el filtrado usando varias columnas a la vez.

Descripción de campos:

▪ Clase de Reunión: muestra una lista desplegable con opciones de clases de reunión. ▪ Tipo de Reunión: muestra una lista desplegable con opciones de tipos de reunión. ▪ Nombre de Reunión: Permite especificar un texto de nombre de reunión. ▪ Nombre corto: El sistema genera un código numérico de tres dígitos, este código se muestra como

parte del número en las minutas, ayudando con ello a identificar mejor a las mismas. ▪ Permite texto libre

o Con check: Indica que en el ingreso de una nueva minuta se debe especificar información en el campo “Nombre específico”.

o Sin check: Indica que en el ingreso de una nueva minuta no se debe especificar información en el campo “Nombre específico”.

▪ Año: Año en curso para numeración de correlativos ▪ Ultimo # de minuta: Último número de minuta generado. ▪ Usuario mod. y Fecha mod. : Usuario y fecha de modificación del registro.

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Ingreso de una nueva Minuta Para ingresar una nueva minuta, puede usar la opción Minutas del menú

Administración de Minutas o el icono de la página principal.

Se mostrará la página de datos de minutas.

Descripción de campos:

▪ Clase de Reunión: muestra una lista desplegable con opciones de clases de reunión. ▪ Tipo de Reunión: muestra una lista desplegable con opciones de tipos de reunión. ▪ Nombre de Reunión: muestra una lista desplegable con opciones de clases de reunión, esta lista

puede ser administrada en la opción del menú “Administración de Minutas/Nombres de Reunión”.

▪ Nombre Específico: (opcional) Permite especificar el nombre específico de la reunión cuando el Nombre de Reunión seleccionado fue creado indicando que se debe ingresar esta información.

▪ Fecha: Fecha de la reunión. ▪ Hora de inicio: Hora programada de inicio de la reunión. ▪ Hora Fin: Hora programada de finalización de la reunión.

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▪ Moderador: (opcional)Muestra una lista desplegable con opciones de nombres de contactos, esta lista puede ser administrada en la opción del menú “Contactos”.

▪ Nombre moderador: (opcional) Permite especificar el nombre del moderador para los casos en que el nombre del moderador es externo a la institución, para ello se debe dejar sin seleccionar un nombre en la lista de “Moderador”.

▪ Lugar: Permite especificar la ubicación de la reunión. ▪ Objetivo o asunto: Permite especificar el objetivo de la reunión.

Botones de interacción:

▪ Grabar Minuta: Graba la información registrada en los campos. ▪ Cerrar Minuta: Marca la minuta con finalizada para no permitir hacer más cambios a la misma. La

única información que se permite complementar es la de subir archivos. ▪ Imprimir Minuta: Genera la impresión de la minuta en formato PDF. ▪ Enviar por Correo: Envía la minuta por correo electrónico a todos los participantes de la reunión

que tengan correo electrónico. ▪ Enviar por Correo sin Síntesis: Envía la minuta por correo electrónico a todos los participantes de

la reunión que tengan correo electrónico sin incluir los datos de la Síntesis de Temas. ▪ Subir archivos: Permite subir archivos relacionados a la minuta. ▪ Ver archivos: Abre una nueva ventana que muestra los archivos que están relacionados con la

minuta, permitiendo descargarlos o eliminarlos. ▪ Anular Minuta: Permite marcar una minuta como anulada, esta opción está disponible solamente

para los administradores del sistema.

Al grabar la minuta, se generará un número correlativo de la reunión de acuerdo a la Clase, Tipo y Nombre de reunión seleccionados, por lo tanto, estos datos ya no podrán ser modificados, aunque no se haya finalizado el ingreso de la minuta.

Pestañas de Datos de Minuta:

Estos datos podrán ser ingresados después de haber grabado una minuta.

En cada una de las pestañas se muestra un cuadro con varias columnas y líneas que permiten el ingreso de información.

En la parte superior de cada cuadro se muestran cinco iconos que permite interactuar con los datos, así como la columna Acciones que también muestra los botones de interacción para cada línea de datos

Interacción Acción

Permite agregar una nueva línea

, , doble-clic Permite iniciar la edición de datos en la línea actual.

, , Del (tecla) Elimina la línea de datos actual.

, Enter Cuando está activa la edición, permite guardar los cambios.

, Esc Cuando está activa la edición, permite cancelar la edición de datos.

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Clic Para seleccionar una línea basta con hacer clic con el mouse sobre la misma.

^ Este símbolo a la par del nombre de una columna, indica que los datos están ordenados por esa columna en forma ascendente.

Pestaña Agenda

En esta pestaña se ingresa la agenda programada de la reunión. Al ingresar los datos, éstos se muestran ordenados alfabéticamente.

1. Agenda: Permite especificar un texto libre para cada punto de agenda.

• Pestaña Participantes

En esta pestaña se especifican las personas convocadas a la reunión y posteriormente se puede indicar si cada persona asistió y en caso de no asistir si presentó Excusa.

1. Contacto: Permite seleccionar de la lista de contactos la información de una persona. a. Cada vez que se selecciona un contacto y se presiona inmediatamente el botón

Grabar, el sistema copia automáticamente de la lista de contactos la información para la lista de participantes y sobre escribe los datos existentes. Si selecciona un contacto, pero seguidamente no se presiona el botón Grabar, no se copiará ninguna información.

b. Una vez está grabada la información en la lista de participantes, se pueden modificar los datos sin que se afecten los datos originales de la lista de contactos del sistema.

c. Cuando se está agregando una nueva línea de datos y se selecciona un contacto, el sistema muestra tres puntos suspensivos en cada columna, esto significa que el sistema rellenará la información automáticamente si se presiona el botón Grabar, de lo contrario grabará la información que hay en cada columna.

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2. Nombre y Apellido, Cargo, Institución: Permite el ingreso de texto libre con la información correspondiente.

3. Correo: Permite especificar el correo electrónico del participante, esta dirección de correo usa el sistema como destinatario para enviar la minuta por correo electrónico.

4. Asistió, Excusa: Permite indicar si el participante asistió a la reunión, así como indicar si presentó excusa en caso de inasistencia.

• Pestaña Síntesis de Temas Permite especificar los temas tratados en la reunión, así como relacionar cada tema tratado con el tema de agenda correspondiente.

1. Tema de Agenda: Permite seleccionar de una lista conteniendo los temas de agenda

ingresados en la pestaña de Agenda. 2. Sub tema: Permite especificar un texto libre de sub tema de agenda. 3. Situación/Pasos : Permite especificar un texto libre sobre la situación o pasos a seguir sobre

el tema. • Pestaña Acuerdos

Permite especificar los acuerdos realizados en la reunión, así como los responsables del cumplimiento de cada acuerdo en las fechas especificadas.

1. Tema: Permite seleccionar de una lista conteniendo los sub temas ingresados en la pestaña Síntesis de temas.

2. # Acuerdo: Permite indicar texto libre de un número de acuerdo. 3. Acuerdo: Permite especificar el texto del acuerdo. 4. Responsables: Permite seleccionar de una lista conteniendo los participantes de la reunión a

uno o varios responsables de dar cumplimiento al acuerdo. 5. Fecha Cumplimiento: Permite especificar la fecha de cumplimiento esperada del acuerdo.

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Búsqueda de Minutas Esta página permite la búsqueda de minutas de reuniones con diferentes

opciones para filtrar la cantidad de registros devueltos por el sistema, así como ver la página de los datos de una minuta seleccionada.

Para ingresar a esta página, puede usar la opción Buscar del menú Administración de Minutas o

el icono de la página principal.

Cuenta con dos filtros principales de búsqueda.

• Opciones de búsqueda o Permite buscar Minutas que cumplan con las condiciones de búsqueda especificadas. Las

posibles opciones son: Clase de Reunión, Tipo de Reunión, Nombre de Reunión, Año, Mes y Número.

o Se puede especificar una o más opciones de búsqueda. • En Ingreso

o Muestra las Minutas que no se han marcado en el sistema como ingreso finalizado.

Al presionar el botón Buscar, el sistema busca las minutas con las condiciones indicadas y muestra una lista con los resultados.

Al hacer clic sobre cualquiera de las minutas, el sistema abrirá la página de Datos de Minutas con la información de la minuta seleccionada para edición o consulta de datos.

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Seguimiento de Minutas y Acuerdos El seguimiento a minutas consiste en verificar que los acuerdos y/o compromisos asignados a los participantes de una minuta sean cumplidos. Para ello el sistema cuenta con tres opciones:

• Minutas: Permite dar seguimiento a las minutas de un determinado grupo de colaboradores, un jefe podrá ver todas las minutas de sus colaboradores. Un colaborador podrá ver solamente las minutas en las que es moderador o la persona que las ingresó.

• Mis Minutas: Permite dar seguimiento a las minutas en las que es moderador o la persona que las ingresó

• Mis acuerdos pendientes: Permite visualizar los acuerdos en los que el responsable es el usuario que ingresó al sistema.

Seguimiento de Minutas y Mis Minutas Esta página permite realizar el seguimiento del cumplimiento de los acuerdos registrados en las minutas de reuniones, ingresar información y generar informes de cumplimiento, cuenta además con opciones de búsqueda para ubicar a la minuta deseada.

Para ingresar a esta página, puede usar la opción Minutas/Mis Minutas del menú Seguimiento o el icono

de la página principal.

• Opciones de búsqueda o Permite buscar Minutas que cumplan con las condiciones de búsqueda especificadas. Las

posibles opciones son: Clase de Reunión, Tipo de Reunión, Nombre de Reunión, Año, Mes y Número.

o Se puede especificar una o más opciones de búsqueda. • Minutas con acuerdos pendientes

o Muestra las Minutas que tienen más de algún acuerdo que no se ha entregado o cumplido.

Al presionar el botón Buscar, el sistema busca las minutas con las condiciones indicadas y muestra una lista con los resultados.

Se muestran tres secciones de datos:

❖ Lista de Minutas a. Muestra los resultados de la búsqueda de minutas. b. Permite seleccionar una minuta haciendo clic con el ratón. c. Al seleccionar una minuta, el sistema muestra los informes generados para dicha minuta.

❖ Informes generados para minuta a. Muestra los informes que se hayan generado para la minuta seleccionada.

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i. Muestra el número de informe, fecha, si ha sido finalizado y el último usuario y fecha de modificación.

b. Permite seleccionar un informe haciendo clic con el ratón. c. Permite generar un nuevo informe usando el botón Nuevo Informe, el cual será generado

con la fecha del día y el correlativo de informe correspondiente. d. Al generar un nuevo informe, se copia al nuevo informe los datos de los acuerdos que ya

se han finalizado en el informe anterior de manera que se conserve la información del avance cumplido.

* Nota: los informes son finalizados automáticamente por el sistema a media noche.

❖ Acuerdos de Informe a. Muestra todos los acuerdos de la Minuta indicando los datos:

i. Sub tema, # de Acuerdo, Acuerdo, Responsables ii. Entregado SI/NO

iii. Fecha real de cumplimiento: Permite especificar la fecha de cumplimiento del acuerdo. Si al momento del seguimiento el acuerdo no se ha cumplido, se debe dejar la fecha en blanco aunque anteriormente se haya especificado una.

iv. Estatus a la fecha del informe: Permite especificar un texto aclaratorio sobre el cumplimiento o no del acuerdo.

b. Si es necesario, se permite la edición de los acuerdos aunque hayan sido cumplidos. c. Botón Imprimir Informe: Permite imprimir el informe. d. Botón Exportar Excel: Permite exportar los datos del informe a Excel.

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Mis acuerdos pendientes Esta página permite a los usuarios actualizar el cumplimiento de los acuerdos pendientes que tiene asignados como responsable.

El sistema mostrará solamente los acuerdos pendientes de cumplimiento.

Para ingresar a esta página, puede usar la opción Mis acuerdos pendientes del menú Seguimiento o el

icono de la página principal.

En la parte superior del cuadro de datos se muestran cinco iconos que permite interactuar con los datos, así como la columna Acciones que también muestra los botones de interacción para cada línea de datos.

Interacción Acción

, , doble-clic Permite iniciar la edición de datos en la línea actual.

, Enter Cuando está activa la edición, permite guardar los cambios.

, Esc Cuando está activa la edición, permite cancelar la edición de datos.

Clic Para seleccionar una línea basta con hacer clic con el mouse sobre la misma.

^ orden ascendente ˅ orden descendente

Este símbolo junto al nombre de una columna, indica que los datos están ordenados por esa columna en forma ascendente o descendente. Para ordenar o invertir el orden los datos, basta con hacer clic sobre el nombre de la columna.

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Interacción Acción

Al hacer clic sobre el icono de filtro, permite filtrar los datos de la columna seleccionada por medio de una ventana de selección de datos similar a la disponible en Microsoft Excel. Esta opción también permite ordenar los datos de la columna en forma ascendente o descendente. El sistema permite el filtrado usando varias columnas a la vez.

Descripción de campos de edición:

▪ Fecha real de cumplimiento: Permite especificar la fecha de cumplimiento del acuerdo. ▪ Estátus a la fecha del informe: Permite especificar un texto libre con comentaros respecto al

cumplimiento o no del acuerdo.

Al ingresar la fecha de cumplimiento de un acuerdo y grabar:

▪ Marcará en el sistema el acuerdo como cumplido ▪ Dejará de incluir el acuerdo en los correos de recordatorio con los acuerdos pendientes de

cumplimiento. ▪ Ya no se permitirá modificar ninguna información de cumplimiento. ▪ Se enviará un correo notificando al moderador de la minuta que el acuerdo ha sido cumplido.

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Reportes Reporte de minutas y acuerdos

Esta página permite consultar información de minutas agrupada por Nombre de Reunión y por Responsables de acuerdos. Cuenta con opciones para filtrar la información resultante.

Para ingresar a esta página, puede usar la opción Minutas y acuerdos del menú Reportes.

Opciones para filtrar la información resultante

o Las posibles opciones son: Clase de Reunión, Tipo de Reunión, Nombre de Reunión, Año, Mes y Número.

o Se puede especificar una o más opciones de búsqueda. • Reporte de Minutas por Nombre de Reunión

o Muestra el informe agrupado por nombres de reunión • Reporte de Minutas por Responsables de Acuerdos

o Muestra el informe agrupado por responsables de acuerdos

Al presionar el botón Generar Reporte, el sistema muestra el informe filtrando los resultados de acuerdo a los datos especificados.

El reporte se descargará en formato PDF, algunos navegadores de internet bloquean las ventanas emergentes y no se visualizará el documento. Si no se muestra la descarga del documento, deberá revisar que el navegador no esté bloqueando las ventanas emergentes.

Al presionar el botón Buscar, el sistema mostrará los datos en pantalla de las minutas y acuerdos en un cuadro con varias columnas y líneas, agrupando la información de acuerdo con la opción seleccionada.

Columnas que agrupan la información

Icono de agrupación, permite agrupar por la

columna

Separación de grupo

Icono de ordenamiento de columna

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Reporte de asistencia por participante Esta página permite consultar información de asistencias a las reuniones por participante.

Para ingresar a esta página, puede usar la opción Asistencia por participante del menú Reportes.

Opciones para filtrar la información resultante

o Las posibles opciones son: Participante, Año y Mes. o Se puede especificar una o más opciones de búsqueda.

Al presionar el botón Generar Reporte, el sistema muestra el informe filtrando los resultados de acuerdo con los datos especificados.

El reporte se descargará en formato PDF, algunos navegadores de internet bloquean las ventanas emergentes y no se visualizará el documento. Si no se muestra la descarga del documento, deberá revisar que el navegador no esté bloqueando las ventanas emergentes.

Al presionar el botón Buscar, el sistema mostrará los datos en pantalla de las asistencias en un cuadro con varias columnas y líneas, agrupando la información de acuerdo con la opción seleccionada.

Reporte de asistencia por minuta Esta página permite consultar información de asistencias de los participantes por minuta.

Para ingresar a esta página, puede usar la opción Asistencia por minuta del menú Reportes.

Opciones para filtrar la información resultante

o Las posibles opciones son: Nombre de reunión, Año y Número de minuta. o Se puede especificar una o más opciones de búsqueda.

Al presionar el botón Generar Reporte, el sistema muestra el informe filtrando los resultados de acuerdo con los datos especificados.

El reporte se descargará en formato PDF, algunos navegadores de internet bloquean las ventanas emergentes y no se visualizará el documento. Si no se muestra la descarga del documento, deberá revisar que el navegador no esté bloqueando las ventanas emergentes.

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Reporte de asistencia por tipo de reunión Esta página permite consultar información de asistencias a las reuniones por participante.

Para ingresar a esta página, puede usar la opción Asistencia por tipo de reunión del menú Reportes.

Opciones para filtrar la información resultante

o Las posibles opciones son: Clase de Reunión, Tipo de Reunión, Año y Mes. o Se puede especificar una o más opciones de búsqueda.

Al presionar el botón Generar Reporte, el sistema muestra el informe filtrando los resultados de acuerdo con los datos especificados.

El reporte se descargará en formato PDF, algunos navegadores de internet bloquean las ventanas emergentes y no se visualizará el documento. Si no se muestra la descarga del documento, deberá revisar que el navegador no esté bloqueando las ventanas emergentes.

Al presionar el botón Buscar, el sistema mostrará los datos en pantalla de las asistencias en un cuadro con varias columnas y líneas, agrupando la información por Clase y Tipo de Reunión.

Columnas que agrupan la información

Icono de agrupación, permite agrupar por la

columna

Separación de grupo

Icono de ordenamiento de columna

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Reporte de minutas por elaborador Esta página permite consultar información de minutas por la persona que las elaboró.

Para ingresar a esta página, puede usar la opción Asistencia por elaborador del menú Reportes.

Opciones para filtrar la información resultante

o Las posibles opciones son: Elaborador por, Año y Mes. o Se puede especificar una o más opciones de búsqueda.

Al presionar el botón Generar Reporte, el sistema muestra el informe filtrando los resultados de acuerdo con los datos especificados.

El reporte se descargará en formato PDF, algunos navegadores de internet bloquean las ventanas emergentes y no se visualizará el documento. Si no se muestra la descarga del documento, deberá revisar que el navegador no esté bloqueando las ventanas emergentes.

Al presionar el botón Buscar, el sistema mostrará los datos en pantalla de las minutas en un cuadro con varias columnas y líneas, agrupando la información de acuerdo con la opción seleccionada.

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Reporte de minutas por moderador Esta página permite consultar información de minutas por la persona moderadora y responsable

de dichas minutas.

Para ingresar a esta página, puede usar la opción Asistencia por moderador del menú Reportes.

Opciones para filtrar la información resultante

o Las posibles opciones son: Moderador, Año y Mes. o Se puede especificar una o más opciones de búsqueda.

Al presionar el botón Generar Reporte, el sistema muestra el informe filtrando los resultados de acuerdo con los datos especificados.

El reporte se descargará en formato PDF, algunos navegadores de internet bloquean las ventanas emergentes y no se visualizará el documento. Si no se muestra la descarga del documento, deberá revisar que el navegador no esté bloqueando las ventanas emergentes.

Al presionar el botón Buscar, el sistema mostrará los datos en pantalla de las minutas en un cuadro con varias columnas y líneas, agrupando la información de acuerdo con la opción seleccionada.

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Administración de Usuarios Esta página permite administrar los usuarios del sistema. Solo los usuarios administradores tendrán acceso a esta página.

Para ingresar a esta página puede usar la opción Usuarios del menú Administración.

Se muestra un cuadro con varias columnas y líneas que permiten el ingreso de información de usuarios del sistema.

En la parte superior del cuadro de datos se muestran cinco iconos que permite interactuar con los datos, así como la columna Acciones que también muestra los botones de interacción para cada línea de datos.

Interacción Acción

Permite agregar una nueva línea

, , doble-clic Permite iniciar la edición de datos en la línea actual.

, , Del (tecla) Elimina la línea de datos actual.

, Enter Cuando está activa la edición, permite guardar los cambios.

, Esc Cuando está activa la edición, permite cancelar la edición de datos.

Clic Para seleccionar una línea basta con hacer clic con el mouse sobre la misma.

^ orden ascendente ˅ orden descendente

Este símbolo junto al nombre de una columna, indica que los datos están ordenados por esa columna en forma ascendente o descendente. Para ordenar o invertir el orden los datos, basta con hacer clic sobre el nombre de la columna.

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Interacción Acción

Al hacer clic sobre el icono de filtro, permite filtrar los datos de la columna seleccionada por medio de una ventana de selección de datos similar a la disponible en Microsoft Excel. Esta opción también permite ordenar los datos de la columna en forma ascendente o descendente. El sistema permite el filtrado usando varias columnas a la vez.

Descripción de campos:

▪ Contacto: Muestra una lista desplegable para seleccionar el contacto a quien se agregará el usuario en el sistema.

▪ Usuario: Es el nombre de usuario que usará la persona para ingresar al sistema, también conocido como login name.

▪ Contraseña: Es la contraseña que usará la persona para ingresar al sistema. o La contraseña se puede visualizar solamente al momento de ingresarla.

▪ Activo: Permite especificar si el usuario puede ingresar o no al sistema. ▪ Es Admin: Permite especificar si el usuario es administrador del sistema*. ▪ Es Jefe: Permite especificar si el usuario es jefe. ▪ Unidad/Sección: Permite especificar la unidad a la que pertenece el usuario. ▪ Unidad/Sección: Permite especificar la unidad a la que pertenece el usuario. ▪ Departamento: Permite especificar el departamento al que pertenece el usuario. ▪ Dirección: Permite especificar la Dirección de la institución a la que pertenece el usuario. ▪ Superior: Permite especificar el usuario superior del usuario actual**. ▪ Usuario mod. y Fecha mod. : Usuario y fecha de modificación del registro.

Nota: No se permite eliminar usuarios del sistema. En caso de que se necesite inhabilitar el acceso al sistema de un usuario, se debe usar la columna “Activo” dejándola sin check.

*Sólo los usuarios marcados como administradores pueden crear y modificar usuarios en el sistema. También pueden visualizar información de todas las minutas del sistema.

** Los usuarios superiores de un usuario pueden visualizar las minutas ingresadas o moderadas por dicho usuario.

Todo usuario que sea agregado al sistema podrá ser un moderador de minutas.