SISTEMA CENTRO DE GESTIÓN · Web viewAuthor SIGOB Created Date 06/17/2014 13:17:00 Title SISTEMA...

SISTEMA CENTRO DE GESTIÓNGuía de administración

SIGOBSISTEMA DE GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD

Índice

Lección 1 Acceso al instrumento de Administración del Centro de GestiónLección 2 Creación y Mantenimiento de Tipos de Solicitudes y ActividadesLección 3 Creación y Mantenimiento de Plantillas de ActividadesLección 4 Creación y Mantenimiento de Moldes de Atributos del Equipo de

TrabajoLección 5 Creación de un Centro de Gestión

Determinación de TítulosDeterminación del Equipo de TrabajoDeterminación de Tipos de Solicitudes y/o ActividadesDeterminación de Plantillas de Tareas Asociación de Clasificadores de Ubicación Determinación de Tareas Externas Determinación de Tipos de Tareas Determinación de Clasificadores Asociados Determinación de FormatosDeterminación de Participantes de EventosDeterminación de Responsables de Respuestas de las SolicitudesDeterminación de las Instituciones para Derivar Solicitudes

Lección 6 Mantenimientos de los Centros de Gestión

SISTEMA CENTRO DE GESTIÓN SIGOB

2

Acerca de este capituloEn este capítulo se presentan todos los procedimientos necesarios para la creación y mantenimiento de Centros de Gestión.

Antes de empezarPara completar las lecciones de este capítulo, deberá:

Haber definido previamente los despachos que participarán en cada programa calendario.

Definir clasificadores a ser asignados para la clasificación de sus metas intermedias.


3

Lección 1 Acceso al instrumento de Administración de Centro

de Gestión


4

Lección 1 - Acceso al instrumento de Administración de Centro de Gestión

Ejecutado el Instalador del Diccionario de Datos, se han creado los accesos directos de los Sistemas de Gestión, los cuales se encuentran identificados dentro del grupo de programas Gestión de Despachos.

Pasos para ejecutar el Administrador del Centro de Gestión1. Haga clic en el botón de Inicio de Windows

2. Seleccione la opción Todo los Programas

3. Haga clic en el grupo de programas Gestión de Despachos

4. Seleccione Administrador del Centro de Gestión

5. En el recuadro de Ingreso al Administrador del Centro de Gestión, indique el usuario (este puede ser ADMIN que fue creado por defecto, o el usuario de un funcionario que ya tiene un despacho creado) y la clave de administración definida en el proceso de instalación.

Ej empl o:a. Usuario: ADMINb. Password : ***

6. Haga clic en el botón Aceptar

El Password se ha definido en el proceso de identificación de Claves de Administración

Ingreso al Sistema


5

Lección 2Creación y Mantenimiento de Tipos de Solicitudes y

Actividades


6

Lección 2 - Creación y Mantenimiento de Tipos de Solicitudes y Actividades

Para iniciar la creación de un Centro de Gestión, necesitamos determinar previamente los tipos de solicitudes y de actividades que se utilizaran dentro del mismo.

Funciones deOperación

Listado de Centros deGestión Existentes

Figura 2.1.

Para crear un nuevo Tipo de Solicitud y de Actividad, debe seguir los siguientes pasos1. Teniendo activo el Instrumento de Administración del Centro de Gestión, haga clic en la opciónTipos de Solicitudes y

Actividades . Ver figura 2.1.

2. Haga clic en la opción “Agregar”

3. En la pantalla de definición Tipo de solicitud y/o Actividad indique los siguientes puntos:

Descripción: Nombre del Tipo Disponible para: Sólo Solicitudes, Sólo Actividades o Solicitudes y Actividades Color: Color Identificador del tipo

4. Presione Aceptar para guardar los cambios o de lo contrario presione Cancelar.

Para modificar un nuevo Tipo de Solicitud y de Actividad debe: 1. Seleccionar y abrir el tipo haciendo doble clic sobre el mismo.

2. Haga los cambios deseados


Para Eliminar un nuevo Tipo de Solicitud y de Actividad debe:1. Teniendo activa la bandeja de Tipos de solicitudes y/o


7

Actividades, haga clic en la opción Eliminar.

2. En la pantalla de Confirmación presione SI para eliminar, caso contrario presione NO para cancelar.


8

Lección 3Creación y Mantenimiento de Plantillas de

Actividades


9

Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Plantillas de Actividades

El Centro de Gestión trabaja ampliamente con tareas o actividades, con frecuencia estas son semejantes, en la administración del Centro de Gestión tenemos la posibilidad de crear pre-actividades de manera que el trabajo del usuario del sea más ágil.

Para crear un nuevo Tipo de Solicitud y de Actividad, debe seguir los siguientes pasos1. Teniendo activo el Instrumento de Administración del Centro de Gestión, haga clic en la opción

Plantillas de Tareas. Ver figura 2.1.

Funciones deOperación Listado de

Plantillas de Tareas

Figura 3.1.2. Defina los Tipos de Plantillas haciendo clic en el

botón , luego haciendo clic en la opción Agregar, en el campo que se habilita escriba el nombre y presione la tecla “Enter”.

3. Haga clic en el botón Agregar y luego en la pantalla de creación de plantillas de actividades defina los siguientes Datos:

Información de la Plantilla: Nombre de la plantilla, Tipo de plantilla.

Información de la Actividad: Descripción de la Actividad, Responsable, Monitor, Días de Termino y el Detalle.

Documentos Anexos: contiene un almacén con documentos

asociados a la actividad a definir.


10

Para Eliminar un Tipo de Solicitud y de Actividad debe:1. Teniendo activa la bandeja de Plantillas de Actividades, haga clic en la opción Eliminar

. Ver figura 3.1.



11

Lección 4Creación y mantenimiento de moldes de atributos de

participantes del equipo de trabajo


12

Lección 4 - Creación y mantenimiento de moldes de atributos de participantes del equipo de trabajo

Los participantes del Centro de Gestión tienen Atributos de Participación, estos atributos se pueden personalizar para cada participante.

Para optimizar el trabajo que representa la asignación de Atributos a cada participante, tenemos la posibilidad de crear moldes de atributos para que estos puedan será aplicados de una sola vez a un grupo.


Listado de Plantillas de Tareas

Figura 4.1.

Para crear un nuevo Molde, debe seguir los siguientes pasos:1. Teniendo activo el Instrumento de Administración del Centro de Gestión, haga clic en la opción

Molde de Participantes . Ver figura 2.1.

2. En la bandeja de Moldes de Atributos, haga clic en la opción “Agregar”

Centro de Gestión: Contiene las entradas de los atributos generales del participante.

Nombre completo: Es una lista desplegable con el nombre completo, ordenado alfabéticamente, de los funcionarios disponibles para su participación; en esta lista no aparecen los nombres de los funcionarios ya registrados como participantes.

Atributos: Contiene una lista desplegable con los atributos generales del participante. La Tabla 4 describe los atributos posibles.

Vista Actas: Es el código de la vista de la BIT de Actas a la que accederá este participante en el ambiente de consulta del centro de gestión.

Vista Solicitudes: Es el código de la vista de la BIT de Actas a la que accederá este participante en el

ambiente de consulta del centro de gestión. El participante puede ser responsable de tareas: Permite que el

participante sea responsable de tareas siendo incluido en el listado de responsables de tarea su nombre.

El participante puede ser monitor de tareas: Permite que el participante sea monitor de tareas siendo incluido en el listado de monitores de tareas su nombre.


13

Puede crear Bolsas de tareas: Permite que el participante pueda crear bolsas para luego asociar tareas que se relacionen a las bolsas. Ve botón de acceso al programa calendario: Determina si el participante ve el botón de la pantalla principal de la consulta del centro de gestión que da acceso al programa calendario (Agenda Estratégica) vinculado. Puede Sincronizar con PDA: Determina si el participante puede sincronizar eventos de su PDA al Centro de Gestión.

Lección 4 - Creación y Mantenimiento de Moldes de Participantes

Eventos: Esta ficha contiene las entradas de los atributos de un participante respecto a los eventos. Está dividida en secciones

Autorizado a ver los eventos: Brinda tres opciones de acceso del participante a los eventos, detallados a continuación. Ve sólo los eventos en los que participa: El participante sólo ve los eventos en los que participa directamente. Ve sólo los eventos en los que tiene actividades: El participante sólo ve los eventos en los que tiene asignadas actividades de alguna naturaleza Ve sólo los eventos por nivel de seguridad: El participante ve los eventos según el nivel de seguridad de éstos. El nivel de seguridad es uno de cinco valores posibles que van de Mínima a Máxima. El participante ve los eventos cuyo nivel de seguridad es igual o menor al seleccionado. Eventos con fecha Tentativa: Brinda tres opciones de acceso del participante a estos eventos, y están detallados a continuación. Registrar y Consultar: El participante puede ver y registrar eventos con fecha tentativa. Este nivel es indicado para aquellos participantes que pertenecen al equipo del centro de gestión. Sólo Consultar: Este nivel es indicado para aquellos participantes que no pertenecen al equipo del centro de gestión, pero que necesitan contar con un medio de enviar y monitorear estos eventos del centro de gestión. No autorizado a ver: El participante no tiene acceso a estos eventos. Información que puede ver de los eventos: Proporciona opciones adicionales para controlar el acceso más detalladamente:

Ficha Ejecutiva: tiene tres opciones de control de acceso Crear y Modificar: El participante puede ver y registrar la ficha ejecutivoa de los

eventos. Sólo Consultar: permite acceder a la ficha ejecutiva sin guardas los cambios que

esta pueda sufrir. No autorizado a ver: El participante no tiene acceso a la ficha de los eventos.

Acta: tiene tres opciones de control de acceso Crear y Modificar: El participante puede ver y registrar el acta de los eventos. Sólo Consultar: permite acceder al acta No autorizado a ver: El participante no tiene acceso al acta de los eventos. Ve sólo las actividades Previas y Posteriores de las cuales es responsable: Si se elige esta opción, el participante sólo tendrá acceso en los eventos a las actividades previas y posteriores de las que es responsable; no podrá ver actividades agendadas a otras personas. Ve ficha de carpeta de documentos: Si se elige esta opción, el participante tendrá acceso a la carpeta de documentos de los eventos que puede ver, donde podrá consultar y agregar documentos. Ve ficha de grupo de trabajo: Si se elige esta opción, el participante tendrá acceso a la ficha de grupo de trabajo de los eventos que puede ver.


14

Actividades previas: Contiene una lista desplegable con los atributos del participante en relación a las actividades previas, detallados a continuación

Programar y ver todas: El participante puede programar y ver todas las actividades previas. Programar y ver solo las programadas por el: El participante puede programar actividades previas y modificar los que ve en su lista. Ve todas: El participante puede ver todas las actividades previas programadas, pero no puede programar nuevas Ve solo las que tiene asignada: El participante no puede programar nuevas actividades previas y ve sólo aquellas de las que es responsable No autorizado a ver: El participante no tiene acceso a las actividades previas


Actividades posteriores: Contiene una lista desplegable con los atributos del participante en relación a las actividades posteriores, detallados a continuación

Programar y ver todas: El participante puede programar y ver todas las actividades posteriores. Programar y ver solo las programadas por el: El participante puede programar actividades posteriores y modificar los que ve en su lista. Ve todas: El participante puede ver todas las actividades posteriores programadas, pero no puede programar nuevas Ve solo las que tiene asignada: El participante no puede programar nuevas actividades posteriores y ve sólo aquellas de las que es responsable No autorizado a ver: El participante no tiene acceso a las actividades posteriores

Actividades de Apoyo: Contiene una lista desplegable con los atributos del participante en relación a las actividades de apoyo, detallados a continuación

Programar y ver todas: El participante puede programar y ver todas las actividades de apoyo. Programar y ver solo las programadas por el: El participante puede programar actividades de apoyo y modificar los que ve en su lista. Ve todas: El participante puede ver todas las actividades de apoyo programadas, pero no puede programar nuevas Ve solo las que tiene asignada: El participante no puede programar nuevas actividades de apoyo y ve sólo aquellas de las que es responsable No autorizado a ver: El participante no tiene acceso a las actividades de apoyo

Solicitudes: Esta ficha contiene una lista mediante la cual se puede indicar el nivel de autorización del participante sobre las Solicitudes, que debe ser uno de los detallados a continuación.

Sin autorización: El participante no tiene acceso a las solicitudes Ver y Registrar Solicitudes Internas: El participante sólo puede ver y registrar solicitudes propias. Este nivel es indicado para aquellos participantes que no pertenecen al equipo del centro de gestión, pero que necesitan contar con un medio de enviar y monitorear solicitudes al centro de gestión. Ver y Registrar Solicitudes Directas: El participante puede ver y registrar solicitudes Directas. Estas son solicitudes que una vez registradas son llevadas de inmediato al estado de Evaluación, pasando por alto los estados de Registro y Aceptación. Este nivel es indicado para aquellos participantes que cuentan con la confianza del PR y necesitan un medio de enviarle solicitudes y monitorearlas. Gestionar y Programar Solicitudes en General: El participante tiene total acceso a las solicitudes. Este nivel de autorización sólo debería otorgarse al equipo del centro


15

de gestión, pues da acceso al registro, evaluación, aprobación y/o rechazo, etc. de solicitudes de cualquier tipo.

Paso 1 - Registro Registra desde correspondencia: El participante tiene acceso a las solicitudes registradas por el sistema de correspondencia para incorporarlas al Centro de Gestión. Registra directamente: El participante tiene acceso al registro de solicitudes. Elimina: El participante puede eliminar las solicitudes que se encuentran en la bandeja de solicitudes registradas. Imprime listado: Permite que el participante tenga acceso al botón de Impresión del Listado de la bandeja de Solicitudes Registradas.


16


Paso 2 - Aceptación Acepta para evaluación: Permite que el participante acepte las solicitudes para enviarlas al Paso 3 Rechaza: Permite que el participante rechace las solicitudes para enviarlas al Paso 5 para su posterior respuesta Elimina: El participante puede eliminar las solicitudes que se encuentran en la bandeja de Solicitudes Imprime listado: Permite que el participante tenga acceso al botón de Impresión del Listado de la bandeja de Solicitudes del Paso 2

Paso 3 - Evaluación Pide evaluación a terceros: El participante podrá enviar tareas de opinión u acción a terceros en relación a las solicitudes de que se encuentren en evaluación Consulta archivo de solicitudes: Permite consultar las solicitudes que fueron archivadas. Deja pendiente: Permite al participante enviar esta solicitud a la bandeja de solicitudes Pendientes de Evaluación Deriva a otras Instituciones: El participante puede derivar las solicitudes de esta bandeja a otras instituciones que se encuentren en conexión al centro de Gestión, además la misma se enviara a la bandeja de respuestas en el Paso 5. Devuelve al paso anterior: Permite que el participante pueda devolver al paso 2 las solicitudes que se encuentran en evaluación. Imprime listado: Permite que el participante tenga acceso al botón de Impresión del Listado de la bandeja de Solicitudes en Evaluación.

Paso 4 - Decisión y Programación Imprime listado: Permite que el participante tenga acceso al botón de Impresión del Listado de la bandeja de Solicitudes en espera de Decisión y Programación. Imprime fichas de evaluación: Permite que el participante pueda imprimir las fichas de evaluación de las solicitudes de este Paso. Devuelve al paso anterior: Permite que el participante pueda devolver las solicitudes de este paso se encuentran en evaluación. Programa en la agenda: Con esta opción el participante podrá Programar los eventos del titular del centro de gestión a partir de una solicitud. Programa como instrucción: Con esta opción el participante podrá Programar las solicitudes como instrucciones del titular del centro de gestión. Rechaza: Permite que el participante rechace las solicitudes para enviarlas al Paso 5 para su posterior respuesta Deriva a otras instituciones: El participante puede derivar las solicitudes de esta bandeja a otras instituciones que se encuentren en conexión al centro de Gestión, además la misma se enviara a la bandeja de respuestas en el Paso 5.

Paso 5 - Respuesta Deriva respuesta a otros: Si elige esta opción, el participante podrá enviar al despacho de otros funcionarios las solicitudes de esta bandeja para la elaboración de sus respuestas. Responde: Permite que el participante elabore la respuesta de las solicitudes que se encuentran en este Paso Archiva: Permite que el participante designe si se archivará o no las solicitudes. Imprime listado: Permite que el participante imprima el listado de Solicitudes que se encuentran en las bandejas de respuestas a Solicitudes. Devuelve a Evaluación: Permite que el participante devuelva al paso 3 las solicitudes que están en espera de respuesta.


17


Paso 6 - Control Consulta archivo: Permite que el participante consulte las solicitudes que fueron transferidas al archivo. Controla solicitudes: Permite que el participante tenga acceso al botón de búsqueda de control de las solicitudes del archivo. Controla actividades: Permite que el participante tenga acceso al botón de búsqueda de control de las actividades de solicitudes del archivo.

Pendientes de Evaluación Devuelve a Evaluación: Permite que el participante devuelva al paso 3 las solicitudes que están en espera de respuesta. Imprime listado: Permite que el participante imprima el listado de Solicitudes que se encuentran en estas bandejas.

Instrucciones: Esta ficha contiene una lista mediante la cual se puede indicar el nivel de autorización del participante sobre las instrucciones, que debe ser uno de los detallados a continuación.

Sin autorización: El participante no tiene acceso a las instrucciones Consultar solo Instrucciones en las que participe: El participante sólo puede ver las instrucciones en las que participa, sin modificarlas Consultar todas las Instrucciones: El participante tiene acceso de sólo lectura a todas las instrucciones asignadas Registrar y Consultar todas las instrucciones: El participante puede programar nuevas instrucciones y modificar las existentes

Encargos: Esta ficha contiene una lista mediante la cual se puede indicar el nivel de autorización del participante sobre los encargos, que debe ser uno de los detallados a continuación.

Sin autorización: El participante no tiene acceso a los Encargos Consultar solo encargos que tiene asignado: El participante sólo puede ver las instrucciones en las que participa, sin modificarlas Consultar todas los Encargos: El participante tiene acceso de sólo lectura a todos los encargos Registrar y ver solo los encargos programados por el: El participante puede programar encargos y modificar los que ve en su lista. Registrar todos los encargos: El participante puede programar y ver todos los encargos.

Para Eliminar un Molde de Atributos debe:

1. Teniendo activa la bandeja de Moldes, haga clic en la opción Eliminar . Ver figura 4.1.



18

Lección 5Creación de un Centro de Gestión


19

Lección 5 - Creación de un Centro de Gestión

Para crear un nuevo Tipo Centro de Gestión, debe seguir los siguientes pasos1. Teniendo activo el Instrumento de Administración del Centro de Gestión, haga clic

en la opción

Agregar. Ver figura 2.1.

2. Complete la Información Básica de un Centro de Gestión

Nota: La ficha de Información es presentada por defecto al desplegar la pantalla Centro de Gestión (figura 5.1.). La información de esta ficha es obligatoria, es decir, no se puede dejar ningún campo en blanco.

Descripción: Nombre del centro de gestión a crear.

Agenda Asociada: Agenda de despacho donde se programará toda la información del centro de gestión. El despacho asociado a esta agenda es designado como el propietario del centro de gestión.

Árbol de Actas: Base de información textual (BIT) en la cual se almacenará el Acta de cada evento del centro de gestión. Se elige de una lista que despliega las BIT disponibles (creadas mediante el administrador de Infotex). Su estructura debe seguir el esquema mostrado a continuación

Campo Tipo Descripción1 Caracter (60) Descripción del 2 Fecha Fecha de inicio3 Texto simple Texto4 Texto simple Lista de

Árbol de Solicitudes: BIT en la que se almacenará la información relevante de las solicitudes del centro de gestión al momento de archivarlas. También es una lista que despliega las BIT disponibles. Su estructura debe seguir el esquema mostrado a continuación.

Campo Tipo Descripción1 Caracter (60) Descripción de la Solicitud2 Fecha Fecha de aceptación3 Caracter (30) Descripción Tipo Solicitud4 Texto simple Texto Solicitud5 Caracter (9) Estado solicitud 6 Caracter (25) Nombre solicitante7 Caracter (25) Apellido solicitante8 Caracter (60) Institución solicitante9 Rich Text Ficha Evaluación solicitud

Programa Calendario asociado: Programa Calendario (agenda estratégica) al que el centro de gestión está asociado. Se elige de una lista de programas


20

calendarios disponibles (creados mediante el administrador de Programas Calendarios)

Dirección Email: Dirección de correo electrónico a través de la cual el centro de gestión recibirá solicitudes externas, como vía adicional a correspondencia.


21

Lección 5 - Determinación de Títulos

Nombre de Usuario Email: Nombre de la cuenta de usuario que usará el centro de gestión para leer el correo electrónico.

Password Email: Contraseña de la cuenta de usuario del correo electrónico Tiene Ficha de Evaluación para solicitudes: Como su nombre lo dice

permite definir si el centro de gestión utilizara o no la ficha de evaluación en las solicitudes.

Permite el uso de reiteraciones de tareas: Permite que los programadores y monitores de tareas pueden hacer reiteraciones sobre las tareas.

Permite el uso de bolsas de tareas: Permite que los participantes del centro de gestión puedan trabajar con las bolsas de tareas.

Para determinar los títulos, siga los siguientes pasos:1. Teniendo activa la ventana de Creación del Centro de Gestión, haga clic en la pestaña Títulos.

2. Complete los Títulos, previamente lea las especificaciones dadas a continuación. Carpetas de Trabajo: Es el espacio donde se encuentran los Documentos Anexos. Acta: Acta de los Eventos Agenda de Acciones: Sección de la pantalla principal que engloba las operaciones

sobre la Agenda del centro de gestión. Agenda Estratégica: Sección de la pantalla principal que da acceso al Programa

Calendario asociado. Gestión de Solicitudes: Sección de la pantalla principal que da acceso al proceso

de gestión de solicitudes Gestión de Instrucciones: Sección de la pantalla principal que da acceso al

proceso de gestión de instrucciones.

Nota: Estas Informaciones se deben Completar en Singular y en Plural.

Actividades: Son las actividades o eventos en los cuales participa el titular del Centro de Gestión.

Instrucciones: Son las actividades o eventos en los cuales participa el titular del Centro de Gestión.

Tareas Previas: Tareas Previas a la Actividad Tareas Posteriores: Tarea Posteriores a la Actividad Tareas de Solicitudes: Tareas de opinión u acción de terceros acerca de la

evaluación de una Solicitud


22

Tareas de Apoyo: Tareas de Apoyo a la Actividad Solicitudes: Solicitudes o Peticiones al Titular del Centro de Gestión Reiteraciones: En sí constituyen un mecanismo para registrar explícitamente

instrucciones, consideraciones o indicaciones adicionales al detalle de la ejecución de una tarea.

Bolsas de Tarea: permiten asociar tareas a uno ó varios conceptos arbitrarios. Son como clasificadores especializados para tareas.


23

Lección 5 - Determinación del Equipo de Trabajo

Para determinar el Equipo de Trabajo del Centro de Gestión1. Seleccione la pestaña Equipo de Trabajo2. Luego siga los pasos citados mas abajo.

Moldes que puede aplicar sobre los funcionarios delEquipo de Trabajo Listado de

Funcionarios del Equipo de trabajo

Figura 5.2.

Para determinar un participante del equipo de trabajo, siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en la opción Agregar . Ver figura 5.2.2. Seleccione el nombre del Funcionario3. A continuación debe definir los Atributos, para ello puede efectuar una de estas dos

acciones. Definir los atributos, consultando las especificaciones de la Lección 4 O bien seleccione el Molde que desee y se definirán los atributos que esté contiene.

4. Presione Aceptar para guardar los cambios, caso contrario presione Cancelar.

Para eliminar un funcionario del equipo de trabajo, siga los siguientes pasos:1. Seleccione el nombre del Funcionario que desea eliminar.

2. Haga clic en la opción Eliminar . Ver figura 5.2.3. En la pantalla de Confirmación presione SI para eliminar, caso contrario presione NO

para cancelar.


24

Lección 5 - Determinación de Plantillas de Tareas

Para determinar Tipos de Solicitudes y/o Actividades del Centro de Gestión

Figura 5.3.

Para incorporar los tipos de Solicitudes y/o Actividades, siga los siguientes pasos:1. Seleccione la pestaña Tipos de Solicitudes y/o Actividades. Ver figura 5.3.2. Haga clic en el tipo de solicitud que desea incorporar, dejándolo seleccionado .

Para quitar los tipos de Solicitudes y/o Actividades, siga los siguientes pasos:1. Seleccione la pestaña Tipos de Solicitudes y/o Actividades. Ver figura 5.3.2. Haga clic en el tipo de solicitud que desea incorporar, dejándolo sin seleccionar

Para determinar Plantillas de Tareas, debe seguir los siguientes pasos:

Figura 5.4.

Para incorporar los tipos de Plantillas, siga los siguientes pasos:

1. Seleccione la pestaña Plantillas de Tareas.Ver figura 5.4.

2. Seleccione la opción Tipos de Plantillas.3. Haga clic en el tipo de solicitud que desea incorporar, dejándolo seleccionado .


25

Lección 5 - Determinación de Plantillas de Tareas

Para quitar los tipos de Plantillas, siga los siguientes pasos:1. Teniendo activa la pestaña Plantillas de Tareas, seleccione la opción Tipos

de Plantillas.2. Haga clic en el tipo de solicitud que desea incorporar, dejándolo sin seleccionar .

Para agregar una Plantilla de Tarea, siga los siguientes pasos:

1. Teniendo activa la pestaña Plantillas de Tareas, Haga clic la opción Agregar.

2. Para incorporar una Plantilla de Tarea siga los siguientes pasos:Paso 1: Seleccione el tipo de plantilla al cual pertenecen las Plantillas de tareas que desea asociar alCentro de Gestión.

Nota: El listado de Tipos de Plantillas contiene aquellos tipos que fueron incorporados al Centro de Gestión como se muestro anteriormente.

Paso 2: Seleccione el tipo de Tarea en el cual desea que se asocien.Descripción

Actividades Previas Tareas Previas a la Actividad del TitularActividades Posteriores Tareas Posteriores a la Actividad del

Actividades de Tareas de Solicitud de opinión u acción de terceros acerca de la evaluación de una

Actividades de Apoyo Tareas de Apoyo a la Actividad del Titular

Paso 3: Puntee las plantillas que desee asociar.

3. Presione Aceptar para guardar cambios, caso contrario presione Cancelar.

Para Eliminar una Plantilla de Tarea, siga los siguientes pasos:1. Teniendo activa la pestaña Plantillas de Tareas, seleccione la que va eliminar. Ver

figura 5.4.

2. Haga clic la opción Eliminar.SISTEMA CENTRO DE GESTIÓN SIGOB

26

Lección 5 - Asociación de Clasificadores de Ubicación

Para Asociar Clasificadores al Nuevo Centro de Gestión, debe seguir los siguientes pasos:

Figura 5.5.

1. Seleccione la pestaña Clasificación de Ubicación, luego haga clic en Agregar. Ver figura 5.5

2. Ingresar la Descripción del Clasificador de Ubicación que va a Seleccionar Ej. Países. Ver figura 5.6.

3. En listado de clasificadores seleccione con un clic el clasificador que desee incorporar, luego seleccione la opción Definir el Clasificador. Una vez definido podrá ver como sé auto-completa el campo Clasificador Asociado.

4. Ingrese el nivel de los clasificadores en el campo que se denomina Nivel, este numero determinar los clasificadores que se muestren en el listado de Clasificadores de Ubicación.

E j e m p lo : Si desea ver los Actores del Estado seleccione el clasificador Actores Estatales y Societales y luego indique el nivel en el que se encuentra que en este caso es 2(dos).

Figura 5.6.

Para saber el nivel en el que se encuentran los clasificadores que desea, empiece a contar por la línea de los primeros clasificador es que aparecen en el listado y vaya

descendiendo hasta el que precise.5. Orden de Presentación: el orden de presentación permite que pueda ordenar los

clasificadores de usuario según usted lo defina, para ello deberá indicar la posición asignando un número y estos clasificadores se ordenaran de forma ascendente de acuerdo a la numeración asignada.

6. Guarde los cambios presionando el botón Aceptar.

Nota: Para modificar los clasificadores asociados puede volver a seleccionarlo como cuando lo selecciono por primera vez.

Para Eliminar los clasificadores asociados1. Seleccione el Clasificador asignado.

2. Haga clic sobre el botón EliminarSISTEMA CENTRO DE GESTIÓN SIGOB

27

3. Guarde los cambios presionando el botón Aceptar, caso contrario presione Cancelar


28

Lección 5 - Determinación de Tareas Externas

Las tareas externas del Centro de gestión se desarrollan en una página Web diseñada para esto, el medio de comunicación de una tarea a un participante externo es el e-mail para ello se definirá un e-mail que se enviara a dicho participante avisando que ha recibido una nueva tarea y el destino de la misma.

Para la creación de las tareas externas del Nuevo Centro de Gestión, debe seguir los siguientes pasos:

1. Active la pestaña Tareas Externas

Datos de la tarea

Diseño del e-mail que se enviara a los usuarios de tareas externas.

2. Ingrese el Asunto del e-mail que se enviara al participante externo responsable de la tarea.

3. Ingrese el URL en el cual se encuentra la pagina web dinámica donde esta la tarea asignada, luego seguido de la dirección incorpore la palabra [CODIGO].

4. Diseñe el e-mail que se enviara con el Editor que se ofrece, en caso de que tenga una pagina html con un diseño que desea utilizar puede ingresarla haciendo clic en el botón .

5. Una vez definido el diseño seleccione el área que desea vincular y haga clic en el

botón , luego seleccione el tipo de URL y el campo de definición del URL Ingrese [URLREMPLAZAR].


29

Lección 5 - Determinación de Tipos de Tareas

Para crear Tipos de Tareas para el nuevo Centro de Gestión, debe seguir los siguientes pasos:

Figura 5.6.

1. Seleccione la pestaña tipo de Tarea, luego haga clic la opción

Agregar.

5. En la pantalla de definición Tipo de Tarea indique los siguientes puntos:

Descripción: Nombre del Tipo de Tarea Color: Color Identificador del tipo


Para modificar un nuevo Tipo de Tarea debe:1. Seleccionar y abrir el tipo haciendo doble clic sobre el mismo.2. Realice los cambios deseados3. Presione Aceptar para guardar los cambios o de lo contrario presione Cancelar.

Para Eliminar un nuevo Tipo de Tarea debe:1. Teniendo activa la bandeja de Tipos de Tareas, seleccione el tipo que desea eliminar.

2. Haga clic en la opción Eliminar .3. En la pantalla de Confirmación presione SI para eliminar, caso contrario presione NO

para cancelar.


30

Lección 5 - Determinación de Clasificadores asociados

Para Asociar Clasificadores al nuevo Centro de Gestión1. Teniendo activa la pantalla de creación de un Centro de Gestión, haga

clic en el botónClasificadores.

Presione el botón Plantillas Metas para activar la pantalla de asignación.

Lista de ClasificadoresAsociadas

Lista de ClasificadoresDisponibles

Para Realizar Asignar de Clasificadores al Centro de Gestión:Dispone de 2 comandos para esta tarea:

Agregar clasificador seleccionado: Si desea asignar un clasificador de la lista de Clasificadores Disponibles, entonces del listado de la derecha seleccione el que desea Asignar al Centro de Gestión, luego haga clic el botón Agregar.

Quitar clasificador seleccionado: Si desea quitar un clasificador asociado al Centro de Gestión, entonces de la lista de Clasificadores Seleccionados escoja el que desea desasociar del Centro de Gestión, y luego haga clic en el botón Eliminar.

Para cerrar la ventana de clasificadores Seleccione la opción


31

Lección 5 - Determinación de Formatos

Para Crear Formatos para el Centro de Gestión que esta creando, debe seguir los siguientes pasos:

1. Teniendo activa la pantalla de creación del CG, haga clic la opción Formatos.

2. Seleccione que tipo de formato va a crear.

Tipos deFormatos

Figura 5.7.

Reporte de Agenda Diaria: Permite crear y modificar el formato del reporte. Abre la pantalla de edición de documentos Word (figura 5.8.), en la cual se realiza la elaboración del formato.

Ficha de Evaluación de Solicitud: Permite crear y modificar el formato de la ficha de evaluación de solicitudes del centro de gestión. Abre la pantalla de edición de documentos Word (figura 5.8.), en la cual se realiza la elaboración del formato

Ficha Técnica de Eventos: Permite crear y modificar el formato de la ficha técnica de eventos del centro de gestión. Abre la pantalla de edición de documentos Word (figura 5.8), en la cual se realiza la elaboración del formato.

Respuesta de Solicitudes: Abre la administración de Formatos de respuesta a solicitudes.

Derivación de solicitudes: Abre la administración de Formatos de respuesta de derivación de solicitudes


32

Figura 5.8.


33


Para elaborar el Formato de Reporte de Agenda Diaria para el Centro de Gestión que esta creando, debe seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione la opción Reporte de Agenda Diaria para elaborar el formato del mismo. Ver figura 5.7.

2. En la ventana de edición de documentos Word, proceda a elaborar el formato. Ver figura 5.8.

3. Utilice los campos de Información para la definición de formatos de Reporte de la Agenda Diaria.

Campo Descripción[NOMBRE _ DÍA]

Nombre del día. Ej. Lunes[FECHA _ LARGA]

Fecha del día Ej. 2004/05/13[ACTIVIDADES]

Listado de Actividades

4. Presione el botón Volver para cerrar, y en la pantalla de confirmación presione SI para eliminar, caso contrario presione NO para cancelar.

Para elaborar el Formato de la Ficha de Evaluación para el Centro de Gestión que esta creando, debe seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione la opción Ficha de Evaluación para elaborar el formato del mismo. Ver figura 5.7.

2. En la ventana de edición de documentos Word, proceda a elaborar el formato. Ver figura 5.8.

3. Utilice los campos de Información para la definición de formatos de Fichas de Evaluación.

Campo Descripción[SOLICITANTE] Nombre del solicitante[INSTITUCION] Institución del solicitante[CARGO] Cargo del solicitante[FECHA _ SOLICITUD] Fecha de recepción/elaboración de la [APELLIDO _ Apellido del solicitante[HORA] Hora de Propuesta del Evento[TIPO _ SOLICITUD] Tipo de solicitud[DESCRIPCION] Descripción de la solicitud[TEXTO] Detalle de la solicitud

4. Presione el botón Volver para cerrar, y en la pantalla de confirmación presione SI para eliminar, caso contrario presione NO para cancelar.

Para elaborar el Formato de la Ficha Técnica para el Centro de Gestión que esta creando, debe seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione la opción Ficha de Evaluación para elaborar el formato del mismo. Ver figura 5.7.

2. En la ventana de edición de documentos Word, proceda a elaborar el formato.3. Utilice los campos de Información para la definición de formatos de Fichas Técnicas.

Campo Descripción[FECHA _ Fecha de la actividad o del evento[FECHA _ HORA] Hora de la actividad o del evento[DURA _ Duración de la actividad o del evento[DESCRIPCION] Descripción de la actividad o del evento[TEXTO] Detalle de la actividad o del evento[ Participantes internos de la actividad o


34

4. Presione el botón Volver para cerrar, en la pantalla de confirmación presione SI para eliminar, caso contrario presione NO para cancelar.


35


Para elaborar los Formatos de Respuesta a las solicitudes del Centro de Gestión que esta creando, debe seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione la opción Respuesta Solicitud para elaborar el formato de las respuesta de aceptación y de rechazo (Ver figura 5.7.), una vez que lo selecciono aparece una bandeja de formatos de respuestas.Ver figura 5.9.

Figura 5.9.

2. En la bandeja de respuesta de las solicitudes, haga clic en la opción Agregar . Ver figura 5.9.

3. Una vez que se habilito esta ventana determine el nombre del Formato e Indique que tipo de respuesta es de Aceptación o de Rechazo.

4. Seleccione el botón de Editar Formato para habilitar la ventana de edición de documentos Word para proceda a elaborar el formato. Ver figura 5.8.

5. Utilice los campos de Información para la definición de formatos de Respuestas a Solicitudes.

Campo Descripción[VOCATIVO] Vocativo del solicitante[CARGO] Cargo del solicitante[ Descripción de la solicitud[FECHA] Fecha de recepción/elaboración de la [APELLIDO] Apellido del solicitante[NOMBRE] Nombre del solicitante[ Institución del solicitante[FECHA _ Fecha de programación de la solicitud[HORA _ Hora de programación de la solicitud

Para eliminar los Formatos de Respuesta a las solicitudes del Centro de Gestión que esta creando, debe seguir los siguientes pasos:

1. Teniendo activa la bandeja de respuestas de solicitudes, seleccione el formato que desea eliminar.

2. Haga clic en la opción Eliminar 3. En la pantalla de Confirmación presione SI para eliminar, caso contrario presione NO para

cancelar.


36


Para elaborar los Formatos de Derivación de las solicitudes del Centro de Gestión que esta creando, debe seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione la opción Derivación Solicitud para elaborar el formato del mismo, una vez que lo selecciono aparece una bandeja de formatos de respuestas. Ver figura 5.7.

Figura 5.10.

2. En la bandeja de respuesta de solicitudes derivadas, haga clic en Agregar . Ver figura 5.10.

3. Una vez que se habilito esta ventana determine el nombre del Formato.4. Seleccione el botón de Editar

Formato para habilitar la ventana de edición de documentos Word para proceda a elaborar el formato. Ver figura 5.8.

5. Utilice los campos de Información para la definición de formatos de Respuestas a Solicitudes.

Campo Descripción[VOCATIVO] Vocativo del solicitante[CARGO] Cargo del solicitante[ Descripción de la solicitud[FECHA] Fecha de recepción/elaboración de la [APELLIDO] Apellido del solicitante[NOMBRE] Nombre del solicitante[ Institución del solicitante[FECHA _ Fecha de programación de la solicitud[HORA _ Hora de programación de la solicitud

Para eliminar los Formatos de Respuesta a las solicitudes derivadas del Centro de Gestión que esta creando, debe seguir los siguientes pasos:

1. Teniendo activa la bandeja de respuestas de solicitudes derivadas, seleccione el formato que desea eliminar.

2. Haga clic en la opción Eliminar .3. En la pantalla de Confirmación presione SI para eliminar, caso contrario presione NO para

cancelar.


37

Lección 5 - Determinación de Participantes de Eventos

Para determinar los participantes de Eventos

Presione el botón Usuarios participantes para activar la pantalla de determinación.

Lista de Participantes oFuncionarios Seleccionados

Lista de FuncionariosDisponibles

Para Realizar la Selección de Participantes de Eventos:Dispone de 4 comandos para esta tarea:

Dar Participación a Funcionarios seleccionados: Si desea seleccionar sólo algunos de los funcionarios disponibles, entonces del listado inferior selecciónelos marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada usuario. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia arriba, el cual asignará sólo los funcionarios seleccionados al CG.

Dar participación a todos: Si desea asignar a todos los funcionarios disponibles, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia arriba.

Quitar Participantes seleccionados: Si desea quitar sólo algunos de los funcionarios participantes, entonces del listado superior selecciónelos marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada usuario. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia abajo, el cual quitara sólo los funcionarios seleccionados al CG.

Quitar todos los participantes: Si desea quitar todos los participantes asignados, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia abajo.


38

Lección 5 - Determinación de Responsables de Respuestas de Solicitudes

Para determinar los Responsables de Respuestas de Solicitudes del CGPresione el botón Responsables de Solución de Respuestas de Solicitudes

para activar la pantalla de determinación.

Lista de FuncionariosParticipantes

Lista de FuncionariosDisponibles

Para Realizar la Selección de los Responsables de Respuestas de Solicitudes del CG:Dispone de 4 comandos para esta tarea:

Asignar Funcionarios seleccionados: Si desea seleccionar sólo algunos de los funcionarios disponibles, entonces del listado inferior selecciónelos marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada usuario. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia arriba, el cual asignará sólo los funcionarios seleccionados al CG.

Asignar a todos: Si desea asignar todos los funcionarios disponibles, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia arriba.

Quitar funcionarios seleccionados: Si desea quitar sólo algunos de los funcionarios participantes, entonces del listado superior selecciónelos marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada usuario. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia abajo, el cual quitara sólo los funcionarios seleccionados al CG.

Quitar todos los funcionarios responsables: Si desea quitar todos los responsables que tiene asignados, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia abajo.


39

Lección 5 - Determinación de las Instituciones para Derivar Solicitudes

Para determinar las Instituciones para Derivar Solicitudes

Presione el botón Instituciones para Derivar para activar la pantalla de determinación.

Lista de InstitucionesAsociadas

Lista de InstitucionesDisponibles

Para Realizar la Selección de las Instituciones para derivar las Solicitudes del CG:Dispone de 4 comandos para esta tarea:

Asignar Instituciones seleccionados: Si desea seleccionar sólo algunas de las Instituciones disponibles, entonces del listado inferior selecciónelos marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada usuario. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia arriba, el cual asignará sólo las Instituciones seleccionadas al CG.

Asignar todas las Instituciones: Si desea asignar todas las Instituciones disponibles, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia arriba.

Quitar Instituciones seleccionados: Si desea quitar sólo algunos de las instituciones asociadas, entonces del listado superior selecciónelos marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada usuario. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia abajo, el cual quitara sólo las instituciones seleccionadas al CG.

Quitar todas las instituciones asociadas: Si desea quitar todas las Instituciones que tiene asignadas, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia abajo.


40

Lección 6Mantenimiento de los Centros de Gestión


41

Lección 6 - Mantenimiento de los Centros de Gestión


Listado de Centros deGestión Existentes

Para consultar un Centro de Gestión, debe seguir los siguientes pasos1. Ingrese al Administrador de Centro de Gestión siguiendo los pasos de la Lección

1.2. Teniendo activo el administrador del CG, en el listado de los CG disponibles, haga

doble clic sobre el que desea consultar.

Para modificar un Centro de Gestión, debe seguir los siguientes pasos1. Ingrese al Administrador de Centro de Gestión siguiendo los pasos de la Lección

1.2. Teniendo activo el administrador del CG, en el listado de los CG disponibles, haga

doble clic sobre el que desea modificar.3. Una vez que ingreso al CG, modifíquelo siguiendo los pasos que correspondan de la

Lección 5

Para salir del administrador del centro de gestión haga clic en la opción Salir .


42

SISTEMA CENTRO DE GESTIÓN · Web viewAuthor SIGOB Created Date 06/17/2014 13:17:00 Title SISTEMA...

Documents

Transcript of SISTEMA CENTRO DE GESTIÓN · Web viewAuthor SIGOB Created Date 06/17/2014 13:17:00 Title SISTEMA...