Sistema contable en excel

Excel y lacontabilidad

Conciliación de información 14Las funciones de búsqueda 16Las referencias relativas y absolutas 20Más detalles 21Filtros 22Algunos cambios 24

Tablas y tablas dinámicas 26Las tablas 26Las tablas dinámicas 28

Las validaciones de datos 31Aspectos básicos del sistema contable 35Los estados contables 39

Búsqueda y reemplazo 39Cambiar signos 41El balance 44

Resumen 45Actividades 46

Capítulo 1

Comencemos el recorrido

de esta obra descubriendo cuáles

son las herramientas de Excel

que nos facilitarán algunas tareas

relacionadas con la contabilidad.

Entre ellas, veremos las tablas y las

tablas dinámicas, haremos

comparaciones y validaciones.

FINANZAS CON MICROSOFT EXCEL

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En el caso que presentamos, la extracción tiene los datos de la facturación, losnúmeros de los comprobantes, las fechas y los importes. Además, contamoscon un detalle que lleva el departamento de ventas, donde se registra cada unade las operaciones que realizaron los vendedores. Esa información la remitenal departamento contable todos los meses para que se efectúe la comproba-ción del registro contable de las facturas y luego se proceda a liquidar las co-misiones correspondientes a los vendedores.

Figura 2. El seguimiento del departamento de ventas

incluye otros datos, como el canal de ventas y el cliente.

Para realizar esta primera conciliación utilizaremos, como nexo, el número dela factura y aplicaremos funciones de búsqueda.

Conciliación de información

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CONCILIACIÓN DE INFORMACIÓNUna de las tareas más repetidas en cualquier departamento de contabilidad oadministración de una empresa es la realización de conciliaciones de datos einformación. Podrían ser, por ejemplo, datos bajados de algún sistema infor-mático de información o, simplemente, listas de datos ingresados en unaplanilla de Excel que debamos comparar o mayores de cuentas contables quequeramos contrastar, entre otras opciones.Para realizar comparaciones de datos podemos utilizar y combinar distin-tas herramientas de Excel, por ejemplo: tenemos la posibilidad de usar fun-ciones que nos permitan comparar valores y aplicar algunas opciones de lasherramientas de ordenamiento y filtro.Comencemos con una ejemplificación bien simple. Supongamos que tene-mos una extracción de datos de algún sistema de la compañía que debemoscomparar con un archivo de Excel donde se hacen seguimientos manuales delas ventas y queremos contrastar si hemos registrado en la contabilidad todaslas facturas de venta. En primer lugar, contamos con el detalle de la extrac-ción del sistema, donde figura el número de factura que será la clave que uti-lizaremos para la comparación de los datos.

Figura 1. Habitualmente, los sistemas de información, ya sean

contables o administrativos, tienen la posibilidad de generar extracciones,

en algunos casos directamente a Excel y, en otros, como archivo de texto.

1. EXCEL Y LA CONTABILIDAD

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EENN EEXXCCEELL 22000033 ✱Las limitaciones de Excel 2003 (y otras versiones anteriores) son bastantes si las

contrastamos con Excel 2007. La cantidad de filas que se pueden utilizar no puede

superar las 65.536, en comparación con la posibilidad de usar más de un millón en

la última versión. Además, como máximo, podremos contemplar 256 columnas res-

pecto de las más de 16.000 de Excel 2007.

• Lógicas: aquí encontraremos algunas funciones que nos resultarán de granutilidad al elaborar construcciones condicionales complejas. Por ejemplo,con la función SI podremos analizar una determinada condición que, decumplirse, nos permitirá realizar un cálculo o una acción. Si arroja comoresultado un valor falso, podremos realizar algo diferente.

• Texto: muchas veces tendremos que trabajar con valores no numéricos. Parapoder hacerlo, en este grupo hallaremos funciones que nos permitirán tra-bajar más fácilmente con este tipo de datos.

• Fecha y hora: dentro de este grupo encontraremos las funciones referidas almanejo de fechas y su composición. Es posible determinar días, meses yaños, como así también horas, minutos y segundos.

Además de estos grupos que mencionamos, existe el referido a las funcionesde Búsqueda y referencia, donde hallaremos funciones que nos habilitaránpara realizar búsquedas y comparaciones. También encontraremos un grupoespecífico que contiene funciones Matemáticas y trigonométricas, y otro gru-po que concentrará el resto de las funciones disponibles.

Figura 4. La categoría Cubo aparece en la versión 2007 de Excel

(no en anteriores) e incluye funciones relacionadas con cubos de dato.

Dentro de este último grupo tendremos funciones específicas relacionadascon cálculos estadísticos y de ingeniería. Asimismo hallaremos las funcionesES y otras que nos permitirán identificar y trabajar con los diferentes tipos deerrores que puedan arrojar algunas funciones.


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Las funciones de búsquedaDentro de la pestaña Fórmulas, Microsoft Excel 2007 presenta un grupo de-nominado Biblioteca de funciones que incluye, divididas en distintos grupos,las fórmulas que podemos aplicar. Entre estos diferentes grupos encontramoslas funciones de Búsqueda y referencia.

Figura 3. Son varias las funciones que nos permitirán realizar comparaciones.

Las funciones se encuentran agrupadas de acuerdo con su funcionalidad. Ha-gamos un rápido repaso por el contenido de cada uno de los grupos.

• Autosuma: además de la función Suma (que nos permite realizar sumatoriasde valores incluidos en celdas y rangos), este grupo contiene otras funcionessencillas que nos permitirán calcular promedios (Promedio), obtener los valo-res mínimos (Mín) y máximos (Máx), y realizar diferentes formas de conteos.

• Usadas recientemente: este grupo irá mostrando las últimas funciones utiliza-das y nos permitirá un fácil acceso a las que utilizamos con más frecuencia.

• Financieras: dentro de este grupo hallaremos las funciones que nos posibilita-rán realizar cálculos financieros (profundizaremos sobre esto en los próximoscapítulos). El cálculo de intereses y tasas, de pagos, y la amortización de crédi-tos son algunas de las cuestiones que podremos resolver con estas funciones.


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El primer argumento de la función BUSCARV será la celda que contenga elnúmero de la factura que utilizaremos como nexo. En este ejemplo, esos va-lores se encuentran dentro de la fila A. Para el segundo argumento tenemosque seleccionar la tabla o matriz donde se debe realizar la búsqueda, que eneste caso será la siguiente matriz de datos.Es importante que tengamos bien en claro que la primera columna del se-gundo argumento de esta función (la matriz donde se buscarán los valores)debe ser aquélla que contenga los valores de la referencia, es decir, el valor se-leccionado como llave en el primer argumento. Por lo tanto, en nuestroejemplo, este rango comenzará en la columna donde se incluyen los númerosde facturas de la planilla de seguimiento.

Figura 6. En este caso, nuestra matriz comenzará a partir de la columna C.

Esta función incluye un tercer argumento que será el número de la colum-na que queramos obtener como resultado. En este caso, incluiremos un 3para traer el importe de cada factura. Por último, debemos incluir un cuar-to argumento, que le indicará a la función si los valores de la matriz dondedebe realizar la búsqueda se encuentran ordenados o no. Si se incluye la pa-labra FALSO o se lo pone vacío, Excel asume que los valores se encuentrandesordenados, mientras que si el valor es VERDADERO o se omite, asume quese encuentran ordenados. Al terminar, la función quedaría de la siguienteforma: =BUSCARV(A3;Seguimiento!C3:F24;3;).


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Para volver a nuestro proyecto, recordemos que contamos con dos planillasdiferentes: una, con datos extraídos de un sistema contable y otra, con un de-talle de seguimiento del departamento de ventas. Una de las formas de realizar comparaciones es a través de funciones. En estecaso utilizaremos BUSCARV, que forma parte del grupo Búsqueda y referencia.Esta función nos permite, partiendo de un dato que funciona como llave(valor_buscado), encontrarlo en otra tabla o matriz (matriz_buscar_en) y ob-tener un determinado dato de esta última. Su sintaxis es =BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;[ordenado]). Debemos tener encuenta que esta función buscará la información de manera vertical, es decir,el valor buscado debe encontrarse a la izquierda de la tabla o matriz dondedeseamos encontrar el dato correspondiente. En nuestro ejemplo, el valorbuscado que utilizaremos como llave será el número de la factura, ya que esel dato que figura en las dos tablas, y utilizaremos una celda auxiliar para vol-car los resultados. Comenzaremos chequeando desde la planilla extraída delsistema, los datos incluidos en el seguimiento del departamento de ventas.

Figura 5. Cuando comencemos a incluir una

función, Excel nos mostrará una ayuda activa.


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EENN EEXXCCEELL 22000033 ✱En versiones anteriores de Microsoft Excel, para insertar una función nos podemos

dirigir al menú Insertar/Funciones. La agrupación de las funciones es similar a la de

Excel 2007, aunque hay algunas específicas que sólo se han incorporado en esta

nueva versión. Si no encontramos algo, podemos recurrir a la ayuda.


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Figura 7. La hoja que posee los datos del

departamento de ventas se ha denominado Seguimiento.

De esta forma, podremos obtener el valor de todas las facturas de la extrac-ción de datos que se encuentren en el seguimiento del departamento de ven-tas y aquellos valores no encontrados arrojarán un error del tipo #N/A.

Las referencias relativas y absolutasAntes de copiar la función que creamos, debemos asegurarnos de que las refe-rencias incluidas dentro de ella respondan a nuestras necesidades. Para corrobo-rar eso, es necesario saber que existen dos tipos de referencias. Por defecto, todaslas celdas o rangos que incluyamos dentro de fórmulas o funciones serán relati-vas. Al copiar a otra celda una fórmula que incluya una referencia de este tipo,la función quedará referenciada a la posición relativa que corresponda. Por suparte, las referencias absolutas son aquéllas que mantienen fijas las celdas o al-guna parte de su dirección (columna o fila) para que al momento de copiar lasfórmulas que contengan esas celdas, sus referencias se encuentren relacionadascon las mismas celdas de destino en forma invariable. Podemos decir, enton-


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EERRRROORREESS ##NN//AA ❘❘❘Cuando las funciones de búsqueda, como BUSCARV y BUSCARH, no encuentren los

valores buscados en la matriz, arrojarán el error #N/A (siglas del inglés not availa-

ble, que significa no disponible). Más adelante aprenderemos a aplicar otras funcio-

nes que nos permitirán administrar estos errores.

VVAALLOORREESS NNOO NNUUMMÉÉRRIICCOOSS DDEENNTTRROO DDEE FFUUNNCCIIOONNEESS ❘❘❘Dentro de las funciones podremos agregar como argumentos o resultados de éstas,

valores no numéricos o de texto. En todos los casos, estos valores deben incluirse

entre comillas “”, por ejemplo, “OK” o “ERROR”. Sin embargo, si deseamos incluir

valores numéricos, las comillas no serán necesarias.

ces, que las referencias que posean nuestras fórmulas podrán ser relativas o abso-lutas según la tarea que estemos realizando, y serán fundamentales ya que nos fa-cilitarán nuestro trabajo al momento de copiar fórmulas y funciones.Para fijar filas o columnas tenemos que anteponer el signo $ a las coordenadasde la celda que queramos fijar. De esta forma, si deseamos fijar la columna deuna referencia para la celda A1 introduciremos $A1, mientras que si lo que ne-cesitamos es congelar la fila utilizaremos A$1. Esto nos permitirá que, al arras-trar fórmulas, las partes de la referencia que se encuentren fijas no sean altera-das. Si deseamos fijar filas y columnas a la vez, es decir, obtener una referen-cia totalmente absoluta, la dirección de la celda deberá ser $A$1. También po-demos utilizar la tecla de funciones F4 para poder alternar entre las diferentesvariantes de fijación. En nuestro ejemplo debemos fijar las celdas de la matrizdonde buscamos los valores, para que al copiar la función al resto de las celdasla referencia del rango se mantenga. Por lo tanto, nuestra función quedaría dela siguiente forma: =BUSCARV(A3;Seguimiento!$C$3:$F$24;3;).

Más detallesPodemos mejorar de muchas formas lo que realizamos hasta ahora: tenemosla posibilidad de incluir algunas funciones adicionales en nuestra compara-ción para que al encontrar un valor en ambas planillas aparezca, por ejem-plo, la palabra OK o ERROR si los valores no son encontrados. Gracias a esto,luego podremos aplicar algún ordenamiento o filtro sobre esta columna pa-ra analizar sólo las partidas con diferencias.Para lograr esto, incluiremos una combinación de funciones SI (función con-dicional que nos permitirá evaluar un argumento y, de acuerdo con su resul-tado, realizar una acción diferente) y ESERROR (función que identifica loserrores #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? y #NULO!).Como resultado de esto, la función completa quedaría: =SI(ESERROR(BUSCARV(A4;Seguimiento!$C$3:$F$24;3;));”ERROR”;”OK”).

La utilidad de filtros es muy poderosa y son muchas las opciones que nos po-sibilita realizar. En este caso, haremos un filtro sencillo para poder mostrar,solamente, aquellas partidas que tienen errores.

Figura 10. Seleccionaremos el valor que queramos filtrar.

Luego de incorporar el filtro, desde los indicadores que se visualizan en losencabezados de cada columna, podremos acceder a las diferentes opciones deesta herramienta. Después de seleccionar el filtro que deseamos usar, sólo ve-remos las filas filtradas, es decir, aquéllas que cumplen con el criterio elegido.

Figura 11. También podríamos ordenar los valores

para agrupar aquellas partidas con diferencias.


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Figura 8. En funciones combinadas, los paréntesis () toman diferentes

colores para permitirnos identificar los diferentes pares de apertura y cierre.

FiltrosAhora podemos insertar filtros para lograr que sólo se vean aquellas partidasque contienen errores. Dentro de la ficha de opciones Inicio, en el grupoModificar, encontraremos el botón Ordenar y filtrar, que nos dará acceso a lasherramientas que nos permitirán realizar filtros y ordenamientos.

Figura 9. Las herramientas de filtro

y ordenamiento se encuentran en el mismo grupo.


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EENN EEXXCCEELL 22000033 ✱En la versión anterior de Excel, las herramientas de ordenamientos y filtros las en-

contraremos dentro del menú Datos. Si bien la finalidad es la misma, Excel 2007 po-

see una gran cantidad de herramientas adicionales y muy eficaces en este rubro,

que las versiones anteriores no tienen.

Incluiremos algunas funciones adicionales a través de las cuales, desde la ho-ja donde están los datos de la extracción contable, podremos transformar elnúmero de la factura en el mismo formato que el incluido en la planilla deseguimiento. Primero utilizaremos la función DERECHA (incluida dentro delgrupo de funciones Texto), que nos permitirá extraer desde el extremo dere-cho una parte del número de la factura, y luego aplicaremos la funciónVALOR, del mismo grupo, para poder transformar en un valor numérico el re-sultado extraído por la función DERECHA. En principio, la combinación quedaría =DERECHA(A3;8). De esta forma, podre-mos extraer de 0001A00000469 el valor 00000469, por ejemplo. A continuación,aplicaremos =VALOR, quedando =VALOR(DERECHA(A3;8)) para transformar elnúmero de la factura en un simple 469. Así, lograremos obtener una misma cla-ve en las dos planillas y volver a aplicar todo esto dentro de la función =BUSCARV.La función completa quedaría de la siguiente manera: =SI(ESERROR(BUSCARV(VALOR(DERECHA(A3;8));’Seguimiento’!$C$3:$F$37;1;));”ERROR”;”OK”).Al momento de realizar la comparación desde la planilla del departamento deventas debemos conseguir nuevamente que los nexos que utilicemos dentrode la función =BUSCARV sean comparables. Podemos, por ejemplo, incluiruna columna auxiliar que nos facilite la tarea, o tratar de transformar el valorde la factura, por ejemplo 469, en 0001A00000469. Tenemos la posibilidadde decidirlo según nuestra preferencia. Sólo debemos tener en cuenta que, enestos casos, las funciones de texto son nuestras aliadas.

Otras funciones que nos facilitarán tareasExisten otras funciones que nos ayudarán a resolver tareas de comparación:

• BUSCARH: forma parte del grupo de funciones Búsqueda y referencia y ac-túa igual que BUSCARV, pero su objetivo es obtener datos en forma hori-zontal, con el reemplazo de columnas por filas.


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Para completar la conciliación deberíamos realizar las mismas tareas en la pla-nilla de seguimiento del departamento de ventas para poder, de esta forma,identificar las partidas que no se encuentren incluidas dentro de la extraccióndel sistema contable. Los pasos para realizar esto serían los siguientes: en pri-mer lugar, incluir la combinación de funciones SI, ESERROR y BUSCARV paracomparar los valores y, en segundo lugar, agregar filtros para poder identifi-car todas las partidas que no puedan conciliarse.También podríamos seguir mejorando esto e incluir, por ejemplo, formatoscondicionales para identificar, a través de colores, las partidas que mostraranERROR. Esta herramienta (que estudiaremos más adelante) la encontraremosdentro de la ficha de opciones Inicio, en el grupo Estilos.

Algunos cambiosTodo lo que hemos realizado funciona sólo cuando en las dos planillas tene-mos un nexo (en este caso, el número de factura) que se encuentra expresa-do de la misma forma. ¿Qué sucede si este valor se encuentra con formato di-ferente en cada una de las planillas? Simplemente, nuestra comparación nofunciona. Para resolver esto, realizamos algunas modificaciones en nuestracombinación de funciones para poder realizar la conciliación. Supongamosque la planilla del departamento de ventas incluye los números de las facturas,pero en un formato más simple con menor cantidad de caracteres.

Figura 12. El número de la factura es un simple valor sin formato.


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LLAA MMIINNII BBAARRRRAA DDEE FFOORRMMAATTOO ❘❘❘La estética de una planilla es muy importante al momento de realizar trabajos

profesionales. Por eso, Microsoft Excel 2007 incluye una mini barra de formato

con todas las herramientas necesarias para ajustar las diferentes opciones de

formato. Siempre estará a nuestra disposición con sólo presionar el botón dere-

cho del mouse sobre algún lugar de nuestra planilla.

la ficha de opciones Insertar, tenemos la posibilidad de convertir un rangode datos en una tabla. En nuestro ejemplo podríamos seleccionar cualquie-ra de las planillas (tanto la extracción del sistema contable como el segui-miento del departamento de ventas) y convertirla en una tabla.

Figura 13. Es posible ampliar el rango de la tabla

a voluntad, según lo que necesitemos en cada momento.

La tabla nos permitirá ajustar el diseño de los datos, incorporar filtros en lasdiferentes columnas, e incluir, por ejemplo, una fila con totales donde podre-mos seleccionar, desde una lista desplegable, la operación que deseemos reali-zar. Existe otro tipo de tablas más interesante, que veremos a continuación.

Tablas y tablas dinámicas

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• IZQUIERDA: nos permite extraer una parte del valor de una celda, pero par-tiendo desde la izquierda. Es la función inversa a DERECHA.

• TEXTO: en contraposición con la función VALOR, ésta permite transformar unvalor en un texto. La encontraremos dentro del grupo de funciones Texto.

• ESPACIOS: quita todos los espacios del texto excepto los individuales, que se-paran palabras. Nos servirá para realizar algunos ajustes cuando trabajemoscon datos extraídos de otros sistemas que incluyan espacios de más que nosincomoden las comparaciones.

• CONCATENAR: también está incluida dentro del grupo de funciones Texto ynos permite unir cadenas de caracteres formando un único valor de tex-to. Si, por ejemplo, poseemos en la celda A1 un nombre y en B1 un apelli-do, podremos unir todo en una celda si escribimos =CONCATENAR(A1;”“;B1). Los argumentos son muy simples, y ” “ nos permitirá dejar un espa-cio vacío entre el nombre (valor de A1) y el apellido (valor de B1). Otra op-ción es usar, en lugar de esta función, el carácter & para relacionar cadenasde caracteres (para este ejemplo sería =A1&” “&B1).

TABLAS Y TABLAS DINÁMICASComenzaremos a trabajar con tablas y tablas dinámicas. Estas eficaces herra-mientas nos permitirán realizar muchísimas tareas relacionadas con el análi-sis de cuestiones contables y financieras. Veamos algunas de sus opciones.

Las tablasNos servirán para simplificar la administración y el análisis de un grupo dedatos relacionados. Con la opción Tabla, incluida dentro del grupo Tablas de


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LLAA FFUUNNCCIIÓÓNN EEXXTTRRAAEE ❘❘❘Así como DERECHA e IZQUIERDA permiten extraer una porción del contenido de una

celda comenzando desde un extremo, EXTRAE nos permitirá tomar una parte de la ca-

dena empezando desde cualquier punto intermedio. Esta función posee tres argumen-

tos: la celda desde donde se realizará la extracción, el carácter a partir del cual co-

menzaremos a extraer los datos y la cantidad de caracteres que deseemos obtener.

EENN EEXXCCEELL 22000033 ✱Las llamadas Tablas de Excel 2007 se denominan Listas en las versiones anteriores

del programa. Esta herramienta la encontraremos dentro del menú Datos/Lista/

Crear Lista… y veremos que las opciones y utilidades disponibles son muy similares

en ambas versiones. Como en otros casos, si necesitamos realizar algo en

particular y no sabemos cómo, podemos visitar la ayuda del programa.

Figura 15. Automáticamente, se reserva

un área donde se incrustará la tabla dinámica.

Para nuestro ejemplo, en el recuadro Rótulos de fila incluiremos las monedasy en la sección de Valores introduciremos el campo IMPORTE. Esto lo lograre-mos al arrastrar con el mouse a cada una de las áreas, los campos en cuestión.

Figura 16. Para incluir un campo, debemos

arrastrarlo con el mouse hasta la sección deseada.

Tablas y tablas dinámicas

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Las tablas dinámicasEste tipo de tablas nos permite resumir datos y manipular grandes grupos deinformación. Por ejemplo, podríamos resumir una extracción de los movi-mientos de una cuenta contable agrupando su información por fechas o porcuentas de contrapartida. Los diferentes comandos relacionados con esta he-rramienta los utilizaremos para resolver una gran cantidad de problemas. To-memos una de las planillas con la que estemos trabajando y resumámosla através de una tabla dinámica. En este caso, resumiremos la lista de datos con-tables para agrupar aquellos movimientos de acuerdo con la moneda de latransacción. Al presionar el icono de Tabla dinámica, incluido dentro del gru-po Tablas de la ficha de opciones Insertar, se activará el asistente que nos guia-rá en la construcción básica de una tabla dinámica. Luego podremos realizarmuchas modificaciones respecto de nuestras necesidades.

Figura 14. Por defecto, automáticamente se mostrará

el rango de datos en el que nos encontramos situados.

En el primer paso del asistente debemos seleccionar el rango sobre el cual seaplicará la tabla dinámica. Es necesario que cada una de las columnas tenga unencabezado, que después se utilizará para denominarlas. Tras seleccionar elrango veremos un área de nuestra planilla donde se ubicará la tabla dinámicay una ventana para seleccionar la ubicación que tomará cada uno de los datos.


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PPEEGGAARR YY RREEAALLIIZZAARR OOPPEERRAACCIIOONNEESS AALL MMIISSMMOO TTIIEEMMPPOO ❘❘❘Dentro de las opciones de pegado especial podremos realizar algunas operaciones

básicas al mismo tiempo. Es posible copiar una celda que contenga un valor numé-

rico para luego poder realizar, en las celdas de destino del pegado, operaciones bá-

sicas con este valor copiado, como restar, sumar, dividir y multiplicar.

LAS VALIDACIONES DE DATOSUna validación nos permite asegurar un ingreso de datos válidos por partede un usuario. Muchas veces, dentro de las tareas de administración o de con-tabilidad necesitamos que se realice un ingreso de datos de forma manual.Este tipo de tareas pueden ir desde la generación, a través de Excel, de unainterfaz de datos que luego introduciremos en nuestro sistema contable o unseguimiento de las operaciones por vendedor que realiza algún departamen-to, hasta la registración de gastos de un fondo fijo. Por ejemplo, imaginemos que debemos registrar todos los movimientos en laadministración de un fondo fijo (también conocido muchas veces como ca-ja chica). Para facilitar tareas posteriores es necesario que, con cada movi-miento, se identifique claramente el concepto de la operación y, por ende, lacuenta contable sobre la cual debe realizarse la imputación. Para esto pode-mos utilizar la herramienta de validaciones de Excel, que nos permitirá ingre-sar siempre datos válidos y, así, eliminar la posibilidad de errores.Es importante que todos los movimientos cuenten con un único criterio(por ejemplo, no es lo mismo indicar Dto. de ventas que Dto. Ventas) conel fin de que luego se puedan aplicar funciones, tablas dinámicas, etcétera, pa-ra resumir la información o establecer estadísticas. Como veremos, las valida-ciones se encargarán de ayudarnos a resolver esto.

Figura 18. Podremos apoyarnos en una tabla auxiliar para

incluir los valores que serán restringidos a través de la validación.

Las validaciones de datos

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Además de mostrar la sumatoria de los importes de venta, entre los valores dela tabla dinámica podríamos introducir, por ejemplo, el conteo de la canti-dad de facturas realizadas en cada una de las monedas.

Figura 17. Son varias las operaciones que podemos

incluir como resultado de una tabla dinámica.

Excel 2007 está orientado a resultados, por lo tanto, cuando trabajemos conalgunas herramientas específicas (como las tablas dinámicas), aparecerán fi-chas de opciones adicionales para ajustar las características de esos elementos.En el caso de las tablas dinámicas, agrupadas con el nombre Herramientas detabla dinámica, se visualizarán las fichas Opciones y Diseño, a través de las cua-les podremos ajustar muchos detalles de estas herramientas.


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EENN EEXXCCEELL 22000033 ✱El asistente para la creación de tablas dinámicas de la versión 2003 de Microsoft Ex-

cel es diferente del de Excel 2007, que nos muestra una mayor cantidad de opcio-

nes de formato y más simpleza para su creación. Cabe aclarar que en las versiones

anteriores de este programa, hallaremos esta herramienta dentro del menú Datos/

Informe de tablas y gráficos dinámicos….

OORRDDEENNAAMMIIEENNTTOOSS ✱Podemos ordenar las celdas en forma ascendente o descendente según su conteni-

do, pero también podemos hacerlo de acuerdo con su color de relleno, el color de

su fuente, o su icono (en el caso de celdas con formato condicional, herramienta que

utilizaremos más adelante). También debemos tener en cuenta que las celdas va-

cías (en blanco) se ubicarán siempre en último lugar.

Figura 20. Al presionar el comando Validación de datosaparecen otras herramientas para trabajar con datos.

En la sección Permitir elegiremos la opción Lista para luego poder definir,con el botón de la derecha del campo Origen, la sección de nuestra planilladonde se encuentran esos valores válidos. En este caso, utilizaremos la sec-ción auxiliar que construimos anteriormente.

Figura 21. En el campo Origen debe figurar el rango

en el que se encuentra el listado de datos válidos.

Lo mismo realizaremos para las celdas de la columna Concepto, pero seleccio-naremos, en el campo Origen, el rango que delimitará el ingreso de datos deeste campo. Al utilizar las validaciones visualizaremos un indicador en cadauna de las celdas, que nos permitirá abrir una lista desplegable para hacer laselección de los valores posibles. Éstos también podrán ser introducidos di-rectamente y, en caso de coincidir con los datos válidos, se permitirá su in-greso pero, en caso contrario, se visualizará un cuadro de diálogo de error.

Las validaciones de datos

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En nuestro ejemplo incluiremos validaciones en los campos del tipo de mo-vimiento y el concepto del gasto. Este último disparará la cuenta contablesobre la que se aplicará este importe. Para hacerlo, utilizaremos la funciónBUSCARV, tal como la explicamos anteriormente. En primer lugar, definire-mos un rango de datos auxiliar donde incluiremos los valores válidos queformarán parte de la validación en cuestión.

Figura 19. Podríamos incluir los valores dentro de la misma validación,

pero eso nos restaría flexibilidad al momento de realizar cambios.

En la columna Tipo de Movimiento seleccionamos todas las celdas y luego nosdirigimos a la ficha de opciones Datos. Allí elegimos el comando Validaciónde datos del grupo Herramientas de datos. Al accionarlo, se abrirá el cuadrode diálogo principal de la herramienta. Aquí debemos marcar qué tipo de da-tos son los permitidos para las celdas seleccionadas. Adicionalmente, podre-mos incluir un mensaje que aparezca al situarnos en alguna de las celdas conrestricciones (pestaña Mensaje de entrada), y un cuadro de diálogo que apa-rezca cuando se ingresen datos no válidos (pestaña Mensaje de error).


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LLAA AALLIINNEEAACCIIÓÓNN PPOORR DDEEFFEECCTTOO ❘❘❘Por defecto, los valores numéricos introducidos en las celdas se alinearán a la de-

recha, mientras que las cadenas de texto lo harán a la izquierda, en forma prede-

terminada. Al igual que los primeros, las fechas que sean ingresadas serán alinea-

das, en forma predeterminada, a la derecha.

ASPECTOS BÁSICOS DEL SISTEMA CONTABLELa potencialidad de Microsoft Excel 2007 para ayudarnos en la realización detareas relacionadas con la contabilidad y la administración es muy amplia.Podremos hasta construir un verdadero sistema contable basado en Excel alutilizar una hoja de cálculo donde se introduzcan los asientos contables y unagran cantidad de validaciones de datos, para mantener la integridad de la in-formación y realizar resúmenes. Tendremos la posibilidad, en otra hoja denuestro proyecto, de resumir todos esos asientos con algunas fórmulas con-dicionales (SI, SUMAR.SI, etcétera) para luego, con tablas dinámicas, obtenerel resumen de la información por cada cuenta contable.Si nos embarcamos en el desarrollo de la creación de un sistema contabley nos valemos de Excel para hacerlo, debemos tener en cuenta algunascuestiones específicas que nos salvarán de varios inconvenientes al mo-mento de ponerlo en práctica. Entre ellas, podemos mencionar:

• La inclusión de controles que nos permitan asegurar el balanceo de losasientos para que no tengamos problemas cuando queramos obtener un ba-lance de sumas y saldos.

• La mejor manera es utilizar hojas diferentes para cada una de las tareas: lacarga de asientos, el resumen de la información, la obtención de mayores,el cálculo de los estados contables, etcétera.

• Utilizar celdas y hojas con cálculos auxiliares.• Utilizar validaciones para eliminar la posibilidad de errores.• Realizar los resúmenes de la información a través de tablas dinámicas. De

esta forma, podremos, rápidamente, modificar la información que estamosvisualizando y manipular los datos según lo que necesitemos.

• Ser consistentes con la información y con los datos utilizados, es decir,siempre utilizar los mismos nombres y la misma simbología. Esto nos per-mitirá realizar resúmenes, estadísticas, etcétera.

Aspectos básicos del sistema contable

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Figura 22. Se visualiza una lista desplegable

con los valores incluidos en la validación.

Por último, en la columna Cuenta Contable agregaremos una combinación delas funciones SI, ESERROR y BUSCARV para que al seleccionar algunos de losconceptos restringidos a través de la validación, obtengamos la cuenta conta-ble correcta. Esto nos permitirá no tener que ingresar manualmente la cuentacontable y se limitará, así, la posibilidad de errores. La combinación de fun-ciones que agregaremos es =SI(ESERROR(BUSCARV(C4;$C$28:$D$38;2;));””;BUSCARV(C4;$C$28:$D$38;2;)).

Figura 23. De esta forma se visualizaría la planilla de fondo fijo.


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EENN EEXXCCEELL 22000033 ✱Tanto la funcionalidad como la aplicación de la herramienta que nos permite realizar

validaciones de datos son exactamente iguales en la versión 2007 y 2003 de Excel. Sus

cuadros de diálogos poseen las mismas descripciones y los mismos criterios de se-

lección. En la versión 2003, la encontraremos dentro del menú Datos/Validación….

Podemos incluir validaciones en las columnas referidas a los números de lacuenta contable y el centro de costo (CeCo), como también en la columnaque defina si el valor corresponde al Debe o al Haber (D/H). Luego, resulta muy útil incorporar funciones de búsqueda (como BUSCARV,por ejemplo) para poder visualizar las descripciones que correspondan a losnúmeros de las cuentas contables y los centros de costo. Para esto, podemostener una tabla auxiliar que incluya los números de las cuentas contables y loscentros de costo que utilizaremos como lista de la validación y, además, co-lumnas con sus descripciones, las cuales tenemos la posibilidad de traer anuestros asientos con un simple BUSCARV.Respecto de los mayores de las cuentas, podemos realizar tablas dinámicasa partir de los asientos. Para lograr esto, una opción que resulta muy reco-mendable es la de incluir algunas columnas con la información resumen porrubro contable, para luego utilizarlas en los resúmenes.

Figura 25. Utilizamos columnas

auxiliares para incluir los rubros y subrubros.

Aspectos básicos del sistema contable

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Si bien no vamos a explicar cómo realizar toda esta tarea, sí vamos a mostraralgunos detalles. Por ejemplo, podremos definir en una hoja la inclusión delos asientos. Esta hoja deberá contar con las restricciones necesarias (valida-ciones que nos permitan ingresar sólo datos correctos y algunas funciones, co-mo vimos anteriormente, que nos certifiquen la integridad de la informa-ción) para tratar de evitar errores.

Figura 24. Algunas cuentas podrán

tener un centro de costo (CeCo) asociado.

En nuestro caso, hemos definido una columna para incluir los importes yotra donde decidiremos si ese valor corresponde al Debe o al Haber. Si bienes posible realizar esta tarea de diferentes formas, lo más conveniente es teneruna única columna que posea los importes de los asientos, ya que así se nosfacilitará la realización de posteriores resúmenes. Luego, a través de una columna (D/H), deberemos definir lo que correspon-da. También es una buena práctica introducir siempre importes en positivoy que a través de esta misma columna se identifiquen sus valores.


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EEDDIICCIIÓÓNN DDEE CCEELLDDAASS ❴❵Cuando queramos modificar el contenido de una celda, deberemos dirigirnos a la

barra de fórmulas, introducir los cambios deseados y hacer doble clic sobre la cel-

da en cuestión o presionar la tecla F2 de nuestro teclado, que también nos permiti-

rá acceder al modo edición para hacer las modificaciones que necesitemos.

CCOONNTTRROOLLEESS CCOONNTTRROOLLAADDOOSS ✱Para evitar errores, nos conviene incluir controles cruzados y hacer que nos avisen si

hay algún problema en el funcionamiento de la planilla. Por ejemplo, es útil incorpo-

rar una fórmula SI que muestre un mensaje cuando una celda que debiera completar-

se ya hubiera sido completada (o un mensaje de error si aun se encontrara vacía).

LOS ESTADOS CONTABLESYa sea que contemos con un sistema contable o que hayamos desarrolladocon los tips anteriores una alternativa utilizando Excel, vamos a necesitarconstruir los estados contables básicos. Las opciones serán muchas y todo de-penderá de cómo obtengamos la información de base. La mayoría de los sis-temas contables nos permite definir una estructura de balance y cuenta deresultado que, en los mejores casos, podemos exportar directamente a Excelo, al menos, como un archivo de texto.En muchas ocasiones tendremos que utilizar algunas de las herramientas deExcel para poder visualizar correctamente los datos, ya que es habitual que lossistemas de información, al exportarlos, representen la información comotexto en lugar de valores, o se copien espacios, filas y columnas vacías en mu-chos lugares. Para resolver esto podremos acudir a algunas de las facilidadesque nos provee Excel: desde funciones como TEXTO, VALOR, ESPACIOS, etcé-tera, hasta las herramientas de búsqueda y reemplazo.

Búsqueda y reemplazoEncontraremos estas herramientas en la ficha de opciones Inicio, dentro delgrupo Modificar, bajo el nombre Buscar y seleccionar. También tendremos laposibilidad de ingresar con las teclas de acceso rápido: CTRL+B para las bús-quedas y CTRL+L para los reemplazos.

Figura 27. Al presionar el botón Opciones aparecen

varias alternativas para configurar estas herramientas.

Gracias a estos comandos podremos, por ejemplo, adecuar los valores de la pun-tuación de los importes. Esto es útil porque, muchas veces, la configuración re-gional de los sistemas de información (y por lo tanto de sus extracciones) hace

Los estados contables

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Lo aconsejable será usar la función BUSCARV para traer, en las columnas Rubroy Subrubro, los valores de acuerdo con el número de la cuenta contable corres-pondiente. La tabla dinámica la podremos adaptar a nuestras necesidades pa-ra mostrar la información como deseemos. Podríamos presentar los datos porRubro, Subrubro y Cuenta. También podríamos confeccionar un detalle paraanalizar las cuentas de resultado teniendo en cuenta sus centros de costo.

Figura 26. Esta es una forma posible

de realizar esta tarea con tablas dinámicas.

Por último, tendríamos que traducir esto en estados contables. Además,siempre que trabajemos con información, reportes, análisis, etcétera, seráimportante incorporar detalles estéticos en nuestras planillas. El aspecto es una parte fundamental del trabajo y por eso Excel posee unagran cantidad de comandos y herramientas que nos permitirán mejorar elaspecto y la calidad de nuestros trabajos.


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HHAACCEERR ZZOOOOMM RRÁÁPPIIDDAAMMEENNTTEE ❘❘❘Excel posee una herramienta de zoom que nos permitirá acercar o alejar el tamaño

de nuestra planilla. Para ajustar esto rápidamente, podremos utilizar el indicador

que se halla en la parte inferior derecha de la pantalla, que se encuentra por defec-

to en 100%. Su valor mínimo es 10% y, máximo, 400%.

Figura 29. En el campo Reemplazar con: no ingresaremos

ningún valor y presionaremos el botón Reemplazar todos.

Luego, de la misma forma, reemplazaremos los separadores de decimales(puntos) por los correspondientes para nuestra configuración regional, queen este caso son las comas. Automáticamente, veremos cómo los importes setransforman en valores numéricos (alineados por defecto a la derecha dentrode la celda) con los cuales podremos efectuar cálculos.

Cambiar signosOtro problema muy común con el que podremos encontrarnos es el de lossignos de los importes, ya que muchas veces los valores se muestran comovalores absolutos y no incluyen el signo necesario para indicar si sonpositivos o negativos. Una forma rápida de volver un grupo de valores nega-tivos es al utilizar una de las opciones incluidas dentro de las herramientasde Pegado especial. Estos comandos los hallaremos dentro de las opciones


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que debamos modificar puntos por comas o viceversa para que los valores nu-méricos puedan usarse. En otros casos, las fechas de las operaciones se extraencon una separación diferente de la reconocida por la configuración regionalde Windows, y en esa situación también podremos hacer los reemplazos ne-cesarios. Veamos un simple ejemplo: contamos con una planilla de datos ba-jados de un sistema informático, que posee los separadores de miles y deci-males (. y ,) invertidos respecto de la configuración regional de Windows.

Figura 28. Para separar miles se visualiza una coma (,) y, para los decimales,

un punto (.). Todos los importes son una cadena de texto en lugar de valores.

No es posible realizar cálculos con los importes porque Excel los considera tex-to. Podemos usar la herramienta de reemplazo para intercambiar los separado-res por los que sean correctos de acuerdo con nuestra configuración regional. Elprimer paso siempre será eliminar el separador de miles, en este caso la coma (,),ya que si lo hacemos al revés Excel interpretará que la coma es nuestro separa-dor de decimales y estaremos mostrando valores incorrectos. Entonces, primeroreemplazaremos las (,) por nada, (ningún valor) para que desaparezcan.


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EENN EEXXCCEELL 22000033 ✱Las herramientas de búsqueda y reemplazo también están presentes en

Microsoft Excel 2003. Los atajos de teclado para acceder a ellas son los mismos

que en esta nueva versión y su funcionalidad es muy similar. Encontraremos

estas utilidades en Edición/Buscar… y Edición/Reemplazar….

LLOOSS GGRRÁÁFFIICCOOSS DDIINNÁÁMMIICCOOSS ❴❵Es posible crear representaciones gráficas, llamadas gráficos dinámicos, que po-

seen el mismo dinamismo que una tabla, pero en lugar de representar un resumen

de datos, éstos serán expuestos a través de alguno de los diferentes tipos de gráfi-

cos disponibles en Excel. Más adelante profundizaremos en este tema.

Figura 31. Pegar mientras estamos realizando operaciones

nos ayudará a ajustar rápidamente la exposición de nuestros trabajos.

En este caso, debemos elegir dentro de la sección Operación, la opción Divi-dir. A continuación, basta con presionar el botón Aceptar. De esta manera,los valores quedarán expresados en millones. Lo importante de hacer esto esque habremos conseguido mejorar la estética de la planilla al mismo tiempoque habremos logrado simplificar la lectura de los datos.

Figura 32. Podríamos realizar una operación de multiplicación

utilizando el valor inverso 0,000001, en lugar de 1.000.000.


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desplegables del icono Pegar de la ficha de opciones Inicio. Con esta utilidad,además de poder pegar sólo los valores y sólo las fórmulas o los formatos, en-tre otras opciones, podemos realizar operaciones al pegar. Tendremos la po-sibilidad, por ejemplo, de incluir en una celda el valor -1, copiarlo y, al pe-gar, utilizar la opción de pegado especial de multiplicación sobre las celdasa las que queramos cambiarle el signo. Al hacer esto, el valor se mantendráinalterable, pero con el signo inverso.

Figura 30. También podremos pegar vínculos

con la opción que se muestra en la figura.

Esta herramienta también nos permitirá, cuando estemos trabajando con va-lores demasiado grandes, expresarlos en miles o millones, realizando divisio-nes por 1.000, 100.000 o 1.000.000, por ejemplo. Para lograrlo, al momen-to de pegar, debemos seleccionar la opción Pegado especial y luego, dentro dela sección Operación, elegir Dividir. Veamos un ejemplo: tenemos un reportede ventas cuyos valores son muy grandes y podría ser de utilidad expresar to-do en millones. Para esto usaremos una celda auxiliar donde introduciremosel valor 1.000.000. Lo copiaremos (podemos usar el atajo CTRL+C) y después,con la selección de los importes del reporte, usaremos Pegado especial.


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EENN EEXXCCEELL 22000033 ✱El manejo de funciones en Excel 2003 es algo más limitado en cuanto a la posibili-

dad de incluir argumentos y, algunas funciones, ni siquiera están. Por ejemplo, las

condicionales que tienen la posibilidad de incluir varias condiciones (SUMAR.SI.

CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO, PROMEDIO.SI.CONJUNTO) no existen.

La función SUMAR.SI posee tres argumentos, donde el primero será el rangode datos donde se encuentra la llave o nexo que incluiremos en el segun-do argumento y, por último, tendremos que seleccionar el rango que de-seemos sumar cuando se cumpla con la condición establecida. En nuestroejemplo podremos utilizar los datos de la columna Subrubro, donde halla-remos la rúbrica Caja y Bancos, que será el segundo argumento, y luegotendremos la posibilidad de utilizar la columna de los importes que será eltercer argumento de nuestra función y sumará los importes correspondien-tes a la selección. De igual forma, construiremos otros reportes, como porejemplo, un resumen de los gastos por centro de costo o, quizás, el detallede algún rubro o subrubro en especial para realizar algún análisis pormeno-rizado. Después, utilizando las mismas herramientas y conceptos, podremosconstruir una cuenta de resultados. En todos los casos, nuestra necesidadserá la que influya en su construcción.


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El balanceRetomemos el tema central: más allá de la utilización de este tipo de herra-mientas para mejorar el aspecto de los estados contables, en muchos casostendremos que construirlos a partir de algunos datos, como pueden ser unaextracción de cuentas contables en detalle o el resultado de nuestro sistemacontable confeccionado en Microsoft Excel.Para esto podremos utilizar algunas tablas dinámicas, aunque en este caso nosresultará bastante dificultoso obtener el resultado deseado. Quizá la formamás sencilla sea utilizar funciones con condiciones. La principal es SI, y esuna función que nos permite analizar una determinada condición y, según suresultado, realizar una u otra acción. Es posible anidar estas funciones, es de-cir, incluir una dentro de otra y así elevar las posibilidades y, por lo tanto, lasdiferentes opciones. Los derivados de estas funciones también serán de granayuda, principalmente SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO, que nos permitenrealizar sumatorias de valores cuando se cumplen una o varias condiciones.Supongamos que estamos utilizando nuestro sistema contable confeccionadoen Excel y que construiremos los estados contables en hojas diferentes y rea-lizaremos sumatorias partiendo de los asientos contables.

Figura 33. Podemos trabajar sobre la estética de las planillas

para mejorar su exposición, utilizar contraste de colores para

resaltar cifras claves y tipografías de distinto tamaño, por ejemplo.


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… RESUMEN

Durante este primer capítulo comenzamos a aplicar algunas funciones para poder rea-

lizar comparaciones de datos y extracciones de información, y descubrimos algunas

que nos ayudan a realizar estas tareas con mayor facilidad. Luego, utilizamos tablas y

tablas dinámicas para resumir información y manipular los datos de acuerdo con nues-

tras necesidades. Para finalizar, usamos validaciones para restringir el ingreso de da-

tos, descubrimos una gran cantidad de detalles que debemos tener en cuenta al con-

feccionar un sistema contable y comentamos algunos aspectos fundamentales para

mostrar un balance de sumas y saldos.

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✔

1 Siguiendo con el primer ejemplo que realizamos para efectuar una comparación de

datos, continúe con el último ejercicio e incluya las funciones correspondientes para

transformar, en el seguimiento del departamento de ventas, los números de facturas

con el formato completo. Para esto va a necesitar utilizar algunas funciones como

CCOONNCCAATTEENNAARR, que permite unir cadenas de texto, o el caracter &.

2 Para practicar la utilización de la eficaz herramienta de tablas dinámicas, tome todas

las planillas utilizadas hasta el momento para realizar comparaciones y cree tablas

dinámicas para resumir los datos por el criterio que desee.

3 Confeccione un sistema contable simple con Excel. En la primera hoja incluya un de-

talle para la contabilización de los asientos con restricciones a través de validaciones

y funciones, para homogeneizar elementos como los nombres de las cuentas conta-

bles, los rubros y los subrubros. Incluya centros de costos para todas las cuentas de

resultado, separadas en tres grupos: Administrativos, Comerciales y Operativos. Es-

tablezca la mayorización de las cuentas contables a través de la función SSUUMMAARR..SSII.

4 A partir de la construcción realizada en el punto anterior, establezca una cuenta de

resultados que muestre por separado los costos y gastos de cada uno de los centros

de costo.

5 Modifique la unidad de moneda de los estados contables confeccionados y para esto

aplique las operaciones incluidas dentro de la herramienta PPeeggaaddoo eessppeecciiaall.

ACTIVIDADES

Sistema contable en excel

Small Business & Entrepreneurship

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