SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

ALBERTO SANTIAGO APONTE LÉCTOR

Principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos que promueven la eficiencia en el uso de los recursos en las entidades pública.

Son sistemas de gestión que actúan como normas de calidad.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

PROCESOS EN LA ENTIDAD PÚBLICA

SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

Ente Rector:Oficina Central Técnico Normativa de la Dirección Nacional de Abastecimiento del INAP (Instituto Nacional de Administración Pública)

Órganos de Ejecución:Oficina de Abastecimiento de los MinisteriosOrganismos cuyos jefes tengan rango de MinistroOrganismos Públicos DescentralizadosConcejos MunicipalesGobiernos Regionales

REGISTRO DE PROVEEDORESREGISTRO DE PROVEEDORES

Poseer información sobre los proveedores de las entidades públicas a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus negocios. Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de Proveedores (Art. 9º de la Ley de Contrataciones del Estado)

CATALOGACIÓN Y PROGRAMACIÓN

LA ADQUISICIÓN

LA ADQUISICIÓN

• Plan Estratégico Instit.

• Plan Operativo Instit.

• Determinación de necesidades

• Presupuesto Institucional

• Plan Anual de Contrataciones

• Expediente de contratación

• Designación del Comité Especial

• Elaboración de las Bases.

• Plan Estratégico Instit.

• Plan Operativo Instit.

• Determinación de necesidades

• Presupuesto Institucional

• Plan Anual de Contrataciones

• Expediente de contratación

• Designación del Comité Especial

• Elaboración de las Bases.

• Convocatoria.

• Registro de participantes

• Consultas

• Observaciones

• Presentación de propuestas

• Evaluación y calificación

• Otorgamiento de la Buena Pro

• Formalización del Contrato - Suscripción

• Convocatoria.

• Registro de participantes

• Consultas

• Observaciones

• Presentación de propuestas

• Evaluación y calificación

• Otorgamiento de la Buena Pro

• Formalización del Contrato - Suscripción

• Garantías

• Adelantos

• Adicionales y reducciones

• Ampliaciones y prórrogas

• Subcontratación

• Intervención Económica de Obra

• Resolución

• Penalidades

• Recepción y conformidad

• Liquidación

• Garantías

• Adelantos

• Adicionales y reducciones

• Ampliaciones y prórrogas

• Subcontratación

• Intervención Económica de Obra

• Resolución

• Penalidades

• Recepción y conformidad

• Liquidación

Actos Preparatorios SelecciónEjecución

Contractual

FASES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

ALMACENAMIENTO

Esta referido a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia, como vía para trasladarlos físicamente a quienes lo necesitan.

Esta referido a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia, como vía para trasladarlos físicamente a quienes lo necesitan.

DISTRIBUCIÓN, REGISTRO Y CONTROL

REGISTRO Y CONTROL

Esta referido de control previo interno, verificación y conformidad de las operaciones registradas en cada uno de los procesos técnicos del Sistema de Abastecimiento.

DISTRIBUCIÓN

A través del cual el Almacén institucional proporciona en forma adecuada y oportuna los bienes adquiridos por las dependencias solicitantes para el logro de sus objetivos y metas.

RECUPERACIÓN DE BIENES

Es una actividad administrativa y jurídica orientada a volver a tener dominio y disposición sobre los bienes.

MANTENIMIENTO

Es el eficiente estado de conservación de los bienes de la Entidad, a través de los mantenimientos preventivos y correctivos.

MANTENIMIENTO Y RECUPERACIÓN DE BIENES

DISPOSICIÓN FINAL

Está relacionado con la situación técnica, administrativa y jurídica de los bienes asignados en uso a la Entidad, que como consecuencia de su normal uso han sobrepasado su periodo de utilidad por lo que es pertinente tramitar su baja

ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO

JEFATURA

Área de Programación Área de Control Patrimonial

Área de Proc. de Selección Área de Servicios Generales

Área de Adquisiciones Área de Seguridad

Área de Almacén

•Actividades de Programación•Ejecución de procesos de selección•Administración de contratos•Registro y Control de Almacenes•Registro y control de bienes patrimoniales•Seguridad integral•Servicios Generales

FUNCIONES DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO

ÁREA DE PROGRAMACIÓNImplicancias Función- Dependencias

involucradasFunciones Generales

Proyección PAC seguimiento y modificaciones

Evaluación de Requerimientosgeneración de expedientes

Seguimiento de la Ejecución de Calendarios de Compromisos

Elaboración del POA

En base a los cuadros de necesidades, se realiza la revisión, identificación de procesos yconsolidación. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad dePresupuesto y Unidad de Programación.

Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se presenten con anticipación (sin presiones) a la convocatoria,a fin de proceder a la revisión de especificaciones y a lasevaluaciones presupuestarias. Se encamina el requerimiento para que la aprobación del Expediente de Contratación.

Se realiza el seguimiento a través de cuadros a través de programas informáticos, en los cuales se registra el avance de la ejecución del calendario.

En base a las actividades identificadas en coordinacióncon la Administración y el Órgano de Abastecimiento;y en coordinación con la Unidad de Programación.

Normas relacionadas

•Directiva PAC OSCE•Ley de presupuesto para el Año Fiscal

•Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

•Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario para el Año Fiscal.

•Instructivo para la formulación de Actividades para el Año Fiscal

ÁREA DE PROCESOS DE SELECCIÓN

Implicancias de la función –Dependencias involucradas

Función General

Asistencia a Comités Especiales. enprocesos de AdjudicaciónDirecta, Concurso y Licitación Pública.También exoneraciones

Norma relacionada

Proyección de Contratos

La función implica la preparación del proyecto de Resoluciones de designación de Comités Especiales.

La proyección de las Bases, actas del Comité Especial, cuadros de evaluación, cartas de Buena pro, informes del Comité Especial y demás documentos relacionados al proceso de selección.

Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el Área de Programación, Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores.

Ley de Contrataciones del

Estado y su Reglamento

Ley de Contrataciones del

Estado y su Reglamento

Coordinación con los postores ganadores de la buena pro de los procesos de selección para la presentación oportuna de los documentos necesarios para la suscripción del contrato

Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores ganadores de la Buena pro.

ÁREA DE ADQUISICIONES

Determinación de Valore Referencial

Emisión de Ord. Compra y Servicio

Ejecución Contractual yAdministración de Contratos

Compras Directas y Adquisiciones por Caja Chica

Implicancias de la función –Dependencias involucradas

Funciones Generales

Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobación Del Expediente de contratación.Interrelación: OFICINAS USUARIAS

Emite O/C y O/S r de procesos de selección, servicios básicos.Compromisos y devengados de O/C y O/S, Interrelación: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalización

Adendas, ampliación de plazo, reducciones adicionales, contratación complementariaAdministración y liquidación de contratos, administra cartas fianza.Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administración y Of. de Economía y Finanzas

Efectúa la atención de bienes y servicios por la modalidad de compra directa y caja chica.Interrelación: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administración.

Norma relacionada

Ley de Contrataciones del Estado

y su Reglamento

Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

Directiva de Tesorería

Manual de Pago a Proveedores

ÁREA DE ALMACÉN

Implicancias de la función –Dependencias involucradas

Función General

•Recepción, Registro y Almacenamiento de bienes y materiales

• Área de Programación • Área de Adquisiciones• Área de Control Patrimonial• Oficinas Usuarias

Norma relacionada

• Sistema de Abastecimiento Decreto Ley Nº 22056• INAP /DNA -Normas Generales de Abastecimientos

•Despacho y Distribución• Oficinas Usuarias

•Resolución Jefatural Nº335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes•Resolución de Contraloria Normas de Control Interno en el Sector Publico.

•Emisión de Documentos Fuentes NEA, Pecosas, Kárdex,

• Oficinas Usuarias

•Resolución Jefatural Nº335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes•Normas de Control Interno en el Sector Público.

•Información Contable• Oficina de Administración Financiera• Área de Contabilidad

•Resolución Nº 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado

ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL

Implicancias de la Función- Dependencias involucradas

Funciones Generales

•ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN DE BIENES DE LA ENTIDAD

• INVENTARIO, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES

• SEGUROS

Administra los bienes patrimoniales asignados en uso a los usuarios, ejecuciónde altas y bajas y su disposición final

Registro y control de bienes, conciliación contable en coordinación con la Oficina de Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos)

Seguro de los bienes muebles, inmuebles y valores - Pólizas de Seguros Multiriesgo, Deshonestidad y de vehículos

Normas relacionadas

Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA- Rgto. dela Ley de 29151- Ley GeneralDel Sistema Nacional de Bienes Estatales.

Resolución N° 039-98/SBN Reglamento para el InventarioNacional de Bienes Mueblesdel Estado.

Resolución Nº 320-2006-CG-Normas de control interno.

Visión de Gobierno:Hacer más transparente el mercado de las compras públicas

◦ Reducir asimetrías del mercado◦ Facilitar la planificación de los proveedores◦ Tener un mercado más competitivo

Fortalecer procesos de selección y modalidades de selección como fuente principal de suministro para las necesidades del sector público

◦ Transparencia y eficiencia - Descuentos por volumen - Menores costos de proceso◦ Control

PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

◦ Generar estrategias de mejoramiento del abastecimiento Contrato de suministro Descuentos por volumen Reducir el requerimiento sin perder poder de negociación Reducir los costos de administración

◦ Reducir el fraccionamiento de las compras◦ Optimizar la programación de actividades◦ Mejorar la planificación financiera

GESTIÓN INTERNA DE LA ENTIDAD

Planificar las compras permite a la Entidad:

• Programación de las compras (PAC)

• Fortalecer competencias del equipo

• Administrar la distribución de trabajo

• Generar nuevas estrategias de suministro

• Verificar la necesidad del usuario

• Atención oportuna al usuario

VENTAJAS PARA LA UNIDAD DE COMPRAS

• Demora o imprecisión de los usuarios en la entrega de información / Tdr / Et

• Falta de información /elaboración Ct

• Deficiencias en la planificación de los procesos que generan la demanda

• Falta de análisis de oportunidades

• Falta de mecanismos de programación de actividades

• Falta de mecanismos de seguimiento y evaluación

PROBLEMAS COMUNES EN LA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

Definir lo siguiente:

–Qué se comprará –Cuándo se necesitará–Qué cantidad se compraráSe debe definir e identificar además:

• Periodicidad de la compra• Tiempos de respuesta de proveedores• Restricciones legales• Normas reglamentarias

Planificar las compras significa…