Sistema de Administración deRecursos de Información

La Información es un aspecto de enorme trascendencia dentro de la Administración, pues de ella depende en gran parte el correcto planteamiento de sus relaciones con los ciudadanos y el nivel de eficacia de su gestión.

• Para ello los archivos constituyen la memoria de la acumulación de la administración y el testimonio de los derechos y obligaciones de los ciudadanos y de la propia Administración.

• Son, además un factor imprescindible de la continuidad frente al carácter cambiante y variable de las estructuras administrativas y de los funcionarios, de cuya actividad son reflejo.

Un Sistema de Administración de Recursos de Información(SARIP) tiene como objetivo la construcción, modernización yconsolidación de un sistema de administración de lainformación en los organismos gubernamentales;garantizando la eficiencia, estabilidad y continuidad de laadministración de la información que reciben y generan.

Objetivo

En todo proceso para lograr un Sistema de Administración de los Recurso de Información es muy importante ir avanzando en módulos que conjuntamente estructuren una solución integral.

Entre ellos debemos considerar los siguientes aspectos:

• Formación • Archivo de Trámite • Archivo de Concentración • Archivo Histórico • Diseño de Espacios • Digitalización de Documentos • Gestión Documental • Sistemas de Gestión de Calidad• Flujos de Trabajo • Software

Formación

Para una Sistematización deInformación es necesario que losmiembros de cada institución puedancomprender la importancia de losprocesos que deben tomarse en suinstitución y conocer las normativasesenciales que signifiquen unacompetencia eficaz para el control ygestión de las actividades.

Formación

Establecer y desarrollar un programa de educación continua yasesoría para las dependencias y entidades públicas, desde laadministración de información y archivos, hasta los flujos detrabajo.

Esta Formación debe tener como objetivo:

Algunas temáticas de importancia para esta concientización y capacitación son:

• “Organización y Conservación de Archivos Gubernamentales”• “Descripción de Archivos ISAD-G”• “Macroevaluación de Archivos”• “Lineamientos de Organización y Conservación de Archivos”• “Construcción de Cuadro General de Clasificación Archivística”• “Construcción de Catálogo de Disposición Documental”• “Elaboración de Manual de Políticas”• “Integración de Expedientes”• “Valoración Documental”• “Conservación de Archivos” • “Calidad del Proceso Documental”

SARIP Formación

Archivo de Trámite

Es donde se generan losdocumentos y los que se guardancon carácter temporal. Son aquellossometidos a continua utilización yconsulta por las propias oficinas.

Es un archivo vigente, activo.

De acuerdo al ciclo vital de losdocumentos deben estar en lasoficinas por un período de tiempo dehasta 5 años.

Archivo de Trámite

Para este tipo de archivos las actividades a realizar deben tenercomo objetivo:

• Diseñar los instrumentos para organizar y ordenar, bajo criteriosuniformes, los documentos del Archivo de Trámite, es decir, los deuso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de lasunidades administrativas; para facilitar su localización expedita,disponibilidad, integridad, conservación y custodia.

SARIP Trámite

Este objetivo se logra a través de Servicios como:

• Asesoría para la Ordenación de Expedientes de Archivo de Trámite

• Creación de Instrumentos:

• Cuadro General de Clasificación Archivística

• Catálogo de Disposición Documental

• Guía Simple de Archivos

• Inventarios Generales

Es el Archivo que recibe, organiza yguarda, por un plazo de hasta 25 añoslos documentos transferidos por losArchivos de Gestión, una vez que suconsulta haya dejado de ser frecuente;y coordina el funcionamiento de dichosarchivos.

Archivo de Concentración

Para este tipo de archivos las actividades a realizar deben tenercomo objetivo:

• La depuración del archivo de concentración y el diseño de losinstrumentos de organización de la documentación semiactiva,garantizando la integridad, conservación y custodia de losexpedientes, el control de su uso y destino final; así como, laconformación de la memoria institucional.

Archivo de Concentración

SARIP Concentración

Este objetivo se logra a través de Servicios como:

• Depuración y Organización del Archivo de Concentración

• Creación de Instrumentos:

• Cuadro General de Clasificación Archivística

• Catálogo de Disposición Documental

• Guía Simple de Archivos

• Inventarios Generales

Archivo Intermedio e Histórico

• Archivo Intermedio: Es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico..

Archivo Intermedio e Histórico

• Archivo Histórico: es aquel al que se han de transferir desde el archivo intermedio la documentación que deba conservarse permanentemente.

• También pueden conservarse documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.

Archivo Intermedio e Histórico

Para este tipo de archivos las actividades a realizar deben tenercomo objetivo:

• La organización, conservación y difusión de los ArchivosHistóricos, garantizando la integridad, conservación y custodiade los documentos que conforman la memoria institucional asícomo la difusión con propósitos de investigación.

SARIP Histórico

Este objetivo se logra a través de Servicios como:

• Recepción Normada• Identificación• Valoración• Clasificación y Ordenamiento• Catalogación• Instalación• Organización del servicio al público• Control de Condiciones Físicas para la conservación• Difusión

Diseño de Espacios

Un aspecto fundamental en el diseño de un proyecto de archivo en una institución, es realizar un análisis de las instalaciones que servirá como depósito para nuestro archivo.

Su ubicación dentro de la estructura del edificio debe ser fundamental. Esto garantizará el cumplimiento de uno de los propósitos básicos de un área de depósito, su funcionalidad. Es decir, que exista disponibilidad pronta de las unidades que brindan atención inmediata a los documentos para su adecuada conservación y facilitación a los usuarios.

SARIP Espacios

Para este propósito se debe tener como objetivo:

• El diseño, adaptación y creación de áreas físicas adecuadas, para las diferentes actividades del quehacer de un archivo en un entorno de seguridad tanto para sus funcionarios como la documentación. Donde los usuarios de los archivos puedan realizar y desarrollar sus actividades en ambientes funcionales, seguros, creativos y estéticos.

Digitalización de Documentos

La Digitalización permite de forma eficiente transformar un documento físico en un medio electrónico haciendo énfasis en la compresión y el manejo de multiformatos.

SARIP Digitalización

Entre sus beneficios consta:

• Disminución de costos de almacenamiento• Conservación de documentos originales evitando el desgaste por

manejos inadecuados• Facilitar la distribución y control de documentos• Compresión hasta un 90% del tamaño del archivo• Manejo de formatos múltiples• Acceso ilimitado a usuarios sin costo de licencias• Adaptación del sistema de acuerdo a las necesidades• Edición y regeneración del contenido digital almacenado

Gestión Documental

Es el conjunto de normas, técnicas yprácticas usadas para administrar elflujo de documentos de todo tipo enuna organización, permitir larecuperación de información desdeellos, determinar el tiempo que losdocumentos deben guardarse,eliminar los que ya no sirven yasegurar la conservación indefinida delos documentos más valiosos,aplicando principios de racionalizacióny economía.

Gestión Documental

Esta Gestión tiene como objetivo:

• Hacer eficiente el control de gestión de los asuntos en lasinstituciones gubernamentales de forma automatizada.

SARIP Gestión

Funciones:

• Control del libro de registro: asigna folio consecutivo, descripción del asunto, fecha y hora de recepción, nombre y cargo del receptor del documento

• Digitalización de los documentos

• Asignación de Instrucciones: asigna instrucciones a las personas en los diferentes niveles de la organización, agiliza seguimientos, avances y respuestas hasta la terminación del asunto

SARIP Gestión

• Instrucciones Recibidas: tiene como propósito recibir instrucciones, enviar avances, respuestas y reenviar instrucciones

• Reportes: emite estadísticas de tiempos de respuesta y terminación de instrucciones, ya sea por unidad administrativa o por persona; permite evaluar el desempeño y tomar mejores decisiones

Sistemas de Gestión de Calidad

Un Sistema de Gestión de la Calidad(SGC) es el conjunto de normasinterrelacionadas de una empresa uorganización, por los cuales seadministra de forma ordenada lacalidad de la misma, en la búsquedade la satisfacción de las necesidadesy expectativas de sus clientes.

Es de vital importancia que losSistemas de Gestión de Calidad seimplementen en procedimientosarchivísticos.

SARIP Calidad

Para lograr este objetivo se requieren las siguientes actividades:

• Diagnóstico para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, con base en la Norma ISO 9001:2008.

• Sensibilización al personal del organismo sobre el Sistema de Gestión de Calidad.

• Impartición del Seminario sobre el desarrollo de un Sistema de Gestión de Calidad con base en la Norma ISO 9001:2008.

SARIP Calidad

• Implementación del Sistema de Gestión de Calidad para los procedimientos archivísticos.

• Generación de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad para los procedimientos archivísticos.

• Formación de auditores internos en ISO 9001:2008, para los procedimientos archivísticos.

Flujos de Trabajo

El Flujo de trabajo (workflow en inglés) esel estudio de los aspectos operacionalesde una actividad de trabajo: cómo seestructuran las tareas, cómo se realizan,cuál es su orden correlativo, cómo sesincronizan, cómo fluye la informaciónque soporta las tareas y cómo se le haceseguimiento al cumplimiento de lastareas.

Flujos de Trabajo

Al determinar los Flujos de Trabajo se tiene como objetivo: la mejorade los procesos administrativos a través de la automatización de losprocesos.

SARIP Flujos de Trabajo

Beneficios:

• Asignación exacta de las tareas en los flujos de trabajo

• Imposibilidad de errores en la asignación de actividades

• Generación de reportes de forma individual y por área

• Generación de la documentación que da cuenta de las actividades realizadas en cada una de las tareas

• Garantía de distribución equitativa de las tareas en los flujos de trabajo

• Mejora en la calidad de los servicios internos y externos

Software Especializado

Un Software tiene comoobjetivo: garantizar laconfiabilidad, estabilidad yeficiencia del sistema deadministración de informacióna través de la aplicación deherramientas tecnológicas.

SARIP Software es la herramienta electrónica deAdministración de Información que permite a las Institucionesorganizar la documentación que generan y reciben; controlarsu ubicación exacta y clasificar la información solicitada;hacerla disponible en formatos electrónicos, logrando laeficiencia, productividad y transparencia en su labor diaria.

¿Qué es?

SARIP Software tiene como objetivo la construcción,modernización y automatización del registro y seguimientodocumental de su Organización, garantizando laconfiabilidad, seguridad, eficiencia en el control y larecuperación de la información

¿Cuál es el objetivo?

SARIP Software se compone de una serie de módulos queen su conjunto integran todos los elementos de un sistemaautomatizado de archivos: captura, búsqueda, préstamo,gestión, reportes y herramientas de configuración.

Solución

Funciones

Control de registro automatizado Integración de documentos digitalizadosBúsquedas por expediente, por documento o por cualquiera de los elementos contenidos en las plantillas de capturaControl de préstamos y devolución de expedientes Modificación y baja de expedientes Creación de reportes

Beneficios

Acceso expedito a la informaciónActualización de herramientas e instrumentos de control y descripciónNotificación automatizada de transferencias y bajas documentales.Incorporación de expedientes y documentos de acuerdo a normas nacionales e internacionales Control de préstamo de expedientes de acuerdo a su clasificación Integración con otros sistemas automatizados de la OrganizaciónCumplimiento con las recomendaciones y normas ISAD (G), ISAAR (CPF) Configurable de acuerdo a los requerimientos de cada Organización

Contacto

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