Sistema de archivos

Sistema de archivosprofesora:

blanca o. García Moran

administración II A

CET – MAR No. 21

Daniela Nicol Lopez Castillo

lunes 2O de abril 2015

El sistema de archivos nos ayuda a archivar los documentos de tal forma que facilite su organización y consulta este se divide en dos los directos y los indirectos los cuales vamos a ver a continuación.

• Sistema de archivos: consiste en agruparlos en base a sus semejanzas y diferencias. Los sistemas de archivo juegan un papel muy importante en el manejo de la documentación, ya que proporcionan el principio rector para su ordenamiento y representan la base sobre que descansa la organización de los archivos. A través de ellos, los documentos podrán localizarse en el momento que se requieren

• Se divide en directos e indirectos

Sistema de archivos

• Directos: son aquellos que no requieren del empleo de catálogos, registros o índices.

• Son: AlfabéticoPor asuntoGeográficoCronológico

Directos

Alfabético

• Alfabético: los documentos se agrupan por orden alfabético de

acuerdo con los nombres de las personas físicas o morales. Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y

existen para su ordenamiento una serie de Criterios. Es un sistema directo porque los documentos se pueden

consultar y archivar en las gavetas del archivador directamente

El sistema de archivo lo podemos dividir en :

Alfabético por nombres de personas naturalesAlfabético por nombre de personas jurídicas o de empresasAlfabético por Asuntos o temáticoAlfabético Geográfico

Por asunto

• Por asunto: Los documentos se clasifican según su

contenido agrupar ciertos documento homogéneos según su

naturaleza, tipo o contenido. Por ejemplo si hay un conjunto de documentos referidos a los clientes y otro conjunto referido a proveedores, al primero agrupamos en una clase denominada CLIENTES y al segundo en otra clase denominada PROVEEDORES. En igual forma a un conjunto de documentos referidos al Personal podemos agrupar en una clase a la que podemos denominar LEGAJOS DE PERSONAL.

Geográfico

• Geográfico:

los documentos se archivan por el nombre de la localidad o lugar de procedencia

La clasificación geográfica de documentos consiste en agrupar grupos de documentos relacionados a determinadas circunscripciones, zonas o localidades territoriales o geográficas. Cuando el Departamento de Ventas, por ejemplo, tiene documentos relacionados a zonas geográficas (Departamento, Región, Provincia, Distrito, Localidad o simplemente "puntos de venta") se pueden agrupar tales documentos en tantas clases o grupos como zonas o puntos de ventas hayan y en cada clase ordenarlos según el sistema de ordenación adoptado. Las Facturas, por ejemplo, podrían clasificarse en: Facturas Localidad-A, Facturas Localidad-B, etc.

Cronológico

• Cronológico:∞ Los documentos se ordenan de acuerdo a su fecha

de origen, crean grupos por años∞ La ordenación cronológica de los documentos

dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente.

Indirectos

• Indirectos: son aquellos que para su utilización requieren de un catalogo o registro es decir, una relación de documentos de a cuerdo a su numero o clave a signada

• Es:Numérico

Num

éric

o

• Numérico: Los documentos se ordenan asignándole un número progresivo a

cada expediente Existe también el sistema Numérico Consecutivo. En este sistema,

a todo el material que se va a archivar, se le asigna un número. Su ubicación dentro del archivador es por secuencia numérica.

Se emplea también en instituciones que prestan algún servicio a un volumen de usuarios considerable. Es el caso de compañías de seguros, centros educativos, centros hospitalarios, entidades financieras y bancarias.

Este sistema también en indirecto puesto que este asigna un número consecutivo a un asunto principal y para sus subdivisiones se separa con un punto el siguiente dígito consecutivo.

• Catalogo: registro o lista ordenada con forme a un sistema, que se forma anotando en las tarjetas los principales datos documentarios que pueden caracterizar a un asunto y que sirven para una rápida consulta de los documentos que contiene el archivo.

• Como pudimos ver el sistema de archivos son muy importantes los directos y los indirectos con cada una de sus formas de archivar este sistema nos facilita archivar los documentos y poder consultarlos mas rápido

Fin