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GUÍA PARA EL MANEJO DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL PARA EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Título: GUÍA PARA EL MANEJO DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL PARA EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Fecha: 19/10/2015Versión: 01 Pág.: 1:97Documento No:

A-DS-GD-PD-02-01

GUÍA PARA EL MANEJO DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL PARA EL MINISTERIO

DE EDUCACIÓN NACIONAL

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Control de cambios

Fecha Versión Descripción del cambio Elaborado por Revisado por Aprobado por

19/10/2015 1 Versión inicial Alejandro Guzmán SDO

Maria Esperanza

Villalba GGD

Julia Inés Bocanegra –

Asesora Secretaria General

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TABLA DE CONTENIDO

1. PROPÓSITO............................................................................................................................5

2. ALCANCE................................................................................................................................5

3. DEFINICIONES........................................................................................................................5

4. QUÉ ES EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.......................................7

5. BENEFICIOS............................................................................................................................8

6. RESPONSABILIDADES........................................................................................................8

6.1. SERVIDORES Y DEPENDENCIAS DEL MINISTERIO:...............................................86.2. PERSONAL Y EL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL.........................................9

7. METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL..................................................................................................................................9

7.1. CODIFICACIÓN...................................................................................................................9

7.2. CODIFICACIÓN DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS.......................................97.3. CODIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES...............................................................10

8. CUADRO DE CLASIFICACIÓN GENERAL DE SERIES Y SUBSERIES..................11

8.1. ELABORACIÓN.................................................................................................................11

8.2. DISEÑO DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL...............................11

8.3. ESTANDARIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL.................................12

9. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CON BASE EN LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN.............................................................................................................................13

10. IMPLEMENTACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL.............14

10.1. PRINCIPIOS BÁSICOS....................................................................................................14

10.2. FLUJOGRAMA PARA LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS..........................15

10.3. CRITERIOS GENERALES PARA EL USO DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL................................................................................................................................16

11. MANTENIMIENTO DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL................17

12. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL CON NOTAS DE ALCANCE.......17

BIBLIOGRAFÍA...............................................................................................................................76

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ANEXO 1 CUADRO DE CLASIFICACIÓN POR SERIES Y SUB –SERIES........................77

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1. PROPÓSITO

Diseñar y establecer el Cuadro de Clasificación Documental para el MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL con el propósito de colocar a disposición de los servidores de la entidad una herramienta estructurada y normalizada para que se le asigne el asunto de que tratan los documentos que diariamente se van produciendo en las dependencias y que al final van a hacer parte del Archivo de la Entidad.

2. ALCANCE

El Cuadro de Clasificación Documental aplica tanto para los archivos físicos que se generen como también para los archivos electrónicos, por lo tanto esta guía se aplicará a partir del momento en que cada dependencia reciba la capacitación y lo coloque en práctica. Este cuadro se aplicará inclusive desde la entrada de los documentos a la entidad como también desde el momento que se generen los archivos y documentos que se generan desde cada puesto de trabajo de los servidores.

3. DEFINICIONES

Los términos archivísticos y de uso específico para los elementos y acciones relacionadas con la Clasificación Documental son los siguientes:

Nota: Todas las definiciones son tomadas del Glosario publicado en la Página Web del Archivo General de la Nación (http://www.archivogeneral.gov.co/glosario).

Archivar. Poner los documentos en su lugar de conformidad con un plan o sistema de archivo.*Clasificación Documental. Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Clasificación funcional. Es la división de los archivos en categorías y subcategorías para reflejar los programas, actividades y transacciones llevadas a cabo por la organización de la acumulación de los registros.

Cuadro de Clasificación Documental. Es una herramienta archivística fundamental para desarrollar el proceso de Clasificación Documental desde la fase activa, y se define como una estructura semántica y jerárquica que permite la organización y clasificación temática, es decir por asuntos de los archivos agrupados por función o temas relacionados con las funciones y la organización de la entidad. La utilización de esta herramienta asegura la unificación del lenguaje de identificación, agrupación y denominación de los archivos para su posterior consulta y recuperación.

Esquema de clasificación documental. Un sistema que describe las categorías estándar y que se utiliza para organizar los archivos con características comunes.

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Esquema de clasificación temática. En administración de archivos, equivale a una lista de temas organizados jerárquicamente (por ejemplo en tópicos primarios, secundarios, terciarios, y cuaternarios) y sirve como fuente o instrumento para escoger las designaciones temáticas apropiadas para la organización o clasificación de los documentos con propósitos de archivo. Los esquemas de clasificación normalmente incluyen códigos de archivo a través de los cuales los usuarios indican a que tema o categoría pertenece un documento. Esta acción se denomina Clasificación Documental.

Metadatos. Los datos acerca de los datos, esto es, la descripción de los recursos de datos, sus características, ubicación, uso entre otros. Los Metadatos se usan para identificar, describir y definir los datos que requieren los usuarios sobre cualquier recurso o fuente de información.

Metadatos de archivo: Son los datos que describe los datos, tales como el contexto, el contenido y la estructura de los archivos y su gestión a través del tiempo. Norma Internacional ISO/TR15489-1, la cláusula 3.12

Metadatos de documentos. Se refiere a los registros de información que se conforman a partir de los diferentes tipos documentales y que sirven como elementos de identificación de los documentos en la base de datos que conformarán el SGD.

Plan de archivo. Un plan o plan elaborado por una oficina, departamento u organización para organizar y ordenar diferentes tipos de archivos. Véase el esquema de Clasificación Documental.

Sistema de archivo. Un conjunto de políticas y procedimientos para la organización y la identificación de los archivos o documentos con el propósito de acelerar su recuperación, uso y disposición.

Sistema de clasificación jerárquica. Cualquier sistema de clasificación en el cuál los archivos se organizan bajo las categorías primarias (primer nivel) y dentro de estas, bajo las categorías secundarias (segundo nivel) y si es necesario en subdivisiones adicionales. Este tipo de sistemas refleja una estructura temática desagregada en árbol. Cada nivel corresponde a una categoría y de bajo de esta a las series y subseries documentales.

Sistema de clasificación numérico. Cualquier sistema de clasificación en la que se asignan un esquema de números a las principales divisiones y subdivisiones para la organización de archivos dentro de una organización.

Sistema jerárquico. Cualquier sistema de clasificación en la que los archivos están organizados en el marco primaria (primer nivel) categorías y luego, en su caso, subdivisiones de secundaria (de segundo nivel) y más.

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Taxonomía Es una estructura semántica o intelectual que organiza los elementos de un área del conocimiento en grupos y subgrupos basados en normas preestablecidas.

Tesauro Es una lista controlada de términos vinculados entre sí por relaciones semánticas, jerárquicas y asociativas o de equivalencia. Esta herramienta actúa como una guía para la asignación de términos de clasificación a los archivos individuales. La Norma Internacional ISO/TR15489-2, la cláusula 4.2.3.2

4. QUÉ ES EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (CCD) para el MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL, se basa en la estructura orgánico funcional del MEN1 dónde se relacionan las series, las funciones y actividades de las oficinas productoras de la documentación; es decir que a cada unidad administrativa según sus funciones se le asignó la responsabilidad de custodia, conservación y disposición final de los documentos de archivo, este modelo, (es el esquema preestablecido para los archivos del orden público colombiano), se caracteriza por definir las unidades mayores (secciones y subsecciones) definidas por la estructura orgánica y las unidades intermedias (series y subseries) por las funciones encomendadas por norma o reglamento a cada unidad administrativa, siendo su aplicación para fondos abiertos (Archivos de Gestión), dejándose así claridad sobre cuáles son los documentos de archivo para cada dependencia, que estarán identificados en la Tabla de Retención Documental

La estructura desarrollada es flexible y expandible, es decir que permite acomodarlo a las necesidades orgánicas de la entidad y a su vez de los archivos que se van generando en el tiempo.

Este cuadro se caracteriza por: Ser una estructura orgánico funcional por procesos Ser una representación semántica de las áreas y procesos de la entidad Permitir la clasificación ordenada y normalizada de los documentos y los archivos en todo el

Ministerio

Es así como las series y subseries de cada oficina productora de documentos reflejan las funciones y actividades que en virtud del desarrollo de los trámites y procedimientos administrativos se desarrollan para el cumplimiento de los objetivos que les ha sido asignado. 2

La conformación de series y subseries bajo la responsabilidad de unidades administrativas, permite conservar unidades documentales completas, ya que se regulará la generación, trámite y conservación de las mismas, acorde a las necesidades del Ministerio, siguiendo los principios de la archivística sobre procedencia y orden original de los documentos.

1 Decreto 5012 del 28 de diciembre de 2009 y Decreto 854 del 23 de Marzo de 2011, Ministerio de Educación Nacional.2 Acuerdo N0.005 del 15 de Marzo de 2013, se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y

descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas

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A partir de la conformación de las series y subseries se presenta el cuadro de clasificación general, debidamente codificado, el cual refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por el Ministerio de Educación Nacional-MEN.

5. BENEFICIOS

Aquí se da respuesta a la siguiente pregunta: ¿Para qué sirve el Cuadro de Clasificación Documental?

A través del Cuadro de Clasificación Documental cada servidor podrá asignar un código temático, tanto a los documentos que produzca, como a las carpetas o unidades documentales que utilice en sus dependencias, y solo con esto será suficiente para asegurar que los documentos del Ministerio queden vinculados dentro de Sistema de Gestión Documental, desde el momento de su ingreso o desde su origen hasta su transferencia al archivo central y/o disposición final.

Por esta razón es muy importante que los servidores y todo el personal del Ministerio conozcan las bondades y beneficios de esta nueva herramienta de archivos, que ha sido diseñada con base en las funciones y procesos del Ministerio y además está articulada con las Tablas de Retención Documental. Los principales beneficios del Cuadro de Clasificación Documental son los siguientes:

Asegura los archivos del Ministerio Ubica los documentos en categorías temáticas normalizadas Reduce los errores en la clasificación de documentos Unifica el lenguaje para denominar los archivos El Cuadro permite organizar la producción documental por procesos y por funciones Facilita la consulta posterior Facilita la administración eficiente de los archivos

6. RESPONSABILIDADES

6.1. Servidores y Dependencias del Ministerio:

a. Es responsabilidad de todos los servidores, el personal temporal y contratista del Ministerio, conocer y utilizar el Cuadro de Clasificación Documental.

b. Es responsabilidad de cada servidor, como del personal temporal y contratista del Ministerio, clasificar cada documento que genere o que reciba en su dependencia o proyecto, de acuerdo con la estructura de categorías temáticas que le ofrece el Cuadro de Clasificación Documental.

c. Cada dependencia podrá usar una o varias categorías temáticas definidas en el Cuadro de clasificación del Ministerio. Estas categorías contienen todos los asuntos sobre los cuales trabaja cada una y sobre los cuales está recibiendo y generando archivos.

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d. La dependencia deberá estar pendiente de reportar nuevos asuntos o categorías y coordinar todos los posibles cambios y adiciones con el Archivo Central del Ministerio, con el propósito de mantener actualizado todo el cuadro de clasificación.

e. La acción de clasificar puede ser realizada en cualquiera de las tres fases del ciclo de vida de los documentos, pero es deseable realizarla en la fase de gestión. Por lo tanto es responsabilidad de cada uno de los servidores asignar a cada documento producido y recibido el código de clasificación correspondiente.

f. Ningún servidor está autorizado para cambiar, actualizar o modificar el Cuadro de Clasificación Documental. Cualquier requerimiento deberá ser previamente consultado, atendido y resuelto por el personal de Archivo.

6.2. Personal y el Grupo de Gestión Documental

a. Es responsabilidad de todos y cada uno de los servidores que forman parte del Grupo de Gestión Documental asegurar, apoyar y capacitar a los servidores del Ministerio para que conozcan y usen el Cuadro de Clasificación Documental.

b. Es responsabilidad del personal del Grupo de Gestión Documental velar por el cumplimiento de este procedimiento en todo el Ministerio.

c. Es responsabilidad del personal del Grupo de Gestión Documental atender cualquier inquietud de los servidores en relación con el uso apropiado del Cuadro de Clasificación Documental.

d. Es responsabilidad del personal del Grupo de Gestión Documental mantener debidamente actualizado, vigente y visible el Cuadro de Clasificación Documental del Ministerio.

e. Es responsabilidad del personal del Grupo de Gestión Documental analizar y evaluar los requerimientos de nuevas categorías necesarias, requeridas o propuestas por los servidores y publicar las actualizaciones pertinentes.

f. El personal del Grupo de Gestión Documental es el responsable por la administración del Cuadro de Clasificación Documental.

7. METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

7.1. Codificación

Se planteó el Cuadro de Clasificación Documental por bloques que permite diferenciar, tanto en el campo físico como intelectual, la documentación sustantiva de la facilitaría, para cada unidad administrativa3

7.2. Codificación de las unidades administrativas.

3 Decreto 5012 del 28 de diciembre de 2009, Ministerio de Educación Nacional

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CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL POR ESTRUCTURACODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA

1000 DESPACHO DEL MINISTRO1100 OFICINA DE CONTROL INTERNO1200 OFICINA ASESORA JURIDICA1300 OFICINA DE COOPERACION Y ASUNTOS INTERNACIONALES1400 OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES1500 OFICINA ASESORA DE PLANEACION1600 OFICINA DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS DE INFORMACION1700 OFICINA DE INNOVACION EDUCATIVA CON USO DE NUEVAS TECNOLOGIAS

Ejemplo, tomado del Decreto 5012 del 2009, para su aplicación.

7.3. Codificación de series y subseries

El código para una serie documental, es un número que consta inicialmente de dos (2) dígitos, y al sumar al cien consta de tres (3), para realizar este proceso se listaron las series documentales y se numeraron.

Ejemplo: CÓDIGO SERIE SERIE

03 ACTAS

33 COMPROBANTES

140 RESOLUCIONES

El código para una Subserie corresponde a un número de dos (2) dígitos, los cuales se asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico ascendente, dependiendo del orden alfabético y conservando un rango de números entre código y código para posteriores inclusiones y/o actualizaciones.

Ejemplo:

CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE

03 ACTAS

01 Actas Consejos Comunales02 Actas Comité Directivo03 Actas Comité de Control Interno04 Actas Comité de Defensa judicial y Conciliación05 Actas Comité de Comunicaciones

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Resumiendo: la codificación de las series y las subseries documentales constan de cuatro (4) dígitos, así:

Los dos (2) primeros corresponden a la serie y los dos (2) siguientes a la Subserie.

Las series identificadas, se organizaron alfabéticamente, se les asignó un código que consta de dos dígitos, así:

Ejemplo:

SERIE SUBSERIE CODIGOACTAS Actas de comité Directivo 03.02

8. CUADRO DE CLASIFICACIÓN GENERAL DE SERIES Y SUBSERIES

Así mismo y para mayor claridad, se elaboró un cuadro consolidado, donde se registran las series y subseries manejadas por cada unidad administrativa. (Ver Anexo 1)

8.1. Elaboración

El cuadro de clasificación documental se realiza, para que cada fondo contenga el archivo individualmente con las características orgánico-funcionales de los sujetos productores, se tomaron en consideración:4

Los instrumentos jurídicos, de organización y normatividad de las dependencias del MEN. Los esquemas de clasificación existentes. Conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos

de archivo.

8.2. Diseño del Cuadro de Clasificación Documental

La Tabla de Retención Documental (TRD) al ser un instrumento que identifica la producción documental del Ministerio, tiene: los tiempos de retención y la disposición final, permite llevar a cabo la finalidad que tiene el Archivo dentro del Ministerio, que es conservar la documentación y permite recuperar la memoria del Ministerio y de la misma Nación, labor que se apoya en el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) donde está toda la información y se puede verificar la codificación para la ubicación de los expedientes.

El diseño del CCD facilita la ubicación de expedientes por medio de la codificación, permitiendo al Ministerio identificar la documentación de toda la entidad y dirigir los documentos al proceso o responsable que le corresponda, para dar un trámite más eficiente, eficaz y efectivo en las

4 Acuerdo N0.005 del 15 de Marzo de 2013,Archivo General de la nación, se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas

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respuestas, facilitando al proceso de gestión de calidad según la NTCGP 1000:2004, llevar un registro de la producción de los documentos de la entidad en cumplimiento de una función, reflejando en general todas las Series y Subseries con las que se trabaja en cada dependencia.5

El Cuadro de Clasificación determina las unidades administrativas existentes en el Ministerio de Educación Nacional, organización (oficina, grupo, dependencia, coordinación, etc.) y gira en torno a visualizar las series, subseries y tipos documentales, porque en los Archivos de Gestión se trabaja con piezas documentales (un acta, un oficio, un informe etc.).

8.3. Estandarización de la producción documental

Con el objetivo de establecer la metodología que permita la estandarización de los documentos generados y administrados por el Ministerio se detalla la estructura de la documentación, codificación, características generales y específicas de los documentos.

NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL

NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPOS CODIGO

Unidad AdministrativaSerie Subserie

SERIES GENERALES O FACILITATIVAS

12003 ACTAS 3.04 Actas Comité de Defensa Judicial y Conciliación

Citación Acta Anexos

1200 123 INFORMES 123.15 Informes a Entes de Control Informe Soportes

SERIES ESPECIFICAS O SUSTANTIVAS1200 55 CONCEPTOS JURÍDICOS

Solicitud Anexos de solicitud Comunicaciones internas

5 Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.

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Respuesta Anexos de la respuesta Comunicación remisoria

1200 57 CONCILIACIONES 3 Conciliaciones Prejudiciales

Comunicaciones Solicitud Propuesta de conciliación

Acta de comité

Acta de conciliación Documento de decisión de acuerdo Fallo Notas explicativas: la documentación se ordena individualmente por cada carpeta por la clase de control que ejercen los órganos en el ámbito fiscal y financiero

CONVENCIONES Serie: Mayúscula sostenida y negrillas Subserie: Mayúscula inicial y negrilla

Tipo documental: minúsculas

9. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CON BASE EN LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN

La clasificación identifico y estableció los asuntos que componen cada agrupación documental, de acuerdo con la estructura orgánico funcional del Ministerio y que está directamente relacionada con la identificación de los productores documentales, ya que para cada uno de ellos se establecen las series o asuntos correspondientes de acuerdo con las funciones que desempeñan, lo que significa que mediante la clasificación se agrupan aquellos documentos con características comunes producidos por una oficina en desarrollo de sus funciones o en cumplimiento de su gestión.

Pasos que deben seguirse para una correcta clasificación

1. Identificación de productores documentales, es decir la aplicación del principio de procedencia, en el caso del Ministerio, estamos hablando de cada una de las dependencias con sus respectivas unidades, que han producido documentos; esta información debe estar contenida en la Historia Institucional y los Cuadros de Clasificación.

2. Identificar las series o asuntos para cada uno de los productores de acuerdo con las actividades y funciones que estos hayan cumplido en cada momento de la historia de la Institución.

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3. Identificar las subseries, teniendo en cuenta que estas se definen como agrupaciones de documentos que forman parte de una serie, que comparten características comunes dentro de ella y pueden establecerse a través de criterios legales o administrativos.

Ejemplo de ellas son las Actas, donde esta es la serie y las subseries son Actas Consejo Nacional de Educación Superior, Actas Comité de Información de Educación Superior, Actas de Comité Educación Superior, etc.

De acuerdo con lo anterior, se aplican los Cuadros de Clasificación a la clasificación del archivo físico, teniendo en cuenta la estructura jerárquica del Ministerio, series y subseries para cada una de las dependencias, de acuerdo con el contenido de las unidades documentales, lo cual contribuye al control de los documentos.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: (CCD), instrumentos/herramienta de control que permite codificar e identificar cada una de las series, subseries y tipologías documentales, en cada dependencia.

Permite grados de descripción multinivel, razón por la cual “La clasificación condiciona la descripción documental de tal manera que algunos autores han llegado a afirmar que “el cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un archivo6

10. IMPLEMENTACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL

Este instrumento archivístico es “ÚNICO” para todo el Ministerio, es decir que su implementación debe ser de obligatorio cumplimiento y uso por todas las dependencias. A partir de la implementación ningún servidor o dependencia del Ministerio podrá utilizar cualquier otro sistema y/o cuadro para clasificar los documentos y archivos de la entidad, esta medida permitirá establecer un mismo lenguaje de clasificación para la organización y consulta de los archivos.

10.1. Principios básicos

Para que el sistema de Clasificación Documental sea adecuadamente implementado se debe transmitir a todo el personal del Ministerio con el cumplimiento de los siguientes dos principios básicos:

El primer principio para garantizar un adecuado uso del sistema es que, la clasificación de documentos y archivos debe realizarse desde su origen, es decir, en la primera fase del ciclo de vida de los archivos. Sí este principio es debidamente ejecutado en la etapa de gestión para efectos de soportar o apoyar cualquier trámite, función o proceso en cada oficina, se está logrando el aseguramiento documental de los archivos a través de toda la entidad. Por esta razón es muy

6 GALLEGO DOMINGUEZ, Olga y LÓPEZ GÓMEZ, Pedro. La descripción documental en fondos de archivos o series cerradas, Irargi, 1991, n° 4, p 212. Citado por: BONAL ZAZO, Op. Cit., P. 175

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importante que el Ministerio de Educación Nacional cuente con un cuadro único de clasificación documental.

En concordancia con el principio en mención, todos los archivos activos en cada oficina, ya sean los recibidos o los nuevos que se van generando en el día a día, deben ser clasificados por los servidores o aquellas personas que tienen un manejo directo sobre los mismos, puesto que ellas saben de qué tratan los documentos que están manipulando para atender una acción o trámite específico dentro de las funciones de la dependencia a la cual pertenecen.

Es mucho más complicado pensar que el personal del Grupo de Gestión Documental realice posteriormente esta tarea después de que los documentos ya han sido tramitados durante la fase de gestión. Esta mala práctica crea cuellos de botella en las áreas de archivo, y por lo general los documentos quedan clasificados en áreas que no tienen que ver con el asunto del documento y al final resultan mal ubicados lo que conlleva, a que posteriormente, no se encuentren y se genere una desconfianza hacia el sistema de archivos o frente al personal o la dependencia que coordina el archivo de la entidad.

El segundo principio fundamental para una adecuada implementación del Cuadro de Clasificación Documental en el Ministerio, es que todos los documentos deben ser clasificados, es decir que cada documento debe tener asignado y registrado el código de clasificación de acuerdo al Cuadro de Clasificación Documental, en un lugar del documento previamente fijado en los procedimientos para el manejo de los Archivos de Gestión.

10.2. Flujograma para la Clasificación de Documentos

Para lograr aplicar el principio de Clasificar los documentos y los archivos desde el origen, a continuación se describe un flujo de actividades básicas mínimas requeridas para que un servidor realice la clasificación de un documento utilizando el Cuadro de Clasificación Documental en el Ministerio.

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Ilustración 1: Flujograma para la clasificación de documentos

10.3. Criterios Generales para el uso del Cuadro de Clasificación Documental

Para complementar el anterior flujograma, a continuación se relacionan algunos criterios que se deben tener en cuenta en el momento de utilizar el Cuadro de Clasificación Documental.

a) Cada servidor deberá asignar un solo código de archivo a cada documento.b) Sólo deberá existir en cada dependencia una sola carpeta o unidad documental que

corresponda al código de archivo usado o abierto para cada documento.c) Cada unidad documental o carpeta abierta con un código de clasificación en una misma

vigencia, deberá contener todos los documentos generados por esa dependencia relacionados con el mismo asunto o código de clasificación.

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d) Cada dependencia podrá utilizar cualquier categoría temáticas definidas en el Cuadro de Clasificación Documental del Ministerio. Estas categorías contienen todos los asuntos sobre los cuales trabajan las áreas y sobre los cuales se están recibiendo y generando archivos.

e) La acción de clasificar puede ser realizada en cualquiera de las tres fases del ciclo de vida de los documentos, pero es de aclarar que el propósito de esta acción es totalmente diferente en cada una de las fases.

11. MANTENIMIENTO DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

El personal del Grupo de Gestión Documental tiene la responsabilidad de mantener actualizado el Cuadro de Clasificación Documental del Ministerio. Como cualquier documento de tipo administrativo y operativo, es susceptible de actualización, ya sea por solicitud de los servidores y demás personal del Ministerio en su calidad de usuarios directos del sistema, por cambios organizacionales dentro de la entidad o por conveniencia institucional en beneficio de la organización y preservación de la memoria documental del Ministerio.

a) Ningún otro servidor está autorizado para realizar cambios en el Cuadro de Clasificación Documental del Ministerio.

b) Cualquier cambio deber ser formalmente solicitada al responsable del Grupo de Gestión Documental y debidamente justificada para que sea objeto de análisis, consideración y correspondiente toma de decisiones según sea necesario y conveniente.

c) Cualquier dependencia deberá estar pendiente de reportar nuevos asuntos o categorías y coordinar todos los posibles cambios y adiciones con el responsable del Grupo de Gestión Documental del Ministerio, con el propósito de mantener actualizado todo el cuadro de clasificación.

d) Se recomienda que cada dependencia mantenga una lista de asuntos que comprenden los archivos que le corresponden, la cual deberá ser utilizada para clasificarlos.

12. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL CON NOTAS DE ALCANCE

Esta parte del Cuadro de Clasificación Documental se utiliza para precisar que documentos o archivos se pueden clasificar en cada categoría establecida en el cuadro. Es una herramienta de referencia que orienta a los servidores cuando tienen dudas o desean consultar, revisar y ubicar un asunto o tema que puede ser usado para clasificar un documento o un archivo.

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CODIGO NOMBRE DE LA SERIE NOMBRE DE LA SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES

01ACREDITACIÓN DE ALTA CALIDAD DE PROGRAMAS ACADÉMICOS INTERNACIONALES

N/A

Expresión de voluntad Informe de autoevaluación programas

académicos Comunicación de visita Agenda de Visita Informe de evaluación externa Comentarios del Rector Concepto académico Comunicación al MEN del concepto de

acreditación Resolución Comunicaciones enviadas y recibidas

02

ACREDITACIÓN DE ALTA CALIDAD PROGRAMAS ACADÉMICOS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR

N/A

Solicitud de acreditación de programas Solicitud de complementación de

documentos (si aplica) Informe de evaluación de la institución

(informe de revisión de condiciones mínimas)

Comunicación IES proceso Cronograma de auto evaluación Informe de auto evaluación Carta de nombramiento de pares

académicos Directorio de Pares Agenda Informe de evaluación externa Informe condiciones de calidad para las

extensiones Solicitud de complementación de informe

(si aplica) Agradecimiento al equipo de pares Comentarios rector al informe Comunicación al rector de la

recomendación Comunicación a MEN del Concepto de

Acreditación Comunicación IES solicitando revisión

concepto Resolución de acreditación de programa o

institución Comunicación envío resolución acreditación Solicitud de revisión del concepto por parte

del MEN Resolución de aceptación / negación /

apelación

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03 ACTAS

ACTAS CONSEJOS COMUNALES


ACTAS COMITÉ DIRECTIVO


ACTAS COMITÉ DE CONTROL INTERNO ActasACTAS COMITÉ DE DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACIÓN

Actas

ACTAS COMITÉ DE COMUNICACIONES Actas

ACTAS DE COMITÉ EDUCACION SUPERIOR

Actas Anexos

ACTAS CONSEJO NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR (CESU)

Actas Anexos

ACTAS REUNIÓN DE RECTORES UNIVERSIDADES ACREDITADAS

Actas Anexos

ACTAS DE SESIÓN

Acta Agenda Conceptos de sala

ACTAS COMITÉ DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

Actas Anexos

ACTAS COMITÉ DE INFORMACIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR

Actas Diseño de metodología para la asignación de recursos a las

universidades publicas Guía metodológica para la distribución de recursos

financieros para las universidades publicas Modelo estadístico para la distribución de recursos

financieros

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ACTAS REUNIONES GRUPO DE CONTRATACIÓN

Acta Anexos

ACTAS REUNIONES COMITÉ DE CONTRATACION

Acta Anexos

ACTAS DE ELIMINACIÓN ARCHIVO CENTRAL

Acta de eliminación Formato de archivos a eliminar Acta del Comité de Archivo aprobando la

eliminaciónACTAS DE ELIMINACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN

Acta de eliminación Formato de archivos a eliminar Acta del Comité de Archivo aprobando la

eliminaciónACTAS COMITÉ DE ARCHIVO Actas

ACTAS COMITÉ LEY 21

Actas Informes

ACTAS COMITÉ DE CAPACITACION

Convocatorias Actas Informes Resoluciones Comunicaciones enviadas y recibidas

ACTAS COMITÉ PARITARIO SALUD OCUPACIONAL


ACTAS COMITÉ EMERGENCIA


04ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO INTERSECTORIALES

N/A Acuerdos

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05 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS N/A

Informe mapa de riesgo consolidado Formulación por macroproceso

06 ADMINISTRAR MEDIOS DE COMUNICACIÓN

MEDIOS ELECTRÓNICOS Lista de chequeo funcionalidad de la Web

MEDIOS AUDIOVISUALES, IMPRESOS Y PIEZAS PUBLICITARIAS

Master de video CD`s Material impreso (boletín, otros.) Formato de control Piezas publicitarias (afiches, pendones,

vallas, volantes, otros)

07ALIANZAS ESTRATEGICAS PARA CONTENIDOS EDUCATIVOS

N/A

Directorio de aliados Acta de reuniones Contratos/Convenios Insumo de contratación Acta de inicio Informes parciales y finales Autorización de pago Correspondencia enviada y recibida

08ANÁLISIS DE LAS ESTADÍSTICAS E INDICADORES DEL SISTEMA

N/A

Documento Temático Actas de talleres Actas de asistencia Documentos estudios especializados Reportes de información Acta del Comité de Información Propuesta metodológica de análisis Plan de acción Documento final de análisis y/o

investigación

09 ANTEPROYECTOS

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO

Cronogramas Formatos estándar para el reporte de las

solicitudes presupuestales Informes Anteproyectos Formularios Proyecciones Documentos explicativos Comunicaciones enviadas y recibidas

ANTEPROYECTO DE

Cronogramas Formatos estándar para el reporte de las

solicitudes presupuestales

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PRESUPUESTO DE INVERSIÓN

Informes Anteproyectos Formularios Proyecciones Documentos explicativos Comunicaciones enviadas y recibidas

10 APORTES LEY 21 N/A

Reporte estado de pagos aporte ley 21 Oficio (Aclaración de aportes) Informe de inconsistencias Estado de cuenta de entidades Notificación de aceptación de la información Respuesta entidades aportantes Estados de cuentas entidades en mora copia de resolución de liquidación oficial de

la obligación Consignaciones Oficio (gestión de cobro persuasivo) Liquidación de intereses Respuesta de la entidad en mora Propuesta de pago Acuerdo de pago Certificado de aportantes Auto de Archivo Soportes de pagos entidades aportantes Oficios de cajas de compensación Aclaración Pagos cajas de compensación Comunicaciones fiduciarias Comunicaciones entidades financieras Resolución respuesta, recurso de

reposición la cual modifica, aclara, confirma o Revoca.

Solicitudes y respuestas a devoluciones Conceptos jurídicos Actas Informes

11 APORTES PARAFISCALES N/A Planillas de pago del sistema de seguridad social

12 ASESORIAS

ASESORÍAS A LAS ENTIDADES ADSCRITAS VINCULADAS

Cronogramas Comunicaciones enviadas y recibidas Formatos de Evaluación de la Capacitación Actas de reunión Relaciones de asistente

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A-DS-GD-PD-02-01


Memorias del taller

13 ASESORIAS N/A

Agenda Actas de reunión Seguimiento a decisiones Tratados internacionales Informes

14 ASESORIAS CONGRESO DE LA REPUBLICA N/A

Citación Cuestionario

15 ASISTENCIA TECNICA N/A

Informes de seguimiento a gestores Comunicaciones enviadas y recibidas Actas de reunión de asistencia técnica Actas de concertación Listados de población a focalizar Base de datos cargada en SIPI Caracterización de la población dentro y

fuera de la educación inicial Portafolio de servicios de asistencia Plan general de asistencia técnica Reportes Agendas Comunicaciones enviadas y recibidas

16ASISTENCIA TÉCNICA EN INNOVACIÓN EDUCATIVA CON USO DE TIC

N/A

Portafolio de servicios de asistencia Plan general de asistencia técnica Reportes Agendas Comunicaciones enviadas y recibidas

17 AUDIENCIAS PARLAMENTARIAS N/A

Solicitud Cuadro de seguimiento

18AUDITORIAS A MATRICULAS DE ESTUDIANTES

N/A

Actas de visita de auditoria Listado de asistencia de los alumnos por

curso Actos administrativos del ente territorial Observador del alumno Formularios DANE Listado de notas Actas de reuniones entre la firma y el

establecimiento educativo Encuestas realizadas entre la firma para

determinar la deserción y el ausentismo Informe de auditoria

19 BALANCES N/A Balance de prueba Estado de pérdidas y ganancias

24




A-DS-GD-PD-02-01


Balance general

20 BANCO DE PARES ACADÉMICOS N/A

Formato Hoja de vida (par seleccionado) Formato de evaluación Pares académicos Capacitación Pares Académicos

21 BIENESTAR Y SEGURIDAD SOCIAL N/A

Programas de Bienestar y Seguridad Social Actividades Nacionales Estratégicas Inducción Re inducción Encuentro con Rectores

22 CAJA MENOR N/A

Resolución CDP Apertura de cuenta Recibos de Caja menor Facturas Libro de caja menor Balance de caja menor Consignaciones Actas de Arqueo

23 CARACTERIZACIÓN AMBIENTAL N/A

Matriz de identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales

Matriz de requisitos legales ambientales Programas ambientales: agua, energía,

residuos sólidos Comunicaciones enviadas y recibidas Control operacional

24 CARRERA DOCENTE

CONCURSO DE DOCENTES Y DIRECTIVOS DOCENTES

Copia de acto administrativo de convocatoria

Lista de Elegibles Informe sobre desarrollo de los concursos

EVALUACIONES DE DOCENTES Y DIRECTIVOS DOCENTES

Seguimiento a la realización de la evaluación del periodo de prueba

Seguimiento a la evaluación anual de desempeño

Competencias (Ascenso en el escalafón o reubicación salarial)

ESTATUTO DE PROFECIONALIZACION DOCENTE

Consultas

DOCENTES AMENAZADOS POR E.T. CERTIFICADA

Requerimiento de traslado por carácter de amenazado

Respuesta a requerimiento Actualizaciones Informes Comunicaciones enviadas y recibidas

25




A-DS-GD-PD-02-01


FONDO LA PREVISORA Comunicaciones enviadas y recibidas

25 CERTIFICACIONES

CERTIFICACIÓN DE ENTIDADES TERRITORIALES MAYORES DE 100,000 HABITANTES (Por entidad Territorial)

Comunicación del DANE informe de seguimiento a ET en proceso de

certificación Copia acto administrativo de certificación

del Municipio Acta general de entrega definitiva del

servicio Educativo por parte del Departamento al Municipio certificado con sus anexos

Derechos de petición Comunicaciones enviadas y recibidas

CERTIFICACIÓN DE ENTIDADES TERRITORIALES MENORES DE 100,000 HABITANTES (Por entidad Territorial)

Copia acto administrativo de certificación del Departamento o del MEN

Acta general de entrega definitiva del servicio Educativo por parte del Departamento al Municipio certificado con sus anexos

Derechos de petición Comunicaciones enviadas y recibidas

26 CERTIFICACIONESN/A

Solicitud Certificado Anexos Comunicación enviada

27 CERTIFICACIONES DE COBERTURAS N/A Comunicaciones enviadas y recibidas

28 CERTIFICADOS

CERTIFICADOS DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL (RECTORES I.E.S)

Solicitud Copia de Consignación Certificación

CERTIFICADOS DE IDONEIDAD POR ASCENSO AL GRADO 14 EN ESCALAFÓN NACIONAL DOCENTE

Solicitud Copia de Consignación Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía Fotocopia de Acta o Diploma de Postgrado Certificación

CERTIFICADOS DE PROGRAMAS ACADÉMICOS

Solicitud Copia de Consignación

CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Solicitud Certificado

26




A-DS-GD-PD-02-01


CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES

Certificado

29 CIRCULARES CIRCULARES NORMATIVAS

Circular Anexos

30 CITACIONES

CITACIONES A LA CÁMARA DE REPRESENTANTES

Citación

CITACIONES AL SENADO DE LA REPUBLICA

Citación

31 COMISIONES DE SERVICIO

COMISIONES DE SERVICIO AL EXTERIOR

Autorización de comisión de servicios Decreto Resolución Comunicaciones enviadas y recibidas

COMISIONES DE SERVICIO AL INTERIOR

Resolución Comisión aprobada

COMISIONES DE SERVICIO CONTRATISTAS

Resolución Comisión aprobada

32 COMITES

COMITÉ DE POLITICAS TIC Y DE INFORMACIÓN

Documento que contiene el análisis y estado actual de las políticas TIC.

Documento políticas TIC. Actas del Comité de políticas TIC y del

Comité de Información. COMITÉ DE CALIDAD Y COBERTURA DE PRIMERA INFANCIA

Actas Ayudas memorias Transcripciones

COMITÉ DE BIENES

Resoluciones Acta Traspasos Donaciones Comunicaciones enviadas y recibidas

33 COMPROBANTES COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

Comprobantes Consignaciones Comprobantes de egreso Delegaciones de pago Órdenes de pago DIP Soportes Lote o comprobante de contabilidad del SII Comunicaciones enviadas y recibidas

34 CONCEPTOS JURÍDICOS N/A Solicitud Anexos de solicitud

27




A-DS-GD-PD-02-01


Comunicaciones internas Respuesta Anexos de la respuesta Comunicación remisoria

35 CONCILIACIONES

CONCILIACIONES PREJUDICIALES

Comunicaciones Solicitud Propuesta de conciliación Acta de comité Acta de conciliación Documento de decisión de acuerdo Fallo

CONCILIACIONES BANCARIAS

Conciliación Extracto bancario

36 CONDECORACIONES A DOCENTES N/A

Solicitud Hoja de vida del docente o reseña histórica

de la institución Respuesta Base de datos de condecoraciones

37 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES

CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES EXTERNAS

Comunicaciones

38 CONSULTAS Y CONCEPTOS N/A Solicitud

Respuesta

39 CONSULTAS Y SUGERENCIAS Comunicaciones enviadas y recibidas

Sugerencias

40 CONTRATOSCONTRATOS CON FORMALIDADES PLENAS

Insumo técnico de contratación Certificado de disponibilidad presupuestal Registro Presupuestal Registro SIIF Términos de referencia o pliegos de

condiciones Resolución de apertura Acta de cierre y apertura de propuestas Respuesta a observaciones dentro del

proceso de selección Evaluación de las áreas técnica, jurídica y

financiera Acta de evaluación Resolución de adjudicación Documentos de existencia y representación

legal del contratista Cedula del contratista

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A-DS-GD-PD-02-01


Libreta militar Registro único tributario Pólizas de cumplimiento Aprobación pólizas de cumplimiento Hoja de vida única de contratista Certificado de paz y salvo seguridad social

y parafiscales Propuesta Contrato legalizado Acta de inicio Informes de ejecución o avance Resolución declaratoria incumplimiento Solicitud inicio proceso sancionatorio Comunicado citación contratista Comunicado citación aseguradora Acta de revisión de la propuesta económica

y establecimiento de acuerdos Acta de audiencia de apertura y revisión de

propuestas económicas concurso de méritos

Acta de revisión de precios subasta Invitación pública mínima cuantía Resolución lista corta Solicitud de modificación de insumo de

contratación Solicitud o Adición prorroga o modificación

de contrato Adicionales Acto administrativo de improcedencia de la

liquidación Informe Final Acta de liquidación Comunicaciones enviadas y recibidas

CONTRATOS CON ORGANISMOS MULTILATERALES

Insumo técnico de contratación Certificado de disponibilidad presupuestal Registro Presupuestal Registro SIIF Términos de referencia o pliegos de

condiciones Resolución de apertura Acta de cierre y apertura de propuestas Solicitud de no objeción objeción del Agente Cooperante (si aplica) Respuesta al proceso de selección Evaluación de las áreas técnicas

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A-DS-GD-PD-02-01


Acta de evaluación Resolución de adjudicación Minuta técnica Documentos de existencia y representación

legal del contratista Cedula del contratista Libreta militar Registro único tributario Pólizas de cumplimiento Aprobación pólizas de cumplimiento Hoja de vida única de contratista Certificado de paz y salvo seguridad social

y parafiscales Propuesta Contrato legalizado Acta de inicio Informes de ejecución o avance Informe Final Acto administrativo de liquidación unilateral

o de improcedencia de la liquidación Acta de liquidación Comunicaciones enviadas y recibidas

ORDEN DE ACEPTACION DE OFERTA

Insumo técnico de contratación Certificado de disponibilidad presupuestal Registro Presupuestal Registro SIIF Invitación publica Resolución de apertura Acta de cierre y apertura de propuestas Respuesta a observaciones dentro del

proceso de selección Evaluación de las áreas técnica y jurídica Acta de evaluación Orden de Aceptación de Oferta Documentos de existencia y representación

legal del contratista Cedula del contratista Libreta militar Registro único tributario Pólizas de cumplimiento- opcional Aprobación pólizas de cumplimiento Hoja de vida única de contratista Certificado de paz u salvo de seguridad

social y parafiscales Propuesta

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A-DS-GD-PD-02-01


Acta de inicio Informes de ejecución o avance Resolución declaratoria de incumplimiento Solicitud inicio proceso sancionatorio Comunicado citación contratista Comunicado citación aseguradora Invitación pública mínima cuantía Solicitud de modificación de insumo de

contratación Solicitud de adición prorroga o modificación

del contrato Adicionales Acto administrativo de liquidación unilateral

o de improcedencia de la liquidación Informe Final Acta de Liquidación Comunicaciones enviadas y recibidas

41 CONTROL DE DOCUMENTOS

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS ListadoLISTADO MAESTRO DE REGISTROS Listado

42 CONTROLES

CONTROL PRÉSTAMO DE MEDIOS AUDIOVISUALES Y/O PIEZAS PUBLICITARIAS

Formato de control

CONTROL ENTREGA DE CERTIFICACIONES Formato control de certificaciones

CONTROL ENTRADA DE CORRESPONDENCIA

Planilla correspondencia externa recibida por entregar

CONTROL SALIDA DE CORRESPONDENCIA

Planillas de salida de correspondencia externa

Planilla control diario de envió de correspondencia

43 CONVALIDACIONES

TÍTULOS DE BACHILLER

Solicitud Respuesta Resolución

GRADOS PARCIALES Solicitud Respuesta Certificación

TÍTULOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR

Formulario de solicitud de convalidar Copia de diploma o título a convalidar

debidamente legalizado o apostillado Certificado de traducción oficial del diploma

o titulo

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A-DS-GD-PD-02-01


Traducción oficial del certificado de calificaciones

Copia de cedula de ciudadanía, extranjería o pasaporte

Copia consignación Copia de antecedentes de la institución (si

existen casos similares) Concepto técnico evaluadores académicos Acreditación de la institución Solicitud de información al convalidante (si

aplica) Resolución de aceptación o negación de

convalidación Recurso de reposición Comunicaciones enviadas y recibidas Certificado de calificaciones o copia del

programa debidamente legalizada y apostillada

44 CONVENIOS N/A

Convenio Insumo de contratación Solicitud de modificación de insumo de

contratación Solicitud de adición prorroga o modificación

del contrato Adicionales Acta de inicio Pólizas de cumplimiento Revisión y aprobación de requisitos de

ejecución y legalización Certificado de disponibilidad presupuestal Registro presupuestal Propuesta Acta de liquidación Informes de interventoría Resolución declaratoria incumplimiento Solicitud inicio proceso Comunicado citación contratista Comunicado citación aseguradora Acta de revisión de la propuesta económica

y establecimiento de acuerdos Acta de audiencia de apertura y revisión de

propuestas económicas concurso de méritos

Acta de revisión de precios subasta Invitación pública mínima cuantía

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A-DS-GD-PD-02-01


Resolución lista corta Acto administrativo de improcedencia de la

liquidación Comunicaciones enviadas y recibidas

45 COOPERACIÓN

COOPERACIÓN BILATERAL

Proyectos de cooperación Acuerdos o Convenio de Cooperación Actas de Cooperación de las Comisiones

Mixtas Memorandos de entendimiento Acuerdos de reconocimiento mutuo de

títulos Programas de cooperación educativa Planes operativos de cooperación Programas de organismos internacionales

en concordancia con los objetivos estratégicos de la política educativa nacional

Misiones internacionales del Ministro de educación y Viceministros

Actas de los espacios regionales y organismos multilaterales

Iniciativas de cooperación Comunicaciones enviadas y recibidas

COOPERACIÓN MULTILATERAL

Proyectos de cooperación Acuerdos o Convenio de Cooperación Actas de Cooperación de las Comisiones

Mixtas Memorandos de entendimiento Acuerdos de reconocimiento mutuo de

títulos Programas de cooperación educativa Planes operativos de cooperación Programas de organismos internacionales

en concordancia con los objetivos estratégicos de la política educativa nacional

Misiones internacionales del Ministro de educación y Viceministros

Actas de los espacios regionales y organismos multilaterales

Iniciativas de cooperación

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Comunicaciones enviadas y recibidas

COOPERACIÓN EMPRESAS PRIVADAS

Proyectos de cooperación Acuerdos o convenios de cooperación Programas de cooperación educativa Iniciativas de cooperación Comunicaciones enviadas y recibidas

COOPERACIÓN ORGANISMOS GUBERNAMENTALES

Proyectos de cooperación Acuerdos o convenios de cooperación Programas de cooperación educativa Iniciativas de cooperación Comunicaciones enviadas y recibidas

46

CREACIÓN, TRANSFORMACIÓN Y REDEFINICIÓN DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR

N/A

Información de la radicación Resolución de aprobación o auto de

traslado de concepto Informe de verificación Acta de Visita Notificación de pares seleccionados Carta de designación de pares académicos Recusación o solicitud de cambio de pares Recurso de Reposición Escritura de protocolización Auto de solicitud de información

complementaria Auto de pruebas

47 DECLARACIONES TRIBUTARIAS N/A

Declaración ICA Declaración IVA Declaración de retención en la Fuente Impuesto de timbre

48 DECRETOS N/A Decretos Anexos

49 DERECHOS DE PETICIÓN N/A

Solicitud Respuesta Comunicaciones Decreto Respuesta del MEN

50 DERECHOS DE PETICIÓN- (QUEJAS Y RECLAMOS) N/A Solicitud

Respuesta

51 DERECHOS PECUNIARIOS

Solicitud Respuesta Concepto Informe de visita

34




A-DS-GD-PD-02-01


52

DESARROLLO DE LA CAPACIDAD LOCAL, REGIONAL Y NACIONAL EN INNOVACIÓN EDUCATIVA

N/A

Plan operativo de fortalecimiento institucional de SE/IES

Planes TIC Planes de apoyo al mejoramiento por

Secretaría Planes de fortalecimiento de cada

Secretaría Documento de temáticas de cada IES Autodiagnóstico de cada Secretaría/IES Informes de Gestión de conocimiento Actas de reunión Caracterización de las Secretarías de

Educación

53 DESERCIÓN Y REPITENCIA N/A

Propuesta de investigación Conceptos técnicos Estadísticas Experiencias de Programas de Apoyo a las

I.E.S Estrategias de comunicación Eventos Nacionales e Internacionales

54 DESIGNACIONES N/A

Invitación Antecedentes Actas Ayuda memorias Anexos Solicitud Hoja de vida Designación

55 DESIGNACIONES SUBDIRECTOR N/A

Memorias Anexos FODESEP

56

DEUDAS LABORALES (ZONAS DE DIFICIL ACCESO, HOMOLOGACIONES, COSTO ACUMULADO DE ASCENSOS EN EL ESCALAFON, PRIMAS EXTRALEGALES Y OTRAS DEUDAS, ETC) POR ENTIDAD TERRITORIAL Y POR TIPO DE DEUDA Y POR AÑO

ZONAS DE DIFICIL ACCESO

Liquidación de costo acumulado por deuda Soportes jurídicos y administrativos de la

deuda Conceptos emitidos ( primas ) Derechos de petición Comunicaciones enviadas y recibidas

HOMOLOGACIONES


deuda Conceptos emitidos (homologaciones) Derechos de petición Comunicaciones enviadas y recibidas

COSTO ACUMULADO DE ASCENSOS EN EL


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A-DS-GD-PD-02-01


ESCALAFON

deuda Conceptos emitidos (Ascensos) Derechos de petición Comunicaciones enviadas y recibidas

PRIMAS EXTRALEGALES Y OTRAS DEUDAS


deuda Conceptos emitidos (Otras deudas) Derechos de petición Comunicaciones enviadas y recibidas

57DEVOLUCIONES POR CONCEPTO DE TRAMITES (CLIENTES EXTERNOS)

N/A

Solicitud de devolución Resolución de reintegro o devolución de

recursos Operaciones auxiliares de tesorería (O.A.T) Reportes de transferencia y/o Nota Debito Comunicaciones enviadas y recibidas

58 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO N/A

Presentaciones Talleres Directivos Manual de calidad Informes Actas Comunicaciones enviadas y recibidas

59 DISCURSOS DEL MINISTRO N/A Discurso

60DISTRIBUCIÓN RECURSOS DE GESTIÓN A LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS

N/A

Diseño de metodología para la asignación de recursos a las universidades publicas

Guía metodológica para la distribución de recursos financieros para las universidades publicas

Modelo estadístico para la distribución de recursos financieros

61 EMBARGOS JUDICIALES N/A

Comunicaciones bancos Comunicaciones Juzgados Notas Debito Depósitos Judiciales

62 ESCRITURAS N/A

Certificado de tradición y libertad Acta de transferencia Concepto jurídico Estudio del bien inmueble Folio de matrícula inmobiliaria Resolución Recibo de caja Planos Escritura Certificado catastral

36




A-DS-GD-PD-02-01


Ficha predial Informe de avaluó Comunicaciones enviadas y recibidas

63ESTADÍSTICAS E INDICADORES DE INFORMACIÓN SECTORIAL

N/A Estadísticas e Indicadores (Base de Datos)

64 ESTADÍSTICAS FINANCIERAS N/A Estadísticas

65

ESTRATEGIA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y CONTROL POR ENTIDAD TERRITORIAL

COMITÉ FIDUCIARIO

Actas de reunión Actas de visitas, Actas de comité Fiduciario Informes de Gestión del Comité Fiduciario Derechos de petición Correspondencia

SEGUIMIENTO A ENTIDADES CON ACCIONES PREVENTIVAS O CORRECTIVAS POR ENTIDAD TERRITORIAL

Documentos Plan de Desempeño o Medidas correctivas

Informes de visitas Informes de Seguimiento a las acciones

preventivas Informes de seguimiento a las acciones

correctivas Informes de la DAF Actas de reunión seguimiento Derechos de petición Comunicaciones enviadas y recibidas

SEGUIMIENTO A LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE LAS S.E.

Documentos Informe de seguimiento MEN y DAF Derechos de petición Comunicaciones enviadas y recibidas

66 ESTRATEGIAS

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN Presentaciones

ESTRATEGIAS DE COBERTURA EN LA EDUCACIÓN SUPERIOR

Estrategias de cobertura

67

ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN (por entidad territorial)

N/A

Acta de visita a entidades territoriales (por entidad territorial)

Acta de visita Informes de seguimiento Actos administrativos de adopción de

estructura y acto administrativo de adopción de cargos (por entidad territorial)

Guías proyectos de modernización (por entidad territorial)

Guía No. 1 Guía No. 2 Guía No. 3

37




A-DS-GD-PD-02-01


Derecho de petición (por entidad territorial) Solicitud Respuesta Comunicaciones enviadas y recibidas

68 ESTUDIOS

ESTUDIOS DEL SECTOR DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

Solicitud del estudio Aprobación de la realización asignación de recursos para el estudio Propuesta o formulación de estudio Estudio

ESTUDIOS ESTRATÉGICOS DE SATISFACCIÓN DEL CIUDADANO

Estudio

69 EVALUACIÓN DE SERVICIOS N/A

Evaluación Informes de no conformidades Comunicaciones enviadas y recibidas

70 EVALUACIONES

ASCENSO CARRERA DOCENTE Evaluación

DESEMPEÑO ANUAL DE DOCENTES Y DIRECTIVOS DOCENTES

Propuesta de Decreto Socialización de talleres y observaciones al

Decreto (Instrumentos - Evidencias de talleres)

Protocolos de Evaluación de evaluación (Directores, Coordinadores y Docentes)

Guía para la evaluación anual Copia derechos de petición Comunicaciones enviadas y recibidas

EVALUACIONES DE ESTUDIANTES

Evaluaciones ICFES (Base de Datos) Evaluación censal de alumnos SABER Análisis de resultados de evaluación Evaluación de modelos Comunicaciones enviadas y recibidas Evaluación en el aula

71 EVALUAR EL DESEMPEÑO DEL SIG N/A

Actas Informes Comunicaciones enviadas y recibidas

72EVOLUCIÓN DEL GASTO Y DE COSTOS DE LA EDUCACIÓN.

N/A

Matriz con la serie histórica del gasto en educación y sus desagregaciones

Matriz de estadísticas e indicadores de la evolución del gasto en educación.

Reporte actualizado de costos educativos Matriz de estadísticas e indicadores de los

costos educativos

Documento metodológico del cálculo de los

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A-DS-GD-PD-02-01


gastos en educación y sus desagregaciones.

Solicitudes de información Entidades y respuestas

Solicitudes y respuestas de estadísticas sobre gasto público en educación.

73 EXPEDIENTES

EXPEDIENTES ENTIDADES DEL SECTOR

Normas (Estatutos, Creación, Estructura y planta)

Reseña histórica Cuadros propuestas Informes Estudios técnicos de reestructuración Antecedentes de reestructuración Comunicaciones enviadas y recibidas

EXPEDIENTES ENTIDADES RETIRADAS DEL SECTOR

Normas (Estatutos, Creación, Estructura y planta)

Reseña histórica Cuadros propuestas Informes Estudios técnicos de reestructuración Antecedentes de reestructuración Comunicaciones enviadas y recibidas

EXPEDIENTES UNIVERSIDADES

Portafolio de servicios Estatutos Comunicaciones enviadas y recibidas

EXPEDIENTES DE VEHÍCULOS

Póliza de seguros Tarjeta de propiedad Impuesto Acta de entrega de vehículo Facturas Relación diaria de tanqueo Vales Comunicaciones enviadas y recibidas

EXPEDIENTES DE CESANTÍAS

Titulo valor Extractos Solicitudes Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía Notificación de cesantías Acta de posesión Certificaciones Comunicaciones enviadas y recibidas

74 FORMACION DE DOCENTES

RUTA DE FORMACIÓN, ITINERARIOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Ruta de formación docente Base de Itinerarios de formación avalados

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FORMACIÓN EDUCACION SUPERIOR

Plan Operativo de formación docente ES en innovación educativa con uso de las TIC

FORMACIÓN EDUCACION DE PRIMERA INFANCIA, PREESCOLAR, BASICA Y MEDIA - EPBM

Plan Operativo de formación docente EPBM en innovación educativa con uso de las TIC

75 FORMULARIOS DE LA UNESCO N/A Formularios

76 FORO EDUCATIVO NACIONAL N/A Experiencias significativas

77FORTALECER LA GESTION DEL RIESGO EN EDUCACION EN EMERGENCIAS

N/A Actas de reuniones Plan de Acción Sistema de indicadores implementado y

monitoreado. Comunicaciones enviadas y recibidas

78 GESTIÓN AMBIENTALN/A

Comunicaciones Aspectos e impactos ambientales

Comunicaciones Requisitos Legales ambientales

Preparación y respuesta ante emergencias

79 GESTIÓN DE LA COBERTURA EDUCATIVA

PROCESO Y REPORTE DE MATRICULA

Consultas Informes Plan

80 GESTORES SIG N/A

Acta de compromiso Presentaciones Plan de trabajo Comunicaciones enviadas y recibidas

81 HISTORIA MEDICO OCUPACIONAL N/A

Incapacidad Historias medicas Exámenes médicos Examen vigilancia epidemiológica Accidentes de trabajo y enfermedad

profesional Informes ARP Comunicaciones enviadas y recibidas Valoraciones ARP

82 HISTORIAS LABORALES N/A

Hoja de vida Resolución de nombramiento Certificado de aptitud Certificado para posesión Declaración de bienes y rentas Acta de posesión Formato único de hoja de vida

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A-DS-GD-PD-02-01


Afiliación a pensión Afiliación a caja de compensación Afiliación o traslado a EPS Cedula Libreta militar (hombres) Pasado judicial Documentos de estudios Documentos de formación Resolución de vacaciones Resolución de licencias Resolución de incapacidad Resolución de encargos Resolución de sanciones disciplinarias Resolución de comisión al exterior Formatos de evaluación Informe final de gestión Resolución o Decreto de retiro o

insubsistencia Renuncia Solicitud examen médico de egreso Formato Acta Informe de gestión Informe de gestión

83 INACTIVACIONES DE PROGRAMAS N/A

Resoluciones Recursos de Reposición Comunicaciones enviadas y recibidas

84 INDICADORES N/A Reporte de Indicadores

ESTABLECER CARGAS DE TRABAJO

Solicitud Estudio técnico Formato cargas de trabajo Carga de trabajo propuesta

85 INFORMES

INFORMES DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN

Informe Programa de evaluación Plan Anual de evaluación Soportes

INFORMES DE AUDITORIA

Informe Programa Auditoria Interna del SIG Agendas

INFORMES ENTIDADES ADSCRITAS Y VINCULADAS

Informe Trimestral de Seguimiento al Gasto Plan de mejoramiento Comunicaciones enviadas y recibidas

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A-DS-GD-PD-02-01


INFORMES DE ANÁLISIS INSTITUCIONAL Y DEL SECTOR

Informe Monitoreo de medios

SISTEMA DE INFORMACIÓN GUBERNAMENTAL

Plan Indicativo Sectorial

INFORMES SECTORIALES

Informe Contraloría

SISTEMA DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSIÓN SPI

Informes

INFORMES DE GESTIÓN

Informe Informes de evaluación Informes de calidad Informes de gestión del conocimiento de las

dinámicas de gestión de modelos de innovación educativa con uso de las TIC.

Informes de avance y de resultado de las actividades de investigación fomentadas por la Oficina, elaborado por el grupo de investigación.

Bitácora de modelos de innovación educativa con uso de las TIC.

Informes de gestión del conocimiento de las dinámicas de gestión de modelos de innovación educativa con uso de las TIC.

Actas/memorias de Mesas y encuentros Conceptos técnicos de los modelos de

innovación Actas de reunión Plan operativo Oferta de contenidos educativos (catálogo

de colecciones) Manual e instrumentos de aplicación de la

base de estándares para la gestión de contenidos)

Informes de gestión de conocimiento sobre contenidos educativos

Acta de entrega de contenidos educativos (registro de contenidos educativos recibidos)

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A-DS-GD-PD-02-01


Registro de contenidos educativos evaluados (Registro de contenidos educativos no compatibles con repositorios y evaluación del contenido educativo)

Portafolio de canales de distribución de contenidos educativos (Directorio de alianzas)

Planes de mejoramiento Informes de gestión Evaluaciones de desempeño Interventoría a contratos Comunicaciones enviadas y recibidas Informes de seguimiento de proyectos SSP Informes por departamento o entidad

territorial (Se incluye asistencia técnica) Informes acuerdos para la prosperidad Informes varios de la Subdirección de

Calidad de Primera Infancia

INFORMES A ENTES DE CONTROL

Informe Soportes Informes TES Informes Recaudo 2% Universidades Informes Recaudo Ley 21 Comunicaciones enviadas y recibidas

INFORMES AUDITORIAS EXTERNAS

Informes Comunicaciones enviadas y recibidas Certificaciones

INFORMES DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LAS ESTRATEGIAS DE EDUCACION INICIAL.

Informes

INFORMES VISITAS DE INSPECCIÓN

Informes Comunicaciones

INFORMES DE FACTORES QUE AFECTAN LA PERMANENCIA DE ESTUDIANTES DENTRO DEL SISTEMA EDUCATIVO

Informes

INFORME MENSUAL DE PRESTAMOS Informes

INFORME AVANCE TRAMITE DE

Informes

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A-DS-GD-PD-02-01

CODIGO NOMBRE DE LA SERIE NOMBRE DE LA SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALESCERTIFICACIONESINFORMES DE EJECUCIÓN Y RESERVA PRESUPUESTAL

Informes

INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

Informes

INFORMES DE CONSTITUCIÓN DE RESERVA PRESUPUESTAL

Informes

INFORMES FINANCIEROS

Informes a la Contraloría General de la República

Informes a Contaduría General de la Nación Respuesta de la Contraloría Informes proyectos

INFORMES INTERNOS Informes

INFORME DE INGRESOS POR VENTA DE SERVICIOS

Informes

INFORMES Y REPORTES

Plan de acción Informes/reportes del estado de la

innovación educativa con uso de TIC Resultados evaluaciones a estrategias de

innovación educativa realizadas Actas de reuniones

INFORMES ESTADÍSTICOS Informes

INFORMES EXTERNOS Informes

86 INFORMES Y REPORTES N/A

87INSCRIPCIÓN DE RECTORES Y REPRESENTANTES LEGALES

N/A

Solicitud de inscripción Fotocopia Cedula de Ciudadanía Acta de Nombramiento y/o Acta de Elección Certificación de Elección Certificado de Registro en el SNIES

(Sistema Nacional de Información de Educación Superior

88INSPECCIÓN Y VIGILANCIA POR ENTIDAD TERRITORIAL

N/A

Reglamento territorial Plan Operativo Anual Informes de seguimiento Comunicaciones enviadas y recibidas

44




A-DS-GD-PD-02-01


89INSTRUCTIVOS SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

INSTRUCTIVOS DE GIRO

Instructivo de PAC (Programa Anual de Caja)

Sustitución de cuentas Embargos sistema General de participación

INSTRUCTIVO DE PAGO Documento instructivo de pago DIP

90 INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

Acuerdo de Consejo Directivo del AGN Estructuras orgánicas Cuadros de clasificación documental Tablas Anexos

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Acta del Comité de Archivo de aprobación Tablas Anexos

91 INTERNACIONALIZACIÓN DEL CNA

CONVENIOS Raíces Mercosur Agencias

PASANTIAS Comunicaciones enviadas y Recibidas Proyectos

ASESORIAS OTRAS AGENCIAS Comunicaciones enviadas y Recibidas

92 INVENTARIOS

Formato de Movimiento de Bienes Formato placas por responsable STONE

INVENTARIOS DOCUMENTALES ARCHIVO CENTRAL

Inventarios

INVENTARIO MATERIAL BIBLIOGRÁFICO CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

Comunicaciones enviadas y Recibidas

93 INVESTIGACIÓN Y SEGUIMIENTO A INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR

N/A Alertas de vigilancia Averiguaciones preliminares Informes de visita o inspección Resolución de apertura de investigación Auto de conocimiento inicio de investigación Pliego de cargos Notificación pliego de cargos Respuesta a cargos I.E.S Informe final de investigación Resolución cierre de investigación (si

aplica) Resolución que resuelve la investigación Recurso de reposición (si aplica)

45




A-DS-GD-PD-02-01


Concepto CONACES Resolución de sanción Plan de mejoramiento o acción correctiva Comunicaciones enviadas y recibidas

94 INVESTIGACIONES

INVESTIGACIONES DEL SECTOR DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

Solicitud de la investigación Aprobación de la realización asignación de recursos para la investigación

INVESTIGACIONES PERDIDA DE BIENES

Informe Denuncia Investigación previa Comunicaciones enviadas y recibidas

95 LIBROS

LIBROS DE CONTABILIDAD

Libro mayor y balances Libro diario Libros auxiliares

LIBROS AUXILIARES DE TESORERÍA

Control de cuentas pagadas Notas debito Notas crédito Extractos bancarios Planillas de Bancos

96 LOGÍSTICA DE EVENTOS

ADMINISTRAR SALAS Relación Asignación de Salas Listado de Chequeo Informe de ocupación de salas

ADMINISTRAR EVENTOS DEL MEN

Plan general de eventos Solicitud de eventos Informes Listado de convocados al evento Evaluación de servicios prestados en el

desarrollo del evento. Formato retroalimentación de logística de

eventos

97 MANTENIMIENTO

MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS

Solicitud Ejecución del servicio Relación del servicio

MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

Solicitud Autorización Facturas

98 MEJORES PRACTICAS EDUCACION SUPERIOR

Guía del usuario Banco de mejores practicas

Guía detallada para inscribir experiencias Ficha técnica de registro

99 METADATO DEL CONTENIDO EDUCATIVO N/A

Reporte de contenidos Metadato de contenidos (Registro de

aplicación del estándar al contenido educativo)

46




A-DS-GD-PD-02-01


100MODERNIZAR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ACTUALIZAR PLANTAS DE PERSONAL

Estudio técnico Decretos Manuales de funciones

ESTABLECER CARGAS DE TRABAJO

Solicitud Estudio técnico Formato cargas de trabajo Carga de trabajo propuesta

101MODIFICACION AL PRESUPUESTO Y CONCEPTOS

N/A

Resoluciones de modificación, traslado, distribución y desagregación al presupuesto

Comunicaciones enviadas y recibidas Conceptos técnicos Vigencias Futuras (MEN o Adscritas) Aplazamientos y desplazamientos del

presupuesto

102 MOVIMIENTO DE ALMACEN N/A Oficio remisorio

103 NOMINA N/A Nomina

104NOVEDADES AL DIRECTORIO DE ESTABLECIMIENTOS (POR ENTIDAD TERRITORIAL)

N/A

Solicitudes de novedades al Directorio de Establecimientos

Solicitudes de revisión de procesos de integración de establecimientos educativos


105 NOVEDADES DE NOMINA N/A

Descuentos de libranzas y embargos Resumen de aportes a seguridad social y

parafiscales Certificados para deducibles de retención

en la fuente

106 OBSERVATORIO LABORAL PARA LA EDUCACIÓN N/A

Experiencias desarrolladas por otras entidades y países

Diseño y montaje de observatorio Estructuración de redes Divulgación de resultados Eventos nacionales e internacionales Listado de graduados Comunicaciones enviadas y recibidas

107 OPERACIÓN DE SERVICIOS TIC N/A

Bitácora de Incidentes Registros KEDB y KDB Matriz RFC Bitácora de Eventos

108OPERACIONES AUXILIARES DE TESORERÍA

N/A Reporte de Operaciones Auxiliares de

tesorería Órdenes de pago no presupuestales

47




A-DS-GD-PD-02-01


109 ORDENES DE PAGO N/A

Orden de pago Orden de pago universidades Orden de pago colegios Autorización de comisión Cuenta de cobro Facturas Comprobante de pago Certificado de cumplimiento y tramite de

pago Certificado pago de parafiscales Copias de resoluciones Certificados bancarios Cuentas por pagar Formato documento equivalente

110ORIENTACIONES TÉCNICAS CURRICULARES

N/A

Lineamientos curriculares Estándares básicos de competencias Instrumento para la descripción de

competencias básicas en el grado de transición - va en evaluación de est.

Talleres regionales para la socialización de Referentes de Calidad.

Orientaciones generales y Pedagógicas Enfoque por competencias Comunicaciones enviadas y recibidas

111 PAGO DE HONORARIOS

PAGO DE HONORARIOS A PARES ACADÉMICOS

Cuadro de proyección a honorarios pares académicos

Autorización de pagos Reportes de pago Cuentas de Cobro Informe General

PAGO DE HONORARIOS, VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJES A CONSEJEROS DEL CNA Y COMISIONADOS DE CONACES

Cuadro de proyección de viáticos y honorarios de consejeros y comisionados

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (copia)

Constancia de cumplimiento de sesiones Certificado de cumplimiento liquidación o

reliquidación para pago de honorarios, viáticos y gastos de viaje

Resolución - ordenamiento del pago Solicitud de tiquetes y pago de viáticos Planilla de viajes y viáticos - programación

de visitas Reporte de entrega de tiquetes y pago de

viáticos Consignación de pago de viáticos

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A-DS-GD-PD-02-01


Informes presupuestales

112 PLANEAR DESARROLLAR Y MEJORAR PROCESOS

MEJORAS A PROCESOS

Solicitud Propuesta Carta de aprobación del área Actas de trabajo Formato de información de subir al SIG Comunicaciones enviadas y recibidas

REDISEÑO A PROCESOS

Modelo conceptual Diseño Macro (Fichas técnicas) Documentos de capacitación Implementación Carta de aprobación del área Puesta en marcha Comunicaciones enviadas y recibidas

113 PLANES

PLAN DE ACCIÓN DE MEJORAMIENTO

Formulación por dependencia Seguimiento por dependencia

PLAN DE DESARROLLO SECTORIAL

Plan Indicadores Reporte de Evaluación

PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

Listados de requerimientos Listado de convocados Actas del Comité Sectorial de Desarrollo

Administrativo Plan Institucional de Desarrollo

Administrativo ç Plan de Desarrollo Administrativo del

Sector Comunicaciones enviadas y recibidas Informes de seguimiento del PIDA Informes de Seguimiento anual del PDA del

sector PLAN FINANCIERO SECTORIAL REVISIÓN Y REPROGRAMACIÓN

Acta del Comité de Planeación Sectorial Informe de seguimiento al Plan Financiero

del Sector Educativo

PLAN FINANCIERO SECTORIAL

Cronograma Diagnóstico estratégico financiero sectorial Fichas metodológica Plan Financiero del Sector Educativo

PLAN FINANCIERO

Acta del Comité de Planeación Sectorial Informe de seguimiento al Plan Financiero

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A-DS-GD-PD-02-01


SECTORIAL REVISIÓN Y REPROGRAMACIÓN

del Sector Educativo

PLAN ESTRATÉGICO

Plan Plan Estratégico de Tecnologías de la

Información y Comunicaciones (PETIC) Informe del estado actual del PETIC. Informe de nuevos requerimientos

entregados por el Subproceso de Relaciones con el Negocio

PLANES Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS

Proyecto Plan de acción estratégico Reporte recursos financieros Fichas técnicas de formulación Reporte de resultados de la evaluación

PLAN MODIFICACIONES PROYECTOS ESTRATÉGICOS -SSP

Proyecto Plan de acción estratégico Reporte recursos financieros Fichas técnicas de formulación

PLAN DE ACCIÓN PROYECTOS ESTRATÉGICOS

Plan de Acción Reportes Financieros Formato de Seguimiento de planes de

acción

PLAN OPERATIVO DE GESTION DEL PORTAL

Plan Operativo de gestión del Portal Informes de seguimiento a la ejecución de

estrategias

PLAN DE ACCIÓN Plan Comunicaciones enviadas y recibidas

PLAN SECTORIAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL SECTOR DE LA EDUCACIÓN

Plan Informe de evaluación Actas de comité sectorial Informe de seguimiento a planes

institucionales Comunicaciones enviadas y recibidas Seminarios PASE Racionalización de tramites sector

educativo

50




A-DS-GD-PD-02-01


PLAN DE ACCION DE MEJORAMIENTO

Plan Informe de seguimiento

PLAN GENERAL DE CONTRATACIÓN Plan de contratación

PLAN DE MANTENIMIENTO Plan

PLAN ANUAL DE COMPRAS Plan

PLAN DE BIENESTAR

Plan Formatos Resultado del diagnostico Citación comité Asistencia Propuestas Cuadro ofertas Registros de asistencia Soporte legal Términos de referencia Contratos Informes Acta de entrega de incentivos Evaluación Comunicaciones enviadas y recibidas

PLAN DE CAPACITACIÓN

Plan Formatos Resultado del diagnostico Citación comité Asistencia Propuestas Cuadro ofertas Registros de asistencia Soporte legal Términos de referencia Contratos Informes Acta de entrega de incentivos Evaluación Comunicaciones enviadas y recibidas

PLAN DE SALUD OCUPACIONAL

Plan Diagnostico Programaciones Informes de gestión Convocatoria

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A-DS-GD-PD-02-01


Soporte legal Contratos Informes de interventoría Términos de referencia Estudios de convivencia Cuadros comparativos de ofertas Registro de asistencia Informes Evaluación Comunicaciones enviadas y recibidas

114 POLÍTICAS POLÍTICAS PARA LA ASIGNACIÓN DE CRÉDITOS EDUCATIVOS

Documento de políticas definidas Seguimiento a los créditos educativos Informe de gestión en la asignación de

créditos educativos Comunicaciones enviadas y recibidas

115 POLITICAS Y LINEAMIENTOS N/A Propuesta de política o lineamiento de

incorporación de TIC en la educación.

116 PÓLIZAS DE SEGUROS N/A Póliza Cuenta de cobro Certificado de disponibilidad presupuestal

117 PRESTAMOS

PRESTAMOS ARCHIVO CENTRAL Formato de control de prestamosPRESTAMOS ARCHIVOS DE GESTION

Planilla de control de prestamos

PRESTAMOS CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

Solicitud préstamo interno (SICD) Tarjeta de préstamo (SICD) Solicitud préstamo interbibliotecario (SICD)

118 PRIMA TÉCNICA N/A Requerimiento Respuesta

119PRIMAS, HOMOLOGACIONES Y DEUDAS POR ENTIDAD TERRITORIAL

N/A

Solicitud de la entidad territorial Estudio técnico de homologación Conceptos emitidos (homologaciones

primas o deudas) Derechos de petición Comunicaciones enviadas y recibidas

120 PROCESOS PROCESOS JUDICIALES

Demanda Poder Contestación a la demanda Recurso de reposición Recurso de queja Recurso de apelación Recurso de suplica

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A-DS-GD-PD-02-01


Fallo o sentencia Comunicaciones enviadas y recibidas

PROCESOS EJECUTIVOS POR JURISDICCIÓN COACTIVA

Titulo ejecutivo Solicitud de inicio del proceso Acuerdo de pago o resolución ejecutoria resolución de incumplimiento Auto "conocimiento" o inicio del proceso Auto de mandamiento de pago Acta de notificación Auto de terminación del proceso resolución ejecución del proceso resolución liquidación crédito y costos

procesales Auto de embargo Avalúo Acta de remate de bienes Auto terminación del proceso Comunicaciones enviadas y recibidas

PROCESOS DISCIPLINARIOS

Queja o solicitud apertura de investigación Auto de asignación de proceso Auto apertura de investigación disciplinaria Indagatoria o declaración testimonial Pruebas documentales Pruebas periciales Pruebas testimoniales Informe de diligencias preliminares Pliego de cargos Memorial de descargos y pruebas Recurso de apelación Recurso de reposición Resolución de sanción Notificación Auto de archivo Comunicaciones enviadas y recibidas

121 PROGRAMAS PROGRAMA ANUAL DE CAJA

Programa Solicitud de modificación del cargue de

apropiaciones (si aplica) Plan de modificaciones al PAC Propuesta de modificaciones al PAC Justificación de modificación al PAC Informe de resultados de la gestión de la

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A-DS-GD-PD-02-01


modificación al PAC

PROGRAMAS AREAS DEL MEN

Solicitud de acompañamiento. Actas de reuniones. Comunicaciones enviadas y recibidas.

PROGRAMAS PROPIOS DE LA OFICINA DE INNOVACIÓN

Actas de reuniones. Comunicaciones enviadas y recibidas.

COMPETENCIAS COMUNICATIVAS

Comunicaciones enviadas y recibidas Documentos de carácter informativo Conceptos técnicos Proyectos de Ley Informes técnicos Documentos sobre otros proyectos y

programas relacionados Bases de datos Documentos de política Material audiovisual (videos, cd) Actas de reunión Eventos y talleres Memorias Publicaciones Documentos técnicos de convenios y

cooperantes Derechos de petición Evidencias sobre acompañamientos a las

SE, IE, Estudiantes, Docentes y Agentes Educativos.

COMPETENCIAS MATEMATICAS



cooperantes Derechos de petición

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A-DS-GD-PD-02-01


Evidencias sobre acompañamientos a las SE, IE, Estudiantes, Docentes y Agentes Educativos.

COMPETENCIAS CIUDADANAS





COMPETENCIAS CIENTIFICAS SOCIALES

Comunicaciones enviadas y recibidas Documentos de carácter informativo Proyectos de Ley Informes técnicos Documentos sobre otros proyectos y




COMPETENCIAS CIENTIFICAS NATURALES

Comunicaciones enviadas y recibidas Documentos de carácter informativo Conceptos técnicos

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A-DS-GD-PD-02-01


Proyectos de Ley Informes técnicos Documentos sobre otros proyectos y




EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS


programas relacionados Bases de datos Documentos de política Material audiovisual (videos, cd) Actas de reunión Eventos y talleres Memorias Derechos de Petición Publicaciones Documentos técnicos de convenios y

cooperantes

DESARROLLO DE COMPETENCIAS CIUDADANAS EN CONTEXTOS DE VIOLENCIA

Resumen del proyecto Informes Documentos técnicos del proyecto Comunicaciones enviadas y recibidas Evidencias sobre acompañamientos a las


Derechos de Petición ESTRATEGIAS DE PROMOCIÓN ESTILOS DE VIDA SALUDABLES

Resumen del proyecto Informes Comunicaciones enviadas y recibidas

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A-DS-GD-PD-02-01


Actas Talleres Bases de datos Evidencias sobre acompañamientos a las


Derechos de Petición

PROGRAMA DE EDUCACION AMBIENTAL

Resumen del programa Informes. Documentos técnicos del proyecto Comunicaciones enviadas y recibidas Evidencias sobre acompañamientos a las


Derechos de Petición Solicitudes y respuestas

PROGRAMA DE EDUCACIÓN PARA LA SEXUALIDAD Y CONSTRUCCIÓN DE CIUDADANÍA

Resumen del proyecto Informes. Documentos técnicos del proyecto Comunicaciones enviadas y recibidas Evidencias sobre acompañamientos a las



PROGRAMA DE EDUCACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS HUMANOS

Resumen del proyecto Informes Documentos técnicos del proyecto Comunicaciones enviadas y recibidas Evidencias sobre acompañamientos a las



PROGRAMA NACIONAL DE BILINGUISMO

Documento técnico del proyecto Informes de actividades Comunicaciones enviadas y recibidas Derechos de Petición Publicaciones Comunicaciones enviadas y recibidas Relación cursos inmersión programa de desarrollo profesional docente Fortalecimiento a licenciaturas

PROGRAMAS EN

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A-DS-GD-PD-02-01


COBERTURA EN EDUCACIÓN BÁSICA Y MEDIA

Convenios Términos de referencia Convocatoria Ofertas o propuestas Evaluación de la oferta Contrato Acta de iniciación Otro si o minuta de modificación Certificados de cumplimiento Solicitudes de desembolso Soportes de pago Informe de gestión Informe final Acta de liquidación Solicitud autorización desplazamiento Solicitud resolución de desplazamiento Formato de autorización de viáticos y

gastos de transporte Plan de trabajo Comunicaciones enviadas y recibidas Contratos Banco de Oferentes Contratación Servicio

Educativo Informes Talleres Tutelas

PROGRAMAS NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES

Comunicaciones enviadas y recibidas Contratos Informes Actas

PROGRAMAS POBLACIONES VULNERABLES

Comunicaciones enviadas y recibidas Contratos Informes

122 PROPUESTAS NO ADJUDICADAS N/A Propuesta


123 PROVEEDORES N/A Registro de Contratos de Proveedores, Políticas de Contratación TIC. Resultados de Evaluación de Proveedores TIC

124 PROVISIÓN DE SERVICIOS TIC N/A

Formato de solicitud de cambio (RFC). Matriz de cambios (RFC) CMDB RFC generados para la entrega y

documentos relacionados.

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A-DS-GD-PD-02-01


Plan de capacidad. Reporte de gestión de capacidad. Plan de disponibilidad. Reporte de gestión de disponibilidad. Análisis de disponibilidad. Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) Acuerdos de Nivel Operacional (OLA) Plan de Mejora del Servicio (SIP) Plan de Calidad del Servicio Informes de Uso y Disponibilidad Políticas de seguridad de la información. Procedimiento de gestión de incidentes de

seguridad. Procedimiento de control de acceso. Procedimiento de control de acceso a la

información Plan de Continuidad. Análisis del Impacto de la amenazas a los

servicios TIC

125

PROYECTO ACOMPAÑAMIENTO A LAS SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN PARA EL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE SUS PLANES DE FORMACIÓN TERRITORIAL.

SECRETARIAS DE EDUCACION ACOMPAÑADAS EN LA FORMULACIÒN DE LA ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE SUS PLANES DE FORMACION

Documento técnico del proyecto Informes de actividades Comunicaciones enviadas y recibidas Derechos de Petición Publicaciones

126

PROYECTO FORMACIÓN PARA LA ACTUALIZACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO EN SERVICIO PARA DOCENTES Y DIRECTIVOS

DOCENTES PARTICIPANDO EN PROGRAMAS DE MAESTRÌAS

Documento técnico del proyecto Junta administradora: reglamento y actas Informes académicos del desempeño de los

docentes beneficiados con crédito condenable

Derechos de Petición Informes de ejecución de recursos del

convenio MEN - ICETEX 626 de 2009 Informe de actividades

127

PROYECTO FORTALECIMIENTO DE LA FORMACION PROFESIONAL (INICIAL DOCENTES)

ESCUELAS NORMALES SUPERIORES FORTALECIDAS EN SU PROGRAMA DE FORMACION COMPLEMENTARIA

Documento técnico del proyecto Informes de actividades Encuentros regionales Talleres Formatos

59




A-DS-GD-PD-02-01


Memorias Publicaciones Derechos de Petición Comunicaciones enviadas y recibidas

128 PROYECTOS

FACULTADES DE EDUCACION FORTALECIENDO SUS PROGRAMAS DE FORMACION

Documento técnico del proyecto Informe de actividades Derechos de Petición Comunicaciones enviadas y recibidas

PROYECTOS DE DESCENTRALIZACION

Matriz de seguimiento Convenios Anexos Indicadores de Gestión Comunicaciones enviadas y recibidas

PROYECTOS DE INVERSIÓN

Proyecto Ficha EBI Archivo de Transmisión Banco Proyecto de inversión Social Comunicaciones enviadas y recibidas

PROYECTOS DE GESTION DE SERVICIOS TIC

Acta de constitución del proyecto Plan de Proyecto Actas de Seguimiento Acta de aceptación de usuario final Acta de Cierre

PROYECTOS CALIDAD EN EDUCACIÓN PREESCOLAR, BÁSICA Y MEDIA

Propuesta de proyecto Copia contrato "si aplica" Solicitud de ejecución Informes de ejecución Plan operativo Plan de acciones correctivos Informe final Comunicaciones enviadas y recibidas

PROYECTO DESARROLLAR ESTRATEGIAS PARA EL FORTALECIMEINTO DE LA GESTION ESCOLAR

Documento técnico del proyecto Informes de actividades Encuentros regionales Talleres Formatos Memorias Publicaciones Derechos de Petición Comunicaciones enviadas y recibidas

PROYECTO ARTICULAR LOS

Documento técnico del proyecto Informe de actividades

60




A-DS-GD-PD-02-01


NIVELES EDUCATIVOS Derechos de Petición Comunicaciones enviadas y recibidas

PROYECTO ARTICUALR LA EDUCACION MEDIA CON LA EDUCACION SUPERIOR Y LA FORMACION PARA EL TRABAJO


PROYECTO DE ETNOEDUCACION


PROYECTOS COBERTURA EN EDUCACIÓN BÁSICA Y MEDIA

Convenios Términos de referencia Convocatoria Ofertas o propuestas Evaluación de la oferta Contrato Acta de iniciación Otro si o minuta de modificación Certificados de cumplimiento Solicitudes de desembolso Soportes de pago Informe de gestión Informe final Acta de liquidación Solicitud autorización desplazamiento Solicitud resolución de desplazamiento Formato de autorización de viáticos y

gastos de transporte Plan de trabajo Resoluciones de desplazamiento

PROYECTOS ALFABETIZACIÓN

Contratos Convenios Informes Comunicaciones enviadas y recibidas

PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA

Consultas de Infraestructura Conceptos Técnicos Priorizaciones o planes Derechos de Petición Contratos Comunicaciones enviadas y recibidas

PROYECTO ACCESO Contratos

61




A-DS-GD-PD-02-01

CODIGO NOMBRE DE LA SERIE NOMBRE DE LA SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALESAL SISTEMA EDUCATIVO PARA POBLACIÓN VULNERABLE

Informes Comunicaciones enviadas y recibidas

PROYECTO ENCUESTA NACIONAL DE DESERCIÓN

Anexos Certificados Vistos Buenos Comunicaciones enviadas y recibidas

PROYECTO SIMPADE


PROYECTO PLAN FONTERAS


PROYECTO TRANSPORTE ESCOLAR


PROYECTO ALIMENTACIÓN ESCOLAR


PROYECTO MODELOS EDUCATIVOS FLEXIBLES


PROYECTO RED JUNTOS


PROYECTO FAMILIAS EN ACCIÓN


PROYECTO GESTIÓN DE COMUNICACIONES


PROYECTO NI UNO MENOS


PROYECTO MENOR Anexos

62




A-DS-GD-PD-02-01


TRABAJADOR Certificados Vistos Buenos Comunicaciones enviadas y recibidas

PROYECTO GRATUIDAD EDUCATIVA


PROYECTO EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS


PROYECTO POBLACIÓN AFECTADA POR VIOLENCIA


PROYECTO INVERSIÓN SECTOR SOLIDARIO COOPERATIVAS

Anexos Certificados Vistos Buenos Respuestas Comunicaciones enviadas y recibidas

PROYECTOS DE FOMENTO A LA ATENCION INTEGRAL DE PRIMERA INFANCIA

Base de datos del banco de oferentes Cartas de adhesión al Fondo Documentos para legalizar adhesión al

fondo Listado de niños a focalizar por entidad

territorial Listado final de niños beneficiarios de los

subsidios del fondo por prestador Comunicaciones de prestadores

seleccionados Convenios con prestadores (con anexos de

legalización y estimación de niños a atender)

Términos de convocatorias para selección de beneficiarios de los subsidios

Registro de prestadores y de niños beneficiarios de los subsidios en SIPI

Actas de habilitación de infraestructuras Planes de mejoramiento para

infraestructuras Autorización de desembolsos por pagos

anticipados, alistamiento, dotación y atención directa.

Actas de inicio de Atención Informes de Interventoría de la prestación

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A-DS-GD-PD-02-01


del servicio Planes de mejoramiento derivados de la

interventoría Actas de liquidación de convenios Solicitudes y respuestas Comunicaciones enviadas y recibidas

PROYECTO FORMACIÓN DE AGENTES EDUCATIVOS

Acta de inicio del convenio Informes parciales de interventoría del

convenio Informe final de interventoría del convenio Informes de Administrativo y Financiero

(contrataciones) Actas de seguimiento del convenio

(seguimiento a las obligaciones y/o otros acuerdos)

Informes de entidades territoriales Informes de supervisión Evidencias de los procesos (listas de

asistencia, fotos, videos, evaluaciones de talleres, etc.)

Documento técnico de sistematización de los procesos.

PROYECTO PARA ASEGURAR LA CALIDAD DE LA EDUCACIÓN INICIAL EN EL MARCO DE UNA ATENCIÓN INMTEGRAL








PROYECTO PARA EVALUAR LA CALIDAD DE LA EDUCACIÓN INICIAL EN EL MARCO DE UNA ATENCIÓN INTEGRAL

Informes parciales de interventoría del convenio

Informe final de interventoría del convenio Informes de Administrativo y Financiero


(seguimiento a las obligaciones y/o otros

64




A-DS-GD-PD-02-01


acuerdos) Informes de entidades territoriales Informes de supervisión Evidencias de los procesos (listas de



PROYECTO PARA ARTICULAR LA EDUCACIÓN INICIAL EN EL MARCO DE UNA ATENCIÓN INTEGRAL CON EL NIVEL DE TRANSICIÓN








PROYECTO EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO

Actas de la Comisión de Calidad de la Formación para el Trabajo

Planeación del Proyecto (Agendas de Trabajo, Asistencia Técnica, Cronogramas, Plan de Acción, Actas de Oficina)

Contratos Consultas y Conceptos Derechos de Petición Documentos guías, cartillas

PROYECTO ELEARNING

Actas del comité técnico Contratos Consultas

PROYECTOS CALIDAD EN EDUCACIÓN SUPERIOR

Proyecto Formulación de documentos Estrategia diseñada Convenios Contratos Acta de iniciación Cronogramas Agenda de trabajo

65




A-DS-GD-PD-02-01


Informes de seguimiento Informes finales Compromisos Informe de cumplimiento de compromisos

PROYECTO DE COMPETENCIAS

Contratos Consultas

129 QUEJAS Y RECLAMOS

MODERNIZACION DEL MINISTERIO DE EDUCACION Y EL SECTOR

Proyecto Piloto Informes Planes Visitas Propuesta Técnica

Comunicaciones enviadas y recibidas Comunicación de seguimiento a quejas y

reclamos Queja o reclamo Respuesta

130REEMBOLSOS Y DESEMBOLSOS DE RECURSOS DE CRÉDITOS EXTRNOS

CON SITUACIÓN DE FONDOS

Solicitud al Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Relación de pagos Conciliación de la cuenta especial Control de desembolsos y aportes locales

(aplica para el BID) Solicitud de desembolso (aplica para el

BID)

SIN SITUACIÓN DE FONDOS

No objeción Documentos justificativos del pago Conciliación de la cuenta especial Formulario de solicitud de Reembolso/

Desembolso Solicitud de autorización a la DGPTN Tramite de pago Orden de pago

131 REESTRUCTURACIÓN MEN N/A

Comunicaciones enviadas y recibidas Propuestas Estudio técnico Renovación del sector

132 REFORMAS ESTATUTARIAS

INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADAS

Solicitud de la reforma Propuesta Reforma Estatutaria Cuadro comparativo Resolución de aprobación o negación Comunicaciones enviadas y recibidas

INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR PUBLICAS

Solicitud de la reforma Propuesta Reforma Estatutaria Cuadro comparativo Concepto (Universidad Pública)

66




A-DS-GD-PD-02-01


Resolución de aprobación o negación Comunicaciones enviadas y recibidas

133

RÉGIMEN SALARIAL Y PRESTACIONAL DE LOS DOCENTES DE LAS UNIVERSIDADES ESTATALES


Actas de Reunión Acuerdos Lista de pares externos Consultas Estudios

134 REGISTRO CALIFICADO N/A

Informe de condiciones de calidad Carta de finalización de proceso Concepto de sala Resolución de negación /otorgamiento/

renovación Auto de solicitud de información

complementaria Acta de Visita Respuesta auto de solicitud de información

complementaria Resolución de aprobación o negación de

modificación al programa Evaluación de pares Notificación de pares seleccionados Resolución de aprobación, negación de

lugar de desarrollo Recursos de reposición Recusación o solicitud de cambio de pares Carta de designación de pares académicos Información de estado de tramite Solicitud aplazamiento de vista Auto de suspensión de términos Revisión de la completitud Formulario de la evaluación de pares Designación par coordinador Notificación de pares programas Designación par proceso institucional

135 REGISTROS PRESUPUESTALES N/A

Registro Solicitud Formato de creación de beneficiario Cuenta SIIF - STONE Certificación bancaria Plan de pagos Autorización de vigencias (Comunicación

CONFIS)

136REINTEGROS ANTE LA DGCPTN (Dirección General de Crédito Publico

N/A Consignación de recursos Nota debito Comunicaciones enviadas y recibidas

67




A-DS-GD-PD-02-01

CODIGO NOMBRE DE LA SERIE NOMBRE DE LA SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALESy Tesoro Nacional)

137 REPORTE DE CESANTÍAS N/A Libro de reportes

138 REQUERIMIENTOS DE SERVICIOS GENERALES N/A Solicitud (Mesa de Ayuda)

139 REQUERIMIENTOS DEL SIG N/A Solicitudes


140 RESOLUCIONES N/A

Resolución Ejecutorios Poderes Citaciones Edictos Reporte de la Imprenta Constancias de Devolución

141 SALUD OCUPACIONAL

HIGIENE OCUPACIONAL

Plan Diagnóstico Programaciones Informes de gestión Convocatoria Soporte legal Contratos Informes de interventoría Términos de referencia Estudios de convivencia Cuadros comparativos de ofertas Registro de asistencia Informes Evaluación Comunicaciones enviadas y recibidas

MEDICINA DEL TRABAJO


MEDICINA Plan

68




A-DS-GD-PD-02-01


PREVENTIVA

Diagnóstico Programaciones Informes de gestión Convocatoria Soporte legal Contratos Informes de interventoría Términos de referencia Estudios de convivencia Cuadros comparativos de ofertas Registro de asistencia Informes Evaluación Comunicaciones enviadas y recibidas

SEGURIDAD INDUSTRIAL


142SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL SECTOR

N/A Informe de seguimiento a la ejecución

presupuestal del sector. Resumen ejecutivo comités MEN y Sector

143SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSIÓN

N/A

Actas Informes Solicitudes de pago Facturas Insumos de contratación Convenios Contratos Acta de iniciación Cronogramas Plan de acción Comunicaciones enviadas y recibidas

69




A-DS-GD-PD-02-01


144SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE USO PEDAGOGICO DE LAS TICS

N/A

Estrategias de acompañamiento a proyectos de uso de las TIC

Informes de seguimiento y evaluación de los proyectos de uso pedagógico acompañados

Informes de gestión del conocimiento de proyectos de Uso de las TIC

Documento de experiencias significativas del acompañamiento a los proyectos

145 SEGUIMIENTO A SERVICIOS TIC N/A

Caso de Negocio. Proyectos en desarrollo. Trazabilidad del servicio. Modelo de costos Reporte estado de presupuesto Formato de Informe de Recomendaciones Modelo de la arquitectura TIC del MEN Lineamientos para la implementación de la

arquitectura TIC en el MEN, y de los componentes software que se incorporen

Acta de divulgación de clientes Acta de Revisión del Servicio Resultado de Encuesta de Satisfacción

146SEGUIMIENTO AL PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA –PAC-SGP

N/A Matriz de reprogramación Cuadro comparativo

147SEGUIMIENTO FINANCIERO POR ENTIDAD TERRITORIAL

N/A

Informes de ejecución de recursos financieros

Anexos Informes de seguimiento de recursos

financieros Cuadro análisis de ejecución Derechos de petición Comunicaciones enviadas y recibidas

148SEGUIMIENTO PLANTAS DE PERSONAL POR ENTIDAD TERRITORIAL

APROBACIÓN Y MODIFICACIÓN DE PLANTAS DE PERSONAL

Conceptos técnicos y Financieros de viabilidad

Paz y Salvo con la Previsora o compromiso de pago

Estudio técnico Solicitudes de modificaciones o ajustes de

planta Comunicaciones enviadas y recibidas

ADMINISTRACIÓN DE Informes y análisis

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A-DS-GD-PD-02-01


LAS PLANTAS DE PERSONA

Informes de comisión Derechos de petición Traslados Comunicaciones enviadas y recibidas

INFORMACIÓN DE PLANTAS ANEXO 3A

Comunicaciones enviadas y recibidas Informes y análisis Reportes, cuadros de salida y bases de

datos

149SEGUIMIENTO Y CONTROL A PROYECTOS NORMATIVOS

ADMINISTRACIÓN DE LAS PLANTAS DE PERSONAL

Documento con la trazabilidad del trámite de proyectos normativos o legislativos

Documentos de trabajo Correos electrónicos

150 SELECCIÓN Y VINCULACIÓN N/A

Convocatoria Relación de aspirantes Solicitud de documentos que soportan la

información de la hoja de vida Pruebas Resultados de pruebas Notificación Vinculación Resolución de nombramiento Decreto de nombramiento Acta de posesión Hoja de vida única Declaración juramentada de bienes y renta Vinculación cajas de compensación Vinculación EPS, pensiones, ARP

151 SINIESTROS N/A

Denuncia del hecho Factura de venta o contrato Registro de entrada del bien al almacén Cotizaciones Concepto técnico Acta del bien dado en reposición Comunicaciones enviadas y recibidas

152 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS

Cronogramas Formato de certificación de matrícula por

entidad territorial certificada Formato de certificación de matrícula por

entidad territorial no certificada Resoluciones de Distribución de los

recursos del sector Documentos CONPES DE SGP y anexos Informes Comunicaciones Entidades SGP

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A-DS-GD-PD-02-01


Conectividad Internados Nominas pensionales Deudas Entidades Territoriales Certificaciones financieras plantas

DEUDAS Certificaciones

PENSIONADOS

Pensiones Aportes patronales Cancelación de prestaciones Bases de Datos

153SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR (SNIES)

N/A

Seguimiento de reporte de información en el SNIES

Actualizaciones datos básicos de programas registrados en SNIES

información estadística Diseño conceptual y desarrollo tecnológico Validación de la calidad de la información Sistema de referenciacion Comunicaciones enviadas y recibidas

154 SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DEL SECTOR N/A

Estudio técnico Informe de la sostenibilidad financiera del

sector

155TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN MEN

N/A Hoja de vida de indicador Tablero de Indicadores Consolidado Comunicaciones enviadas y recibidas

156 TARJETAS PROFESIONALES

TARJETAS PROFESIONALES DE ARTISTAS

Solicitud Formulario de inscripción de artistas Recibo de consignación Fotocopia de diploma Hoja de vida Certificaciones y constancias Obras y catálogos Resoluciones

157 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

INVENTARIO MATERIAL BIBLIOGRÁFICO CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

Inventario (SICD) Catalogo de revistas (SICD)

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

Solicitud de traslado al Archivo General de la Nación - AGN

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A-DS-GD-PD-02-01


(CENTRAL A AGN) Cronograma de transferencias Formato único de inventario documental

158 TUTELASTRANSFERENCIAS PRIMARIAS (GESTIÓN A CENTRAL)

Cronograma de transferencias Formato único de inventario documental

Demanda Contestación a la demanda Fallos Comunicaciones enviadas y recibidas

73




A-DS-GD-PD-02-01

BIBLIOGRAFÍA

1) Godoy, Julia; López, Imelda; Casilimas Clara y otros. MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCION Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Directrices básicas e instructivos para su elaboración (Versión Actualizada). Bogotá: DIVISION DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN. Archivo General de la Nación

74




A-DS-GD-PD-02-01

ANEXO 1 CUADRO DE CLASIFICACIÓN POR SERIES Y SUB –SERIES

CODIGO NOMBRE DE LA SERIE NOMBRE DE LA SUBSERIE COD.SUB OFICINA PRODUCTORA

01ACREDITACIÓN DE ALTA CALIDAD DE PROGRAMAS ACADÉMICOS INTERNACIONALES

SUBDIRECCIÓN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

02ACREDITACIÓN DE ALTA CALIDAD PROGRAMAS ACADÉMICOS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR


03 ACTAS

ACTAS CONSEJOS COMUNALES 03-01 DESPACHO DEL

MINISTROACTAS COMITÉ DIRECTIVO 03-02 DESPACHO DEL

MINISTROACTAS COMITÉ DE CONTROL INTERNO 03-03 OFICINA DE CONTROL

INTERNOACTAS COMITÉ DE DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACIÓN

03-04 OFICINA ASESORA JURÍDICA

ACTAS COMITÉ DE COMUNICACIONES 03-05 OFICINA ASESORA DE

COMUNICACIONESACTAS DE COMITÉ EDUCACION SUPERIOR 03-06 VICEMINISTERIO DE

EDUCACIÓN SUPERIORACTAS CONSEJO NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR (CESU)

03-07DIRECCIÓN DE CALIDAD PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

ACTAS REUNIÓN DE RECTORES UNIVERSIDADES ACREDITADAS

03-08DIRECCIÓN DE CALIDAD PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

ACTAS DE SESIÓN 03-09SUBDIRECCIÓN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

ACTAS COMITÉ DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

03-10 SUBDIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

ACTAS COMITÉ DE INFORMACIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR

03-11

SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO SECTORIAL DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

ACTAS REUNIONES GRUPO DE CONTRATACIÓN

03-12 SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

ACTAS REUNIONES COMITÉ DE CONTRATACION


ACTAS DE ELIMINACIÓN ARCHIVO CENTRAL 03-14 GRUPO DE GESTIÓN

DOCUMENTALACTAS DE ELIMINACIÓN 03-15 GRUPO DE GESTIÓN

75




A-DS-GD-PD-02-01

ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTALACTAS COMITÉ DE ARCHIVO 03-16 GRUPO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

ACTAS COMITÉ LEY 21 03-17 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA

ACTAS COMITÉ EMERGENCIA 03-18

GRUPO DE DESARROLLO DE TALENTO HUMANO

ACTAS COMITÉ PARITARIO SALUD OCUPACIONAL

03-19GRUPO DE DESARROLLO DE TALENTO HUMANO

ACTAS COMITÉ EMERGENCIA 03-20


04 ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO INTERSECTORIALES

SUBDIRECCION DE COBERTURA DE PRIMERA INFANCIA

05 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS OFICINA DE CONTROL INTERNO

06 ADMINISTRAR MEDIOS DE COMUNICACIÓN

MEDIOS ELECTRÓNICOS 06-01 OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES

MEDIOS AUDIOVISUALES, IMPRESOS Y PIEZAS PUBLICITARIAS

06-02 OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES

07 ALIANZAS ESTRATEGICAS PARA CONTENIDOS EDUCATIVOS

OFICINA DE INNOVACIÓN EDUCATIVA CON USO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS

08 ANÁLISIS DE LAS ESTADÍSTICAS E INDICADORES DEL SISTEMA

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y FINANZAS

09 ANTEPROYECTOS

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO

09-01OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y FINANZAS

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE INVERSIÓN


10 APORTES LEY 21 GRUPO DE LEY 21

11 APORTES PARAFISCALES GRUPO DE TESORERÍA

12 ASESORIASASESORÍAS A LAS ENTIDADES ADSCRITAS VINCULADAS


13 ASESORIAS

SUBDIRECCIÓN DE APOYO A LA GESTIÓN DE INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR

11 ASESORIAS CONGRESO DE LA REPUBLICA DESPACHO DEL

MINISTRO15 ASISTENCIA TÉCNICA SUBDIRECCION DE

76




A-DS-GD-PD-02-01

COBERTURA DE PRIMERA INFANCIA

SUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL


16ASISTENCIA TÉCNICA EN INNOVACIÓN EDUCATIVA CON USO DE TIC


17 AUDIENCIAS PARLAMENTARIAS DESPACHO DEL MINISTRO

18 AUDITORIAS A MATRICULAS DE ESTUDIANTES


19 BALANCES GRUPO DE CONTABILIDAD

20 BANCO DE PARES ACADÉMICOS SUBDIRECCIÓN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

21 BIENESTAR Y SEGURIDAD SOCIAL SUBDIRECCIÓN RECURSOS HUMANOS SECTOR EDUCACIÓN

22 CAJA MENOR SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

23 CARACTERIZACIÓN AMBIENTAL SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

24 CARRERA DOCENTE

CONCURSO DE DOCENTES Y DIRECTIVOS DOCENTES

24-01 SUBDIRECCIÓN RECURSOS HUMANOS SECTOR EDUCACIÓN

EVALUACIONES DE DOCENTES Y DIRECTIVOS DOCENTES


ESTATUTO DE PROFECIONALIZACION DOCENTE


DOCENTES AMENAZADOS POR E.T. CERTIFICADA


FONDO LA PREVISORA 24-05 SUBDIRECCIÓN RECURSOS HUMANOS SECTOR EDUCACIÓN

25 CERTIFICACIONESCERTIFICACIÓN DE ENTIDADES TERRITORIALES

25-01SUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

77




A-DS-GD-PD-02-01

MAYORES DE 100,000 HABITANTES (Por entidad Territorial)CERTIFICACIÓN DE ENTIDADES TERRITORIALES MENORES DE 100,000 HABITANTES (Por entidad Territorial)

25-02SUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

26 CERTIFICACIONES GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

27 CERTIFICACIONES DE COBERTURAS


28 CERTIFICADOS

CERTIFICADOS DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL (RECTORES I.E.S)

28-01SUBDIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

CERTIFICADOS DE IDONEIDAD POR ASCENSO AL GRADO 14 EN ESCALAFÓN NACIONAL DOCENTE


CERTIFICADOS DE PROGRAMAS ACADÉMICOS


CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

28-04 GRUPO DE PRESUPUESTO

CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES

28-05 GRUPO DE TESORERÍA

29 CIRCULARES CIRCULARES NORMATIVAS 29-01 SECRETARIA GENERAL

30 CITACIONES

CITACIONES A LA CÁMARA DE REPRESENTANTES

30-01 DESPACHO DEL MINISTRO

CITACIONES AL SENADO DE LA REPUBLICA 30-02 DESPACHO DEL

MINISTRO

31 COMISIONES DE SERVICIO

COMISIONES DE SERVICIO AL EXTERIOR 31-01

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

COMISIONES DE SERVICIO AL INTERIOR 31-02


COMISIONES DE SERVICIO CONTRATISTAS

31-03SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

32 COMITES COMITÉ DE POLITICAS TIC Y DE INFORMACIÓN 32-01

OFICINA DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

78




A-DS-GD-PD-02-01


32-02SUBDIRECCIÓN DE CALIDAD DE PRIMERA INFANCIA



COMITÉ DE CALIDAD Y COBERTURA DE PRIMERA INFANCIA


COMITÉ DE BIENES 32-05SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

33 COMPROBANTES COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 33-01 GRUPO DE

CONTABILIDAD

34 CONCEPTOS JURÍDICOS OFICINA ASESORA

JURÍDICA

SUBDIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

35 CONCILIACIONESCONCILIACIONES PREJUDICIALES 35-01 OFICINA ASESORA

JURÍDICACONCILIACIONES BANCARIAS 35-02 GRUPO DE

CONTABILIDAD36 CONDECORACIONES A DOCENTES SECRETARIA GENERAL

37 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES

CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES EXTERNAS

37-01SUBDIRECCIÓN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

37-02 GRUPO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

38 CONSULTAS Y CONCEPTOS

DIRECCIÓN DE CALIDAD PARA LA EDUCACIÓN PREESCOLAR, BÁSICA Y MEDIA

SUBDIRECCIÓN DE REFERENTES Y EVALUACIÓN DE LA CALIDAD EDUCATIVA

39 CONSULTAS Y SUGERENCIAS GRUPO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

40 CONTRATOS

CONTRATOS CON FORMALIDADES PLENAS 40-01

SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN CONTRATOS CON

ORGANISMOS MULTILATERALES

40-02

79




A-DS-GD-PD-02-01

ORDEN DE ACEPTACION DE OFERTA 40-03

41 CONTROL DE DOCUMENTOSLISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS 41-01 SUBDIRECCIÓN DE

DESARROLLO ORGANIZACIONALLISTADO MAESTRO DE

REGISTROS 41-02

42 CONTROLES

CONTROL PRÉSTAMO DE MEDIOS AUDIOVISUALES Y/O PIEZAS PUBLICITARIAS


CONTROL ENTREGA DE CERTIFICACIONES 42-02 GRUPO DE GESTIÓN

DOCUMENTALCONTROL ENTRADA DE CORRESPONDENCIA 42-03 GRUPO DE ATENCIÓN

AL CIUDADANOCONTROL SALIDA DE CORRESPONDENCIA 42-04

43 CONVALIDACIONES

TÍTULOS DE BACHILLER 43-01


GRADOS PARCIALES 43-02


TÍTULOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR 43-03


44 CONVENIOS SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

45 COOPERACIÓN

COOPERACIÓN BILATERAL 45-01

OFICINA DE COOPERACIÓN Y ASUNTOS INTERNACIONALES

COOPERACIÓN MULTILATERAL 45-02


COOPERACIÓN EMPRESAS PRIVADAS 45-03


COOPERACIÓN ORGANISMOS GUBERNAMENTALES

45-04


46CREACIÓN, TRANSFORMACIÓN Y REDEFINICIÓN DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR


80




A-DS-GD-PD-02-01

47 DECLARACIONES TRIBUTARIAS GRUPO DE TESORERÍA

48 DECRETOS SECRETARIA GENERAL

49 DERECHOS DE PETICIÓN

OFICINA ASESORA JURÍDICA



VICEMINISTERIO DE EDUCACIÓN PREESCOLAR, BASICA Y MEDIA



DIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO A LA GESTIÓN TERRITORIAL

DIRECCIÓN DE COBERTURA Y EQUIDAD

SUBDIRECCIÓN DE ACCESO

VICEMINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR



DIRECCIÓN DE FOMENTO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR


SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO

81




A-DS-GD-PD-02-01

SECTORIAL DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL


GRUPO DE PRESUPUESTO

GRUPO DE CONTABILIDAD

GRUPO DE TESORERÍA

GRUPO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO


50 DERECHOS DE PETICIÓN- (QUEJAS Y RECLAMOS)

SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

51 DERECHOS PECUNIARIOS SUBDIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

52DESARROLLO DE LA CAPACIDAD LOCAL, REGIONAL Y NACIONAL EN INNOVACIÓN EDUCATIVA


53 DESERCIÓN Y REPITENCIA


54 DESIGNACIONES

DESPACHO DEL MINISTRO




VICEMINISTERIO DE

82




A-DS-GD-PD-02-01

EDUCACIÓN SUPERIOR


SECRETARIA GENERAL

55 DESIGNACIONES SUBDIRECTOR SUBDIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

56

DEUDAS LABORALES (ZONAS DE DIFICIL ACCESO, HOMOLOGACIONES, COSTO ACUMULADO DE ASCENSOS EN EL ESCALAFON, PRIMAS EXTRALEGALES Y OTRAS DEUDAS, ETC) POR ENTIDAD TERRITORIAL Y POR TIPO DE DEUDA Y POR AÑO

ZONAS DE DIFICIL ACCESO 56-01

SUBDIRECCIÓN DE MONITOREO Y CONTROL

HOMOLOGACIONES 56-02

COSTO ACUMULADO DE ASCENSOS EN EL ESCALAFON

56-03

PRIMAS EXTRALEGALES Y OTRAS DEUDAS 56-04

57 DEVOLUCIONES POR CONCEPTO DE TRAMITES (CLIENTES EXTERNOS) GRUPO DE TESORERÍA

58 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO



59 DISCURSOS DEL MINISTRO OFICINA ASESORA JURÍDICA

60DISTRIBUCIÓN RECURSOS DE GESTIÓN A LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS


61 EMBARGOS JUDICIALES GRUPO DE TESORERÍA

62 ESCRITURAS SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

63 ESTADÍSTICAS E INDICADORES DE INFORMACIÓN SECTORIAL


64 ESTADÍSTICAS FINANCIERAS OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y FINANZAS

65ESTRATEGIA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y CONTROL POR ENTIDAD TERRITORIAL

COMITÉ FIDUCIARIO 65-01 SUBDIRECCIÓN DE MONITOREO Y CONTROLSEGUIMIENTO A

ENTIDADES CON ACCIONES PREVENTIVAS

65-02

83




A-DS-GD-PD-02-01

O CORRECTIVAS POR ENTIDAD TERRITORIALSEGUIMIENTO A LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE LAS S.E.

65-03

66 ESTRATEGIAS

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN 66-01 OFICINA ASESORA DE

COMUNICACIONES

ESTRATEGIAS DE COBERTURA EN LA EDUCACIÓN SUPERIOR

66-02


67ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN (por entidad territorial)


68 ESTUDIOS

ESTUDIOS DEL SECTOR DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

68-01


ESTUDIOS ESTRATÉGICOS DE SATISFACCIÓN DEL CIUDADANO


69 EVALUACIÓN DE SERVICIOS SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

70 EVALUACIONES

ASCENSO CARRERA DOCENTE 70-01


DESEMPEÑO ANUAL DE DOCENTES Y DIRECTIVOS DOCENTES

70-02


EVALUACIONES DE ESTUDIANTES 70-03


71 EVALUAR EL DESEMPEÑO DEL SIG SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

72 EVOLUCIÓN DEL GASTO Y DE COSTOS DE LA EDUCACIÓN.


73 EXPEDIENTES

EXPEDIENTES ENTIDADES DEL SECTOR 73-01


EXPEDIENTES ENTIDADES RETIRADAS DEL SECTOR

73-02

EXPEDIENTES UNIVERSIDADES 73-03

EXPEDIENTES DE 73-04 SUBDIRECCIÓN DE

84




A-DS-GD-PD-02-01

VEHÍCULOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA

EXPEDIENTES DE CESANTÍAS 73-05


74 FORMACION DE DOCENTES

RUTA DE FORMACIÓN, ITINERARIOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

74-01


FORMACIÓN EDUCACION SUPERIOR 74-02

FORMACIÓN EDUCACION DE PRIMERA INFANCIA, PREESCOLAR, BASICA Y MEDIA - EPBM

74-03

75 FORMULARIOS DE LA UNESCO OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y FINANZAS

76 FORO EDUCATIVO NACIONAL SUBDIRECCIÓN DE CALIDAD DE PRIMERA INFANCIA

77FORTALECER LA GESTION DEL RIESGO EN EDUCACION EN EMERGENCIAS

SUBDIRECCIÓN DE PERMANENCIA

78 GESTIÓN AMBIENTAL SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

79 GESTIÓN DE LA COBERTURA EDUCATIVA

PROCESO Y REPORTE DE MATRICULA 79-01 SUBDIRECCIÓN DE

ACCESO

80 GESTORES SIG SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

81 HISTORIA MEDICO OCUPACIONAL GRUPO DE DESARROLLO DE TALENTO HUMANO

82 HISTORIAS LABORALES GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

83 INACTIVACIONES DE PROGRAMAS SUBDIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

84 INDICADORES


85 INFORMES

INFORMES DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN

85-01 OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORMES DE 85-03 OFICINA DE CONTROL

85




A-DS-GD-PD-02-01

AUDITORIA

INTERNO


INFORMES ENTIDADES ADSCRITAS Y VINCULADAS


INFORMES DE ANÁLISIS INSTITUCIONAL Y DEL SECTOR


SISTEMA DE INFORMACIÓN GUBERNAMENTAL

85-08


INFORMES SECTORIALES 85-09SISTEMA DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSIÓN SPI

85-10

INFORMES DE GESTIÓN


85-11 OFICINA DE INNOVACIÓN EDUCATIVA CON USO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS

85-12

85-15


85-21SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL


85-28DIRECCIÓN DE FOMENTO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR




85-45 SUBDIRECCION DE TALENTO HUMANO


86




A-DS-GD-PD-02-01

INFORMES A ENTES DE CONTROL



85-13


85-14


85-16

DIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO A LA GESTIÓN TERRITORIAL

85-17SUBDIRECCIÓN DE MONITOREO Y CONTROL

85-20SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

85-27DIRECCIÓN DE FOMENTO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR



85-42 GRUPO DE TESORERÍA

85-18DIRECCIÓN DE COBERTURA Y EQUIDAD

85-19 SUBDIRECCIÓN DE PERMANENCIA

INFORMES AUDITORIAS EXTERNAS 85-22


INFORMES DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LAS ESTRATEGIAS DE EDUCACION INICIAL.

85-23SUBDIRECCION DE COBERTURA DE PRIMERA INFANCIA

INFORMES VISITAS DE INSPECCIÓN 85-26


INFORMES DE FACTORES QUE AFECTAN LA

85-29SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO SECTORIAL DE LA

87




A-DS-GD-PD-02-01

PERMANENCIA DE ESTUDIANTES DENTRO DEL SISTEMA EDUCATIVO

EDUCACIÓN SUPERIOR

INFORME MENSUAL DE PRESTAMOS 85-32

GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTALINFORME AVANCE

TRAMITE DE CERTIFICACIONES

85-33

INFORMES DE EJECUCIÓN Y RESERVA PRESUPUESTAL

85-36 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA

INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

85-37

GRUPO DE PRESUPUESTOINFORMES DE

CONSTITUCIÓN DE RESERVA PRESUPUESTAL

85-38

INFORMES FINANCIEROS 85-39 GRUPO DE CONTABILIDAD

INFORMES INTERNOS

85-40 GRUPO DE CONTABILIDAD


INFORME DE INGRESOS POR VENTA DE SERVICIOS

85-41GRUPO DE TESORERÍA

INFORMES A ENTES EXTERNOS 85-43

INFORMES ESTADÍSTICOS 85-48


86 INFORMES Y REPORTES


87 INSCRIPCIÓN DE RECTORES Y REPRESENTANTES LEGALES


88 INSPECCIÓN Y VIGILANCIA POR ENTIDAD TERRITORIAL


89 INSTRUCTIVOS SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES INSTRUCTIVOS DE GIRO 89-01 GRUPO DE

PRESUPUESTO

90 INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 90-01 GRUPO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

88




A-DS-GD-PD-02-01

91 INTERNACIONALIZACIÓN DEL CNA

CONVENIOS 91-01SUBDIRECCIÓN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

PASANTIAS 91-02

ASESORIAS OTRAS AGENCIAS 91-03

92 INVENTARIOS

INVENTARIOS DOCUMENTALES ARCHIVO CENTRAL

92-01GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTALINVENTARIO MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

92-02


93INVESTIGACIÓN Y SEGUIMIENTO A INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR


94 INVESTIGACIONES

INVESTIGACIONES DEL SECTOR DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

94-01


INVESTIGACIONES PERDIDA DE BIENES 94-02


95 LIBROS LIBROS DE CONTABILIDAD 95-01 GRUPO DE

CONTABILIDADLIBROS AUXILIARES DE TESORERÍA 95-02 GRUPO DE TESORERÍA

96 LOGÍSTICA DE EVENTOSADMINISTRAR SALAS 96-01 SUBDIRECCIÓN DE

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

ADMINISTRAR EVENTOS DEL MEN 96-02

97 MANTENIMIENTOMANTENIMIENTO DE EDIFICIOS 97-01 SUBDIRECCIÓN DE

GESTIÓN ADMINISTRATIVA MANTENIMIENTO DE

VEHÍCULOS 97-02

98 MEJORES PRACTICAS EDUCACION SUPERIOR 98-01


99 METADATO DEL CONTENIDO EDUCATIVO


100 MODERNIZAR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ACTUALIZAR PLANTAS DE PERSONAL 100-01 SUBDIRECCIÓN DE

DESARROLLO ORGANIZACIONALESTABLECER CARGAS

DE TRABAJO 100-02

101 MODIFICACION AL PRESUPUESTO Y CONCEPTOS

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y

89




A-DS-GD-PD-02-01

FINANZAS

102 MOVIMIENTO DE ALMACEN SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

103 NOMINA GRUPO DE TESORERÍA

104NOVEDADES AL DIRECTORIO DE ESTABLECIMIENTOS (POR ENTIDAD TERRITORIAL)


105 NOVEDADES DE NOMINA GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

106 OBSERVATORIO LABORAL PARA LA EDUCACIÓN


107 OPERACIÓN DE SERVICIOS TIC


108 OPERACIONES AUXILIARES DE TESORERÍA

GRUPO DE TESORERÍA109 ORDENES DE PAGO

110 ORIENTACIONES TÉCNICAS CURRICULARES


111 PAGO DE HONORARIOS

PAGO DE HONORARIOS A PARES ACADÉMICOS 111-01


PAGO DE HONORARIOS, VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJES A CONSEJEROS DEL CNA Y COMISIONADOS DE CONACES

111-02

112 PLANEAR DESARROLLAR Y MEJORAR PROCESOS

MEJORAS A PROCESOS 112-01 SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONALREDISEÑO A PROCESOS 112-02

113 PLANES

PLAN DE ACCIÓN DE MEJORAMIENTO 113-01 OFICINA DE CONTROL

INTERNOPLAN DE DESARROLLO SECTORIAL 113-02


PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 113-03

PLAN FINANCIERO SECTORIAL REVISIÓN Y REPROGRAMACIÓN

113-05

PLAN FINANCIERO SECTORIAL 113-06

PLAN FINANCIERO 113-07

90




A-DS-GD-PD-02-01

SECTORIAL REVISIÓN Y REPROGRAMACIÓN

PLAN ESTRATÉGICO


113-12


PLANES Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS 113-09


PLAN MODIFICACIONES PROYECTOS ESTRATÉGICOS -SSP

113-10

PLAN DE ACCIÓN PROYECTOS ESTRATÉGICOS

113-11

PLAN OPERATIVO DE GESTION DEL PORTAL 113-13


PLAN DE ACCIÓN 113-14


PLAN SECTORIAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL SECTOR DE LA EDUCACIÓN

113-15

PLAN DE ACCION DE MEJORAMIENTO 113-16

SUBDIRECCION DE COBERTURA DE PRIMERA INFANCIA

PLAN GENERAL DE CONTRATACIÓN 113-17 SUBDIRECCIÓN DE

CONTRATACIÓN PLAN DE MANTENIMIENTO 113-18 SUBDIRECCIÓN DE

GESTIÓN ADMINISTRATIVA PLAN ANUAL DE

COMPRAS 113-19

PLAN DE BIENESTAR 113-20GRUPO DE DESARROLLO DE TALENTO HUMANO

PLAN DE CAPACITACIÓN 113-21

PLAN DE SALUD OCUPACIONAL 113-22

114 POLÍTICAS POLÍTICAS PARA LA ASIGNACIÓN DE CRÉDITOS EDUCATIVOS

114-01


115 POLITICAS Y LINEAMIENTOS

OFICINA DE INNOVACIÓN EDUCATIVA CON USO DE NUEVAS

91




A-DS-GD-PD-02-01

TECNOLOGÍAS

116 PÓLIZAS DE SEGUROS SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

117 PRESTAMOS

PRESTAMOS ARCHIVO CENTRAL 117-01

GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PRESTAMOS ARCHIVOS DE GESTION 117-02

PRESTAMOS CENTRO DE DOCUMENTACIÓN 117-03

118 PRIMA TÉCNICA GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

119PRIMAS, HOMOLOGACIONES Y DEUDAS POR ENTIDAD TERRITORIAL

SUBDIRECCIÓN RECURSOS HUMANOS SECTOR EDUCACIÓN

120 PROCESOS

PROCESOS JUDICIALES 120-01 OFICINA ASESORA JURÍDICA

PROCESOS EJECUTIVOS POR JURISDICCIÓN COACTIVA


PROCESOS DISCIPLINARIOS 120-03 SECRETARIA GENERAL

121 PROGRAMAS

PROGRAMAS AREAS DEL MEN 121-01 OFICINA DE

INNOVACIÓN EDUCATIVA CON USO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS

PROGRAMAS PROPIOS DE LA OFICINA DE INNOVACIÓN

121-02

COMPETENCIAS COMUNICATIVAS 121-03

SUBDIRECCIÓN DE FOMENTO DE COMPETENCIAS

COMPETENCIAS MATEMATICAS 121-04

COMPETENCIAS CIUDADANAS 121-05

COMPETENCIAS CIENTIFICAS SOCIALES 121-06

COMPETENCIAS CIENTIFICAS NATURALES 121-07

EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS 121-08

DESARROLLO DE COMPETENCIAS CIUDADANAS EN CONTEXTOS DE VIOLENCIA

121-09

ESTRATEGIAS DE PROMOCIÓN ESTILOS DE VIDA SALUDABLES

121-10

PROGRAMA DE EDUCACION AMBIENTAL

121-11

92




A-DS-GD-PD-02-01

PROGRAMA DE EDUCACIÓN PARA LA SEXUALIDAD Y CONSTRUCCIÓN DE CIUDADANÍA

121-12

PROGRAMA DE EDUCACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS HUMANOS

121-13

PROGRAMA NACIONAL DE BILINGUISMO 121-14

PROGRAMAS EN COBERTURA EN EDUCACIÓN BÁSICA Y MEDIA


121-16 SUBDIRECCIÓN DE ACCESO

PROGRAMAS NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES

121-17SUBDIRECCIÓN DE ACCESOPROGRAMAS

POBLACIONES VULNERABLES

121-18

122 PROPUESTAS NO ADJUDICADAS PROGRAMA ANUAL DE CAJA 121-19 GRUPO DE

PRESUPUESTO

123 PROVEEDORES SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

124 PROVISIÓN DE SERVICIOS TIC


125

PROYECTO ACOMPAÑAMIENTO A LAS SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN PARA EL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE SUS PLANES DE FORMACIÓN TERRITORIAL.


126PROYECTO FORMACIÓN PARA LA ACTUALIZACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO EN SERVICIO PARA DOCENTES Y DIRECTIVOS

SECRETARIAS DE EDUCACION ACOMPAÑADAS EN LA FORMULACIÒN DE LA ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE SUS PLANES DE FORMACION

125-01

SUBDIRECCIÓN DE FOMENTO DE COMPETENCIAS

127PROYECTO FORTALECIMIENTO DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL (INICIAL) DE DOCENTES

DOCENTES PARTICIPANDO EN PROGRAMAS DE MAESTRÌAS VIRTUALES

126-01

ESCUELAS NORMALES SUPERIORES FORTALECIDAS EN SU PROGRAMA DE

127-01

93




A-DS-GD-PD-02-01

FORMACION COMPLEMENTARIA

128 PROYECTOS

FACULTADES DE EDUCACION FORTALECIENDO SUS PROGRAMAS DE FORMACION

127-02

PROYECTOS DE DESCENTRALIZACION 128-01 OFICINA ASESORA DE

PLANEACIÓN Y FINANZASPROYECTOS DE

INVERSIÓN 128-02

PROYECTOS DE GESTION DE SERVICIOS TIC

128-03


PROYECTOS CALIDAD EN EDUCACIÓN PREESCOLAR, BÁSICA Y MEDIA

128-04


PROYECTO DESARROLLAR ESTRATEGIAS PARA EL FORTALECIMEINTO DE LA GESTION ESCOLAR

128-05

SUBDIRECCIÓN DE FOMENTO DE COMPETENCIASPROYECTO ARTICULAR

LOS NIVELES EDUCATIVOS

128-07

PROYECTO DE ETNOEDUCACION 128-08

PROYECTOS COBERTURA EN EDUCACIÓN BÁSICA Y MEDIA


PROYECTOS ALFABETIZACIÓN 128-11

SUBDIRECCIÓN DE ACCESO

PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA

128-12

PROYECTO ACCESO AL SISTEMA EDUCATIVO PARA POBLACIÓN VULNERABLE

128-13

PROYECTO ENCUESTA NACIONAL DE DESERCIÓN

128-14

SUBDIRECCIÓN DE PERMANENCIA

PROYECTO SIMPADE 128-15PROYECTO PLAN FONTERAS 128-16

PROYECTO TRANSPORTE ESCOLAR

128-17

94




A-DS-GD-PD-02-01

PROYECTO MODELOS EDUCATIVOS FLEXIBLES 128-19

PROYECTO RED JUNTOS 128-20PROYECTO FAMILIAS EN ACCIÓN 128-21

PROYECTO GESTIÓN DE COMUNICACIONES 128-22

PROYECTO NI UNO MENOS 128-23

PROYECTO MENOR TRABAJADOR 128-24

PROYECTO GRATUIDAD EDUCATIVA 128-25

PROYECTO EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS

128-26

PROYECTO POBLACIÓN AFECTADA POR VIOLENCIA

128-27

PROYECTO INVERSIÓN SECTOR SOLIDARIO COOPERATIVAS

128-28

PROYECTOS DE FOMENTO A LA ATENCION INTEGRAL DE PRIMERA INFANCIA

128-29SUBDIRECCION DE COBERTURA DE PRIMERA INFANCIA

PROYECTO FORMACIÓN DE AGENTES EDUCATIVOS

128-30

SUBDIRECCIÓN DE CALIDAD DE PRIMERA INFANCIA

PROYECTO PARA ASEGURAR LA CALIDAD DE LA EDUCACIÓN INICIAL EN EL MARCO DE UNA ATENCIÓN INMTEGRAL

128-31


128-32


128-33

PROYECTO EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO

128-34 DIRECCIÓN DE CALIDAD PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

PROYECTOS CALIDAD EN 128-35

95




A-DS-GD-PD-02-01

EDUCACIÓN SUPERIORPROYECTO DE COMPETENCIAS 128-37

129 QUEJAS Y RECLAMOS

MODERNIZACION DEL MINISTERIO DE EDUCACION Y EL SECTOR

128-38 SECRETARIA GENERAL


130REEMBOLSOS Y DESEMBOLSOS DE RECURSOS DE CRÉDITOS EXTERNOS


SIN SITUACIÓN DE FONDOS 130-01 SUBDIRECCIÓN DE

GESTIÓN FINANCIERA131 REESTRUCTURACIÓN MEN

132 REFORMAS ESTATUTARIAS SUBDIRECCION DE

TALENTO HUMANOINSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR PUBLICAS

132-01 SUBDIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA133

RÉGIMEN SALARIAL Y PRESTACIONAL DE LOS DOCENTES DE LAS UNIVERSIDADES ESTATALES


132-02

134 REGISTRO CALIFICADO SUBDIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

135 REGISTROS PRESUPUESTALES SUBDIRECCIÓN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

136REINTEGROS ANTE LA DGCPTN (Dirección General de Crédito Publico y Tesoro Nacional)

GRUPO DE PRESUPUESTO

137 REPORTE DE CESANTÍAS GRUPO DE TESORERÍA

138 REQUERIMIENTOS DE SERVICIOS GENERALES


139 REQUERIMIENTOS DEL SIG SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

140 RESOLUCIONES SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

141 SALUD OCUPACIONAL


HIGIENE OCUPACIONAL 141-01GRUPO DE DESARROLLO DE TALENTO HUMANO

MEDICINA DEL TRABAJO 141-02

MEDICINA PREVENTIVA 141-03

96




A-DS-GD-PD-02-01

SEGURIDAD INDUSTRIAL 141-04

142 SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL SECTOR

143 SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSIÓN


144 SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE USO PEDAGOGICO DE LAS TICS


145 SEGUIMIENTO A SERVICIOS TIC


146 SEGUIMIENTO FINANCIERO POR ENTIDAD TERRITORIAL


147SEGUIMIENTO PLANTAS DE PERSONAL POR ENTIDAD TERRITORIAL

146-01 SUBDIRECCIÓN DE MONITOREO Y CONTROL

APROBACIÓN Y MODIFICACIÓN DE PLANTAS DE PERSONAL

147-01SUBDIRECCIÓN RECURSOS HUMANOS SECTOR EDUCACIÓN148 SEGUIMIENTO Y CONTROL A

PROYECTOS NORMATIVOSADMINISTRACIÓN DE LAS PLANTAS DE PERSONAL 147-02

149 SELECCIÓN Y VINCULACIÓN OFICINA ASESORA JURÍDICA

150 SINIESTROS GRUPO DE DESARROLLO DE TALENTO HUMANO

151 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES


DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS 151-01


DEUDAS 151-02

152SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR (SNIES)

PENSIONADOS 151-03

153 SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DEL SECTOR


154 TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN MEN


97




A-DS-GD-PD-02-01

155 TARJETAS PROFESIONALES SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

156 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

TARJETAS PROFESIONALES DE ARTISTAS


TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS (CENTRAL A AGN)

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156-02

OFICINA ASESORA JURÍDICA

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