Sistema de Cobranza y Su Incidencia en La Rentabilidad de La Empresa Construcciones y Servicios

UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA VICERRECTORADO ACADMICO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES ESCUELA DE CONTADURA PBLICA PUERTO ORDAZ - ESTADO BOLVAR

SISTEMA DE COBRANZA Y SU INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA CONSTRUCCIONES Y SERVICIOS LIZAMI EN EL PERODO 2006 - 2007 PUERTO ORDAZ ESTADO BOLVAR

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR AL TTULO DE LICENCIADO EN CONTADURA PBLICA

AUTOR: T.S.U. CELENIS GONZLEZ

TUTOR: LIC. YAGUSLIN AVILA

CIUDAD GUAYANA, MARZO 2010 Puerto Ordaz, 04 de Diciembre de 2009

Seores Coordinacin del Departamento de Investigacin Escuela de Contadura Facultad de Ciencias Administrativas y Sociales UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA Presente.-

Me dirijo a ustedes con el fin de informarles que acepto ser tutor del Trabajo Especial de Grado denominado SISTEMA DE COBRANZA Y SU INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA CONSTRUCCIONES Y SERVICIOS LIZAMI EN EL PERODO 2006 2007, que elabora la T.S.U CELENIS GONZLEZ, titular de la cdula de identidad nmero 18.073.245, el cual es presentado como requerimiento para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Publica, comprometindome as a acompaarla hasta el momento de la presentacin y defensa del mismo.

Se despide de ustedes, atentamente,

LIC. YAGUSLIN AVILA CI: 13.507.884

Puerto Ordaz, 15 de Enero de 2010


Me dirijo a ustedes con el fin de informarles que he ledo detenidamente el Trabajo Especial de Grado denominado SISTEMA DE COBRANZA Y SU INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA CONSTRUCCIONES Y SERVICIOS LIZAMI EN EL PERODO 2006 2007, elaborado por la T.S.U CELENIS GONZLEZ, titular de la cdula de identidad nmero 18.073.245, para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Publica, y apruebo su presentacin para la Evaluacin y Defensa correspondiente.

Se despide de ustedes, atentamente,

LIC. YAGUSLIN AVILA CI: 13.507.884

CONSTRUCCIONES Y SERVICIOS LIZAMI, C.A RIF: J-308060518

Puerto Ordaz, 04 de Diciembre de 2009


Me dirijo a ustedes con el fin de informarles que hemos ledo detenidamente el proyecto del Trabajo Especial de Grado titulado SISTEMA DE COBRANZA Y SU INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA CONSTRUCCIONES Y SERVICIOS LIZAMI EN EL PERODO 2006 2007, elaborado por la T.S.U CELENIS GONZLEZ, titular de la cdula de identidad nmero 18.073.245, para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Publica, y apoyamos su desarrollo dentro de nuestra organizacin.

Sin orto particular a que hacer referencia, se despide de ustedes, atentamente,

PEDRO ANTONIO PINTO PRESIDENTE CI: 4.903.545

CONSTRUCCIONES Y SERVICIOS LIZAMI, C.A RIF: J-308060518

Puerto Ordaz, 15 de Enero de 2010


Me dirijo a usted con el fin de informarle que he examinado el Trabajo Especial de Grado titulado SISTEMA DE COBRANZA Y SU INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA CONSTRUCCIONES Y SERVICIOS LIZAMI EN EL PERODO 2006 2007, elaborado por la T.S.U CELENIS GONZLEZ, titular de la cdula de identidad nmero 18.073.245, para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Publica, y apruebo su presentacin para la Evaluacin y Defensa correspondiente.

Se despide de usted, atentamente,

PEDRO ANTONIO PINTO PRESIDENTE CI: 4.903.545

DEDICATORIA

Quiero dedicarle este triunfo a los seres ms importante de mi vida:

A Dios todo poderoso, por mostrarme siempre el camino correcto a seguir y por su infinita bondad, salud, sabidura, inteligencia, paciencia y fe, y la fuerza necesaria para lograr esta meta y estar conmigo en todo momento.

A mis padres, por darme la vida, por todo su cario, humildad, comprensin, amor y sobre todo por ese gran apoyo que me han brindado; para ser realidad esta meta emprendida.

A mi hija, por darme la fuerza para seguir adelante con mis estudios.

A mis hermanos, quienes de una u otra forma me han ayudado a superar todos los obstculos, brindndome apoyo moral y constancia, para continuar mi carrera profesional y as ver lograr mis sueos.

A todas aquellas personas que me han mostrado de manera sincera y desinteresada, su amistad y apoyo.

Este gran triunfo me lo dedico a mi misma, que con dedicacin, cario y mucho esfuerzo y con deseos de superacin logre con feliz trmino la meta propuesta y tambin lo quiero compartir con todos ustedes.

Muchas gracias!

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AGRADECIMIENTO

A la Universidad Bicentenaria de Aragua; por brindarme la oportunidad de formar parte de esta casa de estudio, logrando as completar mi capacitacin acadmica.

A la Lcda. Yaguslin vila, por su disposicin, orientacin y asesora en la culminacin de mi Trabajo Especial de Grado.

Al personal de la empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A. por la colaboracin prestada en la realizacin de mi Trabajo Especial de Grado.

Al Lcdo. Kevin Rojas, por facilitarme y ofrecerme sus conocimientos en el momento requerido para la elaboracin de dicho trabajo.

A todas aquellas personas que de una u otra forma colaboraron en la realizacin de este trabajo especial de grado.

Gracias...

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NDICE GENERAL

Pg. DEDICATORIAi AGRADECIMIENTO.....iiNDICE GENERAL...iii RESUMENv INTRODUCCIN

CAPTULO I CONTEXTO EMPRICO Planteamiento del Problema......3 Justificacin de la investigacin6 Objetivos General.7 Especficos........................................................................................................7 Alcance y Limitaciones.................................................................................................8

CAPTULO II CONTEXTO TERICO Antecedentes de la Organizacin..9 Antecedentes de la Investigacin11 Bases Tericas.14 Bases Legales..22 Operacionalizacin de las Variables...........................................................................24

CAPTULO III CONTEXTO METODOLGICO Tipos de Investigacin27 rea de Investigacin..30 Poblacin y Muestra...30 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de datos..32 Validez y Confiabilidad de los Instrumentos..33 Tcnicas de Anlisis de Datos.34 iii Procedimiento de la Investigacin..35 CAPTULO IV RESULTADOS, ANALISIS E INTERPRETACIN37

CAPTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES..43

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.....46 ANEXOS 1. Instrumento de Recoleccin de Datos. 2. Cartas de Validacin de la Encuesta

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UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA VICERRECTORADO ACADMICO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES ESCUELA DE CONTADURA PBLICA PUERTO ORDAZ - ESTADO BOLVAR

SISTEMA DE COBRANZA Y SU INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA CONSTRUCCIONES Y SERVICIOS LIZAMI EN EL PERODO 2006 - 2007 PUERTO ORDAZ ESTADO BOLVAR

AUTOR: T.S.U. CELENIS GONZLEZ TUTOR: LIC. YAGUSLIN AVILA 2010

RESUMEN

Esta investigacin se realiz para conocer la recaudacin de cuentas y efectos por cobrar de la empresa, y establecer mecanismos que permitan mejorar el proceso de cobranza, que lleva por ttulo: Sistema de Cobranza y su Incidencia en la Rentabilidad de la Empresa Construcciones y Servicios Lizami en el Perodo 2006-2007. Para ello se utiliz el tipo de investigacin de campo descriptivo. En lo que se refiere al soporte terico fue realizado a travs de la revisin bibliogrfica de diversos autores en relacin al tema. La poblacin objeto de estudio esta compuesta por cinco (05) empleados, a quienes se les aplic la entrevista estructurada para recolectar informacin. El Procedimiento del Sistema de Cobranzas establecido para la gestin de cobros de las facturas vencidas, no garantiza que se cumpla con xito las operaciones de la empresa, en virtud de los objetivos establecidos; ya que presentan debilidades importantes en cuanto a sus cobros y la ausencia de polticas, lo cual lleva a las personas que laboran en el proceso de cobranzas a que no puedan visualizar en forma clara y precisa el procedimiento antes mencionado. Por lo expuesto, se sugiere suministrar el procedimiento en forma escrita a fin de que las personas encargadas de realizar dicho trabajo, no omitan ningn paso o cometan errores al momento de llevar a cabo su labor, garantizando as realizar las operaciones con la mayor eficacia posible. v Descriptores: Sistema, Cobranza y Rentabilidad. INTRODUCCIN

Desde la antigedad y hasta este tiempo se ha llevado la contabilidad de una manera poco adecuada, debido a que algunas empresas no realizan sus operaciones da por da, para saber cuales fueron sus cobros, y sus prdidas y sobre todo cuanto se tiene en cuentas y efectos por cobrar; por esta razn en la actualidad las empresas poseen prdidas financieras porque no cuentan con un sistema de cobranzas acorde con sus necesidades y que permitan llevar una contabilidad de manera correcta en cuanto a sus cobranzas. Esta informacin fue resultado de la comparacin entre varias empresas con situaciones similares a la misma.

El incremento de las ventas a crdito ha ocasionado que entre las cuentas de mayor movimiento destaquen las denominadas cuentas y efectos por cobrar, en las grandes empresas donde existe una definida divisin departamental, la responsabilidad es del jefe del departamento de cobranzas; l es el encargado de disear polticas de cobranzas con respecto a esas cuentas.

Las ventas a crdito, dan como resultado las cuentas y efectos por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crdito que estipulan el pago en un nmero determinado de das. Aunque todas las cuentas y efectos por cobrar no se cobran dentro del perodo de crdito, la mayora de ellas se convierten en efectivo en un plazo inferior a un ao; en consecuencia, estas cuentas se consideran como activos circulantes de la empresa.

La elaboracin de la siguiente investigacin, tiene como finalidad analizar el sistema de cobranza y su incidencia en la rentabilidad de la empresa construcciones y servicios lizami, C.A en el perodo 2006-2007. Por lo tanto es importante decir, que para la realizacin de este estudio se utiliz la investigacin de campo descriptivo, en el cual se obtuvo, una poblacin de cinco personas que labora en el departamento de Cobranzas de la empresa y una muestra que fue el cien por ciento (100 %) de la poblacin por ser pequea, tambin se utiliz como instrumento de recoleccin de datos la entrevista estructurada.

La investigacin est estructurada en cinco (05) captulos: Captulo I. Contexto Emprico, hace alusin al planteamiento del problema, justificacin de la investigacin, objetivos, y el alcance y limitaciones. El Captulo II. Contexto Terico, presenta los antecedentes de la organizacin, antecedentes de la investigacin, las bases tericas y legales, y la operacionalizacin de las variables, los cuales servirn como base de sustentacin a la investigacin. El Captulo III. Contexto Metodolgico, constituye el tipo de investigacin, el rea de la investigacin, la poblacin y muestra, las tcnicas e instrumento de recoleccin de datos, la validez y confiabilidad de los instrumentos, las tcnicas de anlisis de datos y el procedimiento de la investigacin, todo esto conducir a obtener la informacin objeto de estudio. El Captulo IV. Plantea los resultados, anlisis e interpretacin, obtenidos a travs de los objetivos planteados. El Captulo V. Las Conclusiones a las cuales se lleg y Recomendaciones. De igual manera se da a conocer las Referencias Bibliogrficas y los anexos. 2 2 2

CAPTULO I

CONTEXTO EMPRICO

Planteamiento del Problema

Desde la antigedad el hombre sinti inters y necesidad de llevar un control de los hechos que afectaban sus bienes, derechos y obligaciones, as al realizar los actos de intercambio necesit saber cuales eran los montos que le quedaban y lo que le deban, de igual forma los gobernantes, monarcas, requirieron mantener en orden sus cuentas; al no poder memorizarlas decidieron anotarlas. En la actualidad ha existido grandes avances contables, facilitando el control de las operaciones necesarias para desarrollar eficientemente todas las funciones que se realizan dentro de las grandes, medianas y pequeas empresas tanto pblicas como privadas. Para toda organizacin es necesario el conocimiento de los procesos contables y administrativos.

En Venezuela es muy importante saber que las cuentas y efectos por cobrar tienen un papel determinado para cualquier empresa o negocio, los cuales estn constituidos por crditos a favor de las empresas, que representan derechos exigibles derivados de la venta de mercancas, prestacin de servicios, otorgamiento de prstamos y dems operaciones normales, incluyendo cuentas de clientes no garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y montos acumulados o no facturados, por los cuales pueden expedirse o no facturas con posterioridad.

El crdito se ha extendido en los negocios modernos, y ya es casi imposible sostener un volumen razonable de ventas sin concederlo. Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayora de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crdito. Las condiciones de crdito pueden variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo campo industrial generalmente ofrecen condiciones de crdito similares. En tal sentido Muoz (2003), seal que las cuentas y efectos por cobrar son: Derechos legtimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer esos derechos, recibir a cambio efectivo o cualquier otra clase de bien o servicio. (p.266).

La empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A. es una empresa con personalidad jurdica y patrimonio propio, cuya finalidad est orientada al desarrollo y bienestar social de la comunidad del Estado Bolvar, especialmente en lo concerniente a la construccin, mejoras, ampliacin, desmalezamiento y mantenimiento de obras civiles. Est ubicada en la ciudad de Puerto Ordaz, Estado Bolvar y presenta en su estructura organizativa: un Presidente, Secretaria, Vicepresidente, Gerente General, Gerente Administrativo, Gerente de Operacin, Departamento de Contabilidad, Supervisor, Departamento de Cobranza.

En la actualidad Construcciones y Servicios Lizami, C.A. desde hace dos aos viene presentando problemas en el Departamento de Cobranzas por no contar con un sistema de cobro adecuado, que permita verificar si los cobros fueron efectuados correctamente o si fueron hechos en su momento, lo que se considera una gran debilidad para la rentabilidad de la empresa. Sin embargo, se debe considerar cuidadosamente esta situacin negativa para el buen funcionamiento de la misma, ya que en ocasiones no se sabe cuantas facturas fueron cobradas, por lo cual, no se sabe con exactitud con cuanto liquidez cuenta la empresa en un momento dado.

4 4 Esta problemtica se origina en la empresa por no contar con un sistema de cobros adecuado que le permita a la misma saber con exactitud cuales se han realizados y cuales no se realizaron a tiempo y cuantos clientes se encuentran morosos con el pago de sus crditos, lo que trae como consecuencia problemas econmicos que fueron detectados al momento de realizar sus estados financieros, vindose as comprometida la rentabilidad de la misma, producto de una cantidad elevada en sus cuentas y efectos por cobrar resultado de sus ventas a crdito que hasta la fecha no han sido cobrados.

La extremada competencia existente entre las empresas ha llevado a Construcciones y Servicios Lizami, C.A. ha recurrir a las ventas a crdito con el fin de mantener un ritmo de ventas suficientemente grande, como para poder competir y mantenerse en el mercado, y a su vez lograr la rentabilidad econmica planteada en el inicio de sus operaciones. Las ventas a crdito en la empresa conllevan una serie de riesgos, al no existir un control estricto y eficiente relacionado con el procedimiento de la gestin de cobranzas, generando un nmero importante de facturas y giros, que hacen que se presenten cuentas pendientes de cobro que no puedan considerarse cobrables en su totalidad, ocasionndole a la misma problemas econmicos.

De seguir el descontrol en el Departamento de Cobranzas de la empresa, sta continuara produciendo cuentas por cobrar que de no ser convertidas en efectivo, automticamente afectara la rentabilidad de la misma, al no saber con cuanto liquidez cuenta ella en un momento dado; por lo que se hace necesario analizar el sistema de cobranzas que se utiliza, con el propsito de detectar las debilidades presentes en el mismo, lo que le facilitar el manejo de las operaciones de ventas, compras y otras transacciones que en ocasiones crean problemas financieros a la misma, adems tratar de establecer una clasificacin de las cuentas al momento de realizar los procedimientos contables.

5 5 En virtud de la problemtica planteada, y como una forma de solucionar la misma, surge la necesidad de buscarle respuesta a las siguientes interrogantes: Es viable describir el sistema de cobranzas que aplica la empresa actualmente? Cules son las debilidades que presenta actualmente el sistema de cobranzas? Es efectiva y eficiente la gestin de cobranzas aplicada por la empresa o presenta debilidades? Con el anlisis a realizar se podrn establecer correctivos para establecer la gestin de cobranzas?

Justificacin de la Investigacin

El presente estudio est orientado al anlisis del sistema de cobranzas que aplica la empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A. y su incidencia en la rentabilidad de la misma, dicha investigacin permitir analizar detalladamente el sistema de cobranzas, el cual ha presentado algunas debilidades al momento de realizar la gestin de cobranzas, por medio de este estudio se puede determinar que la empresa est atravesando por numerosos problemas debido a que no cuenta con un sistema de cobranzas adecuado, que le permita conocer con exactitud que cantidad de cuentas y efectos por cobrar posee la empresa.

En virtud de lo antes planteado, es importante destacar que los resultados que presente esta investigacin sern orientados a mejorar las relaciones e interrelaciones entre la empresa y sus clientes, as como la optimizacin de los procedimientos que rigen estas relaciones, implementando mecanismos prcticos que le permitan solventar las debilidades, recuperar su capital en un tiempo previsto y adecuado, para poder mantener rentabilidad en la misma, equilibrando sus ingresos; pudiendo as contar con un ambiente que permita alcanzar las metas y objetivos propuestos en cada ejercicio econmico y continuar con la realizacin y mantenimiento de nuevas obras civiles para el bienestar social de la comunidad.

6 La realizacin de este trabajo representa una fuente de informacin para

investigadores, profesionales, asesores, estudiantes y empresas, que deseen realizar investigaciones posteriores que sean de inters acadmico, o que deseen tomarlo como orientacin para consultas y futuros trabajo de investigacin; y as poder continuar la profundizacin del tema objeto de estudio como lo es el sistema de cobranza de una empresa, adems, le proporcionar formas de trabajos que sirvan de base para empresas similares, brindndoles a estos una herramienta til que le permita conocer las fallas que pudieran existir en el manejo de las cobranzas y la manera de corregirlos.

Objetivos de la Investigacin

General

Analizar el sistema de cobranza y su incidencia en la rentabilidad de la empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A para el periodo 2006-2007, ubicada en Puerto Ordaz, Estado Bolvar.

Especficos

* Analizar la fundamentacin terica vinculada al sistema de cobranza.

* Describir el sistema de cobranzas de la empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A.

* Identificar las debilidades presentes en el sistema de cobranzas aplicado en la empresa de Construcciones y Servicios Lizami, C.A.

7 - Determinar la efectividad de la gestin de cobranzas ejecutada en el 2006 - 2007 por la empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A.

* Analizar el proceso de cobranza y su incidencia en la rentabilidad de la empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A. para el periodo 2006-2007.

Alcance y Limitaciones

Alcance

Este trabajo se realiz en la empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A., ubicada en Unare II, Sector 1, Calle 8, Local # 8, Puerto Ordaz Estado Bolvar. Dicha investigacin tiene como propsito central analizar el sistema de cobranzas y su incidencia en la rentabilidad de la empresa, cuya meta es detectar las posibles fallas que sta posee, presentndoles argumentos que permitan evitar y resolver las prdidas ocasionadas por el manejo no adecuado de los sistemas de cobros empleados por ella en sus ventas a crdito, para que as puedan mantener un nivel econmico rentable en sus ingresos, logrando alcanzar las metas y objetivos propuestos en cada ejercicio econmico.

Limitaciones

8 El desarrollo de la presente investigacin, resulta una tarea difcil para el investigador debido a que se podrn hallar ciertas limitaciones, entre las cuales se encontr la dificultad de obtener cierta informacin por considerarla confidencial, as como el poco tiempo que tiene la persona encargada del departamento de cobranzas para suministrar la informacin, el desconocimiento por parte de algunos funcionarios de la empresa en trminos administrativos y contables para responder adecuadamente al instrumento a aplicar, diversidad de criterios en las respuestas de algunos funcionarios. Estas limitaciones podran afectar el proceso investigativo7 .

CAPTULO II

CONTEXTO TERICO

Antecedentes de la Organizacin

La empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A. inicia sus operaciones el 06 de Abril de 2001, teniendo como domicilio principal la ciudad de Puerto Ordaz, Unare II, Sector 1, Calle 8, Local # 8. La compaa tendr una duracin de veinte (20) aos, contados a partir de la fecha de su inscripcin tal como lo establece el registro mercantil. Con un capital suscrito de quinientos millones de bolvares (500.000.000,00) dividido y representado en quinientas mil acciones (500.000) acciones nominativas, de mil bolvares cada una. Los accionistas actuales son: Pedro Antonio Pinto y Jairo Rafael Pinto, los cuales suscriben y pagan el 50% cada uno.

Es importante resaltar que los accionistas nombrados son venezolanos; Esta empresa cuenta actualmente con 20 empleados, dicha empresa tiene como objetivo principal todo lo relacionado con la contratacin de construcciones de obras civiles: viviendas, edificios, carreteras, proyectos de ingeniera, mantenimiento, transporte en general, prestacin de servicios, compra y venta de materiales de construccin y toda aquella actividad de lcito comercio que guarde relacin con el objeto principal de la compaa y que sea de inters y beneficio de la misma.

La empresa cuenta con un equipo multidisciplinario de amplia experiencia en el rea de ingeniera, construccin y proyectos, conformado por ingenieros, tcnicos

y personal administrativo calificados, cuentan con tecnologa de punta y avanzados sistemas en las distintas ramas de mercado; la empresa tiene experiencia desarrollando y ofreciendo sus servicios en el mbito nacional, donde su funcin generalmente es prestar un servicio ptimo en cuanto a la contratacin de construccin, prestacin de servicios, compra y venta de materiales en general, etc.

Misin

Tiene como misin ser lder reconocido en el rea de construccin y prestacin de servicios, participar en los mercados y aplicaciones en donde se pueda lograr una posicin de liderazgo que permita garantizar la rentabilidad de la empresa.

Visin

Ser una empresa que satisface y responde oportunamente a las necesidades del ramo de la construccin y prestacin de servicios, creando valor para el accionista, calidad de vida para los trabajadores y bienestar para la comunidad.

Estructura Organizativa

Presidente

Secretaria

Vicepresidente

Secretaria

Gerente de Administracin

Gerente General

Gerente de Operacin

Departamento de Cobranzas

Departamento Contable

Departamento de Supervisin de obras

Obreros

Vigilantes

Personal de Mantenimiento

10 Fuente: Archivos de la empresa (2008) Antecedentes de la Investigacin

En todo trabajo investigativo debe existir unos antecedentes los cuales estn referidos a la revisin de documentos de estudio, que pueden ubicarse en bibliografa general especializada sobre el tema, investigaciones realizadas y estudios tericos que, directa o indirectamente, estn relacionados con el problema de la investigacin planteada, dichas investigaciones son realizados por algunos autores, quienes se han interesado en aportar sus conocimientos tericos que permiten efectuar un trabajo ms original y metodolgicamente sano, evitando as repetir investigaciones ya planteadas para no cometer los mismos errores hechos por otros investigadores; A continuacin se presentan los antecedentes relacionados con la investigacin.

Urbano, C. (2002), realiz un trabajo de grado titulado: Propuesta de un Modelo de Control de las Cuentas por Cobrar de la Empresa AP Asociados, C.A. realizada en la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG), para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica; en este estudio se observ un diseo de campo descriptivo, bajo la modalidad de un proyecto factible. Luego de haber finalizado la investigacin, se concluy: que el departamento de crdito y cobranza de la empresa requiere de la implementacin de controles y seguimientos adecuados de su gestin, ya que conforman reas claves dentro de la organizacin, de las cuales depende en gran medida el xito de la empresa en general. Los controles y seguimientos antes mencionados son propuestas en estudio.

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Se relaciona con la investigacin realizada porque en ella se deduce que los lineamientos de cobranza establecidos por la empresa no se cumplen, ya que este presenta fallas, impidiendo la optimizacin de la gestin en cada ejercicio econmico; esto implica que los empleados vinculados con esta actividad en gran medida desconocen los procesos de cobranzas de una empresa moderna. Mediante esta investigacin las empresas coincidieron en la necesidad de mejorar los procedimientos de cobranzas en la misma, ya que el xito econmico de ellas se logra por medio de una serie de actividades que deben ser previamente planificadas y sistematizadas para la ejecucin de las mismas.

Rojas, L. (2002), realiz un trabajo de grado titulado: Propuesta para Optimizar el Manejo, Control y Organizacin de las Cuentas por Cobrar de la Empresa Beral, C.A. realizada en la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG), para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica, basado en un diseo de campo descriptivo, bajo la modalidad de un proyecto factible. El investigador concluy: que la empresa no est realizando correctamente el proceso de las cuentas por cobrar, situacin que genera fallas en su control, no cuenta con un debido procedimiento para llevar a cabo las cobranzas, trayendo como consecuencia el retraso de las operaciones diarias del analista financiero y de todo el personal que all labora.

Se relaciona con la presente investigacin porque finalizado el registro de las cuentas por cobrar de la empresa se detect que las operaciones no estn siendo registradas al momento que se realizan, no existe un seguimiento de los pagos efectuados por los clientes, lo que muchas veces origina falsa informacin acerca de cuales han cancelado y los que adeudan a la empresa. No se recopilan correctamente todos los datos correspondientes al cliente al momento de que efecta una recaudacin de informacin por el ofrecimiento de servicios.

12 12 Ivis, R. (2006), realiz un trabajo de grado titulado: Diseo de un Sistema de Control Interno para las Cuentas por Cobrar de la Empresa Inspecciones Guayana, C.A. realizada en la Universidad Bicentenaria de Aragua, para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica, basado en un diseo de campo descriptivo. El investigador determin que el anlisis e interpretacin de los datos permite conocer la situacin actual de la unidad objeto de estudio y sus funciones en el rea de las cuentas por cobrar, a travs de la informacin recolectada se pueden conocer cuales son las fortalezas y las debilidades que posee el sistema de control interno de las cuentas por cobrar. La empresa por no contar con un buen sistema de cobranzas, se hace muy difcil el clculo de las facturas a cancelar y hay mayor probabilidad al error en proceso de registro.

Se relaciona con esta investigacin debido a que la empresa cuenta con un sistema de control de las cuentas por cobrar que es llevado en forma manual, tomando en consideracin el volumen de las facturas que se emiten, se hace muy difcil mantener al da todos los registros de cobranzas que se llevan a cabo en la organizacin.

Fernndez, J. (2006), realiz un trabajo de grado titulado: Procedimiento para la Optimizacin de la Gestin de Cobranzas de la Empresa Pronainca, C.A. realizada en la Universidad Bicentenaria de Aragua, para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica, basado en un diseo de campo descriptivo. El investigador constat que la desorganizacin en las cobranzas trae como consecuencia que existan clientes con saldos deudores por perodos fiscales prolongados, mal clculo de la situacin contable y financiera, ya que los estados financieros no reflejan verazmente el estado actual de los mismos, los resultados de una mala gestin de cobranzas afectan gravemente la liquidez de la empresa. De igual manera, el descontrol en la gestin de cobranzas, da lugar a la sub o sobrestimacin del impuesto a pagar por medio de la inconsistencia de la informacin registrada.

13 Este trabajo se relaciona con la presente investigacin debido a la utilizacin de los procedimientos de cobranzas, los cuales no se realizan correctamente generando as saldos deudores de muchos clientes que no se han registrado en su momento y as poder plasmar la informacin en los estados financieros de la empresa, lo cual viene afectando la rentabilidad de la misma. Marcano, A. (2006), elabor un trabajo de grado titulado: Optimizacin del Procedimiento de Control para las Cuentas de Anticipos Otorgados a Proveedores Nacionales de la Empresa CVG Carbones del Orinoco, C.A. realizada en la Universidad Bicentenaria de Aragua, para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica, basado en un diseo de campo descriptivo. El investigador determin que no existe un buen control interno, ni una buena organizacin en la recepcin de las facturas, lo que origina el retraso en el proceso de registro por parte de los proveedores, se detect que el control presenta debilidades que repercuten negativamente en el buen funcionamiento de la empresa, debido a que al momento de solicitar la informacin esta se presenta en forma errada originando irregularidades en los estados financieros de la misma.

La investigacin que fue tomada como antecedente est relacionada con este trabajo, debido a que las empresas presentan problemas en el departamento de cobranzas y no cuentan con un debido procedimiento al momento de llevar a cabo sus cobros, las fallas en el control de la cobranza hace que el departamento no logre un buen funcionamiento en sus labores y verifique los movimientos que realizan los clientes o proveedores, tambin muestran deficiencia en cuanto a sus estrategias de crdito donde los pagos efectuados por los clientes en sus ventas no son procesados debidamente, ocasionndoles a la empresa desconocimiento de lo que se le adeuda y problemas econmicos que son detectados al momento de realizar sus estados financieros, producindoles as perdidas a las misma.

Bases Tericas

14 14 Los libros de contabilidad no necesariamente tienen que ser libros empastados y en forma literaria. Se atendern ms bien a la funcin que desempea y no a su apariencia fsica. De all que bien podran estar constituidos por tarjetas o en formas de registro sistemtico apropiado para anotar todas las transacciones que se lleven a cabo en las distintas empresas u organizaciones, para as tener un mejor control de sus operaciones. Inclusive un libro de contabilidad pudiera estar representado por un juego de libros, tal es el caso del diario, que esta representado entre varios libros auxiliares. El mayor, subdivididos en varios mayores auxiliares y el de inventario. En cuanto a la legislacin venezolana, no seala especficamente los libros que han de tener un rayado determinado, pero si exige que no se hagan interlineaciones, si se dejan espacios en blanco.

Contabilidad

Al respecto, Warren (2005) seal que: Existen diversas definiciones de contabilidad que con el transcurso del tiempo la describen como un arte, una ciencia, una disciplina; pero la ms acertada en nuestros medios es la que la seala como la ciencia que ensean las normas y procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones de una empresa, ya que estas permiten obtener la informacin de los intereses que se afectan por las operaciones mercantiles. La contabilidad es un sistema que proporciona informacin a los grupos de inters respecto de las actividades econmicas y situacin financiera de una empresa, por medio de la clasificacin y registro de las transacciones. (p.8).

Se considera un proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica toda la informacin econmica de una organizacin, para poder evaluarla.

Cuentas y Efectos por Cobrar

Son varias las definiciones claras y precisas del significado de cuentas y efectos por cobrar. Segn Kieso (2001): 15 Las cuentas y documentos por cobrar son los crditos que se otorgan a los clientes y otros deudores por dinero, mercanca o servicios, Para la presentacin de estados financieros, las cuentas y documentos por cobrar se clasifican como circulante (a corto plazo) o fijos (a largo plazo). Cuando se espera cobrarlo en el trmino de un ao o durante el ciclo de operacin en curso, el que sea ms largo se clasifican como cuentas por cobrar a largo plazo. (p.57).

De acuerdo a lo expuesto por el autor se puede decir que las cuentas y efectos por cobrar son creados al momento de realizarse una venta a crdito o por la prestacin de un servicio, estos pueden ser corto o largo plazo; Segn sea la poltica de la empresa.

Origen de las Cuentas y Efectos por Cobrar

En este sentido, Kieso (2006) expres que: Las cuentas y efectos por cobrar tienen su origen en las ventas a crditos, en las empresas, comercios e industrias o en la prestacin de servicios a crdito. En las empresas de servicios su origen se caracteriza al establecer polticas de crditos, lo cual permitir ofertas a sus deudores. De acuerdo a esto las cuentas y efectos por cobrar se clasifican as: a) Las cuentas y efectos por cobrar comercial: son las que adeudan los clientes por mercancas vendidas y servicios prestados como parte de las operaciones normales de la empresa. b) Las cuentas y efectos por cobrar de deudores diversos: estas provienen de diferentes transacciones y pueden ser promesas escritas de pagar o entregar algo. (p.360).

Las cuentas y efectos por cobrar representan derechos exigibles originados por las ventas, servicios prestados, otorgamiento de prstamos o cualquier otro concepto y los mismos se clasifican en contabilidad con los siguientes nombres: Estimacin para cuentas de cobro dudoso de clientes, Documentos por cobrar, entre otros.

Valuacin de las Cuentas por Cobrar

16 La extremada competencia en el mundo de los negocios de hoy da, ha hecho del crdito un recurso ineludible; al punto de que sin l es muy difcil para una empresa mantener un ritmo de venta suficientemente grande para poder competir y mantenerse en el mercado. De acuerdo con Kieso (2006), las ventas o prestacin de servicios a crditos en s, conllevan una serie de riesgo, que hacen que las cuentas pendientes de cobro no pueden considerarse cobrables en su totalidad; o sea, por total de sus valores nominales. (p.363). Todo estos hace necesario que al valor nominal de las cuentas por cobrar se le deduzcan estimativamente ciertas cantidades o porcentajes a fin de asignarles conservadoramente el valor efectivo que significan para la empresa. Con esta alternativa, se le da cumplimiento al principio de conservatismo que exige no anticipar las ganancias y prever las posibles prdidas.

Importancia de las Cuentas por Cobrar

Por su parte, Kieso (2001) expres lo siguiente:

Las cuentas por cobrar generalmente representan una de las partidas de activos mas importantes en cualquier empresa, organizacin o negocio, porque a travs de la misma se hace posible la distribucin de sus materiales o servicios que lo llevan a participar como factor indispensable para la vida humana dentro de la sociedad; de tal manera que ayuda al desarrollo socio-econmico del pas. Las necesidades del otorgante es que los asientos se registran por el monto que se genera, haciendo la relacin contina y tomando en cuenta todos los datos de las personas para llevar acabo el cobro de las fechas correspondientes obteniendo de esta manera, ingresos satisfactorios de los resultados de las operaciones. (p.65).

17 Las cuentas por cobrar constituyen tal vez uno de los activos ms importantes de una empresa. Su misma naturaleza de representar las decisiones de concesin de crdito, es de gran importancia para la administracin de una empresa ya que tiene un buen manejo y control en las decisiones financieras, como instrumento que contribuye a elevar el volumen de ventas y a la generacin de fondos para el financiamiento de las operaciones corrientes de la empresa y a su vez las Cuentas por Cobrar registran los documentos, es decir, las transacciones de ventas, pagos y otros. Ventajas de Registrar Cuentas por Cobrar

De acuerdo con los especialistas en el rea de contadura pblica, expresan la necesidad de mantener un control y registro de cuentas por cobrar, que por la ndole de las operaciones, algunas empresas tienen necesidad de expedir recibos para el cobro de determinados renglones de ingresos, entre ellos se encuentran: El cobro de rentas a los usuarios de bienes, muebles e inmuebles; El cobro de servicios prestados; El cobro peridico de enteres sobre inversin de capital a largo plazo. De esta necesidad a nacido las cuentas por cobrar, que es un documento ms completo que el simple recibo cuyas caractersticas y ventajas son tal como lo menciona Moyer (2004), cuando manifest que:

A travs de ella se contabiliza el ingreso devengado, con oportunidades crendose paralelamente el activo correspondiente. Se controla la entrada de fondos previamente ya que el documento es una orden de cobro al cajero. En la mayora de los casos se evita el llevar cuenta personal a los deudores. La cuenta por cobrar es necesariamente personal. (p.646).

De acuerdo a lo expuesto anteriormente se puede decir que las empresas estn en la obligacin de dar algn tipo recibo a la hora de realizar sus cobros, para as llevar un mejor control de sus operaciones.

Valuacin de los Efectos por Cobrar

Al respecto, Kieso (2006) estableci lo siguiente: 18

Al igual que las cuentas por cobrar, los efectos por cobrar a corto plazo se registran y declaran a su valor neto de realizacin, es decir; a su valor nominal menos todas las provisiones necesarias. La primera de las provisiones de las cuentas de descuentos por cobrar es la provisin para cuentas dudosas. Los clculos y estimaciones que abarca la valuacin de los documentos por cobrar a corto plazo y el registro de gastos en cuentas incobrables y provisiones relativas. Sin embargo los documentos por cobrar a largo plazo presentan problemas adicionales de estimacin. (p.381).

Se puede decir que los Efectos por Cobrar se valoran a su valor nominal, actualizando dicho valor, en el caso de los Efectos a Corto Plazo, resulta del importe de los efectos descontados y de la provisin correspondiente al estimado de los efectos incobrables, de autorizarse su creacin. El importe por aumento o disminucin de la citada provisin por la prdida estimada, afectar el resultado del ejercicio econmico.

Importancia de los Efectos por Cobrar

En tal sentido, Kieso (2001) expres lo siguiente: Los efectos a cobrar (letras de cambio y pagars), tienen un valor entendido y por lo tanto representan una garanta efectiva para recuperar el valor de los mismos. Ya que el cdigo de comercio establece la normativa que debe realizarse en los recursos o acciones contra los endosantes, el librador y los dems obligados en caso de falta de pago de tales efectos. (p.67).

De lo planteado anteriormente se puede decir que la mayora de las empresas o instituciones bancarias utilizan las letras y los pagars como una garanta del cobro de los bienes o servicios que venden o prestan, ya que constituyen un documento de crdito con un basamento legal claramente establecido en el cdigo de comercio.

Ventajas de los Efectos por Cobrar

De acuerdo con Moyer (2004) expres lo siguiente: La mayora de las empresas solicitan a sus clientes que firmen documentos cuando se les ampla el plazo de pago de sus cuentas 19

vencidas. En tales casos las empresas prefieren el uso de efectos por cobrar, debido a las siguientes ventajas que se listan a continuacin: El documento puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento si se descuenta en un banco o una entidad financiera. En caso de impago permite efectuar una demanda judicial que hace posible cobrar la deuda. La tenencia de un documento permite tener un reconocimiento por escrito, tanto del plazo de la deuda, como del importe de la misma. (p.652).

Los efectos por cobrar ofrecen las ventajas de poder descontar en los bancos, con relativa facilidad; las ventas a crditos suelen quedar amparadas por letras de cambios o giros de vencimiento mensuales consecutivos, hasta el pago total de crdito, pero por lo regular las empresas suelen esperar los respectivos vencimientos de estos documentos, para gestionar su cobro.

Cobranzas

De acuerdo con Leiva (2001), la cobranza es el proceso de presentar y gestionar el cobro de valores o documentos a sus respectivos giradores, con el fin de que se pague el valor econmico correspondiente. (p.101). Se puede decir que la cobranza es considerada como una accin o medio que permite gestionar o recobrar lo que se encuentra disperso en mano del cliente o el pago en los plazos acordados por el crdito otorgado.

Sistema de cobranza

Segn Gilli (2.007) estableci lo siguiente: 20 Se podra decir, que el sistema de cobranza son medios, formas y oportunidades de realizar las cobranzas y varan de casos a otros, pues no es lo mismo cobrar a un cliente que es olvidadizo que a otro que es mal intencionado, as como tampoco se utiliza medio cuando el acreedor y el deudor viven en lugares diferentes. De ah los diversos sistemas de cobranzas, entre los cuales los ms comunes son llamados directos o indirectos. (p.208). En el sistema de cobranzas, la cobranza comienza desde el momento que el cliente solicita el crdito, a travs de esto se contribuye a la cobranza al brindar informacin completa y los mensajes adecuados al cliente. Sin embargo, el tema de los atrasos o morosidad es ineludible tarde o temprano y por ello es importante contar con un buen sistema de cobranzas.

Gestin de Cobranzas

De acuerdo con Montaa (2000), la Gestin de Cobranzas consiste en el desarrollo de actividades y estrategias para alcanzar el cobro de deudas. (p.402). Se puede decir que una gestin de cobranzas, para que sea efectiva, debe tomar en cuenta el contacto, la comunicacin y el entorno de negocio. Estos aspectos producen informacin que debe ser bien administrada y rpidamente canalizada para producir efectividad en cada gestin que se emprende.

Control Interno

Segn Warren (2005), El Control Interno es un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados con la finalidad de proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera y promover la eficiencia de las operaciones. (p.318). se puede decir que tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos.

Control Interno de las Cuentas y Documentos por Cobrar

Al respecto Warren (2005) seal que: 21 Para proteger las partidas por cobrar, pueden utilizarse los principios de control interno, los cuales deben separarse en cuatro funciones como son: la aprobacin de crditos, ventas, contabilidad y cobros. Las personas responsables de las ventas no deben ser las que se encargan de contabilizar estas cuentas y documentos por cobrar, ni las que aprueban los crditos. Al hacerlo as, las funciones de contabilizacin y aprobacin de crditos sirven como controles independientes de las ventas. El empleado que contabiliza las partidas por cobrar no debe participar en su cobro. Separar estas funciones reduce la posibilidad de cometer errores. (p.319).

Se puede decir que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducir a conocer la situacin real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los controles se cumplan, para darle una mejor visin sobre su gestin. El control interno de las Cuentas y Documentos por Cobrar comprende el plan de organizacin en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio. Este se ve fortalecido por una divisin de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos sean los responsables de cada uno de ellos.

Bases Legales

Constitucin Bolivariana de Venezuela (1999), en el artculo 112 expresa: sobre la actividad econmica cabe destacar que todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad econmica de su preferencia sin ms limitaciones que las previstas en esta Constitucin (p.96). Esto quiere decir que toda persona tiene derecho a satisfacer sus necesidades a travs de la produccin de bienes y servicios, siempre que estn dentro de los parmetros de la ley.

22 Cdigo Civil Venezolano (1982), en el artculo 1.133 especifica sobre el contrato: se contempla que El contrato es una convencin entre dos o ms personas para constituir, reglar, transmitir, modificar o extinguir entre ellos un vinculo jurdico (p.190). Es un convenio que se realiza entre dos o ms personas o instituciones para la celebracin de un contrato.

Artculo 1.630: Seala que el contrato de obras es aquel mediante el cual una parte se compromete a ejecutar determinados trabajos por s mismo o bajo la direccin, mediante un precio que la otra deber satisfacerle (p. 266). Segn este artculo el contrato surge cuando una parte se compromete a realizar un trabajo especfico, por la cual deber recibir un precio y la otra parte deber cumplir con lo estipulado.

Letra de Cambio

En la doctrina venezolana, a la letra de cambio tambin se le suele llamar: ttulo valor, ttulo de circulacin, ttulo de crdito y giro, siendo ms comunes estos dos ltimos. Para que tal documento tenga validez legal, nuestro Cdigo de Comercio establece textualmente lo siguiente: Artculo 410, la letra de cambio contiene:

El nombre del que debe pagar (librado), la denominacin de letra de cambio inserto en el mismo texto del ttulo y expresado en el mismo idioma empleada en la redaccin del documento, la orden pura y simple de pagar una suma determinada, indicacin de la fecha del vencimiento, el lugar donde el pago debe efectuarse, el nombre da la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago, la fecha y lugar donde la letra fue emitida, la firma del que gira la letra (librador). (p.93).

De acuerdo con lo establecido en el cdigo de comercio, al momento de emitir una letra de cambio debe llevar varios requisitos importantes que no debe faltar al momento del endoso.

Artculo 411: El ttulo en el cual falta alguno de los requisitos enunciados en 23 el artculo precedente, no vale como tal en la letra de cambio, salvo en los casos determinados en los prrafos siguientes:

La letra de cambio que no lleve la denominacin letra de cambio ser valida siempre que contenga la indicacin expresa de que es a la orden, la letra de cambio cuyo vencimiento no esta indicado, se considerar pagadera a la vista, a la falta de indicaciones especial, como lugar del pago y del nombre de ste, la letra de cambio que no indica el sitio de su expedicin, se considera como suscrito en el lugar designado al lado del nombre. (p.94).

Sistema de Variables

Un sistema de variable representa los aspectos o dimensiones de un objeto o propiedad que adquiere distintos valores cada vez que son examinadas. Las variables tambin son elementos o factores que pueden ser clasificados en una o ms categoras. Es posible medirlas o cuantificarlas, segn sus propiedades o caractersticas. Algunos autores sealan que la variable, es algo que cambia o que puede asumir diferentes valores en un momento o situacin determinada. Mohammad (2000) expres que: Las variables son presentaciones de los conceptos de la investigacin que deben expresarse en forma de hiptesis, a la vez es una cualidad susceptible de sufrir cambios. (p.66).

Por la relacin que guarda con el propsito de la investigacin planteada, las variables pueden ser: independientes y dependientes. La variable independiente expresa la causa que se produce, el resultado o efecto observado en la investigacin. La dependiente representa el efecto o resultado producido por la variable independiente.

En cuanto a lo expuesto anteriormente, se puede decir que en la investigacin realizada la variable dependiente es el Sistema de Cobranzas y la independiente las

24 Cuentas y Efectos por Cobrar. Operacionalizacin de Variables

En el presente trabajo de investigacin la operacionalizacin de variables permite el aumento de la calidad de los resultados obtenidos y mejora la robustez del diseo de investigacin. Las dimensiones que se usaron permitieron la descomposicin de la variable y objetivos en elementos ms tangibles, los cuales a su vez se subdividen en indicadores fciles de medir. Segn Pestana (2003), es el procedimiento mediante el cual se determinan los indicadores que caracterizan o tipifican a las variables de una investigacin, con el fin de hacerlas observables y medibles con cierta precisin y facilidad. (p.66). De acuerdo a lo establecido anteriormente se puede decir que la operacionalizacin de variables no es ms que una descomposicin de los objetivos o de las hiptesis de una investigacin en unidades ms precisas que el contenido general que lo define.

25

Operacionalizacin de Variables

CUADRO N 1

OBJETIVO GENERAL: Analizar el Sistema de Cobranzas y su Incidencia en la Rentabilidad de la Empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A para el periodo 2006-2007, ubicada en Puerto Ordaz Estado Bolvar.

ITEMS INDICADORES DIMENSIONES VARIABLE OBJETIVOS ESPECIFICOS

Describir el sistema de cobranzas de la empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A.| Sistema de Cobranzas| Gestin de Cobranzas| ProcedimientosMecanismos TiempoRegistros | 1234| Identificar las debilidades presentes en el sistema de cobranzas aplicado en la empresa de Construcciones y Servicios Lizami, C.A.| Debilidades Presentes en el Sistema| Sistema de Cobranzas| RecursosCantidadProceso| 567| Determinar la eficiencia de la gestin de cobranzas ejecutada en el 2006-2007 por la empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A.| Gestin de Cobranzas| Gestin de Cobranzas| ResultadosPolticasAccinSatisfaccin| 891011| Fuente: Celenis Gonzlez (2008)| | 26

CAPTULO III

CONTEXTO METODOLGICO

La metodologa es una teora de la investigacin cientfica que provee pautas lgicas generales pertinentes para desarrollar y coordinar operaciones destinadas a la consecucin de objetivos del modo ms eficaz posible. El investigador planifica su estrategia para el estudio de los hechos o fenmenos de la investigacin, formulando un modelo operativo que le permita acercarse a su objeto y conocerlo tal cual es. En este momento corresponde a la eleccin del diseo del estudio, donde se define y planifica el proceso de aplicacin del mtodo, mediante la delimitacin de las tcnicas y procedimientos a utilizar en el muestreo, recoleccin y tratamiento de los datos.

Tipos de Investigacin

La escogencia del tipo de investigacin va a constituir un paso importante en la metodologa, pues este va a determinar el enfoque del mismo. Este procedimiento se refiere a la clase de estudio que se va a realizar, al grado de profundidad con que se aborda un objeto fenmeno que determina los niveles precisos a desarrollarse, orientando as, la finalidad general del estudio y sobre la manera de recoger las informaciones o datos necesarios para la aplicacin de los siguientes lineamientos metodolgicos, y en funcin de sus objetivos se incorpora el tipo de investigacin, la cual es descriptiva con un diseo de campo apoyada en una revisin documental. De acuerdo a lo anterior se puede decir que la investigacin es de tipo:

Descriptiva

A travs de este tipo de investigacin se puede obtener informacin en forma detallada y con mayor precisin las actividades que se llevan a cabo en el departamento de cobranzas, especficamente en la seccin de cuentas por cobrar, con el objeto de evaluar y poder detectar cuales fueron las fallas que originaron el problema, con el fin de mejorar el manejo de las operaciones de ventas y otras transacciones que en ocasiones crean problemas a la empresa, implementando Mecanismos prcticos que permitan solventar las anomalas presentes en la misma. Al respecto Gmez (2006) expres que la investigacin descriptiva:

Es aquella que busca especificar las propiedades, las caractersticas y los aspectos importantes del fenmeno que se somete a anlisis. Los estudios descriptivos miden de forma independiente las variables, y an cuando no se formulen hiptesis, las primeras aparecern enunciadas en los objetivos de investigacin. (p.65).

En otras palabras, este concepto radica en interpretar la realidad usando la descripcin, registro, anlisis e interpretacin con el fin de establecer el comportamiento de la situacin objeto de estudio.

Diseo de la Investigacin

Es una estrategia general que adopta el investigador como forma de abordar un problema, dificultad o inconveniente planteados en el estudio, generalmente, se traduce en un esquema o grfico, que permite identificar los pasos que se debern dar para efectuar su estudio. Adems, el investigador explica en esta seccin el mtodo a utilizar, las tcnicas, los instrumentos a elaborar, el procedimiento de anlisis de los datos que permitan conocer la realidad del estudio y problemtica que sirvan de gua 28 en el proceso investigativo en funcin a los objetivos previamente definidos. Atendiendo a ello es necesario utilizar el siguiente diseo: De campo

Para el desarrollo de esta investigacin, una parte de los datos de inters sern obtenidos directamente del departamento de cobranzas de la empresa, mediante la obtencin de datos tales como facturas, registros de las cuentas por cobrar y otros documentos de cobranza, la otra parte de la recoleccin de informacin fue adquirida a travs de entrevista realizada al personal del departamento de cobranza, lo que permiti realizar un anlisis previo de la situacin, para as saber y conocer las debilidades existentes en la empresa. Pestana (2003) seal que:

Esta investigacin consiste en la recoleccin de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular y controlar variables. Su valor reside en que permite cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han conseguido los datos, posibilitando su revisin o modificacin. (p.82).

De igual manera el Manual de Elaboracin de Trabajo Especial de Grado de la Universidad Bicentenaria de Aragua (UBA), establece que el diseo de campo se caracteriza porque los problemas que se estudian surgen de la realidad y la informacin requerida debe mantenerse directamente a ella. (p.60). Se puede concluir, que este tipo de investigacin permite indagar en el lugar de los hechos los estudios que se van a realizar y la manera de recoger todas las informaciones o datos necesarios para su anlisis.

Documental

Es documental, porque consiste en un proceso basado en la recuperacin, bsqueda, anlisis, crtica e interpretacin de datos secundarios. Para la realizacin de 29 esta investigacin se obtuvo informacin de diferentes tesis, libros, monografas, informes de investigacin y diccionarios relacionados con el tema a tratar. Czares (2000) expres lo siguiente: La investigacin documental depende fundamentalmente de la informacin que se recoge o consulta en documentos, es decir, al que se puede acudir como fuente o referencia en cualquier momento o lugar, sin que se altere su naturaleza o sentido, para que aporte informacin o rinda cuentas de una realidad o acontecimiento. (p.18).

De igual manera la UBA seala que los estudios documentales se ocupan del anlisis del problema planteado en el mbito terico y la informacin requerida se encuentra bsicamente en materiales impresos y/o audiovisuales. (p.60). De acuerdo a lo planteado anteriormente se puede decir que la investigacin es documental debido a la utilizacin de todo el material recolectado que permite al investigador profundizar y tener como referencia en un momento dado toda la informacin; Como en toda investigacin, el propsito de este diseo es el aporte de nuevos conocimientos.

rea de la Investigacin

El rea objeto de investigacin, se encuentra en el Departamento de Cobranzas de la empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A. en el cual se realizar un anlisis del sistema de cobranzas y su incidencia en la rentabilidad de la empresa.

Poblacin y Muestra

Poblacin

30 La poblacin que participa en el desarrollo de la investigacin son los que estn involucrados de manera directa en el problema. En relacin a la poblacin objeto de estudio, se puede indicar que la misma esta representada por cinco (05) personas que laboran en el Departamento de Cobranzas de la empresa. Por lo tanto para esta investigacin se toma a la poblacin total. Por consiguiente De La Mora (2006) expres que la poblacin: Es el grupo completo de particulares que el investigador desea estudiar, a su vez, se entiende como un conjunto finito o infinito de personas, casos o elementos con caractersticas, idnticas, similares o diferentes. (p.205). En resumen, la poblacin son todas aquellas unidades de investigacin que presentan caractersticas comunes seleccionadas para realizar un estudio.

Muestra

Cuando se propone un estudio, el investigador tiene dos opciones: estudiar la poblacin en su totalidad o seleccionar un nmero determinado de unidades de la misma, es decir determinar una muestra. Salvo en el caso de poblaciones pequeas, se impone la seleccin de los sujetos pues, por razones de tiempo, costo y complejidad para el acopio de datos, seria imposible estudiarlos a todos. De acuerdo a lo expresado se evidencia que la muestra se obtiene a travs de una porcin de la poblacin; En relacin a la investigacin se tom como muestra a todo el personal representado por cinco (05) empleados que laboran en el Departamento de Cobranzas, el cual representa el 100% de la poblacin a investigar y a la cual se le aplicar el instrumento de recoleccin de datos. Gmez (2006) seal lo siguiente:

Son una parte de la poblacin, o sea, un nmero de individuos u objetos seleccionados cientficamente, cada uno de los cuales es un elemento del universo o poblacin. La muestra es obtenida con el fin de investigar, a partir del conocimiento de sus caractersticas particulares. Para que la muestra cumpla con este objetivo, debe ser representativa del universo de procedencia, es decir, que contenga todos los elementos en la misma proporcin en que existen en el universo en el cual se obtuvo. (p.110).

De acuerdo a lo expuesto anteriormente, se puede decir que la muestra es una 31 porcin o parte que representa a toda una poblacin la cual esta constituida por cinco empleados que laboran en el departamento de cobranzas y contable de la empresa. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de datos

Las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos son las distintas formas o maneras organizadas que se utilizan para obtener la informacin durante el proceso de obtencin de datos, tales como: la observacin directa, la encuesta en sus dos modalidades (entrevista o cuestionario), el anlisis documental, anlisis de contenido, y los medios materiales que se utilizan para recoger y almacenar la informacin son: Ejemplo: fichas, formatos de cuestionario, guas de entrevista, lista de cotejo, grabadores, escalas de actitudes u opinin. En esta parte se indicarn las tcnicas e instrumentos que fueron utilizados en la investigacin:

Observacin Directa

Permitir el contacto directo con la realidad en relacin a la actividad que se realiza en la seccin cuentas por cobrar, facturacin y otorgamiento de crdito por la prestacin de servicios, y a la vez fue no participante ya que la informacin fue recogida desde afuera, es decir, sin intervenir para nada en el grupo investigado. Urbano (2006) coment que: Es una tcnica de recoleccin de informacin consistente en la inspeccin y estudio de las cosas o hechos tal como acontecen en la realidad. (p.40). En otras palabras esta tcnica permitir captar la realidad de lo que se esta estudiando y as tomar y registrar informacin para su posterior anlisis.

Revisin Documental

32 Es aqu donde el investigador rene los antecedentes, investigaciones anteriores y una definicin de trminos, por lo tanto se utilizaron fuentes bibliogrficas para su desarrollo con el propsito de que el trabajo investigativo se realice dentro de las condiciones que aseguren la obtencin y autenticidad de la informacin que se busca. Dichas fuentes fueron libros, diccionarios, tesis de grado, etc. Estas estn relacionadas con las cuentas por cobrar lo que permiti sustentar la informacin. En relacin a esto Gmez (2006) indic que: es la revisin sistemtica ordenada y estructurada de material bibliogrfico, documentos y archivos escritos. (p.51). Se puede decir, que sobre cualquier aspecto que se desee investigar, existen trabajos anteriores que pueden ayudar a una mejor comprensin del tema.

La Entrevista Estructurada

Se utiliza como instrumento tcnico para recabar la informacin deseada de

una o varias personas, en forma verbal, directamente al investigador, en una relacin personal. Se tom en consideracin la tcnica de la entrevista, con la finalidad de que se pueda obtener de la muestra una informacin que permita visualizar el problema en estudio y as poder establecer los criterios necesarios para solucionarlo. Pestana (2003) defini a la entrevista como: Una tcnica que permite obtener datos mediante un dilogo que se realiza entre dos personas: el entrevistador y el entrevistado; la intuicin es obtener informacin que posea este ltimo. (p.107). Como se puede apreciar, la entrevista es considerada un medio para recolectar informacin mediante un dilogo sobre aspectos del comportamiento de un individuo o un grupo de ellos.

Validez y Confiabilidad de los Instrumentos

Validez

33 La validez se refiere a que la calificacin o resultado obtenido mediante la aplicacin del instrumento mida lo que realmente se desea medir. Un instrumento de medicin es vlido si mide lo que pretende medir. A travs de esto se puede decir que la comprobacin de la validez de la informacin se evidencia en los registros contables y a travs de todas las operaciones que lleva la empresa en sus estados financieros. Confiabilidad

La confiabilidad implica que el instrumento repite los mismos resultados cuando se repite su aplicacin en las mismas circunstancias, esto quiere decir que tan consistentes, exactos y estables son los resultados alcanzados al aplicar el instrumento y esta se puede verificar de diversas maneras. De esta manera se puede decir que la investigacin es confiable, debido a que la informacin fue recopilada y extrada de los registros contables que se llevan a cabo en el departamento de cobranzas de la empresa, el cual tiene la responsabilidad de determinar los saldos de las cuentas por cobrar que se manejan en dicho departamento.

Tcnicas de Anlisis de Datos

El anlisis de los datos no es una tarea que se improvisa, sino que surge mas del contexto terico trazado que de los datos concretos obtenido, en cuanto a su estructura y pautas generales. La tcnica de anlisis de datos representa la forma de como ser procesada la informacin recolectada, esta se puede procesar de dos maneras cualitativa o cuantitativa, que son necesarios para la recoleccin de los datos que se obtendrn a lo largo de la investigacin.

34 Segn Gmez (2006), el anlisis cuantitativo: Es el que utiliza la recoleccin y anlisis de datos para contestar preguntas de investigacin y probar hiptesis establecidas previamente, y confa en el uso de la estadstica para intentar establecer con exactitud patrones en una poblacin. (p.60). Esto permitir sacar porcentajes y representar grficamente los resultados de los datos obtenidos para tener la informacin ordenada con representaciones visuales que nos permitan su posterior estudio. Este anlisis confa en la medicin numrica, el conteo y en el uso de la estadstica, el cual intenta establecer patrones en una poblacin objeto de estudio en una investigacin. UPEL (2001), el anlisis cualitativo es una tcnica que indaga para conseguir informacin de sujetos, contextos, variables o ambientes en profundidad, asumiendo una actitud absorta y previniendo a toda costa no involucrar sus afirmaciones o prctica (p.56). Para poder entender los datos que se procesarn de una forma cuantitativa, se le tendr que hacer un posterior anlisis cualitativo para poder lograr razonar el porque de los resultados arrojados por dicho estudio cuantitativo de cada una de las preguntas hechas en las encuestas. Esto permitir tener una idea mas clara de lo que se tendr que hacer para lograr los objetivos propuestos. Luego de recopilados los datos que se obtendrn como resultado de las distintas o diferentes tcnicas aplicadas.

En la presente investigacin el anlisis cualitativo ser aplicado a la entrevista que se realizar al personal del departamento de cobranzas de la empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A. y a los resultados obtenidos del anlisis cuantitativo.

Procedimiento de la Investigacin

Fase I- Diagnosticar: Para la realizacin del siguiente anlisis del procedimiento de las cuentas y efectos por cobrar que realizan los trabajadores en el departamento de cobranzas, se reviso dicho procedimiento y una vez obtenida la informacin acerca de cmo es llevado a cabo dicha labor se pudo conocer las causas que generan las fallas presentadas en el sistema de cobranzas de la empresa, originando de esta manera muchas veces un retraso en los cobros pendientes y ocasionando a la vez una distorsin en los estados financieros de la misma.

35 Fase II- Revisin: Luego se verificar que los trabajadores cumplan con las normas y procedimientos estratgicos que utiliza la empresa a la hora de realizar las cobranzas a sus clientes, para constatar que las operaciones se realicen correctamente. Fase III- Determinar: Se determinar la gestin de cobranzas que se lleva a cabo en la empresa para saber si est orientado a mejorar e incrementar la rentabilidad, reduciendo costos, aumentando la productividad y por ende mejorando los servicios y la relacin con los clientes.

Fase IV- Ejecucin: Se analiza todo el proceso de cobranzas que ejecutar la empresa, con la intencin de realizar un diagnstico de la situacin actual de la misma, y as poder medir su rentabilidad.

Fase V- Anlisis: El anlisis del sistema de cobranzas es importante debido a que las personas encargadas del departamento de cobranzas cumplirn con realizar todas sus operaciones de cobros al da y registrar todas las transacciones ejecutadas al momento de su operacin as se tendr un mejor control y sistema de cobro. Del mismo modo si se efecta una revisin detallada y minuciosa da por da, un anlisis ayudara al departamento de cobranzas a obtener un buen funcionamiento en sus operaciones de cobros, recordando que el anlisis de una operacin es esencial debido que por medio de la misma es que se van a tomar las correcciones que permitirn obtener de forma clara y precisa los resultados del departamento durante el desarrollo de sus actividades.

De igual manera se podr detectar por medio de la investigacin que existen muchos clientes con saldos deudores al momento de revisar las operaciones de cobros y los cuales sern considerados morosos debido al tiempo que tienen sin pagar sus deudas adquiridas con la empresa a travs de la prestacin de un servicio.

Tambin se podr observar que la falta de preparacin de detalles de saldos de clientes y seguimiento de deudas ocasionado por contar con pocos expedientes de los mismos, da como resultado el desconocimiento de los saldos que adeuda cada cliente, 36 ya que no se reflejan las cuentas a cobrar, los lmites y excesos de crditos.

CAPTULO IV

RESULTADOS, ANLISIS E INTERPRETACIN

En los captulos anteriores se presentaron, en forma secuencial, las etapas de la investigacin. En ste se trat lo relacionado con el anlisis e interpretacin de los datos como ltima fase del proceso de investigacin propiamente dicho, por cuanto la presentacin de resultados corresponde a la obligacin que tiene el investigador de dar a conocer sus hallazgos, es decir, comunicar los logros alcanzados en la investigacin. Como fase del proceso de investigacin, el anlisis e interpretacin se efecta una vez recogidos, procesados y organizados los datos, y con los aspectos tericos y metodolgicos desarrollados en la investigacin, donde se efectu el anlisis cualitativo que permiti conseguir informacin de sujetos, contextos, variables o ambientes en profundidad, asumiendo una actitud absorta.

Procedimiento del Sistema de Cobranzas

Responsable

Analista de Cobranzas

Cobrador

Cliente

Accin

1.- Entrega la factura vencida al Cobrador. 2.- Recibe del Analista de Cobranzas las facturas y se dirige a cada cliente. 3.- Recibe la factura para su pago correspondiente.

Cobrador


Cobrador

Banco

Cobrador


38

Si cancela: Entrega cheque al cobrador, firma y recibe factura cancelada.

Si no cancela: Devuelve factura al cobrador.

4.- Recoge cheque del cliente o factura si no es cancelada.

5.- Recibe cheque o factura no cancelada.

Si es factura: Archiva como no cancelada.

Si es cheque: Elabora depsito y enva al banco.

6.- Recibe depsito y lo entrega al Banco.

7.- Recibe depsito, firma, sella y devuelve copia del depsito.

8.- Recibe depsito y entrega al analista.

9.- Recibe copia del depsito y archiva permanentemente.

10.- Descuenta factura de la cuenta por cobrar del cliente.

Fin del Procedimiento.

Flujograma del Procedimiento del Sistema de Cobranzas Analista de Cobrador Clientes Banco Cobranzas INICIO

F 0 F 0 F 0

NO

CAN- CELA SI F 0 F 0

T

FIRMA, RECIBE FACTURA

F0

F 1

P

F 1 F1

CH

ELABORA DEPSITO CH

F 1 D 0

FIRMA, SELLA P CH

D 0

CH

D 0

CH

D1 P RECIBE

P

D1 DESCUENTA FACTURA

D1

P

39 Fuente: Archivos de la Empresa (2008) FIN

Debilidades Presentes en el Sistema de Cobranzas

* Se conceden crditos a clientes sin realizar previo estudio de solvencia, por no existir una comunicacin adecuada entre el departamento de crdito y el de Cobranzas.

* Falta de preparacin de detalles de saldos de clientes y seguimiento de deudas ocasionado por contar con pocos expedientes de los mismos, dando como resultado el desconocimiento de los saldos que adeuda cada cliente, ya que no se reflejan las cuentas a cobrar, los lmites y excesos de crditos.

* Consideran incobrable una cuenta sin haber agotado los recursos para su cobro efectivo, es decir, no se le hace un seguimiento ni se toman medidas necesarias para la recuperacin de deudas antiguas, por no existir una poltica definida, en cuanto al trato de aquellos clientes considerados morosos.

* No se le comunica al cliente el envo de la factura vencida para su pago correspondiente, lo que trae como consecuencia en varias ocasiones la ausencia del cliente en su establecimiento y por ende da como resultado la devolucin de la factura vencida.

Gestin de Cobranzas Ejecutada

* Se realiz un procesamiento diario de informacin sobre los das de vencimiento de las cuotas de los prstamos.

* Se efecto una notificacin y/o avisos de cobros para los clientes atrasados, en 40 base a la informacin de cuotas vencidas y el nmero de das que tienen vencidas, cartas, notificaciones y/o avisos de cobros enviados.

* Realizaron llamadas al Cliente para informarle de su deuda y establecer con l un compromiso o promesa de pago.

* Implementaron un registro y documentacin de todas las transacciones, donde se deber, adems de almacenar toda la informacin en relacin a la situacin de pago del cliente, permitir que todas las labores y esfuerzos que se realicen en pro de la gestin de cobranzas queden documentados; como por ejemplo: fecha en la que se habl con el cliente, quin atendi la llamada del cliente (con que persona se habl), que operador llam, que dijo el cliente (que compromiso o promesa de pago se estableci), el nmero de veces que se ha llamado al cliente.

* El departamento de cobranzas gener reportes que permitieran soportar la gestin de cobranzas, en su posterior evaluacin de los esfuerzos realizados. Por ejemplo: nmero de cuentas morosos, montos, tiempo de morosidad, cuentas con pase de status moroso a normal, en cuanto tiempo.

Anlisis del Proceso de Cobranzas

En base al anlisis y verificaciones realizadas en profundidad al Sistema de Cobranzas de la empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A., se pudo observar:

41 En cuanto al Procedimiento del Sistema de Cobranzas, an cuando se realicen las operaciones necesarias para el cobro de las facturas vencidas, se presentan debilidades importantes y en ciertos casos ausencias de procesos en las transacciones de cobro, debido a que no cuentan con el procedimiento debidamente escrito; por tal razn los empleados de esta empresa no pueden visualizar de forma clara y precisa el procedimiento antes mencionado, lo que ocasiona omisiones por parte de las personas encargadas del departamento de Cobranzas y los cuales necesitan de perspectivas en relacin al manejo de dichos procedimientos.

Situaciones como: No contar con expedientes de cada cliente, falta de comunicacin entre los departamentos y no contar con polticas definidas para el cobro de las cuentas incobrables, le ocasionan al departamento de Cobranzas un descontrol en el momento en que se conceden nuevos crditos sin una previa revisin en sus saldos anteriores, que trae como consecuencia el desconocimiento de lo que realmente se le adeuda y problemas econmicos que son detectados al momento de realizar sus estados financieros, afectando as la rentabilidad de la empresa.

El departamento de Cobranzas por medio de la Gestin de Cobranzas debe permitir realizar anlisis de vencimiento de cartera, anlisis de clientes morosos, anlisis de clientes que han cado en morosidad ms de una vez y el nmero de veces, todo ello facilitar la evaluacin de la gestin de cobranzas.

42 Esto da lugar a un riesgo elevado de errores como resultado de considerar datos de cuentas a cobrar originadas por operaciones que no fueron registradas al momento de su transaccin y lo que muchas veces origina falsa informacin acerca de cuales clientes han cancelado y los que todava adeudan a la empresa, desvirtuando as la informacin econmica, financiera y contable de la misma. Por lo que estas deficiencias muestran una desconfianza sobre el Sistema de Cobranzas en dicha empresa.

CAPTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Luego de haber finalizado el trabajo de investigacin planteado y realizado los anlisis respectivos, se deduce lo siguiente:

* En la empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A., el Procedimiento del Sistema de Cobranzas establecido para la gestin de cobros de las facturas vencidas, no garantiza que se cumpla con xito las operaciones de la empresa, prevista en virtud de los objetivos establecidos; ya que se presentan debilidades importantes en cuanto a sus cobros y la ausencia de polticas, por no contar con un procedimiento que est escrito lo cual lleva a las personas que estn laborando en l no puedan visualizar en forma clara y precisa el procedimiento antes mencionado.

* En el departamento de Cobranzas de la empresa Construcciones y Servicios Lizami, C.A, se detect que los procedimientos del Sistema de Cobros aplicados no estn debidamente representados o establecidos en una grfica, lo cual ocasiona debilidades al momento de realizar la cobranza de las facturas vencidas, donde las operaciones no estn siendo registradas al momento en que se realizan y por lo tanto no existe un seguimiento de todos los saldos o pagos efectuados por los clientes, lo que en muchas ocasiones origina una informacin errada de los saldos que adeuda cada cliente. * * La gestin de cobranzas establecida por la empresa permiti que se realizaran todos los procedimientos necesarios para recabar la informacin sobre aquellos clientes que tienen cuotas vencidas, realizando as las notificaciones y llamadas para efectuar el cobro correspondiente y a su vez, implementaron un registro de todas las transacciones efectuadas para llevar un mejor control de sus operaciones.

* El flujograma del procedimiento del Sistema de Cobranzas es un recurso de gran utilidad para la empresa ya que es considerado el mtodo ms idneo y objetivo para la evaluacin de la mayora de los procedimientos porque no slo lo describe sino tambin precisa las responsabilidades, los orgenes y la distribucin de los formularios, poniendo en evidencia los puntos dbiles en forma mas clara que cualquier otro recurso.

La empresa posee una gran cantidad de cuentas y efectos por cobrar, ya que no cuenta con un sistema de cobros adecuado que le permita a la misma saber con exactitud cuales se han realizados y cuales no se realizaron a tiempo y cuantos clientes se encuentran morosos con el pago de sus crditos, lo que origina que la utilidad de la empresa se vea afectada, la cual es mostrada al momento de realizar sus estados financieros, afectando as la rentabilidad de la misma para el 2006-2007.

42

Recomendaciones

Para alcanzar sus objetivos, todo Sistema de Cobranzas debe estar formado por una serie de pasos o procesos que con el debido cumplimiento garanticen un resultado favorable, lo que permite sugerir las siguientes recomendaciones:

* Suministrar el procedimiento en forma escrita a fin de que las personas 44 encargadas de realizar dicho trabajo, no omitan ningn paso o cometan errores al errores al momento de llevar a cabo su labor, garantizando as realizar las operaciones con la mayor eficacia posible.

* Debe existir una comunicacin estrecha entre el departamento de Crdito y el de Cobranza, a fin de proporcionar la informacin correcta y fidedigna de las cuentas por cobrar de sus clientes, evitando conceder crditos sin una previa verificacin de sus saldos. As mismo, al departamento de Cobranzas se le sugiere coordinar todas sus tareas y registrar las operaciones con fidelidad para que de esta manera conserve y transmita las informaciones tiles y precisas oportunamente.

* Realizar un anlisis de la importancia relativa de sus clientes. Para ello se debe ejecutar peridicamente el anlisis, lo cual le permitir establecer una estrategia de gestin de cobranza ms efectiva y vinculada a la realidad de sus negocios y a sus posibilidades financieras actuales.

* Lograr que el proceso de Cobranzas se realice completamente de manera computarizada, para as ahorrar ms tiempo y esfuerzo. De igual manera buscar otros mecanismos de cobro que contribuyan a optimizar el proceso de recaudacin, bien sea personal o con otras instituciones, para as preservar y mantener el prestigio de la organizacin.

* Suministrar el flujograma al departamento de Cobranzas para que los empleados de la empresa puedan as apreciar de manera mas clara el desarrollo detallado de cada procedimiento, pudiendo comprobarse cualquier debilidad.

* 45 Aplicar un sistema de cobranza que le permita a la empresa saber cuales son las cantidades de cuentas y efectos por cobrar que posee, para llevar un mejor control de las operaciones que realiza y que de esa manera no se vea afectada su rentabilidad. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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47

ANEXOS 48

INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE INFORMACIN

El siguiente instrumento de recoleccin de datos servir para la elaboracin de estrategias que permitan mejorar el sistema de cobranzas de la empresa.

INSTRUCCIONES

1. Lea detenidamente cada pregunta y seleccione una respuesta colocando una (x) dentro del cuadrito.

2. Se debe elegir una sola opcin de acuerdo al enunciado de cada una de las respuestas. 49

Anexo A

Entrevista

1.- Se llevan a cabo los procedimientos del sistema de cobranza en la empresa?

SI NO

2.- Utiliza la empresa mecanismo para realizar el proceso de cobranza?

SI NO

3.- Recomendaras plazos para ser efectivo el proceso de cobranza?

SI NO

4.- Se llevan registros individualizados de las cuentas por cobrar?

SI NO

5.- Se agotan todos los recursos antes de considerar incobrable una cuenta?

SI NO

6.- Se revisan peridicamente las cantidades de todas las cuentas vencidas?

SI NO

7.- Se gestiona todo el proceso de cobro de las facturas a su vencimiento, con todo rigor?

SI NO

50 8.- Se realizan revisiones para obtener resultados concretos por parte del personal independiente, de los procedimientos y polticas aplicadas en la cancelacin de cuentas por cobrar?

SI NO

9.- Existe una poltica definida, en cuanto al trato de crditos morosos?

SI NO

10.- Es posible la aplicacin de acciones efectivas, que permitan enviar regularmente estados de cuenta a los clientes?

SI NO

11.- Usted cree que con la implementacin de nuevas estrategias se podrn convertir las debilidades del sistema de cobranzas en resultados satisfactorios para la empresa?

SI NO

49

51

Anexo B

CONSTANCIA DE VALIDACIN DE INSTRUMENTO

Yo, Kevin Rojas, venezolano, titular de la cdula de identidad N 9.860.450, Lic. En CONTADURA PBLICA quien labor en forma independiente, por medio de la presente valido la entrevista estructurada aplicada por la T.S.U. Celenis Gonzlez, titular de la cdula de identidad N 18.073.245, en su Trabajo Especial de Grado titulado SISTEMA DE COBRANZA Y SU INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA CONSTRUCCIONES Y SERVICIOS LIZAMI EN EL PERODO 2006 2007, ubicada en Puerto Ordaz Estado Bolvar, el cual es presentado como requerimiento para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica de la Universidad Bicentenaria de Aragua.

Constancia que se emite a solicitud de las partes interesadas a los (12) doce das del mes de Enero de 2010.

Atentamente, Lic. KEVIN ROJAS. CONTADOR PBLICO. C.P.C. N. 32.087

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Anexo C


Yo, Wilmer Rojas, venezolano, titular de la cdula de identidad N 7.878.029, Lic. En CONTADURA PBLICA quien labor en forma independiente, por medio de la presente valido la entrevista estructurada aplicada por la T.S.U. Celenis Gonzlez, titular de la cdula de identidad N 18.073.245, en su Trabajo Especial de Grado titulado SISTEMA DE COBRANZA Y SU INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA CONSTRUCCIONES Y SERVICIOS LIZAMI EN EL PERODO 2006 2007, ubicada en Puerto Ordaz Estado Bolvar, el cual es presentado como requerimiento para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica de la Universidad Bicentenaria de Aragua.


Atentamente, Lic. WILMER ROJAS. CONTADOR PBLICO. C.P.C. N. 27.890

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Anexo D


Yo, Antonio Mata, venezolano, titular de la cdula de identidad N 9.858.831, Lic. En CONTADURA PBLICA quien labor en forma independiente, por medio de la presente valido la entrevista estructurada aplicada por la T.S.U. Celenis Gonzlez, titular de la cdula de identidad N 18.073.245, en su Trabajo Especial de Grado titulado SISTEMA DE COBRANZA Y SU INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA CONSTRUCCIONES Y SERVICIOS LIZAMI EN EL PERODO 2006 2007, ubicada en Puerto Ordaz Estado Bolvar, el cual es presentado como requerimiento para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica de la Universidad Bicentenaria de Aragua.


Atentamente, Lic. ANTONIO MATA. CONTADOR PBLICO. C.P.C. N. 34.344

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Sistema de Cobranza y Su Incidencia en La Rentabilidad de La Empresa Construcciones y Servicios

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