PORTADA

INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

DEL DISTRITO FEDERAL

INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

DEL DISTRITO FEDERAL

Sistema de Control de

la Oficina de

Información Pública

JUNTA LOCAL DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE DEL DISTRITO FEDERAL

LIC. RAMÓN MONTAÑO CUADRA. PRESIDENTE TITULAR C. ANA MARÍA VILLANUEVA MEDINA. COORDINADORA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

Noviembre 2010

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DECLARATORIA

Hago constar que he revisado los LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN PARA EL CERTAMEN Innovaciones 2010. En cumplimiento con la normativa anterior, declaro que las ideas que se presentan son propias o citan con precisión aquellas tomadas de otras obras previamente escritas o publicadas. También hago constar que este trabajo no ha sido presentado en emisiones anteriores del certamen Innovaciones en materia de Transparencia.

BAJO PROTESTA DE DECIR

VERDAD

LUGAR Y FECHA

12

NOV

2010 México, D.F.

YAEN EDUARDO SANDERS MONTOYA

AVAL DEL TITULAR DEL ENTE

PÚBLICO

LUGAR Y FECHA

12

NOV

2010 México, D.F.

ANA MARÍA DE JESÚS VILLANUEVA MEDINA

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ÍNDICE

P R E S E N T A C I Ó N ......................................................................................... 4

D I A G N Ó S T I C O ............................................................................................. 5

IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES ...................................................................... 6

B E N E F I C I O S .................................................................................................. 7

DESARROLLO DEL PROYECTO .......................................................................... 8

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA ...................................................................... 9

PERSONAL DE LA OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA........................... 11

TURNADA. ...................................................................................................... 23

ORIENTADA. .................................................................................................. 24

INFORMACIÓN RESERVADA E INEXISTENCIA. ......................................... 25

ENTREGA CON INFORMACIÓN TOTAL ....................................................... 26

CONSULTORES ................................................................................................ 30

ESTADÍSTICAS Y REPORTES ......................................................................... 30

BUSCAR SOLICITUDES ................................................................................... 32

INGRESAR DOCUMENTOS. ............................................................................ 34

CAPACITACIÓN ................................................................................................ 35

INGRESAR CURSO DE CAPACITACIÓN. ..................................................... 35

EDITAR UN CURSO. ...................................................................................... 38

CONSULTAR UN CURSO .............................................................................. 38

AGREGAR UN PARTICIPANTE A UN CURSO. ............................................ 39

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P R E S E N T A C I Ó N La función precisada en la Ley Federal de Trabajo, que tiene la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal, de conocer, tramitar y resolver los conflictos de trabajo, como institución, juega un papel trascendente dentro de la sociedad, al admitir las demandas individuales o colectivas de los trabajadores, otorgar el reconocimiento a los sindicatos, conciliar los intereses del capital y del trabajo, en resumen de impartir justicia laboral pronta y expedita. En la actualidad por las condiciones de falta de crecimiento económico en el país, ha repercutido notablemente en despidos de trabajadores, lo que también ocasiona un mayor número de litigios laborales atendidos por la Junta Local, tan solo en 2009 se recibieron 34,971 y hasta julio de 2010 se han radicado 18,980 demandas, las cuales por su propia naturaleza jurídica, debe reservarse su contenido en cumplimiento a lo establecido en los artículos 37 y 38 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, hasta que se emita el Laudo resolutivo. Al entrar en vigor la LTAIPDF, como ente obligado se creo la Oficina de Información Pública, en donde la ciudadanía ha venido demandando respuestas a sus peticiones de información sobre los juicios laborales y de los procesos administrativos, para ello ha sido necesario romper inercias para facilitar el acceso a la información que la Junta Local detenta como institución pública y de los servidores públicos que la conforman, poniendo especial énfasis en las consideraciones establecidas por la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal, para el resguardo de datos considerados no públicos. Transparentar la información es un proceso no acabado, en la medida que los ciudadanos se informen de los alcances que les ofrece la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en esa medida aumentará su participación, por ello la Junta Local de Conciliación y Arbitraje, ha subido a Internet toda la información disponible para aquellos que tengan posibilidad de tener acceso, pero además inició una fuerte campaña de difusión por medio de carteles, para informar a los actores y abogados litigantes de su posibilidad de conciliar sus intereses antes de juicio y que eviten ser coparticipes en actos de corrupción. La actual Administración ha impulsado cambios estructurales para un mejor

desempeño en las actividades que se desarrollan en las áreas sustantivas,

destrabando cuellos de botella creando las siguientes áreas: Unidad Jurídica de

Exhortos y Paraprocesales, Unidad Jurídica de Diligencias y la Secretaría de

Radicación de Demandas; además con la campaña de carteles impulsa que la

función pública se transparente, en beneficio de los trabajadores y patrones que

acuden a solicitar sus servicios.

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D I A G N Ó S T I C O La creciente demanda ciudadana para acceder a información generada en la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal, ha encontrado viabilidad directamente en la Oficina de Información Pública en donde se les asesora para tramitar sus peticiones, o el uso de la herramienta que ofrece el Internet, en este sentido, a los usuarios que personalmente acuden a la oficina se les da respuesta sobre sus peticiones, a los que hacen uso del Internet, pueden resolver sus dudas consultando el portal www.juntalocal.df.gob.mx o por correo electrónico que la OIP, es la responsable de contestar las peticiones, para ello cuenta con el Sistema Infomex, diseñado por el Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, que brinda este servicio a los usuarios como a las instituciones públicas obligadas. Las solicitudes de información que recibe La Oficina de Información Pública que en su mayoría son electrónicas, en un inicio se comenzó ha generar un archivo que únicamente acumulaba las solicitudes, posteriormente se fue organizando y clasificándolas de acuerdo a su naturaleza; jurídicas, administrativas o de datos personales, determinando que unidad administrativa era la avocada a proporcionar respuesta y el tiempo que se llevaría en ello, con el fin de tener respaldo material de las peticiones y su atención. La OIP al tener una clasificación precisa por asunto, permitió conocer la frecuencia y tipología de las peticiones de información, el archivo que se generó nos planteó una serie de preguntas, entre ellas como se podría ordenar una base de datos que fuera transparente en su manejo, de allí surgió la idea de diseñar el Sistema de Control de la OIP, de las solicitudes de Información Pública de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal, que por sí mismo brindara la posibilidad de ofrecer a su vez un mejor servicio a los usuarios, trasparentando el trámite y respuesta a las solicitudes internas y externas, así como detectar las unidades administrativas con retraso en su respuesta, evitando dilación en su atención. El Sistema de origen, fue pensado como una herramienta electrónica que

fomentara la transparencia y acceso a la información pública en la Institución,

ofreciendo un producto con parámetros aceptables en el control de gestión, su

manipulación permite obtener al instante el número de solicitudes aceptadas y

atendidas, su clasificación, jurídica administrativa o de datos personales, archivo

histórico, estadísticas y graficas, en suma el sistema ofrece un mejor servicio en la

Transparencia en la Junta Local como un ente comprometido con su razón de ser.

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IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES El Sistema Infomex proporcionado por el InfoDF, es la herramienta electrónica fundamental para el tratamiento de las solicitudes de información presentadas por la ciudadanía, su plataforma de servicios ofrece funcionalidad y operación práctica. La OIP de la Junta Local, cuando se requería aportar informes generales de su operación y respuesta a las solicitudes, se recurría a la documentación impresa por el Sistema, de ser necesario elaborar para el Instituto reportes específicos sobre algún tema, como los Informes Estadísticos de Solicitudes de Información Pública y de Datos Personales, resultaba obligado elaborarlos en papel, lo que representaba tiempo y distracción de actividades propias de la oficina. A principio de 2009, se inicio el desarrollo del proyecto del Sistema de Control de la Oficina de Información Pública de la Junta Local, su diseño y los aspectos a mejorar así como el alcance que se pretendía, se crearon plantillas de captura de información, compatibles con los campos que maneja el Sistema Infomex, adecuando el formato con los informes que se rinden de manera trimestral al Instituto. El proceso se inicia con la captura del registro de solicitud de información pública solicitada a la Junta Local, de que tipo es, su clasificación y área que deberá de atenderla, de ello dependerá el tiempo para su respuesta, el proceso culmina con esta última. Se hicieron pruebas para verificar la funcionalidad de las plantillas, pasada la etapa de prueba, diseñamos módulos para ubicar la utilidad que le daríamos a la información registrada en ellas y si ambos cumplían con estándares aceptables de funcionamiento, demostrada su operación, se aprobó e implementó en la OIP la primera versión del Sistema de control de la OIP de la Junta Local. Para su diseño utilizamos los fundamentos legales establecidos por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, así como los Lineamientos para la Gestión de Solicitudes de Información Pública y de Datos Personales, las herramientas técnicas y tecnológicas que utilizamos en su diseño, fue primordialmente por paquetería libre, es decir, sin costo para la institución; como son el lenguaje de programación utilizado (PHP), el manejador de base de datos (MySQL), y el servidor Web (Apache), el lenguaje de marcado para la obtención de la interfaz gráfica del sistema (HTML) y Java Script.

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B E N E F I C I O S El Sistema de Control de la Oficina de Información Pública de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje, como proyecto fue diseñado para ser utilizado como una herramienta que permitiera, con su operación, contar con una recepción, registro, organización, clasificación y turno de las solicitudes de información a las áreas de atención, práctico y eficiente. Las ventanas que ofrece el programa en el equipo de cómputo, muestra en pantalla el seguimiento de las solicitudes de información, desde su recepción, organización, clasificación y trámite, hasta su respuesta final cerrando el círculo de la gestión. Uno de los resultados que nos permite obtener con precisión es el referente a la compilación de las cifras de las solicitudes ingresadas, características y tiempo de atención, obteniendo al instante resultados sobre las solicitudes atendidas, pendientes y resueltas, para establecer con prontitud los indicadores de gestión obtenidos. La virtud principal del programa es que sin costo alguno para la institución por el software libre con el que se diseñó, se obtienen beneficios que impactan de inmediato en la atención de las solicitudes de información, cumpliendo la Junta Local con ser una institución que propicia la transparencia y rendición de cuentas que exige en la actualidad la ciudadanía, nuestras acciones son medibles, podemos accesar al sistema para verificar los siguientes parámetros: .

Control y fácil acceso al contenido de las solicitudes de información.

Registro de los oficios generados y recibidos.

Generación de un archivo virtual de cada solicitud de información.

Crear estadísticas de aspectos relevantes en cuestión de transparencia.

Facilitar el acceso a los documentos generados durante el trámite de las solicitudes de información.

Realizar un archivo histórico de las actividades y eventos que se realizan en la OIP de la Junta Local.

Generar el formato trimestral de captura de solicitudes de información, que se reporta al Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.

Generación de documentos para control interno en formato PDF.

Notificaciones vía correo electrónico para: o Que las unidades administrativas actualicen el portal de

transparencia, en cumplimiento con el artículo 29 de la Ley de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.

o Aviso de nueva solicitud de información pública al área responsable. o Aviso a los solicitantes sobre el registro y respuesta de sus

peticiones. Los productos que obtenemos del Sistema de Control de la OIP, facilitan y propician mejorar las tareas del personal que integra la Oficina de Información

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Pública de la Junta Local, dando finalmente un servicio de calidad a los usuarios en bien de Transparencia. DESARROLLO DEL PROYECTO

La planeación de este sistema se inició a finales del año 2008, en donde se pusieron en la mesa los aspectos a mejorar y lo que se pretendía con este proyecto. Después de plasmar lo que se quería, se comenzó a desarrollar las plantillas de captura de información, igualando los campos diseñados a los que maneja el sistema INFOMEX, así como adaptándolos a sus correspondientes, para compaginarse con los informes trimestrales solicitados por el INFODF, para poder captarlos desde el registro de la solicitud y complementarlos con las respuestas a éstas.

Una vez terminadas las plantillas, se continúo con el diseño de los módulos cuya pretensión era que tuviera una aplicación práctica y eficiente, consolidando la primera versión del Sistema de Control de la Oficina de Información Pública (SC-OIP).

Las pantallas muestran objetivamente el desarrollo del sistema, en primera instancia a continuación mostramos como de forma sencilla abriendo un explorador de Internet, y tecleando la dirección del sistema, aparecerá la pantalla de autenticación:

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Una vez autenticado en el sistema se desplegará la pantalla principal, la cual tendrá diferentes opciones y tramos de control dependiendo del usuario del que se trate, se establecieron 3 tipos:

Administrador del sistema

Personal de la Oficina de Información Pública.

Consultores

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

Este usuario tiene acceso integral a todas las funciones del sistema, es el súper-usuario, quien puede realizar todas acciones, además de contar con tareas específicas como efectuar un alta, baja y modificación de usuarios, la pantalla principal del administrador es la siguiente:

La pantalla de alta, baja y modificaciones de usuario es muy fácil de accesar, si no estuviera el usuario, se captura el alta con el formulario que aparece por default del lado derecho de la pantalla:

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Para editar un usuario existente, solo selecciona al usuario de la lista de la izquierda (1), y el formulario de la derecha se llenará con los datos antes capturados (2), modificamos lo necesario y guardamos (3).

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En el caso de que deseamos eliminar un usuario, lo seleccionamos de la lista de la izquierda (1) y una vez que el formulario de la derecha se llene con sus datos, presionamos el botón de Borrar (2).

PERSONAL DE LA OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA

Este usuario clasificado como el segundo en importancia después del administrador, se identifica como el usuario destino del sistema, es decir, es para el cual está diseñado el sistema y quien lo usa con mayor frecuencia. Las tareas son variadas pero muy específicas. La primera de ellas es el registro de solicitudes de información, mediante el siguiente formulario:

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Al ingresar la solicitud, el sistema marcará los plazos de vencimiento para generarse la respuesta, ya sean de oficio o no, de acuerdo a lo señalado en el numeral 9 de los Lineamientos que deberán observar los entes públicos del Distrito Federal para la Gestión de Solicitudes de Información Pública y de Datos Personales a través del Sistema INFOMEX del Distrito Federal.

También existe la posibilidad de editar la información capturada en la solicitud, al abrir el formulario de modificación se podrá observar que los datos registrados inicialmente son los que llenan el formulario, solo hay que elegir la información incorrecta y volverla a capturar para después guardar (1) la solicitud con los datos correctos:

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Finalizada la captura de los datos de la solicitud de información en la pantalla principal se despliega la cédula que muestra los datos ingresados (1), ofreciendo la posibilidad de descargar el Formato de Solicitud de Información, generado por el sistema INFOMEX (2), así como las fechas límites para realizar la prevención y para emitir una respuesta. Para efectos de recordatorio también se muestra el conteo regresivo de los días para contestar (3).

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Para vigilar las solicitudes que se tienen aún pendientes de atender, los integrantes de la Oficina de Información Pública, despliegan una parte dentro del sistema para este fin, que tiene también la particularidad de armar correos electrónicos para efectos de notificar a las unidades administrativas las solicitudes que se les turnan (1). En esta pantalla se observa la fecha en que se vence el plazo para las respuestas pertinentes (2), el estado en que se encuentra la solicitud (3) y si esta vencida o no (4).

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Para utilizar el apartado que permite realizar la notificación a las unidades administrativas, hay que pulsar sobre la imagen de la columna NOTIFICAR UA en ese momento se envía un correo electrónico a la cuenta institucional del titular del área con una copia para el personal de la Oficina de Información Pública, aparecerá la pantalla de envío como lo muestra la figura 1.0. En la pantalla de solicitudes pendientes, la imagen del sobre cambiará a un estado de enviado (figura 1.1).

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Figura 1.0

Figura 1.1

Este módulo pretende hacer conciencia en los titulares de las unidades administrativas para comprometerse con el ejercicio de la rendición de cuentas, toda vez que con la emisión de recordatorios por el medio electrónico más utilizado en la actualidad se mantengan al tanto de las responsabilidades que tienen para con la ciudadania y sus peticiones.

CONTROL DE OFICIOS

Existe un módulo especifico en el Sistema de Control de la OIP, para concentrar los oficios que se generen y reciban en la Oficina de Información Pública, esto permite tener de manera accesible, organizada y a la mano el contenido de estos documentos sin la necesidad de buscarlos en el papel, La pantalla principal muestra el concentrado de los oficios que se han capturado hasta ese momento, exponiendo los datos principales de ubicación.

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Cuando se desee consultar su contenido, solo hay que hacer clic en el Asunto (1), y se abrirá la siguiente pantalla, con el contenido del oficio.

Se pueden adicionar oficios sencillos o múltiples. Los primeros van dirigidos a un solo destinatario y los segundos a varios. En la pantalla principal de este módulo, seleccionar Nuevo oficio y aparecerá la pantalla de selección de tipo de oficio (figura 1.2). Para ingresar un nuevo oficio sencillo solo se debe llenar el formulario de la figura 1.3 con los datos correspondientes. Para los oficios múltiples escoger las unidades administrativas a las que va dirigido el oficio (figura 1.4) y llenar los datos correspondientes (figura 1.5).

Figura 1.2

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Figura 1.3

Figura 1.4

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Figura 1.5

Los oficios pueden tener una respuesta, dependiendo si en el ingreso del oficio así se capturó, en tal caso estará en color rojo y en estado de pendiente. Para ingresar la respuesta a un oficio determinado, en la pantalla principal de los oficios seleccionar Agregar respuesta y se abrirá una pantalla como muestra la figura 1.6, en donde se registrará la fecha en que respondieron al oficio (1), quien es la persona que responde (2) y el archivo del oficio (3), el cual deberá digitalizarse para poderlo ingresar al sistema.

Figura 1.6

En caso de existir algún error en la captura de los oficios, se puede editar la información desde la pantalla principal del módulo; solo se podrán modificar los oficios que hayan sido capturados manualmente y no los generados automáticamente por el sistema, como lo son los de ingreso de solicitudes de información.

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PROCEDIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN

El proceso para dar respuesta y la correcta atención a las solicitudes del sistema, es el mismo que lo establecido en los numerales 15, 16 y 17 de los Lineamientos para la Gestión de Solicitudes de Información Pública y de Datos Personales a través del sistema INFOMEX del Distrito Federal y el Título Segundo del Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, Capítulo Primero del Procedimiento para el Ejercicio del Derecho de Acceso a la Información Pública de la LTAIPDF.

PREVENCIÓN

Una vez registrada la solicitud de información, el sistema marcará un recordatorio de los días que faltan para emitir una respuesta por parte de las unidades administrativas, en esta primera etapa estará habilitada la opción de Prevención a la solicitud durante los primeros 5 días hábiles posteriores a la presentación de la misma en caso de que esta no sea clara o precisa, según lo contenido en el artículo 47, fracción V de la LTAIPDF, contabilizando también los días para que el solicitante desahogue esta instancia.

Para realizar la prevención en el sistema es necesario checar la opción Requiere prevención (1), la fecha en que se previno al solicitante (2) y el motivo por el que se le esta solicitando la aclaración o precisión de su solicitud (3), como se muestra en la Figura 1.7.

Figura 1.7

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Al desahogarse la prevención se continuará con el proceso normal, en caso negativo el sistema generará el Acuerdo, en formato PDF, en el que se tendrá por no presentada la solicitud y se colocará en los estrados de la OIP.

REGISTRO DEL PAGO

Si la solicitud es clara y precisa en su contenido y no requiere de la prevención, el siguiente paso es verificar si la respuesta que se le otorgará al solicitante requiere de pago, en caso positivo se hará conforme al artículo 48 de la LTAIPDF, que estipula que se hará el máximo esfuerzo por reducir al mínimo el costo por la reproducción de la información. El sistema contempla los 30 días que tiene para pagar el solicitante (artículo 51, párrafo sexto, de la LTAIPDF), como los 3 días con los que cuenta la OIP para entregar la información después de realizado el pago correspondiente (artículo 51, párrafo quinto, de la LTAIPDF).

Cuando una solicitud requiere de pago en el sistema se checa la opción Requiere pago (1), y se llena el formulario con la información pertinente para que se registre, tanto la fecha (2), el monto a pagar por el solicitante (3) y la descripción de lo que se va a pagar (4). Figura 1.8.

Figura 1.8

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Una vez lleno el formulario anterior, comienza el plazo de 30 días para que el solicitante efectúe el pago correspondiente, si en el transcurso de éste el solicitante realiza el pago, se llenará una forma que muestra la Figura 1.9, seleccionando la casilla Realizó pago (1) y registrar la fecha (2), el monto pagado (3) y la descripción del pago (4).

Figura 1.9

AMPLIACIÓN DE PLAZO.

La solicitud puede no requerir prevención ni pago alguno, pero puede que necesitar de una ampliación de plazo para dar respuesta a la misma según lo dispuesto en el artículo 51 de la LTAIPDF, los motivos y datos para solicitar la ampliación de plazo constarán en el Sistema de Control de la OIP, según lo mostrado en la Figura 1.10.

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Figura 1.10

RESPUESTA A LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN

Finalmente, para la respuesta a la solicitud de información, solo es necesario llenar el formulario con los datos ingresados a INFOMEX así como el archivo de respuesta, para conformar un expediente virtual de lo que se realizó durante el trámite y gestión de la petición.

TURNADA.

En caso de tratarse de una solicitud que no es competencia de esta Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal, pero sin embargo existe un ente en el Distrito Federal que debe saber del caso, el Sistema permite registrar el turno (1) y el ente o entes públicos a los que se les reenvió la solicitud (2). Figura 1.11

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Figura 1.11 Existe un caso particular en la Junta Local de Conciliación y Arbitraje, el tema de la asesoría laboral, la cual no es competencia de este ente, sin embargo las solicitudes que se reciben, se les da el trámite correspondiente turnándolas a la Secretaría del Trabajo y Fomento al Empleo. Para optimizar y sistematizar este proceso de generar la respuesta, se armó un Formato con la fundamentación y motivación pertinentes, generando un archivo PDF el cual muestra lo que se contestará al solicitante, por lo que no es necesario estar generando archivos para cada respuesta como esta, simplemente el sistema lo genera y estará disponible para su consulta cuando se requiera, evitando archivos en papel.

ORIENTADA.

De determinarse que el contenido de la solicitud no es competencia de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal pero sin embargo existe un ente de carácter federal o Gobiernos Locales que deban conocer de la misma, se capturará en el formulario que muestra la Figura 1.12 la orientación correspondiente (1) así como el ente o entes a los que se envió la solicitud (2). Esto también se utiliza para ir alimentando el Formato de Captura de Solicitudes de Información que se entrega trimestralmente al INFODF.

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Figura 1.12

INFORMACIÓN RESERVADA E INEXISTENCIA.

Cuando la unidad administrativa determina que la petición solicitada es reservada o se declara una inexistencia de la información, se podrá registrar esta respuesta seleccionando la opción correspondiente (Figura 1.13).

Figura 1.13

Si se determina la inexistencia de la información, el sistema captará que se encuentra en el Comité de Transparencia. La respuesta del mismo se podrá

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capturar atendiendo a lo dispuesto en el artículo 50 de la LTAIPDF, mediante el ingreso de los datos al formulario que muestra la Figura 1.14.

Figura 1.14

ENTREGA CON INFORMACIÓN TOTAL

La respuesta a una solicitud puede ser más simple de lo que aparenta, en estos casos, que son mayoría, se utiliza la opción de “Aceptada con información total”, en donde se estará entregando al solicitante la información de manera total, al hacer esto se tendrá por atendida y tramitada la petición (Figura 1.15).

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Figura 1.15

RECURSO DE REVISIÓN.

La respuesta que se le brinda al solicitante puede no satisfacer la petición que realizó de diversas maneras o por diversas causas, para esto tienen derecho a interponer un Recurso de Revisión, siempre y cuando el motivo se contemple en lo enunciado en el artículo 77 de la LTAIPDF. Los datos de éstos se capturan en el formulario de la figura 1.16.

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Figura 1.16

NOTIFICACIONES DE ACTUALIZACIÓN AL PORTAL DE TRANSPARENCIA

Una de las obligaciones de todas las entidades sujetas a la Ley, es la de mantener al día y actualizada su portal de transparencia en Internet, sobre todo lo relacionado a los artículos 13, 14 y 17 de la LTAIPDF, existen actualizaciones mensuales, trimestrales y anuales, según lo determine cada Unidad Administrativa en su calendarización del artículo 29 de la LTAIPDF.

La actualización debe ser periódica, la información que se tiene que publicar es permanente, es por esta razón y para efectos de recordatorio que se diseñó un módulo supervisor de las actualizaciones que se deben hacer, logrando de esta forma acercar a las áreas a los temas de transparencia. Los avisos que manda el sistema son con quince días de anticipación a la fecha de publicación de la información, según lo establecido en el calendario para este fin.

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La notificación es un procedimiento sencillo, en la pantalla inicial, después de haber ingresado al sistema, en caso de existir una actualización a realizar para la siguiente quincena a la fecha en que abramos el sistema, éste nos avisara cuatro factores importantes:

Nombre del servidor público titular de la unidad administrativa que debe realizar la actualización de su información.

Nombre de la unidad administrativa responsable.

Correo electrónico del titular de la unidad administrativa responsable.

Artículos y fracciones de la LTAIPDF que debe actualizar.

Con esta información, lo único que debe hacer el personal de la OIP, es dar clic en el correo electrónico del titular de la unidad administrativa (1) y automáticamente se enviará una notificación por este mismo medio con el archivo adjunto de la información que debe tener al día en el portal de transparencia. La cantidad de recordatorios a enviar es atribución del personal de la OIP, ya que el aviso permanecerá los quince días antes de que ya deba estar publicada la información, por lo que se podrán mandar las notificaciones que se consideren necesarias (Figura 1.17).

Figura 1.17

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CONSULTORES

Es el último tipo de usuario que existe dentro del sistema, el que más limitaciones tiene sin embargo puede tener acceso a los datos más significativos del sistema como son las estadísticas y la búsqueda de solicitudes, cabe mencionar que estas dos tareas también las pueden realizar el administrador y el personal de la OIP. Los consultores son un grupo que se abrió con el fin de observar las actividades que se realizan en la Oficina de Información Pública diariamente, así como también para proporcionar una visión general de lo que se está trabajando en cuestión de transparencia y rendición de cuentas en este ente público.

ESTADÍSTICAS Y REPORTES

El módulo que exponemos ahora es muy significativo, ya que ofrece un panorama general de los aspectos más importantes de las solicitudes de información que recibe este ente, la pantalla principal de las estadísticas y reportes (Figura 1.18) se divide en 3 categorías:

Consulta de Informes de Solicitudes de Información anteriores, donde se muestran los Formatos de Captura de Solicitudes de Información presentados al INFODF correspondientes a los ejercicios 2007, 2008 y 2009, archivo histórico.

Formato de Captura de Solicitudes de Información, este se genera automáticamente de las peticiones ingresadas a partir de enero de 2009.

Total de Solicitudes de Información, estas se pueden consultar por:

1. Unidad administrativa. 2. Temática. 3. Estatus. 4. Medio de recepción. 5. tipo de solicitud 6. Mes.

Las consultas requieren de dos parámetros importantes para que se ejecuten correctamente, dentro de las fechas limite, es decir, la fecha de inicio (1) y la fecha final (2), en que ingresaron las solicitudes, solamente el primer bloque no requiere de estos parámetros (3), en las otras opciones selecciona las fechas delimitadoras de información y el tipo de informe que requiera (4).

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Figura 1.18 Todas las estadísticas (Figura 1.19) están compuestas por los mismos elementos: un concentrador de datos numéricos (1), una gráfica de barras (2) y una de pastel (3), en donde se muestran los datos integrados de lo que se ha recibido hasta esa fecha, se pueden obtener gráficas de los reportes, pero para fines prácticos solo se incluye un ejemplo.

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Figura 1.19

BUSCAR SOLICITUDES

El Sistema de Control de la OIP cuenta con un módulo de búsqueda (Figura 1.20), en donde se puede acceder de manera rápida a la solicitud que desea encontrar, para facilitar esta operación se cuentan con diversos filtros para localizar el dato que se requiera, se pueden colocar los necesarios para lograr el cometido del usuario. Los filtros con que se cuentan son:

No. de solicitud.

Estado de la solicitud (estatus).

Recibidas entre el día y el día, delimita el rango de fechas en que se recibieron las solicitudes de información.

U. A., busca las solicitudes por unidad administrativa.

Medio de recepción.

Temática.

Objeto de la solicitud.

De oficio.

Respondidas entre el día y el día, delimita el rango de fechas en que se dio respuesta a la solicitud de información.

Respondida, esto se refiere a si tiene respuesta o no.

Número de recurso de revisión, en caso de existir.

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Se puede realizar la búsqueda por los datos principales del solicitante, como son:

Nombre.

Apellido paterno.

Apellido materno.

Estado, se refiere al estado de la República donde habita el solicitante.

La pantalla de búsqueda esta dividida en dos partes fundamentales: los filtros (1) y el área de resultados (2), en caso de que la combinación de filtros ingresados no arroje ningún resultado, el sistema mandará el aviso correspondiente debiendo el usuario ingresar otros filtros o bien hacerlo con los datos correctos. Una vez hecho esto oprimir el botón Buscar (3) y verificar si los resultados que arrojó son los deseados. En caso afirmativo, el área de resultados esta compuesta por el número de expediente (4), el cual es un vínculo directo a la cédula de información de esa solicitud, la fecha de ingreso (5), estado en que se encuentra la solicitud en ese momento (6), el nombre del solicitante (7), la unidad administrativa responsable de dar respuesta a la solicitud (8), si tiene respuesta (9) y finalmente si tiene un recurso de revisión (10).

Figura 1.20

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INGRESAR DOCUMENTOS.

En ocasiones se puede necesitar agregar documentos al sistema, ya sea para

cualquier solicitud o algún archivo que se desea respaldar, creándose así el

módulo de los documentos, solo hay que llenar el formulario que muestra la figura

1.21.

Figura 1.21

Los campos a llenar son:

1. Tipo de documento, determina el tipo de documento que va a ingresar, en caso de que no esté en la lista seleccionar Tipo, apareciendo una pantalla para que ingrese el tipo de documento que desea ingresar (Figura 1.22).

Figura 1.22

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2. Fecha, es la fecha que tiene el documento que esta ingresando, en caso de no tenerla se sugiere poner la de ingreso al sistema.

3. Observaciones, para agregar algún comentario al documento.

4. Ubicación, si se conoce donde está físicamente el documento a ingresar o a

donde va a ser trasladado para su resguardo.

5. Documento, es el archivo digitalizado que servirá para consultas posteriores.

6. Agrega el documento al sistema.

7. Área de documentos, muestra todos los documentos ingresados ordenados

por fecha.

8. Regresa al la pantalla principal del sistema.

CAPACITACIÓN

Este módulo tiene como finalidad generar un registro de los servidores públicos que asisten a capacitación en los temas de transparencia. El módulo ofrece la posibilidad de tener un histórico de los cursos, diplomados o talleres impartidos por el Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal a los que asisten los servidores públicos de esta Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal.

INGRESAR CURSO DE CAPACITACIÓN.

Del menú principal elegimos la opción de Capacitación e ingresaremos a la página principal de este módulo, donde encontraremos un listado de los cursos que se encuentran registrados hasta el momento y la información general de los mismos (Figura 1.23). Los usuarios que podrán realizar esta actividad sólo serán, los de OIP y el administrador.

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Figura 1.23

Las opciones que nos ofrece este módulo se decriben de la siguiente manera:

1. Información general sobre los cursos.

2. Selector de cursos, sirva para agregar participantes a los cursos que se describen.

3. Tipo de Capacitación, muestra una ventana con la información completa del

curso seleccionado.

4. Lista de Participantes, muestra la lista de personas que ya confirmaron su asistencia al curso seleccionado.

5. Editar curso, se puede cambiar la información del curso que capturamos

inicialmente, seleccionando se abrirá un formulario de edición con los datos previamente capturados.

6. Agregar Curso.

7. Regresar al menú principal.

Para agregar un curso solo hay que hacer clic en que se encuentra en la

pantalla principal de capacitación, solo es necesario llenar el formulario que

muestra la figura 1.24, donde se tendrán los datos principales del curso como:

nombre, hora, duración y sede en que será impartido.

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Figura 1.24

En el campo Tipo de este formulario tenemos una lista desplegable del tipo de capacitación que se esta registrando, en caso de que no exista el concepto que describa lo que se quiere registrar haga clic sobre la palabra y aparecerá una ventana (Figura 1.25) donde podremos alimentar el contenido de esta lista desplegable.

Figura 1.25

Una vez que capture toda la información necesaria debe dar clic en para

registrar el curso, éste aparecerá en el menú principal para que pueda editarlo,

consultarlo o agregarle participantes.

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EDITAR UN CURSO.

Para poder modificar la información capturada en el ingreso de los cursos, en el

menú principal de capacitación hacer clic en del curso que deseamos modificar. Se abrirá un formulario parecido al del registro pero con los datos que ingresamos en un principio (Figura 1.26), ya que se modifique la información haga

clic en para guardar los cambios realizados. Al igual que el registro esta acción solo la podrán realizar los perfiles de usuario de OIP y el administrador.

Figura 1.26

CONSULTAR UN CURSO

Se puede ver la información completa del curso dando seleccionando el contenido de la columna Tipo del listado del menú principal de capacitación; abrirá una ventana con la información (Figura 1.27). Este paso podrá ser consultado por todos los perfiles de usuario del sistema.

Figura 1.27

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AGREGAR UN PARTICIPANTE A UN CURSO.

Es en esta parte del módulo de capacitación en donde se puede ingresar la relación de los servidores públicos que asistirán al curso, diplomado o taller (Figura 1.28).

Figura 1.28

Se muestra el curso seleccionado y aparece el ícono para agregar un nuevo

participante solo se llena el formulario (Figura 1.29) con los datos del participante.

Figura 1.29 Para saber que participantes van a acudir a algún curso, desde el menú principal

de capacitación se selecciona y aparece la lista de participantes (Figura 1.30).

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Figura 1.30

Es así como se presenta de forma práctica y sencilla la operación del Sistema de Control de la Oficina de Información Pública de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal, como una herramienta diseñada y pensada para que esta entidad y personal de la oficina que lo opera, cuenten con un soporte técnico que facilita las tareas diarias, que torne eficiente y agilice las respuestas de las solicitudes de información pública, en beneficio de la trasparencia y rendición de cuentas.