Sistema de facturación electrónica en SAP

Febrero 22 de 2017Carlos Marin- Socio DirectorIT-NOVA S.A.S

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Agenda

• Quiénes somos • Facturación Electrónica en Colombia• Opciones para adoptar la facturación electrónica• Sistema de facturación electrónica• Demostración• Tiempo de implementación• Soporte y continuidad• Preguntas

¿Quiénes Somos? Somos una empresa de servicios profesionales de consultoría enfocada en lograr

que la tecnología apoye y potencialice los procesos de negocio de nuestros

clientes, orientándonos en su satisfacción a través de servicios de calidad para

enfrentar y resolver los retos a nivel operativo y estratégico de las organizaciones.

Nuestro portafolio de productos y servicios se enfoca en:

Inteligencia de Negocios

Analítica

Integramos la estrategia de su compañía

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Consultoria SAP

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Nuestra Experiencia

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Facturación electrónica en Colombia

El modelo de facturación en Colombia fue adoptado a través del Decreto 2242 de 2015

El gobierno tiene proyectado implementar la facturación electrónica de forma obligatoria a partir del 2017

Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente son facturas, notas crédito, notas debito y acuses de recibo

Los documentos emitidos deben ser enviados a la DIAN en XML, formato que para su construcción utiliza el estándarUBL V2, el cual es definido por la DIAN y es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente

Los documentos electrónicos enviados a la DIAN, deben contener una firma digital el cual permitirá garantizar suintegridad y autenticidad

Las compañías deberán contar con tres formas para entregar la facturación electrónica a su adquiriente (electrónica,digital o impresa).

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Opciones para adoptar la facturación electrónica

Habilitación software propio

Proveedor Tecnológico

PT

El proveedor tecnológico PTes un tercero que mediante lafigura de outsourcing realizatodo el proceso defacturación electrónica por laempresa, estará a cargo delenvío de la facturación a laDIAN y de los demásrequerimientos dispuestospor el Decreto 2242-2015.

El software propio se refiere aque el facturador electrónicopuede habilitar su softwarede facturación para enviar lainformación directamente a laDIAN cumpliendo con loprevisto en el Decreto 2242-2015. De esta forma tiene laautonomía de todo el ciclo defacturación sin necesidad detercerizar sus procesos.

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Sistema de facturación electrónica

Nuestro sistema de facturación electrónica en SAP fuedesarrollado por IT-NOVA como una alternativa paraaquellas empresas que desean adoptar la facturaciónelectrónica mediante la opción de habilitación softwarepropio cumpliendo con todos los requerimientosexigidos por la DIAN.

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Características del sistema

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Integración nativa con SAP ERP

Usar un solo sistema para todo el proceso de facturaciónelectrónica

Monitorear toda la trazabilidad de la factura y gestionar loserrores desde SAP

Facilidad de ajustar el sistema a procesos propios de lacompañía

Usuarios familiarizados con el uso de la herramienta, lo cualahorra tiempo y dinero en entrenamiento y curva de aprendizaje.

$ Evite cargos adicionales por licencias, infraestructura y pagosmensuales y/o anuales por volumen de facturación.

Portal de adquirientes web integrado con SAP

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Proceso de alto nivel

Generar de factura en SD y/o FI

llenado XMLProcesar firma digital

CUFEAlimentar monitor

Envio de informacion a la

DIAN

Recibir respuesta de la DIAN

Actualizar monitorPublicar facturas en el portal de adquirientes

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Generar factura SD o FIGenerar XML, CUFE,

llama WS DIAN

Generar firma digital

Actualizar monitor y log

Proceso detallado

PORTAL

Recepcion XML

Valida,log de errores y respuesta

48 hrs

Enviar informacion de FE al portal

Publicar documentos (PDF,XML)

Rechazo del adquiriente

WS

WS

WS

o R

FC

WS o

RFC

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Funcionalidades

Nuestro sistema de facturaciónelectrónica provee un monitor el cualpermite ver la información enviada ala DIAN y su estado. Adicionalmente,permite ver el log de errores y eldocumento XML enviado para que elusuario de facturación electrónicapueda reprocesar los documentosrechazados.

Monitor de facturación electrónica

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Funcionalidades

El decreto manifiesta que la empresa cuenta con tres formas para entregar lafacturación electrónica a su adquiriente (electrónica, digital o impresa). Nuestrosistema de facturación electrónica cuenta con estas tres opciones, incluyendo unportal desarrollado en PHP para ser instalado Onpremise en la infraestructura de laempresa, de tal forma que su adquiriente pueda consultar y validar su factura emitidamediante la siguiente funcionalidad:

Portal de adquirientes

Validar factura (requisitos estatuto tributario)

Visualizar el documento en PDF o en XML

Rechazar la factura (error en valor o información

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Funcionalidades

Portal de adquirientes

Portal integrado con SAP para ser desplegado Onpremise o embebidoen la extranet de la compañía.

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Funcionalidades

Procesamiento facturas recibidas en XML

Desde el punto de vista de adquiriente y de manera opcional, es posible realizar el procesamiento de las facturas recibidas en formato XML, teniendo en cuenta el proceso definido en cada organización:

•Facturas

Monitor

(XML descargados)

•Orden de compra

•Posición

•Lote

•Serial…

Completar información • Ingreso inventario

•Aceptación del servicio

Procesar TX MIGO

(Entrada Mercan.)

•Núm. factura

•Orden de compra

•Texto cabecera

•Asignación

Procesar TX MIRO

(Añadir Fac. Rec.)

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Demostración

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Tiempo de implementación

El plan de trabajo estimado para la implementación de la solución es el siguiente:

M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9

MESES

Acompañamiento de IT-NOVA

(Opcional)

PROYECTO FACTURACION ELECTRONICA EN SAP

PRUEBAS HABILITACION DEL SOFTWARE ANTE LA

DIAN

Solicitar ser facturador electrónico

Expedición de la Resolución de

habilitación

Proyecto ejecutado por

IT-NOVA

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Soporte y continuidad

Soporte por demanda

Bolsa de horas mensual / anual

Soporte mensual/anual

Contamos con diferentes opciones de soporte con el fin de atender los cambiosemitidos por la DIAN:

¿Preguntas?

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Carlos Andres Marin Velez

Socio Director

carlos.marin@it-nova.co

Tel 57 3156483049

Skype: camarinve

Contacto

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