Sistema de Gestión de Calidad Integrado · CARACTERIZACIÓN PROCESO PLANEACIÓN DEL SISTEMA DE...

ARTESANIAS DE COLOMBIA S.A

Sistema de Gestión de

Calidad Integrado

ISO 9001:2008 – NTCGP 1000:2009 – MECI 1000:2005DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO DE

PLANEACIÓN DEL SGC

CARACTERIZACIÓN PROCESO PLANEACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Código: PROPLA01 Versión: 7 Vigente desde: 14/09/2010 Responsable: Gerente General ‐ Jefe Of. Planeación.

Objetivo: Direccionar y coordinar el desempeño estratégico de la entidad en relación con la calidad, Manteniendo el Sistema de Gestión y mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, para el logro de los objetivos institucionales y su contribución con el logro de los fines esenciales del estado. Alcance: Todos los procesos del sistema de gestión de calidad. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Junta Directiva

Gerencia General MCIT‐DNP‐Presidencia de la república

Directrices de Políticas, Planes, Programas institucionales

P

Definir y establecer el direccionamiento estratégico de la entidad.

Políticas, planes yprogramas

Junta DirectivaTodos los procesos

Leyes, Decretos Normatividad vigente Direccionar y Adecuar el SGC a las normas y disposiciones legales vigentes.

Integridad del SGC Todos los procesos

Min. Comercio, Min.

Hacienda, DNP

Presupuesto aprobado Asignación de recursos financieros para el desarrollo de la gestión de la entidad

Presupuestos de la entidad para cada vigencia.

Todos los procesos

Gerencia General Todos los procesos

Plan estratégico Planes de acción

Elaborar el plan estratégico y el plan de acción, consolidar y realizar seguimiento al cumplimiento de los planes de acción de la entidad.

Plan de acción de la entidad. Gerencia GeneralTodos los procesos Órganos de control

Gerencia General Direccionamiento estratégico de la entidad

H

Formular, actualizar y socializar la planificación estratégica de la calidad.

Política, objetivos y manual de Calidad. Mapa de procesos.

Todos los procesosClientes externos

Todos los procesos Desempeño del SGC Comunicar a los funcionarios de la entidad las actividades, avances y logros del SGC.

Comunicación interna efectiva sobre el SGC.

Todos los procesos

Todos los procesos Aspectos generales del SGC

Realizar y liderar las reuniones del comité de calidad y MECI.

Recomendaciones, compromisos, información

Todos los procesos

DNP, Min Hacienda, Organismos cofinanciadores, Procesos misionales.

Problemas o necesidades Perfiles de proyectos

Asesorar en la formulación y ejecución de los proyectos de inversión.

Proyectos Asesorados para su formulación y ejecución

DNP, Min Hacienda, Organismos cofinanciadores, Comunidades

Todos los procesos Documentación del SGC Controlar los documentos y registros del SGC. Documentos y registros actualizados, vigentes y accesibles

Todos los procesos

Todos los procesos Informes de procesos. Realizar la revisión gerencial del SGC. Recomendaciones para mejora

Todos los procesos

Todos los procesos Resultados de indicadores.

V Realizar seguimiento a los indicadores de los procesos del SGC.

Recomendaciones para mejora

Todos los procesos

Todos los procesos Auditorías internas Auditorías externas

No conformidades, Informes de auditoría, análisis de riesgos, oportunidades de mejora.

A

Implementar acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Mejoramiento continúo del proceso y del SGC.

Todos los procesos Proceso Mejoramiento

FORPLA09 V.2

SEGUIMIENTO Se realiza seguimiento permanente a los diferentes procesos del sistema de gestión de calidad, a partir de las reuniones del Comité de Calidad y de las revisiones por la dirección en lo concerniente a la evaluación de la eficacia, eficiencia, efectividad, adecuación y conveniencia de las acciones propuestas en las revisiones por la dirección. Así mismo se publica y actualiza toda la información del sistema en la página web de la entidad – minisite de calidad.

REQUISITOS QUE APLICAN AL PROCESO ISO 9001:2008 – NTCGP 1000:2009 LEGALES MECI 1000:2005 4. Sistema de Gestión de calidad 5. Responsabilidad de la dirección. 6.1. Provisión de recursos. 6.3. Infraestructura. 6.4. Ambiente de trabajo. 8. Medición, análisis y mejora.

• Ley 872 de 2.003. • Decreto 4110 de 2.004 • Decreto 1599 de 2.003 • Ley general de Presupuesto. • Decreto 115 de 1996. • Ley 617 de 2.000. • Estatutos de la entidad

1.1.1. Acuerdos, compromisos y protocolos éticos. 1.1.3. Estilo de dirección. 1.3.5. Políticas de administración del riesgo. 2.1.1. Políticas de operación. 2.1.5. Manual de operación. 2.2.2. Información secundaria. 2.3. Comunicación Pública. 2.3.1. Comunicación Organizacional 2.3.3. Medios de Comunicación.

RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIEROS

• Gerente General. • Jefe de Planeación. • Equipo de asesores. • Coordinador de calidad • Asistente de Gerencia. • Secretarias. • Conductor de Gerencia.

• Oficina Gerencia General • Oficina de Planeación • Hardware. • Software. • Internet.

• Presupuesto Aprobado para la entidad PGN. • Recursos Propios.

INDICADORES TIPO NOMBRE FORMULA FRECUENCIA DE

MEDICION TENDENCIA META

Eficiencia Oportunidad en la publicación de la documentación en la página web.

Fecha de publicación del documento en pagina web Vs fecha de envió del documento aprobado para publicación

Mensual Descendente 1 día

Eficacia

Mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad

Actividades ejecutadas del plan de trabajo del SGC / Actividades programadas en el plan de trabajo del SGC

Mensual Ascendente 100%

Eficacia del sistema de gestión de calidad

Total de acciones cerradas / total de acciones detectadas Semestral Ascendente 80%

Efectividad

Auditorias de seguimiento y certificación aprobadas

Auditorias aprobadas del SGC Vs Auditorías Realizadas al SGC por ente certificador Anual Ascendente

Auditorias aprobadas con un número

menor ó igual a 3 NC tipo menor para todo

el SGC

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

OBJETIVO DEL PROCESO: Direccionar y coordinar el desempeño estratégico de la entidad, Manteniendo el Sistema de Gestión y mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, para el logro de los objetivos institucionales y su contribución con el logro de los fines esenciales del estado.

Riesgo Identificación de causas y efectos

Documentación del sistema de gestión de calidad desactualizada.

Clasificación: Riesgo Operativo

Calificación: Probabilidad Media

Impacto: Leve -5

Evaluación: Zona de riesgo tolerable

Valoración:

Asumir y Reducir el riesgo,

Descripción del riesgo

El uso de documentación desactualizada en los procesos del sistema de gestión de calidad, genera una desarticulación entre los mismos, incoherencia en la realización de las actividades e ineficiencia en la gestión del proceso. Así mismo se genera desconocimiento en los funcionarios que integran el proceso sobre sus responsabilidades y actividades a realizar; demoras en el diligenciamiento de formatos y no conformidades potenciales por el uso de copias no controladas.




Disminución de recursos financieros por parte del PGN para

la entidad.

Clasificación: Riesgo Financiero

Calificación: Probabilidad Baja – 1

Impacto: Leve

Evaluación: Zona de riesgo aceptable -5

Valoración:

Asumir el riesgo


Dada la naturaleza de la entidad, se hace necesario contar con la aprobación del presupuesto de funcionamiento e inversión por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; El Departamento Nacional de Planeación (Proyectos de inversión) y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En la normatividad que rigüe el presupuesto general de la nación se contempla la probabilidad de ajustar (reducir) los presupuestos asignados si el comportamiento de los ingresos de la nación no cumplen las expectativas que inicialmente fueron contempladas.




Corrupción administrativa.

Clasificación: Riesgo operativo

Calificación: Probabilidad Baja – 1

Impacto: Catastrófico

Evaluación: Zona de riesgo moderado

Valoración:

Reducir el riesgo, compartir o transferir


La corrupción administrativa se entiende como las acciones realizadas por los funcionarios públicos y oficiales que laboran en la Entidad que violan las normas legales ó los principios definidos en el código de ética y que conllevan a la ocurrencia de delitos tales como el soborno, tráfico de influencias, malversación de recursos, abuso de poder, peculado, entre otros, buscando el beneficio particular.

MAPA DE RIESGOS PROCESO DE PLANEACION

Código: FORPLA08 Fecha: 29/09/2008 Versión: 1

Riesgo Clasificación Calificación Impacto Evaluación Controles Valoración Documentación del

sistema de gestión de calidad desactualizada

Riesgo Operativo

Probabilidad Media – 2

Leve -5 Zona de riesgo tolerable

1. Listados Maestros de documentos, registros y documentos externos, 2.

Listado maestro de copias controladas. 3. Minisite de calidad actualizado y con mensajes de alerta sobre

los cambios. 4. Difusión de los cambios por medio de

correo electrónico y boletines de calidad

Asumir y Reducir el riesgo

Plan de Contingencia

Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a

Publicar en el minisite los documentos actualizados de todos los procesos del SGC, el mismo día de su vigencia.

Coordinador de Calidad

Permanente Documentos vigentes

publicados en la web / documentos

vigentes de los procesos del sgc.

Auditoria mensual a la documentación de los

procesos aleatoriamente

Retroalimentación de los lideres y funcionarios de

los procesos sobre el funcionamiento de los

documentos en el sistema

14/Septiembre/2010

Difusión a todos los funcionarios de la entidad de los documentos que cambian de versión, por medio de banner de alerta en pagina web y envió de 3 correos electrónicos 1 por semana.


Permanente Número de funcionarios informados

Correos electrónicos y boletines informativos del

SGC. 14/Septiembre/2010

Difusión en todos los procesos de los procedimientos de control de documentos, control de registros y norma fundamental


30/11/2010 Número de funcionarios informados

Listas de asistencia 14/Septiembre/2010



Riesgo Clasificación Calificación Impacto Evaluación Controles Valoración Disminución de recursos financieros por parte del

PGN para la entidad

Riesgo Financiero

Probabilidad Baja –1

Leve -5 Zona de riesgo aceptable

1. Elaboración y presentación del anteproyecto de

presupuesto de inversión y funcionamiento de la

entidad. 2. Formulación de

proyectos de inversión con recursos PGN.

3. Reuniones con directivos del Min

Hacienda, Min Comercio y DNP para justificar

necesidad de los recursos. 4. Seguimiento a la

ejecución de los recursos de la nación.

Asumir el riesgo



Formulación y aprobación de los anteproyectos de presupuesto para funcionamiento e inversión de la entidad para las próximas vigencias

Junta Directiva, Gerente General,

Subgerentes, Jefe de Oficina de Planeación

Marzo y octubre de todos los

años

Entrega de los anteproyectos en

los tiempos solicitados por el MCIT y el MHCP

Verificación de las cartas de radicación de los

anteproyectos 14 / Septiembre / 2010

Formulación, inscripción y actualización de proyectos de inversión con aportes del

Subgerente de Desarrollo

Marzo de todos los

Número de proyectos

Proyectos con conceptos de viabilidad por parte de

14 / Septiembre / 2010

PGN en el SUIFP-BPIN. Subgerente Comercial Oficina de Planeación

años inscritos y actualizados /

número de proyectos

formulados

DNP y MCIT. Reporte de avances de la ejecución en

el SPI del DNP

Reuniones con directivos del Min Hacienda, Min Comercio y DNP para justificar necesidad de los recursos

Gerente General – Jefe

Oficina de Planeación

De acuerdo a asignación

de cita

Reuniones realizadas

Comunicación de solicitud y asignación de cita verbal

ó escrita 14 / Septiembre /

2010

Seguimiento a la ejecución de los recursos de la nación.

Gerente General – Jefe

Oficina de Planeación –

Jefe oficina de presupuesto – Responsables de manejo de

Recursos

Mensuales % Ejecución presupuestal

Informes de ejecución presupuestal

14 / Septiembre / 2010



Riesgo Clasificación Calificación Impacto Evaluación Controles Valoración Corrupción administrativa Riesgo

operativo Probabilidad

Baja – 1 Catastrófico -

20 Zona de riesgo

moderado Implementación del código de ética y del decálogo de

valores.

Seguimiento por parte de control interno a la

contratación y administración de recursos

Selección apropiada del

personal

Reducir el riesgo, compartir o transferir



Difusión y socialización del código de ética Profesional Recursos Humanos

Abril 2010 1 sesión de socialización

Mayo 2010 Marzo 31 / 2010

Seguimientos a la contratación Control Interno Trimestrales 4 auditorías anuales

Junio – Diciembre 2010 Marzo 31 / 2010

Elaborado por Revisado por Aprobado

Leonardo Martin Coordinador de Calidad

German Ortiz Representante de la dirección

Paola Andrea Muñoz Gerente General

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