SISTEMA DE GESTIÓN DEL RIESGO: COMPRAS Y COMERCIO...
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SISTEMA DE GESTIÓN DEL RIESGO: COMPRAS Y COMERCIO EXTERIOR, BAJO ISO 31000/2013. EMPRESA COSMOAGRO S. A. ANDREA PALACIOS VARGAS UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA SANTIAGO DE CALI 2013
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SISTEMA DE GESTIÓN DEL RIESGO:
COMPRAS Y COMERCIO EXTERIOR, BAJO ISO 31000/2013.
EMPRESA COSMOAGRO S. A.
ANDREA PALACIOS VARGAS
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI
2013
SISTEMA DE GESTIÓN DEL RIESGO:
COMPRAS Y COMERCIO EXTERIOR, BAJO ISO 31000/2013.
EMPRESA COSMOAGRO S. A.
ANDREA PALACIOS VRAGAS
Proyecto de grado para optar por el titulo de Contador Publico
Asesores
GHERSON GRAJALES LONDOÑO
RICARDO ZAMORANO HO
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI
2013
NOTA DE ACEPTACIÓN
Firma del Director
Firma del Jurado
Firma del Jurado
Santiago de Cali 28 de Mayo de 2013
AGRADECIMIENTOS
De manera muy especial se agradece al asesor Gherson Grajales Londoño,
por su incondicional apoyo y acompañamiento durante la realización de este
proyecto, aspectos fundamentales tanto para el desarrollo como para su
finalización.
Igualmente a la empresa en la cual surgió el problema, por haber confiado y
brindado la información necesaria para la realización del proyecto,
especialmente al gerente de Su p p l y Ch a in y a la persona encargada de
las compras nacionales y extranjeras, quienes brindaron solución a las
dudas surgidas y en todo momento estuvieron dispuestos a colaborar con el
desarrollo del proyecto.
Finalmente, y no menos importante, se agradece a la familia Palacios por su
soporte y acompañamiento incondicionales. Así mismo, a la universidad
San Buenaventura por los conocimientos brindados durante la formación
profesional.
DEDICATORIA
En especial a mi amigo Carlos Andrés Cadavid, quien me introdujo al mundo de
los sueños, aquél en el cual solo ingresan aquellas personas especiales teniendo
la convicción y la certeza profunda que no hay nada imposible.
A mi madre Lucila Palacios quien con su rectitud y su constante lucha por la vida
me enseño que una sola persona también puede transformar el mundo.
A mi prima Ángela María Sánchez, quien con sus enseñanzas y apoyo económico
aporto a la finalización de este pregrado.
A los profesores Gherson Grajales y Ricardo Zamorano, porque me tendieron su
mano como buenos padres del conocimiento en los momentos más difíciles de la
elaboración de este proyecto.
A Laura Clemencia Delgado y familia, amigos especiales quienes me cuidaron en
mi estado convaleciente, quienes me enseñaron el mundo de la fe y abrieron las
puertas de su corazón para que yo entrara como uno más de la familia.
A los Colaboradores de la empresa Cosmoagro, propietarios, familias, todos y
todas miembros de esta organización, porque se mantienen en pie de lucha por un
país más justo, porque soy de ustedes y porque soy una fiel colaboradora.
Andrea Palacios Vargas.
INDICE O CONTENIDO
INTRODUCCIÓN. ................................................................................................... 4
1.1. Gestión del Riesgo - ISO 31000/2013. .......................................................... 5
1.2. Clases de riesgos - ISO 31000/2013............................................................. 7
1.3. Cuadros de Mando. .................................................................................... 10
2. JUSTIFICACIÓN. .............................................................................................. 13
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. .............................................................. 15
4. OBJETIVOS. .................................................................................................... 16
4.1. Objetivo General. ........................................................................................ 16
4.2. Objetivos específicos. ................................................................................. 16
5. CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS. .................................................... 17
5.1. Política de Compras: Proceso asignar roles y responsabilidades claves. ... 17
5.2. Políticas de compra: Proceso de cotizar. .................................................... 19
5.3. Operación del comité de compras. .............................................................. 20
6. LA GESTIÓN DEL RIESGO EN EL PROCESO DE COMPRAS. ...................... 27
6.1. Política de gestión del riesgo en el producto. .............................................. 27
6.2. Política de gestión del riesgo en proveedores. ............................................ 28
6.3. Procedimiento de compras de material productivo. ..................................... 30
7. GENERALIDADES DEL PAGO A PROVEEDORES. ........................................ 37
7.1. Reglas de la Información entrante. ............................................................. 37
7.2. Definiciones. ............................................................................................... 41
7.3. Descripción sub proceso pago a proveedores. ........................................... 42
7.5. Esquema de Seguimiento para facturas no soportadas. ............................. 48
8. MODELO DE PROCESOS DE COMPRA Y COMERCIO EXTERIOR. ............. 49
8.1. Organigrama. .............................................................................................. 49
8.2. Mapa de procesos ................................................................................... 51
8.3. Políticas. .................................................................................................. 53
8.4. Otras políticas de evaluación de riesgos. ................................................. 59
8.5. Planta de cargos. ..................................................................................... 63
8.6. Manual de cargos. ................................................................................... 64
8.7. Manual de funciones. ............................................................................... 66
8.8. Manual de calidad. ................................................................................... 68
8.9. Manual de procedimientos. ...................................................................... 79
8.10. Formatos. ................................................................................................ 91
8.11. Manual de instructivos. ............................................................................ 97
8.12. Informe cuadro de mando. ..................................................................... 114
8.13. Procedimiento general de compras y comercio exterior dentro de la
organización. ................................................................................................... 128
8.14. Mapa estratégico. .................................................................................. 132
9. CONCLUSIONES. .......................................................................................... 135
10. RECOMENDACIONES. ................................................................................ 137
11. BIBLIOGRAFIA. ............................................................................................ 138
INDICE DE TABLAS
Tabla 1: Política de montos y cotizaciones. .......................................................... 19
Tabla 2: Metodología de trabajo ........................................................................... 21
Tabla 3: Riesgos en procesos de compra por cotización. ..................................... 29
Tabla 4: Cargos y responsabilidades en el área de compras. ............................... 36
Tabla 5: Diagrama de flujo por actividades ........................................................... 42
Tabla 6: Proceso de pago a proveedores y/o anticipos, Organización de la
Tesorería. ............................................................................................................. 44
Tabla 7: Proceso de pago a proveedores y/o anticipos, Auxiliar Contable. ........... 45
Tabla 8: Proceso de pago a proveedores y/o anticipos, Jefe de Tesorería. .......... 47
Tabla 9: Organigrama ........................................................................................... 50
Tabla 10: Gerencia de Supply Chain .................................................................... 51
Tabla 11: Mapa de procesos ................................................................................ 52
Tabla 12: Políticas ................................................................................................ 55
Tabla 13: Otras políticas ....................................................................................... 59
Tabla 14: Política del semáforo de riesgos ........................................................... 60
Tabla 15: Planta de cargos ................................................................................... 63
Tabla 16: Manual de cargos ................................................................................. 64
Tabla 17: Manual de funciones ............................................................................. 66
Tabla 18: Manual de calidad ................................................................................. 68
Tabla 19: Manual de procedimientos .................................................................... 80
Tabla 20: Formatos ............................................................................................... 91
Tabla 21: Manual de instructivos .......................................................................... 97
Tabla 22: Cuadro de mando ............................................................................... 114
Tabla 23: Procedimiento general de la cadena de abastecimiento ..................... 129
TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1: Consideraciones previas a la compra. ............................................. 28
Ilustración 2: Semáforo de Egresos ...................................................................... 61
Ilustración 3 Mapa del ciclo económico ................................................................. 62
Ilustración 4: Ejecución del plan de compras ...................................................... 118
Ilustración 5: Calidad de proveedores ................................................................. 119
Ilustración 6: Oportunidad en el trámite de ordenes de compra .......................... 120
Ilustración 7: Elaboración y liquidación de contratos ........................................... 121
Ilustración 8: Actividades para la ejecución del plan de compras ........................ 122
Ilustración 9: Oportunidad en la atención de solicitudes de elementos devolutivos y
de consumo. ....................................................................................................... 123
Ilustración 10: Grado de satisfacción de los servicios de mantenimiento locativos,
transporte y cafetería .......................................................................................... 124
Ilustración 11: Rotación de cuentas por pagar .................................................... 125
Ilustración 12: Oportunidad en el manejo de los procesos precontractuales,
contractuales y pos contractuales ....................................................................... 126
Ilustración 13: Razón de endeudamiento ............................................................ 127
Ilustración 14: Mapa estratégico ......................................................................... 134
1
RESUMEN
Este proyecto recopila el proceso de compras y de comercio exterior de la
empresa Cosmoagro; explica cómo funciona el proceso de suministro a las áreas
de la compañía, tanto lo referente al material productivo, como de los elementos
de apoyo administrativo que son necesarios para apoyar su labor.
Este manual servirá como apoyo a la labor de compra con proveedores del
exterior mediante la contratación de los servicios de comercio exterior prestados
por parte de proveedores y terceros autorizados, logrando el cumplimiento de
manera eficiente con los acuerdos establecidos en la negociación; Garantizando la
eficacia y oportunidad del pago de las obligaciones a los proveedores contratados;
mejorando las ventajas de la negociación de la compañía y la relación mutua con
nuestros afiliados en el suministro de bienes/servicios y desarrollar la actividad de
pagos bajo una planificación que favorezca un sano balance en el flujo de caja de
la compañía.
Establecer el ciclo de compras y de comercio exterior de forma escrita, para ser
utilizado en cualquier momento como guía y consulta para cualquier funcionario de
la organización encontrando de manera detallada todo lo referente a los
procedimientos llevados a cabo en la cadena de abastecimiento.
No solo es importante hacer las cosas bien, también es importante que las
organizaciones se regularicen y estructuren una serie de indicadores permitiendo
realizar evaluaciones periódicas sobre el funcionamiento de cada proceso dentro
de ella, por esto en este proyecto también se establecen una serie de indicadores,
los cuales serán de mucha ayuda para identificar cuellos de botella y posibles
2
obstáculos garantizando así un buen ciclo y posteriormente se puedan tomar
decisiones favoreciendo la empresa.
PALABRAS CLAVES: Gestión del riesgo, ISO 31000/2013, Normalización de
Procesos, Compras, Comercio Exterior, Cuados de Mando.
3
ABSTRACT
This project collects in a clear and substantial procurement process and foreign
trade Cosmoagro S. A. Company, explains how the process of supply to areas of
the company both in terms of productive material and administrative support
elements are necessary to support its work.
Once this manual will serve as support for the work of buying foreign suppliers by
hiring foreign trade services provided by third party suppliers, thus achieving that
efficiently meets with the arrangements in negotiation, ensuring the effectiveness
and timeliness of payment of obligations contracted providers, thereby improving
the advantages of trading of the company and the mutual relationship with our
affiliates in the supply of goods / services and develop payment activity under a
plan that promotes a healthy balance in the cash flow of the company.
Establish the procurement cycle of foreign trade and plasma form, to be used at
any time for guidance and consultation to any member of the organization since
here are found in detail everything about the procedures carried out in the chain of
supply.
Not only is it important to get it right, it is also important for organizations to
organize and structure a series of indicators to conduct periodic evaluations of the
performance of each process within an organization, so in this project also
establishes a series of indicators that will be very helpful to identify possible
bottlenecks and obstacles ensuring a good cycle and then can make decisions that
favor the company.
KEY WORDS: Risk management, ISO 31000/2013, Process Standardization,
Shopping, Foreign Trade Command priate.
4
INTRODUCCIÓN.
El presente trabajo de grado recopila los procesos llevados a cabo en el área de
compras nacionales y de comercio exterior en la empresa Cosmoagro S. A., bajo
la parametrización de la norma internacional ISO 31000/2013 los cuales se han
identificado con base en los aportes de los actores y líderes de los procesos
actuales.
El levantamiento de este trabajo de grado responde originalmente a la necesidad
de hacer mayor control sobre los costos y gastos de compras, la inclusión del
comité de compras. Las verificaciones de la operación se constituyen en los
principales elementos de respuesta a esta necesidad, no obstante se han incluido
otros requerimientos de áreas particulares con el fin de desarrollar la manera más
eficiente y eficaz la operación.
Se han asimilado algunos cambios que se consideran están basados en acuerdos
de servicios entre las áreas pero se han excluidos de la presente versión, algunos
cambios implicando mayores componentes de recurso, por tanto deben ser
considerados en una siguiente revisión de los procesos.
5
1. ESTADO DEL ARTE Y METODOLOGIA.
El presente trabajo está basado teóricamente en 3 hipótesis:
La primera una teoría general de las organizaciones sociales, donde se detallan
claramente las áreas de una empresa, y a su vez cada una de estas áreas como
debe estar subdividida y cuales con sus principales papeles dentro del rol de la
organización, expuesto por Oscar Johansen Bertoglio en su libro: ANATOMIA DE
LA EMPRESA1
Un segundo referente es el planteado por José Antonio Pérez Fernández de
Velasco en su libro GESTION POR PROCESOS. Este autor en su libro plasma
como es importante conocer el pasado y el presente para dar un diagnóstico de
cambio de sus ventajas e inconvenientes, así como también deja ver claro de
forma general cada uno de los procesos que forman parte de las organizaciones,
sus principales características y como debe estar estructurado2, por tanto en su
desarrollo debe observarse la metodología del ISO 9000/2008.
Y una tercera teoría en la cual será apoyado principalmente es la normatividad
expuesta en la ISO 31000/2013 y servirá de principal marco debido a que es un
documento de apoyo para las organizaciones en el desarrollo de sus enfoques
para la GESTION DEL RIESGO, permitiendo a las empresas comparar sus
prácticas de gestión del riesgo con un punto de referencia reconocido a nivel
internacional, proporcionando sólidos principios para la gestión eficaz.
1.1. Gestión del Riesgo - ISO 31000/2013.
1 Oscar Johansen Bertoglio, Kast Fremont E. y Rosenzweig James E, Anatomía de la empresa PAG 125.
2 José Antonio Pérez, La alternativa Gestión por Procesos PAG 85
6
Las organizaciones de todo tipo y tamaño enfrentan factores e influencias, internas
y externas, creando incertidumbre sobre si ellas lograrán o no sus objetivos. El
efecto ocasionado por esta incertidumbre tiene en los objetivos de una
organización es el "riesgo".
Todas las actividades de una organización implican riesgo. Las organizaciones
gestionan el riesgo mediante su identificación y análisis y luego evaluando si este
riesgo se debería modificar por medio del tratamiento del riesgo con el fin de
satisfacer los criterios del riesgo. A través de este proceso, las organizaciones se
comunican y consultan con las partes involucradas, monitorean y revisan el riesgo
y los controles que lo están modificando con el fin de garantizar el no
requerimiento de tratamiento adicional del riesgo. Esta norma describe este
proceso sistemático y lógico en detalle3.
Aunque todas las organizaciones gestionan el riesgo en algún grado, esta norma
establece un número de principios que es necesario satisfacer para lograr la
gestión del riesgo sea eficaz. Esta norma recomienda conseguir las
organizaciones desarrollen, implementen y mejoren continuamente un marco de
referencia cuyo propósito sea integrar el proceso para la gestión del riesgo en los
procesos globales de gobierno, estrategia y planificación, gestión, procesos de
presentación de informes, políticas, valores y cultura de la organización.
La gestión del riesgo se puede aplicar a toda la organización, en todas sus
muchas áreas y niveles, en cualquier momento, así como a funciones, proyectos y
actividades específicos4.
3 Administración en las organizaciones enfoque de sistemas y de Contingencia", McGraw-
Hill/Interamericana 4 La organización en la era de la información", McGraw-Hill/Interamericana
7
Aunque la práctica de la gestión del riesgo se ha desarrollado con el paso del
tiempo y en muchos sectores para satisfacer diversas necesidades, la adopción de
procesos consistentes dentro de un marco de referencia exhaustivo puede ayudar
a garantizar que el riesgo se gestiona eficaz, eficiente y coherentemente en toda la
organización. El enfoque genérico, se describe en esta norma suministra los
principios y las directrices para la gestión de cualquier forma de riesgo en una
manera sistemática, transparente y creíble, y en cualquier alcance y contexto.
Cada sector específico o cada aplicación de la gestión del riesgo traen consigo
necesidades, audiencias, percepciones y criterios individuales. Por lo tanto, una
característica clave de esta norma es la inclusión del "establecimiento del
contexto" como una actividad al inicio de este proceso genético para la gestión del
riesgo. Al establecer el contexto se capturaran los objetivos de la organización, el
entorno en el cual ella persigue sus objetivos, sus partes involucradas y la
diversidad de criterios de riesgo; todo en conjunto ayudará a revelar y evaluar la
naturaleza y la complejidad de sus riesgos5.
1.2. Clases de riesgos - ISO 31000/2013.
Para que la gestión del riesgo sea eficaz, la organización debería cumplir con
todos los siguientes principios en todos los niveles:
La gestión del riesgo crea y protege el valor de las organizaciones empresariales,
bajo las siguientes premisas:
a) La gestión del riesgo contribuye al logro demostrable de los objetivos y a la
mejora del desempeño en, por ejemplo, la salud y la seguridad humana, la
conformidad legal y reglamentaria, la seguridad, la aceptación pública, la
5 Gestión del Riesgo ISO 31000, Icontec
8
protección del ambiente, la calidad del producto, la gestión de proyectos, la
eficiencia en las operaciones, el gobierno y la reputación.
b) La gestión del riesgo es una parte integral de todos los procesos de la
organización.
La gestión del riesgo no es una actividad independiente que se separa de las
actividades y los procesos principales de la organización. La gestión del riesgo es
parte de las responsabilidades de la dirección y una parte integral de todos los
procesos de la organización, incluyendo la planificación estratégica y todos los
procesos de gestión de proyectos y de cambio6.
c) La gestión del riesgo es parte de la toma de decisiones.
La gestión del riesgo ayuda a quienes toman las decisiones a hacer elecciones
informadas prior izar acciones y distinguir entre cursos de acción alternativos.
e) La gestión del riesgo aborda explícitamente la incertidumbre.
La gestión del riesgo toma en consideración explícitamente a la incertidumbre, su
naturaleza y la forma en que se puede tratar.
f) La gestión del riesgo es sistemática, estructurada y oportuna.
Un enfoque sistemático, oportuno y estructurado para la gestión del riesgo
contribuye a la eficiencia y a resultados consistentes, comparables y confiables.
6 La sistémica como Weltanchauung", Asociación Argentina de teoría general de sistemas y
cibernética, Realizado en un Seminarios taller de nuevos paradigmas para la dirección global de la organización. Universidad Nacional del Altiplano –Puno- Perú. (1998).
9
g) La gestión del riesgo se basa en la mejor información disponible.
Las entradas para el proceso de gestión del riesgo se basan en fuentes de
información tales como datos históricos, experiencia, retroalimentación de las
partes involucradas, observación, previsiones y examen de expertos. Sin
embargo, quienes toman las de-cisiones deberían informarse y tomar en
consideración todas las limitaciones de los datos o de los modelos utilizados, o la
posibilidad de divergencia entre los expertos.
h) La gestión del riesgo está adaptada.
La gestión del riesgo se alinea del contexto externo e interno y del perfil de riesgo
de la organización.
i) La gestión del riesgo toma en consideración los factores humanos y culturales.
La gestión del riesgo reconoce las capacidades, percepciones e intenciones de
individuos externos e internos, los cuales pueden facilitar o dificultar el logro de los
objetivos de la organización.
j) La gestión del riesgo es transparente e inclusiva.
La correcta y oportuna intervención de las partes involucradas y, en particular, de
aquellos que toman las decisiones en todos los niveles de la organización,
garantizando la gestión del riesgo siga siendo pertinente y se actualice. Esta
intervención también permite a las partes involucradas estar correctamente
10
representadas y logrando la aceptación de sus puntos de vista, tomando en
consideración al determinar los criterios del riesgo7.
j) La gestión del riesgo es dinámica, reiterativa y receptiva al cambio.
La gestión del riesgo siente y responde continuamente al cambio. A medida que
se presentan los eventos externos e internos, el contexto y el conocimiento
cambian, tienen lugar el monitoreo y la revisión de los riesgos, emergen riesgos
nuevos, algunos cambian y otros de:
k) la gestión del riesgo facilita la mejora continua de la organización.
Las organizaciones deberán desarrollar e implementar estrategias para mejorar la
madurez de su gestión de riesgos junto con todos los otros aspectos de su
organización8.
1.3. Cuadros de Mando9.
El sistema de medición El sistema de medición de una organización afecta
muchísimo al comportamiento de la gente, tanto del interior como del exterior de la
organización. Si las empresas han de sobrevivir y prosperar en la competencia de
la era de la información, han de utilizar sistemas de medición y de gestión,
derivados de sus estrategias y capacidades. Desgraciadamente, muchas
organizaciones adoptan estrategias con respecto a las relaciones con los clientes,
las competencias centrales y las capacidades organizativas, mientras que motivan
y miden la actuación solo con indicadores financieros. El Cuadro de Mando
7 Gestión del Riesgo ISO 31000/2013, Icontec
8 Gestión del Riesgo ISO 31000/2013, Icontec
9 Fernández Hatre, Alfonso. Indicadores de gestión y Cuadro de Mando Integral. Asturias: IDEPA
11
Integral conserva la rendición financiera como un resumen crítico de la actuación
gerencial, pero realza un conjunto de mediciones más generales e integradas,
vinculando al cliente actual, los procesos internos, los empleados y la actuación de
los sistemas con el éxito financiero a largo plazo.
El cuadro de mando integral proporciona a los ejecutivos un amplio marco que
traduce la visión y estrategia de la empresa, en un conjunto coherente de
indicadores de actuación. Muchas empresas han adoptado declaraciones de
misión, para comunicar valores y creencias fundamentales a todos los empleados.
La declaración de misión trata las creencias fundamentales e identifica mercados
objetivos y productos fundamentales.
Las declaraciones de misión deben proporcionar inspiración. Deben proporcionar
energía y motivación a la organización. Pero las declaraciones de misión,
inspiradoras y los slogans no son suficientes. Tal y como Peter Senge observo:
“muchos líderes tienen visiones personales que nunca se traducen en visiones
compartidas para galvanizar a una organización, hemos estado careciendo de una
disciplina para traducir la visión individual en una visión compartida”.
El mando integral transforma la misión y la estrategia en objetivos e indicadores
organizados en cuatro perspectivas diferentes:
Finanzas
Clientes
Procesos interno
Y formación y crecimiento.
12
El cuadro de mando proporciona un marco, una estructura y un lenguaje para
comunicar la misión y la estratégica, utiliza las mediciones para informar a los
empleados sobre las causantes del éxito actual y futuro10.
Finalmente la metodología que se tomara para la realización de este proyecto es
la descriptiva, esta permite hacer un levante de información y darle una forma
para ser prácticamente detallada y a su vez se muestre el impacto en las personas
relacionadas haciendo parte del proceso objeto del trabajo.
Las unidades que la integran pueden ser individuos, hechos o elementos de otra
índole. Una vez identificada la población con la cual se trabajará, entonces se
decide si se recogerán datos de la población total o de una muestra representativa
de ella. El método elegido dependerá de la naturaleza del problema y de la
finalidad para la cual se desee utilizar los datos.
10
Fernández Hatre, Alfonso. Indicadores de gestión y Cuadro de Mando Integral. Asturias: IDEPA
13
2. JUSTIFICACIÓN.
El presente proyecto surge con el objeto de plantear una serie de cambios a
realizar en el departamento de compras para adecuar a la compañía con relación
a:
Elegir el proveedor con los productos y/o servicios de mayor calidad, a un
menor costo.
Tener claridad con respecto a los procesos a implementar para realizar una
compra en cuanto a autorizaciones, numero de cotizaciones, forma de pago
anticipada o a crédito, documentos que se deben anexar, tiempos de
entrega, entre otros.
Que el comité de compras creado anteriormente tenga claridad acerca de
sus deberes dentro de la organización (él para que fue creado) y se
cumplan con ellos.
Pero el beneficio no será únicamente para COSMOAGRO S.A, también traerá
beneficios en mi vida personal y profesional porque será una excelente
oportunidad para aplicar lo aprendido a lo largo de mi carrera, principalmente en el
área de auditoría, así como también es un reto personal para mi dar soluciones a
una serie de inconvenientes que se presentan actualmente en el área de compras,
Permitiéndome a su vez tener una visión mucho más global de la empresa.
Esta monografía se justifica como una necesidad sentida por la organización pero
sólo se limita básicamente a tres (3) propósitos fundamentales:
Formalizar todo el proceso las compras,
Cumplir con las recomendaciones hechas por la Revisoría Fiscal de la
empresa.
14
Elaborar los manuales documentando los procesos de compras y comercio
exterior de la empresa COSMOAGRO S.A bajo la norma ISO 31000; el cual
servirá de guía a su vez para todos los funcionarios que de una u otra forma
participen en este proceso y va desde la determinación de los
requerimientos de materias primas, materiales, envases y empaques, etc.,
hasta su compra, recibo y pago, además de servir como mecanismo
efectivos de control interno y soporte a la gestión de compras.
15
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
Actualmente la empresa COSMOAGRO S.A presenta un gran inconveniente en el
área de compras y suministros, una de las principales debilidades es que las áreas
encargadas de solicitar los bienes o servicios necesarios para el funcionamiento
de la organización, no llevan a cabo los requisitos de compra, y se utilizan
diferentes procedimientos porque no se tiene un único modelo establecido dentro
de un documento escrito.
Las compras no se proyectan con anterioridad, es decir, solo hasta cuando ese
bien se agota es cuando se pide y entonces se requiere de manera rápida, sin
oportunidad para el área de compras de poder lograr hacer una buena
negociación previa, y por la urgencia de dicha necesidad es equivalente a la
compra a un precio mucho mas elevado.
Otra problemática que se presentada es, las personas del área de comercio
exterior no se encuentran con la suficiente claridad en cuanto las negociaciones
con los proveedores del exterior, los acuerdos, la responsabilidad y gestión de la
importación.
16
4. OBJETIVOS.
4.1. Objetivo General.
Documentar la gestión del riesgo para los procesos de compras y comercio
exterior, de acuerdo con la ISO 9.000/2.008 y hacer la medición del riesgo con
base en la ISO 31.000/2013.
4.2. Objetivos específicos.
Enumerar las políticas institucionales para los procesos de compras y
comercio exterior.
Describir la planta del personal involucrado en los procesos, con sus
correspondientes manuales de perfiles y responsabilidades.
Direccionar las funciones del personal involucrado en los procesos, con sus
correspondientes manuales de calidad u operacionales.
Proponer los procedimientos asociados a los procesos, con sus
correspondientes formatos de control interno y sus manuales de
instructivos.
Diseñar los indicadores para monitorear y hacer seguimiento a los procesos
organizacionales inherentes a las compras y el comercio exterior.
17
5. CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS.
5.1. Política de Compras: Proceso asignar roles y responsabilidades claves.
Los roles y responsabilidades claves son una serie de generalidades previas que
tanto la jefatura de compras nacionales como la de comercio exterior deben tener
presentes para facilitar la gestión de compra y para mantener un adecuado control
cumpliendo con las políticas de la organización.
Autorización o Visto Bueno de las compras.
Requerido para validar la solicitud de compra. La autorización proviene del
Jefe de área o la gerencia del área solicitante. La autorización debe llegar
como una firma en el Formato de Solicitud de Compras.
Aprobación de las compras.
La aprobación, a diferencia de la autorización, consiste en dar vía libre a la
realización de la compra y por ende a incurrir en el costo / gasto que la compra
implique. Esta se hace por niveles previamente definidos y dados a conocer en
el reglamento de las compras y pagos.
La aprobación puede otorgarse firmando el acta de aprobación de las compras,
por firma directa de la orden de compra, por medio de un correo electrónico.
Negociación y seguimiento.
La Jefatura de Compras es el área autorizada para realizar negociaciones con
los proveedores, emitir las órdenes de compra o servicio que formalizan la
negociación, sin embargo sí se podrá sugerir el proveedor dependiendo de las
características técnicas del bien o servicio requerido.
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Compras de Emergencia.
Es la compra para situaciones excepcionales, generadas por hechos nuevos e
inesperados, que demanda previsiones inmediatas para evitar el detenimiento de
la operación o se genere pérdida económica para la Compañía.
Para el caso de compras de emergencia que afecten el proceso productivo,
aunque se haya efectuado la compra, debe de solicitarse una orden de compra a
la Jefatura de Compras para continuidad del proceso.
La Jefatura de Compras presentará los casos ante el Comité de Compras con el
fin de analizar e investigar estas situaciones en busca de su normalización.
Seguimiento de las compras
Las compras que se realizan bajo el debido proceso de negociación y colocación
de órdenes de compra o servicio, deben contar con el seguimiento de la Jefatura
de Compras.
El seguimiento debe hacerse oportunamente y bajo mecanismos formales de
comunicación con los proveedores para garantizar el recibo y aceptación de la
orden de compra, la fecha de entrega del bien o servicio, las condiciones
establecidas en la negociación y las novedades que se presenten durante el
tiempo de entrega, así como las surgidas en el momento del recibo por parte de la
Compañía.
Las novedades deben ser comunicadas por la Jefatura de Compras a las demás
áreas de la Compañía que se vean afectadas.
19
5.2. Políticas de compra: Proceso de cotizar.
Entre las diferentes posturas para direccionar el proceso de compra se tienen las
siguientes premisas con las cuales se fijan las políticas que deben ser observadas
durante el proceso de compras.
Entre las políticas de compras está el de observar los montos en las cotizaciones,
para ello dependiendo del mismo se requieren un número de cotizaciones para
respaldar los criterios de selección y negociación, los cuales se formalizan a través
de cartas, correos electrónicos (e-mail),en algunos casos se verifica por teléfono y
se diligencia el formato de solicitud de compra.
Tabla 1: Política de montos y cotizaciones.
No. Rango del monto de la cotización. Número de
cotizaciones.
1 Desde un peso a un SMLMV(*) 1
2 Mayor a un SMLMV, y menor o igual a cinco SMLMV 2
3 Mayor a cinco SMLMV 3
(*) Salario Mínimo Legal Mensual Vigente.
Fuente: Elaboración propia.
Nota: Se exceptúan artículos de proveedores exclusivos o convenios especiales y
en estos casos se consideran como referencia la lista de precios del proveedor.
20
5.3. Operación del comité de compras.
En la empresa se tiene un comité de compras con el propósito de discutir,
analizar, revisar y conceptuar sobre las cotizaciones la mejor opción de compra
para la empresa. Dicho comité está conformado por los representantes de las
siguientes áreas:
La Gerencia Financiera
La Jefatura de Compras
La Gerencia de operaciones
La Dirección de Cadena de Abastecimiento
La Gerencia General (cuando se requiera)
Para que las sesiones tengan validez, la asistencia al Comité debe contar mínimo
con dos niveles aprobadores, uno identificado entre la Gerencia Financiera o la
Gerencia General y el otro definido entre la Gerencia de Operaciones o la
Dirección Cadena de Abastecimiento.
El Comité de Compras se reunirá por solicitud de la Jefatura de Compras, quien
hará la citación teniendo en cuenta los tipos de compra y montos de aprobación.
La Jefatura de Compras el área que liderará las reuniones para la presentación del
plan de compra, y sus actividades se desarrollan de acuerdo al siguiente cuadro
de análisis:
21
Tabla 2: Metodología de trabajo
Actividad Responsable
Elaboración de las órdenes de Compra en el
sistema
Jefatura de Compras
Elaboración del acta de compras para
aprobación.
Jefatura de Compras
Presentación de las propuestas y
recomendaciones de compra
Jefatura de Compras
Decisiones sobre las compras y sus
modificaciones (proveedores, cantidades a
comprar, condiciones de negociación, etc.)
Gerencia de Supply Chain
Aprobación del acta de compras Gerencia de Supply Chain
Confirmación de la Orden de Compra en el
sistema
Jefatura de Compras
Fuente: Elaboración propia.
5.4. Alcance.
El subproceso inicia con la planificación mensual de las Compras productiva s en
el marco del Comité de Producción y va hasta la recepción del material y el
alistamiento del pago.
Aplica a todas las áreas de la Compañía, en Cosmoagro S.A., cubriendo todo el
personal vinculado a las mismas.
Se excluye del alcance de este subproceso los intangibles como marcas, patentes,
goodwill, licencias, activos y las compras y gastos administrativos.
22
Todos los proveedores de bienes y servicios deben estar creados en el maestro
de proveedores del sistema de información. La empresa se abstiene de negociar
con proveedores que no tengan una solvencia económica y moral reconocida.
El área de Compras atenderá el proceso de negociación de todo material,
teniendo en cuenta aquellos que tienen un proveedor único cuya aprobación será
responsabilidad únicamente de la Gerencia de Producción.
Se requiere mínimo, tres cotizaciones de proveedores para definir un proveedor
único cuando se requiera comprar materia prima o material de empaque nuevos.
Las especificaciones del material inventariable reposan en el área de Coordinación
de Calidad.
El solicitante es responsable de planear con anticipación sus solicitudes de
compra con el fin de garantizarse así mismo que éstas llegarán en el tiempo
esperado. Para ello considerará los tiempos de aprobación del trámite más los
establecidos por las áreas compradoras. En cuanto a las materias primas y
material de empaque, el requerimiento planteado donde el departamento de
Compras verifique conjuntamente con el Coordinador de Calidad, la vigencia de
las especificaciones técnicas de cada material.
La Compañía cuenta con bodegas ubicadas físicamente en Palmira, Bogotá y
Zona Franca del Pacifico, en la cual se hace la recepción de las compras. Esta
recepción debe hacerse efectiva, esto es, debe ingresarse al sistema UNO
23
ENTERPRISE por parte de las bodegas, a más tardar, dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes a la fecha de recibo de la mercancía.
Los límites de tolerancia establecidos son: 10% para material de empaque y
materias primas. Para los demás recursos siempre se requiere la autorización de
la Gerencia de Producción 6 del área de compras para su recepción.
Para el caso de las importaciones, se carga lo recibido realmente y se, informa al
Área de Comercio Exterior, Compras y Gestión Calidad para que realicen la
reclamación correspondiente, si procede.
Está prohibido recibir mercancías y/o servicios sin la correspondiente orden de
compra aprobada en el sistema No hay Excepciones.
Las compras de material productivo cuyo precio se hay negociado por encima del
presupuestado en la Compañía deben tener un proceso precio de aprobación el
cual será coordinado por el área de Compras y contará con el aval de las
Gerencias Financiera y de la Gerencia General.
Las solicitudes deben elaborarse por proveedor, no se admiten solicitudes de
vanos proveedores en el mismo documento.
Nivel de Autorización de las compras ver la tabla de Autorización y Aprobación de
las Compras en el Reglamento de las Compras y Pagos.
Por características de control del sistema:
No se aceptan facturas de proveedores donde se relacionen entregas de ítems
que se hayan contratado a través de más de una orden de compra Las facturas
deben relacionar entregas totales o parciales de una única orden de compra.
24
Las órdenes de compra no contendrán líneas de compra que vayan dirigidas a
más de un proveedor y silo se podrá usar el espacio de observaciones si es
requerido hacer alguna clase de mención al respecto.
Las facturas se recibirán a los proveedores hasta 2 días hábiles antes del
cierre de cada mes, después de esa fecha solo se podrán recibir con fecha del
siguiente mes. La Gerencia Financiera adelantará cualquier comunicado que
varíe esta política.
5.5. Definiciones.
Comité de Producción: Organismo planificador de los requerimientos de
producción y compra del material productivo. Conformado por las áreas de
Cadena de Abastecimiento (Compras, Logística, Producción), Ventas nacionales e
internacionales, Mercadeo, <y/ Operaciones. Su principal responsabilidad es la
proyección de las ventas del trimestre siguiente la cual se ajusta mes a mes, y la
definición de los requerimientos de producción y <compra de la empresa. Toda
definición del Comité de Producción estará sentada en Acta o en informe firmado
por los participantes.
Comité de Compras: Órgano decisor, encargado de analizar y evaluar las
compras productivas y algunas de las compras administrativas (según su monto)
que están en curso con el fin de determinar su aprobación, rechazo o
postergación. Su rol se extiende hasta negociaciones especiales inclusive y
determinación de proveedores. Se encuentra conformado por la Gerencia
Financiera, Dirección de Cadena de Abastecimiento, Jefatura de Compras.
Jefatura de logística, Gerencia de Producción y en casos donde sea requerido se
invitará a los solicitantes de las compras de mayor impacto e igualmente quedará
a criterio de la gerencia general su participación. El comité de compras se reunirá
25
semanalmente para evaluar tanto compras productivas como las administrativas
donde estén programadas y cuyo monto amerite de su revisión y aval (ver la
operatividad del Comité de Compras en el reglamento de Compras y Pagos)
Documentos de la Compra: Es el conjunto de documentos usados a lo largo del
proceso de la Compra y que son evidencia y formalidad de los pasos
implementados. Algunos pueden ser físicos, pero en su mayoría se presentan de
manera electrónica.
Explosión de materiales: Información obtenida con base en las fórmulas de
fabricación de los productos y que señalan las necesidades de material requerido
por el proceso de producción La explosión, junto con otra información como
existencias de inventario actual, políticas de mínimos de inventario, es tenida en
cuenta para definir las cantidades de materias primas a comprar.
Fraccionar: el fraccionamiento es conocido como una práctica en la que un bien o
servicio es solicitado o comprado mediante más de un documento. En la
Compañía NO se aceptan fraccionamientos de solicitudes solo en caso donde
estas sean de necesaria elaboración y exijan un servicio o un bien deba adquirir-
se con diferentes proveedores. El control de uso de este concepto será
responsabilidad los Gerentes de área autorizados para aprobar Solicitudes de
Compra.
Proyección Trimestral de Ventas y Producción: documento principal generado
en los Comités de Producción y contiene los volúmenes de producción requeridos
para satisfacer el 100% de las ventas del siguiente mes, el 50% de las del
segundo mes y el 20% de las ventas proyectadas para el tercer mes siguiente al
26
momento que se hace la proyección. Es el documento soporte donde servirá de
base para la planificación de la compra de material en dicho período de tiempo.
Cotización/ Oferta: Documento externo originado desde el proveedor en el que
deben quedar plenamente descritas las características del bien o servicio
requerido. Estos documentos deben archivarse temporalmente hasta tanto no se
apruebe la compra pues son el soporte y criterio de selección del proveedor
Orden de Compra: Documento oficial mediante el cual la Compañía realiza la
compra y se compromete con el tercero (proveedor) a efectuar el pago del pedido
amparado con este documento. En éste se describen las características de la
relación comercial establecida (plazos de pago, fecha de entrega, cantidades y
precios) y especificación técnica requerida.
Bodega de Materiales: Existen dos bodegas de materiales. Una localizada en
Cosmoagro Bogotá y otra en Triada EMA S.A. en la Zona Franca del Pacifico.
Compras inventariables: Es el proceso de abastecimiento continuo de productos
susceptibles de inventariar (stock) y por ende, tiene relación directa con la
ejecución del objetivo social de la Compañía. Por ejemplo: materias primas,
material de empaque. Su compra se hace mediante documento orden de compra.
Compras no inventariables: Es el proceso de abastecimiento continuo de
productos no susceptibles de inventariar (diferentes a stock), tales como: material
promocional, implementos para mantenimiento, materiales para laboratorio,
suministros, papelería, cafetería, etc. Su compra se hace mediante documento
orden de servicio.
27
Materiales de Mantenimiento: Son aquellos utilizados para el mantenimiento de
los equipos, instalaciones e inmuebles. Se incluyen las herramientas y los
repuestos,
Materias primas e insumos: Son todos los materiales utilizados en la fabricación
de un producto (materia prima, material de empaque, envase y material de
embalaje).
Seguimiento: Es el proceso mediante el cual las facturas de proveedores son
causadas en el módulo de cuentas por pagar de manera transitoria, en espera de
las autorizaciones necesarias para dar trámite.
6. LA GESTIÓN DEL RIESGO EN EL PROCESO DE COMPRAS.
La gestión del riesgo en las organizaciones es importante para manejar la
incertidumbre o amenaza través de actividades evaluación de riesgo, estrategias
de desarrollo para manejarlo y mitigación del riesgo utilizando recursos
gerenciales, donde se deben crear unas pautas y unas políticas donde quedara
por escrito las claves para la buena administración del riesgo variado, así como
puede ser negativo, también puede ser positivo para la empresa.
Las pautas de actuación se regirán por las siguientes políticas.
• Política de gestión del riesgo en el producto
• Política de gestión del riesgo en los proveedores
6.1. Política de gestión del riesgo en el producto.
Cualquier proceso de compra requiere como paso previo la definición de las
especificaciones (qué se va a comprar) y la previsión de las necesidades (cuánto y
28
cuando). Para conseguir dicha definición es necesaria la colaboración del socio
interno y el comprador.
6.2. Política de gestión del riesgo en proveedores.
Es responsabilidad de Compras diseñar un panel de proveedores que pueda
garantizar el suministro de productos y servicios en base a las necesidades de la
Compañía.
Compras liderara desde un inicio, conjuntamente con la cadena de
abastecimiento, el proceso de selección del proveedor.
Ilustración 1: Consideraciones previas a la compra.
Fuente: Elaboración propia.
29
Todo ello requiere una actividad permanente de conocimiento y contacto con el
mercado para identificar, seleccionar, homologar, validar y evaluar proveedores.
El objetivo en la relación con los proveedores será lograr que el proceso sea visto
como un referente en innovación, eficacia y compromiso dentro del mercado de
suministro:
- Compartiendo riesgos y beneficios con el proveedor.
- Cumpliendo los compromisos pactados.
- Fomentando la pro-actividad de los proveedores como ventaja competitiva.
Sólo se citan algunas actividades con riesgos frecuentemente identificados en los
procesos de compra por cotización, aunque se puede inferir como se haría la
administración de estos riesgos, realmente el análisis de la gestión de riesgos
podría cambiar radicalmente según el cumplimiento de los objetivos trazados en la
organización, las prioridades e impactos de los riesgos cambiaran según factores
políticos, económicos, sociales, tecnológicos y ambientales.
Entre las actividades de la gestión del riesgo en las compras con cotizaciones se
tienen en cuenta las siguientes consideraciones:
Tabla 3: Riesgos en procesos de compra por cotización.
Planificación: Planificación inadecuada de las contrataciones
Preparar un presupuesto base inadecuado para la contratación
Solicitud de contratación:
Solicitud de contratación sin los campos requeridos completos.
Aprobar una solicitud de contratación sin disponibilidad
presupuestaria
30
6.3. Procedimiento de compras de material productivo.
El alcance en el subproceso de compras para material producto se inicia con la
planificación mensual de las Compras productiva s en el marco del Comité de
Producción y va hasta la recepción del material y el alistamiento del pago.
Aplica a todas las áreas de la Compañía, en Cosmoagro S.A., cubriendo todo el
personal vinculado a las mismas. Se excluye del alcance de este subproceso los
intangibles como marcas, patentes, Goodwill, licencias, activos y las compras y
gastos administrativos.
Control de documentos:
Mal control de documentos que se vayan generando durante el
proceso de contratación
Pérdida de documentos generados en el proceso de contratación
Solicitud de cotizaciones:
Elaborar la solicitud de contratación con información incompleta
No enviar a los proveedores la invitación de solicitud de cotización
Invitar siempre los mismos proveedores
Recepción de
Cotizaciones
Obviar alguna de las cotizaciones recibidas
Cerrar el proceso de recepción de cotizaciones antes del plazo
establecido
No contar con el número de ofertas requeridas según la cantidad
establecida en el marco normativo
Evaluación de cotizaciones
No aplicar los mismos parámetros de evaluación a los oferentes
Fallas en el juicio humano al realizar el análisis de las ofertas
Tomar una decisión inadecuada en relación a la evaluación de ofertas
Adjudicación, notificación al
proveedor y firma de orden de
compra
Notificar inadecuadamente al proveedor adjudicado sobre el resultado
del proceso
Elaborar, firmar y publicar orden de
compra
Generar orden de compra con la información incompleta
Desfase de tiempo en la publicación de la orden de compra
Fuente: Elaboración propia.
31
Se tienen las siguientes generalidades o consideraciones previas que se deben
observar en el proceso de compra, así:
a) Todos los proveedores de bienes y servicios deben estar creados en el maestro
de proveedores del sistema de información. La empresa se abstiene de negociar
con proveedores que no tengan una solvencia económica y moral reconocida.
b) El área de Compras atenderá el proceso de negociación de todo material,
teniendo en cuenta aquellos que tienen un proveedor único cuya aprobación será
responsabilidad únicamente de la Gerencia de Producción.
c) Se requiere mínimo, tres cotizaciones de proveedores para definir un proveedor
único cuando se requiera comprar materia prima o material de empaque nuevos.
Las especificaciones del material inventariable reposan en el área de Coordinación
de Calidad.
d) El solicitante es responsable de planear con anticipación sus solicitudes de
compra con el fin de garantizarse así mismo que éstas llegarán en el tiempo
esperado. Para ello considerará los tiempos de aprobación del trámite más los
establecidos por las áreas compradoras. En cuanto a las materias primas y
material de empaque, se requiere el cumplimiento del departamento de Compras
verifique conjuntamente con el Coordinador de Calidad, la vigencia de las
especificaciones técnicas de cada material.
f) La Compañía cuenta con bodegas ubicadas físicamente en Palmira, Bogotá y
Zona Franca del Pacifico, en la cual se hace la recepción de las compras. Esta
recepción debe hacerse efectiva, esto es, debe ingresarse al sistema UNO
32
ENTERPRISE por parte de las bodegas, a más tardar, dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes a la fecha de recibo de la mercancía.
g) Los límites de tolerancia establecidos son: 10% para material de empaque y
materias primas. Para los demás recursos siempre se requiere la autorización de
la Gerencia de Producción 6 del área de compras para su recepción.
Para el caso de las importaciones, se carga lo recibido realmente y se, informa al
Área de Comercio Exterior, Compras y Gestión Calidad para que realicen la
reclamación correspondiente, si procede.
h) Está prohibido recibir mercancías y/o servicios sin la correspondiente orden de
compra aprobada en el sistema No hay Excepciones.
i) Las compras de material productivo cuyo precio se hay negociado por encima
del presupuestado en la Compañía deben tener un proceso precio de aprobación
el cual será coordinado por el área de Compras y contará con el aval de las
Gerencias Financiera y de la Gerencia General
j) Las solicitudes deben elaborarse por proveedor, no se admiten solicitudes de
vanos proveedores en el mismo documento
k) Nivel de Autorización de las compras ver la tabla de Autorización y Aprobación
de las Compras en el Reglamento de las Compras y Pagos
l) Por características de control del sistema:
33
No se aceptan facturas de proveedores que relacionen entregas de ítems
requeridos o se hayan contratado a través de más de una orden de compra Las
facturas deben relacionar entregas totales o parciales de una única orden de
compra.
Las órdenes de compra no contendrán líneas de compra que vayan dirigidas a
más de un proveedor y silo se podrá usar el espacio de observaciones si es
requerido hacer alguna clase de mención al respecto.
m) Las facturas se recibirán a los proveedores hasta 2 días hábiles antes del
cierre de cada mes, después de esa fecha solo se podrán recibir con fecha del
siguiente mes. La Gerencia Financiera adelantará cualquier comunicado que varíe
esta política.
6.4. Definiciones.
Dentro del alcance del ISO 31000/2013 es pertinente suscribir acuerdos sobre las
definiciones de aquellos términos que forman parte de la documentación de los
procesos, a saber:
Bodega de Materiales: Existen dos bodegas de materiales. Una localizada en
Cosmoagro Bogotá y otra en Triada EMA S.A. en la Zona Franca del Pacifico.
Comité de Compras: Órgano decisor, encargado de analizar y evaluar las
compras productivas y algunas de las compras administrativas (según su monto)
que están en curso con el fin de determinar su aprobación, rechazo o
postergación. Su rol se extiende hasta negociaciones especiales inclusive y
determinación de proveedores. Se encuentra conformado por la Gerencia
Financiera, Dirección de Cadena de Abastecimiento, Jefatura de Compras.
34
Jefatura de logística, Gerencia de Producción y en casos donde sea requerido se
invitará a los solicitantes de las compras de mayor impacto e igualmente quedará
a criterio de la gerencia general su participación. El comité de compras se reunirá
semanalmente para evaluar tanto compras productivas como las administrativas
cuando estén programadas y cuyo monto amerite de su revisión y aval (ver la
operatividad del Comité de Compras en el reglamento de Compras y Pagos)
Comité de Producción: Organismo planificador de los requerimientos de
producción y compra del material productivo. Conformado por las áreas de
Cadena de Abastecimiento (Compras, Logística, Producción), Ventas nacionales e
internacionales, Mercadeo, <y/ Operaciones. Su principal responsabilidad es la
proyección de las ventas del trimestre siguiente la cual se ajusta mes a mes, y la
definición de los requerimientos de producción y <compra de la empresa. Toda
definición del Comité de Producción estará sentada en Acta. o en informe firmado
por los participantes.
Compras inventariables: Es el proceso de abastecimiento continuo de productos
susceptibles de inventariar (stock) y por ende, tiene relación directa con la
ejecución del objetivo social de la Compañía. Por ejemplo: materias primas,
material de empaque. Su compra se hace mediante documento orden de compra.
Compras no inventariables: Es el proceso de abastecimiento continuo de
productos no susceptibles de inventariar (diferentes a stock), tales como: material
promocional, implementos para mantenimiento, materiales para laboratorio,
suministros, papelería, cafetería, etc. Su compra se hace mediante documento
orden de servicio.
Cotización/ Oferta: Documento externo originado desde el proveedor en el que
deben quedar plenamente descritas las características del bien o servicio
requerido. Estos documentos deben archivarse temporalmente hasta tanto no se
apruebe la compra pues son el soporte y criterio de selección del proveedor
35
Documentos de la Compra: Es el conjunto de documentos usados a lo largo del
proceso de la Compra y que son evidencia y formalidad de los pasos
implementados. Algunos pueden ser físicos, pero en su mayoría se presentan de
manera electrónica.
Explosión de materiales: Información obtenida con base en las fórmulas de
fabricación de los productos y que señalan las necesidades de material requerido
por el proceso de producción La explosión, junto con otra información como
existencias de inventario actual, políticas de mínimos de inventario, es tenida en
cuenta para definir las cantidades de materias primas a comprar
Fraccionar: el fraccionamiento es conocido como una práctica donde un bien o
servicio es solicitado o comprado mediante más de un documento En la Compañía
NO se aceptan fraccionamientos de solicitudes a menos que estas sean de
necesaria elaboración y exijan un servicio o un bien deba adquirirse con diferentes
proveedores El control de uso de este concepto será responsabilidad los Gerentes
de área encargados de la aprobación Solicitudes de Compra.
Materiales de Mantenimiento: Son aquellos utilizados para el mantenimiento de
los equipos, instalaciones e inmuebles. Se incluyen las herramientas y los
repuestos
Materias primas e insumos: Son todos los materiales utilizados en la fabricación
de un producto (materia prima, material de empaque, envase y material de
embalaje).
Orden de Compra: Documento oficial mediante el cual la Compañía realiza la
compra y se compromete con el tercero (proveedor) a efectuar el pago del
pedido amparado con este documento. En éste se describen las características
de la relación comercial establecida (plazos de pago, fecha de entrega,
cantidades y precios) y especificación técnica requerida.
Proyección Trimestral de Ventas y Producción: documento principal
generado en los Comités de Producción y contiene los volúmenes de
36
producción requeridos para satisfacer el 100% de las ventas del siguiente mes,
el 50% de las del segundo mes y el 20% de las ventas proyectadas para el
tercer mes siguiente al momento que se hace la proyección. Es el documento
servirá de base para la planificación de la compra de material en dicho período
de tiempo.
Seguimiento: Es el proceso mediante el cual las facturas de proveedores son
causadas en el módulo de cuentas por pagar de manera transitoria, en espera de
las autorizaciones necesarias para dar trámite.
Principales responsabilidades del proceso: a continuación se detallan las
funciones y responsabilidades claves de los departamentos de compras y
comercio exterior, para tener mayor claridad en los roles.
Tabla 4: Cargos y responsabilidades en el área de compras.
Responsabilidad/ Función Cargo responsable Cargo de apoyo
Definición de necesidades de
producción comité de producción Ninguno
Solicitud de compra
productiva jefe de compras Ninguno
Aprobación de la compra
productiva
ver tabla de
autorizaciones y
aprobaciones
ver tabla de autorizaciones
y aprobaciones
Negociación jefe de compras comité de compras si se
requiere
Colocación del documento de
compra jefe de compras Ninguno
Seguimiento a la compra
nacional jefe de compras Ninguno
37
Seguimiento compra
importada jefe de compras
comercio exterior si es
requerido
Aprobación del recibo de
mercancía jefe de almacenes ninguno
aprobación de pago jefe de compras jefe de almacén si es
requerido
Fuente: Elaboración propia.
7. GENERALIDADES DEL PAGO A PROVEEDORES.
El objeto de estas generalidad que únicamente se encuentran plasmadas en el
manual con el fin lo lograr un referente de consulta, para mejorar las ventajas de
negociación de la compañía y la relación mutua con los aliados en el suministro,
desarrollando la actividad de pagos bajo una planificación donde se favorecerá en
el sano balance de flujo de caja de la compañía
7.1. Reglas de la Información entrante.
Las reglas de información entrante hacen parte de un planteamiento para
involucrar los pagos por las compras elaboradas con órdenes de compra y/o
servicio que realiza el área de compras de la empresa.
En las Compras.
Los pagos por compra deben estar siempre soportados por una orden de compra
u orden de servicio del sistema UNO Enterprise. Las excepciones entran al
esquema de seguimiento de facturas descrito en este procedimiento (ver sección
4.3).
38
El Comité de Compras es el organismo encargado de evaluar, cuando sea
requerido, el impacto que tiene la realización de compras sin el debido documento
de compra sobre los flujos de caja y planificación del pago. La estadística de estas
situaciones se obtiene de la operación de pagos de la empresa, desde donde se
reportará a la Jefatura de Compras para donde esta última consolide y presente
los casos ante Comité (ver el manejo de compras de emergencia en el
Reglamento de Compras y Pagos)
Para material productivo: Luego de llevarse a cabo el proceso de recepción a la
respectiva orden de compra en el sistema UNO ENTERPRISE, el proceso de
compras enviará a Contabilidad – Cuentas por Pagar- las facturas de proveedores
respectivas y un correo informando sobre el envío de los documentos. Esto,
siempre que las facturas enviadas se encuentren de acuerdo con las órdenes de
compra en cuanto a cantidades, precios y proveedor.
Por características de control del sistema se debe tener en cuenta al momento de
verificar la documentación que:
No se aceptan facturas de proveedores donde se relacionen entregas de ítems
que se hayan contratado a través de más de una orden de compra. Las
facturas deben relacionar entregas totales o parciales de una única orden de
compra.
Las órdenes de compra no contendrán líneas de compra que vayan dirigidas a
más de un proveedor y sólo se podrá usar el espacio de observaciones si es
requerido hacer alguna clase de mención al respecto.
A criterio de la Jefatura de Compras, lo fletes de transporte de la materia prima
que provea un tercero diferente al proveedor de la materia prima, podrán ser
39
registrados en las “Observaciones” de la Orden de compra, indicando la inclusión
del flete como un sobrecosto del material.
Es responsabilidad del Jefe de Compras informar al Jefe de Almacén sobre la
inclusión de este sobrecosto y el jefe de Almacén deberá incluir este
sobrecosto de manera inmediata al recibo del material sin importar si se ha
recibido por aparte la factura por flete. La factura del flete se recibirá después
y seguirá el curso normal de pagos dirigiendo dicho documento a la jefatura de
Compras.
Si el flete es suministrado por el mismo proveedor de materia prima se incluye
en las líneas de la orden de compra como un ítem adicional de compra o va
incluido en el valor del material (depende de la negociación efectuada y de la
definición dada por la Jefatura de Compras).
La Gerencia Financiera es la responsable de determinar las fechas de recepción
de facturas para pago de proveedores y adelantará cualquier comunicado que
varíe con el orden inicialmente definido.
En los anticipos:
Con el fin de planificar los pagos de la empresa, el área de compras notificará los
anticipos a proveedores nacionales por medio de la copia de la orden de compra y
el formato de solicitud de anticipo y en el caso de las importaciones el área de
comercio exterior reportará el BL y factura, tan pronto los reciba del proveedor,
para planificar el pago oportuno de la mercancía.
En las Importaciones:
40
Dada la obligación (el pasivo) se crea con el proveedor en el momento que se
acepta su factura, la Jefatura de importación debe presentar el BL, la Factura y
una pre-liquidación de la importación en el momento donde estos documentos
sean suministrados por el proveedor. Esto con el fin del registro en la contabilidad
se cree la respectiva cuenta por pagar y los inventarios en tránsito de la
importación.
Posteriormente, a la llegada de la mercancía al Almacén, la Jefatura de Comercio
Exterior presentará la Liquidación final de la importación para que la Contabilidad
haga los respectivos cruces de cuentas entre el inventario en tránsito y el
disponible para la operación.
En la contabilización y pago:
Dado que la Compañía sólo paga el valor de una obligación basándose en el
soporte de recepción del bien o servicio, no se dará trámite de pago a ninguna
factura cuyo valor no corresponda de manera exacta al valor del inventario
ingresado o recibido, es decir, sólo se pagará lo efectivamente recibido.
Las inconsistencias identificadas por Cuentas por Pagar deben ser resueltas por el
área compradora en un tiempo no mayor de tres (3) días hábiles.
El plazo máximo para causar factura en la contabilidad es de cinco (5) días hábiles
y entran en proceso de programación de pago de tesorería.
Las condiciones de pago se encuentran parametrizadas en el sistema UNO
ENTERPRISE de acuerdo con los lineamientos de compras. Toda excepción a los
plazos deberá autorizarse expresamente por la Gerencia Financiera.
41
Cuando una negociación específica no cumpla con la política de pagos, se debe
registrar en el documento de compra (vía sistema) la nueva forma de negociación
e informar al área de CXP sin que esto detenga el proceso. Prevalecerá el plazo
consignado en la orden de compra.
Por regla general, los pagos a proveedores se realizan exclusivamente por
transferencia electrónica. Toda excepción a esta regla debe contar con la
aprobación de la Gerencia Financiera. Los pagos con cheque no aplican para este
proceso y se llevan a cabo sólo para gastos de caja menor cuando sea requerido.
La Jefatura de Tesorería con apoyo de la Gerencia Financiera es la responsable
de la consecución de recursos necesarios para el pago de las obligaciones.
7.2. Definiciones.
A continuación de definirán algunos conceptos que son claves dentro de la
compañía y dentro del proceso de compras tanto nacionales como de comercio
exterior en lo referente al proceso donde se ejecuta el departamento financiero
durante la recta final cuando se lleva a cabo el pago a proveedores y este puede
ser en el inicio si se trata de una compra realizada mediante anticipos.
Anticipo: Monto de dinero que se acuerda pagar previamente al proveedor
para ser realizada la entrega del material o servicio comprado por la
Compañía. El valor o porcentaje del anticipo es fijado por el área compradora
quien es la única responsable de esta modalidad de negociación. En todo
caso, el anticipo debe venir registrado en el documento de compra y debe ser
solicitado en el formato definido para tal fin.
42
Programación de pagos: calendario semanal de pagos por fecha, proveedor,
que realiza la Jefatura de Tesorería con el fin de cumplir con las obligaciones
adquiridas por la Compañía frente a sus proveedores.
o El calendario de pagos no debe sufrir modificaciones y además debe ser
de conocimiento de las áreas compradoras con el fin de retroalimentar a
los proveedores. Las modificaciones sólo pueden ser dirigidas y
autorizadas por la Gerencia Financiera.
7.3. Descripción sub proceso pago a proveedores.
El siguiente cuadro de la tabla ilustrara de forma resumida en proceso de pago a
proveedores, que a pesar de no pertenecer al área de compras, debe ser
supervisado por las jefaturas de abastecimiento para garantizar el ciclo completo
de ejecución de compras.
Tabla 5: Diagrama de flujo por actividades
Fuente: Elaboración propia.
43
7.4. Detalle de actividades
Las actividades se describen y se detallan a continuación con base en un enfoque
sistémico demarcado por entradas y salidas (inputs/output)
Entrada al proceso:
a) Facturas y soportes de documentos para pago
a. Órdenes de compra o servicio elaboradas por el área de compras.
b. BL y Facturas proformas en las importaciones
c. Ingresos o recibos de bienes y servicios
b) Facturas sin soportes de pago (ver sección 4.3 de este procedimiento y ver
manejo de compras de emergencia en el Reglamento de Compras y Pagos)
c) Órdenes de compra solicitando anticipos
d) Correos o comunicados internos dando instrucciones de las condiciones de
compra negociadas.
Como otra medida de planificación, la Gerencia Financiera participa de los
Comités de Compras en los que se entera con anticipación de las necesidades de
gasto e inversión y con ello se controlan los flujos generales de caja se balanceen
y se tenga disponibilidad del recurso en el momento requerido.
44
Tabla 6: Proceso de pago a proveedores y/o anticipos, Organización de la Tesorería.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
TAREAS CONTRO
LES QUE ENTRA
QUE SALE
CUANDO SE
HACEN
Información de apoyo
La Jefatura
de Tesorería
en conjunto
con la Gerencia
Financiera
Planificación de
flujos de caja para
pagos
Recibe información de Órdenes de compra para planificar el flujo de los pagos.
Control de las fechas
del compromi
so de pago
Para anticipos:
Flujo de caja planea
do
Eventualmente al recibir la informaci
ón
Orden de compra aprobada
Cotización
Solicitud anticipo
Para importación
Revisa con la Gerencia Financiera el calendario de pagos según los compromisos.
Orden de compra aprobada
Actualiza el plan de pagos (si se requiere)
Bill of lading
Notifica plan de pagos al auxiliar contable
Factura de Importación
Fuente: Elaboración propia
45
Tabla 7: Proceso de pago a proveedores y/o anticipos, Auxiliar Contable.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
TAREAS CONTROLES QUE ENTRA QUE SALE CUANDO
SE HACEN Información
de apoyo
Auxiliar
Contable
(CXP)
Revisar y
Contabilizar
pagos a
proveedores
Verificación de las facturas enviadas por el área compradora Vs. Las Órdenes de compra en el sistema.
Verificación de
documentos físicos y del
sistema.
Paquete de soportes de verificados por el área compradora.
Contabilización del pago.
Diariamente se reciben facturas y soportes
para pagos
Parámetros de pagos a proveedores
- - - - Orden de compra en el sistema
En una importación debe recibir dos grupos de documentos:
Verificar se cuente con la
OC tenga saldo por
pagar
Visto bueno de la Jefatura de Comercio exterior en el caso de las importaciones
Recibo en almacén en el sistema
- Grupo 1 (al despacho desde el puerto de origen): BL y
Factura proforma con la que crea el pasivo y lleva una cuenta de inventario en
tránsito.
Paquete de documentos
contabilizados a Tesorería
46
-Grupo2 (a la llegada de la mercancía a la Compañía): Liquidación final de la importación y soportes de cobro de los proveedores para cruzar los inventarios en
tránsito con el ingreso real de éstos a la compañía
Si hay fallas en los documentos, enviar a Compras para corrección
El comprador tiene 2 días hábiles para resolver la anomalía
- - - Estado de cartera con el proveedor
Contabiliza las facturas en el sistema y los inventarios (cuando aplique)
-
- Verificación de soportes de pago
Facturas ingresadas al
sistema
Inmediato se verifica que los soportes están ok y
según calendario de pagos
Tercero creado en el sistema.
- Verificar la cuenta del proveedor
Estado CXP de tercero
Pasar el paquete de pago a Tesorería de acuerdo con
prioridades de pago
Revisar fechas de
compromiso de pago y priorizar
Autorizaciones especiales
-
Fuente: Elaboración propia
47
Tabla 8: Proceso de pago a proveedores y/o anticipos, Jefe de Tesorería.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD TAREAS CONTROLE
S QUE ENTRA QUE SALE
CUANDO SE HACEN
Información de apoyo
Jefe de Tesorería
Programar y realizar el
pago
Ingresar factura al proceso de
programación de pago
Facturas ingresadas al sistema
Programación de pagos
Diariamente con
base en la facturació
n por pagar del sistema
-Políticas de pago en el sistema.
Hacer el pago al
proveedor
Una vez se tengan los recursos, se hace la
transferencia a la cuenta inscrita del
proveedor
Programación de pagos
Transferencia del pago
al proveedor
Según el programa de pagos
Proveedor creado en el sistema
Confirmar el pago al
proveedor
Informa a las áreas
compradoras sobre el
pago efectuado
a proveedore
s
Verificación de la
transferencia
Fuente: Elaboración propia
48
7.5. Esquema de Seguimiento para facturas no soportadas.
Cuando las facturas no hubiesen tenido el procedimiento normal de compras
(solicitud de compra y orden de compra/ servicio), serán causadas en cuenta
transitoria por cuentas por pagar y se enviarán a los generadores del gasto para
efectos de que legalicen las mismas, en vista de éstas quedan en estado de
Seguimiento.
El responsable de la compra debe presentar justificación ante el comité de
compras con el fin de revisar las causas de haber realizado la compra sin el
debido proceso.
Las legalizaciones se harán en el sistema UNO ENTERPRISE y será
responsabilidad de las auxiliares del área, conseguir las autorizaciones
respectivas de acuerdo con lo establecido en los Niveles de Autorización (ver tabla
de Autorización y Aprobación de Compras)
La Gerencia Financiera hace el proceso de revisión y liberación de legalizaciones
por presupuesto en el sistema UNO ENTERPRISE.
Los Analistas de contabilidad son responsables de emitir los reportes de
seguimiento y pasarlos a la Dirección Financiera. Cuando un caso sea extremo en
términos de incumplimiento se debe informar a la Gerencia de Producción ó
General.
El plazo máximo para la legalización de las facturas es de tres (3) días hábiles,
periodo que las diferentes Áreas deben cumplir sin atenuantes.
49
Por último, las facturas son entregadas a cuentas por pagar para su causación
definitiva para lo cual, cuentas por pagar tiene un plazo para su registro en el
sistema es de cinco (5) días hábiles y entran en proceso de programación de pago
de tesorería.
Las condiciones de pago se encuentran parametrizadas en el sistema UNO
ENTERPRISE de acuerdo con los lineamientos de compras. Toda excepción a los
plazos deberá autorizarse expresamente por la Dirección Financiera.
8. MODELO DE PROCESOS DE COMPRA Y COMERCIO EXTERIOR.
8.1. Organigrama.
A continuación podemos observar el Organigrama actual de la empresa
Cosmoagro donde se detallan cada una de las gerencias con los jefes de área y
sus respectivos cargos asistenciales y auxiliares, este organigrama refleja el
esquema de la organización de forma grafica y de fácil comprensión.
50
Tabla 9: Organigrama
PERSONAL ASEO
PERSONAL
VIGILANCIA
ASISTENTE DE
MERCADEO
AUXILIAR
ASISTENTE
FINANCIERO
ASISTENTE DE
MERCADEO
ASISTENTE DE
MERCADEO
COORDINADOR DE
DESARROLLO
ASISTENTE DE
RECURSOS HUMANOS
SALUD OCUPACIONAL
ASISTENTE
FACTURACION
ASISTENTE
NOMINA
GERENCIA DE
RECURSOS HUMANOS
CONTABILIDAD
CARTERA
TESORRIA
CONTROL FINANCIERO
ASISTENTE
AUXILIAR
GERENCIA
FINANCIERA
PERSONAL
ALMACEN
GERENCIA TECNICA SUPPLY CHAIN
ASISTENTE GERENCIA PN
COSTOS
COORDINADOR
PRODUCCION
OPERARIOS DE
PLANTA
PERSONAL
MANTENIMIENTO
GERENCIA DE
PRODUCCION
LABORATORIO
ASISTENTE
AUXILIAR
AUXILIAR
GERENCIA DE
VENTAS
GERENCIA DE VENTAS
INTERNACIONAL
ASISTENTE DE
VENTAS
GERENCIA DE
MERCADEO
ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS
ASISTENTESERVICIOS
VARIOSCOMPRAS NACIONALES
COMERCIO EXTERIOR
ANALISTA DE
INVENTARIOS
LOGISTICA
RECEPCION
ORGANIGRAMA
CALIDAD ASISTENTE GERENCIA
GERENTE GENERAL
JUNTA DIRECTIVA
AUXILIAR DE
VENTAS
INGENIEROS
RTC
ASISTENTE INT
VENTAS
RTC EXTERIOR
REVISORÍA
FISCAL
Fuente: Elaboración propia
51
Para el enfoque hacia donde esta direccionado el trabajo tomaremos la gerencia de Supply Chain solamente
en área de abastecimiento Compras nacionales y Comercio Exterior.
Tabla 10: Gerencia de Supply Chain
SUPPLY CHAIN
COMERCIO EXTERIOR COMPRAS NACIONALESLOGISTICA ANALISTA DE INVENTARIOS
Fuente: Elaboración Propia
8.2. Mapa de procesos
Una forma fácil y comprensible de entender como está estructurada la empresa, donde se encuentre
representada la situación actual de la empresa es mediante un mapa de proceso, permitiendo que los
funcionarios tengan una visión global de los procesos que se desarrollan en la empresa, y su importancia en la
creación de valor, además de observar la mejora en la comunicación, pues actualmente es deficiente.
52
Tabla 11: Mapa de procesos
R.S.E.Satisfacción de grupos de interes
Fuente: Elaboración propia
53
8.3. Políticas.
Uno de los inconvenientes más notorios encontrados en la evaluación inicial era que la compañía tenía una
serie de políticas diseñadas para la estructura anterior llevada a cabo, cuando la empresa tenía otras
expectativas de crecimiento.
Así pues se incorporaron una serie de políticas y se reformo las ya existentes, es de vital importancia que
estas políticas sean cumplidas a cabalidad pues de ellas depende el éxito del proceso de compras y comercio
exterior, aquí se mostraran las políticas de compras:
Adicionalmente se presentan una serie de requisitos que se deben tener en cuenta a la hora de compra según
el bien y/o servicio requerido.
Tabla 12: Política general de compra
POLITICAS GENERALES DE COMPRA
Mercado Nacional 70%
Mercado Extranjero 30%
Total 100%
Mercado nacional
De contado 20%
A crédito 80%
54
Total 100%
Compras a crédito mercado Nacional Plazo promedio
Facturas 40% 60 días
Facturas 20% 90 días
Facturas 20% 180 días
Mercado Extranjero
De contado 30%
A crédito 70%
Total 100%
Compras a crédito mercado Nacional Plazo promedio
Cartas de Crédito 30% 60 días
Cartas de Crédito 20% 90 días
Cartas de Crédito 20% 120 días
Fuente: Elaboración propia
55
Tabla 13: Políticas de compras para producción (inventariables y requieren de orden de compra)
56
Políticas de compras para gastos administrativas (no son inventariables y requieren orden de servicio)
57
58
Políticas de compras para de otros gastos
Fuente: Elaboracion propia
59
8.4. Otras políticas de evaluación de riesgos.
Dentro de la estructura de las políticas se incorporaron la política de materialidad y razonabilidad siendo estos
los que revelan la realidad, económica, financiera y patrimonial de la empresa; a continuación se mostrara para
Cosmoagro S.A., cuáles son los porcentajes de estas políticas.
Tabla 14: Otras políticas
4%
96%
Políticas de control organizacional
Política de materialidad:
Política de seguridad razonable:
Fuente: Elaboración propia
La política de razonabilidad indica que la empresa tiene una margen de probabilidad de error del cuatro por
ciento (4%), el cual puede ser un porcentaje alto si se analiza desde el punto de vista alto, cada uno de los
procesos es auditado y el personal a cargo se entiende debe ser muy calificado y cualificado.
El semáforo de mapa de riesgo servirá para identificar en cada uno de los puntos a continuación las
implicaciones, oportunidades y amenazas así como las debilidades y fortalezas de cada una de las funciones,
este indica el nivel de riesgo que se tiene y hasta que punto es perjudicial puede llegar a ser si no se cumple.
60
Tabla 15: Política del semáforo de riesgos
50 CONTUNDENTE> 100%
51 52 53 54 55
40 MAYOR> 50%
41 42 43 44 45
30 MODERADO= 50%
31 32 33 34 35
20 MENOR < 50% 21 22 23 24 25
10 INSIGNIFICANTE1%
11 12 13 14 15
REMOTO IMPROBABLE POSIBLE PROBABLE CATASTROFICO
01 02 03 04 05
IMPACTOS
POLÍTICAS DEL SEMAFORO DEL MAPA DE RIESGOS
OPORTUNIDAD AMENAZAIMPLICACIONES
DEB
ILID
AD
FOR
TALE
ZA
Fuente: Gherson Grajales, 2013.
El semáforo de Egresos es el muestra el porcentaje de compras tanto nacionales como extranjeras que
previamente son presupuestadas se está cumpliendo, si no se cumple o si por el contrario se cumple en
exceso, lo cual genera una alarma porque las organizaciones de hoy en día deben optimizar al máximo los
recursos y siempre al final el año se debe minimizar los costos.
61
Ilustración 2: Semáforo de Egresos
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
103,68% 99,47% 100,33% 83,87% 105,75%
95.000$ 93.500$ 92.000$ 93.000$ 87.000$
98.500$ 93.000$ 92.300$ 78.000$ 92.000$
< 0 % < = 80 % > 80 % > 90 % = 100 % > 100 %
< = 90 % < 100 %
Semaforo de Egresos
Cifras en miles de pesos
Presupuesto de compras Aprobado
Presupuesto de compras Ejecutado
Total %
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
120,00%
0% 100% 200% 300% 400% 500% 600%
Series1
Fuente: Elaboración propia
62
En la siguiente tabla politica de Mapa del Ciclo Economico podremos observar durante los ultimos 5 años la
tendencia que tiene la empresa Cosmoagro de las compras de insumos para fabricacion Vs el Costo de ventas
del producto finalizado.
Ilustración 3 Mapa del ciclo económico
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Tendencia
151,3% 138,7% 121,3% 142,3% 122,3% 135%
98.500$ 93.000$ 92.300$ 78.000$ 92.000$ 0
149.000$ 129.000$ 112.000$ 111.000$ 112.500$ -$
Recuperación Auge Estabilizacion Recesión Depresión Disolución
< -1 > 1 > 0 Y < 1 < 1 < 0 = -1
Compras de materias primas
Costos de ventas
Cifras en Miles de Pesos
Total %
Semaforo del Ciclo Economico
0,0%
20,0%
40,0%
60,0%
80,0%
100,0%
120,0%
140,0%
160,0%
0 1 2 3 4 5 6 7
Ciclo Economico
Fuente: Elaboración propia
63
8.5. Planta de cargos.
La empresa Cosmoagro dentro de proceso cadena de abastecimiento cuentas con una jefatura de compras y
una jefatura de comercio exterior, las compras que realiza la empresa son realmente muy pocas, es decir, el
movimiento diario de las compras es de aproximadamente 2 o 3 compras a nivel nacional y a nivel del exterior
pueden ser unas 6 o 7 importaciones, esto radica en las compras son en volúmenes y cantidades grandes. Es
por esta razón que dentro de la planta de cargos no hay asistentes ni auxiliares, aunque en ocasiones se
cuenta con el apoyo de aprendices del Sena quienes brindan apoyo en la parte operativa.
Tabla 16: Planta de cargos
No. Denominación Jefe Inmediato Asignación Salarial
1 JEFE DE COMPRAS NACIONAL GERENTE SUPPLY CHAIN 4.535.600$
2 JEFE DE COMERCIO EXTERIOR GERENTE SUPPLY CHAIN 4.100.000$
COMPRAS
PLANTA DE CARGOS
Fuente: Elaboración propia
64
8.6. Manual de cargos.
A continuación se detallan las características a tener en cuenta a la hora de seleccionar y contratar el personal
que ocupará los cargos creados en la empresa para suplir las funciones, responsabilidades, procesos,
procedimientos e instrucciones inherentes a cada área de la organización.
Tabla 17: Manual de cargos
65
Fuente: Elaboración propia
66
8.7. Manual de funciones.
Los manuales de funciones son de vital importancia dentro de la estructuración de los proceso en el ISO
9000/2008, sobre el cual se hace la medición del riesgo conforme al ISO 31000/2013, observando la claridad
del rol y las funciones desempeñadas en cada uno de los cargos, esto permite poder conocer puntualmente los
procesos y sus riesgos en la organización.
Tabla 18: Manual de funciones
IMPACTOIMPLICACIONES
RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1 3 30 33 Interno
Deacuerdo al presupuesto se pueden establecer planes de
accion y asi poder tener un segundo plan ante situaciones
adversas
2 4 30 34 InternoOrganizar las solicitudes de venta o pedidos periodicamente
deacuerdo a los plazos pactados.
3 4 30 34 Interno
Exponer los casos de mayor riesgo y compromiso ante la
gerencia general para en caso de necesitarse apoyo se pueda
destinar
4 5 40 45 Interno
se deben tener actualizadas las bases de datos de los
proveedores tanto nacionales como internacionales,
realizando actualizaciones tomando muestras aleatorias
5 2 30 32 Interno
El archivo fisico debe estar ordenado y se deben imprimir
ordenes de compra en blanco para en caso fortuito de no
tener sistema poder realizarlo de forma manual
6 2 40 42 InternoLa evaluacion pos-compra por parte del área solicitante debe
hacerse y archivarse.
EVALUACION
MANUAL DE FUNCIONES
ORGANIZACIÓN
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
OBJETIVO DEL CARGO:
JEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Planear, programar, dirigir, controlar, supervisar las compras
FUNCIONES
PLANEACION
PLANIFICACION
Revisión de las compras realizadas y pendientes de recepción
Realización de estudios anticipados para prepararse antes
que la necesidad de la compra surja
Proyección de las compras requeridas
Estructuración del plan de compras con el apoyo de gerencia
general
Negociación y contratación del proveedor
Elaboración y confirmación de la orden de compra y/o
servicio en el sistema
EJECUCION
67
IMPACTO INCIDENCIA RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1 4 40 44 Interno
La persona de comercio exterior debe tener claridad sobre la
entrega de la planeacion de la compra a la SIA en los tiempos
pactados
2 3 40 43 InternoEn casos extremos la programacion debe estar a cargo
tambien del aprendiz de esta área.
3 5 40 45 Interno
Debe existir retroalimentaciones de la compañía para la Sia y
vicebersa para mantener una estructuracion entre ambas
partes
4 2 40 42 InternoLos costos y gastos relacionados con la importacion deben ser
reportados en los informes a tesoreria
5 2 40 42 InternoLa evaluacion pos-importacion por parte del área solicitante
debe hacerse y archivarse.
PLANEACION
MANUAL DE FUNCIONES
JEFE DE COMERCIO EXTERIOR
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Planear, programar, dirigir, controlar, supervisar las compras internacionales
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
OBJETIVO DEL CARGO:
Revisión de las importaciones terminadas
EJECUCION
EVALUACION
FUNCIONES
ORGANIZACIÓN
Planificación de la importación de acuerdo a los
requerimientos de producción
Programación permanente de las importaciones requeridas
Coordinación de la logística de importación entre Cosmoagro
y la SIA
Dirección del proceso de importación con la SIA
PLANIFICACION
Fuente: Elaboración propia
68
8.8. Manual de calidad.
Este manual recopila los procesos de compras nacionales y de comercio exterior, describiendo cada una de
las funciones mediante el ciclo de planear, hacer, verificar y actuar, se puede definir como el planeamiento de
la gestión de la organización.
Tabla 19: Manual de calidad
A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. ÁREA:
D. FUNCIÓN:
IMPLICACIONE
S IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
I. 1Convocar a reunion iniciando año para elaboracion de un
estudio de posibles compras10 3 13 INTERNO Elaborar el estudio de forma individual
2Hacer investigacion documental sobre las compras de años
anteriores20 3 23 INTERNO
Buscar las investigaciones de años
anteriores y basarse en una de ellas
II. 3Formular las compras de acuerdo a los tendencias de años
anteriores10 3 13 INTERNO
Solicitar a cada área un informe de sus
actuales recursos para lograr identificar
posibles necesidades
III. 4Confirmar en las diferentes areas de la compañía sobre las
necesidades identificadas10 2 22 INTERNO
Archivar los informes de cada área y
consultarlas periodicamente
IV. 5 Elaborar el estudio de las compras del año 20 2 22 INTERNO
Esta proyeccion debe ser en conjunto con
todas las coordinaciones y jefes de área de
la compañía
JEFE DE COMPRAS
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Realización de estudios anticipados para prepararse antes que la necesidad de la compra surja
MANUAL DE PROCESOS
PROCESOS: Descripción en verbos infinitivos.
Planear, planificar y organizar.
Hacer, direccionar y ejecutar.
Verificar, Evaluar o Asegurar.
Actuar, Ajustar o Reclasificar.
69
A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. ÁREA:
D. FUNCIÓN:
INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
I. 1Proyectar las compras deacuerdo la presupuesto de ventas
del año en curso al inicio de año30 4 34 INTERNO
Estos indicadores se deben hacer en
conjunto con todas las coordinaciones y
jefes de área de la compañía
II. 2Realizar indicadores sobre el comportamiento de las
compras en años anteriores20 1 21 INTERNO
Realizar una evaluacion con auditoria para
identificar el grado de razonabilidad
III. 3Confirmar con las areas de la compañía que dichas
proyecciones esten con un alto grado de realidad20 4 24 INTERNO
En esta elaboracion debe haber como
minimo un representante de cada
subdepartamento
IV. 4 Proceder con la elaboracion de la proyeccion de compras 20 4 24 INTERNOSi no se logra organizar esta reunion de
forma fisica se puede hacer en forma virtual
JEFE DE COMPRAS
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Proyección de las compras requeridas
PROCESOS: Descripción en verbos infinitivos.
Planear, planificar y organizar.
Hacer, direccionar y ejecutar.
MANUAL DE PROCESOS
Verificar, Evaluar o Asegurar.
Actuar, Ajustar o Reclasificar.
70
A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. ÁREA:
D. FUNCIÓN:
INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
I. 1 Organizar al inicio de cada mes reunion con gerencia general 10 2 12 INTERNODe acuerdo a las solicitudes recibidas dar
prioridad en orden de urgencia
II. 2Establecer prioridades de compra para ser expuestas ante la
gerencia general30 4 34 INTERNO
Presentar propuestas de requerimiento de
personal nuevo para la parte asistencial al
inicio del año
III. 3Asegurar que en caso de requerirse apoyo para el área sea
destinada30 5 35 INTERNO
Llevar a cabo cada una de las sugerencias
dadas por gerencia general
IV. 4 Proceder con los cambios efectuados durante dicha reunion 30 3 33 INTERNOBuscar el proveedor a quin se le comprado
en mayores ocasiones según la ref solicitada
JEFE DE COMPRAS
Hacer, direccionar y ejecutar.
Verificar, Evaluar o Asegurar.
PROCESOS: Descripción en verbos infinitivos.
Planear, planificar y organizar.
MANUAL DE PROCESOS
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Estructuración del plan de compras con el apoyo de gerencia general
Actuar, Ajustar o Reclasificar.
71
A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. ÁREA:
D. FUNCIÓN:
INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
I. 1 Preselecionar el proveedor 50 5 55 INTERNOIdentificar que proveedores Suplen varios
pedidos de diferentes articulos
II. 2Resumir las compras y gastos administrativos deacuerdo al
proveedor50 5 55 INTERNO
Solicitar los documentos requeridos por
control financiero para su creacion
inmediata
III. 3Verificar que el proveedor este creado en el sistema
contable10 2 12 INTERNO
Esto se puede hacer en forma virtual,
mediante correo electronico o video
conferencia
IV. 4Contactar con el proveedor y llegar a un acuerdo en
cantidades, precios y fechas30 4 34 INTERNO
Tener un archivo ordenado de ordenes de
compra
Verificar, Evaluar o Asegurar.
Actuar, Ajustar o Reclasificar.
JEFE DE COMPRAS
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Negociación y contratación del proveedor
PROCESOS: Descripción en verbos infinitivos.
Planear, planificar y organizar.
Hacer, direccionar y ejecutar.
MANUAL DE PROCESOS
72
A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. ÁREA:
D. FUNCIÓN:
INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
I. 1Programar la elaboracion de las ordenes de compra del dia
en la AZ4 40
44
INTERNOEn caso de no hacerse virtual se hara manual
con las autorizaciones pertinentes
II. 2Elaborar e imprimir la oden de compra y enviarla para
aprobacion interna3 40
43
INTERNOConsultar periodicamente en el sistema Uno
Enterprise qe las ordenes esten finalizadas
III. 3Verificar que la orden de compra este finalizada
exitosamente20 3 23 INTERNO Enviarla fisicamente o por e-mail
IV. 4 Remitir la orden de compra al proveedor 20 3 23 INTERNO
Diligenciar los docuemntos y enviarlos a
zona franca para no tener inconvenientes
con el ingreso de la mercancia
MANUAL DE PROCESOS
PROCESOS: Descripción en verbos infinitivos.
Planear, planificar y organizar.
Hacer, direccionar y ejecutar.
Verificar, Evaluar o Asegurar.
Actuar, Ajustar o Reclasificar.
JEFE DE COMPRAS
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Elaboración y confirmación de la orden de compra y/o servicio en el sistema
73
A.
B.
C.
D.
INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
I. 1
Organizar el ingreso de la mercancia ante zona franca 20 3 23 INTERNOTramitar las autorizaciones al interior de la
compañía con suficiente tiempo
II. 2
Solicitar los permisos pertinentes para que el ingreso pueda
llevarse a cabo10 3 13 INTERNO
Este punto lo hace el encargado de Almacen,
pero el jefe de compras debe supervisar
este recibimiento
III. 3
Verificar la mercancia recibida VS lo solicitado en el
documento de compra 10 2 22 INTERNO Lo podra hacer tambin el jefe de almacen
IV. 4
Firmar la factura y la remision 20 3 23 INTERNOTramitar las autorizaciones al interior de la
compañía con suficiente tiempo
JEFE INMEDIATO
MANUAL DE PROCESOS
CARGO: JEFE DE COMPRAS
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Revisión de las compras realizadas y pendientes de recepción
ÁREA:
FUNCIÓN:
Planear, planificar y organizar.
Hacer, direccionar y ejecutar.
Verificar, Evaluar o Asegurar.
Actuar, Ajustar o Reclasificar.
PROCESOS: Descripción en verbos infinitivos.
74
A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. ÁREA:
D. FUNCIÓN:
INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
I. 1 Definir parametros de recolección de información 3 30
33
EXTERNOBuscar canales de informaxcion, encuestas,
evaluaciones, etc
II. 2 Elaborar la planificacon de las importaciones del mes 4 30
34
INTERNOSolicitar a produccion informacion para
hacer este punto
III. 3Asignar las personas responsables en la recolección de la
información de años anteriores4 30
34
INTERNOBuscar en el archivo documental
informacion de años anteriores
IV. 4 Evaluar la calidad de la informacion planificada 5 4045
INTERNORevisar mediante una muestra aleatoria que
dicha planificacion se cumpla
JEFE DE COMERCIO EXTERIOR
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Planificación de la importación de acuerdo a los requerimientos de producción
MANUAL DE PROCESOS
PROCESOS: Descripción en verbos infinitivos.
Planear, planificar y organizar.
Hacer, direccionar y ejecutar.
Verificar, Evaluar o Asegurar.
Actuar, Ajustar o Reclasificar.
75
A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. ÁREA:
D. FUNCIÓN:
INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
I. 1Planificar deacuerdo a la importancia de las compras
solicitadas y priorizar2 30
32
INTERNO
En casos extremos la programacion debe
estar a cargo tambien del aprendiz de esta
área.
II. 2 hacer el envio de la planeacion a la SIA para se ejecucion 2 40
42
INTERNO El envio puede ser fisico o por e-mail
III. 3Verificar que la SIA mediante confirmacion de lectura del
correo abra el instructivo10 3 13
Soliciar por telefono la confirmacion del
recibido
IV. 4Informar a gerencia de produccion y financiera sobre el
estado de la programacon20 3 23
Copiar el correo electronico a las areas
inbvolucradas para que se informen
JEFE DE COMERCIO EXTERIOR
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Programación permanente de las importaciones requeridas
Actuar, Ajustar o Reclasificar.
PROCESOS: Descripción en verbos infinitivos.
Planear, planificar y organizar.
Hacer, direccionar y ejecutar.
Verificar, Evaluar o Asegurar.
MANUAL DE PROCESOS
76
A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. ÁREA:
D. FUNCIÓN:
INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
I. 1Organizar un seguimiento continuo a la SIA para estar
informado en linea10 3 13
Solicitar a la SIA que cada moviemiento sea
informado
II. 2 Ayudar con llamadas y correos el proceso de la SIA 10 2 22Colaborar a la SIA en la parte operativa para
que no se pare la importacion
III. 3 Verificar el cumplimiento de los requisitos de factura y BL 20 2 22
Debe existir retroalimentaciones de la
compañía para la Sia y vicebersa para
mantener una estructuracion entre ambas
partes
IV. 4Comunicar oportunamente al proceso de pagos almacen y
compras las llegadas de mercancias30 4 34 Mediante copia en el correo electronico
PROCESOS: Descripción en verbos infinitivos.
Planear, planificar y organizar.
Hacer, direccionar y ejecutar.
MANUAL DE PROCESOS
JEFE DE COMERCIO EXTERIOR
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Coordinación de la logística de importación entre Cosmoagro y la SIA
Verificar, Evaluar o Asegurar.
Actuar, Ajustar o Reclasificar.
77
A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. ÁREA:
D. FUNCIÓN:
INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
I. 1 Definir parametros de recolección de información 20 1 21
Los costos y gastos relacionados con la
importacion deben ser reportados en los
informes a tesoreria
II. 2Agrupar los parametros por función o importancia,
establecer obligatorios y no obligatorios20 4 24
Se destinaran unas recolecciones de
informacion que seran de oblicatorio
diligenciamiento
III. 3Verificar en el momento de despacho en puerto de origen
los documentos del proveedor20 4 24
Hacer negociacion alterna con los puertos
por donde llega la mercancia
IV. 4Checar las facturas y cobros totales de la importacion por
parte del proveedor y la SIA10 2 12
Verificar que los costos esten soportados y
ajustados
PROCESOS: Descripción en verbos infinitivos.
Planear, planificar y organizar.
MANUAL DE PROCESOS
JEFE DE COMERCIO EXTERIOR
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Dirección del proceso de importación con la SIA
Hacer, direccionar y ejecutar.
Verificar, Evaluar o Asegurar.
Actuar, Ajustar o Reclasificar.
78
A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. ÁREA:
D. FUNCIÓN:
INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
I. 1Organizar los documentos enviados por la SIA, el proveedor
y la zona franca del pacifico30 4 34
La evaluacion pos-importacion por parte del
área solicitante debe hacerse y archivarse.
II. 2
Hacer la liquidacion total de la importacion de manera
discriminada (anticipos, depositos, bodegajes, transporte,
moras, seguros, etc)
30 5 35Realizar la liquidacion total o solicitar a la
SIA que lo haga
III. 3Verificar las fechas de los documentos según cronograma de
importacion30 3 33
Se debe comprobar que la SIA cumpla con
las fechas y en caso de ser asi, evaluar el
porque
IV. 4Proceder con el envio ordenado de los soportes de la
importacion para el registro contable.50 5 55
Enviar al patinador de piso para que
entregue los documentos a contabilidad y
que a su vez firmen el recibido de la
documentacion
Actuar, Ajustar o Reclasificar.
PROCESOS: Descripción en verbos infinitivos.
Hacer, direccionar y ejecutar.
Planear, planificar y organizar.
Verificar, Evaluar o Asegurar.
MANUAL DE PROCESOS
JEFE DE COMERCIO EXTERIOR
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Revisión de las importaciones terminadas
Fuente: Elaboración propia
79
8.9. Manual de procedimientos.
Esto manuales de procedimientos grafican los procesos y funciones para que sea mucho más claro como se
lleva a cabo el correcto desarrollo de las actividades en cada área, contienen de manera implícita los principios
fundamentales para la empresa y servirán para lograr un mayor análisis de la secuencia y como están
interrelacionadas entre si todas las funciones y por ende los procedimientos.
Estos manuales contienen las normas que rigen las funciones y procedimientos de las distintas áreas de una
organización. De esta manera todo lo inherente a un puesto de trabajo se encuentra escrito, alcance del
puesto, responsabilidades e incluso forma de realizar las rutinas de trabajo.
80
Tabla 20: Manual de procedimientos
FLUJOGRAMA Descripción de las actividades en el gerundio del verbo.
Norma:
Política,
Marco Legal,
Formato.
Responsable INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1Iniciando el proceso de Realización de estudios anticipados
para prepararse antes que la necesidad de la compra surjaIso 31000 Jefe de Compras 10 3 13 INTERNO
La programacion esta a cargo de Produccion, y
cuando aparece en el sistema Uno Enterprise,
la persona de compras sabra que se requiere
2Convocando a reunion iniciando año para elaboracion de un
estudio de posibles comprasIso 31001 Jefe de Compras 20 3 23 INTERNO
Tener la base de datos actualizada con los
datos actuales de los proveedores anteriores y
nuevos posibles proveedores
3Haciendo investigacion documental sobre las compras de años
anterioresIso 31001 Jefe de Compras 10 3 13 INTERNO
Se deben tener formatos en excel para en
caso de fallas tecnicas en el sistema se uedan
hacer este proceso a mano
4Formulando las compras de acuerdo a los tendencias de años
anterioresIso 31001 Jefe de Compras 10 2 22 EXTERNO
Y solicitar las aprobaciones pernitentes sobre
las ordenes de compra elaboradas a mano
5Confirmarndo en las diferentes areas de la compañía sobre las
necesidades identificadasIso 31001 Jefe de Compras 20 2 22 INTERNO
El envio de la orden se debe hacer por e-mail,
o por correo fisico certificado
6 Elaborando el estudio de las compras del año Iso 31001 Jefe de Compras 30 4 34 INTERNOY solicitar las aprobaciones pernitentes sobre
las ordenes de compra elaboradas a mano
7Finalizando el proceso de Realización de estudios anticipados
para prepararse antes que la necesidad de la compra surja.Iso 31001 Jefe de Compras 20 1 21 INTERNO
Esta acta debe existir no solo en el sistema si
no tambien en excel y se deben terner
impresas para ser diligenciadas a mano
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
PROCESO:
JEFE DE COMPRAS
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Realización de estudios anticipados para prepararse antes que la necesidad de la compra surja
81
FLUJOGRAMA Descripción de las actividades en el gerundio del verbo.
Norma:
Política,
Marco Legal,
Formato.
Responsable INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1 Iniciando el proceso de proyeccion de las compras requeridas Iso 31000 Jefe de Compras 20 4 24 INTERNO Solicitar anticipos a gerencia financiera
2Proyectando las compras deacuerdo la presupuesto de ventas
del año en curso al inicio de añoIso 31000 Jefe de Compras 10 2 12 INTERNO
Actuar en el proceso de pago informado a
tesoreria cuales se deben pagar para el
despachi indeiato
3Realizando indicadores sobre el comportamiento de las
compras en años anterioresIso 31000 Jefe de Compras 30 4 34 EXTERNO
Se debe llegar a un acuerdo con el proveedor
seleccionado en caso de no ser asi se buscara
otro
4Confirmando con las areas de la compañía que dichas
proyecciones esten con un alto grado de realidadIso 31000 Jefe de Compras 30 5 35INTERNO Y EXTERNO
Se debe tener un segundo proveedor que
pueda suplir esa necesidad
5 Procediendo con la elaboracion de la proyeccion de compras Iso 31000 Jefe de Compras 30 3 33 EXTERNOSe deben tener formatos en excel para en
caso de fallas tecnicas en el sistema se uedan
hacer este proceso a mano
6Finalizando el proceso de proyeccion de las compras
requeridasIso 31000 Jefe de Compras 50 5 55 EXTERNO
Y solicitar las aprobaciones pernitentes sobre
las ordenes de compra elaboradas a mano
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
PROCESO:
JEFE DE COMPRAS
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Proyección de las compras requeridas
82
FLUJOGRAMA Descripción de las actividades en el gerundio del verbo.
Norma:
Política,
Marco Legal,
Formato.
Responsable INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1Iniciando el proceso de estructuracion del plan de compras
con el apoyo de gerencia general.Iso 31000 Jefe de Compras 10 2 12 INTERNO
Los documentos requeridos para la creacion
son de estricto cumplimineto
2Organizando al inicio de cada mes una reunion con gerencia
generalIso 31000 Jefe de Compras 30 4 34 EXTERNO
Esta debe programarse con un mes de
anterioridad
3Estableciendo prioridades de compra para ser expuestas ante
la gerencia generalIso 31000 Jefe de Compras 10 3 13 INTERNO
deacuerdo a la importancia de los pedidos se
establecen prioridades de pedido
4Asegurando que en caso de requerirse apoyo para el area sea
destinadaIso 31000 Jefe de Compras 20 3 23 INTERNO
Caundo se tengan muchos pendientes solicitar
apoyo de los aprendices del sena
5 Pocediendo con los cambios efectuados durante dicha reunion Iso 31000 Jefe de Compras 10 3 13 INTERNOLlevar a cabo todos los puentos tratados
durante la reunion
6Finalizando el proceso de estructiracion del plan de compras
en el apoyo de gerencia general.Iso 31000 Jefe de Compras 10 2 22 EXTERNO
El proceso finaliza con la estructuracion del
plan de compras
ÁREA:
PROCESO:
JEFE DE COMPRAS
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Estructuración del plan de compras con el apoyo de gerencia general
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
CARGO:
JEFE INMEDIATO
83
FLUJOGRAMA Descripción de las actividades en el gerundio del verbo.
Norma:
Política,
Marco Legal,
Formato.
Responsable IMPLICACIONES IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1Iniciando el proceso de negociacion y contratacion del
proveedorIso 31000 Jefe de Compras 30 4 34 INTERNO
El proceso de negociacion y contratacion del
proveedor inicia cuando se han realizado
como minimo 3 cotizaciones
2 Preseleccionando el proveedor Iso 31000 Jefe de Compras 20 1 21 INTERNO
de las tres cotizaciones se debe seleccionar el
proveedor que mas se ajuste a las
necesidades
3Resumiendo las compras y los gastos administrativos
deacuerdo al proveedorIso 31000 Jefe de Compras 20 4 24 INTERNO
las compras deben separarse deacuedo al
proveedor que las ofrezca
4Verificando que el proveedor este creado en el sistema
contable Uno EnterpriseIso 31000 Jefe de Compras 20 4 24 INTERNO
Se debe digitar la sedula o NIT del proveedor
para verificar que este creado
5Contactando con el proveedor y llegando a un acuerdo en
cantidades, precios y fechasIso 31000 Jefe de Compras 10 2 12 INTERNO
El contacto puede ser mediante correo
electromico o por telefono
6Finalizando el proceso de negociacion y contratacion del
proveedorIso 31000 Jefe de Compras 30 4 34 EXTERNO
el proceso finaliza con el proveedor
seleccionado
PROCESO:
JEFE DE COMPRAS
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Negociacion y contratacion del proveedor
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
84
FLUJOGRAMA Descripción de las actividades en el gerundio del verbo.
Norma:
Política,
Marco Legal,
Formato.
Responsable INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1Iniciando el proceso de Elaboracion y confirmacion de la orden de
compra y/o servicio en el sistemaIso 31000 Jefe de Compras 30 3 33 EXTERNO
El proceso inicia con la verificacion de la orden en
elaboracion
2Programando la elaboracion de las ordenes de compra del dia en la
azIso 31000 Jefe de Compras 50 5 55 EXTERNO la programacion debe hacerse con anterioridad
3Elaborando e imprimiendo la orden de compra y enviarla para
aprobacion internaIso 31000 Jefe de Compras 50 5 55 EXTERNO
La orden de compra debe ser impresa para ser
archivada
4 Verificando que la orden de compra este finalizada exitosamente Iso 31000 Jefe de Compras 10 2 12 INTERNOse debe verificar que no queden ordenes de
compra en elaboracion
5 Remitiendo la orden de compra al proveedor Iso 31000 Jefe de Compras 30 4 34 EXTERNOse debe enviar por dos canales, virtual y por fax o
correo certificado
6Finalizando el proceso de elaboracion y confirmacion de la orden de
compra y/o servicio en el sistemaIso 31000 Jefe de Compras 10 3 13 INTERNO
el proceso finaliza con la confirmacion de lectura
del correo donde se envia la orden de compra
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
PROCESO:
JEFE DE COMPRAS
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Elaboracion y confirmacion de la orden de compra y/o servicio en el sistema
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
85
FLUJOGRAMA Descripción de las actividades en el gerundio del verbo.
Norma:
Política,
Marco Legal,
Formato.
Responsable INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1Iniciando el proceso de Revision de las compras realizadas y
pendientes de recepcionIso 31000 Jefe de Compras 10 3 13 INTERNO
el proceso inica con la revision de compras y
pendientes de ser recibidas
2 Organizando enl ingreso de la mercancia ante zona franca Iso 31000 Jefe de Compras 10 2 22 EXTERNOTramitar las autorizaciones al interior de la
compañía con suficiente tiempo
3Solicitando los permisos pertinentes para que el ingreso pueda
llevarse a caboIso 31000 Jefe de Compras 20 2 22 INTERNO
Este punto lo hace el encargado de Almacen,
pero el jefe de compras debe supervisar este
recibimiento
4Verificando la mercancia recibida VS lo solicitado en el
documento de compraIso 31000 Jefe de Compras 30 4 34 INTERNO Lo podra hacer tambin el jefe de almacen
5 Firmando la factura y la remision Iso 31000 Jefe de Compras 20 1 21 INTERNOTramitar las autorizaciones al interior de la
compañía con suficiente tiempo
6Finalizando el proceso de revision de las compras realizadas
pendientesIso 31000 Jefe de Compras 10 3 13 INTERNO
el proceso finaliza cuando se hayan revisado
todas las compras pendientes de recibirse
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ÁREA:
PROCESO:
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Revision de las compras realizadas y pendientes de recepcion
CARGO:
JEFE INMEDIATO
JEFE DE COMPRAS
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
86
FLUJOGRAMA Descripción de las actividades en el gerundio del verbo.
Norma:
Política,
Marco Legal,
Formato.
Responsable INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1 Iniciando el proceso de Planificacion de la importacion Iso 31000Jefe de comercio
Exterior30 4 34 INTERNO
Buscar canales de informaxcion, encuestas,
evaluaciones, etc
2Definiendo parametros de resolucion de recoleccion de
informacion.Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior20 1 21 INTERNO
Buscar canales de informaxcion, encuestas,
evaluaciones, etc
3 Elaborando la planificacion de las importaciones del mes Iso 31000Jefe de comercio
Exterior20 4 24 INTERNO
Solicitar a produccion informacion para hacer
este punto
4Asignando las personas responsables en la recoleccion de
informacion de años anterioresIso 31000
Jefe de comercio
Exterior20 4 24 INTERNO
Buscar en el archivo documental informacion
de años anteriores
5 Evaluando la calidad de la informacion planificada Iso 31000Jefe de comercio
Exterior10 2 12 INTERNO
Revisar mediante una muestra aleatoria que
dicha planificacion se cumpla
6 Finalizando el proceso de Planificacion de la importacion Iso 31000Jefe de comercio
Exterior30 4 34 EXTERNO
Revisar mediante una muestra aleatoria que
dicha planificacion se cumpla
PROCEDIMIENTOS
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
PROCESO:
JEFE DE COMERCIO EXTERIOR
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Planificacion de la importancion
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
87
FLUJOGRAMA Descripción de las actividades en el gerundio del verbo.
Norma:
Política,
Marco Legal,
Formato.
Responsable INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1Iniciando el proceso de programacion permanente de las
importaciones requeridasIso 31000
Jefe de comercio
Exterior10 3 13 INTERNO
En casos extremos la programacion debe estar
a cargo tambien del aprendiz de esta área.
2Planificando deacuerdo a la importancia de las compras
solicitadas y priorizarIso 31000
Jefe de comercio
Exterior10 2 22 EXTERNO
En casos extremos la programacion debe estar
a cargo tambien del aprendiz de esta área.
3 Haciendo el envio de la planeacion a la SIA para su ejecucion Iso 31000Jefe de comercio
Exterior20 2 22 INTERNO El envio puede ser fisico o por e-mail
4Verificando que la SIA mediante confirmacion de lectura del
correo abra el instructivoIso 31000
Jefe de comercio
Exterior30 4 34 INTERNO
Soliciar por telefono la confirmacion del
recibido
5Informando a gerencia de produccion y financiera sobre el
estado de la programacionIso 31000
Jefe de comercio
Exterior20 1 21 INTERNO
Copiar el correo electronico a las areas
inbvolucradas para que se informen
6Finalizando el proceso de programacion permanente a las
importaciones requeridasIso 31000
Jefe de comercio
Exterior10 3 13 INTERNO
Copiar el correo electronico a las areas
inbvolucradas para que se informen
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
PROCESO:
JEFE DE COMERCIO EXTERIOR
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Programacion permanente de las importaciones requeridas
88
FLUJOGRAMA Descripción de las actividades en el gerundio del verbo.
Norma:
Política,
Marco Legal,
Formato.
Responsable INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1Iniciando el proceso de Coordinacion de la logistica de
importacion entre cosmoagro y la SIAIso 31000
Jefe de comercio
Exterior30 3 33 EXTERNO
Solicitar a la SIA que cada moviemiento sea
informado
2Organizando un seguimiento continuo a la SIA para estar
informado en lineaIso 31000
Jefe de comercio
Exterior50 5 55 EXTERNO
Solicitar a la SIA que cada moviemiento sea
informado
3 Ayudando con llamadas y correos el proceso de la SIA Iso 31000Jefe de comercio
Exterior50 5 55 EXTERNO
Colaborar a la SIA en la parte operativa para
que no se pare la importacion
4 Verificando el cumplimiento de los requisitos de factura y BL Iso 31000Jefe de comercio
Exterior10 2 12 INTERNO
Debe existir retroalimentaciones de la
compañía para la Sia y vicebersa para
mantener una estructuracion entre ambas
partes
5Comunicando oportunamente al proceso de pagos almacen y
compras las llegadas de mercanciasIso 31000
Jefe de comercio
Exterior30 4 34 EXTERNO Mediante copia en el correo electronico
6Finalizando el proceso de Coordinacion de la logistica de
importacion entre cosmoagro y la SIAIso 31000
Jefe de comercio
Exterior10 3 13 INTERNO Mediante copia en el correo electronico
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
PROCESO:
JEFE DE COMERCIO EXTERIOR
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Coordinacion de la logistica de importacion entre cosmoagro y la SIA
89
FLUJOGRAMA Descripción de las actividades en el gerundio del verbo.
Norma:
Política,
Marco Legal,
Formato.
Responsable INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1Iniciando el proceso de Direccion del proceso de importacion
con la SIAIso 31000
Jefe de comercio
Exterior20 4 24 INTERNO
Los costos y gastos relacionados con la
importacion deben ser reportados en los
informes a tesoreria
2 Definiendo parametros de recoleccion de informacion Iso 31000Jefe de comercio
Exterior10 2 12 INTERNO
Los costos y gastos relacionados con la
importacion deben ser reportados en los
informes a tesoreria
3Agrupando los paramentros por funcion o importancia,
establecer obligatorios y no obligatoriosIso 31000
Jefe de comercio
Exterior30 4 34 EXTERNO
Se destinaran unas recolecciones de
informacion que seran de oblicatorio
diligenciamiento
4Verificando en le momento de despacho en puerto de origen
los documentos del proveedor Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior30 5 35INTERNO Y EXTERNO
Hacer negociacion alterna con los puertos por
donde llega la mercancia
5Checando las facturas y cobros totales de la importacion por
parte del proveedor y la SIAIso 31000
Jefe de comercio
Exterior30 3 33 EXTERNO
Verificar que los costos esten soportados y
ajustados
6Finalizando el proceso de Direccion del proceso de
importacion con la SIAIso 31000
Jefe de comercio
Exterior50 5 55 EXTERNO
Verificar que los costos esten soportados y
ajustados
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
PROCESO:
JEFE DE COMERCIO EXTERIOR
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Direccion del proceso de importacion con la SIA
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
90
FLUJOGRAMA Descripción de las actividades en el gerundio del verbo.
Norma:
Política,
Marco Legal,
Formato.
Responsable INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1Iniciando el proceso de Revision de las importaciones
terminadasIso 31000
Jefe de comercio
Exterior30 4 34 INTERNO
La evaluacion pos-importacion por parte del
área solicitante debe hacerse y archivarse.
2Organizando los documentos enviados por la SIA, el
proveedor y la Zona franca del pacificoIso 31000
Jefe de comercio
Exterior20 1 21 INTERNO
La evaluacion pos-importacion por parte del
área solicitante debe hacerse y archivarse.
3
Haciendo la liquidacion total de la importacion de manera
discriminada ( anticipos, depositos, bodegajes, trasnporte,
moras, seguros, etc)
Iso 31000Jefe de comercio
Exterior20 4 24 INTERNO
Realizar la liquidacion total o solicitar a la SIA
que lo haga
4Verificando las fechas de los documentos según cronograma
de importacionIso 31000
Jefe de comercio
Exterior20 4 24 INTERNO
Se debe comprobar que la SIA cumpla con las
fechas y en caso de ser asi, evaluar el porque
5Poceder con el envio ordenado de los soportes de la
importacion para el registro contableIso 31000
Jefe de comercio
Exterior10 2 12 INTERNO
Enviar al patinador de piso para que entregue
los documentos a contabilidad y que a su vez
firmen el recibido de la documentacion
6Finalizando el proceso de Revision de las importaciones
terminadasIso 31000
Jefe de comercio
Exterior30 4 34 EXTERNO
Enviar al patinador de piso para que entregue
los documentos a contabilidad y que a su vez
firmen el recibido de la documentacion
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
PROCESO:
JEFE DE COMERCIO EXTERIOR
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Revision de las importaciones terminadas
CARGO:
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Fuente: Elaboración propia
91
8.10. Formatos.
Los formatos utilizados por la compañía dentro del proceso de compra se muestran a continuación.
Tabla 21: Formatos
No. DE ORDEN DE COMPRA: 6
FECHA: 7
CANT UNIDADNO.
REQUISICIÓN
PRECIO
UNITARIO
IMPORTE
PARCIAL
9 10 13 14 15
17
QUIEN REQUIERE
1. COSMOAGRO S.A.
2. DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
3. OFICINA DE ADQUISICIONES
4. ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIOS
PROVEEDOR: 5
8. Hoja: 1 de 1
2
3
No. DESCRIPCIÓNAREA
SOLICITANTE
1 11 12
6
7
4
5
10
11
8
9
14
15
12
13
F IR M A F IR M A F IR M A
18 19 20
SUB –TOTAL:
I.V.A.
SUBTOTAL:
AUTORIZA Vo. Bo.
92
3. Hoja: 1 de 1
ÁREA 4 CLAVE: 5 6
SUBPROCESO 7 No. OFICIO: 8 9
SOLICITANTE 10 CLAVE: 11 12
PRIORIDADNÚMERO DE
CÓDIGOCANTIDAD UNIDAD COSTO ESTIMADO
13 14 15 16 19
NÚMERO DE CONTROL INTERNO:
GERENTE DE ÁREA
NOMBRE DEL ARTÍCULOESPECIFICACIONES DEL
ARTÍCULO
2. REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y SUMINISTROS
FECHA DE ELABORACIÒN:
1. COSMOAGRO S.A
17 18
Solicitante. Revisado por. Autorizado por.
TELÉFONO O EXTENSIÓN INTERNA:
20 21 22
93
18. Nombre de quien diligencia:
1. COSMOAGRO S.A.
12. Favor anexar a este formulario los siguientes documentos:
13. Certificado de Cámara de Comercio con expedición no mayor a 15 días.
14. Copia del RUT (Registro Único Tributario).
15. Estados Financieros de los dos últimos años con sus anexos y notas correspondientes, debidamente
firmados por Representante Legal y contador público y/o Revisor Fiscal.
16.Declaración de Renta del último año.
17. Certificacion Bancaria
94
3. PROVEEDOR 4. NIT
5. AREA
5. RESPONSABLE ANTICIPO 6. CARGO
7. FECHA ANTICIPO 8. VR ANTICIPO
9. FACTURA No. 10. FECHA FACTURA 11. VALOR SIN IVA 12. VALOR IVA 13. TOTAL FACTURA
$ $ $
$ $ $
$ $ $
$ $ $
$ $ $
$
$
$
$
$
$
20. OBSERVACIONES
21. NOMBRE RESPONSABLE 22. JEFE DE AREA 23. CONTABILIDAD 24. CONTROL INTERNO
1. COSMOAGRO S.A
2.FORMATO DE LEGALIZACION PROVEEDORES, COMPRAS Y EVENTOS No. _________
14. SUBTOTAL
15. RETENCION EN LA FUENTE
16. RETENCION DE ICA
17. RETENCION DE IVA
18. ANTICIPO
19. SALDO A FAVOR/CONTRA
95
1. COSMOAGRO S.A
2. FORMATO DE ENTREGA DE FACTURAS A CUENTAS POR PAGAR
3. PROVEEDOR 4. NIT 5. FACTURA 6.VALOR FACTURA 7. FIRMA RECIBIDO
96
VALOR DESCRIPCIÓN
1 No Cumple
2 Cumple Insatisfactoriamente
3 Cumple Aceptablemente
4 Cumple en Alto Grado
5 Cumple Plenamente
8. Cumplimiento de la Solicitud 9. Oportunidad y Exactitud10. Soporte y Servicio Post
Venta
11. NOMBRE DEL EVALUADOR 13. CARGO 14.FIRMA
12. C.C
Califique según los siguientes criterios la calidad del
bien/servicio prestado por el proveedor utilizando la
siguiente de calificación.
2. FORMATO DE EVALUCION
1. COSMOAGRO S.A
7. Evaluacion
3. Fecha de
evaluación
D/M/A
4. PROVEEDOR
6. No. De
Orden de
Compra
5. BIEN O SERVICIO QUE
PROVEE
Fuente: Elaboración propia
97
8.11. Manual de instructivos.
El manual de instructivos es de vital importancia para el proceso de compras, porque es la guía para el
diligenciamiento de los formatos anteriormente citados, y ayuda a evitar errores que pueden entorpecer la labor
de la cadena de abastecimiento.
Tabla 22: Manual de instructivos
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
No. Instructivos IMPLICACIONES IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1 Indica el nombre de la empresa 10 3 13 INTERNOEsta informacion es inmodificable, y debe aparecer el nombre
de la empresa
3 Departamento de recursos materiales o servicios 20 3 23 INTERNOEsta informacion es inmodificable, y debe aparecer el área de
compras y suministros
4 Indica el Departamento de compras que es quien da tramite de las adquicisones10 3 13 INTERNOEsta informacion es inmodificable, y debe aparecer el área de
compras bien sea nacional o internacional
5 Indica la oficina de compras nacionales 10 2 12 INTERNO Esta informacion es inmodificable.
6 Indica el nombre de la orden, bien sea compra o servicio 20 2 22 INTERNOEsta informacion es inmodificable e indica el tipo de bien que
se requiere podra ser un servicio o un bien
7
El jefe de compras nacionales o Jefe de comercio exterior
anota el nombre del proveedor que va a suministrar los bienes
o servicios.
30 4 34 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
8El jefe de compras nacionales o Jefe de comercio exterior
anota el numero consecutivo de la orden de compra20 1 21 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
MANUAL DE INSTRUCTIVOSJEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
ODEN DE COMPRA SERVICIO
98
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
No. Instructivos IMPLICACIONES IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
9El jefe de compras nacionales o Jefe de comercio exterior
anota la fecha en que levanta el pedido20 4 24 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
10El jefe de compras nacionales o Jefe de comercio exterior
anota la cantidad de bienes o servicios que se solicita40 1 41 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
11El jefe de compras nacionales o Jefe de comercio exterior
anota la unidad de medida del bien o serv que se solicita30 1 31 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
12El jefe de compras nacionales o Jefe de comercio exterior
anota la descripcion del bien o servicio que se va adquirir20 4 24 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
13
El jefe de compras nacionales o Jefe de comercio exterior
anota el nombre del area solicitante a la que corresponde el
bien o servicio que se va adquirir
10 2 12 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
14
El jefe de compras nacionales o Jefe de comercio exterior
anota el numero de requisicion a la que corresponde el bien o
servicio que se va adquirir lo anterior permite que en una sola
orden de compra se surtan varias requisiciones con un solo
proveedor
30 4 24 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
15
El jefe de compras nacionales o Jefe de comercio exterior
anota el precio unitario del bien o servicio a adquirir
considerando el iva.
30 5 35 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
MANUAL DE INSTRUCTIVOS
JEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
ODEN DE COMPRA SERVICIO
99
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
Instructivos INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1 Indica el nombre de la empresa
30 2 32 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
2 REQUERIMIENTO DE COMPRA
20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
3 Indica el numero de hojas que tiene el formato
20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
4
Nombre completo de la área solicitante, sin abreviaturas. 20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
5
Clave asignada la area, centro ó unidad. 10 1 11 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
6
Fecha en que se realiza el llenado del formato. 40 1 41 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
REQUERIMIENTO DE COMPRA
JEFE DE COMPRASMANUAL DE INSTRUCTIVOS
100
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
Instructivos INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
7
Número consecutivo del total de hojas que se utilizaron para
los requerimientos.30 1 31 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
8
Nombre del subproceso que ocupa, para el cual se esta
solicitando el bien o serivicio30 3 33 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
9
Número del oficio asignado por el área, centro ó unidad, para
el envio del formato.30 4 34 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
10
El nùmero de control interno es asignado y registrado por la
dirección técnica y de promoción (dejar en blanco este
espacio).
30 5 35 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
11
Nombre del solicitante al que se destina el bien solicitado. 30 5 35 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
12
Clave del subproceso esta clave es asignada y registrada por
la dirección técnica y de promoción (dejar en blanco este
espacio).
30 5 35 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
MANUAL DE INSTRUCTIVOSJEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
REQUERIMIENTO DE COMPRA
101
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
Instructivos INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
13
La jerarquía de atenciòn es de suma importancia, por lo que se
deberá registrar un número consecutivo por cada area, ya que
este indicará el orden en que deben ser atendidos, cabe
señalar que no se podra dar un mismo número para dos o más
areas.
30 5 35 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
14
Registrar con nùmero consecutivo la prioridad de la solicitud
de materiales y suministros, (el orden indicará la importancia
de su requerimiento).
30 5 35 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
15
El código es asignado y registrado por la dirección técnica y
de promoción (dejar en blanco este espacio).30 5 35 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
16
Número de o artículos que se requieren. 20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
17
Tipo de unidad: paquete, pieza, rollo, frasco, kilogramo, litro,
etc.20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
18
Nombre técnico comercial del artículo, que permita su
identificación en los catálogos correspondientes.10 1 11 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
19
Indicar las especificaciones técnicas comerciales y
presentación requerida (metros por rollos, gramos o mililitros
por frasco, etc), que describa el artículo solicitado, debiendo
acompañar la descripción con catálogos y/o folletos.
40 1 41 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
MANUAL DE INSTRUCTIVOSJEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
REQUERIMIENTO DE COMPRA
102
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
Instructivos INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
20
Costo unitario estimado de cada artículo, en su caso incluir
cotizaciones actualizadas.30 1 31 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
21
Nombre, firma, teléfono o extensión, de la persona
responsable y/o coordinador de los jefes de las areas; el cual
deberá ser el enlace ante la dirección técnica y de
promoción, designado por el gerente de la empresa y o
responsable de la solicitud del requerimiento de materiales y
suministros y del llenado del formato.
30 3 33 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
22
Nombre y firma de revisado por jefe departamento. 30 4 34 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
23
Nombre y firma de autorización del gerente de área. 30 5 35 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
JEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
REQUERIMIENTO DE COMPRA
MANUAL DE INSTRUCTIVOS
103
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
Instructivos INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1 indica el Nombre de la empresa 30 2 32 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
2 Nombre del formato 20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
3 Informacion basica de la compañía o futuro proveedor 20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
4 Nombre o raon social de la empresa proveedora 20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
5 NIT o numero de identificacion tributaria 10 1 11 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
CADENA DE ABASTECIMIENTO
REQUERIMIENTO DE COMPRA
JEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
MANUAL DE INSTRUCTIVOS
104
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
Instructivos INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
6 Direccion indica en donde se encuentra ubicada la empresa 40 1 41 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
7Telefono el telefono principal de la empresa que participa para
ser nuestro proveedor30 1 31 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
8 Ciudad, la ciudad donde se encuentra la empresa 30 3 33 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
9 Pagina web de la empresa en su defecto correo electronico 30 4 34 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
10 Indica el numero de Fax 30 5 35 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
MANUAL DE INSTRUCTIVOSJEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
REQUERIMIENTO DE COMPRA
105
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
Instructivos INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
11 Indica el pais del domicilio principal de la empresa 30 2 32 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
12a este formato se le deben anexar una serie de documentos
enumerados a continucaion20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
13Certificado de Cámara de Comercio con expedición no mayor a
15 días.20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
14 Copia del RUT (Registro Único Tributario). 20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
15
Estados Financieros de los dos últimos años con sus anexos y
notas correspondientes, debidamente firmados por
Representante Legal y contador público y/o Revisor Fiscal.
10 1 11 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
MANUAL DE INSTRUCTIVOSJEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
REQUERIMIENTO DE COMPRA
106
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
Instructivos INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
16 Declaración de Renta del último año. 40 1 41 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
17 Certificacion Bancaria 30 5 35 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
18 Nombre de quien diligencia: 30 2 32 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
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poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
MANUAL DE INSTRUCTIVOSJEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
REQUERIMIENTO DE COMPRA
107
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
Instructivos INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1 Indica el nombre de la empresa Cosmoagro S.A 30 5 35 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
2Indica el nombre del formato: es para legalizar anticipos
solicitados por funcionarios de la empresa30 5 35 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
3 Indica el nombre del proveedor a quien se le realizo el anticipo 30 5 35 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
4 El NIT del proveedor a quien se le realizo el anticipo 20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
5 Indica el área que solicito el anticpo y que debe legalizarlo 20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
5 Indica el nombre de quien solicito el anticipo 10 1 11 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
MANUAL DE INSTRUCTIVOSJEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
REQUERIMIENTO DE COMPRA
108
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
Instructivos INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
6 El cargo que ocupa quien solicito el anticipo 40 1 41 INTERNO
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envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
7 Fecha del anticipo 20 3 23 INTERNO
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poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
8 El valor del anticipo realizado 20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
9 El o los numeros de facturas 20 3 23 INTERNO
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poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
10 Fechas de las facturas 10 1 11 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
11 Valor de la factura antes de iva 40 1 41 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
MANUAL DE INSTRUCTIVOSJEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
REQUERIMIENTO DE COMPRA
109
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
Instructivos INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
12 Valor de las facturas despues de iva 30 1 31 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
13 Total factura es la suma de las casillas 11 y 12 30 3 33 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
14 Subtotal aparece automaticamente 30 4 34 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
15 Retencion en la fuente si da lugar a realizarla 30 5 35 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
16 Retencion en de ICA si da lugar a realizarla 40 1 41 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
17 Retencion en de Iva si da lugar a realizarla 30 1 31 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
MANUAL DE INSTRUCTIVOSJEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
REQUERIMIENTO DE COMPRA
110
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
Instructivos INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
18 Se escribe nuevamente el valor del anticipo 30 3 33 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
19Se debe consultar en el sistema para determinar si hay saldo a
pagar a favor o si el anticipo queda 100% cubierto30 4 34 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
20 Se escriben las observaciones que se tengan 30 5 35 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
21 Nombre del responsable y firma 40 1 41 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
22 Nombre y firma del jefe de área 30 1 31 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
23 Nombre y firma de contabilidad 30 3 33 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
24 Nombre y firma de control interno 30 4 34 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
JEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
REQUERIMIENTO DE COMPRA
MANUAL DE INSTRUCTIVOS
111
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
Instructivos INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1 Indica el nombre de la empresa Cosmoagro s.a 20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
2Indica el nombre del formato; entrega de facturas a cuentas
por pagar20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
3 En esta casilla se debe colocar el nombre del proveedor 20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
4 En esta casilla se debe colocar el Nit del proveedor 10 1 11 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
5 Se debe detallar el numero de factura con numeros y letras 30 4 34 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
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6 Se debe relacionar el valor de cada factura 30 5 35 INTERNO
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poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
7En esta casilla debe ir la firma de la persona de cuentas por
pagar que recibe la factura40 1 41 INTERNO
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personal
MANUAL DE INSTRUCTIVOSJEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Entrega de facturas a cuentas por pagar
112
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
Instructivos INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
1 Indica el nombre de la empresa Cosmoagro s.a 20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
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personal
2 Indica el nombre del formato; Formato de evaluacion 20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
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poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
3 Indica la fecha en la que se realiza la evaluacion 20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
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esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
4Indica el nombre del proveedor que presto el servicio o vendio
el bien10 1 11 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
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poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
5Se debe definir que bien o servicio fue adquirido y es producto
de la evaluacion30 4 34 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
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esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
6Se debe especificar el numero de orden de compra mediante la
cual se realizo la trasaccion30 5 35 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
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poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
MANUAL DE INSTRUCTIVOSJEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Formato de Evaluacion
113
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
DOCUMENTO:
Instructivos INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGAR
7 Los campos son de evaluacion del proveedor 40 1 41 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
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poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
8este campo tendra que contener un numero deacuerdo a la
tabla valor/descripcion20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
9este campo tendra que contener un numero deacuerdo a la
tabla valor/descripcion20 3 23 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
10este campo tendra que contener un numero deacuerdo a la
tabla valor/descripcion10 1 11 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
11 Debe contener el nombre de la persona que evalua 40 1 41 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
12 Se debe detallar el numero de cedula de quien evalua 30 1 31 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
13 El cargo actual que ocupa el evaluador 30 3 33 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
14 Debe firmar la persona que esta realizando la evaluacion 30 4 34 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al área de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
MANUAL DE INSTRUCTIVOSJEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Formato de Evaluacion
Fuente: Elaboración propia
114
8.12. Informe cuadro de mando.
El cuadro de mando como se mencionaba en el estado del arte del presente proyecto hace referencia a un
instrumento donde recopila todos los procedimientos de determinada área mediante la utilización de unos
indicadores que permiten de forma precisa conocer el estado real de la compañía en el área de compras y de
comercio exterior, proporcionando la información necesaria para la toma de decisiones.
Tabla 23: Cuadro de mando
NUMERADOR DENOMINADOR
1 90% Eficacia(Total ejecutado /
Total aprobado) * 100 4.135.670.015 1.600.674.296
2 85% Eficacia
(Total de
Proveedores
evaluados como
excelentes+buenos /
Total de proveedores
evaluados) *100
166 247
3 80% Eficacia RESPONSABLE: 102 125
4 70% Eficiencia
(No. Contratos
liquidados y
finalizados+anulados
/ Total de Contratos
Elaborados)x100
462 467
5 85% Eficiencia
No. de actividades
ejecutadas / No. de
actividades
programadas y
Valor de las
actividades
ejecutadas
318 340
Oportunidad en
los despachos
por parte del
Proveedor
(Revisar y
preguntar)
Actividades
realizadas para la
ejecución del
programa del
Plan de Compras.
Elaboración y
Liquidación de
Contratos
No. INDICADOR META QUE MIDE FORMULA
Indice Ejecución
del Plan de
Compras
Calidad de
Proveedores
2013
115
ANÁLISIS
CORTE: 2013
1 Anual 258%
El indicador muestra que para el año
2013, se ejecutó el 258% del Plan de
Compras que se presupuesto para esta
vigencia, debido a que no se consideró
las compras realizadas por los
Proyectos Especiales de las diferentes
areas de la compañia. Iguamente se
recibió solicitudes para adicion al plan
de compras las cuales no se registraron
como tal
4 50 54 Interno
Exigir que los proyectos especiales
esten presentes dentro del Plan de
Compras, teniendo estadisticas
historicas que se puedan ajustar a la
realidad.
Realizar las adiciones al plan de
compras cada vez que sea necesario.
2 Anual 67%
La evaluación de proveedores durante el
2013, mejoró respecto al año 2012 como
consecuencia de las modificaciones que
se realizaron en los criterios de
evaluacion30 4 34 Interno
analizar las causas que probocaron
evaluaciones regulares y malas para
establecer correctivos.
3 Anual 82%
La oportunidad en el cumplimiento del
plazo de entrga por parte de los
proveedores mejoró sustancialmente, al
pasar en promedio del 61,5% en el año
2009 al 82% en el año 2013, estando por
encima de la meta establecida
4 50 54 Interno
Seguir llevando un control y constante
contacto con los proveedores ,
influenciado para que tengan un
cumplimiento en las entregas de
acuerdo a lo ofertado por ellos mismos.
4 Anual 99%
El comportamiento se debe a que hay
pendiente de liquidar contratos del año
2012.
3 40 43 Externo
Se esta requiriendo a los jefes de área
para que agilicen el proceso de
liquidación de los contartos de la
vigencia 2012.
5 Anual 94%
Las actividades ejecutadas durante el
segundo semestre del años 2013 estan
ejecutadas en un 94% lo que indica que
se encuentra dentro del rango de la meta
y que muy posiblemente se lograra
superar
2 30 32 Interno
Para este punto es importante
presionar de forma competitiva el
cumplimiento de los logros propuestos
mediante el incentivo.
No. IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIÓN PARA MITIGARAÑO 2013 IMPLICACIONESFRECUENCIA
116
6 80% Efectividad
No de encuestas
con un buen nivel de
satisfaccion / Total
de Encuestas
299 400
7 85% Efectividad
Numero de
encuestas con un
buen nivel de
satisfaccion
250 250
8 70% Efectividad
N° de Procesos
Precontractuales y
Contractuales en
Curso / Número de
Procesos
Programados en la
Vigencia
498 560
9 Entre 2 y 3 Eficienciacompras / cuentas
por pagar175000 50000
10mas cerca de
1Efectividad
total pasivo / total
activo357000 1875000
Oportunidad en la
atención de
solicitudes de
elementos
devolutivos y de
consumo.
Razon de
endeudamiento
Grado de
satisfacción de
los servicios de
mantenimiento
locativos,
transporte y Oportunidad en el
Manejo de los
Procesos
Precontractuales,
Contractuales y
Postcontractuale
s
Rotacion de
cuentas por
pagar
117
6 Anual 75%
Las encuestas de satisfaccion
representan del universo de compras que
areas y en que grado han quedado
satisfechas con el producto, lo que nos
indica que esta muy bajo.
10 2 22 Interno
Realizar una mejor labor de adquicision
de bienes y servicios exigiendo al
proveedor mayor calidad y tambien
fechas de entrega rapidas
7 Anual 100%
Según este indice se han elaborado un
total de 250 encuestas donde el
resultado fue positivo para el
departamento de compra.
30 5 35 Interno
Realizar una mejor labor de adquicision
de bienes y servicios exigiendo al
proveedor mayor calidad y tambien
fechas de entrega rapidas
8 Anual 89%
De un 100% de procesos estan
culminados un 89% lo que nos muestra
que aun se requiere si es el caso dar
tramite y finalizacion a los pendientes o
en su defecto eliminacion en caso de
que el bien o servicio ya no se requiera.
5 50 55 Interno
En este punto deberia hber un 100%
sin embargo es factible que ya no se
requiera el bien o servicio, por la tanto
hay que hacer una conciliacion entre el
solicitante y el jefe de compars para
saber que paso con los pendientes.
9 Anual 350%
es una medida de liquidez, utilizada a
corto plazo, para calcular la rapidez
con la que una empresa o negocio
cumple con sus obligaciones
financieras para con sus proveedores.
30 3 33 Interno
Este año se logra un diferencia
respecto al año anterior debido a
que los proveedores nos ofrecieron
plazos de credito mayor en base a la
confianza que nos tienen como
empresa
10 Anual 19%
Estas razones indican el monto
del dinero de terceros que se utilizan
para generar utilidades, estas son de
gran importancia ya que estas deudas
comprometen a la empresa en el
transcurso del tiempo
30 3 33 Interno
Aunque el ultimo año se incremento
un poco el endeudamiento la
empresa muestra que vale la pena
hacerlo a fin de seguir
desarrollandose
Fuente: Elaboración propia
118
Ilustración 4: Ejecución del plan de compras
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
2008 2009 2010
Ejecución del Plan de Compras
INDICADOR 1 META
Fuente: Elaboración propia
119
Ilustración 5: Calidad de proveedores
0
0.2
0.4
0.6
0.8
1
1.2
2006 2007 2008
Calidad de Proveedores
INDICADOR 2 META
Fuente: Elaboración propia
120
Ilustración 6: Oportunidad en el trámite de órdenes de compra
0
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
0.6
0.7
0.8
0.9
1
1 SEM 2 SEM 1 SEM 2 SEM
2009 2010
Oportunidad en el Trámite de Ordenes de Compra
INDICADOR 3 META
Fuente: Elaboración propia
121
Ilustración 7: Elaboración y liquidación de contratos
0
0.2
0.4
0.6
0.8
1
1.2
1 SEM 2 SEM 1 SEM 2 SEM
2008 2009
Elaboración y Liquidación de Contratos
INDICADOR 4 META
Fuente: Elaboración propia
122
Ilustración 8: Actividades para la ejecución del plan de compras
0
50
100
150
200
250
300
350
400
1 SEM 2 SEM
2008
Actividades para la ejecucion del plan de compras
INDICADOR 5 META
Fuente: Elaboración propia
123
Ilustración 9: Oportunidad en la atención de solicitudes de elementos devolutivos y de consumo.
0.88
0.89
0.9
0.91
0.92
0.93
0.94
0.95
2008 2009 2010
Oportunidad en la atención de solicitudes de elementos devolutivos y de consumo.
INDICADOR 5 META
Fuente: Elaboración propia
124
Ilustración 10: Grado de satisfacción de los servicios de mantenimiento locativos, transporte y cafetería
0
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
0.6
0.7
0.8
0.9
2006 2007 2008
Grado de satisfacción de los servicios de mantenimiento locativos, transporte y cafetería
INDICADOR 6 META
Fuente: Elaboración propia
125
Ilustración 11: Rotación de Cuentas por pagar
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000
140000
160000
180000
200000
2008 2009
Rotacion de cuentas por pagar
INDICADOR 9 META
Fuente: Elaboración propia
126
Ilustración 12: Oportunidad en el Manejo de los Procesos Precontractuales, Contractuales y Pos contractuales
0
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
0.6
0.7
0.8
0.9
1
2006 2007 2008
Oportunidad en el Manejo de los Procesos Precontractuales, Contractuales y Postcontractuales
INDICADOR 8 META
Fuente: Elaboración propia
127
Ilustración 13: Razón de endeudamiento
0
200000
400000
600000
800000
1000000
1200000
1400000
1600000
1800000
2000000
2006 2007
Razon de endeudamiento
INDICADOR 10 META
Fuente: Elaboración propia
128
8.13. Procedimiento general de compras y comercio exterior dentro de la organización.
En el siguiente grafico se podrá observar el resumen de los procesos llevados a cabo en el área de compras y
de comercio exterior dentro de un gran proceso que es la cadena de abastecimiento de la organización, esto
permite tener una visión más global sirviendo de apoyo para consulta.
129
Tabla 24: Procedimiento general de la cadena de abastecimiento
ALISTAMIENTO DE LA COMPRA COMPRA RECEPCION ALISTAMIENTO DEL PAGO
PROCEDIMIENTOS
PROC
ESO DE
COMP
RAS Y
ABAS
TECIM
IENTO
COMI
TÉ DE
PROD
UCCIO
NJEF
E DE P
RODU
CCION
JEFE D
E COM
PRAS
SUPP
LY CH
AIN
JEFE
CONT
ROL
FINAN
CIER
O
JEFE D
E COM
ERCIO
EXTERI
ORJEF
E DE A
LMAC
ENFIN
ANCIE
RO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
JEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
COMPRAS DE MATERIAL PRODUCTIVO
CARGO:
JEFE INMEDIATO
ÁREA:
PROCESO:
-presupuesto anual.
- forecast de trimestral de
ventas.- informe de
inventarios PT en bodegas
INICIO
Planear necesidades de produccion segun necesidad comercial
del trimestre
Programar la produccion en el
sistema
Informe de necesidades de
produccion
ordenes de produccion ver proceso de produccion
Proyectar compras segun la explosion de materiales de la
produccion programada
Negociar con proveedores las compras ( con apoyo de
areas tecnicas)
notifica por correo
Elaborar ordenes de
compra en el sistema
Confirmar las compras en el
sistema
Contratar proveedor y
enviar orden de compra
seguimientocompra nacional
No
importacion?
Preparar documentacion
para el pago
Resolver diferencias
documentacion de pagos
Analizar y aprobar las compras de
material productivo
preparar actapara
aprobacion de compras
Aprobar compras en el sistema
Ver instructivo de la importacion
Si
Recibir materiales e insu,os
productivos
Ver subproceso de almacenamiento
Soportesde
ingresosde
materialesa almacen
Soporte de pagosrevisados ylegalizados
PreliquidacionFacturas de
gastos deimportacion
validar documentacio
n de pagos
programar pago
DocumentosOK
Si
Fin
VER SUBPROCESO DE PAGOS
No
130
CARGO: JEFE DE COMPRAS
JEFE INMEDIATO GERENTE DE SUPPLY CHAIN
ÁREA: COMPRAS NACIONALES E INTERNACIONALES
PROCESO: COMPRAS ADMINISTRATIVAS
PROCEDIMIENTOS
AUTORIZACION DE LA COMPRA APROBACION DE LA COMPRA COMPRA Y RECEPCION
COM
PRAS
ADM
INIS
TRAT
IVAS
SOLI
CITA
NTE
AUTO
RIZA
CIO
N DE
LA C
OM
PRA
JEFE
DE
COM
PRAS
APRO
BADO
R DE
LA
COM
PRA
JEFE
CONT
ROL
FINA
NCIE
RO
RECE
PTO
R DE
L
BIEN
O S
ERVI
CIO
CONT
ABIL
IDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Infresarsolicitud de compra
en el sistema
INICIO
determinar si se
requiere realmente la
compra
Autorizar compra en el
sistema
Rechazar la compra en el sistema
NoSi
Autoriza?
Negociar las compras con proveedores
Elaborarlas ordenes de compra
en el sistema pendientesde aprobacion
Presentar acta de aprobacion a la
jefatura de compras
Rechazo debido a falta de negociacion
Informar al solicitante las
causas del rechazo
confirma la orden de
compra en el sistema
Enviar orden de compra al proveedo
r
Legalizar documento
s de pago
No
Si
Requiere aval de la gerencia de compras?
No
Compra seaprueba
Aprueba por escrito la compraSi
validala aprobacion de la compra en el
sistema
Recibe el bien o servicio
elreceptor del bien o servicio es almacen area solicitante
consulte reglamento de compras y agos
ver subproceso de pagos
131
CREACION DE PROVEEDORES
CREACIO
N DE PR
OVEEDO
RES
JEFATUR
A DE CO
MPRAS /
ÁREA CO
MPRADO
RAJEFA
TURA D
E COMPR
ASJEFE
DE CON
TROL FIN
ANCIERO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
PROCESO:
Tramitar requisitos con proveedores
para iniciar su vinculacion
INICIOREQUISITOS DE CONTITUCION.- COMERCIALES
-LEGALES-FINANCIEROS Y
TRIBUTARIOS
Revisa documentos de solicitud de creacion de
proveedores
Aprobar creacion de proveedores
Requisitos OK?
siNo
No
Revisar el cumplmiento de todos los requisitos
de creacion en el sistema
Crea el tercero como proveedor en la
compañia
FIN
Formato deregistro
proveedores y soporte
Cumple los requisitos de
creacionSI
Base de proveedores
carpetas
Fuente: Elaboración propia
132
8.14. Mapa estratégico.
Los mapas estratégicos son permiten a las empresas desglosar las estrategias entre las finanzas, los clientes,
los procesos y el aprendizaje para lograr esa comunicación y ese trabajo en equipo que es fundamental hoy en
día, así pues a continuación se propone un mapa estratégico diseñado para la empresa donde esta lo estudie
y pueda ser puesto en marcha dicho mapa para.
Los mapas estratégicos, son fundamentales para la gestión. Así se presenta un modelo de proceso estratégico
específico en el que se muestran las posibilidades de implantación y de utilidad de los mapas estratégicos.
El instrumento de gestión que Kaplan y Norton describieron por primera vez en 1992 para la implantación de
estrategias, el Balanced Scorecard (BSC), ha tenido un éxito sin precedentes.
En lugar de limitarse a ser una moda pasajera, el BSC ha alcanzado en la actualidad, tanto a nivel académico
como en la práctica, un lugar destacado entre las herramientas de gestión más exitosas. Ante este panorama
surge la pregunta a menudo cuáles son realmente las aportaciones que el BSC realiza.
En este sentido, estudios recientes demuestran que la mayoría de los usuarios de BSC encuestados han
aventajado a sus competidores y han mostrado un crecimiento en sus ventas y en sus resultados. De todas
formas, es muy difícil realizar un análisis aislado de la influencia directa del BSC en el buen resultado de una
133
empresa. En ello juega también un papel muy importante la calidad de la estrategia donde con ayuda del BSC
será implantada. Sin embargo, con la afirmación, BSC es un instrumento utilizado por empresas exitosas.
El modelo básico de BSC de Kaplan y Norton se basa en los siguientes elementos: Objetivos Estratégicos,
Indicadores con valores reales y metas y Acciones Estratégicas. Estos elementos se derivan de la estrategia
desde distintas perspectivas (Finanzas, Clientes, Procesos Internos, Potenciales). La visualización de los
objetivos estratégicos y de su interdependencia se realiza en el "mapa estratégico".
Aunque la denominación Balanced Scorecard agrupa todos los elementos mencionados, en la práctica hace
referencia con frecuencia sólo al sistema de indicadores y sus valores. Para evitar confusiones, a partir de este
punto utilizaremos la separación conceptual que de "mapa estratégico", "Balanced Scorecard" y "acciones
estratégicas" realizan Kaplan y Norton: haciendo referencia al "concepto Balanced Scorecard" (o "concepto
BSC") cuando queramos incluir "mapa estratégico", "Balanced Scorecard" y "acciones estratégicas", y por
"Balanced Scorecard" entenderemos el grupo de indicadores y sus valores11.
11
http://www.monografias.com/trabajos94/mapas-estrategicos-bsc-modelos-aplicacion/mapas-estrategicos-
bsc-modelos-aplicacion.shtml
134
Ilustración 14: Mapa estratégico
Fuente: Elaboración propia
135
9. CONCLUSIONES.
1. Este proyecto ha cumplido con los objetivos planteados al inicio, se logro elaborar un documento que
respalda todos los procesos llevados a cabo en el área de compras nacionales y de comercio exterior
de la empresa Cosmoagro S. A., en la actualidad las organizaciones necesitan no solo organizar los
procedimientos para tenerlos plasmados en documentos donde posteriormente serán archivados, un
requerimiento donde todos los colaboradores hagan parte de ese levantamiento de la información y
sean miembros activos en la elaboración del mismo.
2. Durante la realización de este manual se involucraron a todas las aéreas de la organización, así como
también se sugirió que una vez el manual sea aprobado, se entregue en copias a cada una de las
áreas, esto con el fin de lograr el compromiso y a su vez todos podamos trabajar en equipo y las cosas
puedan ir más rápidamente.
3. Finalmente se formalizo el proceso el compras, servirá de guía para todos los funcionarios que de una
u otra forma participen en este proceso y va desde la determinación de los requerimientos de materias
primas, materiales, envases y empaques, etc., hasta su compra, recibo y pago. Quedando como
documento formal dentro del plan de normalización de todos los procesos bajo ISO 9000/2008, para
medir el riesgo de y con el firme propósito de tener un acercamiento con la implementación de la
normatividad ISO 31000/2013.
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4. Se cumplió con recomendaciones hechas por la Revisoría Fiscal acerca de la importancia de normalizar y
actualizar los procedimientos de todos los procesos en especial el de la cadena de abastecimientos, como
también la implementación de los comités de producción y compras como mecanismos efectivos de control
interno y soporte a la gestión de compras y/o cadena de abastecimiento, que como todos entenderán es de gran
importancia para la Compañía.
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10. RECOMENDACIONES.
A partir del trabajo realizado en la empresa Cosmoagro S.A surgen una serie de recomendaciones claves para
que al ser implementado este manual de procedimientos no surja ningún tipo de inconveniente
La primera recomendación para este material es lograr suministrarlo a todas y cada una de las áreas de la
empresa Cosmoagro; es importante que cada funcionario tenga a la mano esta información para cuando se
requiera hacer una consulta, o simplemente para tenerlo como un respaldo escrito de las decisiones.
Es importante que se realicen una serie de evaluaciones tanto de las jefaturas de compras y de comercio
exterior, como de la gerencia de Supply Chain al presente trabajo con el fin de hacerse las correcciones
pertinentes y de esta forma quede un material de excelente calidad.
Se aconseja realizar periódicamente encuestas y mediciones para cumplir con un seguimiento, permitiendo
garantizar el cumplimiento de la información aquí planteada.
Sin duda alguna la elaboración de este tipo de documentos es de vital importancia de ahí que se propone
hacer un trabajo en todas las áreas de la compañía para hacer el levante de un manual de procesos para
cada área de la compañía.
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11. BIBLIOGRAFIA.
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32. ISO 31000 catalogue http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=43170
