Sistema de Gestión

de DocumentosPRESENTADO POR:

ALDRIN STIVEN DIAZ CASTILLO

DOCENTE:

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAGESTIÓN DOCUMENTAL II

ARMENIA

2015

Desarrollo de la unidad. 4. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta

para su implementación.

Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así como

capacidades de recuperación e indexación. El término tiene algún traslapo con los conceptos de Content

Management Systems y a menudo es visto como un componente de Sistemas de Gestión de Contenido de Empresa y

relacionado con la Gestión de Activo Digital.

Para tener en cuenta para su realización:

Definición de la estructura documental a partir de criterios funcionales.

Creación del sistema de clasificación general de la documentación.

Determinación de los ciclos de vida de los documentos y de los datos, tanto en soporte papel como en soporte electrónico.

Establecimiento de la política general y los mecanismos de conservación y eliminación de documentos, en cualquiera de sus soportes. Determinación de los niveles de confidencialidad para las distintas series de documentos y datos.

Elaboración de las instrucciones para la gestión documental.

Determinación de los requisitos para la incorporación de los documentos a las bases de datos: homogeneización de criterios en materia de incorporación de información a los sistemas informáticos, aplicación de criterios o sistemas de catalogación e indexación de documentos, etc.

Creación del sistema de relaciones necesario con los otros subsistemas para controlar los expedientes administrativos.

Establecimiento de pautas para la creación de documentos, control de versiones, elaboración de formularios y circulación de documentos.

2. Indague y explique cada una de las generalidades del

sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto

1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI.

Generalidades del sistema de gestión documental

Estas son establecidas para las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas

Organizar los documentos físicos y electrónicos,

incluyendo sus metadatos a través de cuadros de

clasificación documental, esto generara una facilidad

para el manejo de la documentación, para su

conservación y recuperación.

Establecer plazos de conservación y eliminación para la

información y los documentos electrónicos de archivo en

tablas de retención documental (TRD) y tablas de

valoración documental (TVD).Esta nos sirven como guia

para llevar un control y evitar eliminar información que se

puede necesitar más adelante.

Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de

acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.

Cumplir con esta generalidad es necesaria puesto que

conservar información que definitivamente a perdido su

valor y hará que congestionemos el archivo con

información que ya no tiene ningún valor para la entidad

Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo

y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo

de vida del documento. Para que no puedan ser

alterados y poder confiar totalmente en esta información.

Mantener la integridad de los documentos, mediante

agrupaciones documentales, en series y subseries. Esto

permite que no se pierda el orden de procedencia del

documento y así pueda cumplir con la función para la

cual fue creado.

Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los

documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de

la propia entidad, cuando sean requeridos. Los

documentos conservan información que tiene para que

pueda ser recuperada, si esto no sucede los documentos

no estarán cumpliendo son su función principal y no

habría necesidad de conservarlos.

Preservar los documentos y sus agrupaciones

documentales, en series y subseries, a largo plazo,

independientemente de los procedimientos tecnológicos

utilizados para su creación. Esto permitirá acoplar

perfectamente los documentos digitales con los físicos y

de esta manera hablar siempre de un mismo fondo.

3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema

de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son

las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una

tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el

sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.

Conformidad.Estos sistemas (SGD-SGDE) deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativo de la entidad

InteroperabilidadEste sistema debe permitir la interoperabilidad con otros sistemas de información a lo largo del tiempo, basándose en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes.

SeguridadLos sistemas deben garantizar y mantener la documentación en un entorno seguro, donde no tenga riesgo de pérdida.

Gestión

DistribuidanDeben tener capacidad para importar y exportar masivamente los documentos en su respectiva organización series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental

Disponibilidad y

accesoEstos sistemas deben asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

Neutralidad

tecnológicaEl Estado garantiza la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.

MetadescripciónSe debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

Adición de

contenidosEste debe permitir que se agreguen nuevos documentos en forma de metadatos sin que se altere la autenticidad, su valor de evidencia e integridad de los mismos.

Diseño y

funcionamientoLa creación y captura de los documentos en el sistema debe de resultar fácil para que los usuarios puedan manejarlos con mayor facilidad.

4. Visite una entidad que tenga implementado

un Sistema de Gestión Documental e

investigue todo lo relacionado con dicho sistema.

ENTIDAD VISITADA:

CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE CUNDINAMARCA.-CAR

PERSONA QUE ATENDIO:

Ingeniera Tatiana Alvarez Castro TELEFONO : 3209000 EXT, 1160 La

entidad cuenta con el Sistema de Gestión Documental denominado

SIDCAR: Es un Sistema de Administración Documental de la

Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca CAR para

controlar, elaborar y agilizar eficazmente los trámites que realiza la

entidad, incrementando sustancialmente la productividad,

controlando los tiempos de respuesta y permitiendo llevar un controladecuado sobre las tareas específicas de cada trámite.

Pantallazo de

entrada al sistema

Características del sistema :

• Manejo y administración de correspondencia integral externa (llegadas, e-mail, web y salidas) e interna (entre dependencias: memorandos, informes técnicos, autos y resoluciones).

• Digitalización de Documentos y generación de documentos digitales, permitiendo un ahorro en tiempo, costos y recursos(papel, fotocopias, borradores de documentos, etc)

• Generación de documentos digitales (memorandos, circulares, oficios, auto, informes técnicos y resoluciones).

• Seguimiento y trazabilidad de los trámites que se adelantan en la organización.

• Reportes y estadísticas • .Roles y administración.

• Consulta de documentos del Archivo Central Histórico de la entidad.

• Conexión con la página WEB de la entidad para que el usuario pueda consultar sus trámites radicados.

• Recibo de correos electrónicos los cuales se da radicación inmediatamente recibidos.

• Servicio de envío de correspondencia por correo electrónico certificado.

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes electrónicos?

• Cadena de preservación de los documentos

• Transferencia de archivos digitales.

• Dar acceso a los documentos de archivo sean copias autenticas.

• Realizar backaup periódicos de la información y documentación que se encuentran el SGD.

• Contar con instalaciones y muebles adecuados para la conservación de los medios electrónicos donde se

salvaguarda la documentación.

• Realizar procedimientos de migración de información a nuevas tecnologías para la recuperación de la

información.

• Contar con roles y administradores para el manejo del sistema.

• Realizar auditorías| para el control de la documentación que se encuentra en el sistema.

• Contar con políticas de aseguramiento de los sistemas de información de la entidad. • Contar con controles

ambientales y de seguridad.

5. indague en la misma entidad lo siguiente

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?

• Necesidad de organizar y controlar la documentación de la entidad.

• La normatividad que exige la implementación de SGD.

• Los recursos financieros y humanos en la entidad.

• Recuperación de la documentación de forma fácil, rápida y segura.

• Seguimiento y trazabilidad de los trámites que se adelantan en la entidad.

• Facilitar la elaboración, control y seguimiento de los documentos como memorandos, oficios y circulares

en medio electrónico.

• Facilitar la consulta de la documentación a nuestros usuarios internos y externos. De qué manera logran

garantizar la integridad de la información en el sistema? La integridad de la información se lleva con:

• El establecimientos de roles y responsables de manejo del sistema.

• Acceso al sistema con claves para su uso y manejo del sistema por usuario.

• Implementación de la firma digital y el estampado cronológico de los documentos generados.

5. indague en la misma entidad lo siguiente