SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADEMICO

SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADEMICO

SIA II

MANUAL DE OPERACIÓN ROL DOCENTE

Cliente: UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AERONAUTICA CIVIL

Proyecto: SISTEMA DE INFORMACION ACADEMICO SIA II

Versión: 3.0

Autor: Julio Cesar Guantiva Trujillo

Fecha Creación: Agosto 2012

SISTEMA DE REGISTRO ACADEMICO SIA II

MANUAL DE OPERACIÓN

Clave: GINF-3.0-06-01 Versión: 3.0 Fecha: 03/09/2012 Página 1 de 32

J & M SOLUCIONES LTDA.

INDICE

Pág

Confidencialidad………………………………………………………………... 2

Sistema Login ………………….………………………….............................. 3

Diagrama Proceso Facultad………………………………………………….. 5

Barra de Herramientas…………………………………………...................... 6

ACADEMICO

Inscripción Cursos Ofertados ……..……………..…………………………… 9

Formulario de Inscripción …………………………………………………. 12

Listas de Clases ……………………………………………………………….. 16

Ingreso de Notas ……………………………………………………………..... 21

Evaluación Docente …………………………………………………………… 25

AUTENTICACION

Registro Asistencia ……………………………………………………………. 28

Cambio de Clave ………………………………………………………………. 30





CONFIDENCIALIDAD.

La información contenida en este documento ha sido preparada para uso

exclusivo, representa información confidencial y se considera propiedad intelectual

de J&M SOLUCIONES LTDA, al recibir esta, puede resultar en perjuicio de J&M

SOLUCIONES LTDA, que el contenido en su totalidad o en parte, sea conocido

por personas distintas a aquellas a quien está dirigida, sin previa autorización

escrita de J&M SOLUCIONES LTDA, esta no podrá ser puesta a disposición de

personas diferentes del destinatario y/o de las personas que éste designara para

propósitos específicamente relacionados con lo que este documento expresa.

El Destinatario se compromete a guardar absoluta reserva de la información

contenida en este documento, esta no será duplicada, usada o divulgada para

propósito distinto al acordado, por consiguiente, garantizara la no revelación,

copia, distribución, fotocopia o transmisión a terceros, de cualquier documento,

información o concepto sin previa autorización escrita de J&M SOLUCIONES

LTDA.





SISTEMA LOGIN

Para ingresar al Sistema de Registro Académico SIA II, en el portal de la Aerocivil

www.aerocivil.gov.co, Link CEA en la Opción Portal SIA II, despliega el formulario

de Autenticación de Usuarios:

Seleccione el Tipo de Usuario Docente:





Si es la primera vez que ingresa al sistema, la Clave es el mismo número del

documento de identificación. Una vez el sistema valide la información y permita el

ingreso al aplicativo debe seleccionar la opción de Modificar Clave, y digite su

nueva clave de Acceso

Para el Usuario Docente, se despliega el siguiente Menú

Ingrese su documento de identificación

Ingrese la clave de acceso.

Si los datos son correctos inicie

la sesión

Es el usuario dueño de la sesión





DIAGRAMA PROCESO FACULTAD





BARRA DE HERRAMIENTAS

Objetivo: Identificar y ejecutar con Precisión las operaciones que permite la

función de la forma

Adiciona Registros.

Para adicionar un registro:

Seleccionar el botón de adición

Diligenciar el formulario correspondiente

Pulsar el Botón Salvar

Editar la información.

Para modificar la información de un registro:

Seleccionar el registro que se desea modificar

Seleccionar el botón de edición o doble clic sobre el campo

que se requiere modificar

Diligenciar la información de los campos que se desea

modificar

Pulsar el Botón Salvar

Eliminar Registro.

Para eliminar un registro:

Número total de Registros





Seleccionar el registro que se desea eliminar

Despliega la ventana para confirmar la eliminación del registro:

Seleccionar el botón OK para confirmar la eliminación del

registro

Seleccionar el botón Cancel para no realizar el retiro del

registro.

Si se selecciona el botón OK para confirmar eliminar el registro, el

sistema verifica que no tenga registros relacionados, si los tiene no

permite eliminar el registro, muestra el siguiente mensaje:

Seleccionar el botón OK para continuar.

Salvar Registro.

Después de ingresar la información de un nuevo registro o de

modificar campos de un registro existente, se hace necesario pulsar

este botón para grabar la información del registro.





Cancelar Operación

Al seleccionar este botón se cancelan las operaciones de Adición y

Edición.

Imprimir

Al seleccionar este botón permite generar reportes con la información

correspondiente a la opción desde donde se seleccione.





INSCRIPCIONES Y ADMISIONES

INSCRIPCION CURSOS OFERTADOS

Objetivo: Permitir la inscripción de un tercero interno o externo según la población

objetivo a quien va dirigido el curso, desplegando la información descriptiva del

curso.

Para ingresar seleccionar el Menú Inscripciones Admisiones y opción Inscripción

Cursos Ofertados.

Seleccione de la lista el curso a inscribirse

Si desea inscribirse, seleccione este botón





DESCRIPCION DE CAMPOS

Descripción: Campo informativo que muestra una breve descripción del curso

Convocatoria: Si es ofertado por convocatoria muestra el código

Periodo: Muestra el periodo de creación del curso campo informativo

Intensidad Horaria: Campo informativo muestra la Intensidad Horaria con la se

creó el curso

Fecha de Inicio: Campo informativo muestra la fecha de iniciación del curso

Fecha de Finalización: Campo informativo muestra la fecha de finalización del

curso

Valor de Inscripción: Campo informativo muestra el valor del curso

Valor matricula: Campo informativo muestra el valor de la matrícula del curso

Sede: Campo informativo muestra la sede donde se dicta el curso

Cupos: Es el número Total de cupos o inscripciones en el Curso

Coordinador: Campo informativo muestra la persona quien coordina el curso

Nivel de Formación: Campo informativo muestra el nivel de formación del curso

Observaciones: Campo informativo muestra Información adicional relacionada

con el curso, seminario o taller. (Ej: Lugar donde se va a dictar el curso, otros

requisitos, etc.)

Botón Más Información en: Muestra en una ventana adicional otra dirección

donde se puede encontrar más información acerca del curso

Documentos Requeridos: Campo informativo muestra los documentos definidos

para el ingreso del curso

Dirigido a: Campo informativo muestra la población objetivo a quien va dirigido el

curso.





Cuando se selecciona el botón de Inscribirse a este curso, despliega el siguiente

formulario.

Objetivo: Permite el ingreso de la información personal del Aspirante, si existe

muestra la información, si es el caso se actualiza.

Documento: Es el número de Documento de Identificación del aspirante, es un

campo de hasta quince (15) caracteres alfanuméricos. Campo requerido.

Si no se diligencia el campo del documento, el sistema muestra el mensaje:

Seleccionar el botón OK, para continuar.

Oprima este botón si desea regresar a cursos ofertados

Digite el Documento de Identificación y

oprimir Iniciar Inscripción para continuar

con la Inscripción





FORMULARIO DE INSCRIPCION

Los campos con asterisco (*) son obligatorios.


Primer Apellido: Es el Primer Apellido del Aspirante, es un campo de hasta treinta (30) caracteres alfanuméricos. Campo requerido.

Si en esta Línea aparece la información del aspirante a inscribirse, debe hacer Clic sobre el nombre para iniciar la Inscripción, si aparece en blanco diligencie el formulario.

Seleccione este botón para cancelar la Inscripción y regresar a cursos ofertados

Después de diligenciar el formulario, Seleccione este botón para terminar la Inscripción





Segundo Apellido: Es el segundo Apellido del Aspirante, es un campo de hasta

treinta (30) caracteres alfanuméricos.

Primer Nombre: Es el Primer Nombre del Aspirante, es un campo de hasta treinta

(30) caracteres alfanuméricos. Campo requerido.

Segundo Nombre: Es el Segundo Nombre del Aspirante, es un campo de hasta

treinta (30) caracteres alfanuméricos.

Documento: Muestra el número de Documento con el que inicia Inscripción, es un

campo de hasta quince (15) caracteres alfanuméricos. Campo requerido.

Tipo de Documento: Es el Tipo de Documento. Seleccione de la lista el Tipo de

Documento, previamente creado en Paramétricas Generales. Es un campo

requerido.

País Exp Docu: Es el país de expedición del documento. Seleccione de la lista de

Países.

Departamento Documento: Es el departamento de expedición del documento.

Seleccione de la lista de Departamentos.

Ciudad Documento: Es la ciudad de expedición del documento. Seleccione de la

lista de Ciudades.

Género: Es el sexo del Aspirante. Seleccione de la lista el Género.

Estado civil: Es el Estado Civil del Aspirante. Seleccione de la lista el estado Civil,

previamente creado en Paramétricas Generales.

Estrato: Es el Estrato del aspirante.

EPS: Es el Nit de la E.P.S. a la cual se encuentra afiliado el aspirante. Seleccione

de la lista la Entidad Prestadora de Salud previamente creada en Entidades.

Cargo: Es el cargo en el cual se desempeña el aspirante, Seleccione de la lista de

valores el cargo previamente creado en Paramétricas Generales

Fecha de Nacimiento: Seleccione con el calendario la fecha de Nacimiento,

campo de tipo fecha en el formato (yyyy/mm/dd).





País de Nacimiento: Es el país de nacimiento del Aspirante. Seleccione de la lista

de países.

Departamento Nacimiento: Es el departamento de nacimiento del aspirante.


Ciudad de Nacimiento: Es la ciudad de nacimiento del aspirante. Seleccione de

la lista de Ciudades.

Libreta Militar: Es el Numero de Libreta Militar, es un campo de hasta quince (15)

caracteres alfanuméricos.

Clase Libreta: Es la Clase de la Libreta Militar, es un campo de hasta dos (2)


Distrito Libreta: Es el Distrito Militar que expide la Libreta Militar, es un campo de

hasta diez (10) caracteres alfanuméricos.

e-mail: Es la dirección electrónica del correo, es un campo de hasta doscientos

(200) caracteres alfanuméricos.

Dirección: Es la Dirección de Residencia del Aspirante, es un campo de hasta

ciento cincuenta (150) caracteres alfanuméricos.

País Residencia: Es el país de residencia del aspirante. Seleccione de la lista de

Países.

Departamento Residencia: Es el departamento de residencia del aspirante.


Ciudad Residencia: Es la ciudad de residencia del aspirante. Seleccione de la

lista de Ciudades.

Nro. de Fax: Es el número de Fax, es un campo de hasta diez (10) caracteres

alfanuméricos.

Teléfono Móvil: Es el número de Teléfono Móvil, es un campo de hasta doce (12)


Teléfono Fijo: Es el número de Teléfono fijo, es un campo de hasta diez (10)






Extensión: Es el número de Extensión del teléfono fijo, es un campo de hasta

cinco (5) dígitos.

Teléfono Fijo 2: Es el número de un segundo Teléfono fijo, es un campo de hasta

diez (10) caracteres alfanuméricos.

Extensión: Es el número de Extensión del teléfono fijo, es un campo de hasta

cinco (5) dígitos.

Teléfono Móvil 2: Es el número de un segundo Teléfono Móvil, es un campo de

hasta doce (12) caracteres alfanuméricos.

En la parte inferior del formulario se puede seleccionar:

Diligenciado el formulario se debe seleccionar el botón Enviar

, para terminar el registro de la inscripción. Si la

inscripción es exitosa, el sistema muestra el siguiente mensaje:

Y regresa al formulario de selección de Cursos Ofertados.

Clic para Cancelar la Inscripción y regresar a seleccionar otro curso

Clic para Terminar el proceso de la Inscripción





LISTAS DE CLASES

Objetivo: Permitir generar un informe con las listas de clase o el registro de las

notas de acuerdo a los parámetros seleccionados.

Para ingresar seleccionar el Menú Académico y opción Listas de Clase.

PROCEDIMIENTO

Seleccionar la Seccional del curso del cual se requiere el reporte

Seleccionar la Facultad a la cual pertenece el curso

Seleccionar el Periodo Académico en el cual se realizó el curso

Seleccionar el Tipo de Reporte:

o Listas de Clase: listado con los estudiantes inscritos por curso /

asignatura / Docente

o Notas: Listado con las notas de los estudiantes inscritos por curso /


Seleccione la seccional

y la Facultad

Seleccione el periodo y

el Tipo de reporte

Clic para generar el reporte





o Ausencias: listado con los estudiantes que tuvieron fallas por curso /


o Asistencia Curso: Planilla para firmar la asistencia por curso /

asignatura

Oprimir el botón para generar el reporte.

Si se solicitó Listas de Clases, el sistema genera el siguiente reporte:





Si se solicitó Notas, el sistema genera el siguiente reporte:





Si se solicitó Ausencias, el sistema genera el siguiente reporte:





Si se solicitó Asistencia Curso, el sistema genera el siguiente reporte:





INGRESO DE NOTAS

Objetivo: Permitir al Docente el ingreso de las notas obtenida por sus estudiantes.

El sistema permite ingresar hasta cuatro notas parciales por cada una de las

asignaturas que conforman el curso y las ausencias o fallas de los estudiantes.

Para ingresar seleccionar el Menú Académico y opción Ingreso de Notas.

Si el docente no actualmente no tiene grupos asignados, el sistema muestra el

siguiente mensaje:

Seleccione el botón OK, para cambiar de opción.





Si el docente tiene Grupos asignados, el sistema despliega la siguiente ventana:


Nombre Estudiante: Es el nombre del estudiante inscrito y matriculado en el

curso, previamente creado en Periodo Académico / Inscripciones a Grupos.

Nota 1: Es el valor de la nota 1 obtenida por el estudiante en la asignatura, es un

campo de hasta tres (3) dígitos enteros y dos (2) decimales.





Seleccionando una Asignatura, despliega la lista de los estudiantes

Grupos del Docente







Fallas: Es el número de fallas o ausencias del estudiante en la asignatura,

expresadas en horas, es un campo de hasta cuatro (4) dígitos enteros.

Nota Definitiva: Es el valor de la nota definitiva obtenida por el estudiante en la

asignatura, es un campo de hasta tres (3) dígitos enteros y dos (2) decimales. El

sistema la calcula en la medida que se ingresan las notas parciales. Es un campo

de consulta.

PROCEDIMIENTO

Seleccionar el curso (El sistema despliega la lista de estudiantes)

Si se desea que la lista de estudiantes aparezca ordenada alfabéticamente,

hacer clic sobre el título Nombre Estudiante

Ingresar las notas

Verificar que estén ingresadas las notas de todos los estudiantes y sean

correctas

Pulsar el botón Salvar , después de pulsar este botón el sistema cierra

el proceso de ingreso de notas para este grupo, si se requiere de alguna

modificación se debe diligenciar un formato de modificaciones a las notas.

Para imprimir la información de las notas digitadas del grupo, seleccione el botón

imprimir , y despliega el siguiente reporte:





EVALUACIÓN DOCENTE

Objetivo: Permitir al Docente evaluar el desarrollo del Curso y su desempeño en

cada una de las Asignaturas en las cuales dictó clases.

Para ingresar seleccionar el Menú Académico y opción Evaluación Docente.


Nombre del curso.

Grupo: Código con el cual se identifica el Grupo del curso.

Formulario: Es el nombre o descripción asignada al formulario.

Asignatura: Si es un formulario de evaluación a un Docente, es el nombre

asignado a la asignatura de acuerdo al plan de estudios del curso.

Seleccionar una Asignatura y Pulsar el botón para Iniciar la Evaluación

Lista de Cursos con las Asignaturas a las cuales se debe realizar la Evaluación Docente





Evaluado: Si es un formulario de evaluación a un Docente, es el nombre del

Docente que dictó la asignatura.

PROCEDIMIENTO

Seleccionar el formulario que se desea responder

Pulse el botón Iniciar

El sistema muestra una ventana con la información general del Formulario

seleccionado y el Cuestionario a responder.

Seleccionar este botón para regresar a la lista de Formularios sin grabar las respuestas del formulario actual





Responder cada una de las preguntas del formulario, seleccionando de la

lista la respuesta que se ajusta a su opinión.

Después de responder todas las preguntas Pulse el botón Enviar

, para grabar el Formulario.





AUTENTICACION

REGISTRO DE ASISTENCIA

Objetivo: Permitir al Docente Registrar el ingreso al Aula para dictar la clase y el

Registro de la Finalización de la clase.

Para ingresar seleccionar el Menú Autenticación y Opción Registro Asistencia.

PROCEDIMIENTO

Seleccionar la Asignatura de la Lista

Pulsar o seleccionar el botón Registrar , Si el registro es satisfactorio el

sistema muestra un mensaje con la Fecha del Registro:

Lista de Asignaturas del Docente sin digitar Notas





Para terminar seleccione el botón OK.





CAMBIO DE CLAVE

Objetivo: Cambiar la clave del usuario como medida de seguridad y evitar

suplantaciones en el acceso a las funcionalidades del sistema SIA II.

Para ingresar seleccionar el Menú Autenticación y Opción Modificar Clave.


Clave Actual: Es la clave actual del usuario.

Nueva Clave: Es la nueva clave designada por el usuario, es un campo de hasta

quince (15) caracteres alfanuméricos. Es un campo requerido, debe ser diferente a

la clave actual.

1. Clic en el nombre y muestra la clave actual

2. Digite la nueva clave, hasta 15 caracteres alfanuméricos

3. Oprima el Botón Salvar





PROCEDIMIENTO CAMBIO DE CLAVE

Seleccionar o hacer clic sobre el nombre del tercero. El sistema muestra en

forma cifrada la clave actual.

Digitar la nueva Clave, si se digita la misma clave actual, el sistema

muestra el mensaje:

Seleccione el botón OK, para continuar y digite una clave diferente.

Volver a escribir la nueva clave en Redigite la clave, se tienen en cuenta,

mayúsculas, minúsculas, espacios. Si no es igual a la digitada en el campo

anterior, muestra un signo de admiración ,

y no permite continuar hasta que sea igual.

Seleccionar el botón Salvar .

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