Sistema de Nómina y Registro de Personal GUATENOMINAS ...

Gobierno de Guatemala Ministerio de Finanzas Públicas

Dirección de Contabilidad del Estado

Guatemala, septiembre de 2015

Sistema de Nómina y Registro de Personal GUATENOMINAS

MANUAL

RENGLÓN 021

PERSONAL SUPERNUMERARIO

ÍNDICE

INTRODUCCION.......................................................................................................... I PARTE I PROCEDIMIENTOS GENERALES ................................................................................... 1 CAPÍTULO1. I: Creación de Puestos ............................................................................ 2 1. Descripción del Procedimiento: ....................................................................... 2 2. Flujo del Proceso de Creación de Puestos: ....................................................... 3 CAPÍTULO II: Contratación de Personal........................................................................ 4 1. Descripción del Procedimiento: ....................................................................... 4 2. Flujo del Proceso de Creación de Puestos: ....................................................... 5 CAPÍTULO III: Ejecución de Nómina ............................................................................ 6 1. Descripción del Procedimiento: ....................................................................... 6 2. Flujo del Proceso de Creación de Puestos: ....................................................... 8 PARTE II EMPLEADOS .............................................................................................................. 9 FICHA DE EMPLEADO ................................................................................................ 10 CAPÍTULO I: Ficha del Empleado ................................................................................ 11 1. Primer Ingreso al Estado: .............................................................................. 11 2. Detalle de la Ficha del Empleado ................................................................... 15 2.1 Educación: ................................................................................................... 16 2.2 Idiomas: ...................................................................................................... 17 2.3 Capacitación: ............................................................................................... 18 2.4 Colegiatura profesional: ................................................................................ 19 2.5 Tiempo en Dependencias: ............................................................................. 19 2.6 Familiares: ................................................................................................... 20 2.7 Beneficiarios: ............................................................................................... 22 CONTRATACIÓN PARA EL RENGLON 021 .................................................................... 23 CAPÍTULO II: Contratación ........................................................................................ 24 1. Contratación: ............................................................................................... 24 2. Registro de Contrato:.................................................................................... 26 3. Asignación de Bonos: .................................................................................... 27 4. Asignación de Descuentos: ............................................................................ 28 5. Registro de Movimiento de Empleado: ............................................................ 29 6. Impresión de FUMP (Formulario Único de Movimiento de Empleado): ............... 31 7. Contrato: ..................................................................................................... 32 8. Acuerdo Colectivo: ........................................................................................ 34 9. Carga de Archivos: ....................................................................................... 36 10. Aprobación / Rechazo de Movimientos Ingresados: ......................................... 37

11. Mantenimiento de Contratación: .................................................................... 40 12. Reversión de Aprobación: .............................................................................. 40 REGISTRO Y CONSULTA DE REINTEGROS .................................................................. 42 CAPÍTULO III: Registro y Consulta de Reintegros ........................................................ 43 1. Registrar Boleta de Reintegro: ....................................................................... 43 2. Impresión de Boleta de Reintegro: ................................................................. 47 3. Registrar Boleta de Reintegro como Pagado Total ........................................... 48 4. Eliminación de Boletas: ................................................................................. 51 5. Consulta de Reintegros Grabados: ................................................................. 52 6. Reporte Resumen de Reintegros .................................................................... 54 CONTRATOS Y HONORARIOS .................................................................................... 57 CAPÍTULO IV: Consulta del Histórico de Pagos ............................................................ 58 1. Ingreso a la Opción de Consulta de Histórico de Pagos .................................... 58 2. Selección de Empleado ................................................................................. 58 3. Consulta de Pagos Efectuados al Empleado .................................................... 59 4. Consulta de Detalle de Pagos Efectuados al Empleado ..................................... 60 CONTRATOS Y HONORARIOS .................................................................................... 62 CAPÍTULO V: Consulta de Tiempo de Servicio .............................................................. 63 PARTE III ORDENAMIENTO FUNCIONAL .................................................................................... 72 DISTRIBUCIÓN INTERNA DEL PERSONAL ................................................................... 73 CAPÍTULO I: Distribución Interna del Personal ............................................................. 74 1. Utilización del Módulo Distribución Interna de Personal: ................................... 74 2. Creación de una Ubicación Funcional .............................................................. 76 3. Modificación de una Ubicación Funcional: ....................................................... 79 4. Aprobación o Rechazo de una Ubicación Funcional: l ....................................... 81 5. Eliminación o Inactivación de una Ubicación Funcional: ................................... 83 ASIGNACIÓN DE UBICACIÓN FUNCIONAL A PUESTOS ................................................. 86 CAPÍTULO II: Asignación de Ubicación Funcional a Puestos .......................................... 87 1. Asignación de la Ubicación Funcional a Puestos ............................................... 87 2. Modificación de la Ubicación Funcional al Puesto: ............................................ 90 PERFILES ................................................................................................................. 92 CAPÍTULO III: Perfiles ............................................................................................... 93 1. Conceptos Principales Utilizados por GUATENOMINAS .................................... 93 2. Flujo Básico Dentro del Sistema de un Perfil: .................................................. 93

3. Creación de Perfiles: ..................................................................................... 94 4. Eliminación de un Perfil “en ingreso”: ........................................................... 100 5. Finalización del Ingreso de un Perfil ............................................................. 101 6. Aprobación: ............................................................................................... 102 7. Rechazo de un Perfil “ingresado”: ................................................................ 104 8. Consulta: ................................................................................................... 105 9. Reportes: ................................................................................................... 106 9.1 Perfiles por Institución: ............................................................................... 106 9.2 Perfiles por Ubicación Funcional: .................................................................. 107 9.3 Perfiles por Tipo: ........................................................................................ 107 9.4 Puestos Oficiales por Perfil: ......................................................................... 108 9.5 Reporte General de Perfil: ........................................................................... 108 PARTE IV PUESTOS................................................................................................................ 109 CREACION DE PUESTOS .......................................................................................... 110 CAPÍTULO I: Creación de Puestos ............................................................................. 111 1. Flujo Básico de los Puestos Dentro del Sistema ............................................. 111 2. Creación de Expediente: ............................................................................. 112 3. Creación de Puestos: .................................................................................. 113 4. Mantenimiento de Puestos (En creación – En ingreso): .................................. 117 5. Aprobación de Puestos:............................................................................... 120 6. Eliminación de Puestos Aprobados: .............................................................. 121 7. Aprobar Eliminación de Puesto: ................................................................... 123 8. Rechazar Eliminación del Puesto: ................................................................. 124 9. Aprobación Institucional de Puesto .............................................................. 125 ASIGANCIÓN DE BONOS, DESCUENTOS Y DESCUENTOS JUDICIALES ......................... 127 CAPÍTULO II: Asignación de Bonos, Descuentos y Descuentos Judiciales ..................... 128 1. Asignación de bonos: .................................................................................. 128 1.1 Por Puesto – Varios Bonos ........................................................................... 128 1.2 Por Puestos ................................................................................................ 130 1.3 Por Puestos de una Ubicación Funcional ....................................................... 132 1.4 Por Ubicaciones Funcionales: ....................................................................... 134 2. Consulta de Asignación de Bonos ................................................................. 136 3. Aprobación de Asignación de Bonos: ............................................................ 137 4. Mantenimiento de Asignaciones de Bonos: ................................................... 138 5. Eliminación Masiva de Asignaciones de Bonos: .............................................. 141 6. Generación de Reportes de Bonos ............................................................... 142 6.1 Reporte de Bonos por Ubicación Funcional: .................................................. 143 6.2 Reporte de Bonos Asignados por Puesto ....................................................... 144 6.3 Puestos sin Asignación de Bonos.................................................................. 146 7. Asignación de Descuentos: .......................................................................... 147 7.1 Por puesto – Varios descuentos ................................................................... 147 7.2 Por puestos ................................................................................................ 149

7.3 Por Puestos de una Ubicación Funcional ....................................................... 151 7.4 Por Ubicaciones Funcionales ........................................................................ 154 7.5 Por Partida Presupuestaria .......................................................................... 155 8. Consulta de Asignación de Descuentos: ........................................................ 159 9. Eliminación Masiva de Asignación de Descuentos .......................................... 160 10. Generación de Reportes de Descuentos: ....................................................... 162 10.1 Reporte de Descuentos por Puesto .............................................................. 162 10.2 Reporte de Descuentos por Ubicación Funcional ............................................ 163 10.3 Reporte de Puestos sin Descuento Asignado: ................................................ 163 10.4 Reporte R00810004 - Resultado Asignación Masiva de Descuentos ................. 163 11. Asignación de Descuentos Judiciales: ........................................................... 164 12. Anulación de Asignaciones Judiciales: ........................................................... 167 13. Anotaciones Judiciales: ............................................................................... 170 14. Cuenta Corriente de Descuentos Judiciales ................................................... 172 15. Impresión de Carné de Beneficiario Judicial: ................................................. 174 BLOQUEO Y DESBLOQUEO DE PUESTOS PARA PAGO ................................................. 176 CAPÍTULO III: Bloqueo y Desbloqueo de Puestos para Pago ....................................... 177 1. Bloqueo de Puestos: .................................................................................. 177 2. Desbloqueo de Puestos: .............................................................................. 179 3. Bloqueo Varios Puestos: .............................................................................. 182 4. Desbloqueo de Varios Puestos: .................................................................... 184 CAMBIO DE BANCO Y CUENTA BANCARIA ................................................................. 188 CAPÍTULO IV: Cambio de Banco y Cuenta Bancaria a un Empleado ............................. 189 1. Cambio de Banco y Cuenta Bancaria a un Empleado: ................................... 189 PARTE V NÓMINA ................................................................................................................. 191 GENERACIÓN DE NÓMINA BONO 14 ......................................................................... 192 CAPÍTULO I: Proceso de Generación de Nómina de Bono 14 ....................................... 193 1. Ejecución de la Nómina: .............................................................................. 193 2. Obtención de Listado de Montos Calculados por el Proceso de Liquidación: ..... 195 3. Modificación de Montos Calculados: ............................................................. 196 4. Generación de Reportes: ............................................................................. 199 5. Aprobación de Nómina: ............................................................................... 201 6. Generación de CUR: ................................................................................... 202 7. Envío de CUR a Sicoin: ................................................................................ 203 8. Generación de Archivo de Acreditamiento a Cuentas: .................................... 204 9. Aprobación de Archivo de Acreditamiento a Cuentas: .................................... 206

COMPROMISO Y LIQUIDACIÓN DE NÓMINA.............................................................. 208 CAPÍTULO II: Compromiso y Liquidación de Nómina Renglón 021 ............................... 209 1. Compromiso y Liquidación de Nómina del Renglón 021:................................. 209 2. Generación de Compromiso: ........................................................................ 209 2.1 Calcular Presupuesto: ................................................................................. 209 2.2 Eliminación de Compromiso: ........................................................................ 210 2.3 Aprobación de Compromiso: ........................................................................ 211 2.4 Envío de CUR de Compromiso: .................................................................... 212 2.5 Consulta de Nóminas de Compromiso: ......................................................... 213 2.6 Reportes de Compromiso: ........................................................................... 214 2.6.1 Orden de Compra: ...................................................................................... 214 2.6.2 Estado de CUR: .......................................................................................... 215 2.6.3 Cuadre de CUR: ......................................................................................... 217 2.6.4 CUR para Bancos:....................................................................................... 218 2.6.5 Servicios Financieros:.................................................................................. 220 2.6.6 Programación Renglón 021 (Total por Financiamiento): ................................. 221 2.6.7 Programación 021 Detallada por Renglón: .................................................... 223 2.7 Aprobación de CUR de Compromiso en Sicoin: .............................................. 225 3. Ingreso de Pagos Parciales: ......................................................................... 226 4. Liquidación de Nómina Mensual: .................................................................. 227 4.1 Ejecución de Nómina Mensual: .................................................................... 227 4.2 Avance de Ejecución de Nómina Mensual: .................................................... 229 4.3 Eliminación de Nómina Mensual: .................................................................. 230 4.4 Aprobación de Nómina Mensual: ................................................................. 231 4.5 Envío de CUR de Nómina Mensual: .............................................................. 232 4.6 Consulta de pagos de Nómina Mensual: ...................................................... 233 4.7 Reportes de Nómina Mensual ...................................................................... 234 4.7.1 Orden de Compra: ...................................................................................... 234 4.7.2 Estado de CUR: .......................................................................................... 235 4.7.3 Cuadre de CUR: ......................................................................................... 237 4.7.4 CUR para Bancos:....................................................................................... 238 4.7.5 Servicios Financieros:.................................................................................. 239 4.7.6 Resumen Programático Devengado: ............................................................. 241 4.7.7 Nómina General Mensual: ........................................................................... 242 5. Archivos de Acreditamiento ......................................................................... 243 6. Impresión de Boletas de Pago: .................................................................... 246

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I

INTRODUCCION

Con el nombre de Guatenóminas se conoce al Sistema de Nómina y Registro de Personal, que permite la integración de la ejecución financiera de recursos humanos, con los sistemas financieros de la Administración Central Siges y Sicoin. La implementación del Sistema tiene como base legal el Acuerdo Gubernativo 36-2005, de fecha 8 de diciembre 2005, mediante el cual se autoriza la aplicación del Sistema de Nómina y Registro de Personal en el Gobierno central. El objetivo general de la implementación del sistema, es modernizar la gestión de los departamentos de Recursos Humanos de las entidades, pretendiendo que la misma se encuentre siempre actualizada dentro del sistema, aquí se incluye la organización de la institución, los perfiles de puestos e información del personal, así como mantener un registro oportuno de todos los movimientos del personal que se encuentra activo en el estado. El Sistema tiene como objetivo que la nómina se descentralice en las entidades del gobierno central y paulatinamente en las entidades descentralizadas y que se trabaje con criterios uniformes dentro del sistema. Se centra en la liquidación de nóminas, sin embargo, para su adecuado funcionamiento se incluye el registro de información de empleados, estructura organizacional funcional, registro de acciones de puestos, registro de las acciones administrativas que garanticen el control correspondiente a los puestos de trabajo y empleados de las entidades del Gobierno Central. El sistema se enlaza automáticamente con el Sistema de Contabilidad Integrada -Sicoin- para la realización de los pagos y registros contables correspondientes. Para la utilización del sistema se elaboró un manual que integra los procedimientos generales a seguir y los manuales de usuario para la operación de los registros en el sistema. En la primera parte se describen los procedimientos siguientes:

1. Creación de puestos 021

2. Contratación de personal para el renglón 021

3. Ejecución de la nómina para el renglón 021

INTRO

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II

Cada uno de los procedimientos incluye la descripción del proceso en general y un

flujograma del proceso.

En la segunda parte se incluyen los manuales de usuario para el módulo de

empleados, dividido en cinco capítulos que tocan las diferentes opciones que se

realizan en el sistema.

La tercera parte se refiere al Ordenamiento Funcional que es un módulo que

permite tener dentro del sistema la distribución del personal, las funciones de los

puestos y los perfiles de los mismos.

En el caso de la parte cuatro se describe todo lo relativo a los puestos divididos en

seis capítulos de acuerdo al menú que se presenta dentro del sistema.

Finalmente en la quinta parte se incluyen las diferentes acciones que puede

realizar el usuario dentro de Guatenóminas, para la generación de las nómina y las

variantes que pueden derivarse de las diferentes acciones de personal o bien de

las prestaciones laborales que tienen los empleados.

Para cada una de estas secciones se incluyen algunos reportes que muestra el

sistema en los diferentes módulos, los cuales pueden ser generados por el usuario

en el momento que estime conveniente.

Con esta estructura se pretende que el usuario tenga una guía general del procedimiento administrativo a seguir y que además cuente con un amplio detalle para el registro de cada operación en el sistema, así como los procedimientos eventuales que pueden ocurrir con el personal y que es necesario registrar para que el historial del empleado se encuentre siempre actualizado.

Gobierno de Guatemala Sistema de Nómina y Registro de Personal Ministerio de Finanzas Públicas Guatenóminas

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EN

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1

PARTE I:

PROCEDIMIENTOS GENERALES

PARTE I

PROCEDIMIENTOS GENERALES


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1. I

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os

2

CAPÍTULO1. I: Creación de Puestos

1. Descripción del Procedimiento:

ENTIDAD:

1. Dentro del anteproyecto de presupuesto, se incluyen las estructuras

presupuestarias correspondientes al renglón 021.

2. En el sistema crean los contratos con afectación a la partida presupuestaria

correspondiente.

DTP:

3. Verifica las estructuras presupuestarias utilizadas.

4. Analiza las estructuras y confirma si existe disponibilidad financiera.

5. Si las estructuras están correctamente utilizadas y existe disponibilidad

presupuestaria, dentro del sistema registra la confirmación financiera.

6. Dependiendo la fecha que indican las instituciones, asigna la vigencia de la

contratación. Esta acción determinará la fecha de inicio y finalización de los

pagos.

ENTIDAD:

7. Inicia el proceso de reclutamiento y selección de personal.


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2. Flujo del Proceso de Creación de Puestos:

CREACIÓN DE PUESTOS, RENGLON 021

ENTIDAD DTP

INICIO

Dentro del anteproyecto de presupuesto, se

incluyen las estructuras presupuestarias

correspondientes al renglón 021

Crea contratos con afectación a la partida

presupuestaria correspondiente

Verifica estructuras presupuestarias

utilizadas

Analiza las estructuras y confirma si existe

disponibilidad financiera

¿Estructuras correctas?

¿disponibilidad?

Registra confirmación financiera

Inicia proceso de reclutamiento y selección

de personal

FIN

Asigna vigencia de las contrataciones


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II:

Contr

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4

CAPÍTULO II: Contratación de Personal


ENTIDAD:

1. Se realiza la evaluación y selección del personal en la institución.

2. Verifica que la persona elegida no sea empleada en otra institución que

impida la contratación por incompatibilidad de horarios o bien que no se

encuentre dentro de las prohibiciones de ley.

3. Crea la ficha de empleado o bien se actualiza si ya existe una dentro del

sistema por tratarse de un reingreso.

4. Si dentro del sistema existen varias fichas para la misma persona, se

procede a la unificación de ellas. Solo debe existir una ficha por cada

persona.

5. Crea el contrato dentro del sistema, utilizando como documento de respaldo

el documento legal emitido por la institución y el Acuerdo Ministerial que lo

autoriza.

6. Aprueba el contrato.

7. Se crea el movimiento de empleado (ingreso o reingreso) en estado

ingresado.

8. Aprueba el movimiento de empleado.

Nota: a partir de la aprobación del movimiento de empleado, ya se puede incluir a la persona en la nómina mensual.


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CONTRATACIÓN DE PERSONAL, RENGLONES 021

ENTIDAD

Evalúa a las personas y selecciona

Verifica que la persona no sea empleada en otra

institución y que se encuentre de alta en el

sistema.

Crea la ficha de empleado o actualiza si ya existe

Existen varias fichas?

Unifica las fichas de empleado

Crea el contrato en el sistema

Aprueba contrato

Crea el movimiento de empleado

INICIO

Aprueba movimiento de empleado

FIN


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CAPÍTULO III: Ejecución de Nómina


Anualmente la Dirección Técnica del Presupuesto -DTP- la Dirección de Contabilidad del Estado -DCE- y la Tesorería Nacional elaboran la calendarización anual de la liquidación de la nómina (compromiso 021,mensual 021, adicional 021, regularización 021, bono 14 021 y aguinaldo 021), la cual se da a conocer a las instituciones para su cumplimiento. El Sistema de Nómina y Registro de Personal, -Guatenóminas- solo permite hacer una nómina mensualmente. Si es necesario incluir a otras personas o algunos ajustes, es necesario generar una nómina adicional. ENTIDAD:

1. Si existen descuentos judiciales, deben ser ingresados manualmente por el

analista.

2. Ejecuta la liquidación de la nómina.

3. El sistema automáticamente verifica la existencia de descuentos de terceros

y de existir los incluye en la nómina. En éste tipo de descuentos se toman

en cuenta los siguientes:

Auxilio de Cesantía de Empleados Públicos -ACEP-.

Asociación Nacional de Auxilio Póstumo del Empleado y Ex empleado

Público -ANAPEP-.

Asociación del empleado Póstumo del Magisterio Nacional de Guatemala.

Asociación de Auxilio Póstumo del Empleado de Salud Pública -

ASAPESPU-.

Banrural, solo para el caso de los empleados del Ministerio de Finanzas

Públicas.

Banco de los Trabajadores -Bantrab-.

4. El sistema automáticamente genera los Comprobantes Únicos de Registro -

CUR- y los traslada al Sistema de Contabilidad Integrada -Sicoin-.

5. El usuario con la función de aprobación, aprueba los CUR en el Sicoin y al

hacerlo en Guatenóminas se muestra el mensaje que lo indica.


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III

: Eje

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7

6. La UDAF de la entidad da la solicitud de pago en el sistema.

TESORERIA NACIONAL:

7. Realiza el proceso de pago.

ENTIDAD:

8. Genera los archivos de acreditamiento a cuenta.

9. Aprueba archivo de acreditamiento a cuenta.

10. El sistema automáticamente envía un correo a cada banco que indica que el

archivo se encuentra aprobado y que puede ser descargado.

11. Una vez pagada la nómina, ésta se pasa ha estado histórico.

BANCO:

12. Descarga el archivo de acreditamiento de cuentas y acredita en la cuenta de

cada persona por medio de su sistema interno.

ENTIDAD:

13. Genera el voucher de pago.

14. Entrega los voucher a los empleados.


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EJECUCIÓN DE NÓMINA, RENGLON 021

ENTIDAD BANCOTESORERIA NACIONAL

INICIO

Ingresa los descuentos judiciales manualmente

Ejecuta la liquidación de nómina en el sistema

El sistema verifica la existencia de descuentos de terceros

El sistema genera los CUR y los traslada automáticamente al

Sicoin

Se aprueban los CUR en el Sicoin, y automáticamente se

envía mensaje a Guatenóminas

Genera los archivos de acreditamiento a cuenta

Aprueba los archivos de acreditamiento a cuenta

A

Descarga archivo de acreditamiento de

cuentas

Acredita a la cuenta de cada persona

Archiva nómina en estado histórico.

Genera voucher de pago

FIN

Entrega el voucher a los empleados

Realiza el proceso de pago

Solicita el pago en el sistema

El sistema envía correo a cada banco indicando que el

archivo se encuentra aprobado.


EM

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PARTE II:

EMPLEADOS

EMPLEADOS


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CAPITULO I:

FICHA DE EMPLEADO

FICHA DEL EMPLEADO


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CAPÍTULO I: Ficha del Empleado 1. Primer Ingreso al Estado: este procedimiento deberá utilizarse cuando

necesita registrarse dentro del sistema a una persona que nunca antes (en cualquier institución) ha sido servidor público, para que ocupe un puesto (ya autorizado) dentro de la institución.

Ingrese al menú: Empleados >> Mantenimiento

Presione en la opción de

Luego de presionar el botón de crear, el sistema mostrará la pantalla para almacenar los datos principales del empleado que son los siguientes:


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No. Carné: colocar el número de carné de la institución, si lo tienen.

Primer Nombre: escriba el primer nombre del empleado.* Segundo Nombre: escriba el segundo nombre del empleado.* Primer Apellido: escriba el primer apellido del empleado.* Segundo Apellido: escriba el segundo apellido del empleado.* Tercer Nombre: escriba el tercer nombre del empleado (si existiera)* De Casada: escriba el apellido de casada (en caso se trate de una trabajadora y su estado civil sea casada) * Estos deben coincidir con la referencia de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT- y el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-. NIT: escriba el número de Identificación Tributaria NIT del empleado (sin guión). Referencia SAT: al escribir el NIT del empleado el sistema se enlazará con la base de la Superintendencia de Administración Tributaria, y mostrará el nombre asociado al NIT que se ha ingresado, a fin de que usuario pueda corroborar que el NIT pertenece al nuevo empleado, de no ser así se deberá proceder a la confirmación personal de ese dato. Fecha Nacimiento: al presionar el icono del calendario, el sistema mostrará un calendario, del cual el usuario podrá seleccionar el año, mes y día del nacimiento


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del empleado; o bien escribirlo dentro de la casilla correspondiente siguiendo el formato de dd/mm/aaaa. País Nacimiento: seleccione del catálogo el país de nacimiento del empleado. Nacionalidad: seleccione del catálogo la nacionalidad del empleado Departamento: en el caso de haber seleccionado como país de nacimiento Guatemala, seleccione del catálogo el departamento de nacimiento del empleado, caso contrario deberá seleccionar la opción de 4000 – NO APLICA. Municipio: solamente cuando se seleccione departamento de nacimiento, el sistema mostrará para que seleccione del catálogo el municipio de nacimiento. Cédula Orden: seleccione del catálogo el orden correspondiente a la cédula o bien seleccionar DPI. Registro: escriba el número de registro de la cédula o número de Código Único de Identificación –CUI- que aparece en el DPI del empleado. Extendida en: el sistema de acuerdo al orden de cédula seleccionado mostrará un catálogo de los municipios de ese departamento, del cual el usuario deberá seleccionar el municipio en el cual haya sido extendida la cédula del empleado. Para los casos de que se registre en orden de cédula la opción de DPI, se deberá seleccionar previamente el departamento, para que se muestre el catálogo de los municipios de ese departamento. Departamento: en correspondencia con la selección hecha del orden de cédula, el sistema asignará el departamento al que corresponde. En caso de seleccionar la opción de DPI, se deberá seleccionar del catálogo el departamento. Domicilio: indique la dirección (calle, avenida, número de casa y colonia) del domicilio personal del empleado. Zona: en este espacio consigne la zona (si existiera) Departamento: seleccione el departamento del domicilio del empleado. Municipio: de acuerdo al departamento seleccionado, el sistema mostrará un catálogo con los municipios de éste, de donde el usuario deberá seleccionar el municipio donde se encuentre el domicilio del empleado.


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Teléfono Casa: consigne el teléfono del domicilio del empleado. Etnia: seleccione dentro del listado la etnia a la que pertenece la persona. Edad: casilla automática de acuerdo a los datos de la fecha de nacimiento No. Celular: consigne el teléfono celular del empleado. Estado Civil: seleccione del catálogo el estado civil del empleado. Sexo: seleccione sexo masculino o femenino. No. de Probidad: indique el número de expediente asignado a la declaración de probidad del empleado (si se tuviere legalmente que presentar). Fecha Probidad: al presionar el icono del calendario, el sistema mostrará un calendario, del cual el usuario podrá seleccionar el año, mes y día en que fue presentada la declaración de probidad ante la Contraloría General de Cuentas, o bien escribirlo dentro de la casilla correspondiente siguiendo el formato de dd/mm/aaaa. E-mail: escriba la dirección de correo electrónico del empleado (personal o dentro de la institución). Licencia Clase: seleccione la clase de licencia de conducir que el empleado posee. (Si posee). No. de Pasaporte: consigne el número de pasaporte del empleado. IGSS: Escriba el número de afiliación al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, del empleado. Referencia IGSS: al escribir el Número de Afiliación del empleado el sistema se enlazará con la base del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS) y mostrará el nombre asociado al número de afiliación que se ha ingresado, a fin de que usuario pueda corroborar que el número pertenece al empleado, de no ser así se deberá proceder a la confirmación personal de ese dato. Cuenta Bancaria: escriba el número de cuenta bancaria, del empleado.


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Banco: seleccione del catálogo, el banco al que pertenezca la cuenta bancaria. Referencia Banco: al ingresar el número de Cuenta Bancaria y seleccionar el banco el sistema se enlazará con la base del Banco seleccionado y mostrará el nombre asociado al número de cuenta bancaria ingresado, a fin de que usuario pueda corroborar que el número pertenece al empleado, de no ser así se deberá proceder a la confirmación personal de ese dato. Tipo de Sangre: seleccione del catálogo el tipo de sangre del empleado. Presión: seleccione del catálogo, si la persona posee presión baja, normal o alta. Alérgico a Penicilina: marque con un cheque si el empleado es alérgico a la penicilina. Utiliza Lentes: marque con un cheque si el empleado utiliza anteojos. Fecha de Ingreso al Estado: al presionar el icono del calendario, el sistema mostrará un calendario, del cual el usuario podrá seleccionar el año, mes y día en que el empleado iniciará su relación laboral con la institución, o bien escribirlo dentro de la casilla correspondiente siguiendo el formato de dd/mm/aaaa. Estado del Empleado: muestra en qué estado se encuentra en ese momento el empleado (Baja, Activo, etc.) ¿Es diabético?: marque con un cheque si el empleado padece diabetes. Completada la información, deberá presionar el botón para agregar el registro. El sistema mostrará el mensaje de Operación realizad con éxito y asignará el número de empleado.

2. Detalle de la Ficha del Empleado: en este apartado se registra la

información del empleado, concerniente a la educación, idiomas, capacitación, colegiatura profesional, familiares, tiempo en dependencias y tiempo de servicio en la institución.


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Luego de dar aceptar a la pantalla anterior, el sistema lo regresa a la pantalla en blanco en la cual debe filtrar el código del empleado ingresado como se muestra en pantalla:

Los datos de detalle del empleado, se registran presionando el botón , mostrando el sistema los siguientes apartados:

Para desplegar la información de cada uno de los apartados, deberá presionar el signo más “+” que se encuentra en la parte izquierda de cada apartado.

2.1 Educación: en este apartado se registra la formación académica en sus diferentes niveles que el empleado ha aprobado o se encuentra cursando, debiendo registrar desde el primer nivel aprobado hasta el último aprobado o cursado. Al presionar en la opción , el sistema mostrará el siguiente formulario.


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Carrera: seleccionar del catálogo el nivel o carrera aprobada o cursada. Fecha: al presionar el ícono del calendario, el sistema mostrará un calendario, del cual el usuario podrá seleccionar el año, mes y día en que el empleado aprobó el nivel o carrera, o bien escribirlo dentro de la casilla correspondiente siguiendo el formato de dd/mm/aaaa. País: seleccionar del catálogo el país donde se cursó y aprobó el nivel o carrera. Estado: seleccionar del catálogo el estado en el que se encuentra el nivel o carrera.

Ultimo Año Aprobado: ingresar el último año aprobado.

Completada la información, deberá presionar el botón para agregar el registro. Puede agregar la cantidad de registros que sean necesarios, según los niveles que el empleado haya aprobado o cursado. 2.2 Idiomas: en este apartado se registra los idiomas que el empleado lee,

habla y/o escribe. Presionando la opción elsistema mostrará el siguiente formulario.

Idioma: seleccionar del catálogo el idioma al que se desea hacer referencia y marcando los espacios que correspondan ( ), si el empleado lee, habla, y/o escribe el idioma seleccionado.


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Completada la información, deberá presionar el botón para agregar el registro. Puede agregar la cantidad de registros que sean necesarios, según los idiomas que el empleado posea los conocimiento para leer, hablar y/o escribir. 2.3 Capacitación: en este apartado se registra las capacitaciones que el

empleado haya recibido. Presionando la opción , el sistema mostrará el siguiente formulario.

Tipo de capacitación: seleccionar del catálogo si la capacitación es de tipo diplomado, curso o sin tipo. Nombre del curso: escriba el nombre de la capacitación recibida por el empleado. País: seleccionar del catalogo el país donde fue recibida la capacitación. Año: indique el año en el que fue recibida la capacitación. Cantidad de horas: anote la cantidad de horas efectivas de capacitación. Institución: escriba el nombre de la institución que impartió la capacitación. Certificación de la Capacitación: se refiere a que tipo de respaldo que se adquirió de la capacitación, seleccionado del catálogo entre las opciones de certificado, diploma de participación, diploma de capacitación, diploma de aprobación, titulo. Completada la información, deberá presionar el botón para agregar el registro. Puede agregar la cantidad de registros que sean necesarios, según las capacitaciones que el empleado haya recibido.


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2.4 Colegiatura profesional: en este apartado deberá registrarse los números

de colegiados activos, registro que es necesario para asignar la bonificación profesional para los puestos que según ley les corresponda. Presionando la opción , el sistema mostrará el siguiente formulario.

Colegio: seleccionar del catálogo el Colegio Profesional en donde se encuentra colegiado el empleado. No. Colegiado: ingrese el número de colegiado activo del empleado. Carrera: escriba el nombre de la carrera que acredita en la Constancia de Colegiado Activo. Fecha de vigencia: ingrese la fecha de vigencia conforme la constancia de colegiado activo Completada la información, deberá presionar el botón para agregar el registro. Puede agregar la cantidad de registros que sean necesarios, según las capacitaciones que el empleado haya recibido.

2.5 Tiempo en Dependencias: en este apartado podrá registrarse el tiempo

que la persona ha trabajado en las dependencias del estado. Presionando la

opción el sistema mostrará la siguiente pantalla:


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Completar lo siguiente: Ejercicio: en este espacio colocar el ejercicio fiscal correspondiente. Entidad: se muestra la entidad a la que está asociado el usuario. Unidad ejecutora: elegir la unidad en la cual laboró la persona. Unidad desconcentrada: el sistema la muestra de acuerdo a la unidad ejecutora. Dependencia: el sistema la muestra automáticamente de acuerdo a la unidad ejecutora. Inicio: ingresar la fecha en la cual la persona ingresó a laborar en la institución. Fin: ingresar la fecha en la cual la persona finalizó la relación laboral en la institución. Completada la información, deberá presionar el botón para agregar el registro. Puede agregar la cantidad de registros que sean necesarios, según las instituciones en las que el empleado ha laborado.

2.6 Familiares: en este apartado podrán registrarse el número de familiares

(cónyuge, hijos, madre y padre) y dependientes que el empleado tenga. Presionando la opción el sistema mostrará el siguiente formulario.


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Primer Nombre: indicar el primer nombre de la persona. Segundo Nombre: indicar el segundo nombre de la persona.

Primer Apellido: indique el primer apellido dela persona. Segundo Apellido: indique el segundo apellido de la persona. Apellido de Casada: indique el apellido de casada, si corresponde. Orden Cédula: seleccione del catálogo el número de orden de la cédula de vecindad o DPI del familiar o dependiente.

Registro: escriba el número de registro de la cédula de vecindad o número de DPI del familiar o dependiente.

Fecha de Nacimiento: al presionar el ícono del calendario, el sistema mostrará un calendario, del cual el usuario podrá seleccionar el año, mes y día en que el familiar o dependiente nació, o bien escribirlo dentro de la casilla correspondiente siguiendo el formato de dd/mm/aaaa. Parentesco: seleccione del catálogo, el parentesco que tiene el empleado con la persona que se registrará como familiar o dependiente.

Dirección: escriba la dirección de residencia de la persona que se registrará como familiar o dependiente.

Teléfono: escriba el número telefónico donde pueda localizarse a la persona que se registrará como familiar o dependiente.

Sexo: seleccione del catálogo el sexo del familiar o dependiente.


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¿Es dependiente?: marque ( ) si la persona que se registra es dependiente del empleado.

¿Padecimiento físico o mental?: marque( ) si la persona que se registra padece de algún impedimento físico o mental.

Completada la información, deberá presionar el botón para agregar el registro. Puede agregar la cantidad de registros que sean necesarios, según las capacitaciones que el empleado haya recibido. 2.7 Beneficiarios: en este apartado podrán registrarse los tiempos laborados en

las diferentes dependencias que ha trabajado el empleado dentro de la

Institución. Presionando la opción el sistema mostrará el siguiente formulario.

Ejercicio: el sistema coloca el año actual. Entidad: el sistema coloca la Entidad o Institución donde labora el empleado. Unidad Ejecutora: seleccione del catálogo la Unidad Ejecutora donde labora el empleado. Unidad Desconcentrada: de acuerdo a la Unidad Ejecutora seleccionada desplegará el catálogo de opciones de unidades desconcentradas existentes en la Institución. Dependencia: de acuerdo a las opciones seleccionadas con anterioridad, se desplegará el catálogo de opciones de Dependencias existentes en la Institución. Inicio: al presionar el icono del calendario, el sistema mostrará un calendario, del cual el usuario podrá seleccionar el año, mes y día en que inicio a laborar en las unidades antes seleccionadas, o bien escribirlo dentro de la casilla correspondiente siguiendo el formato de dd/mm/aaaa. Fin: al presionar el icono del calendario, el sistema mostrará un calendario, del cual el usuario podrá seleccionar el año, mes y día en que finalizó a laborar en las unidades antes seleccionadas, o bien escribirlo dentro de la casilla correspondiente siguiendo el formato de dd/mm/aaaa.


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CAPITULO II:

CONTRATACIÓN PARA EL RENGLON 021

CONTRATACIÓN PARA EL

RENGLÓN 021


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II:

Contr

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CAPÍTULO II: Contratación

1. Contratación: las contrataciones para el renglón presupuestario 021 “Personal Supernumerario” son operadas por medio del sistema GUATENOMNAS a través del Ingreso de Movimientos de Empleado y contratos que establecen una relación entre un puesto y un empleado. Los contratos que se trabajan en este renglón sólo pueden tener vigencia dentro del ejercicio en el que fueron creados por lo que las acciones de personal no pueden tener una vigencia posterior al final del ejercicio.

El proceso de registro en el sistema de contrataciones de personal del renglón 021 comprende las siguientes fases:

Registro de Contrato

Asignación de Bonos Asignación de Descuentos Registro de Movimiento de Empleado Impresión de documentos Carga de documentos

Aprobación de Movimiento y Contrato Para ingresar a la opción de Contratación el usuario deberá seleccionar la opción Empleados>>Contratación 021>>Contratación


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II:

Contr

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Al ingresar a la opción Contratación, como primer paso el usuario debe seleccionar al empleado a quien se contratará. Esto se puede hacer utilizando los filtros disponibles en la parte de abajo de la pantalla.

Una vez localizado al empleado, deberá marcar el botón Selección del lado derecho de la pantalla para poder continuar el proceso de contratación.

Después de haber seleccionado al empleado, el usuario deberá seleccionar el puesto que se le asignará. Para localizar el puesto podrá utilizar los filtros que se encuentran en la parte inferior de la pantalla.


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II:

Contr

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Una vez localizado el puesto con el que se desea trabajar, deberá marcar el botón

de Asignar para poder iniciar el ingreso de información referente a la contratación del empleado y puesto seleccionados. 2. Registro de Contrato: debido a la naturaleza temporal de los puestos del

renglón 021 es necesario el registro de un contrato que delimite las características de la relación laboral entre la institución y la persona.

Después de seleccionar el empleado y el puesto, el sistema mostrará la siguiente pantalla donde el usuario deberá ingresarlos datos principales del contrato y la información correspondiente.

Número de Contrato: Se ingresa el número del contrato que fue creado en la institución para esa contratación Actividades a Realizar: Breve descripción de las actividades que serán realizadas por la persona que se está contratando. Número de expediente de Reclutamiento: código ingresado por el analista respecto al proceso de reclutamiento y selección utilizado en la institución.


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II:

Contr

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Fecha de Inicio Contrato: Fecha en la que se inicia el contrato entre la persona y la institución. El sistema muestra la fecha en la que el puesto tomó vigencia ya que no se puede ingresar una fecha anterior a ésta. Fecha de Fin Contrato: Fecha en la que finaliza la relación laboral entre la persona y la institución. El sistema muestra la fecha de finalización de vigencia del puesto ya que no se puede ingresar una fecha posterior a ésta. Código del empleado Representante: Código de empleado de la persona que aparecerá en el contrato como representante de la institución. Calidad en que actúa el representante: Título utilizado por el representante de la institución en el puesto que ostenta el cual desea que aparezca en el contrato. Lugar donde se celebra el contrato: Descripción del lugar físico donde se celebra el contrato. Fecha de Suscripción: Fecha que tendrá registrada el documento del contrato utilizado. Si el analista ratifica las operaciones ingresadas selecciona el botón de Grabar

Contrato , el sistema lo trasladará a la siguiente pantalla de Asignación de Bonos. 3. Asignación de Bonos: el sistema muestra la siguiente pantalla donde se

cargan los bonos disponibles de acuerdo al catálogo respectivo para la institución en este renglón presupuestario.

Una vez seleccionado el bono, deberá ingresar una justificación que respalde la operación, es de hacer notar que la fecha de vigencia se copia de la fecha de inicio


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del contrato para evitar contratiempos. Una vez ingresados estos datos el usuario

presiona el botón Guardar Al presionar este botón, el sistema se traslada a la pantalla de Descuentos. 4. Asignación de Descuentos: el sistema muestra la siguiente pantalla donde

se cargan los bonos disponibles de acuerdo al catálogo respectivo para la institución en este renglón presupuestario.

El usuario también tiene la posibilidad de asignar descuentos adicionales de acuerdo a lo establecido para el puesto.

Una vez seleccionado el descuento, deberá ingresar una justificación que respalde la operación, es de hacer notar que la fecha de vigencia se copia de la fecha de inicio del contrato para evitar contratiempos. Una vez ingresados estos datos el

usuario presiona el botón Guardar Al guardar los descuentos en el sistema, se traslada a una pantalla donde el analista deberá confirmar el ingreso de los bonos y descuentos para el puesto


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El analista deberá presionar el botón de Confirmar y el sistema se trasladará a la pantalla del movimiento de empleado. 5. Registro de Movimiento de Empleado: el proceso de contratación

requiere la generación de un movimiento de empleado para que desde ese momento en adelante todas las acciones de personal relativas a ese puesto y persona sean registradas de esa forma. La pantalla de ingreso de movimiento de empleado se muestra de la siguiente forma:

El usuario deberá ingresar la información correspondiente Tipo de Concepto: En esta casilla se selecciona el tipo de movimiento, para el módulo de contratación solo pueden ser Acción Toma de Posesión o de Nombramiento. Concepto: En esta casilla se selecciona el concepto que llevará el movimiento ya sea Reingreso, Primer Ingreso, etc. Fecha efectiva de la acción: Esta fecha la asigna el sistema directamente de la fecha de inicio de contrato Fecha Vigencia: Esta fecha la asigna el sistema directamente de la fecha de fin de contrato.


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Descripción: Breve descripción de la operación para referencia. Tipo de documento: Tipo de documento que ampara el movimiento de empleado Documento: Registro que identifica el documento que ampara el movimiento de empleado. Pagar Día: Casilla donde el usuario indica si desea que el día en que inicia el contrato de la persona sea pagado o no. Número de control ONSEC: Código ingresado. Número de Acta: Número que corresponde a la identificación del acta. Libro: Número de libro donde se consignó el acta. Folio: Hoja del libro donde se consignó el acta. Fecha del acta: Fecha en que se consignó el acta. Hora de inicio del acta: Registro de la hora de inicio. Hora fin acta: Registro de la hora de finalización del acta. Personas que participaron: campo donde el analista ingresa los nombre de las personas que participaron en el acta. Lugar donde se suscribe el acta y se guarda: descripción del lugar donde se suscribe el acta.

Si el analista ratifica las operaciones ingresadas selecciona el botón de Guardar y el movimiento queda en estado pendiente de aprobación. Aparecerá la pantalla de Operación Realizada con Éxito, oprimir el botón aceptar.


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6. Impresión de FUMP (Formulario Único de Movimiento de Empleado):para realizar la impresión del FUMP el usuario deberá ingresar a la opción de Empleados>>Contratación 021>>Impresión de movimientos de empleado

Al ingresar el sistema muestra los movimientos de empleado 021 disponibles para impresión.

El usuario selecciona los FUMP que desea imprimir presionando en la casilla del lado izquierdo de la pantalla y posteriormente presiona el botón de Imprimir Movimientos, lo cual lo traslada a la siguiente pantalla.


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El usuario selecciona los parámetros y se imprime el movimiento de empleado.

7. Contrato: para realizar la impresión del contrato el usuario deberá ingresar a

la opción de Empleados>>Contratación 021>>Impresión de contrato


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Al ingresar el sistema muestra los contratos de empleado 021 disponibles para impresión y que no tienen compromiso aprobado.

El usuario selecciona los contratos que desea imprimir presionando la casilla del lado izquierdo de la pantalla y después presionando el botón de Imprimir contrato. El sistema muestra la siguiente pantalla.

Se genera el contrato de la siguiente forma:


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8. Acuerdo Colectivo: para realizar la impresión del Acuerdo el usuario deberá

ingresar a la opción de Empleados>>Contratación 021>>Generación de Acuerdo Colectivo

Esta opción permite agrupar a varios contratos en un mismo acuerdo colectivo y generar un documento, al ingresar se muestra la siguiente pantalla, el usuario selecciona a los contratos que desea incluir en el acuerdo colectivo presionando la casilla del lado izquierdo de la pantalla y presionando el botón de generar Acuerdo.

El sistema requiere los datos del acuerdo colectivo


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Después de llenar la información, presiona el botón de guardar y el acuerdo queda listo para ser impreso. Para imprimirlo deberá ingresar a la opción de Empleados>>Contratación 021>>Impresión de Acuerdo Colectivo

El sistema muestra la siguiente pantalla donde se puede seleccionar el acuerdo que se desea imprimir

Al imprimir el Acuerdo se genera de la siguiente forma:


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9. Carga de Archivos: esta opción permite cargar a un movimiento de

empleado archivos de soporte para facilitar su aprobación y evitar la proliferación de papel. Para ingresar a esta opción el usuario deberá seleccionar Empleados>>Contratación 021>>Carga Digital de Archivos

Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla donde el usuario puede seleccionar el empleado al que quiere cargar los archivos

Después de seleccionar el empleado a quien desea cargar el archivo, deberá seleccionar el movimiento al que desea cargarlos


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Al presionar el botón de agregar se muestra la siguiente pantalla

Es importante hacer notar que solo se pueden cargar archivos de tipo PDF. 10. Aprobación / Rechazo de Movimientos Ingresados: los movimientos de

toma de posesión quedan en estado Pendiente de Aprobación Movimiento y para el caso del Renglón 021 la institución deberá realizar las aprobaciones necesarias

La razón para que estos movimientos queden en este estado, es para que dentro de la misma institución se verifiquen los datos ingresados para determinar si toda la información es correcta respecto a la papelería de soporte y que la persona encargada de la revisión pueda aprobar o rechazar el movimiento de empleado. Para ingresar a esta opción el usuario deberá seleccionar el módulo Empleados>>Contratación 021>>Aprobación / Rechazo de Movimientos Ingresados


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Al ingresar a la opción de Aprobación / Rechazo de Movimientos ingresados, como primer paso se debe seleccionar al empleado con quien se va a trabajar, esto se puede hacer utilizando los filtros disponibles en la parte de abajo de la pantalla.

Aprobación de Movimiento de Empleado: esta opción permite a la persona que verifica la información del expediente de contratación realizar una aprobación del movimiento que indica que toda la información consignada es correcta.

Al presionar el botón de Aprobación de Movimiento de Empleado , el sistema automáticamente muestra la siguiente pantalla donde aparece toda la información relacionada al caso.


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II:

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El usuario puede verificar los movimientos cargados al movimiento y toda la información necesaria. Si el analista ya no desea realizar la operación, deberá seleccionar el botón de Salir

para abandonar la aplicación o si por el contrario ratifica la aprobación del

movimiento selecciona el botón de Aprobación . El sistema mostrará el mensaje de Operación Realizada con Éxito.

Rechazo de Movimiento de Empleado Esta opción permite a la persona que verifica la información del expediente de contratación realizar un rechazo del movimiento debido a que de acuerdo a su análisis se encontró un error en la información ingresada o en el expediente que no permite que se lleve a cabo la contratación hasta que el error sea corregido.

Al presionar el botón de Rechazo el sistema automáticamente muestra la siguiente pantalla donde aparece toda la información relacionada al caso.

Si el analista ya no desea realizar la operación, deberá seleccionar el botón de Salir

para abandonar la aplicación o si por el contrario ratifica el rechazo del

movimiento selecciona el botón de Rechazar Movimiento de Empleado .


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11. Mantenimiento de Contratación: las contrataciones de empleado, cuando se encuentran en estado Pendiente de aprobación Movimiento o en estado Rechazado pueden ser modificados para ingresar o cambiar datos dentro del movimiento de empleado para que sea posible su aprobación.

Para ingresar a esta opción el usuario deberá seleccionar el módulo Empleados>>Contratación 021>>Mantenimiento de Contratación

Al ingresar a la opción de Mantenimiento de contratación, como primer paso se debe seleccionar al empleado con quien se va a trabajar, esto se puede hacer utilizando los filtros disponibles en la parte de abajo de la pantalla.

Una vez localizado el empleado con quien se desea trabajar, deberá presionar el

botón de Seleccionar , esto mostrará las pantallas de:

Contratación Bonos Descuentos Movimiento de empleado

Para realizar las modificaciones que sean necesarias y al finalizar las

modificaciones el usuario deberá presionar el botón de Guardar 12. Reversión de Aprobación: esta opción permite al usuario aprobador la

potestad de reversar un movimiento cuando a este todavía no se ha generado un compromiso. Esta opción se encuentra en Empleados>>Aprobación Rechazo por Institución.

Al ingresar a esta opción se puede observar la siguiente pantalla:


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Contr

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Al seleccionar el movimiento que desea reversar el usuario deberá presionar el

botón de reversar y el sistema muestra la siguiente pantalla para que el usuario ingrese un comentario para documentar la operación:

Al presionar el botón de Reversar el movimiento regresa al estado Ingresado.


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CAPITULO III:

REGISTRO Y CONSULTA DE REINTEGROS

PAGO DE HONORARIOS


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CAPÍTULO III: Registro y Consulta de Reintegros

1. Registrar Boleta de Reintegro: Ingrese al menú Empleados>>

Reintegros>> Registro de Reintegros; con ayuda de los filtros puede localizar al empleado al cual se le desea registrar un reintegro.

El sistema mostrará la siguiente pantalla, puede buscar al empleado mediante los

filtros o presionando el ícono se mostrarán todos los registros. Una vez

ubicado el empleado que se busca, presione el botón de para seleccionarlo.


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Entre los puestos mostrados, seleccione en el que se desea realizar el reintegro,

presionando el botón de .

Se mostrará la siguiente pantalla:

De existir una boleta que anteriormente haya sido grabada para el mismo empleado en el mismo puesto, el sistema mostrará los datos principales de ésta; para agregar un reintegro nuevo presione el botón de El sistema mostrará la siguiente información respecto del puesto y el empleado


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Seguidamente se mostrará el histórico de pagos del empleado y puesto seleccionados, dentro de la que se debe seleccionar el pago del que se realizará el reintegro presionando el botón

Luego el sistema mostrará: los datos del puesto, del empleado y del pago seleccionado


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Seguido de estas pantallas encontrará un recuadro de los datos del reintegro donde deberá seleccionar los siguientes datos:

1.1 Fecha inicial y final: Seleccione a través del calendario, las fechas que se reintegrarán.

1.2 Tipo de reintegro: pudiendo seleccionar entre: 1.2.1 Normal: descuento que se cancelará por medio de un depósito en el banco. 1.2.2 Nota de crédito: será cancelado por medio de un descuento al empleado. 1.2.3 Convenio de pago: descuento mensual acordado entre las partes.


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1.3 Tipo de documento: seleccione el documento que respalda la realización del reintegro.

1.4 Forma de pago: indique si el reintegro se pagará a través de cheque o en efectivo.

1.5 Motivo del reintegro: seleccione el motivo que origina el reintegro.

Observaciones: en este espacio el analista podrá consignar información que considere importante.

Finalmente presione el botón .

El sistema mostrará el detalle del pago, para que se seleccionen los conceptos que

se reintegrarán, a través de la marca con una en la esquina izquierda.

De tal forma que los conceptos que no van a ser reintegrados deberán quedar sin marcar.

Y luego presione el botón de , el sistema mostrará el siguiente mensaje, que indica que la boleta ha sido grabada con éxito

2. Impresión de Boleta de Reintegro: Una vez que se ha finalizado el

registro de la boleta de reintegro, al presionar el icono aceptar en el último mensaje referido, el sistema mostrará la siguiente pantalla, donde el usuario deberá presionar el botón de


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El sistema la mostrará la siguiente pantalla donde deberá presionar el botón

para generar la boleta e imprimirla

El sistema la mostrará la siguiente pantalla con los datos de la boleta recién generada.

3. Registrar Boleta de Reintegro como Pagado Total: Deberá ingresar al menú Empleados>> Reintegros>> Registro de Reintegros; con ayuda


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de los filtros puede localizar al empleado al cual se le desea registrar como pagado total el reintegro.

Existen dos clases de reintegro los cuales son: Reintegros del año actual y de años anteriores, para poder registrar los diferentes reintegros se deberá seguir los siguientes pasos:

Reintegro de año actual Deberá seleccionar el empleado al cual se le hará el registro.

Una vez ubicado el empleado que se busca, presione el botón de para que el sistema le muestre los puestos que han sido ocupados por el empleado


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Entre los puestos mostrados, seleccione en el que se desea registrar la operación,

presionando el botón de , esto desplegará los reintegros que tiene en estado ingresado

Para registrar como pagados presione el ícono el sistema le mostrará la siguiente pantalla

En el campo No. De Documento se ingresará el código de la boleta de depósitos

del banco y se presiona el ícono , el sistema le mostrará el siguiente mensaje.


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Esto enviará la información del pago al Sistema de Contabilidad Integrada –Sicoin- a través de un CUR y cambiará el estado del reintegro de Ingresado a Pagado Total. El reintegro al ser aprobado en Sicoin se reflejará en el histórico de pagos del empleado.

Reintegro de año anterior Se debe tener presente que para reintegros de años anteriores es necesario ingresar el número de CUR contable. 4. Eliminación de Boletas: Las boletas que se le hayan ingresado a esta

persona y que todavía no se hayan registrado como pagado total, estarán en estado ingresado y por ende susceptible a ser eliminadas, para realizar esta operación, se deberá elegir al empleado, elegir el puesto y como se ve en la pantalla elegir el reintegro que se desea eliminar.

Para eliminar la boleta, deberá seleccionar el ícono y esto eliminará el registro.


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5. Consulta de Reintegros Grabados: Ingrese al menú Empleados>>

Reintegros>> Consulta de Reintegros; con ayuda de los filtros puede localizar al empleado del cual se desea consultar.

En esta pantalla podrá elegir al empleado que se consultará el reintegro

Una vez ubicado el empleado, presione el botón de para que el sistema le muestre los puestos que han sido ocupados por ese empleado


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Entre los puestos mostrados, seleccione en el que se desea consultar el reintegro,

presionando el botón de El sistema mostrará los reintegros que han sido registrados para el empleado seleccionado.

De los reintegros mostrados se puede consultar los detalles presionando el botón

de . El sistema mostrará los siguientes datos del reintegro seleccionado


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Para salir de la consulta presione el botón de . 6. Reporte Resumen de Reintegros: Para ingresar a este reporte debe

ingresar a Empleados>> Reintegros>> Reportes>> Resumen de Reintegros


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Este reporte generará los reintegros vigentes e ingresados en un período de tiempo determinado, el cual deberá ser elegido en la pantalla de parámetros junto con el tipo de impresión que se desea realizar. Se tiene la opción de generar el reporte en Excel para facilidad de manejo de información o en PDF para no permitir la manipulación de la información, se recomienda el uso del formato PDF.

Para facilidad del usuario puede utilizar los siguientes filtros para la generación del reporte


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Dependiendo de los filtros y parámetros ingresados se generara un reporte como el siguiente:


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CAPÍTULO IV

CONTRATOS Y HONORARIOS

PAGO DE HONORARIOS


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CAPÍTULO IV: Consulta del Histórico de Pagos

1. Ingreso a la Opción de Consulta de Histórico de Pagos: en el menú principal se debe ingresar a la opción Empleados, Consultas, Histórico de Pagos

2. Selección de Empleado: al ingresar a la opción de Histórico de Pagos, el

sistema mostrará una pantalla con un recuadro de filtros, a través de los cuales el analista podrá localizar el registro deseado. La búsqueda se puede realizar por cualquiera de los siguientes campos:

El analista deberá indicar los criterios de búsqueda y luego presionar el botón de

filtrar


CAPÍT

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IV:

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agos

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Cuando se visualice el registro buscado, la selección del empleado se realiza

presionando el botón de consulta que se muestra en la última columna

3. Consulta de Pagos Efectuados al Empleado: una vez seleccionado el empleado, el sistema mostrará la siguiente pantalla con el resumen de TODOS los pagos efectuados al empleado.

El analista podrá localizar un pago específico a través de los filtros, pudiéndose filtrar por los siguientes campos:


CAPÍT

ULO

IV:

Consu

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el H

istó

rico

de P

agos

60

4. Consulta de Detalle de Pagos Efectuados al Empleado: para cada pago

también puede ser consultado el detalle de cada concepto pagado. Para

acceder a dicho detalle deberá presionar el botón de Ver Detalle mostrado en la última columna del lado derecho del pago que se desea consultar.

El sistema mostrará la siguiente información del pago seleccionado:


CAPÍT

ULO

IV:

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istó

rico

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61

Luego, para volver a la información de pagos presione el botón de salir .


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RAR

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CAPÍTULO V:

CONTRATOS Y HONORARIOS

PAGO DE HONORARIOS


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63

CAPÍTULO V: Consulta de Tiempo de Servicio

1. Consulta de Tiempo de Servicio: ingresar al Sistema Guatenóminas por medio de la opción Empleados>>Tiempo de Servicio como se ilustra en la pantalla siguiente:

Al ingresar a la opción el sistema le mostrará la siguiente pantalla

Filtros de la opción


CAPÍT

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Por medio de los campos de filtrado el analista podrá localizar al empleado que desea realizar la consulta sobre el tiempo de servicio. Al buscar, por ejemplo, por código de empleado el sistema le muestra la siguiente pantalla

Al presionar el botón , el sistema le mostrará la siguiente pantalla

Para realizar la consulta sobre el empleado seleccionado deberá presionar el ícono

de y a continuación el sistema le mostrará la siguiente pantalla


CAPÍT

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V:

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Se mostrarán tres opciones para consultar, la opción de Datos Generales, Puestos y Consulta de Pagos Opción de Datos Generales

Esta opción permite visualizar todos los datos relacionados a la ficha del empleado. Opción de Puestos


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Se podrá visualizar la información referente a todos los puestos que ha ocupado el empleado en la administración pública.

Por medio del ícono se podrá verificar la información referente a los datos generales del puesto, así como también los bonos, descuentos y movimientos de empleado, tal y como se aprecia en la siguiente pantalla.


CAPÍT

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Para regresar a la pantalla anterior deberá presionar el ícono y el sistema le mostrará la siguiente pantalla

Opción de Consulta de Pagos


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El sistema mostrará todo lo referente al histórico de pagos del empleado donde se podrá consultar varios campos, como por ejemplo Movimientos de Empleado, Dependencia, Control, Detalle del Pago. Para poder consultar información sobre la dependencia deberá dar clic en el número de la columna identificada como Dep, el cual se muestra en un color azul Al presionarlo, el sistema le mostrará la siguiente pantalla

Para poder consultar la información sobre el control deberá dar clic en el número de la columna identificada como Ctrl el cual se muestra en un color azul. Al presionarlo el sistema le mostrará la siguiente pantalla:

Para poder consultar la información sobre los movimientos deberá dar clic en ícono

. Al presionarlo el sistema le mostrará la siguiente pantalla:


CAPÍT

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Para consultar la información sobre el pago, deberá dar clic en el ícono El sistema le mostrará la siguiente pantalla:


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Al presionar el ícono de le mostrará la siguiente pantalla:


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Para regresar a la pantalla principal una vez que haya finalizado la consulta,

deberá presionar y el sistema le mostrará la siguiente pantalla para que realice otra consulta.


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PARTE III:

ORDENAMIENTO FUNCIONAL

ORDENAMIENTO FUNCIONAL


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CAPÍTULO I:

DISTRIBUCIÓN INTERNA DEL PERSONAL

DISTRIBUCION INTERNA DEL PERSONAL


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74

CAPÍTULO I: Distribución Interna del Personal

1. Utilización del Módulo Distribución Interna de Personal: este Módulo

permite ingresar la estructura organizacional de la Institución; la que se define como el organigrama FUNCIONAL, el cual podría contener algunas variaciones respecto a la estructura organizacional legal, ya que en la mayoría de casos las instituciones han ido evolucionando estructuralmente en respuesta de las exigencias de la realidad y en búsqueda de la funcionalidad de la institución.

Es importante que el usuario se familiarice con los siguientes términos, que le permitirán operar el sistema de manera fácil y sencilla. Distribución Interna de Personal: modelo gráfico que representa la estructura organizacional (funcional) de la Institución, es la forma en que se han agrupado las tareas y actividades, mostrando las áreas, departamentos y ubicaciones que existen dentro de ella. Es considerado el mapa de la Institución.

El mapa contenido en el sistema permitirá la ubicación de puestos y empleados en la dirección, departamento y sección en donde funcionalmente (realmente) desempeñen sus labores.

La distribución funcional registrada en el sistema es flexible, de tal forma que se pueden registrar todas las variantes que funcionalmente ocurran en la institución.

Ubicación Funcional: como ubicación funcional se entenderá a cada elemento definido dentro de la distribución funcional, cada Despacho Superior, Dirección, Departamento, Sección etc.,

Cada dependencia inicia registrando una ubicación funcional principal, la cual se considerará como “una ubicación padre” es decir la dependencia directa de la que todas las ubicaciones funcionales dependen, y se identificará por un código único.

Ubicación padre

Es la ubicación funcional “superior inmediata”, de la cual se depende directamente.

Ubicación hija

Ubicación funcional “inferior inmediata” la cual depende directamente de la ubicación en cuestión.


CAPÍT

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Código de identificación

Para identificación dentro del sistema, en el momento de la creación de cada ubicación funcional le es asignado un código de control, el cual será único e invariable. Este código no representa jerarquía ni dependencia alguna, ésta se representa dentro del sistema por las ubicaciones padre e hijas.

Despacho o dirección superior de cada institución

Esta es la máxima ubicación funcional de la cual depende toda la organización, para dicha ubicación funcional a diferencia de las demás no se definirá ubicación funcional padre.

Pasos Básicos para el Ingreso y Habilitación de la Distribución Interna de Personal Dentro del Sistema: para visualizar la distribución interna de personal, será necesario:

1. Ingresar las ubicaciones funcionales en el sistema.

2. Aprobar el ingreso de la ubicación funcional, solo de esta forma el sistema permitirá la asociación de puestos a dicha ubicación.

3. Si existe algún error en el ingreso de la ubicación funcional, ésta

podrá ser rechazada.

4. Cuando la ubicación funcional sea suprimida dentro de la institución, dicha ubicación deberá inactivarse dentro del sistema.

Los estados dentro del sistema se mostrarán por medio de colores para que el usuario pueda identificarlos con mayor facilidad.

Ingresada (color verde) Inactiva(color amarillo) Rechazada (color rojo) Aprobada (color azul)


CAPÍT

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2. Creación de una Ubicación Funcional: ingrese al menú Orden Funcional

>>Distribución Interna de Personal >>Mantenimiento de Ubicaciones Funcionales

Tal y como se aprecia en la siguiente pantalla:

El sistema le mostrará la distribución interna de personal ingresada hasta ese momento.

Para crear una nueva ubicación funcional se debe posicionar sobre la ubicación funcional padre de la nueva ubicación funcional, presione el botón derecho del mouse y le aparecerán las siguientes opciones:


CAPÍT

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Seleccione “Agregar ubicación hija”, el sistema le mostrará la siguiente pantalla:

En la pantalla “Mantenimiento de Ubicaciones Funcionales” el sistema automáticamente muestra el nombre de la institución y la ubicación padre de la nueva ubicación funcional (el usuario no puede modificar estos datos). El usuario deberá llenar o seleccionar la siguiente información:

Nombre: indique el nombre de la nueva ubicación funcional.


CAPÍT

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Descripción: en este espacio deberá registrar la función principal de la nueva ubicación funcional. Si la función está definida por Decreto Ley, deberá seleccionar aquella información que identifique de manera más completa la razón de ser de la Institución.

Departamento y Municipio: se deberá seleccionar el departamento y municipio en los que se ubicará la nueva ubicación funcional.

Dirección: escriba la dirección exacta de la ubicación funcional que está ingresando, destinada al envío y recepción de correspondencia, ingrese la calle, avenida, lote, número de casa, zona, colonia, etc., en donde se ubica. En este espacio le aparecerán los datos de la ubicación padre, sin embargo es un campo que el usuario puede modificar.

Teléfono: en este espacio podrá registrar uno o varios teléfonos de la ubicación funcional.

Una vez ingresada la información, verifique que la misma está correcta y seleccione el fólder o carpeta que aparece al final de la pantalla y que sirve para crear la ubicación funcional.

Si la información fue ingresada correctamente, le aparecerá el mensaje siguiente:


CAPÍT

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Si la información no se ingresó correctamente, el sistema le mostrará un mensaje que le indica que información le hizo falta, tal y como se refleja a continuación:

3. Modificación de una Ubicación Funcional: se debe encontrar en estado

ingresado (color verde) o rechazada (color rojo) Las ubicaciones funcionales que se encuentran en estado ingresado o rechazado (mostradas en color verde y rojo en el árbol jerárquico), pueden ser modificadas por el usuario según sea requerido, para ello debe ingresar a: Orden Funcional>>Distribución Interna de Personal >>Mantenimiento Ubicaciones Funcionales.


CAPÍT

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80

Identifique la ubicación funcional que desea modificar y se posiciona en ella. Presione el botón derecho de su mouse, en la pantalla deberá seleccionar la opción

de “modificar ubicación”

El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde podrá realizar las modificaciones requeridas


CAPÍT

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el Pers

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81

Para que las modificaciones puedan ser registradas en el sistema, es necesario que se ingrese un comentario (razón o justificación de las modificaciones). Esto le permitirá tener un historial de las razones que tuvo para cambiar y/o modificar algún dato de la pantalla. Este campo es obligatorio. Para ello presione el botón El sistema automáticamente mostrará el siguiente recuadro en el cual deberá anotar el comentario y presionar el botón de “Agregar”

Luego presione el botón del diskette para grabar los cambios en la ubicación funcional, el sistema le mostrará el siguiente mensaje.

4. Aprobación o Rechazo de una Ubicación Funcional: luego de haber ingresado los cambios, y teniendo la información revisada, proceda a aprobar y/o rechazar. Para ellos es necesario ingresar a Orden Funcional >>Distribución Interna de Personal >>Aprobación de Ubicaciones Funcionales


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Para aprobar o rechazar la creación de una ubicación funcional este debe de estar en color verde, se debe posicionar sobre la ubicación que se desea aprobar o rechazar el botón derecho del mouse y seleccionar la opción deseada, como se muestra en la pantalla a continuación.

El sistema mostrará toda la información registrada en referencia a la ubicación funcional, el usuario deberá revisar dicha información y presionar el botón que corresponda a la acción que desea ejecutar:

el botón que indica “aprobar ubicación”

o el botón que indica “rechazar ubicación” para rechazar la creación

de la ubicación funcional. Cuando la ubicación funcional se haya aprobado ésta se mostrará en el árbol jerárquico en color azul y cuando haya sido rechazada se mostrará en color rojo, tal y como se aprecia en la pantalla siguiente:


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5. Eliminación o Inactivación de una Ubicación Funcional: para eliminar

(o inactivar) una ubicación funcional, ingrese a Orden funcional >> Distribución Interna de Personal >>Mantenimiento de Ubicaciones Funcionales

Para eliminar o inactivar una ubicación funcional se debe posicionar sobre la ubicación que se desea inactivar o eliminar, éstas deberán estar en estado aprobado (en color azul) o rechazada (color rojo), presione el botón derecho del mouse y seleccione la opción deseada, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Dependiendo de la acción que desea realizar deberá presionar con el Mouse sobre cada icono, por ejemplo:

Para “Eliminar ubicación” presionar el botón

Para “Inactivar ubicación” presionar el botón


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El sistema mostrará toda la información registrada en referencia a la ubicación funcional, tal como muestra la pantalla siguiente.

El usuario deberá ingresar un comentario que ampare la eliminación o inactivación de dicha ubicación, este quedará registrado en la bitácora y servirá como historial de las acciones realizadas por el usuario, para ello presione el botón

Una vez ingresado el comentario, presione el botón de borrar o inactivar

según sea el caso.

Al presionar cualquiera de los iconos anteriores el sistema le mostrara el siguiente mensaje.


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El sistema no permite la inactivación o eliminación de ubicaciones funcionales que tengan ubicaciones hijas, o puestos asociados a ella, muestra el siguiente mensaje:

Si se desea eliminar o inactivar una ubicación funcional se deberá seguir los siguientes pasos:

Desasociar a los empleados asignados a esa ubicación funcional Eliminar las ubicaciones hijas existentes, (es decir las que dependen

directamente de ésta). También podrá consultar las ubicaciones funcionales creadas, para lo cual deberá

de presionar con botón izquierdo del mouse sobre el ícono de “Consulta” , al realizarlo el sistema le mostrará la siguiente pantalla:


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CAPÍTULO II:

ASIGNACIÓN DE UBICACIÓN FUNCIONAL A PUESTOS

ASIGNACIÓN DE UBICACIÓN FUNCIONAL A PUESTOS


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CAPÍTULO II: Asignación de Ubicación Funcional a Puestos

1. Asignación de la Ubicación Funcional a Puestos: durante el proceso de

implementación del sistema, se ha definido para cada puesto una ubicación; en virtud que estas ubicaciones son funcionales éstas pueden sufrir cambios por lo que el valor agregado de la información que el sistema pueda brindar a la institución, depende del usuario y del proceso de actualización continua.

Cuando un empleado sea trasladado (funcionalmente) deberá actualizarse la ubicación funcional del puesto que éste ocupa, siguiendo los pasos que a continuación se describen.

Ingrese a: Orden Funcional>>Distribución Interna de Personal>> Asignación de Ubicación Funcional a Puestos

Al ingresar a la opción el sistema le mostrara la siguiente pantalla:

Por medio de los filtros que se muestran en esta pantalla, podrá realizar las diferentes búsquedas para poder asignar las ubicaciones funcionales a los puestos:


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Un puesto puede ser ubicado haciendo búsquedas por código de puesto, o nombre o código de la ubicación funcional a la cual se encuentra asociado actualmente, nombre o código del empleado que ocupa el puesto o estado del puesto, como muestra la pantalla.

Al presionar el ícono de , el sistema le mostrará la siguiente información:

Una vez que se ha localizado el o los puestos que desea, deberá marcarse con un cheque en el cuadro mostrado al lado izquierdo del puesto.


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Y luego seleccionar la opción

El sistema le mostrará la pantalla con la distribución funcional de la institución tal como se aprecia en la siguiente pantalla.

Para desplegar y que muestre cada uno de los componentes de las Áreas, Vice ministerios, Departamentos, Unidades o Direcciones debe colocarse sobre el signo


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de más que se encuentre al lado izquierdo de cada una y seleccionarla haciendo clic al posicionarse sobre el nombre de la misma.

Al presionar clic sobre la ubicación funcional que se requiere asignar al puesto, el sistema le mostrará el siguiente mensaje

Con lo cual se dará por concluido el proceso.

2. Modificación de la Ubicación Funcional al Puesto: nuevamente, cuando se traslade a un empleado dentro de la misma institución, debe corregirse la ubicación del mismo, para lo cual el usuario debe ir a la misma opción de Asignación de Ubicación Funcional a Puestos y seguir el proceso descrito a continuación:

Localizar mediante los filtros el puesto donde se puede visualizar la ubicación que actualmente tiene asignada el puesto

Se debe marcar con un en la columna del lado izquierdo y hacer clic sobre

El sistema desplegará la siguiente pantalla donde se debe elegir la ubicación funcional posicionándose sobre el nombre de la misma y haciendo clic con el mouse.


CAPÍT

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Al presionar clic sobre la nueva ubicación donde será cambiado el puesto, el sistema confirmará la operación, con el siguiente mensaje:

Luego deberá presionar clic en y el sistema retornará a la pantalla donde se inició el proceso.

Puede consultar el cambio y verificar que efectivamente la información fue registrada correctamente siempre en la misma opción filtrando el o los códigos de puestos.


PERFIL

ES

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CAPÍTULO III:

PERFILES

PERFILES


CAPÍT

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III

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iles

93

CAPÍTULO III: Perfiles

1. Conceptos Principales Utilizados por el Sistema de Nómina y Registro de Personal

Perfil: es el agrupamiento de aquellos puestos que tienen las mismas funciones, responsabilidades, requisitos, relaciones interpersonales, riesgos, entre otras. Los perfiles son institucionales, y podrán ser asociados a ellos los puestos de cualquier unidad administrativa dentro de la institución.

2. Flujo Básico Dentro del Sistema de un Perfil: el ingreso de la

información correspondiente a un nuevo perfil podría durar todo el tiempo requerido hasta completar toda la información, cuando se haya completado la información deberá indicarse dentro del sistema que se ha concluido el ingreso del perfil; el perfil deberá ser revisado y aprobado por la persona designada para ello dentro de la institución.

Cada paso del flujo antes descrito es representado por medio de estados (dentro del sistema) dichos estados son:

En ingreso, cuando se está llenando la información Ingresado, cuando se ha concluido la alimentación del perfil Aprobado, cuando éste ya ha sido autorizado

Mientras un perfil se encuentra en estado “en ingreso” este podrá se modificado según sea pertinente.

Los perfiles aprobados podrán ser modificados en sus detalles (no información general), también la información general podrá ser modificada sin embargo esta modificación ocasionará que el perfil vuelva al estado de “En ingreso”, por lo que una vez modificado éste deberá volver a ser aprobado.


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: Perf

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94

3. Creación de Perfiles: para crear un perfil se debe ingresar a la opción de Orden Funcional>> Perfiles>> Mantenimiento>> En Ingreso.

Una vez ingresado en esta opción, presione el botón de El sistema desplegará una pantalla en la cual el usuario deberá seleccionar o escribir la información requerida. La información a consignar dentro del perfil está dividida en dos grandes áreas: información general y detalles del perfil.

Información General: Nombre del Perfil: nombre que se le asignará al perfil de puestos. Tipo: el tipo de perfil es una segmentación que obedecerá a la naturaleza fundamental del trabajo que será realizado. Las opciones se muestran en la imagen.


CAPÍT

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III

: Perf

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Detalles: una vez ingresada la información, deberá ingresar el detalle del perfil,

presionando el icono . El sistema mostrará la siguiente pantalla donde se mostraran diferentes campos que deberán ser ingresados. Los detalles del perfil se refieren a información específica respecto a los siguientes aspectos:

Funciones: las funciones se deben ingresar una a una, para el ingreso de una función presionar el botón y escribir la función que se asignará a éste perfil.


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: Perf

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Ya ingresada la descripción de la función debe presionar el botón

Responsabilidades: se deberán indicar las responsabilidades que tendrá éste perfil, del tipo máquinas, equipo o instrumentos o dinero y documentos de valor. Para asignar una responsabilidad al perfil, presione el botón

Para cada responsabilidad deberá describirse un breve concepto y asignar un monto estimado de valor.


CAPÍT

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Luego de ingresar la información presione el botón Relaciones Interpersonales: se deberá indicar las relaciones interpersonales del perfil, a fin de desempeñar las funciones asignadas. Para asignar una

responsabilidad al perfil, presione el botón


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Luego de ingresada la información presione el botón Requisitos de Educación: esta área está destinada para que la institución especifique los requerimientos mínimos de educación que el ocupante de un puesto perteneciente a éste perfil deberá cumplir.

Los requisitos serán descritos de la siguiente forma:

Nivel de Conocimiento: seleccionar el grado académico que requiere el perfil (preprimaria, primaria, básicos, diversificado, técnicos, baccalaureatus, licenciatura, postgrado, maestría o doctorado). Área de Conocimiento: seleccionar el área específica de los estudios.

Carrera: seleccionar el nombre específico de la carrera que se cursa.

Año Aprobado: anotar el año requerido para el perfil. Estado: seleccionar los estados requeridos de educación descritos (cursando, desconocido, finalizado, interrumpido, pensum cerrado). Requisito Principal: seleccione si es obligatorio o alterno. Requisitos Legales: se deberá indicar el o los requisitos legales que tendrá que cumplir el ocupante de un puesto perteneciente a éste perfil. Para asignar un requisito legal, presione el botón


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99

Anote la descripción del requisito y luego presione el botón Experiencia Requerida: se deberá indicar la experiencia deseable para el ocupante de un puesto perteneciente a éste perfil. Para asignar una experiencia requerida, presione el botón

En el espacio de descripción, anote brevemente el tipo de experiencia requerida, e indique el número de años requeridos.

Luego presione el botón para grabar la información. De la manera anteriormente descrita podrá ingresar todos los tipos de experiencia que necesite cumplir el ocupante.

Supervisión Ejercida: en este espacio se indicará el o los perfiles sobre los cuales tendrá que realizar supervisión directa y también se indicará el número de puestos.

Para ingresarla información presione el botón y seleccione el tipo de perfil supervisado en el listado de tipo de perfil supervisado:


CAPÍT

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III

: Perf

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100

Listado de Perfil supervisado

De acuerdo al tipo seleccionado el sistema mostrará los perfiles autorizados, de los cuales se deberá seleccionar el que se desee registrar como perfil supervisado.

Luego presione el botón para grabar la información. Una vez finalizado el ingreso de los detalles del perfil presione el botón

que se muestra en la parte central superior de la pantalla. 4. Eliminación de un Perfil “en ingreso”: desde la opción de Orden

Funcional>> Perfiles>> En Ingreso seleccionar el perfil que se desea

eliminar y presionar el botón de .


CAPÍT

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III

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101

El sistema mostrará los datos principales registrados para el perfil, para que sean

revisados, una vez confirmados los datos el usuario deberá presionar el botón

El sistema mostrará el siguiente mensaje, donde se confirmará la eliminación del perfil.

5. Finalización del Ingreso de un Perfil: una vez que el analista ingrese

toda la información correspondiente del perfil, tanto en encabezado como en detalles, deberá dar por concluido el ingreso, esto se realiza desde la opción de mantenimiento de perfiles, donde se muestra el listado de todos los perfiles que se encuentren “en ingreso”, donde deberá seleccionarse el perfil

que desea concluir y presionar el botón .


CAPÍT

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El sistema mostrará los datos principales registrados para el perfil, para que sean revisados, Una vez confirmados los datos el usuario deberá presionar el botón

El sistema mostrará el siguiente mensaje, y esto cambiará el estado del perfil a “Ingresado”

6. Aprobación: una vez finalizado el ingreso el perfil deberá ser revisado y aprobado por alguien dentro de la institución, a fin de que el perfil quede disponible para su utilización.

Desde el menú Orden Funcional>> Perfiles>> Aprobación


CAPÍT

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Mediante el filtro de búsqueda puede localizar el perfil específico buscándolo con el número del mismo.

El sistema le mostrará únicamente el perfil deseado.

En caso de que no cuente con el número del perfil, otra forma de hacer la búsqueda, al momento de ingresar a esta opción, puede ser presionando el ícono

para que el sistema despliegue todos los perfiles que están en estado “Ingresado”. Y luego seleccione el perfil que se desea aprobar. El sistema mostrará para revisión el detalle para aprobar:

El usuario con la seguridad de que desea aprobar el perfil, deberá presionar el

botón . El sistema le mostrará el siguiente mensaje.


CAPÍT

ULO

III

: Perf

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104

7. Rechazo de un Perfil “ingresado”:para rechazar un perfil que tiene un

estado de “Ingresado” desde la opción de Orden Funcional>> Perfiles>> Aprobación puede localizar el perfil ingresando la información en el filtro o

buscándolo desde el listado de datos que se genera al presionar el ícono

Al localizar el perfil deseado usted verá la siguiente pantalla:

Para rechazar el perfil el usuario debe presionar el icono según sea el perfil que desea rechazar. El sistema mostrará para revisión todos los datos registrados para ese perfil y el usuario con la seguridad de que desea realizar el rechazo debe presionar el botón

.


CAPÍT

ULO

III

: Perf

iles

105

El sistema le mostrará el siguiente mensaje:

8. Consulta: mediante ésta opción podrá ser visualizada toda la información

registrada dentro de los perfiles aprobados a manera de consulta, es decir que no será susceptible de modificación alguna. Ingrese a la opción de Orden funcional>> Perfiles>> Consulta.

El sistema mostrará la pantalla con el listado de todos los perfiles, donde podrá

filtrar y buscar el perfil que desea consultar, presionando la tecla de , nos

mostrará el detalle del perfil, y el ícono , nos mostrará las especificaciones del perfil.


CAPÍT

ULO

III

: Perf

iles

106

9. Reportes: el sistema es capaz de proporcionar variada información respecto

a los perfiles creados y asignados dentro de él para una institución determinada. Para la obtención de cualquier reporte deberá ingresarse a Orden Funcional>> Perfiles>> Reportes; y seleccionar el reporte deseado. Todos los reportes podrán generarse en formato PDF (no modificable) o bien en formato Excel cuando se desee el manejo de la información fuera del sistema.

A continuación se presenta a manera de ejemplo cada uno de éstos reportes:

9.1 Perfiles por Institución:


CAPÍT

ULO

III

: Perf

iles

107

9.2 Perfiles por Ubicación Funcional:

9.3 Perfiles por Tipo:


CAPÍT

ULO

III

: Perf

iles

108

9.4 Puestos Oficiales por Perfil:

9.5 Reporte General de Perfil:


PU

ESTO

S

109

PARTE IV:

PUESTOS

PUESTOS


CR

EACIO

N D

E P

UESTO

S

110

CAPÍTULO I:

CREACION DE PUESTOS

CREACIÓN DE PUESTOS


CAPÍT

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I:

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uest

os

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CAPÍTULO I: Creación de Puestos

1. Flujo Básico de los Puestos Dentro del Sistema

PROCESO DE CREACIÓN DE PUESTOS

ENTIDAD DTP ONSEC

INICIO

Crea puesto y asigna bonos

Modifica o consulta puesto

Se aprueba

Institución genera reporte y lo envía a DTP

Revisa puestos

Aprueba

Notifica a entidadRevisa puestos creados

aprueba

Aprueba puesto (Estado disponible en entidad)

Envía a DTP y entidad

Rechaza en el sistema

Notifica a DTP y a entidad

FIN

Genera reporte de puesto y partida

Realiza dictamen y resolución para asignar

vigencia

Notifica a entidad

Asigna puesto a empleado

FIN


CAPÍT

ULO

I:

Cre

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ón d

e P

uest

os

112

2. Creación de Expediente: como primer paso el analista debe crear un

EXPEDIENTE el cual agrupará los puestos nuevos. Debe ir a la opción de Puestos>> Creación en el sistema>>Crear Expedientes.

El sistema mostrará la siguiente pantalla donde debe presionar el ícono de

En la siguiente pantalla deberá seleccionar el tipo de expediente, que para este caso será CREACION DE PUESTOS 021.

Luego haga clic en el botón de El sistema confirmará la acción con el siguiente mensaje y le indicará el correlativo del número de expediente que acaba de crearse.


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3. Creación de Puestos: este procedimiento debe hacerlo en la opción de

Puestos>> Creación en el Sistema>> Crear Puestos

El sistema mostrará la siguiente pantalla donde deberá localizar el expediente

mediante los filtros o puede presionar el ícono para que le despliegue todos los expedientes creados en su institución.

Luego de localizar su expediente, debe hacer clic sobre el botón “Crear Puestos”

En la siguiente pantalla que se desplegará haga clic en el botón de


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Luego debe ingresar los datos para crear el puesto.

Debe seleccionar la ubicación funcional del puesto dentro de la cual desea crear un

puesto nuevo haciendo clic sobre Tipo de Perfil: seleccione del catálogo, el tipo del perfil al cual será asociado el puesto. Perfil: en correspondencia al tipo de perfil seleccionado, el sistema mostrará los perfiles de ese tipo que estén aprobados; de los cuales el analista deberá seleccionar el perfil al que desea asociar el puesto a crear. Puesto Oficial: seleccione el puesto oficial autorizado para el nuevo puesto (asignado por ONSEC), al seleccionar el puesto oficial el sistema desplegará el salario base asignado a éste. Área de Especialidad y Especialidad: seleccione el área de especialidad y especialidad asignada al puesto nuevo (por la ONSEC)


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Tipo de Jornada: el analista deberá seleccionar el tipo de jornada en el que laborará el puesto a crear; el catalogo mostrará las siguientes opciones: Diurna, Nocturna o Mixta. Hora de Entrada y Hora de Salida: seleccione mediante los catálogos, las horas de entrada y salida de labores del puesto a crear. Partida: en este apartado se solicita que el analista haga referencia a la partida asignada al puesto, el sistema utiliza la misma estructura de partida que el SICOIN, y la selección de todos los contenidos se hace por catálogos, llegando así a especificar los siguientes datos:

Una vez especificados todos los campos de la partida, presione el botón de

Cantidad: número de puestos a crear según las especificaciones registradas anteriormente.


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El campo de fecha de vigencia no estará habilitado para uso de la institución; ya que será un registro propio de los entes rectores. Observaciones: en este espacio es posible realizar alguna anotación relevante en relación a la solicitud de la creación del puesto.

Una vez finalizado el ingreso de los datos para la creación del puesto, presione el

botón de agregar. La pantalla se mostrará así:


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Esta pantalla le permitirá seguir creando puestos, los cuales se desplegarán al final de la pantalla, como se muestra a continuación. Para concluir con la creación de puestos para el expediente que se esté trabajando presione el botón de crear

puesto

El sistema confirmará la acción con el siguiente mensaje

4. Mantenimiento de Puestos (En creación – En ingreso): si desea modificar o eliminar el registro de los datos para el nuevo puesto, previo a


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aprobar, ingrese a la opción de Puestos>> Creación en el Sistema>> Mantenimiento

Esta opción es también la que se debe utilizar para modificar la información del puesto en caso de que durante el proceso de creación; DTP rechace, ONSEC rechace y/o se reverse la aprobación por parte de DTP u ONSEC. El sistema mostrará la siguiente pantalla donde puede localizar el expediente

mediante los filtros o con el botón de

Una vez localizado el o los puestos a modificar utilice el botón de


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Y para eliminar la información registrada, utilice el botón de El puesto también contiene la información de bonos y descuentos asignados a

éste; para el registro de ellos deberá presionar en el botón de detalles El sistema mostrará dos apartados, uno para la asignación de bonos y otro para la asignación de descuentos;

Para el registro de un bono ingrese en el apartado de asignación de bonos

haciendo clic en el botón que se encuentra en el extremo izquierdo de la pantalla y presione el botón de El sistema mostrará la siguiente pantalla; donde el analista deberá seleccionar del catálogo el bono que desea asignar e indicar por medio del calendario el año, mes y día que tendrá de vigencia dicha asignación; y si el tipo de bono lo requiere también deberá especificar el monto.


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Para el registro de un descuento, ingrese al apartado de asignación de descuentos

haciendo clic en el signo de que se encuentra en el extremo izquierdo de la pantalla, y presione el botón el sistema mostrará la siguiente pantalla, donde el analista deberá seleccionar del catálogo el descuento a asignar, indicar por medio del calendario el año, mes y día en que iniciará la aplicación de dicha asignación; y si el tipo de descuento lo requiere el monto.

5. Aprobación de Puestos: ingrese a la opción de Puestos>> Creación en el Sistema>> Aprobación de Puestos

El sistema mostrará la siguiente pantalla donde deberá localizar los puestos a aprobar por la institución. Luego de esta aprobación los puestos quedarán en el estado EN CREACION – INGRESADO y DTP podrá confirmar financieramente la creación.


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Luego de localizados debe seleccionar los puestos a aprobar, marcando con un cheque en la casilla del extremo izquierdo y presionar el botón de

El sistema confirmará la acción con el siguiente mensaje:

6. Eliminación de Puestos Aprobados: para eliminar un puesto, este debe encontrarse vacante, e ingresar al menú Puestos>> Eliminación>> Eliminación de Puestos Aprobados


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Al seleccionar la opción de eliminación de puestos aprobados el sistema desplegará la siguiente pantalla

En la misma se seleccionan los puestos a eliminar. Estos se pueden buscar a

través de los filtros u oprimiendo el botón para que se puedan visualizar todos. Una vez localizado el o los puestos que desean eliminarse, deberá marcarlos con en el recuadro de la izquierda y presionar el botón de

El sistema mostrará un mensaje que indica que la operación ha sido realizada con éxito.

Para que tenga efecto la misma se hace necesaria la aprobación de la eliminación.


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7. Aprobar Eliminación de Puesto: para aprobar la eliminación del puesto

debe ingresar al menú Puestos>> Eliminación>> Aprobar Eliminación de Puesto

Al seleccionar la opción el sistema desplegará la siguiente pantalla:

En la misma se seleccionan los puestos para aprobar eliminación, estos se pueden

buscar a través de los filtros o desplegar todos oprimiendo el botón de “crear condición de búsqueda”.

Una vez localizado el o los puestos que desea aprobarse la eliminación, deberá marcarlos con en el recuadro de la izquierda y presionar el botón de El sistema mostrará un mensaje que indica que la operación ha sido realizada con éxito.


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8. Rechazar Eliminación del Puesto: de ser necesario se puede también

rechazar la eliminación del puesto.

Esto lo debe realizar desde la opción de Puestos>> Eliminación>> Aprobar Eliminación de Puesto Localice el puesto a través de los filtros y marque con un en el recuadro de la izquierda del puesto que desea rechazar la eliminación, luego presione el botón de

El sistema mostrará la siguiente pantalla:


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Después de haber verificado los datos, ingrese un comentario presionando

luego haga clic en el icono de rechazar eliminación del puesto El sistema le confirmará la acción con el siguiente mensaje

9. Aprobación Institucional de Puesto: luego de que DTP haya ya

ingresado la vigencia y aprobado el puesto la institución deberá dar la aprobación institucional al puesto nuevo y con esto el puesto puede ser asociado a un empleado específico (DESOCUPADO – APROBADO INSTITUCION).

Localice el puesto que se desea aprobar, por medio de los filtros; o bien presione

el botón de para visualizar todos los puestos cuya creación ya ha sido finalizada. Para consultar la información registrada para ese puesto presione el botón de

y el sistema mostrará toda la información de igual forma que se visualizó durante la creación. Para aprobar seleccione el puesto marcando con un en el recuadro de la

izquierda y haga clic en el botón de


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El sistema le solicitará la siguiente información la cual debe ingresar en base a su documentación

El sistema confirmará la acción con el siguiente mensaje:

Si desea confirmar el estado del puesto puede utilizar la opción de Puestos>> Consultas>> Consulta de Puesto.


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CAPÍTULO II:

ASIGANCIÓN DE BONOS, DESCUENTOS Y DESCUENTOS JUDICIALES

PAGO DE HONORARIOS


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CAPÍTULO II: Asignación de Bonos, Descuentos y Descuentos Judiciales

1. Asignación de bonos: 1.1 Por Puesto – Varios Bonos: al haberse asociado el empleado al puesto,

debe proceder a realizar la asignación de los bonos autorizados o bien a la rectificación de los bonos que se conservaron en el puesto.

La asignación se realiza desde la opción Puestos>> Bonos y Descuentos>> Bonos>> Asignación, por Puesto – Varios Bonos

El sistema mostrará la siguiente pantalla. Seleccionar al empleado al cual desea asignarle bonos, mediante el uso de filtros (Recuerde escribir con letras mayúsculas en la columna Valor los datos respectivos) o mediante búsqueda entre todos los registros. Al estar seleccionado el empleado, deberá presionar el botón


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Asigna bonos, en el renglón correspondiente al empleado seleccionado.

El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberá seleccionar el bono a asignar del listado

Luego indique la justificación, seleccione la fecha de vigencia para el bono y en caso de que la clase de bono sea personalizada se deberá indicar el monto del bono.

Presione el botón Agregar bonos para guardar la información registrada del bono (y la información aparecerá al final de la pantalla). Deberá repetir este paso tantas veces como bonos desee asignar al empleado, tal como se muestra en la siguiente pantalla donde se han asignado varios bonos al puesto:

Es importante aclarar que la fecha de vigencia del bono se refiere a partir de cuando se hará efectivo el pago del mismo. Al finalizar de asignar todos los bonos, debe presionar el botón y el sistema mostrará el siguiente mensaje, haga clic

en


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1.2 Por Puestos: una vez que el empleado ha sido asociado al puesto, debe

proceder a realizar la asignación de los bonos autorizados o bien a la rectificación de los bonos que se conservaron en el puesto.

La asignación se realiza desde la opción Puestos>> Bonos y Descuentos>> Bonos>> Asignación, por Puestos

El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberá presionar el botón Nueva Asignación.


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El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberá seleccionar una de las opciones del listado que se despliega al hacer clic en el campo de Bono

También deberá indicar la justificación, seleccionar la fecha de vigencia para el bono y en caso de que el bono sea de clase personalizada, se deberá indicar el monto del bono. Presione el botón Nueva Asignación para guardar dicha información.


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El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberá utilizar los filtros para localizar el puesto deseado, una vez que sea localizado deberá marcarse con el puesto al que desea asignar el bono.

Luego presione el botón , el sistema le mostrará el siguiente mensaje

Deberá repetir este paso tantas veces como bonos desee asignar a los puestos. 1.3 Por Puestos de una Ubicación Funcional: la asignación de bonos la

podemos realizar de manera global para todos los puestos de una Ubicación Funcional específica.


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La asignación se realiza desde la opción Puestos>> Bonos y Descuentos>> Bonos>> Asignación>> Por Puestos de una Ubicación Funcional.

El sistema nos mostrará la siguiente pantalla, en donde seleccionaremos el botón de Nueva asignación.

El sistema nos mostrará la siguiente pantalla donde seleccionaremos el bono que vamos a asignar, anotamos la justificación, fecha de vigencia, y monto si el bono es personalizado. Luego presionamos el botón “Nueva asignación”.

Seguidamente, en la pantalla que aparece deberemos seleccionar la ubicación funcional en donde asignaremos el bono; al presionar la ubicación funcional


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deseada, el sistema nos mostrará el detalle de puestos para la ubicación, y podremos marcar todos y/o los que deseamos asignarle el bono .

Luego de marcar los puestos a los que se desea asignar el bono, deberá dar clic en el texto Asignar Bonos por Puestos de Unidad Administrativa. El sistema mostrará el siguiente mensaje, donde deberá dar clic en Aceptar y luego en Regresar. 1.4 Por Ubicaciones Funcionales: la asignación de bonos la podemos realizar

de manera global para todos los puestos de varias Ubicaciones Funcionales.


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La asignación se realiza desde la opción Puestos>> Bonos y Descuentos>> Bonos>> Asignación>> Por Ubicaciones Funcionales.

El sistema nos mostrará la siguiente pantalla, donde damos clic en Nueva asignación.

El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberá seleccionar el bono del listado

También debe ingresar la justificación, seleccionar la fecha de vigencia para el bono y en caso de que el bono sea de clase personalizada se deberá indicar el monto del bono.


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Luego presionamos el botón para guardar el registro ingresado. El sistema nos mostrará el detalle de las ubicaciones funcionales, donde podremos marcar a las que deseamos asignarle el bono, tal como se muestra en la imagen. Cuando hayamos marcado las ubicaciones a las que deseamos asignar el bono, lo grabamos, presionando el botón

El sistema le dará el siguiente mensaje.

2. Consulta de Asignación de Bonos: si desea consultar los bonos asignados

a un puesto determinado, ingrese al menú Puestos>> Bonos y Descuentos>> Bonos>> Consulta de Asignación de Bonos.

Por medio de los filtros, deberá limitar la búsqueda al puesto que desea consultar. El sistema mostrará todas las asignaciones de bonos que existan para el puesto seleccionado.


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Para consultar los detalles de un bono específico presione el botón de Consultar

3. Aprobación de Asignación de Bonos: la asignación de bonos a un puesto

requiere de una aprobación, a fin de que pueda verificarse dicha asignación (fecha y montos) de encontrarse que algún dato es incorrecto, la asignación de bono podrá rechazarse y repetir el proceso de asignación de bono.

Para la aprobación de asignaciones de bonos ingrese a la opción Puestos>> Bonos y Descuentos>> Bonos>> Aprobación de Asignación Al presionar el botón Crear Condición de Búsqueda , el sistema mostrará (todas) las asignaciones de bonos que se encuentren pendientes de aprobación, utilizando los filtros podrá ubicar específicamente las de un puesto determinado (Recuerdo usar mayúsculas en la columna Valor). Para aprobar las asignaciones marque con un las asignaciones de puesto que desea aprobar y presione el botón de


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Si desea rechazar la asignación de bonos deberá marcar con un las asignaciones que desea rechazar y presionar Después de cualquiera de las dos opciones anteriores, el sistema mostrará el siguiente mensaje y dará clic en Aceptar.

También podrá consultar dicha asignación presionando en el botón de y nos mostrará todas las especificaciones del bono.

4. Mantenimiento de Asignaciones de Bonos: cuando el analista deba eliminar alguna asignación de bonos ya asignados o bien rectificar el monto de algunos bonos ya asignados, deberá ingresar a la opción de Puestos>> Bonos y Descuentos>> Bonos>> Mantenimiento de Asignación.

Por medio de los filtros el analista deberá limitar la búsqueda al empleado cuyas asignaciones se desea modificar, haciendo clic en el botón de


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Luego deberá seleccionar el puesto en el cual se realizarán las modificaciones haciendo clic en el botón de

El sistema mostrará todas las asignaciones aprobadas para el empleado y puesto seleccionado. El analista podrá eliminar la asignación presionando el botón o bien modificar los montos asignados por medio del botón .

Al modificar el sistema le mostrará la siguiente pantalla donde podrá modificar los campos y para grabar el cambio debe hacer clic en el botón de


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El sistema confirmará la acción con el siguiente mensaje.

Al eliminar el sistema le mostrará la siguiente pantalla donde deberá hacer clic en el botón de para grabar el cambio.



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5. Eliminación Masiva de Asignaciones de Bonos: si deseamos eliminar masivamente asignaciones de bonos, utilizaremos la opción Puestos>> Bonos y Descuentos>> Bonos>> Eliminación Masiva de Asignaciones.

Por medio de los filtros, el analista podrá limitar la búsqueda al bono que desea eliminar masivamente es estado ingresado, y presionar el botón “Crear Condición de Búsqueda”

El sistema mostrará la siguiente pantalla, en donde deberá seleccionar con un los puestos en donde desea eliminar los bonos asignados y luego deberá presionar el texto


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Por medio de la siguiente pantalla, el sistema nos preguntará si estamos seguros de eliminar el número de asignaciones del bono específico que solicitamos eliminar. Si deseamos verificar, presione el botón Regresar. Si deseamos continuar con el proceso de eliminación, debemos presionar el botón “eliminar bonos”

El sistema mostrará la siguiente pantalla, y damos clic en Aceptar.

Luego aparecerá la siguiente pantalla; damos clic en Aceptar.

6. Generación de Reportes de Bonos: para generar reportes de bonos,

ingresamos a la opción Puestos>> Bonos y Descuentos>> Bonos>> Reportes


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En esta opción, podremos generar los reportes que se describen a continuación, luego de haber seleccionado los parámetros y formatos deseados. 6.1 Reporte de Bonos por Ubicación Funcional: se genera con el menú

Puestos>> Bonos y Descuentos>> Bonos>> Reportes>> R00806141 – Bonos por Ubicación Funcional

Haga clic en

El reporte se desplegará así:


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6.2 Reporte de Bonos Asignados por Puesto: se genera con la opción Puestos>> Bonos y Descuentos>> Bonos>> Reportes>> R00807948 – Bonos Asignados por Puesto

El sistema le indicará que el reporte se generó a un archivo, con el siguiente mensaje.

Luego de salir del sistema y volver a ingresar o bien con la tecla F5 puede refrescar su pantalla y le aparecerá la opción de ARCHIVOS GENERADOS, bajo la cual aparecerá el reporte con el nombre del mismo, fecha y hora de generación.

Al hacer clic sobre el link el sistema le dará el siguiente mensaje, donde deberá grabar o desplegar el reporte.


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El reporte se mostrará así:


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6.3 Puestos sin Asignación de Bonos: este reporte se genera con la opción Puestos>> Bonos y Descuentos>> Bonos>> Reportes>> R00808677 – Puestos sin Asignación de Bonos

Seleccione el bono que desea se muestre la información en el reporte:

Luego presione el botón Continuar

El reporte se mostrará así:


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7. Asignación de Descuentos: 7.1 Por puesto – Varios descuentos: la asignación de descuentos se

deberá realizar por medio de la opción Puestos>> Bonos y Descuentos>> Descuentos>> Asignación>> Por Puesto – Varios Descuentos

El sistema mostrará la siguiente pantalla; localice el puesto mediante los filtros.

Puede seleccionar el puesto haciendo clic en el botón de


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El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberá seleccionar el descuento a asignar y la fecha de aplicación que se refiere a partir de cuándo se iniciará a descontar el monto.

Presione el botón para agregar el descuento y se desplegará en la parte de debajo de la pantalla, donde podrá ir visualizando los descuentos que asigne al puesto; tal y como se muestra a continuación:

Si desea eliminar alguno de los descuentos para que ya no sean asignados al puesto selecciónelo con un en el recuadro izquierdo y haga clic en el botón de


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Una vez termine de añadir todos los descuentos a asignar presione el botón de para grabar la información. El sistema le dará el siguiente mensaje:

7.2 Por puestos: Ingrese a la opción de Puestos>> Bonos y Descuentos>> Descuentos>> Asignación, Por puestos

El sistema le desplegará la siguiente pantalla donde deberá hacer clic en el botón

de

En la siguiente pantalla seleccione el descuento del listado que se despliega en el campo de Descuento


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Luego llene los campos de Monto (si es un descuento personalizado), Fecha

Aplicación y la Justificación Institucional. Luego haga clic en el botón de

En la siguiente pantalla deberá localizar los puestos a los cuales desea asignar el

descuento, mediante los filtros o utilizando el botón de

Seleccione los puestos colocando un en el recuadro del lado izquierdo y luego presione el botón de


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El sistema le dará el siguiente mensaje:

7.3 Por Puestos de una Ubicación Funcional: la asignación de descuentos la podemos realizar de manera global para todos los puestos de una Ubicación Funcional específica.

Seleccione la opción de Puestos>> Bonos y Descuentos>> Descuentos>> Asignación>> Por puestos de una Ubicación Funcional

El sistema le mostrará la pantalla siguiente, donde deberá hacer clic sobre el ícono de

En la siguiente pantalla al hacer clic en el campo de Descuento, deberá seleccionar del listado el descuento a asignar luego de llenar los campos Monto (si es un


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descuento personalizado), Fecha de aplicación y Justificación Institucional,

presione el botón de

En la siguiente pantalla se irá desplegando el orden funcional de la institución haciendo clic en los iconos de

Seleccione la ubicación deseada posicionándose sobre el nombre de la misma y haciendo clic en esta. Después de esto del lado derecho de la pantalla podrá visualizar los puestos y el empleado que lo ocupa. Puede seleccionar los puestos a asignar el descuento colocando un en el recuadro del lado izquierdo de cada

puesto y presione el botón de


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El sistema le desplegará el siguiente mensaje del lado derecho de la pantalla, confirmando la acción.

Al hacer clic en el botón de podrá continuar asignando descuentos por ubicaciones funcionales tal y como se describió anteriormente.


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7.4 Por Ubicaciones Funcionales: La asignación de descuentos la podemos realizar de manera global para todos los puestos de varias Ubicaciones Funcionales.

La asignación se realiza desde la opción Puestos>> Bonos y Descuentos>> Descuentos>> Asignación>> Por Ubicaciones Funcionales

El sistema nos mostrará la siguiente pantalla, donde presionamos Nueva Asignación, para asignar el descuento.

Luego, en la siguiente pantalla seleccionamos uno de los descuentos, del listado que se despliega al colocarse sobre el campo de Descuento e ingresamos los datos para Monto (de ser tipo personalizado), Fecha de aplicación y Justificación Institucional. Luego para grabar haga clic en el botón de


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A continuación el sistema, mostrará el detalle de las ubicaciones funcionales, donde podremos marcar con un a las que deseamos asignarle el descuento, tal como se muestra en la imagen.

Cuando hayamos marcado las ubicaciones a las que deseamos asignar el descuento, lo grabamos, presionando botón Crear y el sistema nos mostrará la siguiente pantalla y damos clic en Aceptar.

7.5 Por Partida Presupuestaria: ingrese a la opción de Puestos>> Bonos y

Descuentos>> Descuentos>> Asignación>> Por Partida Presupuestaria


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En la siguiente pantalla deberá seleccionar el elemento de la partida por el cual se guiará para asignar el descuento

Luego haga clic sobre e ingrese el dato a partir del cual trabajará la asignación del descuento


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La pantalla se mostrará así

Luego deberá seleccionar los renglones a afectar

Luego deberá seleccionar el estado de los puestos


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De acuerdo a esos parámetros el sistema le indicará en la casilla de Puestos Afectados el número de puestos que cumple con las especificaciones dadas.

Luego haga clic en el botón de El sistema le mostrará al final de la pantalla todas las partidas que serán afectadas y la alerta para que confirme que desea afectar las mismas.

Presione el botón de

Se mostrará la siguiente pantalla donde deberá especificar el descuento, seleccionándolo del listado que despliega el campo de Descuento y llenar los campos de Monto, justificación institucional y fecha de aplicación, luego presione el

botón de


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El sistema desplegará el siguiente mensaje donde podrá verificar los puestos que fueron afectados con la asignación del descuento.

8. Consulta de Asignación de Descuentos: para realizar la consulta de los descuentos asignados a un puesto determinado, ingrese a Puestos>> Bonos y Descuentos>> Descuentos>> Asignación por puestos

Utilizando los filtros seleccione el puesto del cual desea obtener la información.


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Luego presione el botón Búsqueda , y el sistema mostrará los descuentos correspondientes al puesto (o empleado) especificado; dentro de esta pantalla podrá eliminar la asignación de descuento presionando el botón o modificar la asignación presionando el botón o bien solamente consultar la asignación presionando el botón

9. Eliminación Masiva de Asignación de Descuentos: si deseamos eliminar

masivamente asignaciones de descuentos que no sean montepío e IGSS, utilizaremos la opción Puestos>> Bonos y Descuentos>> Descuentos>> Eliminación Masiva de Asignaciones


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Por medio de los filtros, el analista podrá limitar la búsqueda al descuento que desea eliminar masivamente, y presionar el botón Crear Condición de Búsqueda

El sistema mostrará la siguiente pantalla, en donde deberá seleccionar con un los puestos en donde desea eliminar el descuento asignado y luego deberá presionar el texto

Por medio de la siguiente pantalla, el sistema nos preguntará si estamos seguros de eliminar el número de asignaciones del descuento específico que solicitamos

eliminar. Si deseamos verificar, presionaremos el ícono . Si deseamos continuar

con el proceso de eliminación, debemos presionar el botón “Eliminar descuentos”.

El sistema mostrará la siguiente ventana con la alerta, indicando que se eliminarán las asignaciones de descuentos, y damos clic en Aceptar.


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Luego el sistema le dará el siguiente mensaje.

10. Generación de Reportes de Descuentos: para generar reportes de

descuentos, ingresamos a la opción Puestos>> Bonos y Descuentos>>Descuentos>> Reportes

En esta opción, podremos generar los reportes que se describen a continuación, luego de haber seleccionado los parámetros y formatos deseados. 10.1 Reporte de Descuentos por Puesto: este reporte se genera con la

opción Puestos>> Bonos y Descuentos>> Descuentos>> Reportes>> R00806145 – Descuentos por Puesto


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10.2 Reporte de Descuentos por Ubicación Funcional: este reporte se genera con la opción Puestos>> Bonos y Descuentos>> Descuentos>> Reportes>> R00806147 – Descuentos por Ubicación Funcional

10.3 Reporte de Puestos sin Descuento Asignado: este reporte se genera con la opción Puestos>> Bonos y Descuentos>> Descuentos>> Reportes>> R00808673 – Puestos sin Descuento Asignado

10.4 Reporte R00810004 - Resultado Asignación Masiva de Descuentos


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Ingrese la fecha del día que realizó la asignación masiva del descuento

11. Asignación de Descuentos Judiciales: la asignación de los descuentos

judiciales por su naturaleza, solamente podrán ser asignados por empleado. Ingrese al menú de Puestos>> Bonos y Descuentos>> Judiciales>> Asignación


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Luego presionar el botón Crear Condición de Búsqueda, deberá seleccionarse el empleado al que se le desea asignar el descuento y presionar el botón Asignaciones Judiciales.

El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberá presionar en el texto Nueva Asignación.

Basado en la orden judicial que ampara la asignación de este descuento, el usuario deberá ingresar la información que se le solicita en la siguiente pantalla:


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Terminado el ingreso de la información, presione el botón Nueva Asignación. El sistema mostrará los siguientes datos, código de puesto y mensualidad a descontar, el usuario deberá presionar el botón Continuar al Ingreso de Beneficiarios.

El sistema mostrará la siguiente pantalla, para que el usuario ingrese los datos correspondientes al o los beneficiarios.

Cuando concluya con el ingreso de los datos, presione el botón para agregar al beneficiario y luego el botón para grabar la asignación del descuento judicial y continuar. Luego de ingresar nos mostrará el detalle de los beneficiarios.


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Cuando se ingresen todos los beneficiarios, se tecleará el icono de grabar . El sistema, mostrará la siguiente pantalla y damos clic en Aceptar.

12. Anulación de Asignaciones Judiciales: esta opción será utilizada cuando desee anularse (o suspenderse) la aplicación de un descuento judicial a determinado empleado.

La anulación se realiza desde la opción Puestos>> Bonos y Descuentos>>Judiciales>> Anulación


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El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde podrá ubicar a empleado a quien se le anulará la asignación de descuento judicial; podrá ubicarlo a través de los filtros, o bien deberá presionar el botón Crear Condición de Búsqueda.

El sistema mostrará la lista de todos los empleados de la institución, donde deberá buscar y seleccionar el empleado al cual se le desea anular la asignación del descuento judicial, presione el botón Ver Descuentos.


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Luego de seleccionado el empleado, presione el botón

El sistema mostrará todas las asignaciones judiciales existentes para ese

empleado, seleccione el descuento que se desea anular, presione el botón para anularlo.


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13. Anotaciones Judiciales: cuando el Juez autorice una rebaja a un descuento judicial debe ir a la opción de Puestos>> Bonos y Descuentos>> Judiciales>> Anotaciones Judiciales

En la siguiente pantalla mediante los filtros, localice al empleado y selecciónelo

haciendo clic en el botón de

Seleccione el descuento judicial a rebajar, haciendo clic en el botón de . En caso de no estar seguro puedo consultar los detalles del mismo haciendo clic en el

botón de


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Luego en la siguiente pantalla haga clic en el botón de

En la siguiente pantalla debe ingresar los datos del Documento de respaldo, Monto, Valor a pagar, Valor a devolver y el Saldo del judicial. Para grabar la

información haga clic en el botón de

El sistema le confirmará la acción con el siguiente mensaje, haga clic en

El sistema le llevará a la pantalla donde podrá ver reflejada la rebaja que registró,

haciendo clic en el botón de , y modificarla o eliminarla, según fuere necesario.

Para modificar haga clic en el botón de y para eliminarla haga clic en


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Al consultar el descuento específico del empleado, al final de la pantalla, podrá visualizar una lista de las anotaciones registradas

14. Cuenta Corriente de Descuentos Judiciales: para un mejor control

puede consultar el detalle de los descuentos judiciales efectuados desde esta opción, ingresando al menú de Puestos>> Bonos y Descuentos>>Judiciales>> Cuenta Corriente de Descuentos Judiciales


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El sistema le desplegará la siguiente pantalla donde mediante los filtros puede localizar al empleado.

Presionando el botón de puede consultar todos los descuentos judiciales que tiene asignados el empleado y seleccionar el que desea ver detalladamente

haciendo clic en

Nuevamente presionando el botón de puede visualizar el detalle del descuento realizado en cada pago que se le ha efectuado al empleado


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15. Impresión de Carné de Beneficiario Judicial: para la impresión del carné

del beneficiario judicial, debe haberse finalizado con la asignación del descuento judicial, y haberse establecido que el descuento era de tipo MENSUAL.

La impresión del carné puede realizarse en cualquier momento y podrá reimprimirse de ser necesario. Ingrese a la opción de ingrese al menú de Puestos>> Bonos y Descuentos>> Judiciales>> Reportes>> Impresión Carné de Beneficiario Judicial

Seleccione el empleado a quien pertenece la asignación del descuento judicial, con ayuda de los filtros podrá localizarlo. Una vez localizó al empleado, presione el botón Seleccionar Empleado.


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El sistema mostrará la siguiente pantalla donde debe seleccionar al beneficiario y

hacer clic en el ícono de

En la siguiente visualización el usuario deberá presionar el botón de

El sistema generará el carné y el usuario podrá imprimirlo.


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CAPÍTULO III:

BLOQUEO Y DESBLOQUEO DE PUESTOS PARA PAGO

BLOQUEO Y DESBLOQUEO DE PUESTOS PARA PAGO


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CAPÍTULO III: Bloqueo y Desbloqueo de Puestos para Pago

Esta opción deberá utilizarla cuando deba abstenerse de realizar el pago a un puesto específico. Los cortes de salario y suspensiones deberán operarse dentro del sistema a través del registro del movimiento de personal; sin embargo, para casos especiales se podrá utilizar la opción de bloqueo de puestos para pago. Esta opción bloqueará completamente todo pago, en todas las nóminas (normal, adicional, etc.), tampoco podrán registrarse movimientos de personal en ese puesto, pagos parciales, desasociaciones o asociaciones a dicho puesto. Para realizar cualquier operación dentro del sistema con relación a ese puesto, primero deberá desbloquearse.

1. Bloqueo de Puestos: para bloquear un puesto, ingrese a la opción

Puestos>> Bloqueo y Desbloqueo de Pagos>> Bloqueo

Ubique al empleado cuyo puesto desea bloquear, ya sea a través de la búsqueda en todos los registros o por medio de los filtros, presionando el botón Crear Condición de Búsqueda. Luego de seleccionar al empleado a quien se le bloqueará el pago, presione el botón Seleccionar puesto.


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La pantalla que aparece mostrará la siguiente información: número de puesto ocupado por el empleado seleccionado, la partida presupuestaria, puesto oficial, perfil asignado, unidad administrativa y estado en que se encuentra el puesto; después de verificar que ése es el puesto que desea bloquear, presione el botón Bloqueo de Pago.

El sistema mostrará los datos siguientes a fin que el usuario los confirme: nombre del empleado, perfil asignado al puesto, puesto oficial y partida presupuestaria; si los datos corresponden al empleado y puesto que se desea bloquear, presione el botón Bloquear pago

El sistema mostrará la pantalla de Movimientos Administrativos, donde deberá ingresar la información correspondiente y una descripción del motivo por el cual se está bloqueando el pago. La información ingresada a esta pantalla no generará ningún movimiento de empleado, pues es solamente informativa.


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Cuando haya ingresado toda la información requerida, deberá grabar el bloqueo del puesto, presionando el botón Bloquear Pago. El sistema mostrará un mensaje que le indica que la operación fue realizada con éxito, y deberá dar clic en Aceptar.

Consulto el puesto y aparece bloqueado para pago – aprobado.

2. Desbloqueo de Puestos: para liberar un puesto para que sea tomado en

cuenta en los procesos de liquidación o bien, disponible para registrar alguna operación en él, ingrese a la opción Puestos>> Bloqueo y Desbloqueo de Pagos>> Desbloqueo


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Ubique al empleado cuyo puesto desea desbloquear, ya sea a través de la búsqueda en todos los registros o por medio de los filtros, presionando el botón Crear Condición de Búsqueda. Luego presione el botón Seleccionar puesto

El sistema mostrará el puesto ocupado por el empleado seleccionado, la partida asignada, perfil asignado, unidad administrativa y estado (debe mostrar BLOQUEADO PARA PAGO) en que se encuentra el puesto, si esa información corresponde al puesto que se desea desbloquear presione el botón de Desbloquear pago.

El sistema mostrará el cuadro Desbloqueo de pagos a fin de que el usuario confirme el nombre del empleado, perfil, puesto oficial y partida.

Si los datos corresponden al puesto y empleado que se desea desbloquear, presione el botón Desbloquear pago


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El sistema mostrará el cuadro de Movimientos administrativos, donde deberá ingresar la información correspondiente y una descripción del motivo por el que se está desbloqueando el pago. Esta información no generará ningún movimiento de empleado, es solamente de carácter informativo. Al completar la información requerida, presione el botón Desbloquear pago.

El sistema mostrará un mensaje que le indica que la operación fue realizada con éxito.

Verifico el estado del puesto desde la opción de Puestos>>Consultas / Consulta de Puesto


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3. Bloqueo Varios Puestos: esta opción puede utilizarla cuando un empleado tiene asignadas varias cátedras.

Ingrese a la opción de Puestos>> Bloqueo y Desbloqueo de Pagos>>Varios Puestos>>Bloqueo

Mediante los filtros localice al empleado

Luego una vez localicé al empleado, lo selecciono haciendo clic en el botón de

El sistema le mostrará la siguiente pantalla donde deberá seleccionar de los puestos asociados al empleado solo los que desea bloquear, marcando con un en el cuadro del extremo izquierdo


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Seguidamente, el sistema le mostrará la pantalla de abajo, donde podrá verificar los datos del empleado y el nombre del puesto así como el perfil del mismo. Al

estar seguro que son los puestos correctos puede hacer clic en el botón de

Si no está seguro de los puestos o simplemente no desea continuar con el proceso

puede regresar haciendo clic en el botón de Al continuar con el bloqueo el sistema le devolverá la siguiente pantalla donde deberá ingresar el movimiento administrativo respectivo.


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Luego presione el botón de para grabar el movimiento. El sistema le devolverá el siguiente mensaje

Al consultar los puestos puede ver que están BLOQUEADOS PARA PAGO

4. Desbloqueo de Varios Puestos: localizar al empleado mediante los filtros.

Seleccionar haciendo clic en el botón de


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El sistema mostrará el listado de los puestos asociados al empleado.

Puedo seleccionar los puestos a desbloquear colocando un en el cuadro del extremo izquierdo.

El sistema desplegará la siguiente pantalla, donde podrá verificar los datos del empleado asociado, perfil del puesto y nombre del puesto. Hago clic en el botón

de para desbloquearlos. Si no estoy seguro de continuar puedo regresar

haciendo clic en el botón de


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El sistema desplegará la siguiente pantalla.

Deberá ingresar los datos del movimiento administrativo (el cual no tiene incidencia en los pagos del empleado) que servirá de soporte para la acción que estoy realizando.


Puedo verificar que efectivamente quedó desbloqueado el pago y en estado OCUPADO – APROBADO en la opción de Puestos>>Consultas>>Consulta de Puestos


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CAPÍTULO IV:

CAMBIO DE BANCO Y CUENTA BANCARIA

CAMBIO DE BANCO Y CUENTA BANCARIA


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CAPÍTULO IV: Cambio de Banco y Cuenta Bancaria a un Empleado

1. Cambio de Banco y Cuenta Bancaria a un Empleado: ingrese al menú

de Empleados>>Cambio de Banco y Cuenta

Ubique por medio de los filtros al empleado al cual se le realizará la modificación y

presione el botón Modificar Banco y Cuenta. El cambio de banco para 021 aplica si el empleado está de baja, si está activo podrá cambiar la cuenta si es el mismo banco.

El sistema mostrará la siguiente pantalla donde el usuario debe seleccionar el banco que desea asignar y escribir el número de cuenta bancaria


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Luego debe presionar el botón , el sistema valida con el banco, que el nombre al que está asignada la cuenta, sea el mismo que se tiene registrado en la ficha del empleado. Si esto no es así el sistema mostrará un error como aparece en la pantalla.

Si presiona el botón para grabar los datos y la validación se realiza correctamente, el sistema mostrará un mensaje que indica que la operación fue realizada con éxito; darle clic en Aceptar.

Esta operación implica que en la ficha del empleado aparecerá esta nueva cuenta ingresada y para todos los pagos realizados a esta persona se utilizará esta cuenta.


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PARTE V:

NÓMINA

NÓMINA


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CAPÍTULO I:

GENERACIÓN DE NÓMINA BONO 14

GENRACIÓN DE NÓMINA BONO 14


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CAPÍTULO I: Proceso de Generación de Nómina de Bono 14

1. Ejecución de la Nómina: para la ejecución del proceso de liquidación de

nómina de Bono 14, renglón 021 debe ingresar a la opción de Nómina->>Nómina 021>> Nómina Bono 14 021>>Ejecución

El sistema mostrará el estado de los puntos críticos que inciden en el resultado en la verificación de cálculo de la nómina a ejecutar. Se sugiere minimizar o eliminar en su totalidad las incidencias encontradas, tomando en cuenta las recomendaciones presentadas para cada una de ellas. Si desea ejecutar la liquidación, presione el botón Continuar; o de lo contrario presione el botón Salir.


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El sistema mostrará la siguiente pantalla. Para ejecutar la nómina, el usuario deberá presionar el botón Guardar

El avance de ejecución de nómina podrá ser consultado desde la opción de Nómina>> Nomina 021 >>Nómina Bono 14>>Avance de Ejecución.


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2. Obtención de Listado de Montos Calculados por el Proceso de

Liquidación: para facilitar la revisión de los cálculos efectuados podrá obtener el siguiente reporte:

Listado Bono 14: En este reporte se podrá verificar el cálculo generado para los contratos 021 de la institución.

Para generarlo, ingrese al menú de Nómina>>Nómina 021>> Nómina Bono 14>>Reportes>> R00813693 – Listado Bono 14

El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde el sistema carga de forma automática el año y mes de donde se obtendrá el reporte. El mes será por lo general JULIO, luego oprimir.


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El sistema generará el listado con el siguiente Reporte:

3. Modificación de Montos Calculados: una vez revisado el reporte e identificados los casos en los que se requiere modificación de montos dentro del sistema, podrán ser modificados en el menú de Nómina>> Nomina 021>> Nómina Bono 14>> Modificación de Bono.


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El sistema le generará la siguiente pantalla en donde por medio de los filtros localice al empleado al cual se le desea registrar una modificación, y presione el botón de Seleccionar Puesto


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El sistema mostrará el puesto ocupado por el empleado seleccionado, para poder ingresar al detalle del puesto y cálculo, presione el botón para modificar el registro.

Para modificar montos el sistema mostrará la principal información del puesto y del empleado así:

El recuadro de Revisión de Liquidación de Nómina Bono 14, mostrará la información referente al monto calculado. Para modificarlo sustituya la cantidad que se muestra en la casilla Nuevo monto y presione el botón para guardar la modificación realizada


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4. Generación de Reportes: una vez realizadas las modificaciones

correspondientes podrá generar los reportes, NO necesita repetir el proceso de ejecución de la nómina.

Para la generación de los reportes ingrese a la opción de Nómina>>Nómina 021>> Reportes. Desde allí podrá generar los siguientes reportes:

Orden de Compra Estado de CUR Cuadre de CUR CUR por Banco Servicios Financieros


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Para la generación de los otros reportes ingrese a la opción de Nómina>> Nómina 021>>Nómina de Bono 14>>Reportes. Desde allí podrá generar los siguientes reportes:

Listado Bono 14 Nómina General Bono 14 Resumen Programático General Boleta de Liquidación Nómina Bono 14 Detalle de Depósitos Monetarios


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Para la obtención de los reportes de Cuadre de CUR y Estado de CUR deberá ejecutarse primero el paso indicado en los puntos 5 y 6 de este manual.

5. Aprobación de Nómina: ingrese al menú, Nómina>>Nómina 021>>

Nómina Bono 14>>Aprobación. El sistema mostrará la nómina que se encuentre en estado generado, de la siguiente forma.

Para aprobar haga clic en el botón el sistema mostrará el siguiente mensaje,


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6. Generación de CUR: una vez que hayan sido realizadas todas las

modificaciones necesarias, deberá procederse a la generación del CUR. Para ello ingrese a la opción de Nómina >>Nómina 021>> Nómina Bono 14 021>> Generación de CUR.

El sistema mostrará la nómina que se encuentra aprobada, presione el botón de

generación de CUR .

El sistema mostrará el siguiente mensaje, debiendo dar clic en Aceptar.


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7. Envío de CUR a Sicoin: una vez que se ha aprobado la nómina, se puede proceder al envío de CUR a Sicoin, desde el menú: Nómina>>Nómina 021>> Nómina Bono 14>>Envío de CUR

El sistema mostrará la siguiente información, debiendo seleccionar en el cuadro del extremo izquierdo (marcando con un ) el CUR que se desea enviar a Sicoin,


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Una vez seleccionado el / los CUR presione el botón. De esta forma el CUR viaja hacia el Sicoin y es registrado dentro de él en estado solicitado.

8. Generación de Archivo de Acreditamiento a Cuentas: el archivo de

acreditamiento a cuentas solo podrá generarse si el CUR ya ha sido aprobado en el Sicoin.

Para generar el archivo de acreditamiento ingrese a la opción Nómina>>Acreditamiento>> Generar Archivos de Acreditamiento

El sistema mostrará de las nóminas que se encuentren pendientes de generar archivo de acreditamiento, la siguiente información:


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Seleccione la nómina de la que se desea generar el archivo de acreditamiento presionando el botón de

El sistema mostrará el listado de CUR (uno por cada banco incluido en la nómina seleccionada) respecto los cuales se puede generar un archivo de acreditamiento, deberá seleccionarlos, marcándolos con un y presione en Generar archivos de acreditamiento.

El sistema mostrará el nombre con el que se ha creado cada archivo, así:

El sistema también envía por medio de correo electrónico un mensaje al usuario indicando que “la generación de los archivos se generó con éxito”, o bien lo muestra al momento que el usuario ingresa nuevamente al sistema como se muestra a continuación:


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9. Aprobación de Archivo de Acreditamiento a Cuentas: cuando los archivos son cargados, éstos aún no se encuentran a disposición de las entidades bancarias, hasta que son aprobados. Para la aprobación de uno o varios archivos previamente cargados, siga los siguientes pasos:

Seleccione del menú Nómina>> Acreditamiento>> Aprobación y Publicación de Archivos para Bancos

En la pantalla siguiente podrá consultar todos los archivos que se encuentran cargados presionando el botón de buscar o bien puede utilizar los filtros para encontrar un archivo determinado.


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El sistema mostrará los archivos cargados (o los determinados en los filtros); deberá marcar con un cheque (al lado izquierdo) del o los archivos que desee aprobar. Y Luego presionar la opción de Aprobar archivo.

Si la aprobación fue realizada correctamente usted recibirá el mensaje siguiente. A partir de éste momento el o los archivos aprobados ya se encuentran a disposición de la entidad bancaria a la que corresponden.


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CAPÍTULO II:

COMPROMISO Y LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

COMPROMISO Y LIQUIDACIÓN DE NÓMINA


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CAPÍTULO II: Compromiso y Liquidación de Nómina Renglón 021

1. Compromiso y Liquidación de Nómina del Renglón 021: Procesos por

medio de los cuales se reserva la disponibilidad presupuestaria conforme los plazos de los contratos y el pago de salarios y bonificaciones para personal supernumerario.

2. Generación de Compromiso: la generación de un compromiso implica

reservar la disponibilidad presupuestaria, conforme los cálculos presupuestarios que este realiza, para cada uno de los contratos o movimientos de empleados que se encuentren en estado aprobado, por el período que comprenden los contratos o dentro del ejercicio fiscal vigente.

2.1 Calcular Presupuesto: esta opción realiza el proceso de cálculo

presupuestario de todos los contratos con movimiento de empleado que se encuentran en estado aprobado y que no cuenten con compromiso presupuestario, según la asignación salarial y bonificaciones que tengan asignados por el período que tienen vigencia los contratos.

Para ingresar a esta opción deberá ingresar a la opción: Nómina>>Nómina 021>>Generación de Compromiso>> Calcular Presupuesto.

El sistema mostrará el estado de los puntos críticos que inciden en el resultado de la nómina a ejecutar. Se sugiere minimizar o eliminar en su totalidad las incidencias encontradas, tomando en cuenta las recomendaciones presentadas para cada una de ellas. Si desea ejecutar el compromiso, deberá presionar el

botón Siguiente o de lo contrario deberá presionar el botón Salir .


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Al presionar el botón Siguiente , el sistema mostrará la siguiente pantalla, en la que deberá seleccionar el año y mes a ejecutar, y luego deberá presionar el botón

de Generar Compromiso .


Para visualizar el avance de la liquidación presione el botón de Avance Liquidación

, el sistema mostrará la siguiente pantalla:

2.2 Eliminación de Compromiso: en caso de ser necesario eliminar un

compromiso, se deberá realizar a través de esta opción, la cual permite eliminar un compromiso únicamente en estado Generado. Para ingresar a


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esta opción deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >> Generación de Compromiso >> Eliminación.


Para eliminar el compromiso deberá presionar el botón de Eliminar de Ejecución

de Nómina . El sistema mostrará la siguiente pantalla:

Al presionar el botón de Avance de Eliminación, el sistema mostrará la siguiente pantalla:

2.3 Aprobación de Compromiso: esta opción aprueba el compromiso,

cambiando el estado ha Aprobado. Para ingresar a esta opción deberá


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ingresar a la opción: Nómina>>Nómina 021>>Generación de Compromiso>> Aprobación.


Para aprobar el compromiso, deberá presionar el botón de Aprobar Nómina . El sistema mostrará el mensaje de Operación Realizada con Éxito.

2.4 Envío de CUR de Compromiso: esta opción realiza el registro directo en

Sicoin de los CUR para que aparezcan en estado solicitado. Para ingresar a esta opción deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >> Generación de Compromiso >> Envío de CUR.



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Los CUR podrá enviarlos uno a uno o bien todos en un solo envio, seleccionandolos en la casilla que se muestra en el lado izquierdo de cada CUR, para enviar los CUR, deberá presionar la opción de Enviar Curs a Sicoin

. El sistema mostrará el mensaje de Operación Realizada con Éxito.

Los CUR llegarán a Sicoin en estado Solicitado, los cuales deberán ser Aprobados. Una vez son aprobados ya pueden realizarce devengados sobre estos compromisos. 2.5 Consulta de Nóminas de Compromiso: esta opción permite consultar los

compromisos ejecutados con detalle de los CUR generados para cada uno de los compromisos. Para ingresar a esta opción deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >> Generación de Compromiso >> Consulta de Nóminas de Compromiso.



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Para consultar los CUR de los compromisos, deberá presionar el botón de Curs de

Nómina . El sistema mostrará la siguiente pantalla:

2.6 Reportes de Compromiso:

2.6.1 Orden de Compra: para generar la Orden de Compra deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Reportes>>R00812681 – Orden de Compra.

El sistema le mostrará la siguiente pantalla, en la cual deberá completar los

parámetros que se indican y presionar el botón Continuar .


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El sistema mostrará el reporte de Orden de Compra.

2.6.2 Estado de CUR: para generar el Estado de CUR deberá ingresar a la

opción: Nómina >> Nómina 021 >>Reportes>>R00812688 – Estado de CUR.


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El sistema mostrará el reporte de Estado de CUR.


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2.6.3 Cuadre de CUR: para generar el Cuadre de CURdeberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Reportes>>R00812701 – Cuadre de CUR.




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El sistema mostrará el reporte de Cuadre de CUR.

2.6.4 CUR para Bancos: para generar el reporte de CUR para bancos deberá

ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Reportes>>R00812702 – CURs para Bancos.


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El sistema mostrará el reporte de CURs por Banco.


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2.6.5 Servicios Financieros: para generar el reporte de Servicios Financieros deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Reportes>>R00812703 – Servicios Financieros.



El sistema mostrará el reporte de Servicios Financieros.


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2.6.6 Programación Renglón 021 (Total por Financiamiento): para generar el reporte de Programación del Renglón 021 deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Reportes>>Compromiso 021 >> R00812697 – Programación Renglón 021 (Total por Financiamiento).


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El sistema mostrará la siguiente pantalla, en la cual deberá ingresar el número de nómina que contiene el compromiso que desea mostrar en el reporte y presionar

el botón Continuar .

El sistema mostrará el mensaje siguiente:

Al volver al menú inicial, y colocar el cursor sobre la opción Archivos Generados, el sistema mostrará el historial de los generados por el usuario.

El sistema mostrará el reporte de Programación Renglón 021 (Total por Financiamiento).


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2.6.7 Programación 021 Detallada por Renglón: para generar el reporte de

Programación del Renglón 021 deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Reportes>>Compromiso 021 >> R00812902 – Programación 021 Detallada


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El sistema le mostrará la siguiente pantalla, en la cual deberá ingresar el número de nómina que contiene el compromiso que desea mostrar en el reporte y

presionar el botón Continuar .



El sistema mostrará el reporte de Programación 021 Detallada por Renglón.


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2.7 Aprobación de CUR de Compromiso en Sicoin: una vez los CUR hayan

llegado a Sicoin, deberán ser aprobados para que los fondos queden comprometidos para realizar el pago a los empleados supernumerarios contratados en la institución. Para realizar esta operación en Sicoin el usuario encargado deberá aprobar los CUR en la siguiente pantalla:

Una vez aprobados todos los CUR del compromiso presupuestario, el sistema actualizará el estado de los CUR de compromiso a estado APROBADO SICOIN.


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3. Ingreso de Pagos Parciales: esta opción permite ingresar pagos de meses anteriores que en su oportunidad no fueron liquidados por motivos administrativos cuando se contrató a la persona en la institución.

Para ingresar a esta opción deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Nomina Mensual>>Pago Parcial >> Registro.

Al ingresar a esta opción se pueden visualizar todos los puestos con compromiso vigente en la institución.

Para seleccionar un empleado deberá presionar el botón de Seleccionar Puesto

, que se muestra en la parte derecha de la pantalla para cada empleado. El sistema mostrará la siguiente pantalla donde aparecen los puestos que tiene asociados en la institución.

Para continuar, se deberá presionar en el botón Seleccionar , el sistema mostrará la pantalla en la cual deberá oprimir el botón Agregar:


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Desplegará la pantalla con información del puesto, empleado, contrato y los datos a ingresar del pago parcial

Al completar los datos del pago parcial, deberá presionar el botón de Agregar , para guardar la operación y el pago parcial se incluirá en la siguiente nómina mensual que se liquide. 4. Liquidación de Nómina Mensual: la ejecución de nómina es una opción

utilizada para realizar el proceso de generación de los pagos correspondientes a los empleados que tienen un compromiso vigente tomando en cuenta los movimientos de empleado.

4.1 Ejecución de Nómina Mensual: en esta opción el sistema realizará el

proceso de cálculo del salario, bonificaciones y descuentos para cada


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empleado, según los movimientos de empleados registrados y que los mismos cuenten con compromiso aprobado.

Para ingresar a esta opción deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Nomina Mensual>>Ejecución.

El sistema mostrará el estado de los puntos críticos que inciden en el resultado de la nómina a ejecutar. Se sugiere minimizar o eliminar en su totalidad las incidencias encontradas, tomando en cuenta las recomendaciones presentadas para cada una de ellas. Si desea ejecutar la nómina mensual, deberá presionar el

botón Siguiente ; o de lo contrario deberá presionar el botón Salir .

Al presionar el botón Siguiente , el sistema mostrará la siguiente pantalla, en la que deberá seleccionar el año y mes a ejecutar, y luego deberá presionar el botón

de ejecutar .



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Para visualizar el avance de la liquidación presione el botón de Avance Liquidación

, el sistema mostrará la siguiente pantalla:

4.2 Avance de Ejecución de Nómina Mensual: esta opción permite ver en

forma gráfica el avance de la ejecución de cálculos de la nómina mensual por número de pagos.

Para ingresar a esta opción deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Nomina Mensual>>Avance de Ejecución.



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4.3 Eliminación de Nómina Mensual: esta opción permite eliminar la nómina

en estado Generado,cuando se detecte algún error o inconsistencia. Para ingresar a esta opción deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Nómina Mensual>>Eliminación.


Para eliminar el compromiso deberá presionar el botón de Eliminar de Ejecución

de Nómina . El sistema mostrará la siguiente pantalla:


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Al presionar el botón de Avance de Eliminación, el sistema mostrará la siguiente pantalla:

4.4 Aprobación de Nómina Mensual: esta opción se utiliza para aprobar la

nómina, después de haberse verificado que todos los datos contenidos en la misma sean los correctos.

Para ingresar a esta opción deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Nómina Mensual>>Aprobación.



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Para aprobar la nómina mensual, deberá presionar el botón de Aprobar Nómina

. El sistema mostrará el mensaje de Operación Realizada con éxito.

4.5 Envío de CUR de Nómina Mensual: esta opción realiza el registro directo en Sicoin de los CUR para que aparezcan en estado solicitado. Para ingresar a esta opción deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Nómina Mensual>>Envío de Cur.


Los CUR podrá enviarlos uno a uno o bien todos en un solo envío, seleccionandolos en la casilla que se muestra en el lado izquierdo de cada uno, para enviarlos, deberá presionar la opción de Enviar Curs a Sicoin

. El sistema mostrará el mensaje de Operación Realizada con Éxito.


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Los CUR llegarán a Sicoin en estado Solicitado, los cuales deberán ser Aprobados y Solicitar Pago. 4.6 Consulta de pagos de Nómina Mensual: esta opción permite consultar el

detalle de los pagos que fueron ejecutados en la nómina mensual. Para ingresar a esta opción deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Nómina Mensual>>Consulta.

El sistema mostrará la siguiente pantalla, en la cual por medio de los filtros podrá ubicar al empleado que desee consultar.

Para consultar el detalle del pago del empleado, deberá presionar el botón de

Consultar , el sistema mostrará la siguiente pantalla.


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4.7 Reportes de Nómina Mensual

4.7.1 Orden de Compra: para generar la Orden de Compra deberá ingresar a

la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Reportes>>R00812681 – Orden de Compra.




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El sistema mostrará el reporte de Orden de Compra.

4.7.2 Estado de CUR: para generar el Estado de CUR deberá ingresar a la

opción: Nómina >> Nómina 021 >>Reportes>>R00812688 – Estado de CUR.


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El sistema mostrará el reporte de Estado de CUR.

4.7.3 Cuadre de CUR: para generar el Cuadre de CURdeberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Reportes>>R00812701 – Cuadre de CUR.




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El sistema mostrará el reporte de Cuadre de CUR.

4.7.4 CUR para Bancos: para generar el reporte de CUR para bancos deberá

ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Reportes>>R00812702 – CURs para Bancos.


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El sistema mostrará el reporte de CUR por Banco.

4.7.5 Servicios Financieros: para generar el reporte de Servicios Financieros

deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Reportes>>R00812703 – Servicios Financieros.


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El sistema mostrará el reporte de Servicios Financieros.


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4.7.6 Resumen Programático Devengado: para generar el reporte de

Resumen Programático Devengado deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Reportes>>Mensual 021>>R00812762 – Resumen Programático Devengado.

El sistema mostrará la siguiente pantalla, en la cual deberá completar los

parámetros que se indican y presionar el botón continuar .


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4.7.7 Nómina General Mensual: para generar el reporte de Nómina General

Mensual deberá ingresar a la opción: Nómina >> Nómina 021 >>Reportes>> Mensual 021>>R00812776 – Nómina General Mensual.


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5. Archivos de Acreditamiento: los archivos de acreditamiento contienen el detalle de montos a acreditar a cada persona, por medio de esta opción se podrá generar y aprobar a fin de hacerlos llegar al banco que corresponda; para realizar la generación de archivos de acreditamiento el o los CUR deberán estar aprobados en el Sicoin.


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Ingrese al menú de Nómina>>Acreditamiento>>Generar archivos de acreditamiento:

El sistema mostrará la nómina que tenga sus CUR en el estado correcto:

Presione el botón de Seleccionar el sistema mostrará los CUR correspondientes al pago mensual seleccionado, donde deberá marcar con un cheque en la columna izquierda el o los CUR de los que desea generar archivos de acreditamiento, y presionar el botón de


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El sistema mostrará un mensaje indicando el nombre de los archivos que fueron generados.

Para que el banco pueda acceder a la información, es necesario que los archivos sean aprobados, para lo que deberá ingresar al menú de Nómina>> Acreditamiento>>Aprobación y publicación de archivos para bancos

Presione el botón de Crear Condición de Búsqueda , el sistema mostrará los archivos que se encuentren pendientes de aprobación, marque con un cheque en la columna izquierda los archivos que desea aprobar y presione el botón de

El sistema mostrará un mensaje que indica que los archivos han sido aprobados.


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6. Impresión de Boletas de Pago: ésta opción permite al usuario generar un reporte con boletas individuales de pago para todos los empleados de la institución.

Para generar este reporte seleccione la opción Nómina>>Reportes>>Mensual 021>> R00812769 Boleta de Liquidación Nómina Mensual.

El sistema solicita que se ingresen los parámetros de impresión



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El reporte se muestra de la siguiente manera:

Sistema de Nómina y Registro de Personal GUATENOMINAS ...

Documents

Transcript of Sistema de Nómina y Registro de Personal GUATENOMINAS ...